Activiteiten 2013 In 2010 is het beleidsplan voor de periode 2010-2014 vastgesteld. Dit beleidsplan geeft op hoofdlijnen aan waar Bevolkingsonderzoek Zuid in 2014 wil staan en op welke wijze de doelstellingen bereikt zullen worden. Het beleidsplan dient als leidraad voor de activiteitenplannen. Per jaar wordt een centraal activiteitenplan en een activiteitenplan per afdeling/team opgesteld. In het centrale activiteitenplan worden de activiteiten omschreven die nodig zijn om de doelen die beschreven zijn in het beleidsplan te bereiken. Daarnaast worden afdelingsoverstijgende activiteiten in dit plan beschreven. Het centrale activiteitenplan wordt door de bestuurder vastgesteld. De activiteiten van de onder hun verantwoordelijkheid vallende afdelingen, worden door de managers opgenomen in een eigen activiteitenplan. Dit plan wordt door de betreffende manager vastgesteld. In de terugblik op de activiteiten 2013 zal alleen ingegaan worden op de activiteiten die opgenomen zijn in het centraal activiteitenplan.
De missie van Bevolkingsonderzoek Zuid: Wij willen met de uitvoering van bevolkingsonderzoeken een wezenlijke bijdrage leveren aan het terugdringen van de sterfte aan kanker en het realiseren van gezondheidswinst. Bevolkingsonderzoek Zuid doet dit door: het uitvoeren van de bevolkingsonderzoeken die de overheid aanbiedt in de regio Noord-Brabant en Limburg; het evalueren en verbeteren van deze bevolkingsonderzoeken; het faciliteren en uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek ten dienste van de preventie van kanker. In het beleidsplan wordt uitgegaan van 13 doelstellingen die onderverdeeld zijn in 3 invalshoeken: cliënten en ketenpartners; medewerkers; continu verbeteren.
Cliënten en ketenpartners 1. Hoge cliënttevredenheidscores In april 2013 is het driejaarlijkse cliëntenonderzoek uitgevoerd om na te gaan hoe cliënten het bevolkingsonderzoek borstkanker beoordelen. In totaal zijn 4.057 cliënten uitgenodigd om een vragenlijst in te vullen, waarop een respons gerealiseerd is van 68,9% (2.797 cliënten). De landelijke algemene tevredenheid over het borstonderzoek is gewaardeerd met een 9.0. De cliënten in de regio van Bevolkingsonderzoek Zuid waarderen de algemene tevredenheid met een 9.1. Het belang van het onderzoek wordt gewaardeerd met een 9.5. De resultaten van het onderzoek zijn zowel intern (via intranet en de digitale nieuwsbrief) als extern (website en persbericht) gecommuniceerd. Eind 2012 is gestart met de steekproef om de tevredenheid van de cliënt te meten over de dienstverlening van het informatiepunt. Hieruit is gebleken dat een ruime meerderheid van de ondervraagden (97%) tevreden of neutraal is over de openingstijden van de informatielijn (9.00-15.00 uur) . Slechts 7% van de 111 ondervraagde cliënten is van mening dat de informatielijn tot 17.00 uur bereikbaar moet zijn. In de loop van 2013 is de bezetting van de informatielijn tussen 13.00 en 15.00 uur uitgebreid omdat de bestaande bezetting ontoereikend bleek. Dit is gerealiseerd zonder uitbreiding van de personele formatie. De vriendelijkheid, professionaliteit en de inhoudelijke kennis van medewerkers wordt door de cliënten als positief ervaren. Ook over de snelheid van het beantwoorden van de telefoon en het afhandelen van vragen en problemen zijn cliënten tevreden. Verder is gebleken uit de steekproef dat met name het e-mailadres van de administratie baarmoederhalskanker minder bekend is bij cliënten.
2. Herkenbare en betrouwbare organisatie met een positief image Essentieel voor het realiseren van de missie en de continuïteit van de organisatie is het jaarlijks uitvoeren van het met de subsidieverstrekker afgesproken aantal onderzoeken. In 2013 zijn 236.463 onderzoeken borstkanker verricht. Hiermee is de geplande productie van 236.300 gehaald. Ook bij het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker is sprake van een overschrijding van de begrote productie van 110.000 onderzoeken. In 2013 zijn voor bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 113.815 (112.149 eerste oproep en 1.666 herhaling) onderzoeken gerealiseerd. De start van het bevolkingsonderzoek darmkanker is verschoven naar januari 2014, waardoor in 2013 geen onderzoeken gerealiseerd zijn. In 2013 is de uitgave “screen” in totaal 3 keer verstuurd naar alle relaties van Bevolkingsonderzoek Zuid en in digitale vorm gepubliceerd op de website. De communicatie naar medewerkers heeft in 2013 plaats gevonden door de publicatie van de screenflits (5 uitgaven) en een maandelijkse digitale nieuwsbrief. Verder is aandacht gevraagd voor de bevolkingsonderzoeken middels diverse advertenties in de regionale dagbladen in Noord-Brabant en Limburg en is tijdens de borstkankermaand een digitale banner geplaatst op de website van de regionale omroepen. In het kader van het project “Arbeidsmarktonderzoek laboranten (AMOL)” is gewerkt aan de website “Werken-bij-bevolkingsonderzoek” die in maart 2014 opgeleverd zal worden.
