Beleidsplan 2014 Stichting Ravelijn Inleiding Dit Beleidsplan 2014 is gebaseerd op het Meerjarig Strategisch Beleidsplan 2012 – 2015 en het Beleidsplan 2013. Aangezien het jaar 2014 als een overgangsjaar is te beschouwen, met nog veel onduidelijkheden ten aanzien van de verschillende transities die over Nederland zullen worden uitgerold, is onderliggend Beleidsplan 2014 in belangrijke mate een voortzetting van de ambities uit 2013. Deze ambitie is niet veranderd, sterker nog, de ongeplande zaken die in 2013 op ons pad zijn gekomen liggen in lijn met deze ambitie en versterken de noodzaak om hiermee door te gaan. Het beleidsplan 2013 is mede daarom als onderlegger toegevoegd. De ontwikkeling die Ravelijn voor zich ziet is ambitieus en loopt verder dan 2014. Voor 2015 zal een nieuw Meerjarig Strategisch Beleidsplan 2015 – 2018 worden vastgesteld. Dit beleidsplan voor 2014 bestaat uit twee delen, een inhoudelijk deel en een organisatiedeel. Het is het tweeluik waarmee Ravelijn zichzelf versterkt en tegelijkertijd verbindingen aangaat met andere organisaties. We werken in 2014 verder aan een uitbouw van activiteiten voor de nabije en verdere toekomst onder het thema ‘De vrijwilliger centraal’ (waarbij ook mantelzorgers centraal staan). Tegelijkertijd willen we een kwaliteitsslag maken in onze werkprocessen en bedrijfsvoering die we nodig hebben om die inhoudelijke activiteiten te ondersteunen en die nodig zijn om in 2015 klaar te zijn voor de belangrijke rol die Ravelijn wil blijven spelen in een verander(en)de wereld. Het beleidsplan 2014 is bedoeld voor: 1. Alle medewerkers van Ravelijn 2. De Raad van Toezicht van Ravelijn 3. De gemeente Amersfoort In het beleidsplan 2013 voorspelden we dat 2013 geen rustig jaar zou worden. Ravelijn werd in dat jaar wederom geconfronteerd met een bezuiniging van 10%. Ondertussen had Ravelijn de ambitie om -naast de reguliere prestaties en afspraken- tot vernieuwing en uitbreiding van activiteiten te komen.
Terugblik In 2013 heeft Ravelijn hard aan de weg getimmerd en dat blijven we in 2014 vanzelfsprekend ook doen. Onze kerntaken hebben we in 2013 inhoudelijk verder ontwikkeld en versterkt zodat Ravelijn zich goed heeft weten te profileren in Amersfoort als dé organisatie voor vrijwilligerswerk, maatschappelijke inzet en mantelzorgondersteuning. Ravelijn behaalt telkens uitstekende resultaten, er zijn nieuwe projecten gestart en er is hard gewerkt aan de uitstraling van de organisatie, fysiek en digitaal. Waar voorheen intern eilandjes waren, zijn muurtjes tussen afdelingen geslecht en is onderlinge samenwerking gestimuleerd. De financiën zijn op orde en bezuinigingen van de afgelopen jaren verwerkt.
