: NOTULEN openbare informatie- en overlegvergadering van de raad van de gemeente Pekela

Betreft

: NOTULEN – openbare informatie- en overlegvergadering van de raad van de gemeente Pekela

Datum

: 22 september 2009

Aanvang

: 20.00 uur

Aanwezig

: voorzitter:

mevrouw J. Westers-Borgesius

raadsgriffier:

de heer G. Wijers

raadsleden:

de dames K.L. de Lange-Hazelhoff en H. Knevelman-

Hulshof en de heren J. Boneschansker, H.H. Busemann, G.J. Freerks, R.K. Kuiper, J.G. Klungel, J.J. van Mannekes, P.H. Siegers (jr), H. Siegers (sr), en G. Volders burgemeester:

de heer M. Schollema

wethouders:

de heren E. Dijk en H. Hemmes

secretaris:

de heer J. van der Woude

Projectleider MPV: Afwezig

de heer M. Hoogeveen

: Raadsleden: de dames T. Bremer-Hoppentocht, mevrouw C.G. Prummel en de heer K. Beikes

1.

Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. In het bijzonder heet zij welkom de projectleider MPV, Maurice Hoogeveen, en alsmede een aantal raadsleden van de gemeente Veendam. Zij staat stil bij de reden van deze bijeenkomst: we staan aan de vooravond van een grote opdracht. De raad zal vanavond meer inzicht krijgen in het traject om te komen tot een samenwerkingsorganisatie die diensten verleent aan de burgers van drie zelfstandige gemeenten.

2.

Vaststelling agenda

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen.

4.

Spreekrecht voor (groepen van) burgers en verenigingen / instellingen

Er hebben zich geen burgers gemeld voor het spreekrecht.

Notulen informatie- en overlegvergadering

22-09-2009 pag. 1

5.

Informatie en overleg met betrekking tot de voorgenomen intergemeentelijke samenwerking van de gemeenten Menterwolde, Pekela en Veendam voor hun ambtelijke organisaties

De heer Schollema houdt een inleiding: “We zijn al een aantal jaren bezig met dit proces, maar het is toch goed om in herinnering op te roepen waarom we met dit traject waren begonnen. Wat was de achterliggende gedachte, wat wilden we wel en wat beslist niet. Ik moet zeggen dat ik het erg gewaardeerd heb dat de uiteindelijke opdracht aan het college zo helder en duidelijk was. Daarin is Pekela van de drie gemeenten het meest duidelijk in geweest, omdat, na discussie, nadrukkelijk is gebleken dat we er voor gaan dat we op middellange termijn zelfstandig willen blijven. Dat uitgangspunt heeft ons met elkaar verbonden. In de stuurgroep, waarin Jan van der Woude en ik de gemeente Pekela vertegenwoordigen, hebben we ons ook door uw rugdekking altijd sterk gevoeld. Een aantal van ons heeft de herindeling meegemaakt en kan zich daar nog beelden van herinneren. Zitten daar overeenkomsten in en verschillen? De overeenkomst is dat je werkt aan een organisatie die ten dienste staat van het bestuur. Het bijzondere is dat dit niet gebeurt voor 1, maar voor 3 besturen. We hebben gemerkt dat de noodzaak om samen te werken steeds sterker is geworden. Het aantal taken dat naar de gemeente toekomt en waar we professioneel een antwoord op moeten geven kost ons moeite. Ik blijf erbij dat we onze taken goed uitvoeren. Maar we merken dat op de huidige organisatie – als wij op bepaalde plekken uitval krijgen, langdurig ziekte, die in 2 gevallen heeft geleid tot afscheid – een te grote druk krijgen. Want de vraag stopt niet; die wordt steeds complexer en staat onder een steeds grotere tijdsdruk. We hebben nu het voorlopige eindproduct waarvan we ons realiseren dat het wel een zeer omvangrijk stuk is geworden. Wij vonden echter dat we niet konden volstaan met samenvattingen. Alle relevante stukken die direct met het proces te maken hebben, liggen nu voor. Ik wil ook de complimenten uitspreken aan de groep mensen die hier de afgelopen periode hard aan heeft gewerkt. Ik kan me voorstellen dat u na de discussie van deze avond, maar voor de definitieve besluitvorming, nog vragen hebt. Daarvoor kunt u altijd bij ons terecht. De vraag rijst in hoeverre dit verhaal past in de huidige financiële problematiek. Ik denk dat het daar goed in past. Je moet er namelijk hoe dan ook goed voor zorgen dat de organisatie stabiel is en de steeds toenemende vraagstelling aan kan. De organisatie moet er zijn op het moment van geweldige financiële druk, maar ook als er grote mogelijkheden zijn. Is het qua tijd gezien het moment om dat nu te doen of was het voor de hand liggend geweest dit vooruit te schuiven naar de nieuwe raad? Dat zou de zwakte in de lijn zijn. Wij zijn met elkaar een proces gestart. Dan moeten we daar nu ook zelf, met elkaar, de verantwoordelijkheid voor nemen. Op het moment dat we zaken uitstellen, zal er opnieuw onderzoek moeten plaatsvinden en is datgene wat er op dit moment als basis ligt, niet meer voldoende. Een belangrijke mijlpaal is geweest dat de hoofdlijn met de vakbonden is afgetikt. Maar vanuit die hoek is ook gezegd: wij willen nú besluitvorming; eigenlijk al vóór de zomervakantie. Dat is niet gelukt, maar nu zal het dan ook echt moeten gebeuren. Anders moeten we ons er ook van bewust zijn dat de ondersteuning niet automatisch meer aanwezig is. We hebben er bewust voor gekozen om de informatievergaderingen op de drie verschillende gemeentehuizen te beleggen. Waarom niet alle raden ineens?. Wij gaan als gemeente zelfstandig een besluit nemen. We willen laten zien dat de samenwerking ons veel waard is, maar we willen blijven uitstralen dat we een zelfstandige gemeente blijven. Die positie willen we behouden. De burgemeester start zijn presentatie (de sheets zullen als bijlage bij dit verslag worden gevoegd).


