PEKELILING BENDAHARI BIL : 9 /2009 PEJABAT BENDAHARI
No Rujukan
: 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh
:
1 Disember 2009
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus Negeri UiTM Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN PEMBUKAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA 1.0
TUJUAN Sebagai garis panduan untuk menjelaskan peraturan pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi serta tanggungjawab pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan di dalam mesyuarat yang ke 165 pada 16 November 2009 telah meluluskan Garis Panduan Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.
1
2.0
TAKRIFAN
2.1
“Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus Negeri UiTM yang menerima
peruntukan
perbelanjaan.
Bagi
maksud
pelaksanaan
pekeliling ini, UiTM Shah Alam adalah termasuk Kampus Induk Shah Alam, Kampus Seksyen 17, Kampus Jalan Othman dan Kampus Alamanda manakala Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana adalah dikategorikan sebagai cawangan UiTM. 2.2
“Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana adalah setaraf dengan Pengarah UiTM Cawangan.
2.3
“Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.4
“Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Contoh bekalan adalah seperti barang makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
2.5
“Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek boleh dikategorikan seperti berikut:
2
tertentu dan
(a)
Perkhidmatan Fasiliti Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan, infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan seumpamanya.
(b)
Perkhidmatan Am Perkhidmatan lain selain daripada perkhidmatan fasiliti dan perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.
Takrif ”Perkhidmatan” di dalam pekeliling ini adalah tidak termasuk Perkhidmatan Perunding di mana urusan pelantikan perunding tidak tertakluk kepada kaedah perolehan biasa seperti Tender, Sebut Harga Rasmi atau pun Pembelian Terus tetapi mengikut peraturan khas bagi perolehan Perkhidmatan Perunding. 2.6
“Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
2.7
“Pelawaan
Tender”
adalah
proses
mempelawa
vendor
yang
berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerjakerja yang bernilai melebihi RM500,000 bagi setiap pelawaan.
2.8
”Pelawaan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa vendor yang berkelayakan untuk mengemukakan sebut harga sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan untuk menyertai Sebut Harga Rasmi : 3
(a)
Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000 bagi setiap pelawaan; dan
(b)
Perolehan kerja awam yang bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM500,000 bagi setiap pelawaan.
2.9
“Penilaian Sebut Harga Rasmi / Tender ” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh penyebutharga /petender mengikut format yang telah ditetapkan.
Bagi Sebut Harga Rasmi /
Tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian disediakan oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga.
2.10
“Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh vendor untuk tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi semua
kaedah
perolehan
UiTM.
Jenis-jenis
katalog
tersebut
termasuklah katalog asal dari vendor, cetakan dari internet, fotostat dan faks.
3.0
PERATURAN PEMBUKAAN PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
3.1
Arahan Perbendaharaan 197 dan 170.2(e) menyatakan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan secepat mungkin pada waktu yang telah ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua (2) ahli di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai kumpulan pengurusan dan professional. Penubuhan Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah seperti berikut:
4
3.1.1 UiTM Shah Alam Dilantik oleh Naib Canselor UiTM di mana jawatankuasa ini dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam dan wakil dari Pejabat Pendaftar. Keahlian wakil dari Pejabat Pendaftar boleh terdiri daripada mana-mana pegawai UiTM Shah Alam selain dari pegawai daripada Pejabat Bendahari. Setiap kumpulan akan diketuai oleh seorang Ketua Kumpulan.
Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam ialah Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam manakala Ketua Kumpulan wakil Pejabat Pendaftar adalah ditentukan oleh Pejabat Pendaftar.
3.1.2 UiTM Cawangan / Kampus Negeri
Dilantik oleh Pengarah
UiTM Cawangan / Penyelaras UiTM
Kampus Negeri di mana jawatankuasa ini dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM dan wakil dari Pejabat Pengarah UiTM Cawangan / Pejabat Penyelaras Kampus Negeri. Keahlian wakil dari Pejabat Pengarah / Pejabat Penyelaras boleh terdiri daripada mana-mana pegawai UiTM Cawangan/Kampus Negeri yang berkenaan selain dari pegawai daripada Pejabat Bendahari. Tertakluk kepada keperluan, setiap kumpulan boleh diketuai oleh seorang Ketua Kumpulan.
Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri ialah Ketua Unit Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri manakala Ketua Kumpulan
5
wakil Pejabat Pengarah / Penyelaras adalah ditentukan oleh Pengarah / Penyelaras UiTM Cawangan / Kampus Negeri.
Jika tiada Ketua Kumpulan dilantik, tugas yang disenaraikan di perenggan 5.0 akan diambil alih oleh Ketua Unit Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri.
Bagi setiap sesi pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah terlantik secara automatik dari kalangan ahli di dalam Gred Jawatan 41 dan ke atas mengikut susunan keutamaan seperti berikut:-
i. kekananan dalam jawatan hakiki; ii. kekananan dalam perkhidmatan, sekiranya terdapat dua orang atau lebih ahli yang berjawatan hakiki yang sama atau setara semasa sesi pembukaan tersebut.
3.2
Arahan Perbendaharaan 196 menetapkan dua kunci yang
berbeza
bagi setiap peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan. Bagi tujuan tersebut, setiap anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi akan diserah secara bertulis dan akan disimpan oleh setiap ahli kumpulan
secara berasingan atau dipegang secara
berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan.
Sebagai langkah kawalan dalaman, pegawai-pegawai berikut adalah tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi:
6
a.
Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.
b.
Pegawai
kumpulan
pengurusan
dan
profesional
Pejabat
Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri. Pengecualian diberi jika pegawai tersebut tidak meluluskan baucar bayaran serta tidak menjadi Ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Rasmi UiTM Cawangan / Kampus Negeri. c.
Pengarah / Penyelaras UiTM Cawangan / Kampus Negeri.
Dalam kes-kes tertentu, Bendahari adalah diberi kuasa untuk memberi pengecualian kepada peraturan di perenggan 3.2.a, 3.2.b dan 3.2.c.
Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi yang mempunyai kepentingan terhadap sesuatu Tender atau Sebut Harga Rasmi atau akan membuat penilaian Tender atau Sebut Harga Rasmi adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan tidak dibenarkan membuka Peti Tender atau Sebut Harga Rasmi.
3.3 Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi bagi tujuan menasihat, memantau dan menyelaras kepada proses pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi. Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan untuk membuka peti tender dan sebut harga rasmi.
3.4 Bagi setiap pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi, Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi mestilah terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan.
7
4.0
TUGAS KETUA UNIT PELAWAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN
/ KETUA UNIT PEROLEHAN
PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS NEGERI
4.1 Menyedia dan mengemaskini Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi setiap hari. 4.2 Menghantar Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi kepada Ketua-ketua Kumpulan setiap hari Isnin atau hari bekerja berikutnya jika hari Isnin merupakan hari cuti.
4.3 Meminda tarikh dan masa pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, jika perlu dan memaklumkan maklumat tersebut kepada Ketua-ketua Kumpulan.
4.4 Menyelaras senarai ahli yang akan membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan memastikan sekurang-kurangnya terdiri daripada dua (2) Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi di mana seorang daripadanya mestilah terdiri daripada pegawai kumpulan pengurusan dan professional serta terdiri daripada wakil dua (2) kumpulan yang berlainan.
4.5 Memaklumkan kepada Ketua-ketua Kumpulan jika terdapat perubahan masa dan tarikh bagi sesuatu sesi pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.
4.6 Memastikan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi ditutup pada tarikh dan masa tutup yang ditetapkan.
4.7 Memantau untuk memastikan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi dibuka secepat mungkin selepas Tender dan Sebut Harga Rasmi ditutup.
8
4.8 Menyelaras staf sokongan yang terdiri daripada staf Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga / Unit Perolehan untuk membantu sewaktu sesi pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi. 4.9 Menyelaras staf sokongan untuk menerima dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi berserta lampiran yang berkaitan yang telah lengkap diisi / dicatit / dicop dan ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut harga Rasmi untuk diserahkan kepada Jawatankuasa Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan.
4.10 Menguruskan penyerahan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang
berkaitan bagi tujuan penilaian. Penghantaran dan penerimaan
hendaklah dibuat secara bertulis.
4.11 Menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) / salinan Anggaran Jabatan untuk kesemua Tender dan Sebut Harga Rasmi yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti UiTM Shah Alam / Bahagian Pembangunan kepada Ketua Unit Kewangan Zon yang berkenaan untuk tujuan pengemaskinian rekod belanjawan.
