Doeltreffender registreren van lesverzuim. Evaluatie van het portaal AIDA. Hans van Gennip Menno Wester

Doeltreffender registreren van lesverzuim Evaluatie van het portaal AIDA

Hans van Gennip | Menno Wester Januari 2012

Projectnummer: 34000991 Opdrachtgever: Stichting Kennisnet

2012 ITS, Radboud Universiteit Nijmegen Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van het ITS van de Radboud Universiteit Nijmegen. No part of this book/publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher.

ii

Inhoud

1 Naar betere lesverzuimregistratie

1

2 Vraagstellingen en opzet van het onderzoek 2.1 Vraagstellingen 2.2 Onderzoek op vier locaties 2.3 Onderdeel 1 – Ervaringen met verzuimregistratie: de internetenquête 2.3.1 Respons vragenlijst 2.3.2 Opbouw van de effectieve respons 2.4 Onderdeel 2 – Analyse van lesverzuimgegevens 2.4.1 Soorten lesverzuim 2.4.2 Het lesverzuimpercentage 2.4.3 Berekeningswijze lesverzuimpercentage 2.4.4 Beschikbare gegevens

3 3 3 4 5 6 8 8 8 9 9

3 Verzuimregistratie en handelen 3.1 Het melden van afwezigheid van leerlingen 3.1.1 Registreren 3.1.2 Hulpmiddelen 3.1.3 Terugkoppeling 3.1.4 Acties bij afwezigheid 3.2 Het schoolbeleid rond afwezigheidmelding en ongeoorloofd lesverzuim 3.2.1 Bekendheid 3.2.2 Oordeel op hoofdlijnen 3.2.3 Wijze van uitvoering van het verzuimbeleid 3.3 Verandering ten opzichte van drie jaar geleden 3.3.1 Aanpak van het lesverzuim 3.3.2 Tijd en inspanning rondom verzuimregistratie 3.3.3 Contacten bij ongeoorloofd leerlingenverzuim

11 11 11 11 12 13 15 15 15 16 19 19 21 22

iii

4 Ervaringen met AIDA 4.1 Gebruik van mogelijkheden van AIDA 4.2 Gebruik van de laptop van de school 4.3 Het gebruiksgemak van AIDA beoordeeld 4.4 De meerwaarde van AIDA 4.4.1 Algemeen oordeel over de meerwaarde 4.4.2 De meerwaarde van AIDA op aspecten 4.5 Totaaloordeel over AIDA

25 25 26 27 28 29 30 32

5 Overzicht van lesverzuimpercentages 5.1 Lesverzuimpercentages vergeleken 5.1.1 Ongeoorloofd verzuim 5.1.2 Geoorloofd verzuim 5.2 Conclusies

35 35 35 36 37

6 Samenvatting en conclusies 6.1 Samenvatting 6.1.1 Ervaringen met verzuimregistratie 6.1.2 Analyse van lesverzuimgegevens 6.2 Conclusies

39 39 39 41 42

Bijlage 1 – Aantallen leerlingen per locatie en maximaal te volgen lessen per semester Bijlage 2 – Aantallen verzuimde lessen per categorie en per locatie

45 46

iv

1 Naar betere lesverzuimregistratie

Om het lesverzuim van studenten beter aan te kunnen pakken werken twee locaties van Wellantcollege met een geïntegreerd ict-systeem voor zowel registratie, informatie en communicatie: AIDA. Met het AIDA-portaal is niet alleen het lesverzuim eenvoudig te registeren, maar zijn desgewenst ook de reden en achtergronden van het verzuim vast te leggen. Bovendien kan hiermee informatie worden uitgewisseld met andere docenten en met de studenten zelf. Op locaties die niet met AIDA werken, moet nog gebruik gemaakt worden van afzonderlijke systemen om de genoemde activiteiten in praktijk te brengen. De idee voor een verbeterde, ict-ondersteunde absentenregistratie is afkomstig uit de koker van de bestuursraad. Op de locatie Westvliet is begin 2008 gestart met de ontwikkeling van AIDA. Het portaal is samen met leraren stapsgewijs ontwikkeld en getest. Leraren maakten deel uit van de ontwikkelgroep. Het portaal is op hun maat gemaakt, leraren mochten aangeven wat ze belangrijk en nuttig vinden. Sommige zaken vonden ze ook niet nodig zoals een mededelingenvenster waarop algemene berichten schoolbreed zouden kunnen komen. Bij het invoeren van AIDA is ruimschoots aandacht gegeven aan de ondersteuning van de gebruikers. Wellantcollege verwacht de volgende meerwaarden van AIDA boven het werken met afzonderlijke systemen: een grotere bereidheid van docenten om de verzuimregistratie serieus uit te voeren; tijdbesparing van docenten; beter geïnformeerd zijn over studenten; vaker met elkaar communiceren over studenten die verzuimen en die dreigen uit te vallen. Deze evaluatie is er op gericht deze meerwaarde te onderzoeken.

1

2

2 Vraagstellingen en opzet van het onderzoek

2.1

Vraagstellingen

Wellantcollege heeft in het kader van de EXMO-regeling van Kennisnet twee onderzoeksvragen geformuleerd. 1. Hoe ervaren docenten het werken met een geïntegreerd docentenportaal zoals gerealiseerd binnen AIDA? 2. Leidt het gebruik van een geïntegreerd portaal zoals gerealiseerd binnen AIDA tot een verbetering van de lesverzuimregistratie en informatievoorziening over studenten? Beide onderzoeksvragen worden in de twee onderdelen van het onderzoek behandeld: 1. de evaluatie van ervaring met AIDA via een internetenquête en 2. de analyse van verzuimregistratie en informatievoorziening. Voor het beantwoorden van beide onderzoeksvragen naar de mogelijke gevolgen van AIDA worden de twee locaties waarin de geïntegreerde portaal al is ingevoerd, vergeleken met twee andere locaties van Wellantcollege waar docenten niet werken met een vergelijkbare applicatie. In verband met de vergelijkbaarheid zijn deze overige locaties zodanig gekozen dat ze qua kenmerken zo veel mogelijk matchen met de twee locaties waar AIDA al wordt ingezet.

2.2 Onderzoek op vier locaties Het onderzoek richt zich op vier locaties van Wellantcollege waar op vmbo-niveau groen onderwijs wordt geboden. De locaties zijn ongeveer even groot (300 tot 400 leerlingen). Bij het zoeken naar locaties die geen AIDA gebruiken, is vooral gelet op regio / urbanisatiegraad. Met Wellantcollege Westvliet matcht Wellantcollege Madestein (ook Den Haag). Met Wellantcollege Oegstgeest matcht Wellantcollege Rijsburg. Alle locaties hebben ongeveer hetzelfde aantal leerlingen. Wellantcollege Westvliet (Den Haag) Inmiddels hebben leraren op de locatie Westvliet zo’n drie jaar ervaring opgedaan met AIDA. De deelnemende leraren hebben van de school een handzame minicompu3

ter gekregen, het netbook Asus Eee 901, waarmee draadloos toegang tot het interne ict-netwerk en internet mogelijk is. Wellantcollege Westvliet heeft het onderwijssysteem vernieuwd waardoor differentiatie en afwisseling volop aandacht krijgen. Ze omschrijven het zelf als volgt: ‘Bij theorievakken worden twee klassen samengevoegd en vervolgens in drieën gesplitst. Twee groepjes van 12 tot 15 leerlingen krijgen elk een docent die de instructie of theorie geeft in een aparte ruimte. De derde kleine groep verwerkt opdrachten in een ander deel van het lokaal en plant of maakt in stilte het huiswerk met hulp van een klassenmanager. Elke ca. 30 minuten wisselt de groep.’ Bij deze vernieuwde onderwijsopzet krijgt de leraar hulp van een klassenmanager. Deze klassenmanager houdt doorgaans in plaats van de leraar de absenten bij via AIDA. Er heeft een verschuiving plaatsgevonden. Aanvankelijk hield de docent deze registratie bij, maar met de andere onderwijsopzet en daarmee met de komst van de klassenmanager wordt deze administratieve klus hem of haar steeds vaker uit handen genomen. Wellantcollege Oegstgeest Deze locatie zet sterk in op het terugdringen van het verzuim. De leiding heeft zich met dit streven verbonden. Hier registreert de leraar het verzuim van leerlingen zelf. Deze school is niet bij de ontwikkeling van het AIDA-portaal betrokken geweest, maar heeft AIDA aangeboden gekregen om het op de eigen locatie te gaan invoeren. Het eerste invoeringsjaar was 2010. De school had alle leraren al eerder een eigen laptop ter beschikking gesteld. Wellantcollege Rijnsburg en Wellantcollege Madestein (Den Haag) Deze ‘controle’-locaties maken geen gebruik van AIDA. Hier wordt het lesverzuim nog handmatig genoteerd. Als leerlingvolgsysteem gebruiken de locaties Westvliet en Oegstgeest Trajectplanner. Beide andere locaties zetten hiervoor de applicatie StudieLogBoek in (lokale applicatie op netwerk).

2.3 Onderdeel 1 – Ervaringen met verzuimregistratie: de internetenquête In samenspraak met Wellantcollege is een internetvragenlijst gemaakt. De vragen gaan over gebruikservaringen (frequentie, benodigde tijd, gemak, ervaren nut, opbrengst) en over feitelijke handelwijzen rond verzuimregistratie, informatieuitwisseling en communicatie tussen docenten en studenten. We hebben de docenten bovendien gevraagd een vergelijking te maken tussen het nieuwe systeem en de oudere, afzonderlijke systemen. 4

De deelnemers hebben na de herfstvakantie 2011 via de e-mail een uitnodiging voor deelname aan het onderzoek ontvangen. Daaraan voorafgaand heeft de schoolleiding iedereen opgeroepen medewerking te verlenen. In de ITS-mail is een link naar de internetvragenlijst opgenomen. Na enkele weken is een herinnering gestuurd naar degenen die niet hadden gereageerd. Op 21 november is de dataverzameling gesloten. De internetenquête is niet alleen gehouden op de locaties die al met AIDA werken (Westvliet en Oegstgeest), maar ook op twee locaties die nog met afzonderlijke systemen werken. Deze ‘controlescholen’ hebben algemene vragen rond verzuim gekregen, los van de inzet van AIDA. Zodoende is het mogelijk een vergelijking te maken naar handelwijzen tussen beide groepen respondenten. Doelgroep voor de webenquête vormen de leraren op de geselecteerde locaties evenals de klassenassistenten die op sommige locaties een centrale rol spelen bij de registratie van absenten. De uitkomsten van de internetenquête rapporteren we in de hoofdstukken 3 en 4.

2.3.1

Respons vragenlijst

Er zijn 187 personeelsleden via een e-mail bericht benaderd om de online vragenlijst in te vullen. Hieraan gaven in totaal 104 personeelsleden gehoor. In tabel 2.1 is de respons per vestiging in procenten en in aantallen naar functie weergegeven.

Tabel 2.1 – Respons in procenten en in aantallen en het totaal aantal personeelsleden per vestiging naar functie Onderwijsbeheerspersoneel respons in %

respons totaal in aantal benaderd

Onderwijzend personeel respons in %

respons totaal in aantal benaderd

Totaal respons in %

respons totaal in aantal benaderd

AIDA Westvliet Oegstgeest

87% 62%

13 8

15 13

51% 54%

23 20

45 37

60% 56%

36 28

60 50

Geen AIDA Madestein Rijnsburg

50% 33%

6 3

12 9

47% 67%

15 16

32 24

48% 58%

21 19

44 33

Totaal

61%

30

49

54%

74

138

56%

104

187

Ruim de helft van het personeel heeft de vragenlijsten ingevuld, deze totale respons wisselt tussen 48 en 60 procent per locatie.

