DESAIN ORGANISASI Presented by :
M Anang Firmansyah
1
Desain Organisasi yang Umum Struktur sederhana Struktur birokratis Struktur matriks Struktur tim Struktur organisasi virtual Boundaryless organization – tanpa tapal batas
2
Struktur Sederhana
Keunggulan:
Simple. Fast and flexible, Inexpensive to maintain and accountability is clear
Kelemahan :
Difficult to maintain in anything other than small organizations. Increasingly inadequate its low formalization and high centralization tend to create information overload at the top 3
STRUKTUR SEDERHANA OWNERS (husband – wife)
Secretary
Inventory Balancer
Salespeople 4
Struktur Birokrasi Tugas sangat rutin Dicapai melalui spesialisasi, Aturan dan kebijakan sangat formal, Penugasan dikelompokkan ke dalam departemen fungsional, Otoritas tersentralisasi, Rentang kendali sempit, Pengambilan keputusan mengikuti rantai komando
5
MACHINE BUREAUCRACY
Based on the standardization of WORK PROCESSES Board of Directors Secretary and General Counsel
CEO Executive Vice President Operation Department
Marketing Department
Finance Department
HRM Department
- raw material - quality control -….
-Product sales - customer service -…
- Taxation - treasury -…
- counseling - public relation -… 6
PROFESSIONAL BUREAUCRACY
Based on the standardization of SKILLS of PROFESSIONAL SENATE General Administrators
RECTOR Vice Rector 1 Academic
Vice Rector 2 Administration
Vice Rector 3
Vice Rector 4
Faculty of Economics
Faculty of Law
Faculty of Pharmacy
…..
Study Programs
Study Programs
Study Programs
Study Programs 7
THE MATRIX ORGANIZATION
Departementalisasi Fungsional
Mengelompokkan para spesialis bersama-sama, yg akan meminimisasi jumlah yang dibutuhkan dan memungkinkan pengelompokkan dan penggunaan bersama sumberdaya khusus lintas produk. Kelemahan utama adalah pada koordinasi tugas antar spesialis fungsional sehingga aktivitas yang dilakukan diselesaikan tepat waktu dan tepat anggaran
Departementalisasi Produk
Memfasilitasi koordinasi antar spesialis untuk mencapai penyelesaian yang tepat waktu dan tepat anggaran. Memberikan tanggungjawab yang jelas pada semua aktivitas yang terkait dengan produk tetapi dengan 8 duplikasi aktivitas dan biaya
ORGANISASI MATRIKS KEUNGGULAN Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien
KELEMAHAN Konflik tinggi antara 2 sisi matriks
Fleksibilitas dan adaptabilitas pada Frustasi dan kebingunan karena lingkungan rantai komando ganda
Pengembangan ketrampilan manajemen spesialis dan umum
Banyak pertemuan, diskusi daripada tindakan
Kerjasama interdisiplin, ketersediaan ahli utk semua divisi
Membutuhkan pelatihan hubungan manusia
Pelebaran tugas bagi karyawan
Dominasi kekuasaan oleh salah satu sisi matriks 9
DEPARTMENT’S DIRECTOR Financial
HRD
Operation
PRODUCTS
A
B
C
10
TEAM STRUCTURE
Teams have become an extremely popular
The primary characteristics : MENG-ELIMINASI batasan antar departemen Decentralizes decision making pada level teamwork. Menuntut karyawan untuk dapat menjadi GENERALIS dan juga SPESIALIS
11
TEAM STRUCTURE KEUNGGULAN
KELEMAHAN
Punya beberapa keunggulan struktur fungsional
Loyalitas ganda dan konflik
Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi
Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan
Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil
Desentralisasi tidak terencana
Moril yang lebih baik, antusiasme dan keterlibatan karyawan Mengurangi biaya overhead administratif rutin
12
PENDEKATAN JARINGAN - virtual
Disebut juga dengan ARANSEMEN VIRTUAL atau ORGANISASI MODULAR.
Biasanya inti organisasinya lumayan kecil karena melakukan OUTSOURCING pada FUNGSI BISNIS yang dilakukan
Dalam Terminologi struktural, ORGANISASI JARINGAN ini sangat TERSENTRALISASI dan terdapat SEDIKIT atau bahkan TIDAK ADA DEPARTEMENTALISASI
13
PENDEKATAN JARINGAN - virtual KEUNGGULAN Memungkinkan organisasi untuk mendapatkan fleksibilitas maksimum, Menciptakan hubungan kerja/jaringan yang memungkinkan untuk melakukan kontrak keluar untuk produksi, distribusi, pemasaran, atau fungsi bisnis lainnya dimana manajemen melihat bahwa PIHAK LAIN dapat melakukannnya dengan LEBIH BAIK.
