Direktur Jenderal Perbendaharaan Dr. Agus Suprijanto, S.H., M.A

Direktur Jenderal Perbendaharaan Dr. Agus Suprijanto, S.H., M.A.

PANDUAN KISS 2013

Sambutan Direktur Jenderal Perbendaharaan Assalamualaikum Warrahmatullahi wabarakatuh Salam sejahtera bagi kita semua. Menyambut Implementasi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN), saya ingin mengajak kita semua untuk selalu siap dan mendukung perubahan pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Melaksanakan sebuah perubahan pada organisasi, salah satunya dengan komitmen yang tinggi dari pimpinan. Peran serta pimpinan di seluruh unit Direktorat Jenderal Perbendaharaan dalam mendukung implementasi SPAN sangat penting karena akan berpengaruh kepada semangat

dan

motivasi

seluruh

pegawai

Direktorat

Jenderal

Perbendaharaan. Sebagaimana diketahui, sejak komite ini dibentuk pada tahun 2011, kita semua telah nyata menerima manfaatnya, khususnya untuk kemajuan proyek SPAN. Melalui komite ini diharapkan komunikasi dan koordinasi dalam rangka implementasi SPAN dapat terus berjalan dengan baik. Program Kerja KISS Tahun 2013 telah disusun berdasarkan kebutuhan tahapan implementasi SPAN tahun ini. Untuk menjalankan berbagai program kerja tersebut diperlukan petunjuk yang lebih rinci. Oleh karena itu, diperlukan sebuah Buku Panduan KISS 2013. Buku Panduan ini

i

PANDUAN KISS 2013 diberikan kepada seluruh komponen KISS, agar menjadi panduan bersama dan memudahkan dalam melaksanakan program kerjanya. Akhir kata, semoga buku ini mendatangkan manfaat dan dapat dipergunakan semaksimal mungkin sebagai panduan bagi KISS. Sekian Terimakasih Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

ii

PANDUAN KISS 2013

Daftar Isi i

Sambutan

Iii

Daftar Isi

2

Pendahuluan, Gambaran Umum, dan Pengertian

7

Struktur KISS

11

Peran dan Tugas KISS

22

Pola Komunikasi dan Koordinasi

26

Program Kerja

30

Mekanisme Monitoring & Evaluasi

32

Penggantian DSU dan Penggantian Tugas DSU

36

Laporan

38

Penutup Lampiran

iii

[Type the document title] [Type the document subtitle] [Pick the date] Windows User

PANDUAN KISS 2013

Pendahuluan Komite Implementasi SPAN dan SAKTI (KISS) yang secara keanggotaan terdiri dari Ketua, Wakil Ketua dan Anggota KISS di masing-masing unit selama ini telah mendapatkan penjelasan mengenai peran dan tugasnya melalui berbagai kegiatan sosialisasi langsung. Penjelasan yang disampaikan pada berbagai kegiatan sosialisasi tersebut selama ini masih terpisah-pisah dalam bentuk presentasi. Dalam perjalanannya terkadang anggota KISS tidak dapat menjalankan tugasnya karena berbagai hal, dan memerlukan penggantinya. Disisi lain jabatan Ketua dan Wakil Ketua KISS yang melekat pada

jabatan

struktural di unit memungkinkan pejabat tersebut sebelumnya tidak pernah menjabat sebagai Ketua atau Wakil Ketua KISS. Hadirnya panduan ini diharapkan dapat menjadikan pedoman bagi KISS dalam menjalankan tugasnya dengan segala kondisi yang mungkin terjadi seperti penjelasan diatas.

Gambaran Umum Pemerintah, melalui Kementerian Keuangan, telah melaksanakan Reformasi Manajemen Keuangan Negara (Government Financial Management Reform), dimulai dengan melakukan kerja sama dengan Bank Dunia melalui program Government Financial Management and Revenue Administration Project (GFMRAP). Tujuan dari program GFMRAP adalah untuk memperkuat efisiensi dan integritas dalam

