ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG) PADA BAGIAN SDM UMUM UNTUK MENDUKUNG LAPORAN KEPEGAWAIAN DI STASIUN PENYIARAN TVRI YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Rizca Vebrian Ningsih 10.11.3692
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG) PADA BAGIAN SDM UMUM UNTUK MENDUKUNG LAPORAN KEPEGAWAIAN DI STASIUN PENYIARAN TVRI YOGYAKARTA BERBASIS WEB Rizca Vebrian Ningsih 1), Bambang Sudaryatno2)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl.Ringroad Utara,Condong Catur,Depok Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected] ,
[email protected] Abstract - In the era of an increasingly modern and rapid development of information technology, the need for fast and accurate information requires the use of information systems that enable the automation of work and service functions to bring about good service. as required in pengelolahan staffing-related data printed or electronic data. Administrative staffing activities affect the State of an individual employee data as well as the overall changes that occur are not immediately known the implementing Administration to another.Submission of information to accurately, quickly, and just being an important factor in data processing or data penyamaian. the data are clustered with more organized will support and accelerate the process in the processing of the data. On the basis of the existing staffing information system on broadcasting station OPENED in Yogyakarta have not been well organized. The system used still has not been updated so that the information slows to dilaporan each month to the central broadcasting station in Jakarta by it, the authors try to analyze this information system that will improve the penyampain of information and help with more accurate, precise and efficient.The implementation of the staffing System (SIMPEG) is expected to facilitate reporting and staffing data in pengelolahan broadcasting station OPENED in Yogyakarta
dari perangkat pengolah meliputi pengumpul prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak, perangkat penyimpanan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, saling ketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian ( Keputusan Menteri Dalam Negeri N0.17 tahun 2000). Penyampaian informasi secara akurat, cepat dan tepat menjadi faktor penting dalam pengolahan data ataupun penyampaian data. Data yang tersusun dengan lebih terorganisir untuk menunjang dan mempercepat proses dalam pengolahan data. Berdasarkan dari hal tersebut sistem informasi kepegawaian yang ada pada stasiun penyiaran TVRI Yogyakarta belum terorganisasi dengan baik, sistem yang dipergunakan masih belum diperbarui sehingga memperlambat informasi tersebut untuk dilaporankan setiap bulannya kepada stasiun penyiaran pusat di Jakarta oleh hal itulah sistem informasi ini kelak akan memperbaiki dan membantu penyampaian informasi dengan lebih akurat, tepat dan efisien. 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Menurut Nadya Riamita (2010), Analisis dan perancangan Sistem Infromasi Penilaian Prestasi kerja pegawai pada Baittutamwil Tamzis Cabang Buncit Raya, dengan menggunkan meode notasi Unfield Modelling Language (UML), dan penelitian menghasilkan sebuah analisis dan perancangan system informasi penilaian prestasi kerja pegawai pada Baituttamwil Tamzis yang dapat digunakan dalam menilai prestasi kerja pegawai. Menurut Kosmara (2008), Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pengolahan dan pensiun pada Beliting Dephan RI, melakukan tahap evaluasi dengan menggunakan Black Box Testing pada User dan admin. Dalam penelitian penulis melakukan pengembangan sistem informasi menejemen kepegawaian baru yang berfungsi untuk menata, mengatur dan memberi pelayanan yang berkaitan dengan kepegawaian secara otomatis sehingga memudahkan dalam pengolahan data pegawai. Menurut Dedy Agung rabowo (2009), Sistem Informasi Manajemen Penerimaan CPNS Wilayah Jawa Tengah Berbasis WEB, menggunakan web base dengan bahasa pemrograman PHP dan HTML serta pemrograman database SQL yang dapat mencakup data seluruh wilayah provinsi Jawa Tengah karena
Keywords - Analysis, Staffing, SIMPEG 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi diera ini semakin modern dan berpengaruh dalam sendi kehidupan seharihari termasuk juga dalam menyelesaikan berbagai masalh yang tadinya membutuhkan waktu yang lama untuk mengerjakanya sekarang hanya butuh waktu singkat.seperti sistem pelaporan kepegawaian pada setiap instalasi kerja seperti pada bagian SDM Umumu TVRI Yogyakarta. Dalam kondisi administrasi kepegawain pada SDM Umum yang kurang maksimal dalam sistem pelaporan bulanan data pegawai dikarenakan sistem manual yang masih diberlakukan pada setiap pelaporanya. Untuk mempermudah sistem pelaporan tersebut dibutuhkan suatu sistem yang cepat, tepat dan akurat serta informatif yang dapat berguna bagi seluruh pegawai TVRI Yogyakarta. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu totalitas terpadu yang terdiri 1
