Deze checklist biedt u ondersteuning in het gehele proces van het opstellen van een goed bestek

Checklist voor het opstellen van een bestek voor hoog-laag bedden

(met speciale aandacht voor het Programma van Eisen)

2

Inhoudsopgave Inleiding Deel 1: Algemene zaken bij het opstellen van een bestek Deel 2: Selectiecriteria Deel 3: Programma van Eisen Deel 4: Gunningscriteria

5 7 9 13 21

Bijlage 1: Specifieke informatie over kwaliteitsindicatoren Bijlage 2: Informatie hoog-laag bedden Bijlage 3: Prijzenformat hoog-laag bed

3

4

Inleiding Het inkopen van hulpmiddelen is een heel karwei. Er moet nagedacht worden over welke producten er ingekocht moeten worden, welke voorwaarden daarbij gesteld worden en hoe het bestek er uit ziet. Aan de hand van het bestek maken leveranciers een offerte. De offertes vergelijkt u weer om een keuze te maken tussen de verschillende aanbieders. De kunst is ervoor te zorgen dat u duidelijke offertes krijgt, die goed vergelijkbaar zijn. Een bestek bestaat uit drie delen: a. Selectiecriteria voor aanbieders: criteria waar de leveranciers aan moeten voldoen om in aanmerking te komen voor de opdracht. b. Programma van Eisen (PvE): eisen waaraan het product moet voldoen; het geeft inzicht in het soort product met bijbehorende functionaliteit en kwaliteit c. Gunningscriteria: criteria die aangeven hoe de offertes worden beoordeeld. Wat is het belangrijkst? Om een goed bestek te kunnen opstellen moet kennis worden verzameld over de doelgroep van de producten, over eisen die worden gesteld aan het product en leveranciers en over de mogelijkheden tot toetsen van deze criteria. Na het verzamelen van de informatie moet deze informatie worden vertaald een programma van eisen, selectiecriteria en gunningscriteria. Deze checklist biedt u ondersteuning in het gehele proces van het opstellen van een goed bestek. Doelgroep Deze checklist is gemaakt voor inkopers van zorginstellingen die zich bezig houden met de inkoop van hulpmiddelen. U wordt dan ook als inkoper aangesproken. De checklist is ook te gebruiken door cliëntenraden en/of gebruikers als ondersteuning in de belangenbehartiging. Achtergrond Voor het doen van een aanbesteding zijn gemeenten en andere (semi-) overheidsinstellingen verplicht de “Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten” (2004/18/EG) te volgen. Dit geldt bij zowel onderhandse aanbesteding, als bij openbare en Europese aanbestedingen. Deze richtlijn geeft uitgebreid weer welke regels gelden bij het aanbesteden en is dus erg belangrijk in het aanbestedingstraject. Voor zorginstellingen is deze richtlijn niet verplicht, maar het verdient wel de aanbeveling deze te volgen. Samenspel Bij aanbesteding zijn drie partijen betrokken: de leverancier, de opdrachtgever en de gebruiker. De gebruiker is niet de persoon die betaalt. Dit levert nog wel eens lastige situaties op. Het is een ingewikkeld web waarbij veel verschillende personen betrokken zijn.

5

Format Een belangrijk onderdeel van dit informatieproduct zijn de verschillende formats (invulformulieren) die u houvast bieden bij het maken van het bestek en zorgen voor vergelijkbare offertes. Er zijn formats voor selectiecriteria en gunningscriteria. Deze vindt u terug bij Deel 2 en Deel 4. Gebruik checklist In Deel 1 zal worden ingegaan op de algemene zaken die gedaan moeten worden bij het opstellen van het bestek. In Deel 2 zal worden ingegaan op de selectiecriteria die betrekking hebben op de opdrachtnemer. Deel 3 geeft meer informatie over het product, het hoog-laag bed, dat wordt aanbesteed met informatie voor het op te stellen Programma van Eisen. Deel 4 gaat in op de gunningscriteria.

6

Deel 1: Algemene zaken bij opstellen van bestek Inleiding Een bestek ligt er niet zomaar. Er moet worden nagedacht over de eisen die u stelt aan de hulpmiddelen, maar ook aan de service die een leverancier biedt bijvoorbeeld. En hoe stelt u die eisen/criteria dan op? Waar moet u allemaal aan denken? Hoe komt u aan informatie op basis waarvan de criteria kunnen worden vastgesteld? In dit eerste deel worden een aantal algemene zaken beschreven die belangrijk zijn bij de voorbereiding van het opstellen van een bestek Samenstellen inkoopteam Voordat met het inkooptraject begonnen wordt, zal bepaald worden wie zich bezig gaat houden met de aankoop of aanbesteding. Het team wordt gevormd. U kunt hiertoe binnen uw organisatie inventariseren of er mensen met specifieke expertise werkzaam zijn die een bijdrage aan uw team zouden kunnen leveren. Bijvoorbeeld mensen die ervaring hebben met indiceren of met de uitgifte en het onderhoud van de hulpmiddelen. De verschillende taken en verantwoordelijkheden van de teamleden worden benoemd. Ook kunt u met meerdere organisaties samen een aanbesteding doen. Zorg in die situatie ervoor dat de verschillende organisaties daadwerkelijk worden vertegenwoordigd en dat de verantwoordelijkheden goed duidelijk zijn. Uitkomst: samenstelling projectteam met specifieke taken en verantwoordelijkheden Bepalen product U moet weten welke producten aanbesteed moeten worden. Gaat u meerdere categorieën producten tegelijk aanbesteden of één categorie? Deze checklist richt zich op de hoog-laag bedden. Voor dit product vindt u dan ook meer informatie in Deel 3. Bij de beoordeling van offertes zult u uiteindelijk vooral kijken naar de hoogste kostenposten. Hulpmiddelen waarvan grote aantallen worden verstrekt, zullen snel tot de hogere kostenposten horen. Kleine kostenposten (hulpmiddelen die bijna niet verstrekt worden) kunnen de beoordeling van de offertes bemoeilijken en daardoor bij de aanbesteding wellicht beter worden weggelaten. Zo blijft de aanbesteding helder. Bekijk uw interne administratie en managementinformatie van de afgelopen jaren om te kijken wat hoge en lage kostenposten zijn. Uitkomst: bepaling aan te besteden producten Kwaliteitsindicatoren Voor zowel bedrijfsvoeringprocessen, als voor dienstverlening en producten bestaan kwaliteitsindicatoren die bewijs vormen dat het geleverde een bepaalde kwaliteit heeft. Dit kunnen keurmerken zijn of bewijsstukken dat het geleverde aan een bepaalde Europese norm of ISO norm voldoet. Om kwaliteit te borgen is het aan te bevelen om de relevante bestaande kwaliteitsindicatoren voor uzelf te inventariseren. U kunt in uw aanbesteding echter geen keurmerkeisen opnemen, omdat er mogelijk andere keurmerken bestaan die dezelfde inhoud hebben. U kunt wel informatie vragen over certificaten en keurmerken waarmee de leverancier de kwaliteit van zijn

