provincie limburg
Provinciale Archiefinspectie
Aan het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei Postbus 3390 5902 RJ VENLO
Ons kenmerk Faxnummer Bijlage(n)
| pai.L.12.055
WATEF NO
•fill
'NGEK.
12 JUL
2012.14512 2012
Es
Behandeld Doorkiesnummer 's-Hertogenbosch
| S. Hoefnagel | (073) 681 25 43 | 10 juli 2012
Onderwerp
Inspectierapportage
Geacht bestuur, In het kader van het door het college van Gedeputeerde Staten uit te oefenen toezicht op de archiefzorg, bezochten de heer Koch en mevrouw Hoefnagel op 6 juni 2012 uw waterschap om zich op de hoogte te stellen van de wijze waarop u de zorg voor de archiefbescheiden van uw organisatie gestalte geeft. Zij hebben die dag onder andere gesproken met de heer Voeten. Hieronder vindt u mijn definitieve constateringen en aanbevelingen. Algemeen Over het algemeen heb ik de indruk dat het redelijk gesteld is met de archiefzorg bij het waterschap Peel en Maasvallei. De voornaamste aandachtspunten betreffen de archiefbewaarplaats, de zorg voor de digitale archieven en het informatiebeveiligingsbeleid. De archiefbewaarplaats voldoet op een aantal punten niet aan de eisen. Daaraan dienen een aantal aanpassingen te worden gedaan. Bij de zorg voor de digitale archiefbescheiden is er momenteel nog te weinig aandacht voor de archiefbescheiden in de applicaties buiten Corsa.. De omvang van de DIV formatie en de deskundigheid van de DIV medewerkers lijken me toereikend. Wat betreft de interne regelgeving constateer ik tot slot dat het dit jaar tijd wordt voor het opstellen van een nieuw informatiebeleidsplan. Ook diverse andere regelgeving komt voor actualisatie in aanmerking. Personeel en organisatie Binnen waterschap Peel en Maasvallei is de documentaire informatievoorziening ietwat versnipperd, doordat de verantwoordelijke medewerkers in drie verschillende afdelingen zijn ondergebracht. De uitvoering van dagelijkse DIV-werkzaamheden gebeurt in twee DIV-teams die onder twee verschillende afdelingen vallen (respectievelijk Bedrijfsondersteuning Middelen en Vergunningen en Handhaving), terwijl de beleidsadviseur Informatievoorziening deel uitmaakt van het onderdeel Bedrijfsontwikkeling binnen Middelen. Ik heb de indruk dat deze splitsing een optimaal functioneren van de volledige informatiehuishouding niet ten goede komt. De formatie-omvang en deskundigheid van de medewerkers van de twee DIV-teams lijken me afdoende, aangezien er nauwelijks achterstanden zijn in de dagelijkse werkzaamheden. Ik twijfel enigszins over de invulling van de meer strategische adviseursrol.
2
Deze wordt nu ingevuld door een externe consultant, die meer gericht is op automatisering in plaats van informatievoorziening. Met name gezien het steeds groter wordende belang van een adequate informatievoorziening acht ik het raadzaam te bezien of deze functie niet intern belegd kan worden, waarbij ook meer de nadruk gelegd wordt op de "zachte" kanten van informatievoorziening, zoals de bewijswaarde, authenticiteit en terugvindbaarheid van informatie. Toegankelijkheid van analoge archieven Sinds 2011 wordt alle ontvangen post gescand en geregistreerd in Corsa. De papieren "originelen" worden daarna in een numerieke serie opgeborgen als het om op termijn te vernietigen documenten gaat. Langdurig te bewaren documenten, waaronder archiefstukken die deel uitmaken van vergunningsaanvragen, worden wel in fysieke dossiers opgeborgen. Met name de numerieke berging levert diverse problemen op doordat de papieren archiefstukken die op termijn te vernietigen zijn, vijftien jaar bewaard worden. Dit is in strijd met de verplichte vernietiging van archiefstukken op grond van artikel 3 van de Archiefwet 1995. Daarnaast bleek dat de digitale reproducties die in digitale Corsa-dossiers zijn opgenomen, waarschijnlijk wel conform de wettelijke bewaartermijnen uit de vastgestelde selectielijst zullen worden vernietigd. Aangezien hierdoor ook de registratiegegevens van de papieren "originelen" zullen worden vernietigd, heeft dit tot gevolg dat de papieren documenten na korte of langere tijd ook niet meer toegankelijk zijn. De documenten zijn er nog wel, maar de metagegevens die nodig zijn om een individuele brief terug te vinden (registratiedatum of registratienummer) bestaan niet meer in Corsa. Om bovenstaande redenen dring ik er daarom bij u op aan om de archivering van op termijn te vernietigen documenten aan te passen, hetzij door ook voor de te vernietigen documenten fysieke dossiers te vormen, hetzij door de analoge documenten conform artikel 7 van de Archiefwet 1995 te vervangen door digitale reproducties. Hierbij heeft het laatste, mits het correct gebeurt, mijn voorkeur. Toegankelijkheid van digitale archieven Het waterschap gebruikt Corsa als Document Management Systeem (DMS). U dient evenwel rekening te houden met het feit dat naast Corsa ook andere