3. Opkomstverhoging In oktober 2013 is gestart met het project “Beheer standplaaten units”. Het doel van dit project is inzicht te geven in de secundaire eisen die gesteld worden aan een standplaats. De projectgroep heeft het aantal standplaatsen, de route binnen het screeningsinterval, de opkomstpercentages, de door de cliënten af te leggen reisafstand naar de standplaats en de ervaringen van de laboranten in kaart gebracht. Verder zijn de gewenste secundaire eisen en de kosten per standplaats bepaald. Ook de brief waarmee de vergunning bij de gemeente wordt aangevraagd is aangepast. Het door de projectgroep opstelde advies waarin diverse verbeteropties zijn opgenomen, zal in 2014 voorgelegd worden aan de regiomanagers borstkanker. Binnen het bevolkingsonderzoek borstkanker is een daling te zien van het opkomstpercentage van cliënten uit tehuizen, waarschijnlijk door een lagere personele capaciteit binnen de tehuizen. Door de projectgroep is onderzocht welke methode past bij het beleid van de tehuizen om de opkomst te bevorderen. Dit heeft geleid tot nieuwe afspraken met de tehuizen over centraal uitnodigen en het actief promoten van “nooit meer uitnodigen” van cliënten waarbij geen kwalitief goede foto gemaakt kan worden. Verder zullen de administraties in de toekomst rekening houden met de laatstbekende opkomstcijfers van een tehuis bij het inplannen van een nieuwe screeningsronde. In het kader van de optimalisatie van het huidige bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker heeft in 2013 een analyse plaatsgevonden van de achterblijvende opkomst in de Oostelijke Mijnstreek. Naar aanleiding van de analyse zijn diverse interventies beschreven, die in 2014 uitgevoerd zullen worden. Op landelijk niveau is de systematiek van uitnodigen geüniformeerd.
4. Verbetering samenwerking met het diagnose- en behandeltraject De data uit de IT-systemen voor het bevolkingsonderzoek borstkanker worden gekoppeld met de gegevens uit de Nederlandse Kankerregistratie die beheerd wordt door het Integraal Kankercentrum Nederland. In 2013 zijn de data over de jaren 2004 tot en met 2009 in één operatie gekoppeld. De koppeling van de jaren 2010 en 2011 zal in 2014 gebeuren, waardoor de in de afgelopen jaren opgelopen achterstand weer is ingehaald.
De koppeling met PALGA betreft een traject waarbij screeningsorganisaties gegevens krijgen over follow-up van verwezen borstkankercliënten en over intervalcarcinomen binnen deze groep. Deze gegevens zijn sneller beschikbaar dan die uit de koppeling met de Nederlandse Kankerregistratie. Er is een traject opgezet om dit doel technisch te realiseren. De informatie die ultimo 2013 geleverd kan worden, sluit echter niet aan op wat de screeningsorganisaties willen hebben in de eigen follow-up module. Daardoor wordt de verwerking van de resultaatbestanden regionaal geblokkeerd. Een actueel knelpunt is dat de bestanden van PALGA in de huidige vorm niet voldoen. Het datawarehouse zal te zijner tijd een oplossing bieden. Er zijn verschillende scenario’s voor het vervolg die door de FSB aan de regio’s zijn voorgelegd. In 2014 zal hierover besluitvorming plaatsvinden. In 2013 is gestart met een inventarisatie van het huidige extranet (inlog voor professionals) en het opstellen van verbeterpunten. Voor ziekenhuizen die deelnemen aan het project MammoXL is het mogelijk om via het extranet van Bevolkingsonderzoek Zuid digitale beelden op te vragen. Dit verzoek komt bij de betreffende administratie binnen, die vervolgens de gevraagde beelden naar het ziekenhuis sturen. In het kader van het bevolkingsonderzoek darmkanker is een koppeling gerealiseerd tussen ColonIS en de systemen voor endoscopieverslaglegging. Hiertoe zijn contracten afgesloten met de coloscopiecentra en de pathologielaboratoria. Door