DOKUMEN ADMINISTRASI & TEKNIS

2013

DOKUMEN ADMINISTRASI & TEKNIS DIRECT PROMOTION BATAM di SURABAYA

UNTUK:

KEMENTERIAN PARIWISATA DAN EKONOMI KREATIF INDONESIA

Direct Promotion Batam di Surabaya 2013

Dokumen Usulan Teknis

Kegiatan:

Direct Promotion Batam di Surabaya 21 – 23 Juni 2013

Diajukan oleh: PT. GLOBAL MANDIRI ADIRA Jl. Nusa Indah no. 55 Jakarta Timur


Daftar Isi Apresiasi dan Rencana Kerja I.

Pendahuluan a. b. c. d. e.

II.

Apresiasi Terhadap KAK a. b. c.

III. IV.

Pencermatan terhadap tujuan dan sasaran Pencermatan terhadap lingkup kegiatan Pencermatan terhadap lingkup keluaran

Pendekatan Pelaksanaan Rencana Pelaksanaan a. b. c.

V.

Latar belakang Tujuan dan sasaran Lingkup kegiatan Pelaksanaan pekerjaan Jadual pelaksanaan

Rencana tahapan pelaksanaan Rencana program – agenda kegiatan Rencana teknis pelaksanaan

Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan a. b.

Jadual waktu Tahapan pelaporan


Bab I Pendahuluan A. Latar belakang Proyeksi UN-WTO yang dituangkan dalam UN-WTOs Tourism 2020 Vision menunjukkan bahwa prospek sektor pariwisata di masa depan sangat cerah dan menjanjikan. Pada tahun 2020 diperkirakan jumlah pergerakan wisatawan internasional akan mencapai lebih dari 1,56 milyar. Dari jumlah itu, diprediksi 25% atau sekitar 397 wisatawan akan mengunjungi kawasan Asia Pacific dimana Indonesia berada. Untuk menarik potensi pasar wisatawan dunia ini, Indonesia masih harus bersaing ketat dengan Negara-negara Asia Pacifik lain yang secara sungguh-sungguh, inovatif dan konsisten membangun pasar wisata mereka ke manca Negara. Untuk menyatukan visi dan usaha mengubah potensi menjadi devisa, Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif mencanangkan tahun 2014 hingga 2015 dengan target 10 juta wisatawan mancanegara. Sedangkan wisatawan nusantara ditargetkan sebanyak 250 juta dari target itu, segala upaya dilakukan salah satunya adalah pelaksanaan Direct Promotion Batam di Surabaya. Ini Merupakan salah satu upaya yang akan dilakukan untuk memenuhi target kunjungan turis nusantara, Pemerintah dan tour operator Indonesia khususnya didaerah itu sendiri harus lebih proaktif mendekatkan diri ke pasar sasaran. Satu dari berbagai program yang pemasaran yang lainnya. Mengingat lokasi geografis dan akses informasi yang semakin terbuka, namun setiap saat mereka juga memperoleh tawarantawaran menarik dari destinasi-destinasi Negara lain seperti Thailand, Malaysia, Vietnam, Singapur. Sebagai mana berlakunya hukum pasar, jika Indonesia tidak melakukan upaya yang memadai untuk mengimbangi langkah agresif negara-negara lain, tidak tertutup kemungkinan, pilihan utama kunjungan wisata akan beralih ke negara yang secara nyata memasarkan paket-paket wisatanya kepada pasar di Indonesia.


