OP ESF Vlaanderen 2014 - 2020 FAQ Oproep 317 - Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid Oproep 318 - Anders organiseren Prioriteit uit OP: 4 – Mensgericht ondernemen
1.
Stel dat je de oefening maakt rond het strategisch competentiebeleid, kun je dan de opleidingen zelf eventueel laten subsidiëren binnen de oproep ‘Opleidingen in bedrijven’? Ja, je kan de beide oproepen (Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid en Anders organiseren) combineren met de oproep ‘Opleidingen in bedrijven’ indien gewenst maar uiteraard op basis van de geldende criteria in beide oproepen. 2. Kunnen de acties binnen de pijler ‘Loopbaanbeleid’ verder gaan dan enkel burn-out? Kan dit ook voor thema’s als gezondheid op het werk en preventie (psychosociaal luik)? De oproep focust op het opzetten van een beleid en niet op het uitvoeren van bepaalde scans. Het is de bedoeling om te werken aan een beleid dat de organisatie gaat opzetten om te kunnen omgaan met de elementen die uit de scans naar boven zijn gekomen. Met andere woorden, te werken aan het opzetten van duurzame systemen en processen. 3. Is het de bedoeling om telkens in te zetten op de 3 pijlers of kan er gekozen worden om te werken aan slechts één pijler? Het is de bedoeling om in te zetten op elke pijler en niet op één pijler afzonderlijk. Het is de bedoeling om te werken aan een geïntegreerd en een strategisch beleid waarbij alle elementen op elkaar inspelen en elkaar versterken. Indien echter blijkt dat bepaalde pijlers reeds sterk werden uitgewerkt in het verleden, dan dient dit aangetoond te worden en kan het project werken rond de versterking van de ontbrekende pijler. 4. Is intervisie mogelijk bij het uitwerken van een coachend leiderschap? Ja, intervisie kan wel maar opleidingen waarbij het management opgeleid wordt kan niet. 5. Mag je als bedrijf vrij kiezen of je start op 1 augustus of 1 september? Ja, je kan dit vrij kiezen maar je moet dit wel aangeven bij de opmaak van je projectvoorstel in de applicatie. De projecten binnen de oproep ‘Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid’ lopen 12 maanden, dus als je start op 1 september kun je ook 12 maanden lopen. 6. Dien je in het projectvoorstel geen inhoudelijke context te geven van de Vlaamse arbeidsmarkt? Dat klopt, u dient niet te beschrijven waarom uw project relevant is voor het Vlaamse beleid. De oproepen worden geacht beleidsrelevant te zijn. Het is wel de bedoeling om een concrete situatieschets mee te geven van uw organisatie zodat dit voor de evaluatoren helder is. 7. Is een minimaal aantal werknemers verplicht? Niet voor de oproep Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid, wel voor de oproep Anders organiseren. Voor deze laatste oproep dient de organisatie over minimum 20 werknemers te beschikken per juridische entiteit. Dit dient te worden bewezen door de sociale balans op te
laden bij het projectvoorstel. Er wordt geteld per hoofd. Indien er geen sociale balans is, mag je een lijst bijvoegen met alle namen van de werknemers in loondienst. 8. Kunnen bedrijven en organisaties samenwerken? Ja, dit kan. Een partnerschap is niet verplicht maar het kan wel. Dit dient wel gemotiveerd te worden in het projectvoorstel. 9. Kan de partner wel in Brussel gevestigd zijn? Neen, dit kan niet. Dit geldt voor zowel de promotor als de partner. Indien het gaat om een organisatie in Brussel die vestigingen heeft in Vlaanderen, dan kan het wel voor de vestigingen in Vlaanderen. De oproep is gewestmaterie en Brussel is hiervoor niet bevoegd. 10. Dienen de uren voor het intern personeel ingegeven te worden per activiteit? Ja, dit dient te gebeuren in uren en per activiteit. In de fase van het projectvoorstel dienen de activiteiten meermaals terug te komen. Dit kan opgenomen worden in de kolom ‘Opmerkingen’. Dit omwille van het feit dat deze excelfile ook gebruikt zal worden voor de rapportering. Daar zal een koppeling gelegd worden met het tijdsregistratiesjabloon. 11. Staan de verschillende niveaus beschreven? Ja, dit wordt allemaal verder beschreven in de oproepdocumenten. 12. Wanneer wordt de goedkeuring van de OR of het advies van de SERR verwacht? De goedkeuring van OR of het advies van de SERR is noodzakelijk en wordt verwacht op uiterlijk 30 juni 2015. Dit kan nog bezorgd worden na indiening van het projectvoorstel maar dus uiterlijk op 30 juni 2015 via mail bij de oproepbeheerders. 