7

diensten en producten kan aantonen. Het gaat om het resultaat van het keurmerk en niet om de naam ervan. In Bijlage 1 vindt u meer specifieke informatie over enkele kwaliteitsindicatoren. Bij de uitleg van de hoog-laag bedden in Deel 3 wordt aangegeven welke normen en keurmerken voor de bedden gelden. Uitkomst: kennis van normen en keurmerken die van belang zijn Marktconsultatie Voordat u het bestek opstelt, is het belangrijk na te gaan welke ontwikkelingen er in de markt zijn. Informeer uzelf via het Internet, ga eens kijken op een beurs met aandacht voor hulpmiddelen en neem contact op met leveranciers/fabrikanten. Oriënteer u op de mogelijkheden en onmogelijkheden en neem deze mee in het bestek. Uitkomst: duidelijk beeld van nieuwe ontwikkelingen (wat is er en wat niet?) Gebruikersinbreng U stelt het bestek niet alleen op. Een belangrijke partij zijn de gebruikers van de hulpmiddelen zelf. Wat vinden zij belangrijk? U bent gebaat bij goed geïnformeerde en tevreden klanten en medewerkers; zij zullen niet met vragen en klachten terugkomen. Overleg met uw cliëntenplatform en/of organiseer een aparte workshop om het bestek te bespreken. Doe dit met de juiste doelgroep. Uitkomst: wensen van gebruikers (doelgroep) over het bestek Evaluatie verstrekkingenhistorie Gebruik uw eigen ervaringen met verstrekkingen om het nieuwe bestek op te stellen. Waar heeft u goede ervaringen mee en waarmee minder goede? Uitkomst: problemen, pluspunten of tips uit eerdere verstrekkingen Evaluatie aanbestedingstraject Belangrijk is dat het gehele proces geëvalueerd wordt. Hoe vond u het gehele proces gaan en bent u tevreden over de producten die geleverd worden? Wat vindt de leverancier van de aanbesteding en de gang van zaken tijdens de contractduur? Ook de input van gebruikers is erg belangrijk. Hoe tevreden zijn zij met het product en de leverancier? Op deze wijze doet u kennis op voor de volgende aanbesteding. U kunt de evaluatie samen laten lopen met de evaluatie die de leverancier zelf doet. Het is aan te bevelen dit alleen te doen wanneer de leverancier hiervoor een onafhankelijke partij heeft ingeschakeld. U kunt het ook apart regelen. Uitkomst: ervaringen gemeente, leverancier en gebruikers

8

Deel 2: Selectiecriteria voor leveranciers Inleiding Naast technische eisen aan het product (eisen aan bepaalde aspecten van een hulpmiddel), zult u ook eisen stellen aan de leverancier. Een eerste selectie vindt plaats op meer algemene leverancierseisen. Naast het stellen van harde eisen kunt u ook leveranciers aan laten geven hoe zij bepaalde service leveren. Geef leveranciers deze vrijheid. Een voorbeeld van een eis is: de organisatie moet de juiste vergunningen hebben om als leverancier van hulpmiddelen te opereren. De leverancier kan met ja of nee antwoorden of het hem lukt of niet. U kunt de leverancier ook vragen aan te laten geven welke vergunningen deze allemaal heeft. U kunt dan de antwoorden op deze vraag van de verschillende leveranciers vergelijken en beoordelen. De manier waarop de leverancier antwoord geeft is interessant. Hierop kunnen leveranciers creatieve oplossingen verzinnen en zich onderscheiden van elkaar. Het is dus de bedoeling dat leveranciers zelf aangeven wat zij bieden op een bepaald onderwerp. U beoordeelt deze invullingen achteraf. Bedenk dat het stellen van hogere eisen ook vaak hogere kosten met zich mee brengt. Wees uitdagend maar ook realistisch bij het opstellen van de eisen. Selectiecriteria De criteria zijn hier ingedeeld in 3 categorieën: organisatie, financiële en economische gegevens en technische bekwaamheid. Er staan voorbeelden van selectiecriteria genoemd bij de verschillende categorieën. U zult deze echter zelf moeten opstellen. Vul ze aan met eigen criteria. Ook kunt u andere categorieën toevoegen als dat nodig mocht zijn. Organisatie 1. Benodigde vergunningen en inschrijvingen in het handelsregister De leverancier moet in het bezit zijn van de juiste vergunningen om producten te verkopen. Ook kan het van belang zijn om te weten welke rol de leverancier heeft. Is het ook een fabrikant bijvoorbeeld? Deze vergunningen kunt u als bewijslast mee laten sturen bij de offerte. Let hierbij op de rechtsgeldigheid van de documenten. Financiële en economische gegevens 2. Financieel-economische draagkracht U kunt eisen stellen aan de financiële positie van de leverancier. Indien de potentiële aanbieder in staat van faillissement of surseance van betaling verkeert, kan hij worden uitgesloten van deelname. Als toetsing kunt u bijvoorbeeld eisen dat een bankverklaring of jaarverslag wordt overhandigd. U kunt ook een format maken waarop de leverancier de relevante informatie invult.