5

In totaal is 54 procent van de leraren aan de vragenlijst begonnen. De respons van leraren ligt op de vier locaties tussen 47 en 67 procent. Het onderwijsbeheerspersoneel bestaat onder andere uit teamleiders, administratief medewerkers, conciërges, onderwijsassistenten en instructeurs. In totaal begon 61 procent van het onderwijsbeheerspersoneel aan de vragenlijst, dit wisselt tussen 33 en 87 procent per locatie. Effectieve respons Niet elke respondent heeft de vragenlijst kunnen afmaken. Als gedurende de eerste vier vragen bleek dat de respondent in zijn functie op geen enkele manier te maken heeft met het lesverzuim, dan is de vragenlijst beëindigd en de respondent bedankt voor deelname. Dit is bij tien respondenten voorgekomen. De totale effectieve respons bestaat dan uit 94 personeelsleden, 88 respondenten hebben de vragenlijst volledig ingevuld.

2.3.2

Opbouw van de effectieve respons

In de vorige paragraaf zagen we dat van de 104 personeelsleden er 94 een bruikbare vragenlijst hebben opgeleverd. Hoe is deze responsgroep van 94 respondenten opgebouwd? In tabel 2.2 staat per vestiging de procentuele verdeling naar functie, geslacht, leeftijd en naar vakgebied. Ruim driekwart van de respondenten bestaat uit onderwijzend personeel. Op de locatie Rijnsburg is dit aandeel het grootst, ongeveer 89 procent. Het aandeel onderwijsbeheerspersoneel is het grootst onder de respondenten van locatie Westvliet, ongeveer 30 procent. Het percentage mannen en vrouwen is in de totale respondentengroep gelijk verdeeld. Maar het aandeel vrouwelijke en mannelijke respondenten wisselt per locatie. Op de locaties in Den Haag (Westvliet en Madestein) is het aandeel mannen en vrouwen bijna de helft. In Oegstgeest is bijna driekwart van de respondenten vrouw (71 procent), in Rijnsbrug is dit ruim een vijfde (22 procent). In de totale responsgroep is de gemiddelde leeftijd 45 jaar. Op de locatie Westvliet is dit gemiddelde iets lager (42 jaar), op locatie Rijnsburg iets hoger (48 jaar). Op de AIDA-locaties is het personeel jonger dan op de locaties zonder AIDA. Circa de helft van het personeel op de AIDA-locaties is jonger dan 40 jaar, terwijl op de locaties zonder AIDA circa 80 procent van het personeel ouder is dan 40 jaar.

6

Tabel 2.2 – Verdeling respons per vestiging naar functie, geslacht, leeftijd en vak AIDA

geen AIDA

Totaal

Westvliet

Oegstgeest

Madestein

Rijnsburg

Functie onderwijsbeheerspersoneel onderwijzend personeel

30% 70%

25% 75%

21% 79%

11% 89%

23% 77%

Geslacht man vrouw

52% 48%

29% 71%

53% 47%

78% 22%

51% 49%

Leeftijd 21 – 30 31 – 40 41 – 50 51 – 60 61 of ouder

18% 36% 9% 33% 3%

8% 38% 13% 29% 13%

21% 47% 21% 11%

6% 6% 44% 44% -

10% 28% 24% 32% 6%

27% 18%

21% 21%

11% 32%

28% 33%

22% 24%

21% 21% 6%

8% 38% 13%

26% 26% 11%

33% 44% 6%

21% 31% 9%

33

24

19

18

94

Vakken* exacte vakken talen maatschappijvakken en lichamelijke opvoeding beroepsgerichte vakken anders Totaal (n=100%)

* Leraren kunnen in meer vakken lesgeven. Derhalve tellen de percentages van de verdeling naar vakgebied niet op tot 100 procen.

Welke vakken geven de 72 leraren die de vragenlijst hebben ingevuld? Ongeveer een vijfde van de deelnemende leraren geeft respectievelijk exacte vakken, maatschappijvakken of lichamelijke opvoeding. Bijna een kwart geeft taalvakken en bijna een derde beroepsgerichte vakken. Het aandeel beroepsgerichte vakken is het grootst op de locaties Oegstgeest (38%) en Rijnsburg (44%). De categorie ‘anders’ bestaat uit leraren die lesgeven in muziek, ckv, projectonderwijs of die ondersteuning bieden in alle vakken.

7

2.4 Onderdeel 2 – Analyse van lesverzuimgegevens Het tweede gedeelte van het onderzoek bestaat uit de analyse van de lesverzuimgegevens van de diverse locaties. Deze gegevens zijn afkomstig uit het bestaande registratiesysteem van de locatie.

2.4.1

Soorten lesverzuim

We onderscheiden vier soorten lesverzuim: a) Ongeoorloofd: te laat komen; b) Ongeoorloofd: overig: de leerling heeft geen geldige reden; c) Geoorloofd: ziek; d) Geoorloofd: overig (bijvoorbeeld doktersbezoek, familieomstandigheden).

2.4.2

Het lesverzuimpercentage

Voor ons onderzoek is de belangrijkste maat het lesverzuimpercentage. Dat definieren we als het deel van de schooltijd in een semester dat verloren is gegaan wegens verzuim van leerlingen1. De schooltijd drukken we uit in het totaal aantal lessen. Een schooljaar delen we op in twee semesters: de periode van de zomervakantie tot de kerstvakantie en de periode van januari tot en met juli. Bij onze berekeningen van het verzuimpercentage hebben we het feitelijk aantal verzuimde lessen afgezet tegen het maximaal aantal lesuren dat in dat semester gevolgd had kunnen worden. We doen dat voor elk van de vier hiervoor onderscheiden verzuimcategorieën. Dus:

Verzuimpercentage =

(totaal aantal verzuimde lessen) / (maximaal aantal lesuren dat gevolgd had kunnen worden)

1 We hebben ons mede laten inspireren door de omschrijvingen van ziekteverzuim van leraren: http://www.stamos.nl/index.bms?verb=dictionary.

8

2.4.3

Berekeningswijze lesverzuimpercentage

Allereerst is per leerling het totaal aantal verzuimde lessen per verzuimcategorie in een semester berekend2. Daarna zijn deze gegevens getotaliseerd voor alle leerlingen die hebben verzuimd. Om het maximaal aantal lessen dat gevolgd had kunnen worden in een bepaalde periode te kunnen berekenen, hebben we drie elementen nodig: het totaal aantal leerlingen (dus ook leerlingen die niet verzuimen): hiervoor gaan we uit van het opgegeven aantal leerlingen op de teldatum, dat is per oktober van het betreffende schooljaar (zie bijlage 1 voor deze aantallen); het gemiddeld aantal lessen: Wellantcollege geeft aan dat dit 32 lessen per week is; het aantal schoolweken in een semester. We gaan uit van de volgende indeling in semesters die samen 38 lesweken omvatten: a) augustus tot en met december, dat zijn 16 lesweken (22 weken); b) januari tot en met juli: dat zijn 22 lesweken (30 weken). Het maximaal aantal lessen dat gevolgd kan worden per semester en per locatie, varieert. In bijlage 1 is te zien wat deze maxima zijn. Zoals de eerder weergegeven formule laat zien, is het maximum aantal te volgen lessen nodig om het lesverzuimpercentage te kunnen bepalen.

2.4.4

Beschikbare gegevens

Van de locaties met AIDA (Westvliet en Oegstgeest) hebben we gegevens over drie of vier schooljaren. Van Wellantcollege Madestein hebben we (voornamelijk) gegevens over de laatste twee schooljaren. Van locatie Rijnsburg zijn alleen gegevens van schooljaar 2010-2011 present. De analyse van gegevens van de locaties die niet beschikken over AIDA, bleek tijdrovend te zijn. De gegevens van de andere locaties heeft minder voeten in de aarde gehad. Interessant is om de locaties die AIDA wel en niet inzetten, met elkaar te vergelijken wat betreft lesverzuimcijfers.

2 De bestanden van drie locaties zijn gebaseerd op meldingen per lesuur. In het bestand van Rijnsburg is soms echter alleen van een leerling bekend dat hij of zij een aantal dagen achtereen verzuimd. Om dan het totaalaantal lesuren over de aangegeven verzuimde dagen te bepalen, gaan we van 32 lesuur per week, dan is dat 6,4 lesuur gemiddeld per dag.

9

10

3 Verzuimregistratie en handelen

In dit hoofdstuk schetsen we aan de hand van de uitkomsten van de internetenquête wat de gang van zaken is rond het registreren van leerlingafwezigheid, wat het locatiebeleid in deze is, of er veranderingen zijn opgetreden en hoe betrokkenen een en ander beoordelen.

3.1 Het melden van afwezigheid van leerlingen Als een leerling afwezig is in de les, dan kan een reeks van activiteiten in werking treden. In deze paragraaf gaan we op deze mogelijke acties.

3.1.1

Registreren

De activiteit die per definitie niet kan ontbreken, is het registreren van het absent zijn. Nagenoeg alle leraren zeggen dan ook dat ze aan het begin van hun les het verzuim registreren. Van de 36 leraren op AIDA-locaties geeft 58 procent aan dat dit korter dan twee minuten duurt. Op locaties zonder AIDA geeft ongeveer 71 procent van de 31 leraren aan dat het bijhouden van verzuim minder dan twee minuten duurt.

3.1.2

Hulpmiddelen

Waarmee wordt het verzuim geregistreerd? Zoals te verwachten geeft op de AIDAlocaties driekwart van het personeel aan dat ze in de meeste tot vrijwel alle lessen AIDA gebruiken voor de verzuimregistratie. Een enkele leraar geeft aan het verzuim eerst op papier te noteren om het later alsnog in te voeren. Vijf respondenten melden dat ze ‘Trajectplanner’ voor de verzuimregistratie gebruiken. Op beide locaties zonder AIDA gebruikt ruim de helft voor de verzuimregistratie papieren formulieren, een derde van het personeel benut daarbij zelf gemaakte formulieren. Tien respondenten geven aan dat ze de afwezigheid van leerlingen bijhouden in een digitaal Studie Logboek (SLB).

11

Digitaal of niet? Aan de 37 respondenten die niet met AIDA werken, vroegen we hoe de verzuimregistratie verbeterd kan worden. Van de 29 respondenten die deze vraag beantwoordden, gaven 13 respondenten aan dat ze het een verbetering zouden vinden als de verzuimregistratie digitaal zou gaan. Eén leraar schrijft: ‘Leerlingen moeten bij ons een klassenmap meenemen. Eerste actie ligt dus bij hen. Vergeten zij de map, dan kan ik geen absenten invoeren of moet de map laten halen of zelf later opzoeken. Ik vind dit tijdrovend en zonde van de lestijd. Digitaal lijkt mij een verbetering, omdat het initiatief tot absentenregistratie dan bij mij als docent ligt’. Ook geven ze aan behoefte te hebben aan overzichten van de absentie, snellere terugkoppeling of dat door digitalisering er sneller duidelijkheid is ‘welke Kevin er niet is’. Vier deelnemers hebben behoefte aan meer duidelijkheid en terugkoppeling, maar laten in het midden of dit met een digitaal systeem zou moeten. ‘De registratie procedure is helder maar wat er gebeurt als kinderen langer en vaker ongeoorloofd afwezig zijn weten de leerkrachten niet waarom en wat er aan gedaan wordt.’

3.1.3

Terugkoppeling

In hoeverre krijgt het onderwijzend personeel informatie teruggekoppeld van de presentiebeheerder of schoolleiding over het geoorloofde of ongeoorloofde verzuim van hun leerlingen? Dit verschilt nauwelijks tussen de locaties waar met AIDA en waar niet met AIDA wordt gewerkt. Van het onderwijzend personeel zegt respectievelijk 49 en 58 procent meestal of bijna altijd terugkoppeling te ontvangen. De andere helft krijgt dit niet. In hoeverre is het onderwijzend personeel tevreden met deze teruggekoppelde informatie? Tussen de locaties die wel of niet met AIDA werken is hierin weinig verschil. Ruim de helft (respectievelijk 53 en 54 procent) is (heel) tevreden over de teruggekoppelde informatie. Op beide typen locaties is bijna een derde matig tevreden en ongeveer 14 procent ontevreden. Er is dus weinig verschil tussen de locaties. In hoeverre speelt de mate waarin het onderwijzend personeel geïnformeerd wordt een rol in de mate van tevredenheid? Dit staat in figuur 3.1. In figuur 3.1 is te zien dat het onderwijzend personeel dat (heel) tevreden is over de terugkoppeling, over het algemeen meestal of altijd terugkoppeling krijgen. Alle leraren die ontevreden zijn, krijgen daarentegen weinig of geen terugkoppeling over het geoorloofd en ongeoorloofd verzuim van hun leerlingen.