13. Is een goedkeuring van een vakbondsafvaardiging voldoende? Ja, ofwel een goedkeuring van de ondernemingsraad, het CPBW of een vakbondsafvaardiging. Indien de organisatie hier niet over beschikt dan dient het advies van de SERR gevraagd te worden. 14. Mag er aangegeven worden als er nog acties gepland staan buiten het project? Het groter kader mag aangegeven worden in het projectvoorstel. De planning voor ESF Vlaanderen is echter maximaal 12 maanden. Geef in het voorstel duidelijk aan welke zaken daarna nog verder zullen opgezet worden binnen de organisatie. Dit kadert ook in het verhaal van duurzaamheid zodat het duidelijk is wat de organisatie nog plant te doen. 15. Vormt het een probleem als je nog een projectvoorstel Mensgericht ondernemen lopen hebt? Als je nog een lopend project binnen één van de oproepen Mensgericht ondernemen hebt, moet dit eerst afgelopen zijn alvorens je kan indienen in de oproepen Anders organiseren of Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid. Indien het project binnen één van de oproepen Mensgericht ondernemen afgelopen is, moet goed aangegeven worden wat gedaan werd binnen dat project en wat er precies gepland wordt in het nieuwe projectvoorstel. Vervolgprojecten zijn niet mogelijk binnen eenzelfde oproep. Je kan wel eerst een project uitvoeren binnen Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid en daarna binnen Anders organiseren of omgekeerd. 16. Als het HR beleid overkoepelend is voor meerdere vennootschappen, hoe wordt die minimale 20 werknemers voor de oproep ‘Anders organiseren’ dan bekeken?
Het is belangrijk dat er gewerkt wordt binnen de geest van de oproep ‘Anders organiseren’. Het is mogelijk om een structuurkanteling door te voeren binnen verschillende departementen maar het aantal werknemers speelt wel per juridische entiteit. Zo kan je niet een kanteling doorvoeren als je over vennootschappen heen maar aan 20 werknemers komt. Er gaan namelijk nooit teams gevormd worden over de vennootschappen heen. Het is niet de bedoeling om een ad hoc team te krijgen over vennootschappen heen gezien dat niet ten goede zal komen aan de kern van de oproep ‘Anders organiseren’. Binnen de oproep ‘Anders organiseren’ is het de bedoeling dat het structuurprobleem zelf aan de basis moet liggen en kan er niet vertrokken worden vanuit een fusie. Het is de bedoeling om organisaties te ondersteunen die op structuurproblemen botsen en hen te stimuleren om hiermee aan de slag te gaan. Het is perfect mogelijk om het project uit te voeren voor één afdeling. Er moet wel een garantie naar duurzaamheid geboden worden in het projectvoorstel. Het kan uitgeprobeerd en getest worden op één afdeling maar het is niet de bedoeling om dan te stoppen maar verder op langere termijn acties op te zetten. De kern van de oproep is een focus naar de werkbaarheid van de job. Het is dan ook niet mogelijk om gewoon herstructureringen te financieren maar er dient te worden aangetoond waarom dit relevant is voor de organisatie. Als de structuurkanteling betere werkbaarheid genereert dan kun je hierop indienen. Er worden een aantal stappen toegelicht die minimaal moeten doorlopen worden binnen een dergelijk project. Als je geen procesanalyse wil doorvoeren en dergelijke meer dan dien je beter niet in binnen deze oproep. Dit vraagt veel inspanningen van leidinggevenden en mensen. Alles is niet altijd mogelijk maar het is wel de bedoeling om alle stappen mee te nemen. Het aanpassen van processen en profielen en een ERP pakket invoeren zal niet volstaan voor een projectvoorstel binnen deze oproep. De kern moet hier aangepakt worden waardoor projecten verplicht een aantal stappen en fasen moeten doorlopen. 17. Is het nodig dat je al weet hoe die kanteling eruit moet zien bij de start van het project? Nee, dit moet nog niet. Enkel de stappen worden meegegeven die je moet doorlopen waarbij dan dient te worden aangegeven welke acties je hierrond zal gaan opzetten. 18. Wat gebeurt er met de gegevens die verzameld worden via de indicatoren? Wat krijgt het bedrijf ervan terug? Deze gegevens zijn bedoeld om te kunnen verantwoorden wat er met het geld gebeurt. De resultaten zullen teruggekoppeld worden naar elke organisatie. Er wordt wel rekening gehouden met de privacywetgeving. De cijfergegevens zijn voor een stuk nodig om terug te koppelen. Op individueel niveau wordt dit bekeken (wat heeft een project gedaan) maar bedoeling is wel om hier correct naar privacy toe mee om te gaan. Indien bijvoorbeeld voorbeelden gebruikt zullen worden voor een publicatie, dan worden de gegevens van de organisatie uiteraard anoniem gemaakt. 