ALGEMENE LEDENVERGADERING 2013 Verslag 1.
Opening Henrie opent de vergadering en heet iedereen welkom met een speciaal welkom aan het enige erelid dat aanwezig is: Henk van Cleef. Voor het eerst sluit de ALV niet aan op de training van het eerste elftal, omdat de selectie niet meer op vrijdagen traint dit seizoen, maar op dinsdag en donderdag. Het ebstuur was benieuwd wat dit zou betekenen voor de opkomst. De aanwezigen laten de betrokkenheid zien die ze hebben voor onze vereniging. a. Vaststellen van het vereiste aantal stemgerechtigde leden Er zijn 26 stemgerechtigde leden aanwezig. Er zijn geen onderwerpen die in stemming worden gebracht, vandaar dat we verder kunnen met de agenda. b. Indien te weinig stemgerechtigde leden aanwezig zijn volgt sluiting vergadering en uitroepen tweede ALV. Henrie merkt op dat dit niet van toepassing is, aangezien er geen stemming zal plaatsvinden deze vergadering.
2.
Terugblik seizoen 2012-2013 Door Henrie wordt de jaarrede uitgesproken. Beleving bij SC Valburg en financieel oogpunt staan centraal. Dit is hoe wij als bestuur terugkijken op afgelopen jaar. U merkt wellicht een negatieve ondertoon in de jaarrede, dat is juist. In ons beleid (vierjarenplan) hebben wij verschillende doelen geformuleerd. In het eerste jaar zijn we begonnen om de basis goed neer te zetten. Concreet hebben we ons gefocust op het neerzetten van een nieuwe, duidelijke organisatiestructuur en is de meeste aandacht uitgegaan naar het in balans brengen van de inkomsten en uitgaven, zodat er weer sprake wordt van een financieel gezonde vereniging. In het tweede jaar hebben we als bestuur geprobeerd dit voort te zetten en verdere verbetering door te voeren, zonder dat dit ten koste gaat van de dingen die reeds goed gaan. Tevens is gestart met de realisatie van het derde speerpunt in ons beleid, te weten de sportieve doelstelling, oftewel: technische zaken. Dit houdt overigens niet in dat de organisatorische en financiële doelstellingen gerealiseerd zijn en op orde zijn. Integendeel. We merken dat de grote verandering van 2011 heel veel aandacht kreeg en enthousiasme veroorzaakte, maar nu het eenmaal geland is en we “het gewoon moeten doen en voortzetten” is ebt het animo om daar een steentje in bij te dragen langzaam maar zeker weg. Met als gevolg dat het aantal vrijwilligers langzaam maar zeker (weer) terugloopt en de taken door een steeds kleinere groep mensen worden uitgevoerd. De gevaren daarvan zijn bij iedereen bekend. De jaarrede is als bijlage bij dit verslag gevoegd.
3.
Notulen ALV 2012 De notulen staan op internet en ze zijn meegezonden met de uitnodiging. Er kwamen vanuit de vergadering geen tekstuele en inhoudelijke opmerkingen. De notulen zijn ongewijzigd vastgesteld. Vanuit de vergadering wordt de vraag gesteld of de notulen voor iedere bezoeker van de site in te zien zijn. En zo ja, of dat wel wenselijk is. Het bestuur wil transparant zijn en is van mening dat de vergadering openbaar is. Vandaar dat er voor gekozen is om de notulen voor iedereen toegankelijk te maken. Dit geldt overigens niet voor de financiële stukken.
4.