2.3
menyediakan akses aplikasi melalui jaringan baik untuk administrator, eksekutif dan user yang lain. Dampak lain adalah meningkatnya efisiensi penggunaan anggaran Negara serta meningkatnya kualitas pelayanan publik. Menurut Fitriani (2010), Sistem Informasi Kepegawaian pada Badan Pusat Statistik Sumatra Utara, dengan menggunakan apache, php dan mysq. Metodologi pengembangan system berdasarkan diagram alir atau flowchart. System ini meliputi modul-modul masukan data yang berkaitan dengan data pegawai mengupdatenya sehingga kinerja pengolahan data dapat diringankan secara cepat dan efisien.
2.2
Karakter Sistem
Karakter atau sifat – sifat suatu system akan membedakan antara system tersebut dengan system – system yang lainnya, secara garis besar karakteristik tersebut adalah mempunyai komponen – komponen.
1. Komponen system (components) suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen system tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat – sifat system yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. 2. Batasan (Boundary) merupakan suatu daerah yang membatasi antara suatu system dengan system lain atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) dari suatu system adalah apapun diluar lingkup batasan system yang mempengaruhi operasi system. 4. Penghubung system (Interface) merupakan media yang menghubungkan antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan saling berkaitan dapat mengalir suatu subsistem dengan subsistem lainnya sehingga dapat membentuk suatu kesatuan. 5. Masukan system (Input) energy yang dimasukan ke dalam system disebut masukan system, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). 6. Keluaran system (Output) hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain, masukan input menjadi keluaran. 7. Pengolah system (Proses) suatu sistem pengolah yang akan merubah masukan dan akan menerima hasil keluar. 8. Sasaran Sistem (Objective) suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.[2]
Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Bruch dan Gary Grundnifshi mendefinisikan bahwa informasi adalah data yang diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.
2.2.1 Definisi Sistem Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen.Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. .[1] Untuk suatu sistem sebenarnya terdiri dari dua bagian, yaitu struktur dan proses. Struktur adalah komponen dari sistem tersebut dan proses adalah sistem yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan sistem tersebut. Untuk sistem yang fisiknya lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistemnya
2.2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan maka informasi menjadi tidak diperlukan keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang.Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan.
2.2.3 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[4]
2
-
3.1 Gambaran Umum 3.1.1 Sejarah TVRI Yogyakarta TVRI Stasiun D.I Yogyakarta merupakan TVRI stasiun daerah pertama kali yang berdiri di tanah air, yakni tahun 1965. Pertama berdiri di Yogyakarta berlokasi di Jalan Hayam Wuruk, tepatnya saat TVRI Stasiun D.I. Yogyakarta dipimpin oleh Kepala Stasiun yang pertama yakni IR. Dewabrata. Konon, untuk mendirikan Menara Pemancar, dibangun dari bahan bambu. Selanjutnya, di tahun 1970 menara pemancar TVRI Stasiun D.I. Yogyakarta menempati lokasi baru di Jalan Magelang Km. 4,5 Yogyakarta, seluas 4 hektar, sampai dengan saat ini. Siaran perdana TVRI Stasiun D.I. Yogyakarta pada tanggal 17 Agustus 1965 adalah menyiarkan acara pidato peringatan Hari Proklamasi Kemerdekaan RI ke20 oleh Wakil Gubernur D.I. Yogyakarta, Sri Paduka Paku Alam VIII. Pada awalnya TVRI Stasiun D.I. Yogyakarta mengudara tiga kali dalam satu minggu yang masing-masing berdurasi dua jam. Pada saat itu jangkauan siaran masih terbatas pada area yang dapat dijangkau pemancar VHF berkekuatan 10 Kwatt, begitu pula format siarannya masih hitam putih. Namun pada tahun 1973, TVRI Stasiun D.I. Yogyakarta telah mulai melakukan siaran setiap hari. Siaran produksi lokal TVRI Stasiun D.I. Yogyakarta tiap harinya mencapai 2,5 hingga 3 jam, setelah diakumulasikan dengan penyiaran terpadu dari TVRI Pusat Jakarta. Karena faktor topografis berupa pegunungan di daerah Gunung Kidul maupun di Kulonprogo, sebelum tahun 2009 terdapat beberapa daerah yang belum dapat menerima siaran TVRI Stasiun D.I. Yogyakarta, Untuk memberikan layanan yang optimal, maka pada awal November 2008 dibangun tower pemancar di daerah Bukit Pathuk, Gunung Kidul guna memperluas jangkauan siarannya.
Belum terintegrasinya data pegwai dengan data gaji dan absensi Pegawai pada bagian keuangan.
3.2.3 Opportunities (peluang) Peluang yang masih dimakasimalkan SIMPEG TVRI Yogyakarta adalah sebagai berikut : - Efisien waktu pelaporan data pegawai ke SDM pusat yang berada dijakarta - penyampaian informasi seputar data pegawai menjadi cepat dan Informatif 3.2.4 Threats (ancaman) Ancaman yang dimiliki oleh SIMPEG TVRI Yogyakrta sebagai adalah sebagai berikut : - Munculnya pembaruan aplikasi yang menyesuaikan sistem informasi. - Semakin banyak pengembangan untuk kebutuhan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi dengan stasiun penyiaran dikota Strenght Weaknes (Kekuatan) (Kelemahan) Berbasis web, Masih Internal sehingga kurangnya mudah diakses pemahaman informasi dan tentang perkembangan penggunaan tentang internet bagi pegawai pegawai. Mudah Aplikasi ini digunakan dan belum mebahas interaktif untuk absensi user . pegawai Mudah Apliakasi ini digunakan hanya diakses karna secara internal menggunakan server di TVRI framework Yogyakarta yang mudah Eksternal untuk di setting Lebih efisiien dalam pelaporan Lebih terstruktur untuk pengarsipan Opportunity Strategy SO Strategy WO (Peluang) Merancang Menjadi dasar User aplikasi yang pembutan mengakses interaktif untuk aplikasi lain informasi user untuk jadi lebih kepegawaian Membuat mudah seperti aplikasi aplikasi Pelaporan absensi. berbasis web data pegawai yang interaktif Perancangan semakin agar lebih sistem cepat efisien tersampaikan informasi yang dan akurat informasi lebih terpadu Efisiennya seputar dengan sitem waktu pegawai keuangan dan pelaporan sistem yang Aplikasi yang
3.2 Analisis SWOT 3.2.1 Strenghts ( kekuatan) Kelebihan atau kekuatan yang dimiliki SIMPEG TVRI adalah : - laporan akan terstruktur dan efisien - Waktu untuk pelaporan setiap bulanya menjadi lebih cepat dan tepat - Informasi pada web yang disajikan akan lebih informatif - Memudahkan dalan proses pengarsipan dan pelaporan 3.2.2 Weakness (kelemahan) Kelemahan yang dimiliki oleh SIMPEG TVRI Yogyakarta adalah sebagai berikut : - Web SIMPEG TVRI Yogyakarta Merupakan Web Internal - kurangnya pengatahuan tentang internernet bagi para pegawai .
3
dan pengarsipan Data kepegawaian lebih jelas dan terstruktur
28 Threath Munculnya pembaruan aplikasi yang menyesuaika n sistem informasi. Semakin banyak pengembang an untuk kebutuhan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi dengan stasiun penyiaran dikota lain .
terfokus untuk pelaporan data pegawai dan informasi seputar data pegawai. Terobosan dalam penyampaian informasi kepegawaian yang lebih efisien, interaktif dan akurat. Strategy ST Menciptakan aplikasi yang semakin memudahkan pelaporan dan mudah dalam penggunaan. Konsep penggunaan yang mudah dan terstruktur . Semaksimal mungkin mudah diakses oleh user dan admin untuk memunjang sistem pelaporan.
(Graphic User Interface) sehingga akan mudah dalam menggunakannya. Oleh sebab itu, sistem ini bisa dikatakan layak secara operasional. 3.4 Perancangan
lainya. Aplikasi dapat memberikan informasi yang baik seperti halnya informasi yang biasa dilakukan secara manual.
3.4.1 Flowchart SIMPEG
Strategy WT Menciptakan aplikasi yang . Pemasaran dan orientasi kepada user yang tepat. Menciptakan game multiplatform.
G
Table #.1 Tabel Analisis SWOT 3.3 Analisi Kelayakan Web ini layak dari segi teknis dikarenakan pada saat proses menjalankan web ini tidak diperlukan perangkat dan spesifikasi komputer yang tinggi.
Gambar 3.1 Flowchart SIMPEG 3.4.2 Diagram Konteks Login Admin Pegawai Permissions Satuan kerja Pangkat golongan Jabatan Pejabat Foto Download Link Berita
3.3.1 Analisis Kelayakan Hukum Sistem yang dikembangkan telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku. Dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat lunak yang legal dan perangkat lunak open source. Selain itu, sistem yang dibuat ini tidak melanggar hukum atau peraturanperaturan yang berlaku di Indonesia karena tujuan dari penggunaan sistem murni untuk kegiatan yang legal. Berdasarkan uraian diatas maka sistem dikatakan layak secar
Admin Konfirmasi Login Data berita Data galeri Data kesehatan Data link Data download Data pegawai Data pend.Non Formal Data pendidikan formal Data golongan Data pangkat Data jabatan Data riwayat kepegawaian Data riwayat pangkat Data satuan kerja Data pangkat golongan Laporan kepegawian
3.3.2 Analisis Kelayakan Operasional Sistem yang akan dibangun akan mampu menyelesaikan masalah yang ada, terutama bagi produsen dan konsumen. Produsen mampu memberikan informasi kepada konsumen mengenai produknya secara efektif dan efisien. Dan kedua belah pihak mampu melakukan transaksi secara cepat tanpa terhalang ruang dan waktu. Sistem yang akan dibuat menggunakan GUI
Login
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN TVRI Yogyakarta
Gambar 3.2 Diagram Konteks
4
OPERATOR
Konfirmasi Login Detail data pegawai Data pegawai
3.4.3 Entity Relationship Diagram
Gambar 4.1 Tabel Database 4.3 Koneksi Database Mengkoneksi database pada web yang mempergunakan framework CI memudahkan untuk mengkonfirgurasi data base cukup mengganti nama database yang telah dibuat pada cogigurasi databasennya maka semua akan terkonesi dengn file html dan php yang seblumnya dibuat, berikut sintaks databse untuk SIMPEG TVRI yang dibuat :
Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram 4.Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi merupakan tahapan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem pada siklus rekayasa perangkat lunak dimana aplikasi siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya sehingga dari sini akan diketahui apakah program atau aplikasi atau sistem yang telah dibuat benar-benar dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan dan diimplementasikan. Kesalahaan program yang mungkin terjadi adalah kesalahan bahasa (syntax), kesalahan pada saat program sedang berjalan (runtime) atau kesalahan logika. Setelah program bebas dari kesalahan, program diuji dengan memasukkan data uji untuk diolah.
Gambar 4.2 Koneksi Database 4.4 Uji Coba Siistem Uji coba sistem dalam pembuatan website SIMPEG, akan dilakukan dengan pengetesanpada masing-masing program atau menu, apakah masih ada kesalahan atau tidak. Ada dua jenis pengujian sistem, yaitu pengujianblack box dan pengujianwhite box. 4.5 Manual Program 1. Halaman Login Bila pengguna menjalankan website dan memasuki menu Login Simpeg maka akan diminta login untuk memasuki menu-menu yang lain. Form login berlaku pada administrator, guru dan siswa. Login digunakan untuk melakukan olah data yang ada di database.
