Het IV-magazine van Defensie1
in touch #4 2008 | Tekst XXXXXXXXX | foto XXXXXXXXX
Jaargang 2
Defensie heeft een nieuwe organisatie Sourcen Samen werking MIVD en IVENT
n
oktober 2008
2
Editorial
IVENT Defensie heeft een nieuwe organisatie: IVENT. We zijn er al ruim een jaar mee bezig, maar per 1 oktober mogen we het officieel roepen.
Drs. Adriaan Blankenstein (C-BGICT)
De CDC bedrijfsgroep IVENT staat voor Informatievoorziening en -technologie. Dit is namelijk wat wij leveren aan Defensie en aan onze ketenpartners. Op zich is dit niets nieuws, want dat deden we altijd al. Nieuw is het feit dat we dit
Drs. Adriaan Blankenstein (C-BG ivent)
nu onder één noemer doen. Met IVENT zijn namelijk de bedrijfsgroepen IV en ICT samengegaan. Dit nummer van In Touch staat grotendeels in het teken van IVENT. Diverse aspecten van onze organisatie komen aan bod. U leest erover in mijn interview, maar ook in het interview met directeur HDIO Hank Ort. Daarnaast in deze In Touch een artikel over sourcen, een trend waar ook wij mee te maken hebben. En natuurlijk een artikel over onze inzet in uitzendgebieden, in dit geval Kandahar. De operationele IV-ondersteuning is een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. Ik wens u heel veel leesplezier met deze In Touch. Adriaan Blankenstein (Commandant Bedrijfsgroep Informatievoorziening en -technologie)
1
14
Cover
9
SOURCEN IS DE TREND
22
'IK MáG NAAR AFGhANISTAN'
SAMENWERKING MIVD EN IVENT
INHOUDSOPGAVE 03 RECENSIE / Keten-denken 04 ISSUE / Keuzes maken 07 DISCUSSIE / IVENT, een aanwinst voor Defensie? 08 Reportage / "Ik mág naar Afghanistan" 10 INTERVIEW / Optimaal ondersteunen 13 VERSLAG / Bijeenkomst 'Beheren' 14 DIALOOG / Sourcen is een trend 16 KORT NIEUWS 17 column / "Honey, I Shrunk the Datacenter" 18 PROFILERING / IVENT 20 SPECIAL / IVENT werkt aan de ICT-architectuur van Defensie 22 RESULTAAT / Onorthodoxe oplossingen COLOFON eindredactie
Redactie en coördinatie
Vormgeving en productie
Correspondentieadres
Suzan van der Weij
Kris Kras Design
Marcel van Agten Kolonel Ton Bijl
Redactionele bijdragen
Druk
Martje van der Brug, Kris Kras Design Teus van der Plaat en anderen
Tromp Drukkerij BV Rotterdam
Redactie In Touch Binckhorsthof / Kamer 5B20 Postbus 20703 / 2500 ES Den Haag MPC 58L
Recensie
in touch #4 2008 | Tekst Werner bossmann | foto shutterstock
Keten-denken IVENT betekent meer dan een nieuwe naam. Met de nieuwe organisatie structuur moet ook een nieuwe bedrijfscultuur ontstaan. Waar staat IVENT volgens de medewerkers voor? Wat zijn de eerste ervaringen en welke twijfels, verwachtingen en adviezen heeft men? Een eerste inventarisatie.
Meedoen “Ik word er vrolijk van”, zegt Piet Voogd, Commandant Operations en voorheen Projectdirecteur reorganisatie. “Ik merk namelijk dat collega’s in de nieuwe samenstelling een frisse start willen maken. De samenwerking wordt gezocht, zonder de ballast of irritaties van vroeger. Onderwerpen die met het oog op het verleden gevoelig zijn, zoals sourcing, worden gewoon besproken. In het verleden heeft eenieder misschien teveel vanuit de eigen positie gedacht en zich achter procedures verscholen. We hebben ons niet altijd afgevraagd wat de effecten waren van de uitval van een bepaald onderdeel. Als er geen inzicht in de ketens is, wordt er niet in ketens gedacht. Dat moeten we dus stimuleren. Het management moet laten zien dat we met z’n allen één kant op gaan, door middel van de juiste visie en het juiste gedrag, niet door te vertellen hoe het moet. Het resultaat moet zijn dat de werknemer zegt: ‘Ja, ik doe mee’ en zich verantwoordelijk voelt. Onze mensen moeten zelf aangeven wat ze nodig hebben om hun werk te doen. Het mag niet meer zo zijn dat bazen tegenovergestelde meningen over prioriteiten hebben.” Niet klagen “Je merkt dat processen en organisatie flink zijn aangepakt”, vindt Caroline Mateovics, relatiemanager Dienstverlening bij het Cluster OOV/COC2. “We zoeken daarom allemaal nog een beetje naar onze rol en naar de juiste werkwijze. Daar moet je niet over klagen, dat hoort bij zo’n grote verandering. Ik zie bovendien de noodzaak van de nieuwe structuur. Er werd bij DTO veel langs elkaar heen gewerkt. Ten opzichte van de klant kunnen we als IVENT hopelijk daadkrachtiger en sneller optreden. Er is een hele nieuwe organisatie ontworpen met veel nieuwe functies om op te solliciteren. Dat dwingt je om weer eens na te denken over wat je echt wilt en welke doelen je wilt verwezenlijken. Bij de nieuwe bedrijfscultuur hoort ook betere bereikbaarheid en klantgericht handelen. Die cultuur kun je niet veranderen door een boekje op de bureaus te leggen. We moeten in ketens denken en elkaar opzoeken. Als relatiemanager voelde ik me altijd al erg verantwoordelijk voor onze dienstverlening. Ik vertegenwoordig de belangen van IVENT bij onder andere Buitenlandse Zaken. Dan zie je het verband tussen bijvoorbeeld een internationale crisis en de cruciale rol die onze dienstverlening daarbij speelt.”
Eigenaarschap “De bedrijfscultuur staat niet voor altijd en eeuwig vast”, meent Guus Sjouke, Commandant Dienstencentrum Documentaire Informatie. “Op het moment is voor mij eigenaarschap het belangrijkste, dat iedereen zich verantwoordelijk gaat voelen voor het totaal van de keten. Ook nadat het product je handen heeft verlaten. Je bent altijd een schakel in de keten. In dat denken kunnen we nog wel een paar stappen maken.” Documentaire Informatie is binnen IVENT op de juiste plek gekomen, ingebed in de organisatie. We zaten in de hoek van de facilitaire dienst, hadden ten onrechte het imago van mensen die alleen op papier passen. Terwijl wij op een schat van 50 kilometer archief zitten. Die informatie wordt te weinig gebruikt. Dat moeten we proactief gaan doen. Zo bewaren wij de zaakdossiers over de verwerving van de Leopard tank. Door daar eens in alle rust naar te kijken zouden we lessen voor het heden kunnen trekken. Ik verwacht dat in de toekomst digitale informatie en informatie op papier nog veel meer worden gemengd. De technische afdeling die dat mogelijk kan maken bevindt zich nu binnen dezelfde bedrijfsgroep, dat biedt, bijvoorbeeld voor het ontsluiten van archieven, grote voordelen.”
3
Issue
4
HDIO Hank Ort feliciteert nieuwe bedrijfsgroep
Keuzes mak Op 1 oktober is de nieuwe bedrijfsgroep IVENT van start gegaan. Wat zijn de verwachtingen van beleidsmaker HDIO van deze nieuwe organisatie? Welke issues spelen er, welke punten verdienen aandacht? Een gesprek met Hank Ort.
