SOP 2013
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA MALANG
Gedung Perkantoran Terpadu (Block Office) Jl. Mayjen Sungkono Malang
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayahnya dapat disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang. Penyusunan SOP ini dilandasi suatu pemikiran bahwa untuk mewujudkan good governance perlu dikembangkan paradigma pelayanan customer
driven
government. Dalam rangka mengimplementasikan paradigma pelayanan customer driven government tersebut, maka perlu untuk membangun
profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki
integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan yang terangkum dalam kebijakan reformasi. Sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 35 tahun 2012, reformasi birokarasi mencakup delapan area perubahan
utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah,
meliputi: organisasi, tatalaksana, peraturan
peraturan perundang-undangan, sumber daya
manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur. Selanjutnya, salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah.
Semoga Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bermanfaat sebagai bagian dari upaya perwujudan reformasi birokrasi untuk mewujudkan good governance.
Malang, KEPALA DINAS PERINDUSTRIAN dan PERDAGANGAN,
Ir. HADI SANTOSO Pembina Utama Muda NIP. 19610615 198903 1 017
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Pelayanan publik sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan aparatur Negara ( Men-PAN) No.81 tahun 1993 merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh instansi pemerintah di pusat, daerah dan lingkungan Badan Usaha Milik Negara / Daerah untuk memberikan pelayanan umum dalam bentuk barang atau jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundangundangan.
Sebagai pelaksana otonomi daerah di bidang perindustrian dan perdagangan, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang juga berkewajiban menyelenggarakan pelayanan
public, serta melaksanakan tugas pokok penyusunan dan pelaksanaan
kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang perindustrian dan perdagangan. Dalam melaksanakan tugas pokok dan kewajiban tersebut, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang berupaya untuk mewujudkan good governance dengan mengembangkan paradigma pelayanan customer driven government, antara lain sebagai berikut : (1) lebih fokus pada kegiatan fasilitasi untuk berkembangnya iklim yang kondusif bagi kegiatan pelayanan masyarakat; (2) lebih fokus pada pemberdayaan masyarakat; (3) fokus pada pencapaian visi, misi, tujuan, sasaran dan hasil (outcomes); (4) fokus pada kebutuhan dan keinginan masyarakat; (5) pada hal tertentu, organisasi pemberi layanan juga berperan untuk memperoleh pendapatan dari pelayanan yang dilaksanakan; (6) fokus pada antisipasi terhadap permasalahan pelayanan; dan (7) lebih mengutamakan desentralisasi dalam pelaksanaan pelayanan (Lembaga Administrasi Negara:2003, 27). Dalam rangka mengimplementasikan paradigma pelayanan customer driven government tersebut, maka perlu untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang
memiliki
integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki
kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture
set) dalam sistem
manajemen pemerintahan yang
terangkum dalam kebijakan reformasi. Sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 35 tahun 2012, reformasi birokarasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tatalaksana, peraturan
peraturan perundang-undangan, sumber daya
manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur. Merujuk pada peraturan tersebut, perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan
dan
implementasi Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (selanjutnya disebut dengan SOP AP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah. B. Maksud dan Tujuan Maksud standar operasional prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. Tujuan: 1. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan; 2. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; 3. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
C. Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur (SOP) ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang D. Dasar Hukum 1. Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2015; 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21//M.PAN/II/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2015; 5. Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 6 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah 6. Peraturan Walikota Malang Nomor 51 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang
E. Manfaat Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang meliputi antara lain : 1.
Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
4.
Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,sehingga akan
mengurangi
keterlibatan
pimpinan
dalam
pelaksanaan proses sehari-hari; 5.
Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6.
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
7.
Memastikan
pelaksanaan
tugas
penyelenggaraan
pemerintahan
dapat
berlangsung dalam berbagai situasi; 8.
Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9.
Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10.
Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11.
Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
12.
Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
13.
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14.
Membantu penelusuran
terhadap
kesalahan-kesalahan prosedural dalam
memberikan pelayanan; 15.
Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan,
sehingga
sekaligus dapat
memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan.
F. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini terdiri dari empat bab. Pada Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar hukum, manfaat dan sistematika penulisan. Pada bab ini membahas tentang latar belakang mengapa SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang hendak dicapai, dasar hukum dan manfaat yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang dikemukakan dalam buku ini serta sistematika penulisan. Sementara itu, pada Bab II berisi tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan SOP yang meliputi isi form SOP dan prinsip pelaksanaan SOP. Pada bab ini akan dibahas tentang isi form SOP yang memuat informasi dan istilah-istilah tentang SOP dan beberapa prinsip dasar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP. Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang. Bab ini akan membahas tentang uraian Standar Operasional Prosedur yang ada di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang, yang meliputi bagian-bagian atau bidang-bidang yang ada yaitu; 1.