2

PANDUAN KISS 2013 manajemen keuangan publik dan administrasi pendapatan, terutama melalui penguatan tatakelola, akuntabilitas dan transparansi. SPAN sendiri merupakan salah satu sub-program dari Government Financial Management and Revenue Administration Project (GFMRAP). SPAN merupakan program transformasi berskala besar di bidang keuangan negara yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan anggaran dan perbendaharaan negara melalui penyempurnaan proses bisnis dan pemanfaatan teknologi informasi yang terintegrasi. Pengembangan SPAN meliputi tiga komponen utama atau yang disebut dengan Pilar SPAN yaitu : Proses Bisnis, Sistem Teknologi Informasi, dan Tata Kelola Perubahan Change Management and Communication (CMC). Pengembangan SPAN tidak hanya memperhatikan perubahan Proses Bisnis

dan

penggunaan

Tehnologi

Informasi

saja,

tapi

juga

memperhatikan faktor organisasi dan sumber daya manusia yang nantinya sebagai pengguna dari SPAN itu sendiri. Untuk itu dikembangkan Tata Kelola Perubahan sebagai bagian dalam SPAN, yang akan melihat dan mengkaji kebutuhan, baik dari sisi organisasi maupun sumber daya manusia, terkait dengan implementasi SPAN. Change Management and Communication (CMC) sebagai salah satu pilar dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) telah dimulai sejak Agustus 2010. Tujuan CMC adalah untuk mengawal setiap elemen perubahan dalam mendukung implementasi SPAN dengan

merumuskan strategi

perubahan organisasi, pelatihan dan pengembangan SDM, dan

3

PANDUAN KISS 2013 komunikasi. Selain itu CMC juga harus dapat memastikan diterimanya perubahan oleh pemangku kepentingan/stakeholder dan unsur pimpinan baik di tingkat pusat maupun vertikal. Untuk mencapai tujuan tersebut dibentuk Tim CMC yang berada dibawah tanggungjawab Subdit Transformasi Proses Bisnis Internal (TPBIO) Direktorat Transformasi Perbendaharaan. Agar program CMC dapat terlaksana dengan baik di unit pusat maupun di daerah, pada awalnya dibentuk Duta SPAN Unit (DSU) sebagai ujung tombak Tim CMC di masing-masing unit. Kemudian keberadaan DSU diperkuat dengan dibentuknya KISS sebagai wadah resmi

untuk

pengelolaan kegiatan CMC dimasing-masing unit.

Pengertian KISS adalah suatu komite yang bertujuan untuk menjaga dan mendukung kesuksesan implementasi SPAN dan SAKTI di unitnya dan pihak eksternal (Kementrian / Lembaga) yang terkait dengan unitnya. Tujuan KISS : •

Wadah resmi kegiatan operasional implementasi SPAN di Direktorat

Teknis,

Kanwil

dan

KPPN

dan

membantu

implementasi SAKTI di Satker. •

Menjadi wadah formal untuk mendapatkan keterlibatan dan dukungan pimpinan direktorat teknis dan kantor-kantor wilayah dalam kegiatan implementasi dan operasional pelaksanaan SPAN dan SAKTI.

4

PANDUAN KISS 2013 •

Sebagai dasar formal bagi Duta SPAN Unit Kerja untuk menjalankan aktivitasnya.

•

Menjadi salah satu media penyebaran informasi yang efektif di direktorat teknis, kantor wilayah, KPPN dan Satker.

•

Saluran umpan balik yang dapat dipercaya oleh tim SPAN pusat untuk mengetahui keadaan dan isu-isu di lapangan.

•

Memastikan keterlibatan seluruh jajaran pimpinan dan pegawai direktorat teknis, kantor wilayah dan KPPN dalam implementasi SPAN.

5

PANDUAN KISS 2013

6

PANDUAN KISS 2013

Struktur KISS KISS terdiri dari : 1. Tim CMC yang terdiri dari : a.

Tim CMC Direktorat Jenderal Perbendaharaan

b. Tim CMC Direktorat Jenderal Anggaran c.

Tim CMC Pusat Informasi dan Teknologi Keuangan

2. KISS Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan, meliputi : a.

Sekretariat Ditjen Perbendaharaan

b.

Direktorat Pelaksanaan Anggaran

c.

Direktorat Pengelolaan Keuangan Negara

d.

Direktorat Sistem Manajemen Investasi

e.

Direktorat Pembinaan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan

Umum f.

Direktorat Akuntansi dan Pelaporan Keuangan

g.

Direktorat Sistem Perbendaharaan

3. KISS unit vertikal yaitu Kanwil dan KPPN lingkup Ditjen Perbendaharaan

Susunan keanggotaan KISS terdiri dari 1. Pembina KISS 2. Penanggungjawab KISS 3. Tim CMC -

Ketua

-

Wakil Ketua

7

PANDUAN KISS 2013 -

Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi

-

Koordinator Stream Organisasi dan Training

-

Koordinator Sekretariat

-

Anggota (termasuk Duta SPAN Koordinator/Duta SPAN Unit )

4. Ketua KISS 5. Wakil Ketua KISS 6. Anggota KISS (Duta SPAN Unit)

8

PANDUAN KISS 2013

STRUKTUR KISS TAHUN 2013

9

PANDUAN KISS 2013

10

PANDUAN KISS 2013

Peran dan Tugas KISS Peran dan tugas KISS adalah sebagai berikut 1.

