DOSSIER DOSSIER FINANCIËN

DOSSIER

DOSSIER FINANCIËN

foto Peter Van Hoof

Teksten: Leen De Dycker, Hilde Desmedt en Karen Vanden Auweele Met dank aan: Wouter Peeters Foto's: Marc Bergmans, Leen De Dycker, Karen Vanden Auweele en Peter Van Hoof Cartoon: Nix

DOSSIER

Wie er al niet rechtstreeks mee te maken had, heeft afgelopen herfst zeker het gejammer van collega’s over de budgetproblemen opgevangen. Of in de pers gevolgd wat de toestand was van onze Vlaamse portemonnee. Die budgetproblemen waren nog

niet goed van de baan toen het Rekenhof bij het begin van dit jaar zijn rapport over de invoering van ons boekhoudsysteem voorstelde. We haalden geen goeie punten. Is het dan zo erg gesteld met onze Vlaamse kas? Goedendag zocht het voor u uit …

KASPROBLEMEN EN KRITIEK OP DE BOEKHOUDING HET VERHAAL VAN ONZE FINANCIËN

Werkt ons boekhoudsysteem niet naar behoren? En moeten we ons zorgen maken over het goede beheer van onze Vlaamse centen? Met het invoeren van een nieuw boekhoudsysteem in 2001 was het nochtans de bedoeling ons budgettair huishouden beter op punt te stellen en transparanter te maken. Dat past binnen het Comptabiliteitsdecreet dat nieuwe boekhoudregels opstelt voor de vernieuwde Vlaamse overheid.

Goedendag ging te rade bij Hedwig Van der Borght, directeurgeneraal van de administratie Abafim (AZF). Hij was het die midden vorig jaar de opdracht kreeg onze kastoestand weer gezond te maken en hij kan klaarheid scheppen in het boekhoudkundig kluwen. IN HET ROOD

foto Peter Van Hoof

Midden vorig jaar trok een leidend ambtenaar in de pers aan de alarmbel omdat zijn administratie geen geld meer had voor printpapier. Een verslag van het college van secretarissen-generaal vermeldde dat ‘hier en daar projecten en betalingsdossiers dreigden stil te vallen bij gebrek aan geld’. En plots sprak heel Vlaanderen over de lege Vlaamse kas. Oorzaak van al die commotie was een geldtekort in onze kas.

Hedwig Van der Borght: “2004 zal zeker geen gemakkelijk jaar worden, en dat ligt niet alleen aan de verkiezingen.”

22

Daarom vaardigde de Vlaamse minister van Financiën Dirk Van Mechelen eind juli 2003 een nieuwe begrotingsrichtlijn uit om onze uitgaven te beperken (zie verder in dit dossier). Er werd op gehamerd dat het geen besparingsmaatregelen waren. Maar wat was het dan wel? “Velen dachten dat we medio 2003 met z’n allen al te veel geld hadden uitgegeven, maar dat is een misvatting”, verduidelijkt Hedwig Van der Borght. “Het kwam erop neer dat tot dan alle betalingsdossiers zeer snel waren uitgevoerd door de administraties, maar dat onze inkomsten, onder andere uit federale belastingen, niet even snel binnenkwamen. Er was dus een cashflowprobleem. Die toestand was eind juli zo dramatisch dat

