OP ESF Vlaanderen 2014 - 2020 FAQ Oproep 309 - Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid Oproep 310 - Anders organiseren Prioriteit uit OP: 4 – Mensgericht ondernemen
1.
Stel dat je de oefening maakt rond het strategisch competentiebeleid, kun je dan de opleidingen zelf eventueel laten subsidiëren binnen de oproep ‘Opleidingen in bedrijven’? Ja, je kan de beide oproepen (Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid en Anders organiseren) combineren met de oproep ‘Opleidingen in bedrijven’ indien gewenst maar uiteraard op basis van de geldende criteria in beide oproepen. 2. Kunnen de acties binnen de pijler ‘Loopbaanbeleid’ verder gaan dan enkel burn-out? Kan dit ook voor thema’s als gezondheid op het werk en preventie (psychosociaal luik)? De oproep focust op het opzetten van een beleid en niet op het uitvoeren van bepaalde scans. Het is de bedoeling om te werken aan een beleid dat de organisatie gaat opzetten om te kunnen omgaan met de elementen die uit de scans naar boven zijn gekomen. Met andere woorden, te werken aan het opzetten van duurzame systemen en processen. 3. Is het de bedoeling om telkens in te zetten op de 3 pijlers of kan er gekozen worden om te werken aan slechts één pijler? Het is de bedoeling om in te zetten op elke pijler en niet op één pijler afzonderlijk. Het is de bedoeling om te werken aan een geïntegreerd en een strategisch beleid waarbij alle elementen op elkaar inspelen en elkaar versterken. Indien echter blijkt dat bepaalde pijlers reeds sterk werden uitgewerkt in het verleden, dan dient dit aangetoond te worden en kan het project werken rond de versterking van de ontbrekende pijler. 4. Is intervisie mogelijk bij het uitwerken van een coachend leiderschap? Ja, intervisie kan wel maar opleidingen waarbij het management opgeleid wordt kan niet. 5. Mag je als bedrijf vrij kiezen of je start op 1 augustus of 1 september? Ja, je kan dit vrij kiezen maar je moet dit wel aangeven bij de opmaak van je projectvoorstel in de applicatie. De projecten binnen de oproep ‘Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid’ lopen 12 maanden, dus als je start op 1 september kun je ook 12 maanden lopen. 6. Dien je in het projectvoorstel geen inhoudelijke context te geven van de Vlaamse arbeidsmarkt? Dat klopt, u dient niet te beschrijven waarom uw project relevant is voor het Vlaamse beleid. De oproepen worden geacht beleidsrelevant te zijn. Het is wel de bedoeling om een concrete situatieschets mee te geven van uw organisatie zodat dit voor de evaluatoren helder is. 7. Is een minimaal aantal werknemers verplicht? Niet voor de oproep Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid, wel voor de oproep Anders organiseren. Voor deze laatste oproep dient de organisatie over minimum 20 werknemers te beschikken per juridische entiteit. Dit dient te worden bewezen door de sociale balans op te
laden bij het projectvoorstel. Er wordt geteld per hoofd. Indien er geen sociale balans is, mag je een lijst bijvoegen met alle namen van de werknemers in loondienst. 8. Zijn dit éénmalige oproepen of worden deze nog herhaal later dit jaar? Dat is momenteel nog niet duidelijk. Er zal gekeken worden naar de besteding van de middelen en afhankelijk daarvan wordt beslist of er nog opgeroepen wordt. Deze situatie zal pas duidelijk worden vanaf eind april. Als er dit jaar nog opgeroepen wordt zullen het de oproepen zijn zoals nu voorgesteld. 9. Kunnen bedrijven en organisaties samenwerken? Ja, dit kan. Een partnerschap is niet verplicht maar het kan wel. Dit dient wel gemotiveerd te worden in het projectvoorstel. 10. Kan de partner wel in Brussel gevestigd zijn? Neen, dit kan niet. Dit geldt voor zowel de promotor als de partner. Indien het gaat om een organisatie in Brussel die vestigingen heeft in Vlaanderen, dan kan het wel voor de vestigingen in Vlaanderen. De oproep is gewestmaterie en Brussel is hiervoor niet bevoegd. 