1
Ravelijn is een echte vrijwilligersorganisatie. Ravelijn werkt voor vrijwilligers, met vrijwilligers en bestaat inmiddels voor het grootste deel uit vrijwilligers. Naast de opdracht van de gemeente aan Ravelijn om mantelzorgers te ondersteunen, wil Ravelijn in 2014 nog nadrukkelijker de vrijwilliger en mantelzorger centraal stellen. De vorige missie en visie waren aan vervanging toe. Daarom heeft Ravelijn in het voorjaar van 2013 haar missie en visie geherformuleerd. De nieuwe missie luidt 'Ravelijn versterkt en verbindt'. De visie is als volgt verwoord: 'Ravelijn werkt aan een samenleving waarin iedereen meedoet. Dat doen we door vraag en aanbod op het gebied van maatschappelijke inzet bij elkaar te brengen. Dit betekent kwaliteiten benutten, participatie en zelfredzaamheid vergroten en duurzame sociale relaties versterken'. Extra activiteiten 2013 was ook het jaar van de onverwachte opdrachten en activiteiten. De gemeente Amersfoort gunde Ravelijn vlak voor de zomer een groot project voor het werven, opleiden en begeleiden van de vrijwilligers voor de Steun- en Informatiepunten in de wijk (STIP’s). Een omvangrijk project dat van veel medewerkers energie en inzet heeft gekost en nog steeds dagelijks veel inzet vraagt. Tegelijkertijd is het een mooie kans om te laten zien waar Ravelijn voor staat, hoe flexibel zijn op het kunnen inspelen op nieuwe vragen en om te laten zien waar we goed in zijn. Ravelijn kreeg de opdracht om in 2013 tenminste twee STIP’s te openen en in 2014 tot aan de verkiezingen in maart nog eens drie à vier STIP’s. Daarmee is eind 2013 Ravelijn al verdubbeld in aantal vrijwilligers. De komende maanden groeit dit aantal nog verder en daarna wordt het een reguliere taak van Ravelijn om de STIP’s in Amersfoort te bemensen. Door de komst van de STIP’s kreeg Ravelijn ook een nieuwe betaalde functie, die van STIP-coördinator (drie parttime functionarissen in totaal). De opdracht van de STIP's had wel als consequentie dat de ambitie van Ravelijn om in 2013 te starten met een Vrijwilligersacademie is uitgesteld. We hebben besloten om de Vrijwilligersacademie op dit moment niet als zelfstandig project op te zetten. Wel gaan we op STIP-niveau in de wijk met het matchen van vraag en aanbod op dit gebied aan de slag. Er zijn verschillende spelers in Amersfoort die hebben aangegeven buurtacademies en vrijwilligersacademies op te willen zetten. Ravelijn doet hier graag op een later moment aan mee. Daarnaast is er in 2013 niet gewerkt aan de vervanging van de registratiesystemen Babe (VBA) en ERP (IZO). Dit project is in 2014 één van de prioriteiten. In 2013 bestond Ravelijn 10 jaar en dat wilden we vieren met een stakeholdersbijeenkomst. Uiteindelijk hebben we dat omgevormd tot een zeer geslaagd inhoudelijk symposium over de informele zorg (vrijwilligers en mantelzorg) in de St. Aegtenkapel in hartje Amersfoort. Het symposium was een groot succes, er waren zeer veel bezoekers en goede sprekers. Het symposium heeft bijgedragen aan de inhoudelijke discussie in Amersfoort over de grenzen aan de participatiemaatschappij en de informele zorg en heeft ook Ravelijn als belangrijke speler op dit gebied nog meer op de kaart gezet. Dit alles heeft ertoe geleid dat de goede positie die Ravelijn inmiddels heeft opgebouwd nog verder is versterkt. Ravelijn is een serieuze gesprekspartner en een vaak gevraagde samenwerkingspartner voor de gemeente, zorg- en welzijnsorganisaties en onderwijs.
2
Wat gaan we doen in 2014? De vrijwilliger en mantelzorger centraal! Ravelijn is een vrijwilligersorganisatie bij uitstek: zoals gezegd werkt Ravelijn voor en met vrijwilligers en worden veel activiteiten van Ravelijn door vrijwilligers uitgevoerd. De vrijwilligers werken twee dagdelen op kantoor. Betaalde medewerkers werken veelal parttime. Dit gegeven vraagt veel van alle medewerkers als het gaat om de interne communicatie en de onderlinge samenwerking. Bovendien komen er in sneltreinvaart locaties bij van waaruit Ravelijn werkt. Voorheen kende Ravelijn twee locaties (Bergstraat en Rietzangerstraat), maar nu al zijn STIP’s in Liendert en Kruiskamp geopend en dit aantal neemt nog met tenminste drie locaties toe. Op de locaties Bergstraat en Rietzangerstraat groeien we inmiddels letterlijk uit onze jasjes. Tijdens de opbouw van de STIP-organisatie gingen de reguliere werkzaamheden gewoon door, dit had soms zijn weerslag op het personeel. Zo kwamen er in korte tijd veel nieuwe