DOEN WAAR JE GOED IN BENT De crisisorganisatie in Drenthe op hoofdlijnen
‘DIT MOET ANDERS’ In 2009 besloot het bestuur van de Veiligheidsregio Drenthe om crisisbeheersing op een andere manier vorm te geven dan tot die tijd gebruikelijk was. Aanleiding was een aantal incidenten binnen en buiten de regio. Juni 2011 is de vernieuwde crisisorganisatie van start gegaan.
Drie uitgangspunten
• Er zijn grenzen aan wat de overheid kan. De overheid kan niet zonder de inzet van inwoners, bedrijven en instellingen. De overheid moet deze inzet stimuleren en ondersteunen. Tijdens een crisis werken overheid, inwoners en bedrijven vaak al samen. Deze samenwerking kan nog meer tot zijn recht komen door het maken van goede afspraken onderling. • Een crisis is per definitie onvoorspelbaar. Het is daarom, zeker in de eerste hectische fase van een crisis, onmogelijk om de hulpverleners ter plaatse centraal aan te sturen. Zij werken in de eerste hectische uren van de crisis zoveel mogelijk zoals ze dat gewend zijn. De leider CoPI houdt intussen de operationeel leider en de verantwoordelijk bestuurder op de hoogte van de situatie. De onderlinge coördinatie komt na de eerste acute hulpverlening op gang. • Inwoners, bedrijven en instellingen hebben zelf verantwoordelijkheden voor wat betreft het voorkomen van crises, het voorbereiden op hun rol tijdens een crisis en zeker het goed invullen van die rol als zich een crisis voordoet. Zij mogen hier ook op worden aangesproken door de overheid.
De basis van de nieuwe kijk op crisisbeheersing ligt in drie uitgangspunten.
2
3
DRIE HOOFDLIJNEN Er zijn in Drenthe drie hoofdlijnen benoemd. Hierin wordt aangegeven wat de overheid moet doen om een crisis goed aan te pakken. Aan deze hoofdlijnen zijn ook prestatie-eisen gekoppeld, want ze mogen niet vrijblijvend zijn.
1. H et bieden van fysieke zorg aan getroffen personen, bedrijven en instellingen
Dit is bijvoorbeeld het blussen van een brand, het geven van geneeskundige hulp of het onderdak verlenen aan geëvacueerde mensen.
“We kunnen direct maximaal faciliteren” Hilda Wartena, algemeen commandant GHOR:
“Als er een groot incident plaatsvindt, regelen we monodis ciplinair wat monodisciplinair kan en waar nodig wordt multidisciplinair afgestemd. Dit doen we alleen met de benodigde kolommen, waardoor we efficiënter kunnen werken. Dat stemmen we af met de operationeel leider, die goed kan bepalen wie er nodig zijn om het incident te klaren. De algemeen commandant kan zich na alarmering direct op het incident richten, omdat de officieren van dienst in het veld zowel het bron- als het effectgebied onder hun hoede hebben. Daardoor kan ik de officier van dienst maximaal faciliteren terwijl hij of zij aanrijdt. Dankzij de mobiele telefoon en internet kun je waar je ook bent direct aan de slag met informatie verzamelen en de eerste acties uitzetten. De getroffenen zijn daardoor veel beter geholpen. Vervolgens kun je naar de backoffice gaan, die in ons eigen gebouw is. Daardoor kun je gebruik maken van mensen, hun kennis en middelen die beschikbaar zijn binnen de organisatie. Dat geldt niet alleen voor de geneeskundige diensten, maar bijvoorbeeld ook voor brandweer en politie.”
4
5
2. Het duiden van de crisis
3. Het informeren van de bevolking
“Wat een schok is er vandaag door onze samenleving gegaan” Esther Meijerink, communicatieadviseur burgemeester:
Dit is een boodschap van de burgemeester, waarmee een brug wordt geslagen tussen de getroffen bevolking en de overheid.
“Als er een crisis is, willen we binnen een uur komen met een eerste persverklaring door de burgemeester, ook al is er nog weinig informatie te vertellen. De feiten gaan via de sociale media zó de wereld rond. Daarom is de rol van burgervader en boegbeeld de laatste jaren voor de burgemeester zo belangrijk geworden. Waar het om gaat is dat je er bent voor de getroffenen en de naasten, dat je je betrokken voelt en dit toont.
De overheid geeft feitelijke informatie over wat er aan de hand is. Ook geeft zij informatie over de gevolgen van de crisis en wat de getroffen mensen en andere betrokkenen zelf kunnen doen om de situatie te herstellen.