19. Is het de organisatie zelf die haar werknemers aanspreekt om hen te betrekken rond de vragenlijst? Ja, dat klopt. Het wordt niet verplicht dat alle werknemers dit allemaal moeten invullen. Er wordt wel gestreefd naar een zo hoog mogelijke responsgraad. Een minimale responsgraad wordt hierbij niet vooropgesteld. Indien het gaat om een heel beperkt aantal werknemers dan wordt het moeilijk om conclusies te trekken gezien de representativiteit. Deze cijfers zullen dan ook uit onze sample gehaald worden.
20. Betreft het een standaardsjabloon voor deze vragenlijsten? Ja, het sjabloon is standaard en moet door iedereen zo gebruikt en aangeleverd worden. Dit document is nu al beschikbaar als bijlage bij de oproep en kan geconsulteerd worden. 21. Bestaat er een mogelijkheid om aan deze vragenlijst zelf vragen toe te voegen? Dat is in deze fase niet de bedoeling maar dit nu eerder beperkt te houden. Suggesties hierrond zijn steeds welkom om deze vragenlijst aan te passen. Het is de bedoeling om hier nu zo mee aan de slag te gaan en te kijken wat hieruit naar boven komt. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen die vergelijkbaar zijn zodat de projecten op oproepniveau kunnen geëvalueerd worden en de cijfers kunnen gebruikt worden naar Europa toe. 22. Wanneer is een organisatie voldoende ‘matuur’ (in het geval van de oproep ‘Anders organiseren’)? Het is de bedoeling dat de organisatie al een zeker beleid heeft rond een aantal HR-processen. Dit zijn zware projecten die een zekere maturiteit vragen van de organisatie. We verwachten van organisaties die hierop indienen dat zij toch al een beleid hebben rond werving en selectie, functieprofielen hebben, functioneringsgesprekken voeren, er een dialoog is met de werknemers, … Uiteraard dienen niet alle processen voor de volle 100% goed uitgewerkt te zijn, maar er moet toch wel aangetoond kunnen worden dat er al wat zaken in het leven zijn geroepen binnen de organisatie op vlak van HR. Veel HR-processen en systemen kunnen al heel wat problemen op vlak van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, op vlak van communicatie wegwerken zonder dat daarom echt al in de structuur van de arbeidsdeling dient te worden ingegrepen. Het is pas echt wanneer blijkt dat het de structuur van de arbeidsdeling is die frustraties bij de werknemers teweeg brengt, die de werkbaarheid en betrokkenheid fnuikt, die de flexibiliteit van de organisatie ten opzichte van de klant in de weg zit, dat dient te worden ingegrepen in deze structuur. Eens je hieraan begint, kan je vaak moeilijk terug. We raden dan ook aan: bezint eer je begint. 23. Wanneer zijn er voor de oproep ‘Anders organiseren’ voldoende interne competenties aanwezig? Het is hierbij de bedoeling dat u aangeeft dat u weet wat de fasen zoals procesanalyse, herontwerp en dergelijke meer inhouden. Het is niet de bedoeling om dit aan te tonen op basis van een diploma. U kan binnen de oproep ‘Anders organiseren’ beroep doen op externe expertise. Het is wel zo dat er naast elke expert idealiter een interne medewerker staat omdat het project moet gedragen zijn binnen de organisatie. Enkel externe expertise ‘aankopen’ zal niet volstaan voor projecten binnen deze oproep. Je moet ook beschikken over inhoudelijke expertise over de thema’s waarrond je binnen deze oproep wil werken. Vandaar dat het belangrijk is om heel goed aan te geven dat u duidelijk weet wat dit allemaal inhoudt. Er dient tevens geargumenteerd te worden waarom u externe expertise aankoopt. U bent niet verplicht om met externen te werken. U bent hier vrij in en uiteraard hangt dit af van de inhoud van uw project. Dit dient logisch opgebouwd te zijn. Belangrijke tip is hierbij om een externe expert te selecteren waarmee het klikt. Het is ook perfect mogelijk dat je bij indiening van je projectvoorstel nog niet exact weet met welke externe expert je zal samenwerken. Het is niet de bedoeling om projectvoorstellen af te rekenen op deze vraag maar is eerder bedoeld als een stuk bewustwording hierrond. Het gaat binnen deze oproep om een zwaar project en het is de bedoeling dat mensen zich hier van bewust zijn van bij de start. U kan perfect daarna (na goedkeuring) nog een externe expert aantrekken.
