ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PROSES PRODUKSI PADA PT. GUNINDO TRIMUKTI Josephine Anastasia Situmorang School of Information System, Jakarta
Herlisa Listanty School of Information System, Jakarta
Erich Fernando Usman School of Information System, Jakarta
Abstrak Tujuan penelitian skripsi, ialah menganalisa sistem produksi yang sedang berjalan pada PT. GUNINDO TRIMUKTI, merancang sistem informasi produksi yang terkomputerisasi dengan menggunakan metode full costing ,merancang sistem yang membantu melakukan perhitungan harga pokok produksi yang akurat, serta mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak terkait. Metodologi penelitian dalam penulisan skripsi ini meliputi metodologi penelitian kepustakaan, penelitian lapangan yang terdiri dari observasi dan wawancara, metodologi analisa, dan perancangan system. Hasil yang dicapai dari analisa dan perancangan sistem informasi proses produksi ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam menghitung biaya produksi dan harga pokok produksi yang akurat sehingga memudahkan pihak managemen perusahaan dalam membuat keputusan terkait dengan produksi. Kesimpulan yang kami berikan adalah dengan adanya rancangan sistem terkomputerisasi ini, memudahkan perusahaan dalam menghitung biaya produksi dan harga pokok produksi yang akurat. untuk membantu PT.GUNINDO TRIMUKTI dalam menjalani kegiatan operasionalnya. Kata kunci : Analisa, Perancangan, Sistem Informasi, Proses Produksi.
i
1. Pendahuluan 1.1 Ruang Lingkup Karena luasnya sistem industri manufactur yang telah di terapkan oleh PT. Gunindo Trimukti, maka di lakukan pembatasan ruang lingkup penelitian, yaitu pada sistem produksi perakitan pada PT. Gunindo Trimukti, adapun ruang lingkupnya meliputi: 1. Untuk proses produksi perakitan stabilizer yang dimulai dari proses pengambilan komponen dari gudang tetapi tidak mencakup berhubungan langsung dengan supplier , proses perakitan komponen, proses menganalisis kualitas barang yang dirakit,hingga ke proses pengepakan barang. 2. Menganalisa sistem perhitungan biaya produksi yang sedang berjalan seperti biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tidak langsung, serta biaya overhead pabrik . 3. Membuat laporan biaya produksi dan harga pokok produksi.
1.2 Tujuan dan Manfaat 2.1 Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan penelitian ini adalah : 1. Menganalisis sistem produksi yang sedang berjalan pada PT . Gunindo Trimukti. 2. Merancang sistem informasi produksi yang terkomputerisasi dengan menggunakan metode Full Costing untuk memudahkan perusahaan dalam penyajian data dan informasi berupa laporan yang di butuhkan oleh pihak – pihak terkait.
ii
3. Merancang suatu sistem yang membantu melakukan perhitungan biaya produksi dan harga pokok produksi yang akurat. 4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang di perlukan bagi pemilik atau pihak menajemen dalam proses pengambilan keputusan.
2.2 Manfaat Adapun manfaat dari penulisan penelitian ini adalah : 1. Membantu mengatasi kelemahan – kelemahan pada sistem produksi yang sedang berjalan saat ini melalui penerapan sistem yang di usulkan. 2. Membantu pemilik atau pihak manajemen untuk mengambil keputusan yang tepat dan cepat, serta memudahkan untuk mengevaluasi dalam proses produksi. 3. Membantu perusahaan agar dapat mengefisienkan dan mengefektifkan kegiatan produksi Sistem informasi akuntansi dapat memantau biaya – biaya produksi atas produk yang di hasilkan setiap waktu. 4. Membantu perusahaan memperoleh hasil perhitungan Biaya Produksi yang dapat dipertanggung jawabkan dan dapat menghitung Harga Pokok Produksi
iii
3.
Landasan Teori 3.1 Sistem Informasi Akuntasi 3.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi-informasi akuntansi dan berbagai informasi lainnya yang berkaitan dengan transaksi-transaksi akuntansi.
3.1.2 Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi Komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari input, proses, dan output.
