DOKUMENTASI LAYANAN BAPPENAS PADA SISTEM APLIKASI NASKAH DINAS
PUSAT DATA dan INFORMASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN
KEMENTERIAN NEGARA PPN/BAPPENAS TAHUN 2010
i
PANDUAN APLIKASI NASKAH DINAS PUSAT DATA dan INFORMASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN
KEMENTERIAN NEGARA PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL (BAPPENAS/BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL) 2010
ii
DAFTAR ISI DOKUMENTASI LAYANAN BAPPENAS ...............................................................................i PANDUAN APLIKASI NASKAH DINAS ............................................................................... ii DAFTAR ISI ........................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... iv 1.
Executive Summary Naskah Dinas ...................................................................... 1
2.
Tujuan Naskah Dinas ...................................................................................... 1
3.
Login Naskah Dinas ........................................................................................ 2
4.
Dashboard Naskah Dinas.................................................................................. 3
5.
”Your Inbox” Naskah Dinas .............................................................................. 7 5.1 Model Surat pada Your Inbox .................................................................... 10
6.
Alur Naskah Dinas ....................................................................................... 14
7.
”Compose New” Naskah Dinas ........................................................................ 15 7.1
Tata Cara Pengisian Surat Masuk ............................................................. 24
8.
”Sent Items” Naskah Dinas ............................................................................ 26
9.
”Drafts & Archives” Naskah Dinas .................................................................... 29
10. ”Calendar & Events” Naskah Dinas ................................................................... 34 10.1
Menambahkan Events Baru pada Calendar ................................................. 36
10.2
Pilih Penerima .................................................................................. 41
10.3
Cara Menyortir Data Events .................................................................. 45
11. ”Advanced Search” Naskah Dinas ..................................................................... 46 12. ”Preferences” Naskah Dinas ........................................................................... 47 12.1
Pendelegasian Calendar ...................................................................... 49
12.2
Auto Receiver................................................................................... 51
12.3
Data Personal ................................................................................... 53
12.4
Your Activity Monitor .......................................................................... 55
12.5
Your Letter Statistics .......................................................................... 57
12.6
Change Photo ................................................................................... 58
13. ”Sign Out” ................................................................................................ 64
iii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Login Naskah Dinas .................................................................................... 2 Gambar 2. Layar Depan (Dashboard) Naskah Dinas ............................................................ 3 Gambar 3. “Your Inbox” Naskah Dinas ........................................................................... 7 Gambar 4. “Inbox List” Naskah Dinas ............................................................................ 8 Gambar 5. “Compose New – Lembar Edaran” Naskah Dinas................................................ 16 Gambar 6. “Compose New” Naskah Dinas..................................................................... 17 Gambar 7. “Compose New – Memorandum_Normal” Naskah Dinas ....................................... 17 Gambar 8. “Compose New – Memorandum_Agenda” Naskah Dinas ....................................... 18 Gambar 9. “Compose New – Surat edaran_Normal” Naskah Dinas ........................................ 19 Gambar 10. “Compose New – Surat edaran_Agenda” Naskah Dinas ...................................... 20 Gambar 11. “Compose New – Surat keluar_normal” Naskah Dinas ........................................ 21 Gambar 12. “Compose New – Surat keluar_agenda” Naskah Dinas ....................................... 22 Gambar 13. “Compose New – Surat masuk” Naskah Dinas .................................................. 23 Gambar 14. “Tata Cara surat masuk” Naskah Dinas ......................................................... 24 Gambar 15. “Sent Items – Surat edaran” Naskah Dinas ..................................................... 26 Gambar 16. “Sent Items” Naskah Dinas ....................................................................... 27 Gambar 17. Rincian “Sent Items - List” Naskah Dinas....................................................... 28 Gambar 18. “Drafts & Archives” Naskah Dinas ............................................................... 29 Gambar 19. “Calendar & Events” Naskah Dinas .............................................................. 34 Gambar 20. “Calendar & Events” -- Sub Nav & Upcoming Events ........................................ 35 Gambar 21. “Calendar & Events” – Add New Events Navigasi ............................................. 36 Gambar 22. “Calendar & Events” – Add New Events Form ................................................. 37 Gambar 23. “Calendar & Events” – Add New Events – Tanggal ............................................ 38 Gambar 24. “Calendar & Events” – Add New Events – Tanggal Mulai ..................................... 38 Gambar 25. “Calendar & Events” – Add New Events – Waktu Mulai ....................................... 38 Gambar 26. “Calendar & Events” – Add New Events – Waktu Selesai ..................................... 39 Gambar 27. “Calendar & Events” – Add New Events – Tanggal Selesai ................................... 39 Gambar 28. “Calendar & Events” – Add New Events – More ................................................ 40 Gambar 29. “Pilih Penerima berdasarkan Jabatan” ......................................................... 41 Gambar 30. “Pilih Penerima berdasarkan User” ............................................................. 41 Gambar 31. “Pilih Penerima berdasarkan Eselon” ........................................................... 42 Gambar 32. “Pilih Penerima berdasarkan Khusus” .......................................................... 42 Gambar 33. “Calendar & Events – Simple Add New Events” ............................................... 43 Gambar 34. “Upcoming Agenda ” .............................................................................. 43 Gambar 35. “Upcoming Events” ................................................................................ 44 Gambar 36. “View All Events” .................................................................................. 44 Gambar 37. “Sort Data By” ...................................................................................... 45
