Dit moet gemotiveerd worden in het projectvoorstel en wordt mee beoordeeld bij de evaluatie

0

OP ESF Vlaanderen 2014 - 2020 FAQ oproep 315 Innovatie door adaptatie Prioriteit uit OP: 5 – Innovatie en Transnationaliteit

1.

Moeten de promotor en partners Vlaamse dienstverleners zijn?

De promotor en partners moeten gevestigd zijn in de Vlaamse gemeenschap. Het kan zijn dat er ook een doelgroep buiten Vlaanderen bereikt kan worden, maar de partner moet een Vlaamse partner zijn. Er zijn ook geen transnationale kosten mogelijk. 2.

Is er een minimum aantal testmomenten voorzien?

Neen, er wordt geen minimum aantal testmomenten opgelegd. ESF Vlaanderen adviseert wel om zo snel mogelijk te starten met testen en niet om te wachten tot het instrument volledig aangepast of ontwikkeld is. Het is ook goed om te starten met het testen zodra er iets ontwikkeld is en dus niet pas als alles af is. 3.

Wie bepaalt of het initieel concept werkt?

Dit moet gemotiveerd worden in het projectvoorstel en wordt mee beoordeeld bij de evaluatie. 4.

Moet dit dan een concept zijn dat je vertaalt naar een praktijk of is dat de oproep ‘Innovatie door exploratie’?

Als je al een concreet idee hebt dan kan je niet indienen in de oproep ‘Innovatie door exploratie’ want daar vertrekt u van een maatschappelijke uitdaging en zal u tijdens de eerste zes maanden tot een concept komen. Indien u echter een goede praktijk hebt die u wil vertalen naar een grotere schaal of in een andere context dan kan u terecht in de oproep ‘Innovatie door adaptatie’. Hier gaat het dus ook niet om een idee dat u verder wil ontwikkelen, maar om een goede praktijk die vertaald wordt naar een andere context of een grotere schaal. Dit is dus verschillend ten opzichte van de vroegere oproep inzake innovatie. 5.

Als je het project indient, vraag je dan meteen de middelen ESF en Vlaamse cofinanciering aan?

Ja, u dient in voor beide subsidies samen en moet dus geen aparte aanvraag meer doen voor de Vlaamse cofinanciering. 6.

Wat houdt een verlenging juist in?

Een verlenging betekent dat u, omdat het project niet afgewerkt is binnen de voorziene tijdsspanne, een bijkomende periode van drie of zes maanden aanvraagt. Binnen de oproep ‘Innovatie door adaptatie’ is het echter niet mogelijk om een verlenging aan te vragen. Alle projecten moeten afgewerkt zijn binnen de voorziene looptijd van maximaal 18 maanden. 7.

Moet je dan na 16 maanden al het product voorleggen ter validering?

Ja, de validering door experten is voorzien tijdens de 16de maand van het project. Op die manier hebt u nog voldoende tijd achteraf om eventuele aanpassingen op basis van de validering door te voeren. 8.

Is er een disseminatiefase mogelijk?

Neen, er is geen disseminatiefase voorzien en disseminatie-activiteiten kunnen niet ingebracht worden in deze projecten.

9.

Hoe wordt de kredietwaardigheid bekeken?

Dit gebeurt aan de hand van een koppeling met Digiflow. Hierbij wordt nagegaan of de RSZbetalingen in orde zijn. Dit was ook reeds bij voorgaande oproepen het geval. 10. Wat moet je doen als je nog geen kwaliteitslabel hebt? U neemt dan best zo snel mogelijk contact op met ESF Vlaanderen om na te gaan welke stappen er allemaal gezet moeten worden. Momenteel worden de minimale kwaliteitsvereisten nog vastgelegd en is er een overgangsfase voorzien dus u neemt best zo snel mogelijk contact op zodat u hierbij verder geholpen kan worden. 11.

Is het nog mogelijk om een kwaliteitslabel te halen voor de deadline van indiening?