collega’s bij, en moesten veel nieuwe mensen worden ingewerkt. Naast de inhoudelijke extra opdrachten, heeft Ravelijn te maken gekregen in 2013 met veel personele wisselingen. Meer dan ooit was het vervullen van vrijwillige vacatures een continu proces. Ook heeft het invullen van betaalde vacatures veel tijd gekost in 2013. Het ziekteverzuim was bovendien in 2013 hoog. Daar kwam tegelijkertijd bij dat veel externe partijen Ravelijn steeds beter weten te vinden met de wens om een samenwerking aan te gaan. Dit alles betekent dat we veel van onszelf en de medewerkers hebben gevraagd het afgelopen jaar. Er is veel gebeurd, maar het wordt steeds meer merkbaar dat we maar over een beperkte structurele capaciteit beschikken. We lopen letterlijk tegen grenzen aan: grenzen in capaciteit, in financiën, in energie en ook op het punt van huisvesting. Dat vormt een sterk contrast met onze visie dat er tal van kansen en mogelijkheden zijn om de dienstverlening van Ravelijn juist uit te breiden. Ook inhoudelijk wordt 2014 een spannend jaar. Op rijksniveau zijn de plannen voor de drie transities die op 1 januari 2015 ingaan in een vergevorderd stadium. De rol van de gemeenten daarin is nog lang niet altijd helder. Ravelijn heeft te maken met twee van de drie transities: de transitie AWBZ naar de WMO en de rol van de informele zorg daarin en de transitie van de verschillende inkomensregelingen naar de Participatiewet waarbij ook doelgroepen met een afstand tot de arbeidsmarkt naar werk begeleid worden, soms via vrijwilligerswerk. Ravelijn wil zich voorbereiden op de vraag die we verwachten te krijgen als het gaat om invulling van een deel van die twee transities. Binnen de transitie van de AWBZ naar de WMO verwachten we een vraag ten aanzien van de inzet en begeleiding van activiteiten in de informele zorg. Als het gaat om de Participatiewet zijn we voorbereid op tenminste een vraag ten aanzien van de Tegenprestatie en/of het begeleiden van meer doelgroepen naar vrijwilligerswerk (al dan niet op weg naar betaalde arbeid). Natuurlijk hebben we al ervaring opgedaan met deze onderwerpen, maar 2014 willen we gebruiken om hier verder invulling aan te geven en ons voor te bereiden op deze mogelijke vragen. Zo staan binnen de informele zorg voor 2014 de samenwerking met de formele zorg op de agenda, en zal er aandacht moeten zijn voor de uitbreiding en financiering van de inzet van 2e jaars stagiairs en de start van Maatje&Meer. De gemeente Soest heeft Ravelijn gevraagd extra in te zetten op netwerkcoaching.
3
Ook binnen andere afdelingen zijn in 2013 activiteiten in gang gezet die hun beslag krijgen in 2014. Zo zal de doorontwikkeling van de STIP’s prioriteit krijgen. Bij Maatschappelijk Inzet zijn de begeleide bemiddeling en de mogelijke opdracht van de gemeente Amersfoort op het gebied van de Tegenprestatie aandachtspunten. Bij de VBA krijgt de advisering van vrijwilligersorganisaties en het meer op talenten en competenties van vrijwilligers kunnen inspelen de nadruk. Ter ondersteuning dit alles en om snel en adequaat de registratie van het primaire proces te organiseren is het nodig om een nieuw systeem in te richten. Alle afdelingen van Ravelijn moeten hiervoor input leveren, met name de VBA en IZO. Het Wijkklusteam is in de laatste maanden van 2013 begonnen met het inzetten van sociale intakers als een vorm van voor-intake voor de hulpvragers. Zij vormen een waardevolle aanvulling op het klussen en hebben een signalerende functie ten aanzien van mogelijk andere problemen en hebben daarmee ook grote betekenis voor de toeleiding van mensen naar informele en formele zorg. In 2014 worden deze activiteiten voortgezet. Inhoudelijke en organisatorische prioriteiten in 2014 In deze notitie worden de inhoudelijke en organisatorische prioriteiten kort genoemd. Ze worden verder uitgewerkt in een werkplan per afdeling.
1. Inhoudelijke positionering Ravelijn, ‘de vrijwilliger centraal’ -
Afgesproken prestaties halen (prestaties gemeente en andere partijen).
-
Bij alles wat we doen ligt de focus op 'De vrijwilliger centraal'. Dit betekent focus op de advisering van vrijwilligersorganisaties en het meer op talenten en competenties van vrijwilligers (beleidsplan 2013),
-
Deskundigheid vergroten op het gebied van de samenwerking tussen de informele zorg en formele zorg (nieuw).
-
Vrijwilligers inzetten in het kader van Maatje & Meer voorheen coachmaatje (Beleidsplan 2013), ook in mantelzorgsituaties.