12

Figuur 3.1 – Tevredenheid over de teruggekoppelde informatie naar de mate waarin er wordt teruggekoppeld (n=69) (heel) tevreden (n=37)

8%

92%

matig tevreden (n=22)

68%

32%

ontevreden (n=10)

100% 0%

20%

40%

meestal geen terugkoppeling

60%

80%

100%

meestal of altijd terugkoppeling

Snellere terugkoppeling gewenst Enkele deelnemers geven aan dat de systematiek van de verzuimregistratie sneller mag. ‘Automatisch naar mentor op de dag zelf terugkoppelen welke leerlingen te laat (on)geoorloofd afwezig zijn. Ook geoorloofde afwezigheid is belangrijk om te weten, want het is soms een signaal dat er iets aan de hand is met een leerling’. Een leraar geeft aan dat een lik-op-stukbeleid nodig is.

3.1.4

Acties bij afwezigheid

Verschillende activiteiten kunnen ondernomen worden wanneer leerlingen ongeoorloofd afwezig zijn: contact met ouders opnemen, de betreffende leerlingen aanspreken of overleggen met collega's. In figuur 3.2 staat welk deel van het personeel een paar keer in de maand of vaker deze activiteiten uitvoert. Opvallend is dat ongeveer eenvijfde van het deelnemende personeel van AIDAlocaties aangeeft dat deze activiteiten voor hen niet van toepassing zijn. Op de andere locaties is dit maar een tiende. In verband met een betere vergelijkbaarheid is de groep die ‘niet van toepassing’ aangeeft, buiten de berekening van de percentages gelaten.

13

Figuur 3.2 – Frequentie van activiteiten als leerlingen ongeoorloofd afwezig zijn op AIDA-locaties (n verschilt tussen 40 en 51) en locaties die niet met AIDA werken (n verschilt tussen 31 en 36)*

contact met ouders (telefonisch, mail) gesprekken met ouders (op school, huisbezoek)

gesprekken met betreffende leerlingen overleg met collega’s over leerlingen die verzuimen overleg met leiding over leerlingen die verzuimen

AIDA

geen AIDA AIDA

23% 9%

16%

15%

10% 8%

geen AIDA 6% AIDA

28%

geen AIDA

18%

AIDA

20%

geen AIDA

AIDA geen AIDA

33% 18% 33%

31%

14%

17%

16%

14% 8%

langere periode volgen AIDA 20% van leerlingen die ongeoorloofd verzuimen geen AIDA 10% 16% 0%

20%

23%

40%

paar keer in de maand

60%

80%

100%

wekelijks of vaker

* Percentages uitsluitend berekend op basis van het deelnemende personeel dat aangeeft dat deze activiteiten van toepassing zijn

In figuur 3.2 is te zien dat respondenten bij ongeoorloofd verzuim vooral gesprekken voeren met de betreffende leerlingen of overleggen met collega’s. Daarnaast worden dan over een langere periode leerlingen die ongeoorloofd verzuimen, gevolgd. Verder blijkt uit de figuur dat het personeel op AIDA-locaties vaker aangeeft ten minste een paar keer in de maand activiteiten te ondernemen bij ongeoorloofd verzuim, dan het personeel van de locaties die niet bekend zijn met AIDA. Op AIDAlocaties worden bijvoorbeeld leerlingen die ongeoorloofd de les verzuimen aanzienlijk vaker hierop aangesproken.

14

3.2 Het schoolbeleid rond afwezigheidmelding en ongeoorloofd lesverzuim 3.2.1

Bekendheid

Hoe kijkt het personeel aan tegen het locatiebeleid omtrent het verzuim van leerlingen? Vinden ze het beleid duidelijk en consequent? Verschilt dit tussen de locaties die wel of geen AIDA gebruiken? Nagenoeg alle personeelsleden (99%) zijn bekend met de regels en het beleid op hun locatie voor het melden van afwezigheid en van de aanpak van ongeoorloofd verzuim van leerlingen. Verreweg de meeste personeelsleden geven aan dat ze goed op de hoogte zijn van het beleid: op de AIDA-locaties is dit 88 procent, op locaties waar men niet met AIDA werkt iets minder, 76 procent. De rest geeft aan het beleid impliciet te kennen.

3.2.2

Oordeel op hoofdlijnen

Wat vindt het personeel dat – meer of minder expliciet – op de hoogte is van het lesverzuimbeleid hiervan? In tabel 3.1 staat hun oordeel over drie hoofdfacetten van dit verzuimbeleid: de duidelijkheid, de mate waarin dit beleid consequent is en de uitvoerbaarheid in de praktijk.

Tabel 3.1 – Oordeel over het beleid omtrent lesverzuim naar aandeel onvoldoende en voldoende en naar gemiddeld cijfer Onvoldoende (1-5)

Voldoende (6-10)

Totaal

gemiddeld percentage gemiddeld percentage gemiddeld n = 100% cijfer cijfer cijfer Duidelijk

AIDA geen AIDA

4,0 4,5

4% 6%

8,0 8,2

96% 94%

7,9 8,0

55 36

Consequent

AIDA geen AIDA

4,1 4,2

15% 14%

7,4 7,9

85% 86%

7,0 7,4

55 36

Uitvoerbaar AIDA in de praktijk geen AIDA

4,0

5%

7,5

95%

7,3

55

4,0

14%

8,0

86%

7,4

36

Uit tabel 3.1 blijkt dat het verzuimbeleid over de hele linie een ruime voldoende krijgt. De beoordelingen verschillen weinig tussen de AIDA-locaties en de locaties die hier niet mee werken. De duidelijkheid van het beleid scoort bijna een acht. De 15

mate van consequentheid scoort respectievelijk een 7,0 en een 7,4. De uitvoerheid in de praktijk beoordelen de personeelsleden met een 7,3 en een 7,4. Een minderheid van de respondenten is ontevreden over het verzuimbeleid. Ongeveer één op de zes personeelsleden op locaties met en zonder AIDA vindt het beleid niet consequent genoeg, zij geven een onvoldoende. De uitvoerbaarheid van het beleid krijgt op de locaties zonder AIDA van één op de zes personeelsleden een onvoldoende, op AIDA-locaties geeft bijna iedereen een voldoende. We hebben geen significant verschil gevonden tussen de beoordelingen van het verzuimbeleid op AIDA-locaties en locaties die hier niet mee werken. Ook vonden we geen verschil in beoordeling tussen het onderwijsbeheerspersoneel en het onderwijzend personeel.

3.2.3

Wijze van uitvoering van het verzuimbeleid

In deze paragraaf gaan we in op enkele belangrijke uitvoeringsaspecten van het verzuimbeleid op de locatie. Deze aspecten zijn te ordenen onder de kopjes ‘Systematische uitvoering van het verzuimbeleid’ en ‘Uitvoeren van regels rond het registreren van lesverzuim’. Systematische uitvoering van het verzuimbeleid Bijna al het personeel geeft aan (zie figuur 3.3) dat het lesverzuim op hun locatie serieus wordt gevolgd. Krijgen leraren te weinig ondersteuning bij de bestrijding van ongeoorloofd verzuim? Ruim 60 procent van het personeel geeft aan van niet. De aanpak van ongeoorloofd verzuim vormt volgens de helft van de respondenten op de AIDA-locaties geen sluitpost op school, op locaties zonder AIDA is dit ongeveer tweederde.

16

Figuur 3.3 – De uitvoering van lesverzuimbeleid volgens personeelsleden op AIDAlocaties (n=56) en op locaties zonder AIDA (n=36)

verzuim van leerlingen wordt op onze locatie serieus gevolgd

AIDA

4%

93%

geen AIDA

94%

te weinig onderAIDA steuning bestrijden ongeoorloofd verzuim geen AIDA

aanpak ongeoorloofd verzuim vormt sluitpost op school

63%

61%

AIDA

8%

54%

geen AIDA

14%

67% 0%

(geheel) mee oneens

16%

20%

niet oneens / niet eens

40%

22%

13%

8% 60%

(geheel) mee eens

14% 7%

8%

20%

14% 80%

11% 100%

geen mening/ n.v.t.

De drie stellingen uit figuur 3.3 vormen samen een schaal over de aanpak van het verzuim. Uitgaande van deze schaalscore zijn er geen significante verschillen tussen locaties die wel en die niet met AIDA werken of tussen de personeelscategorieën. Uitvoeren van regels rond het registreren van lesverzuim In figuur 3.4 staat in hoeverre respondenten vinden dat er op hun locatie duidelijke regels en afspraken over de registratie van verzuim gelden en gevolgd worden.

17

Figuur 3.4 – De uitvoering van regels omtrent verzuimregistratie volgens personeelsleden op AIDA-locaties (n=56) en op locaties zonder AIDA (n=36) heldere regels vastleggen verzuim heldere regels aanpak verzuim

AIDA

7%

geen AIDA

8%

89%

11% 5%

80%

AIDA geen AIDA

14%

88%

11%

iedereen vult AIDA verzuimregistratie op eigen manier in geen AIDA vastleggen van verzuim is tijdrovend

4%

69% 61%

16%

33%

AIDA verzuimregistratie is eigenlijk geen geen AIDA zaak van leraar

19%

20%

niet oneens / niet eens

17% 40%

17% 30%

13%

56%

13% 8% 4%

47%

66%

0%

20% 8%

50%

geen AIDA

6%

7%

67%

AIDA

(geheel) mee oneens

4%

60%

(geheel) mee eens

18%

4%

28% 80%

100%

geen mening/ n.v.t.

Bijna 90 procent vind dat er heldere afspraken en regels zijn over het vastleggen van leerlingverzuim. Op de AIDA-locaties en locaties zonder AIDA vindt respectievelijk 80 en 69 procent dat er heldere regels en afspraken op hun locatie zijn over de aanpak van ongeoorloofd lesverzuim. De verzuimregistratie gebeurt veelal op uniforme wijze. Het is niet zo dat elke collega de verzuimregistratie op zijn of haar eigen manier invult, zo geeft circa tweederde aan. Op de AIDA-locaties vinden minder respondenten dat de verzuimregistratie tijdrovend is dan op de locaties zonder AIDA. Bijna een derde op de AIDA-locaties vindt het vastleggen van verzuim tijdrovend, de helft vindt van niet. Op locaties zonder AIDA is dit net omgekeerd: hier vindt de helft de verzuimregistratie tijdrovend. Toch is dit verschil statistisch niet significant. Volgens 18 en 28 procent van de respondenten op de locaties met en zonder AIDA is de verzuimregistratie eigenlijk geen zaak van de leraar, ruim de helft is het hier niet mee eens. 18

3.3 Verandering ten opzichte van drie jaar geleden AIDA-locaties hebben zich ingespannen om het lesverzuim beter en gemakkelijker vast te leggen. Vandaar dat we uitvoerig stilstaan bij de vraag of betrokkenen vinden of de situatie in hun huidige lessen is veranderd ten opzichte van drie jaar geleden. We behandelen eerst in hoeverre de eigen verzuimaanpak is veranderd, daarna of de mate waarin de benodigde tijd en inspanning voor verzuimregistratie is toe- of afgenomen en tot slot kijken we naar de verandering in de contacten en overleg na een verzuimmelding. Opmerkelijk is dat bij de reeks vragen over eventuele veranderingen gemiddeld bijna 40 procent van het personeel op de AIDA-locaties ‘weet niet / niet van toepassing’ aangeeft. Op de locaties zonder AIDA geeft maar gemiddeld 18 procent dit aan. Om de locaties onderling vergelijkbaar te houden, zijn de respondenten met ´niet van toepassing´, buiten de berekening van de percentages gelaten.