FINANCIËN

we meer dan 1 miljard euro in het rood stonden.” Toen heeft minister Van Mechelen maatregelen genomen om onze uitgaven beter af te stemmen op onze inkomsten. “Natuurlijk konden we nog meer in het rood gaan”, vult de directeur-generaal nog aan. “De Vlaamse overheid heeft immers voor drie miljard euro kredietlijnen bij de banken. Maar het zou niet verantwoord zijn geweest om geld te blijven lenen in de hoop dat de toestand zich vanzelf zou herstellen. Lenen kost immers veel geld aan intresten.” De maatregelen hebben blijkbaar zo goed gewerkt dat we begin dit jaar zelfs een overschot van 422 miljoen euro konden aankondigen voor 2003. Of klopt de kritiek van de oppositie die beweert dat er grote rekeningen werden doorgeschoven naar het boekjaar 2004, vragen we ons af? “Mede dankzij de inspanningen van de Vlaamse openbare instellingen hebben we effectief kunnen afsluiten met een overschot van bijna een 4,2 miljoen”, beaamt Hedwig Van der Borght. “En uiteraard zullen bepaalde rekeningen van 2003 betaald worden met centen van 2004, maar ik garandeer u dat dat er niet meer zijn dan andere jaren.” Ook dit jaar zullen we trouwens met een gewijzigde begrotingsrichtlijn blijven werken, al is die wel een stuk soepeler dan vorig jaar. “2004 zal zeker geen gemakkelijk jaar worden, en dat ligt niet alleen aan de verkiezingen”, legt Hedwig Van der Borght verder uit. “We mogen met het begrotingsoverschot van 2003 niet op onze lauweren rusten, want ook in 2004 moeten we een belangrijk begrotingsoverschot halen. Toen België in de Europese Monetaire Unie stapte heeft het zich immers geëngageerd om zijn schuld systematisch af te bouwen en daar moet ook Vlaanderen zijn steentje toe bijdragen. Als we ons daaraan niet houden, lopen we niet alleen het risico een zware boete te krijgen van de Europese Commissie, maar brengen we vanaf 2010 ook de betaling van onze pensioenen in gevaar.” SLECHT RAPPORT Ongeveer gelijktijdig met het goede nieuws over het kasoverschot kwam ook het rapport van het Rekenhof over ons boekhoudsysteem Oracle Finance, kortweg Orafin (zie verder in dit dossier). Dat systeem

werd na enkele maanden uitstel in oktober 2001 ingevoerd om voortaan economisch te kunnen boekhouden. “Belangrijkste verschil met de ‘gewone’ begrotingsboekhouding is dat we de burger beter kunnen tonen wat het totale vermogen is van de Vlaamse overheid en hoe zijn geld wordt besteed. Niet alleen alle inkomsten, maar ook alle kosten en het bestaande vermogen worden opgetekend. En dat moet bijdragen tot een grotere transparantie in onze werking”, legt de directeur-generaal uit. Zo staat het ook in het Comptabiliteitsdecreet dat in het kader van de vernieuwingsoperatie BBB wordt uitgewerkt. Dat nieuwe, economische boekhoudsysteem was dus nodig en in het verlengde daarvan ook een nieuw informaticasysteem. Maar de invoering ervan is niet zonder kleerscheuren verlopen.

Het Rekenhof spreekt over een onzorgvuldige voorbereiding en een gebrekkige beheersing van het project en over essentiële gebreken in de rapportering. Onder andere door die slechte rapporteringen weigerde het Rekenhof de rekeningen en de balans van 2001 volledig goed te keuren. En dat terwijl Orafin net moest zorgen voor een grotere openheid in onze boekhouding? “De kritiek van het Rekenhof is terecht, in die zin dat het systeem in de eerste twee overgangsjaren met heel wat problemen te kampen heeft gehad, ook in zijn rapporteringen”, geeft Hedwig Van der Borght toe. “Die problemen waren niet alleen te wijten aan het informaticasysteem