deze koppeling kan de informatie van het bevolkingsonderzoek darmkanker gekoppeld worden aan de informatie over de behandeling die eventueel volgt bij doorverwezen cliënten. Deze koppeling maakt het mogelijk de kwaliteit van zorg te monitoren van het traject dat een cliënt doorloopt tot en met het uitvoeren van de coloscopie. In 2013 is gestart met de implementatie van het project MammoXL. Het doel van dit project is het optimaliseren van de gegevensuitwisseling bevolkingsonderzoek borstkanker met de ketenpartners. Via een speciaal ontwikkeld systeem kunnen ziekenhuizen van door Bevolkingsonderzoek Zuid verwezen cliënten, de digitale beelden gemaakt in de screeningseenheden opvragen en binnen het eigen ziekenhuissysteem opslaan. Voor het verzenden van beelden van niet doorverwezen cliënten is een aparte procedure uitgewerkt, waarbij ziekenhuizen de benodigde informatie via de website van Bevolkingsonderzoek Zuid kunnen opvragen. Begin 2013 zijn alle ziekenhuizen in de regio geïnformeerd over dit project middels de door Bevolkingsonderzoek Zuid georganiseerde informatiebijeenkomsten of door een persoonlijke benadering. Dit heeft er in 2013 toe geleid dat met 13 ziekenhuizen een overeenkomst is afgesloten en 10 van deze ziekenhuizen overgegaan zijn naar de productieomgeving van MammoXL. In 2013 is een landelijk uniform informatiepakket voor huisartsen over het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker ontwikkeld en verspreid onder de huisartsen. Daarnaast is een draaiboek ontwikkeld voor zelfuitnodigende huisartsen, een flyer voor de basisscholingsmodule cervixscreening en een informatieblad met als thema “de uitvoeringstoets bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker”. Met het Landelijk Referentie Centrum Borstkanker (LRCB) is overlegd over de mogelijkheden om de informatievoorziening aan huisartsen in het kader van het bevolkingsonderzoek borstkanker te optimaliseren. Hiertoe is in december 2013 een programmavoorstel voorgelegd aan de huisartsen. De uitvoering van deze activiteit zal in 2014 gerealiseerd worden. Door de praktijkondersteuners zijn in 2013 29 praktijkbezoeken gerealiseerd. De bezochte huisartsenpraktijken hebben ieder een rapport ontvangen waarin de bevindingen zijn opgenomen en een aantal verbeterpunten is voorgesteld. De praktijkbezoeken zijn positief ontvangen door huisartsen en huisartsassistenten. Regelmatig ontvangen de praktijkondersteuners op initiatief van de huisarts of huisartsassistent een verzoek tot een praktijkbezoek. In de regio zijn in 2013 in totaal 6 basis scholingsmodules van elk 2 cursusavonden aangeboden en 5 opfriscursussen. In totaal hebben 667 huisartsassistenten met succes de scholingsmodules gevolgd. De jaarlijkse bijscholing van medewerkers van de laboratoria in het kader van de cervixscreening is bezocht door ruim 100 analisten en pathologen. Tijdens deze bijscholing is aandacht besteed aan casuïstiek, de terugkoppeling van regionale data, de juridische taakgroep van de Nederlandse Vereniging Van Pathologen en de landelijke HrHPV triage.
In 2013 heeft een uitwisseling plaatsgevonden van röntgenlaboranten uit regionale ziekenhuizen en de MMB’er in de screening. Door het realiseren van stageplaatsen binnen de screeningseenheden Breda en de Biesbosch wordt de röntgenlaborant uit het ziekenhuis geïnstrueerd in de insteltechnieken voor het maken van een mammogram, zoals deze beschreven zijn in de kwaliteitsnormen van het LRCB. In 2013 heeft een uitwisseling plaatsgevonden met laboranten van het Amphia ziekenhuis te Breda. Naar aanleiding van de ervaringen die hierbij worden opgedaan zal in 2014 bekeken worden in hoeverre deze samenwerking met de ziekenhuizen in de andere regio’s van Bevolkingsonderzoek Zuid gestalte gegeven kan worden.
