Deelname Stichting Breedband Drechtsteden Handreiking voor een businesscase
Secretariaat Stichting Breedband Drechtsteden Postbus 8 3300 AA Dordrecht T: 078 6396636 F: 078 6398080 E:
[email protected] www.stichtingbreedbanddrechtsteden.nl 28 november 2005 Versie: 1.0
1.Inleiding Het doel van de businesscase is een financiële onderbouwing te geven voor de deelname van uw organisatie aan het glasvezelnetwerk in de regio Drechtsteden. Het is goed om daarbij conservatief te werk gegaan. Dat wil zeggen dat batige bedragen en termijnen voorzichtig ingeschat en naar beneden afgerond zijn, en onderscheid gemaakt wordt tussen harde en zachte baten. Op basis van de harde baten kan op bedrijfseconomische gronden geconcludeerd worden dat er bij veel organisaties sprake is van een rendabele investering. Daarnaast is ook sprake van een aantal zachte, niet kwantificeerbare, baten; kansen voor meer efficiency en innovaties in de dienstverlening. Welke voordelen breedband op strategisch niveau biedt voor uw organisatie hangt af van uw toekomstvisie welke rol ICT daarin speelt. Deze kansen laten zich moeilijk uitdrukken in geld maar geven wel aan wat de strategische betekenis is van deze ontwikkeling.
2. Lasten De lasten van de investering bestaan uit een éénmalige investering plus maandelijks een bedrag voor beheer en de belichting van het netwerk. Als bekend is welke partijen met welke locaties deelnemen kan definitief berekend worden wat de lasten zijn. Deze liggen vervolgens voor 15 jaar vast. Voorschot/lening Iedere deelnemer deelt mee in de totale kosten van het project naar rato van het aantal locaties dat wordt ingebracht. Deze éénmalige investering wordt in de vorm van een voorschot beschikbaar gesteld aan de gezamenlijke stichting zodat de stichting haar verplichtingen jegens de aannemer kan voldoen. Over dit voorschot is geen BTW verschuldigd. Het definitieve bedrag van het voorschot kan pas worden berekend als bekend is welke partijen zullen toetreden. Het project is namelijk gebaseerd op kostendeling; hoe meer deelnemers, hoe lager de kosten. We gaan uit van een richtbedrag van € 26.000-32.000 per aangesloten locatie (met een enkelvoudige aansluiting). We streven naar € 26.000, maar locaties die verder weg liggen of in steden met weinig deelnemers zullen wat hoger uitkomen. In dit voorbeeld wordt even verder gerekend met € 26.000. Deze investering wordt over 15 jaar afgeschreven (mag ook korter natuurlijk). Bedrijfseconomische kosten komen dan op € 144,44 per maand. Gebruiksrecht glasvezelnetwerk Maandelijks ontvangt een deelnemer een factuur van de stichting voor het gebruik van de glasvezel. Hierover wordt 19% BTW in rekening gebracht. Tegelijkertijd wordt in 180 maandelijkse termijnen het voorschot van € 26.000 afgelost. De factuur (1 locatie) ziet er op maandbasis dan als volgt uit: Gebruiksrecht1 19% BTW af: aflossing voorschot te betalen
€ € € €
144,44 27,44 144,44 27,44
Voor deelnemers die BTW kunnen vorderen, loopt dit deel maandelijks dus glad. Dit deel is immers al als voorschot voldaan bij aanvang. Voor deze ogenschijnlijk omslachtige constructie is gekozen omdat op deze manier eventuele baten binnen de stichting naar de initiatiefnemers kunnen worden teruggesluisd. Wanneer er binnen de stichting baten zijn, kunnen deze verdeeld worden onder de initiatiefnemers in de vorm van een korting op het gebruiksrecht. De aflossing van het voorschot blijft echter gefixeerd op € 144,44 per maand waardoor er per maand netto minder afgedragen wordt.
1 Het gebruiksrecht heeft alleen betrekking op de glasvezel verbinding. Beheer van de verbinding, de actieve apparatuur en internettoegang zijn niet verwerkt in het gebruiksrecht.
