Agendapunt 6 Voortgang: Regionale activiteiten via drie werkwijzen, toekomst afdelingen Onder dit agendapunt: 1. Ter informatie: notitie Regionale activiteiten via drie werkwijzen (eerder verspreid) 2. Ter informatie: verslag van de bespreking van deze notitie met een aantal afdelingen (eerder verspreid onder deelnemers aan dit overleg) 3. Ter vergadering (mondeling): voortgang wat betreft implementatie en ondersteuning door het landelijk bureau
1
REGIONALE ACTIVITEITEN VIA DRIE WERKWIJZEN Maart 2015 Uitgangspunten:
Regionale activiteiten hebben een toegevoegde waarde en moeten door blijven gaan. Voor alle duidelijkheid: het NVVS-bestuur gaat niet eenzijdig over tot het opheffen van afdelingen. Het landelijk NVVS-bestuur wil (in overleg met het bureau van Stichting Hoormij) ondersteuning bieden bij regionale activiteiten waar (gebleken) behoefte aan is. Deze activiteiten hebben betrekking op de doelgroepen van Stichting Hoormij/NVVS en kunnen bestaan uit voorlichting en/of lotgenotencontact en/of sociale activiteiten en (in mindere mate) belangenbehartiging. De NVVS kent nu vooral één werkwijze om tot regionale activiteiten te komen: via een afdeling die onder leiding staat van een afdelingsbestuur. Om regionale activiteiten ook mogelijk te (blijven) maken in regio’s waar geen afdeling meer is of waar een afdelingsbestuur wegvalt, voegt de NVVS daar twee werkwijzen aan toe: een regionaal netwerk van vrijwilligers en een basisaanbod in de regio. Daarmee ontstaan drie wegen om tot regionale activiteiten te komen: 1. Afdeling met een afdelingsbestuur 2. Regionaal netwerk van vrijwilligers 3. Een basisaanbod in de regio Om deze drie werkwijzen inzichtelijk te maken, is hieronder per werkwijze aangegeven hoe een jaarkalender van activiteiten er uit zou kunnen zien. Deze jaarplanning is fictief en moet gelezen worden als voorbeeld/illustratie, om de drie werkwijzen te concretiseren:
kwartaal 1 kwartaal 2
kwartaal 3
kwartaal 4
afdelingsbestuur bestuur HOORagenda inloop periodiek bestuur inloop ALV voorlichting boottocht inloop Lotgenotenbestuur bijeenkomst
bestuur ALV
periodiek beursstand
regio-netwerk HOORagenda inloop lotgenoten inloop
basisaanbod regio
HOORagenda
HOORagenda
inloop
inloop
Ervaringssessie/ lotgenotencontact
beursstand inloop
periodiek
lotgenoten kerstborrel
kerstborrel Voorwaarden afdeling >functionerend afdelingsbestuur + eventueel meer vrijwilligers >in lijn met landelijk profiel >eventueel gebruik maken van landelijke commissies / bureau >budget
inloop
Voorwaarden netwerk: >actief netwerk vrijwilligers >standaard werkwijze/product >gebruik maken van landelijke commissies / bureau >budget
2
Voorwaarden basis: >standaard werkwijze of product >gebruik maken van landelijke commissies / bureau >vrijwilligers voor hand- & spandiensten, landelijk aangestuurd
Om als afdelingsbestuur te kunnen werken, is nodig:
Een (redelijk) goed functionerend afdelingsbestuur met daarbinnen of daarnaast een groep uitvoerende vrijwilligers. Een activiteitenpakket dat in lijn is het met het gewenste landelijke profiel van Stichting Hoormij/NVVS. Een afdelingsbestuur geeft verder zelf vorm aan het activiteitenpakket, waarbij er uiteraard ook gebruik gemaakt kan worden van de beschikbare standaardproducten op landelijk niveau. Een budget om deze activiteiten mogelijk te maken. Dat budget is opgebouwd uit de afdracht, eventuele donaties, eventuele sponsor- en adverteerdersinkomsten, vermogen en andere baten die een afdeling kan genereren. Daarnaast kan een afdeling met ingang van 1 januari 2015 een (onderbouwd) beroep doen op een financiële bijdrage uit het NVVS-participatiefonds (onder de voorwaarden die in het fonds omschreven zijn). Visie NVVS-bestuur op afdelingen: ‘don’t change a winning team’ – als een afdeling goed loopt (d.w.z. voldoende bemensing heeft voor bestuur en uitvoering en in staat is om activiteiten op te zetten waar gebleken behoefte aan is), dan moet dat vooral zo door kunnen gaan. Een afdelingsbestuur organiseert in ieder geval voorlichting, in welke vorm dan ook. Als er onvoldoende budget is voor activiteiten, biedt het NVVS-bestuur onder voorwaarden de mogelijkheid van een bijdrage uit het NVVS-participatiefonds. Voor alle duidelijkheid: de bemensing van het eigen afdelingsbestuur is een verantwoordelijkheid van het afdelingsbestuur zelf. Als het niet meer lukt om voldoende afdelingsbestuurders te vinden, zal gekeken moeten worden of één van de twee andere werkwijzen (regionaal netwerk, basisaanbod) beter past bij de situatie.