9

Technische bekwaamheid 3. Privacybescherming De aanbieder geeft aan hoe hij met de privacy van de cliënten omgaat. Cliënten kunnen het erg belangrijk vinden dat hun gegevens niet doorgegeven worden voor commerciële doeleinden, bijvoorbeeld telefonische enquêtes van een fabrikant. Als eis kunt u stellen dat de privacywetgeving gevolgd wordt. 4. Criteria ten aanzien van de beroepsbekwaamheid Vindt u eisen met betrekking tot kennis en ervaring in de beroepssector belangrijk? Dan kunt u vragen of de leverancier in bezit is van keurmerken of ISO-certificering (ISO 9000). U kunt ook naar referenties vragen door bijvoorbeeld te stellen dat de leverancier minimaal 2 soortgelijke diensten heeft geleverd in de afgelopen 3 jaar. Tevens kan een beschrijving van de dienst of levering van het product een meetlat zijn voor de bekwaamheid.

Het is belangrijk de verschillende eisen die u wilt stellen zorgvuldig te bepalen. Deze selectiecriteria kunt u in het bestek opnemen met behulp van het format op de volgende pagina U vult in dit format de onderwerpen en de eisen in en laat de leverancier aanvinken of hij eraan voldoet. Bij sommige eisen zal een bewijsstuk bijgevoegd moeten worden, of een verklaring hoe aan een bepaalde eis wordt voldaan. Deze kunnen als bijlagen aan het schema worden toegevoegd. Aan de hand van de antwoorden bepaalt u welke leveranciers wel en niet voldoen. Op pagina 12 vindt u een format dat met voorbeeldeisen is ingevuld. Dit geeft u een beeld hoe het format er ingevuld uit kan komen te zien. Uitkomst: lijst met eisen aan de leverancier

Opnemen selectiecriteria in bestek Belangrijk bij het opnemen van de selectiecriteria is dat er een duidelijke uitleg wordt gegeven van de procedure en de aan te leveren informatie. Vaak zal begonnen worden met een uitleg over welke producten aanbesteed worden, door welke zorginstelling(en) en in welke aantallen deze producten verstrekt worden. Het tijdspad met de gang van zaken zal vermeld worden alsmede hoe de informatie moet worden aangeleverd. Daarna zal in worden gegaan op de verschillende selectiecriteria. Deze selectiecriteria zorgen ervoor dat een eerst schifting in aanbieders kan worden gemaakt. Op basis van de selectiecriteria worden aanbieders gekozen die in de verdere procedure worden meegenomen.

10

Invulformulier selectiecriteria leverancier Onderwerp Organisatie

Financiële en economische gegevens

Eis

Voldoet aan eis Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

Technische bekwaamheid …………. ………….

Ja/Nee

Ingevuld invulformulier selectiecriteria leverancier (voorbeeld) Onderwerp Organisatie

Eis U heeft de juiste vergunningen om producten te verkopen. Deze vergunningen stuurt u mee. Geef een beschrijving van uw organisatie

Voldoet Ja/Nee Ja/Nee

Financiële en economische gegevens

Uw bedrijf verkeert niet in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling.

Ja/Nee

Technische bekwaamheid

De privacywetgeving wordt gevolgd

Ja/Nee

Geef aan waaruit uw beroepsbekwaamheid blijkt (bijvoorbeeld ISO-norm)

Ja/Nee

12

Deel 3: Het Programma van Eisen De hulpmiddelen die in deze handreiking worden behandeld, zijn de hoog-laag bedden. Het is belangrijk om in het bestek de eisen aan hoog-laag bedden te formuleren. Dit wordt gevat in een Programma van Eisen waarin technische eisen aan het product en bijbehorende diensten worden omschreven. In dit deel zal eerst een korte omschrijving worden gegeven van het hoog-laag bed. Daarna zal in worden gegaan op de verschillende criteria die opgenomen kunnen worden in het Programma van Eisen. Classificaties Hoog-laag bedden worden in verschillende subcategorieën ingedeeld. Deze indeling wordt algemeen toegepast en vormt de basis van het bestek. De classificaties zijn gebaseerd op de gebruiksdoelen van de producten en de daaruit voortvloeiende producteigenschappen. Hoog-laagbedden worden ingedeeld in een aantal verschillende klassen: - Thuisbed voor langdurig gebruik - Thuisbed voor tijdelijk gebruik - Verpleegbed - Ziekenhuisbed - IC bed Deze klassen kunnen worden verdeeld in twee categoriën: thuisbedden (thuisbed voor langdurig gebruik en thuisbed voor tijdelijk gebruik) en zorgbedden (verpleegbed, ziekenhuisbed en IC-bed). Het ziekenhuisbed en het IC-bed worden niet specifiek toegelicht omdat dit erg speciale bedden zijn. Omdat er veel overlap is tussen de thuisbedden en het verpleegbed, worden deze hier samen bekeken. In deze checklist wordt verder dan ook gesproken over hoog-laag bedden wanneer gedoeld wordt op thuisbedden en verpleegbedden. De twee categorieën worden in het schema kort omschreven. Schema: Zorgbeddenwijzer Gebruik

Doelgroep

Eigenschappen

Thuisbed

Gebruik thuis

Mensen met chronische ziekte of beperking die zelfstandig wonen

In hoogte verstelbaar

Zorgbed

Gebruik in een instelling zoals verpleeghuis

Mensen met ziekte in een instelling

In hoogte verstelbaar Meer eisen aan loopruimte verzorger, stootbescherming, bruikbaarheid verstellingen, sterkte van de beremming en geschiktheid verrijden