Medewerkers 5. Medewerkers beschouwen Bevolkingsonderzoek Zuid als een aantrekkelijke werkgever In de periode 2011-2012 is onder medewerkers een vragenlijst “afspraak = afspraak” afgenomen. Het doel van de vragenlijst was te achterhalen hoe medewerkers vinden dat binnen Bevolkingsonderzoek Zuid wordt omgegaan met afspraken binnen en buiten het team en met leidinggevenden. Over het algemeen wordt positief gescoord door medewerkers en bestaat er weinig verschil in scores tussen de jaren 2011 en 2012. Naar aanleiding van de resultaten van de vragenlijst wordt door het team kwaliteit aanbevolen om medewerkers op de hoogte te stellen en/of te houden van elkaars werk om op deze wijze de bekendheid en begrip voor elkaars werk te vergroten. In februari 2013 is gestart met de pilot “alternatieve diensten”. De doelstelling van de pilot is cliënten van het bevolkingsonderzoek borstkanker meer mogelijkheden te bieden om deel te nemen aan het onderzoek door verruiming van de openingstijden van de screeningseenheden. Daarnaast is de mogelijkheid van kortere diensten voor laboranten bekeken om tegemoet te komen aan de fysieke capaciteiten van laboranten en hen een betere balans te bieden tussen werk en privé. Naar aanleiding van de evaluatie heeft het MT de aanbevelingen van de projectgroep tot het realiseren van een zaterdagopenstelling en de mogelijkheid tot het inzetten van 4 en 6 uurs diensten overgenomen. Beide aanbevelingen zullen in 2014 in een nieuwe pilot breder onderzocht worden, waarbij met name gekeken zal worden naar de ondersteuning van leveranciers, servicedesk en administratie op de nietreguliere openingstijden. Daarnaast moet onderzocht worden welke activiteiten ingezet moeten worden als een laborant minder dan het vastgestelde aantal opnamen screent door gebruik te maken van kortere diensten. Eind 2013 heeft de OR instemming gegeven aan het gezondheid- en vitaliteitsbeleid, waarmee Bevolkingsonderzoek Zuid met nadruk aandacht wil geven en acties wil ondernemen gericht op de veiligheid, gezondheid en vitaliteit van de medewerkers. Dit beleid is het kader waarbinnen beleidstukken worden opgenomen welke direct invloed hebben op de veiligheid (Arbo-beleidsplan), gezondheid (verzuim en re-integratiebeleid) en vitaliteit (duurzame inzetbaarheid) van de medewerkers. In 2014 zal een verdere uitwerking van hiervoor genoemde beleidstukken gerealiseerd worden. Bevolkingsonderzoek Zuid heeft de criteria beschreven waaraan de Arbodienst moet voldoen. Vervolgens is een offertetraject gevolgd en is de keuze gemaakt de samenwerking voort te zetten met de huidige arbodienst. In 2013 heeft de OR instemming verleend aan het geactualiseerde arbo-beleidsplan, waarin de doelstelling, de uitgangspunten en een intentieverklaring opgenomen zijn. Verder is in 2013 een risicoinventarisatie en –evaluatie uitgevoerd. De definitieve rapportage van de bevindingen en het hierop ste volgende plan van aanpak zal in het 1 kwartaal 2014 uitgewerkt worden. Het legionellabeheersplan is in 2013 tot stand gekomen. In dit beheersplan is een aantal aanbevelingen gedaan hoe het risico op een legionellabesmetting binnen de screeningseenheden zo gering mogelijk te maken. Hiertoe is een proef uitgevoerd met het plaatsen van een UF-filter op de waterinstallatie van de screeningseenheid, waardoor de bacterie wordt tegen gehouden. Na een positief testresultaat is besloten de waterinstallaties van de screeningseenheden allemaal te voorzien van een UF-filter. Dit zal in 2014 gerealiseerd worden.