SOP untuk Sekretariat, yang meliputi; a. SOP Bagian Umum, b. SOP Bagian Keuangan, c. SOP Bagian Penyusunan Program.
d. SOP Teknologi Informasi dan Komunikasi 2.
SOP untuk Bidang Perindustrian Agro dan Kimia, meliputi; a. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Makanan dan Minuman; b. SOP Seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Hasil Pertanian dan Kehutanan c. SOP Seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Kimia
3.
SOP untuk Bidang Perindustrian Industri Logam, Mesin, Elektronika, Tekstil dan Aneka (ILMETA) dan Industri Alat Transportasi dan Telematika (IATT) meliputi: a. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Logam dan Mesin b. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Tekstil dan Aneka c. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Elektronika dan Industri Alat Transportasi dan Telematika
4.
SOP untuk Bidang Perdagangan, meliputi; a. SOP Seksi Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan b. SOP Seksi Distribusi dan Ekspor Impor, c. SOP Seksi Promosi
5.
SOP untuk Bidang Perlindungan Konsumen, meliputi; a. SOP Seksi Pemberdayaan Konsumen b. SOP Seksi Pengawasan Barang Beredar dan Jasa c. SOP Seksi Kemetrologian.
Dan terakhir Bab IV, yaitu Penutup yang berisi kata akhir.
BAB II PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP
G. Isi Form SOP Dokumen
SOP
merupakan
dokumen
yang
berisi
prosedur-prosedur
yang
distandarkan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut:
1.
Satuan kerja, unit kerja yang mana dalam hal ini adalah instansi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang;
2.
No SOP, nomor prosedur yang di SOP kan;
3.
Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat;
4.
Tanggal Revisi , tanggal SOP direvisi;
5.
Tanggal Pengesahan, tanggal SOP diberlakukan;
6.
Nama SOP, nama prosedur yang di SOP kan
7.
Dasar Hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur;
8.
Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan;
9.
Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan;
10. Peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan; 11. Uraian SOP, menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhir (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.
H. Prinsip Penyusunan dan Pelaksanaan SOP Dalam penyusunan SOP, menggunakan prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur
bahkan
bagi
seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya; b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas; c. Keselarasan.
Prosedur-prosedur
yang
distandarkan
harus
selaras dengan
prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. Keterukuran.
Output dari
prosedur-prosedur
yang
distandarkan
mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya; e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan
dengan
kebutuhan
peningkatan
kualitas pelayanan yang
berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan; f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur- prosedur yang
distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna; g. Kepatuhan
hukum.
Prosedur-prosedur
yang
distandarkan
harus memenuhi
ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku; h. Kepastian hukum. ditetapkan
oleh
Prosedur-prosedur pimpinan
sebagai
yang sebuah
distandarkan produk
harus
hukum
yang ditaati,
dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum. Sedang dalam pelaksanaan SOP digunakan prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama
oleh seluruh jajaran
organisasi pemerintahan; b. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi; c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan terhadappenyempurnaan-penyempurnaan
SOP
AP
harus
untuk memperoleh
terbuka
prosedur
yang
benar-benar efisien dan efektif;
d. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan; e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan
peran-
peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan keseluruhan
baik,
maka
akan
mengganggu
proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses
penyelenggaraan pemerintahan; f. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu referensi bagi setiap pihak-pihak yang
BAB IV PENUTUP
A. Penutup
distandarkan
harus
dijadikan acuan atau
Untuk mencapai tujuan Kebijakan Reformasi Birokrasi, maka Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah disusun harus dapat dilaksanakan oleh seluruh jajaran Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang yang menuntut komitmen yang tinggi dari pejabat dan seluruh aparat. Untuk itu, penerapan SOP harus dapat memastikan pencapaian tujuan-tujuan berikut:
a. Setiap pelaksana mengetahui SOP AP yang baru/ diubah dan mengetahui alasan perubahannya; b.
Salinan/ Copy SOP AP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna yang potensial;
c.
Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP AP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP
d.
secara
aman dan
terjadi
bila
efektif(termasuk pemahaman
akan
AP
akibat yang akan
gagal dalam melaksanakan SOP AP);
Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang
mungkin
muncul,
dan
menyediakan
dukungan
dalam proses penerapan SOP AP. Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses evaluasi dan pengembangan SOP. Artinya, untuk menjamin keberhasilan dalam penerapan SOP maka diperlukan evaluasi secara terus menerus dan pengembangan SOP menyesuaikan dengan tuntutan peraturan perundangan, perkembangan serta perubahan tugas pokok dan fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang.