“Allereerst feliciteer ik Adriaan Blankenstein en alle mensen die bij de nieuwe bedrijfsgroep werken. Er is door veel mensen hard aan gewerkt en ik ben erg blij met deze ontwikkeling. De driehoeksverhouding DCIVB, DTO en HDIO sloot niet meer aan bij het besturingsmodel van Defensie. Nu er twee partijen over zijn, wordt het ketenproces bij het leveren van IV-ondersteuning veel eenvoudiger. Beleid en uitvoering zijn duidelijk herkenbaar. We hebben nu gewoon één aanspreekpunt. Ik wil niet verbloemen dat er nog een andere aanleiding was voor de reorganisatie. De nieuwe bedrijfsgroep IVENT leidt ook tot een grotere doelmatigheid. Maar voor mij als beleidsverantwoordelijke is de kwaliteit van de IV-ondersteuning het belangrijkste. Dat is iets wat de klant direct zal gaan merken. Ik zit regelmatig bij de Klantenraad en daar zie ik nu al dat het beter gaat. Er is duidelijkheid over waar men moet zijn. Er komt sneller en duidelijker antwoord, maar vooral bij het afhandelen van de niet-standaardaanvragen moet dat nog verder verbeteren.
Checks & balances Een belangrijk aandachtspunt is de rolverdeling. IVENT en HDIO moeten duidelijk hun rol nemen en elkaar daarin ook respecteren. Ook binnen IVENT is dat van belang. In de nieuwe bedrijfsgroep zitten de smart buyer en de productie namelijk in één organisatie. Ik ben er wel op uit om zeker te stellen dat die twee rollen niet vermengd raken. Dat de checks & balances ook in de nieuwe situatie aanwezig zullen zijn. De bedrijfsgroep IVENT is voor HDIO de strategische partner voor het leveren van IV-ondersteuning. Daarom verwacht ik van de bedrijfsgroep advies over hoe die ondersteuning het beste vorm kan krijgen. Ook over hoe we daarbij zo optimaal mogelijk
gebruik kunnen maken van de markt. Dat ligt besloten in die rol van smart buyer. IVENT moet onafhankelijk kunnen denken en er niet meteen van uitgaan dat de eigen productieafdeling iets wel kan leveren. Speelveld De nieuwe bedrijfsgroep heeft als opdracht om het IVplan uit te voeren. Dit plan bestaat uit een deel investeringen en een deel exploitatie. Ik vind dat de nieuwe bedrijfsgroep het goed doet als het IV-plan goed gerealiseerd wordt. Daarnaast is er natuurlijk de inkadering door HDIO, maar dat zijn accenten aan de rand van het speelveld. Er is immers een scheiding tussen beleid en uitvoering. Ik vind dat IVENT daar maximale vrijheid zou moeten hebben. Ik heb met Adriaan Blankenstein de afspraak gemaakt dat ik geen beleid maak waarvan ik op voorhand weet dat het niet uitvoerbaar is en dat hij geen dingen laat uitvoeren die niet passen in het beleid. Dat schept meteen helderheid. Hierbij wil ik nog vier richtinggevende uitgangspunten noemen. Ten eerste staat het ondersteunen van de bedrijfsvoering inclusief het operationele product voorop. Als tweede punt geldt de bedrijfsbrede aanpak, zoals met de defensiebrede informatiearchitectuur, de DIVA. Alle IV die wordt geleverd, moet aan de afgesproken standaarden voldoen. Ten derde moet de IVondersteuning die de bedrijfsgroep levert, structureel betaalbaar zijn. En ten slotte moet de bedrijfsgroep ook tijdige oplossingen kunnen leveren. Vandaar dat innovatie ook binnen de nieuwe bedrijfsgroep een belangrijke positie inneemt. Harmoniseren We praten over IV-ondersteuning die geleverd wordt door IVENT. Maar er is nóg een leverancier van IV-onder-
5
in touch #4 2008 | Tekst Martje van der brug | foto W.J. Ritman
De rol van de Joint Cis Groep
ken
JCG maakte geen deel uit van het oorspronkelijke vraagen aanbodmodel van de bedrijfsgroep. Maar Hank Ort zegt: “Ze zijn onderdeel van het productiebedrijf. Het gaat evengoed om IV-ondersteuning. De operationele focus is alleen een verschil van invulling. De kwaliteiten van JCG moeten worden gehandhaafd, terwijl de versmelting met bestuurlijke IV verder gaat.”
IVENT en HDIO moeten duidelijk hun rol nemen
6
Issue
steuning: DMO. Dat is een aandachtspunt voor de toekomst. Nu de nieuwe bedrijfsgroep een feit is, zullen we met de directeur DMO gaan zien hoe we die twee organisaties meer kunnen harmoniseren. Bijvoorbeeld op het gebied van afspraken en een gemeenschappelijke producten- en diensten catalogus. Want ik zie geen onderscheid tussen bestuurlijke- en operationele informatie. De klant moet liefst op een eenduidige manier met zijn IV-behoeftes bij zijn leveranciers kunnen aankloppen. De trend is al ingezet. Operationele- en bestuurlijke IV maken immers al gebruik van dezelfde infrastructuur. En de verschillen vervagen steeds verder. Wat vroeger bestuurlijke informatie werd genoemd, is vandaag – en zeker morgen – essentiële informatie in het operationele theater. Die ontwikkeling zet zich steeds verder door. Als bestuurlijke IV zoals PeopleSoft uitvalt, zul je dat merken in al je SAP-applicaties en ook in je operationele taken. Keuzes maken Ik zie dat de klant nu al beter wordt bediend. Maar ik moet benadrukken dat we gekozen hebben voor een bedrijfsbrede benadering. Dat betekent dat niet altijd voldaan kan worden aan de individuele eisen van de klant. Er moeten keuzes gemaakt worden. Dat doen we in het IV-plan. En dat kan leiden tot ontevredenheid. De vraag is altijd hoeveel geld Defensie bereid is uit te geven aan IV-ondersteuning. Uiteindelijk gaat het
om de operaties, maar dat wordt, als het over dit onderwerp gaat, wel eens vergeten. Toch zijn dat beperkingen die ik niet kan veranderen. Communiceren Goede communicatie is nodig om te zorgen dat we met die beperkte middelen toch onze klanten tevreden kunnen stemmen. Defensiebreed maar ook in de klant-leverancier relatie moeten we goed kunnen uitleggen wat iemand wel en niet krijgt en waarom dat zo is. Als een klant niet krijgt wat hij wil, wordt dat te snel weggeschreven op vermeende stroperigheid van het model. Meestal gaat het dan niet om het model, maar om onze manier van werken. IVENT levert diensten op basis van duidelijke afspraken met de klant: de dienstverleningsovereenkomsten. Bij ontevredenheid moeten we eerst terug naar de afspraken. Als ik de hand in eigen boezem steek dan kunnen HDIO en IVENT nog winst boeken door dat heel helder uit te leggen. Er zit ook een andere kant aan. Ik verwacht van onze klanten dat zij nog volwassener zullen worden in hun rol en dat zij bij het vaststellen van hun behoeften goed zullen nadenken over wat zij nodig hebben. Als hun wensen niet passen in de afspraken die er nu liggen, dienen zij de juiste wegen te bewandelen. Uiteindelijk is de Commandant der Strijdkrachten als lijncommandant de vraagbundelaar. Die bepaalt de vraag.”
Harmoniseren van organisaties is de toegang tot succes
Discussie
in touch #4 2008 | Tekst suzan van der weIJ | foto Margot van aarsen
Tijd zal het leren Het beter inzicht krijgen in de IV-keten, door onder ander het vereenvoudigen van aanvraagprocessen en het hebben van één aanspreekpunt in de IV-keten spreekt mij zeker aan en juich ik zelfs van harte toe. Echter de tijd zal moeten uitwijzen of IVENT hiervoor de oplossing (een aanwinst voor Defensie) is.