Huishoudelijke mededelingen Status (hoofd)veld: er is geen sprake van emelt. De velden zijn herstellende en bijna weer op “het oude niveau”. Uit navraag bij de gemeente si gebleken dat ook zij niet exact weten wat de oorzaak van de slechte kwaliteit van de velden is. Het zal een combinatie van factoren zijn geweest. Club van ’46: Aan de vereniging is een cadeau is aangeboden:een prachtig welkomstbord. Tevens heeft de club van ’46 een financiële tegemoetkoming in de kosten van de oprichting van club van ’46 gedaan. Op
5.
zaterdag 19 april is een feestavond gepland. Op die avond zal het clubdoel / cadeau van dit seizoen bekend gemaakt worden. Contributieafschrijving: afschrijvingen zijn gepland in de maand september. Dit is dit jaar niet gelukt, door administratieve (meer)werkzaamheden als gevolg van de introductie van IBAN. De contributiegelden zullen alsnog zo spoedig mogelijk worden afgeschreven. Vrijwilligersverplichting: Tijdens de ALV 2012 is besloten tot het doorvoeren van een vrijwilligersverplichting. Dit heeft geleid tot een positief effect, maar is wel een extra administratieve taak voor het bestuur. Uit de jaarrede blijkt dat we nog steeds “handjes” te kort komen. Gebleken is dat wervingsacties/oproepen niet voor voldoende invulling gezorgd. Daarom zijn we als bestuur bezig met het opstellen van een vrijwilligersbeleid. Daarin zullen mogelijk meer verplichte taken worden voorgesteld, waarbij het verplichten van ouders van jeugdleden om vrijwilligerstaken uit te voeren een reële optie is. Financiën a. Jaarverslag/begroting Het boekjaar is positief afgesloten en dat na meerdere negatieve jaren. Daar zijn we als bestuur zeer content over. Echter zijn we er ons wel van bewust dat het positieve boekjaar nog geen structurele vorm heeft. ; Afgelopens seizoen zijn waren er financiële meevallers zoals rommelmarkt. Ook de nieuwe ketel en de aanleg van nieuwe leidingen zorgen structureel voor een lagere energienota. De begrote kantineomzet is niet geheel gerealiseerd. Maar doordat er een stuk voordeliger is ingekocht, is het resultaat wel conform begroting. Aandachtspunten voor de toekomst zijn het aflopend contract met Allio (BSO) op 31 december 2013. Ook staat er komend seizoen geen rommelmarkt op de agenda. Dit zorgt voor meer druk op de overige inkomsten, vandaar dat we terughoudend zijn geweest met de begroting 2013-2014. We verwachten een kleine stijging van de contributie-inkomsten, een stijging van de kantine-inkomsten en meer sponsoropbrengsten. Voor de lange termijn is de kanteling bij de gemeente een zorgwekkende ontwikkeling. Men is voornemens de verantwoordelijkheid van het (groot)onderhoud van de velden (inclusief de kosten die daarmee gemoeid zijn) gefaseerd over te hevelen naar de verenigingen. b. Kascommissie Barry Leenders krijgt het woord. Met Erwin Bouwman en Bas Verhoeven heeft de kascommissie 2 keer inzage in de financiën van de club gehad. In januari werden we door de penningmeester uitgenodigd om de stand van zaken na het eerste half jaar te controleren. Op dat moment verliep het jaar nog conform de begroting, daar waar dat niet zo was bleek daar een logische en geldige verklaring voor te zijn. Notities commissie: - De resultatenrekening over het gehele seizoen; het jaar bleek te zijn afgesloten met een behoorlijke winst! Met name de sterk gestegen netto opbrengst van de kantine en de succesvolle rommelmarkt hebben hier aan bijgedragen. Maar ook aan de kostenkant is winst behaald, de nieuwe verwarmingsketel heeft gezorgd voor scherp gedaald stroomverbruik en dus een daling van de kosten. - De begroting voor het komende seizoen lijkt voorzichtig, maar biedt voldoende uitdaging. Stijging van kosten en daling van inkomsten (het wegvallen van huurinkomsten voor de BSO) maken het nodig dat er een actief financieel beleid gevoerd blijft worden. De kascommissie adviseert het bestuur om te proberen de inkomsten op peil te houden en de kosten verder te reduceren. - De plannen van de gemeente rond de privatisering van het onderhoud vormen in die zin een grote bedreiging en de kascommissie vraagt het bestuur de vinger aan de pols te houden in deze kwestie. De kascommissie stelt de vergadering voor om, met complimenten aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid en dank aan de penningmeester voor de nette weergave van de cijfers, het bestuur decharge te verlenen over het seizoen 2012-2013 en de begroting 2013-2014 goed te keuren.