De informatie die hierboven is gegeven is summier en geeft een eerste indruk van wat de producten zijn. Voor het Programma van Eisen zal voor de hoog-laag bedden moeten worden gespecificeerd welke eigenschappen het bed bevat of kan bevatten. In Bijlage 2 is een tabel opgenomen die de verschillende eigenschappen van de hoog-laag bedden weergeven en toelichten. Programma van Eisen Net als bij de selectiecriteria geldt ook voor het Programma van Eisen dat er minimumeisen gesteld kunnen worden. Daarnaast kan gevraagd worden welke invulling de inschrijver aan het criterium geeft, om deze achteraf te kunnen beoordelen en vergelijken met andere inschrijvers. Mogelijke onderwerpen voor het Programma van Eisen zijn de volgende: 1. Prijs 2. De kwaliteit van het hulpmiddel 3. De kwaliteit van de levering van het hulpmiddel 4. De kwaliteit van de organisatie 5. Levertijd en service 6. Administratie 7. Sancties Deze criteria worden hier afgegaan en bij elk criterium wordt uitgelegd welke eisen er mogelijk zijn. Op pagina 18 en 19 staan invulformulieren die laten zien hoe de eisen genoteerd kunnen worden. 1. Prijs De prijs van de hulpmiddelen die worden aanbesteed, zijn natuurlijk erg belangrijk. Dit is dan ook van de criteria waarop de aanbieder gekozen wordt. Welke prijzen worden gehanteerd? Meer uitleg over hoe de prijzen gevraagd en vergeleken kunnen worden, staat in Deel 4 bij de gunningscriteria verder omschreven. 2. De kwaliteit van het hulpmiddel Normen en keurmerken Aan de producten kunnen kwaliteitseisen gesteld worden. Er kan gevraagd worden naar normen, keurmerken en codes waaraan de producten voldoen. Naast informatie over het gebruik van het product en de specificaties, kunnen kwaliteitsindicatoren meegenomen worden in het Programma van Eisen. Voor verschillende producten zijn kwaliteitsindicatoren beschikbaar. Voorbeelden zijn CE-markering en de Europese Normen (EN normen) en Internationale ISO normen. Deze normen gaan vooral over de veiligheid en degelijkheid van het product. De specifieke indicatoren staan hier genoemd, zodat u ze gemakkelijker kunt vinden. In Bijlage 1 worden de verschillende kwaliteitsindicatoren toegelicht. Meer informatie over EN-, NEN- en ISO-normen zijn te vinden bij het Nederlands Normalisatie Instituut.

14

Voor zorgbedden zijn de volgende kwaliteitsindicatoren beschikbaar: EN-normen: EN 1970:2000 (verstelbare bedden voor gehandicapte personen) EN 60601-2-38 (elektrische bedienbare ziekenhuisbedden) Productspecificaties Naast normen en keurmerken kunt u ook verdergaande eisen stellen betreffende productspecificaties. Geef een omschrijving van het product met productspecificaties. Dit kan vrij algemeen gehouden worden, maar ook de diepte in gaan. Er kan bijvoorbeeld besloten worden elk hoog-laag bed in 4 verschillende kleuren aan te bieden. Dit kan opgenomen worden in de specificaties. Met behulp van Bijlage 2 kunt u meer inzicht krijgen in de producten en verdere eisen opstellen. Kernassortiment Het is belangrijk om te weten wat het kernassortiment van de leverancier is. Welke producten levert de leverancier? 3. De kwaliteit van de levering hulpmiddel Levering Het uitgangspunt moet zijn dat de gebruiker zo min mogelijk wordt belast met de levering van het product. Vraag de leverancier hoe hij dit doet. 4. De kwaliteit van de organisatie Klachtenafhandeling U kunt voorwaarden stellen aan de manier waarop de leverancier omgaat met klachten. Hoe is dat geregeld? Neemt de zorginstelling de klachten aan of gaat het via de leverancier? Dit laatste zal bij thuisgebruik eventueel mogelijk zijn. Hoe snel doet de leverancier iets met de klacht? Op welke wijze gebeurt dit? Is er een onafhankelijke klachtcoördinator? Worden klachten bijgehouden en krijgt de zorginstelling inzicht hierin? Een voorbeeldeis is: klachten worden actief afgehandeld. Binnen een week wordt contact opgenomen met de klant en is de klacht in behandeling. Bereikbaarheid Wat is de bereikbaarheid van de leverancier? Als klanten zelf contact opnemen met de leverancier (dus niet via de zorginstelling) is het erg belangrijk om te weten wanneer contact opgenomen kan worden. Ook bij contact tussen leverancier en zorginstelling zelf zijn contactmogelijkheden belangrijk. Wat zijn de openingstijden? Wat is de telefonische bereikbaarheid en in hoeverre kan men via Email contact opnemen? U kunt als zorginstelling voorwaarden stellen aan de mate van bereikbaarheid, zodat er optimale mogelijkheden zijn om bij de leverancier terecht te kunnen. U kunt bijvoorbeeld stellen dat er tussen 8.30 tot 17.30 uur telefonisch bereik is, gedurende de 5 werkdagen in de week en dat de telefoon binnen 3 minuten moet worden opgenomen. Bedenk wat redelijk is voor de te leveren dienst of product. Als er problemen zijn met een hulpmiddel die iemand 24 uur per dag nodig heeft en waar men niet