3.2
Manufacturing Information System
3.2.1 Pengertian Manufacturing Information System Manufacturing Information System merupakan organisme kompleks. Ini menerima masukan dari dunia luar (konsep produk dan layanan, pesanan, bahan dan energi), menggunakan satu set sumber daya untuk menanggapi suatu masukan, mengubah bahan atau komponen menjadi bentuk yang dibutuhkan atau diinginkan oleh pelanggan, dan beroperasi dalam kendala yang ditentukan oleh fisik, keuangan, keterbatasan manusia, dan politik.
3.3
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Object Oriented
3.3.1 Pengertian UML UML
adalah
bahasa
standard
industry
untuk
memspesifikasikan,
memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem
iv
software berbasis objek. Jadi UML adalah suatu bahasa standar yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan model dalam sistem informasi berbasis object-oriented.
3.3.2 Pengertian Activity Diagram Activity diagram merupakan suatu peranan “peta” dalam proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas di dalam proses bisnis tersebut.
3.3.3 Pengertian Rich Picture Rich Picture adalah suatu proses yang di gunakan menggambarkan dan membagi proses – proses produksi sesuai dengan bagian – bagian dalam perusahaan.
3.3.4 Pengertian Identifikasi Event event adalah suatu kejadian yang melibatkan satu object atau lebih. Event merupakan hasil abstraksi dari satu aktivitas yang ada di problem domain atau proses yang terlaksana oleh satu object atau lebih.
3.3.5 Pengertian Workflow Table Workflow table adalah tabel yang mengidentifikasikan aktor dan aksi-aksinya didalam proses untuk memudahkan dalam memahami pembagian tugas dalam proses bisnis yang terjadi.
3.3.6 UML Class Diagram Class diagram adalah diagram yang menunjukkan hubungan antara satu class dengan class yang lainnya.
v
3.3.7 Pengertian Use Case Diagram Use case diagram merupakan diagram yang menunjukkan hubungan antara aktor atau pengguna sistem dalam tampilan grafis dengan langkah-langkah yang pengguna lakukan.
3.3.8 Rancangan Database Database adalah kumpulan tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya.
3.3.9 Rancangan Formulir formulir adalah suatu dokumen utama yang berbentuk kertas ataupun media sebagai dasar pencatatan transaksi keuangan/aktivitas ekonomi suatu organisasi perusahaan serta digunakan sebagai bukti terjadinya suatu transaksi.
3.3.10 Rancangan Layar Rancangan layar adalah tampilan layar pada komputer untuk menginput informasi untuk menjalankan perintah.
3.3.11 Rancangan Laporan Laporan adalah penyajian data yang telah tersusun dan terorganisir dengan baik untuk dicetak.
vi
3.3.12 Navigation Diagram Navigation diagram adalah diagram yang fokus pada keseluruhan perubahan pada user interface.
3.4
Aplikasi
3.4.1 Pengertian Visual Basic.NET Visual Basic.NET adalah bahasa pemograman yang berorientasi objek untuk membuat aplikasi grapical user interface.
3.4.2 Pengertian SQL SQL adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses, memperbaharui, dan menyimpan data ke dalam database.
3.5
Teori Khusus
3.5.1
Produksi Produksi adalah pengaturan sedemikian rupa dari serangkaian peralatan,
orang, dan perlengkapan lain yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu output baik berupa barang maupun jasa.
vii
3.5.2
Klasifikasi Biaya dalam Hubungannya dengan Produk
viii
3.5.3
Metode Full Costing Harga pokok penuh (Full Costing) sering disebut dengan metode dalam
perhitungan harga pokok yang dibebankan kepada produk dengan memperhitungkan seluruh biaya produksi baik yang bersifat variabel maupun yang bersifat tetap.
3.5.4
Harga Pokok Produksi Harga pokok produksi adalah total biaya barang selama periode akuntansi
atau sebelum periode akuntansi berjalan.
3.5.5
Akuntansi Biaya Akuntansi biaya menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk akuntansi
manajemen dan akuntansi keuangan. Akuntansi biaya mengukur dan melaporkan setiap informasi keuangan dan nonkeuangan yang terkait dengan biaya perolehan atau pemanfaatan sumber daya dalam suatu organisasi.