11. Dienen de uren voor het intern personeel ingegeven te worden per activiteit? Ja, dit dient te gebeuren in uren en per activiteit. In de fase van het projectvoorstel dienen de activiteiten meermaals terug te komen. Dit kan opgenomen worden in de kolom ‘Opmerkingen’. Dit omwille van het feit dat deze excelfile ook gebruikt zal worden voor de rapportering. Daar zal een koppeling gelegd worden met het tijdsregistratiesjabloon. 12. Staan de verschillende niveaus beschreven? Ja, dit wordt allemaal verder beschreven in de oproepdocumenten. 13. Wanneer wordt de goedkeuring van de OR of het advies van de SERR verwacht? De goedkeuring van OR of het advies van de SERR is noodzakelijk en wordt verwacht op uiterlijk 30 juni 2015. Dit kan nog bezorgd worden na indiening van het projectvoorstel maar dus uiterlijk op 30 juni 2015 via mail bij de oproepbeheerders. 14. Is een goedkeuring van een vakbondsafvaardiging voldoende? Ja, ofwel een goedkeuring van de ondernemingsraad, het CPBW of een vakbondsafvaardiging. Indien de organisatie hier niet over beschikt dan dient het advies van de SERR gevraagd te worden. 15. Mag er aangegeven worden als er nog acties gepland staan buiten het project? Het groter kader mag aangegeven worden in het projectvoorstel. De planning voor ESF Vlaanderen is echter maximaal 12 maanden. Geef in het voorstel duidelijk aan welke zaken daarna nog verder zullen opgezet worden binnen de organisatie. Dit kadert ook in het verhaal van duurzaamheid zodat het duidelijk is wat de organisatie nog plant te doen. 16. Vormt het een probleem als je nog een projectvoorstel Mensgericht ondernemen lopen hebt? Als je nog een lopend project binnen één van de oproepen Mensgericht ondernemen hebt, moet dit eerst afgelopen zijn alvorens je kan indienen in één van deze nieuwe oproepen. Indien het project binnen één van de oproepen Mensgericht ondernemen afgelopen is, moet goed aangegeven worden wat gedaan werd binnen dat project en wat er precies gepland wordt in het nieuwe projectvoorstel.
Vervolgprojecten zijn niet mogelijk binnen eenzelfde oproep. Je kan wel eerst een project uitvoeren binnen Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid en daarna binnen Anders organiseren of omgekeerd. 17. Als het HR beleid overkoepelend is voor meerdere vennootschappen, hoe wordt die minimale 20 werknemers voor de oproep ‘Anders organiseren’ dan bekeken? Het is belangrijk dat er gewerkt wordt binnen de geest van de oproep ‘Anders organiseren’. Het is mogelijk om een structuurkanteling door te voeren binnen verschillende departementen maar het aantal werknemers speelt wel per juridische entiteit. Zo kan je niet een kanteling doorvoeren als je over vennootschappen heen maar aan 20 werknemers komt. Er gaan namelijk nooit teams gevormd worden over de vennootschappen heen. Het is niet de bedoeling om een ad hoc team te krijgen over vennootschappen heen gezien dat niet ten goede zal komen aan de kern van de oproep ‘Anders organiseren’. Binnen de oproep ‘Anders organiseren’ is het de bedoeling dat het structuurprobleem zelf aan de basis moet liggen en kan er niet vertrokken worden vanuit een fusie. Het is de bedoeling om organisaties te ondersteunen die op structuurproblemen botsen en hen te stimuleren om hiermee aan de slag te gaan. Het is perfect mogelijk om het project uit te voeren voor één afdeling. Er moet wel een garantie naar duurzaamheid geboden worden in het projectvoorstel. Het kan uitgeprobeerd en getest worden op één afdeling maar het is niet de bedoeling om dan te stoppen maar verder op langere termijn acties op te zetten. De kern van de oproep is een focus naar de werkbaarheid van de job. Het is dan ook niet mogelijk om gewoon herstructureringen te financieren maar er dient te worden aangetoond waarom dit relevant is voor de organisatie. Als de structuurkanteling betere werkbaarheid genereert dan kun je hierop indienen. Er worden een aantal stappen toegelicht die minimaal moeten doorlopen worden binnen een dergelijk project. Als je geen procesanalyse wil doorvoeren en dergelijke meer dan dien je beter niet in binnen deze oproep. Dit vraagt veel inspanningen van leidinggevenden en mensen. Alles is niet altijd mogelijk maar het is wel de bedoeling om alle stappen mee te nemen. Het aanpassen van processen en profielen en een ERP pakket invoeren zal niet volstaan voor een projectvoorstel binnen deze oproep. De kern moet hier aangepakt worden waardoor projecten verplicht een aantal stappen en fasen moeten doorlopen. 