Burgemeester en wethouders
gemeente Schiedam
Aan de leden van de gemeenteraad van Schiedam
Postbus 1501 3100EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf 1 3112DZ SCHIEDAM T 010 246 55 55 F 010 473 59 78 W www.schiedam.nl
UW KENMERK
ONS KENMERK
07UIT05041
31 augustus 2007
UW BRIEF VAN
DOORKIESNUMMER
E-MAIL
25 mei 2007
010-2465455
[email protected]
DATUM
ONDERWERP
Geachte dames, heren, Hierbij informeren wij u over de actiepunten voortvloeiend uit 'Beter Vergaderen'en de opvolging hiervan. In de bijgaande tabel treft u de actiepunten en de stand van zaken aan per voorstel uit 'Beter Vergaderen'. Sinds eind 2006 zijn wij bezig om uitvoering te geven aan de voorstellen uit 'Beter Vergaderen'. Op tal van punten wordt er gewerkt aan de kwaliteit van de besluitvorming en zijn er trajecten in gang gezet om de organisatie, uw raad en ons college hierbij te begeleiden. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemee
G
B. Marinussen'
W.M. Verver-Aartsen
V.
Concrete voorstellen
1.
De raad en het college bereiden samen een avond over kaderstelling voor; o.a. beleidsmakers in de ambtelijke organisatie worden uitgenodigd daarbij aanwezig te zijn. Vooruitlopend op behandeling van het thema 'kaderstelling' in het algemeen, wordt in januari 2007 een bijeenkomst georganiseerd om de rol van de raad in het proces van de (kaderstellende) programmabegroting te versterken, op tijd voor de programmabegroting 2008.
2.
Het college bereidt een raadsvoorstel voor in het kader van de dualisering van medebewindswetgeving en voorziet dit voorstel van een notitie over de taakverdeling tussen raad en college.
3.
Nieuwe medewerkers volgen bij indiensttreding een cursus waarbij zij, voor zover nodig, de grondbeginselen van de bestuurlijke processen en besluitvorming kunnen leren.
4.
De gemeentesecretaris bewaakt het hanteren van het format voor een raadsvoorstel en zorgt voor een goede toelichting hierop, de agendacommissie toetst of het format voldoende is gevolgd om het voorstel in behandeling te kunnen nemen.
5.
De gemeentesecretaris zorgt voor de ontwikkeling van de kennis van de ambtelijke organisatie op het gebied van bestuurlijke sensitiviteit en beleidsvorming.
6.
De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de kwaliteit van de voorbereiding van besluitvorming binnen de ambtelijke organisatie wordt geborgd.
7.
Het college biedt bij de concept-programmabegroting aan het presidium een voorstel aan waarin een planning van het aanbod van politiek relevante raadsvoorstellen (beleidsnota's e.d.) voor het nieuwe jaar staat aangegeven. Het presidium geeft aan voor welke onderwerpen uit de programmabegroting bijzondere belangstelling bestaat en nadere kaderstelling gewenst is, zodat presidium en college in overleg een jaarprogramma (strategische agenda) kunnen opstellen.
8.
De gemeentesecretaris en college/burgemeester voeren het Protocol inzake actieve informatievoorziening door het college en de burgemeester (VR 010/2005) uit.
9.
De gemeentesecretaris bewaakt dat toezeggingen en voortgangslijsten van commissies regelmatig ambtelijk en bestuurlijk aandacht krijgen.
10.
Het zwaartepunt van de inbreng van burgers in een besluitvormingsproces van de raad wordt gelegd bij de fase van oriëntatie of beeldvorming.
11. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat klachtmanagement en cultuurverandering binnen de organisatieontwikkeling wordt belegd. 12. De griffie organiseert een avond om raadsleden onder deskundige leiding delen van raadsvergaderingen met elkaar te laten bekijken om na te gaan wat hiervan geleerd kan worden. 13.
Het presidium bereidt een voorstel over het burgerinitiatief voor.
14.
De gemeentesecretaris stimuleert een organisatiebreed besef dat grotere invloed op beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering noodzakelijk is om het bestuur en de Schiedammers dichter bij elkaar te brengen. Zoals vermeld in een eerdere aanbeveling wordt voorgesteld om door college en presidium een jaarprogramma op te stellen waarin onder meer staat aangegeven welke onderwerpen interactief worden aangepakt.
15.