Beheer glasvezelnetwerk Het beheer van het gehele netwerk wordt uitbesteed. Het gaat hier om werkzaamheden als adminstratie van kabeltracé’s, onderhoud en herstel bij kabelbreuk. Er wordt door de gezamenlijke stichting een overeenkomst aangegaan voor 5 jaar. De maandelijkse kosten voor een deelnemer bedragen € 58 exclusief BTW per locatie. Na 5 jaar wordt het beheer opnieuw aanbesteed. Verwacht mag worden dat de kosten dan lager komen te liggen. In de eerste 5 jaar is nog sprake van veel werkzaamheden tijdens de realisatie en als gevolg van toetreding van nieuwe locaties. Na verloop van tijd zijn er minder werkzaamheden en wordt het beheer wat statischer. Het is daarom veilig om te rekenen met € 58 per maand, 15 jaar lang. Belichting De glasvezels moeten worden aangesloten op actieve apparatuur die de vezel belicht. De actieve componenten zijn ook in gezamenlijkheid aanbesteed. Deze kosten bedragen ongeveer € 100 per locatie per maand. Deelnemers kunnen er ook voor kiezen dit zelf te doen en niet uit te besteden.
3. Kwantificeerbare harde baten Door de realisatie van de glasvezelverbindingen tussen de locaties van de deelnemer, ontstaat de mogelijkheid tot een Lokal Area Netwerk (LAN) waardoor een aantal besparingen op het gebied van apparatuur , beheer, internet en informatie voorziening en opslag behaald kunnen worden. De te behalen besparingen die hard te maken zijn, zijn in dit hoofdstuk genoemd. De omvang van de besparing verschilt per deelnemer en hangt af van het aantal locaties en de wijze waarop de ICT is ingericht op dit moment. ICT Beheer Door de vorming van het LAN kan het ICT-beheer worden gecentraliseerd. Dit betekent dat op de nevenlocaties geen beheerder aanwezig hoeft te zijn. Kleine lokale beheerszaken zoals het vervangen van een printercartridge zullen altijd blijven. Het overige beheer kan echter gecentraliseerd vanuit 1 locatie worden gerealiseerd. Dit kan een besparing op loonkosten opleveren. Ook kan in veel gevallen door een centrale aanpak een betere quality of service (minder uitval) worden gerealiseerd. Internettoegang Op dit moment is elke locatie waarschijnlijk voorzien van een internetaansluiting waarvoor € x per maand betaald wordt aan de internetprovider. Deze losse abonnementen kunnen door gezamenlijke inkoop van internet met de andere deelnemers in het project vervallen waardoor dit bedrag naar verwachting omlaag kan naar € 30-50 inclusief BTW per locatie per maand. Per maand, per locatie levert dit dus een besparing op. Bovendien wordt er gezamenlijk een brede internetverbinding ingekocht waardoor per deelnemer een grotere bandbreedte beschikbaar komt hetgeen grote mogelijkheden biedt voor schoolTV, multimedia etc. Het onderwijs krijgt, als gevolg van de vraagbundeling, de mogelijkheid een gezamelijke internettoegang af te nemen bij Surfnet met een totale bandbreedte van 1 Gb. Servers In de meeste gevallen wordt op dit moment op de nevenlocaties van een organisatie een lichte server ingezet en op de hoofdlocaties een wat zwaardere server. Deze servers worden om de 3 tot 5 jaar vervangen (verschilt per organisatie). Over een periode van 15 jaar wordt het gehele serverpark dus 3 tot 5 keer vervangen. Door centralisatie van het beheer kan in de toekomst gewerkt worden met centrale servers. Door deze centralisatie kan iedere keer dat de servers aan vervanging toe zijn een besparing gerealiseerd worden. Dit bedrag zal per organisatie verschillen maar kan behoorlijk oplopen. PC’s werkplek In de huidige situatie wordt veelal gewerkt met standalone PC’s of PC’s die zijn aangesloten op een klein lokaal netwerk. Dit heeft tot gevolg dat, met name in de scholen, PC’s voorzien zijn van zware software en multimedia toepassingen. Met de glasvezelverbindingen kunnen de PC’s op de