24. Als er op dit moment al gewerkt wordt met een externe expert moet dan de markt nog geraadpleegd worden? Indien de onderaannemer gekend is voor de aanvang van het project dient er een bewijs bij het projectvoorstel gevoegd te worden. Er dient gemotiveerd te worden waarom er gekozen werd om met dezelfde onderaannemer opnieuw te werken. 25. Waarom werden de mogelijkheden qua kosten aangepast ten opzichte van vroegere oproepen? Er werd geopteerd voor vereenvoudiging. De oproep ‘Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid’ werkt met een standaardschaal inclusief 40%. Deze verrekening is al gebeurd door ESF Vlaanderen. De standaardschalen zijn hierdoor dus hoger dan in de oproepen uit het verleden. 26. Zijn er nog andere mogelijkheden om de inschaling naar niveau en anciënniteit te bewijzen? Nee, enkel wat vermeld staat in de oproepfiche en de slides van de infosessie aan bewijslast is nog mogelijk. De bewijsstukken dienen enkel opgeleverd te worden bij de rapporteringen. In de fase van het projectvoorstel is dit nog niet nodig. In het kader van de vereenvoudiging werd gekozen voor een standaardschaal inclusief 40%. Dit impliceert dat er niet meer afzonderlijk deelnemerskosten en kosten extern personeel kunnen ingebracht worden. Ook de directe en indirecte kosten zitten hierin mee verrekend. Daarom werd de standaardschaal berekend inclusief 40%. 27. Wat moet voorzien worden naar tijdsregistratie toe? Binnen beide oproepen wordt gewerkt met een standaard tijdsregistratiesjabloon. Er moet een document zijn per personeelslid dat werkt op het project. Naar rapportering toe worden zowel de ingevulde excelfile opgeladen als de ingescande versie die ondertekend werd door het betreffende personeelslid en tegengetekend werd door de leidinggevende. Dit standaardsjabloon ontslaat er het project natuurlijk niet van om inhoudelijke stukken ter staving te bewaren zoals bijvoorbeeld verslagen van de vergaderingen, … Deze stukken worden gebruikt om de tijdsregistratie tegen af te zetten. 28. Wat houdt een dagdeel van 4u in? Een dagdeel van 4u betekent dat er gedurende een periode of blok van 4u prestaties gebeuren in het kader van het project. Je kan dus enkel een dagdeel aanduiden in het tijdsregistratiedocument indien er ook daadwerkelijk 4u gepresteerd werd in het kader van het project. 29. Is het mogelijk om een drop down menu te voorzien voor de activiteiten? Ja, het is mogelijk om dit toe te voegen. 30. Kunnen organisaties prestaties registreren tijdens het weekend? Bedrijven die bijvoorbeeld van dinsdag tot zaterdag werken kunnen ook registreren in het weekend maar het moet wel aangetoond kunnen worden dat deze organisatie op die manier werkt. 31. Gaat het om de anciënniteit in de eigen organisatie? Het gaat om de anciënniteit die u als werkgever accepteert. Het kan dus ook gaan om anciënniteit die opgebouwd werd bij een vorige werkgever. Indien deze gehonoreerd wordt door de promotor dan kan deze anciënniteit ingebracht worden, maar de promotor moet dan in de arbeidsovereenkomst of jaarloonfiche kunnen aantonen dat deze anciënniteit daadwerkelijk gehonoreerd wordt in de organisatie.