Jack Schneider Hoofd Informatiemanagement,
Nu nog waarmaken
BestuursStaf
Aandacht voor niet-standaard
IVENT betekent voor mij meer focus op de
De IV-keten is in het verleden erg ingewik-
operationele klant en een betere dienstver-
keld opgezet. De oprichting van IVENT kan
lening. Het ene aanspreekpunt, de SPOC,
procedures eenvoudiger, klantgerichter en
heeft zijn waarde al bewezen. Nu nog
sneller maken. De DMO-bedrijven zijn ech-
zekerstellen dat de ‘backoffice’ de afge-
ter sterk afhankelijk van hun niet standaard
sproken dienstverlening kan waarmaken.
technische omgevingen. Hoewel de erva-
Het gewenste effect is immers een betere
ringen voor standaard aanvragen positief
dienstverlening tegen lagere kosten.
zijn, is voor niet standaard oplossingen nog
Ik hoop dat IVENT de tijd neemt en krijgt
onvoldoende verbetering zichtbaar.
om deze transformatie succesvol af te ronden. Kolonel Willem Arnoldussen
Ir. Jaap Roos
IV-manager CLSK
IV-manager DMO
IVENT, een aanwinst voor Defensie?
De vorming van IVENT is mede ontstaan door de wens van de klant om meer inzicht te krijgen in de IV-keten, wat betreft dienstverlening en herkenbaarheid. Met het project Optimalisatie namen de bedrijfsgroepen IV en ICT hierop al een voorschot. Door de samenwerking tussen de diverse afdelingen werd al een aantal verbeteringen in gang gezet. Waar klanten inmiddels daadwerkelijk iets van merken is het feit dat het aanvraagproces van diensten sterk is vereenvoudigd. En de klant heeft nu nog maar één aanspreekpunt, een zogeheten SPOC (Single Point of Contact).
Maar de vorming van IVENT komt ook voort uit de aan Commandant CDC opgelegde bedrijfsvoeringmaatregelen, die gepaard gaan met een financiële taakstelling. Een deel van die taakstelling wordt door IVENT gerealiseerd met de reductie van de staven en het management. Dit levert namelijk al een besparing op van 7,5 miljoen.
IVENT zal zich blijven verbeteren, om zo de defensieorganisatie nog beter te kunnen ondersteunen. Onder meer door het vereenvoudigen van haar processen en het terugdringen van de bureaucratie. Met alle disciplines en kennis onder een dak bereiken we synergie. Dit, samen met haar unieke positie in het hart van Defensie maakt IVENT een aanwinst voor Defensie.
Deze In Touch staat merendeels in het teken van IVENT. Er wordt dan ook veel over gezegd en geschreven. Is IVENT daadwerkelijk een aanwinst voor Defensie?
7
8
Reportage MEDEWERKERS IVENT IN KANDAHAR
‘Ik mág naar Afghanistan’ In de relatieve rust van de bossen van Soesterberg lijkt Afghanistan ver weg. Twee medewerkers van IVENT, werkzaam bij het NOC, vertellen over hun confrontatie met de realiteit van militaire operaties. “Ik besef nu nog beter dat we hier niet zomaar aan het spelen zijn.” De woestijngeur is nog niet helemaal uit zijn neus verdwenen. Als hij denkt aan de zes maanden die hij eerder dit jaar in Afghanistan heeft doorgebracht, ruikt Jack van Wees kerosine en warm woestijnzand. Als hij erover praat, hoort hij bijna weer het permanente gegrom van de vliegtuigen op de basis in Kandahar. Als gemilitariseerde burger was Van Wees een half jaar Spectrum Manager voor het Regional Command South. In die functie was hij verantwoordelijk voor de verdeling van radiofrequenties tussen de verschillende operationele eenheden. “Als ze me morgen vragen ga ik weer”, zegt de senior medewerker support bij het Network Operations Center (NOC), een half jaar na zijn terugkeer uit oorlogsgebied. Met zijn collega’s van IVENT zorgt hij er in Soesterberg voor dat het de medewerkers van het NOC ‘aan niets ontbreekt’. Het
Je ruikt de kerosine en warm woestijnzand
NOC bewaakt 24 uur per dag het dataverkeer op NAFIN, het glasvezelnetwerk van Defensie. “Wij verzorgen de support. Denk aan voeding, meubilair, vervoer, rapportages, administratie en werkinstructies.” Hoewel het werk veel van hem eist, zijn er momenten waarop hij de hectiek en de urgentie van het werken in Kandahar mist. Respect Nationaliteiten tellen in het kamp niet. “Je gaat heel hecht met elkaar om. Respect is het allerbelangrijkste.” Dat Van Wees een burgerachtergrond had, was er evenmin van belang. “Vanaf de eerste dag heb ik gezegd: ik pas me aan.” Dat moest ook wel, omdat zijn Britse voorganger niet veel tijd had voor een werkoverdracht. Cursussen in Noorwegen en Italië hadden de nieuwe frequentiemanager inhoudelijk op het werk voorbereid. Door zijn
9
in touch #4 2008 | Tekst werner bossmann | foto Defensie
jarenlange ervaring die hij op verschillende functies binnen Defensie en onder andere op het Navohoofdkwartier had opgedaan, wist Van Wees wat er van hem werd verwacht. “Alert blijven. Dat heb je daar snel genoeg door.” Vooral als er nachtelijke missies op het programma stonden was het druk aan het bureau van de Nederlandse adjudant. “Er was veel meer vraag naar radiofrequenties dan ik te verdelen had. Als je dan het hoofd niet koel houdt en duidelijk bent, lopen ze over je heen.” Hoge officieren uit allerlei landen, veeleisende US Marines, leden van de Narcoticabrigade en de CIA, allemaal wilden ze iets van hem, meer bandbreedte of informatie over de gebruikers van frequenties. Voorstellen voor de verdeling van frequenties legde hij voor aan een coördinerende cel in Kaboel, voor andere vragen verwees Van Wees naar zijn overste in de staf van sector J6.
Als ze je nodig hebben, dan ga je.” Lalleman gaat net, als mede-IVENT'er Jack van Wees, werken bij het Regional Command South in de sector J6, op de afdeling Plans. “Ik ga projecten aansturen die te maken hebben met het updaten van de infrastructuur en de capaciteit van het netwerk daar. We stellen militairen uit verschillende landen in staat met elkaar te praten. Dat is een prachtige taak”, vindt Lalleman. Als procescoördinator Incidentenbeheer op het NOC in Soesterberg heeft hij vooral een adviserende functie. Zijn klanten zijn de medewerkers van het NOC, die hij ondersteunt. Voorheen was Lalleman Pelotonscommandant binnen het CISBn van het 1e Duits/Nederlandse Legerkorps in Eibergen. “De operationele mindset ben ik nog niet verloren”, aldus de eerste luitenant. Daarom verheugt hij er zich al op in Kandahar tijdelijk niet meer ‘aan de zijlijn’ te staan.
Vrijwillig De ervaring heeft zijn leven verrijkt, zegt Van Wees. “Dat klinkt misschien raar, want het is oorlog daar en militairen hebben geen keus. Maar ik vergeet nooit dat ik voor Defensie werk. Dan hoort dit er voor mijn gevoel ook bij. Ik heb gekozen om vrijwillig te gaan, omdat ik wilde weten wat daar echt gebeurt.” En hij heeft zijn portie realiteit gehad: kerst vieren op het kamp, terwijl er drie kilometer verderop wordt gevochten, ’s avonds horen dat collega’s met wie je ’s ochtends nog over radiofrequenties hebt zitten praten zijn omgekomen. In de relatieve rust van de bossen van Soesterberg lijkt dat allemaal ver weg. “Ik besef nu nog beter dat we hier niet zomaar wat aan het spelen zijn. Ik ben er trots op dat ik daar geweest ben.”
Stroomversnelling Sinds het besluit rond zijn aanstaande uitzending is gevallen, is het leven van Jeroen Lalleman in een stroomversnelling geraakt. Veel tijd om na te denken over de gevaren heeft hij niet. Vragen over taaltests en kledingpakketten en andere praktische zaken eisen de aandacht op. Hij e-mailt nu al met de persoon die hij in Kandahar gaat opvolgen, ook om zich al op de manier van werken en leven in het kamp te kunnen voorbereiden. Hoe het straks voor de thuisblijvers zal zijn weet hij al een beetje. Zijn broer is al op uitzending in Afghanistan geweest. “Als ik er anderen over hoor praten word ik enthousiast. Ik denk dat ik in Afghanistan veel ervaring op kan doen. Ervaring die me ook in mijn werk hier in Nederland van pas kan komen. Daarom ben ik blij de keuze op mij gevallen is, al weet ik welke risico’s ik daar loop. Dat begint door te dringen.”