Om als regionaal netwerk te kunnen functioneren, is nodig:
Een groep Hoormij-/NVVS-vrijwilligers die actief met ideeën komen voor activiteiten in de betreffende regio en die verantwoordelijkheid willen nemen voor het initiëren en uitvoeren van activiteiten. Een aantal ‘standaard’-producten of -aanbod die in de regio kunnen worden ingezet. Op dit moment hebben we één standaardaanbod: een HOORagenda-bijeenkomst die volgens een vast stramien georganiseerd wordt (landelijk commissie in samenwerking met landelijk bureau en ziekenhuis). Daarnaast zouden we oefengroepen spraakafzien/NmG als standaardproduct kunnen zien. Bij gebleken behoefte in regionale netwerken, wil het NVVS-bestuur aan Stichting Hoormij vragen om nieuwe standaardproducten te ontwikkelen, bijvoorbeeld een draaiboek voor inloopuren, een instructie voor ervaringssessies of voor lotgenotenbijeenkomsten. Door te werken met dergelijke standaardproducten, kan een regionaal netwerk slagkracht hebben, snel starten met activiteiten zonder dat tijdsintensief maatwerk-per-regio noodzakelijk is. De bijeenkomsten kunnen overigens ook gebruikt worden voor de werving van actievere leden/ vrijwilligers, zodat het regionale netwerk van vrijwilligers zich versterkt. Bij dergelijke standaardproducten wordt samengewerkt met landelijke commissies en landelijk bureau. De standaardproducten moeten een kostprijs krijgen, zodat een budget per regio per activiteit kan worden vastgesteld. Een regionaal netwerk krijgt dat budget beschikbaar per activiteit (dus: hoe meer activiteit, hoe meer budget). De afrekening geschiedt op declaratiebasis, zodat budgetten adequaat bewaakt kunnen worden. Voor door vrijwilligers (minimaal 4 personen, zie spelregels van het fonds) uit het regionale netwerk te starten nieuwe activiteiten biedt het NVVS-bestuur onder voorwaarden ook de mogelijkheid van een bijdrage uit het NVVS-participatiefonds.
3
Visie NVVS-bestuur op regionaal netwerk: een netwerk is goed inzetbaar in regio’s waar afdelingsbestuurders graag actief willen blijven als uitvoerders van activiteiten maar geen perspectief of bemensing hebben voor het besturen. Het kan de ‘last’ van het besturen van een regio wegnemen en tegelijkertijd (bepaalde) regionale activiteiten in stand houden. Andersom kan de netwerk-aanpak een groeimodel blijken te zijn in regio’s waar nu geen vrijwilligers actief zijn en alleen het basispakket wordt aangeboden.