32. Staat de 1.720u op jaarbasis voor een voltijds equivalent vast? Ja, dit werd beslist door de Europese Commissie. Een voltijds equivalent is standaard dus 1.720u. 33. Is steeds marktraadpleging noodzakelijk voor het aantrekken van externe expertise? Een aantoonbaar bewijs van marktconsultatie en een duidelijke motivering is noodzakelijk. Naar marktconsultatie toe betekent dit dat je minstens 3 offertes hebt opgevraagd. Indien je onderworpen bent aan de wetgeving overheidsopdrachten is die regeling uiteraard van toepassing voor het aantrekken van externe expertise. Het is geen verplichting om sowieso te kiezen voor de goedkoopste leverancier. Er dient wel een goede motivering te zijn waarom je met een bepaalde expert gaat samenwerken. 34. De minimis Er dient per subsidiegever gecheckt te worden of de ontvangen steun kadert in de de minimis staatssteunregeling. Projecten die zich situeren binnen de ESF-oproepen Coöperatief ondernemen en Mensgericht ondernemen betreft het steun in het kader van de minimis. Ook steun in het kader van de loopbaan- en diversiteitsplannen van het Departement WSE, middelen vanuit de KMO Portefeuille en bepaalde middelen vanuit het IWT vallen onder de de minimisregeling. Projecten uit de ESF-oproepen Innovatie en opleidingen in bedrijven zijn dan weer geen de minimis. De verklaring op eer in het kader van de minimis moet zowel voor de promotor als de eventuele partners opgeleverd worden. 35. Wordt het voorschot van een ESF project aanzien als een uitbetaling? Ja, dat wordt inderdaad aanzien als een uitbetaling. 36. Kan een project ingediend worden na een project Mensgericht ondernemen? Ja, dat kan maar enkel als het project Mensgericht ondernemen afgelopen is. Je gaat ook heel sterk moeten kunnen aantonen dat wat je nu gaat doen additioneel is ten opzichte van wat je reeds gedaan hebt in het afgelopen project Mensgericht ondernemen. 37. Kan er een project ingediend worden per ondernemingsnummer? Er kan maar één project worden ingediend per onderneming. Verbonden ondernemingen kunnen dus slechts één project indienen en niet voor hun verschillende vestigingen apart. 38. Moeten hogescholen een verklaring op eer in het kader van de minimis ondertekenen? Ja. Dit is eveneens verplicht voor hogescholen.
39. Wat is themawerking? We nodigen alle projecten van eenzelfde oproep uit (in 1 of 2 groepen al naargelang de ingediende thema’s) om samen te komen. Er wordt dan eventueel ook een expert uitgenodigd die een toelichting rond dit thema geeft en waarbij de promotoren kunnen reflecteren over de problemen in de organisatie en overleg kunnen plegen met de overige organisaties. 40. In sommige regio’s zijn er geen diversiteitsbudgetten meer voorradig. Sommige bedrijven willen evenwel nog rond diversiteit werken. Kan hieromtrent ook een project ingediend worden? Neen, dit kan niet in deze oproepen. Als je wil indienen in deze oproepen dan moet er reeds een basis gevormd zijn omtrent diversiteit in de bedrijven. 41. Wat is een KMO en wat is een grote onderneming? Hier geldt de Europese definitie:
42. KMO’s en grote ondernemingen kunnen een project indienen. Geldt dit ook voor social profit organisaties? Ja social profit organisaties kunnen ook een aanvraag indienen, overeenkomstig de oproepfiches en oproepbepalingen. 43. Hoe werkt een adviesaanvraag bij de SERR en welke informatie moet daarvoor bij hen aangeleverd worden? Dit is afhankelijk van de lokale SERR-afdeling. Zij werken vaak elk op een eigen manier. Meestal wordt een projectvoorstel of korte samenvatting van het in te dienen project gevraagd. Hiervoor wordt best voorafgaand contact opgenomen met de lokale SERR-afdeling.