iv
Gambar 38. “Advanced Search – Naskah Dinas” .............................................................. 46 Gambar 39. “Preferences – Naskah Dinas” .................................................................... 47 Gambar 40. “Sub Nav Preferences” ............................................................................ 48 Gambar 41. “Manage Calendar Delegation” .................................................................. 49 Gambar 42.”Add User Delegation” ............................................................................. 50 Gambar 43.”User Delegation was set!!” ...................................................................... 51 Gambar 44.”Manage User Autoreceiver” ...................................................................... 51 Gambar 45.”Data Personal” ..................................................................................... 53 Gambar 46.”Content Data Personal” .......................................................................... 54 Gambar 47.”Cari Pegawai” ...................................................................................... 54 Gambar 48.”Hasil Cari Pegawai” ............................................................................... 54 Gambar 49.”Your Activity Monitor” ............................................................................ 55 Gambar 50.”View Activity On” ................................................................................. 56 Gambar 51.”Your Letter Statistics” ............................................................................ 57 Gambar 52.”Change Photo” ..................................................................................... 58 Gambar 53.”Kotak dialog File Upload” ........................................................................ 59 Gambar 54.”Lokasi File Foto”................................................................................... 59 Gambar 55.”Upload Button pada fitur ’Change Photo’ Naskah Dinas” ................................... 60 Gambar 56.”Keterangan Berhasil Mengapload Foto” ........................................................ 60 Gambar 57 ”Gabungan Screenshoot Upload Foto”........................................................... 60 Gambar 58 ”Cara Crop Photo” .................................................................................. 61 Gambar 59 ”Save Thumbnail” ................................................................................... 62 Gambar 60 ”Back to Dashboard” ............................................................................... 62 Gambar 61 ” Upload Foto telah Berhasil” ..................................................................... 63 Gambar 62 ”Detail – Foto Upload telah Berhasil”............................................................ 63
v
1. Executive Summary Naskah Dinas Naskah Dinas merupakan sistem aplikasi untuk mempermudah proses persuratan seperti disposisi (lembar edaran), memorandum, surat edaran, dan penjadwalan.
2. Tujuan Naskah Dinas •
Efektivitas dan efisiensi (lebih cepat, less paper, paperless).
•
Mengetahui siapa berbuat apa (akuntabilitas) sehingga informasi tentang progress suatu surat dapat ditelusuri secara cepat.
•
Sistem pengarsipan atau filing Naskah Dinas yang bisa diintegrasikan ke dalam suatu database.
•
Ubiquitous Office/U-Office (existing or being everywhere at the same time). Bisa diakses melalui internet: Laptop, PDA atau Smartphone (http://m.naskahdinas.bappenas.go.id).
1
3. Login Naskah Dinas 1.
Untuk membuka aplikasi naskah dinas, kita buka browser Mozilla Firefox (bisa menggunakan browser lain, tapi direkomendasikan menggunakan Mozilla Firefox sebagai standar browser untuk membuka website) yang telah diinstall di komputer masing-masing.
2.
Ketikkan http://www.naskahdinas.bappenas.go.id pada address bar browser untuk membuka website.
3.
Tampilan login naskah dinas adalah sebagai berikut : Gambar 1. Login Naskah Dinas
Pengguna / User untuk masuk Naskah Dinas harus login dengan menggunakan username yang sama dengan username email. Sedangkan untuk password awal tidak sama dengan password email. Password akan diberitahu pada waktu sosialiasasi Naskah Dinas. Password awal yang diberitahu pada saat sosialisasi Naskah Dinas tersebut, nantinya dapat diubah sesuai dengan keinginan pengguna / users.
2
4. Dashboard Naskah Dinas Gambar 2. Layar Depan (Dashboard) Naskah Dinas
TAB
3
Layar Depan/Dashboard Naskah Dinas terlihat seperti pada Gambar di atas dan secara default terdiri dari 6 CHANNELS :
1.
Unread Items
2.
Upcoming Events
3.
Calendar
4.
Profile Information
5.
Not Yet Done Activities
6.
Sent Last Activity
Di samping 6 channels tersebut, ada juga 9 TAB, yaitu: Dashboard, Your Inbox, Compose New, Sent Items, Drafts & Archives, Calendar & Events, Advanced Search, Preferences, Sign Out.
1. Dashboard / Layar Depan, adalah tampilan awal yang kita jumpai setelah berhasil login (masuk) ke dalam naskah dinas. seperti terlihat pada ”gambar 2” di atas.
2.
Your Inbox, adalah sebuah wadah untuk menampung surat yang masuk ke dalam account user. Yang kemudian, surat tersebut dipecah kembali sesuai dengan model atau kategorinya. Kategori surat tersebut diantaranya : lembar edaran, memorandum, surat edaran, surat keluar, dan surat masuk. Untuk unread, merupakan campuran dari seluruh kategori surat tersebut, namun yang belum dibaca.
4
3. Compose New, adalah fitur yang digunakan untuk membuat Lembar Edaran baru, Memorandum baru, Surat Edaran baru, Surat Keluar baru ataupun Surat Masuk baru.
4. Sent Items, adalah sebuah fitur yang menampung surat-surat ditempatkan
yang
telah
sesuai
dikirim
dengan
oleh
user
kategorinya.
yang Seperti
Lembar Edaran, Memorandum, Surat Edaran, Surat Keluar dan Surat Masuk.
5.
Drafts & Archives, merupakan draft perencanaan /template serta arsip yang dibuat user sebelum membuat lembar edaran baru, memorandum baru, dst.
6. Calendar & Events, merupakan jadwal kerja atau kegiatan yang bisa dilihat secara harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. User bisa (1) menambah atau memasukkan, (2) menghapus, ataupun (3) mengedit jadwal kegiatannya.
7. Advanced Search, adalah Pencarian Lanjutan untuk mempermudah kinerja user.
5
8.