U contacteert best zo snel mogelijk ESF Vlaanderen om na te gaan wat mogelijk is zodat dit nog in orde gebracht kan worden. 12. Kan je in deze oproep verder werken op producten uit een bestaand innovatieproject bij ESF? Neen, dit is niet mogelijk. Bestaande innovatieprojecten of transnationale projecten hebben immers middelen ontvangen om de ontwikkelde producten verder te verspreiden en te dissemineren dus deze producten kunnen nu niet nogmaals als goede praktijk gehanteerd worden in een project in deze oproep. 13. Het projectvoorstel moet in het Nederlands zijn, maar moet het resultaat ook in het Nederlands uitgewerkt worden? Ja, ook de instrumenten en het draaiboek in het kader van het project moeten in het Nederlands uitgewerkt worden. De focus van deze projecten ligt immers op de versterking van de Vlaamse arbeidsmarkt en niet op het buitenland. Ook zijn transnationale kosten, bijvoorbeeld vertaalkosten voor het vertalen van het instrument, niet mogelijk in deze oproep. 14. Zijn er regels rond de beschikbaarheid van de producten aangezien er geen disseminatiefase voorzien is? Ja, de ontwikkelde instrumenten zijn het eigendom van ESF Vlaanderen en worden ook door ons beschikbaar gesteld. 15. Is alles wat ontwikkeld wordt eigendom van ESF Vlaanderen? Ja, alle instrumenten die tijdens het project ontwikkeld worden, behoren tot het eigendom van ESF Vlaanderen. 16. Moet de oorspronkelijke praktijk een Vlaamse praktijk zijn of kan dit een buitenlandse praktijk zijn? Beiden zijn mogelijk, maar het moet gaan om een goede praktijk die u wil vertalen naar een andere context of op een grotere schaal. 17. Moet er een akkoord zijn van de andere organisatie die de oorspronkelijke goede praktijk ontwikkeld heeft? Het is wellicht quasi onmogelijk om de organisatie die de oorspronkelijke goede praktijk ontwikkeld heeft, indien dit een andere organisatie betreft dan uw eigen organisatie, niet te betrekken. Deze kan dan ook één van de partners zijn in het project. Het is wel zo dat, indien dit een buitenlandse organisatie is, eventuele reiskosten van deze organisatie niet subsidiabel zijn.