“Eerst kijken we wat er leeft” Renate Zuidema, teamleider crisiscommunicatie:
“Tijdens een crisissituatie is de informatievoorziening naar de maatschappij ontzettend belangrijk, zodat burgers, bedrijven en instellingen zelf hun maatregelen kunnen treffen. Het actiecentrum Communicatie haalt de buitenwereld naar binnen om de situatie te analyseren. Daarvoor houden we bijvoorbeeld de media en Twitter in de gaten. Ook telefonische vragen aan de gemeente nemen we mee. Zo krijgen we een beeld van de informatiebehoefte van de buitenwereld en het gedrag van de media en de mensen. Ook zien we dan hoe men de crisis en het handelen van de helpende organisaties beleeft.
Mijn collega’s in het actiecentrum kijken wat er speelt. Daar halen ze de buitenwereld naar binnen. De boodschap moet passen bij de situatie, hoe mensen daarop reageren en bij de burgemeester zelf. Het is belangrijk dat de burgemeester geloofwaardig overkomt, hij moet vooral zichzelf kunnen zijn. Daarna kan hij dan bijvoorbeeld instructies geven, zoals ‘blijf uit de buurt van’ of ‘geef hulpdiensten de ruimte’.”
Naast de informatie uit de buitenwereld wordt ook de informatie vanuit de crisisorganisatie in het actiecentrum Communicatie geanalyseerd. Er wordt bijvoorbeeld gelet op ontwikkelingen of maatregelen met maatschappelijke impact, zodat betrokkenen hier zo snel mogelijk over geïnformeerd kunnen worden. Darnaast wordt hier antwoord gezocht op de vragen die leven in de samenleving. De maatschappelijke informatiebehoefte en de informatie vanuit de crisisorganisatie bepalen samen de inhoud van de communicatiemiddelen die in het actiecentrum worden geproduceerd. Denk hierbij aan de website, twitter, de input voor de telefonistes en persvoorlichters, bewonersbrieven, etcetera.”
6
7
DE PRESTATIE-EISEN Voorbereidende Fase Fysieke Zorg
Hectische Fase
Multidisciplinaire Coördinatiefase
Diensten bereiden zich voor op hun eigen taak
De acute zorg wordt zonder gestructureerde afstemming geleverd
Diensten bereiden zich samen voor op de noodzakelijke afstemming
Na 1 uur kunnen de aangewezen gemeentelijke diensten hun zorg leveren
De acute zorg wordt na 2 uur gecoördineerd onder opperbevel van de burgemeester
Herstelfase De burgemeester bepaalt wanneer de herstelfase ingaat
Binnen 24 uur is een (concept) nazorgplan gereed
Hulpverleners worden opgeleid om zelfredzaamheid te ondersteunen
Duiden
De overheid legt aan inwoners, bedrijven en instellingen uit wat hun eigen rol is binnen crisisbeheersing
Binnen 1 uur vindt duiding van de crisis plaats en na nog 1 uur voor een tweede keer
Iedere 2 uur wordt de crisis door de burgemeester geduid, waarbij de informatiebehoefte van de getroffenen voorop staat
Regelmatig wordt de crisis door de burgemeester geduid, waarbij de informatiebehoefte van de getroffenen voorop staat Binnen 48 uur informeert de burgemeester de gemeenteraad over de crisis en het optreden van de gemeente daarin
InforMeren
Inwoners, bedrijven en instellingen worden geïnformeerd over wat zij tijdens de crisis van de overheid kunnen verwachten
Binnen 30 minuten en iedere 30 minuten daarna worden getroffenen geïnformeerd over de crisis
Ieder uur wordt een nieuw feitelijk beeld gegeven van de situatie, waarbij de informatiebehoefte van de getroffenen voorop staat
De overheid kent de informatiebehoefte van de inwoners, bedrijven en instellingen
Regelmatig wordt een nieuw feitelijk beeld gegeven van de situatie, waarbij de informatiebehoefte van de getroffenen voorop staat Binnen 48 uur is een plan klaar voor een openbare evaluatie van de crisis
8
9
Twee typen crises De Veiligheidsregio Drenthe werkt met twee typen crisisorganisaties, afhankelijk van de aard van de crisis: acuut of niet-acuut. Het verschil wordt bepaald door de tijdsdruk. Daarnaast is de opbouw van de Drentse crisisorganisatie mede gebaseerd op de GRIP-fasering bij een crisis.
1. Acute crisis
regio
Crisisteam
Beleidsteam
Operationeel
CoPI
Regionaal
Leider
Crisisteam
Algemeen
Algemeen
Comman-
Comman-
Algemeen
danten hulp-
danten hulp-
Commandanten
diensten en
diensten en
hulpdiensten en
gemeente
gemeente
gemeente
CoPI
CoPI
CoPI
Een acute crisis ontstaat plotseling en geeft in eerste instantie weinig ruimte voor afstemming. De hulpverleners gaan direct aan de slag en overleggen wanneer nodig. In een latere (multidisciplinaire coördinatie) fase, is er meer overleg en afstemming. Voorbeelden van een acute crisis zijn: een grote brand waarbij gevaarlijke stoffen vrijkomen of een grootschalig verkeersongeval. Kenmerken van deze crisisorganisatie zijn: korte lijnen, snelle besluitvorming en handelingsgerichtheid.
10
11
Crisisteam Regionaal Operationeel team
Etcetera
regio
Logistiek
Voorzitter Veiligheids-
Ondersteuningsstaf
Voorzitter Veiligheids-
Bestuurlijk eindverantwoordelijke
Communicatie
Burgemeester
GRIP 4
Draaiboek(en)
GRIP 3
(Voorbereiding) Hulpverlening
GRIP 2
Gemeentehuis
GRIP 1
2. Niet-acute crisis
Een niet-acute crisis ontwikkelt zich langzaam. In essentie is de Drentse crisisorganisatie voor niet-acute crises gelijk aan die voor acute crises. Er is echter één belangrijk verschil: er wordt een extra team geformeerd, het regionaal operationeel team. Hierin vindt multidisciplinaire voorbereiding en afstemming plaats om de crisis het hoofd te bieden. Voorbeelden van een niet-acute crisis zijn: een grootschalige grieppandemie of een langdurige stroomuitval. Kenmerk van deze crisisorganisatie is dat er meer een afstemmingscultuur is, waar meer tijd voor overleg is.
De vier GRIP-fasen
GRIP 1
GRIP 2
GRIP 3
GRIP 4
De leider CoPI treedt op als leider van het incident.
De operationeel leider heeft de operationele leiding.
De burgemeester geeft leiding, omdat bestuurlijke coördinatie en besluitvorming nodig is.
De voorzitter van de veiligheidsregio heeft de leiding bij gemeentegrensoverschrijdende crises.
“De verbindende factor in de eerste uren” Marc Rundervoort, leider CoPI:
“De leider CoPI mag mij altijd bellen” Robert Kleine, operationeel leider:
“Alleen waar het echt om gaat komt op tafel” Cees Bijl, burgemeester / verantwoordelijk bestuurder Emmen:
“Regionale regie met ruimte voor lokale invulling” Sicko Heldoorn, voorzitter Veiligheidsregio Drenthe, burgemeester Assen:
“Als leider CoPI geef ik de officieren van dienst tijdens de eerste hectische fase de gelegenheid goed in hun rol te komen bij de hulpverlening. Daarbij ben ik de verbindende factor en neem ik waar nodig spoedeisende besluiten. Als de behoefte er is steken we de koppen bij elkaar, bijvoorbeeld om snel een beeld van de situatie te krijgen. Maar we hoeven niet te vergaderen ‘om het vergaderen’. Ik zorg juist dat we snel weer tot actie overgaan. Ook heb ik de taak om de operationeel leider te voeden met operationele- en duidingsinformatie, zodat de burgemeester binnen een uur een persverklaring kan uitgeven en er bestuurlijke besluiten genomen kunnen worden. Het CoPI houdt zich bezig met zowel het bron- als het effectgebied. Dit geeft meer duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is en zorgt voor korte lijnen. De verschillende officieren van dienst in het CoPI krijgen hierbij ondersteuning van hun eigen actiecentrum, elk aangestuurd door een algemeen commandant. Onze werkwijze zorgt voor een snelle aanpak en duiding van de crisis en heeft in de praktijk al bewezen effectief te zijn.”