18. Is het nodig dat je al weet hoe die kanteling eruit moet zien bij de start van het project? Nee, dit moet nog niet. Enkel de stappen worden meegegeven die je moet doorlopen waarbij dan dient te worden aangegeven welke acties je hierrond zal gaan opzetten. 19. Wat gebeurt er met de gegevens die verzameld worden via de indicatoren? Wat krijgt het bedrijf ervan terug? Deze gegevens zijn bedoeld om te kunnen verantwoorden wat er met het geld gebeurt. De resultaten zullen teruggekoppeld worden naar elke organisatie. Er wordt wel rekening gehouden met de privacywetgeving. De cijfergegevens zijn voor een stuk nodig om terug te koppelen. Op individueel niveau wordt dit bekeken (wat heeft een project gedaan) maar bedoeling is wel om hier correct naar privacy toe mee om te gaan. Indien bijvoorbeeld voorbeelden gebruikt zullen worden voor een publicatie, dan worden de gegevens van de organisatie uiteraard anoniem gemaakt. 20. Is het de organisatie zelf die haar werknemers aanspreekt om hen te betrekken rond de vragenlijst?
Ja, dat klopt. Het wordt niet verplicht dat alle werknemers dit allemaal moeten invullen. Er wordt wel gestreefd naar een zo hoog mogelijke responsgraad. Een minimale responsgraad wordt hierbij niet vooropgesteld. Indien het gaat om een heel beperkt aantal werknemers dan wordt het moeilijk om conclusies te trekken gezien de representativiteit. Deze cijfers zullen dan ook uit onze sample gehaald worden. 21. Betreft het een standaardsjabloon voor deze vragenlijsten? Ja, het sjabloon is standaard en moet door iedereen zo gebruikt en aangeleverd worden. Dit document is nu al beschikbaar als bijlage bij de oproep en kan geconsulteerd worden. 22. Bestaat er een mogelijkheid om aan deze vragenlijst zelf vragen toe te voegen? Dat is in deze fase niet de bedoeling maar dit nu eerder beperkt te houden. Suggesties hierrond zijn steeds welkom om deze vragenlijst aan te passen. Het is de bedoeling om hier nu zo mee aan de slag te gaan en te kijken wat hieruit naar boven komt. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen die vergelijkbaar zijn zodat de projecten op oproepniveau kunnen geëvalueerd worden en de cijfers kunnen gebruikt worden naar Europa toe. 23. Wanneer is een organisatie voldoende ‘matuur’ (in het geval van de oproep ‘Anders organiseren’)? Het is de bedoeling dat de organisatie al een zeker beleid heeft rond een aantal HR-processen. Dit zijn zware projecten die een zekere maturiteit vragen van de organisatie. We verwachten van organisaties die hierop indienen dat zij toch al een beleid hebben rond werving en selectie, functieprofielen hebben, functioneringsgesprekken voeren, er een dialoog is met de werknemers, … Uiteraard dienen niet alle processen voor de volle 100% goed uitgewerkt te zijn, maar er moet toch wel aangetoond kunnen worden dat er al wat zaken in het leven zijn geroepen binnen de organisatie op vlak van HR. Veel HR-processen en systemen kunnen al heel wat problemen op vlak van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, op vlak van communicatie wegwerken zonder dat daarom echt al in de structuur van de arbeidsdeling dient te worden ingegrepen. Het is pas echt wanneer blijkt dat het de structuur van de arbeidsdeling is die frustraties bij de werknemers teweeg brengt, die de werkbaarheid en betrokkenheid fnuikt, die de flexibiliteit van de organisatie ten opzichte van de klant in de weg zit, dat dient te worden ingegrepen in deze structuur. Eens je hieraan begint, kan je vaak moeilijk terug. We raden dan ook aan: bezint eer je begint. 