44. Hoe zit het met partners in het project? De promotor dient het projectvoorstel en de rapporteringen in en is juridisch verantwoordelijk. De partner is vaak een verbonden organisatie (bijvoorbeeld moeder / dochter organisatie). De promotor en partner voeren inhoudelijk werk uit in het project (kosten intern personeel). Een partnerschap is niet verplicht. 45. Kan je als organisatie een projectaanvraag indienen voor zowel de oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ (GSL) als voor de oproep ‘Anders organiseren’ (AO)? Een onderneming kan een projectvoorstel indienen in ofwel de oproep Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid (GSL) ofwel in de oproep ‘Anders Organiseren’ (AO). Tegelijkertijd een projectaanvraag indienen voor beide oproepen kan niet. Wat wel kan is een projectaanvraag indienen in de oproep GSL (Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid) en na afloop van dit project een projectaanvraag indienen in een oproep Anders Organiseren. Immers de oproep Anders Organiseren bouwt verder op al wat reeds gedaan werd in Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid. 46. Moeten alle fasen in een project in oproep ‘Anders organiseren’ doorlopen worden ? Een minimaal aantal fasen, zijnde procesanalyse, herontwerp en de effectieve organisatiekanteling moeten doorlopen worden. Deze fasen moeten telkens op maat zijn van de onderneming. Je moet niet noodzakelijk gaan tot een fijnstructuur. 47. Indien een organisatie toch een opleiding management organiseert, dient dit dan beschreven te worden in het projectvoorstel? Een opleiding management kan in een breder verhaal zitten dat beschreven wordt in de projectaanvraag. Maar de uren en kost van deze opleiding kunnen niet in een project ingebracht worden. Indien een organisatie dit opneemt in de context van de projectaanvraag moet er wel duidelijk gesteld worden dat dit deel uitmaakt van een breder verhaal, maar dat de uren en kosten hiervoor niet in het project zullen ingebracht worden 48. Moet er al op voorhand een communicatie naar de medewerkers gebeuren? Want stel dat de projectaanvraag niet goedgekeurd wordt, dan komt dit niet goed over naar de medewerkers indien dit dan ook niet uitgevoerd wordt. Het is de bedoeling dat de medewerkers betrokken worden bij de opzet van het project en dat zij op de hoogte gebracht worden van wat men wil doen in dit project. Indien je wacht om de medewerkers op de hoogte te brengen tot de start van het project dan is de kans groot dat je hen overvalt met wat je binnen een beperkte periode van 12 maanden (oproep GSL) of 18 maanden (oproep AO) wil realiseren. Het vergt tijd vooraleer een culturele en organisatorische verandering in een organisatie als iets positief ervaren wordt bij medewerkers. Indien een organisatie beslist om aan verandering te werken, mag dit ook niet afhankelijk zijn van een subsidie. Het wordt ook steeds als positief ervaren als de medewerkers betrokken worden in de verandering en wanneer ook aan hen gevraagd wordt hoe zij een organisatiestructuur idealiter zien. Opgelet het is geenszins de bedoeling dat een projectaanvraag wordt ingediend om een fusie van organisaties voor te bereiden. De opzet van deze oproepen is een verbetering van de werkbaarheid van de jobs. 49. Hoe moeten de diverse manieren en technieken binnen oproep ‘Anders Organiseren’ bekeken worden? Er bestaan verschillende technieken om een structuurkanteling door te voeren. In deze oproep wordt vertrokken vanuit de socio-technische benadering, maar er zijn ook andere benaderingen mogelijk. Let wel op: de focus moet steeds liggen op de werkbaarheid voor de werknemers die moet verbeteren en dit door een structuuraanpassing te doen. Er is geen