15

zonder kan, zal er snel actie ondernomen moeten worden. Bij hulpmiddelen die minder vaak gebruikt worden, kan dat anders zijn. Tevredenheidsonderzoek Een klanttevredenheidsonderzoek kan deel uitmaken van het eisenpakket aan een leverancier. U kunt eisen stellen op het gebied van de inhoud, uitvoering en frequentie van een dergelijk onderzoek. Ook kunt u eisen dat het klanttevredenheidsonderzoek wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij. Onderwerpen die tenminste aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld: Gebruikersinstructie voldoende, telefonische bereikbaarheid, kwaliteit en onderhoud, service en dienstverlening en omgang leverancier - cliënt. Eis kan zijn dat twee maanden na de levering van het product bij de klant een klanttevredenheidsonderzoek wordt afgenomen met minimaal bovenstaande eisen. Elk jaar verschijnt er een rapport met de resultaten van het onderzoek. Garantie Welke garantieregelingen hanteert de leverancier? Hoe lang geldt er een garantie en in welke mate? Wat valt er onder de garantie? Krijgt men een vervangend hulpmiddel? Voorbeeldeis is: er geldt 2 jaar garantie op het product waarbinnen alle problemen/defecten van het standaardhulpmiddel (de accessoires dus uitgesloten) vallen. De garantieregelingen kunnen per product verschillen. Houd dit goed in de gaten en vraag naar de afzonderlijke garantieregelingen als deze van elkaar afwijken. 5. Levertijd en service Levertijd Er moet altijd een uiterlijke termijn worden benoemd in de leveringsvoorwaarden. Deze kan scherper worden gesteld door de leverancier. Verder kan het noodzakelijk zijn om bijvoorbeeld extra instructies te krijgen voordat men gebruik maakt van het hoog-laag bed. Voorbeeldeis: de levering van standaard hoog-laag bedden dient binnen maximaal 10 werkdagen na orderontvangst plaats te vinden. Als na passing aan huis, of in de vestiging, blijkt dat het standaardhulpmiddel voldoet kan de leverancier het hulpmiddel bij de cliënt thuis achterlaten of bezorgen. Service en onderhoud U kunt van de leverancier vragen dat een hoog-laag bed met een defect in de elektrische bediening binnen drie dagen gerepareerd moet zijn. Welke reparaties zijn er mogelijk en hoe snel kunnen ze uitgevoerd worden? Ook kunnen de plaats waar de reparaties worden uitgevoerd (bij de cliënt thuis of in de werkplaats?) en hoe het contact met de cliënt verloopt, belangrijke criteria zijn. Geeft men bijvoorbeeld aan dat men op een dag langskomt, of kan men specifieker zijn, bijvoorbeeld tot het uur nauwkeurig? Voorbeeldeis: de opdrachtnemer verricht alle service, onderhoud en reparatie (zowel preventief als correctief) op al zijn geleverde hulpmiddelen. Dit gebeurt 1 keer per 3 jaar. De opdrachtnemer vermeldt tijdig het voornemen om dit onderhoud te verrichten en maakt een afspraak met de cliënt om dit onderhoud te kunnen uitvoeren.

16

Belangrijk bij service en onderhoud is dat per product andere service- en onderhoudseisen gewenst kunnen zijn. Geef de leverancier de ruimte om aan te geven hoe de service en het onderhoud geregeld is voor de verschillende producten. 6. Administratie De periode waarover gefactureerd wordt kan belangrijk zijn. Op welke wijze moet er uitgesplitst worden? En zijn er ook gegevens per klant beschikbaar? 7. Sancties Er kunnen sancties gesteld worden bij het niet correct naleven van het contract. De zorginstelling geeft aan hoe dat gebeurt, zodat daar geen misverstanden over kunnen bestaan. Er kan bijvoorbeeld een sanctie staan op het niet op tijd leveren van de producten of het niet uitvoeren van het afgesproken preventieve onderhoud. De sanctie kan een boete zijn. Dit kan een vast bedrag zijn of een percentage van de opdracht. De boete kan eenmalig bij een overtreding zijn of per elke week of dag dat de overtreding wordt gemaakt. De sanctie dient steeds in redelijke verhouding te staan tot de overtreding van de gemaakte afspraken. Opnemen van Programma van Eisen in bestek Het is belangrijk dat er bij het opstellen van het bestek een goede omschrijving wordt gegeven van de aan te besteden producten en bijbehorende diensten. Het Programma van Eisen is het hart van het bestek. Er wordt in aangegeven wat geleverd moet worden. In Deel 4 wordt ingegaan op hoe deze verschillende eisen worden beoordeeld om uiteindelijk een keuze te kunnen maken tussen de verschillende offertes.

17

Invulformulier Programma van Eisen leverancier Onderwerp

Eis

Voldoet aan eis Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

Ingevuld invulformulier Programma van Eisen leverancier (voorbeeld) Onderwerp Prijs

Eis Geef in de prijzenformats voor de verschillende producten aan wat de koopprijzen voor de standaardproducten zijn

Voldoet aan eis Ja/Nee

Kwaliteit hulpmiddel Kwaliteit levering hulpmiddel

Geef aan aan welke kwaliteitsindicatoren de hoog-laag bedden voldoen. Levering van het hulpmiddel wordt thuis gedaan

Ja/Nee Ja/Nee

Kwaliteit organisatie

Geef aan hoe passingen worden gedaan Klanttevredenheidsonderzoek wordt uitgevoerd

Ja/Nee Ja/Nee

Levertijd en service

De levertijd voor de standaardhulpmiddelen uit het kernassortiment is maximaal 2 weken Voor hoog-laag bedden geldt dat als de bedieningsunit kapot is deze binnen 2 dagen gerepareerd wordt

Ja/Nee Ja/Nee

Administratie

De rekeningen worden elke twee weken opgemaakt

Ja/Nee

Sancties

Elke dag dat het product te laat geleverd wordt, wordt 5 % van de prijs van het hulpmiddel in rekening gebracht

Ja/Nee

19

Deel 4: Gunningscriteria Inleiding Overheidsinstellingen zijn volgens de Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten voor de levering van produkten (2004/18/EG), verplicht om in hun bestek gunningscriteria op te nemen. Voor instellingen die hier niet toe verplicht zijn, wordt het wel aanbevolen, omdat dit veel helderheid schept. In de gunningscriteria beschrijft u welke informatie in de offertes worden opgenomen, hoe u de offertes die binnenkomen gaat beoordelen en welke zaken daarin het zwaarst wegen. Achtergrond Volgens Artikel 53 van de 2004/18/EG mogen er twee soorten gunningscriteria worden gehanteerd. “De criteria aan de hand waarvan de aanbestedende dienst een opdracht gunt, zijn: a hetzij alleen de laagste prijs, b. hetzij, indien de gunning aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving plaatsvindt, verschillende criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht zoals de kwaliteit, de prijs, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de milieukenmerken, de gebruikskosten, de rentabiliteit, de klantenservice en de technische bijstand, de datum van levering en de termijn voor levering of uitvoering.” In de meeste gevallen zult u kiezen voor de tweede optie, omdat u bij de aanbesteding van hulpmiddelen ook op kwaliteit en op prijs-kwaliteit verhouding wilt selecteren. In deze checklist wordt ook uit gegaan van de tweede optie. Gunningscriteria De gunningscriteria die ingaan op zowel prijs als kwaliteit, zijn op te delen in verschillende categorieën (Zie Deel 3). De volgende indeling wordt aangehouden: 1. Prijs 2. De kwaliteit van het hulpmiddel 3. De kwaliteit van de levering van het hulpmiddel 4. De kwaliteit van de organisatie 5. Levertijd en service 6. Administratie 7. Sancties Voor alle categorieën hierboven genoemd, geeft u aan wat minimale eisen zijn en welke informatie u wenst van de leverancier. Hoe dit kan is verder te zien in Deel 3 van deze checklist. De invulformulieren genoemd bij het vorige deel kunnen hierbij gebruikt worden. Deze eisen zijn nodig om bij de beoordeling een goede keus te kunnen maken tussen verschillende leveranciers. Bij elke categorie en elke subcategorie moet worden aangegeven hoe belangrijk deze is bij de beoordeling. Er wordt dus een gewicht gehangen aan de categorieën en subcategorieën. Daarbij geeft u precies aan hoe u rekent. Worden punten uitgedeeld en worden alle punten bij elkaar opgeteld waarna vergelijking van leveranciers kan plaatsvinden? Of wordt per categorie een beste tot slechtste leverancier bepaald en zo trapsgewijs opgeteld? Ook moet bepaald worden wat er gebeurt als twee leveranciers op een gedeelde eerste plaats komen.

