Vraag en Antwoord bestek Analyse andere werkpatronen Publicatiedatum: 21-07-2015 Sluitingsdatum indienen vragen:14-08-2015 Publicatie Vraag en Antwoord: 21-08-2015 Sluitingsdatum offerte: 07-09-2015, 17.00 uur
Doelstelling Vraag Klopt onze conclusie dat het project niet alleen gaat om bewustwording, kennis en aan de slag gaan met de inhoudelijke/technische kant van Andere Werkpatronen, maar ook om het begeleiden en stimuleren van het veranderproces en de zaken die daarbij komen kijken zoals, verandering in leiderschap, participatieve aanpak, dialoogvoering en competenties? Antwoord Zoals in het bestek is aangegeven, verkeren bedrijven in verschillende fases, als het gaat om de beweging naar andere werkpatronen. In deze verschillende fases zijn ook verschillende dingen nodig om het doel te bereiken: een volgende stap zetten op weg naar andere werkpatronen. Het hangt er vanaf in welke fase het bedrijf verkeerd, welke stap hierin kan worden genomen. Het kan daarbij gaan om bewustwording en kennis, maar het kan (met name bij een incompany traject) ook gaan om zaken als procesbegeleiding en dialoogvoering etc. Vraag In het bestek wordt gevraagd naar het mogelijk maken en invoeren van andere werkpatronen. Deze maatregel is in algemene zin bedoeld voor het verbeteren van de blijvende inzetbaarheid van medewerkers. Welke specifieke probleemstelling/ aanleiding ligt ten grondslag aan de wens om andere werkpatronen in te zetten als maatregel? Antwoord Vanuit diverse ontwikkelingen binnen de Metalektro, zoals vergrijzing, vraag naar flexiblisering, toenemende concurrentie, technologisering etc. wil A+O Metalektro bedrijven stimuleren om te blijven werken aan duurzame inzetbaarheid. Slimmer organiseren en taken herontwerpen is een van de manieren waarop hier aan tegemoet kan worden gekomen. In deze maatregel worden bedrijven gestimuleerd om hierin stappen te zetten.
Beoordeling en Selectie Vraag In het geval dat de inschrijvende vennootschap niet aan op pagina 8 genoemde minimale solvabiliteit van 0,3 o.b.v. de jaarrekening 2013 of 2014 voldoet, maar haar bovenliggende vennootschappen daar wel aan voldoen, volstaat dan een borgstelling of bankgarantie? Antwoord Nee. Er wordt sec gekeken naar de cijfers van de inschrijvende vennootschap. Vraag Op blad 2 van het Bestek staat dat A+O pas tijdens de uitvoering geïnformeerd wil worden over welke personen vanuit welke partij worden ingezet. Maar op blad 9 staat dat de kwaliteit van de medewerkers die de diensten zullen uitvoeren al wordt beoordeeld o.b.v. een beknopt CV in de beoordeling van de offerte. a) Welke informatie is correct? b) Als de instructie op blad 9 moet worden aangehouden, hoeveel ruimte is er dan om nog te kunnen wisselen van medewerkers bij bijvoorbeeld ziekte, onverwachte uitval, nieuwe medewerkers of voortschrijdende inzichten? Antwoord Wanneer de offerte wordt uitgebracht, wenst A+O een overzicht te krijgen van met welke partijen er wordt samengewerkt. Van de personen van wie bekend is dat ze in het traject worden ingezet, wenst A+O inzicht te krijgen in de kwaliteit van de medewerkers middels de beknopte CV's. Het kan zijn dat nog niet alle medewerkers in het (mogelijke) samenwerkingsverband bekend zijn, of dat er gaandeweg het traject nog wisselingen zijn. In dat geval wordt in overleg getreden met A+O.