algemeen stappenplan voorhanden of geen blauwdruk die altijd in elke situatie werkt. Er moet steeds gekeken worden op maat van de onderneming. 50. Kan er in de oproep ‘Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid’ geen kost extern personeel ingebracht worden? Neen de kost voor extern personeel zit voor de oproep ‘Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid’ reeds vervat in de 40% forfait van de standaardkost intern personeel. Dus de kost extern personeel kan niet afzonderlijk ingebracht worden. Voor de oproep ‘Anders organiseren’ is er wel een aparte kostenrubriek Extern personeel en is bijgevolg de forfait van de standaardschalen intern personeel lager. 51. Hoe moet de minimis nagegaan worden? In de organisatie wordt best een lijst opgevraagd bij de boekhouding met alle subsidies die ontvangen werden in de periode van 3 jaar voor de projectaanvraag. Voor elk van de subsidies moet nagegaan worden of deze valt onder de de minimis regeling. Bij twijfel kan je best bij de betreffende subsidieverlener navragen of deze subsidie onder de de minimis valt of niet. 52. Vormt een partnerschap een voordeel in de projectaanvraag ? Een partnerschap scoort niet beter in een projectaanvraag dan geen partnerschap. Belangrijk is dat indien er partner(s) zijn in het project deze ook een duidelijke meerwaarde geven aan het project. 53. Kunnen werknemers die tewerkgesteld zijn in een andere organisatie dan bij de promotor ook als kost intern personeel ingebracht worden ? Indien de werknemers van een andere organisatie ook inhoudelijk aan het project werken en als kost intern personeel willen opgenomen worden dan moet de organisatie waar zij tewerkgesteld zijn als partner opgenomen worden in het project. 54. Wat is het verschil tussen een opleidingsplan en het ontwikkelen van competenties (oproep GSL)? Een opleidingsplan wordt op maat van het bedrijf gemaakt en hierin wordt opgenomen voor welke werknemers men welke opleidingen wil voorzien. Dit wordt vaak door de organisatie jaarlijks opgesteld voor opleidingen die moeten gevolgd worden. In een loopbaanplan wordt duidelijk gemaakt welke competenties een werknemer moet verwerven om te kunnen evolueren naar een andere functie binnen de organisaties. 55. Kunnen POP’s ontwikkeld worden (oproep GSL)? De ontwikkeling van POP’s is mogelijk in het kader van de loopbaan- en diversiteitsplannen. Om mogelijke dubbele financiering vanuit de overheid te vermijden kunnen POP’s niet ontwikkeld worden binnen deze oproep. De promotor kan vermelden dat deze zullen ontwikkeld worden maar de tijdsbesteding en kost moeten buiten het project gehouden worden. 56. Kan men een traject uitwerken voor opleidingen voor leidinggevenden (oproep GSL)? In deze oproep gaat het om het ontwikkelen van systemen / processen die dan nadien kunnen toegepast worden in de organisatie. Het is niet de bedoeling om in deze oproep de werknemers een functioneringsgesprek te laten afnemen door de leidinggevende. Het geven van opleidingen aan leidinggevenden is dan ook niet mogelijk binnen deze oproep en het uitwerken van een plan hiervoor valt eigenlijk onder het strategische opleidingsplan wat eveneens niet mogelijk is. 57. Wat wordt verwacht van het coachen van leidinggevenden (oproep GSL)? Het betreft hier het werken aan de omslag van een directieve rol naar een meer coachende rol voor de leidinggevende. Het is de bedoeling hierrond een systeem / procedures uit te werken
of een systeem van intervisie te ontwikkelen waar leidinggevenden samenkomen om over een coachende benadering te brainstormen. Er moeten daarom geen nieuwe tools of systemen ontwikkeld worden want die bestaan al op de markt. Het gaat wel om het vastleggen van hoe hier in de organisatie mee omgegaan zal worden, maar dit is afhankelijk van organisatie tot organisatie. 58. Hoe moet je de verschillende financieringen berekenen? U moet het additionaliteitsprincipe toepassen. Dit betekent dat eerst de private financiering moet bepaald worden (30% of 50% van de totale subsidiabele kost naargelang de organisatie een KMO of grote onderneming is). Dan moet u de overige financieringsbronnen opgeven indien die er zijn (publieke middelen, persoonsgebonden financiering,….). De resterende kosten kunnen verdeeld worden over de subsidies VCF en ESF in een verhouding van elk 50%. Dus (totale subsidiabele kost – private financiering – cofinanciering ) * 50% = ESF subsidie. Dezelfde berekening dient te gebeuren om de Vlaamse cofinanciering te bepalen. 