-
Verder bestendigen en uitwerken van de begeleide bemiddeling (beleidsplan 2013). De begeleide bemiddeling is in 2013 verder vormgegeven en anders gepositioneerd binnen Ravelijn. Doelgroep is nu met name cliënten van Kwintes en GGzCentraal. In 2014 wil Ravelijn bekijken of de doelgroep verbreed kan worden. Daarnaast kan het project vrijwillige coaches een welkome aanvulling zijn op de begeleide bemiddeling. Dit project moet gekoppeld gaan worden aan de vrijwilliger en niet aan de organisaties (nieuw).
-
Ravelijn gaat meer werken aan vergroting van kennis over mantelzorg bij haar netwerkpartners en alleen ondersteuning bieden aan individuele mantelzorgers die niet elders op een vorm van ondersteuning kunnen rekenen (beleidsplan 2013).
-
Het doorontwikkelen van de STIP’s en alle werkprocessen en contacten die horen bij informeren en toe leiden van bewoners en het ontwikkelen van buurtkracht (nieuw).
4
-
Komend jaar wordt een belangrijk jaar voor de toekomst en de positionering van AV Werk, de Wijkklusdiensten en de buurtvoorlichters.
-
Voor AV Werk geldt dat 2014 een overgangsjaar is waarbij bezien wordt hoe activiteiten zich verhouden met de wens van de gemeente om een ondernemerscentrum te starten.
-
Ook voor het Wijkklusteam is 2014 een overgangsjaar. Hier speelt de vraag of de activiteiten gekoppeld kunnen worden aan de STIP’s. Voor het Wijkklusteam zijn sociale intakers eind 2013 gestart voor de signaleringsfunctie, in het eerste kwartaal van 2014 komen daar de eerste resultaten van in beeld (nieuw).
-
Voor de Buurtvoorlichters volgt nog een evaluatiegesprek met de gemeente van hun inzet en het effect daarvan ook voor andere partijen. De buurtvoorlichters zijn van groot belang voor informatie in en uit de wijken. Ravelijn en andere partijen gaan zich hard maken voor continuering van de buurtvoorlichters, het liefst ondergebracht bij de STIP’s.
2. Goede resultaten, gezonde organisatie, goede bedrijfsvoering -
Herinrichting van interne overlegstructuren en interne communicatie (onderling en vanuit het management) in verband met het snel groeien van de organisatie (nieuw).
-
De boekhouding wordt sinds 1 januari 2014 intern gedaan. Het is zaak om goed de vinger aan de pols te houden op een goede voortgang, het tijdig betalen en het juist boeken van kosten (nieuw).
-
Verbeteren van bedrijfsvoeringsprocessen en vervolgens vastleggen hiervan (op gebied van dienstverlening, P&O, archivering, samenwerking binnen de STIP’s etc) per afdeling en afdelingoverstijgend.
-
Een nieuw (één) registratiesysteem i.p.v. Babe en Erp voor het volgen van vrijwilligers, vacatures en hulpvragers. Hiervoor is het nodig om een programma van eisen op te stellen met input van alle afdelingen van Ravelijn, te komen tot de keuze en aanschaf voor een systeem en de migratie van alle gegevens naar dit nieuwe systeem te organiseren. Het is van belang om hiervoor goed te kijken naar passende ondersteuning en projectleiding (Beleidsplan 2013).
-
Training en scholing van vrijwilligers (nieuw) (interne vrijwilligers op kantoor en IZO-vrijwilligers) en herformuleren Ravelijn-vrijwilligersbeleid (Beleidsplan 2013). Teambuilding binnen de afzonderlijke teams van vrijwilligers.
-
Financiering zoeken voor nieuwe projecten én bestaande projecten zoals het stageproject en uitbreiding van de begeleide bemiddeling (Beleidsplan 2013).
-
Kennis van betaalde en onbetaalde medewerkers borgen (veel éénpitters maakt de organisatie kwetsbaar) (nieuw).
-
Projectadministratie opzetten, projectmatig werken (nieuw).
-
Evaluatie van het P&O-beleid en het opleidingsplan (Beleidsplan 2013).
5
Bovenstaande activiteiten kennen nu nog een zekere mate van abstractie en worden daarom per afdeling verder uitgewerkt in een werkplan 2014. Per activiteit wordt een projectplan opgesteld volgens het principe van projectmatig werken (vastgelegd wordt wie de opdrachtgever is en wie de opdrachtnemer, het doel van de opdracht, het gewenste resultaat, de beoogde stappen en wie betrokken is, de planning en het budget). In het werkplan 2014 zullen ook de activiteiten van de ondersteunende stafdiensten communicatie, ICT en secretariaat worden beschreven.
6
