Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Classic Drugstore Willy Susanto Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753 ext.303, Fax. 5853489 E-mail :
[email protected]
ABSTRAK Bagi setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa, dagang maupun perusahaan manufaktur, penjualan merupakan suatu aktivitas yang utama. Hal ini dikarenakan dari penjualan, perusahaan memperoleh uang masuk (cash inflow) yang akan digunakan untuk menunjang kegiatan operasi perusahaan dan kelangsungan hidup perusahaan. Dari penjualan pula sebagian besar pendapatan perusahaan diperoleh.Oleh karena pentingnya penjualan, maka perlu adanya suatu kontrol dari pihak manajemen perusahaan terhadap penjualan tersebut. Classic Drugstore adalah satu tenant yang ada di Classic Hotel Jakarta yang beralamatkan di Jl. KH. Samanhudi no. 43-35, Pasar Baru. Classic Drugstore merupakan sebuah mini market yang bergerak dalam bidang penjualan alat kebutuhan sehari – hari, makanan kecil/ snack dan obat-obatan, proses penjualan di Classic Drugstore masih dilakukan secara semi manual atau secara Microsoft Office Excell dan Word, mulai dari proses pencatatan pesanan barang sampai pembuatan laporan. Hal ini tentu saja menghambat proses penyajian laporan kepada pimpinan, dan control manajemen terhadap penjualan menjadi sulit, dikarenakan dokumen - dokumen penjualan masih terarsip dan ketika pembuatan laporan administrasi harus membuka lembar-lembar arsip tersebut. Sehingga pembuatan laporan menjadi terhambat dan terkadang tidak akurat. Untuk itulah saya bertujuan untuk membuatkan sebuah program yang dibuat dengan Microsoft VB.Net yang dapat memudahkan tempat dimana saya meriset selama kurang lebih 1 bulan yang bertujuan akhir yang ingin dicapai adalah selain sebagai syarat untuk kelulusan jenjang studi Strata 1 (S1) di Universitas Budi Luhur yaitu program ini dapat menggantikan pencatatan penjualan yang semula secara Microsoft Office Excell dan Word dapat menjadi Terprogram ( Database ). Kata Kunci : Classic Drugstore, Penjualan, Terprogram, Laporan, Dokumen.
1. PENDAHULUAN Penjualan merupakan faktor vital dan aktivitas utama bagi setiap perusahaan. Hal ini dikarenakan dari penjualan, sumber cash inflow / laba / uang masuk diperoleh oleh perusahaan yang berguna untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan dan kelangsungan hidup perusahaan. Oleh karena pentingnya penjualan, maka perlu adanya suatu kontrol dari pihak manajemen perusahaan terhadap sektor penjualan tersebut. Dari pengalaman Riset yang dilakukan penulis selama menganalisa sistem yang berjalan pada Classic Drugstore, masalah yang dihadapi pada Bagian Penjualannya yaitu Penyajian Laporan Penjualan kepada Pimpinan yang tidak akurat dan membutuhkan waktu yang lama sehingga masih terdapat kendala - kendala yang dihadapi seperti hal -hal antara lain Laporan Penjualan barang kepada pimpinan yang tidak akurat yang disebabkan oleh File Arsip Penjualan barang ada yang hilang dan Pencatatan Penjualan barang dicatat kedalam buku dan Penyajian Laporan kepada pimpinan yang lama, disebabkan oleh laporan dibuat dengan melihat
arsip dokumen. Sasaran yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah membuat rancangan sistem komputer penjualan untuk pengolahan data di Classic Drugstore, dimana nantinya mekanisme kerja dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Sesuai dengan judul skripsi ini, penulis memfokuskan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok bahasan maka pada perancangan sistem ini, batasan masalah hanya akan membahas proses penjualan tunai mulai dari pemesanan barang yang dilakukan oleh pelanggan kepada perusahaan sampai pembuatan laporan.