3.3.1

Aanpak van het lesverzuim

Hoe staat het met de aanpak van het leerlingenverzuim in de eigen lessen ten opzichte van drie jaar geleden? Is dit duidelijker of effectiever geworden? En is de snelheid waarmee de school actie onderneemt bij frequent verzuim veranderd? In figuur 3.5 is te zien dat over het algemeen het personeel op de AIDA-locaties vindt dat de aanpak van de school is verbeterd. Ongeveer 65 procent vind de aanpak rond verzuim duidelijker en effectiever dan drie jaar geleden. Op locaties waar niet met AIDA wordt gewerkt, vindt respectievelijk 45 en 29 procent de aanpak duidelijker en effectiever.

19

Figuur 3.5 – De eigen aanpak bij verzuim vergeleken met de situatie drie jaar geleden, op AIDA-locaties (n verschilt tussen 34 en 36) en locaties die niet met AIDA werken (n verschilt tussen 28 en 31)*

duidelijkheid van aanpak rond verzuim

AIDA 6%

29%

geen AIDA

65%

52%

AIDA

45%

35%

65%

effectiviteit van aanpak geen AIDA 7%

snelheid actie school bij frequent verzuim

AIDA

geen AIDA

25%

11% 0%

beduidend minder

64%

29%

72%

46% 20%

40%

ongeveer in dezelfde mate

43% 60%

80%

100%

beduidend meer

* Percentages uitsluitend berekend op basis van het deelnemende personeel dat aangeeft dat deze activiteiten van toepassing zijn

De snelheid waarmee de school actie onderneemt wanneer leerlingen frequent ongeoorloofd verzuimen, is volgens 72 procent van de personeelsleden op de AIDAlocatie toegenomen, tegen 43 procent op de locaties zonder AIDA. Deze drie variabelen vormen samen een schaal3 over de aanpak van lesverzuim. Op de AIDA-locaties is de aanpak iets meer veranderd dan op de locaties die hier niet mee werken (gemiddelde schaalwaarden respectievelijk 2,7 en 2,3). Dit verschil is statistisch significant (Anova4).

3 De betrouwbaarheid van een schaal wordt uitgedrukt met Cronbachs alpha, deze is 0.78 4 F=8.0; p<.01; E²=0.12.

20

3.3.2

Tijd en inspanning rondom verzuimregistratie

In figuur 3.6 staat de verandering in de gang van zaken rondom de verzuimregistratie ten opzichte van drie jaar geleden, zoals de benodigde tijd, de bureaucratische rompslomp of de omvang van het ongeoorloofd verzuim.

Figuur 3.6 – De registratie bij verzuim vergeleken met de situatie drie jaar geleden, op AIDA-locaties (n verschilt tussen 31 en 35) en locaties die niet met AIDA werken (n verschilt tussen 29 en 32)*

AIDA

35%

50%

15%

benodigde tijd voor verzuimregistratie geen AIDA

19%

AIDA

66%

39%

16%

42%

19%

bureaucratische rompslomp rond verzuim geen AIDA

10%

AIDA

52%

39%

46%

51%

3%

omvang van ongeoorloofd verzuim van leerlingen geen AIDA

10% 0%

beduidend minder

79% 20%

40%

ongeveer in dezelfde mate

10% 60%

80%

100%

beduidend meer

* Percentages uitsluitend berekend op basis van het deelnemende personeel dat aangeeft dat deze activiteiten van toepassing zijn.

Ruim de helft van het personeel op AIDA-locaties (50%) en van locaties zonder AIDA (66%), vindt dat de benodigde tijd in hun les voor de verzuimregistratie ongeveer hetzelfde is gebleven. Op de AIDA-locaties is een derde van mening dat de benodigde tijd voor de registratie minder is geworden. Bijna de helft meent dat de bureaucratische rompslomp rond verzuim hetzelfde is gebleven. Toch geeft ongeveer 39 procent van het personeel op de AIDA-locaties aan 21

dat deze rompslomp de afgelopen drie jaar beduidend minder is geworden; op locaties zonder AIDA is dit maar tien 10 procent. Bijna de helft van het personeel op de AIDA-locaties (46%) denkt dat de omvang van het ongeoorloofd verzuim van leerlingen minder is geworden. Dit in tegenstelling tot het merendeel (79%) op de locaties zonder AIDA die inschat dat het ongeoorloofde verzuim ongeveer gelijk is gebleven, terwijl maar 10 procent denkt dat het minder is gewordenieder. De drie variabelen uit figuur 3.6 vormen samen een schaal5, waarbij de waarde één betekent dat de verzuimregistratie meer tijd en inspanning is gaan kosten, de waarde drie dat dit minder is geworden. De gemiddelde schaalwaarde is op de AIDA-locaties 2,3 en op de locaties zonder AIDA is dit 1,9. Dit verschil is significant6: op AIDAlocaties is de vereiste tijd en inspanning voor de verzuimregistratie dus iets meer afgenomen dan op de locaties zonder AIDA.

3.3.3

Contacten bij ongeoorloofd leerlingenverzuim

In hoeverre wordt er meer of minder overlegd bij ongeoorloofd verzuim van leerlingen? In figuur 3.7 staat een drietal activiteiten die de leraar kan ondernemen wanneer leerlingen verzuimen: overleg met collega’s, gesprekken met leerlingen en ouders. Is dit de afgelopen drie jaar veranderd?

5 De betrouwbaarheid van een schaal wordt uitgedrukt met Cronbach’s alpha, deze is 0.72 6 F=7.4; p<.01; E²=0.10.

22

Figuur 3.7 – Activiteiten bij verzuim vergeleken met de situatie drie jaar geleden, op AIDA-locaties (n verschilt tussen 29 en 32) en locaties die niet met AIDA werken (n verschilt tussen 28 en 31)*

AIDA

78%

19%

geen AIDA

80%

17%

overleg met collega’s over verzuimende leerlingen

gesprekken met leerlingen die ongeoorloofd verzuimen

AIDA

77%

geen AIDA

AIDA

19%

66%

10%

31%

79%

10%

aantal contacten met ouders over verzuim geen AIDA

79% 0%

beduidend minder

20%

40%

ongeveer in dezelfde mate

21% 60%

80%

100%

beduidend meer

* Percentages uitsluitend berekend op basis van het deelnemende personeel dat aangeeft dat deze activiteiten van toepassing zijn.

Uit figuur 3.7 blijkt dat het merendeel van het personeel vindt dat de contacten met collega’s, leerlingen en ouders na ongeoorloofd verzuim ongeveer hetzelfde is gebleven. Gemiddeld vindt één op de vijf dat dit beduidend meer is geworden. Er zijn geen significante verschillen tussen de AIDA-locaties en de locaties zonder AIDA (uitgaande van de schaalscore7).

7 De betrouwbaarheid van een schaal wordt uitgedrukt met Cronbach’s alpha, deze is 0.74

23

24

4 Ervaringen met AIDA

In dit hoofdstuk gaan we in op de ervaringen met en het gebruik van het AIDAportaal. Het gaat hier dus uitsluitend om respondenten verbonden aan de locaties Westvliet (33 respondenten) en Oegstgeest (24 respondenten). Wat gebruiken ze wel en niet van AIDA, hoe beoordelen ze het gebruiksgemak en wat is in hun ogen de meerwaarde van dit ondersteunende portaal?

4.1

Gebruik van mogelijkheden van AIDA

Het AIDA-portaal kan niet alleen voor de lesverzuimregistratie worden benut, maar kent tal van andere opties, zoals het raadplegen van de basisgegevens van leerlingen, het bekijken van de klassenroosters of het opvragen en versturen van e-mail. De belangrijkste mogelijkheden van het AIDA-portaal en het gebruik van deze mogelijkheden staan in tabel 4.1. Tabel 4.1 – Frequentie van gebruik van de verschillende mogelijkheden van het AIDA-portaal door respondenten op beide AIDA-locaties (n=53) nooit tot enkele keren per maand

maandelijks of minder

paar keer per maand

enkele keren per week tot dagelijks

absenten melden mijn rooster/agenda raadplegen gebruik van koppeling naar Trajectplanner klassenlijst (met foto's) bekijken roosters van klassen inzien

25% 47% 47%

0% 6% 6%

4% 6% 6%

72% 42% 42%

43% 43%

4% 4%

13% 13%

40% 40%

agenda's van klassen bekijken basisgegevens per leerling raadplegen overzicht absenties per leerling bekijken e-mail opvragen en versturen toetsgegevens van leerlingen inzien notities over leerlingen toevoegen of lezen

62% 55% 62%

6% 8% 4%

2% 11% 13%

30% 26% 21%

70% 51% 60%

6% 9% 9%

6% 23% 19%

19% 17% 11%

samenwerken met collega's

72%

11%

6%

11%

25

Zoals te verwachten valt, wordt AIDA het meest gebruikt voor het melden van absenten: 72 procent gebruikt AIDA hiervoor dagelijks tot enkele keren per week. Een kwart geeft aan dat ze AIDA nooit of enkele keren per jaar gebruiken om absenten te registreren. Deze groep van incidentele gebruikers bestaat voor de helft uit respondenten die verzuimregistratie niet tot taak hebben. Andere veel gebruikte mogelijkheden van AIDA zijn: het bekijken van de klassenlijst, het inzien van klassenroosters, het raadplegen van ‘mijn agenda/rooster’, het koppelen naar Trajectplanner. Dit houdt in dat AIDA regelmatig wordt ingezet voor planningsdoeleinden. Daarnaast is er een groep functionaliteiten die door de meerderheid niet wordt benut. Ongeveer een derde maakt daar echter wel een paar keer per maand of meer gebruik van. Het gaat om het ophalen van toetsgegevens en van basisgegevens van leerlingen. Tot deze middencategorie behoren ook het toevoegen of lezen van notities over leerlingen en het bekijken van het overzicht van het aantal absenties per leerling. Uit de aard van de genoemde activiteiten volgt dat ze niet dagelijks in praktijk worden gebracht omdat ze betrekking hebben op een langere periode. Het zijn meer indirect ondersteunende activiteiten, dit in tegenstelling tot de eerder genoemde frequent gebruikte functionaliteiten voor registratie en planning. Opvallend is dat AIDA niet veel wordt ingezet voor het verzenden en opvragen van email of om samen te werken met collega’s. Ruim 70 procent maakt nooit tot hooguit een enkele keer per jaar gebruik van deze mogelijkheden tot communicatie.

4.2

Gebruik van de laptop van de school

Op de AIDA-locaties zijn aan leraren laptops ter beschikking gesteld om in de klas (draadloos) met AIDA te kunnen werken. Van de respondenten op de AIDA-locaties geven 42 personen aan dat ze inderdaad een laptop hebben ontvangen. Hoe wordt deze laptop gebruikt? Bijna 79 procent geeft aan de laptop meerdere keren per week tot dagelijks op school te gebruiken voor de verzuimregistratie. Voor andere toepassingen gebruikt bijna 69 procent dagelijks en bijna 20 procent wekelijks de laptop op school. De meeste respondenten geven aan de laptop soms ook thuis te gebruiken. Op de locaties is draadloos internet om met AIDA te kunnen werken. Over het algemeen zijn de respondenten tevreden over de draadloze verbinding binnen school, ongeveer 79 procent is tevreden. De overige 21 procent (elf personen: Westvliet 6 en Oegstgeest 5 personen) is echter niet tevreden met het draadloos internet. Bijna alle ontevredenen merken op dat in de

26

school niet overal verbinding is met het draadloos netwerk. Een andere klacht is dat de verbinding te traag is of dat die soms hapert. Snelheid Volgens zes personen dient AIDA sneller te werken. Een respondent legt uit: ‘Bij het registeren van verzuim duurt het opstarten te lang.’ Dit kan volgens een respondent door meer snelkoppelingen toe te voegen, zodat minder handelingen nodig zijn. Een andere respondent geeft aan dat de interface van AIDA handiger ingedeeld moet worden. Ook zou AIDA overal bereikbaar moeten zijn.

4.3 Het gebruiksgemak van AIDA beoordeeld Wat vinden de respondenten van het gebruiksgemak van AIDA? Dit staat weergegeven in tabel 4.2. Hierin staat het percentage dat een onderdeel als onvoldoende (met een cijfer 1 tot en met 5) respectievelijk als voldoende beoordeelt (cijfer 6 tot en met 10). Hierbij is ook het gemiddelde cijfer gegeven.