Mindset Eerste luitenant Jeroen Lalleman kent dat gevoel. Hij gaat in januari voor zes maanden naar Kandahar. “Ik mág, zo zie ik het. Al is er voor mij als militair natuurlijk geen sprake van een keuze.
Altijd alert blijven
Afghanistan
10
Interview
‘Ik ga niet vertellen hoe alles in elkaar zit’
11
in touch #4 2008 | Tekst werner bossmann | foto joost hoving
IVENT is meer dan een nieuwe naam. Commandant Adriaan Blankenstein over een cultuurverandering die niet wordt opgelegd: ‘Er wordt nu al knetterhard gewerkt. Onze mensen zien het doel.’ Directeur Adriaan Blankenstein over de nieuwe bedrijfsgroep IVENT
Optimaal ondersteunen
Waar blijft het cultuurprogramma van IVENT? Adriaan Blankenstein krijgt die vraag regelmatig van leidinggevenden in de nieuwe organisatie. Hij glimlacht dan veelbetekenend. “Het komt er namelijk niet. Ik ga echt niet vertellen hoe alles in elkaar zit. Een bedrijfscultuur kun je niet dicteren, die moet ontstaan door een verandering in gedrag. Daar moet aan gewerkt worden.” “We weten allemaal waar we het voor doen: voor de mensen in Afghanistan, Tsjaad en de Caraïben. We ondersteunen hen, altijd en overal, ook indirect. Daarop moeten we ons nog meer focussen.” Procedures zijn daarbij een hulpmiddel, geen doel op zichzelf, benadrukt Blankenstein. “IVENT’s missie is meedraaien in het ritme van de operationele inzet. Met kantoortijden kunnen we geen rekening houden. Op elke werkplek moet een passende invulling aan onze missie worden gegeven. Ik kan dat niet van bovenaf dicteren. Ik geef wel de kaders en de randvoorwaarden aan.”
Wegenwacht IVENT is een krachtenbundeling, geen fusiebedrijf: 3.500 mensen uit twee bedrijfsgroepen vormen samen één nieuwe organisatie. “In het verleden hebben die misschien niet altijd even goed samengewerkt. Er bestonden zwart-wit beelden over en weer tussen de organisaties en de medewerkers. Maar we moeten niet denken vanuit de onmogelijkheden van het verleden, maar juist oude gewoontes afleren en nieuwe kansen realiseren.” Het optrekken van muren past niet bij de nieuwe flexibele organisatie, die als een ICT-Wegenwacht voor Defensie wil fungeren. “Als onze krijgsmacht tijdens missies kan samenwerken met
Interview
12
“We mogen best wat trotser zijn op wat we te bieden hebben en hoe goed we het doen.”
oude vijanden uit het Warschau Pact, dan moeten wij er hier toch ook uit kunnen komen?” Organisatorisch staat IVENT in elk geval op de rails, met één directie en één staforganisatie. Een personele reorganisatie heeft nog meer mensen op de juiste plaats gebracht. “Daarbij hebben we alle schijn van vriendjespolitiek willen voorkomen, door kandidaten voorafgaand aan een plaatsing aan een commissie voor te dragen. We blijven investeren in mensen die ook in dit bedrijf hebben geïnvesteerd”, belooft Blankenstein. De nieuwe teams zijn samengesteld op basis van diversiteit. ‘We hebben gezocht naar de juiste mix van mannen en vrouwen, burgers en militairen, trekkers en meer behoudend ingestelde mensen. Je moet niet overal klonen van jezelf neerzetten.”
Geen incidenten De eerste effecten van de efficiëntieslag zijn al merkbaar. “In de afgelopen periode is afscheid genomen van honderden externe krachten. En toch zijn de werkzaamheden hier gewoon doorgegaan. Bovendien is de verhouding tussen professionals en overhead veel beter geworden. We doen veel meer voor minder, want we hadden al enorm bezuinigd. Tegelijk merken we dat de standaarddienstverlening veel sneller verloopt en dat er geen werkvoorraad meer is. Toen ik afgelopen zomer terug kwam van vakantie waren er voor het eerst geen incidenten te
rapporteren. Dat zegt heel veel. De volgende stap is het versnellen van de invoer van niet-standaard diensten.”
Geen rommel Ooit hadden computers een bijna mystieke glans, daarna kwam de fase waarin ze de schuld kregen van alles wat er verkeerd ging. “Elke commandant weet nu met welke hoogwaardige techniek er wordt gewerkt en begrijpt dat informatiesystemen het altijd moeten doen. ICT is doorgedrongen tot de kern van het defensiebedrijf.” De rol van de leverancier van ICT is mee veranderd. “De klant kan niet meer zeggen: het moet nú klaar. We zitten midden in het bedrijfsproces en willen derhalve betrokken worden bij de eerste gesprekken over nieuwe informatiesystemen. Dit om te voorkomen dat we later rommel in beheer krijgen of andermans fouten mogen gaan repareren. En als we met marktpartijen samenwerken moeten ze voldoen aan ónze eisen en niet andersom. We vergeten wel eens dat we een grote speler zijn. We mogen best wat trotser zijn op wat we te bieden hebben en hoe goed we het doen.” Duidelijkheid over de hoofdrol van IVENT als ondersteuner van de operationele inzet moet ook duidelijk naar de opdrachtgevers worden gecommuniceerd. “We moeten heel bewust ‘nee’ leren zeggen en kunnen uitleggen waarom. De monitor van de Marechaussee op Schiphol heeft altijd prioriteit, een kapotte kantoortoepassing op het ministerie niet automatisch. We kiezen voor efficiency en standaardisering waar het kan en effectiviteit waar het moet. De apparatuur van onze mensen in het veld moet het gewoon altijd doen, daar is geen discussie over mogelijk.” Zwaar beroep Aan alle veranderingen komt voorlopig nog geen einde, waarschuwt Blankenstein. “We moeten bijvoorbeeld meer aan outsourcing gaan doen, moeten het beheer intern op orde brengen en we krijgen er operationele taken bij. Daarnaast is de ketenintegratie in het kader van Openbare Orde en Veiligheid in gang gezet en staan grote projecten als de invoering van de defensiepas eraan te komen. En dat allemaal met minder geld en een groeiende schaarste op de arbeidsmarkt. We hopen er mean and lean uit te komen. De optimale ondersteuning van onze operationele commandanten blijft ondanks alles prioriteit nummer een.” Blankenstein beseft dat er in de afgelopen maanden een zwaar beroep is gedaan op de mensen die nu het nieuwe IVENT een vliegende start moeten laten maken. “Er zijn grenzen aan wat je kunt vragen van je personeel. Er wordt nu al knetterhard gewerkt. Mensen plegen roofbouw op hun lichaam. Het verloop in het personeelsbestand is desondanks laag, hoewel er aan alle kanten door marktpartijen aan onze mensen wordt getrokken. We weten dat het in de nabije toekomst meer beheersbaar wordt en we zien het doel.”
in touch #4 2008 | Tekst suzan van der weIJ | foto defensie
Verslag
Bijeenkomst 'beheren' Een grote delegatie managers en beheerders kwam op 11 september naar een bijeenkomst over een nieuwe werkwijze voor het beheren van de IVen IT-dienstverlening van IVENT. Duidelijkheid De aanwezigen kregen de laatste stand van zaken te horen over de normen en maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging. Belangrijk punt was de nieuwe manier van documenteren van beheerinformatie, waarbij onder meer verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd. Een hele grote stap voorwaarts. Andere verbeterpunten die werden besproken zijn: - Eenduidige normen zodat auditors en audittees opereren vanuit een gemeenschappelijk vertrekpunt; - Zinvolle toedeling van beveiligingsmaatregelen gericht op een juiste afdekking van risico's; - Heldere afbakening tussen beheerobjecten; - Certificering van bouwstenen, zodat met vertrouwen een audit tegemoet kan worden gezien.