Meskipun masyarakat, dan khususnya pengusaha pariwisata sudah mengenal dengan baik Bali dan destinasi lainnya di Indonesia, sebaiknya Batam juga harus diperlakukan sama dengan daerah-daerah wisata lainnya . Kota Batam merupakan kota yang sangat terkenal dengan kekayaan adat istiadat , seni dan beragam kuliner serta hasil kerajinan tangan. Disamping itu kota Batam selain sebagai kota bersejarah juga dikenal juga wisata belanja yang berada di provinsi Kepulauan Riau. Kegiatan Direct Promotion Batam di Surabaya adalah merupakan kegiatan mempromosikan seluruh potensi pariwisata Batam melalui penjualan langsung paket-pket wisata nusantara bekerjasama dengan para pelaku pariwisata dan stake holder yang ada diseluruh daerah Batam. B. Ruang lingkup kegiatan Kegiatan yang dilakukan adalah sebagai Event Organizer yang memfasilitasi pelaksanaan Direct Promotion Batam di Surabaya dari tanggal 21 hingga 23 Juni 2013, dengan perincian kegiatan sebagai berikut: 1. Dekorasi ruangan a. Dekorasi mencerminkan suasana Kota Batam dengan memadukan unsur tradisional dan modern dengan tema ”Amazing Batam ” Direct Promotion Batam di Surabaya b. Memasang logo Wonderful Indonesia c. Memasang logo Kenali Negerimu Cintai Negerimu d. Memasang logo Pemda Batam e. Menyiapkan materi dan alat pendukung: backdrop, spanduk kain dan atau vinil dan atau slide show. f. Menyiapkan stand pameran sebanyak 9 buah dan 1 diantaranya stand Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif. Maisng-ming ukuran 2 x 2m dan 3x3m untuk Stand Kemenparekarf. g. Menyiapkan panggung ukuran 8 x 5 m.


h.

Menyiapkan tanaman segar sebagai penghias dan penghijau ruang i. Menyiapkan standing banner destinasi pariwisata Indonesia j. Menyiapkan laptop, LCD proyektor dan screen k. Menyiapkan sound system, lighting dan audio l. Menjaga kebersihan, kerapihan, ketertiban, keamanan dan kenyamanan selama kegiatan berlangsung. m. Masing-masing stand ada diisi travel, Kemenparekraf, stand pemkot Batam dan yang ada kaitannya dengan kota Batam. n.Menyiapkan SPG (penjaga stand) yang diutamakan fasih atau tahu tentang kota Batam , 2. Table top a. Menyiapkan function room untuk kegiatan table top b. Menyiapkan rak brosur (1) untuk menempatkan bahan promosi c. Menyiapkan 5 meja dan 10kursi untuk kegiatan sellers meet buyers d. Menyiapkan 1 meja bundar dan 10 kursi untuk pejabat pemerintah dan undangan lain e. Menyiapkan cendera mata, lucky draw dan appreciation award yang akan dibagi kepada peserta/undangan f. Menyiapkan bahan promosi yang dimasukkan ke dalam goody bags untuk dibagi kepada peserta/undangan yang hadir g. Merekam semua kegiatan table top dalam bentuk photo/video. 3. Hospitality a. dan minuman berlangsung.

Menyiapkan refreshment (makanan ringan selama kegiatan table top

4. Gathering


a.

waktu

b. c. d. e. f. g.

Menyiapkan tempat atau ruang dan Menyiapkan makanan dan minuman Menyiapkan sound system, lighting,

audio

Menyiapkan panggung Menyiapkan MC Membuat program acara gathering Bekerja sama dengan travel setempat, PHRI, ASITA Dekranasda, Airines mengundang pejabat setempat, tour operators/travel agents, travel writers sebanyak 50 orang setiap hari (selama acara) h. Merekam kegiatan gathering dalam bentuk photo/video.

5. Atraksi Kesenian/ Hiburan a. Menyiapkan pertunjukan kesenian tradisional Indonesia, khususnya tari Melayu dari Batam pada setiap acara gathering . b. Menyiapkan sinopsi kesenian yang akan ditampilkan c. Menyiapkan hiburan dengan artis lokal Surabaya d.Menyiapkan jadwal penampilan pertunjukan kesenian/ akustikan untuk acara pembukaan dan penutupan.

.

6. Laporan Kegiatan a. Buku laporan pelaksanaan kegiatan b. Dokumentasi dalam format CD foto dan CD video kegiatan table top, gathering dan atraksi kesenian pada program Direct Promotion Batam di Surabaya Laporan kegiatan diserahkan paling lambat 7 hari setelah event berakhir.

C.