Vraag U gebruikt de tariefstructuur om te wegen hoe de prijs is van de aanbieder (blad 9). Daarbij gebruikt u een bandbreedte. Kunt u uitleggen wat die bandbreedte inhoudt? Antwoord Bij de diverse onderdelen wordt het gemaximeerde/aanbevolen uurtarief als uitgangspunt genomen (= de norm). Vervolgens worden de gewogen uurtarieven per aanbieder beoordeeld door deze af te zetten tegen het gemaximeerde/aanbevolen uurtarief, ofwel de norm. Bij een afwijking volgt hieruit een percentage. Negatief percentage = voordeliger dan de norm, positief percentage = nadeliger dan de norm. Vraag Is het de bedoeling dat alle partijen in het consortium bijlage 1 ‘kwalitatieve selectiecriteria’ volledig invullen? a) Is het voldoende als alleen de regievoerder het gezamenlijke ‘uitvoeringsplan voor de opdracht’ aanlevert? Moet dat in het format van bijlage 1 of mag het ook een apart offertedocument zijn in de eigen stijl? Antwoord Ja, het is voldoende als alleen de regievoerder het gezamenlijke uitvoeringsplan aanlevert. Alle delen uit het vastgestelde format moeten ingevuld worden, om een goed vergelijk tussen de verschillende partijen mogelijk te maken.
Budget Vraag In de tekst wordt bij enkele onderdelen een gemiddeld budget genoemd per masterclass (onder a), per deelnemend bedrijf (onder b en c) en per bijeenkomst (onder d). Wij voorzien voor enkele van deze onderdelen behalve kosten per bijeenkomst ook initiële kosten. Kunnen wij in onze aanbieding onderscheid maken in initiële kosten en kosten per masterclass, per bedrijf en per bijeenkomst? Antwoord De initiële kosten worden niet apart gerekend. Het budget per masterclass is een lumpsum-bedrag. Vraag Er wordt bij de verschillende onderdelen een “gangbaar” uurtarief genoemd. a) Is dit gangbare tarief of het maximaal beschikbare budget leidend? b) Is het toegestaan om budgetten tussen de verschillende onderdelen uit te ruilen als dit niet ten koste gaat van de doelstelling van elk onderdeel? Antwoord a) Het maximaal beschikbare budget is leidend, dus minder uur voor een hoger uurtarief, of meer uur voor een lager uurtarief behoort ook tot de mogelijkheden. Er wordt een indicatie gegeven van het tarief dat gangbaar is. Inschrijvingen worden beoordeeld op basis van de volgens opdrachtgever beste prijs-kwaliteit verhouding. b) Nee, de budgetten zijn per onderdeel vastgesteld en kunnen niet op voorhand gewijzigd. Vraag Voor de masterclasses is een budget van €6.000 per masterclass beschikbaar. a) Is dat inclusief kosten als zaalhuur, versnaperingen, etc. of zijn de €6.000 per masterclass uitsluitend voor de inzet van adviseurs? b) Is het laatste het geval: moeten we de kosten voor zaalhuur etc. als aparte post opnemen? Deze vragen gelden ook voor de training Andere Werkpatronen. Antwoord a) Het budget van € 6.000,- per masterclass is een lumpsum bedrag. Dit betekent dus dat kosten als zaalhuur etc. hierin verrekend dienen te worden. b) dit is dus niet van toepassing. Deze antwoorden gelden ook voor de training Andere Werkpatronen.
Vraag In het in-company traject gaat u er van uit dat de scan afgestemd moet worden met het evaluatietraject. a) Kan daartoe het budget van het een ook bij het ander worden aangewend? b) Mag er vanwege het maatwerk in het in-company traject ook zonder instrumenten of met andere instrumenten worden gewerkt? Antwoord a) Nee, de budgetten zijn per onderdeel vastgesteld en kunnen niet op voorhand gewijzigd. b) De basis van het incompany traject is een scan (of vergelijkbaar instrument), van waaruit een analyse van het bedrijf kan worden gemaakt op het gebied van andere werkpatronen. Na het terugkoppelgesprek waarin de analyse van de huidige en gewenste situatie wordt besproken, is het aan de uitvoerder in samenspraak met het bedrijf welke instrumenten al dan niet worden ingezet in het verdere traject. Vraag €4.000 per bedrijf bij een tarief van €125 geeft ruimte voor 32 uur advies. Het advies moet bestaan uit: een intake, een scan, een terugkoppeling, een analyse, uitwerking van verschillende scenario’s, een plan van aanpak en eventueel vervolgbijeenkomsten. De grens van €4.000 vormt hierin het afbreekcriterium. Mag van de bedrijven een eigen bijdrage worden gevraagd om meer tijd en mogelijkheden ter beschikking te krijgen? Dit kan tevens het commitment verhogen. Dit geldt ook voor de training Andere Werkpatronen. Antwoord Bij voorkeur niet, dit werkt drempelverhogend. Vanuit het sectorplan wordt een maximum van 32 advies-uren kosteloos aangeboden. Dit resultaat moet binnen de gestelde uitvoeringstermijn afgerond worden. Een bedrijf kan indien gewenst altijd besluiten na het traject in het sectorplan meer extra diensten in te kopen bij de uitvoerder.