6. Voldoende en bekwaam personeel De arbeidsmarktcommunicatie is door de landelijke werkgroep P&O opgepakt in samenwerking met de landelijke werkgroep Communicatie. Het opgestelde plan van aanpak is aangevuld met regionale toepassingen. In 2013 is binnen Bevolkingsonderzoek Zuid de urgentie van het onderdeel “werving” niet aan de orde geweest. Binnen de organisatie zijn voldoende medewerkers in portefeuille om vacatures in te vullen. De situatie op de arbeidsmarkt wordt echter nauwlettend in de gaten gehouden. In het kader van het “AMOL-project” is gewerkt aan de website “Werken-bij-bevolkingsonderzoek” die in februari-maart 2014 opgeleverd zal worden. In 2012 is het landelijke opleidings- en bij- en nascholingsplan voor MBB-er in de screening goedgekeurd door het managementeam van Bevolkingsonderzoek Zuid. Begin 2013 heeft de ondernemingsraad positief gereageerd op het landelijke opleidingsplan en heeft aangegeven zich te kunnen vinden in de uitgangspunten van het opleidingsplan voor Bevolkingsonderzoek Zuid. De bestuurder heeft verzocht om een implementatieplan. Het landelijke implementatieplan van het landelijk opleidings- en bij- en nascholingsplan ligt nu voor aan de bestuurders van de screeningsorganisaties. Voor 2013 is een afdelingsaccreditatie aangevraagd en verkregen bij STADAP (Stichting Acceditatie Deskundigheidsbevorderende Activiteiten Paramedici). Voor Bevolkingsonderzoek Zuid is het belangrijk om aantoonbaar goed opgeleid personeel in dienst te hebben. Dit kan o.a. aangetoond worden met geregistreerde medewerkers in het Kwaliteitsregister Paramedici (KP-register). Bevolkingsonderzoek Zuid stimuleert registratie in het KP-register en biedt haar medewerkers ruim voldoende scholingen aan om aan de criteria voor kwalititeitsregistratie te kunnen voldoen. In het kader van de functievorming en beloning is een overzicht gemaakt van de functies die opnieuw beschreven moeten worden. Een aantal van deze functies, zowel landelijk als regionaal, is in 2013 opnieuw beschreven en ingedeeld conform de FWG-systematiek. Door de afdeling P&O is in 2013 het doorlopend sociaal plan (inclusief het mobiliteitsplan) geactualiseerd en is een voorzet gemaakt voor de ontwikkeling van een mobiliteits- en een demotiebeleid. Het doorlopend sociaal plan is ter informatie aan de OR voorgelegd en is aangeboden aan de vakbonden. Naar verwachting zal in het voorjaar 2014 het sociaal plan door bestuurder en vakbonden ondertekend worden. De OR heeft in 2013 ingestemd met de geactualiseerde regeling “functionerings- en POPgesprekken”. Begin 2014 zullen de leidinggevenden en managers een training over dit onderwerp volgen en zal de nieuwe regeling geïmplementeerd worden.
Continu verbeteren 7. In bezit van vereiste keurmerken De in 2013 uitgevoerde externe audit is met goede resultaten afgesloten. Voor het bevolkingsonderzoek borstkanker is wederom de HKZ-certificering behaald en het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker is ISO 9001 gecertificeerd. Door het team kwaliteit is aandacht besteed aan het verbeteren van de managementrapportage. Hierbij zijn de bestaande indicatoren opnieuw bekeken, nieuwe indicatoren toegevoegd en is de manier van rapporteren aangepast. Voor een nadere analyse van de cijfers vermeld in de managementrapportage, wordt onderzocht of het vanaf 2014 mogelijk is om, via een in de rapportage opgenomen link, de achterliggende gegevens te raadplegen. Verder is in 2013 het overzicht met alle verbeterpunten uit o.a. de interne en externe audit, visitaties en directiebeoordeling verfijnd. Naast de bestaande mogelijkheid tot videoconferencing tussen de diverse locaties van Bevolkingsonderzoek Zuid, is ook de mogelijkheid gerealiseerd voor videoconferencing met de andere screeningsorganisaties en de FSB. Dit kan leiden tot een besparing van reistijd en reiskosten voor landelijke werkgroepen.