Pembina

Pembina berperan sebagai pemberi nasihat, pengayoman dan pembinaan dalam pelaksanaan program kerja KISS di kantor pusat dan daerah dalam rangka implementasi SPAN. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Pembina : 1.1.

Memberikan nasehat dan himbauan dalam rangka kegiatan-kegiatan KISS yang diusulkan.

1.2.

Memberikan

arahan secara umum dalam rangka

penyusunan program-program kegiatan KISS 1.3.

Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan KISS

1.4.

Memberikan pengayoman kepada KISS sehingga kegiatan yang dilaksanakan dapat optimal

1.5.

Berkoordinasi dengan Penanggungjawab KISS dalam merumuskan dan menetapkan kebijakan program kerja KISS

2.

Penanggung jawab

Penanggung jawab bertanggung jawab atas penyelenggaraan operasional kegiatan dan keberhasilan seluruh kegiatan KISS di kantor pusat dan daerah dalam rangka implementasi SPAN.

11

PANDUAN KISS 2013 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Penanggung jawab : 2.1.

Bertanggung jawab secara umum terhadap pelaksanaan kegiatan-kegiatan KISS di kantor pusat dan daerah.

2.2.

Berkoordinasi dengan Ketua Tim CMC, Ketua dan Wakil Ketua KISS dalam menentukan kebijakan penyusunan program kerja KISS.

2.3.

Menentukan kebijakan mengenai pelaksanaan program kerja KISS di Kantor Pusat dan Daerah.

2.4.

Berkoordinasi dengan Pembina KISS dan Ketua Tim CMC dalam merumuskan dan menetapkan kebijakan program kerja KISS

2.5.

Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja KISS di kantor pusat dan daerah.

2.6.

Memberikan persetujuan terhadap rancangan, usulan maupun hasil kegiatan yang dilaksanakan oleh KISS di kantor pusat dan di daerah.

3.

Ketua Tim CMC

Ketua Tim CMC mempunyai peran dalam merencanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan CMC di bidang manajemen perubahan, komunikasi, stuktur organisasi serta training. Pengelolaan KISS termasuk dalam lingkup tugas Tim CMC.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Ketua Tim CMC : 2.1

Memimpin rapat CMC terkait KISS

12

PANDUAN KISS 2013 2.2

Menyetujui rencana program CMC terkait KISS.

2.3

Memimpin pelaksanaan kegiatan program CMC terkait KISS

2.4

Memonitor pelaksanaan kegiatan program CMC terkait KISS

2.5

3.

Menyetujui Laporan Kegiatan program CMC dan KISS.

Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi berperan

dalam

merencanakan,

mengkoordinasikan

dan

mengevaluasi pelaksanaan kegiatan CMC di bidang Manajemen Perubahan dan Komunikasi, termasuk mengkoordinasikasn program KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi : 3.1

Menghadiri rapat CMC terkait KISS

3.2

Membuat rencana program manajemen perubahan dan komunikasi termasuk program KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

3.3

Memimpin pelaksanaan kegiatan program manajemen perubahan dan komunikasi.

3.4

Memonitor pelaksanaan kegiatan program manajemen perubahan dan komunikasi terkait KISS

13


Menyetujui

laporan

CMC

terkait

kegiatan

stream

manajemen perubahan dan komunikasi serta KISS.

4.

Koordinator Stream Organisasi dan Training Koordinator Stream Organisasi dan Training berperan dalam merencanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan CMC di bidang organisasi dan training serta ikut serta mengkoordinir program kerja KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Stream Organisasi dan Training : 4.1

Menghadiri rapat CMC.

4.2

Membuat rencana program organisasi dan training termasuk program KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

4.3

Mengkoordinasikan

pelaksanaan

kegiatan

program

organisasi dan training. 4.4

Memonitor pelaksanaan kegiatan program organisasi dan training.

4.5

Menyetujui

laporan

CMC

terkait

organisasi dan training serta KISS.

14

kegiatan

stream

PANDUAN KISS 2013 5.

Koordinator Sekretariat Tim CMC Koordinator Sekretariat Tim CMC berperan dalam merencanakan dan mengkoordinasikan dukungan pelaksanaan program CMC dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Sekretariat Tim CMC : 5.1

Menghadiri rapat CMC terkait KISS.