Het basisaanbod in een regio
Bestaat uit het standaardproduct HOORagenda-bijeenkomst. Mogelijk kunnen we (mede op basis van ervaringen met de regio-netwerken) hier nog andere standaardproducten aan toevoegen. In principe kunnen deze standaardproducten in een regio georganiseerd worden zonder initiatieven van regionale vrijwilligers. Wel wordt bij dit basisaanbod altijd gezocht naar inzet van vrijwilligers/geïnteresseerden voor hand- en spandiensten en lokale contacten. De bijeenkomsten kunnen overigens ook gebruikt worden voor de werving van actievere leden/ vrijwilligers. Bij dergelijke standaardproducten wordt samengewerkt met landelijke commissies en landelijk bureau. De activiteiten van dit basisaanbod worden bekostigd uit het landelijk budget voor voorlichting en lotgenotencontact. Visie NVVS-bestuur op basisaanbod: het bestuur vindt dit basisaanbod een redelijk alternatief in die situaties waarin geen vrijwilligersnetwerk of afdelingsbestuur gevonden kan worden om activiteiten te initiëren. De basisaanbod-aanpak kan gezien worden als ‘vangnet’ voor regio’s waar geen afdelingsbestuur of regio-netwerk (meer) aanwezig is; tegelijkertijd biedt de basisaanbod-aanpak perspectief om op te bouwen naar een regionetwerk-aanpak.
Standaardproducten in plaats van maatwerk De voorgestelde regionetwerk- en basisaanbod-aanpak wordt (geheel of gedeeltelijk) opgebouwd met een standaardaanbod en standaardproducten, zoals we die nu kennen in de vorm van de HOORagenda (en eventueel en oefengroep spraakafzien/NmG). ‘Standaard’ wil wel zeggen: gebaseerd op een helder stramien met een duidelijk draaiboek dat z’n kracht bewezen heeft, dat efficiënt georganiseerd kan worden, waarbij het landelijk bureau de kaders en de logistiek biedt en vrijwilligers de ervaringsdeskundigheid, de ‘inhoud’ en een deel van de uitvoering op zich nemen. ‘Standaard’ betekent daarom ook: garanties ingebouwd om kwaliteit te blijven leveren en goed in te blijven spelen op behoeftes in onze doelgroepen. ‘Standaard’ kan ook betekenen: een draaiboek of instructie die klaar ligt op de plank, en door elke (adequaat geïnformeerde en toegeruste) vrijwilliger kan worden ingezet, denk bijvoorbeeld aan een standaard-draaiboek voor inloopuren. De aanpak met standaardproducten en -activiteiten is enerzijds noodzakelijk omdat het ondoenlijk is om in elke regio maatwerk te leveren voor de activiteiten die daar plaatsvinden. Bovendien ligt het alleen met standaardproducten binnen de financiële en personele mogelijkheden van de NVVS en Stichting Hoormij kwalitatief hoogwaardige activiteiten te ontplooien. Anderzijds: de HOORagenda- en ervaringssessie-aanpak hebben zich inmiddels bewezen als een werkbare manier om met een standaard-draaiboek c.q. eenvormig product, toch elke keer een bijzonder evenement te laten plaatsvinden met inzet van betrokken vrijwilligers en instanties in de regio. ‘Standaard’ wil dus geenszins zeggen: eenheidsworst of ‘op de automatische piloot’ Daar waar een actief regionaal netwerk van vrijwilligers is, zijn er natuurlijk mogelijkheden om naast het basisaanbod, nog eigen (nieuwe) activiteiten vorm te geven. Welke dat zijn en in hoeverre dat maatwerk is of toch sterk leunt op standaardproducten, hangt af van de inzet, creativiteit en tijd van de vrijwilligers in het netwerk. Het NVVS-bestuur biedt onder voorwaarden hier de mogelijkheid van een bijdrage uit het NVVS-participatiefonds.
