Dokumentace integrovaného systému managementu

Dokumentace integrovaného systému managementu

Výstup z projektu podpory jakosti č. 9/17/2005

VUSTE-APIS s.r.o. Vladimír Dvořák, Zbyněk Drlík, Josef Vančura, Zdeněk Ondrášek, Rostislav Hůla

Národní informační středisko pro podporu jakosti Praha 2005

1

Publikace nebyla podrobena korektuře ze strany Národního informačního střediska pro podporu jakosti. Za kvalitu textů a tisku odpovídá autor. © Národní informační středisko pro podporu jakosti

ISBN 80-02-01756-0

2

OBSAH PŘEDMLUVA ...............................................................................................5 1 ÚVOD DO PROBLEMATIKY TVORBY DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU MANAGEMENTU ORGANIZACE ............7 1.1 1.2

INTEGROVANÝ SYSTÉM ŘÍZENÍ ORGANIZACE ..............................................7 NÁSTROJE K TVORBĚ, ŘÍZENÍ A DOKUMENTACI INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE. ............................................................................................7 1.3 SYSTÉMOVÝ A PROCESNÍ PŘÍSTUP K TVORBĚ INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE A JEHO DOKUMENTACE ........................................................8 1.4 VZTAHY MEZI PROCESNÍ STRUKTUROU A STRUKTUROU DOKUMENTACE .....9 1.5 POŽADAVKY NA DOKUMENTACI Z POHLEDU MEZINÁRODNÍCH NOREM ISO 10 1.6 ZÁBĚR PUBLIKACE ....................................................................................13 2

PROCESY ISŘO – METODIKA A NÁSTROJE TVORBY.................15 2.1 2.2

OD PROCESŮ K DOKUMENTŮM ..................................................................15 DEKOMPOZICE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE NA PROCESY A JEJICH POPIS......................................................................................19 2.3 POPIS ÚTVAROVÉ STRUKTURY...................................................................37 2.4 VYTVOŘENÍ DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE JEJÍHO VYTVOŘENÍ A IMPLEMENTACE ............................................46 3

DOKUMENTY ISŘO VYTVOŘENÉ Z PROCESŮ..............................52 3.1 VÝČET DOKUMENTŮ .................................................................................52 3.2 DOKUMENTACE PRO ŘÍZENÍ PROCESŮ .......................................................53 3.2.1 Směrnice pro vykonávání procesů ..................................................53 3.2.2 Operační manuály procesů .............................................................60 3.2.3 Pracovní postupy procesů...............................................................60 3.3 ŘÍDÍCÍ A INFORMATIVNÍ NORMY ................................................................61 3.3.1 Rozhodnutí vrcholových orgánů .....................................................61 3.3.2 Pokyny.............................................................................................62 3.3.3 Zásady.............................................................................................62 3.4 PROVOZNÍ DOKUMENTACE ........................................................................63 3.4.1 Formuláře .......................................................................................63 3.4.2 Zápisy z jednání ..............................................................................64 3.4.3 Formalizovaná dokumentace ..........................................................64 3.4.4 Výstupy z IS.....................................................................................65 3.4.5 Ostatní neformalizovaná dokumentace...........................................65

4 DOKUMENTY ISŘO VYTVOŘENÉ JINÝM ZPŮSOBEM NEŽ Z PROCESŮ ..................................................................................................67 3

4.1 VÝČET DOKUMENTŮ .................................................................................67 4.2 ZÁKLADNÍ ORGANIZAČNÍ NORMY .............................................................68 4.2.1 Statutární dokumenty ......................................................................68 4.2.2 Organizační řád..............................................................................69 4.2.3 Jednací řády....................................................................................70 4.2.4 Podpisový, spisový, archivní a skartační řád..................................70 4.2.5 Pracovní řád ...................................................................................71 4.2.6 Kontrolní řád ..................................................................................72 4.2.7 Požární, bezpečnostní, provozní a další řády .................................72 4.2.8 Platový předpis ...............................................................................73 4.2.9 Příručka jakosti...............................................................................73 4.2.10 Popisy práce ...................................................................................75 4.3 ŘÍDÍCÍ A INFORMATIVNÍ NORMY ................................................................75 4.3.1 Příkaz..............................................................................................75 4.4 KONCEPČNÍ DOKUMENTACE ......................................................................76 4.4.1 Strategie..........................................................................................76 4.4.2 Politika jakosti ................................................................................76 4.4.3 Environmentální politika ................................................................77 5

PŘÍKLAD UCELENÉ DOKUMENTACE ISŘO ..................................78

6

NÁSTROJE TVORBY DOKUMENTACE ISŘO .................................85

SEZNAM TABULEK DIAGRAMŮ A OBRÁZKŮ.......................................87 SEZNAM ZKRATEK ..................................................................................88 LITERATURA.............................................................................................89

4

PŘEDMLUVA Vážená čtenářko, vážený čtenáři, publikace, kterou máte před sebou byla zpracována v rámci projektů programu rozvoje jakosti na rok 2005 Ministerstva průmyslu a obchodu. Jejím účelem je poskytnout odborné veřejnosti metodiku a související dokumentaci k implementaci dostupných variant integrovaného systému managementu organizace do současné podnikové praxe s cílem pomoci snížit nadměrnou pracnost a finanční náročnost spojenou s tvorbou a přepracováním stávající podnikové dokumentace. Kolektiv autorů zpracovatele VUSTE-APIS s.r.o., nástupnická organizace Výzkumného ústavu strojírenské technologie a ekonomiky, vycházel při zpracování publikace z rozsáhlých výzkumů prováděných převážně v letech 1980 až 2000 a shrnutých do výzkumné zprávy VUSTE - APIS s.r.o „Analýzy, tvorba a implementace integrovaného systému řízení organizací“ dokončené v prosinci roku 2000 a z dalších prací uvedených v literatuře. Výzkumy vycházely z principů teorie systémového a procesního přístupu k tvorbě integrovaného systému managementu organizace vyvinuté předními světovými odborníky v této oblasti. Integrovaný systém managementu je chápán v širším pojetí integrovaného systému řízení obecné organizace – instituce v podmínkách současné globální ekonomiky. Tvorba dokumentace integrovaného systému managementu organizace, hlavní téma a výstup z této publikace, vychází z potřeb a požadavků na řízení, organizování, kontrolu a evidenci složité organizace vložené do širokého vnějšího prostředí ekonomických vlivů, kapitálových trhů, dodavatelských trhů, trhů práce, konkurence, demografických, sociálních, kulturních, technologických, ekologických, vládních a legislativních vlivů. Pokud má dokumentace sehrát účinnou a účelnou roli v řízení moderní organizace musí plně vyhovovat požadavkům řízení úspěšné organizace vložené do širokého vnějšího prostředí při respektování

5

požadavků mezinárodních norem ISO řady 9000, 14000 a dalších navazujících. Na začátku publikace považoval kolektiv autorů za nutné připomenout čtenáři výchozí principy teorie systémového a procesního přístupu k tvorbě integrovaného systému managementu organizace, strukturu systému, modelování a tvorbu integrovaného systému managementu organizace a roli dokumentace v současné podnikové praxi. Při popisu tvorby dokumentace se přihlíží k možnostem malých, středních i velkých organizací. Autoři si jsou vědomí toho, že každá organizace nemá možnost zakoupit si drahý SW na vytvoření, administraci a aktualizaci své dokumentace. Popis tvorby dokumentace je pro lepší představu a snazší demonstraci proveden v řadě případu s ohledem na využití počítačové podpory a s tím souvisejících modelů. Většinu automatizovaných postupů je v malé organizaci možné nahradit běžným SW dodávaným s počítačem.

6

1

1.1

ÚVOD DO PROBLEMATIKY TVORBY DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU MANAGEMENTU ORGANIZACE INTEGROVANÝ SYSTÉM ŘÍZENÍ ORGANIZACE

Integrovaný systém řízení (Integrated Management System) slučuje jednotlivé aspekty managementu v jediný nedílný celek založený na principu trvalého řízení změn. V praxi management organizace zvládá celý rozsah vlivů okolí - prostředí obklopující entitu organizace (instituce) - jejích živých a neživých složek - na tuto organizaci (environment influences) tj. vlivu ekonomických, kapitálových trhů, dodavatelských, trhů práce, konkurence, demografických, sociálních, kulturních, technologických, ekologických, vládních a legislativních, Z pohledu souboru ČSN EN ISO 14000 je chápán environmentální management jako řízení orientované - vztažené na vlivy životního prostředí na organizaci a organizace na životní prostředí. Životní prostředí je chápáno jako prostředí obklopující určitou entitu a zahrnující složky jejího okolí, živé i neživé, i lidi a jejich vzájemné vztahy. V širším pojetí a z pohledu systémového přístupu je systém environmentálního managementu jistým způsobem subsystémem integrovaného systému řízeni. Integrovaný systém managementu budeme v této publikaci chápat jako integrovaný systém řízení organizace - ISŘO. 1.2

NÁSTROJE K TVORBĚ, ŘÍZENÍ A DOKUMENTACI INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE.

Organizace je chápána jako otevřený systém, který je v plynulé interakci se svým okolím a dosahuje "pevného", neměnného stavu nebo dynamické rovnováhy, přičemž si zachovává kapacitu pro pracovní nebo energetickou transformaci. Systém musí obdržet dostačující vstup zdrojů k udržovaní a zdokonalování svých operací a také k vydávání transformovaných zdrojů do prostředí (podstatného okolí) v dostačujícím množství, aby mohl pokračovat cyklus vstupů, trans7

formací a výstupů a aby poskytoval výstupy souběžným systémům i nadřazenému systému. K dosažení tohoto stavu je nutné použít nástrojů k účinnému a účelnému modelování integrovaného systému řízení organizace. Jedná se především o − systém organizace, jejího podstatného okolí a procesů probíhajících v tomto integrovaném systému řízení − systém zpracování informací v systému integrovaného řízení organizace − systém dokumentace integrovaného systému řízení. Systém zpracovaní informací a systém dokumentace organizace jsou důležité součásti integrovaného systému řízení organizace. 1.3

SYSTÉMOVÝ A PROCESNÍ PŘÍSTUP K TVORBĚ INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE A JEHO DOKUMENTACE

Základním znakem každého systému je jeho dynamičnost. Obrazem této dynamičnosti jsou procesy, které v systému probíhají. Procesní přístup je neodmyslitelnou a neoddělitelnou součástí systémového přístupu. Proces je chápán jako soubor prvků, operací nebo činností vzájemně mezi sebou propojených vazbami za účelem dosažení vytyčených cílů. Procesy probíhající v organizaci a vazby mezi těmito procesy překlenují a propojují veškeré dění v organizaci a jejím prostředí - podstatném okolí. Jejich prostřednictvím se vytvářejí cíle a jim odpovídající strategie, realizují motivační, koordinační, taktické, operační i kontrolní činnosti. Procesy probíhající v systému řízení organizace usměrňují výkonné, informační a hmotně energetické procesy k trvalé realizaci změn a ke konkretizaci cílového chování organizace jako celku. Na základě identifikace těchto procesů a s využitím metod modelování integrovaného systému řízení organizace je popisován, organizován, regulován a kontrolován chod celé organizace integrované do jejího okolí.

8

Prostřednictvím systému zpracování informací se ukládají informace potřebné ke koordinaci, evidenci a formalizaci výstupů do dokumentace integrovaného systému řízení organizace. V každé organizaci, firmě, společnosti, probíhají hlavní, primární procesy vstupní logistiky → produkce → výstupní logistiky → prodeje (distribuce) → a služeb vyplývajících z vlastní produkce. Tyto procesy jsou řízeny, podporovány a spravovány tzv. podpůrnými procesy / činnostmi zahrnujícími vrcholové řízení, řízení jakosti, řízení lidských zdrojů, rozvoj a přípravu produkce, marketing a ochranu a údržbu vlastních zdrojů. 1.4

VZTAHY MEZI PROCESNÍ STRUKTUROU A STRUKTUROU DOKUMENTACE

Procesní struktura zahrnuje primární procesy organizace realizující hlavní produkci a podpůrné procesy, které umožňují plynulý a bezporuchový chod organizace. Dokumentace integrovaného systému řízení organizace popisuje celý integrovaný systém organizace a jejího postavení v podstatném okolí. Členění dokumentace integrovaného systému managementu organizace se výrazně neliší od běžného členění dokumentace pro řízení organizací na legislativní a právní normy, základní organizační normy, řídící a informativní normy, dokumentaci pro řízení procesů, koncepční dokumentaci a provozní dokumentaci. Rozdíl je především v obsahu a v diferencované podrobnosti zpracování dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Z následující tabulky vyplývá jak úzce souvisí řízení procesů s členěním dokumentace. Prakticky jakákoliv činnost je buď koordinována a evidována pomocí dokumentace nebo dokumentace je jejím výstupem - produktem. Koordinační funkci má legislativní, právní, organizační, řídící a informativní dokumentace a u většiny podpůrných procesů i koncepční dokumentace. Evidenční funkci má provozní dokumentace. Výstupní funkci má provozní a koncepční dokumentace.

9

V tabulce T 1 „Vztahy mezi procesy a dokumentací“je vyjádřena míra vlivu nebo souvislostí počtem X: X malá souvislost XX větší souvislost XXX velká souvislost T1

Vztahy mezi procesy a dokumentací

1.5

Řízení lidských zdrojů

Financování a ekonomika

Rozvoj procesů

Marketing

Informatika

Udržování zdrojů

Vstupní procesy

Produkce

Výstupní procesy

Distribuce a prodej

Služby

legislativní a právní normy základní organizační normy řídící a informativní normy normy pro řízení procesů koncepční dokumentace provozní dokumentace

Řízení jakosti

Dokumentace / procesy

Primární procesy

Vrcholové řízení

Podpůrné procesy

xxx

xx

xxx

xxx

xx

x

x

xx

x

x

x

x

x

xxx

xx

xx

xx

xx

xx

xx

xx

x

x

x

x

x

x

xx

xx

xx

x

x

xx

x

x

x

x

x

x

xx

xxx

xxx

xxx

xx

xx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xx

xx

xx

xx

xx

xx

xx

xx

x

x

x

x

x

xx

xxx

xxx

xxx

xx

xxx

xxx

xx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

POŽADAVKY NA DOKUMENTACI Z POHLEDU MEZINÁRODNÍCH NOREM ISO

Prakticky všechny kategorie i druhy dokumentace identifikované na základě rozsáhlých analýz systémů řízení organizací silně ovlivňují kvalitu vykonávání procesů. Potřebné dokumenty a záznamy týkající se systému jakosti, environmentálního managementu, ochrany zdraví při práci prolínají prakticky všemi kategoriemi dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Normy řady ISO 9000, 14000 a ostatní s nimi související kladou důraz na dostupnost využití těchto dokumentů v potřebném čase, vhodné formě a přístupnosti těm, kteří je potřebují ke své práci. 10

Obecně lze říci, že toto platí o veškeré dokumentaci, její tvorbě, využití a aktualizaci popisované v této publikaci. Proces řízení dokumentů podle ISO vyžaduje, aby − všechny dokumenty související se zákonnými požadavky na prostředí a organizaci byly operativně řízeny a toto bylo v příslušných dokumentech jasně popsáno − přezkoumání a schválení těchto dokumentů bylo prováděno pověřenými a odpovědnými osobami − byla zaručena dostupnost všem pracovním funkcím , které vykonávají činnosti související s danou odbornou problematikou − všechny dokumenty a záznamy, byly periodicky přezkoumávány a aktualizovány − byly zpravovány zásady pro schvalování nového vydání a aktualizaci dokumentace − byla přesně vyznačena místa, kde se popsané postupy používají − byla stanovena doba platnosti dokumentace. Dále jsou uvedeny některé požadavky mezinárodních norem ISO na dokumentaci ISM, které je nutné zdůraznit. Požadavky SMJ ISO 9001 na dokumentaci

Norma ČSN EN ISO 9001 přímo vyžaduje, aby dokumenty požadované systémem managementu jakosti byly účelně a účinně řízeny. ČSN EN ISO 9001 vyžaduje, aby dokumentace systému managementu jakosti zahrnovala: − dokumentovaná prohlášení o politice jakosti − příručku jakosti − dokumentované postupy požadované mezinárodní normou ISO 9001:2000 − dokumenty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů − záznamy požadované mezinárodní normou ISO 9001:2000. Zejména je kladen důraz na řízení dokumentů vyžadovaných touto normou včetně záznamů.