5.2

Membuat rencana dukungan program CMC dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

5.3

Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan dukungan program CMC terkait KISS

5.4

Memonitor pelaksanaan kegiatan dukungan program CMC terkait KISS

6.

Ketua KISS Ketua KISS berperan dalam melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Komite Implementasi SPAN dan SAKTI diunit kerjanya.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Ketua KISS : 6.1

Memimpin rapat KISS di unitnya

6.2

Memimpin pelaksanaan kegiatan implementasi SPAN dan SAKTI di unitnya

15


Memonitor pelaksanaan kegiatan implementasi SPAN dan SAKTI di unitnya

6.4

Berkoordinasi dengan Tim SPAN kantor pusat.

6.5

Menyetujui Laporan KISS.

6.6

Memastikan dan menjaga keamanan perangkat dan infrastruktur SPAN di unitnya.

7.

Wakil Ketua KISS Wakil Ketua KISS berperan dalam membantu Ketua KISS dalam melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Komite Implementasi SPAN dan SAKTI diunit kerjanya.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Wakil Ketua KISS : 7.1

Memimpin rapat KISS bila ketua berhalangan hadir

7.2

Membantu

ketua

dalam

pelaksanaan

kegiatan

implementasi SPAN dan SAKTI. 7.3

Membantu ketua dalam memonitor pelaksanaan kegiatan implementasi SPAN dan SAKTI

7.4

Ikut berperan dalam berkoordinasi dengan tim SPAN kantor pusat.

7.5

Membantu ketua dalam mengkoordinasikan kegiatan KISS diunit kerjanya

7.6

Membantu ketua dalam memastikan dan menjaga keamanan perangkat dan infrastruktur SPAN di unitnya.

16


Duta SPAN Unit (DSU) Peran DSU yaitu mengimplementasikan kegiatan-kegiatan program CMC dalam rangka implementasi SPAN sesuai dengan arahan KISS dan Duta SPAN Koordinator.

Uraian Tugas dan Kegiatan DSU : 8.1

Menerima dan mempelajari informasi dan penugasan dari DSK terkait program CMC.

8.2

Menyampaikan informasi dan penugasan dari DSK kepada Ketua dan Wakil Ketua KISS.

8.3

Melakukan pembahasan bersama Ketua dan Wakil Ketua KISS tentang rencana pelaksanaan kegiatan CMC yang diterima dari DSK.

8.4

Bersama Ketua dan Wakil Ketua KISS, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan CMC kepada pihak-pihak terkait di unit masing-masing.

8.5

Menjadi agen perubahan dengan mensosialisasikan SPAN dan SAKTI di unit kerjanya.

8.6

Menyampaikan informasi kondisi dan perkembangan implementasi SPAN dan SAKTI di unit kerjanya kepada Tim CMC SPAN melalui DSK.

8.7

Menyusun laporan KISS unit kerjanya.

17


Duta SPAN Koordinator (DSK) Peran DSK yaitu mengkoordinasikan dan mengimplementasikan kegiatan-kegiatan program CMC dalam rangka implementasi SPAN. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab DSK : 9.1

Melakukan perencanaan dan analisa materi kegiatan terhadap rancangan kegiatan CMC. 9.1.1

Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC / Koordinator CMC untuk melakukan perencanaan dan analisa materi kegiatan terhadap rancangan kegiatan-kegiatan CMC;

9.1.2

Mengidentifikasi permasalahan terkait rancangan kegiatan- kegiatan CMC;

9.1.3

Membahas hasil identifikasi rancangan kegiatankegiatan CMC bersama Tim CMC dan Konsultan CMC;

9.1.4

Menyusun konsep rancangan kegiatan-kegiatan CMC berikut

kerangka waktu pelaksanaan

irnplementasi di daerah beserta konsep nota dinasnya; 9.1.5

Menyampaikan konsep rancangan kegiatankegiatan CMC beserta nota dinasnya kepada Ketua Tim CMC/ Koordinator CMC.

9.2

Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan CMC.

