Dehullu biedt facilitair gebouwmanager centrale en visuele informatie op interactieve plattegrond
Dehullu Sign Systems is marktleider in bewegwijzering. Sinds kort biedt Dehullu een oplossing voor facility managers en gebouwbeheerders om zelf de bewegwijzering actueel te houden en mutaties aan te brengen.
Organisatie Dehullu Sign Systems in Ochten is toonaangevend op het gebied van tentoonstellingsbouw en interieurbouw en marktleider in bewegwijzering. In de 35 jaar van haar bestaan is de onderneming uitgegroeid tot een holding met drie bedrijfsonderdelen en circa 80 medewerkers. Het bedrijf heeft klanten in binnen- en buitenland, bedrijfsleven, overheid, gezondheidszorg, onderwijs, musea en theaters.
Probleemstelling In kantoorgebouwen vinden vaak mutaties plaats. Mensen veranderen van werkplek of verhuizen naar andere afdelingen. Ruimtes worden vergroot of verkleind door het verwijderen of verplaatsen van scheidingswanden. Het gevolg is dat de bewegwijzering voortdurend moet meeveranderen.
“Visio is grotendeels een open source omgeving, en daarmee kunnen wij als programmeurs prima aan de slag. Bovendien bezit Visio van zichzelf al heel veel standaardfunctionaliteiten die onze klant graag wil. Zo hebben we zonder al te veel ontwikkelinspanningen een goed te onderhouden maatwerkoplossing weten te realiseren.” Constant Sciarone, algemeen directeur DotOffice
De ervaring uit de praktijk leert dat er dikwijls stickers en briefjes op bestaande borden worden geplakt, waardoor de bewegwijzering niet meer de beoogde uitstraling heeft en medewerkers en bezoekers de weg niet meer kunnen vinden. Klanten van Dehullu geven aan dat ze de veranderingen in bewegwijzering zelf willen beheren en muteren.
Uitdaging Dehullu constateert dat de bewegwijzering op het moment van levering altijd tiptop in orde is. De problematiek ontstaat pas zodra zich veranderingen in het bedrijf voordoen. In het beste geval werd bij Dehullu aangeklopt om een nieuw bordje te laten maken, maar het zou handiger zijn als het bedrijf of de organisatie dat zelf zou kunnen doen. “We zochten naar een snelle, gemakkelijke én leuke manier om de bewegwijzering actueel te houden,” zegt Maarten van Orden, algemeen directeur bij Dehullu. “Ook de prijs speelt een rol. Klanten vinden het veel geld als ze 150 euro moeten neerleggen voor het produceren van een nieuw naambordje. Ook al kun je nog zo goed uitleggen waarom die kosten zo hoog zijn, het is voor alle partijen beter als je een oplossing kunt bieden die voordeliger is.” Dehullu legde het programma van eisen en wensen neer bij Microsoft partner DotOffice. Het Utrechtse bureau dat gespecialiseerd is in Microsoft Office, bestudeerde de wensen van Dehullu. Het resultaat zou een softwareprogramma moeten worden, waar klanten van Dehullu
gemakkelijk mee overweg moeten kunnen. Om dit programma, dat de naam Stipt! draagt, te maken, moest een geschikte ontwikkelomgeving worden gevonden. Tijdens die zoektocht passeerde een aantal scenario’s de revue.
Keuze voor Visio Het eerste scenario was het van de grond af opbouwen van de software. “Er zijn tal van mogelijkheden om afbeeldingen van een gebouw aan te leveren, zoals pdf, foto's of tekeningen in CAD-formaat. Het probleem is echter, dat je al snel te maken krijgt met aanvullende wensen van de klant, zoals inzoomen, bijplaatsen van wanden, wanden verplaatsen etc. en dan wordt de programmatuur niet alleen zeer complex, er gaat ook veel ontwikkeltijd zitten”, zegt algemeen directeur Constant Sciarone van DotOffice. Dat scenario viel af. In tweede instantie is gekeken naar de software van Planon. “Planon is marktleider in gebouwbeheersystemen. De functionaliteit die het Planon programma biedt is echter te groot voor de wensen van Dehullu. Met Planon kom je namelijk in een complexe applicatie terecht, compleet met het financiële beheer van een gebouw, en daarmee streef je je doel voorbij. Bovendien is dit scenario te kostbaar en voor ons te beperkt als programmeeromgeving.” Het derde scenario betrof het Microsoft Office System 2007, en meer in het bijzonder één lid van deze Office-familie: Office Visio 2007. “Wat Stipt! moest worden is zeer goed te realiseren met de programmeeromgeving en -interface van Visio”, laat Sciarone weten. “Visio is namelijk grotendeels een open omgeving, en daarmee kunnen wij als programmeurs prima aan de slag. Bovendien bezit Visio van zichzelf al heel veel standaardfunctionaliteiten die onze klant graag wil.”