Tabel 4.2 – Beoordeling van het gebruiksgemak van het portaal AIDA, naar het percentage respondenten dat een onvoldoende en voldoende geeft en naar gemiddeld rapportcijfer Onvoldoende (1-5)

Voldoende (6-10)

Totaal

gemiddeld aandeel gemiddeld aandeel gemiddeld n = 100% cijfer cijfer cijfer vormgeving manier waarop gegevens vastgelegd worden duidelijkheid logische volgorde van stappen logische opbouw van portaal gemak om van scherm naar scherm te navigeren duidelijkheid van gebruikte termen de alles-in-één functie bruikbaarheid in de hectiek van de les

4,5 3,3

4% 9%

7,3 7,4

96% 91%

7,2 7,1

45 46

3,5 4,0 3,5 4,3

4% 7% 4% 16%

7,4 7,4 7,3 7,3

96% 93% 96% 84%

7,2 7,2 7,1 6,8

46 46 46 45

5,0 4,7 3,6

2% 8% 12%

7,3 7,2 7,1

98% 93% 88%

7,2 7,0 6,7

45 40 43

Totaaloordeel gebruiksgemak van AIDA

3,5

4%

7,3

96%

7,2

45

27

Uit tabel 4.2 blijkt dat het merendeel van de respondenten in ruime mate tevreden is over het gebruiksgemak van AIDA. Het percentage dat een voldoende geeft, wisselt tussen 84 en 98 procent, het gemiddelde cijfer ligt dan tussen 7,1 en 7,4. De beoordeling van de diverse aspecten van AIDA wijkt niet veel van elkaar af. Voor het totaaloordeel over het gebruiksgemak geeft 96 procent een ruim voldoende, deze respondenten beoordelen het algehele gebruiksgemak met een 7,3. Als we iedereen meenemen komt het gemiddelde op 7,2. Een kleine groep gebruikers is kritisch over het gemak om van scherm naar scherm te navigeren en over de bruikbaarheid van AIDA in de hectiek van de les. Respectievelijk geeft 16 en 12 procent van de respondenten hiervoor een onvoldoende. Hoewel op de locatie Oegstgeest het gemiddelde rapportcijfer iets lager is dan op de locatie Westvliet (gemiddeld een halve punt verschil), vonden we statistisch geen significant verschil. Alleen de beoordeling van de manier waarop gegevens vastgelegd worden, verschilt significant8 tussen Oegstgeest (gemiddeld 6,5) en Westvliet (gemiddeld 7,5). Ook is er geen verband gevonden tussen de beoordeling van het gebruiksgemak en de functie of de leeftijd van de respondent. Betere aansluiting met bestaande systemen Naast AIDA gebruikt de school ook Trajectplanner. Een respondent die op de administratie werkt, beoordeelde AIDA als onvoldoende: ‘De administratie gebruikt alleen Trajectplanner. AIDA is voor de administratie geen toegevoegde waarde’. Een respondent geeft aan dat agendafunctie in AIDA niet aansluit met de agenda op intranet. Een andere respondent merkt op dat in AIDA huiswerk in uren van 60 minuten wordt ingepland. Maar, ‘het is veel makkelijker als je uit lesuren kunt kiezen’.

4.4

De meerwaarde van AIDA

Het gebruiksgemak van AIDA krijgt dus een ruime voldoende. Maar vinden de respondenten ook dat AIDA een meerwaarde heeft? Of had het ook bij het oude kunnen blijven?

8 F=5.8; p<.05; E²=0.12.

28

4.4.1

Algemeen oordeel over de meerwaarde

In figuur 4.1 staat per AIDA-locatie de mening van de respondenten over het portaal om verzuim te registreren.

Figuur 4.1 – Mening over de meerwaarde van AIDA ten opzichte van de situatie vóórdat het AIDA-portaal werd ingezet, in procenten (n = 52) 71%

(heel) veel meerwaarde

35% 19%

best wel wat meerwaarde

13%

5%

geen tot weinig meerwaarde

16%

5%

geen mening

35% 0%

20%

40% 60% Oegstgeest (n=21)

80%

100%

Westvliet (n=31)

Uit figuur 4.1 blijkt dat de het grootste deel van de respondenten (71%) dat werkzaam is in Oegstgeest, (heel) veel meerwaarde onderkend van het AIDA-portaal ten opzichte van de situatie voordat AIDA werd ingezet. Op de locatie Westvliet ziet maar een derde (heel) veel meerwaarde in het portaal. Het valt op dat op de locatie Westvliet een relatief groot deel geen mening heeft over de meerwaarde. Dit hangt wellicht samen met het feit dat AIDA de afgelopen drie jaar is ontwikkeld op Westvliet en dat is nu juist de periode die de respondent voor ogen moest houden bij beantwoording van deze vraag. Een minderheid meent dat AIDA geen of weinig meerwaarde heeft ten opzichte van de eerdere aanpak.

29

4.4.2

De meerwaarde van AIDA op aspecten

Vroegen we hiervoor naar het algemeen oordeel over de toegevoegde waarde van AIDA, er is ook een mening op deelaspecten gevraagd. Meerwaarde voor de aanpak van het lesverzuim In figuur 4.2 staat per AIDA-locatie de meerwaarde van AIDA bij de aanpak van het lesverzuim.

Figuur 4.2 – Meerwaarde van AIDA bij de aanpak van het lesverzuim volgens respondenten op de locaties Oegstgeest (n=21) en Westvliet (n=31)

signaleren van ongeoorloofd verzuim

tijdig actie bij ongeoorloofd verzuim

Oegstgeest 5% Westvliet

90%

10% 13%

Oegstgeest 5% Westvliet

informatie over lln bij langere tijd ongeoorloofd verzuim

Oegstgeest

stimulans gebruik ict bij onderwijsactiviteiten

Oegstgeest

Westvliet

Westvliet

65%

29% 68%

19%

57%

13%

29%

10% 13%

29%

13%

13%

57%

10% 10% 10%

5%

58% 24% 26%

0% 20% 40% geen tot weinig best wel wat

5% 16%

33% 35%

14% 19%

60% 80% 100% (heel) veel geen mening

AIDA biedt volgens bijna alle respondenten van de locatie Oegstgeest (90%) (heel) veel meerwaarde bij het signaleren van ongeoorloofd verzuim. In Westvliet is dit enthousiasme iets minder uitgesproken: daar vindt bijna tweederde AIDA deze signaalfunctie hebben. Op beide locaties schrijft respectievelijk 57 en 68 procent dan ook (heel) veel meerwaarde aan AIDA toe om tijdig actie te ondernemen bij ongeoor-

30

loofd verzuim. Bovendien vindt bijna zestig procent van de respondenten van beide locaties dat AIDA meer informatie biedt over leerlingen die langere tijd ongeoorloofd verzuimen. De respondenten zien AIDA minder als stimulans om ict bij onderwijsactiviteiten te gaan toepassen. Er zijn geen significante verschillen tussen beide locaties, leeftijdsgroepen of functiecategorieën (uitgaande van de schaal ‘meerwaarde aanpak’9). Duidelijkere weergave absenten Volgens vier respondenten zou het een verbetering zijn van AIDA als duidelijker wordt wanneer een leerling vaak absent is. Dit kan volgens de respondenten een alarm zijn die aan de mentor doorgeeft als een leerling te vaak afwezig is of door een grafische weergave van het verzuim. Een respondent wil ‘bij verzuimregistratie graag een functie toevoegen die dezelfde verzuimregistratie kan optellen en die de schoolregels daar op kan toepassen zodat jij als mentor een waarschuwing krijgt, bijvoorbeeld, als een leerling drie keer te laat is geweest.’

Meerwaarde van AIDA voor de praktische inzetbaarheid Uit figuur 4.3 blijkt dat ongeveer de helft van de respondenten op beide locaties denkt dat AIDA de tijdsbesteding voor verzuimregistratie heeft verbeterd. Op locatie Westvliet vind de helft dat AIDA als praktische hulp bij het onderwijs een toegevoegde waarde heeft. Op locatie Oegstgeest is dit ongeveer een derde. De respondenten zien in AIDA wat minder toegevoegde waarde voor de communicatie en het overleg met collega’s over leerlingen. Ook ziet een derde nog geen toegevoegde waarde van AIDA voor vermindering van het ongeoorloofd verzuim in de klas. Ruim een kwart is hier echter wel positief over. Er zijn geen significante verschillen tussen beide locaties, leeftijdsgroepen of functiecategorieën (uitgaande van de schaal ‘praktische inzetbaarheid’10.).

9 De betrouwbaarheid van deze schaal, uitgedrukt met Cronbach’s alpha, is 0.77 10 De betrouwbaarheid van deze schaal, uitgedrukt met Cronbach’s alpha, is 0.87.

31

Figuur 4.3 – Meerwaarde van AIDA voor de praktische inzetbaarheid volgens respondenten op de locaties Oegstgeest (n=21) en Westvliet (n=31)

Oegstgeest tijdbesteding voor verzuimregistratie Westvliet

praktische hulp bij mijn onderwijs

10%

16%

Oegstgeest Westvliet

24%

23%

29% 10%

Oegstgeest

minder ongeoorloofd verzuim in mijn lessen

Oegstgeest

33%

Westvliet

32%

29% 26%

14%

45% 24%

23%

communicatie en overleg met collega's over leerlingen

Westvliet

52%

16%

33% 48%

14% 19%

29%

24%

19%

32%

23%

19%

29%

29%

19%

0% 20% 40% geen tot weinig best wel wat

26%

10% 23%

60% 80% 100% (heel) veel geen mening

Knop om leerlingen beter te melden Leerlingen die als absent in AIDA staan, kunnen volgens vijf respondenten niet eenvoudig door de leraar als aanwezig gemeld worden. Een leraar legt uit: ‘Je kunt geen leerlingen beter melden, wanneer zij ziek staan gemeld. Zo kan het gebeuren dat een leerling (…) niet beter gemeld is door de administratie in het systeem en toch bij jou in de les zit’ Met een optie in AIDA waarmee leraren niet alleen leerlingen afwezig, maar ook weer beter kunnen melden, zou dit probleem verholpen zijn.

4.5

Totaaloordeel over AIDA

Er zijn tot nu toe steeds onderdelen van AIDA behandeld. Daarom is het tijd om een balans op te maken. We hebben de respondenten gevraagd naar een totaaloordeel over AIDA, uitgedrukt in een rapportcijfer.

32

Gemiddeld is het rapportcijfer een 6,6. Er zijn wat betreft het rapportcijfers geen significante verschillen tussen de locaties, de functiecategorieën of leeftijd gevonden (Anova-toets). In tabel 4.3 staat het percentage respondenten dat AIDA respectievelijk als onvoldoende of als voldoende beoordeelt per locatie en per personeelscategorie.

Tabel 4.3 – Totaaloordeel over AIDA per locatie en per personeelscategorie, naar percentage onvoldoende en voldoende en naar gemiddeld cijfer (n=52). Onvoldoende (1-5)

Voldoende (6-10)

Totaal

gemiddeld percentage gemiddeld percentage gemiddeld cijfer cijfer cijfer

n = 100%

Naar locatie: Oegstgeest Westvliet

4,0 1,8

10% 16%

7,3 7,2

90% 84%

7,0 6,3

21 31

Naar personeelcategorie: onderwijzend personeel onderwijsbeheerspersoneel

2,2 3,0

13% 17%

7,2 7,3

88% 83%

6,6 6,6

40 12

In de tabel is te zien dat het merendeel AIDA met een voldoende beoordeelt, op locatie Westvliet en Oegstgeest is dit respectievelijk 84 en 90 procent. Indien AIDA een voldoende krijgt, is dit op beide locaties circa 7,2. Op locatie Westvliet en Oegstgeest geeft 16 en 10 procent AIDA een onvoldoende. Op Westvliet valt deze onvoldoende lager uit, 1,8 tegenover 4,0 op Oegstgeest. Er is weinig of geen verschil in waardering tussen de personeelscategorieën. De meerderheid van zowel het onderwijzend- als het onderwijsbeheerspersoneel (respectievelijk 88 en 83 procent) beoordeelt AIDA met een voldoende: gemiddeld circa 7,2. Het aandeel dat een onvoldoende geeft, is respectievelijk 12 en 17 procent. Samenhangen Elke respondent heeft aangegeven in welke mate hij of zij zichzelf vaardig acht in het gebruik van de computer als hulpmiddel voor het onderwijs. Deze eigen inschatting van de eigen ict-bekwaamheid blijkt niet samen te hangen met het totaaloordeel over AIDA (noch met de eerder gepresenteerde beoordelingen in de vorm van een rapportcijfer). Hieruit kunnen we voorzichtig concluderen dat het ontbreken of het ontwikkeld zijn van ict-vaardigheid geen rol van betekenis speelt bij de invoering van AIDA.