Tujuan dan sasaran


1. Tujuan Kegiatan Direct Promotion Batam di Surabaya bertujuan untuk: a. Menumbuhkan rasa cinta dan kebanggaan terhadap potensi wisata Indonesia ‘. b. Meningkatkan perekonomian masyarakat dengan adanya peningkatan kunjungan wisatawan nusantara maupun wisatawan mancanegara ke daerah tersebut. c. Mampu menarik minat wisatawan mancanegara untuk berkunjung ke temapt-tempat wisata di Indonesia. d. Upaya untuk menekan meningkatnya jumlah orang Indonesia untuk berwisata ke luar negeri.

2. Sasaran: Sasaran dari kegiatan ini adalah: a. Meningkatnya citra Indonesia sebagai destinasi yang aman, nyaman, dan menarik untuk dikunjungi, khususnya kota Batam. b. Menyebarluaskan informasi mengenai destinasi pariwisata di Indonesia, khususnya Batam kepada wisatawan mancanegara dan wisatawan nusantara. Meningkatnya jumlah kunjungan wisatawan FIT (Frequent Individual Traveller) melalui paketpaket wisata Batam yang dikemas atraktif. c. Meningkatnya jaringan pemasaran Internasional yang mendorong peningkatan pangsa pasar pariwisata Indonesia. d. Meningkatkan devisa negara dari sektor pariwisata e. Meningkatkan perekonomian masyarakat Batam dengan adanya kunjungan wisatawan nusantara dan mancanegara.

D. Keluaran Partisipasi Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dalam Direct Promotion Batam di Surabaya diharapkan dapat menghasilkan: 1. Produk dan destinasi wisata Indonesia, khususnya Batam semakin dikenal.


2. Informasi kondisi kepariwisataan Indonesia yang kondusif, khususnya Batam semakin tersebar ke khalayak yang lebih luas 3. Tercapai sedikitnya 150 appointments/komitmen dari buyers untuk menjual paket-paket wisata yang ditawarkan oleh peserta industri pariwisata Indonesia pada Direct Promotion Batam Surabaya ini. 4. Tercapainya penjualan langsung /business deal antara tour operator Batam dengan mitra yang lain 5. Kunjungan wisatawan nusantara pada tahun 2014, khususnya ke Batam meningkat

Jadual Pelaksanaan Pekerjaan Dari tanggal 21 penyelenggaraan:

s/d

23

Juni,

dengan

kota

tempat

Di Surabaya E. Pembiayaan Kegiatan Direct Promotion Batam di Surabaya akan dibiayai dengan Anggaran Direktorat Jenderal Pemasaran Pariwisata Kementerian Pariwisata Ekonomi Kreatif sebesar Rp 308.920.000,- (Tiga Ratus Delapan Juta Sembilan Ratus Dua Puluh Ribu Rupiah).


Bab II. Apresiasi Terhadap KAK Berdasarkan pada arahan pedoman Kerangka Acuan Kerja (KAK) seperti yang tertuang pada tujuan dan sasaran pekerjaan, maka ada beberapa hal yang perlu dijelaskan sebagai pemikiran awal dalam rangka mengapresiasi kerangka acuan kerja tersebut. A. Pencermatan Terhadap Tujuan dan Sasaran Pencermatan terhadap Tujuan dan Sasaran kegiatan, perlu ditambahkan satu aspek substansial dalam kegiatan komunikasi pemasaran, yaitu “branding“ pariwisata Indonesia: •

Memperkenalkan daya tarik sebuah negara dapat dianalogikan sebagai memperkenalkan merek. Dalam persaingan global khususnya dalam konteks pemasaran pariwisata, merek perlu diperkenalkan agar eksistensinya diakui dan memperoleh posisi kuat dibenak konsumen global. Ada beberapa faktor yang membuat sebuah merek lebih disukai daripada merekmerek lain, yaitu (1) produk dan jasa yang bagus, (2) akses yang mudah untuk memperoleh produk/jasa tersebut, (3) harga yang sepadan dengan manfaat yang diperoleh, (4) selalu dikomunikasikan


pada serangkaian waktu, tempat dan cara yang tepat (marketing places). •

Dalam pemasaran pariwisata niscaya kita menghadapi persaingan dari Negara-negara lain seperti Thailand, Malaysia, Vietnam, dan Singapura yang sangat agresif dan semakin inovatif dalam mengembangkan produk dan destinasi pariwisatanya. Dalam konteks komunikasi pemasaran terpadu, salah satu program yang dilakukan untuk memperkenalkan dan meningkatkan citra Indonesia sebagai destinasi wisata yang patut dipilih adalah melalui format direct selling.