11

Organizace musí vytvářet a udržovat záznamy, aby se poskytly důkazy o shodě s požadavky o efektivním fungování managementu jakosti. Požadavky EMS ISO 14001 na dokumentaci

Normy řady ČSN EN ISO 14000 kladou důraz na záznamy EMS: − požadavků zákonů a předpisů − povolení − environmentálních aspektů − environmentálního výcviku − kontroly, kalibrace a údržby − údajů z monitorování − podrobností o neshodách − deklarace výrobků − informace o dodavatelích − environmentálních auditů a přezkoumání. Požadavky ISO/TS 16949 na dokumentaci

ISO/TS 16949 vychází z norem řady ISO 9000. Zaměřuje se na speciální požadavky světového automobilového průmyslu. Klade důraz na normy pro řízení procesů a provozní dokumentaci včetně záznamů o jakosti. Soubor dokumentace je rozsáhlý a je popsán v manuálech a příručkách managementu jakosti v automobilovém průmyslu. Požadavky HACCP na dokumentaci

Analýza rizik nebezpečí a plánování systému kritických bodů (HACCP - Hazard Analysis & Critical Control Points tj. analýza rizik a kritických kontrolních bodů) se vytváří pro jednotlivé výrobky nebo skupiny výrobků, které vykazují stejný charakter z hlediska zdravotních požadavků, a je součástí provozní (výrobní) dokumentace platné v podniku. Zpracování norem pro řízení procesů, zejména směrnic pro metodický postup při zavádění a systému kritických bodů a formalizace činností ve směrnicích pro řízení procesů organizace, se řídí Metodickým postupem pro zavádění systému kritických bodů. 12

Požadavky HACCP ovlivňují zpracování provozní dokumentace zejména při specifikaci výrobků, v postupech pro vykonávání procesů, při analýze nebezpečí, při formulaci opatření, stanovení kritických bodů a mezí a při postupech sledování účinnosti a účelnosti HACCP. Záznamy provozní dokumentace se zaměřují na modifikaci systému kritických bodů na dané podmínky, sledování v kritických bodech, překročení kritických mezí a souvisejících nápravných opatření, záznamy o použitých verifikačních postupech a záznamy o nakládání s výrobky vyrobenými v nezvládnutém stavu. Požadavky GMP 13 na dokumentaci

GMP 13 bylo převzato Radou pro produkty využívané ke krmení zvířat (Product board animal feed) a vychází z normy ISO 9001. Je založeno na aktivním přístupu ke kontrole rizik s využitím HACCP, na systému včasného varování EWS (Early Warning System tj. systém včasného varování) vtahující se na celý řetězec dodavatelů. Samostatná příručka GMP 13 nebo proces realizace obchodního případu podle GMP 13 obsahují všechny požadované dokumenty (povozní postupy, pokyny, formuláře i jinou dokumentaci). Minimální požadavek na systém dokumentace ISM používání následující dokumentace o: − specifikaci produktu − specifikaci procesu − zjištění nebezpečí − hodnocení rizik − kontrolních opatřeních podniknutých dodavatelem − hodnocení a sdělování a další specielní dokumentaci. Jedná se opět o součásti komplexní dokumentace IMS. 1.6

ZÁBĚR PUBLIKACE

V této publikaci se budeme zabývat především vložením systému dokumentace do integrovaného systému řízení organizace.

13

Prakticky všechny dokumenty, které organizace využívá ke koordinaci a evidenci svých činností a které jsou výstupem z činností lze identifikovat přímo z popisu činností v procesech. Na základě dekompozice procesů nebo realizací procesů jsou identifikovány nebo vytvářeny dokumenty z kategorií dokumentů pro řízení procesů, řídící a informativní dokumenty, provozní dokumentace, některé dokumenty ze základních organizačních norem a z legislativních norem některé smlouvy a dohody. Dokumenty, vytvořené mimo organizaci, v jejím vnějším legislativním prostředí nebo účelově vytvořené vnitřními složkami organizace pro koncepční, plynulý a především bezporuchový chod organizace jsou ve značné míře vytvořeny mimo většinu podpůrných a primárních procesů. Jedná se zejména o legislativní a právní normy, většinu základních organizačních norem, řídící a informativní normy a koncepční dokumentaci. Tato publikace se věnuje převážně vytváření dokumentů, které vycházejí přímo z procesů integrovaného systému řízení organizace.

14

2 2.1

PROCESY ISŘO – METODIKA A NÁSTROJE TVORBY OD PROCESŮ K DOKUMENTŮM

Procesní struktura organizace podle modelu obecně platné definice pro každou organizaci zahrnuje primární činnosti realizující hlavní poslání organizace. Tyto procesy jsou dekomponovány do subsystému vstupních procesů, produkce hlavní činnosti, výstupních procesů, distribuce a prodeje a služeb. Aby byl zajištěn plynulý a bezporuchový chod organizace jsou primární procesy podporovány a spravovány subsystémy procesů vrcholového řízení, řízení jakosti, řízení lidských zdrojů, financování a ekonomiky, rozvoje hlavní produkce a procesů, marketingu, informatiky a udržování zdrojů. Přístupy k tvorbě integrovaného systému řízení organizace se různí, podle účelu a záměru vlastníků organizace. Mohou být ovlivněny např. tím, že − se jedná a projekt organizace "na zelené louce" nebo již existující organizace. − se jedná o soukromou firmu, veřejně prospěšnou organizaci nebo orgán státní správy − se jedná o malou, střední nebo velkou organizaci − projekt a implementaci provádí externí firma nebo organizace svými vlastními silami − je rozdílná míra použití prostředků automatizace. Z hlediska průběhu primárních procesů probíhajících v organizaci, tj. procesů kterými transformuje účel a cíle organizace do jejích finálních produktů rozeznáváme tři druhy organizací: 1. Výrobní organizace 2. Organizace poskytující služby 3. Organizace státní správy a organizace ovládané státem. Činnost je základním prvkem každého procesu integrovaného systému řízení organizace. Na ní jsou navázány všechny podstatné údaje o řízení procesu včetně dokumentace integrovaného systému řízení organizace.

15

Dokumentace integrovaného systému řízení organizace vychází z potřeb a požadavků na řízení, organizování, kontrolu a evidenci složité organizace vložené do širokého vnějšího prostředí. Bez zdokumentování tohoto složitého systému není dnes možné fungování jakékoliv organizace. Legislativní a právní normy představují samostatnou kategorii dokumentace, která vzniká mimo organizaci. Vytváří právní a legislativní základ řízení a správy organizace a normativní základ pro tvorbu dokumentace integrovaného systému řízení. Působí na celý systém organizace, formalizuje chování organizace ve vnějším prostředí a buď přímo, či nepřímo ovlivňují jednotlivé činnosti v probíhajících procesech. Základní organizační normy ovlivňují převážně celý systém řízení. Popis činnosti se může odvolávat na části jednacích řádů nebo spisového a skartačního řádu, případně jiných norem. Řídící a informativní normy obvykle předepisují, respektive přikazují způsob chování jednotlivců v procesech ISM nebo informují o důležitých okolnostech, v některých případech se na ně může odvolávat i konkrétní popis jednotlivé činnosti. Dokumentace pro řízení procesů se váže na konkrétní činnosti a přímo formalizuje jejich vykonávání i průběh celého procesu. Koncepční dokumentace předepisuje chování organizace jako celku v příštích obdobích. Po svém zpracování jsou produktem konkrétní činnosti a pak vstupní dokumentací do řady procesů. Provozní dokumentace je produktem vykonávaných činností a u některých organizací i finálním produktem organizace (např. projekty). V procesech probíhajících uvnitř organizace je obvykle výstupem z jedné činnosti a podkladem pro vykonávání následné činnosti nebo evidencí o provedené práci. Procesní role dokumentace v integrovaném systému řízení organizace je koordinační, evidenční a výstupní. Při analýzách, tvorbě a implementaci integrovaného systému řízení organizace se postupně dotváří a mění i dokumentace. 16

Výsledkem identifikace organizace je rovněž identifikace a inventarizace dokumentace. Jednotlivé diagnózy systému řízení organizace zpřesní seznamy stávající dokumentace a jsou podkladem pro její přesnou kategorizaci a určení druhů. Během analýz se mění i struktura a obsah dokumentace. Analýzy a hodnocení přímo určují změny stávající dokumentace a formalizují novou podobu dokumentace tak, aby pomáhala racionalizovat průběh všech procesů. V případě cíleného přetváření řízení organizace na integrovaný systém řízení je důležitým finálním výstupem dokumentace tohoto systému. V případě živelného vývoje organizace vzniká dokumentace postupně, tak jak se organizace samovolně vyvíjí. V obou případech se jedná o dokumentaci, která vzniká mimo organizaci nebo je vytvářena v primárních a podpůrných procesech. Vytvořená dokumentace podléhá změnám a aktualizaci. Při analýzách systému řízení a zavádění systému managementu jakosti se zjistilo, že v organizaci existují mnohdy i tisíce různých dokumentů, zejména formulářů z nichž značná část není v aktuálním stavu nebo není vůbec používána. V takové situaci se vyplatí uvažovat o automatizované tvorbě integrovaného systému řízení organizace a jeho dokumentace. Při tvorbě a implementaci integrovaného systému řízení je nutné dodržet určitá pravidla postupu: 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

Vycházet z přijaté strategie organizace a z ní odvozené politiky organizace, politiku jakosti a environmentální politiku nevyjímaje Vymezit vlivy ekonomických, kapitálových trhů, dodavatelských, trhů práce, konkurence, demografických, sociálních, kulturních, technologických, ekologických, vládních a legislativních. Stanovit účel a vytyčit cíle Specifikovat finální produkty Definovat distribuční systém organizace Provést plánování a alokaci zdrojů Definovat procesní strukturu a provést analýzu a hodnocení jednotlivých procesů 17

8. 9. 10. 11.

Popsat optimalizovanou procesní strukturu Navrhnout útvarovou strukturu organizace Vytvořit dokumentaci integrovaného systému řízení organizace Implementovat integrovaný systém řízení do podmínek organizace. V této publikaci se zabýváme především bodem 10 „Vytvořením dokumentace integrovaného systému řízení“. Vzhledem k tomu, že většina dokumentace je přímo vázána na procesy je nutné, alespoň ve stručnosti, vysvětlit přístup k definování a dekompozici procesní struktury, popisu útvarové struktury a v návaznosti na to vytvoření dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Z tohoto pohledu členíme dále popisovaný přístup na následující fáze a kroky: Fáze 1. Dekompozice integrovaného systému řízení organizace na procesy a jejich popis. 1. krok Identifikace zdrojů a výstupních produktů organizace 2. krok Dekompozice procesní struktury 3. krok Popis činností v procesu Fáze 2. Popisu útvarové struktury 4. krok Dekompozice útvarové struktury na útvary a funkční místa 5. krok Popis práce funkčního místa a zaměstnance 6. krok Identifikace vazeb útvarové struktury na procesní strukturu Fáze 3. Vytvoření dokumentace integrovaného systému řízení organizace jejího vytvoření a implementace. 7. krok Přiřazení dokumentace k procesům 8. krok Vytváření dokumentace k procesům V následujících kapitolách 2.2 Dekompozice integrovaného systému řízení organizace na procesy a jejich popis., 2.3 Popis útvarové struktury, 3 Dokumenty ISŘO vytvořené z procesů a 4

18

Dokumenty ISŘO vytvořené jiným způsobem než z procesů je v jednotlivých krocích rámcově popsán přístup k tvorbě dokumentace. 2.2

DEKOMPOZICE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE NA PROCESY A JEJICH POPIS.