24. Wanneer zijn er voor de oproep ‘Anders organiseren’ voldoende interne competenties aanwezig? Het is hierbij de bedoeling dat u aangeeft dat u weet wat de fasen zoals procesanalyse, herontwerp en dergelijke meer inhouden. Het is niet de bedoeling om dit aan te tonen op basis van een diploma. U kan binnen de oproep ‘Anders organiseren’ beroep doen op externe expertise. Het is wel zo dat er naast elke expert idealiter een interne medewerker staat omdat het project moet gedragen zijn binnen de organisatie. Enkel externe expertise ‘aankopen’ zal niet volstaan voor projecten binnen deze oproep. Je moet ook beschikken over inhoudelijke expertise over de thema’s waarrond je binnen deze oproep wil werken. Vandaar dat het belangrijk is om heel goed aan te geven dat u duidelijk weet wat dit allemaal inhoudt. Er dient tevens geargumenteerd te worden waarom u externe expertise aankoopt. U bent niet verplicht om met externen te werken. U bent hier vrij in en uiteraard hangt dit af van de inhoud van uw project. Dit dient logisch opgebouwd te zijn. Belangrijke tip is hierbij om een externe expert te selecteren waarmee het klikt.
Het is ook perfect mogelijk dat je bij indiening van je projectvoorstel nog niet exact weet met welke externe expert je zal samenwerken. Het is niet de bedoeling om projectvoorstellen af te rekenen op deze vraag maar is eerder bedoeld als een stuk bewustwording hierrond. Het gaat binnen deze oproep om een zwaar project en het is de bedoeling dat mensen zich hier van bewust zijn van bij de start. U kan perfect daarna (na goedkeuring) nog een externe expert aantrekken. 25. Als er op dit moment al gewerkt wordt met een externe expert moet dan de markt nog geraadpleegd worden? Indien de onderaannemer gekend is voor de aanvang van het project dient er een bewijs bij het projectvoorstel gevoegd te worden. Er dient gemotiveerd te worden waarom er gekozen werd om met dezelfde onderaannemer opnieuw te werken. 26. Waarom werden de mogelijkheden qua kosten aangepast ten opzichte van vroegere oproepen? Er werd geopteerd voor vereenvoudiging. De oproep ‘Geïntegreerd Strategisch Loopbaanbeleid’ werkt met een standaardschaal inclusief 40%. Deze verrekening is al gebeurd door ESF Vlaanderen. De standaardschalen zijn hierdoor dus hoger dan in de oproepen uit het verleden. 27. Zijn er nog andere mogelijkheden om de inschaling naar niveau en anciënniteit te bewijzen? Nee, enkel wat vermeld staat in de oproepfiche en de slides van de infosessie aan bewijslast is nog mogelijk. De bewijsstukken dienen enkel opgeleverd te worden bij de rapporteringen. In de fase van het projectvoorstel is dit nog niet nodig. In het kader van de vereenvoudiging werd gekozen voor een standaardschaal inclusief 40%. Dit impliceert dat er niet meer afzonderlijk deelnemerskosten en kosten extern personeel kunnen ingebracht worden. Ook de directe en indirecte kosten zitten hierin mee verrekend. Daarom werd de standaardschaal berekend inclusief 40%. 28. Wat moet voorzien worden naar tijdsregistratie toe? Binnen beide oproepen wordt gewerkt met een standaard tijdsregistratiesjabloon. Er moet een document zijn per personeelslid dat werkt op het project. Naar rapportering toe worden zowel de ingevulde excelfile opgeladen als de ingescande versie die ondertekend werd door het betreffende personeelslid en tegengetekend werd door de leidinggevende. Dit standaardsjabloon ontslaat er het project natuurlijk niet van om inhoudelijke stukken ter staving te bewaren zoals bijvoorbeeld verslagen van de vergaderingen, … Deze stukken worden gebruikt om de tijdsregistratie tegen af te zetten. 29. Wat houdt een dagdeel van 4u in? Een dagdeel van 4u betekent dat er gedurende een periode of blok van 4u prestaties gebeuren in het kader van het project. Je kan dus enkel een dagdeel aanduiden in het tijdsregistratiedocument indien er ook daadwerkelijk 4u gepresteerd werd in het kader van het project. 30. Is het mogelijk om een drop down menu te voorzien voor de activiteiten? Ja, het is mogelijk om dit toe te voegen. 31. Kunnen organisaties prestaties registreren tijdens het weekend? Bedrijven die bijvoorbeeld van dinsdag tot zaterdag werken kunnen ook registreren in het weekend maar het moet wel aangetoond kunnen worden dat deze organisatie op die manier werkt.