dat nog niet op punt stond, maar ook aan het feit dat de Vlaamse Gemeenschap de hele operatie toch wel had onderschat. Zo hadden we op het moment dat het IT-systeem ontwikkeld moest worden, nog niet voldoende inzicht in wat de vereisten waren voor een economische boekhouding. Ook de geest van de mensen bleek nog niet helemaal klaar voor het nieuwe systeem.” DIENSTWAGENS Voor de rekeningen van 2002 en 2003 zouden nagenoeg alle problemen opgelost moeten zijn, al wil Hedwig Van der Borght daarbij meteen nuanceren dat we nog geen volwaardige economische boekhouding voeren. “Momenteel is het zo dat we met Orafin al wel volgens de principes van economische boekhouding werken, zoals het optekenen van actief- en de passiefstromen van bepaalde budgetten. Maar dat gebeurt nog niet overal systematisch en volledig correct. En dat is normaal, want momenteel primeert de begrotingsboekhouding en is de economische boekhouding meer een aanhangsel en een last, dan een basis. Een ander probleem is dat we nog onvoldoende zicht hebben op het totale vermogen. Daarvoor moet een soort nulmeting opgesteld worden op basis van een sluitende inventaris van wat wij als overheid bezitten. We moeten niet alleen zicht krijgen op onze gebouwen, dienstwagens en dergelijke, maar ook op de staat van onze wegen en de toestand van het milieu. En dat is moeilijk kwantificeerbaar.” Op het ritme van BBB zullen stapsgewijs ook de boekhoudsystemen van de verschillende openbare en wetenschappelijke instellingen moeten kunnen corresponderen met het nieuwe boekhoudsysteem. Zal dat niet nog meer problemen teweegbrengen? “In eerste instantie zullen alle bestaande systemen inderdaad op elkaar afgestemd moeten worden en dat zal nog heel wat inspanningen vragen”, blikt Hedwig Van der Borght al vooruit. “Het is mogelijk dat we op termijn evolueren naar één nieuw systeem voor de hele overheid. Al twijfel ik daaraan. Het zou beter zijn de bestaande werkende systemen aan te vullen en op mekaar af te stemmen dan tabula rasa te maken bij iedereen.” Hoe dan ook is dat muziek voor de toekomst, en aan de nieuwe Vlaamse regering om te beslissen.

23

DOSSIER

WAAROM MOEILIJK ALS HET OOK MAKKELIJK KAN? Het nieuwe boekhoudsysteem krijgt dus kritiek van het Rekenhof. Goedendag vroeg zich dan ook af wat de reden was om in 2001 over te stappen naar dit nieuwe systeem en trok daarvoor naar Guy Rouckhout van de afdeling Accounting. Om te weten waarover we spreken, moeten we terug in de tijd. Tot oktober 2001 werkte de Vlaamse overheid met een begrotingsboekhouding. Dat is de meest eenvoudige vorm van boekhouden, waarbij inkomende en uitgaande kasstromen worden opgetekend in een begroting en in rekeningen. Zo’n begroting wordt één keer per jaar opgesteld voor het volgende jaar en door het Vlaams Parlement goedgekeurd. Na afloop van het boekjaar worden de inkomsten en uitgaven in rekeningen opgenomen en wordt een beperkte inventaris opgesteld van het vermogen. Die worden dan opnieuw aan het parlement voorgelegd. Guy Rouckhout: “Het resultaat van wat we doen met onze centen wordt duidelijker zichtbaar, wat moet bijdragen tot een groter vertrouwen in de overheid.”

Dergelijk systeem volstaat niet langer voor een modern overheidsmanagement, dat steeds meer verantwoording moet afleggen aan

EEN MOEILIJKE HERFST VOOR DE FINANCIËN Afgelopen zomer ging de Vlaamse overheid duidelijk in het rood en minister van Financiën Van Mechelen ging op de uitgavenrem staan. Niet om te besparen, wel om het uitgavenritme beter af te stemmen op de inkomsten. Terwijl de uitbetalingen stipt werden uitgevoerd, lieten onze inkomsten, zoals de dotatie van de federale overheid, langer op zich wachten dan gepland. Daardoor liep het kastekort op tot meer dan een miljard euro. De Vlaamse overheid zat dus met een cashflowprobleem. De gemeentelijke en provinciale opcentiemen die in september binnenkwamen, dichtten het gat tijdelijk. Maar er was een structurele ingreep nodig om vat te krijgen op de uitgaven. STRENGE HUISVADER Daarom werd vanaf augustus elke maand slechts 1/15 van het jaarbudget vrijgegeven voor vastleggingen in plaats van 1/12. Het effect van die maatregel werd pas in de loop van de herfst voelbaar, dus achtte onze minister het nodig de strenge regeling tot het jaareinde aan te houden. Wél konden er afwijkingen worden aangevraagd. Als een goede huisvader beoordeelde de Ar-