applicaties binnen de gemeentelijke organisatie digitale archiefbescheiden bevatten. Denk bijvoorbeeld aan e-mail berichten, het systeem waarin de financiële administratie wordt bijgehouden, de website, de GIS systemen en de verschillende sociale media die uw waterschap gebruikt. Binnen uw organisatie is momenteel echter niet inzichtelijk welke archiefstukken in welke systemen ontvangen en gecreëerd worden en of deze duurzaam beheerd (kunnen) worden. Deze situatie levert risico's op voor de integriteit en authenticiteit en voor de raadpleegbaarheid en beschikbaarheid van digitale archiefbescheiden. Ik raad u verder aan een procedure rondom conversie en migratie op te stellen zodat digitale archiefbescheiden ook op termijn in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren en beheerd kunnen worden. In het bijzonder wil ik hieronder aan enkele categorieën archiefbescheiden nader aandacht besteden. E-mail Inmiddels spelen e-mails evenals papieren documenten een rol bij het uitvoeren van taken en werkzaamheden en zijn dientengevolge van belang voor de verantwoording van het handelen van het waterschap. Deze e-mails dienen dan ook als archiefbescheiden behandeld te worden. De in 2003 vastgestelde 'Regeling gebruik e-mail en internet Waterschap Peel en Maasvallei' is wat dat aangaat gedateerd en dient bijgewerkt te worden.
3
Website De website van het waterschap Peel en Maasvallei wordt niet gearchiveerd. De website dient beschouwd te worden als archief, aangezien ze ingezet wordt in het kader van het uitoefenen van de waterschapstaken. Burgers en bedrijven kunnen zich beroepen op de informatie die uw waterschap op enig moment op haar website heeft gepubliceerd. Daarom raad ik u met klem aan om de nodige voorzieningen te treffen voor een adequate archivering van de website. Geodata Binnen uw organisatie wordt bij de uitvoering van de primaire processen al geruime tijd en in toenemende mate gebruik gemaakt van geodata. Hiervoor wordt onder andere het geografisch informatiesysteem IRIS gebruikt. Het is zeer de vraag of er bij het beheer van deze geodata rekening mee wordt gehouden dat deze data archief zijn en dat het waterschap Peel en Maasvallei niet alleen moet kunnen beschikken over de actuele, maar ook over de eerder geproduceerde data. Om deze geodata in goede, geordende en toegankelijke staat te kunnen bewaren dienen beheermaatregelen te worden getroffen. Wet- en regelgeving Het Besluit Informatiebeheer Waterschap Peel en Maasvallei dient te worden aangepast. Allereerst omdat het Besluit door het Dagelijks Bestuur is vastgesteld voordat het Algemeen Bestuurde Archiefverordening Waterschap Peel en Maasvallei had vastgesteld, waardoor het niet rechtmatig is. Daarnaast is de definitie van de beheerseenheid in artikel 2 niet correct, omdat het hierbij niet gaat om de afdeling die aangewezen is voor de uitvoering van de bepalingen uit de Archiefverordening en het Besluit, maar om de organisatie-eenheid waar de bepalingen voor gelden. Bij de actualisering van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer kunt u gebruik maken van de modellen die het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft ontwikkeld en die beschikbaar zijn via www.lopai.nl. In de Archiefverordening staat in artikel 9 dat het Dagelijks Bestuur een keer per twee jaar verslag uitbrengt aan het Algemeen Bestuur over de archiefzorg. Daarnaast bepaalt artikel 15 dat de secretaris eens per twee jaar aan het Dagelijks Bestuur rapporteert over het beheer van de archiefbewaarplaats. Deze verslagen zijn met name relevant met het oog op de aanstaande inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, waardoor het archieftoezicht gaat veranderen. Na de wetswijziging wordt een groter gewicht toegekend aan het mechanisme van horizontale verantwoording en controle. Hierbij wordt er van uitgegaan dat iedere overheid een intern systeem van kwaliteitszorg voor het archiefbeheer ontwikkelt, waarin een prominente rol weggelegd is voor het interne horizontale toezicht van Algemeen Bestuur op Dagelijks Bestuur. Behalve het opstellen van de genoemde verslagen, raad ik u daarom ook aan om de komende maanden de manier waarop u de horizontale verantwoording gaat organiseren nader uit te werken. Te zijner tijd word ik graag op de hoogte gebracht van de uitkomsten. Informatiebeveiliging en calamiteiten Waterschap Peel en Maasvallei beschikt nog niet over een calamiteitenplan voor de informatievoorziening noch over een vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid. Dergelijke plannen zijn gericht op het voorkomen en reduceren van schade aan de informatiehuishouding, ten gevolge van calamiteiten en/of oneigenlijke toegang en gebruik. Naar verluidt worden komende maanden beide documenten door uw bestuur vastgesteld. Ik zie afschriften van de vastgestelde plannen graag tegemoet.