4.12 Menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) / Anggaran Jabatan untuk kesemua Tender dan Sebut Harga Rasmi yang diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti UiTM Cawangan / Kampus Negeri kepada Ketua Unit Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri untuk tujuan pengemaskinian rekod belanjawan UiTM Cawangan / Kampus Negeri.
4.13 Menyelaras staf yang terlibat untuk memastikan ruang masuk dokumen Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi dikunci tepat pada pukul 12.00 tengahari (Waktu Rasmi Malaysia).
9
4.14
Mempamerkan Jadual Harga Rasmi Tender dan Sebut Harga Rasmi di papan kenyataan seberapa segera yang boleh dengan catatan Harga Rasmi tidak mengikut susunan Harga Rasmi atau kod syarikat.
4.15
Menyelaras staf yang terlibat untuk merekod dan menandatangani oleh penyerah dan penerima dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang lewat diterima, iaitu selepas jam 12.00 tengah hari dengan menggunakan kad perakam waktu yang khas / slip kelewatan terima dokumen di mana satu salinan hendaklah diberi kepada penyerah dokumen.
4.16
Mengemaskini keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi dari masa ke semasa.
4.17 Menyimpan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang telah dibuka di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan keselamatan dokumen adalah terjamin.
4.18 Menjadi urusetia jika petender / penyebutharga membuat aduan tidak puas hati dengan spesifikasi pada dokumen Tender atau Sebut Harga Rasmi. 4.19 Menjadi urusetia siasatan jika Jawatankuasa Penilaian Teknikal / Harga membuat aduan percanggahan dokumen yang diterima.
4.20 Jika perlu, melanjutkan tarikh tutup sesuatu Tender atau Sebut Harga Rasmi,
menguruskan
permohonan
Pengerusi Lembaga Perolehan
untuk mendapatkan
kelulusan
/ Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi
yang berkenaan.
4.21 Memberi taklimat kepada ahli Jawatankuasa Pembuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi yang baru dilantik.
10
5.0
TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
5.1 Menyedia jadual kehadiran pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi berdasarkan kepada Jadual Pembukaan Tender dan Sebut
Harga
Rasmi.
5.2 Memastikan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi yang membuka Tender dan Sebut Harga Rasmi bukan di kalangan pegawai yang akan membuat penilaian harga atau teknikal.
5.3 Menghantar
jadual kehadiran Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender /
Sebut Harga Rasmi kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri setiap hari Rabu atau hari bekerja berikutnya jika hari Rabu merupakan hari cuti.
5.4 Mendapatkan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi pengganti jika Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi asal tidak dapat hadir pada hari pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi.
5.5 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika tiada wakil dapat hadir pada hari yang telah ditetapkan dan memberi nama Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi dan tarikh baru sebagai ganti.
11
5.6 Melapor kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci dengan serta merta.
5.7 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang bertukar ke Kampus Negeri Cawangan/ berhenti/ bersara.
5.8 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang mempunyai masalah disiplin atau mempunyai kepentingan di dalam menjalankan tugas tersebut.
5.9 Menjalankan tugas sebagai Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi mengikut peraturan di perenggan 6.0 garispanduan ini tertakluk kepada syarat-syarat di perenggan 3.0 pekeliling ini. 6.0
TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
6.1 Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi secara serentak. Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi hadir tepat pada masa yang telah ditetapkan.
12
DIMESTIKAN
6.2 Melihat dalam Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi untuk memastikan semua dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi telah
dikeluarkan
daripada Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi. Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi hendaklah dikunci sebaik sahaja kesemua dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi dikeluarkan.
6.3 Pengerusi mengagihkan tugas di antaranya:
Membuka semua dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi,
Menyemak semua dokumen yang disertakan,
Mencatit kod petender / penyebutharga pada dokumen yang diterima dan Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi.
Menandatangan ringkas pada dokumen semua dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi
Menyemak nombor siri dokumen yang diterima daripada petender / penyebutharga dengan nombor siri dokumen yang dibeli / diambil oleh petender / penyebut harga.
Menyemak salinan sijil-sijil serta dokumen seperti yang dinyatakan di SENARAI SEMAKAN dan menandatangani perakuan di SENARAI
SEMAKAN.
Isytiharkan
sebarang
percanggahan
dokumen yang diterima dengan SENARAI SEMAKAN.
Menyediakan dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi untuk tujuan penilaian.