24

bitragecommissie of het verantwoord was het strakke budgettaire kader te doorbreken. We kregen weer vat op de uitgaven en het kastekort werd kleiner. Uiteindelijk sloot de Vlaamse overheid haar boekjaar voorlopig af met een overschot van 422 miljoen euro. SOEPELER IN 2004 Hoewel de kastoestand nu opnieuw in evenwicht is, zal in 2004 ook nog een voorzichtig begrotingsbeleid gevoerd worden, zij het met soepelere richtlijnen. De minder gunstige economische conjunctuur zal zich immers nog doen voelen in de inkomsten voor 2004. Bovendien moet Vlaanderen helpen bij de Belgische schuldafbouw, anders komen de pensioenen vanaf 2010 in gevaar. En in 2004 zijn er de Vlaamse verkiezingen, waarna de nieuwe regering nog voldoende middelen moet hebben voor een degelijk beleid.

De nieuwe richtlijnen voor 2004 gelden voor alle administraties van het ministerie, voor de DAB’s en voor de VOI’s. Een overzicht van de krachtlijnen: • Elke maand wordt 1/13 van het jaarbudget vrijgegeven, tegenover 1/15 vorig jaar. • De begrotingsverantwoordelijken kunnen budgetten verschuiven binnen de begrotingsprogramma’s, zonder dat daarvoor de toelating van de Arbitragecel nodig is. • In januari kon onmiddellijk 4/13 van de jaarlijkse middelen worden vastgelegd. In mei en juni wordt het uitgavenritme dan opnieuw aan banden gelegd en komt er maandelijks maar 1/13 vrij. Het Vlaams Parlement wordt immers eind april ontbonden en de regering kan in mei en juni alleen de lopende zaken afhandelen. De nieuwe regering zal dan moeten beslissen hoe en wanneer de overige 7/13 wordt besteed.

FINANCIËN

de burger over wat er met zijn belastinggeld gebeurt. Met het Comptabiliteitsdecreet in het vernieuwingsproject Beter Bestuurlijk Beleid wil ook de Vlaamse overheid naar een grotere transparantie. Daarom heeft men er in 2000 al voor gekozen om over te schakelen naar een nieuw boekhoudsysteem, gebaseerd op het economische boekhoudprincipe. ACTIEF EN PASSIEF “Dat is het zogenaamde dubbelboekhoudsysteem, waarmee ook bedrijven werken”, licht Guy Rouckhout van de afdeling Accounting toe. “Daarbij wordt niet alleen de oorsprong van de middelen in een overzicht gegoten, maar ook de aanwending ervan. Als de overheid bijvoorbeeld een dienstwagen koopt, wordt een bedrag gecrediteerd op een passiefrekening. Maar tegelijk wordt op de actiefrekening eenzelfde bedrag gedebiteerd, m.a.w. als vermeerdering van de bezittingen. Op het einde van het boekjaar worden al die kosten en opbrengsten per soort gegroepeerd en opgeteld.” Aan de hand van dit overzicht kunnen beleidsvoerders tijdiger ingrijpen. En kunnen ze de resultaten van bepaalde activiteiten beter vergelijken met wat andere overheids- en privé-instanties doen. Want dit systeem van boekhouden verloopt grosso modo volgens dezelfde methodes als privé-boekhoudingen. Het resultaat

van wat we doen met onze centen wordt dus duidelijker zichtbaar, wat moet bijdragen tot een groter vertrouwen in de overheid. GROTE SPRONGEN VOORWAARTS De Vlaamse overheid wil nog een stap verder gaan en evolueren naar een geïntegreerde boekhouding, met naast het begrotings- en het economische ook een analytisch luik. Dat laatste moet ervoor zorgen dat te achterhalen is wat de verschillende activiteiten van de Vlaamse overheid kosten en wat ze opbrengen. “In 2001 was het nog onze bedoeling het economische en analytische gedeelte vrij snel na mekaar in te voeren”, legt Guy Rouckhout nog uit. “Maar al gauw bleek dat onze boekhoudmedewerkers niet klaar waren om die twee sprongen in één beweging te maken. De stap naar de economische boekhoudprincipes vroeg heel wat bijscholing en zware inspanningen van onze mensen. Nu, twee jaar later, hebben de meesten de principes wel onder de knie en zijn we bijna zover dat we een geloofwaardige resultatenrekening en balans kunnen opstellen. Er zijn zelfs al enkele departementen die experimenteren met het analytisch principe. Maar die laatste stap willen we pas definitief zetten als onze economische boekhouding helemaal op punt staat.”