1. krok

Identifikace zdrojů a výstupních produktů organizace

Součástí dekompozice integrovaného systému řízení je identifikace zdrojů a výstupních produktů organizace. T2

Identifikace systému řízení organizace

Při identifikaci zdrojů a výstupních produktů organizace přihlížíme k vlivům jejího podstatného okolí. Z koncepční dokumentace, strategie organizace a jejích podnikatelských záměrů se definují oblasti významných výstupních produktů. Z marketingových studií se k těmto produktům definují dostupné zdroje. Na základě vstupů do organizace a výstupů z organizace – finálních produktů se provede analýza a specifikace procesů probíhajících uvnitř organizace a dekompozice procesní struktury. Při analýze a specifikaci procesů integrovaného systému řízení organizace se musí respektovat, že v procesech systému organizace probíhají transformace, které postupně přetvářejí zdroje, které má organizace k dispozici a vytvářejí hodnoty, které ovlivňují výsledné vlastnosti výstupů z organizace. 19

Jednotlivé články řetězce procesů na sebe působí a vytváří určité, kladné nebo i záporné hodnoty, které se pak podílí na vytváření zisku nebo ztráty. Každý z článků systému jakékoliv instituce a každý z procesů, které uvnitř organizace probíhají má své hodnoty, kterými ovlivňuje ostatní hodnoty organizace - instituce. Každá firma tak má svůj hodnotový systém, který se odrazí v jejích finálních produktech. Vlastnosti produktu, jsou "otiskem" činností, které se během procesů uskutečnily. Hodnoty činnosti vrcholových orgánů instituce, strategie jakékoliv instituce, řízení jakosti, lidských zdrojů, finančního řízení, rozvoje produkce, marketingu, obstarávání a udržování zdrojů ovlivňují kvalitu primárních procesů ve firmě tj. její vstupní procesy, produkci, výstupní procesy, prodej i služby. Pouhé zlepšení kvality vlastních činností však nestačí k tomu, aby se dosáhlo lepšího postavení na trhu respektive v celém podstatném okolí instituce. Hraje zde roli mezní hodnota činností instituce, která je vyjádřena mezním užitkem, dodatečným uspokojením potřeb instituce, přínosem, který vytváří daná činnost, aniž by se změnila hodnota ostatních činností. Při definování procesů je nutné od sebe isolovat ty hodnoty činností, které jsou strategicky odlišné a na kterých jsou postaveny strategické možnosti organizace v protikladu k těm, jejichž výsledky se v očích konečných spotřebitelů nezdají být prostředkem k udržení výjimečných hodnot výrobků služeb, nebo jiných výstupů dané společnosti. 2. krok

Dekompozice procesní struktury

Strukturu procesů v organizaci ilustruje obrázek T 3. Jednotlivé subsystémy procesů 01 – 19 jsou dále dekomponovány do procesů. K jejich přesné identifikaci v průběhu dalšího zpracování je nutné navrhnout číselník procesů a činností např.:

Číselníků se využije k různým tříděním procesů a činností při analýzách a popisech. Kód slovesa umožňuje např. výběr činností k vymezení pravomocí funkčních míst v procesu apod. 20

T3

Struktura procesů v organizaci

21

Na sestavě T 4 je ukázka číselníků procesů. T4

Číselník procesů

Pro různé druhy organizací (výroba, služby, státní správa), v rámci odvětví a oboru mají poradenské organizace zabývající se procesní analýzou zpravidla připraveny vzorové číselníky. V případě, že organizace provádí popis systému řízení sama je nutné napřed identifikovat primární procesy na základě specifikace účelu, pro který byla organizace zřízena, cílů stanovených v rámci strategie, podnikatelských záměrů, marketingových studií. případně dalších dokumentů popisujících předmět podnikání a finální produkty. Jinou možností je provést popis činností jednotlivých útvarů nebo funkčních míst. Popis se provádí podle dále uvedených pravidel. Ze sestav popisujících vykonávané, předcházející a následné činnosti se vytvářejí uzavřené řetězce činností a na základě jejich analýzy specifikují jednotlivé procesy, které v organizaci probíhají. Vhodné je zadat vytvoření procesní struktury její analýzu a popis specializované firmě. Podrobný popis celého potřebného aparátu se vymyká možnostem této publikace. 3 krok

Popis činností v procesu

V rámci definovaného procesu nebo v rámci jednotlivých funkčních míst nebo útvarů se zpracuje popis jednotlivých činností, které jsou skutečně vykonávány. Tento popis je podroben speciálním analýzám, na základě kterých se provede optimalizace procesů. Závažným kritériem přístupu je zda se 22

předpokládá s následným zavedením IS a IT nebo jaký je stupeň stávající automatizace. Podle toho se zvolí i podrobnost popisu, to znamená volba zakázaných nebo doporučených sloves při popisování. Ke každému procesu je určen garant, který zodpovídá za správné a včasné provedení popisu. Každá činnost je popsána jednou jedinou českou větou ve složení: Sloveso ve 3. os jednotného čísla – předmět činnosti např.: Schvaluje zaúčtování pohledávek plateb. Působnosti jsou vyjádřeny jednotlivými slovesy ve významu uvedeném v tabulce T 5. T5

Slovesa vyjadřující činnost kód

sloveso

10

UKLÁDÁ

20

KOORDINUJE

30

ZPRACOVÁVÁ

60

HODNOTÍ

80

ROZHODUJE

90

SCHVALUJE

význam Znamená vydat příkaz k zahájení prací na činnostech blíže specifikovaných druhem a skupinou. Specifikuje se pouze tehdy, pokud vysloveně nevyplývá z řetězení skupin činností nebo v tom případě, je-li třeba zdůraznit mocenský akt (rozhodnutí). Znamená postupně ovlivňovat průběh činnosti specifikovaných druhem a skupinou tak, aby jednotlivé dílčí činnosti směřovaly ke splnění úkolu. Znamená vyjádření děje řízené činnosti ve smyslu vypracovává, tj. zpracování podkladů pro tvůrčí řešení problému, provedení příkazu, realizace rozpracovaných nebo nově vytvořených úkolů či udržování procesů v rovnovážném stavu. Znamená kvalitativní, příp. i kvantitativní vyhodnocení tvůrčích nebo rozpracovaných výsledků činnosti, zpracovaných variant, návrhů nebo rutinních udržovacích činností. Znamená výběr jedné ze dvou nebo více zhodnocených variant, která se má realizovat, případně předložit ke schválení. Znamená akt přijeti nebo zamítnutí vybrané varianty řešení

Je zakázáno používat neplnovýznamová – zakázaná a nedoporučená slovesa uvedená v tabulce T 6. T6

Zakázaná a nedoporučená slovesa

Je však možné použít další modifikace významových sloves s vyloučením zakázaných a nedoporučených nebo neplnovýznamových sloves. 23

Působnost zobrazená v diagramu T 7 „Model vazeb mezi slovesy“ je vyjádřena posloupností činností popsaných výše uvedenými kategoriemi sloves. T7

Model vazeb mezi činnostmi v procesu

V tabulce T 8 uvádíme příklad některých modifikací kategorie sloves. Opakujeme, že činnost je základním prvkem integrovaného systému řízení organizace. Na ní jsou navázány všechny podstatné údaje o řízení procesu. Verbální popis činností v procesu je důležitým podkladem pro analýzu procesů a zpracování norem pro řízení procesů, jmenovitě směrnic, kreslení blokových schémat nebo vývojových diagramů.

24

T8

Příklad významových sloves

U každé činnosti je zaznamenáno: A číslo a název činnosti ve formě sloveso a předmět činnosti B číslo a název útvarů, funkčních míst, která vykonávají činnost v rámci popisovaného procesu C číslo a název institucí podstatného okolí, se kterými je daná činnost v bezprostředním styku 25

D

číslo a název „Legislativních a právních norem, Základních organizačních norem, Řídících a informativních norem a Norem pro řízení procesů“, kterými se daná činnost bezprostředně řídí E číslo a název úlohy IS, kterou je vykonávaná činnost podporována nebo zpracovávána (SW nebo úloha IS, kterým se zpracovávají informace, respektive výsledky činnosti) F číslo a název nositelů informace (provozních nebo koncepčních dokumentů), na kterém je výsledek činnosti zaznamenán nebo pomocí kterého se výsledek přenáší do následné činnosti G číslo a název procesů, ve kterých se činnost vyskytuje respektive příslušnost činnosti k popisovanému procesu a k dalším základním a podpůrným procesům H číslo a název dokumentu, ve kterém je činnost popsána (směrnice). U každé činnosti jsou dále uvedeny všechny činnosti, které jí v tomto procesu bezprostředně předcházejí a ty činnosti, které po ní bezprostředně následují. Podle výsledků analýz a hodnocení procesu se provede specifikace základních vlastností popisovaného procesu s použitím následujícího dotazníku nebo vstupem přímo do počítače, pokud to připouští příslušný SW. Popis základních vlastností procesu provádí garant procesu. V tabulce T 9 „Základní atributy procesu“ je uveden příklad obsahu dotazníku k popisu vlastností procesu. V tabulce T 10 „Základní atributy činností“ je uveden příklad obsahu dotazníku popisu vlastností činnosti.

26

T9

Základní atributy procesu list č.:

POPIS PROCESU Směrnice – číslo: Směrnice – název: Proces číslo Proces název Verze číslo: Garant - jméno:

Specifikace procesu Specifické zkratky použité v procesu:

Specifické pojmy a definice použité v procesu

Lidské zdroje Číslo funkčního místa Číslo povolání

Název povolání Stupeň povolání Vzdělání Požadavky na znalosti Hmotné zdroje Strojní investice Stavební investice Drobný investiční majetek Finanční zdroje Finanční prostředky z rozpočtu Fakturace za zakázku Podpora ČR Podpora EU Státní rozpočet ČR Úvěry, dotace a další finanční zdroje Nehmotné zdroje Média (internet, tiskoviny atd.) IS, SW Know how, patenty, vynálezy, ochranné známky atd.

27

T 10 Základní atributy činnosti

p.č.

Popis činností v procesu

Název činnosti: Číslo a název funkčního místa: Název podstatného okolí Název normy Název funkce IS Nositel informace: Předchozí činnost 1: Předchozí činnost 2:

Číslo a název: Místo archivace:

Délka archivace:

Název činnosti 1: Číslo a název vstupujícího nositele informace: Název činnosti 2: Číslo a název vstupujícího nositele informace:

Specifikace činnosti: Text

Název činnosti: Číslo a název funkčního místa: Název podstatného okolí Název normy Název funkce IS Nositel informace: Předchozí činnost 1: Předchozí činnost 2:

Číslo a název: Místo archivace:

Délka archivace:

Název činnosti 1: Číslo a název vstupujícího nositele informace: Název činnosti 2: Číslo a název vstupujícího nositele informace:

Specifikace činnosti: Text

Jméno a podpis garanta dd.mm.rr

Jméno a podpis koordinátora SMJ dd.mm.rr

28

Vlastní popis činností v procesu, jejich vlastností a návazností provádějí pracovníci vykonávající činnosti v procesu. V případě popisu činností útvaru nebo funkčního místa provádějí tento popis pracovníci, kteří v útvaru pracují a činnosti skutečně vykovávají. Popis je prováděn na základě instruktáží a konzultací. Přejímka vyplněných dotazníků je na základě podepsaného protokolu. Popisovány jsou vždy vykonávané činnost a činnosti jim bezprostředně předcházející podle zásady, že každý nejlépe ví jaké podklady a od koho dostává ke své práci, ale mnohdy neví nebo si neuvědomí, kdo všechno využívá výsledky jeho práce. Vazby mezi činnostmi zprostředkovávají nositele informací a funkce IS přes příslušné moduly IS. Údaje se zaznamenávají do následujícího dotazníku. Schéma T 11 „Postup při popisu řetězce činností“ znázorňuje zápis údajů o procesu do SW. Postup při „ručním“ zpracování nebo s použitím některého z komerčních editorů je obdobný. Z popisu se vytvoří přehledy pro jednotlivé procesy obsahující všechny zjištěné atributy. Příklad sestavy činností pro vybraný proces je na obrázku T 12 „Popis činností v procesu“. Přehled popsaný v sestavě T 12 je podkladem pro zpracování hlavní části směrnice kapitoly „Popis procesů“. Činnosti jsou za sebou řazeny v posloupnosti tak, jak jsou vykonávány v procesu nebo v paralelním řetězci daného procesu. Sestava T 13 popisuje vykonávané činnost a k nim činnosti bezprostředně předcházející nebo následující je zpracován jako podklad pro sestavení blokových schémat nebo vývojových diagramů.

29

T 11 Postup při popisu řetězce činností v procesu zjišťuje zda se jedná o novou činnost

ne

realizace

zm ění atributy stávající činnosti

ano

kontroluje předchozí činnosti

navstupuje atributy nové činnosti

ano

ano

realizace

opraví návaznosti předchozích činností lineární nebo paralelní vazby

zjišťuje zda zda m á další kontrolovaná činnost jen jednu následnou

ne

zobrazí se sym boly bezprostředně předcházejících činnosti

kontrola

kontroluje oprávněnost existence zobrazených předhozích činností ne

realizace

realizace

definuje předchozí činnosti

zobrazí se popis činnosti

zobrazí se sym boly bezprostředně předcházejících činnosti

zobrazí se sym boly bezprostředně následujících činnosti

realizace

zjišťuje zda existuje více než dvě následné činnosti

ne

vytvoří přím ou vazbu na následnou činnost ano

přikazuje vytvoření dělícího bloku

realizace přikazuje vytvoření rozhodovacího bloku

kontrola zvolí další navazující vykonávanou činnost

zjišťuje zda se jedná o novou činnost

zobrazí se řetězec činností od posledního dělícího bloku k dané činnosti s m ožností rolování

a.t.d.

30

T 12 Popis činností v procesu

31

T 13 Sestava vykonávaných, předchozích a následných činností

32

Blokové schéma nebo vývojový nebo postupový diagram lze vykreslit přímo podle výše uvedené sestavy nebo je automaticky vytvořen SW. Bloková schémata znázorňují posloupnost vykonávání jednotlivých činností v procesu a vazby mezi těmito činnostmi. Vyjadřují zároveň kompetence a odpovědnosti za vykonávání jednotlivých činností v daném procesu. Odpovědnost za vykonávání dané činnosti v popisovaném procesu je vyjádřena slovesem vyjadřujícím činnost zapsaném v příslušném bloku činnosti. T 14 Blokové schéma procesu

Postupovými diagramy nebo vývojovými diagramy jsou popsány detailní postupy vykonávání jednotlivých operací dané činnosti nebo skupiny činností, případně dílčího procesu. Používají se zejména v případech, kdy je nutné popsat bivalentní rozhodování mezi dvěmi variantami ve významu ano / ne, a když je nezbytně nutné podrobně popsat jednotlivé operace v činnostech.

33

Kreslení postupových diagramů se řídí ČSN ISO 5807 Dokumentační symboly pro vývojové diagramy toku dat. Pro vnitřní potřeby organizace mohou být navržena pravidla, která vyhovují příslušnému procesu nebo datové specifikaci. Tato norma nikterak neomezuje použití jiných přístupů, které srozumitelným způsobem a s dostatečnou přesností popisují toky v procesech. Vazby mezi procesy zobrazuje diagram T 15. T 15 Vazby mezi procesy v systému organizace SUBSYSTÉM podpůrných procesů

proces

proces

SUBSYSTÉM primárních procesů

proces

proces

proces

Procesy jsou mezi sebou propojeny vazbami mezi činnostmi. V popisech je to vyjádřeno tak, že činnost, která poskytuje informace na výstupu z jednoho procesu do jednoho nebo více navazujících procesů je uvedena i v těchto procesech jako činnost spojovací. Důležitým podkladem pro řízení procesů je přesná identifikace rozhraní mezi jednotlivými procesy. U procesů kde je vyžadována direktivní, přísně formalizovaná koordinace jejich průběhu je tato identifikace nutná. To platí i v případě napojení na funkce IS. V blokovém schématu nebo vývojovém diagramu je rovněž nutné zřetelné vyznačení hraničních činností souvisejících procesů viz ukázka v diagramu T 16.