18

PANDUAN KISS 2013 9.2.1

Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC/ Koordinator CMC untuk melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan CMC;

9.2.2

Mengidentifikasi permasalahan terkait koordinasi pelaksanaan kegiatan CMC;

9.2.3

Membahas

hasil

identifikasi

permasalahan

koordinasi pelaksanaan kegiatan CMC bersama Ketua Tim CMC / Koordinator CMC dan Konsultan CMC; 9.2.4

Menyusun konsep, kerangka waktu pelaksanaan dan nota dinas kegiatan CMC;

9.2.5

Menyampaikan

konsep,

kerangka

waktu

pelaksanaan dan nota dinas kegiatan CMC kepada Ketua Tim CMC / Koordinator CMC; 9.2.6

Menyampaikan

informasi

dan

mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan CMC kepada KISS melalui DSU dimasing-masing wilayah tugasnya. 9.3

Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC. 9.3.1

Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC / Koordinator CMC untuk melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC;

19

PANDUAN KISS 2013 9.3.2

Mengidentifikasi

permasalahan

terkait

monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC: 9.3.3

Membahas hasil identifikasi permasalahan terkait monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC bersama Ketua Tim CMC/ Koordinator CMC dan Konsultan CMC;

9.3.4

Menyusun konsep pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan CMC berikut konsep nota dinasnya;

9.3.5

Menyampaikan konsep pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan CMC beserta nota dinasnya kepada Ketua Tim CMC/ Koordinator CMC.

9.4

Menyusun laporan kegiatan CMC. 9.4.1

Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC/ Koordinator CMC untuk menyusun laporan kegiatan CMC;

9.4.2

Mengidentifikasi

permasalahan

terkait

penyusunan laporan kegiatan CMC; 9.4.3

Membahas hasil Identifikasi permasalahan terkait penyusunan laporan kegiatan CMC bersama Tim CMC dan Konsultan CMC;

9.4.4

Menyusun konsep laporan kegiatan CMC;

9.4.5

Menyampaikan konsep laporan kegiatan CMC kepada Ketua Tim CMC/ Koordinator CMC.

20

PANDUAN KISS 2013

21

PANDUAN KISS 2013

Pola Komunikasi dan Koordinasi Pedoman pola komunikasi dan koordinasi yang dimaksudkan disini adalah sebagai pedoman bagi Ketua, Wakil Ketua dan Anggota KISS (DSU) dalam melaksanakan tugasnya.

1.

Komunikasi Internal KISS masing-masing unit a. Rapat Koordinasi KISS KISS melakukan rapat rutin yang dihadiri oleh Ketua, Wakil dan DSU

setidaknya

satu

kali

dalam

setiap

bulan

untuk

mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan KISS di unitnya. b. Komunikasi dan Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan diluar rapat  DSU sebagai anggota KISS, menjadi pihak yang pertama kali mendapatkan informasi kegiatan (dalam berbagai bentuk produk komunikasi, baik formal maupun non formal) dari DSK.  DSU menyampaikan informasi kegiatan yang diterima dari DSK kepada Ketua/Wakil Ketua KISS untuk mendapatkan arahan lebih lanjut.  DSU mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan berdasarkan arahan dari Ketua/Wakil Ketua KISS.

22


Komunikasi DSU dengan Para Pegawai Komunikasi DSU dengan para pegawai terkait SPAN dan SAKTI merupakan bagian dari pelaksanaan program kerja KISS, hal ini dapat dilakukan dalam bentuk antara lain : a. Komunikasi lisan kepada para pegawai mengenai SPAN dan SAKTI b. Penyampaian produk komunikasi dari Tim CMC SPAN kepada para pegawai c. Menempel informasi SPAN dan SAKTI di papan pengumuman kantor d. Kegiatan komunikasi lainnya yang dapat menarik dan menjaga semangat dan komitmen para pegawai dalam implementasi SPAN dan SAKTI.

3.

Komunikasi dan koordinasi antara DSU dengan DSK Para DSU diharapkan menggunakan berbagai media komunikasi yang efektif dan efesien untuk melakukan komunikasi dan koordinasi dengan DSK. Media komunikasi yang harus dimiliki oleh DSU yaitu :  Handphone  Email (akun depkeu diwajibkan, dan satu akun lain yang sering digunakan) Media komunikasi lain yang dianjurkan untuk digunakan yaitu :  Media chatting online , seperti Gtalk/Yahoo Messenger atau lainnya

23

PANDUAN KISS 2013  Media jejaring sosial, seperti Facebook/Twitter Pola komunikasinya adalah sebagai berikut : a. DSK mengirimkan surat resmi, program brief, slide presentasi, dan lain-lain terkait SPAN dan SAKTI dalam bentuk softcopy melalui email. b. Penyampaian softcopy melalui email tersebut diatas dibarengi dengan konfirmasi melalui telepon/ sms / instant message melalui Gtalk agar segera mendapatkan respon dari DSU. c. Antara DSU dan DSK saling berkomunikasi dan berkoordinasi melalui media komunikasi diatas terkait tugas-tugasnya.

4.