21

Hieronder is een voorbeeldschema gegeven, dat laat zien hoe de gunningscriteria met de bijbehorende weegfactoren kunnen worden ingedeeld. Ook is een kolom toegevoegd die de beoordeling van de offertes weergeeft. De cijfers van de desbetreffende offerte worden ingevuld om daarna de gekozen berekening te vergelijken met andere offertes. Belangrijk: De criteria, weegfactoren en de wijze van weergeven zijn puur ter illustratie. Hieronder in de tekst zijn voorbeelden genoemd, waarmee een dergelijk schema met weegfactoren kan worden opgesteld. Schema 3: Lege matrix gunningscriteria Criterium Prijs Kwaliteit hulpmiddel Kwaliteit levering hulpmiddel Kwaliteit organisatie

Levertijd en service Administratie Sancties Totaal:

Weeg- Subcriterium factor 0,4 0,1 Normen en keurmerken Productspecificaties 0,1 Levering Kernassortiment 0,1 Klachtafhandeling Bereikbaarheid Tevredenheidsonderzoek Garantie 0,1 Levertijd Service en onderhoud 0,1 0,1

Weegfactor

Cijfer

0,3 0,7 0,5 0,5 0,25 0,25 0,25 0,25 0,5 0,5

1,0

De som van de weegfactoren bij de criteria is 1. Per criterium zijn verschillende subcriteria mogelijk. Aan deze subcriteria worden weer weegfactoren toegekend en hiervan is per criterium de som ook 1. Dit betekent dat per subcriterium wordt gekeken hoe de leverancier scoort. Het subcriterium levering scoort Leverancier A bijvoorbeeld voor 50%. Hij voldoet voor een deel aan de wens, vandaar 50%. Dit betekent dat voor het subcriterium levering dan 0,25 punten worden toegekend. Aan de andere subcriteria van het hoofdcriterium kwaliteit levering hulpmiddel wordt volledig voldaan. Totaal wordt dus een 0,75 gescoord (0,25 + 0,2 + 0,2 + 0,1). Deze 0,75 telt voor 0,1 mee voor de totale weging. Zo kan voor alle subcriteria en criteria berekend worden wat de totale score is. De scores van de verschillende leveranciers worden dan weer met elkaar vergeleken. Extra uitleg gunningscriteria Prijs De prijs van de hulpmiddelen die worden aanbesteed, kan op verschillende wijzen worden opgevraagd. Om vergelijking gemakkelijk te maken, kan gebruik gemaakt worden van het bijgevoegde format in Bijlage 3. Op het format staan standaardspecificaties en opties van de verschillende categorieën producten genoemd. Deze specificaties en opties zijn vastgelegd om de prijzen van de

22

verschillende leveranciers te kunnen vergelijken. In de kolom ernaast kunnen de prijzen worden ingevuld. Dit betekent niet dat dit het product altijd in deze configuratie verstrekt wordt, in tegendeel, dat wordt per keer bekeken. In de praktijk zal vaak voorkomen dat producten worden geïndiceerd en geleverd met meer of minder onderdelen dan de lijst met standaardspecificaties. De formats leveren echter het voordeel dat de prijzen van de verschillende leveranciers met elkaar te vergelijken zijn. Naast het schema is het altijd verstandig om de complete prijslijst van de fabrikant op te vragen met daarin per accessoire de standaardprijzen en daarbij te vragen naar de korting die de leverancier u op de standaardprijzen geeft. Met het format worden geen eisen gesteld aan de kwaliteit van de producten, maar wordt alleen inzicht gegeven in de prijs. In Bijlage 3 van deze checklist is voor de hoog-laag bedden het prijzenformat opgenomen. Deze kunt u toevoegen aan het bestek. De inschrijver dient de format als volgt in te vullen: Er dient een totaalprijs gegeven te worden voor het standaardproduct met de standaardonderdelen als opgenomen in de lijst onder “standaardspecificaties”. Enkele van de standaardonderdelen zullen zijn opgenomen in de fabrieksconfiguratie van het “kale product”. Soms is dit echter alleen het frame. De prijs van het “kale product” moet worden vermeld bij het frame. Voor de overige standaard onderdelen wordt in de kolom: “Standaard-prijs (s)/ Meerprijs (m)” per onderdeel met een “s” aangegeven wanneer het standaard in de fabrieksconfiguratie van het product aanwezig is. Met een “m” wordt aangegeven wanneer dit onderdeel er los wordt opgezet en een meerprijs berekend wordt. Deze meerprijs wordt vermeld in het formulier en opgeteld bij de totaalprijs van het standaardproduct. De prijs wordt als volgt ingevuld. In de kolom “Catalogusprijs”, wordt de catalogusprijs van de leverancier bij (particuliere) aanschaf van één product weergegeven. In de kolom “Kortingspercentage” wordt de korting die u als grote afnemer wordt aangeboden weergegeven. In de kolom “Nettoprijs” vindt u de prijs die u uiteindelijk voor het product in deze standaardconfiguratie zult betalen. Zoals al genoemd zal in de praktijk vaak voorkomen dat producten worden geïndiceerd en geleverd met meer of minder onderdelen dan deze lijst met standaardonderdelen. Onderhoud en huur Hoewel deze checklist niet uitgebreid ingaat op huur van hulpmiddelen, is het wel mogelijk dit op te nemen in het bestek. In de kolommen “Huur % van catalogusprijs p. mnd.” en/of “Huurtarief per maand” kan de inschrijver aangeven hoe hoog de huur is voor de hulpmiddelen wanneer deze niet in eigendom worden verstrekt, maar worden uitgeleend onder beheer van de leverancier. In de kolommen “Onderhouds % van de catalogusprijs” en/of “Onderhoudstarief per jaar” worden de kosten weergegeven die door de leverancier in rekening worden gebracht, voor het onderhoud aan de uitstaande producten. Periodieke prijsstijging Houd er rekening mee dat de prijzen die u opvraagt, de actuele prijzen zijn en dat er periodiek prijsstijgingen plaatsvinden. Ook prijzen voor huur en onderhoud stijgen daarmee.