34

T 16

Vazby mezi činnostmi navazujících procesů P75590

P75560

4

A75590351 B116214 zaúčtovává pohledávky

Moduly technického systému

Údaje o zaúčtování pohledávky

F 1014 Kniha dlužníků

Moduly účetnictví A755908507 B116213 kontorluje zaúčtování pohledávek plateb

P75760 P7601 P75797

A7576065147 B116213 zaúčtovává pohledávky plateb

P75590

Zkontrolované údaje o zaúčtování pohledávky

Moduly účetnictví

35

F 1014 Kniha dlužníků

Důležitým podkladem pro analýzy, audity i řízení procesů je přehled o vazbách mezi primárními a podpůrnými procesy zobrazený tabulkou T 17. Právě interakce procesů na tomto rozhraní je zdrojem častých poruch v systému řízení organizace. Podle tohoto přehledu se rozhoduje např. o zaměření interních auditů. T 17 Interakce podpůrných procesů na primární procesy

Procesní mapa znázorněná diagramem systému organizace T 18 je jedním z atraktivním výstupů SW pro popis procesů. U větších organizací jsou využitelné pouze mapy částí systému nebo specifická zobrazení určitých situací. U malých organizací je výhodné ji vytvořit ručně za pomocí dostupného editoru např. MS Office nebo Corel Office. T 18 Procesní mapa systému organizace

36

Pokud se zobrazují vazby mezi primárními a podpůrnými procesy je vhodné použít níže uvedenou matici v tabulce T 19. T 19 Matice vazeb mezi procesy

2.3

POPIS ÚTVAROVÉ STRUKTURY

Organizační struktura má dvojí vyjádření statické a dynamické. Dynamický pohled na organizační strukturu je zobrazován modely procesní struktury, viz výše uvedené. Statický pohled zobrazují modely útvarové struktury obvykle ve formě: − organizačních diagramů, organizačních schémat na vybraných úrovních řízení − sestavami popisu útvarové struktury (v případě automatizovaného zpracování) − sestavami charakteristik útvarů nebo funkčních míst (v případě automatizovaného zpracování) − sestavami popisu práce funkčního místa (v případě automatizovaného zpracování) 37

− popisem práce zaměstnance − přiřazením zaměstnanců k funkčním místům útvarové struktury Dynamický pohled na útvarovou struktury ilustruje − matice vazeb mezi funkčními místy − matice vazeb funkčních míst na procesy Funkční místo představuje pozici v útvarové struktuře se stejnou nebo podobnou či příbuznou specializací, vymezující určitou roli pracovníka v útvarové struktuře organizace. Jednomu funkčnímu místu může být přiřazeno několik pracovníků stejné kvalifikace. V tom případě se jedná o specializované funkční místo, označované zpravidla pouze jako funkční místo. Naopak jeden pracovník, zvláště u malé organizace, může zastávat několik funkčních míst. Pak jde o kumulovanou funkci nebo o kumulované funkční místo. 4. krok Dekompozice útvarové struktury na útvary a funkční místa

U popisu činností jednotlivých procesů jsou uvedena čísla a názvy funkčních míst nebo útvarů. Vhodně strukturované číslo činnosti může obsahovat vedle identifikace na proces i zakódovanou specializaci, případně v popisu činnosti i charakteristiku složitosti a náročnosti vykonávání činností. Tyto údaje, případně další charakterizující např. rozhodování o vykonávání procesů, jsou podkladem pro přesné vytvoření procesně orientované organizační struktury. Tříděním v rámci procesu nebo okruhu na sebe navazujících procesů a v rámci těchto celků se vytvoří skupiny navazujících činností stejné nebo podobné specializace. Pak se definují specializovaná funkční místa. Vhodným seskupením činností, s ohledem na zachování celistvosti a návaznosti procesů, se vytvoří specializovaná funkční místa. V případě menších organizací se vytvoří i kumulovaná funkční místa. Pro jednotlivá funkční místa, u některých, zvláště u malých organizací pro jednotlivé útvary, se vytvoří popisy práce, jak je dále uvedeno. 38

Organizační schéma nebo organizační diagram, jak je v některých SW označováno organizační schéma, je výsledkem nebo obrazem útvarové struktury. Ve většině programů (Microsoft Office, Corel Office) je kreslení organizačních diagramů součástí jejich vybavení. Programy na tvorbu procesní struktury a její dokumentace zpravidla dokáží vytvořit organizační diagramy automatizovaně z popisu procesním struktury. Organizační schéma – diagram T 21 - může popisovat útvarovou strukturu buď na různých úrovních hierarchie řízení a pro celou organizaci nebo pro její část. T 20 Organizační schéma a ukázka číslování

Číselník útvarové struktury – tabulka T 20 - musí znázorňovat nejen spolu související útvary, vytvářející vyšší organizační celky, ale i hierarchii řízení organizace. T 21 Útvarová struktura - číselník

39

5. krok

Popis práce funkčního místa a zaměstnance

Sestava popisu práce, vytvořená přiřazením činností funkční místům je podkladem k popisu práce. Vzniká setříděním vykonávaných činností podle jejich vykonavatele – funkčního místa. Dalším tříděním sestavy popisu práce se mohou vytvořit popisy na různých řídících úrovních nebo organizačních celcích. Ukázka popisu práce funkčního místa je na sestavě T 22. Z diagnózy a analýzy organizovanosti systému řízení organizace se získají významné charakteristiky procesní struktury (míra složitosti vykonávání činností, míra specializace, míra standardizace, rozložení rozhodovacích pravomocí a další), ze kterých lze odvodit důležité vlastnosti funkčního místa, které dané činnosti vykonává (např. požadované vzdělání, délka praxe, zařazení do platové třídy a další). Z tohoto popisu je možné sestavit, v případě použití SW na popis a tvorbu procesní struktury automatizovaně nebo s využitím nástrojů MS Office „ručně“, popis práce zaměstnance. Popis práce zaměstnance – příklad tabulka T 23 - je vytvořen pro konkrétního pracovníka. Vzniká přiřazením vlastností požadovaných na vykonávání popisu práce funkčního místa příslušnému funkčnímu místu. Jedná se o požadované vzdělání, délku praxe, číslo a název povolání, zařazení do platové třídy nebo tarifního stupně a další podle potřeb dané organizace. Setříděním základní sestavy atributů činností se může doplnit popis funkčního o výstupy z činností, seznam předpisů podle kterých se funkční místo řídí při vykonávání činností, vazbu na moduly IS. Na základě takto doplněného popisu práce se dále odvodí charakteristika prací, požadavky na znalosti např. IT apod.

40

T 22

Popis práce funkčního místa

41

T 23 Popis práce zaměstnance

42

6. krok Identifikace vazeb útvarové struktury na procesní strukturu

V dokumentaci k SMJ je často vyžadováno znázornění vztahu mezi funkčními místy pomocí matice. To znázorníme maticí vazeb mezi funkčními místy. Matice vazeb mezi funkčními místy (obrázek T 24) slouží ke kontrole účelnosti návaznosti funkčních míst na sebe. Slouží také ke kontrole účinnosti aplikace procesního přístupu na vytvoření útvarové struktury. Další možnost využití je při interních auditech SMJ, při ověřování kvality vykonávání činností. Zajímavější je zobrazení Vazeb funkčních míst na procesy na tabulce T 25. Na průsečících řádků a sloupců lze vyznačit kompetence pracovníků symboly kategorií sloves (viz popis procesů: U- ukládá, Z – zpracovává, H – hodnotí, R – rozhoduje, S – schvaluje) na místo tmavého pole, jak je vyznačeno v následujícím obrázku. Matice vazeb funkčních míst na procesy – ukázka na tabulce T 26 je určena ke kontrole rozložení kompetencí mezi procesní a útvarovou strukturou. Interním auditorům SMJ i vedení organizace slouží ke kontrole rozložení pravomocí jednotlivých pracovníků, a ke kontrole účelného rozložení rozhodovacích a kontrolních pravomocí.

43

T 24 Matice vazeb mezi funkčními místy

44

T 25

Matice vazeb funkčních míst na procesy

45

2.4

VYTVOŘENÍ DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE JEJÍHO VYTVOŘENÍ A IMPLEMENTACE

7. krok Přiřazení dokumentace k procesům, činnostem a útvarům

Koncepční dokumentace a převážně povozní dokumentace jsou v podstatě výstupy z činností vykonávaných v rámci procesů. Ukážeme si, na příkladu sestav ze SW popisu systému řízení organizace, zobrazení několika situací. Pro analýzy a projektování procesů, provádění auditů a další práce na i uvnitř integrovaného systému řízení jsou důležité sestavy: − přiřazení nositelů informace k činnostem − přiřazení nositelů informace k útvarům – funkčním místům − popis oběhu dokladů Pro organizátorskou práci a běžnou práci v provozu organizace je využíváno modulu zobrazení dokumentů. Podle velikosti a zaměření organizace, účelu použití při řízení organizace a při kontrolních činnostech auditorů a pracovníků organizace řízení se využívá přehledů přiřazení dokumentace buď k procesům nebo k činnostem. Přiřazení nositelů informace k procesům je znázorněno na sestavě T 26. Na sestavě T 27 je znázorněno přiřazení nositelů informace k jednotlivým činnostem a na sestavě T 28 k útvarům. Diagram T 29 zobrazuje příklad toku dokladů v procesu. Přehled přiřazení provozní dokumentace, která je převážně nositelem informace mezi činnostmi v procesech a mezi procesy probíhajícími uvnitř organizace a jejím okolím, slouží vedle orientace auditorů SMJ, ke kontrole přiřazení dokumentace k činnostem, k zjednodušování dokumentace a dalším analytickým a kontrolním pracím. Pro distribuci dokumentace, pořizování a přidělování tiskopisů, kontrole využívání výstupů z IS v rámci útvarové struktury slouží přehledy přiřazení nositelům informace jednotlivým útvarům, případně funkčním místům. 46

T 26 Přiřazení nositelů informace k procesům

47

T 27

Přiřazení nositelů informace k činnostem

48

T 28

Přiřazení nositele informace k útvarům

49

T 29

Diagram toku dokladů po jednotlivých činnostech v procesech Diagram toku dokladů Proces: 75571 Provádění a zaúčtování výdajů Nositel informace: 1001 Faktura přijata

G 89101 Podatelna A 89101004 Předává roztříděné dokumenty útvarům

A 11520102 B 75571011 Třídí faktury přijaté

A 11520102 B 75571012 Předúčtovává fakturu přijatou

A 11520102 B 75571013 zaúčtovává fakturu přijatou

G 76008 Výkaznictví A 76008001 Sleduje čerpání rozpočtu A 76008009 Předává roztříděné dokumenty útvarům

A 11520102 B 75571014 Kontroluje zaúčtování faktury přijaté

50

Součástí programů je zobrazení oběhu dokumentace. S využitím přehledů popsaných v krocích 2. a 3. a z přehledů přiřazení nositelů informace k činnostem a k útvarům se sestaví i bez využití specielních programů diagramy toku dokladů po jednotlivých procesech, činnostech i funkčních místech či útvarech. Tento přehled je důležitou pomůckou při koordinaci a kontrole využívání dokumentace při řízení, pro zácvik nových pracovníků a podobně jako v jiných výše uvedených příkladech i pro práci auditorů SMJ. 8. krok

Vytváření dokumentace k procesům

Dokumentace k řízení celé organizace a jmenovitě k řízení procesů vzniká jak je uvedeno v kapitole 1.6 Záběr publikace dvojím způsobem. 1. Dekompozicí nebo realizací procesů. 2. Ve vnějším prostředí organizace, nebo v podpůrných procesech vrcholového řízení organizace. V kapitolách 3 Dokumenty ISŘO vytvořené z procesů a 4 Dokumenty ISŘO vytvořené jiným způsobem než z procesů je popsán obsah dokumentů, rámcově způsob vytvoření dokumentu a příklady podrobnějšího označení dokumentu v rámci kategorie a druhu.je popsán obsah dokumentů, rámcově způsob vytvoření dokumentu a příklady podrobnějšího označení dokumentu v rámci kategorie a druhu.

51

3 3.1

DOKUMENTY ISŘO VYTVOŘENÉ Z PROCESŮ VÝČET DOKUMENTŮ

Řada dokumentů, podle kterých se organizace řídí, eviduje své činnosti nebo jsou přímo produktem činností v probíhajících procesech, jsou identifikovány nebo přímo vytvářeny při dekompozici procesní struktury a při popisu procesů. Těžištěm identifikace těchto dokumentů jsou normy pro řízení procesů, zpravidla směrnice. Přehled dokumentů vytvořených z procesů je v tabulce T 30. T 30 Dokumenty vytvořené z procesů Kategorie

Druh

Dokumentace pro řízení procesů Řídící a informativní normy

Směrnice pro vykonávání procesů Operační manuály procesů Pracovní postupy procesů Rozhodnutí vrcholových orgánů Pokyny Zásady Formuláře Zápisy z jednání

Provozní dokumentace Základní organizační normy Legislativní a právní normy

Vazby na integrovaný systém řízení celý systém činnost

Formalizovaná dokumentace Výstupy z IS Ostatní neformalizovaná dokumentace Jednací řády Spisový a skartační řád Popisy práce Smlouvy, dohody

K vlastnímu vytváření těchto kategorií dokumentace můžeme celkově říci, že v současné době existují externě vytvářené vzory nebo popisy rámcového obsahu dokumentů. Jedná se např. o směrnice pro vykonávání procesů, jejichž obsah je upraven příslušnými normami ISO, externě zpracovanými pokyny a zásadami pro obsluhu zařízení nebo řešení různých situací, formuláře vyskytující se prakticky u všech organizací jako jsou výdejky, cestovní příkazy apod., vzory smluv a dohod. 52

3.2

DOKUMENTACE PRO ŘÍZENÍ PROCESŮ

Dokumentace pro řízení procesů předepisují průběh vykonávání procesů a podmínky, za kterých je proces vykonáván. Popisují vstupy a výstupy do jednotlivých procesů, vazby mezi činnostmi v procesech, předepisují pravomoci a odpovědnosti za vykonávání činností v procesech a další podmínky a náležitosti pro vykonávání procesů. 3.2.1

Směrnice pro vykonávání procesů

Popis obsahu dokumentu, vztahy na ostatní dokumenty

Organizační směrnice představují závazné předpisy jimiž se určují metody, formy, postupy, prostředky a pomůcky pro výkon činností v procesech a to z hlediska obsahu, prostoru i času v souladu s právními a legislativními normami. Jedná se o klíčový dokument popisující postupy požadované mezinárodní normou ISO 9001:2000 (a dalšími navazujícími normami), které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů. Směrnice pro řízení procesů tvoří objemově poměrně nejrozsáhlejší část norem pro řízení procesů. Jak vyplývá z níže uvedeného příkladu vzoru obsahu směrnice popisuje údaje nutné ke koordinaci a regulaci procesu. Musí obsahovat definici účelu a působnosti procesu a cíle, kterých se má procesem dosáhnout. Dále popisuje vazby procesu na jeho podstatné okolí – jiné procesy, vstupy a výstupy z procesu. Hlavní částí směrnice je popis průběhu procesu a jeho znázornění vhodným typem diagramu. Popis musí obsahovat číslo a název činností, vazby mezi jednotlivými činnostmi a návaznost na ostatní související procesy, identifikaci činností na vykonavatele – útvar nebo funkční místo, identifikaci na podstatné okolí organizace, označení normy podle které se proces řídí, přesnou vazbu na funkce informačního systému, název nositele informace, přenosového media, název dokumentu (provozní dokumentace), který je výstupem – produktem činnosti a musí být jasně identifikováno jaké dokumenty jsou nutné jako vstup pro zpracování činnosti. 53