•

Dalam kerangka inilah Direct Promotion Batam di Surabaya diselenggarakan sebagai satu dari rangkaian upaya yang dilakukan untuk meningkatkan kunjungan wisatawan nusantara .

•

Tema Direct Promotion ini adalah Amazing Batam, Pemerintah dan pelaku usaha pariwisata telah semakin menyadari bahwa Batam haru menjadi ’brand’ yang kuat di pasar Internasional. Oleh karena itu, misi ini mempunyai target menjual Batam dan menguatkan destinasi wisata lain, dengan cara membangun asosiasi mereknya dengan Batam memang memepesona.

•

Direct Promotion Batam di Surabaya yang akan diselenggarakan oleh Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif merupakan wujud konkrit untuk memfasilitasi para tour operator inbound agar dapat secara proaktif dan bersama-sama menemui agen-agen pariwisata, baik yang sudah menjadi mitra kerja maupun yang berpotensi menjadi mitra kerja pariwisata Indonesia

•

Dengan adanya Direct Promotion Batam di Surabaya, pemerintah dan tour operator yang ada didaerah Indonesia akan memperoleh manfaat yang besar antara lain: 1.

Bersilaturahmi atau komunikasi bisnis secara lebih interpersonal, emosional, dan menghibur. Hal ini untuk mengakrabkan, memotivasi, dan menguatkan komitmen kerja sama. 2. Mengisi kembali (re-charge) pengetahuan para tour operator tentang paket-paket pariwisata yang ditawarkan, terutama jika ada paket yang baru.


3.

•

Menjadi media untuk mengetahui trend selera pasar dalam mempromosikan paket-paket wisata yang baru, yang mengalami perubahan karena dinamika persaingan tujuan wisata daerah .Kita akan memperoleh masukan tentang harapan dan minat baru konsumen atau masing-masing selera wisatawan nusantara.

Atraksi seni merupakan media komunikasi universal yang memiliki kekuatan untuk membangkitkan keinginan berkunjung. Oleh karena itu, atraksi seni yang akan mengisi rangkaian acara dapat membangun ’sense of belonging’ audiens yang memiliki potensi menyebarkan daya pikat budaya Indonesia khususnya Batam dengan khas Melayunya . Diharapkan, dengan bahasa seni tersebut akan tercipta apresiasi dan pembentukan citra positif terhadap daerah daerah tersebut.

Bab III Rencana Pelaksanaan Mendasarkan pada lingkup kegiatan dan pendekatan yang dikemukakan di depan, selanjutnya dapat dirumuskan skenario atau rencana pelaksanaan kegiatan Direct Promotion Batam di Surabaya yang dijabarkan sebagai berikut: •

Rencana Tahapan Pelaksanaan Adalah skenario yang disusun terkait dengan tahapan proses yang akan dilakukan untuk melaksanakan kegiatan mulai dari proses persiapan hingga pelaksanaan dan pasca pelaksanaan Direct promotion Btam di Surabaya 2013

•

Rencana Program – Agenda Kegiatan Adalah rencana yang disusun terkait dengan agenda pokok kegiatan.Direct Promotion Batam di Surabaya. Rencana ini mencakup rancangan program yang diterjemahkan dari tema


“Amazing Batam ” dan menjadi acuan bagi kegiatan-kegiatan Direct Promotion Batam di Surabaya . •

Rencana Teknis Penyelenggaraan Adalah rencana yang bersifat teknis pelaksanaan kegiatan yang mencakup pembuatan dekorasi ruangan, pengaturan agenda kegiatan pameran ,table top, gathering, atraksi kesenian, press conference dengan pengaturan waktu, publikasi dan lain sebagainya yang diperlukan untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan tersebut sehingga memiliki bobot yang berkualitas.