De vergadercyclus voor raad en commissies wordt als volgt ingericht: week 1: maandag agendacommissie, woensdag of donderdag stukken uit; week 2: maandag fracties en Plein/infoavond (oriëntatiefase: presentaties die los staan van voorstellen die in deze cyclus aan de orde komen; presentaties en nadere informatie bij raadsvoorstellen die meer dan 5 minuten kosten, door burgers aangedragen onderwerpen, informele contacten met raadsleden, fracties); alle ruimte voor de burger; zo nodig verschillende activiteiten naast elkaar in verschillende ruimten; week 3: maandag 2 commissies naast elkaar of maandag en dinsdag commissies; fase van meningsvorming, zwaartepunt politieke debat; korte toelichtingen en kort inspreken bij inhoudelijke agendapunten, inspreken in één termijn; op donderdag gaan de verslagen uit en kunnen fracties vergaderen; week 4: donderdag raad: besluitvorming, afronding van politiek debat waar dat nog niet in de commissie is gebeurd; spreekrecht voor geagendeerde B-stukken. De commissie-indeling wordt als volgt: Commissie Samenleving en Bestuur: bestaande uit (thans) Bestuur & Cultuur (minus economische aangelegenheden en eventueel GroteStedenBeleid), Beheer & Middelen en Bevolking& Onderwijs; Commissie Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer: bestaande uit (thans) Ruimte & Verkeer, Wonen & Groen en Binnenstad & Schieveste, aangevuld met economische zaken en eventueel GroteStedenBeleid; waarbij alle raadsleden aan beide commissies kunnen deelnemen, maar per fractie in principe één woordvoerder optreedt; die woordvoerder wordt vóór de vergadering bij de commissiesecretaris aangemeld.
16.
Een agendacommissie die bestaat uit de vier voorzitters van de commissies, de burgemeester als adviseur ondersteund door de commissiesecretarissen en de griffier, stelt de commissie-agenda's op voor zowel de Plein/info-avond als de 2 commissies in week 3.
17.
Het presidium hanteert bij het werven van commissievoorzitters de profielschets commissievoorzitters; de griffie laat voor commissievoorzitters en plaatsvervangers een training organiseren.
18.
De griffie laat een training vergadertechniek voor raadsleden organiseren.
19.
Het presidium houdt de communicatie rond commissie- en raadsvergaderingen, waaronderde inspreekmogelijkheden daarbij, tegen het licht.
Actiepunten Beter Vergaderen
Voorstel: 1.
Wanneer: Tweede kwartaal 2007
Wie: Burgemeester, secretaris, griffier
Wat: Organiseren bijeenkomst kaderstelling met de raad, het college en vertegenwoordigers uit het ambtelijk apparaat. Deze kaderstellingbijeenkomst vormt tevens input voor een trainingstraject voor beleidsmedewerkers in het kader van interactieve beleidsvorming(beginspraak) en bestuurlijke sensitiviteit. Het bureau Partners & Pröpper is geselecteerd om het college en de raad hierbij te begeleiden. Een eerste bijeenkomst met het college heeft op 15 mei 2007 plaatsgevonden. De kaderstellingbijeenkomst met de raad is geweest op 4 juli 2007. In januari heeft een bijeenkomst met de raad plaatsgevonden gericht op de versterking van de kaderstellende programmabegroting. Mede naar aanleiding hiervan hebben de betrokkenen vanuit het ambtelijk apparaat een cursus gevolgd en worden de verscheidene hoofdstukken opgewerkt.
2.
Vanaf februari 2007
- Juridische Zaken Aanpassen verordeningen: - BMO in samenspraak met de griffie: Notitie taakverdeling
In het kader van de dualisering medebewindbevoegdheden is een aantal verordeningen aangepast. Deze zijn 12 februari 2007 door de raad vastgesteld. In de septembercyclus komt opnieuw een voorstel aan de orde. De notitie over de bevoegdheidsverdeling tussen raad en college zal na de bijeenkomst over de kaderstelling worden opgesteld.
3.
April 2007
Griffier, hoofd BMO
In februari wordt door de afdeling P&O een nieuw introductieprogramma opgezet. Van deze introductie zal een training over bestuurlijke processen en besluitvorming onderdeel uitmaken. Deze eerste introductie op het gebied van besluitvorming is op 24 mei 2007 van start gegaan.
4.