23

Opnemen gunningscriteria in bestek Belangrijk bij het opnemen van de gunningscriteria is dat er een duidelijke uitleg wordt gegeven van de procedure en de aan te leveren informatie. Vaak zal begonnen worden met een uitleg over welke producten aanbesteed worden, door welke zorginstelling(en) en in welke aantallen deze producten verstrekt worden. Het tijdspad met de gang van zaken zal vermeld worden alsmede hoe de informatie moet worden aangeleverd.

24

Bijlage 1: Specifieke informatie over kwaliteitsindicatoren CE-markering en normen: Sinds juni 1998 moeten alle hulpmiddelen die onder de Europese Richtlijn Medische Hulpmiddelen (RMH) vallen, voorzien zijn van een CE-markering, alvorens ze op de markt mogen verschijnen. Omdat medische hulpmiddelen sterk van elkaar verschillen, zijn ze onderverdeeld in vier risicoklassen. De eisen zijn hetzelfde, maar de zwaarte van de toetsing verschilt. Het grootste deel van de hulpmiddelen voor gehandicapten en ouderen valt in de laagste risicoklasse. Bij deze producten mag de fabrikant zelf vaststellen of voldaan wordt aan de eisen uit de RMH. Hij brengt dus zelf de CE-markering aan en verklaart daarmee in feite dat het product voldoet aan de eisen die er in Europees verband aan gesteld worden. Hij moet wel desgevraagd een technisch dossier kunnen overleggen bij controle door de overheid. De eisen voor CE zijn erg algemeen gesteld. Voor een aantal productgroepen, zoals rolstoelen, loophulpmiddelen, tilliften en hoog-laag bedden, zijn zogenaamde geharmoniseerde EN-normen opgesteld. Dit zijn specificaties van de CE-normen, die duidelijkere criteria geven dan de RMH zelf. GQ: De letters GQ staan voor Guaranteed Quality (gegarandeerde kwaliteit). Dit keurmerk wordt uitgegeven door KBOH. Behalve dat een hulpmiddel aan de CEmarkering voldoet, wordt het product ook getest op veiligheid, duurzaamheid en bruikbaarheid. Zo garandeert het GQ-keurmerk optimale kwaliteit en bruikbaarheid van een hulpmiddel. Revakeur: Binnen Revaned is de Erkenningsregeling Revalidatietechnisch Bedrijf (ERB) opgesteld. Het voornaamste doel van de regeling is het bevorderen van de kwaliteit van producten en diensten. Dit betekent dat een revalidatietechnisch bedrijf aan bepaalde eisen moet voldoen. Dit zijn hoge eisen van vakmanschap en betrouwbaarheid. Zo moet er bijvoorbeeld altijd een gediplomeerd adaptatietechnicus werkzaam zijn. Dit is iemand die voor de individuele gebruiker aanpassingen maakt aan een standaard hulpmiddel. Ook moet de leverancier over een deugdelijke klachtenprocedure voor zijn klanten beschikken en over een goede garantieregeling. ISO 9001 (complete benaming: NEN-EN-ISO 9001:2000 Kwaliteitsmanagementsystemen – Eisen): Deze internationale norm kan worden gebruikt door interne en externe partijen, waaronder certificerende instellingen, om te beoordelen of de organisatie in staat is om te voldoen aan de eisen van de klanten, wet- en regelgeving en de eisen van de organisatie zelf.

Bijlage 2 Informatie hoog-laag bedden Voorstel

Toelichting

Hoek rugsteun met horizontaal verstelbaar tussen 0 en 75 graden Hoek bovenbeen met horizontaal verstelbaar tussen 0 en 30 graden Hoek beensteun met horizontaal verstelbaar tussen 0 en 15 graden Hoek bovenbeen met onderbeensteun mag niet groter worden dan 180 graden Uitvoering bedieningsunit moet met een hand vanuit elke positie in bed mogelijk zijn Hoogte matrasbodem minimaal tussen de 35 en 90 cm Stijg en daalsnelheid van de hoogteverstelling ligt tussen de 1 en 3 cm per seconde bij een belasting van 90 kg Alle handgrepen en pedalen zijn veilig te bedienen Het remsysteem is vanaf het voeteinde of van beide zijden te bedienen

Om houding te kunnen variëren is de hoek van de rugsteun verstelbaar.

Standaard Houdingsaspecten

Hoogteverstelling

Verzorgingsaspecten

Het bed is onderrijdbaar voor een tillift bij 15 vrije hoogte over een gebied van 100 cm rond het midden van het bed Plaatsingsaspecten

De plaatsingsruimte van het bed is de matraslengte plus maximaal 20 cm en de matrasbreedte plus maximaal 14 cm

Om houding te kunnen variëren is de hoek van het bovenbeen verstelbaar. Om houding te kunnen variëren is de hoek van de beensteun verstelbaar.