18. Kan je verschillende bestaande praktijken combineren? Dit is zeker mogelijk. 19. Kan je al bezig zijn met de adaptatie van de goede praktijk? Als het grootste deel van de adaptatie al gebeurd is dan kan je geen project meer indienen in deze oproep. Als je al contacten hebt gelegd met de partners, maar de aanpassing en het uittesten moet nog gebeuren dan past dit wel binnen deze oproep. 20. Worden buurthuizen beschouwd als dienstverleners? Dienstverleners is een ruim begrip dus ook buurthuizen kunnen een dienstverlener zijn, maar het moet wel steeds gaan om een dienstverlening op de arbeidsmarkt. 21. Kunnen partners financiering ontvangen? Dit kan zeker. De partner kan financiering ontvangen voor de personeelsleden die ingezet worden in het project. Dit kan echter niet voor buitenlandse partners, maar voor Vlaamse partners is dit zeker mogelijk. 22. Het gaat om organisaties in de Vlaamse Gemeenschap dus kunnen organisaties uit Brussel indienen? Ja, dit kan, maar de dienstverlening moet gemeenschapsmaterie betreffen. Het ontwikkelen van een opleiding om laaggeschoolde jongeren aan een job te helpen bijvoorbeeld is een gemeenschapsmaterie en dus kunnen organisaties uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hiervoor indienen. Wanneer het echter bijvoorbeeld het ontwikkelen van een begeleiding of toeleiding naar werk betreft voor laaggeschoolde jongeren dan is dit een gewestmaterie en kunnen organisaties uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hier niet voor indienen. Indien promotoren hierover vragen hebben, contacteren ze best de oproepbeheerders om af te toetsen of zij een project kunnen indienen of niet. 23. Betreft het enkel de anciënniteit binnen de eigen organisatie? Neen. Indien er ook anciënniteit van buiten de organisatie gehonoreerd wordt door de promotor dan kan deze anciënniteit ingebracht worden, maar de promotor moet dan in de arbeidsovereenkomst of jaarloonfiche kunnen aantonen dat deze anciënniteit daadwerkelijk gehonoreerd wordt in de organisatie. 24. Gaat het om de anciënniteit bij de start van het project of kan deze wijzigen tijdens de looptijd? De anciënniteit kan wijzigen tijdens de looptijd. Indien dit het geval is dan moet u het personeelslid twee keer inschalen, namelijk een eerste keer volgens de oude anciënniteit en voor de tijdsinzet tijdens de periode waarin deze anciënniteit gold en een tweede keer volgens de nieuwe anciënniteit. Ook uit de tijdsregistraties moet dan duidelijk blijken op welke periode deze betrekking hebben. 25. Kan je de subsidies nog verhogen na de goedkeuring? Neen, u kan nooit meer subsidies krijgen dan goedgekeurd. Het is mogelijk dat de kosten bij de rapportering hoger liggen dan begroot, maar de subsidies kunnen nooit meer bedragen dan wat goedgekeurd is. De resterende kosten zal u dan zelf moeten dragen. 26. Kan er een wijziging zijn van de inschaling wanneer een medewerker bijvoorbeeld vervangen wordt? Dit kan. Hierdoor kunnen de kosten dan ook veranderen, maar ook in deze gevallen geldt dat nooit meer subsidies dan goedgekeurd uitgekeerd kunnen worden.

27. Mag je vertrekken vanuit kennis die opgedaan is in een voorgaand project? Dit kan, maar er moet dan in het voorgaande project wel al een goede praktijk bestaan. Bovendien mag dit geen goede praktijk zijn die in het kader van een vorig project binnen de ESF-oproepen ‘Innovatie’ of ‘Transnationaliteit’ ontwikkeld werd. 28. In de oproepfiche staat dat het project zich moeten richten op dienstverleners en niet op de finale doelgroep zelf, maar in het projectvoorstel wordt een vraag gesteld over de finale doelgroep? Er wordt inderdaad een vraag gesteld over de finale doelgroep omdat ESF Vlaanderen wil weten aan welke doelgroep de dienstverlening uiteindelijk ten goede zal komen en de link wil kennen tussen de doelgroep en de dienstverleners. 29. Kunnen er dan ook instrumenten ontwikkeld worden om de dienstverleners te helpen bij het bereiken van of omgaan met de doelgroep? Dit kan, maar het is niet de bedoeling om enkel en alleen tools te ontwikkelen. De bedoeling is dat een project in deze oproep ook echt een dienstverlening gaat uittesten en ontwikkelen en niet enkel instrumenten maken die de dienstverleners kunnen gebruiken. 30. Is het een vereiste om maatschappelijk kwetsbare groepen te betrekken in je project? Dit hangt af van project tot project en zal inhoudelijk beoordeeld worden. 31. De kosten en baten betreffen bij het projectvoorstel een inschatting, maar bij de rapportering moet je dit concreet maken terwijl dit misschien voor sommige indicatoren niet gemeten kan worden? Het gaat hier om een nulmeting bij de start van het project en dan herhaalde metingen na iedere test. Dit impliceert wel dat er meermaals getest wordt en dat de kosten en baten dan ook opgevolgd worden door een meting. Er wordt hier geen wetenschappelijke connotatie aan verbonden, maar het is wel belangrijk dat u kijkt welke kosten en baten van toepassing zijn en nadenkt over hoe deze opgevolgd kunnen worden. 32. Kunnen er bij de rapportering nog kosten en baten toegevoegd worden omdat deze uit de testen naar voren komen? Dit kan zeker. Tevens kan u aangeven dat uit de testen gebleken is dat bepaalde kosten en baten niet beïnvloed worden door de dienstverlening en dat deze dus uit de analyse gehaald worden. 33. Stel dat je als organisatie al een project ingediend hebt in de vorige oproep ‘Innovatie’ en dit wordt afgekeurd, mag je dan opnieuw hetzelfde project indienen in deze oproep? De promotoren wiens projectvoorstel afgekeurd wordt of wiens voorstel niet toegekend is omdat er onvoldoende middelen waren, zullen door ESF Vlaanderen gecontacteerd worden om samen te kijken of het voorstel eventueel binnen één van de nieuwe oproepen, zijnde ‘Innovatie door exploratie’ of ‘Innovatie door adaptatie’, ingediend kan worden. 34. Moet je in de tijdsregistratie in de kolom ‘uren’ het aantal uren opgeven? Ja, er wordt gewerkt per dagdeel en ieder dagdeel omvat 4 uren dus u moet hier telkens 4 uren aangeven. 35. Stel dat in de organisatie een arbeidstijd geldt van 7,6 uur per dag, maar er zijn twee dagdelen geregistreerd geef je dan 8 uur op? Ja, u geeft dan 8 uur aan aangezien het twee dagdelen betreft.