Uitvoering Vraag 1.3 b) Het organiseren en uitvoeren van tien In-company begeleidingstrajecten. In de tekst (pagina 3) wordt gesproken over een scan. Wij gaan ervan uit dat deze scan reeds eerder is ontwikkeld en door inschrijver kan worden gebruikt. Klopt dit? Zo ja, in hoeverre dient de bestaande scan nog te worden aangepast? Is de scan op dit moment al beschikbaar voor de inschrijvers? Antwoord De scan dient geleverd te worden door de uitvoerder van de incompany trajecten. Vraag U benoemt 8 masterclasses. Mogen er voor de totaal €48.000 ook 10 of 6 gegeven worden of moeten het er exact 8 zijn? Een te ontwikkelen masterclass heeft een ideale groepsgrootte voor ogen, waar we vanuit kwaliteitsoogpunt zo goed mogelijk op willen gaan sturen. Dan is enige flexibiliteit aangaande het aantal masterclasses handig. Antwoord Vanuit de regeling is het aantal masterclasses een resultaatverplichting. Wat betreft de groepsgrootte is het aan de uitvoerder om met een voorstel voor een groepsgrootte te komen. Hierbij dient een ondergrens gehanteerd te worden van 8 personen. Vraag Voor de incompany trajecten is een budget van €4.000 per bedrijf beschikbaar. Daarbij noemt u het aantal 10. Moeten dit er exact 10 zijn tegen dit bedrag of is meer/minder binnen het totaal van €40.000 mogelijk? Antwoord Vanuit de regeling is het aantal incompany trajecten een resultaatverplichting. Zie ook het antwoord hierboven.
Vraag Mogen bedrijven deelname aan de training Andere Werkpatronen combineren met een in-company traject? Dit geeft een bedrijf meer budget waarin dus ook meer gedaan kan worden. a) Kan er qua budget eventueel geschoven worden vanuit het onderdeel communicatieplan, uitvoering en materialen? b) Is €6.000 per bedrijf vast of gemiddeld? Antwoord Ja, een bedrijf mag meedoen aan verschillende onderdelen. a) Zie hiervoor de vragen en antwoorden onder “Budget” b) € 6.000 euro is van toepassing op de trainingen. Dit is een maximum bedrag per bedrijf. Vraag Regionale bijeenkomsten a) Moeten dit er exact 4 zijn of mag dat afwijken? b) Is het denkbaar dat een deel van de ervaringen op zo’n bijeenkomst uit andere sectoren dan de Metalektro komt? Antwoord a) Vanuit de regeling is het aantal regionale bijeenkomsten een resultaatverplichting. Hierbij dient een ondergrens gehanteerd te worden van 4 bijeenkomsten. b) Ja, dat kan, als het goede voorbeelden zijn ter inspiratie. Het zwaartepunt dient te liggen bij de Metalektro. Vraag Bij de regievoering wijst u specifiek op afstemming tussen evaluatietraject, in-company en de trainingen Andere Werkpatronen. a) Wij nemen aan dat het hier ook om afstemming met Communicatieplan, uitvoering en materialen gaat? b) In welke mate mogen budgetten in elkaars belang gebruikt c.q. gemixt worden? c) Betreffende de coördinatie die tussen partijen moet plaatsvinden: dit vergt van elke partij die in het consortium deelneemt een inspanning. Kan een deel van dit budget vanuit die gedachte bij anderen dan de regievoerder terechtkomen? Antwoord a) Ja, inderdaad. b) Nee, de budgetten zijn per onderdeel vastgesteld en kunnen niet op voorhand gewijzigd. c) Voor iedere uitvoerder dienen de coördinatiekosten verrekend te worden in hun eigen projecten/activiteiten. Vraag Communicatie, uitvoering en materialen is de bron voor alle activiteiten. Voor het genoemde budget moet een online kenniscentrum worden opgezet, online tools ontwikkeld, webinars verzorgd en een magazine gemaakt. a) Mag hier worden