Koordinasi / Konsolidasi KISS Terpusat Jika

diperlukan

Tim

CMC

SPAN

akan

menyelenggarakan

koordinasi/konsolidasi KISS secara terpusat yang dihadiri oleh seluruh Ketua, Wakil dan Anggota KISS (DSU) untuk menyampaikan sosialisasi tentang kondisi terkini implementasi SPAN dan SAKTI.

24

PANDUAN KISS 2013

25

PANDUAN KISS 2013

Program Kerja Program Kerja KISS Tahun 2013 sebagai berikut : a.

Komunikasi SPAN dan SAKTI KISS melakukan berbagai program komunikasi di setiap unitnya masing-masing, antara lain: 

Sosialisasi SPAN dan SAKTI;



Menjadi mediator komunikasi antara tim SPAN dan pegawai;



Pembagian media komunikasi seperti Kabar SPAN, Flyer SPAN dan SAKTI, SPAN Program Brief

b.

Pengawasan Infrastruktur SPAN Pasca deployment infrastruktur SPAN, KISS melakukan pengawasan serta menjaga keamanan terhadap infrastruktur SPAN di unitnya dan berkoordinasi dengan Subdit Transformasi Teknologi Informasi pada Direktorat Transformasi Perbendaharaan terkait dengan hal tersebut.

c.

Pengumpulan Data KISS

melaksanakan

pengumpulan

data

untuk

kebutuhan

implementasi SPAN dan SAKTI, antara lain data pemegang lisensi, data usulan trainer SPAN, penunjukan Duta SPAN Unit, data terkait survey SPAN serta data – data lain yang dibutuhkan untuk ujicoba aplikasi SPAN. d.

Pelaksanaan User Acceptance Test (UAT) * (1) Berkoordinasi dengan Direktorat Transformasi terkait dengan pembentukan Tim UAT.

26

PANDUAN KISS 2013 (2) Monitoring dan Analisa terhadap hasil-hasil UAT pada Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan; *Hanya kantor yang ditunjuk yang dilibatkan dalam UAT. e.

Pelaksanaan Program Familiarisasi * Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan jadwal kegiatan familiarisasi

aplikasi

SPAN

kepada

pengguna

akhir

dan

cadangannya. *Jadwal Pelaksanaan dan Teknis Familiarisasi menunggu info lebih lanjut. f.

Training of Trainer (TOT) SPAN (1) Memberikan usulan calon trainer SPAN (2) Memastikan calon trainer untuk siap dan fokus mengikuti kegiatan TOT SPAN (3) Memastikan materi TOT SPAN telah diterima dan dipelajari oleh masing-masing calon trainer SPAN

g.

Training Pengguna Akhir (1) Memastikan kesiapan Infrastruktur TI (2) Mempersiapkan kesiapan logistik dan ruangan untuk kegiatan Training Pengguna Akhir (3) Memastikan kesiapan calon pengguna akhir (4) Mengkoordinir penetapan jadwal pelaksanaan Training Pengguna Akhir

27

PANDUAN KISS 2013 h.

Piloting dan Rollout (1) Mengkoordinir kegiatan monitoring hasil pelaksanaan rollout secara harian, sebagai bahan analisa terkait kebutuhan laporan di tingkat Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan. (2) Menyampaikan feedback atas hasil monitoring rollout kepada Tim SPAN.

i.

Program Kesadaran Keamanan Teknologi Informasi (1)

Mengkoordinir keikutsertaan test online Kesadaran Keamanan Teknologi Informasi diunitnya.

(2)

Menumbuhkan budaya kerja yang menerapkan Kesadaran Keamanan Teknologi Informasi.

28

PANDUAN KISS 2013

29

PANDUAN KISS 2013

Mekanisme Monitoring dan Evaluasi 1.

Monitoring Kinerja DSU oleh KISS Ketua KISS diharapkan senantiasa melakukan monitoring dan evaluasi atas kinerja DSU. Setidaknya sekali dalam setahun Tim CMC SPAN akan melakukan evaluasi kinerja DSU melalui para Ketua KISS. Format evaluasi akan disampaikan saat bersamaan dengan pelaksanaan evaluasi DSU.

2.

Monitoring Kinerja KISS oleh Tim CMC SPAN Jika diperlukan Tim CMC SPAN dapat melaksanakan site visit kepada KISS di Kanwil/KPPN

untuk melakukan monitoring dan evaluasi

langsung di lapangan terkait dengan kesiapan unit dalam rangka implementasi SPAN.