33

We hebben ook gekeken naar de correlatie tussen het totaaloordeel over AIDA en het oordeel over het verzuimbeleid op de eigen locatie waarover in hoofdstuk 3 is gerapporteerd. Er blijkt geen verband te zijn. Beleid en het gebruik van AIDA zijn in de beleving van betrokkenen dus verschillende grootheden. Het totaaloordeel over AIDA correleert wel in aanzienlijke mate met het totaaloordeel over het gebruiksgemak van AIDA: r = 0.78.

34

5 Overzicht van lesverzuimpercentages We komen nu aan het tweede gedeelte van het onderzoek: de analyse van de lesverzuimgegevens van de diverse locaties. Deze gegevens zijn afkomstig uit het bestaande registratiesysteem van de locatie. Dat is AIDA of het Studielogboek-systeem.

5.1

Lesverzuimpercentages vergeleken

In bijlage 2 is per locatie uitgebreid weergegeven wat de diverse lesverzuimcijfers zijn, waarbij we steeds vier categorieën van ongeoorloofd en geoorloofd verzuim aanhouden. In dit hoofdstuk richten we ons voornamelijk op de lesverzuimpercentages, onze belangrijkste maat. Dit betreft het deel van de schooltijd in een semester dat verloren is gegaan wegens het verzuim van leerlingen. Omdat het lesverzuimpercentage geen absoluut getal is maar een verhoudingsgetal, waarin het aantal leerlingen van een locatie is verdisconteerd, leent deze maat zich voor vergelijking tussen de vier locaties. De vraag die we aan de hand van deze gegevens willen beantwoorden is of het gebruik van een geïntegreerd docentenportaal zoals gerealiseerd binnen AIDA, tot een verbetering van de verzuimregistratie leidt. Verder gaan we na of er verschillen zijn tussen beide AIDA-locaties en de twee niet-AIDA locaties en of er veranderingen in de tijd plaatsvinden.

5.1.1

Ongeoorloofd verzuim

Wat betreft het te laat komen (zie tabel 5.1), blijkt dat het lesverzuimpercentage steeds onder de 0,7 procent blijft. Dat betekent dat minder dan 0,7 procent van het maximaal te volgen lessen te laat wordt gekomen. Opvallend is dat er minder registraties bij beide niet-AIDA-locaties van Wellantcollege zijn. Westvliet, waar men het langst ervaring heeft met AIDA, heeft het hoogste lesverzuimpercentage voor te laat komen. Te laat komen blijkt een verschijnsel te zijn dat zich vooral bij het begin van de schooldag voordoet.

35

Tabel 5.1 – Lesverzuimpercentage van ongeoorloofd verzuim (te laat en overig) naar locatie voor twee schooljaren Ongeoorloofd: te laat 2009-2010

Ongeoorloofd: overig

2010-2011

2009-2010

2010-2011

aug/dec

jan/juli

aug/dec

jan/juli

aug/dec

jan/juli

aug/dec

jan/juli

Westvliet Oegstgeest

0,10% 0,01% *

0,24% 0,26%

0,35% 0,26%

0,64% 0,18%

– 0,01% *

– 0,38%

– 0,03%

– 0,05%

Madestein Rijnsburg

0,02% –

0,02% –

0,03% 0,04%

0,02% 0,09%

0,01% –

0,01% –

0,01% 0,18%

0,02% 0,11%

* incompleet

De meest verontrustende vorm van verzuim is het ongeoorloofd verzuim waarbij de leerling geen geldige reden heeft. Gezien de lage lesverzuimpercentages in het rechterdeel van tabel 5.1 komt ongeoorloofd verzuim gelukkig relatief weinig voor. Op een van de AIDA-locaties is er zelfs in de bestudeerde tijdvakken geen enkele melding. Het gemiddeld aantal lesuren dat ongeoorloofd is verzuimd, varieert nogal, vaak ligt dat voor de afwezige leerling rond de vier lesuur met uitschieters naar boven. Voor de precieze gegevens zie bijlage 2.

5.1.2

Geoorloofd verzuim

Zoals te verwachten vormen de ziekmeldingen de omvangrijkste verzuimpost (tabel 5.2). Bij Westvliet en Oegstgeest stijgt dit verzuimpercentage in de loop van de tijd naar rond de tien procent van het maximaal aantal lesuren dat gevolgd kan worden. Bij een van de niet-AIDA-locaties blijft het gerapporteerde ziekteverzuim opmerkelijk laag. Op alle locaties is een ziek gemelde leerling gemiddeld zo’n twintig lessen en respectievelijk drie dagen afwezig.

36

Tabel 5.2 – Lesverzuimpercentage van geoorloofd verzuim (ziek en overig) naar locatie voor twee schooljaren Geoorloofd: ziek 2009-2010

Westvliet Oegstgeest Madestein Rijnsburg **

Geoorloofd: overig

2010-2011

aug/dec

jan/juli

aug/dec

jan/juli

4,04% 0,19% *

8,28% 7,25%

9,13% 8,27%

12,89% 9,26%

0,19% –

0,28% –

0,32% 2,45%

0,40% 5,67%

2009-2010 aug/dec

2010-2011

jan/juli

aug/dec

jan/juli

0,90% 0,01% *

1,77% 1,76%

1,91% 1,39%

2,38% 1,88%

0,02% –

0,02% –

0,07% 0,08%

0,05% 0,11%

* incompleet ** bij locatie Rijnsburg gelden iets andere verzuimcategorieën (MA, MT)

Het geoorloofd overig verzuim, bijvoorbeeld wegens doktersbezoek of belangrijke familiegebeurtenis, is beperkt van omvang. Wie om deze reden verzuimt, mist ruwweg gemiddeld zo’n vijf lesuren.

5.2

Conclusies

Het meest opvallend aan de gegevens in de tabellen 5.1 en 5.2 is dat in bijna alle gevallen de beide AIDA-locaties méér (en dus niet minder) verzuim melden dan de niet-AIDA vestigingen. Komt dat omdat de locaties Westvliet en Oegstgeest feitelijk meer verzuim kennen of omdat de drempel om verzuim te registeren daar minder hoog is gezien de beschikbaarheid van een handig registratiesysteem? We vermoeden dat het laatste het geval is. Kijkend naar vier semesters in de periode augustus 2009 tot en met juli 2011 valt een stijgende tendens op in het aantal meldingen. Deze stijging doet zich juist vooral voor bij de locaties met AIDA-faciliteiten. Ook deze tendens wijst in de richting van een toegenomen aandacht om verzuim systematisch vast te leggen. Op basis van de gepresenteerde verzuimgegevens is onze hoofdconclusie dan ook dat de AIDA-locaties beduidend meer verzuim registreren dan de overige vestigingen en dat zij dit in de loop van de tijd in toenemende mate zijn gaan doen. Dit duidt erop dat de voorgenomen schoolbrede aandacht voor deze registratie zichtbaar is geworden in de cijfers.

37

38

6 Samenvatting en conclusies

6.1

Samenvatting

Wellantcollege heeft in het kader van de EXMO-regeling van Kennisnet twee onderzoeksvragen geformuleerd. 1. Hoe ervaren docenten het werken met een geïntegreerd docentenportaal zoals gerealiseerd binnen AIDA? 2. Leidt het gebruik van een geïntegreerd portaal zoals gerealiseerd binnen AIDA tot een verbetering van de lesverzuimregistratie en informatievoorziening over studenten? Op twee manieren zijn deze vragen onderzocht: met een internetvragenlijst (94 respondenten) en via analyse van bestaande lesverzuimcijfers afkomstig van AIDA en uit andere systemen. Bij het onderzoek zijn de twee vestigingen betrokken die met AIDA werken en twee vergelijkbare locaties die het lesverzuim op een andere manier vastleggen.

6.1.1

Ervaringen met verzuimregistratie

Registeren en eventuele vervolgacties Nagenoeg alle leraren leggen aan het begin van hun les vast wie afwezig is. Voor de meesten vraagt dit niet meer dan twee minuten. Op de twee locaties waarop AIDA beschikbaar is, gebruiken de meeste betrokkenen dit portaal ook daadwerkelijk. Op de locaties waarop AIDA niet voorhanden is, is de papieren lesverzuimregistratie dominant. Ongeveer de helft van de leraren zegt achteraf van de schoolleiding of presentiebeheerder informatie teruggekoppeld te krijgen over het geoorloofd of ongeoorloofd verzuim van leerlingen. Wanneer een leerling ongeoorloofd verzuimt, vinden meestentijds gesprekken met de betreffende leerling of nader overleg hierover met collega’s plaats. Lesverzuimbeleid Over het algemeen is het personeel bekend met het beleid en regels omtrent het verzuim van leerlingen. Op de AIDA-locaties geeft het personeel iets vaker aan dat ze goed op de hoogte is van de beleidsregels dan op beide locaties waar AIDA niet is 39

ingevoerd. Dit zou kunnen komen doordat tijdens de invoering van AIDA meer informatie over het verzuimbeleid is verspreid of dat het beter is opgenomen. Verreweg de meeste personeelsleden beoordelen het verzuimbeleid van hun locatie met ruim voldoende. De duidelijkheid en de uitvoerbaarheid van het beleid krijgen gemiddeld respectievelijk een 7,9 en een 7,3. Ook over de uitvoering van dat verzuimbeleid overheersen positieve indrukken. Volgens bijna alle personeelsleden wordt op hun locatie het verzuim van leerlingen serieus gevolgd en zijn er heldere afspraken en regels over het vastleggen van lesverzuim en ongeoorloofd verzuim. Deze afspraken worden volgens hen ook nageleefd. Betrokkenen ervaren veelal voldoende steun bij het bestrijden van verzuim. Er zijn geen noemenswaardige verschillen gevonden in de beoordeling van het verzuimbeleid en de uitvoering hiervan tussen de vier locaties of tussen het onderwijzend en onderwijsbeheerspersoneel. Veranderingen Op een aantal punten melden betrokkenen op beide AIDA-locaties vaker veranderingen in de afgelopen drie jaar dan op de twee locaties die niet beschikken over AIDA. Degenen die met AIDA werken, constateren vaker verbeteringen in de duidelijkheid en de effectiviteit van de verzuimaanpak en de snelheid waarmee actie wordt ondernomen. Op deze locaties is bovendien een derde van mening dat de benodigde tijd voor de lesverzuimregistratie is verminderd. Dat geldt ook voor de afname van de bureaucratische rompslomp. Het aantal overlegmomenten met ouders, leerlingen en collega’s naar aanleiding van lesverzuim is de afgelopen jaren echter meestal niet veranderd. Dat geldt voor alle vier de locaties. Gebruik van mogelijkheden van AIDA Het AIDA-portaal wordt het meest gebruikt voor het melden van absenten en vervolgens voor: het bekijken van de klassenlijst, het inzien van klassenroosters, het raadplegen van ‘mijn agenda/rooster’, of voor het koppelen naar Trajectplanner. Naast deze frequent gebruikte hulpfuncties voor registratie en planning zijn de AIDAmogelijkheden die te maken hebben met het ophalen van informatie over leerlingen en klassen, wat minder in gebruik. Dat komt mede door de aard van deze activiteiten; de toetsgegevens hoeven bijvoorbeeld niet dagelijks bekeken te worden. Opvallend is dat de mogelijkheden van AIDA om te communiceren weinig worden benut: het verzenden en opvragen van e-mail of het samen te werken met collega’s. De laptop die de betrokkenen bij het onderwijs, van de school hebben gekregen om probleemloos met AIDA te kunnen werken, blijkt ook daadwerkelijk voor de lesverzuimregistratie en voor andere toepassingen ingezet te zijn. De meeste respondenten (79%) zijn tevreden over het draadloos netwerk. Indien men niet tevreden is komt dit doordat er niet overal verbinding is of omdat de verbinding te traag is. 40