36. Aangezien er in deze oproep geen facturen extern personeel ingediend kunnen worden, moet er dan geen rekening gehouden worden met de wetgeving overheidsopdrachten? Neen, u moet wel rekening houden met de wetgeving overheidsopdrachten indien u hieraan onderhevig bent. Dit wordt immers bekeken op organisatieniveau dus u zal bij het projectvoorstel deze vraag moeten beantwoorden en u zal hierbij moeten aangeven in hoeverre u hieraan moet voldoen. U moet inderdaad geen facturen voor het extern personeel of van directe kosten aantonen, maar u moet wel kunnen aantonen dat u de wetgeving overheidsopdrachten gerespecteerd hebt. 37. Geldt de minimis voor iedere organisatie of enkel voor private ondernemingen? De verklaring op eer geldt voor alle organisaties. Het zijn de subsidies die in het kader van deze oproep uitgereikt worden die beschouwd worden als subsidies in het kader van de minimis. Dit betekent dat iedere organisatie die intekent op deze oproep een verklaring op eer in het kader van de minimis moet invullen en ondertekenen. Indien er echter een goede argumentatie is waaruit blijkt dat de ontwikkeling een ontwikkeling is die geen economisch voordeel oplevert voor de betrokken dienstverleners, maar enkel een breed maatschappelijk voordeel voor alle dienstverleners wordt deze subsidie niet als de minimis steun beschouwd. Dit zal aangetoond moeten worden bij de indiening van het projectvoorstel. 38. Hoe weet je welke subsidies onder de minimis vallen en welke niet? U moet hiervoor telkens de subsidiegever contacteren. Subsidies in het kader van ESF-oproepen kan u navragen bij de oproepbeheerders van deze oproep, maar voor andere subsidies moet u dit telkens bij de subsidiegever navragen. 39. Kunnen kosten van freelancers ingebracht worden? Intern personeel is personeel dat op de payroll van de organisatie moet staan dus in dat geval moeten de freelancers partner zijn in het project. Indien u de freelancers als onderaannemer dus als extern personeel wil inbrengen in het project dan zit dit vervat in het forfait van 40% dat in de standaardschalen verrekend is. 40. Is de KMO-portefeuille één van de vrijstellingen voor de kwaliteitsvereisten? De KMO-portefeuille is niet één van de vrijstellingen voor de kwaliteitsvereisten. Indien hierover vragen zijn, neemt u best contact op met Erik Conings via [email protected]. 41. Hoe moet je inbreng vanuit sectoren verrekenen? De personeelsleden die met sectormiddelen gesubsidieerd worden, kunnen niet nogmaals gefinancierd worden via het project. De financiering voor deze personeelsleden moet ingebracht worden onder de rubriek ‘Sectormiddelen’. 42. Kan een sectorfonds een project indienen? Een sectorfonds kan een project indienen. 43. Kunnen er andere kosten ingediend worden behalve de loonkost intern personeel? Neen. De andere kosten zijn al verrekend in de forfait van 40% die vervat zit in de standaardschalen. 44. Wat is de verantwoordelijkheid van de partner en van de promotor? De promotor is de juridisch en financieel verantwoordelijke voor het project en is de aanspreekpersoon voor ESF Vlaanderen. De partners werken inhoudelijk mee aan het project en houden hiervoor ook tijdsregistraties bij. De personeelsleden van de partners kunnen ingebracht