Preferences,
atau
preferensi
adalah
fitur
untuk
mengubah profile pengguna seperti, untuk mengatur delegasi
calendar,
mengatur
user
autoreceiver,
mengatur group user, data personal, aktiviti monitor, merubah foto, dan lainnya.
9.
Sign Out, adalah fitur untuk keluar / log out dari aplikasi Naskah Dinas.
6
5. ”Your Inbox” Naskah Dinas Gambar 3. “Your Inbox” Naskah Dinas
B
A Secara umum ”Your Inbox” pada Naskah Dinas ini dapat dibagi atas
dua bagian utama yaitu Bagian A, yang merupakan bagian tentang Inbox dan Compose New; Sedangkan Bagian B, yaitu Rincian dari Bagian A (Inbox List).
Bagian A, terdiri dari : 1. Inbox, yang merupakan gabungan Inbox untuk Lembar Edaran, Memorandum, Surat Edaran dll;
7
2. Compose New, adalah : fitur yang digunakan untuk membuat Lembar edaran baru, Memorandum baru, Surat edaran baru, Surat Keluar baru, Surat Masuk baru. Sedangkan Bagian B, Terdiri dari : Gambar 4. “Inbox List” Naskah Dinas
Belum dibaca
BAGIAN B pada Gambar 4 memperlihatkan semua jenis persuratan atau naskah dinas yang masuk (INBOX), baik berupa Surat Masuk, Memorandum, maupun Lembar Edaran. Pada rincian “Inbox List” ini, kolom-kolomnya terdiri dari :
1.
”Jenis”, menunjukkan jenis surat yang masuk ke dalam naskah dinas. Yaitu berupa Lembar edaran, Memorandum, Surat edaran, Surat keluar, dan Surat masuk.
2.
”Ref”
, yang berarti Referensi yaitu : Referensi dari naskah dinas yang
masuk. Apabila pada suatu naskah dinas ada tanda
, berarti naskah
dinas tersebut mempunyai referensi sebelumnya; 3.
”Nomor”, menunjukkan nomor dari surat yang masuk ke dalam naskah dinas.
8
4.
”Rep”
, yang berarti Reply yaitu bagaimana tindak lanjut dari naskah
dinas tersebut. Apabila ada tanda
, berarti naskah dinas tersebut
sudah ditindaklanjuti ; 5.
”Perihal”, menunjukkan subject (tema) dari naskah dinas yang dikirimkan.
6.
”Tanggal Kirim”, menunjukkan kapan naskah dinas tersebut dikirimkan.
7.
”Pengirim”,
menunjukkan siapa (user) yang mengirim naskah dinas
tersebut. 8.
Kolom sebelah kiri ”Jenis” surat ada kolom yang berisikan
, yaitu
tanda bahwa suatu pekerjaan itu telah selesai dilaksanakan. Apabila kursor diletakkan pada tanda tersebut akan muncul siapa saja yang telah telah menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Jika ada Surat Masuk, Lembar edaran atau Memorandum baru, maka pada Inbox akan terlihat Surat Masuk, Disposisi atau Memorandum yang bercetak tebal atau bold. Ini berarti bahwa naskah dinas tersebut belum pernah dibaca.
9
5.1 Model Surat pada Your Inbox
Model ataupun kategori surat yang terdapat pada Naskah Dinas antara lain : 1. Lembar Edaran atau Disposisi 2. Memorandum 3. Surat Edaran 4. Surat Keluar 5. Surat Masuk
Contoh View (Tampilan) Lembar Edaran dan Memorandum ialah :
10
-
Contoh Lembar Edaran atau Disposisi :
11
-
Contoh Memorandum :
Klik
apabila memorandum tersebut ingin dicetak. Dan klik untuk melanjutkan (meneruskan) memorandum tersebut kepada user
lain. Kemudian, pilih response yang sesuai.
12
Keterangan ”Pilih Response” : -
Lembar Edaran : yang berarti memorandum tersebut akan dikirim ulang menjadi lembar edaran (disposisi).
-
Forward items to All Receiver : yang berarti memorandum tersebut akan diteruskan kepada semua penerima.
-
Forward items to Sender : yang berarti memorandum tersebut akan diteruskan kepada si pengirim.
-
Forward atau diteruskan, yang berarti Anda dapat meneruskan memorandum tersebut sesuai dengan pilihan Anda sendiri.
-
Surat Edaran : yang berarti memorandum tersebut akan dikirim ulang menjadi ’Surat Edaran’.
-
Surat Keluar : yang berarti memorandum tersebut akan dikirim ulang menjadi ’ Surat Keluar’.
-
Surat Masuk : yang berarti memorandum tersebut akan dikirim ulang menjadi ’Surat Masuk’.
Setelah memorandum, lembar edaran ataupun surat baru lainnya selesai dikerjakan / ditindaklanjuti, klik tersebut menjadi
untuk merubah status surat
. Adapun fungsinya ialah untuk memberikan
informasi tentang progress suatu surat agar surat tersebut dapat ditelusuri secara cepat. 13
6. Alur Naskah Dinas Alur Naskah Dinas dalam suatu unit kerja adalah sebagai berikut :
Pimpinan / yang Dituju Surat Masuk
Digital
Bawahan
Bawahan
Sekretaris / Tata Usaha
Manual
Bawahan
Scan Bawahan
Alur Naskah Dinas – Lembar Edaran, Memorandum dll – masuk ke dalam suatu unit kerja bisa secara digital maupun secara manual. •
Kalau secara digital, Disposisi (lembar edaran) dan Memorandum yang masuk langsung diterima oleh yang dituju. Dalam hal ini adalah pimpinan unit kerja. Selanjutnya pimpinan unit kerja bisa mendisposisikan surat digital tersebut ke bawahannya atau membuat memo balasan. (Catatan: Definisi Disposisi adalah Lembar Edaran yang diberikan kepada bawahan si pemberi disposisi. Sedangkan Memorandum adalah Surat yang ditujukan kepada seseorang yang mempunyai level yang sama atau atasan pembuat memorandum).