Het merendeel van de ondervraagden is in ruime mate tevreden over het gebruiksgemak van AIDA. Bij het totaaloordeel over het gebruiksgemak geeft 96 procent een ruim voldoende, deze respondenten beoordelen het algehele gebruiksgemak met een 7,3. Meerwaarden en totaaloordeel AIDA De belangrijke meerwaarden van het portaal AIDA komen vooral tot uiting bij het signaleren van ongeoorloofd verzuim, het tijdig actie kunnen ondernemen wanneer dat nodig lijkt en het beschikken over meer informatie over leerlingen die langere tijd afwezig zijn. AIDA heeft zich volgens de meerderheid ook bewezen door tijdsbesparing. Op de locaties Westvliet en Oegstgeest beoordeelt de meerderheid (84 en 90 procent) AIDA met een ruim voldoende, deze groep geeft een 7,2. Toch is niet iedereen ingenomen met AIDA. Op Westvliet geeft 16 procent gemiddeld een 1,8, op Oegstgeest geeft 10 procent een 4,0. Alles we iedereen meetellen, komt het gemiddelde rapportcijfer uit op een 6,6. Het totaaloordeel over AIDA blijkt in sterke mate samen te hangen met het oordeel over het gebruiksgemak van AIDA. Maar er is daarentegen geen verband met het rapportcijfer voor het verzuimbeleid op de locatie. Verbetersuggesties Negentien respondenten hebben suggesties voor verbetering van AIDA gegeven. Zij adviseren ten eerste dat AIDA een knop krijgt waarmee leraren de leerling die afwezig was, ook weer aanwezig kunnen melden. Nu gebeurt het wel eens dat ze absent gemelde leerlingen in de klas hebben. Ten tweede vragen ze om een duidelijker overzicht van absentie. Dit kan door grafische weergave van de absenten en door het uitgaan van een alarmbericht bij een hoge absentiefrequentie. Verder wordt gevraagd om meer snelheid in het AIDA-systeem: door meer snelkoppelingen, betere structuur of verbinding. Tot slot zou AIDA beter kunnen aansluiten bij bestaande systemen, zoals Trajectplanner.

6.1.2

Analyse van lesverzuimgegevens

We hebben vier soorten lesverzuim onderscheiden, uitgedrukt als lesverzuimpercentage. Dat wil zeggen hoeveel procent van de totaal geboden lessen verloren gaan door verzuim. Veruit het meest verzuimen leerlingen vanwege ziekte. Geoorloofd overig verzuim (doktersbezoek e.d.) en te laat zijn, komen beperkt voor. Het ‘echte’ ongeoorloofde verzuim waarbij de leerling geen geldige reden kan aangeven, doet zich incidenteel voor. 41

De belangrijkste uitkomst van de analyse van de verzuimgegevens is dat de beide AIDA-locaties beduidend méér verzuim registreren dan de overige vestigingen en dat zij dit in de loop van de tijd steeds meer zijn gaan doen.

6.2

Conclusies

Wellantcollege heeft een aantal verwachtingen uitgesproken omtrent de invoering van het portaal AIDA boven het werken met afzonderlijke systemen. Allereerst wordt door AIDA een grotere bereidheid van docenten verwacht om de verzuimregistratie serieus uit te voeren. Verder is het doel te komen tot tijdsbesparing van docenten door hen een handig systeem aan te bieden. Een en ander zou uiteindelijk moeten leiden dat leraren beter geïnformeerd zijn over hun leerlingen en dat ze vaker met elkaar communiceren over studenten die verzuimen en die dreigen uit te vallen. Serieuze aanpak Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat het onderwijspersoneel en de onderwijsondersteuners op de locaties met AIDA dit systeem daadwerkelijk hanteren en dat ze positief staan ten opzichte van het verzuimbeleid en de regels die hiermee verbonden zijn. Of deze houding echter is veranderd door invoering van AIDA, is door het onderzoek niet precies aan te wijzen, omdat ook op beide locaties met AIDA het verzuimbeleid en de uitvoering daarvan in nagenoeg dezelfde mate wordt onderschreven door betrokkenen. Opvallend is nog dat op de locatie die het langst ervaring heeft met AIDA (Westvliet) af en toe wat meer bedenkingen over AIDA de kop op steken. Komt dat omdat men daar inmiddels gewend is aan AIDA en daardoor het nieuwe er hier wat van af is en de onvolkomenheden ook aan het licht komen? Toch blijft ook op deze locatie de algemene teneur over AIDA positief. We concluderen dat – uitgaande van de antwoorden van de respondenten – alle betrokkenen serieus aan de slag zijn met AIDA en met de uitvoering van het verzuimbeleid. De registratie van het lesverzuim als zodanig verloopt soepeler. Maar niet duidelijk is geworden of betrokkenen meer en beter geïnformeerd zijn over afwezige leerlingen en of ze anders zijn gaan overleggen in situaties dat leerlingen verzuimen. Het gaat hierbij om de follow-up na de melding van afwezigheid. Wel is naar voren gekomen dat AIDA als portaal nog weinig wordt benut om elkaar te informeren over absente leerlingen en om met elkaar hierover te communiceren. Er liggen dus nog kansen om de mogelijkheden van AIDA voor de follow-up na de verzuimregistratie te verbeteren.

42

Gepercipieerd gemak en nut Uit internationaal onderzoek naar de acceptatie van informatietechnologie is bekend dat een tweetal factoren daarbij een hoofdrol speelt: het gepercipieerde gemak en het gepercipieerde nut. Wat betreft het gebruiksgemak van AIDA hebben we gezien dat het concrete werken met dit portaal als overwegend positief wordt beoordeeld. Daar komt bij dat een niet onaanzienlijk deel van de medewerkers die bij het onderwijs is betrokken, van mening is dat de verzuimregistratie nu minder tijd vraagt en dat de bureaucratische last is verminderd. Het gebruiksgemak van AIDA scoort dus goed. Dat het ervaren gemak zo’n belangrijke factor is, blijkt ook uit de aanmerkelijke samenhang die we vonden tussen het oordeel over het gebruiksgemak en het totaaloordeel over AIDA. Wat betreft het gepercipieerde nut van AIDA konden we constateren dat het overheersend gevoelen is dat AIDA meerwaarde heeft. Vooral op de locatie Oegstgeest is men daarvan overtuigd, op de vestiging Westvliet is een deel van de medewerkers daar wat minder uitgesproken over. We stellen vast dat voor veel gebruikers het portaal AIDA geassocieerd wordt met gemak en nut. Meer registratie van verzuim Naar voren is gekomen dat de beide AIDA-locaties beduidend méér verzuim registreren dan de overige vestigingen en dat zij dit in de loop van de tijd steeds meer zijn gaan doen. We vonden dat in de beleving van bijna de helft van de betrokkenen op AIDA-locaties het ongeoorloofd verzuim gedaald zou zijn in de afgelopen drie jaar. Op locaties zonder AIDA ziet de overgrote meerderheid weinig verschil. Deze uitkomsten duiden er vermoedelijk op dat de voorgenomen schoolbrede aandacht voor deze registratie zichtbaar is geworden in de cijfers. De invoering van het geïntegreerd docentenportaal zoals AIDA heeft blijkbaar geleid tot verscherpte aandacht en vergemakkelijking van de verzuimregistratie. Het digitale systeem maakt betrokkenen gevoeliger voor lesverzuim. Sinds de invoering van AIDA is de verzuimregistratie dus beter bijgehouden. Toch zagen we eerder dat op AIDA gefaciliteerde locaties velen van mening zijn dat de tijdsbelasting en de bureaucratische rompslomp niet zijn toegenomen. Dat is een compliment voor AIDA. De doelstelling om met AIDA op termijn het ongeoorloofd verzuim terug te dringen, is (nog) niet in de cijfers terug te vinden. Nu is het wel zo dat ongeoorloofd verzuim een weinig omvangrijke categorie betreft (ook naast ziekte, te laat zijn en afwezig zijn met een goede reden). Hierdoor zijn veranderingen op dit vlak in de tijd sowieso lastig te onderkennen. Hoe dan ook is een gerichte aanpak hiervan gebaat bij een zorgvuldige registratie.

43

Een praktisch punt dient nog vermeld te worden. Bij de verwerking van de beschikbaar gestelde bestanden met verzuimgegevens, verzameld op leerlingenniveau, is gebleken dat de gegevens afkomstig via het portaal AIDA vollediger zijn, duidelijker zijn opgebouwd en gemakkelijker om te zetten zijn tot verzuimpercentages per semester en locatieniveau. Effectiever De slotconclusie is dat AIDA de gebruiker gemak biedt en dat het een effectief hulpmiddel kan zijn bij de verzuimregistratie. Alle mogelijkheden van het systeem worden echter nog ten volle niet benut. Bovendien zou het scala aan activiteiten rond lesverzuim – die AIDA wordt geacht te ondersteunen – ook nog eens tegen het licht kunnen worden gehouden. Een soepel werkend systeem is één ding, zorgvuldige procedures en consequente handelwijzen rond verzuim een ander. Een systeem kan nooit beter zijn dan het handelen dat het dient.

44

Bijlage 1 – Aantallen leerlingen per locatie en maximaal te volgen lessen per semester

Tabel B1 – Aantal leerlingen per locatie 1-10-2007

1-10-2008

1-10-2009

1-10-2010

1-10-2011

Den Haag Westvliet

454

417

391

390

482

Oegstgeest

351

338

349

348

344

Den Haag Madestein

425

402

363

366

350

Rijnsburg

572

472

389

388

310

De locaties die met AIDA werken zijn qua aantal leerlingen ongeveer gelijk gebleven. De beide andere vestigingen hebben te maken met een zekere daling.

Tabel B2 – Het aantal leerlingen en het maximaal aantal te volgen lessen naar locatie, uitgaande van 32 lessen per week en 16 weken voor het tijdvak aug/dec en 22 weken voor het tijdvak jan/juli Westvliet

Oegstgeest

Madestein

Rijnsburg

aantal lln

maximaal aantal lesuren

aantal lln

maximaal aantal lesuren

aantal lln

maximaal aantal lesuren

aantal lln

maximaal aantal lesuren

2007 aug/dec

454

232.448

351

179.712

–

–

–

–

2008 jan/juli

454

319.616

351

247.104

–

–

–

–

2008 aug/dec

417

213.504

–

–

402

205.824

–

–

2009 jan/juli

417

293.568

–

–

402

283.008

–

–

2009 aug/dec

391

200.192

349

178.688

363

185.856

–

–

2010 jan/juli

391

275.264

349

245.696

363

255.552

–

–

2010 aug/dec

390

199.680

348

178.176

366

187.392

388

198.656

2011 jan/juli

390

274.560

348

244.992

366

257.664

388

273.152

Het maximaal aantal lessen is berekend door: aantal leerlingen x 32 lessen x aantal weken in een semester.

