Notulen Algemene Ledenvergadering Phoenix 05-02-2013
NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING PHOENIX Datum:
5 februari 2013
Aanwezig:
Els van den Heuvel, voorzitter Lizzy Preisser, penningmeester Margreet Huizer, bestuurslid Rien Bout, bestuurslid Anneke de Cloet, secretaris Aanwezig: 33 leden Afwezig met kennisgeving: 15 leden Notulist:
1.
Anneke de Cloet
OPENING Om 20.00 uur opent Els de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Er zijn 15 leden die zich hebben afgemeld voor de vergadering. Mededelingen Het besloten gedeelte van de website van Phoenix is klaar. Alle leden met een emailadres hebben, bij de uitnodiging voor de ALV, ook de inloggegevens voor dit gedeelte van de website ontvangen. De leden hebben zelf de stukken voor vergadering kunnen lezen en printen via dit besloten gedeelte. André van de Plas reageert hierop met te zeggen dat hij het jammer vindt dat er geen jaarverslagen ter inzage waren vóór de vergadering. Het is een service van de vereniging om deze neer te leggen voor mensen die de stukken niet op de website kunnen bekijken of die deze niet willen printen. De dansdocenten hebben een cursus gedaan om te werken met de defibrillator. Het is belangrijk dat leden van Phoenix wijzigingen in hun emailadres tijdig doorgeven aan de ledenadministratie (
[email protected]). Het bestuur kijkt naar mogelijkheden om een dansgroep voor jongvolwassenen op te zetten. In de praktijk verlaat deze groep Phoenix, omdat er een groot leeftijdsverschil is tussen hen en de andere groepen. Het zou fijn zijn om deze groep vast te kunnen houden. Ria Demmer merkt op dat ze het jammer vindt dat leden van het Dansensemble niet meer op andere groepen meedansen. Daardoor ken je de jongeren niet meer. Vaststellen agenda De agenda wordt niet gewijzigd. Ingekomen post Er is geen ingekomen post. Inventariseren van de rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag.
1/5
Notulen Algemene Ledenvergadering Phoenix 05-02-2013
2.
BESLUITVORMING EN VERANTWOORDING Vaststellen notulen ALV 07-02-2012 In de notulen van de ALV van vorig jaar staat een naam verkeerd gespeld. Verder zijn er geen opmerkingen, dus de notulen worden goedgekeurd, met dank aan de notulist, Aafke Goedhart. Vaststellen seizoenverslag 2011-2012 Er zijn geen opmerkingen over het seizoenverslag. Vaststellen financieel verslag 2011-2012 Er zijn geen vragen over het financieel verslag. De penningmeester licht enkele punten van de begroting toe, vooral daar waar er veranderingen zijn. Ze vertelt dat de grote voorstelling duurder was uitgevallen vanwege het moeten inhuren van de extra benodigde verlichting. André van de Plas vraagt of er een groot verschil is in kosten tussen KSG en Orpheus. KSG was gratis, Orpheus had €8000,- moeten kosten. Dat is dus een groot verschil. Er is echter sprake van dat er over de kosten voor Orpheus in de toekomst te praten valt. Gezien die locatie wel prettiger is, is dat voor een volgende keer een eerste optie. André van de Plas vraagt of het klopt dat er in 2 jaar zo’n € 9000,- positief is gedraaid. Dat klopt, er staat nu zo’n € 12.000 euro op de bank. Weer was het goede resultaat voor een groot deel te danken aan de baromzet. Het verslag van de kascommissie wordt voorgelezen door Ria Demmers. Zij heeft samen met Jeanneke Bruning de kascommissie gevormd. Op 23 januari hebben zij de stukken gecontroleerd. Zij gaf aan dat alles er duidelijk en overzichtelijk uitzag en dat zij geen onrechtmatigheden hebben geconstateerd. Het financieel verslag wordt dus goedgekeurd, met complimenten voor de penningmeester. De vergadering verleent decharge aan het bestuur van Phoenix voor het financiële boekjaar 2011-2012. De nieuwe kascontrolecommissie zal bestaan uit Jeanneke Bruning (voor het 2e jaar) en Bart van Uitert (voor het 1e jaar). Vaststellen begroting 2013-2014 De penningmeester licht de begroting toe. Er is een nieuw boekhoudsysteem ingevoerd, waar ook de ledenadministratie deel van uitmaakt. Voor de website wordt (éénmalig) nieuwe techniek ingekocht. De subsidie zal afgebouwd worden de komende jaren; nog niet in 2013, maar wel in 2014. Vervolgens wordt gepraat over het voorstel om dubbeldansers € 10,- meer contributie te laten betalen. Het blijkt dat dubbeldansers vergeleken met andere verenigingen minder betalen; daar betalen zij gewoonlijk twee maal de normale contributie. Bij Phoenix ligt de contributie overigens wel wat hoger. Daarnaast wordt voor elk lid subsidie ontvangen, maar voor dubbeldansers maar één keer. Ria Demmer merkt op dat zij het onsympathiek vindt om maar een kleine groep meer te laten betalen, zeker nu er een grote reserve is op de bank. Zij merkt ook op dat de groepen goed bevolkt zijn door de dubbeldansers; zonder hen bleef er maar een klein groepje over. André van de Plas merkt op dat € 10,- weliswaar niet heel veel is, maar voor de leden van de 50-plus-groep toch zwaar kan wegen, omdat een aantal van hen moet rondkomen van de A.O.W. 2/5
Notulen Algemene Ledenvergadering Phoenix 05-02-2013 Er wordt nog opgemerkt dat er wellicht een kleine verhoging mogelijk is voor de gehele vereniging. Ook kan er vaker geïndexeerd worden. Dat is nu om de twee jaar (in plaats van elk jaar), om te voorkomen dat de verhogingen ‘lastige’ bedragen gaan opleveren. Het is handiger om in hele euro’s te rekenen. Er wordt gevraagd wat de reden is om het geld op de bank te laten staan. De penningmeester antwoordt dat het nodig is om een reserve te houden, zeker nu de subsidie de komende jaren afgebouwd gaat worden, terwijl de kosten omhoog gaan. Ook zetten steeds meer mensen tijdelijk de contributie stop. Bovendien worden de leden van de vereniging ouder. Een reserve is dus belangrijk. De vraag is nu wat de contributieverhoging op gaat leveren. Dat is € 300,-. De vraag is waarom een klein groepje dit op moet brengen in plaats van de hele vereniging. Harry van Bergen vindt dat juist niet eerlijk: dan betaalt de hele groep voor de kleine groep dubbeldansers. Marijke Gerritse vraagt of het mogelijk is op bepaalde posten te bezuinigen in plaats van de contributie te verhogen voor de dubbeldansers. Dan wordt het voorstel in stemming gebracht. Een meerderheid van 19 stemmen is tegen het voorstel voor de contributieverhoging voor de dubbeldansers. Het voorstel wordt daarmee afgewezen. De begroting wordt goedgekeurd, met uitzondering van de contributieverhoging en komt dus uit op € 300,- in de min. Benoeming bestuursleden inclusief secretaris Niet aftredend zijn: - Rien Bout, algemeen bestuurslid - Lizzy Preisser, penningmeester - Els van den Heuvel, voorzitter Aftredend en herkiesbaar is: - Margreet Huizer, vertegenwoordiger docenten. Zij wordt herkozen. Aftredend en niet herkiesbaar is: Aafke Goedhart Nieuwe kandidaat-secretaris: Anneke de Cloet Voor de nieuwe secretaris is er geen tegenkandidaat voorgedragen. Anneke de Cloet wordt gekozen voor deze functie. 3.
MEDEDELINGEN STICHTING DE VESTE André van de Plas doet de mededelingen namens Stichting De Veste. De Veste is eigendom van De Woonmensen. Van De Veste maken verschillende groepen gebruik: Phoenix, Biodanza, Salsa, het kinderdagverblijf en verschillende incidentele huurders. De financiële positie is heel gezond. André zal zich er dan ook hard voor maken om dit jaar geen huurverhoging te vragen. Dit is uiteraard positief voor Phoenix. Het ventilatieprobleem is helaas nog niet opgelost. Graag had hij op deze vergadering het laatste nieuws willen vertellen, maar dat lukte niet vanwege ziekte van een van de gesprekspartners van De Woonmensen. Dit wordt dus nog vervolgd.
4.
JUBILEA Allereerst wordt officieel afscheid genomen van Aafke Goedhart. Ze wordt met bloemen bedankt voor het vele werk dat zij voor Phoenix heeft gedaan.
3/5
Notulen Algemene Ledenvergadering Phoenix 05-02-2013 Vervolgens wordt Lizzy Preisser, de penningmeester van Phoenix, toegesproken, omdat zij 25 jaar lid is van Phoenix. Zij krijgt het zilveren hangertje en natuurlijk bloemen. Minie van Engeland, die ook 25 jaar lid is, ontvangt het hangertje en de bloemen op haar groep. Dan worden de jubilarissen naar voren geroepen die 12 ½ jaar lid zijn. Dit zijn: Leoni Ammeraal, Paula Endeveld, Marike Kluin, Wil Krimp en Anneke v.d. Zande. Zij krijgen bloemen ter ere van dit jubileum. Andere 12 ½-jarige jubilarissen zijn niet aanwezig: Corrie Derks, Ria Jansema en Brechtje Moen ontvangen bloemen op hun groep. 5.
PLANNEN COMMISSIES SEIZOEN 2013-2014 De aanwezige leden van de diverse commissies geven nog een korte toelichting op hun plannen voor het seizoen 2013-2014, als aanvulling op het seizoenverslag. Dans- en zangleiding: De commissie kijkt vooral naar het benaderen van de jeugd. Welke mogelijkheden zijn er qua tijd, docent en dansvormen? Vocaal: Na het 12 ½ -jarig jubileum met een geweldig optreden, werkt de commissie al weer toe naar het 15-jarig jubileum. Grote wens is het organiseren van een weekendreisje voor Vocaal. Eerst liggen er op 16 en 17 maart a.s. nog optredens in het verschiet (voor Stichting oud-Apeldoorn respectievelijk in de Mariakerk). Het Dansensemble: De commissie is vooral op zoek naar jongens, eventueel op projectbasis. Verder wordt vast nagedacht over het 50-jarig bestaan van Phoenix in 2015. KAK: De commissie bestaat uit twee personen, maar gelukkig zijn er moeders die mee willen helpen. In de planning staat in ieder geval het sinterklaasfeest. Omdat er dit jaar Kinderweekeind is, staat er voor het seizoen 2013-2014 geen grote activiteit op de planning. PR-commissie: De PR-commissie is een ad interim commissie. Vanwege een gebrek aan mensen om de commissie te bemensen, ligt er een plan om alle PR-activiteiten te bundelen en meer samen te werken. Er zijn namelijk wel 8 mensen met PR-activiteiten bezig. De website zoals die nu is, gaat uit de lucht. Er komt een nieuwe site, die technisch anders is, waardoor het onderhoud van de site op meerdere plekken kan worden gedaan. Folders en flyers gaan voortaan gemaakt worden door Beeld&Co (aan de Pinksterbloem). Dit kan met gesloten beurs, omdat dit een maatschappelijke functie heeft om de mensen daar werkervaring te laten opdoen. In de planning zit nog het maken van een flyer van Vocaal, die gebruikt kan worden bij optredens en dergelijke. Vanuit de zaal worden nog complimenten gegevens voor de folders, waarvan de foto’s en de vormgeving het werk zijn van Bart van Uitert, en de teksten het werk van Yvonne Kloppenburg. Er zijn ook veel complimenten over de website. Het bestuur zal ook het belang in het oog houden van het informeren van degenen die geen gebruik van de computer maken. Kwibus: Het is fijn dat er steeds voldoende kopij is. Af en toe komt er een nieuwe rubriek, zoals nu binnenkort: Dat ene lied / Die ene dans. Jetty Bron geeft een compliment, omdat de Kwibus er altijd goed uitziet en zij hem (van A-Z) met veel plezier leest. Hierop volgen veel instemmende geluiden. 4/5
Notulen Algemene Ledenvergadering Phoenix 05-02-2013 Technische Commissie: Bij de voorstelling in KSG heeft de Technische Commissie moeten improviseren, maar dat is gelukkig allemaal goed gekomen. De plannen voor de toekomst zijn om de vereniging en de voorstellingen goed te (blijven) begeleiden met licht en geluid. Cursuscommissie: Het plan is om een goed en gevarieerd aanbod aan cursussen te geven, waarbij De Veste een naam krijgt als goed danshuis voor Midden-Nederland. Daarbij probeert de commissie in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Barcommissie: Het plan is om er te zijn voor de leden en geld te verdienen voor de vereniging. Wel is het fijn als er meer hulp zou komen voor het werk achter de bar en op termijn iemand die de organisatie van het bargebeuren over kan gaan nemen. Rien vraagt aan de aanwezigen om een oproep te doen op hun groep om mensen te vragen te helpen achter de bar. Muziekcommissie: Voor het komende nieuwjaarsconcert is de commissie bezig met het boeken van een Roemeens orkest. De formule met muziek voor de pauze en muziek en dans na de pauze is een succes dat gecontinueerd kan worden. Verder hoopt de commissie door te gaan met de muzikantenworkshops: in maart en november. 6.
OPENING BESLOTEN GEDEELTE VAN DE WEBSITE Bart van Uitert laat het besloten gedeelte van de website zien, achter de knop ‘Leden’. Hij geeft aan dat het verboden is om deze informatie te verspreiden. Nu krijgen alle leden dezelfde inlogcodes. In de toekomst gaat dat veranderen. Er zijn handige opties. Zo kun je elke pagina printen. Voor de muziekworkshops komt er muziek achter een knop, alleen toegankelijk voor mensen die zich voor de workshop hebben ingeschreven, omdat er anders moeilijkheden komen met BUMA/STEMRA. Er zijn veel complimenten voor de website, o.a. voor de mooie en recente foto’s. Voor sommige leden is het lastig dat veel informatie wordt verspreid via de mail en via de website. Voor deze mensen is het wellicht handig dat de mails die uitgaan naar alle leden, geprint worden en op het prikbord worden gehangen. Andere mensen vinden de website juist bijzonder prettig en handig. Er is een facebook pagina voor de jongeren en ook het Dansensemble heeft een eigen pagina. Ongeveer elke twee weken komt daar weer iets op; dit werkt fantastisch en gaat het hele land door. Marijke Gerritse meldt nog dat het niet lukte om zich via de website op te geven voor een cursus. Els bedankt Bart voor de toelichting op het besloten gedeelte van de website.
7.
RONDVRAAG Er zijn geen vragen voor de rondvraag. Wel geeft André van de Plas een compliment aan het bestuur: het gaat organisatorisch goed.
8.
SLUITING Els sluit om 22.10 uur de vergadering en bedankt iedereen voor zijn of haar inbreng.
5/5