•
Kalau secara manual, surat tersebut harus discan lebih dahulu oleh Tata Usaha kemudian surat yang telah discan tersebut diberikan ke pimpinan unit kerja dengan fasilitas “Surat Masuk.” Setelah itu prosesnya sama seperti surat digital.
14
•
Setiap lembar edaran atau memorandum yang dikirim oleh pimpinan unit kerja, secara otomatis Tata Usaha atau Sekretaris menerimanya. Fitur ini sangat penting dan difasilitas dengan fitur “Auto
Receiver”
yang
akan
diterangkan
nanti
bagaimana
menggunakannya.
7. ”Compose New” Naskah Dinas
Compose New, adalah fitur yang digunakan untuk membuat Lembar Edaran baru, Memorandum baru, dst. Untuk membuat lembar edaran, memorandum, surat edaran, surat keluar ataupun surat masuk yang baru, caranya cukup klik tombol atau compose new, lalu pilih salah satu dari kategori naskah dinas yang tersedia. Apabila ada file yang ingin dilampirkan, klik
di bagian
lampiran.
15
Gambar 5. “Compose New – Lembar Edaran” Naskah Dinas
16
Gambar 6. “Compose New” Naskah Dinas
Pada saat membuat memorandum baru, surat edaran baru, dan surat keluar baru, User harus memilih tipe surat yang akan dibuat, yaitu tipe Normal
(tanpa
Agenda
/Undangan)
atau
tipe
Agenda
(dengan
Agenda/Undangan). Adapun gambar berikut (gambar 7) adalah tampilan memorandum secara normal dan (gambar 8) merupakan tampilan memorandum secara Agenda. Gambar 7. “Compose New – Memorandum_Normal” Naskah Dinas
17
Gambar 8. “Compose New – Memorandum_Agenda” Naskah Dinas
Ket. Agenda pada Memorandum
18
Gambar 9. “Compose New – Surat edaran_Normal” Naskah Dinas
19
Gambar 10. “Compose New – Surat edaran_Agenda” Naskah Dinas
Ket. Agenda pada Surat Edaran
20
Gambar 11. “Compose New – Surat keluar_normal” Naskah Dinas
21
Gambar 12. “Compose New – Surat keluar_agenda” Naskah Dinas
Ket. Agenda pada Surat Keluar
22
Gambar 13. “Compose New – Surat masuk” Naskah Dinas
23
7.1
Tata Cara Pengisian Surat Masuk
a. SURAT MASUK secara default tertuju ke pimpinan unit kerja.
b. Surat Masuk terdiri dari 4 bagian utama, seperti terlihat pada Gambar 13. Yaitu : •
Bagian 1 adalah : catatan yang menyangkut ketatausahaan.
•
Bagian 2 adalah : catatan mengenai surat yang akan di scan.
•
Bagian 3 adalah : tujuan dari surat masuk.
•
Bagian 4 adalah : lampiran softcopy dan hardcopy, ringkasan surat dan agenda untuk dimasukkan ke dalam Calendar.
c. Khusus mengenai Bagian 1 dan 2, cara pengisiannya yaitu: Gambar 14. “Tata Cara surat masuk” Naskah Dinas Menyangkut informasi dari unit kerja penerima
Menyangkut informasi surat masuk
i.
Nomor Agenda : Terisi secara otomatis.
ii.
Nomor Referensi: Nomor Acuan Surat Masuk (Bisa nomor memo atau nomor lembar edaran).
24
iii.
Tanggal Terima: adalah tanggal surat masuk tersebut diterima oleh unit kerja yang bersangkutan.
iv.
Sifat Surat: ada 3 yaitu Biasa, Sangat Segera, dan Rahasia.
v.
Dari: asal surat.
vi.
Kepada: tujuan surat.
vii.
Nomor Surat: nomor surat dari asal surat.
viii.
Tanggal Surat: tanggal surat dari asal surat.
ix.
Perihal: masalah yang dikemukakan.
d. Apabila Bagian 1 dan 2 telah diisi, Bagian 3 secara default tertuju ke pimpinan unit kerja. Tata Usaha bisa mentick nama selain dari pimpinan unit kerja apabila surat tersebut memang ditujukan pada selain pimpinan unit kerja.
e. Bagian 4 adalah mengattach atau melampirkan softcopy dari hasil scanning. File yang dilampirkan bisa lebih dari satu dengan menekan tombol
.
Apabila ada hardcopy, maka nama atau judul dari hardcopy tersebut bisa diketik dalam isian hardcopy. Kemudian menulis ringkasan surat. Dan terakhir memasukkan jadwal agenda. (Catatan: khusus untuk jadwal agenda, pimpinan unit kerja akan dapat memasukkan jadwal agenda tersebut ke dalam Calendarnya).
f. Setelah semua diisi baru tekan tombol
atau kirim.
25
8. ”Sent Items” Naskah Dinas
Apabila dipilih salah satu dari kategori naskah dinas tersebut. Maka yang ditampilkan hanyalah sent items dari kategori itu saja. Sebagai contoh : Kita akan melihat sent items dari kategori ”Surat Edaran” saja, maka tampilannya akan seperti ini :
Gambar 15. “Sent Items – Surat edaran” Naskah Dinas
26
Sedangkan jika ingin melihat seluruh kategori naskah dinas yang telah dikirimkan, cukup klik tombol
atau”Sent Items”.