ZWART-WIT IN DE MEDIA Als voorzitter van het college van secretarissen-generaal stond Guido Deblaere in november 2003 de pers te woord over de begrotingsmaatregelen. Hoe kijkt hij achteraf aan tegen de hele mediaheisa en wat zijn voor hem de leerpunten?

Guido Deblaere: “We hebben de media niet nodig.”

“Er is zeker een stukje beschadiging geweest van het imago van de Vlaamse overheid. Er is twijfel gerezen. Maar of ons imago als goede betaler is aangetast, betwijfel ik. Ik erken dat er hier en daar knelpunten waren, maar er was zeker geen reden tot paniek. Men wou alleen de stroom van inkomsten en uitgaven beter beheersen. In heel wat departementen is dat perfect opgelost. De kans is ook klein dat dit scenario zich nog herhaalt. Er is nu een minder rigide regeling uitgewerkt. Als er knelpunten zijn, weet men nu waar men ze kan aankaarten en worden ze sneller opgelost. Al bij al is het dus een leerzaam proces geweest. Heel de geschiedenis toont ook aan hoe belangrijk goede com-

municatie is. We hebben in de Vlaamse administratie al lang een cultuur van directe communicatie met de regering. We hebben de media niet nodig om met onze ministers te praten. Er was geen nood om naar de pers te stappen. Dat is toch gebeurd. En daar schuilt het gevaar. Want als de interne problematiek extern wordt, dan heb je er geen greep meer op en zie je hoe alles escaleert. Je mag de rol van de media niet onderschatten. Mijn ervaring is dat de media in vele gevallen het nieuws niet meer brengen, maar het zelf maken waarbij ze alles versimpelen tot een zwartwitverhaal. In het echte verhaal, dat veel complexer is, zijn ze niet geïnteresseerd.”

25

DOSSIER

HET REKENHOF OVER

DE VLAAMSE FINANCIËN Begin januari weigerde het Rekenhof – dat is de instantie die onderzoekt of onze overheidsgelden goed worden besteed – de Vlaamse rekeningen van 2001 goed te keuren omdat er iets schort aan het boekhoudkundig systeem waar de Vlaamse overheid mee werkt. Zo stond het in de kranten. Goedendag wilde de ware toedracht van de feiten kennen en zocht die in de rapporten die het Rekenhof overhandigde aan het Vlaams Parlement.

Daaruit blijkt dat we de berichtgeving enigszins moeten nuanceren. Het Rekenhof heeft inderdaad opmerkingen bij de algemene rekening en balans 2001, maar keurt ze niet volledig af. Wél meent het Rekenhof dat de voortgangscontrole op de begrotingsuitvoering en de rapportering moeilijk verloopt met Orafin. Het systeem is immers geschoeid op de leest van privé-ondernemingen. Omdat het nu moet draaien in de overheid, was heel wat aanpassingswerk nodig. Het resultaat is een heel complex systeem dat nogal wat technische gebreken vertoont.

WAT NIET IN DE KRANTEN STOND:

foto Peter Van Hoof

DE NORMALE GANG VAN ZAKEN De krantenkoppen logen er niet om: ‘Rekenhof keurt Vlaamse rekeningen 2001 niet goed’. Zware uitspraak, dacht Goedendag en sprak met Birgitt Van Nerum, afdelingshoofd Accounting (AZF), om te horen wat er van aan is. Van haar horen we hoe een en ander gelopen is en wat we eruit geleerd hebben. Een verhaal dat niet in de kranten stond.