3.6
Analisis Varians Varians adalah perbedaan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya
nyata yang terjadi.
ix
4. Pembahasan 4.1
Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1 Sejarah Perusahaan PT. GUNINDO TRIMUKTI merupakan sebuah badan usaha swasta yang terletak di Jl.Gading Kirana Timur, Blok A 11 No.16 Kelapa Gading Jakarta Utara. Pada awalnya PT. GUNINDO TRIMUKTI hanya bergerak dalam bidang jasa perdagangan umum yang dikenal dengan nama PD. GUNINDO. Yang telah berdiri sejak tahun 1977 yang berlokasi di Jl.Kenari II No.4 Jakarta-Pusat. Seiring dengan berjalannya waktu dan kerja keras yang tiada henti sehingga usaha tersebut semakin berkembang yang mana pada awalnya hanya bergerak dalam bidang jasa perdagangan dan bidang jasa kelistrikan saja maka pada tahun 1987 mulai mendirikan pabrik untuk merakit dan memproduksi sendiri produk-produk yang berkulitas.pada tahun 1991 secara sah nama PD.GUNINDO dirubah menjadi PT. GUNINDO TRIMUKTI yang teregistrasi dalam Surat Keputusan Kehakiman Republik Indonesia tertanggal 20 Desember 1991 nomor C2-7948 HT.01.01.Th 91 dan terdaftar dalam nomor perusahaan wajib pajak (NPWP) 01.341.701.9-043.000. dinyatakan dengan akte notaris No. 63 tanggal 29 Februari oleh notaris : Robert Purba, S.H.
x
4.1.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PT. Gunindo Trimukti
xi
4.1.3 Rich Picture
Rich Picture Sistem Berjalan
xii
4.1.4 Overview Activity Diagram
Overview Activity Diagram Sistem Yang Berjalan
4.1.4 Formulir dan Laporan Yang Digunakan Pada Siatem Yang Berjalan 1. Slip Bukti Pengeluaran Barang Slip Bukti Pengeluaran Barang digunakan untuk mengetahui bahan baku apa saja yang akan digunakan dalam proses produksi. Slip Bukti Pengeluaran Barang akan dibuat oleh Divisi Logistik 2. Laporan Pemeriksaan Fungsi dan Fisik
xiii
Laporan Pemeriksaan Fungsi dan Fisik digunakan untuk mengetahui kualitas dari stabilizer ,mulai dari kesesuaian fisik dan fungsi stabilizer. Laporan Pemeriksaan Fungsi dan Fisik dibutuhkan oleh Quality Control. 3. Surat Perintah Kerja Produksi Surat Perintah Kerja Produksi digunakan untuk mengetahui berapa jumlah stabilizer yang akan diproduksi dan siapa yang akan mengerjakannya dalam sehari. Surat Perintah Kerja Produksi dibutuhkan oleh Bagian Produksi.
4.2
Analisis Hasil Temuan Survey
Temuan I Rekomendasi
Tidak adanya nomor pada Formulir dan nomor pada Laporan Setiap Formulir dan Laporan dibuat secara tekomputerisasi sehingga mempermudah dalam pengurutan No.formulir dan laporan secara otomatis.
Temuan II Rekomendasi Temuan III
Menggunakan Formulir dan Laporan yang dibuat secara manual Merancang sistem yang terkomputerisasi. Adanya pengujian stabilizer yang dilakukan oleh Teknisi yang seharusnya dilakukan oleh Quality Control saja.
Rekomendasi
Memisahkan tugas dan tanggung jawab masing-masing dengan jelas dan tepat.
Temuan IV
Tidak adanya dokumen pendukung seperti, Surat Permintaan Komponen Stabilizer, Surat Tambah Komponen, Surat Pengeluaran Komponen Tambahan,Surat Hasil Perakitan Stabilizer,Surat Di
xiv
Perbaiki,Surat Telah Perbaikan ,Surat Pengemasan Stabilizer Rekomendasi
Membuat dokumen pendukung seperti Surat Permintaan Komponen Stabilizer yang berguna sebagai pencantuman jumlah komponen yang dibutuhkan dalam produksi, Surat Tambah Komponen berguna sebagai pencantuman komponen-komponen yang kurang pada saat melakukan produksi, Surat Pengeluaran Komponen Tambahan yang berguna sebagai pencantuman komponen-komponen tambahan sesuai dengan yang dbutuhkan,Surat Hasil Perakitan Stabilizer berguna sebagai pencantuman hasil-hasil stabilizer yang telah selesai dirakit oleh teknisi,Surat Perbaikan berguna sebagai surat yang berisi stabilizer yang belum sesuai dengan standar kualitas,Surat Telah Perbaikan berguna sebagai surat yang berisi stabilizer yang telah diperbaiki ,Surat Pengemasan Stabilizer berguna sebagai surat yang berisikan jumlah-jumlah stabilizer yang telah di kemas.