Berikut tampilan Sent Items pada Naskah dinas (gambar 16) secara keseluruhan. Gambar 16. “Sent Items” Naskah Dinas
B
A
27
Seperti halnya ”Your Inbox”, ”Sent Items” pada Naskah Dinas juga dibagi atas 2 bagian utama yaitu Bagian A, yang merupakan bagian tentang Sent dan Compose New; dan Bagian B, yaitu Rincian dari Bagian A (Sent Items List).
Bagian A, terdiri dari : 1. Sent, berisi surat yang telah dikirim oleh user untuk masing-masing kategori seperti Lembar Edaran, Memorandum, Surat Edaran, Surat Masuk, dan Surat Keluar. 2. Compose New, adalah : fitur yang digunakan untuk membuat Lembar edaran baru, Memorandum baru, Surat edaran baru, Surat keluar baru, Surat masuk baru.
Sedangkan Bagian B, Terdiri dari : Gambar 17. Rincian “Sent Items ‐ List” Naskah Dinas
BAGIAN B pada Gambar 17 memperlihatkan semua jenis persuratan atau naskah dinas yang keluar (Sent), baik berupa Surat Masuk, Memorandum, maupun Lembar Edaran. Pada rincian “Sent Items” ini, kolom-kolomnya terdiri dari : 1.
”Jenis”, menunjukkan jenis surat yang dikirim ke dalam naskah dinas. Yaitu berupa Lembar edaran, Memorandum, Surat edaran, Surat keluar, dan Surat masuk.
28
2.
”Ref”
, yang berarti Referensi yaitu : Referensi dari naskah dinas yang
keluar. Apabila pada suatu naskah dinas ada tanda
, berarti naskah
dinas tersebut mempunyai referensi sebelumnya; 3.
”Nomor”, menunjukkan nomor dari surat yang dikirimkan ke dalam naskah dinas.
4.
”Perihal”, menunjukkan subject (tema) dari naskah dinas yang dikirimkan.
5.
”Tanggal Kirim”, menunjukkan kapan naskah dinas tersebut dikirimkan.
6.
”Penerima”,
menunjukkan siapa (user) yang menerima naskah dinas
tersebut.
9. ”Drafts & Archives” Naskah Dinas Gambar 18. “Drafts & Archives” Naskah Dinas
29
Fitur Pembuatan Draft Memo sangat berguna bagi pengguna yang akan membuatkan draft memo untuk atasannya seperti yang sering terjadi pada pekerjaan manual selama ini di Bappenas. Dengan Naskah Dinas, pembuatan draft memo akan dilakukan secara digital. Tata cara pembuatan draft memo tersebut adalah sebagai berikut :
Contoh pembuatan draft baru : 1. Klik tab Compose New, kemudian klik ”Memorandum”.
2. Selanjutnya, pilih jenis memorandum yang diinginkan, sebagai contoh, pilih ”Normal”.
3. Selanjutnya, isi dan lengkapilah form memo tersebut sebagai rancangan dari drafts yang akan Anda buat.
30
4. Setelah melengkapi form tersebut, klik Save As Draft atau tombol . 5. Kemudian, akan muncul pemberitahuan, bahwa draft yang Anda buat
telah berhasil disimpan pada folder Drafts & Archives atau
.
31
Setelah membuat draft, langkah selanjutnya ialah memasukkan drafts tersebut ke dalam memo / surat yang akan kita kirim ke penerima. Adapun Tata Cara Memasukkan Drafts yang telah dibuat ialah : 1. Buatlah surat / memorandum baru (klik tab compose new – pilih salah satu kategori surat yang tersedia) dan lengkapilah form-formnya. 2. Pada bagian ”Link Draft”, klik ”Masukkan Draft” atau
.
3. Langkah selanjutnya ialah, pilihlah draft yang sesuai dengan surat yang akan Anda kirimkan dengan memberikan tanda checklist (v) pada kotak draft tersebut.
32
4. Setelah memilih, klik tombol
close atau tanda silang pada pojok
kanan atas untuk menutup kotak dialog Pilih Draft. 5. Sebagai tanda bahwa Draft yang Anda pilih telah masuk ke dalam memorandum yang Anda buat. Anda dapat melihat pada bagian ”Link Draft”.
6. Memorandum / Surat siap untuk dikirim.
33
10. ”Calendar & Events” Naskah Dinas
Gambar 19. “Calendar & Events” Naskah Dinas
34
Tampilan Calendar pada TAB “CALENDAR & EVENTS” seperti pada Gambar 19 di atas. Di samping kiri adalah “SUB NAV CALENDAR & EVENTS” serta ”UPCOMING EVENTS”. Sedangkan sebelah kanan adalah “CONTENTS”. ”CONTENTS” tersebut merupakan link (tautan) dari ”VIEW CALENDAR” yang merupakan sub link dari ”SUB NAV CALENDAR & EVENTS”.
Gambar 20. “Calendar & Events” ‐‐ Sub Nav & Upcoming Events
Tampilan “CONTENTS” pada gambar 19 di atas defaultnya adalah tampilan “MONTHLY” atau “BULANAN”. Pada tampilan tersebut terdapat tombol ’Sebelumnya’ dan tombol
atau
atau ’Sesudahnya’ dengan parameter yang
digunakan ialah bulan. Sehingga apabila kita klik tombol
akan disuguhkan
satu bulan sebelumnya. Dan bila klik tombol
maka satu bulan berikutnya
yang akan ditampilkan. Sedangkan tombol
atau ”Today” menunjukkan
waktu dan kegiatan hari ini yang ditandai dengan kotak berwarna biru seperti ini : .