Aanleiding In het verleden bleek dat IVENT op zich de vereiste beveiligingsmaatregelen goed uitvoerde, maar dat het schortte aan aantoonbare, eenduidige vastlegging van de genomen maatregelen. Met de nieuwe werkwijze is IVENT in staat haar producten en diensten wel goed en eenduidig te beschrijven. Op een manier dat een compleet beheerdossier ontstaat met alle relevante (beheer) documentatie voor dat specifieke, te beheren domein. Dat beheerdossier omvat dan onder andere het functioneel ontwerp, technisch ontwerp, testdocumentatie, leveranciersdocumentatie en een compleet kwaliteitsdossier. Hiermee realiseert IVENT de gewenste aantoonbaarheid, een belangrijk toetsingscriterium van de Audit Dienst Defensie. "De nieuwe werkwijze draagt wezenlijk bij aan het in control komen binnen IVENT”, gaf Commandant IVENT/Operations Piet Voogd aan.
13
14
Dialoog
Sourcen is de trend
Kopiëren en printen verzorgd door externe leverancier Defensie concentreert zich zoveel mogelijk op de core business. Daarom wordt steeds vaker gekozen voor sourcing: het uitbesteden aan marktpartijen van activiteiten die vroeger zelf werden gedaan, zoals catering en het onderhoud aan voertuigen. Verzorgde DTO in het verleden de volledige ICT, nu worden deeltaken gesourced. Het eerste grote project in deze trend is de levering van multifunctionals voor de gehele defensieorganisatie.
Sourcen is het welbewust maken van een keuze: doen we het zelf, schakelen we een marktpartij in of werken we samen met bijvoorbeeld een collega-departement? De markt lijkt vaak efficiënter en effectiever. De specifieke eisen die Defensie stelt, vooral op het gebied van beveiliging, leggen echter wel beperkingen op. Daarom is het beleid om nooit volledig te outsourcen en altijd de regie in eigen hand te houden. Arjan de Heer, projectofficier sourcing bij IVENT, noemt de levering van e-Welfare
voor militaire missies een sourcing-project avant la lettre. “De complete infrastructuur die IVENT levert voor internet, wordt voor een groot deel resultaatverplicht door marktpartijen ingevuld.” Specialist is efficiënter Sinds de inzet van het nieuwe sourcingbeleid in december 2006 komen meer projecten op gang. Een belangrijk project is het defensiebreed vervangen van alle kopieerapparaten door multifunctionele machines.
15
in touch #4 2008 | Tekst Martje van der brug | foto joost hoving
Spanningsveld tussen beveiligingsbeleid en sourcingsbeleid Het sourcingsbeleid beoogt om
Na koppeling aan het netwerk zullen deze ook als netwerkprinter gaan fungeren. “Multifunctionals zijn een commodity, ieder bedrijf heeft ze nodig. Tegelijkertijd zijn het redelijk complexe apparaten. Dan moet je je afvragen of de inrichting, het neerzetten en het configureren niet efficiënter door een specialist kan worden gedaan,” zegt projectmanager multifunctionals Ingrid Nieuwenhuis. “Uit de business case destijds bleek dat marktpartijen het inderdaad beter – en tegen lagere kosten – kunnen doen dan wijzelf. Niet alleen vanwege het schaalvoordeel, ook technisch inhoudelijk.”
en blijft een beleidsbeslissing die genomen moet worden.”
zoveel mogelijk service in te kopen tegen zo laag mogelijke kosten. Terwijl het beveiligingsbeleid erop
25-25-25 Tegen het einde van 2008 zullen alle multifunctionals gereed zijn om te fungeren als netwerkprinter. Dan zullen de diverse huidige printers zoveel mogelijk van de afdelingen worden weggehaald. Uiteraard gebeurt dit in nauw overleg met de defensieonderdelen. Het zal alleen in uitzonderlijke gevallen mogelijk zijn om een oude printer te behouden. Arjan de Heer: “De winst van dit project zit hem in de rationalisatie van het aantal printers en kopieerapparaten. Het beleid is dat er op 25 meter afstand van een werkplek een machine moet staan, voor ongeveer 25 personen die maximaal 25 seconden mogen wachten tot ze kunnen printen. Deze norm levert een enorme reductie aan apparaten op. Defensie gaat volgens de businesscase van 17.000 printers terug naar 9.000. Dat is exclusief het aantal kopieerapparaten dat we al hebben ingenomen.”
Kopiëren en printen Omdat de contracten van Defensie voor alle kopieerapparaten aan het eind van 2007 afliepen, ontstond vorig jaar haast om over te stappen op multifunctionals. Er werd een projectgroep geformeerd die in korte tijd veel werk heeft verzet. Na aanbesteding werd gekozen voor Xerox als leverancier. De apparaten worden geleased en Xerox brengt een vast bedrag per geprinte pagina in rekening. Nog voor het einde van dat jaar zijn alle bestaande kopieerapparaten vervangen door copiers in de vorm van multifunctionals. Vervolgens is de projectgroep gestart met de voorbereidingen om de machines ook als netwerkprinter te gebruiken. Hiervoor moeten zij worden aangesloten op het defensienetwerk. Het is met name logistiek een complex project. Zowel lokaal als remote moest het apparaat geconfigureerd worden, aansluitingen worden gerealiseerd en oude printers en copiers moeten worden afgevoerd. Daarnaast moest er een nieuwe dienst worden ingericht. Ingrid Nieuwenhuis: “De apparaten hebben naast printen en kopiëren ook een scanfunctionaliteit. Het is aanlokkelijk om zoveel mogelijk service uit het apparaat te halen. Maar er blijft altijd een spanningsveld met de beveiliging (zie kader). Daarom is er Ibeffrei stanultimus cuperfe cultus ius nader onderzoek nodig om te bepalen of de multifunctionals van Defensie ook veilig als scanner kunnen worden ingezet, maar het is
gericht is om de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Wanneer je kiest voor 100% veiligheid, is sourcing eigenlijk niet mogelijk. De maatregelen zouden zo duur zijn dat inkoop niet zinvol meer is. Om een goede balans te vinden zijn er intensieve contacten tussen IVENT, de beveiligingsautoriteit van Defensie en de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst. Voor het project Multfunctionals heeft leverancier Xerox een vaste ploeg medewerkers samengesteld, die naast IVENT-medewerkers voor het beheer zullen zorgen. Alle beheerders en monteurs hebben de benodigde screening ondergaan. Daarnaast gelden strenge veiligheidsvoorschriften, onder meer voor afvoer van een multifunctional, zodat voorkomen wordt dat gevoelige defensie-informatie op straat komt te liggen.
16
Kort nieuws
Open Instand Messaging Momenteel loopt er binnen Defensie een pilot met Instant Messaging (IM), op basis van open standaarden. Instant Messaging is een technologie die teams en individuen in staat stelt om snel en effectief te communiceren. In de pilot wordt gebruik gemaakt van Spark. Hiermee kan op eenvoudige wijze worden gecommuniceerd met collega's. Contactpersonen kunnen aan een lijst worden toegevoegd, waarna zichtbaar is of een collega aan- of afwezig is. Vanuit deze lijst kunnen tekstberichten tussen één of meerdere collega's worden uitgewisseld. Deze berichten komen vrijwel direct bij die collega('s) aan. Aan de status is te zien of iemand beschikbaar is voor een gesprek. En wanneer een medewerker niet gestoord wenst te worden, dan kan dit met een statusmelding worden aangegeven. Verder biedt Spark ondersteuning voor virtuele vergaderzalen, waar met een aantal collega's tegelijkertijd een of meerdere onderwerpen besproken kunnen worden. Ook is het mogelijk realtime (een deel van) de desktop met een collega te delen. Ervaringen Meer informatie over de pilot, de deelnemers en hun ervaringen staat op de wikipagina van het project: http://wiki. mindef.nl/wikidienst/wikis/ososs/index. php/openim. De pilot duurt tot en met november 2008.