Pokud to vyžaduje charakter činnosti provede se podrobnější specifikace činnosti – slovní popis vykonávání činnosti. Směrnice má, přes popis normy, podle které se řídí a popis nositele informace – vstupující a vystupující provozní dokumentaci, zprostředkovanou vazbu na všechny kategorie dokumentů. Zejména je kladen důraz na přesné vazby na činností ostatních úzce navazujících procesů. Pravidla a popis vytvoření dokumentu

Podrobnost popisu je dána charakteristikami vykonávání činností, zejména nutnou mírou formalizace řízení činností v procesu. Jednotlivé části směrnice by vlastně měly vznikat při popisu činností v procesu nebo v bezprostřední návaznosti na tento popis. Tak tomu skutečně je i při použití automatizovaných nástrojů pro analýzy a projektování procesů a vytváření související dokumentace. (viz kapitola 2 Procesy ISŘO – metodika a nástroje a 6 Nástroje tvorby dokumentace ISŘO. Pravidla podrobnosti popisu při vytváření směrnic je nutné dodržovat zejména při vytváření dokumentace pro malé a často i pro středně velké organizace. U velkých organizací se musí použít specielní SW. Neúměrně a často i zbytečně podrobné popisy zvyšují pracnost tvorby dokumentace a pak komplikují řízení vlastních procesů. Častou chybou při tvorbě směrnic je, se zapomíná na to, že směrnice plní především funkci direktivní nebo integrační koordinace. Směrnice popisující procesy, které vyžadují direktivní koordinaci svých činností by měly podrobně popisovat vykonávání činností a vykazovat vysokou míru formalizace. Popisují procesy, u kterých je nutné uplatnit rigidní řízení. Jedná se o procesy nebo jejich části, kde se vyžaduje dodržování technologie zpracování (např. ve vazbě na funkce informačního systému, u náročných výrobních technologií, administrativních procesů náročných na dodržování algoritmů apod.). Výstupem z těchto procesů jsou obvykle finální produkty nebo provozní dokumentace organizace. Jedná se o zpravidla o procesy s přísně předepsaným přenosem informací, oběhem dokladů, přímou vazbou na IS a IT jako vyřizování obchodních případů, fakturace, účetnictví, stanovování kvót a limitů a podobně. Jde o činnosti s 54

malou mírou složitosti a náročnosti tj. s celkem jasně určeným a zadaným cílem, jasným a lehkým výběrem nebo určením postupu řešení, snadnou ověřitelností výsledků řešení a malým rozsahem přijatelných výsledků řešení. K zobrazení průběhu procesu je nutné použít vývojových (postupových) diagramů, kterými jsou popsány detailní postupy vykonávání jednotlivých operací dané činnosti nebo skupiny činností, případně dílčího procesu. Používají se zejména v případech, kdy je nutné popsat bivalentní rozhodování mezi dvěmi variantami ve významu ano / ne, a když je nezbytně nutné podrobně popsat jednotlivé operace v činnostech. Kreslení postupových diagramů se řídí ČSN ISO 5807 Dokumentační symboly pro vývojové diagramy toku dat. Směrnice popisující procesy vyžadující integrační koordinaci svých činností je chybou zpracovávat s příliš velkou mírou podrobnosti popisu. Jedná se o procesy, ve kterých jsou zpracovávány činnosti různé specializace při řešení úkolů, vyžadujících zapojení pracovníků různých profesí a odborných disciplín a činností s vyšší mírou složitosti tj. u procesů, kde není příliš určitý a podrobně vymezený cíl, vykonavatel si cíl sám částečně dotváří podle povahy výstupu z procesu, výběr optimálního řešení není lehký. vykonavatel se musí rozhodovat mezi větším množstvím možných způsobů, ověřitelnost výsledků není jednoduchá, často až za delší dobu, rozsah přijatelných výsledků řešení je větší, existuje více rovnocenných variant. Jedná se o náročnější činnosti např. vedoucích pracovních skupin a oddělení, konstruktérů, kameramanů, projektových manažérů apod. K zobrazení průběhu těchto procesů není nutné a často ani není možné zobrazovat detailně posloupnosti jednotlivých operací. Často stačí hrubé znázornění posloupnosti bloků činností nebo dílčích procesů. Směrnice pro řízení těchto procesů musí vytvářet prostor pro práci hlavních inženýrů projektů, koordinátorů úkolově orientovaných procesů a problémově orientovaných skupin, integrátorů dílčích problémů, předsedů výborů, komisí apod. Integrační koordinace se uplatňuje při vytváření norem a dokumentů pro řízení organizací např. legislativní, právních, řídících a organizačních norem, norem pro řízení procesů a koncepční dokumentace. Postup práce, algorit55

my výpočtů, úkony jednotlivých operací nejsou detailně předepisovány. Je ponecháván vetší prostor pro tvůrčí přístup řešitelů. Naprostou chybou je vytvářet směrnice popisující podrobně proces vyžadující samosprávní koordinaci tj. koordinaci při uplatňování politiky organizace nebo neformální ovlivňování chování pracovníků při implementaci změn. Tvorba takového dokumentu spadá do kategorie tvorby koncepční dokumentace nebo do kategorie zásad. Příklady

V tabulce T 31 uvádíme vzor obsahu směrnice. V případě automatizované tvorby směrnice se dá ze správně vytvořeného popisu procesu automatizovaně generovat prakticky celý obsah směrnice. Podobně lze postupovat i v jednodušších případech popisu procesů. Mnoho práce ušetří právě přesné dodržování pravidel popisu procesů popsané v kapitole 2 Procesy ISŘO – metodika a nástroje. Vzor obsahu směrnice generované programem pro popis systému a tvorbu dokumentace je v tabulce T 31.

56

T 31 Vzor obsahu směrnice 1. 1.1. 1.2.

1.3.

1.4

2. 2.1.

2.2.

3. 3.1. 3.1.1.

3.1.2.

ÚČEL A PŮSOBNOST Účel Tato směrnice platí pro XXX a upravuje působnost, postup a odpovědnost při xx xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxx. Seznam všech norem a předpisů, kterými se procesy směrnice řídí. Číslo a název normy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx číslo a název normy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d Seznam procesů v rámci směrnice. PXXXXX Název procesu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx PXXXXX Název procesu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d Subjekty podstatného okolí k dané směrnici. Název subjektu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Název subjektu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d ZKRATKY, POJMY, DEFINICE V této směrnici jsou použity obecně zavedené zkratky, pojmy a definice podle směrnice S90905 Řízení dokumentace Specifické zkratky Zkratka Definice zkratky xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Zkratka Definice zkratky xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d Specifické pojmy a definice Pojem Definice pojmu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Pojem Definice pojmu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d. VSTUPY DO POPISOVANÝCH PROCESŮ Vstupy do 1. procesu Vstupy z ostatních procesů (Všechny procesy, jejichž činnosti vstupují do 1. procesu) PXXXXX Název procesu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx PXXXXX Název procesu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d Seznam nositelů informací vstupujících z ostatních procesů do 1. procesu Název nositele informace xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Název nositele informace xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d

57

Pokračování T 31 4. 4.1. 4.1.1.

4.1.2.

5. 5.1. 5.1.1. 5.1.2.

7. 7.1.

7.2.

VÝSTUPY Z POPISOVANÝCH PROCESŮ Výstupy z 1. procesu Výstupy do ostatních procesů (Všechny procesy, do nichž vstupují činnosti 1. procesu) PXXXXX Název procesu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx PXXXXX Název procesu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d Seznam nositelů informací vystupujících do ostatních procesů z 1. procesu Název nositele informace xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Název nositele informace xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx a.t.d ČINNOSTI Název 1. procesu Vývojový diagram pro 1. proces Popis činností A – číslo a název činnosti B – číslo a název funkčního místa C – název podstatného okolí D – název normy E – název funkce informačního systému F – název nositele informace Specifikace činnosti – slovní popis vykonávání činnosti ZDROJE Lidské zdroje Číslo funkčního místa Číslo povolání Název povolání Stupeň povolání Vzdělání Požadavky na znalosti Hmotné zdroje Strojní investice

58

Pokračování T 31 8.

MĚŘENÍ A ZLEPŠOVÁNÍ Popis měření a zlepšování procesu vychází z diagnózy a analýzy průběhu procesu.

8.

ZÁZNAMY Údaje o archivaci každého nositele informace

9. 9.1. 9.2.

SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY Protokol o změnách Popisy práce funkčních míst v jednotlivých procesech 9.3. Vazby procesů na instituce podstatného okolí platební agentury SZIF 9.4. Vazby procesů na normy podle kterých se činnosti procesu řídí 9.5. Vazby procesů na moduly a funkce IS pomocí kterých se zpracovávají informace pro vykonávání činností 9.6. Vazby procesů na nositele informace na které jsou zaznamenávány výsledky – výstupu z činností 9.7. Vazby mezi procesy 10. SEZNAM PŘÍLOH Příloha 1. číslo a název přílohy Příloha 2. číslo a název přílohy Příloha 3. číslo a název přílohy Příloha 4. číslo a název přílohy a.t.d. 12. VZORY FORMULÁŘŮ 12.1 Xxxxxxxxxxxx 12.2 Xxxxxxxxxxxxxx 12.3 Xxxxxxxxxxxx atd

59

3.2.2

Operační manuály procesů


Operační manuál procesu zpravidla navazuje na příslušnou směrnici. Jedná se o podrobné popisy operací - práce se SW nebo popisy obsluhy různých strojů a zařízení. Tyto dokumenty bývají často produktem dodavatele, který může být přizpůsoben nebo „šit na míru“ pro odběratele. Popis vytvoření dokumentu

Kromě některých případů obsluhy SW nebývají tyto dokumenty vytvářeny automatizovaně. Často se jedná o typovou dokumentaci, která bývá dodána s určitým produktem. Příklady

Operační manuál obsluhy programu podvojného účetnictví firmy. Dílenská příručka oprav vozů typu Škoda Octavia. 3.2.3

Pracovní postupy procesů


Pracovní postupy stanovují podrobný návod na zpracování přesně vymezené části procesu, podrobné pořadí a způsob, jakým mají být vykonávány jednotlivé vzájemně související operace nebo i úkony, stanoví útvary, funkční místa nebo i profese jež mají tyto práce vykonávat, časovou normu pro vykonávání jednotlivých operací nebo úkonů, případně i termíny zahájení a ukončení prací, stanoví pomůcky i prostředky potřebné k vykonávání těchto prací. Jedná se např. o podrobný přísně formalizovaný popis výpočtu subvencí, limitů, kvót nebo výpočtu konstrukcí zařízení. V případě výrobních technologických postupů nebo reglementů se jedná o podrobný popis výrobního procesu respektive o přesný návod jak zhotovit určitý hmotný, energetický nebo informační produkt. Popis vytvoření dokumentu

Pracovní postupy je účelné zpracovávat zejména jde-li o hromadně se vyskytující práce, které se často opakují, jsou rozsáhlé a zúčastníli se jich větší počet útvarů a profesí. 60

Vytváření pracovních postupů, technologických postupů nebo reglementů se řídí pravidly specifickými pro daný obor organizace. V sofistikovaných organizacích, ve větších průmyslových firmách, se používají k jejich tvorbě specielní SW. Příklady

Technologický postup montáže kotle. 3.3

ŘÍDÍCÍ A INFORMATIVNÍ NORMY

Řídící a informativní normy jsou nástrojem řízení jednotlivých úrovní řízení, kterými je předepsáno jednání a upraveny pravomoci a odpovědnosti ve významných situacích nebo doporučovány přístupy a postupy k podrobnějšímu vykonávání procesů probíhajících v organizaci, případně k řešení mimořádných situací. 3.3.1

Rozhodnutí vrcholových orgánů


Rozhodnutí vrcholových orgánů, představenstva, presidia, dozorčí rady a dalších, zákony předepsaných orgánů, mají tvar formalizovaného dokumentu. Rozhodnutí musí být schválena příslušným statutárním orgánem. Často mají přímý vliv na koordinaci a regulaci určitých procesů v organizace. V tom případě mají úzkou vazbu na směrnice. Mohou být vázány i na okolí organizace např. při rozhodování o intervenčních zásazích do národní nebo i nadnárodní ekonomiky. Popis vytvoření dokumentu

Rozhodnutí vrcholových orgánů jsou produktem, z procesů, které jsou popsány konkrétními směrnicemi.

výstupem

Příklady

Příkladem může být dokument o rozhodování o rozpočtu organizace, rozhodnutí o navýšení kapitálů, konkurzu podniku apod. Specifická jsou např. rozhodnutí soudů.

61

3.3.2

Pokyny


Pokyny se vydávají za účelem provedení různých dílčích opatření v rámci celé organizace, případně v rámci určitého útvaru a zpravidla konkrétních procesů nebo za účelem bližšího vysvětlení k jiným již vydaným normám nebo ke způsobu provedení dočasných odchylek nebo i relativně trvalých změn. Popis vytvoření dokumentu

Návrh na pokyn zpracovává příslušný odborný útvar a schvaluje podle jeho důležitosti a rozsahu působnosti příslušný nadřízený pracovník. Příklady

Pokyn ke zpracování účetní závěrky na rok 2005. 3.3.3

Zásady


Zásady obsahují pravidla, která se musí dodržovat nebo doporučené způsoby jednání při řešení opakujících se situací v procesech probíhajících v organizaci. Jedná se o zásady pro řešení předpokládaných situací, které nelze jednoduše postihnout verbální specifikací v popisu vykonávané činnosti. Zásady, podobně jako pokyny, doplňují směrnice, operační manuály nebo pracovní postupy o důležité údaje, které svým rozsahem přesahují možnosti směrnice, případně by znepřehledňovaly základní dokument popisující proces, ale pro vykonávání procesů jsou nutné. Popis vytvoření dokumentu

Zásady vytvářejí vedoucí pracovníci, koncepční pracovníci nebo projektoví manažeři za účelem sjednocení postupů při řešení důležitých předpokládaných situací. Často se na základě vydaných tezí dopracovávají v pracovních týmech pracovníků, kteří jsou přímo zainteresování na provádění procesů.