30

PANDUAN KISS 2013

31

PANDUAN KISS 2013

Pergantian Duta SPAN Unit Sebagaimana diketahui KISS terdiri dari Ketua dari unsur pimpinan unit (Kepala Kanwil, Kepala Bagian/Kepala Subdit, Kepala Kantor), Wakil Ketua dari pejabat eselon III/IV (Kabbag Umum, Kasubbag Umum, Kasubbag TU, Kepala Seksi di tingkat pusat) serta anggota yaitu Duta SPAN Unit. Dalam hal pengelolaan kepegawaian Ditjen Perbendaharaan, mempunyai dinamika yang cepat. Dinamika tersebut tidak terlepas dengan adanya pola mutasi pegawai. Hal tersebut tentu akan berdampak juga pada susunan keanggotaan KISS baik Ketua, Wakil ketua, dan Duta SPAN Unit. Terkait dengan hal tersebut, posisi Ketua dan Wakil Ketua KISS melekat pada jabatan sesuai yang tercantum pada Surat Keputusan tentang KISS. Sedangkan untuk DSU, jika yang bersangkutan dimutasi ke kantor lain sehingga terjadi kekosongan posisi dan peran DSU, harus segera digantikan. Hal tersebut untuk menjamin keberlangsungan koordinasi dan komunikasi kegiatan CMC – SPAN di unit tersebut. Hal ini juga berlaku jika DSU berhalangan tetap (berhenti dari PNS, meninggal, dsb). Penunjukan Duta SPAN Unit tersebut diserahkan sepenuhnya kepada pimpinan unit (Ketua KISS) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1.

Dasar pertimbangan pimpinan untuk mengusulkan Duta SPAN Unit pengganti adalah memiliki kriteria sebagai berikut: a.

Mengutamakan pegawai yang pernah menjadi DSU

b. Mengutamakan Masa kerja minimal 3 (tiga) tahun.

32

PANDUAN KISS 2013 c.

Golongan minimal II/b

d. Mempunyai sifat supel dan mudah bergaul e.

Mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik

f.

Bersedia mengalokasikan waktu minimal 1 (satu) jam sehari untuk melaksanakan tugas terkait implementasi SPAN.

g. Apabila di unit tersebut tidak ada pegawai yang memenuhi kriteria di atas, pimpinan unit (Ketua KISS) bisa mengusulkan seorang pegawai yang memiliki kemampuan paling kompeten. 2.

Usulan

DSU

pengganti

disampaikan

melalui

surat

yang

ditandatangani oleh pimpinan unit berkenaan dan ditujukan kepada Direktorat Transformasi Perbendaharaan dengan tembusan Kanwil setempat. 3.

Surat penunjukan DSU pengganti disampaikan paling lambat 14 (Empat belas) hari terhitung saat Duta SPAN Unit lama pindah ketempat tugas yang baru.

33

PANDUAN KISS 2013

Penggantian Tugas Duta SPAN Unit Jika DSU berhalangan tidak tetap (karena cuti besar, cuti tahunan, sakit, dll) sehingga dalam waktu yang cukup lama tidak dapat menjalankan tugasnya, maka Ketua KISS dapat menunjuk salah satu pegawai untuk menggantikan sementara. Penunjukan tersebut dapat disampaikan melalui surat yang ditujukan kepada Direktur Transformasi Perbendaharaan dengan menyantumkan Nama, NIP, Golongan, Alamat Email dan Nomor HP pegawai yang ditunjuk.

34

PANDUAN KISS 2013

35

PANDUAN KISS 2013

Laporan Untuk keperluan penyusunan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan KISS, maka Duta SPAN Unit wajib menyampaikan laporan KISS dengan ketentuan sebagai berikut : 1.

Laporan KISS dibuat

oleh Duta SPAN Unit dengan diketahui oleh

Wakil Ketua dan ditanda tangani oleh Ketua KISS unit kerja berkenaan 2.

Laporan KISS menggambarkan keadaan sebenarnya yang terjadi pada unit kerja

3.

Laporan KISS disampaikan setiap semester dan paling lambat 1 (satu) bulan setelah semester berkenaan berakhir Laporan KISS dibuat berdasarkan Format laporan yang telah dibuat oleh Tim CMC Ditjen Perbendaharaan. Format Laporan KISS ada dalam lampiran panduan ini

4.

Kegiatan KISS yang diminta oleh Tim CMC SPAN (bersifat insidental) juga harus dilaporkan sebagaimana petunjuk dan format yang diminta terkait kegiatan tersebut.

5.

Kegiatan KISS atas inisiatif sendiri (kegiatan yang kreatif atau unik) dapat dilaporkan dalam bentuk tulisan atau berita disertai foto kegiatan untuk dimuat di website SPAN atau Kabar SPAN (disediakan honor tulisan).