Er is onderzoek gedaan naar de documentinrichting van Bevolkingsonderzoek Zuid. Gebleken is dat de applicatie “Alfresco”, geïmplementeerd om de documenten effectief te organiseren, zowel technisch als functioneel niet voldoet aan de verwachtingen van de organisatie. Besloten is dan ook om deze applicatie uit te faseren en een nieuw project “inrichting documentbeheer” te starten. Het advies vanuit de projectgroep om een standaardstructuur in te richten onder Windows, is door het MT overgenomen en eind 2013 zijn de definitieve mappenstructuren goedgekeurd. Begin 2014 zal een start gemaakt worden met het opschonen van de documentomgeving binnen de organisatie. Door de klachtenfunctionarissen van de vijf screeningsorganisaties is in 2013 gewerkt aan een uniforme wijze van klachtenregistratie. In de toekomst zal hiervoor een landelijk systeem gebouwd en geïmplementeerd worden. Als voorloper op dit systeem vindt de registratie plaats via Excel en kunnen vanuit de ingevoerde gegevens periodiek rapportages en draaitabellen gegenereerd worden. In 2013 zijn 1.254 reacties (0,44% van alle cliënten) ontvangen bij het bevolkingsonderzoek borstkanker en 20 reacties bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. De reacties zijn onder te verdelen in 43% complimenten, 37% klachten, 15% vragen en 5% suggesties. In het kader van het voorbereiden en implementeren van procesmanagement binnen de afdeling staf is in elk stafoverleg het onderwerp procesmanagement nader uitgewerkt. De teams binnen de afdeling staf hebben in 2013 diverse processen op serviceniveau uitgewerkt. In 2013 is een vervolg gegeven aan het cultuurtraject op MT-niveau. Tijdens dit traject zijn de kernwaarden (resultaat, kwaliteit, professionaliteit, vertrouwen en openheid) vastgesteld en is een stappenplan opgesteld voor de implementatie van het cultuurtraject binnen Bevolkingsonderzoek Zuid. Het activiteitenplan voor radiologen is in 2013 vastgesteld. In dit activiteitenplan zijn de afspraken opgenomen die in de overeenkomst radiologische dienstverlening zijn overeengekomen. Het activiteitenplan wordt periodiek geëvalueerd. De laboratoria van de ziekenhuizen te Roermond, Sittard, Heerlen en Maastricht zijn gevisiteerd in het kader van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Van de visitaties zijn rapportages opgesteld waarin de verbeterpunten vermeld staan. In november 2013 heeft de visitatie van de beoordelingseenheid Eindhoven plaatsgevonden. Zowel de voorbereidingen als de visitatiedag zijn in een open en prettige sfeer verlopen. De visitatie was voor zowel het LRCB als voor de screeningsorganisatie een leerzame dag. Aanbevelingen uit het definitieve rapport van het LRCB vinden navolging in 2014 evenals de nascholing op basis van de beelden die ter visitatie zijn aangeleverd.
8. Voldoen aan de geldende standaard bij de landelijk vastgestelde prestatie-indicatoren In opdracht van het RIVM is op landelijk niveau gestart met het ontwikkelen van een datawarehouse, in samenwerking met het Integraal Kankercentrum Nederland. Bevolkingsonderzoek Zuid, vertegenwoordigd door de afdeling kwaliteit, heeft deelgenomen aan de werkgroep die de indicatorenset ontwikkelt. De uitwerking van de afzonderlijke indicatoren ligt bij de landelijke werkgroep Kwaliteit. De oplevering van het datawarehouse zal naar verwachting in 2014 plaatsvinden.
9. Optimaliseren van de organisatiestructuur en de processen Binnen Bevolkingsonderzoek Zuid wordt met verschillende informatie- en communicatiesystemen gewerkt. Momenteel wordt de informatie op verschillende locaties opgeslagen. Eind 2013 is het project “document locatie” gestart met als doel het inzichtelijk maken welke documenten/informatie gebruikt wordt en op welke locaties. Vervolgens worden afspraken gemaakt over de toekomstige manier van opslaan. Een betere stroomlijning van de interne communicatie kan leiden tot een betere samenwerking tussen afdelingen, waardoor efficiënter gewerkt kan worden.
Middels het project “postdistributie” is onderzocht of een besparing op portokosten te realiseren valt, zonder dat dit gevolgen heeft voor de kwaliteit van het postproces en de omvang van de personele formatie. De in 2013 uitgevoerde pilot is positief verlopen. Binnen de pilot is voor het versturen van de uitnodigingen van beide bevolkingsonderzoeken gekozen voor een 72-uurs bezorging in plaats van een 24-uurs bezorging. Er is voldaan aan de gestelde randvoorwaarden en in 2013 is een kostenbesparing gerealiseerd van € 22.000,=. Vanuit de pilot zijn vervolgacties gekomen, die in 2014 nader uitgewerkt zullen worden. In 2013 is meegewerkt aan het landelijk project “Best practice planning”. Dit project heeft als doel te komen tot een landelijk uniforme planning, die tevens een stabiele planning en een optimale benutting van de capaciteit biedt. Daarnaast heeft een regionale werkgroep zich bezig gehouden met de inventarisatie van de gevolgen die de best practice planning tot gevolg heeft voor