COMMUNICATION Presented by : M Anang Firmansyah
COMMUNICATION
FUNGSI KOMUNIKASI • PENGENDALIAN mengkomunikasikan peraturan, job deskripsi, kebijakan, dan kontrol perilaku. • MENINGKATKAN MOTIVASI mengklarifikasi apa yang harus dilakukan, bagaimana tugas tersebut dilakukan, apa yang bisa dilakukan. • EKSPRESI EMOSI menunjukkan perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial • INFORMASI transmisi data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif pilihan.
PROSES KOMUNIKASI Sender Form message
Transmit Message
Encode message
Receiver Receive encoded message
Decode message
Encode feedback
Form feedback
Noise Decode feedback
Receive feedback
Transmit Feedback
ARAH KOMUNIKASI • Downward • Arus komunikasi menuju ke level yang lebih rendah • Digunakan untuk melakukan penugasan, menginformasikan kebijakan dan prosedur, dan feedback kinerja karyawan • Upward • Arus komunikasi menuju ke level yang lebih tinggi • Digunakan untuk melakukan feedback kinerja atasan serta pelaporan perkembangan dan hasil tugas • Lateral • Arus komunikasi antar anggota dalam kelompok yang sama atau dengan personel dari level hirarki yang sama
KOMUNIKASI INTERPERSONAL • Oral Communication • Keuntungan : penyampaian pesan dan umpan balik cepat • Kelemahan : potensi distorsi jika banyak orang terlibat
• Written Communication • Keuntungan : nyata dan mudah diverifikasi, bisa disimpan utk jangka waktu lama, utk komunikasi kompleks, dan jelas • Kelemahan: time consuming, feedback kurang cepat.
• Nonverbal Communication – – – –
Body movement Facial Expressions Intonations Physical Distance
KOMUNIKASI ORGANISASIONAL: Formal Small-group Networks Jaringan
Kriteria Chain/Rantai
Wheel/Roda
All Channel/ Semua Saluran
Kecepatan
Moderat
Cepat
Cepat
Akurasi
Tinggi
Tinggi
Moderate
Pentingnya Pimpinan
Moderat
Tinggi
Tidak Ada
Kepuasan Anggota
Moderat
Rendah
Tinggi
KOMUNIKASI ORGANISASIONAL: • The Grapevine – 3 karakteristik komunikasi informal: • Tidak dikontrol oleh manajemen • Lebih dirasakan sebagai hal yang lebih dipercaya • Digunakan utk memuaskan interest pribadi
• Computer-Aided Communication – munculnya jenis-jenis saluran komunikasi berbasis internet – emoticons:
:) :( ;) :-[ :-0 :-D :’(
PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI • Channel Richness / Kekayaan Saluran Komunikasi – Kemampuan utk meng-handle berbagai sinyal secara simultan – Memfasilitasi feedback cepat – Personal/Tidak personal
PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI Formal reports, bulletin
Prerecorded speeches
Online discussion group
Live speeches
High channel richness
Low channel richness
Memo Letters
Video conferences
Electronic mail
Voice Mail
Telephone conversation s
Face-to-face conversations
PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI Rich
Overloaded Zone
Face-to-face Telephone
Media Richness
E-mail Newsletters
Oversimplified Zone
Lean Routine/ Clear
Situation
Nonroutine/ Ambiguous
HAMBATAN UTK KOMUNIKASI EFEKTIF •
Filtering manipulasi pemberi pesan sehingga penerima pesan lebih “suka” mendengarkan pesan tsb
•
Selective Perception Penerima pesan secara selektif memilih jenis pesan yang diterima berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakter pribadi
•
Information Overload Suatu kondisi dimana alur informasi melebihi kemampuan individu dalam memproses informasi
•
Emotions Emosi seseorang mempengaruhi bagaimana seseorang menginterpretasi pesan
•
Languages perbedaan bahasa membedakan arti
•
Communication Apprehension Perasaan tegang dan takut untuk melakukan komunikasi baik oral, written, maupun keduanya.
ISU-ISU MUTAKHIR • Communication Barriers Between Men and Women – Pria cenderung untuk mempertahankan independensi dan status dalam struktur hirarki social, lebih straightforward – Wanita cenderung untuk melakukan negosiasi kedekatan, konfirmasi, dan dukungan, lebih “santun”
• Silence as Communication – Diam sebagai kata setuju atau tidak setuju – Ekspresi ketakutan seseorang utk mengemukakan pendapat !
• Politically Correct Communication – Penggunaan kata-kata yang tidak menyinggung pihak-pihak tertentu
ISU-ISU MUTAKHIR • Cross-Cultural Communication – Cultural Barriers Semantic (Kemampuan utk ditranlasi ke bahasa lain); Konotasi; Perbedaan tekanan; Perbedaan persepsi – Cultural Context • High context Budaya yang menekankan pada nonverbal dan kelembutan • Low context Budaya yang berbicara terus terang
– Cultural Guide asumsikan perbedaan, gambaran yang jelas, emphaty pada yang lain, interpretasi sebagai hipotesis yang harus dibuktikan kebenarannya.