36

PANDUAN KISS 2013

37

PANDUAN KISS 2013

Penutup Jika terdapat hal-hal yang belum disampaikan dalam panduan ini, dapat dikomunikasikan oleh DSU kepada DSK masing-masing.

38

PANDUAN KISS 2013

Lampiran I Daftar email Duta SPAN Koordinator No

Nama

Email

Wilayah Unit Kerja

1

Dwi Sadana

[email protected] [email protected]

2

Agung Khoirul Anam Teguh Dwi Prasetyo Agus Rosidi


Kanwil DJPBN Prov. Nangroe Aceh Darussalam dan Sumatera Barat Kanwil DJPBN Prov. Sumatera Utara

5

Lintri Febriyani


6

Aditya Nugraha Laurentiu s Ade Wida K Fajar Wahyu Dani Atik Purnomo

[email protected] [email protected] laurentius.kurniawan@depkeu .go.id [email protected] [email protected] [email protected]

3

4

7

8

9

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]


Kanwil DJPBN Prov. Riau, Jambi dan Bangka Belitung Kanwil DJPBN Prov. Sumatera Selatan, Bengkulu dan Lampung Kantor Pusat DJPBN, Kanwil DJPBN Prov. DKI Jakarta dan D.I Yogyakarta Kanwil DJPBN Prov. Banten dan Jabar Kanwil DJPBN Prov. Jawa Tengah Kanwil DJPBN Prov. Jawa Timur Kanwil DJPBN Prov. Kalimantan Tengah dan Kalimantan Barat

PANDUAN KISS 2013 10

Fitriandy


11

Yogi Bekti Swasana Soepriyan to Daryono

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

14

Sapta Nugraha Maranu


15

Eko Saputro


12 13

Kanwil DJPBN Prov. Kalimantan Selatan dan Kalimantan Timur Kanwil DJPBN Prov. Bali, NTB dan NTT Kanwil DJPBN Prov. Sulawesi Selatan Kanwil DJPBN Prov. Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara dan Gorontalo Kanwil DJPBN Prov. Sulawesi Utara, Maluku, dan Maluku Utara Kanwil DJPBN Prov. Papua dan Papua Barat

PANDUAN KISS 2013

Lampiran II Format Laporan KISS LAPORAN KISS Nama Kantor Periode

: :

1.

Kegiatan Seputar SPAN

1.1.

Kegiatan SPAN (Selama satu semester) Kegiatan SPAN di KPPN ...... selama semester .... tahun 2013 dilaksanakan melalui berbagai kegiatan sebagai berikut

1.1.1.

Rapat KISS Rapat ini dilaksanakan setiap bulan sekali pada tanggal... bulan ..... 2013, dihadiri oleh Ketua, Wakil dan Anggota KISS.

1.1.2.

Pembagian Kabar SPAN Telah dilaksanakan pembagian Kabar SPAN sejumlah ... eksemplar kepada para pegawai pada bulan ................... Selain itu juga ditempel di papan informasi kantor.

1.1.3.

Gugus Kendali Mutu (GKM) SPAN Untuk meningkatkan pemahaman dan penyamaan persepsi tentang proses bisnis SPAN, telah dilakukan kegiatan GKM yang membahas tentang ....... pada tanggal ............... Kegiatan ini dihadiri oleh .............. pegawai.

1.1.4.

Pengiriman Data Memenuhi surat Direktur Transformasi Perbendaharaan tanggal ... No..... telah dikirimkan Data ...... oleh pada tanggal .......................

PANDUAN KISS 2013

1.1.5.

Kegiatan lainnya Untuk memberikan semangat kepada para pegawai terhadap implementasi SPAN dan SAKTI, dilakukan olahraga bersama dengan menggunakan seragam olahraga berlogo SPAN pada tanggal ............................ Dst...sertakan foto kegiatan jika ada.

2.

Lampiran Kumpulan saran dan masukan untuk pengembangan SPAN dan SAKTI : Area

Proses Bisnis

Daftar Saran dan Masukan Tulis disini jika ada saran dan masukan untuk pengembangan SPAN dan SAKTI

Teknologi Informasi Manajemen Perubahan dan Komunikasi Service Desk Lainnya

......................,...................2013 Disetujui oleh:

Disiapkan oleh:

Ketua KISS KPPN ..........

Duta SPAN Unit ...........

Nama NIP. .................................

Nama NIP. .................................

Direktur Jenderal Perbendaharaan Dr. Agus Suprijanto, S.H., M.A

Recommend Documents