Temuan V
Kurangnya Laporan yang dihasilkan perusahaan seperti Laporan Hasil Produksi,Laporan Biaya Produksi dan Laporan Harga Pokok Produksi
Rekomendasi
Untuk mengatasi hal tersebut ,perusahaan perlu menambahkan laporan hasil produksi harian untuk menyajikan hasil dari produksi berupa produk yang dirakit,laporan biaya produksi untuk mengetahui biaya yang telah digunakan,laporan harga pokok produksi untuk menentukan berapa harga pokok produksi yang telah dikeluarkan perusahaan.
xv
4.3
Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang diperlukan oleh PT. Gunindo Trimukti antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut : 2. Formulir Surat Permintaan Komponen Stabilizer (SPKS) 3. Formulir Surat Tambah Komponen (STK) 4. Formulir Surat Pengeluaran Komponen Tambahan (SPKT) 5. Formulir Surat Hasil Perakitan Stabilizer (SHPS) 6. Formulir Surat Di Perbaiki (SDP) 7. Formulir Surat Telah Perbaikan (STP) 8. Formulir Pengemasan Stabilizer 9. Laporan Hasil Produksi 10. Laporan Biaya Produksi 11. Laporan Harga Pokok Produksi
xvi
5.
Sistem yang Diusulkan
5.1
Overview Activity Diagram
xvii
5.2
Class Diagram
xviii
5.3
Usecase Diagram
xix
6. Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan dan perancangan Sistem Informasi Proses Produksi yang telah dilakukan pada PT.Gunindo Trimukti ,maka dapat disimpulkan sebagai berikut : a. PT.Gunindo Trimukti ini adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam perakitan stabilizer, dan perusahaan ini masih menggunakan sistem manual,sehingga masih banyak permasalahan yang ada pada sistem manual tersebut ,terutama dalam proses produksi.Tanpa sistem yang mendukung perusahaan tidak dapat menentukan Harga Pokok Produksi dengan cepat,sehingga sulit untuk menentukan strategi harga dalam bersaing dengan kompetitor. b. Pada sistem yang berjalan terdapat permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan,antara lain tidak adanya nomor pada formulir dan nomor pada laporan ,formulir dan laporan yang dibuat secara manual,adanya pengujian stabilizer yang dilakukan oleh Teknisi yang seharusnya dilakukan oleh Quality Control , tidak adanya dokumen pendukung seperti Surat Permintaan Komponen Stabilizer, Surat Tambah Komponen, Surat Pengeluaran Komponen Tambahan, Surat Hasil Perakitan Stabilizer,Surat Di Perbaiki, Surat Telah Perbaiki, Pengemasan Stabilizer , kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan oleh perusahaan,seperti Laporan Hasil Produksi , Laporan Harga Pokok Produksi, Laporan Biaya Produksi. c. Sistem baru yang telah dirancang merupakan suatu sistem yang dibuat untuk mengatasi masalah – masalah yang terdapat pada sistem proses
xx
produksi pada PT.Gunindo Trimukti dengan menggunakan metode full costing masalah yang sifatnya pencatatan seperti pencatatan bukti transaksi,dan laporan dapat diatasi menggunakan sistem baru ini.Sistem yang dirancang menggunakan Database untuk penyimpanan data,dan ada batasan akses dengan menggunakan password untuk user agar kerahasian data terjaga.Sistem ini membuat adanya integrasi yang mendukung dalam proses produksi.
xxi
DAFTAR PUSATAKA TEXT BOOK
[1] A. Heim, Joseph & Compton W. Dale (2008) Manufacturing Systems: Foundations of WorldClass Practice. Castle Rock (Bedford, NS, Canada).
[2] Amran ,Tiena .G dan Imdam ,Irma.Agustiningsih(2009). Perencanaan Jadwal Produksi dengan Menggunakan Metode Heijunka untuk Mendukung Pengembangan Sistem Produksi Konvensional ke Sistem Produksi TOYOTA dalam Jurnal Inasea Industrial and system engineering assesstment. Vol 10 no 02 2009,138.