Het is belangrijk dat men altijd het bed kan bedienen, zodat zelf een comfortabele positie kan worden aangenomen. Voor kleine mensen is een lage matrasbodem nodig om gemakkelijk in en uit bed te kunnen komen. Een hoge matrasbodem is vooral prettig voor de verzorging. De snelheid waarmee het bed stijgt en daalt moet te snel zijn en ook niet te langzaam. Handgrepen en pedalen moeten geen scherpe randen hebben en goed te gebruiken zijn. Het remsysteem van het bed zorgt ervoor dat het bed op zijn plek blijft staan. Bij verplaatsen van het bed wordt de rem los gezet. Een centraal bedienbaar remsysteem is nog prettiger. Bij zorgbed.

Het bed is groter dan het matras alleen. Om iemand goed uit te kunnen laten stappen en om niet te veel ruimte in beslag te nemen is het verstandig aan niet te groot bed te hebben.

Veiligheid

Sterkte en duurzaamheid Diversen

De montage met eenvoudig of zonder gereedschap mogelijk Er mogen geen scherpe randen of hoeken aan het bed zitten waaraan men zich kan verwonden Bij een verdeelde belasting van 150 kg op het hoofd-/voeteind mag het bed niet kantelen. Het bed mag niet kantelen bij een belasting van de bedgalg met 135 kg Bediening van het bed door de gebruiker dient uitschakelbaar te zijn

Onrusthek (minimaal 22 cm boven matras)

De hoogte van de handgreep van de bedgalg is in hoogte verstelbaar

Verzorgingsaspecten

Plaatsingsaspecten

Mensen kunnen de instellingen van het bed zo veranderen dat een onwenselijke houding ontstaat. Als de kans bestaat dat dit gebeurt, kan de bediening uitgeschakeld worden.

Maximaal toelaatbare gewicht is 170 kg

Bedgalg

Opties Houdingsaspecten

Bij thuisbed. Thuisbedden worden vaker verplaatst; het in- en uit elkaar halen is een belangrijke klus hierbij. Scherpe delen en hoeken kunnen verwondingen tot gevolg hebben.

Een onrusthek wordt aan de zijkanten van het bed geplaatst, zodat er een rand om het bed ontstaat. Dit voorkomt dat er uit het bed gevallen kan worden. Een bedgalg is een stang waaraan men zich kan optrekken om rechtop te gaan zitten. Iedereen moet bij de bedgalg kunnen komen, daarom is een in hoogte verstelbare bedgalg aan te bevelen.

Bedieningskracht van de bedieningsunit is maximaal 5 N Bedieningskracht van mechanische verstellingen is maximaal 10 N Duwkracht bij het verplaatsen van het bed bij de aanzet als de wielen dwars staan is maximaal 240 N De bedieningskracht voor de rem met de voet is maximaal 200 N Bij de montage van het bed mogen geen eenmalig te gebruiken componenten nodig zijn

De kracht om de knoppen van de bedieningsunit mee te kunnen bedienen mag niet groot zij, zodat iedereen het kan gebruiken. Het mag niet te veel kracht kosten om het bed te verstellen. Dit komt vaak voor.

Het gewicht van het zwaarste deel bij deelbare bedden is maximaal 25 kg

Bij thuisbed. Thuisbedden worden vaker verplaatst. Om het bed gemakkelijk te kunnen verplaatsen zou het bed zo licht mogelijk moeten zijn.

29

Sterkte en duurzaamheid Diversen

Als het gewicht van een deel meer is dan 20 kg dient er een handgreep te zijn voor het dragen. Deze handgreep mag geen belemmering vormen voor de verzorging als het bed staat. Minimaal normaal functioneren na 3000 maal hoog-laag bewegen met maximaal toelaatbare belasting Afdichting voor of gesloten zij-/onrusthek

Bij thuisbed. Thuisbedden worden vaker verplaatst. Om het bed gemakkelijk te kunnen verplaatsen zouden de onderdelen gemakkelijk te tillen moeten zijn.

Voor extra stevigheid voor de onrusthekken en voor veiligheid voor de client. Onrusthekken geven meer zekerheid niet uit het bed te kunnen vallen en heeft tot gevolg dat mensen zich ‘vrijer’ gedragen in bed. Het risico dat men bekneld raakt tussen de hekken wordt vergroot en daardoor kan afdichting wenselijk zijn.

Infuushouder Urinaalhouder Katheterzakhouder Dekenboog Aflegmogelijkheid voor dekens Ophang-/bevestigingspunt voor een bel

30

31

Bijlage 3 Prijzenformat hoog-laag bed hoog-laag bed Gebruik

Goede ondersteuning in liggende positie.

Doelgroep

Mensen die tijdelijk of voor langere tijd veel in een bed liggen en een goede ondersteuning nodig hebben.

Bediening

Voornamelijk elektrische bedienbaarheid van de verstellingen die mogelijk zijn.

Houdingen

Verschillende lig/zithoudingen zijn mogelijk door instellingen in de ondersteuning van het bed.

Standaardspecificaties Basisprijs af fabriek

Standaard (s) / Meerprijs (m)

Catalogusprijs €

500,00

Korting 10%

Nettoprijs €

450,00

Onderhouds OnderhoudsHuurtarief per % van de tarief per maand catalogusprijs jaar 5,0%

€ 25,00

€

10,00

32

€

Totaal conform specificaties

Opties

Standaard (s) / Meerprijs (m)

500,00

Catalogusprijs

€ 450,00

Korting

Nettoprijs

€ 25,00

€

10,00

Onderhouds Onderhouds% van de tarief per Huurtarief per maand catalogusprijs jaar

33

Colofon Copyright: © KBOH 2006 Tekst: Vormgeving en druk: Met dank aan:

KBOH KBOH Annie de Groot Eric Jansen Ronald Kluin Jannes Ligtenberg Ardo Menges Jan van Schaik Kees Tolenaars Marcel Verweij

Rivas Revaned/Welzorg Gemeente Renkum Tilburgs Overleg Gehandicaptenorganisaties Fortune Amstelring Revaned/Beenhakker Revacore Gemeente Tiel

En alle andere mensen die mee hebben gewerkt aan dit product.

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd bestand, of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, digitaal of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. KBOH kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade voortvloeiend uit het gebruik van dit product.