22-09-2009 pag. 2

De voorzitter bedankt de burgemeester voor de heldere en duidelijke presentatie.

De heer Busemann krijgt het woord: “Allereerst onze dank aan de samenstellers van het totale informatiepakket dat we als raad hebben ontvangen. Hierin zien we niet alleen de zorgvuldigheid die betracht wordt terug, maar zeker ook de langdurige voorbereiding die nodig is geweest om 3 gemeenten en alle betrokken partijen op één lijn te krijgen. Zoals gezegd een heel dossier met veel informatie en toch zal het u niet verbazen dat wij hier nog aanvullende vragen over hebben. We hebben als gezamenlijke PvdA fracties van de 3 gemeenten bij elkaar gezeten om de specifieke gedachten en gevoelens met elkaar te delen. Daar zaten belangrijke overeenkomsten bij die een rol zullen gaan spelen in de besluitvorming rond dit voorstel. Voor ons is een situatie met de backoffice op willekeurige locaties en een frontoffice in Pekela geen verzoek, maar een eis. Iedere inwoner, mobiel of niet, valide of gehandicapt, moet voor gemeentelijke zaken minimaal in eigen gemeente geholpen worden door een ambtenaar die hem of haar persoonlijk helpt. Dit zijn de klanten van onze organisatie, en de klant is koning. Vragen van de PvdA naar aanleiding van de ontvangen stukken. • De organisatie krijgt mede vorm doordat de gemeentesecretaris ook de rol van eerste ambtelijke adviseur van het college krijgt. Daarbij spreekt men verder over een bestuursadviseur. Hoe verhouden die twee functies zich ten opzichte van elkaar? • Denkt u voor onze gemeente ook aan een bestuursadviseur? • Hoe borgen we (college, ambtenaren en raad) de binding met de inwoners van onze gemeente als de samenwerking een feit is? • Hele specifieke zaken vanuit Pekelder zicht zullen niet of nauwelijks van belang zijn voor Menterwolde of Veendam! Hoe houdt u als college grip op zaken die wij als raad en college met elkaar als prioriteit hebben gekenmerkt? • In hoeverre gaan de loonsomkosten stijgen, ervan uitgaande dat individuele beloningen en secundaire arbeidsvoorwaarden aangepast gaan worden. Ons gevoel is dat de personele lasten zullen stijgen. Hoe ziet het college dit? • Als opdrachtgever betaal je voor de opdracht die je verstrekt hebt. Dat is niets nieuws, maar hoe bepalen we de prijs voor de opdracht? Doen we dat achteraf op basis van een urenregistratie voor project / opdracht X of wordt er vooraf een prijsafspraak gemaakt voordat een opdracht wordt aangenomen? • In aansluiting op de vorige vraag: hoe vertaalt zich dat naar de diverse taakvelden; hoe leggen we daar de kosten op de juiste plaats neer? • Bij de projectkosten wordt gesproken over beperkte frictiekosten in de jaren 2011 en 2012 voor boventallig personeel. De situatie is nu anno 2009 / 2010 dat er voor de drie gemeenten samen sprake is van een ondertal in personeel. Hoe moeten wij de opmerking van overtallig personeel dan plaatsen? • Kunt u ons iets vertellen over de voortgang van dit majeure project? U bent als college verantwoordelijk voor het besluit in deze en u vraagt aan de diverse raden om hier mee in te stemmen. Is iedere meerderheid in de drie raden voldoende voor groen licht of moet er stevig draagvlak zijn in alle drie de raden voor een go / no go? • In eerdere overleggen hebben wij u gevraagd ook verzoeken in te dienen bij onze overheid voor rijksbijdragen! De BEL gemeenten en ook het model Ten Boer mochten op steun rekenen. U hebt recent aangegeven hierover in gesprek te zijn met Den Haag. Wat is de status daarvan nu? • In hoeverre gaat huisvesting spelen? Hebben we ruimte voldoende of moeten we, als Pekela, rekening gaan houden met enige leegstand in ons gemeentehuis of dislocatie?