Birgitt van Nerum: “Het Rekenhof formuleert elk jaar zijn opmerkingen.”

Birgitt Van Nerum beaamt dat het Rekenhof opmerkingen had bij de ontwerpversie van de rekeningen van 2001. “Dat is overigens de normale gang van zaken. Elk jaar formuleert het Hof zijn opmerkingen en kan de administratie die verwerken en een nieuwe ontwerpversie indienen. Dat het ontwerp van algemene rekening 2001 niet helemaal correct was, had onder andere te maken met de omschakeling naar het nieuwe informaticasysteem. Orafin is een complex systeem in vergelijking met het vroegere financieel systeem dat op maat was gemaakt voor de Vlaamse Gemeenschap. Bovendien was er heel wat maatwerk nodig opdat de rekenplichti-

26

gen zouden kunnen werken in het systeem. Door deze complexiteit en het feit dat heel wat rekenplichtigen vroeger niet met een financieel systeem werkten, was de omschakeling naar Orafin voor hen het moeilijkst. Er werden daardoor ook fouten gemaakt bij de invoer van gegevens.” Omdat er in 2001 door de rekenplichtigen nog geen rapporten getrokken konden worden uit het systeem, liepen de correcties van deze rekeningen vertraging op en was de eerste ontwerpversie van de rekeningen 2001 dus niet helemaal correct. In de loop van 2002 werd het systeem verder verfijnd en kon het al wel rapporten voor de rekenplichtigen genereren.

FINANCIËN

Verder meent het Rekenhof dat de invoering van de economische boekhouding onderschat werd en onvoldoende werd voorbereid, waardoor een en ander mank liep bij de invoering. Onder andere door de veelvuldige personeelswissels in het projectteam en door het ontbreken van een wettelijk kader - het Comptabiliteitsdecreet, waarover verder in dit dossier meer - was er niet voldoende expertise in huis om een gedegen analyse te maken van de inhoudelijke vereisten van een boekhoudprogramma en van de financiële weerslag. De kosten liepen dan ook veel hoger op dan gepland: een goede 30 miljoen euro tegenover de aanvankelijk geraamde 5 miljoen. De aanbeveling van het Rekenhof is alvast duidelijk: bij nieuwe projecten moet de overheid lessen trekken uit de fouten die werden gemaakt bij Orafin. De instantie verwijst daarbij vooral naar het Comptabiliteitsdecreet, waarrond de besprekingen binnenkort starten in het Vlaams Parlement. Het Rekenhof is overigens ook van mening dat Orafin grondig moet worden aangepast of dat er een ander boekhoudsysteem moet worden gebruikt om het Comptabiliteitsdecreet te doen werken.

92 OP 100 Ook de opmerking dat het boekhoudsysteem nog niet genoeg op punt staat om onder meer de begrotingsuitvoering op te volgen, wil het afdelingshoofd nuanceren. “Het Rekenhof heeft zelf vastgesteld dat het systeem 92% haalt op een schaal waarbij 100 staat voor het optimaal voldoen aan de eisen van de Amerikaanse Rekenkamer. En ondertussen werden de gebreken die het Rekenhof aanhaalde al verholpen.” Dat de balans of het overzicht van het totale vermogen van de Vlaamse overheid niet correct is, geldt volgens haar voor alle overheden. “Dat is geen probleem van het financieel systeem, en geen probleem dat in 2001 is ontstaan. Zoals directeur-generaal Van der Borght al zei, is er voor een vermogensoverzicht eerst een nulmeting nodig van alle bezittingen van de overheid. En precies dat is niet evident omdat het bijvoorbeeld ook gaat om de staat van onze wegen of het milieu. Maar ook daaraan werken we. We hebben trouwens al een beter zicht op ons vermogen van het jaar 2001 dan van de jaren daarvoor.” ORAFIN EN SBS De bewering dat de invoering van het nieuwe boekhoudsysteem onderschat werd en