62

Příklady

Zásady pro uplatňování podnikové strategie, zásady pro vyřizování obchodních případů apod.. 3.4

PROVOZNÍ DOKUMENTACE

Provozní dokumentace zachycuje výsledky činnosti organizace. Zahrnuje informační media, kterými se sdělují nebo přenáší tyto výsledky uvnitř i vně organizace. 3.4.1

Formuláře


Formulář je základní doklad na kterém jsou úplné záznamy o dílčích nebo finálních produktech procesů. Formulář má přímou vazbu na směrnici (např. faktura, dodací list apod.) nebo na pracovní postup (průvodka výrobní dávky). V případě směrnice jsou příslušné formuláře její součástí nebo přílohou. Vedle směrnice má formulář úzkou vazbu na spisový a skartační řád, podpisový řád a pravidla vnitropodnikového řízení. Řada formulářů má obecnou platnost v celém integrovaném systému řízení organizace a jejich používání je celostátně, případně nadnárodně (ES) upraveno legislativními a právními normami. Důležitá je vazba formulářů na IS a IT. Popis vytvoření dokumentu

Jedná se o formalizovaný dokument. S rozvojem automatizace systémů řízení a u větších organizací zpravidla vzniká návrh formuláře společně s navrhováním příslušného IS. Výhodou pro menší organizace je, že většina potřebných formulářů je vydávána externími organizacemi. Souběžně s tvorbou směrnic je nutné provést inventarizaci všech souvisejících formulářů a záznamů a přizpůsobit je požadavkům procesu nebo naopak v případě povinného výstupu přizpůsobit proces záznamům na předepsaném formuláři. Příklady

Faktura, dodací list, objednávka, apod.

63

3.4.2

Zápisy z jednání


Zápis z jednání musí, vedle zachycení všech důležitých skutečností o projednávané záležitosti, obsahovat datum, čas a místo jednání, seznam účastníků a jejich podpisy. Popis vytvoření dokumentu

Jedná se zpravidla o formalizovaný dokument. Zápis zpracovává předem pověřená osoba v průběhu jednání. Zápis musí být po uzavření jednání přečten, odsouhlasen přítomnými a schválen odpovědnými pracovníky všech zúčastněných stran. Zápisy z důležitých opakujících se jednání mají předepsanou formu a obsah. Příklady

Zápis z jednání představenstva, zápis zjednání dozorčí rady, zápis z obchodního jednání apod. 3.4.3

Formalizovaná dokumentace


Formalizovaná zpráva je soubor záznamů o průběhu, důležitých informací a výsledcích řešení určitého, daného problému vyplývajícího z účelu a cílů procesu. Může se jednat o interní i externí výstup z procesu nebo i několika na sebe navazujících procesů. Podle účelu procesu má zpráva předem stanovenou strukturu a obsah a přílohy. Zpracování zprávy úzce souvisí s důležitou součástí integrovaného systému řízení organizace - s projektovým řízením (project management). Mezi formalizovanou dokumentaci se řadí např. i výkresová a obrazová dokumentace v písemné a elektronické podobě. Popis vytvoření dokumentu

Jedná se o dokument s formalizovanou strukturou. Formalizovanou zprávu vytváří pověřený pracovník nebo skupina pracovníků v důležitých případech řízená projektovým manažerem. Výsledek je projednán v řešitelském týmu a musí být schválen odpovědnou osobou zpravidla na základě oponentního řízení. 64

Vytvoření výkresové a obrazové dokumentace se rovněž řídí specielními pravidly. Příklady

Projekt a projektová dokumentace, Zpráva ze služební cesty, Zpráva z obchodního jednání apod. 3.4.4

Výstupy z IS


Charakter výstupu je daný povahou řešení. Může mít písemnou i elektronickou podobu podle povahy přenosového media (formulář, písemné zpráva, disketa, CD, DVD, elektronický signál, audio nebo video záznam apod.). Výstupem může být v současné době nejen jakákoliv provozní dokumentace, ale i norma pro řízení procesů nebo řídící a informativní norma. Popis vytvoření dokumentu

Jedná se o formalizovaný dokument. Výstup je produktem určitého IS. Jeho vytvoření a podoba je dané projektem IS a manuálem pro jeho obsluhu. Příklady

Prakticky všechny druhy formulářů a záznamů případně formalizovaných zpráv. 3.4.5

Ostatní neformalizovaná dokumentace


V organizaci vzniká celá řada neformalizovaných dokumentů jako výstup z proces pro vnitřní potřebu ne jako výsledný produkt procesu. Popis vytvoření dokumentu

Tendence je v maximální míře omezovat vytváření neformalizované dokumentace zejména její papírovou formu. Při správně provedené analýze a popisu procesu se odhalí většina neformalizované dokumentace. Účelná takto zjištěná dokumentace se formalizuje, neúčelná by se měla zrušit. Běžně používané systémy jako je např. Microsoft 65

Office a další umožňují elektronický záznam a archivování jakéhokoli neformálního dokumentu. Příklady

Různé poznámky o průběhu a výsledcích procesů, nepředepsaná evidence apod.

66

4 4.1

DOKUMENTY ISŘO VYTVOŘENÉ JINÝM ZPŮSOBEM NEŽ Z PROCESŮ VÝČET DOKUMENTŮ

Pro plynulý a bezporuchový chod většiny organizací je řada dokumentů vytvořena mimo organizaci, jejím vnějším legislativním prostředí nebo jsou účelově vytvořeny vnitřními složkami organizace pro koncepční, plynulý a především bezporuchový chod organizace. Jedná se, podle účelu, velikosti a zaměření organizace, o výběr z dokumentů uvedených v tabulce T 33. T 32 Dokumenty vytvořené jiným způsobem než z procesů Kategorie

Druh

Vazby na integrovaný systém řízení celý sysčinnost tém

Legislativ- Normy s mezinárodní platností ní a právní Normy s vnitrostátní platností normy Statutární dokumenty Organizační řád Základní organiPracovní řád zační Kontrolní řád normy Požární, bezpečnostní, provozní a další řády Platový předpis Řídící a informaPříkazy vedoucích pracovníků (ředitele ) tivní normy Koncepční Strategie dokumen- Politika jakosti tace Environmentální politika

Legislativní a právní normy vznikají mimo organizaci. Mohou mít buď mezinárodní platnost nebo vnitrostátní platnost. Legislativní a právní normy s mezinárodní platností zpravidla neovlivňují přímo chod organizace. Pro informaci se jedná např. o usnesení OSN, mezinárodní protokoly, dohody, smlouvy, nařízení rady ES a další. Tyto normy přímo ovlivňují chod orgánů státní správy nebo organizace přímo řízené státem. Z nich mají převážně informativní charakter nařízení a směrnice Evropského společenství a Evrop67

ských komisí. Na organizace působí legislativní a právní normy s mezinárodní platností prostřednictvím norem s vnitrostátní platností. Normy s vnitrostátní platností z vnějšku ovlivňují chod každé organizace. Obecně zahrnují Ústavu České republiky, zákony, programová prohlášení vlády ČR, Nařízení vlády ČR, vyhlášky ústředních orgánů ČR, opatření ústředních orgánů ČR, pokyny ústředních orgánů ČR, směrnice ústředních orgánů ČR, normy ČSN, různé protokoly, dohody a smlouvy. Většina těchto norem ovlivňuje chod celé organizace nebo jejích podpůrných procesů. Některé normy jako Obchodní zákoník, Zákoník práce, Zákon o veřejných zakázkách mohou u malých a středních organizací direktivně koordinovat průběh podpůrných i primárních – produkčních procesů. Pravidlem však je, že se působení těchto norem promítne ostatní dokumentace, např. do základních organizačních norem, řídících a informativních norem, koncepční dokumentace, provozní dokumentace a zejména do dokumentace pro řízení procesů – směrnic pro vykonávání procesů. K vlastnímu vytváření těchto kategorií dokumentace můžeme celkově říci, že obdobně jako u skupiny dokumentace popsané v kapitole 3 existují externě vytvářené vzory nebo popisy rámcového nebo i vyžadovaného obsahu dokumentů. Jedná se např. o požární a bezpečnostní řády, kde jejich obsah vyplývá přímo ze příslušných zákonů nebo jako je tomu u politiky jakosti nebo u environmentální politiky je vyžadováno dodržení určitých pravidel a minimálního obsahu při jejich vytváření.. 4.2

ZÁKLADNÍ ORGANIZAČNÍ NORMY

Základní organizační normy jsou především statutární normy a řády týkající se řízení organizace jako celku. Stanovují základní postavení, poslání, působnost a vztahy v národním hospodářství a v integračním seskupení, upravují oblasti organizace řízení a správy, upravují a předepisují způsob, rozsah, působnosti a pravomoci v jednání jednotlivých složek organizace. 4.2.1

Statutární dokumenty 68


Statutární dokumenty jsou v případě obchodních společností a družstev předepsány Obchodním zákoníkem a souvisejícími předpisy. Jedná se např. o zakladatelskou smlouvu Akciové společnosti, společenskou smlouvu společnosti s ručením omezeným, zakladatelská smlouva nebo listina, zápis v obchodním rejstříku. Obsah stanov společnosti je předepsán obchodním zákoníkem. Obchodní zákoník předepisuje další dokumenty zatímní listy akcií atd. Popis vytvoření dokumentu

Dokumenty vytvářejí většinou právní útvary podle předpisů vyplývajících ze zákonů.. Příklady 4.2.2

Organizační řád


Organizační řád je základní organizační normou komplexního charakteru, která upravuje všechny oblasti organizace řízení a správy organizační jednotky. Obsahuje zejména zásady a pravidla organizace řízení, činnosti, které determinují proces řízení a správy respektive činnosti potřebné k plnění úkolů organizace, hierarchii řízení a vnitřní organizační strukturu v včetně organizačního diagramu – organizačního schéma. Dále pak popis působnosti jednotlivých útvarů a z toho vyplývající vzájemné vztahy a dělbu práce v rámci organizační jednotky. Popis vytvoření dokumentu

Organizační řád vytvářejí pracovníci organizačního útvaru ve spolupráci s právníky. Vytvoření organizační struktury a organizačního řádu je poslední fází tvorby strategie společnosti. Součástí organizační struktury je útvarová struktura vytvořená na základě projektu účelné a účinné procesní struktury. Příklady

Organizační řád podniku.

69

4.2.3

Jednací řády


Jednací řády jsou organizační normy, které pro jednotlivé statutární orgány, poradní orgány a pracovní komise působící v rámci organizace upravují zejména způsob zřizování a rušení příslušného orgánu, působnost orgánu respektive jeho poslání, členství v daném orgánu, jmenování, odvolávání zastupitelnost a nezastupitelnost členů, práva a povinnosti členů, režim jednání daného orgánu, režim pořádání porad a schůzí, způsob jejich svolávání, způsob jednání, vyhotovování zápisů, rozdělování, schopnosti se usnášet apod. Popis vytvoření dokumentu

Jedná se o dokument s formalizovanou strukturou. Dokument je vytvářen právníky, organizačními pracovníky a příslušnými specialisty. Příklady

Jednací řád představenstva družstva 4.2.4

Podpisový, spisový, archivní a skartační řád


Podpisový řád je norma, která vymezuje pravomoc a odpovědnost jednotlivých funkčních míst organizační jednotky při podpisování písemností v závislosti na jejich významu a závažnosti, finančním objemu apod. Je potřeba dodržovat zásady jediného odpovědného pracovníka, vedoucího, zásady kontroly dvojích očí a další pravidla spisové agendy. Spisový řád je norma, která upravuje manipulaci s došlými i odesílanými písemnostmi a stanoví způsob jejich oběhu. Účelem spisového řádu je upravit jednotlivé fáze manipulace s písemnostmi. S rozvojem IS a IT se přechází na informační řády, organizované a automatizované wokflow a další principy související s mírou automatizovatelnosti a algoritmizovatelnosti procesů. Archivní a skartační řád je norma, která upravuje způsob ukládání a vyřazování dokumentů..

70

Popis vytvoření dokumentu

Se způsobem zpracování dokumentů, podepisování, manipulací s dokumenty, s jejich oběhem se mění i forma druhu dokumentace „Podpisový, spisový, archivní a skartační řád“. Způsob vytváření dokumentů druhu „Podpisový, spisový, archivní a skartační řád“ se liší podle druhu, charakteru a velikosti organizace. Malé, případně středně velké organizace budou vytvářet výše popsané dokumenty, nebo jeden agregovaný dokument klasickým, „ručním“ způsobem. Přitom je možné využívat nástrojů Microsoft Office. Vetší nebo sofistikovanější organizace zvolí řešení pokrývající celý životní cyklus dokumentů a informací v organizaci s možností spravovat veškeré typy informací v organizaci (dokumenty, e-maily, zvukové záznamy a videozáznamy,…) a následně automatizovaně řídit jejich zpracování. Takový způsob umožňuje konverzi všech druhů dokumentů (papírových, mikrofilmových aj.) do elektronického tvaru a spolu s těmi, které už přímo v elektronickém tvaru vznikly, jejich uložení, archivování, oběh (workflow) a zpětné vyhledávání. Nutné je přitom zajistit bezpečnou správu veškeré podnikové dokumentace. Podle toho musí být i upraven dokument „Podpisový, spisový, archivní a skartační řád“. Příklad

Viz kapitola 6 Nástroje tvorby dokumentace ISŘO. 4.2.5

Pracovní řád


Pracovní řád je norma, která v souladu se zákoníkem práce a v dohodě s odborovou organizací vymezuje povinnosti, práva i odpovědnost pracovníků a jejich vztah k organizační jednotce v oblasti pracovněprávní a to za účelem vnitřního pořádku, řádné organizace práce a upevnění pracovní kázně. Popis vytvoření dokumentu

Dokument vytváří personální útvary v úzké spolupráci v vrcholovým řízením organizace, právníky a odborovou organizací. 71

Příklady

Pracovní řád dislokované jednotky podniku. 4.2.6

Kontrolní řád


Kontrolní řád je norma, která upravuje režim kontroly veškerého dění v organizaci. Vymezuje pravomoci a odpovědnosti pracovníků v rámci externího i interního působení organizace. Má zpravidla dvě části upravující vnější a vnitřní kontrolní procesy. Vlastní kontrola průběhu procesů, jak vnější tak vnější, může být součástí normy pro řízení procesů nebo pro kontrolu průběhu výstupů z daného procesu může být vytvořena zvláštní směrnice. Popis vytvoření dokumentu

Kontrolní řád vytváří specializované útvary kontroly nebo kontrolou pověření pracovníci Příklady

Kontrolní řád státního intervenčního fondu. 4.2.7

Požární, bezpečnostní, provozní a další řády


V organizaci, podle její povahy, velikosti a zaměření vznikají dokumenty, které upravují chování a jednání zaměstnanců při řešení různých situací. Lze je rozdělit do dvou skupin. V prvé skupině jsou dokumenty – řády, která jsou povinné ze zákona. Jedná se především o požární a bezpečnostní řády. Ve druhé skupině jsou dokumenty, které si organizace vytváří podle své působnosti nebo významu procesů, které v ní probíhají. Jedná se např. o provozní řád, dopravní a manipulační řád a v poslední době i o informační řády, řády, které upravují bezpečnost informací v organizací zpracovávaných v rámci IS a IT Popis vytvoření dokumentu

Dokument navrhuje příslušný útvar, připomínkují právníci a schvaluje vedení organizace. U menších organizaci se vyplatí zadat vytvoře72

ní těchto dokumentů externí organizaci. Při této příležitosti připomínáme, že existuje řada pravidelně aktualizovaných SW produktů, které obsahují téměř úplný výčet vzorů všech možných organizačních norem vyskytujících se běžné organizaci. Dokumenty z prvé skupiny a jim podobné jsou v podpůrných procesech vytvářeny na základě nařízení norem s vnitrostátní platností tj. zákonů, nařízení vlády, vyhlášek, opatření, pokynů a směrnic ústředních orgánů. Dokumenty z druhé skupiny si organizace vytváří podle své působnosti nebo významu procesů, které v ní probíhají. I na zpracování této dokumentace existují profesionálně vytvořené SW a průběžně aktualizované vzory, které usnadní práci jejich zpracovatelům. Příklady

Požární řád, Bezpečnostní řád, Informační řád, Kariérní řád apod. 4.2.8

Platový předpis


Pokud to vyžaduje povaha organizace a zejména pokud v organizaci platí Kariérní řád je jeho součástí nebo samostatným souvisejícím dokumentem platový předpis. Tento dokument je pak jednou z norem podle které se řídí zařazovaní pracovníků do kvalifikačních tříd a v souvislosti s tím i tvorba popisů práce. Popis vytvoření dokumentu

Platový řád navrhují a zpracovávají útvary práce a mezd nebo personální útvary a schvaluje vedení organizace. U orgánů státní správy nebo organizací ovládaných státem se řídí zpracování tohoto dokumentu zvláštními předpisy. Příklady

Platový předpis podniku. 4.2.9

Příručka jakosti


Příručka jakosti, environmentálního managementu a ochrany zdraví při práci popisuje zásady a principy uplatňovaného integrovaného 73

systému řízení organizace. Poukazujeme zda na nutný komplexní pohled na integraci systému řízení organizace do širokého okolí, které ovlivňuje účelnost, účinnost a zároveň i úspěšnost funkce organizace. Příručka jakost obsahuje popis struktury dokumentace integrovaného systému řízení organizace, odkazy na všechny kategorie dokumentace. Příručka jakosti je základním nástrojem k plnění strategie organizace a v souvislosti s tím i její politiky jakosti. Rámcový obsah příručky jakosti shrnuje − název, předmět a oblast použití − obsah − úvodní strany týkající se organizace − shrnutí politiky a cílů jakosti − popis řízení a alokace zdrojů − popis organizační struktury, odpovědností a pravomocí − popis prvků systému jakosti a odkazy na dokumentované postupy − popis procesů realizace produktu − popis měření, analýz a zlepšování procesů − definice významu použitých specielních výrazů − průvodce příručkou jakosti − příslušné přílohy a dodatky Popis vytvoření dokumentu

Příručka jakosti musí minimálně vycházet z požadavků na normy ISO 10013:1995 Směrnice pro vypracování příruček jakosti, která stanoví jednak její obsah, jednak i způsob přípravy, schvalování, vydávání a řízení této příručky. U větších organizací je vzhledem k rozsahu působnosti organizace účelné vytvořit samostatnou příručku jakost obsahující přesné odkazy na příslušné kategorie a druhy dokumentace. U malých organizace s malým rozsahem působnosti může být příručka jakosti jediným dokumentem obsahujícím veškerou dokumentaci jejího integrovaného systému řízení. 74

Příklady

Příručka jakosti. 4.2.10 Popisy práce Popis obsahu dokumentu, vztahy na ostatní dokumenty

Popis práce je souhrnnou normou, která popisuje roli funkčního místa, profese a zaměstnance. Popis práce funkčního místa je výčtem úplného popisu všech činností, které funkční místo vykonává v rámci procesů, do kterých je zapojeno. Popis vytvoření dokumentu

Popis vytvoření dokumentu je popsán v kapitole 2.3 Popis útvarové struktury. Příklady

Příklady popisu práce jsou rovněž uvedeny v kapitole 2.3 Popis útvarové struktury. 4.3 4.3.1

ŘÍDÍCÍ A INFORMATIVNÍ NORMY Příkaz


Příkaz se vydává za účelem nevyhnutelně nutného, úspěšného a včasného splnění zpravidla časově omezených nebo jednorázových úkolů. Popis vytvoření dokumentu

Vedoucí pracovník, obvykle ředitel organizace, zpravidla nechá připravit obsah příkazu odbornému útvaru. Příkaz na rozdíl od rozhodnutí nemusí být schválen statutárním orgánem organizace. Příklady

Příkaz ředitele.

75

4.4

KONCEPČNÍ DOKUMENTACE

Koncepční dokumentace zahrnuje dokumenty určující strategii, stanovují politiku v rámci působnosti organizace. 4.4.1

Strategie


Tvorba strategie organizace (společnosti) v pojetí jejího integrovaného systému řízení zahrnuje fázi strategických analýz – analýz vlivu prostředí je kterém se organizace nachází, analýz zdrojů a analýz předpokladů, cílů a pravomocí, fázi volby strategie – navržení variant strategie, hodnocení variant a výběr strategické varianty a fázi implementace – plánování a alokace zdrojů, tvorbu organizační struktury, řízení lidí a změn v integrovaném systému řízení organizace. Vedle dokumentů komplexně popisujících strategii organizace se zpracovávají studie příležitostí a proveditelnosti implementace strategie, podnikatelské záměry a další strategické dokumenty. Popis vytvoření dokumentu

Vytvoření strategie je produktem projektově řízených týmů a jeho popis představuje samostatný poměrně složitý přístup. Příklady

Podniková strategie, Studie příležitostí, Studie proveditelnosti, Obchodní politika firmy, Personální politika firmy a další strategické studie a politiky 4.4.2

Politika jakosti


ČSN EN ISO 9001 vyžaduje, aby dokumentace systému managementu jakosti zahrnovala: dokumentovaná prohlášení o politice jakosti Popis vytvoření dokumentu Příklady

Politika jakosti firmy. 76

4.4.3

Environmentální politika


Dokument popisující Environmentální politiku musí odpovídat požadavkům normy ČSN EN ISO 14001 tak, aby − odpovídala povaze, rozsahu a environmentálním dopadům činností, výrobků a služeb organizace − obsahovala dokumentované environmentální cíle a cílové hodnoty pro každou příslušnou funkci a úroveň v rámci organizace − programy environmentálního managementu − obsahovala závazek k neustálému zlepšování a prevenci znečišťování − obsahovala závazek plnit požadavky platných zákonů a nařízení na ochranu životního prostředí a jiné požadavky okolí, kterým organizace podléhá − byla dokumentována, realizována a sdělována všem zaměstnancům − byla dostupná veřejnosti − obsahovala postupy implementace přijaté environmentální politiky. Popis vytvoření dokumentu

ČSN ISO 14004 Systémy environmentálního managementu – Všeobecná směrnice k zásadám, systémům a podpůrným metodám popisuje, kromě jiného i zásady tvorby environmentální politiky. Příklady

Environmentální politika firmy.

77

5

PŘÍKLAD UCELENÉ DOKUMENTACE ISŘO

V této kapitole uvádíme příklad zavádění SMJ a s tím i tvorby související dokumentace u organizace, která se zabývá komunálními službami zaměstnávající cca 150 pracovníků. V tabulce T 34 uvádíme příklad přehledu dokumentace integrovaného systému řízení této organizace. T 33 Přehled dokumentace Základní organizační normy: Organizační řád Jednací řád dozorčí rady Jednací řád představenstva Jednací řád porady vedení Jednací řád škodní komise Spisový a skartační řád Pracovní řád Kontrolní řád Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Příručka jakosti Protipožární ochrana Platový předpis Popisy práce Směrnice pro vykonávání primárních procesů: Styk se zákazníkem Čištění města a údržba městského majetku Likvidace odpadů skládkováním Péče o veřejnou zeleň Příjem, třídění a likvidace odpadu na sběrných dvorech Svoz, skladování a likvidace odpadu (mimo sběrné dvory) Zákonná evidence odpadů Doprava

Koncepční dokumentace: Podnikatelský záměr společnosti Politika a cíle jakosti Environmentální politika

Řídící a informativní normy Rozhodnutí představenstva a dozorčí rady Příkazy ředitele Řízení neshodného produktu Zpracování a řízení dokumentů a záznamů Fond kulturních a sociálních potřeb Opatření k nápravě a preventivní opatření

Směrnice pro vykonávání podpůrných procesů: Provádění auditu managementu jakosti Vnitropodnikové prověrky jakosti Interní kontrola Výběrová řízení Personální plánování, příjem, rozmísťování, propouštění a hodnocení zaměstnanců Rozvoj a vzdělávání zaměstnanců Poskytování pracovních a ochranných pomůcek Rozpočet a plánování Všeobecné účetnictví Mzdové účetnictví Fakturace Pokladna Inventarizace Výkaznictví Nákup materiálu, služeb a DHM Provoz IS a IT Interní dílenské služby Zásobování, správa majetku, archivace Provozní dokumentace: je součástí směrnic pro řízení procesů a řídících a informativních norem

78

Z harmonogramu v tabulce T 35 je patrný sled jednotlivých etap, rozsah potřebné dokumentace a příklad termínů splnění přípravy systému managementu jakosti. T 34 Harmonogram přípravy systému managementu jakosti Termín splnění

č.

Úkol

1

Externí

konzul-

Externí tanti

konzul-

9b

Analýza současného stavu SMJ Úvodní seminář k přípravě SMJ pro vedení firmy a zpracovatele dokumentace Jmenovat představitele managementu pro jakost (PM) Vypracovat Harmonogram přípravy SMJ včetně odpovědnosti a termínů Vyhlásit zahájení prací na přípravě systému managementu jakosti firmy k certifikaci oficiálním dokumentem Přidělení normy ČSN EN ISO 9001 zpracovatelům dokumentace Jmenovat Koordinátora přípravy SMJ Zpracovat nové organizační schéma firmy – funkční (PM je členem vedení firmy) Vydat platné organizační schéma firmy – funkční (PM je členem vedení firmy) Zpracovat nové organizační schéma firmy – jmenovité Vydat platné organizační schéma firmy – jmenovité

ředitel

20.5.02

10

Vypracování politiky jakosti

ředitel

25.3.02

11

ředitel

2.4.02

13

Stanovení cílů jakosti Shromáždění platné dokumentace (včetně formulářů) u pracovníků odpovědných za zpracování dokumentace SMJ OS: Zpracování a řízení dokumentů

PM

25.3.02

14

proces: Odpadové hospodářství

vedoucí střed.

15.4.02

15

proces: Sběrné dvory

vedoucí střed.

8.4.02

16

proces: Skládka

vedoucí střed.

15.4.02

17

proces Čistota města

vedoucí střed.

14.5.02

18

– proces: Čištění a údržba městského majetku – proces: Zajištění zimní údržby místních komunikací proces: Zahrada a městská zeleň proces: Doprava proces: Dílna proces: Řízení lidských zdrojů proces: Styk se zákazníkem proces: Nakupování proces Finance a ekonomika

vedoucí střed. vedoucí útvaru zimní sjízdnost vedoucí střed. vedoucí střed. vedoucí střed. sekret. řed. ředitel vedoucí MTZ vedoucí střed.

22.4.02

2 3 4 5 6 7 8a 8b 9a

12

19 20 21 22 23 24 25 26

Provede

22.11.01 22.11.01

ředitel

7.12.01

PM

7.12.01

ředitel

7.12.01

PM

30.11.01

ředitel

7.12.01

ředitel

9.4.02

ředitel

20.5.02

ředitel

9.4.02

odpovědní covníci

pra-

14.12.01

29.4.02 30.4.02 6.5.02 13.5.02 20.5.02 20.5.02 30.4.02

79

č.

Úkol

Provede

27 28 29 30 31

OS: Řízení záznamů OS: Interní audit OS: Řízení neshodného produktu OS: Opatření k nápravě OS: Preventivní opatření

32

Příprava interních auditorů

33 34 35

38 39

Jmenování interních auditorů Zpracování a vydání plánu interních prověrek Zahájení interních prověrek SMJ Zpráva o výsledku interních prověrek po prvním komplexním prověření SMJ Zpracování spodní vrstvy dokumentace SMJ (popisy práce, popisy funkčních míst, pracovní postupy) Zpracování jednotlivých částí Příručky jakosti (PJ) Vydání PJ

určení pracovníci. PM

40

Zkušební provoz SMJ

KLIENT

41

Odstranění zjištěných neshod a nedostatků PM Závěrečná prověrka SMJ. Zpráva o zjištěném stavu Externí konzula doporučení nápravných opatření tanti, KLIENT

36 37

42

Termín splnění

PM PM PM PM PM Externí konzultanti ředitel PM interní auditoři

27.5.02 15.4..02 22.4.02 30.4.02 30.4.02

PM

7.10.02

vedoucí

3.5.02 10.5.02 10.5.02 13.5.02

15.7.02 17.6.02 24.6.02 1.7.7.10.02 21.10.02 31.10.02

Náklady na zpracování dokumentace se liší podle velikosti a zaměření organizace – klienta. Při zavádění SMJ musí i malá organizace počítat s tím, že bez externí pomoci a bez použití v této publikaci popisovaného přístupu se podstatně zpomalí práce a prodlouží průběžná doba prakticky na dvojnásobek. Tím se zvýší vlastní náklady organizace respektive vícenáklady nebo prostoje při zavádění SMJ. V níže uvedené tabulce jsou uvedeny jednotlivé etapy, dále zpracovatel, buď externí organizace, klient nebo společně. Na základě zkušeností je uveden i odhad pracovních a konzultačních dnů externí organizace. Jedná se opět o vytvoření dokumentace pro organizaci, která se zabývá komunálními službami zaměstnávající cca 150 pracovníků. Podle angažovanosti klienta a jeho možností se pohybuje pracnost externí organizace v rozmezí 34 až 74 dnů. Rozpětí je velké, protože může být i velký rozdíl v přímé účasti externí organizace na vlastním vytvoření dokumentace. Cena za externí konzultační služby se rovněž liší podle zvyklostí konzultační firmy, proto není uváděna. Klient, organizace, u které se zavádí SMJ a s tím vytvoření dokumentace integrovaného systému řízení, by se měl přesvědčit, zda 80

konzultanti využívají odpovídajícího přístupu k tvorbě integrovaného systému řízení organizace založeného např. na popisovaných přístupech. T 35 Přehled termínů a pracnosti zavedení SMJ a dokumentace Poř č.