worden in het project, maar het is de promotor die de rapporteringen opmaakt en de contacten met ESF Vlaanderen onderhoudt. 45. Ontvangt de partner een deel van de middelen? Personeelsleden van de partner kunnen ingebracht worden in het project dus de partner kan zijn kosten vergoed krijgen. De middelen worden wel uitbetaald aan de promotor die op zijn beurt dan doorstort aan de partner. 46. Zijn partners degenen die eens deelnemen aan een focusgroep? Partners staan echt samen met de promotor in voor de inhoudelijke uitwerking, wat dus verder gaat dan enkel een deelname aan een focusgroep om ideeën af te toetsen. 47. Kan de tijdsregistratie geregeld worden via een addendum? Neen, er moet gewerkt worden met een verplicht sjabloon voor de tijdsregistratie. 48. Moeten de acties per fase in de detaillering kosten en financiering opgenomen worden? Per personeelslid moeten de uren per fase opgenomen worden, maar niet per activiteit onder die fase. 49. Mag je een fase voor de implementatie voorzien? Deze oproep heeft betrekking op ontwikkelingsprojecten dus als u enkel nog de goede praktijk moet implementeren dan past uw project hier niet onder. Een beperkte implementatiefase kan, maar een disseminatiefase is niet mogelijk. 50. Organisaties met een publiek karakter ontvangen heel wat subsidies dus is er dan een probleem met de minimis? Niet alle subsidies zijn subsidies in het kader van de minimis. U vraagt best na bij de subsidiegever of de door u ontvangen subsidies als subsidies in het kader van de minimis beschouwd moeten worden. 51. Moet er enkel een verklaring op eer zijn voor de promotor? Er moet een verklaring op eer in het kader van de minimis zijn voor zowel promotor als partners. 52. Wat moet er juist opgeleverd worden in het kader van de minimis? Ofwel levert u een verklaring op eer op in het kader van de minimis ofwel een argumentatie waaruit blijkt dat de ontwikkeling een ontwikkeling is die geen economisch voordeel oplevert voor de betrokken dienstverleners, maar enkel een breed maatschappelijk voordeel voor alle dienstverleners wordt deze subsidie niet als de minimis steun beschouwd. Dit zal aangetoond moeten worden bij de indiening van het projectvoorstel. 53. Kunnen er kosten van onderaannemers ingebracht worden? Deze kosten zitten vervat in de forfait van 40% die verrekend is in de standaardschalen. Kosten voor onderaannemers kunnen dus niet meer apart ingebracht worden. 54. Moet enkel de loonkost van de personeelsleden aangetoond worden? Ja, enkel de loonkosten en tijdsinzet van het intern personeel moeten bewezen worden. 55. Moet je als promotor iets opleveren om de kredietwaardigheid te bewijzen?

Neen, dit is iets wat door ESF Vlaanderen wordt gecontroleerd dus als promotor moet u niets bewijzen. 56. Moet je het projectvoorstel bij indiening digitaal handtekenen? Neen, de indiening van het projectvoorstel gebeurt niet via digitale handtekening.