ALGEMENE REKENING 2001 ONDER DE LOEP Elk jaar bezorgt de administratie een ontwerp van algemene rekening aan het Rekenhof. De controle-instantie bestudeert die en kan haar opmerkingen formuleren, wat gewoonlijk het geval is. De administratie verwerkt dan die opmerkingen in een nieuw ontwerp van rekening en bezorgt die opnieuw ter goedkeuring aan het Rekenhof én aan het Vlaams Parlement. In oktober 2002 bezorgde de administratie het ontwerp van algemene rekening 2001 aan het Rekenhof, dat in juli 2003 zijn opmerkingen daarover formuleerde. De administratie verwerkte de bemerkingen in een nieuw ontwerp van algemene rekening en verstuurde de aangepaste versie begin 2004 via minister Van Mechelen opnieuw naar het Rekenhof. In januari werd het rapport besproken door de commissie Financiën en Begroting in het Vlaams Parlement. Bedoeling is de aangepaste rekeningen 2001 nog voor de verkiezingen definitief voor te leggen aan onze Vlaamse volksvertegenwoordigers.

onzorgvuldig werd voorbereid, kan ze enigszins beamen. “Dat komt omdat het project toen te eenzijdig benaderd werd als een informaticaproject en de inhoudelijke vereisten op de achtergrond bleven. De toenmalige Vlaamse regering besliste in 1997 immers het nieuwe boekhoudproject te koppelen aan de IT-outsourcing. Toen het IT-contract werd toegewezen aan de vorige ICT-dienstverlener (SBS), betekende dat meteen de keuze voor Orafin als boekhoudsysteem. De administratie werd dus niet betrokken bij die beslissing.” Verder bleek er niet genoeg tijd te zijn voor een gedegen analyse van de vereisten van het boekhoudprogramma en zaten bepaalde deelprojecten niet vervat in de opdracht. Daardoor liep de kostprijs uiteindelijk veel hoger op dan verwacht. De media hebben niet het hele verhaal verteld, zoveel is duidelijk. Toch verliep het project niet ideaal en zijn er fouten gemaakt. De administratie heeft dus haar lessen getrokken uit de manier waarop de economische boekhouding en Orafin werden ingevoerd. Zo belastte minister Van Mechelen de administratie met een onderzoek naar de haalbaarheid van het Comptabiliteitsdecreet. “We moesten nagaan of onze infrastructuur en software wel geschikt zijn en of we voldoende geschoold perso-

neel hebben. Uit de studie blijkt dat het Comptabiliteitsdecreet zoals het er nu uitziet haalbaar moet zijn. Wél moeten we bij de uitwerking van de uitvoeringsbesluiten rekening houden met de mogelijkheden van de standaardboekhoudsoftware, zodat we niet meer zoveel moeten sleutelen zoals bij Orafin. Er is trouwens nog niet beslist of we met Orafin zullen blijven verder werken.” Bij de invoering van het Comptabiliteitsdecreet zal naast het informaticaluik ook meer aandacht worden besteed aan boekhoudkundige en organisatorische aspecten, zoals nieuwe procedures volgens het Comptabiliteitsdecreet en de organisatie van de boekhoudcellen. Verder werkt de administratie aan haar expertise. “Er zullen specialisten worden aangetrokken die zowel onderlegd zijn in economische boekhouding als in de informatica-aspecten. Eerstdaags komt ook een projectmanager in dienst.” En met BBB zullen de verantwoordelijkheden beter worden afgebakend: de minister van Financiën en Begroting kan dan zijn verantwoordelijkheid nemen zowel voor de inhoudelijke sturing van het boekhoudproject als voor de informaticasoftware.

27

DOSSIER

COMPTABILITEITSDECREET Wat is het juiste verband tussen onze boekhouding en een decreet over de comptabiliteit, wilden we tot slot nog weten. Collega Chris Van de Vijver van de afdeling Accounting en medeauteur van het Comptabiliteitsdecreet gaf ons een woordje uitleg.

Chris Van de Vijver: “De leidend ambtenaar zal voortaan zelf moeten inschatten of een beslissing haalbaar en verantwoord is.”