35
10.1
Menambahkan Events Baru pada Calendar
Selain ”VIEW CALENDAR”, pada ”SUB NAV CALENDAR & EVENTS” terdapat pula ”ADD NEW EVENTS”. ”Add New Events” merupakan fitur yang dibuat untuk mempermudah user dalam pembuatan atau penambahan events (kegiatan) baru pada Calendar Naskah Dinas. Adapun Cara untuk membuat / menambahkan events pada Naskah Dinas tersebut ialah :
1. Klik tombol
lalu klik ”Add New Events” pada bagian ”Sub Nav
Calendar & Events” (gambar 21).
Gambar 21. “Calendar & Events” – Add New Events Navigasi
2. Selanjutnya, isi dan lengkapi form yang tersedia (form ”Add New Events”) atau (gambar 22). 3. Setelah melengkapi form yang tersedia. Selanjutnya klik menyimpan isi form. Atau klik
untuk
untuk mengulang dari awal (reset).
36
Gambar 22. “Calendar & Events” – Add New Events Form
Keterangan Form ”Add New Events” :
1. Tanggal : merupakan keterangan kapan kegiatan tersebut dilaksanakan. Di bagian ini, terdapat 4 kolom (kotak) yang tersedia (gambar 23). Kolom pertama menunjukkan keterangan tanggal mulainya kegiatan (gambar 24), kolom kedua menunjukkan waktu (jam) mulainya kegitan (gambar 25). Kolom ketiga menunjukkan waktu (jam) berakhirnya kegiatan (gambar 26). Dan kolom terakhir menunjukkan tanggal berakhirnya kegiatan (gambar 27). Semua kolom tersebut kita pilih sesuai dengan kegiatan kita.
37
Gambar 23. “Calendar & Events” – Add New Events – Tanggal
Gambar 24. “Calendar & Events” – Add New Events – Tanggal Mulai
Gambar 25. “Calendar & Events” – Add New Events – Waktu Mulai
38
Gambar 26. “Calendar & Events” – Add New Events – Waktu Selesai
Gambar 27. “Calendar & Events” – Add New Events – Tanggal Selesai
2. Kegiatan : Isikan nama kegiatan yang akan Anda lakukan.
3. Lokasi : Isi lokasi dimana kegiatan tersebut dilaksanakan.
39
4. Pemilik Kalendar : Secara default terisi. Yaitu nama account naskah dinas Anda.
5. Deskripsi : Isikan deskripsi atau penjelasan mengenai kegiatan yang Anda lakukan.
Gambar 28. “Calendar & Events” – Add New Events – More
6. Tipe : Terdapat 3 pilihan tipe, yaitu Personal, Meeting, dan Share. Anda dapat memilih salah satu tipe tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda. 7. Privasi : Terdapat 2 pilihan pada ’Privasi’. Yaitu : Private dan Public. 8. Undangan : bisa dikirimkan melalui klik ’Pilih Penerima’ atau tombol . Kemudian akan muncul kotak dialog ’PILIH PENERIMA’.
40
10.2
Pilih Penerima
9. Pada bagian ’PILIH PENERIMA’, untuk memberikan tanda centang atau check list (
), arahkan kursor ke bagian teks atau keterangannya sehingga kursor
menampilkan gambar tangan atau menampilkan tanda
. Lalu klik bagian teks tersebut hingga
. Setelah berhasil, klik close atau
yang terletak pada
pojok kanan atas, untuk menutup kotak dialog ’Pilih Penerima’. 10. URL : ketikkan url (uniform resource locator) atau link yang lain bila ada yang ingin ditambahkan. Gambar 29. “Pilih Penerima berdasarkan Jabatan”
Gambar 30. “Pilih Penerima berdasarkan User”
41
Gambar 31. “Pilih Penerima berdasarkan Eselon”
Gambar 32. “Pilih Penerima berdasarkan Khusus”
42
Selain cara di atas, untuk menambahkan events (kegiatan) yang baru bisa menggunakan cara berikut ini : Klik tombol
pada menu naskah dinas.
Double klik pada tanggal yang akan ditambahkan events. (lihat gambar 33). Kemudian lengkapi dan isi form yang tersedia.
Gambar 33. “Calendar & Events – Simple Add New Events”
Selanjutnya, klik ’Create Event’ atau tombol
Seperti gambar di atas, selain klik
.
, kita dapat memilih
. Untuk caranya, sama halnya seperti Klik tombol lalu klik ”Add New Events” pada bagian ”Sub Nav Calendar & Events” (gambar 21). Apabila terdapat events (kegiatan) yang akan dilaksanakan, maka akan terlihat pada bagian ’Upcoming Events’.
Gambar 34. “Upcoming Agenda ”
43
Bila tidak ada events (kegiatan) yang akan dilaksanakan, Upcoming Events pun akan memberitahukannya. Gambar 35. “Upcoming Events”
Klik ’View All Events’ untuk melihat seluruh events yang ada. Gambar 36. “View All Events”
44
10.3
Cara Menyortir Data Events
Data Events tersebut (lihat gambar 36) dapat disortir sesuai dengan keinginan kita.
Cara untuk menyortir nya ialah : Klik ’calendar & events’
kemudian klik ’View All Events’ tombol
,
. Lalu klik ’Sort Data By’ atau
. Kemudian akan muncul form berikut (gambar 37). Isi dan
lengkapi form tersebut. Selanjutnya, klik Sort Now! atau tombol
.