Atas dasar pemikiran tersebut maka jabaran lingkup kegiatan disini dapat di deskripsikan sebagai berikut: No. 1.

Lingkup kegiatan Persiapan

2.

Penyelenggaraan

Rincian • Penyusunan program • Penetapan tim kesenian dan pendukung acara • Penyiapan tim pameran , kesenian dan pendukung • Penyiapan promosi atau publikasi khususnya untuk “Amazing Batam” Direct Promotio Batam di Surabaya 2013 • Persiapan mall tempat pelaksanaan acara (Survey mall ) • Penyelenggaraan akan dilaksanakan di Surabaya Waktu penyelenggaraan adalah tanggal 21 s/d 23 Juni 2013. • Diadakan di Cito (City of tommorow) Jl. A. Yani – Surabaya.


•

3.

Pembuatan laporan

• •

Direct Promotion akan diikuti oleh sekitar 9 pelaku pariwisata dari minimal 3 destinasi di Indonesia dan pihak-pihak yang terkait dan mewakili stakeholders yang terlibat dalam program promosi dan penjualan Batam meliputi unsur dariPemda Batam, Disparbudpar Surabaya, tim yang tergabung dalam grup promosi dan grup kesenian dan tim pendukung acara serta dari pihak mitra menangani terkait dengan kegiatan ini. Direct Promotion akan dilaksanakan dengan format Table Top dan Pameran , yang akan diisi dengan atraksi kesenian Indonesia. Khususnya Batam . Direct Promotion akan didukung dengan publikasi, antara lain siaran pers di Jakarta, pembuatan materi publikasi, dan pemuatan di media internet yang selalu menginformasikan kegiatan promosi pariwisata Indonesia khususnya Batam . Selain itu, disarankan agar pihak Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif memberikan informasi melalui media internet, Laporan pelaksanaan merupakan bentuk laporan administratif / penyelenggaraan Direct Promotion Batam di Surabaya Laporan pelaksanaan memuat: laporan tahap-tahap pelaksanaan pra kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan hasil yang dicapai, termasuk catatan rekomendasi untuk pengembangan kegiatan yang akan datang.

Mendasarkan pada ruang lingkup skenario di atas, masing-masing dapat dijabarkan sebagai berikut: A. Rencana Tahap Pelaksanaan Tahap 1: Persiapan


•

• • • • • • •

Koordinasi dengan pihak penyelenggara kegiatan cq. PHRI, ASITA, Deskranasda, Disparbudar Surabaya dan Instansi terkait di Surabaya mengenai teknis kegiatan ini, termasuk dalam hal kualifikasi tempat dan perlengkapan teknis, tempat dan undangan untuk kegiatan Direct Promotion dan yang dilakukan oleh Event Organizer/pihak Pemda setempat di Surabaya oleh Kemenparekraf; perencanaan program publikasi; memastikan fasilitas akomodasi, hospitality, dekorasi dan lain-lain pendukung kegiatan yang diperlukan. Penetapan tim kesenian dan tim pendukung, kostum, peralatan musik dan sound system, materi publikasi Penyiapan stand, panggung, Penyiapan press conference Pembuatan materi publikasi Penyiapan peralatan musik dan sound system Survey mall yang akan dipakai utk acara Direct promotion. Penyiapan skenario dan rancangan substansi agenda kegiatan

Output: • Tim pelaksana kegiatan • Perlengkapan dekorasi, hospitality, table top, gathering, atraksi kesenian dan siaran pers • Rancangan program dan tahapan kegiatan • Kesiapan pelaksanaan Tahap 2: Pelaksanan Kegiatan: Direct Promotion Batam di Surabaya • Mendistribusikan siaran pers di Jakarta sebelum acara Melakukan koordinasi dengan pelaku pariwisata, pejabat Kemenparekraf dan instansi daerah yang mengikuti Direct Promotion • Penentuan venue di Cito Mall (City of Tomorrow) • Melakukan pengecekan venue untuk table top, gathering dan atraksi kesenian • Melakukan latihan atraksi kesenian untuk tampil pada acara gathering • Melaksanakan table top, workshop dan atraksi kesenian • Mengatur pertemuan dengan wartawan jika diagendakan oleh Output: • Terlaksananya Direct Promotion Batam di Surabaya 2013, berupa pertemuan antara pelaku pariwisata dengan diharapkan