“Bij GRIP 2 vormen we nog geen crisisteam, maar informeren we wel vast de betreffende functionarissen. In afstemming met de leider CoPI praat ik eventueel de burgemeester bij en overleg ik of we naar GRIP 3 opschalen of het informeel houden en telefonisch contact houden. We kunnen flexibel omgaan met de structuren. Een groot voordeel van onze organisatie is de korte lijn leider CoPI - operationeel leider - burgemeester. Als er een beleidsmatige beslissing in het veld genomen moet worden, schiet je niet een formele overlegstructuur in, maar kan ik rechtstreeks met de burgemeester overleggen. Met de leider CoPI heb ik een hele directe verbinding. Al zit ik bij de burgemeester, de leider CoPI mag mij als enige altijd bellen. Dat doet hij alleen als het echt nodig is, zoals voor bestuurlijke besluiten of met informatie die van belang is voor de duidende boodschap. Met de algemeen commandanten vormen we een virtueel operationeel team. We kunnen elkaar bereiken, maar als het niet nodig is, treffen we elkaar niet fysiek. In de praktijk bel ik ze in de eerste tien minuten op, zodat we alvast een lijn hebben gelegd en weten wie welke rol gaat spelen. Maar als er verder niet gebeld wordt, is het ook niet nodig en dat weten we van elkaar.”
12
“Ik heb al twintig jaar ervaring met crisismanagement. Het grote voordeel van hoe we nu werken is dat je heel praktisch aan de slag kunt met een klein crisisteam. De vragen waar het echt om gaat komen op tafel. De operationeel leider zorgt ervoor dat alleen wat belangrijk is bij mij terecht komt. Bovendien heeft hij heel veel informatie, waardoor we dichter op de actie zitten. Er is een schakel tussenuit. We werken met een klein team, waarin alleen de operationeel leider, een communicatieadviseur en een gemeentesecretaris zitten.Naar wens kan daar een in- of externe adviseur aan worden toegevoegd, zoals een ambtenaar openbare orde & veiligheid. Dat werkt efficiënt.
Je krijgt ook goed de ruimte om je rol als burgervader in vullen. Er wordt van ons verwacht dat we snel met een verklaring komen. Wat is er aan de hand? Wat betekent het? Wat gaan we doen? Kijk, de feiten zijn tegenwoordig in zes minuten met Twitter de wereld rond, maar de burgers willen bevestiging. Het helpt dan dat je maar een klein crisisteam om je heen hebt. Als je als burgemeester dan ook de discipline hebt om je tot de hoofdzaken te beperken, heb je veel ruimte om te duiden. Ik laat de advisering over besluitvorming graag over aan specialisten.”
13
“Zodra de crisis de gemeentegrenzen in de regio overstijgt kan ik op advies van de betrokken burgemeesters besluiten op te schalen naar GRIP 4. Op dat moment neem ik als voorzitter van de Veiligheidsregio de leiding over, ook als mijn eigen gemeente er niet bij betrokken is. Bij een bovenlokaal incident onderhoud ik een optimale communicatie met de Commissaris van de Koningin. Ik informeer hem onmiddellijk en vraag hem indien nodig om ondersteuning. Ik heb de ondersteuning van een crisisteam, zoals dat ook bij GRIP 3 wordt gevormd. Evenals bij de lokale crisisorganisatie zorgt de operationeel leider voor duidingsinformatie en operationele informatie die nodig is voor de besluitvorming. Op deze manier werken we efficiënt. We leggen een groot accent op de lokale rol van de burgemeesters. Zij krijgen de ruimte voor lokale duiding, informatie en maatregelen en worden daarin gefaciliteerd met lokale ondersteuningsteams. Deze ondersteunen de gemeentelijke taken, zoals de crisiscommunicatie. De hulpverleningsdiensten zijn echter alleen in de regionale crisisorganisatie vertegenwoordigd. Daardoor houden we de besluitvorming centraal en blijven we efficiënt werken. Wel heeft onze operationeel leider contact met de algemeen commandant bevolkingszorg van de gemeente.”
De crisisorganisatie De crisisorganisatie is ingericht om de drie hoofdlijnen te realiseren en aan de bijbehorende prestatie-eisen te voldoen.
De organisatie bij zowel acute als niet-acute crises: • Is gebaseerd op praktijkervaringen en onderzoek; • Sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden van de betrokken functionarissen; • Is gebaseerd op de in Drenthe beschikbare capaciteit en kwaliteiten; • Is zelf crisisbestendig; • Is een projectorganisatie met operationeel leidinggevenden als (deel-) projectleiders die zorgen voor uitvoering en afstemming; • Ondersteunt de burgemeester in zijn rol van bestuurlijk eindverantwoordelijke voor openbare orde en veiligheid.
14
15
Colofon 2012, Veiligheidsregio Drenthe Tekst: Camerik Voortman communicatie en pr-adviseurs Redactie: HVD Drenthe, team communicatie Vormgeving: Cathleen van de Akker Druk: Netzo Druk Zwolle