22-09-2009 pag. 3

•

Dan nog even naar onze portemonnee. U stelt voor de benodigde som van € 718.514,en het aanvullende bedrag van € 8.470,- ten laste van de Algemene Reserve te brengen. Ook wij als Pekela hebben nog een aantal zaken op ons wensenlijstje staan. De nieuwe school komt er aan. Atlantis komt nog langs. En in onze programmabegroting en in de voorjaarsnota is sprake van een risico dat door ons ontvangen ISV gelden inzake herstructureringsactiviteiten eventueel terugbetaald dienen te worden. hier staat een stevig bedrag voor en, mochten we dit terug moeten betalen, dan is dat een stevige scheur in de broek. Hoe verhouden zich deze bedragen naar onze AR en ARR? • De laatste vraag betreft de OR en de BOR. Hoe staan de zaken er daar voor en wanneer volgt een uitspraak van deze partijen? Spreker merkt op dat hij de stukken van Oranjewoud niet heeft gevonden. De heer Schollema antwoordt op deze laatste opmerking dat deze stukken op het gemeentehuis liggen, omdat het totaalpakket anders veel te omvangrijk zou zijn. De heer Van Mannekes vraagt waarom er in het dagelijks bestuur wordt gekozen voor een roulerende voorzitter. Over de organisatiestructuur vraagt hij waarom er is gekozen voor een drietraps management, met een extra tussenlaag ten opzichte van de huidige organisatie. Verder merkt hij op dat de controller rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur staat. Hij vindt het logischer deze direct onder het dagelijks bestuur staat. Spreker heeft nog niets gelezen over de buitendiensten. Is het bekend hoe de nieuwe organisatie daar mee omgaat? In elke gemeente zal een college van B&W blijven en een gemeentesecretaris. Verder wordt gesproken over bestuursadviseurs. Spreker vraagt hoe groot de collegeondersteunende groep zal zijn. De heer Volders vraagt of Pekela een bestuursadviseur nodig heeft. De gemeentesecretaris zal een andere functie krijgen in de nieuwe organisatie; kan hij dan ook dienen als bestuursadviseur? Hij vraagt hoe wordt omgegaan met verbouwing of uitbreiding van het eigen gemeentehuis. Wie beslist hierover en wie betaalt de kosten. Over de sociale dienst vraagt hij hoe deze kosten zullen worden doorberekend. Met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden vraagt hij hoe wordt omgegaan met activiteiten die voor alledrie de gemeenten op hetzelfde moment moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld de begroting. Wie stelt hier de prioriteiten en hoe worden de werkzaamheden verdeeld? Over het personeel merkt hij op dat de uren evenredig worden verdeeld over de drie gemeenten. Echter, hij vraagt zich af hoe wordt omgegaan met (langdurig) zieken. Wordt dit ook door drieën gedeeld? Mevrouw Knevelman sluit zich aan bij de vraag van de heer Busemann wanneer verrekening van uren plaatsvindt. Er zitten namelijk veel afwijkingen in het aantal uren per gemeente. Wellicht zit hier een besparing in. Zij vraagt hoe deze voordelen of nadelen aan de gemeenten worden toegerekend. Verder zijn er twee rekenmodellen voor de kostenverrekening. Het ene heeft een voordeel voor Pekela, het ander een nadeel. Voor welk model wordt gekozen? Op dit moment wordt o.a. het milieuprogramma gemaakt in Veendam. Spreekster vraagt hoe ervoor wordt gezorgd dat toch de eigen identiteit van de gemeente en de eigen inbreng van de raad blijft gewaarborgd. Tot slot vraagt spreekster wat de status is van het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.