4
Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats voldoet op een aantal punten niet aan de eisen uit de Archiefregeling. o De toegangsdeur tot de archiefbewaarplaats is niet zelfsluitend uitgevoerd. Daarnaast voldoet de deur hoogstwaarschijnlijk niet meer aan de brandwerendheidseis van 120 minuten door de montage van een metalen plaat in de linker bovenhoek. Ik verzoek u om dit te laten onderzoeken en zo nodig de toegangsdeur te laten vervangen. o De doorvoering van het luchtbehandelingskanaal door de inwendige scheidingsconstructie is onvoldoende brandwerend afgewerkt. o De op grond van artikel 30, lid 6 van de Archiefregeling verplichte rookmelders zijn niet geïnstalleerd. o De Archiefregeling schrijft tevens voor dat in archiefbewaarplaatsen, die zich deels of geheel beneden het maaiveld bevinden, watermelders aanwezig moeten zijn. Deze zijn echter niet aangetroffen. o De handblusser die buiten de archiefbewaarplaats is opgehangen, is van een niettoegestaan type. Daarnaast bleek er in de nabijheid van de ruimte geen brandslanghaspel aanwezig te zijn. o Er is apparatuur voor het meten van de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid aanwezig, maar het is twijfelachtig of deze adequaat functioneren. o De topborden van de stellingen dienen leeg te zijn. o Bij de inspectie werden in de archiefbewaarplaats een aantal dozen met grondmonsters aangetroffen. Omdat deze grondmonsters allerlei ongewenste micro-organismen kunnen bevatten en verontreiniging kunnen verspreiden, is het zeer ongewenst om ze in de archiefbewaarplaats te bewaren. o Achter in de archiefbewaarplaats zijn twee wandcontactdozen aangebracht waarbij het ene stopcontact is doorgelusd naar de andere. Hoewel de ruimte stroomvrij kan worden gemaakt, wil ik u ter overweging meegeven om de wandcontactdozen te laten verwijderen. Een dergelijke constructie brengt het risico met zich mee dat de stopcontacten worden overbelast. o De archiefbewaarplaats oogde ten tijde van het inspectiebezoek nogal rommelig. In de linkerhelft van de bewaarplaats stond onder andere een groot aantal lege archiefdozen opgestapeld. Met het oog op de brandveiligheid verzoek ik u om deze uit de ruimte te laten verwijderen. o De verrijdbare stellingen zijn aan de zijkanten voorzien van rubberen strips. Deze strips belemmeren echter de luchtcirculatie wanneer de stellingen worden dichtgedraaid. Het zou dan ook beter zijn om deze te demonteren. o Kort voor het inspectiebezoek zijn in het gebouw op verschillende plaatsen zilvervisjes gesignaleerd. Ook in de archiefbewaarplaats zijn achter de plinten een aantal van deze plaagdieren aangetroffen. Naar ik vernam is het bedrijf Rentokil Pest Control benaderd om een offerte uit te brengen voor de bestrijding van de zilvervisjes. Uit de mij toegezonden informatie maak ik op dat zij van plan zijn de ruimten in het gebouw waar de zilvervisjes zijn aangetroffen te desinfecteren met insecticiden. Het is echter zeer onwenselijk om met deze middelen de archiefbewaarplaats te reinigen, omdat ze schade kunnen veroorzaken aan de archiefbescheiden.
5
Ik raad u aan om voor de bestrijding van de zilvervisjes in de archiefbewaarplaats advies in te winnen bij het Instituut Collectie Nederland (ICN). Daarnaast is het van belang om de bewaaromstandigheden in de archiefbewaarplaats te optimaliseren. Graag verneem ik voor 6 september 2012 uw zienswijze op de hierboven geformuleerde bevindingen en in het bijzonder hoe en wanneer u denkt de gesignaleerde aandachtspunten aan te pakken. Hoogachtend,
.
gé provinciaal aiulfl'efimeeeteuivraai ai ulwsfm mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken
