1
DESKUNDIGHEIDSPLAN STICHTING PENSIOENFONDS HUNTSMAN ROZENBURG
Artikel 1 BEGRIPSBEPALINGEN De in dit deskundigheidsplan gebruikte begrippen moeten worden opgevat overeenkomstig de betekenis die daaraan wordt gehecht conform de statuten en het pensioenreglement van het fonds, tenzij hierna anders wordt bepaald. Onder “(Plan van Aanpak) Deskundigheidsbevordering bij pensioenfondsen” wordt verstaan: het plan van aanpak zoals dit in december 2007 is gepubliceerd door de koepelorganisaties: Stichting voor Ondernemingspensioenfondsen, Vereniging van Bedrijfstakpensioenfondsen en Unie van Beroepspensioenfondsen (hierna: Plan van Aanpak).
Artikel 2 GRONDSLAG VAN DIT DESKUNDIGHEIDSPLAN 1.
Dit deskundigheidsplan is een deskundigheidsplan als bedoeld in de “Principes voor goed pensioenfondsbestuur” zoals geformuleerd door de Stichting van de Arbeid op 16 december 2005 en zoals deze wettelijk zijn verankerd op grond van artikel 33, lid 2 van de Pensioenwet en artikel 11 van het Besluit uitvoering Pensioenwet en Wet verplichte beroepspensioenregeling.
2.
Het bestuur is op grond van de Pensioenwet verplicht er voor te zorgen dat het beleid van het fonds wordt bepaald of mede bepaald door personen die deskundig zijn en blijven in verband met de uitoefening van het bedrijf van het fonds. Een en ander met inachtneming van de belangen van de deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden, de pensioengerechtigden en de werkgever. In verband met het in de vorige volzinnen bepaalde, moet worden voldaan aan de door de Pensioenwet vereiste deskundigheid. Om daaraan te voldoen, zal er binnen het bestuur een zodanig niveau van kennis en ervaring aanwezig zijn dat het fonds behoorlijk wordt bestuurd.
3.
Om de door de Pensioenwet vereiste deskundigheid te bereiken en te handhaven, zal het bestuur de in dit deskundigheidsplan opgenomen beleidsregels volgen.
4.
De in het vorige lid bedoelde deskundigheid heeft tenminste betrekking op de volgende aandachtsgebieden: 1. 2. 3. 4. 5.
Besturen van een organisatie, (management)vaardigheden. Relevante wet- en regelgeving. Pensioenregelingen en pensioensoorten. Actuariële begrippen en verslaglegging. Vermogensbeheer.
2
6. 7. 8. 9.
Administratieve organisatie en interne controle. Uitbesteden van werkzaamheden. Communicatie met o.a. DNB, vermogensbeheerder, actuaris, accountant. Communicatie met deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden.
Artikel 3 STRUCTUUR VAN HET FONDS 1. Samenstelling, omvang en wijze benoeming Bestuur. Het fonds is een Ondernemingspensioenfonds in de zin van (artikel 1 van) de Pensioenwet. Het fonds wordt bestuurd door een bestuur, bestaande uit een even aantal van tenminste zes leden. De helft van het aantal bestuursleden (werkgeversleden) wordt benoemd door de directie van de aangesloten onderneming. De andere helft (deelnemersleden), wordt benoemd op voordracht van de ondernemingsraad, behoudens één lid dat wordt gekozen uit de kring van de pensioengerechtigden, nadat het bestuur de pensioengerechtigden in de gelegenheid heeft gesteld om zich kandidaat te stellen als pensioengerechtigde bestuurslid. Het aantal bestuursleden wordt bepaald in overleg met de directie en de ondernemingsraad. Eén van de werkgeversleden wordt door de directie van de aangesloten onderneming benoemd tot voorzitter. Het bestuur komt tenminste vier keer per jaar bijeen. 2. (Dagelijks) beleid van het bestuur en ondersteuning bestuur. Het bestuur houdt zich bezig met het besturen van het fonds. Het bestuur wordt bij de voorbereiding en uitvoering van het beleid ondersteund door een pensioenbureau, dat bestaat uit twee functionarissen, niet zijnde bestuursleden, namelijk: een manager pensioenfonds en een interne administrateur. De bepalingen in dit deskundigheidsplan die gelden voor bestuur of de bestuursleden, zijn van overeenkomstige toepassing op de manager pensioenfonds en de interne administrateur. Het pensioenbureau houdt zich bezig met het “dagelijks beleid”. Dit houdt in: het beleid en de besluitvorming gericht op het dagelijks daadwerkelijk uitoefenen van de werkzaamheden van het fonds. Bij onduidelijkheden wordt overleg gepleegd met het bestuur. De manager pensioenfonds houdt zich ook bezig met het adviseren van het bestuur. De toezeggingen en betalingen die zijn gebaseerd op bestuursbesluiten en door het bestuur goedgekeurde (pensioen)reglementen of andere documenten, worden geautoriseerd door de manager pensioenfonds. Alle overige toezeggingen en betalingen dienen te worden geaccordeerd door een werkgeverslid en een deelnemerslid/pensioengerechtigde lid. Het bestuur wordt voor wat betreft het beleggingsbeleid ondersteund door een beleggingscommissie. Voor zover de beleggingscommissie het nodig acht, wordt gebruik gemaakt van advisering door externe beleggingsadviseurs. De beleggingscommissie bestaat momenteel uit twee bestuursleden, de manager pensioenfonds en twee externe adviseurs, en komt vier keer per jaar bijeen.