22-09-2009 pag. 4

Mevrouw De Lange vraagt hoe de eigen identiteit van de drie gemeenten wordt gewaarborgd. Verder vraagt zij wie op dit moment de taken van bestuursadviseurs uitvoert. Ook vraagt zij hoe de kosten van deze bestuursadviseurs worden verrekend, als niet elke gemeente hetzelfde aantal bestuursadviseurs heeft. Op pagina 10 wordt gesproken over een controle op bestuursopdrachten die op korte termijn moeten worden uitgevoerd. Spreekster vraagt hoe deze controle in zijn werk gaat en wie bepaalt of de bestuursopdracht wel of niet wordt uitgevoerd. Zij vraagt wat het zwaarst wegende onderhandelingspunt is geweest bij de vakbonden. De heer Van Mannekes heeft aangegeven dat het DB per gemeente 1 persoon zal afvaardigen. Spreekster vraagt of het dan gaat om de burgemeesters. In het rapport van Berenschot staat dat Pekela aanzienlijk minder formatie inbrengt dan Veendam. Op dit moment huurt Pekela ook in bij Veendam. Is daar in het formatieonderzoek rekening mee gehouden en hoe zal de verrekening plaatsvinden? De heer Klungel vraagt of het mogelijk is dat Bellingwedde, al dan niet verplicht, alsnog aanhaakt. Ook vraagt hij hoe wordt omgegaan met de kostenstijging die samengaat met het gelijktrekken van de salarisopbouw. Die kan waarschijnlijk niet gedekt worden uit het gemeentefonds. Spreker vraagt dan ook of de provincie al een besluit heeft genomen over het verlenen van subsidie. Ook het rijk zou financiële ondersteuning bieden. Is hier al duidelijkheid over? Spreker vindt de toevoeging van een extra bestuurslaag in de vorm van bestuursondersteuners geen goed idee. Hij vindt het krom dat de gemeentesecretaris onderdeel uitmaakt van de bestuursadviseurs, terwijl deze bestuursadviseurs ook de gemeentesecretaris ondersteunen. Spreker vraagt wanneer de procedure voor de werving van een nieuwe algemeen directeur zal worden opgestart. Ook vraagt hij of er voldoende personele kwaliteit in de drie organisaties aanwezig is om die goed in te vullen. Is dit ook geïnventariseerd in de drie gemeenten? Tot slot benadrukt spreker het belang van communicatie aan de burgers. Hij vraagt of hiervoor een plan is ontwikkeld. De heer Siegers jr. merkt op dat er sinds de laatste raadsvergadering over de samenwerking al veel vragen zijn beantwoord. Hij bedankt een ieder die aan de totstandkoming van alle informatie heeft meegewerkt. De centrale vraag van de SP is en blijft of deze samenwerking dient ter voorkoming van een gemeentelijke herindeling of dat het de eerste stap daar naartoe is. Hij hoopt dat het college in staat is de burgers van Pekela ervan te overtuigen dat het eerste het geval is. De SP is gematigd enthousiast en blijft erbij dat er nog veel moet gebeuren. Spreker maakt zich nog steeds zorgen over het behoud van de eigen identiteit van de gemeente. Als iets eenvoudigs als het juiste briefhoofd boven een brief al niet gerealiseerd kan worden, heeft hij er een hard hoofd in. Tot slot vraagt spreker hoe de gemeente denkt de interactie tussen Pekelders en de gemeente te verbeteren. De heer Siegers sr. vraagt aandacht voor de uitdaging die de nieuwe organisatie zal hebben om goed in te spelen op de verschillende kaderstellingen van de 3 verschillende raden. De nieuwe organisatie zou berekend moeten zijn op een inwonertal van zo’n 54.000, vergelijkbaar met de gemeente Assen. Echter, onze backoffice moet meer weten en ook inspelen op de ontwikkelingen voor drie gemeenten en drie gemeentebesturen. Spreker benadrukt het belang van het frontoffice, de lokale loketfunctie, niet alleen op het gemeentehuis, maar ook op de Steunstees. Mensen moeten als vanouds goed bediend worden in hun eigen gemeente.