Overdracht Haagse Ring en KPS Eind september vond de overdracht plaats van het beheer van de Haagse Ring en het Koppelnet Publieke sector (KPS), van ICTU naar GBO Overheid. De overdracht vond plaats in Hotel Des Indes in aanwezigheid van verschillende overheidsorganisaties, zoals ICTU, GBO Overheid en diverse ministeries. Zij zijn allemaal betrokken geweest bij de totstandkoming van beide producten. Samen met de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Defensie, Ton Annink, voorzitter bestuur Haagse Ring en directeur GBO Overheid, Steven Luitjens, blikten zij terug op het proces. KPS en Haagse Ring Koppelnet Publieke Sector voorziet in een koppeling tussen de bedrijfsnetwerken van publieke organisaties, waardoor er één virtueel overheidsnetwerk ontstaat. De Haagse Ring is een verbinding tussen alle kerndepartementen, een aantal diensten en uitvoeringsorganisaties in Den Haag. Het is de eerste toepassing van het Koppelnet Publieke Sector. Oplevering applicatie RRP IVENT is eigenaar van de fysieke infrastructuur en is verantwoordelijk voor het technisch aan DMO beheer van het Haagse Ring-netwerk. Voor GBO Overheid zijn KPS en de Haagse Ring een mooie aanwinst. De basis is gelegd en men kan nu verder met de realisatie van het koppelen van onder andere de lagere overheden.
ODF volstrekt onbekend Bijna de helft van de overheidsmanagers kent het Open Document Format (ODF) niet. Dit is een van de resultaten van een onlangs gehouden onderzoek van MarketCap onder overheidsmanagers. Sinds april 2008 dient de rijksoverheid ODF te ondersteunen en vanaf januari 2009 geldt dat voor de gehele overheid. Lezen, schrijven en uitwisselen van documenten in de open standaard ODF moet dan mogelijk zijn. Deze richtlijnen zijn als actielijn nummer 6 terug te vinden in het actieplan Nederland Open in Verbinding van staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken. Om documenten in ODF-formaat te openen, bewerken en uit te wisselen is voor defensiemedewerkers de ODF-plugin in Microsoft Office op de MULAN-werkplek beschikbaar. Meer informatie over ODF, het actieplan Nederland Open in Verbinding en de ODF-plugin: http://wiki.mindef.nl/wikidienst/wikis/ososs/
Uitreiking eerste Defensiepas Op 23 september jl. reikte Secretaris-generaal Ton Annink de eerste Defensiepas uit tijdens een bijeenkomst op de PWA Kazerne in Gouda. Ron van der Wurff, adjudant van het Marine Beveiligingskorps van CZSK en kaartaanvrager op de Van Ghentkazerne in Rotterdam, nam zijn nieuwe Defensie Identiteitsbewijs onder grote belangstelling in ontvangst.
Adriaan Blankenstein, Hank Ort en Ton Annink
Nieuwe aanvragen vanaf 1 oktober Voor het project was het een speciaal moment. Een mijlpaal waar alle betrokkenen voor werden bedankt met een legpenning en een in plexiglas ingegoten Defensiepas. Adriaan Blankenstein, commandant IVENT en gastheer van de bijeenkomst reikte deze uit aan de Secretaris-generaal Ton Annink, HDIO schout-bij-nacht Hank Ort, de BA kolonel der mariniers Gerco Vollema en vertegenwoordigers van organisatieonderdelen, leveranciers en de projectorganisatie. Eerst zijn alle gebruikers van het Defensiepas Beheer Systeem van een Defensiepas voorzien. Zij hebben de Defensiepas nodig om zich te kunnen aanmelden op het systeem en voor het verwerken van nieuwe aanvragen. Voorlopig worden alleen Defensiepassen verstrekt aan nieuwe medewerkers en medewerkers waarvan het huidige Defensie Identiteitsbewijs (MFSC) verloopt.
17
in touch #4 2008 | Tekst divers | foto divers
“Honey, I Shrunk the Datacenter”
Column Dit was de titel van een presentatie die een analist van de Burton Research Group onlangs hield. Iedereen die de film “Honey, I Shrunk the Kids“ kent weet gelijk wat deze uitdrukking betekent. In die film worden de kinderen van een uitvinder door een fout in een proef verkleind tot de grootte van een Smurfje. Dit gebeurt op dit moment ook met de datacenters van bedrijven die zelf hun eigen datacenter runnen. Zo zijn er datacenters in de USA, die teruggingen van 100.000 naar 5000 servers. In een ander geval werd de vloeroppervlakte gereduceerd met een factor 20. Deze inkrimping was mogelijk door de enorm toegenomen kracht van de servers en de hoeveelheid storage. De huidige servers zijn bijvoorbeeld een factor 10 tot 20 krachtiger dan de systemen van vier jaar geleden. Daarnaast is het fenomeen virtualisatie zeer volwassen geworden, waardoor bestaande hardware veel efficiënter benut kan worden. Toen de bomen tot in de hemel reikten voor wat betreft stroom, koeling en ruimte zette elk project zijn volledige eigen infrastructuur op. De gemiddelde belasting van die systemen was in de praktijk volgens onderzoekinstituten dan ook slechts 5 tot 10%. Metingen bij de IVENT-datacenters bevestigen dit beeld. De combinatie van virtualisatie en de enorm toegenomen kracht en opslagcapaciteit van servers en storage resulteren dus in de grote krimp van het datacenter. Ondanks deze efficiëntieslag worden er echter nog steeds zeer grote datacenters gebouwd. Dit komt door de enorme ontwikkeling die sommige applicaties op internet doormaken. Zo groeit Facebook (de Amerikaanse versie van Hyves) in de USA met 20.000 servers per maand. Bij Defensie is een
TSCP Awareness Op 29 september, is door IVENT een bijeenkomst gehouden met als thema "TSCP Awareness voor de Nederlandse Aerospace & Defence Industrie". TSCP (www.tscp.org) staat voor "Transglobal Secure Collaboration Program" en is een gezamenlijk R&D programma van de internationale Aerospace & Defence industrie om te komen tot een wereldwijde standaard voor uitwisseling van ongeclassificeerde maar (bedrijfs)gevoelige informatie via het internet. Het programma loopt al enige jaren en wordt getrokken door partijen als Boeing, Airbus, Lockheed Martin, Northrop Grumman, BAE Systems en Rolls Royce. Ook werken de overheden van de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Nederland hieraan mee. In 2007 heeft IVENT in opdracht van DMO plaats genomen in de Governance Board van TSCP. In samenwerking met specialisten van de TSCP-organisatie is IVENT onder meer bezig met het bouwen van een testomgeving binnen haar eigen Kenniscentrum. Samen met het onderzoeksinstituut NLR heeft IVENT een Small and Medium Business model ontwikkeld voor de verspreiding van de TSCP-standaard onder kleinere organisaties zoals toeleveranciers en onderhoudsbedrijven. Met het TSCP Awareness evenement van afgelopen maandag is begonnen om dit model in de praktijk te brengen. Kolonel Rob Boots leidt dit project binnen IVENT en zal in de periode 2009-2011 verder werken aan de ontwikkeling van TSCP binnen Nederland. De bijeenkomst is goed ontvangen door de Nederlandse industriedeelnemers, maar ook door de sprekers van Lockheed Martin, EADS, Rolls Royce en BAE Systems. Nederland heeft haar visitekaartje afgegeven.
dergelijke groei niet aanwezig, dus de omvang van de datacenter-oppervlakte zal zeker aanmerkelijk minder worden. In feite is het enige wat deze krimp tegenhoudt de aanwezigheid van zeer veel oude systemen, die om wat voor reden dan ook nog niet uitgezet en vaak niet gevirtualiseerd kunnen worden. Er zijn bijvoorbeeld nog steeds NT4- en LAN2000-systemen actief. Mijn verwachting is dan ook dat de titel van deze column ook van toepassing zal zijn bij IVENT; het enige wat we ervoor moeten doen is oude systemen opruimen en/of virtualiseren. Ir. Teus van der Plaat, Commandant Research & Innovatiecentrum IVENT
[email protected] Kolonel Rob Boots
18
Profilering
Ontwikkelen Informatievoorziening en ICT zijn in de afgelopen twintig jaar langzaam maar zeker doorgedrongen tot het hart van het defensiebedrijf. Zonder een constante, veilige stroom van data en informatie kunnen de defensieonderdelen allang niet meer functioneren. IVENT is specialist op dit vlak. Als onderdeel van Defensie geeft zij ondersteuning op het gebied van IV en ICT, zowel op kantoor als in het veld.