4
De afdelingsbesturen zijn juist wel in staat om ‘maatwerk’ in hun regio te leveren. De ervaring leert ook dat afdelingsbesturen niet altijd behoefte hebben aan de standaardproducten die voorhanden zijn. In dat opzicht blijft het NVVS-bestuur het uitgangspunt hanteren wat eerder altijd al heeft gegolden: afdelingen zijn autonoom (binnen de hoofdlijnen die landelijk worden uitgezet) en kunnen naar eigen inzicht en capaciteit de activiteiten in hun regio vormgeven. Uiteraard kunnen afdelingsbesturen er voor kiezen om standaardproducten in te zetten voor hun werk. In beweging: van afdelingsstructuur naar flexibele structuur van afdelingen, regionale netwerken én regio’s met het basisaanbod Het NVVS-bestuur wil stimuleren dat regionale activiteiten in het hele land worden aangeboden. Voor alle duidelijkheid: het NVVS-bestuur gaat niet eenzijdig over tot het opheffen van afdelingen. Daar waar afdelingen goed functioneren, moeten zij vooral doorgaan met hun werk: ‘never change a winning team’. Daar waar financiering van activiteiten een probleem is, is het NVVS-participatiefonds beschikbaar. Met afdelingsbesturen die dreigen te verzwakken en waar het niet meer lukt om vernieuwing te realiseren (nieuwe bestuurders vinden, voldoende deelnemers, voldoende activiteiten), zal het NVVSbestuur in gesprek gaan over een overstap naar de nieuwe werkwijzen van regionaal netwerk resp. basisaanbod aan deze regio’s. Het NVVS-bestuur zal begeleiding en advies bieden aan afdelingen die (zelf!) het besluit nemen om zich op te heffen. Er is een draaiboek beschikbaar voor de formele stappen die daartoe gezet moeten worden. Er wordt met het betreffende afdelingsbestuur besproken of men wil kiezen voor de regionetwerk- of basisaanbod-aanpak en zo ja, hoe het activiteitenplan en de samenwerking er in de eerste jaren uit kan zien. Het NVVS-bestuur gaat met zo’n afdelingsbestuur in overleg over de bestemming van eventueel resterende financiële middelen en respecteert de wensen die het afdelingsbestuur in dezen heeft. Voor alle duidelijkheid: het NVVS bestuur is niet van plan om de huidige afdrachtspercentages te veranderen. Daar waar financiering van activiteiten een probleem is, is (onder voorwaarden) het NVVS-participatiefonds beschikbaar. Het NVVS-bestuur zal aan Stichting Hoormij vragen om deze ontwikkelingen te ondersteunen. Om de nieuwe scenario’s voor regionale activiteiten goed tot hun recht te laten komen, is nodig:
Verdere ontwikkeling van standaard-producten/-aanbod, o.a. een draaiboek voor inloopuren Een werkwijze om als regionaal netwerk van vrijwilligers te kunnen functioneren. Hoe hou je contact met elkaar, hoe maak je plannen, hoe regel je de praktische samenwerking met elkaar en met de landelijke commissies en het landelijk bureau? Een aantal ‘proeftuinen’ in regio’s waar het afdelingsbestuur over gaat naar één van de twee nieuwe werkwijzen. Wat leren we van deze ‘proeftuinen’, waar moeten we het model aanpassen, welke ondersteuning is nodig? Welke toekomstscenario’s zijn denkbaar? Welke inzet, ondersteuning en kosten zijn nodig om deze drie manieren mogelijk te maken voor het organiseren van regionale activiteiten? Welke (financiële) investeringen zijn incidenteel en structureel noodzakelijk?
Omdat de huidige bezetting van het landelijk bureau van Stichting Hoormij beperkt is, is het niet mogelijk om bovenstaande ontwikkelingen in gang te zetten zonder aanvullende middelen voor materiele en personele inzet. Daarom zijn investeringen nodig om deze ontwikkeling voortvarend in gang te zetten. Het NVVS-bestuur wil deze investeringen mogelijk maken vanuit de financiële middelen die beschikbaar zijn via de overgedragen vermogens van afdelingen die zich eerder hebben opgeheven. Op die manier dragen deze vermogens bij aan vernieuwing van het werk in de regio’s.