Gambar 37. “Sort Data By”
45
11. ”Advanced Search” Naskah Dinas Gambar 38. “Advanced Search – Naskah Dinas”
A
B
46
Tampilan pada TAB “ADVANCED SEARCH” (seperti Gambar di atas), menunjukkan terdapat dua bagian, yaitu : bagian A dan bagian B. Di samping atas adalah Bagian A, yang merupakan Form ”Advanced Search”. Sedangkan di bawahnya adalah Bagian B. Bagian B merupakan Hasil Contents dari Pencarian tersebut. Kita bisa memasukkan keyword atau kata kunci sesuai dengan keinginan kita pada bagian A. Kemudian klik ’Search Now!’ atau tombol , selanjutnya, akan terlihat hasil pencarian yang terletak pada Bagian B.
12. ”Preferences” Naskah Dinas Gambar 39. “Preferences – Naskah Dinas”
47
Di halaman depan Tab “Preferences”, terdapat bagian ‘Profile Information’ dan ‘Last Activity’. Bagian ‘Profile Information’ memberikan informasi mengenai Nama dan Jabatan User, serta memberikan keterangan jumlah surat masuk yang belum terbaca. Sedangkan pada bagian ‘Last Activity’ menerangkan kegiatan terakhir yang dilakukan oleh user. Dari sana kita bisa melihat naskah dinas apa saja yang telah kita kirimkan kepada penerima. Fitur yang terdapat pada tab ’Preferences’ ialah :
Gambar 40. “Sub Nav Preferences”
48
12.1
Pendelegasian Calendar
Gambar 41. “Manage Calendar Delegation”
Salah satu fitur yang sangat menarik dari CALENDAR ini adalah pengguna dapat mendelegasikan calendarnya kepada orang lain, untuk hanya sekedar dibaca, atau bahkan dapat mengubah atau memasukkan kegiatan baru. Hal ini sangat berguna bagi pimpinan unit kerja. Menteri, Pejabat Eselon 1 dan 2 dapat memberikan delegasi kepada Tata Usaha atau Sekretaris dengan Rule yaitu “Write,” yaitu hak untuk menulis, menghapus atau mengedit jadwal kegiatan pimpinan. Sedangkan bawahan dari pimpinan unit kerja dapat diberi hak atau role untuk hanya “Read”, yaitu hanya membaca.
49
Tata cara pendelegasian : Gambar 42.”Add User Delegation”
Klik ’Preferences’ atau
, kemudian pilih ’Manage Calendar
Delegation’ atau tombol
.
Setelah itu muncul sebuah form ’Add User Delegation’ yang terletak di sebelah kanan. Klik ”pilih penerima” atau simbol
, untuk menentukan siapa yang kita
delegasikan. Setelah menentukan ”pilih penerima”, langkah selanjutnya ialah menentukan Hak Akses.
Hak Akses yang tersedia berupa rule ”Read” (hak untuk membaca) dan ”Write” (hak untuk menulis, menghapus atau mengedit). Namun Hak Akses default adalah ”Read”. Bila pemberi delegasi mau mengubah hak pengguna delegasi dari “Read” ke “Write,” maka si pemberi delegasi harus mengklik tanda ”Write”.
Setelah melengkapi form ‘Add User Delegation’, klik ‘Add Delegation’ atau tombol untuk mendelegasikan calendar Anda. Jika belum yakin, klik cancel atau tombol
untuk membatalkan ’Add User Delegation’.
50
Jika proses ‘Add Delegation’ Anda berhasil, maka akan muncul gambar seperti di bawah ini :
Gambar 43.”User Delegation was set!!”
12.2
Auto Receiver
Gambar 44.”Manage User Autoreceiver”
51
Setiap naskah dinas, Disposisi atau Memorandum, yang dikirim ke luar oleh pimpinan unit kerja, secara otomotis diterima oleh Tata Usaha atau Sekretaris, kecuali kalau sifat naskah dinas tersebut Rahasia, maka yang menerima hanya pengguna yang dituju. Auto Receiver ini perlu diperlakukan seperti itu, sehingga Tata Usaha bisa mengambil tindakan yang perlu dilakukan sesuai dengan Disposisi atau Memorandum yang dikirim oleh pimpinan unit kerja. Auto Receiver ini diberikan atau diotorisasikan oleh pimpinan unit kerja. Dengan kata lain, pimpinan unit kerja bisa memilih siapa saja yang akan menerima secara otomatis semua Disposisi dan Memorandum yang dia kirim.
Cara untuk mengaktifkan Auto Receiver :
Klik ’Preferences’ atau
, kemudian pilih ’Manage User Autoreceiver ’
atau tombol
.
Setelah itu muncul sebuah form ’Add User Delegation’ yang terletak di sebelah kanan. Klik ”pilih penerima” atau simbol
.
Pilih jenis surat yang sesuai, apakah itu berupa lembar edaran, memorandum, surat edaran, surat keluar, ataupun surat masuk. Isi tanggal, yaitu kapan mulai dan berakhirnya fitur Auto Receiver. Klik ”Add Autoreceiver” atau tombol Auto receiver, dan klik cancel
untuk mengaktifasi fitur
bila tidak jadi atau batal aktivasi.
Hal tersebut menunjukkan proses pemilihan Auto Receiver telah selesai. Maka setiap Disposisi atau Memorandum yang dikirim oleh si pemberi delegasi Auto Receiver akan diterima secara otomatis walaupun nama penerima Auto Receiver tsb tidak ditick. Fitur Auto Receiver ini tidak berlaku bagi Disposisi atau Memorandum yang bersifat Rahasia.
52
12.3
Data Personal
Gambar 45.”Data Personal”
Fitur ”Data Personal” menampilkan ’NAMA LENGKAP’ seluruh Pegawai di lingkungan Kementerian Bappenas. Selain dari ’NAMA LENGKAP’, informasi yang tertera pada Fitur ”Data Personal” ialah berupa : ’NIP’, ’ALAMAT EMAIL’, dan 53
’DIREKTORAT’. Secara default, fitur ”Data Personal” tersebut ditampilkan sesuai dengan urutan abjad, yaitu dari A hingga Z.