22-09-2009 pag. 5

De heer Schollema gaat in op de vragen over de bestuursadviseurs en de positie van de gemeentesecretaris hierin. De bestuursadviseurs moeten een schakel tussen het huidige gemeentebestuur en de nieuwe organisatie zijn. Niet alle afdelingen zullen meer op korte afstand, in hetzelfde gebouw, zijn gehuisvest. Er moet voor gezorgd worden dat op alle beleidsonderdelen de vraag heel direct en dagelijks aandacht en bewaking krijgt. De functie van bestuursadviseur zal een uitdagende veelzijdige baan zijn. Per gemeente komen maximaal 4 bestuursadviseurs. Deze medewerkers zullen behoren tot de eigen kernorganisatie. De eigen gemeente zal hiervan zelf de lasten dragen. Spreker gaat ervan uit dat de gemeente Pekela 2 adviseurs (+ gemeentesecretaris) nodig heeft. De gemeentesecretaris is en blijft de eindverantwoordelijke en coördinator. Het waarborgen van de eigen identiteit zal voor de gemeentebesturen een grote uitdaging zijn. De ambtelijke organisatie zal gaan werken voor drie verschillende opdrachtgevers. Het is dus zaak om de uitvoering toe te spitsen op de specifieke opdrachtgever. Het is de bedoeling in het automatiseringssysteem een aantal processen op te nemen om die te vereenvoudigen. Het college zal moeten vertrouwen op de bestuursadviseurs om voldoende grip ook op de voortgang te blijven houden. Voor de burgers zal er aan het loket niets veranderen. Het gaat meer om een andere inrichting van het backoffice. De vraag is gesteld of door o.a. de stijging van de loonkosten het totaal duurder zal zijn dan zelfstandig blijven. Spreker antwoordt dat het totaal minder zal stijgen wanneer wordt gekozen voor deze samenwerking, dan wanneer de drie gemeenten zelfstandig doorgaan. Een aantal functies is nu tijdelijk ingevuld. Vanaf het moment dat de samenwerking in gaat, kunnen deze functies weer met eigen personeel worden ingevuld. De gemeente Menterwolde heeft een vergelijkende berekening gemaakt tussen samenwerken en zelfstandig blijven. Daaruit bleek dat zelfstandig doorgaan structureel drie maal zo hoog uitvalt als samenwerken. Dat zal ook voor Pekela zo zijn. Er zijn vragen gesteld over overtal / ondertal. Op dit moment is in Pekela een ondertal. Het uitgangspunt is en blijft dat iedereen ook weer een plek krijgt in de nieuwe organisatie. Het is wel mogelijk dat er verschuivingen moeten plaatsvinden om te voorkomen dat er meer mensen voor dezelfde taken zijn dan er nodig zijn. De vraag is gesteld of iedere meerderheid in de raad voldoende is om dit besluit te nemen. Spreker antwoordt dat dit voor elk raadsbesluit geldt. Wel benadrukt hij dat zijn voorkeur een zo groot mogelijke meerderheid is. Dit besluit moet zo breed mogelijk worden gedragen. In het dagelijks bestuur is gekozen voor een roulerende voorzitter om de indruk te voorkomen dat één van de gemeenten het voorzitterschap heeft. Er is verschil in het aantal inwoners, maar ook in het DB zijn de drie gemeenten gelijkwaardige partners. De stuurgroep MPV heeft gekozen voor een structuur en aansturing die past bij de grootte en vorm van de organisatie. Er zijn vragen gesteld over de buitendienst. Die blijft een volwaardig onderdeel van de organisatie, maar in het samenwerkingsverband verandert zij het minst. Dit komt vooral omdat de taakstelling het helderst is. Wel zal worden gekeken of er efficiencywinst kan worden behaald met name door bepaalde zaken gezamenlijk op te pakken of gezamenlijk materieel te gebruiken. Hij wijst op het voorbeeld van de MPV-brandweersamenwerking. De heer Volders vroeg hoe wordt omgegaan met meerkosten voor onderhoud of uitbreiding van gebouwen. Spreker antwoordt dat de meerkosten die noodzakelijk zijn voor de samenwerking ook gezamenlijk worden gedragen. Andere kosten dragen de gemeenten zelf. Voor het tijdig aanleveren van de begrotingen van de drie gemeenten is een systematiek ontwikkeld om ervoor te zorgen dat op hetzelfde moment dezelfde informatie beschikbaar komt. Er is gevraagd hoe wordt omgegaan met ziektekosten. Voor de medewerkers die in de gemeenschappelijke regeling zitten, worden deze kosten gedragen door de samenwerkende gemeenten. Voor de mensen die in dienst van de eigen organisatie blijven, blijven ook de ziektekosten voor rekening van de eigen organisatie.