3
3. Uitbesteding en adviseurs. Het fonds heeft het voeren van de deelnemers-, de financiële- en de uitkeringsadministratie gedeeltelijk uitbesteed in een back office functie aan AZL N.V. te Heerlen, (hierna te noemen AZL) AZL is belast met het administreren van de aanspraken en het maken van de daarvoor benodigde berekeningen. Verder verzorgt AZL ondermeer de voorbereiding voor de communicatie van de aanspraken naar de deelnemers. Daarnaast is AZL belast met de uitbetaling van de pensioenbedragen en het verrichten van de wettelijk voorgeschreven inhoudingen. De interne administrateur heeft ook een front-office functie. Hij verzorgt de contacten met deelnemers en pensioengerechtigden, en de informatieaanlevering aan AZL. De financiële administratie omvat het beheer van de bankrekeningen met betrekking tot de gedane boekingen (facturen en dergelijke). Tevens is zij belast met de verslaglegging naar De Nederlandsche Bank. In de administratieovereenkomst met AZL zijn alle afspraken met betrekking tot de uitvoering van de administratie vastgelegd. Het fonds heeft het vermogensbeheer uitbesteed aan AZL. De externe accountant is Ernst & Young Accountants en de externe actuaris van het fonds is Towers Watson.
Artikel 4 DESKUNDIGHEIDSEISEN 1. Op grond van het bepaalde in de Pensioenwet, maakt het bestuur onderscheid tussen de deskundigheid waaraan: a. ieder individueel bestuurslid binnen één jaar na zijn benoeming behoort te voldoen (deskundigheidsniveau 1); en b. het bestuur als collectief behoort te voldoen (deskundigheidsniveau 2). 2. a. Onder deskundigheidsniveau 1 wordt verstaan: kennis en inzicht met betrekking tot de aandachtsgebieden, zoals genoemd in artikel 2 lid 4, en zoals dit is uitgewerkt in de eindtermen als bedoeld in het Plan van Aanpak; b. onder deskundigheidsniveau 2 wordt verstaan: kennis, inzicht en oordeelsvorming met betrekking tot de aandachtsgebieden zoals genoemd in artikel 2, lid 4, en zoals dit is uitgewerkt in de eindtermen als bedoeld in het Plan van Aanpak. In bijlage I behorende bij dit deskundigheidplan is het deskundigheidsniveau 1 en 2 per individueel bestuurslid aangegeven. 3. Het bestuur is zich bewust van het feit dat de met de eindtermen samenhangende begrippen aan verandering onderhevig kunnen zijn. De deskundigheid van het
Deleted: Perrin
4
bestuur zal steeds op peil moet worden gehouden door het benutten van de in artikel 6 bedoelde maatregelen. 4. Voor de implementatie van het beleid ter realisatie van de in artikel 2 leden 2 en 4 genoemde eigen deskundigheid stelt het bestuur jaarlijks de benodigde financiële middelen ter beschikking. 5. Ten minste eens in de drie jaar besteedt het bestuur – in het kader van zelf-evaluatie – expliciet aandacht aan het in dit deskundigheidsplan opgenomen beleid ter zake van het verkrijgen en behouden van de vereiste deskundigheid.