Bevolkingsonderzoek Zuid en welke onderdelen van de best practice planning in de eigen regio geïmplementeerd zullen worden. Het aantal onderzoeken per uur, de hoeveelheid capaciteiten en dagprofielen zijn in 2013 aangepast aan de landelijk gemaakte afspraken. Vanwege een aantal praktische en automatiseringsvraagstukken is de uitrol in 2013 niet volledig afgerond en zal een vervolg krijgen in 2014. De voorbereidingen voor het invoeren van een Servicedesk ten behoeve van één centraal meldpunt voor de hele organisatie voor alle ICT en facilitaire meldingen, zijn eind 2012 van start gegaan. Hiervoor zijn processen in kaart gebracht en is inzicht verkregen in welke facilitaire meldingen via de Servicedesk afgehandeld gaan worden. Het reeds in gebruik zijnde systeem Topdesk is aangevuld met de benodigde gegevens. In februari 2013 is binnen de organisatie een nieuwe telefoonnummer voor urgente facilitaire meldingen gecommuniceerd en zijn alle niet urgente meldingen (ICT en facilitair) door de aanmelders zelf in het systeem Topdesk gezet. Door alle meldingen te bundelen worden de meldingen op één plek geregistreerd en gemonitord en is het mogelijk de afhandeling van de meldingen te volgen in Topdesk. Medio 2013 is een servicedeskmedewerker aangesteld die de eerstelijnsmeldingen ict en facilitair in behandeling neemt. Alle tweedelijnsmeldingen worden doorgezet naar de applicatiebeheerder, de coördinator facilitaire zaken of de systeembeheerder. Eind 2013 is gestart met de inventarisatie van de in fase 2 van het project “servicedesk” uit te werken onderwerpen. De uitwerking van deze punten zal in 2014 een vervolg krijgen. In april 2013 is de locatie Maastricht verhuisd naar de nieuwe huisvesting in Maastricht Airport. Hiermee is de laatse fase van het herhuisvestingsplan afgerond. Door de verhuizing is een einde gekomen aan de samenwerking op facilitair gebied met het Integraal Kankercentrum Nederland. Hiertoe is de overeenkomst voor gemene rekening tussen beide partijen met ingang van 31 mei 2013 ontbonden. Verder is in 2013 een vragenlijst ontwikkeld en uitgezet binnen de organisatie over de tevredenheid van de huisvesting locatie Eindhoven. Begin 2014 zullen de gegevens geanalyseerd worden. In 2013 is besloten de invoering van de werkkostenregeling uit te stellen tot 1 januari 2015. De geplande voorbereiding en implementatie van de werkkostenregeling is verschoven naar het activiteitenplan 2014. De met de werkkostenregeling samenhangende actualisatie van het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden zal ook in 2014 uitgevoerd worden. In februari 2014 is de nieuwe Europese SEPA-wetgeving van kracht. Dit betekent dat alle betalingen vanaf die datum via IBAN-nummers moet gebeuren. Daarom is in 2013 een start gemaakt is met het SEPA-proof maken van de salarisadministratie en de financiële administratie. Hiertoe zijn de rekeningnummer van alle medewerkers en relaties omgezet naar IBAN-nummers. De eerste SEPAbetaling vanuit de salarisadministratie is gerealiseerd in oktober 2013, terwijl de betalingen aan externe relaties met ingang van 1 januari 2014 via de SEPA-regelgeving is gebeurd.
10. Professionele ict-omgeving binnen de organisatie en invloed op landelijk ict-beleid in kankerscreening Het opstellen van een ICT-calamiteitenplan IBOB/CIS/ColonIS en het uitwerken van de risico-analyse is op landelijk niveau als onderdeel van het informatiebeveiligingsbeleid in 2013 opgestart. De regionale invulling en implementie van het informatiebeveiligingsbeleid is opgenomen in het activiteitenplan 2014.
In 2013 zijn de bestaande servers vervangen door een drietal nieuwe Citrix XenAPP 6 servers. Naar verwachting zullen in april 2014 alle medewerkers aangesloten zijn op deze nieuwe servers, waarna de uitfasering van de oude servers kan plaatsvinden. Bij de implementatie van de nieuwe servers is de organisatie gefaseerd overgegaan op het gebruik van Office 2010. Begin 2014 volgt het opleidingstraject voor deze nieuwe software voor medewerkers. De overeenkomst met Surfnet inzake de glasvezelverbindingen loopt in 2013 af. Verlenging van deze overeenkomst is niet mogelijk gebleken. Na afronding van het in 2012 gestarte aanbestedingstraject, is in 2013 begonnen met het migratietraject naar de nieuwe aansluitingen. Eind 2013 zijn alle locaties binnen Bevolkingsonderzoek Zuid met succes aangesloten op de nieuwe verbindingen van UNET.
11. Inzicht in het effect van de bevolkingsonderzoeken in termen van ontwikkeling van incidentie en sterfte In het kader van een regionaal effectonderzoek zijn afspraken gemaakt met het Integraal Kankercentrum Zuid/Integraal Kankercentrum Nederland en het Landelijk Referentie Centrum Borstkanker om mee te werken aan een effectanalyse bevolkingsonderzoek borstkanker en baarmoederhalskanker, welke opgezet wordt door de onderzoeker van Bevolkingsonderzoek Zuid. In 2013 heeft een literatuurstudie plaatsgevonden en is gestart met het opzetten van een onderzoeksvoorstel.