Het Comptabiliteitsdecreet is het nieuwe wettelijke kader dat in de maak is voor onze Vlaamse overheidsfinanciën. En dat past in een ruimer geheel. De federale overheid stemde in mei van vorig jaar immers een wet op de overheidsfinanciën die nieuwe basisregels oplegt voor de begroting en de boekhouding van de gewesten en de gemeenschappen. Het Vlaamse Comptabiliteitsdecreet is dus een verdere uitwerking van die federale wet. Bedoeling is dat de overheidsfinanciën transparanter worden en dat de begrotingen en boekhoudingen van de verschillende overheden met elkaar kunnen worden vergeleken.

de ruimte om te schuiven met de middelen. De leidend ambtenaren krijgen dus een grotere vrijheid, maar meteen ook een grotere verantwoordelijkheid. Een ander belangrijk principe is immers dat de controle op besteding van middelen voortaan gebeurt na het afronden van een betalingsdossier. Er zal dus geen voorafgaande goedkeuring van het Rekenhof meer zijn. Dat brengt met zich mee dat de leidend ambtenaar voortaan zelf zal moeten inschatten of een beslissing haalbaar en verantwoord is. WERK VAN LANGE ADEM Dit decreet heeft nog een lange weg af te leggen. Het zal dan ook pas op 1 januari 2007 in werking treden. Waar staan we nu? Het voorontwerp van decreet werd in mei 2003 goedgekeurd en heeft al advies gekregen van de Raad van State en de SERV. De regering moet nu de finale versie nog goedkeuren voor ze in het parlement besproken wordt. Dat zou nog deze legislatuur moeten gebeuren. Maar daarmee is de kous nog niet af, want dan moet het decreet nog verder worden uitgewerkt en geconcretiseerd in uitvoeringsbesluiten. Daarvoor zijn ettelijke bijeenkomsten van technische werkgroepen nodig. Bovendien moet het informaticasysteem Orafin nog worden aangepast. DEPARTEMENTALE CONTACTPERSONEN BOEKHOUDING

Dat nieuwe wettelijke kader zal voortaan regelen hoe de begroting, de boekhouding, het toezicht door de controle-instanties en het toekennen van subsidies op Vlaams niveau moet worden georganiseerd. Het zegt ook dat er een analytisch gedeelte kan komen aan de boekhouding (zie eerder in dit dossier).

COO AZF WIM

SPIEGELTJE AAN DE WAND OND

Het Comptabiliteitsdecreet wordt ook een spiegeldecreet genoemd. Die naam kreeg het omdat het in de geest van BBB een afspiegeling is van de basisprincipes van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid. Een van de belangrijkste principes daaruit is het primaat van de politiek, wat voor de begrotingen en boekhoudingen betekent dat ze moeten worden goedgekeurd door het Vlaams Parlement. Zowel de toekomstige departementen als de IVA’s en EVA’s zullen hun rekeningen dus moeten voorleggen aan het Vlaams Parlement. Momenteel moeten sommige VOI’s dat nog niet doen. De nieuwe begrotingsstructuur wordt minder strak en zal dezelfde lijnen volgen als de nieuwe organisatiestructuur. Waar de begroting in het huidige systeem is opgedeeld in tientallen posten, zal elke entiteit haar eigen middelen krijgen via drie grote begrotingsposten: personeel, werking en beleid. Binnen elke post is er dan voldoen-

28

OND WVC EWBL LIN

Hugo Hoogwijs tel.: 02-553 58 76, [email protected] Lut Van de Kerckhove, tel.: 02-553 51 88, [email protected] Yves Leterme tel.: 02-553 57 14, [email protected] Sigrid Callebert, tel.: 02-553 87 53 [email protected] Christophe Rosseel, tel.: 02-553 95 32 [email protected] Steven Bogaert 02-553 32 33, [email protected] Karine Evenepoel, tel.: 02-553 41 19, [email protected] Georges Janssens tel.: 02-553 84 46, [email protected]

Meer informatie over de economische boekhouding en de begrotingsrichtlijn 2004 vindt u op de site. • intra.vlaanderen.be/econboekh/