c. Vragen leden - “Wat valt er onder kopieerkosten?” Met name de Seizoensgids. Er volgt een discussie over de naamgeving van de posten. De vergadering wenst veel duidelijkheid en subcategorieën. Dat is mogelijk, maar het bestuur heeft aan dat een dergelijk gedetailleerd niveau niet wenselijk en onoverzichtelijk is. Wel zal kritisch gekeken gaan worden naar de naamgeving van de verschillende posten. Zodat die in de toekomst de “lading dekken”. - “Eigen verbruik loopt op, al is het logisch door de verschillende commissies. Maar het bederf is ook hoog.” Deze post is hoger uitgevallen dan begroot. Hier is ook met de kascommissie over gesproken. In het vervolg willen we “eigen verbruik” duidelijker in kaart brengen. Want bederf: niet alleen “het ene broodje”, maar ook reinigen leidingen e.d. Er volgt een discussie over de naamgeving van de posten. De vergadering wenst veel duidelijkheid en subcategorieën. Dat is mogelijk, maar het bestuur heeft aan dat een dergelijk gedetailleerd niveau niet wenselijk en onoverzichtelijk is. Wel zal kritisch gekeken gaan worden naar de naamgeving van de verschillende posten. Zodat die in de toekomst de “lading dekken”. Henrie vraagt de vergadering decharge te geven voor het gevoerde beleid. Uit het stilzwijgen van de leden wordt opgemaakt dat er met het voorstel van de kascommissie wordt ingestemd. Erwin Bouwman treedt af na 3 jaar. Hij is niet herkiesbaar. Wij zijn op zoek naar iemand die in de kascommissie zitting wil nemen. Niemand van de aanwezigen is beschikbaar. Het bestuur gaat op zoek naar een derde lid. En ook nog een 4e persoon (plaatsvervangend lid). 6.
Jubilaris Marcel Slebus 25 jaar aaneengesloten lid (lid sinds 1 augustus 1988). Aan hem worden het speldje en de bijbehorende bloemen overhandigd. Henrie merkt op dat het bestuur bij jubilarissen uitgaat van de beschikbare gegevens en daarbij afhankelijk is van de in het verleden gevoerde ledenadministratie. Als voorbeeld wordt genoemd dat als mensen in het verleden tussentijds (tijdelijk) hebben opgezegd of van soort lidmaatschap zijn veranderd, de kans groot is dat die (nieuwe) datum als lidmaatschapsdatum is geregistreerd. De ledenadministratie is inmiddels digitaal verwerkt in de applicatie Sportlink die het bestuur onder andere daarvoor heeft aangeschaft.
7.
Bestuurswisseling Van bestuurslid kantinezaken naar bestuurslid Technische zaken: André van Ginkel. (Volgens de statuten: ‘Ieder bestuurslid wordt benoemd voor een periode van drie jaar en treedt af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar.’) Conform het 4-jarige beleidsplan heeft het bestuur “technische zaken” als speerpunt benoemd voor de komende periode. Sinds het aantreden van het huidige bestuur is het niet gelukt om de bijbehorende bestuursfunctie in te vullen. Aangezien technische zaken prioriteit heeft, deelt het bestuur mede dat bestuurslid André van Ginkel (voorheen belast met de taken genaamd “Kantinezaken”), de taken behorende bij “Technische Zaken” zal gaan invullen. Hierdoor hopen we dat onderdeel op ene hoger plan te krijgen. Henrie geeft aan dat we nog steeds op zoek naar een bestuurslid, zodat er sprake wordt van een voltallig bestuur. Het bestuur hoopt dat het (wel) lukt om kandidaten te vinden die bestuurstaken m.b.t. “Kantinezaken” zouden willen gaan uitvoeren.
8.