2. LANDASAN TEORI 2.1 KONSEP DASAR SISTEM Sistem adalah sekumpulan sub sistem yang berhubungan satu sama lain yang bersama sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran / suatu tujuan. ( Edhy Sutanta, 2009:4 ) 2.2 KONSEP DASAR INFORMASI Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis
(2005:27) “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. 2.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Pengertian sistem informasi menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo (2005:11) : “Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi”. 2.4 KONSEP DASAR ANALISA SISTEM Analisa sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya yang bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan menentukan kebutuhan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 2.5 KONSEP DASAR BERORIENTASI OBYEK Menurut Suhendar (2005) : Ide UML sendiri bermula dari keinginan Grady Booch (Booch) untuk membuat sebuah metode bersama untuk unifikasi. Pada tahun 1994 James Rumbaugh (OMT) bergabung bersama Booch di perusahaan Rational kemudian mereka menghasilkan sebuah metode yang disebut dengan Unified Methode dan dirilis untuk pertama kali pada bulan Oktober 1995 dengan versi 0.8. Pada musim gugur 1995, Ivar Jacobson bergabung dengan perusahaan Rational. Dengan menggunakan use case dan model interaksi antar obyek, mereduksi kekurangan dan sebelumnya serta membawa beberapa ide baru, Ivar Jacobson menyumbangkan pemikiran baru terhadap Unified Methode, dan kemudian barulah Unified Methode berganti nama menjadi Unified Modeling Language (UML), versi 0.9 dan 0.91 dirilis pada bulan juni dan Oktober 1996. Dan pada tahun 2002 lahir UML versi 2.0 (13 diagram). 2.6 KONSEP DASAR ANALISA dan PERANCANGAN BERORIENTASI OBYEK Analisa dan perancangan berorientasi obyek berarti merumuskan dan menyelesaikan masalah serta menghasilkan suatu hipotesa atau diagnosa (solusi), memodelkannya dengan pendekatan/paradigma obyek (obyek adalah riil punya atribut/data dan perilaku). 2.7 FISHBONE DIAGRAM Diagram sebab akibat atau fishbone pertama kali diperkenalkan oleh seorang Profesor, yaitu Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo, oleh karena itu diagram sebab akibat disebut juga
dengan diagram ishikawa atau diagram tulang ikan (fish bone). Pembuatan diagram sebab akibat ini bertujuan agar dapat memperlihatkan faktor- faktor penyebab (root cause) dan karakteristik kualitas yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu (effect) Gambar 1 : Contoh Diagram Ishikawa
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 WAWANCARA ( INTERVIEW ) Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan lisan pada bagian-bagian yang terkait dalam sistem penjualan. 3.2 PENGAMATAN ( OBSERVASI ) Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan yang dilakukan oleh bagian bagian yang terkait dalam sistem penjualan. 3.3 PENELITIAN KEPUSTAKAAN Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mempelajari berbagai pustaka yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan terutama buku-buku dan catatan - catatan. 3.4 DESAIN SISTEM Dalam desain sistem terbagi menjadi 2 (dua) tahap yaitu : 1. Tahap Analisa Sistem Adapun tahapan pada analisa sistem antara lain : - Activity Diagram : alat untuk memodelkan alur kerja/ workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas didalam suatu proses. - Usecase Diagram : alat untuk mendeskripsikan fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. - Usecase Description : alat untuk mendeskripsikan secara rinci mengenai usecase. - Entity Relationship Diagram : alat yang dapat untuk mempresentasikan hubungan yang terjadi antara satu atau lebih komponen sistem. 2. Tahap Perancangan Sistem : Adapun tahapan pada perancangan sistem antara lain : - Logical Record Structure : terdiri dari link-
link diantara tipe record. Link ini menunjukan arah dari satu tipe record lainnya. - Normalisasi : digunakan untuk mengorganisasikan file dengan menghilangkan grup elemen yang berulang atau sebuah proses untuk menyerderhanakan hubungan elemen didalam record. - Relasi : digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model konseptual secara terperinci dengan adanya primary key dan foreign key. - Spesifikasi Basis Data : digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model konseptual secara detail.
Tabel 3 : Activity Diagram Pembayaran
Tabel 4 : Activity Diagram Laporan Penjualan
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 TENTANG CLASSIC DRUGSTORE Classic Drugstore merupakan salah satu tenant di hotel Classic yang semula bernama hotel Buana, namun pada awal tahun 2000 hotel Buana berganti manajement pengelola yang bertempat di Jl. KH. Samanhudi no. 43-45, Pasar Baru dengan nomor telepon 021-3852000.Classic Drugstore merupakan sebuah mini market yang bergerak dalam bidang penjualan alat kebutuhan sehari – hari, makanan kecil/ snack dan obat-obatan, dan barang kebutuhan lainnya. “Small but Complete” itulah slogan dari Classic Drugstore. 4.2 PROSES BISNIS SISTEM BERJALAN a. Activity Diagram Tabel 1 : Activity Diagram Penerimaan Pesanan dan Pengiriman Barang
4.3 ANALISA SISTEM USULAN a. Identifikasi Kebutuhan Kebutuhan : ENTRY PELANGGAN Masalah : tidak adanya pencatatan data pelanggan yang melakukan pembelian dan dirasakan perlu untuk memudahkan pencarian informasi pelanggan. Usulan : disediakannya informasi mengenai pelanggan yang didapat dari data pelanggan sebagai masukan sistem.