“Door Stipt! verder te ontwikkelen, zou Stipt! ooit nog eens een belangrijke concurrent kunnen worden van Planon.” Maarten van Orden, directeur Dehullu
Oplossing
De klant die met Stipt! werkt zal vooral het gebruikersgemak waarderen. Om te beginnen wordt de digitale gebouwtekening van de architect ingebracht in Stipt!. De verdiepingen worden laag voor laag ingevoerd. Pictogramborden, naambordjes bij deuren en andere aanwijzingen naar bijvoorbeeld het trappenhuis zijn gemakkelijk vanuit een bibliotheek met symbolen naar de plattegrond te slepen. Wat er op de bordjes aan informatie moet komen te staan wordt ingevuld in een apart venster. “Stipt! geeft veel overzicht en gemak bij het muteren van alle borden en aanwijzingen in een gebouw. De gebouwbeheerder klikt op het desbetreffende bord, past de tekst aan en maakt – als het een klein bord betreft - een afdruk. Is het bord groot, dan kan hij eenvoudig een aangepast bord online bestellen. Het werkt allemaal heel eenvoudig en zeer gebruiksvriendelijk”, zegt Maarten van Orden. “Spatiëring, stramien en lettertype zitten standaard in het programma, zodat er altijd een uniform bord conform de huisstijl uitrolt.” Het Stipt!-programma is een product dat de klant bij Dehullu koopt. Bij aanschaf ontvangt hij tevens een instructie-dvd en heeft hij de mogelijkheid gebruik te maken van een helpdesk. Tegen een jaarlijkse lidmaatschapsvergoeding worden ook updates verstrekt.
Voordelen Alles wat de klant zelf kan printen doet hij zelf, grote en bijzondere bewegwijzeringen worden door Dehullu geproduceerd. Bij een online bestelling weet Dehullu exact wat er gemaakt moet
worden. “Ook hier beschikken we over het klantendossier met gegevens als lettertype, spatiëring, kleur en dergelijke. Fouten zijn daardoor geminimaliseerd,” aldus Maarten van Orden. Hij geeft een idee van de besparingen: “Ten opzichte van de traditionele manier wordt dagelijks circa 60% tijd bespaard op het gebied van bewegwijzering, maar ook gebouwmanagement. Want behalve het actueel houden van de bewegwijzering heeft Stipt! nog andere voordelen. Zo kan de beheerder ook facilitaire taken als telefoonbeheer, meubilair, beplanting, lampen en bureaus in het programma Stipt! onderbrengen.” Over Microsoft Visio 2007, dat het fundament van Stipt! vormt, zegt Constant Sciarone: “Visio heeft ons in staat gesteld om binnen de Office omgeving een applicatie te bouwen, die aan alle wensen van Dehullu beantwoordt. Bovendien is Stipt! een toekomstvaste applicatie, omdat we meeliften met de Visio-updates en technologische ontwikkelingen van Microsoft.”
Toekomstplannen De maatwerksoftware Stipt! die DotOffice voor Dehullu bouwde heeft Microsoft Office Visio 2007 als platform. De mogelijkheden van dit platform gaan nog veel verder. Maarten van Orden: “In een volgende fase zullen we het systeem verder uitbreiden. Zo denken we aan afgedrukte routebeschrijving, die een bezoeker bij binnenkomst krijgt aangereikt. Hierop staat de route die hij moet afleggen om bij degene te komen die hij wil bezoeken. En zo zijn nog veel meer functies te bedenken. Stipt! zou daarmee ooit nog eens een belangrijke concurrent kunnen worden van Planon.”
Eisen
Snelle, gemakkelijke én leuke manier om bewegwijzering actueel te houden
Lagere kosten voor nieuwe borden
Fouten op geproduceerde borden voorkomen
Voordelen
Beheerder kan zelf mutaties in wegbewijzering aanbrengen
Kostenbesparing
Geen levertijden
Online bestellingen van mutaties van grote borden
Fouten in wegbewijzering behoren tot verleden
Informatie centraal beschikbaar
60% Werkbesparing
Producten
Microsoft Office Visio 2007 - www.microsoft.nl/visio
Meer informatie
Dehullu - www.dehullu.nl
DotOffice - www.dotoffice.nl