Artikel 5 TOETS BESTUUR 1. Om de in artikel 2, leden 2 en 4 genoemde deskundigheid te bereiken en te handhaven bij het bestuur als geheel en bij elk individueel bestuurslid afzonderlijk geldt het bepaalde in de volgende leden. 2. Het bestuur doet binnen drie maanden na vaststelling van dit deskundigheidsplan een toets ter vaststelling van de mate waarin door het bestuur wordt voldaan aan de in artikel 2, leden 2 en 4 genoemde deskundigheid. Per door het bestuur aan te wijzen bestuurder zal in dat kader een toets worden afgelegd, waarbij per bestuurder door het bestuur wordt aangegeven of dat een toets is op het vlak van deskundigheidsniveau 1 of 2. De toets zal worden uitgevoerd door of met behulp van een daartoe gespecialiseerde, van het fonds onafhankelijke instantie, die eveneens (pensioen)cursussen aanbiedt. De uitslag van de toets wordt door het bestuur zo spoedig mogelijk na het bekend worden van de uitslag, tijdens de bestuursvergadering besproken. 3. Indien uit de uitslag van de in lid 2 genoemde toets en na de bespreking daarvan blijkt dat het bestuur niet (geheel) aan de deskundigheid als bedoeld in artikel 2, leden 2 en 4 voldoet, zal het bestuur op korte termijn de maatregelen als bedoeld in artikel 6 nemen om binnen één jaar na het bekend worden van de uitslag van de toets te voldoen aan deskundigheidsniveaus 1 en 2 als bedoeld in artikel 4. De in bijlage I opgenomen matrix deskundigheid wordt periodiek door het bestuur aangepast aan de meest recente stand van zaken. 4. Teneinde de deskundigheid van het bestuur te bewaken, zal het bestuur ten minste éénmaal in de twee jaar een deskundigheidstoets als genoemd in lid 2 afleggen.
Artikel 6 DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING 1.
Het bestuur verplicht zich – onverminderd het in lid 3 bepaalde – één of meerdere van de volgende maatregelen te nemen ter bevordering en handhaving van de wettelijk voorgeschreven deskundigheid:
5
a. het door een bestuurslid volgen van een cursus of opleiding, met inbegrip van het met goed gevolg afleggen van een daarbij behorende toets of examen, indien van toepassing; b. het door een bestuurslid volgen van een algemene opleiding of bijscholingscursus op het gebied van pensioen en daaraan verwante onderwerpen, het volgen van pensioenseminars, lidmaatschappen van pensioennetwerken en het bijwonen van bijeenkomsten daarvan, zoals - maar niet beperkt tot - de Kring van Pensioenspecialisten, de Vereniging van Pensioenrecht, OPF (kring) of EPFIF. c. het aan alle bestuursleden in ruime mate ter beschikking stellen van relevante vakliteratuur, boeken, etc. d. het raadplegen van de aan het fonds verbonden actuaris, accountant of andere (vaste) deskundige (bijvoorbeeld een beleggingsdeskundige). e. een bestuurder kan, indien de bestuurder dat wenst, zich laten bijstaan door een externe deskundige tijdens een vergadering. Hierbij dient dan tenminste één vierde van de bestuursleden zich ervoor uit te spreken. 2.
Een bestuurslid dat een onder lid 1, onderdeel a. bedoelde cursus of opleiding heeft gevolgd, is verplicht een kopie van een door de cursus- of opleidingsinstantie verstrekt certificaat of bewijs van deelname aan het fonds te overleggen. Een bestuurslid dat een onder lid 1, onderdeel b. bedoelde algemene bijscholingscursus volgt, is verplicht een kopie van een door de organisatie verstrekt bewijs van deelneming aan het fonds te overleggen. Het in de vorige volzinnen bedoelde kopie wordt toegevoegd aan de notulen van de bestuursvergaderingen van het fonds.
3. Bestaat binnen het bestuur na één jaar (zie artikel 5 lid 3) op grond van eigen waarneming dan wel op grond van een hernieuwd uitgevoerde toets als bedoeld in artikel 5, lid 2 (nog steeds) ernstige twijfel over de aanwezigheid van deskundigheidsniveau 1 en/of 2 bij het desbetreffende bestuurslid, dan wordt de instantie die het desbetreffende bestuurslid heeft aangedragen, gevraagd op korte termijn een andere kandidaat aan te dragen. 4.
De in lid 3 genoemde maatregel kan door het bestuur eveneens worden genomen indien het disfunctioneren van een bestuurlid uit andere omstandigheden dan een gebrek aan deskundigheid blijkt, zoals opgenomen in bijlage II.
Artikel 7 TOETS NIEUW BESTUURSLID 1.