b. Fishbone Diagram Gambar 2 : Fishbone Classic Drugstore
Tabel 2 : Activity Diagram Penerimaan Retur
c. Use Case Diagram Gambar 3 : Use Case File Master
Gambar 4: Use Case File Transaksi
Gambar 7 : Entity
Gambar 5: Use Case File Pengembalian
Gambar 8 : Boundary
Gambar 6: Use Case File Laporan
d. Use Case Description Package : File Master Use Case : Entry Pelanggan Actor : Bagian Penjualan Deskripsi : 1. Data Pelanggan Didapat dari pelanggan 2. Data Pelanggan berisi NoPlg, NamaPlg, AlamatPlg, TlpPlg, FaxPlg 3. NoPlg didapat dari NoPlg terakhir ( pada file pelanggan ) ditambah satu ( otomatis) 4. NoPlg, NamaPlg, AlamatPlg, TlpPlg, FaxPlg dientry oleh Bagian Penjualan 5. Data Pelanggan disimpan ke dalam file Pelangg 6. Ubah data pelanggan jika terjadi perubahan
4.4 MODEL DATA a. Class Diagram
Gambar 9 : Control Class
b. Logical Record Structure Gambar 12 : Rancangan Form Menu Utama Gambar 10 : Logical Record Structure
Gambar 13 : Rancangan FormMenuPelanggan
c. Spesifikasi Basis Data Tabel 5 : Struktur File Pelanggan
4.6 SEQUENCE DIAGRAM Gambar 14 : Sequence Diagram Entry Pelanggan
4.5 DESIGN GUI a. Struktur Menu Gambar 11: Struktur Menu Tampilan Classic Drugstore
5. PENUTUP
b. Rancangan Form
5.1 Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan yang dapat dirinci seperti di bawah ini : a. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, dapat mempermudah kegiatan (operasional) penjualan. b. Dalam sistem komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan. c. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan terpenuhinya kebutuhan pelanggan dengan cepat . d. Sistem komputerisasi dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dengan menyajikan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. e. Dengan adanya sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi. 5.2 Saran Untuk melengkapi apa yang telah dilakukan, dapat diberikan saran sebagai berikut : a. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras yang dilakukan oleh personil yang ahli untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. b. Mengadakan bimbingan dan pelatihan kepada karyawan mengenai penggunaan sistem yang baru. c. Melakukan backup secara berkala terhadap datadata penting untuk mengantisipasi hal-hal yang dapat merugikan perusahaan. d. Menciptakan kerjasama yang baik antar orang yang berada dalam perusahaan e. Meningkatkan ketelitian dalam memasukkan data untuk mengurangi kesalahan sehingga dapat dihasilkan keluaran yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA [1] Andi dan Madcoms, Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2005 [2] Davis, Gordon B, Kerangka Dasar: Sistem Informasi Manajemen, Bagian I Pengantar. Seri Manajemen No. 90-A. Cetakan Kedua Belas, Jakarta: PT. Pustaka Binawan Pressindo, 2002 [3] Hendrayudi, VB2008 untuk Berbagai Keperluan
Programming, Jakarta, 2009
PT. Elex
Media
Komputindo,
[4] Hengki Alexander Mangkulo, Membuat Aplikasi Database Sistem Inventori dengan Visual Basic 6.0, PT Alex Media Komputindo, Jakarta, 2004 [5] Jogiyanto, HM. Sistem Teknologi Informasi: pendekatan terintegrasi konsep dasar, teknologi, aplikasi, pengembangan dan pengolahan, Cetakan Ketiga, Yogyakarta, Andi Offset, 2009 [6] Mulyadi, Sistem Akuntasi, Jakarta, Salemba Empat, 2008 [7] Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 [8] Nugroho, Adi. Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Obyek, Cetakan Pertama, Penerbit INFORMATIKA, Bandung 2005 [9] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan dan Pembangunan SI, Yogyakarta, Andi Offset, 2002 [10] Uus Rusmawan, Mengolah Database dengan SQL dan Criystal report dalam Visual Basic 6.0, PT Alex Media Komputindo, Jakarta, 2005 [11] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2005 [12] http://www.likomedia.or.id,Lembaga Pengembangan [13] http://dspace.widyatama.ac.id/bitstream/handle/1036 4/599/bab2.pdf?sequence=5, Penjualan tidak langsung [14] http://fisipuin.satugen.com/blog/PengertianSistem-Informasi-Menurut-Para-Ahli-Definisi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