22-09-2009 pag. 6

De heer Klungel heeft gevraagd of het mogelijk is dat Bellingwedde alsnog aansluit. Het antwoord daarop is, dat dit mogelijk is, maar in dit stadium zal er wel een prijskaartje komen aan te hangen. Op het moment dat blijkt dat Bellingwedde niet meer in staat is zelfstandig haar burgers te bedienen, zal de provincie ingrijpen. Op dit moment participeert Bellingwedde wel in de sociale dienst. Het is nog niet duidelijk of en hoe dit wordt voortgezet. Mevrouw Knevelman maakte opmerkingen over de verdeling van uren. De werkorganisatie zal van de drie gemeenten verschillende opdrachten ontvangen. Als het gaat om bijvoorbeeld stadsontwikkeling, zal de ene gemeente meer uren nodig hebben dan de andere. In de kostenverdeling zal hier dan ook rekening mee worden gehouden. Er is voor een rekenmodel gekozen voor de kostenverrekening dat in aanvang minder voordelig voor Pekela uitpakt. Op termijn zal het echter gelijk trekken. Er is continue en goed overleg met de OR en de BOR en ook met de bonden. Het belangrijkste punt voor de bonden was het arbeidsvoorwaardenpakket. Waar het langst over is gediscussieerd is de functie en de plaats in de organisatie van bestuursondersteuner. De stuurgroep vindt het belangrijk dat ze niet worden opgenomen in de gemeenschappelijke regeling, maar dat ze in dienst blijven bij de individuele gemeenten. De afspraak met de bonden is gemaakt dat na 2 jaar wordt heroverwogen of dit dan nog steeds de juiste keuze is. Voorwaarde is dat het eigene van elke gemeente moet worden geborgd. De vraag is gesteld of het DB moet bestaan uit drie burgemeesters. Het gaat om drie bestuurders; dit hoeven niet perse burgemeesters te zijn. Er zijn vragen gesteld over de uitkering uit het gemeentefonds. In een brief van Binnenlandse zaken, naar aanleiding van een bezoek aan Den Haag, wordt uitgelegd dat drie aparte basisuitkeringen aanmerkelijk hoger uitvallen dan de situatie bij een herindeling, waar eenmalig een hogere basisuitkering wordt gegeven, waarna hij jaarlijks lager wordt. Er lopen nog gesprekken met de provincie voor aanvullende financiële middelen en het rijk voor extra menskracht. De vacature voor de functie van Algemeen Directeur kan pas worden opengesteld op het moment dat drie gemeenten een positief besluit hebben genomen. Het profiel en de advertentie zijn al klaar en de vacature zal zo snel mogelijk na positieve besluitvorming worden opengesteld. De heer Klungel vroeg of er voldoende personele kwaliteit beschikbaar is om de nieuwe organisatie te vullen. Spreker is van mening dat er voldoende kwaliteit is, maar het is niet helder of die in de juiste verhoudingen aanwezig is. Het uitgangspunt is dat alle medewerkers een volwaardige plek krijgen in de nieuwe organisatie. Er kunnen wel verschuivingen plaatsvinden. Er is geen inventarisatie gemaakt in de ambtelijke organisaties, maar medewerkers worden wel gestimuleerd om te reflecteren op een andere functie. Een aantal fracties heeft gesproken over het belang van informatie aan de burgers. Dat is tot op heden mondjesmaat gebeurd omdat er nog geen totale besluitvorming is geweest. De communicatiedraaiboeken liggen al klaar. De heer Siegers jr. vroeg zich af of dit een eerste stap is naar een herindeling. Spreker benadrukt dat de opdracht steeds is geweest om samen te werken en niet te herindelen. Of de organisatie in de nu beoogde vorm over 15 jaar nog steeds zal bestaan kan hij niet voorspellen, maar op korte en middellange termijn gaat hij niet uit van een herindeling. De heer Siegers jr. vroeg ook hoe men de interactie met de burger denkt te verbeteren. Spreker is ervan overtuigd dat de gewenste kwalitatief hoogwaardige organisatie nog meer voor de burger kan betekenen als die op een juiste manier is gekoppeld aan de plaatselijke politiek. De eigen identiteit is iets wat we samen zullen moeten bewaken. De heer Siegers jr. vraagt hoe meer tijd en ruimte wordt gecreëerd voor de interactie met de burgers. De heer Schollema antwoordt dat een kwalitatief goede organisatie de burger goed en op tijd zal kunnen bedienen. Dat zal een continue proces moeten zijn.