59. Moet de ondernemingsraad het project goedkeuren of de deelname aan het project goedkeuren ? De OR moet het project goedkeuren. 60. Wanneer er een fusie in de organisatie is, kan dan een project in de oproep ‘Anders organiseren’ ingediend worden? De opzet van deze oproep is niet herstructureringen / fusies subsidiëren. Het doel van de oproep is om organisaties die merken dat de huidige structuur voor frustraties zorgt bij de werknemers, deze structuur de werkbaarheid van hun jobs belemmert en de flexibiliteit van de organisatie tegenhoudt de kans te geven om op zoek te gaan naar een structuur die meer kansen biedt op dit vlak voor zowel werknemer als organisatie. Indien bijvoorbeeld twee organisaties op dit moment al feitelijk samenwerken en u nu, omwille van het verbeteren van de werkbaarheid en door de problemen waarop u botst, een nieuwe structuur wil invoeren dan kan dit wel. De insteek mag echter niet de fusie of herstructurering van de organisatie zijn. De hoofddoelstelling is het verbeteren van de kwaliteit van de arbeid/werkbaarheid en dit zal dus ook telkens moeten aangetoond worden. 61. Mag men in de oproep AO beginnen met een fijnstructuur (dus omgekeerd in de planning werken) ? Neen. U moet eerst kijken naar de structuur van arbeidsdeling en hoe jobs moeten ingevuld worden (ipv te beginnen kijken door wie). De insteek moet vertrekken vanuit een procesanalyse. Op deze manier wordt er dieper over de organisatie nagedacht. De oproep richt zich dus niet tot organisaties die dit al gedaan hebben en nu enkel nog willen focussen op het invoeren van zelfsturende teams. 62. Kan de tijdsbesteding en kost van een opleiding ingebracht worden voor het intern personeel? Er kan geen tijdsbesteding noch kost voor het volgen van opleidingen ingebracht worden. Indien de gevolgde opleiding nadien verwerkt wordt om de opgedane kennis toe te passen in het project dan kan die tijd wel ingebracht worden. 63. Kan er in de oproep Anders organiseren een kost ingebracht worden voor het volgen van opleidingen? Neen, kosten voor opleidingen kunnen ook in deze oproep niet ingebracht worden. 64. Worden de oproepen GSL en AO nog herhaald na de deadline van 30/06/2015?
In 2015 worden de oproepen niet meer herhaald. Of deze oproepen nog herhaald zullen worden in 2016 hangt af van de focus van het beleid op dat moment. Dit is nog helemaal niet gekend. 65. Wanneer wordt het voorschot uitbetaald ? Na de goedkeuring wordt een projectovereenkomst opgemaakt. Wanneer deze projectovereenkomst zowel door promotor als ESF Vlaanderen ondertekend is, wordt een voorschot Vlaamse cofinanciering uitbetaald. 66. Hoe verloopt de uitbetaling van de subsidies dan na het voorschot? De uitbetaling van de subsidies verloopt telkens op basis van de kosten die door de promotor worden gedeclareerd als zijnde gemaakt tijdens de afgelopen periode. Bij rapportering dienen deze te worden ingebracht. Aan de hand van tijdsregistraties (en andere bewijsstukken) worden deze kosten vervolgens door ESF gecontroleerd en uitbetaald. - Oproep GSL: er is maar 1 rapportering. Na indiening van de eindrapportering wordt ofwel een bedrag Vlaamse cofinanciering bijbetaald ofwel een deel van het voorschot teruggevorderd. Dit is afhankelijk van het kosten en financieringsschema bij de rapportbeoordeling. Tevens zal een bedrag ESF uitbetaald worden. - Oproep AO: er zijn 2 rapporteringen. Na indiening van de eerste tussentijdse rapportering wordt op basis van de rapportbeoordeling een deel Vlaamse cofinanciering bijbetaald ofwel een deel van het voorschot overgedragen naar de volgende rapportering. Voor de tweede rapportperiode wordt eventueel een volgend voorschot uitbetaald (afhankelijk van het kosten en financieringsschema bij de rapportbeoordeling). Tevens zal een bedrag ESF uitbetaald worden. Na indiening van de eindrapportering wordt ofwel een bedrag Vlaamse cofinanciering bijbetaald ofwel een deel van het voorschot teruggevorderd. Dit afhankelijk van het kosten en financieringsschema bij de rapportbeoordeling. Ook hier zal dan een bedrag ESF uitbetaald worden.