Rondvraag Geen rondvraag. Wel merken enkele aanwezigen een paar punten van orde op. Zij zijn van mening dat er onder andere geen “aankondiging van kandidaatstelling” is geweest m.b.t. de bestuurswisseling. Ook wordt aangegeven dat er weldegelijk sprake is van stemming, omdat besloten wordt over het gevoerde financiële beleid. En dus is het aantal stemgerechtigde leden weldegelijk van belang is. Henrie geeft aan dat het
bestuur dit vooraf heeft onderzocht en het bestuur dit anders ziet. Hij heeft de betreffende artikelen van de statuten en het HH-reglement niet bij de hand, maar geeft aan dat in het verslag een toelichting zal worden opgenomen. Toelichting: Bestuurswisseling In artikel 9, lid 4 van de statuten wordt vermeld dat het bestuur in onderling overleg de taken van de bestuursleden vaststelt. Het bestuur dient de leden daarvan schriftelijk in kennis te stellen. De wijziging van taken binnen het bestuur (zoals gesteld onder punt 7 van dit verslag) is aan het bestuur. Er is geen sprake van een kandidaatstelling, aangezien Andre van Ginkel reeds is benoemd als bestuurslid. Daarom is voor de wijziging van zijn takenpakket geen officiële kandidaatstelling noodzakelijk dat aangekondigd ha moeten worden. Financieel beleid De vergadering wordt gevraagd goedkeuring te geven aan het financiële beleid. Dit is geregeld in artikel 12, lid 5 van de statuten. In dat artikel is gesteld dat het bestuur de vergadering verzoekt decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Volgens art 22 van het HH-reglement moet 1/5 van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig zijn om een besluit te kunnen nemen. Aangezien er in dit geval geen sprake is van een besluit, maar van een “verzoek tot goedkeuring aan de vergadering”, is niet relevant hoeveel leden de vergadering bijwonen. 9.
Sluiting Henrie sluit af met de boodschap dat hij er zich van bewust is dat de mensen die hier aanwezig zijn al (veel) vrijwilligerstaken voor de vereniging vervullen. Toch willen we de boodschap wel uitdragen dat er meer vrijwilligers noodzakelijk. Het bestuur dankt de aanwezigen en voor de inzet afgelopen jaar en voor de komende tijd. Na afloop van de vergadering is er een vrijwilligers/sponsoravond waarbij gereduceerde tarieven gelden en er voor een hapje wordt gezorgd. De presentatie van de seizoensgids aansluitend op de ALV zal een traditie gaan worden. Erelid Henk van Cleef heeft de eerste in ontvangst mogen nemen. De verspreiding zal de komende 2 weken verzorgd worden, waarbij de regel is: 1 per “deurmat”.
JAARREDE 11 oktober 2013, terugblik op afgelopen jaar Op 14 oktober 2011 hebben wij onze plannen gepresenteerd en zijn wij door de ALV benoemd in onze huidige functies. Het is nu 2 jaar later. Tijdens de laatste ALV heb ik uitvoerig verteld hoe op dat moment de vlag er voor hing, hoe ver we waren met de uitvoering van onze plannen en hoe dat zich verhoudt tot het beleid. Nu 1 jaar later wil ik jullie vertellen hoe wij als bestuur het afgelopen jaar hebben ervaren. Inleiding In ons beleid (vierjarenplan) hebben wij verschillende doelen geformuleerd. In het eerste jaar zijn we begonnen om de basis goed neer te zetten. Concreet hebben we ons gefocust op het neerzetten van een nieuwe, duidelijke organisatiestructuur en is de meeste aandacht uitgegaan naar het in balans brengen van de inkomsten en uitgaven. Zodat er weer sprake wordt van een