PROPOSAL PROGRAM APLIKASI
SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS
LATAR BELAKANG
D
alam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance
dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan maka pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara profesional, transparan dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam undang-undang. Dengan mengacu kepada PMK No. 45/PMK.05/2011, tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap, yang mana telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan yang terbaru yaitu PMK No. 113/PMK.05/2012, serta Peraturan Menteri Keuangan tentang Standar Biaya Masukan yang berlaku sebagai acuan perhitungannya maka dibuat suatu aplikasi Sistem Perjalanan Dinas Pemerintah yang merupakan program aplikasi komputer untuk mendukung dan mempermudah satuan kerja dalam melakukan pencatatan serta pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan perjalanan dinas. Titik sentral aplikasi perjalanan dinas ini adalah pengawasan perjalanan dinas yang dilakukan oleh para pejabat atau pegawai sehingga tidak terjadi lagi perjalanan dinas yang tumpang tindih pada satuan kerja. Aplikasi Perjalanan Dinas Pemerintah ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Based Programming.
PROPOSAL SOFTWARE & APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
1
TUJUAN
T
ujuan dari pembuatan sistem aplikasi perjalanan dinas pemerintah adalah untuk mempermudah
pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada Instansi / Satuan Kerja yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pembuatan Surat Tugas lebih teratur
2. Akurasi Data Perjalanan.
3. Administrasi data lebih informatif.
4. Keseragaman dalam Bentuk.
5. Rekonsiliasi data lebih mudah.
6. Monitoring Data Perjalanan Dinas
7. Meningkatkan kinerja instansi.
Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas ini maka untuk pembuatan surat tugas untuk keperluan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai ataupun pejabat menjadi lebih teratur dan tertib sehingga diharapkan tidak terjadi lagi penomoran surat tugas yang sama untuk tiap perjalanan. Akurasi data perjalanan disini dimaksudkan adalah setiap pegawai atau pejabat yang melakukan perjalanan tidak mungkin lagi dibuatkan surat tugas atau melakukan perjalanan pada hari yang sudah ditetapkan pada surat tugas sehingga harus menunggu sampai perjalanan sebelumnya selesai, sehingga tidak dimungkinkan seseorang melaksanakan perjalanan ke dua tempat yang berbeda pada hari yang sama. Dengan menggunakan program Aplikasi perjalanan dinas maka diharapkan dengan output yang dihasilkan dari aplikasi maka administrasi data yang dilihat lebih informatif karena menggambarkan beberapa uraian-uraian yang diperlukan oleh pengguna maupun pemakai data. Melalui program aplikasi perjalanan dinas ini dipastikan bahwa bentukbentuk laporan atau output yang akan dipergunakan oleh satuan kerja dalam pengadministrasian semua kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh para pegawai maupun pejabat pada instansi tersebut menjadi lebih seragam. Penggunaan program aplikasi perjalanan dinas ditujukan juga untuk mempermudah pada saat rekonsiliasi, dengan hasil laporan yang selalu up to date dan otomatis atas data-data perjalanan yang dilaksanakan oleh pegawai maupun pejabat yang ada pada satuan kerja tersebut sehingga data kebenaran data akan selalu terpelihara. Dengan penggunaan aplikasi perjalanan dinas ini maka dipastikan untuk kegiatan monitoring atas kegiatan perjalanan ataupun orang yang melaksanakan perjalanan dapat di monitor setiap saat sesuai keinginan yang diharapkan oleh pengguna. Penggunaan program aplikasi perjalanan dinas ini juga ditujukan untuk meningkatkan kinerja instansi karena proses pengelolaan kegiatan perjalanan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis kinerja (performance budgeting system). Dengan adanya standardisasi pada kegiatan perjalan dinas maka pengawasan terhadap kinerja dan pemeriksaan atas dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi aplikasi ini dilengkapi dengan sistem back up dan restore data yang akan meningkatkan kinerja melalui pendelegasian wewenang beberapa pekerjaan terkait dengan perjalanan dinas kepada instansi vertikal di bawahnya dengan tetap mengawasi berdasarkan data masukan yang dikirimkan mereka.
PROPOSAL SOFTWARE & APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
2
SEKILAS PROGRAM APLIKASI PERJADIN Program aplikasi Perjalanan Dinas merupakan aplikasi yang berflatform web atau yang biasa dikenal dengan Web Base Application ini dibuat dengan menggunakan bahasa program PHP dengan database menggunakan My SQL sebagai database dan supporting program menggunakan Dream Weaver dan Database Administrator menggunakan Sql Yog Enterprises dengan OS Windows sehingga lebih mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly). Proses yang harus dilakukan dalam program aplikasi perjalanan dinas ini yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan perjalanan dinas adalah sebagai berikut : 1. Entry data pagu anggaran.
2. Entry data perjalanan dinas.
Data pagu anggaran perjalanan dinas harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum data yang lain karena data pagu anggaran akan menjadi dasar pembebanan setiap transaksi kegiatan perjalanan dinas. Data transaksi perjalanan untuk setiap orang yang melakukan perjalanan harus di input (orang dan pengikut, lokasi, waktu, standar biaya masukan perjalanan dinas) sehingga ini dapat menjadi dasar untuk aplikasi untuk melakukan pencetakan Surat Tugas, Surat Perjalanan Dinas, Daftar Nominatif Perhitungan Awal dan Verifikasi, Kwitansi, Rincian Biaya, Pengeluaran Riil, Rekap Perjalanan Dinas, Monitoring (Keuangan) Perjadin, dan Laporan Hasil Perjadin serta penguncian nama pegawai yang melakukan perjalanan sehingga tidak bisa double/bentrok.