Menyerahkan semua dokumen serta lampiran pembukaan kepada urusetia Unit Perolehan
6.4
Menyemak,
menulis
kod
petender
/
penyebutharga
serta
menandatangan ringkas pada dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi:
13
(a)Dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi Bekalan (i)Teknikal – Muka hadapan dokumen, katalog, contoh, sampul surat, semua dokumen-dokumen yang berasingan/ tambahan dari dokumen induk dan pada sebarang pindaan oleh syarikat (jika ada).
MESTI
SEMAK
MEMASTIKAN
SETIAP
TIADA
TANDA
HELAIAN NAMA
UNTUK SYARIKAT
PETENDER DI DALAM DOKUMEN TEKNIKAL. Padamkan
/
potong
tanda
nama
supaya
Ahli
Jawatankuasa Teknikal teknikal tidak mengetahui nama syarikat yang menender / menyebutharga. (ii)Harga – Muka hadapan dokumen, Borang Tender / Sebut Harga Rasmi, Ringkasan Harga, `Bill of Quantity’, semua sampul surat, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama sekali Pindaan Harga) dan pada muka hadapan semua dokumen-dokumen yang berasingan/ tambahan dari dokumen induk. (b) Dokumen Tender / Sebut Harga Kerja-Kerja / Perkhidmatan
Sampul surat,
Borang Tender / Sebut Harga Rasmi, Ringkasan
Harga, `Bill of Quantity’, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama sekali Pindaan Harga dan lain-lain, muka hadapan fail / buku / dokumen, katalog, dokumen-dokumen yang berasingan/tambahan dari dokumen induk).
14
6.5
Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi yang hadir hendaklah menyemak semua dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi dan mencatit / menandatangani
pada semua
dokumen yang berkaitan seperti yang dinyatakan di perenggan 6.3 berserta pada Lampiran A. Sebarang pindaan pada maklumat di Lampiran A mesti ditandatangan ringkas.
6.6
Pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi
yang
hadir
juga
mestilah
mencatit
/
mengecop
dan
menandatangani pada muka surat yang berkenaan dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi dan pada jadual di Lampiran A jika dokumen yang diterima tidak mengikut syarat-syarat Tender / Sebut Harga Rasmi, di antaranya – 6.6.1 TIADA DOKUMEN TEKNIKAL,
6.6.2 TIADA DOKUMEN HARGA,
6.6.3 TIDAK MENGISI BORANG TENDER /
BORANG RASMI
SEBUT HARGA RASMI, 6.6.4 DOKUMEN TENDER / SEBUT HARGA RASMI LEWAT DITERIMA,
6.6.5 PETENDER /PENYEBUTHARGA TIADA DALAM SENARAI PEMBELI,
6.6.6 NOMBOR SIRI DOKUMEN DISERTAKAN TIDAK SAMA DENGAN NOMBOR SIRI DOKUMEN BELIAN,
15
6.6.7 PETENDER / PENYEBUTHARGA YANG SAMA MENYERTAI MELEBIHI SATU KALI
DALAM SATU TENDER /
SEBUT
HARGA RASMI,
6.6.8 PETENDER / PENYEBUTHARGA MENAWARKAN TAWARAN ALTERNATIF
6.6.9 PETENDER / PENYEBUTHARGA TIDAK MENYERTAKAN DOKUMEN MENCUKUPI SEPERTI DI SENARAI SEMAKAN.
Pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi yang hadir juga mestilah membuat semakan dengan lebih teliti jika terdapat percanggahan dokumen dengan catitan petender / penyebutharga pada senarai semakan Tender / Sebut Harga Rasmi.
Semua dokumen Tender / Sebut Harga
Rasmi dihantar kepada
Jawatankuasa Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal kecuali dokumen yang diterima lewat seperti di perenggan 6.6.4 yang akan dihantar ke Unit Proses Tender / Sebut Harga Rasmi bersama-sama dengan fail am Tender / Sebut Harga Rasmi. 6.7
Catitkan
pada Muka Hadapan fail/buku jika ada
’CONTOH
DISERTAKAN’.
6.8
Menyimpan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan selamat.
6.9
Jika mempunyai dua (2) peti penyimpanan anak kunci peti Tender dan Sebut Harga Rasmi yang berasingan(satu peti untuk Kumpulan Pejabat Bendahari
dan
satu
peti 16
lagi
untuk
Kumpulan
Pejabat
Pendaftar/Pengarah), menyimpan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi di dalamnya.