aangesloten bij bestaande structuren en initiatieven, bij voorkeur in de Metalektro? b) Mag een eventuele samenwerking ook in financiële termen gestalte krijgen, waarbij over en weer gelden kunnen worden ingezet? Antwoord a) Ja, dat mag. b) Ons is niet duidelijk wat er precies met deze vraag wordt bedoeld. De budgetten in het kader van het sectorplan zijn bekend, en worden door A+O tijdens de looptijd van het sectorplan niet additioneel aangevuld. Naast het sectorplan kunnen afspraken gemaakt worden ter verdere verduurzaming, mits dat goed wordt onderbouwd en goedgekeurd door het bestuur van A+O. In eerste instantie is echter uitgegaan van een budget dat toereikend is om diverse tools en kanalen te ontwikkelen en te verduurzamen. Vraag Kunnen alle onderdelen (a,b,c en d) parallel aan elkaar lopen omdat er andere doelgroepen worden aangesproken of bestaat de mogelijkheid dat één bedrijf verschillende onderdelen doorloopt? Antwoord Een bedrijf heeft de mogelijkheid om deel te nemen aan meerdere onderdelen.
Uitvoering / rol A+O Vraag In hoeverre wil A+O betrokken zijn bij het inhoudelijk meedenken/beslissen welke initiatieven ruimte krijgen in de masterclass? Antwoord Het traject bestaat uit een aantal fases. Aan het eind van elke fase vindt er een evaluatie en beslismoment plaats. Tijdens dit beslismoment hebben beide partijen het recht om met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden het project te beëindigen. Het ontwikkelen van de masterclass is zo'n fase, die wordt afgesloten met de goedkeuring van het programma (beslismoment) door A+O. Vraag Welke rol ziet A+O voor zichzelf en voor de regievoerende/uitvoerende partijen in het werven van deelnemers? Antwoord De verantwoordelijkheid van werving van bedrijven ligt bij uitvoerder en bij de regiomanagers van A+O. Bedrijven kunnen alleen deelnemen na goedkeuring van A+O.
Evaluatietraject Vraag In de tekst (pagina 4) wordt aangegeven dat het evaluatietraject betrekking heeft op onderdelen a t/m c. Klopt het dat de vier onder d genoemde regiobijeenkomsten niet hoeven te worden meegenomen in het evaluatietraject? Antwoord Nee, dit moet inderdaad a t/m d zijn. Vraag a) Gaat het evaluatietraject dit project evalueren of is het gericht op het tot stand brengen van een inhoudelijke synopsis: is het een monitortaak of een beleidsslag over het geheel van het project? b) Het maatwerk-rapport per deelnemend bedrijf: hoe verhoudt zich dat tot de activiteiten die reeds binnen een in-company-traject zijn uitgevoerd bijvoorbeeld? Als het goed is, krijgt een bedrijf daarin al analyse en advies op maat. c) Hoe verhoudt het evaluatietraject zich tot de op blad 5 aangegeven verplichting voor de aanbieder om na afloop van het project input te leveren voor een eindevaluatie in de vorm van een verslag? d) Op welke wijze is het laatste gebudgetteerd? Antwoord a) Het gaat om beide. b) In het incompany traject ontvangt ieder bedrijf een analyse met daarin verschillende scenario's, een geschikte aanpak en te zetten stappen. Vanuit het evaluatietraject wordt per bedrijf stilgestaan bij de overall conclusies uit het rapport en de aanbevelingen van daaruit voor het bedrijf. c) Alle uitvoerders leveren input, de partij die het evaluatietraject verzorgt, verzamelt en maakt de evaluatie. d) Dit is als onderdeel van projectmanagement versleuteld in de tarieven per onderdeel. Voor iedere uitvoerder dienen deze kosten verrekend te worden in hun eigen projecten/activiteiten.