22-09-2009 pag. 7

De heer Van der Woude gaat in op de vraag wie bepaalt hoe een opdracht door de werkorganisatie wordt uitgevoerd. Het is de opdrachtgever, die uren gaat inhuren bij de werkorganisatie. Als een opdrachtgever bepaalt dat er iets anders moet gebeuren, dan gaat hij in overleg met de werkorganisatie. Kunnen er zaken worden verschoven, moeten de prioriteiten worden bijgesteld of worden er uren van derden ingehuurd. Dat laatste heeft wel een kostenverhogend effect. De heer Siegers sr. maakte de vergelijking met de gemeente Assen. Bureau Berenschot heeft bij de benchmark rekening gehouden met een groter aantal opdrachtgevers. Daarom is voor een ruimere organisatie gekozen dan nodig is in een gemeente van vergelijkbare grootte. Over de bestuursadviseurs merkt spreker op dat uitgegaan wordt van twee per gemeente, die uit de organisatie komen. Dat kan budgettair neutraal. Wil een gemeente meer, dan zullen de kosten daarvoor volledig ten laste van die gemeente komen. De heer Hoogeveen gaat in op de organisatiestructuur, de ontwikkeling van de loonsom en de OR. Zoals de heer Schollema al aangaf is het overleg met de OR steeds constructief geweest. Vanaf het begin is de OR uitgenodigd om mee te spreken over de vorming van de organisatie. Het advies over de samenwerking zal worden afgerond als het sociaal statuut is ondertekend. Zodra het OR advies beschikbaar is, zal het ook aan de drie raden beschikbaar worden gesteld. De heer Van Mannekes zei het geen goed idee te vinden om een extra laag in de organisatiestructuur aan te brengen. De heer Hoogeveen benadrukt dat er geen extra managementlaag komt. Wel komt er een directeur programma’s en projecten en een controller, die het management zal helpen de organisatie goed aan te sturen en werkprocessen en verbeterprocessen op te zetten. Over de loonsom legt spreker uit dat in de stuurgroep is afgesproken de loonsom taakstellend gelijk te maken aan de loonsom van de huidige drie organisaties. De kosten voor inhuur en uitbesteden worden hierin meegenomen. Het kostenverhogende effect zit in de hogere loonschalen op bepaalde plekken. Er zit echter een kostenbesparing in het feit dat meer werkzaamheden in de eigen dienst kunnen worden uitgevoerd. Op die manier moet het mogelijk zijn om met dezelfde middelen efficiënter te gaan werken. De heer Busemann herhaalt zijn vraag hoe de prijs voor een opdracht wordt bepaald; nacalculatie of vooraf. Bij externe bureaus worden vooraf prijsafspraken gemaakt, waarin een bepaalde marge wordt meegerekend. Dat kan in de eigen organisatie niet. Hoe leg je de kosten dan op de juiste taakvelden neer? Verder vraagt hij naar het niveau van de reserves. Hij doet dat ook met het oog op de beschreven risico’s, zoals die van de ISV-gelden. De heer Van Mannekes vraagt of de gekozen organisatiestructuur overeenkomt met die in Veendam. De heer Hoogeveen antwoordt dat dit niet het geval is. De heer Van Mannekes vraagt wat de functie van Algemeen Directeur inhoudt. De heer Volders is blij met de heldere beantwoording. Hij spreekt de hoop uit dat de verdeling van de loonsom gelijk blijft. Hij is er voorstander van het aantal externe uren terug te dringen en meer werk in eigen huis te houden. Mevrouw Knevelman vraagt of er aan teambuilding en een jaarlijks personeelsuitje is gedacht. De heer Klungel bedankt ook voor de heldere beantwoording. Hij vraagt hoe de continuïteit wordt bewaakt in de periode van overgang naar de nieuwe organisatie. We moeten voorkomen Notulen informatie- en overlegvergadering