Februari 2007
secretaris: controle op het naleven van het format Agendacommissie /Griffier: toetst of het format voldoende is gevolgd BMO: toelichting raadsvoorstel en voorlichting
Gedurende het hele jaar zal worden gecontroleerd of het format in gebruik is genomen en of het op de juiste wijze wordt gehanteerd. In februari 2007 is naast het raadsvoorstel een nieuw format in gebruik worden genomen, te weten: het oplegformulier. Hiermee kan de informatiestroom beter worden gecontroleerd en wordt het proces beter volgbaar. In februari en maart is de organisatie voorgelicht over het nieuwe format en de bestuurlijke procedures, waaronder de actieve informatieplicht, besluitvorming door de raad en het college en consultatie van de raad. De agendacommissie zal aandacht besteden aan de besluitrijpheid van de raadsvoorstellen.
Voorstel: 5.
Wanneer: derde kwartaal
Wie: BMO, secretaris, burgemeester, Griffie en P&O
Wat: In het proces van de organisatieontwikkeling en in navolging van de cursussen bestuurlijke sensitiviteit in 2005/2006 zullen vervolg trainingen bestuurlijke sensitiviteit en interactieve beleidsvorming worden gegeven. Het doel van deze trainingen is te komen tot een zogenaamd spoorboekje over hoe we in Schiedam beleid maken. De kaderstellingbijeenkomst met het college, de raad en het ambtelijk apparaat inzake kaderstelling is het uitgangspunt voor deze trainingen. Het hoofd BMO zal gedurende 2007 met de afdelingen in gesprek gaan over de bestuurlijke procedures. De griffier en het hoofd BMO zullen naast de trainingen aan de nieuwe medewerkers tevens de 'oude' medewerkers aangepaste trainingen geven over de procedures.
6.
Heel 2007
secretaris, BMO
Sinds februari 2007 wordt een nieuw format gehanteerd; het oplegformulier (zie punt 4). In februari/maart is hieraan en aan een aantal andere procedures binnen de organisatie aandacht besteed. B&W- en raadsstukken zullen worden getoetst op het hanteren van de geldende regels, procedures en formats. In het derde kwartaal van 2007 zullen sleutelfiguren in het besluitvormingsproces binnen de afdelingen worden benaderd. Deze medewerkers zullen worden begeleid en opgeleid om zodoende hun kennis binnen de afdeling en organisatie te kunnen benutten. In de nieuwe organisatiestructuur wordt de ondersteuning en advisering in het kader van de wekelijkse collegecyclus en de informatiestroom tussen het college en de raad beter geborgd.
7.
Augustus/septem Beleidsmedewerker SGS ber 2007
Coördineren input van de afdelingen.
8.
Heel 2007
De gemeentesecretaris zal gedurende heel 2007 bijzondere aandacht besteden aan de actieve informatieplicht. Deze actieve informatieplicht is een van de onderwerpen die met de organisatie besproken wordt tijdens voorlichtingsbijeenkomsten. Tevens zal dit onderwerp zijn van de trainingen aan nieuwe en 'oude' medewerkers. De gemeentesecretaris zorgt voor handhaving van het protocol inzake actieve informatievoorziening.
9.
Datum is Griffie, SGS afhankelijk van de totstandkoming van het online voortgangsbewakingssysteem.
De griffie heeft het online voortgangsbewakingssysteem ingevoerd en inmiddels overgedragen aan de gemeentesecretaris.
10.
Raadsbesluit van
Commissie-indeling en Stadserf
12 februari 2007 11.
Heel 2007
secretaris. P&O
Dit is meegenomen in Samen Schiedam
Voorstel: 12.
Wanneer: Tweede helft 2007 Voorstel in presidium voor zomervakantie
Wie: Griffie
Wat:
13.
14.
Griffie, presidium
secretaris, SGS, Griffie, P&O
Het aangeven van de onderwerpen die interactief kunnen worden opgewerkt kan samen met voorstel 7 worden opgewerkt. De trainingen genoemd onder 5 dragen bij aan een organisatiebreed besef binnen de organisatie. Uitgevoerd. Met dien verstande dat de raad heeft gesloten de commissievergadering op maandag en dinsdag te houden. Tevens is besloten de raadsvergadering op donderdag te houden. Uitgevoerd. Met dien verstande dat de raad heeft besloten dat de agendacommissie bestaat uit de commissievoorzitters; de voorzitter van de raad is adviseur. Commissievoorzitters zijn benoemd. De training was op 13 april
15.
12 februari 2007
Raad
16.
12 februari 2007
Raad
17.
Presidium, griffie
18.
Griffie
19.
Voorstel presidium voor de zomervakantie.
Presidium, Griffie
Wordt gecombineerd met punt 12