5
VERSLAG VAN HET AFDELINGENOVERLEG D.D. 23 APRIL 2015 TE ZEIST Aanwezig en afwezig (met kennisgeving): Zie bijlage
Egon Berendsen heet iedereen welkom, men komt uit het hele land. Erg blij met deze opkomst. Doel van het overleg is te praten over de toekomst van de afdelingen en regionale activiteiten. Bestuur heeft een notitie (150311 regionale activiteiten via drie werkwijzen) toegestuurd wat de leidraad van deze bijeenkomst is. Eerst wordt er een terugblik gedaan op (het openingsfeest van) afgelopen zaterdag. En de mogelijkheid gegeven om vragen te stellen over de federatie aangezien er veel vragen leven. De volgende vragen worden gesteld over de federatie: Arie Goossens: het bestuur van Stichting Hoormij bestaat nu uit 4 mensen, zou toch groter worden? Joop: het bestuur zoekt naar uitbreiding met 2 extra mensen. Bestuur stelt nu profielen op en voert verkennende gesprekken. De vacatures zullen niet binnen heel korte termijn vervuld zijn. Ria van Jaarsveld: een audicien in onze regio dacht dat NVVS opgeheven was. Joop: we hebben gecommuniceerd dat de NVVS onderdeel is geworden van de federatieve Stichting Hoormij, via o.a. nieuwsbrief en persberichtHet voorbeeld van Ria maakt dat duidelijk dat het belangrijk is om de nieuwe situatie de komende tijd uit te blijven leggen. We gaan voorlopig het logo en de naam van Stichting Hoormij en NVVS naast elkaar gebruiken. Jetty Mouw: compliment voor afgelopen zaterdag; erg feestelijk en goed georganiseerd. Hoe stel ik me voor bij voorlichtingsbijeenkomsten? Joop: De nieuwe naam zal geleidelijk ingevoerd worden. Nu eerst beide namen voeren, anders is er gevaar dat mensen denken dat NVS er niet meer is. Idee van Jetty: maak een plaatje met een paraplu met kaartjes eraan (met de verschillende organisaties). Er zal een oproep in HOORzaken komen om vragen of onduidelijkheden over federatie door te geven zodat andere daar van kunnen leren. Floor Kleijn: laten we de tijd nemen om de naam te laten “landen”. Naamswijzigingen kosten tijd. Pierre Demacker: complimenten voor lancering en feest. Hij profileert zich nu als Stichting Hoormij/NVVS afdeling Gelre. Hij heeft een mooie beeldspraak op website afdeling Gelre geplaatst. Henk Denkers vraagt naar de doelgroepen SH-Jong en FOSS op de banner. Deze zijn onderdeel de doelgroep slechthorenden, en daarnaast is de doelgroep TOS toegevoegd (Taal Ontwikkelings Stoornis, een belangrijke doelgroep binnen de FOSS). Joke Verhaag: Welk logo moeten we gebruiken? Joop: Komende tijd beide logo’s gebruiken of Stichting Hoormij/ federatie NVVS/FOSS/SH-Jong. (zie HOORzaken 24 april 2015) Wilbert Verhulst: bijeenkomst van de afdeling Eindhoven gehad, deelnemers waren enthousiast over nieuwe naam en logo. Waarom is Baha niet opgenomen als aparte doelgroep? Joop: BAHA is binnen Stichting Hoormij niet een aparte doelgroep maar valt onder slechthorendheid. Sjef Streukens: de naam NVVS was toch weinig bekend bij grote publiek. Als audicien is hij heel blij met deze aanspreekbare naam (minder uitleg nodig). Maak deze naam nu wel duidelijk bij het grote publiek. Egon geeft aan dat het vinden van de juiste naam heel lang heeft geduurd. Maar iedereen kan zich er nu goed in vinden. Pierre Demacker, wat heeft de federatie voor effect voor afdelingen? Afdelingen vallen in formele zin gewoon onder de NVVS. Gespreksronde Bijna alle afdelingen zijn inmiddels bezocht voor een gesprek door landelijk bestuursleden. Tijdens de afgelopen vrijwilligersmiddag in november jl. heeft er een terugkoppeling plaatsgevonden en zijn de
6
kernpunten bepaald: 1. Meer opleiding en ondersteuning, 2. Meer faciliteren en samenwerken tussen afdelingen/commissies/bureau/landelijk bestuur. 3. Meer financiële armslag Het NVVS-bestuur heeft zeker niet de intentie om afdelingen op te heffen. Wat nog meer opgevallen is: er zijn goedlopende afdelingen er zijn afdelingen die het moeilijk hebben (heeft het nog wel zin dat wij bestaan?) witte vlekken in het land, daar is het lastig om activiteiten te organiseren Maar: regionale activiteiten zijn wel heel belangrijk. Arie Goossens: regionale activiteiten vinden jullie belangrijk, daarbij is het inzetten van vrijwilligers cruciaal. Dit staat niet duidelijk in de notitie. Regionale activiteiten niet alleen door betaalde mensen, maar met name met goedopgeleide vrijwilligers. Regionale activiteiten moeten georganiseerd worden, met afdeling, regionaal netwerk (wil niet besturen), basisaanbod (en daar vrijwilligers bij zoeken). Drie typen regio-activiteiten: 1. met een afdelingsbestuur: autonoom (wel binnen de grenzen) afdracht per lid blijft bestaan/handhaven geen kosten meer berekenen voor promotiematerialen zoals folders e.d. (als er behoefte is, kan het met mate via de webwinkel besteld worden) NVVS Participatiefonds: afdelingen en commissies kunnen een beroep doen op dit fonds voor projecten die gericht zijn op het vergroten van de participatie van onze doelgroepen. Er zijn twee aanvraagrondes per jaar, het NVVS-bestuur bepaalt welk project financiële steun krijgt. Als een afdeling financieel krap zit, kan het NVVS-Participatiefonds enige ruimte geven. Jetty Mouw heeft een plan: afdeling Roosendaal is opgeheven. Daar worden wel activiteiten gedaan, afdeling Breda wil graag daarbij helpen en dus een groter gebied bestrijken. Ze willen een naamswijziging toepassen: Afdeling West-Brabant. Egon: Is dat levensvatbaar om regio uit te breiden, want met de huidige vrijwilligers moet een groter gebied bediend worden? Voorstel van Egon om een verzoek voor het Participatiefonds in te dienen. 2. Regio-netwerk groep actieve vrijwilligers (die bestuurstaken niet -meer- zien zitten) standaardaanbod inzetten (blauwdruk maken hoe moet je iets organiseren en er moet kennisoverdracht plaatsvinden) NVVS Participatiefonds Arie Goossens: is een regionetwerk voor permanent of ad hoc activiteiten? Bij voorkeur langere termijn, maar er zullen mengvormen ontstaan. Huidige vrijwilligers willen zich vaak niet meer langere tijd binden. En beide is mogelijk. Jan Bijman heeft een vraag over het Participatiefonds. Worden activiteiten die hiervoor ingediend worden vooraf gefinancierd of moeten alle kosten gedeclareerd worden in Houten. Egon: de aanvraag moet vooraf ingediend worden, inclusief inschatting van alle kosten. Het document staat op de vrijwilligerspagina van de NVVS website (dit is voor iedereen toegankelijk). Op termijn zal er een kostenindicatie per activiteit gemaakt gaan worden. We houden de procedure zo eenvoudig mogelijk, we willen geen onnodige administratieve rompslomp creëren. 3.Basisaanbod beperkt aantal activiteiten regie bij landelijk bureau maar wel vrijwilligers bij betrekken (vrijwilligers kunnen ondersteunen) Hopelijk gaat er dynamiek ontstaan en zal er ook overgestapt worden van de verschillende vormen: basisaanbod <-> regionetwerk <-> afdeling.
7
Arie Goossens: waarom de vorm van een regio-netwerk, waarom niet gaan werken met regionale commissies? Bijvoorbeeld commissie Groningen (provinciebreed), dan heb je permanente doorgang van activiteiten? Egon: dit is duidelijk een proeftuin. We gaan het eerst uitproberen en tussentijds kan er bijgestuurd worden. Nel van Aggelen: door deze werkwijze gaan er meer werkzaamheden naar Houten komen, hoe gaan we daarmee om? Egon: dat hebben wij ook geconstateerd. Komen we straks op terug. Frans Hofstra: we doen nu soms al werkzaamheden voor witte vlekken. Belang van voortbestaan afdelingen is belangrijk, want daar zijn bijvoorbeeld de beamer en materialen neergezet. We moeten waken dat de basis niet wegvalt en dat iemand voor een regio-activiteit telkens naar Houten moet om een beamer op te halen. Egon: natuurlijk is het zo dat er voorzieningen getroffen moeten worden om de reiskosten in de hand te houden. Egon: we moeten gaan investeren: producten ontwikkelen (die ook onderhouden moeten gaan worden). En verder investeren in mankracht; landelijk bureau zit al vol met werk, er gebeurt al veel. Daarom zullen we een medewerker aannemen voor dit project. Deze zal zich gaan bezig houden met de volgende vragen: Wat voor basisaanbod moeten we gaan maken? Hoe moeten we een regionetwerk opzetten? De medewerker is specifiek voor dit project (het gaat dus om een tijdelijke aanstelling voor een bepaalde periode van maximaal 3 jaar). We kunnen deze medewerker bekostigen uit de financiële middelen van de inmiddels opgeheven afdelingen. Hierdoor worden deze middelen van afdelingen ook weer gebruikt voor afdelingsactiviteiten. Winand Grouls: kunnen regionale vrijwilligers samenwerken met afdelingen? Egon: graag zelfs, laat vrijwilligers onderling samenwerken. Hoe meer we samenwerken hoe beter. Winand Grouls: Is er een verdeling van budget van het Participatiefonds tussen afdelingen en regionetwerk. Egon: Het hangt af van het aantal aanvragen. Er is vooraf geen verdeling gemaakt. Winand Grouls: Hoe gaat het na drie jaar verder met Participatiefonds als dit verbruikt is? Egon: we kijken eerst hoeveel aanvragen er komen en dan kunnen we altijd kijken of we meer geld beschikbaar kunnen stellen. Dit is afhankelijk van de evaluatie en het succes. We hebben een maximumbedrag per jaar vastgesteld, na drie jaar zal nog zeker de helft van de pot beschikbaar zijn. Wim Steenpoorte: het is een hele goede notitie. Invullen van witte vlekken is niet mogelijk. Wims advies: ga niet te gedetailleerd om met standaard producten, beschrijf niet alles tot in detail (mensen kunnen ook veel zelf). Tevens voor het aanvragen van het Participatiefonds, maak het niet te gedetailleerd, kost te veel werk. Hoe ontstaan contacten tussen vrijwilligers en het hoofdbestuur? Dat zal één van de taken van de nieuwe medewerker worden om te kijken hoe contacten het beste gemaakt/onderhouden kunnen worden. Joke Verhaag organiseert nu met verschillende vrijwilligers een HOORmarkt voor 29 mei a.s. Kunnen we ook nog gebruik maken van het Participatiefonds? Egon stelt voor om supersnel een aanvraag de doen en dan zal hij kijken wat hij op korte termijn kan doen voor de bestuursvergadering van a.s. dinsdag 28 april. Tip: Hou rekening met het indienen van aanvraag voor Participatiefonds in de planningen van je afdelingsactiviteiten. Roelof Egeveld: wat wordt met proeftuin bedoeld? Egon: Met name voor regio-netwerk zullen zaken uitgeprobeerd moeten gaan worden, wat het beste werkt. Arie den Toom bedankt Egon voor het aanbrengen van een nieuw bestuurslid voor de afdeling. Bestuur van Rotterdam heeft nu weer een betere bezetting. Pierre Demacker: afdeling Gelre heeft de notitie goedgekeurd. Afdeling heeft ook al geprobeerd regionetwerk te maken, maar dit moet bottom-up geregeld worden, en niet top-down vanuit afdelingsbesturen. Pierre geeft de tip mee aan de andere afdelingen om de WMO van gemeente te benaderen voor het aanvragen van beamer en andere ondersteuning. Zij zijn daar soms wel toe bereid. Arie Goossens: bij het ontwikkelen van de standaard producten, maak gebruik van ervaren
8
vrijwilligers, hoe zij het nu doen. Laat ervaren vrijwilligers ook nieuwe mensen inwerken. Prioriteit zou moeten zijn om witte vlekken te vullen in de proeftuin. Nelly Jacobs: samenwerken is credo. Er moet meer samenwerkingen en afstemming van activiteiten zijn tussen afdelingen en commissies. Frans Hofstra: probeer zoveel mogelijk de bestaande afdelingen te behouden, zodat nieuwe vrijwilligers ook opgeleid kunnen worden. Egon: bestuur wil zeker geen afdelingen opheffen, het komt voort uit het initiatief van de afdelingen zelf als ze zich willen opheffen. Jan Bijman: tevreden met het initiatief, proeftuinen moeten bottom-up georganiseerd worden. Start met een proeftuin als er ergens al een goede afdeling is. Huiskamerbijeenkomsten zijn erg belangrijk, dit niet vergeten als belangrijk activiteit voor afdelingen. Egon: bevestigt dat nieuwe beroepskracht zeker zal samen werken met huidige vrijwilligers en daar informatie/gegevens voor proeftuin zal gaan halen. Ria van Jaarsveld: de voorgestelde structuur is complex wat naamgeving betreft. De verschillende vormen zijn eigenlijk bestuurlijke afdeling, netwerkafdeling, basisafdeling. Tevens stelt Ria dat vroeger de formateurs heel goed werden opgeleid op het gebied van slechthorendheid en overige zaken op het gebied van gehoor. Dit wordt al 10 jaar niet meer gedaan. We moeten waken voor de basiskennis, dit zou moeten opgenomen worden in de notitie. Om een goed inloopspreekuur te organiseren moet je enorm veel kennis bezitten. Ria heeft een handboek gemaakt en ze biedt aan een keer een presentatie te geven om vrijwilligers bij te scholen. Egon bedankt haar voor het aanbod. Margriet van Loon: niet uit het oog verliezen dat het bij vrijwilligers gaat om draagvlak en draaglast. Stelt voor om een jongerenpool te maken bij de afdelingen aangezien daar ook veel kennis en knowhow zit. Vraagt zich af op uit het NVVS-Participatiefonds ook de nieuwe medewerker wordt betaalt? Egon: de nieuwe medewerker wordt niet uit het Participatiefonds betaalt maar uit de vrij gekomen gelden van de opgeheven afdelingen. Margriet vraagt tevens of alle afdelingen gelijke kansen maken op het NVVS-Participatiefonds (ongeacht het eigen vermogen) Egon geeft aan dat iedereen gelijke kansen heeft maar er zal zeker een beroep gedaan worden bij afdelingen met een groot eigen vermogen om dit eerst aan te spreken. Er zal beroep gedaan worden op de coulance van die afdeling, er is immers maar één pot geld om te verdelen. Jetty Mouw wil afdeling Breda vergroten en graag afdeling West Brabant worden? Hoe staat bestuur hier tegenover? Kan dit voorstel ingediend worden voor het NVVS-Participatiefonds. Egon geeft aan dat het landelijk bestuur hierover verdeeld is. Dus maak voorstel dan kan er naar gekeken worden, maar geeft ook aan dat doordat een afdeling groter wordt er ook meer contributiegeld van leden wordt afgedragen dus dat beroep op Participatiefonds wellicht ook minder noodzakelijk is. Sjef Streukens snapt witte vlekken niet. Hij is voorstander van herschikking van regio’s. Actieve vrijwilligers in een afdelingsloze regio toevoegen aan een bestaande afdeling. Dan is er altijd een achtervang voor de activiteiten van die vrijwilligers (de afdeling staat dan garant en niet de vrijwilliger zelf). Want hoe ga ik als regionetwerk-vrijwilliger om met het feit als bijvoorbeeld activiteit meer gaat kosten. Zijn voorstel: maak afdelingen groter, dan ben je autonomer en heb je een betere achtervang. Egon: het is lang niet altijd mogelijk om afdelingen groter te maken, bijvoorbeeld omdat er te weinig mensen zijn om een groter gebied te bedienen). Interessant voorbeeld van een regio-netwerk is regio Twente: daar isgeen afdeling meer maar zijn vrijwilligers actief met ondersteuning vanuit de commissies en vanuit het landelijk bureau. Egon: bedankt alle deelnemers voor hun aanwezigheid. Hij is graag bereid om nog persoonlijke vragen te beantwoorden of anders later via de mail. Jeanette geeft aan dat er voor sommige afdelingen nog materialen klaar liggen, dus die graag nog mee nemen. Egon nodigt iedereen uit om naar de ALV van 13 juni te komen en sluit daarna de vergadering.
9