22-09-2009 pag. 8

dat er in Pekela niks gebeurt, omdat we met de samenwerking bezig zijn. Verder vraagt hij of de controlerende taak van de raad wordt bemoeilijkt doordat zaken op afstand worden gezet. Ook vraagt hij of er binnen de organisatie overleg plaatsvindt buiten de (B)OR om. Hoe denkt het personeel over de samenwerking; is er enthousiasme en ambitie onder de medewerkers? Tot slot vraagt hij op welke wijze is gecommuniceerd over de mogelijke samenwerking met de politie van Veendam en wiens idee dit is geweest. De heer Schollema antwoordt dat hij een onderzoek heeft gestart omdat hij vindt dat de politie een integraal onderdeel moet zijn van de totale samenwerking. Op dit moment zitten we in de driehoek Winschoten. Het onderzoek om de samenwerking richting Veendam te zoeken loopt momenteel nog. Hierover zal ook niet eerder dan het eind van 2009 duidelijkheid zijn. Er is een totale reorganisatie voor nodig, maar helder moet zijn dat de in de driehoek Winschoten gemaakte afspraken ook in het andere verband volledig gewaarborgd moeten blijven. Een en ander is officieel met de politie gecommuniceerd, maar het was niet aan de bestuurders om dit rechtstreeks aan de medewerkers te communiceren. Via de raadsnotulen van Menterwolde is dit echter bij de pers gekomen, waarop een aantal medewerkers uit Winschoten heeft gereageerd. Dat het op die manier is uitgelekt vindt spreker betreurenswaardig. Over het personeel merkt spreker op dat een dergelijke verandering voor het personeel een enorme uitbreiding van mogelijkheden kan inhouden. Er komt een ander loongebouw. Dat kan een positief effect hebben op het aantrekken van de juiste mensen. Aan de andere kant zijn er ook medewerkers die liever op dezelfde plek waren gebleven. Dit zijn normale menselijke reacties. Voor de langere termijn is spreker ervan overtuigd dat de medewerkers beter af zijn. De controle van de raad op het proces blijft onveranderd of wordt zelfs beter. Als het product beter is en de kwaliteit van de dienstverlening omhoog gaat, zal de informatieverstrekking naar de raad ook beter worden. Voor de raad is het resultaat van belang. Ook daarop kan hij het college aanspreken. De heer klungel vroeg tevens hoe processen worden bewaakt in de tussenliggende periode. Spreker benadrukt dat dit al twee jaar goed loopt. Er is enorm veel werk verzet terwijl “de winkel gewoon open was”. Hiervoor complimenteert hij de organisatie. De heer Klungel benadrukt dat hij doelde op de komende twee jaar. Ook dan moeten de processen goed bewaakt worden. Hij sluit zich aan bij de complimenten richting de organisatie. De heer Van der Woude gaat in op de vraag van mevrouw Knevelman. Hij is het met haar eens dat teambuilding van groot belang is als je drie organisaties wilt samenvoegen. Ook daarna zullen bindingsactiviteiten moeten plaatsvinden. Daar moet aandacht voor zijn. De Algemeen Directeur is opdrachtnemer van de drie gemeenten en eindverantwoordelijke voor een organisatie van ca. 500 medewerkers. Verder is hij direct leidinggevend aan de mensen van het projectbureau en de eerste jaren vooral een verandermanager die zorgt voor samensmelting van drie verschillende culturen en afstemming van de werkprocessen. Het wordt zeker de eerste jaren een zware functie. In reactie op de vragen van de heer Busemann geeft spreker aan dat de prijs wordt bepaald op basis van voorcalculatie. Achteraf vindt dan verrekening plaats. Op basis van het opdrachtgeverschap zal urenverantwoording moeten plaatsvinden. De systematiek zal nog worden verfijnd. Tot slot gaat spreker in op de vragen over de AR en de ARR. Beide reserves zijn momenteel op een voldoende niveau. De risico’s van de ISV staan apart en ook het onderwijscentrum komt niet ten laste van de organisatie. De voorzitter bedankt een ieder voor een constructieve goede discussie. Dit is een goede voorbereiding geweest op de vergadering van 12 oktober a.s.


22-09-2009 pag. 9

6.

Rondvraag voor raadsleden

De heer Van Mannekes zegt dat er geruchten zijn dat de heer Schollema de nieuwe directeur van Synergon wordt. Hij vraagt om opheldering hierover. De heer Schollema antwoordt dat hij wel in de benoemingscommissie zit voor de nieuwe directeur. Er is onder zijn voorzitterschap een aantal voorlopige besluiten genomen door het algemeen bestuur. Het managementteam wilde bestuursleden aanwijzen voor het interim directeurschap. Spreker benadrukt dat hij geen interesse voor die functie en ook niet beschikt over de deskundigheid om een dergelijk specialistisch bedrijf aan te sturen. Er komt een extern deskundige om het proces te begeleiden. Te zijner tijd zal spreker dit proces nader toelichten aan de raad.

7.

Sluiting

De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering.


22-09-2009 pag. 10

: NOTULEN openbare informatie- en overlegvergadering van de raad van de gemeente Pekela

Recommend Documents