KELEMAHAN Mengurangi kendali manajemen pada bagian-bagian bisnis yang dioutsource 14
Evolusi Struktur Organisasi
: Pergeseran paradigma menuju Learning Organization Struktur Vertikal Tradisional
Kurang Responsif pada Perubahan
Koordinasi Horisontal dgn Tim dan Manajer Proyek
• Gugus tugas untuk pemecahan masalah jangka pendek (ad hoc). • Teamwork dari berbagai departemen secara reguler • Project Manager untuk proyek temporer
Rekayasa ulang ke arah proses horisontal
• Business Process Reengineering • Struktur mulai menjadi flat dan tim
Organisasi Pembelajar
• Spider-web organization (tidak ada struktur yang kaku-fleksibel) 15 • May apply Team-based structure
Karakter Organisasi
MODEL MEKANISTIK
Biasanya direpresentasikan dengan tingkat departementalisasi tinggi, formalisasi tinggi, komunikasi ke bawah dan desentralisasi tinggi
MODEL ORGANIK
Lebih “cair” dan fleksibel. Struktur datas, menggunakan team, formalisasi rendah, desentralisasi tinggi. Direpresentasikan dengan virtual dan organisasi tanpa batas…
16
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 1. Strategy.
Structure-Follows-Strategy Struktur
tradisional lebih menekankan pada cost efficiency
LEBIH KE MEKANISTIK
Learning Organization lebih pada diferensiasi dan inovasi.
LEBIH KE ORGANIK 17
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 2. Environment/Lingkungan
Kekuatan di luar organsiasi yang secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi, yang mungkin memunculkan hal-hal seperti: Meningkatnya perbedaan antar departemen Meningkatnya kebutuhan koordinasi antar departemen Kebutuhan untuk menyesuaikan dengan perubahan.
3 dimensi lingkungan
Kapasitas kemampuan utk mendukung pertumbuhan Volatilitas ketidakstabilan lingkungan butuh lebih banyak alternatif keputusan Kompleksitas “bentuk”, “isi”, dan “penyebaran” dari semua komponen pemain yang ada dalam lingkungannya 18
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 3.
TECHNOLOGY. how an organization transfers its inputs into outputs.
3 Tipe teknologi manufaktur arus kerja: – Small Batch Production customized – Mass production routines dalam volume besar – Continuous Process Production sophisticated manufacturing tech. – Trend terbaru Flexible Manufacturing kustomisasi dalam jumlah besar! 19
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi : Routine-Non Routine Technology Dimensi Struktur
TECHNOLOGY ROUTINE
NON ROUTINE
KOMPLEKSITAS
Kompleksitas rendah Rentang kendali cenderung lebar
Kompleksitas tinggi, dilakukan penyesuaian Rentang kendali sempit, Diferensiasi vertikal tinggi
FORMALISASI
Keberadaan aturan, prosedur yang banyak – formalisasi tinggi
Kontrol yang leluasa, fleksibel, formalisasi rendah
Struktur yang tersentralisasi
Struktur yang terdesentralisasi
SENTRALISASI
Hasil tidak konsisten karena dilunakkan dengan tingkat formalisasi Rutin kontrol yang tersentral jika aturan minimum. Tetapi jika formalisasi tinggi, dapat didesentralisasikan 20
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 4.
UKURAN ORGANISASI
HOW BIG is “BIG” ? Dilihat dari JUMLAH PEGAWAI Tergantung pada SIAPA yang membuat DEFINISI tersebut? – Badan Statistik Negara – Badan-badan perekonomian dunia
21
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 4.
UKURAN ORGANISASI
Penambahan pegawai, makin lama bawa dampak MAKIN kecil pada struktur Perubahan besaran memberikan dampak terbesar jika organisasi itu KECIL ! Terdapat hubungan yang kuat antara besaran dan kompleksitas Semakin besar , terdapat tendensi melakukan kontrol aktivitas dan koordinasi yang relatif tinggi ! Tidak mungkin mengontrol organisasi yang besar dari atas untuk itu perlu dilakukan PENDELEGASIAN 22