IVENT levert maatwerk waar het moet en standaardoplossingen waar het kan
Het NOC: zenuwcentrum van IVENT
Kennisvoorsprong IVENT – de naam staat voor Informatievoorziening en -technologie – komt voort uit de integratie van de bedrijfsgroepen IV en ICT. Door de krachtenbundeling ontstaat een slagvaardige organisatie die oplossingsgericht en marktconform werkt. IVENT onderscheidt zich van marktpartijen door een kennisvoorsprong. De ruim 3.500 medewerkers kennen
de speciale wensen van de opdrachtgevers en weten onder welke omstandigheden zij hun werk moeten doen. IVENT levert maatwerk waar het moet en standaardoplossingen waar het kan. Altijd op het passende beveiligingsniveau. Kennis en kunde Aan die kennisvoorsprong van IVENT wordt voortdurend gewerkt. Bijvoorbeeld in het eigen researchen innovatiecentrum. Het werkterrein van IVENT omvat alle werkzaamheden binnen de defensieonderdelen die te maken hebben met het verzamelen, bewaren en delen van informatie, dus ook het beheer van vijftig kilometer Defensie-archief. IVENT ontwikkelt systemen voor kantoorsituaties, zoals voor wagenparkbeheer en salarisadministratie, maar ook onderhoudssystemen voor materieel.
19
in touch #4 2008 | Tekst werner bossmann | foto defensie
3.500 medewerkers
Ondersteunen
De naam doet al sinds begin van het jaar de ronde. Op 1 oktober was het eindelijk zover: IVENT is live. Medewerkers van Defensie zijn wel gewend aan grote getallen, maar als je de facts and figures van de nieuwe CDC-bedrijfsgroep op een rijtje ziet, is dat toch indrukwekkend. IVENT heeft bijvoorbeeld ruim 3.500 medewerkers in dienst, verspreid over vestigingen in heel Nederland en Duitsland. Ze houden onder
Collega’s in het veld kunnen op elk uur van de dag rekenen op specialistische ondersteuning van de medewerkers van IVENT, via de operations rooms en de Service Desk Defensie. Operationele ondersteuning is een belangrijke taak van de nieuwe organisatie. Als het nodig is gebeurt dat ook op locatie, of tijdens militaire missies waar de Nederlandse krijgsmacht bij betrokken is.
meer de 55.000 werkplekken draaiende met behulp van drie beveiligde datacenters. Daarnaast heeft IVENT een Service desk, een eigen researchcentrum en de beschikking over een landelijk dekkend glasvezelnetwerk. IVENT beschikt over alle relevante certificeringen en is hét adres voor consultancy en advies, projectmanagement, Documentaire Informatiediensten, applicatiebeheer, telefonie, internetdiensten, netwerkbeheer en meer.
Werkplekken IVENT zorgt ervoor dat tienduizenden medewerkers van Defensie beschikken over een betrouwbare, uniforme werkplek, zowel aan land als op zee. Deze standaardisering bespaart kosten, maar belangrijker is dat hierdoor alle medewerkers van het ministerie van Defensie, overal ter wereld, op elk moment toegang hebben tot dezelfde relevante informatie. Het verbeteren van de contacten tussen mensen die
IVENT
Hoogste prioriteit: collega's in het veld
moeten samenwerken is een constante uitdaging voor de medewerkers van de nieuwe bedrijfsgroep. Toegang In het moderne defensiebedrijf is informatie een wapen. Een snelle toegang tot de juiste gegevens is essentieel voor een optimale reactiesnelheid. Dat stelt de hoogste eisen aan betrouwbaarheid en duurzaamheid. Weten hoe de zaken er aan het thuisfront voor staan, is van groot belang voor het welzijn van de mensen op missie. Daarom is er ‘e-welfare’, een service die militairen in staat stelt via internet en telefoon contact te houden met familie en vrienden.
Special
20
IVENT werkt aan de ICTarchitectuur voor Defensie In de vorige IV-special werd vanuit HDIO geconstateerd dat de bedrijfsgroep IVENT vergevorderd is met het opzetten van de ICT-architectuur. Maar wat is nu precies de stand van zaken? Een gesprek met Hellen Havinga en Barry Dukker, innovatiemanagers van het Research & Innovatiecentrum, die het programma Werken Onder Architectuur (WOA) aansturen.
“Bij HDIO wordt gewerkt aan de IV-architectuur,” zegt Hellen Havinga. “Wij willen de informatievoorziening maximaal ondersteunen met goede ICT. Ons doel is een organisatie en een werkwijze in te richten die het mogelijk maakt om technische ontwikkelingen te sturen, zodat de bedrijfsgroep IVENT haar klanten effectiever en efficiënter IV-services kan leveren.”
Verzuiling In de oude situatie werd binnen DTO in verschillende Servicelines aan architectuur gedaan. Er was een netwerkarchitectuur, een platform-architectuur, een opslag-architectuur en een werkplek-architectuur. “Wat ontbrak was de samenhang,” vertelt Barry Dukker. “Je moet weten wat voor impact een nieuw project op andere onderdelen kan hebben. Wijziging van de architectuur van het netwerk kan bijvoorbeeld alleen als dit in samenhang met de platform- en werkplekarchitectuur wordt gerealiseerd. De consequenties moet je goed overzien. Door de op zichzelf staande deelarchitecturen was dat maar beperkt mogelijk. De nieuwe ICT-architectuur maakt die samenhang wel goed zichtbaar. Nu kun je dus zien of wat je wilt eigenlijk wel effectief en efficiënt is. Hierdoor voorkomen we suboptimalisatie.” Nieuwe context Het optimaliseren van de ICT-infrastructuur kan niet in splendid isolation, weten de innovatiemanagers. Dat kan alleen in nauwe samenwerking met de mensen die er dagelijks mee bezig zijn. De bedrijfsvoering, de IV-services en het ICTlandschap moeten zorgvuldig op elkaar worden afgestemd. Voor de uitwerking van de ICT-architectuur zijn in de werkgroep WOA
acht architecten uit de voormalige DTO-organisatie opgenomen: twee uit elke Serviceline. Als kader voor de ICT-architectuur wordt de DIVA-structuur aangehouden die HDIO ontwikkelde voor de architectuur van de informatievoorziening. “Doordat we in deze context werken, ontstaat er samenhang met de bovenliggende lagen van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening.” Welke rol spelen de innovatiemanagers? “We leggen niets op, maar we zorgen dat mensen gaan samenwerken,” zegt
21
in touch #4 2008 | Tekst martje van der brug | illustratie roland blokhuizen
Hellen Havinga. “We geven kaders aan, de werkwijze en het einddoel dat moet worden bereikt. Maar we bemoeien ons niet met de inhoud. Daar moeten de Servicelines met elkaar uitkomen.” Het programma, dat twee jaar loopt, wordt in januari 2009 overgedragen aan de lijn. “Architectuur moet een onderdeel worden van ons voortbrengingsproces,” zegt Barry Dukker. “Gewoon een onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden.”