financieel gezonde vereniging. In het tweede jaar hebben we als bestuur geprobeerd dit voort te zetten en verdere verbetering door te voeren, zonder dat dit ten koste gaat van de dingen die reeds goed gaan. Tevens is gestart met de realisatie van het derde speerpunt in ons beleid, te weten de sportieve doelstelling, oftewel: technische zaken. Dit houdt overigens niet in dat de organisatie en financiële doelstellingen gerealiseerd zijn en op orde zijn. Integendeel. We merken dat de grote verandering van 2011 heel veel aandacht kreeg en enthousiasme veroorzaakte, maar nu het eenmaal geland is en we “het gewoon moeten doen en voortzetten” ebt het animo om daar een steentje in bij te dragen langzaam maar zeker weg. Met als gevolg dat het aantal vrijwilligers terugloopt en de taken door een steeds kleinere groep mensen worden uitgevoerd. De gevaren daarvan zijn bij iedereen bekend. Secretaris met commissies De secretaris is verantwoordelijke voor de leden- en vrijwilligersadministratie en de PR-commissie. De vrijwilligersregistratie is nieuw maar heel belangrijk. Doordat de functie vrijwilligerscoördinator niet is ingevuld is dit een extra taak die er bij is gekomen. We hebben dit inmiddels geoptimaliseerd en het is nu taak om dit structureel op orde te houden, omdat de basis is voor een goede communicatie, zowel intern als naar buiten toe. De PR-commissie heeft vaak een ondersteunende rol en de ervaring leert dat een goede communicatie met andere commissies daar van essentieel belang is. Hierin zijn grote stappen gemaakt het afgelopen jaar. De PR-commissie heeft haar plaats en rol inmiddels gevonden. Door de duidelijkheid hierover, weet iedereen de PR-commissie inmiddels te vinden. Dit betekent wel dat de werkzaamheden toenemen. De commissie is dan ook op zoek naar uitbreiding. De commissie bestaat hoofdzakelijk uit leden die buiten Valburg woonachtig zijn en/of betrokken zijn bij de seniorenelftallen. Om ook de betrokkenheid met de jeugd en het “zaterdagse gevoel” vertegenwoordigd te krijgen, is men opzoek naar zogenaamde Valburgse uitbreiding, waarbij die persoon betrokken is bij de jeugdafdeling van SC Valburg. Penningmeester met commissies Zoals bekend is de penningmeester bestuurlijk verantwoordelijk voor de sponsorcommissie en de commissie OMK. De sponsorcommissie vervult een belangrijke rol om onze financiële doelstelling te realiseren. En dat valt niet mee. Door het huidige financiële klimaat is het vinden van sponsors een enorme opgave. Daarnaast is de commissie minimaal bemenst. De commissie is “voorzitterloos” en bestaat op dit moment uit Erwin Bouwman en Mariska van Hattem. En dat is te weinig voor het brede takenpakket. Desondanks is het gelukt meer inkomsten te realiseren dan begroot. Maar het zal duidelijk zijn dat we naarstig op zoek zijn naar mensen die deze belangrijke commissie willen helpen, zodat we onze sponsors de aandacht kunnen geven die ze verdienen. De commissie OMK heeft de afgelopen 2 jaar er voor gezorgd dat het sportpark er verzorgd bijligt en de basisvoorzieningen op orde zijn. Op het oog zijn die werkzaamheden niet afgelopen jaar, maar dat jaar ervoor gedaan, waardoor de huidige werkzaamheden van OMK nog weleens onderbelicht blijft. Maar achter de schermen wordt er door de commissie en onderhoudsploeg veel tijd en energie gestoken in onderhoud en het op orde houden van de gebouwen en het terrein.