45

Bijlage 2 – Aantallen verzuimde lessen per categorie en per locatie

Wellantcollege Westvliet (AIDA) Tabel B3 – Aantal telaatmeldingen (ongeoorloofd verzuim) totaal aantal geregistreerde lessen dat leerlingen te laat zijn

aantal leerlingen dat te laat is gemeld

lesverzuimpercentage te laat

2007: aug/dec

141

98

0,06%

2008: jan/juli

274

180

0,09%

2008: aug/dec

278

189

0,13%

2009: jan/juli

585

320

0,20%

2009: aug/dec

201

143

0,10%

2010: jan/juli

672

397

0,24%

2010: aug/dec

702

379

0,35%

2011: jan/juli

1.751

788

0,64%

Tabel B4 – Lesverzuim vanwege ziekte (geoorloofd verzuim) totaal aantal lesuren ziek gemeld

gemiddeld aantal aantal dagen lesuren per waarop leerling leerling gemiddeld ziek gemeld ziek gemeld is

aantal leerlingen dat ziek is gemeld

verzuimpercentage ziek

2007: aug/dec

4.131

15,4

2,5

269

1,78%

2008: jan/juli

9.793

18,9

3,0

518

3,06%

2008: aug/dec

8.842

15,7

3,0

562

4,14%

2009: jan/juli

14.100

15,8

3,3

895

4,80%

2009: aug/dec

8.083

12,9

2,6

629

4,04%

2010: jan/juli

22.789

19,7

3,4

1158

8,28%

2010: aug/dec

18.231

21,0

3,0

867

9,13%

2011: jan/juli

35.396

27,0

3,6

1312

12,89%

46

Tabel B5 – Geoorloofd lesverzuim overig totaal aantal gemiddeld aantal aantal dagen lesuren geoorlesuren per waarop leerling loofd verzuim leerling geoorgemiddeld gemeld loofd verzuim geoorloofd gemeld verzuim gemeld is

aantal leerlingen geoorloofd verzuim gemeld

lesverzuimpercentage geoorloofd verzuim

2007: aug/dec

589

3,4

1,4

171

0,25%

2008: jan/juli

1.957

5,5

1,5

357

0,61%

2008: aug/dec

1.715

4,8

1,5

357

0,80%

2009: jan/juli

3.587

5,3

1,6

678

1,22%

2009: aug/dec

1.805

4,3

1,4

416

0,90%

2010 jan/juli

4.875

5,5

1,6

880

1,77%

2010: aug/dec

3.819

5,4

1,6

712

1,91%

2011: jan/juli

6.533

6,5

1,7

999

2,38%

Wellantcollege Oegstgeest (AIDA) Bij Oegstgeest ontbreken gegevens over schooljaar 2008-2009. Tabel B6 – Aantal telaatmeldingen (ongeoorloofd verzuim) totaal aantal geregistreerde lessen dat leerlingen te laat zijn

aantal leerlingen dat te laat is gemeld

lesverzuimpercentage te laat

2007: aug/dec

1

1

–

2008: jan/juli

–

–

–

2008: aug/dec

–

–

–

2009 jan/juli

–

–

–

2009: aug/dec *

14

13

0,01%

2010: jan/juli

631

408

0,26%

2010: aug/dec

462

315

0,26%

2011: jan/juli

447

326

0,18%

* oktober 2009 ontbreekt

47

Tabel B7 – Overig ongeoorloofd lesverzuim totaal aantal lesuren ongeoorloofd verzuim gemeld

gemiddeld aantal lesuren per leerling ongeoorloofd verzuim gemeld

aantal dagen waarop leerling gemiddeld ongeoorloofd verzuim gemeld is

aantal leerlingen ongeoorloofd verzuim gemeld

lesverzuimpercentage ongeoorloofd overig

2007: aug/dec

20

2,0

1,0

10

0,01%

2008: jan/juli

4

2,0

1,0

2

0,00%

2008: aug/dec

–

–

–

–

–

2009: jan/juli

–

–

–

–

–

2009: aug/dec *

16

8,0

1,0

2

0,01%

2010: jan/juli

926

21,5

3,1

43

0,38%

2010: aug/dec

59

3,9

1,0

15

0,03%

2011: jan/juli

114

3,2

1,1

36

0,05%

aantal leerlingen dat ziek is gemeld

lesverzuimpercentage ziekte

* oktober 2009 ontbreekt

Tabel B8 – Lesverzuim vanwege ziekte totaal aantal lesuren ziek gemeld

gemiddeld aantal aantal dagen lesuren per waarop leerling leerling ziek gemiddeld ziek gemeld gemeld is

2007: aug/dec

103

3,2

1,3

32

0,06%

2008: jan/juli

615

4,0

1,6

155

0,25%

2008: aug/dec

–

–

–

–

–

2009: jan/juli

–

–

–

–

–

2009: aug/dec *

344

6,4

1,5

54

0,19%

2010: jan/juli

17.804

20,6

3,0

865

7,25%

2010: aug/dec

14.740

22,0

3,1

669

8,27%

2011: jan/juli

22.676

23,6

3,4

962

9,26%

* oktober 2009 ontbreekt

48

Tabel B9 – Geoorloofd lesverzuim overig totaal aantal lesuren geoorloofd verzuim gemeld

gemiddeld aantal lesuren per leerling geoorloofd verzuim gemeld

aantal dagen waarop leerling gemiddeld geoorloofd verzuim gemeld is

aantal leerlingen geoorloofd verzuim gemeld

lesverzuimpercentage geoorloofd overig

2007: aug/dec

22

3,7

1,2

6

0,01%

2008: jan/juli

37

2,5

1,0

15

0,01%

2008: aug/dec

–

–

–

–

–

2009: jan/juli

–

–

–

–

–

2009: aug/dec *

20

2,9

1,0

7

0,01%

2010: jan/juli

4.333

6,2

1,5

704

1,76%

2010: aug/dec

2.468

4,4

1,4

562

1,39%

2011: jan/juli

4.608

6,4

1,6

719

1,88%

* oktober 2009 ontbreekt

Wellantcollege Madestein (niet-AIDA) Bij Madestein ontbreken gegevens over juli en augustus 2009. Dat is de zomervakantie. Schooljaar 2007-2008 ontbreekt volledig.

Tabel B10 – Aantal telaatmeldingen (ongeoorloofd verzuim) totaal aantal geregistreerde lessen dat leerlingen te laat zijn

aantal leerlingen dat te laat is gemeld

lesverzuimpercentage te laat

2007: aug/dec

–

–

–

2008: jan/juli

–

–

–

2008: aug/dec

4

3

0,00%

2009: jan/juli

11

5

0,00%

2009: aug/dec

34

24

0,02%

2010: jan/juli

51

28

0,02%

2010: aug/dec

47

17

0,03%

2011: jan/juli

39

22

0,02%

49

Tabel B11 – Overig ongeoorloofd lesverzuim totaal aantal gemiddeld lesuren onge- aantal lesuren oorloofd per leerling verzuim gemeld ongeoorloofd verzuim gemeld

aantal dagen waarop leerling gemiddeld ongeoorloofd verzuim gemeld is

aantal leerlingen ongeoorloofd verzuim gemeld

lesverzuimpercentage ongeoorloofd overig

2007: aug/dec

-

-

-

-

-

2008: jan/juli

-

-

-

-

-

2008: aug/dec

1

1,0

1,0

1

0,00%

2009: jan/juli

1

1,0

1,0

1

0,00%

2009: aug/dec

16

2,3

1,1

7

0,01%

2010: jan/juli

17

2,8

1,2

6

0,01%

2010: aug/dec

16

2,0

1,0

8

0,01%

2011: jan/juli

46

3,5

1,4

13

0,02%

Tabel B12 – Lesverzuim vanwege ziekte totaal aantal lesuren ziek gemeld

gemiddeld aantal lesuren per leerling ziek gemeld

aantal dagen waarop leerling gemiddeld ziek gemeld is

aantal leerlingen dat ziek is gemeld

lesverzuimpercentage ziekte

2007: aug/dec

-

-

-

-

-

2008: jan/juli

-

-

-

-

-

2008: aug/dec

18

6,0

2,0

3

0,01%

2009: jan/juli

31

5,2

2,0

6

0,01%

2009: aug/dec

359

13,8

2,5

26

0,19%

2010: jan/juli

711

16,5

3,0

43

0,28%

2010: aug/dec

594

15,6

2,6

38

0,32%

2011: jan/juli

1.036

16,7

4,0

62

0,40%

50

Tabel B13 – Geoorloofd lesverzuim overig totaal aantal lesuren geoorloofd verzuim gemeld

gemiddeld aantal lesuren per leerling geoorloofd verzuim gemeld

aantal dagen waarop leerling gemiddeld geoorloofd verzuim gemeld is

aantal leerlingen geoorloofd verzuim gemeld

lesverzuimpercentage geoorloofd overig

2007: aug/dec

-

-

-

-

-

2008: jan/juli

-

-

-

-

-

2008: aug/dec

5

1,7

1,3

3

0,00%

2009: jan/juli

6

1,2

1,0

5

0,00%

2009: aug/dec

44

2,2

1,2

20

0,02%

2010: jan/juli

48

2,1

1,1

23

0,02%

2010: aug/dec

129

3,6

1,3

36

0,07%

2011: jan/juli

130

3,3

1,2

40

0,05%

Wellantcollege Rijnsburg (niet-AIDA) Voor de locatie Wellantcollege Rijnsburg beschikken we alleen over de gegevens van schooljaar 2010-2011. Het bestand met verzuimgegevens is anders opgebouwd dan de bestanden van de andere locaties. Bij Rijnsburg is het bestand opgebouwd rond meldingen per dag (‘vanafdatum’). In een aantal gevallen is ook een ‘tmdatum’ ingevuld. Dat betekent dan dat een leerling een aantal dagen achtereen verzuimd heeft. Voor de berekening van het totaal aantal verzuimde uren zijn we er vanuit gegaan dat één schooldag gemiddeld 6,4 lesuren omvat. De bestanden van de drie overige locaties zijn consequent opgebouwd rond meldingen per lesuur, waardoor zonder deze aannames gerekend kon worden. Ook de meldingen zijn bij Rijnsburg anders gecodeerd, soms heeft een leerling meerdere meldingen van verzuim waarbij uiteenlopende codes zijn gebruikt. Bij de analyses kan een leerling echter maar één verzuimreden per dag toegekend worden. We kozen voor ongeoorloofd afwezig zonder bericht (te laat) < afwezig zonder bericht < te laat met bericht < afwezig met bericht. Dominantievolgorde: de omschrijving rechts overschrijft de omschrijving links. We hebben deze codes als volgt geïnterpreteerd: a) ZT, zonder kennisgeving te laat = te laat b) ZA, zonder kennisgeving afwezig, dat is overig ongeoorloofd verzuim; c) MA, met kennisgeving afwezig = ziek d) MT, met kennisgeving te laat = overig geoorloofd verzuim.

51

Tabel B14 – Aantal te laat meldingen = ZT (ongeoorloofd verzuim) totaal aantal geregistreerde lessen dat leerlingen te laat zijn

aantal leerlingen dat te laat is gemeld

lesverzuimpercentage te laat

2010: aug/dec

87

71

0,04%

2011: jan/juli

241

173

0,09%

Tabel B15 – Overig ongeoorloofd verzuim = ZA (ongeoorloofd overig) totaal aantal lesuren ongeoorloofd verzuim gemeld

gemiddeld aantal dagen aantal lesuren waarop leerling per leerling gemiddeld ongeoorloofd ongeoorloofd verzuim verzuim gemeld gemeld is

aantal leerlingen ongeoorloofd verzuim gemeld

lesverzuimpercentage ongeoorloofd overig

2010: aug/dec

362

13,9

2,3

26

0,18%

2011: jan/juli

302

4,4

1,2

69

0,11%

Tabel B16 – Lesverzuim vanwege ziekte ≈ MA totaal aantal lesuren ziek gemeld

gemiddeld aantal lesuren per leerling ziek gemeld

aantal dagen aantal waarop leerling leerlingen dat gemiddeld ziek ziek is gemeld gemeld is

lesverzuimpercentage ziekte

2010: aug/dec

4.867

19,7

3,2

247

2,45%

2011: jan/juli

15.499

19,2

3,2

808

5,67%

Tabel B17 – Geoorloofd lesverzuim overig ≈ MT totaal aantal lesuren geoorloofd verzuim gemeld

gemiddeld aantal lesuren per leerling geoorloofd verzuim gemeld

aantal dagen waarop leerling gemiddeld geoorloofd verzuim gemeld is

aantal leerlingen geoorloofd verzuim gemeld

lesverzuimpercentage geoorloofd overig

2010: aug/dec

166

10,4

1,6

16

0,08%

2011: jan/juli

304

10,1

1,9

30

0,11%

52