De weg van IST naar SOLL Het Research & Innovatiecentrum van IVENT bekijkt de zaken breed. De focus is op de spreekwoordelijke ‘stip op de horizon’: de doelarchitectuur. De huidige architectuur wordt IST genoemd, de doelarchitectuur wordt SOLL genoemd. Deze laatste omvat ook de te behalen
Tooling en training Wat is er inmiddels bereikt? De werkgroep heeft een model en werkwijze uitgewerkt en beproefd. Deze zijn afgestemd met HDIO. Ook de tooling van de architectuur is ingericht. Deze informatie is voor alle defensiemedewerkers toegankelijk via de WIKI en in ARIS. Geen ivoren toren, iedereen kan erover meedenken. In november zal worden gestart met de eerste opleidingen voor de ICT-architecten. Op deze manier kunnen alle betrokkenen kennismaken met de nieuwe manier van denken en zullen ze in de toekomst dezelfde terminologie hanteren. “Dat is belangrijk, want architectuur is nooit af. ICT verandert continu. Maar als de architectuur structureel in de lijn is belegd, dan wordt het onderdeel van het dagelijks denken. Daar moeten we naar toe,” vindt Hellen Havinga.
doelstellingen op het gebied van de bedrijfsvoering en IV. Terwijl verder wordt gewerkt aan de invulling van de ICT-architectuur is het zaak om de doelstellingen goed in beeld te houden. Daarvoor worden roadmaps ontwikkeld. In roadmaps is de route van IST naar SOLL vastgelegd. Deze komen terug in de bedrijfsplannen. De roadmaps fungeren, samen met de ICT-principes als handvat, richtlijn en toetsingskader voor de inrichting van ICT-diensten. Dat toetsingskader is erg belangrijk. Onderweg kunnen immers klantvragen opkomen waar niet in was voorzien
Houvast Voor de ontwerpers wordt het gemakkelijker. De architectuur geeft houvast. Omdat de principes vastliggen, kan meteen de optimale keuze worden gemaakt. Toch benadrukt Barry Dukker dat de ICT-architectuur geen one size fits all is. “We onderkennen dat uitzonderingen soms noodzakelijk zijn. Maar aan de hand van de architectuur kan daar nu weloverwogen over worden beslist.”
en waar vooraf geen rekening mee is gehouden. Daarop moet flexibel worden ingespeeld. Want ICT-architectuur is nooit een doel op zich. Het is een middel om de bedrijfsvoering maximaal te ondersteunen.
Resultaat
22
Samenwerking bedrijfsgroep IVENT en Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst
Onorthodoxe oplossingen
Adriaan Blankenstein: “IVENT maakt duidelijk onderscheid tussen de dienstverlening aan bestuurlijke en operationele eenheden. Bij bestuurlijke IV zijn efficiency en standaardisatie belangrijk. In de dienstverlening aan operationele eenheden ligt dat anders. Daar zijn we ‘efficiënt als het kan, maar effectief als het moet’. De MIVD is een bijzondere organisatie. Wél onderdeel van de Bestuursstaf, maar in mijn ogen toch echt een operationele eenheid, die navenant ondersteund moet worden.” Pieter Cobelens voegt hier aan toe: “Voor ons is ICT een hoofdwapensysteem. Als onze ICT niet werkt, verliezen wij onze links naar sensoren overal in de wereld, onze analyse-tools. En dus ons voorspellend vermogen. Dat we niet veel met DTO samenwerkten, kwam niet door een gebrek aan expertise, maar omdat ze voortdurend bezig leken om zichzelf te reorganiseren. Alle energie was naar binnen gekeerd. Dat is nu helemaal over. Daarom hebben Adriaan en ik de koppen bij elkaar gestoken.”
Te afhankelijk van derden De MIVD-activiteiten zijn supervertrouwelijk. Niet alleen de informatie zelf, maar ook het beheer van die informatie en de technologie waarmee die informatie wordt verspreid. Cobelens: “Voor die geavanceerde IV en ICT schakelden we bij de MIVD veel externen in. Maar we merkten dat we té afhankelijk werden van die ingehuurde krachten. Vorig jaar ontstonden problemen bij de invoer van Atlas, het STG Geheime netwerk van de MIVD, en dreigde de planning uit de hand te lopen. We leken onze greep op het project te verliezen. Toen heb ik Adriaan gevraagd om bij te springen. Met goede steun en coördinatie van de bedrijfsgroep kon Atlas toch volgens plan op 1 juni dit jaar worden ingevoerd. Na dit succes wil ik op meer projecten met IVENT gaan samenwerken.” Wat vandaag niet kan, kan morgen misschien wel De heren delen de visie dat ingewikkelde problemen vragen om onorthodoxe oplossingen. Anders zouden ze wel automatisch zijn opgelost. Adriaan Blankenstein stelt: “Ik heb vooraf duidelijk gemaakt wat IVENT wel en niet kan. Als een dienst nog niet geborgd is, dan moeten we het bijvoorbeeld niet willen. Blijven steken in goede intenties heeft geen zin. Al geldt daarbij dat wat vandaag niet kan, morgen misschien wel mogelijk is.” Cobelens benadrukt het belang van goede communicatie.
Directeuren steken ‘koppen bij elkaar’ DTO was de IV- en ICT-dienstverlener voor Defensie. Met één uitzondering: de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst. Deze voorzag – voornamelijk om veiligheidsredenen – voornamelijk zelf in de eigen IV-behoefte. Daar is nu verandering in gekomen. Waarom? Een gesprek tussen de twee commandanten: Adriaan Blankestein van – inmiddels – de bedrijfsgroep IVENT en Pieter Cobelens van de MIVD.
“Daarom is er nu bij IVENT een Single Point of Contact aangesteld en is er bij de MIVD een projectendirecteur die het aanspreekpunt is voor alle projecten. Deze personen kunnen een brug slaan tussen de beide organisaties. Dat werkt perfect. Je merkt dat IVENT nu begrijpt wat voor ons urgent is en wat niet. En bij de MIVD snappen wij nu beter wat er bij IVENT mogelijk is en wat niet.” Regiefunctie voor IVENT Voor het beheer van Atlas worden noodgedwongen nog steeds veel externen ingezet. “Maar we willen het beheer wel aan IVENT overdragen. Dat kan niet ineens, maar intussen zijn we wel de afhankelijkheid van externen aan het afbouwen. Terwijl IVENT de regie in handen houdt, wordt de kennis over het beheerssysteem nu binnen de eigen defensieorganisatie verankerd,” zegt Cobelens. Adriaan Blankenstein vindt dat er op zichzelf niets mis is met het inschakelen van marktpartijen. “Ik wil altijd de flexibiliteit behouden om de markt in te schakelen. Bijvoorbeeld bij groei. Marktparticipatie is om nog een andere reden heel zinnig. IVENT is een ongelooflijk goede club, met mensen die veel kunnen, maar we moeten natuurlijk wel actuele kennis uit de markt blijven opzuigen.” Afsluitend kan worden vastgesteld dat de samenwerking tussen IVENT en de MIVD in de toekomst nog verder zal worden geïntensiveerd. Dat biedt volgens Pieter Cobelens nóg een belangrijk voordeel. Lachend: “Als we in de bureaucratie apart ons zegje doen, krijgen we twee keer ‘nee’ te horen. Nu doen we het samen en dan horen we één keer ‘ja’.”
in touch #4 2008 | Tekst martje van der brug | foto w.j. ritman
Samenwerking MIVD en IVENT nog verder geïntensiveerd
23
24
Hoogtepunten
in touch #4 2008 | Tekst Suzan van der Weij | foto divers
Optimale ondersteuning Samen nadenken over het verbeteren van het beheer, het efficiënt inzetten van marktpartijen, het effectief ondersteunen van militairen op missie, het garanderen van veilige informatiestromen. Allemaal zaken waar IVENT zich mee bezig houdt, samen met alle betrokken partijen binnen de IV-keten van Defensie. De voortdurende dialoog zorgt ervoor dat de IV-keten binnen Defensie steeds beter functioneert. Defensie moet haar kerntaak optimaal kunnen uitvoeren: daar doen we het voor.