3. Pencetakan SURAT TUGAS.
Setelah entry data, maka surat tugas secara otomatis bisa dicetak. Adapun format surat tugas sudah standar KMA No 9 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Agama.
3. Pencetakan SPD.
Setelah entry data, maka surat tugas secara otomatis bisa dicetak dengan format standar.
4. Kwitansi, Rincian Biaya, dan Pengeluaran Riil. 5. Daftar Nominatif Perhitungan Awal dan Verifikasi.
Setelah entry data, maka kwitansi, rincian biaya dan pengeluaran riil bisa dicetak dengan format standar. Setelah entry data, maka daftar nominatif perhitungan awal dan verifikasi bisa dicetak dengan format yang bisa disesuaikan kebutuhan (jumlah pengeluaran per orang atau per tim atau total keseluruhan).
6. Rekap Perjalanan Dinas.
Setelah entry data, maka rekap perjalanan dinas bisa dicetak dengan format yang bisa disesuaikan kebutuhan (orang, surat tugas, SPD, lokasi, maksud, dan waktu).
7. Monitoring (Keuangan) Perjalanan Dinas.
Setelah entry data, maka dapat dilakukan monitoring keuangan rekap penyerapan anggaran, dan kontrol penggunaan anggaran (anggaran awal, telah digunakan, dan tersisa).
8. Laporan Hasil Perjalanan Dinas.
Setelah melakukan tugas perjalanan dinas, maka berkewajiban membuat laporan hasil pelaksanaan perjalanan dinas dan di upload ke dalam aplikasi.
9. Pencetakan Output / Laporan.
Segala macam output yang dihasilkan oleh aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas dapat dicetak dan diconvert dalam bentuk file Softcopy Microsoft Exel, Word, dan PDF yang disertai barcode (bukti keaslian).
PROPOSAL SOFTWARE & APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
3
PEMAKAI Beberapa pihak yang berkepentingan dan kemungkinan akan sangat terbantu dengan adanya program aplikasi PERJADIN antara lain : 1. Internal : Bendahara Pengeluaran
Program ini akan sangat membantu tugas Bendahara Pengeluaran dan staffnya pada masing-masing instansi pengguna karena akan terbentuk standardisasi kerja dalam hal pengelolaan keuangan serta memudahkan pendelegasian wewenang pada instansi vertikal tanpa harus mengurangi pengawasan.
2. Eksternal : Pemakai laporan
Pemakai laporan ini dapat berupa atasan langsung bendahara ataupun pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan laporan bendahara untuk menentukan kebijakan pada masa yang akan datang atas keuangan suatu instansi.
3. Eksternal : Pemeriksa Fungsional
Pemeriksa Fungsional dapat berupa Inspektorat Jenderal, BPKP maupun BPK yang akan sangat terbantu dengan adanya suatu program aplikasi yang menghasilkan data keuangan yang akurat dan lengkap.
4. Eksternal : KPPN
KPPN sangat berkepentingan dengan pembukuan bendahara terutama pada akhir tahun anggaran yang mengharuskan adanya rekonsiliasi data antara departemen dengan KPPN, dengan adanya data yang akurat dan up to date tentunya rekonsiliasi akan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan baik.
PROPOSAL SOFTWARE & APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
4
OUTPUT APLIKASI Beberapa output aplikasi Perjalanan Dinas antara lain : 1. Surat Tugas dengan secara otomatis surat tugas bisa di cetak (sudah sesuai Standar KMA No 9 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Agama) 2. Surat Perjalanan Dinas dengan secara otomatis form SPD bisa di cetak (sesuai standar baku SPD) 3. Kwitansi, Rincian Biaya, dan Pengeluaran Riil bisa dicetak sesuai pengeluaran per orang yang melaksanakan perjalanan dinas 4. Daftar Nominatif Perhitungan Awal merupakan rekap biaya yang dikeluarkan sewaktu akan dilaksanakan atau down payment (DP) sebelum berangkat perjalanan dinas, (rekap bisa di convert ke file word, exel, pdf) 5. Daftar Nominatif Hasil Verifikasi merupakan rekap biaya yang dikeluarkan setelah melakukan perjalanan dinas, (rekap bisa di convert ke file word, exel, pdf) 6. Rekap Perjalanan Dinas merupakan rekap pegawai, surat tugas, SPD, waktu, maksud, dan lokasi perjalanan dinas yang dilaksanakan per orang sehingga bisa ditracking/dilacak & menghindari double/bentrok (rekap bisa di convert ke file word, exel, pdf) 7. MONITORING (KEUANGAN) PERJALANAN DINAS merupakan rekap penyerapan anggaran, dan kontrol penggunaan anggaran (anggaran awal, telah digunakan, dan tersisa) (rekap bisa di convert ke file word, exel, pdf) 8. LAPORAN HASIL PERJALANAN DINAS merupakan menu yang menampung/menyimpan laporan hasil/output dari perjalanan dinas baik perorangan atau tim (sudah sesuai Standar KMA No 9 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Agama) atau bisa upload data dari masing-masing pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas secara online
PROPOSAL SOFTWARE & APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
5
LAY OUT APLIKASI SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS
I.
Layanan Menu Admin a. Menu Setup
b. Menu Pendataan
c. Menu Laporan
PROPOSAL SOFTWARE & APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
6