In geval van een vacature voor een bestuurslid, stelt het bestuur een korte profielschets op waaraan de kandidaat bestuurslid zo mogelijk moet voldoen. Daarbij speelt mede een rol het in artikel 2 lid 4 genoemde deskundigheidsgebied of gebieden, ten aanzien waarvan het bestuur versterking behoeft of gewenst acht.
2.
Een te benoemen nieuw bestuurslid is verplicht binnen drie maanden na aanvang van het bestuurslidmaatschap een door het bestuur aan te wijzen toets gericht op deskundigheidsniveau 1 en/of deskundigheidsniveau 2 af te leggen, tenzij het bestuur na overleg met het nieuwe bestuurslid besluit dat de toets niet nodig is.
6
3.
Indien na de toets door het (te benoemen) nieuwe bestuurslid blijkt dat het bestuur niet (geheel) aan de wettelijk voorgeschreven deskundigheid voldoet, zal de nieuwe bestuurder binnen één jaar na aanvang van het bestuurslidmaatschap een door het bestuur aan te wijzen cursus of opleiding als bedoeld in artikel 6, onderdeel a, moeten starten, met inbegrip van het met goed gevolg afleggen van een daarbij behorende toets of examen, indien van toepassing. Wordt de toets of het examen niet met goed gevolg afgelegd, dan zal het bestuur (exclusief het nieuwe bestuurslid) zich beraden over de ontstane situatie.
Artikel 8 DESKUNDIGHEID VERANTWOORDINGSORGAAN Het bestuur treedt in overleg met het Verantwoordingsorgaan om normen op te stellen ten aanzien van de gewenste deskundigheid van het Verantwoordingsorgaan. Hierbij is het streven van het fonds erop gericht de deskundigheid van de leden van het Verantwoordingsorgaan minimaal te brengen op deskundigheidsniveau 1, met dien verstande dat de deskundigheid wordt beoordeeld ten aanzien van het Verantwoordingsorgaan als geheel.
Artikel 9. PROCEDURE PERIODIEKE EVALUATIE BESTUUR EN BESTUURSLEDEN Het bestuur heeft in een apart bestuursbesluit dat als bijlage II aan dit deskundigheidsplan is gehecht, vastgelegd op welke wijze het functioneren van het bestuur als collectief en de individuele bestuursleden plaatsvindt.
Artikel 10. VASTSTELLING EN INGANGSTIJDSTIP 1.
Dit deskundigheidsplan is door het bestuur vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 3 maart 2009, treedt per dezelfde datum inwerking en vervangt het vóór de genoemde datum geldende deskundigheidsplan.
2.
Het bestuur zal een afschrift van dit deskundigheidsplan binnen twee weken na vaststelling er van aan De Nederlandsche Bank toezenden.
Rozenburg, xx xxxxxxxx 2011.
Deleted: 3 Deleted: maart Deleted: 09
7
BIJLAGE I DESKUNDIGHEIDSMATRIX De leden van het bestuur en de functionarissen van het pensioenbureau zijn de volgende personen: 1) De heer Mr. M.R. Janssen – HR Manager – werkgeverslid 2) Mevrouw A. Impens – Buyer – deelnemerslid 3) De heer Drs. B. De Jong – Financieel Directeur – werkgeverslid/Voorzitter 4) De heer Ing. E. Maliepaard – Maint. Integrity Teamleader – deelnemerslid 5) De heer Drs. P.C. Oostveen, Int.Trade Compliance Mgr, werkgeverslid 6) De heer Ing. C.J de Jong, pensioengerechtigde lid 7) De heer Drs. P.C. Oostveen, Int.Trade Compliance Mgr, manager pensioenfonds 8) De heer R Brand, intern administrateur. Alle bestuursleden dienen de deskundigheid op niveau 1 te beheersen. Minimaal twee bestuurleden dienen te beschikken over voldoende deskundigheid op niveau 2. De bij de te toetsen personen aanwezige deskundigheid wordt weergegeven in de volgende deskundigheidsmatrix.
1. Besturen van een organisatie (management)vaardigheden 2. Relevante wet- en regelgeving 3. Pensioenregelingen en pensioensoorten 4. Actuariële begrippen en verslaglegging 5. Administratieve organisatie en interne controle 6. Vermogensbeheer 7. Uitbesteden van werkzaamheden 8. Communicatie met o.a. DNB, vermogensbeheerder, actuaris, accountant 9. Communicatie met deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden 0= 1= 2=
1 2
2 1
3 1
4 2
5 2
6 2
7 2
8 2
2 1
1 1
1 1
1 1
1 1
1 1
2 2
2 2
1
1
2
2
1
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
0 2 2
1 2 1
2 1 2
2 2 1
2 1 2
2 2 2
2 2 2
2 2 2
2
1
2
1
2
2
2
2
onvoldoende deskundigheid deskundigheid op niveau 1 deskundigheid op niveau 2
De nummers boven de kolommen corresponderen met de nummers vóór de namen in deze bijlage.