činnost

provede

termín

pracovních dnů

I

Posouzení a analýza současného stavu systému managementu jakosti (SMJ) s návrhy opatření pro dosažení shody s požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2001

Externí konzultanti

22.-29. 10. 01

5

II

Organizační zajištění přípravy SMJ (společné vypracování harmonogramu prací pro realizaci SMJ, určení odpovědností)

Externí konzultanti a klient

5.-9. 11. 01

1

III

Seminář pro vrcholový management firmy (problematika tvorby, udržování a zdokonalování SMJ)


12.-15. 11. 01

1

IV

Příprava pracovníků pověřených odbornými činnostmi (zpracování dokumentace) při tvorbě SMJ


19.-22. 11. 01

1

V

Zpracování dokumentace SMJ a její implementace (konzultační a poradenská činnost)

klient

26.11.01 až 31.7. 02

2-5 dnů měsíčně ∑ 16-40

VI

Příprava interních auditorů jakosti


18.-22. 3. 02

2

VII

Interní audity SMJ

klient

od 25.3. 02

-

VIII

Účast na vybraných interních auditech SMJ (metodické vedení)


25.3.-20.9. 02

dle potřeby (min.4) ∑ 4-20

klient

od 1.7. 02

-


23.-30.9. 02

4

-

22.10. 01 až 30.9. 02

34 až 74

IX

Zkušební provoz vytvořeného SMJ

X

Závěrečná prověrka vytvořeného SMJ dokumentována zprávou o zjištěném stavu a doporučení pro dokončení přípravy k certifikaci SMJ akreditovanou organizací

∑

Předpokládané celkové nároky

Rozsah dokumentace integrovaného systému řízení organizace pro jednotlivé skupiny organizací je bez posouzení současného stavu velmi obtížné stanovit. Pouhé rozlišení na malou střední a velkou 81

organizace je často zavádějící. Platí zde všeobecně, velká organizace s nadnárodní působností musí mít zpracovanou dokumentaci v plném rozsahu všech popisovaných kategorií. Legislativní a právní normy, jek již bylo řečeno, předepisují nebo upravují vnitřní i vnější chování každé organizace. Jejich působení se promítne do dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Přesto není vyloučeno, že některá i velmi malá organizace zabývající se tradingem a vývozem do zahraničí bude mít v popisu procesů řadu přímých odvolávek na normy s mezinárodní platností např. na ČSN EN ISO 14000, HACCP, GMP13. U orgánů státní správy a organizací ovládaných státem tyto odvolávky budou naprostou samozřejmostí. S narůstajícím rozvojem evropské integrace bude narůstat přímý vliv platnosti těchto norem na řízení většího počtu organizací buď odvolávkou na příslušnou mezinárodní dokumentaci nebo jejím zapracováním do dokumentace systému řízení organizace např. do směrnic. Normy s vnitrostátní platností ovlivňují mnohem více jak malé, střední tak i velké organizace. Jedná se např. o Obchodní zákoník, Zákoník práce, Požární zákon a předpisy, předpisy o bezpečnosti práce a další. Opět platí, že většina norem s vnitrostátní platností bude zapracována do dokumentace systému řízení organizace např. do směrnic. Ze základních organizačních norem si malá organizace vystačí s organizačním řádem, popisy práce, předepsanými řády (požární, bezpečnostní atd.) a v případě zavedení SMJ s Příručkou jakosti a další související dokumentací. U řídících a informačních norem se i malá organizace neobejde bez příkazů ředitele. Z norem pro řízení procesů jsou nejdůležitější směrnice a pracovní nebo technologické postupy. Důležitá je míra podrobnosti zpracování této dokumentace, aby zejména u malých a středních organizací příliš nedeterminovala průběh procesů a neomezovala nutnou iniciativu pracovníků. Každá, i ta nejmenší organizace by z koncepční dokumentace měla mít alespoň podnikatelský záměr na svoji hlavní působnost. U orga82

nizací, které se ucházejí o zavedení SMJ je nutné definovat politiku jakosti. Provozní dokumentace je silně ovlivněná zaměřením organizace. Hodně formulářů lze získat, jak již bylo řečeno, jejich zakoupením u externího dodavatele. Přesto se pokusíme, alespoň pro vytvoření uceleného pohledu, ukázat přehled důležitosti jednotlivých druhů pro různě velké organizace. Míra důležitosti jednotlivých druhů dokumentace je vyznačena X málo důležité XX důležité XXX velmi důležité T 36 Přehled důležitosti jednotlivých druhů dokumentace Kategorie Legislativní a právní normy

Druh Normy s mezinárodní platností Normy s vnitrostátní platností Statut Organizační řád Jednací řády Spisový a skartační řád

Základní organizační normy

Normy pro řízení procesů

Organizace střední velká

X

X

XX

XX

XX

XXX

X

XX

XXXX

XX

XX

XXX

X

XX

XXX XXX

XX

XX

Pracovní řád

X

X

X

Kontrolní řád Požární, bezpečnostní, provozní a další řády Platový předpis

X

X

XX

XXX

XXX

XXX

X

X

XXX

Příručka jakosti

XXX

XXX

XXX

Popisy práce

XXX

XXX

XXX

X

XX

XXX

Rozhodnutí vrcholových orgánů Řídící a informativní normy

malá

Příkazy ředitele

XXX

XXX

XXX

Pokyny

X

X

XX

Zásady

X

X

XX

XXX

XXX

XXX

X

XX

XXX

Směrnice pro vykonávání procesů Operační manuály procesů

83

Kategorie

Druh

malá

Organizace střední velká

cesů

Pracovní postupy procesů

Koncepční dokumentace

XXX

XXX

Strategie

XXX

XXX

XXX

Politika jakosti

XXX

XXX

XXX

Environmentální politika

XXX

XXX

XXX

Formuláře

XXX

XXX

XXX

X

XX

XXX

Zápisy z jednání Provozní dokumentace

XXX

Formalizovaná dokumentace Výstupy z IS Ostatní neformalizovaná dokumentace

X

XX

XXX

XX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

84

6

NÁSTROJE TVORBY DOKUMENTACE ISŘO

Co se od nástrojů očekává

Nástroje pro tvorbu dokumentace integrovaného systému řízení organizace se z pohledu využívání pro tvorbu a řízení dokumentace mohou rozdělit do následujících skupin 1. Jednoduché nástroje pro zpracování a evidenci dokumentace jsou založeny na běžně používaných produktech MS Office jako je Word a Excel. V kapitole 2 Procesy ISŘO – metodika a nástroje tvorby je uvedena řada odkazů na tyto editory, které umožňují jednak strukturovaný popis procesů a jejich atributů a jednak různá třídění pro potřeby popisu procesů, jejich analýzy, přiřazení k vykonavatelům, okolí, IS a z našeho pohledu i k dokumentaci integrovaného systému řízení organizace. Malá organizace si může sama vytvořit nástroje pro popis a analýzu procesu a pak i evidenci a aktualizaci dokumentace. Doporučuje se použít i přitom konzultační pomoci externí organizace. Náklady jsou při pak přiměřené k možnostem organizace. Z jednoduchých nástrojů pro zpracování a evidenci dokumentace uvádíme nejdostupnější nástroje: MS Word, MS Excel 2. Nástroje pro řízení dokumentů umožňují popisovat a sledovat pracovní toky v organizaci a v souvislosti s tím i pohyb dokumentace její vznik, evidenci a aktualizaci. Tyto nástroje zpravidla dokáží pokrýt celý životní cyklus dokumentace. Jsou vhodné pro středně velké organizace. Tyto nástroje nedokáží podrobně popsat celý integrovaný systém řízení, zejména ne jeho procesní a útvarovou strukturu, provést její analýzy a podle toho vytvořit i dokumentaci. Náklady na pořízení jsou vyšší. Konkrétní ceny a popisy jsou zjistitelné na stránkách Internetu. Z dostupných nástrojů pro řízení dokumentů uvádíme: Agile PLM; AIP SAFE; AXA DMS; BM DB; Content Manager; DB4 solution; Documentum 5; 85

EasyArchiv; HDM (HSI Document Management); Hummingbird Enterprise; IBM Lotus Domino Document Manager; iPROJECT; IXOS/OpenText - Livelink Enterprise Suite; Microsoft SharePoint Portal Server; Novell Group Wise; SmarTeam. 3. Nástroje na tvorbu integrovaného systému řízení organizace a jeho dokumentace.V současné době existuje řada nástrojů které jsou buď na SW trhu nebo jsou vytvořeny pro potřeby poradenských firem zabývajícími se profesionálně analýzami a tvorbou integrovaných systémů řízení organizací. Pomocí těchto nástrojů je možné analyzovat a popisovat chování a fungování organizace a navrhovat opatření k zlepšování zjištěného stavu. Tyto nástroje umožňují i analyzovat a stanovovat náklady a kapacitní potřeby organizace, stanovovat normy a normativy pro vykonávání procesů včetně pracnosti, nákladovosti a dalších i finančních ukazatelů. Jejich součástí jsou i funkce k automatizovanému vytváření dokumentace integrovaného systému řízení, jejího řízení, aktualizace, evidence případně i zpřístupnění na stránkách intranetu organizace. Z dostupných nástrojů na tvorbu integrovaného systému řízení uvádíme: ADONIS; ARIS; EISOD; FileNet P8; PSM - Proces – Systém – Management.; QPR ProcessGuide – LBMS. Bližší informace o většině uvedených nástrojů se najde na stránkách Internetu podle jejich názvu.

86

SEZNAM TABULEK, DIAGRAMŮ A OBRÁZKŮ T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T 10 T 11 T 12 T 13 T 14 T 15 T 16 T 17 T 18 T 19 T 20 T 21 T 22 T 23 T 24 T 25 T 26 T 27 T 28 T 29 T 30 T 31 T 32 T 33 T 34 T 35 T 36

Vztahy mezi procesy a dokumentací Identifikace systému řízení organizace Struktura procesů v organizaci Číselník procesů Slovesa vyjadřující činnost Zakázaná a nedoporučená slovesa Model vazeb mezi činnostmi v procesu Příklad významových sloves Základní atributy procesu Základní atributy činnosti Postup při popisu řetězce činností v procesu Popis činností v procesu Sestava vykonávaných, předchozích a následných činností Blokové schéma procesu Vazby mezi procesy v systému organizace Vazby mezi činnostmi navazujících procesů Interakce podpůrných procesů na primární procesy Procesní mapa systému organizace Matice vazeb mezi procesy Organizační schéma a ukázka číslování Útvarová struktura - číselník Popis práce funkčního místa Popis práce zaměstnance Matice vazeb mezi funkčními místy Matice vazeb funkčních míst na procesy Přiřazení nositelů informace k procesům Přiřazení nositelů informace k činnostem Přiřazení nositele informace k útvarům Diagram toku dokladů po jednotlivých činnostech v procesech Dokumenty vytvořené z procesů Vzor obsahu směrnice Dokumenty vytvořené jiným způsobem než z procesů Přehled dokumentace Harmonogram přípravy systému managementu jakosti Přehled termínů a pracnosti zavedení SMJ a dokumentace Přehled důležitosti jednotlivých druhů dokumentace

10 19 21 22 23 23 24 25 27 28 30 31 32 33 34 35 36 36 37 39 39 41 42 44 45 47 48 49 50 52 57 67 78 79 81 83

87

SEZNAM ZKRATEK: CD ČR ČSN EN ISO DVD EMS EWS EN ES EWS GMP 13 HACCP IMS IS ISO ISO/TS 16949 ISŘO IT MS OSV SMJ SW T VUSTE-APIS s.r.o.

Compact disk – kompaktní disk Česká republika Označení české státní normy shodné se standardy EN a ISO Digital Versatile Disk též Digital Video Disk Environmental Management System

Early Warning System – Systém včasného varování Evropská norma Evropské společenství Early Warning System - Systém včasného varování Quality Control of Feed Materials for Animal Feed Hazard Analysis & Critical Control Points – Analýza rizik a kritických kontrolních bodů Integrated Management System Informační systém International Standard Organisation Management jakosti v automobilovém průmyslu – technická specifikace Integrovaný systém organizace Informační technologie Microsoft Office Organizace spojených národů Systém managementu jakosti Software Označení pro tabulku / obrázek Nástupnická organizace Výzkumného ústavu strojírenské technologie a ekonomiky

88

LITERATURA [1] [2] [3]

[4] [5] [6]

[7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18]

ČSN EN ISO 9001 – Systémy managementu jakosti – Požadavky, ČNI 2002 ČSN ISO 14004 - Systémy environmentálního managementu - ČNI 2002 Dvořák V. a kol. - Nástroje zdokonalování organizačních struktur, Vývoj poradenského systému k organizování řízení, Metodika změn organizační struktury při přechodu podniků na tržní ekonomiku a nové formy vlastnictví, VUSTE Praha, výzkumná zpráva SPEV 903 117 106, říjen 1990 Dvořák V. - Audit podnikání a tvorba strategie firmy, soubor přednášek na VŠE Praha, fakulta financí a fakulta mezinárodních vztahů 1995 - 2002 Dvořák V., Drechsler R. - Diagnóza a analýza systémů řízení organizace, Institut řízení Praha, 1989 Dvořák V.a kol. Analýzy, tvorba a implementace integrovaného systému řízení organizací, Výzkumná zpráva, 2000 VUSTE-APIS, s.r.o. Praha a přílohy Dotazníky k auditu, strategii a tvorbě integrovaného systému. Fiala, A, a kol. – Management jakosti 2002 – 2005 Verlag Dashöfer, Praha 2005 Johnson G., Schloles K. - Exploring Corporate Strategy, 1988 University Press, Cambridge Kast F. E., Rosenzweig J. E. - Organization and Management, Systems and Contingency Approach, 1976, Mc. Graw Hill, New York Mintzberg, H., Quin, J.B. – The Strategy Process – Concepts, Contex, Cases, Prentice Hall International, Inc. 1994 Peters T. J. - Thriving on Chaos, Handbook for a Management Revolution, New York, Alfred A. Knopf 1987 Peters T. J., Waterman R. H. - In Search of Excellence, Harper and Row Publ. New York, 1986 Porter M. - Competitive Advantage, Free Press 1985 Scheer, A-W. – ARIS – od podnikových procesů k aplikačním systémům, Comsoft, 1999 Tilles S. - Making Strategy Explicite, 1968, Business Strategy, Penguin USA Tůma M. – Popis síťového SW systému EISOD, Institut průmyslového managementu spol. s r.o. Plzeň 2005 Weihrich H., Koonz H. - Management, 1993 McGraw-Hill, USA Woodward J. - Idustrial Organization . Theory and Practice 1965 Oxford University Press London 89

[19]

Woodward J. - Idustrial Organization: Behavior and Control 1970 Oxford University Press London

90

NEPRODEJNÁ PUBLIKACE

Dokumentace integrovaného systému managementu

Vydalo a distribuuje Národní informační středisko pro podporu jakosti, Novotného lávka 5, Praha 1, tel. 221 082 636-7, 221 082 651, www.npj.cz, jako svou 51. publikaci. Náklad: 500 výtisků Počet stran: 91 Vydání první, říjen 2005 Vazba brožovaná Grafický návrh obálky: Ak. mal. Katarína Gbúrová Tisk: Ivo Ulrych, Veletržní 21, Praha 7 © Národní informační středisko pro podporu jakosti ISBN 80-02-01756-0 91

Dokumentace integrovaného systému managementu

Recommend Documents