[3] Carter, William K, & Milton F. Usry (2002). Akuntansi Biaya. Edisi 13, buku 1. Terjemahan Krista S.E, AK. Salemba Empat : Jakarta. [4] Connoly, T dan Begg, C. (2005) “Database System Practical Approach to Design Implementation and Management ”. Addison Wesley : USA. [5] Deliana, Hartini, Cahya, Lisye Mareta & Kaisareza, Kikis Sabrina (2009). Database dengan SQL Server 2005. Mitra Wacana Media : Jakarta. [6] Garrison, RH. & Norren , E.W. (2009). Akuntansi Manajerial, jilid 1. Terjemahan Budi Santoso, AT. Salemba Empat. : Jakarta. [7] Goldberg Jeffry B & Askin Ronald G(2006) . Design and Analysis of Lean Production System. John wiley & Sons , Inc. [8] Groover, Mihell P. (2005) Otomasi Sistem Produksi dan Computer Integrated Manufacturing edisi ke 2 jilid 1. Terjemahan Iketu Gunarta & Bagus Arthaya.
xxii
Guna Widya : Surabaya.
[9] Hall, James A & Bennett, Peter E (2008). Introduction to accounting information systems . South-Western Cengage Learning, Ltd.
[10] Hansen & Mowen (2006). Akuntansi Manajemen. Edisi 7, jilid 1. Terjemahan Dewi Fitriasari, MSI. dan Deny Armos Kwary, M. HUM. Salemba Empat : Jakarta. [11] Herman ,Robertus.T, Honni, & Christanto Erick.(2008). Perancangan Aplikasi E-SCM pada PT.Cahaya Buana Furindotama, dalam Jurnal CommIT communication and Information Technology. Vol. II no 01 2008,17. [12] Horngen, C.T, Foster, G. , & Datar , S.M (2005). Akuntansi Biaya : Penekanan Manajerial. Edisi 11, jilid 1. Terjemahan Desi Adhariani. PT. Indeks : Jakarta. [13] Jones, Frederick L & Rama Dasaratha V, (2006) Accounting Information Systems . Thomson South-Western : Canada. [14] Koh, Jack & Sen, Gupta Gourab (2002). VB. Net with Database Access. Prentice Hall, Inc. Marakas, George M (2006). System Analysis and Design : An Active Approach, Edisi kedua. Mc Graw Will-Hill : New York. [15] Mardi, M.SI(2011). Sistem Informasi Akuntansi. Ghalia Indonesia : Jakarta. [16] Mathiassen, Lars. (2000). Object Oriented Analysis & Design. First Edition. [17] Mulyadi (2001). Sistem Akuntansi, edisi 3. Salemba Empat : Jakarta. [18] Nasution, Arman Hakim. (2003). Perencanaan & Pengendalian Produksi. Prima Printing : Surabaya.
xxiii
[19] Nugroho,Adi(2010). Mengembangkan Aplikasi Data Menggunakan Visual Basic.NET dan Oracle. Andi : Jakarta. [20] O’Brien, James, A (2005). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12 trjemahan Dewi Fitiriasari & Kwary. Salemba Empat : Jakarta. [21] Peck, George. (2003). Crystal Report Professional Result. Mc Graw Hill : USA. [22] Quirck,Michael(1999). Manufacturing, Teams, and Improvement . Upper Saddle River : New Jersey. [23] Raiborn, Cecily A., Michael R. Kinney. (2009). Cost Accounting: Foundations and Evolutions (7th Efition). Mason : South-Western Cengange Learning. [24] Suryanto(2008). Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan dalam Jurnal CommIT communication and Information Technology. Vol. II no 02 2008,107. [25] Whitten, Jeffry L, Bentley, Lonnie D, dan Dittman Kelvin C. (2004). System Analys and Design Methods, edisi 6, McGraw Hill : Singapura. [26] Wilkinson, Joseph W & Cerullo, M.J (2006). Accounting Information Systems : Essential Concepts and Applications 4th Revised edition. John Wiley and Sons Ltd : USA. [27] Witjaksono, Armanto (2006). Akuntansi Biaya. Graha Ilmu : Yogyakarta.
[28] Y. Nof, Shimon, Warnecke, Hans-Jurgen, & E. Wilhelm, Wilbert (1998). Industrial Assembly, edisi 1, Chapman & Hall : London.
xxiv