Gambar 46.”Content Data Personal” Diurutkan sesuai Abjad
• • • •
Nama Lengkap NIP Alamat Email Direktorat
Fitur ”Data Personal” memiliki fasilitas ”Cari Pegawai”. Fasilitas tersebut sangat bermanfaat untuk membantu kita melihat profile pegawai yang ingin kita ketahui. Caranya sangat mudah, cukup dengan memasukkan Nama atau NIP dari pegawai tersebut pada form ”Cari Pegawai”, lalu klik tombol ’Cari Pegawai ’ atau tombol ”
”, Maka kita akan langsung menemukan Informasi berupa :
Nama Lengkap, NIP, Alamat Email, dan Direktorat dari Pegawai tersebut. Sebagai contoh lihat gambar berikut : Gambar 47.”Cari Pegawai”
Gambar 48.”Hasil Cari Pegawai”
54
12.4
Your Activity Monitor Gambar 49.”Your Activity Monitor”
55
Fitur ”Your Activity Monitor”, memiliki fungsi memonitor segala aktivitas yang kita lakukan dalam Naskah Dinas ini. Defaultnya, fitur ”Your Activity Monitor” menampilkan kegiatan yang kita lakukan pada waktu sekarang. Namun, bila kita ingin menampilkan kegiatan (activity) kita di waktu yang lain, settingan waktu tersebut bisa disesuaikan. Cukup rubah tanggal, bulan, serta tahun. Lalu klik ’View Activitiy Now’
. Selanjutnya, Fitur ”Your Activity Monitor”
akan menampilkan kegiatan yang kita cari. Bila pada hari tersebut tidak terdapat kegiatan apapun, maka ”Your Activity Monitor” akan menampilkan keterangan ’No activity on this day’
. Seperti terlihat pada gambar berikut ini :
Gambar 50.”View Activity On”
56
12.5
Your Letter Statistics
Your Letter Statistic (statistik surat) merupakan salah satu fitur pada applikasi Naskah Dinas yang berfungsi untuk menganalisis berapa banyak jumlah surat yang telah dibuat selama satu bulan.
Jumlah surat yang telah dibuat tersebut
dikelompokkan sesuai kategorinya masing-masing.
Gambar 51.”Your Letter Statistics”
Kategori Surat
57
12.6
Change Photo
Fitur “Change Photo” atau “Mengubah Foto” ini disediakan untuk memudahkan user dalam melakukan penggantian foto profilenya. Disarankan : Tipe file photo yang digunakan ialah tipe file .JPG, dengan ukuran kurang dari 1MB. Gambar 52.”Change Photo”
Berikut ini ialah cara yang digunakan agar dapat mengubah foto atau “Change Photo” :
1.
Klik “Preferences” atau tombol “
2.
Kemudian klik “Change Photo” atau tombol “
3.
Selanjutnya pilih foto yang akan di upload, dengan klik browse atau “
”. ”.
” untuk mencari lokasi file gambar berada.
58
4.
Setelah itu muncul kotak dialog “file upload”, klik file gambar yang akan dijadikan foto. Lalu klik “Open” atau “
”. Kemudian, akan tampak
lokasi file foto tersebut berada. Gambar 53.”Kotak dialog File Upload”
Gambar 54.”Lokasi File Foto”
59
5.
Selanjutnya klik “Upload” atau “
”. Sehingga muncul keterangan yang
menyebutkan “Your photo has been uploaded, now crop and save thumbnail” yang berarti : Foto Anda telah diupload, sekarang potonglah sebagian foto tersebut dan simpan perubahannya. Gambar 55.”Upload Button pada fitur ’Change Photo’ Naskah Dinas”
Gambar 56.”Keterangan Berhasil Mengapload Foto”
Gambar 57 ”Gabungan Screenshoot Upload Foto”
60
6.
Seperti anjuran yang tertulis pada keterangan di No. 5. Langkah selanjutnya ialah : Anda harus crop / memotong sebagian foto yang telah di upload tersebut, caranya : arahkan kotak crop yang bergaris putus-putus ke arah yang Anda inginkan.
Gambar 58 ”Cara Crop Photo”
Arahkan kotak crop berikut, ke arah yang Anda inginkan.
61
7.
Klik “Save Thumbnail” atau tombol “
” untuk menyimpan
perubahan. Selanjutnya, akan muncul gambar seperti di bawah ini : Gambar 59 ”Save Thumbnail”
8.
Bila foto / gambar tidak berubah setelah klik “Save Thumbnail” atau tadi. Maka klik Refresh pada browser yang Anda gunakan atau Tekan tombol F5 pada keyboard Anda. Selain cara refresh tersebut, Anda bisa kembali ke halaman dashboard dengan klik “back to dashboard” atau
. Gambar 60 ”Back to Dashboard”
9. Pada halaman dashboard, akan tampak seperti gambar di bawah ini, yang menandakan foto Anda telah sukses berubah.
62
Gambar 61 ” Upload Foto telah Berhasil”
Gambar 62 ”Detail – Foto Upload telah Berhasil”
63
13. ”Sign Out” Fitur “Sign Out” merupakan fitur untuk keluar dari sistem aplikasi naskah dinas. Apabila user telah selesai menggunakan aplikasi naskah dinas ini, user dapat keluar dengan menggunakan fitur “Sign Out” yang akan menghapus sesi user yang login.
Untuk keluar dari aplikasi, user dapat klik “Sign Out” atau tombol “
”
pada navigasi sistem maka sistem akan keluar dan menutup halaman aplikasi Naskah Dinas.
64