Bestuurslid Kantinezaken met commissies Doordat we voor tot een andere invulling van kantinebeheer hebben gekozen, ligt hier een belangrijke structurele taak. Namelijk de planning van de kantinediensten. De ervaring leert dat de praktijk vaak anders is dan de planning. Een belangrijke oorzaak is de beleving bij de uitvoering van de – al dan niet verplichte vrijwilligerstaak. Dit geniet blijvend aandacht en is een behoorlijke belasting voor de verantwoordelijke commissieleden. Die belasting kan deels weggenomen worden als iedereen zijn verantwoordelijkheid zou nemen. Kort gezegd kan gesteld worden dat de kantine-inkomsten sterk afhankelijk zijn van de prestaties die worden geleverd en activiteiten die worden georganiseerd. Die zijn namelijk sfeerbepalend. Het geforceerd stimuleren van kantinebezoek door extra activiteiten is geen oplossing. De extra kosten en inspanningen die dat met zich meebrengt, leiden niet tot het gewenste resultaat. De activiteitencommissie heeft zich regelmatig en op verschillende wijzen laten zien door de organisatie van diverse acties. Met als klappers natuurlijk het jeugdkamp en de rommelmarkt. Zonder daarmee de overige acties te kort te doen, want ook dat zijn belangrijke inkomstenbronnen voor de vereniging. Helaas is de activiteitencommissie op dit moment “voorzitterloos” en bestaat op dit moment uit slechts 3 personen. Dit baart zorgen voor de toekomst, aangezien de organisatie van activiteiten en de uitvoering van taken daarmee beperkt wordt. Bestuurslid Technische Zaken met commissies De 1e elftalcommissie is de enige commissie zonder vacatures. De taken zijn uitgebreid en de commissie is inmiddels betrokken bij het reilen en zeilen rondom de wedstrijden van het eerste elftal. Dit in de breedst denkbare zin. Hierdoor zorgen ze ervoor dat SC Valburg op een nette en correcte wijze wordt vertegenwoordigd en dat we een positieve naam hebben in de regio. De grootste zorgen liggen op het technische vlak. Tot op heden is de bestuursfunctie Technische Zaken vacant en dat geldt ook voor de diverse functies binnen de Technische Commissie. We hebben als bestuur waar mogelijk de gaten gevuld, zodat ook afgelopen jaar de organisatie rondom trainingen en wedstrijden kan worden geborgd. Het technisch kader heeft ervoor gezorgd dat de meer dan 250 wedstrijden die we al vereniging per seizoen spelen op een juiste wijze zijn begeleid en georganiseerd. Dat is een compliment waard en wordt zeer gewaardeerd. SC Valburg sportief Onze seniorenteams hebben een zeer moeilijk seizoen achter de rug. De personele problemen waren groot en de resultaten bleven uit. Dat had een negatieve invloed op de beleving en sfeer rondom de seniorenteams en dus een seizoen om lering uit te trekken. SC Valburg Vrouwen 1 kende minder problemen. Maar een goede eerste seizoenshelft kreeg na de winterstop geen gevolg. Met uitzondering van de A-junioren was SC Valburg in alle leeftijdsklassen vertegenwoordigd, inclusief de minipupillen. En in de D- en E-categorie zelfs met 2 teams. Na de herindeling in de 2e helft van afgelopen seizoen, eindigden bijna alle teams in de top 3. De D1 en E1 werden uiteindelijk kampioen in de voorjaarscompetitie. Zoals aan het begin van mijn verhaal aangegeven zijn we gestart met het realiseren van ons derde speerpunt en ligt de focus op technische zaken en onze sportieve doelstelling. Afgelopen seizoen en voor aanvang van dit seizoen is er veel geïnvesteerd in het “op orde brengen van de organisatie van de seniorenteams”. Niet altijd met succes, maar dit heeft wel geleid tot een andere samenstelling, begeleiding en organisatie van de herenteams. Waarmee kan gezegd worden dat de nieuwe basisstructuur er staat. Dit heeft tot een positieve impuls en misschien wel cultuuromslag geleid. Wellicht blijkt dit nog niet direct uit de resultaten bij SC Valburg 1, maar alles heeft tijd nodig. Vertrouwen, discipline en geduld zijn de sleutelwoorden. Ook bij de jeugdafdeling zijn we achter de schermen aan het bouwen, al blijft dit nog achter door de verschillende vacatures. Op dit moment proberen we met name te behouden wat we hebben. Al is de start van de voetbalschool en de introductie van het meidenvoetbal binnen SC Valburg natuurlijk een zeer positieve ontwikkeling. Henrie Janssen voorzitter SC Valburg Uitgesproken op 11 oktober 2013 tijdens de Algemene Ledenvergadering