4.2 Impelementasi Basis Data Kegiatan pembahasan database ini dilakukan untuk mengetahui lebih awal tentang kesiapan program dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan outpu data. Disamping itu pengujian program dimaksudkan untuk mengetahui lebih jauh kesalahan dan kekuarangan dari program yang mungkin terjadi, berikut adalah implemntasi database yang diimplemntasikan[6]
5
5. Halaman Kelola Content Web
Gambar 4.7 Kelola Content Web
Gambar 4.3 Login
6. Halaman Kelola Laporan
2. Halaman Utama
Gambar 4.4 Halaman Utama Web
Gambar 4.8 Kelola Laporan Pegawai
3.Halaman Depan Admin
Gambar 4.5 Halaman Depan admin 4. Halaman Panel Admin
Gambar 4.6 Halaman Panel Admin
6
5. Kesimpulan dan Saran 5.1Kesimpulan Berdasarkan penjelasan yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan dari “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi kepegawaian (SIMPEG) berbasis web pada Stasiun Penyiaran TVRI Yogyakarta”, secara umum dapat diambil kesimpulan sebagai berikut. 1.
2.
3.
4.
5.
Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. [2] Arief, M.Rudyanto, 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. [4] Jogiyanto Hartono. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. [5] Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. [6] Ramadhan, Arief. 2006. Pemrograman Web Database dengan PHP dan MySQL. Bogor : Elexmedia Komputindo. [7] Rangkuti, Freddy. 2001. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. [8] Saputra, Agus. 2011. Trik Kolaborasi Codeigniter dan jQuery. Yogyakarta: Lokomedia
Sistem informasi yang dibuat dapat memberikan kemudahan bagi kegiatan Pelaporan data pegawai dari Stasiun Penyiaran TVRI Yogyakarta ke TVRI Pusat Setiap Bulannya. Sistem Informasi berbasi web yang diberinama SIMPEG atau Sistem inormasi Kepegawaian TVRI Yogayakarta dapat mempermudah Pelaporan dan Pengarsipan Data Pegawai pada bagian SDM umum karna telah terkomputerisasi Sistem Informasi yang dibuat dapat dengan mudah dan cepat diakses karena berbasis web CodeIgniter dan memiliki informasi yang isinya selalu update, sehingga membuat pelaporan data semakin akurat dan efsien. Seluruh pelopooran data pegawai telah terkomputerisasi secara otomatis pada web SIMPEG sehingga pelporan data menjadi lebih akurat tiap bulanya Pada web SIMPEG juga terdapat informasi Tentang Kesehatan para pegawai, Berita tentantang Kepegwaian yang menjadikan web SIMPEG menjadi lebih Informatif dari sistem yang digunakan seblumnya
[9] Soekartawi. 2007. Merancang dan Menyelenggarakan e-Learning. Yogyakarta: Ardana Media Biodata Penulis Rizca Vebrian Ningsih, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Bambang Sudaryatno,Drs,MM Saat ini masih menjadi Dosen STMIK Amikom Ypgyakarta.
5.2 Saran Setelah melakukan analisis dan perancangan website SIMPEG ini, penulis memberikan saran untuk penyempurnaan dan pengembangan lebih terhadap sistem ini kedepannya. Saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1. Dalam Pembuatan Aplikasi website SIMPEG TVRI Yogyakarta akan lebih baik lagi jika diebrikan fitur seperti absensi secara digital melalui sidik jadi sehingga fitur akan semakin lengkap dan data semakin akurat dalam pelaporan data pegawai setiap bulannya. 2. Tampilan pada halaman masih kurang menarik. Untuk itu dalam pengembangan selanjutnya diharapkan untuk ditambahkan beberapa animasi dan fitur yang dapat membuat website lebih menarik.
7