12. Meewerken, bevorderen, bekend maken en toepassen van (wetenschappelijk) onderzoek en bijdragen aan innovaties De dense-trial onderzoekt in hoeverre een MRI-scan een oplossing is voor vrouwen met veel klierweefsel. Uit onderzoek is gebleken dat deze cliënten een hogere kans op borstkanker hebben en eventuele afwijkingen mogelijk te detecteren zijn via de huidige mammografie. Dit onderzoek kan in de toekomst leiden tot een aparte handelingswijze voor de bovengenoemde cliënten. Dit zou de introductie van risicostratificatie in de screening betekenen. De dense-trail wordt in de regio uitgevoerd door het Jeroen Bosch Ziekenhuis en het MUMC+. De werkzaamheden worden uitgevoerd door de administratie Breda en bestaan uit het versturen van de informatiepakketjes naar cliënten die door het onderzoekscentrum van de dense-trail worden geselecteerd. Landelijk zijn in 2013 1.892 cliënten geïncludeerd in de mri-groep, waarvan 230 uit de regio van Bevolkingsonderzoek Zuid. De dense-trial vindt zijn vervolg in 2014. Bevolkingsonderzoek Zuid heeft meegewerkt aan de studie naar de impact van een medical device op het screeningsonderzoek. Het doel van dit onderzoek is gegevens te verzamelen op basis waarvan de optimale werkwijze voor het verrichten van een screeningsonderzoek en de juiste uitslag bij de groep vrouwen met een medical device kan worden vastgesteld. Op geleide van de resultaten zal een advies worden opgesteld voor het RIVM-Centrum voor Bevolkingsonderzoek, waarin wordt beargumenteerd welke werkwijze het beste gebruikt kan worden.
13. Snelle en gedegen implementatie van nieuwe bevolkingsonderzoeken In 2013 heeft de minister de goedkeuring verleend aan de uitvoeringstoets “herziening bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker”, gevolgd door een brede communicatiecampagne. Huisartsen hebben eind 2013 een informatiepakket ontvangen met alle (vernieuwde) relevante informatie over het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. In dit pakket is ook de uitgave “cervix special” opgenomen, waarin aandacht geschonken wordt aan de toekomstige veranderingen die de herziening met zich mee zal brengen.
De start van de bevolkingsonderzoek darmkanker is verschoven van september 2013 naar januari 2014. In 2013 is het hele jaar gewerkt aan de voorbereiding van het bevolkingsonderzoek darmkanker. Met de in 2012 hiervoor ingerichte regionale en landelijke projectorganisatie is veel werk verzet. Een aantal activiteiten is vanwege de uniformiteit landelijk uitgevoerd. Het gaat hier om de bouw van het administratieve systeem (ColonIS), de koppeling ColonIS met het systeem voor de endoscopieverslaglegging, het inwerken van de medewerkers voor de informatielijn en het voorbereiden van het postproces ten aanzien van het bevolkingsonderzoek darmkanker. Daarnaast is een start gemaakt met het opstellen van handleidingen en procesbeschrijvingen en is veelvuldig gecommuniceerd, zowel intern als naar externe partijen. Binnen de regio zijn informatiebijeenkomsten georganiseerd voor huisartsen en praktijkassistenten over de werkwijze van het nieuwe bevolkingsonderzoek en is op landelijk niveau een aantal communicatiemiddelen ontwikkeld. Vanaf januari 2013 zijn de regionaal coördinerend MDL-artsen en de toetsingsscoördinator met hun werkzaamheden gestart, gevolgd door de regionaal coördinerend patholoog. In samenspraak met de projectleider en het team kwaliteit is een audit-en toetsingssysteem uitgezet in de regio. Aan de hand van dit systeem zijn 20 coloscopiecentra en 11 pathologielaboratoria geaudit om toelating tot het bevolkingsonderzoek darmkanker te verkrijgen. Dit heeft in 2013 geleid tot 14 toegelaten coloscopiecentra; 5 centra zijn toegelaten met voorwaarden. Alle pathologielaboratoria in de regio voldoen aan de gestelde eisen en zijn opgenomen in het landelijke register voor pathologielaboratoria. De MDL-artsen (ca. 40 artsen) hebben het toelatingstraject voor endoscopisten doorlopen.