6.10
Melapor kepada Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci dengan serta merta.
6.11
Memaklumkan kepada Ketua Kumpulan jika tidak dapat hadir tiga (3) hari sebelum tarikh pembukaan yang telah ditetapkan.
6.12
Tidak membuka dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang lewat diterima.
6.13
Mengesahkan senarai semakan petender / penyebutharga dalam dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi
6.14
TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika mempunyai kepentingan terhadap Tender atau Sebut Harga Rasmi tersebut atau akan membuat penilaian Sebut Harga Rasmi dan Tender.
6.15
TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi tanpa kehadiran Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi yang lain.
6.16
TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika salah seorang Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi
bukan
daripada
pegawai
professional.
17
kumpulan
pengurusan
dan
6.17
HANYA BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi adalah terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan.
7.0
TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN JAWTANKUASA PENILAIAN HARGA DI DALAM PENERIMAAN DOKUMEN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAGI TUJUAN PENILAIAN
7.1
Menyemak semua dokumen yang diterima.
7.2
Memastikan setiap dokumen yang dicatit dalam Jadual Pembukaan / Senarai Semakan Tender dan Sebut Harga Rasmi oleh Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi diterima.
7.3
Maklumkan kepada Unit Ketua Unit Pelawaan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan
/ Ketua Unit Perolehan
Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika ada perselisihan dokumen dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh surat penghantaran. 7.4
Menyimpan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang telah dibuka di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan keselamatan dokumen adalah terjamin.
7.5
Membuat laporan dengan serta merta kepada Unit Ketua Unit Pelawaan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi.
7.6
Jawatankuasa Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal menyediakan penilaian mengikut syarat-syarat dokumen Tender dan Sebut Harga 18
Rasmi dan dalam tempoh yang telah ditetapkan di dalam surat penyerahan. Semua maklumat pembukaan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi hendaklah DIRAHSIAKAN.
Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi Mara bagi semua Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 1 Disember 2009 dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan yang masih berkuatkuasa.
Pekeliling Bendahari yang berkaitan dengan Garispanduan Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bil 5 Tahun 2008 adalah dibatalkan.
Yang benar,
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k
1.
Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan)
3.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni)
4.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Pengkomersilan/Inovasi)
5.
Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 19
JADUAL PEMBUKAAN SEBUT HARGA RASMI / TENDER (Untuk Disediakan Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga) No. Sebut Harga / Tender :
Kod Bidang/ Sub Bidang Yang Ditetapkan:
Tajuk Sebut Harga / Tender :
Kelas/Tajuk/Tajuk Kecil Yang Ditetapkan:
Tempoh Sah Laku : Tarikh Tamat Sah Laku :
Kelayakan
:
ANGGARAN JABATAN
Tarikh Iklan
:
No. PB 3/80 : No. FAIS :
Tarikh Tutup
:
AMAUN:
Jam
: Tarikh Diterima :
Jenis Sebut Harga / Tender :
Masa : Taraf
Kod Syarikat
No. Siri Dok. Tawara n Dibeli
No. Siri Dok. Tawaran Diterima
Nama Kontrakto r/ Syarikat
B/BB
Taraf
Pembuat (B)/ Pembekal (L)
PENDAFTARAN Harga Tawaran (RM)
KKM *
PKK *
CIDB *
Tarikh Tamat Pendaft aran KKM/PK K/CIDB
Penyata Bank 3 Bulan dan Tahun Terakhir BRS/BS/ BT diisi lengkap*
Bilangan Pembeli Dokumen Sebut Harga / Tender : ……………..
Bil. Dokumen Diterima
Bulan/ Tahun
Bulan/ Tahun
Bulan/ Tahun
Surat Kemudah an Kredit Ins. Kew. (Bulan/Ta hun)
Sila tandakan di ruangan berkenaan
Sebanyak …………… Dokumen Sebut Harga / Tender yang telah diterima dan dibuka pada tarikh…………………. jam …………………….. sehingga ……………… seperti jadual di atas.
…………………………………………………
………………………………………………..
Pengerusi
………………………………………..
Ahli 1
Ahli 2
Nama :
Nama :
Nama :
No. Pekerja :
No. Pekerja :
No. Pekerja :
20
Catatan
21