• •

menghasilkan komitmen dan penjualan langsung paket-paket wisata Indonesia, khususnya Batam Terdistribusinya materi publikasi Meningkatnya sebaran informasi program Amazing Batam Direct Promotion Batam di Surabaya 2013

Tahap 3: Pelaporan • Pelaporan pelaksanaan kegiatan, beserta deskripsi rumusan hasil kegiatan Output: • Rangkuman keseluruhan hasil kegiatan Direct promotion Batam di Surabaya terhadap pembangunan citra Indonesia dan peningkatan kunjungan wisatawan nusantara.

B. Rencana Program – Agenda Kegiatan

Agenda Kegiatan “AMAZING BATAM” DIRECT PROMOTION BATAM DI SURABAYA 2013 Waktu April

Agenda Kegiatan Persiapan pengecekan venue dan cek harga paket pembuatan stand, sound system , tim kesenian, band, artis dan seluruh pengisi acara

Mei

Penentuan venue, pelaksana pembuatan stand, pengisi acara ,artis , band, tim kesenian dan semua yang terlibat di event Direct promotion Batam di Surabaya. Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif mengirim Siaran Pers/press conference di Jakarta. Pembuatan stand pameran/panggung /backdrop /

20 Juni


Hari 1 21 Juni Hari 2 22 Juni Hari 3 23 Juni

pemasangan sound system/lighting, ruang Table Top Persiapan acara pembukaan, stand pameran sudah siap dan dan stand sudah siap ,pameran di buka jam 10.00 pagi sesuai pembukaan mall dan Pembukaan acara jam 15.00 Table Top, gathering, games-games dan promosi daerah /kota Batam sesuai dengan tema nya “Amazing Batam” Direct Promotion Batam di Surabaya 2013 Persiapan untuk penutupan jam 16.00 sd seleesai, pembukaan undian besar. Penutupan dengan kesenian daerah Batam

C. Rencana Teknis Pelaksanaan Setelah survey dilaksanakan ditentukan penentuan tempat pelaksanaan event, Kemenparekraf bersama PCO , menetukan venue yang akan di tentukan sesuai dengan potensi pengunjung, aksesbilitas bagi masyarakat pengujung dan fasilitas yang ada. Venue yang disarankan Cito (Cit Of Tomorrow) di Jl. A.Yani Surabaya, akses pengunjung sangat mudah dan potensi pengunjung sangat bagus untuk melihat pameran.

Bab IV Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Tahap I (persiapan), II (pelaksanaan) dan III (pelaporan), seluruhnya termasuk rapat kordinasi, penyiapan venue, dekorasi, tim kesenian, publikasi, latihan, pelaksanaan Direct Promotion dan pelaporan dijadwalkan dalam waktu (20)dua puluh hari kalender.

Tahap persiapan dilakukan sejak saat surat penugasan diterbitkan oleh Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dengan tahapan sesuai dengan yang tertera dalam surat penugasan tersebut.

Pelaporan


Laporan memuat tahapan persiapan yang dilakukan oleh tim pelaksana dalam rangka menyiapkan penyelenggaraan Direct Promotion Batam di Surabaya secara umum lingkup materi didalamnya mencakup: • Jadwal dan rencana kerja • Rancangan pelaksanaan program/agenda kegiatan Laporan penyelenggaraan Laporan penyelenggaraan merupakan laporan yang disusun setelah seluruh kegiatan selesai dilaksanakan. Laporan penyelenggaraan akan memuat laporan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Australia dan NewDirect Promotion Batam di Surabaya serta rekomendasi bagi pengembangan kegiatan selanjutnya. Laporan ini diserahkan kepada pemberi pekerjaan sebanyak 7 (tujuh) set


DESAIN BOOTH PAMERAN


DOKUMEN ADMINISTRASI & TEKNIS

Recommend Documents