Deleted: /voorzitter Deleted: Drs. F.J.M. Canters,
8
Bij de deskundigheidsmatrix zijn de volgende opmerkingen van belang: - Twee bestuurders/ beleidsbepalers dienen over meerderjarige managementervaring te beschikken. - De beleggingscommissie bestaat uit de bestuursleden 3 en 4), de manager pensioenfonds en twee externe adviseurs. - Bij de bestuursvergadering is in de regel de actuaris aanwezig. - Er bestaat binnen het bestuur geen verdeling van de beleidstaken. Alle onderwerpen die in de deskundigheidsgebieden zijn genoemd, worden besproken in de bestuursvergaderingen, met inbegrip van de zaken die in de beleggingscommissie aan de orde komen.
9
BIJLAGE II PERIODIEKE EVALUATIE BESTUUR EN BESTUURSLEDEN VAN STICHTING PENSIOENFONDS HUNTSMAN ROZENBURG
A. BEGRIPSBEPALINGEN Fonds: Stichting Pensioenfonds Huntsman Rozenburg Bestuur: Het bestuur van het fonds, inclusief de functionarissen van het pensioenbureau. Bestuurslid: Lid van het bestuur van het fonds, inclusief de manager pensioenfonds en de interne administrateur. B. PROCEDURE PERIODIEKE EVALUATIE BESTUUR EN BESTUURSLEDEN Evaluatie functioneren. Het bestuur bespreekt eens in de drie jaar zijn eigen functioneren en het functioneren van de afzonderlijke bestuursleden. Het functioneren van het bestuur en afzonderlijke bestuursleden zal collegiaal besproken worden in een afzonderlijke bestuursvergadering dan wel als apart agendapunt in een reguliere bestuursvergadering. Als er omtrent het functioneren van het bestuur of bestuursleden verschil van inzicht is, kan het bestuur besluiten om voor de toetsing van de deskundigheid gebruik te maken van een onafhankelijke externe deskundige. C. WIJZE VAN EVALUEREN Evaluatie functioneren Bestuur(s)leden binnen Bestuur. Bij de bespreking van het functioneren van het bestuur en de afzonderlijke bestuursleden komen in ieder geval aan de orde: - deskundigheid, competentie en trainingsbehoefte; - integriteit; - zorgvuldigheid in werkwijze en besluitvorming; - omgang met ontvangen informatie; - informatievoorziening van en naar het bestuur; - vergaderfrequentie; - voorbereidingstijd ter voorbereiding op bestuursvergaderingen; - ruimte voor discussie tijdens bestuursvergaderingen; - openheid over beleid en resultaten; - aanwezigheid ter en inbreng in de bestuursvergaderingen.
10
D. TERUGKOPPELING Het bestuur kan het orgaan dat een bestuurslid heeft benoemd, verzoeken het betreffende bestuurslid te schorsen of te ontslaan, indien uit de evaluatie(s) blijkt dat: a. het desbetreffende bestuurslid naar het oordeel van het bestuur niet (naar behoren) functioneert. Het niet (naar behoren) functioneren van het desbetreffende bestuurslid kan ondermeer betrekking hebben op gebrek aan een coöperatieve houding, onvoldoende aanwezigheid en onvoldoende constructieve bijdragen gedurende bestuursvergaderingen; b. het desbetreffende bestuurslid in gebreke blijft te voldoen aan de aan het bestuurslidmaatschap gestelde verplichtingen of handelt in strijd met de statuten of (pensioen)reglementen van het fonds; c. het desbetreffende bestuurslid naar het oordeel van het bestuur gedragingen verricht, waardoor de goede naam of de belangen van het fonds worden geschaad; d. het desbetreffende bestuurslid een taak of functie uitvoert die niet verenigbaar is met het bestuurslidmaatschap. Het besluit tot het doen van een dergelijk verzoek neemt het bestuur met tenminste twee derde van het aantal aanwezige stemmen, met dien verstande dat de stem van het desbetreffende bestuurslid als hiervoor sub d genoemd, niet meetelt. Het verzoek tot schorsing of ontslag van een pensioengerechtigde bestuurslid zal - met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 van de geldende statuten - schriftelijk worden gedaan aan de pensioengerechtigden.