32. Gaat het om de anciënniteit in de eigen organisatie? Het gaat om de anciënniteit die u als werkgever accepteert. Het kan dus ook gaan om anciënniteit die opgebouwd werd bij een vorige werkgever. Indien deze gehonoreerd wordt door de promotor dan kan deze anciënniteit ingebracht worden, maar de promotor moet dan in de arbeidsovereenkomst of jaarloonfiche kunnen aantonen dat deze anciënniteit daadwerkelijk gehonoreerd wordt in de organisatie. 33. Staat de 1.720u op jaarbasis voor een voltijds equivalent vast? Ja, dit werd beslist door de Europese Commissie. Een voltijds equivalent is standaard dus 1.720u. 34. Is steeds marktraadpleging noodzakelijk voor het aantrekken van externe expertise? Een aantoonbaar bewijs van marktconsultatie en een duidelijke motivering is noodzakelijk. Naar marktconsultatie toe betekent dit dat je minstens 3 offertes hebt opgevraagd. Indien je onderworpen bent aan de wetgeving overheidsopdrachten is die regeling uiteraard van toepassing voor het aantrekken van externe expertise. Het is geen verplichting om sowieso te kiezen voor de goedkoopste leverancier. Er dient wel een goede motivering te zijn waarom je met een bepaalde expert gaat samenwerken. 35. De minimis Er dient per subsidiegever gecheckt te worden of de ontvangen steun kadert in de de minimis staatssteunregeling. Projecten die zich situeren binnen de ESF oproepen Coöperatief ondernemen en Mensgericht ondernemen betreft het steun in het kader van de minimis. Ook steun in het kader van de loopbaan- en diversiteitsplannen van het Departement WSE, middelen vanuit de KMO Portefeuille en bepaalde middelen vanuit het IWT vallen onder de de minimisregeling. Projecten uit de ESF oproepen Innovatie en opleidingen in bedrijven zijn dan weer geen de minimis. De verklaring op eer in het kader van de minimis moet zowel voor de promotor als de eventuele partners opgeleverd worden. 36. Wordt het voorschot van een ESF project aanzien als een uitbetaling? Ja, dat wordt inderdaad aanzien als een uitbetaling. 37. Kan een project ingediend worden na een project Mensgericht ondernemen? Ja, dat kan maar enkel als het project Mensgericht ondernemen afgelopen is. Je gaat ook heel sterk moeten kunnen aantonen dat wat je nu gaat doen additioneel is ten opzichte van wat je reeds gedaan hebt in het afgelopen project Mensgericht ondernemen. 38. Kan er een project ingediend worden per ondernemingsnummer? Er kan maar één project worden ingediend per onderneming. Verbonden ondernemingen kunnen dus slechts één project indienen en niet voor hun verschillende vestigingen apart. 39. Moeten hogescholen een verklaring op eer in het kader van de minimis ondertekenen? Ja. Dit is eveneens verplicht voor hogescholen.