verschillende locaties opgenomen worden in een groot netwerk van een organisatie waardoor software en multimedia toepassingen op een centrale server geplaatst kunnen worden. Op de werkplek kan dan worden volstaan met een lichtere PC. Door bovendien samenwerking aan te gaan met andere deelnemers en de aanschaf van PC’s gezamenlijk aan te besteden kunnen grote kortingen bedongen worden. Door te werken met lichtere PC’s en gezamenlijk in te kopen schatten wij in dat per PC een besparing van € 150 gerealiseerd kan worden. Over een periode van 15 jaar kan dat fors oplopen. Dit varieert uiteraard per organisatie. Telefonie In de huidige situatie beschikt elke locatie veelal over - 1 telefooncentrale - een x-aantal telefoontoestellen - minimaal 1 ISDN 2 aansluiting voor de verbinding met het openbare telefoonnet Centrale De gemiddelde afschrijvingstermijn voor deze telefooncentrales is 8 jaar. In de praktijk blijkt echter dat deze centrales pas vervangen worden als er technische problemen ontstaan, er nieuwe functionaliteiten gewenst zijn, of de leverancier geen service meer verleend. Er van uitgaande dat de huidige centrales minimaal 1 keer in de komende vijftien jaar vervangen gaan worden moet er rekening gehouden worden met een totale éénmalige investering van € x per locatie en € 90 per telefoontoestel. Het breedbandnetwerk biedt de mogelijkheid tot het centraliseren van de telefooninstallatie door het in gebruik nemen van een Voice over IP systeem. (VoIP). Indien er voldoende belangstelling is, kan deze investering ook gezamenlijk gedaan worden zodat meerdere deelnemers gebruik maken van 1 centrale die bij 1 van de deelnemers of een externe marktpartij beheerd wordt. De eenmalige investering voor een VoIP systeem is beduidend hoger dan een conventioneel telefoonsysteem ( € 44.000 voor een vergelijkbaar systeem inclusief 100 telefoontoestellen) maar doordat het telefoonverkeer tussen de locaties over het eigen netwerk wordt geleid (geen kosten dus) en er maar 1 centrale aansluiting nodig is op het openbare telefoonnetwerk, kan op de gespreks- en abonnementkosten flink bespaard worden. Gespreks en abonnementskosten Een groot deel van het telefonieverkeer betreft gesprekken tussen locaties van de organisatie. We maken een voorzichtige inschatting en gaan er van uit dat 20% van het verkeer binnen de organisatie is. De gesprekskosten per locatie kunnen bij VOIP dus gereduceerd worden met 20%. Er hoeft nu nog maar 1 abonnement te worden afgesloten voor de gehele organisatie à € 170 per maand. De abonnements kosten voor de nevenlocaties à € 26 per locatie komen te vervallen. Of een eigen VOIP centrale een rendabele investering is, hangt dus af van het aantal locaties dat ermee verbonden wordt. Op dit moment inventariseren we de behoefte onder de deelnemers om 1 gezamenlijke centrale aan te schaffen. Restwaarde netwerk Het netwerk is over 15 jaar weliswaar economisch afgeschreven maar vertegenwoordigd dan nog een netto contante restwaarde van naar schatting € 5000 per locatie. Dit is een zeer conservatieve berekening; glasvezel kan eenvoudig worden opgewaardeerd door er andere, nieuwere hardware aan te hangen. Zelfs indien de glasvezel vervangen dient te worden hoeft daar niet meer voor gegraven te worden; er kan gebruik gemaakt worden van het bestaande buizennetwerk. Het is zeker niet uitgesloten dat de deelnemer ook na 2020 tegen sterk gereduceerde kosten gebruik kan blijven maken van het netwerk. In de businesscase gaan we echter uit van een bedrag van € 5000 restwaarde per aangesloten locatie.
4. Kwantificeerbare zachte baten Toetreding Bij toetreding van nieuwe gebruikers (de tweede lichting) ontvangen de initiatiefnemers een korting op hun verschuldigde gebruiksrecht. Uiteraard resulteert dit ook in een lager te betalen BTW-bedrag over het gebruiksrecht. Afhankelijk van het aantal toetreders kan dit een voordeel opleveren van € 0-50 per locatie per maand.
5. Niet kwantificeerbare baten Naast de harde en zachte baten zijn er ook niet kwantificeerbare baten. Deze baten liggen voornamelijk op het vlak van beschikbaarheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie en systemen. Continuïteit informatievoorziening Het maken van back-ups van vitale informatie is binnen veel organisaties nog niet centraal georganiseerd. Veel organisaties maken met wisselende regelmaat back-ups van belangrijke bestanden door informatie van de ene op de andere computer te zetten. Dit maakt de organisatie bijzonder kwetsbaar wat betreft de informatievoorziening naar de centrale organisatie. Bij toenemende digitalisering is het een kostbare zaak om systemen die crashen weer up to date te brengen wanneer er geen backups bestaan van de vitale bestanden. Indien alle locaties op een centrale server verbonden zijn, is het vrij eenvoudig om alle informatie op centrale harddisks op te slaan en deze dagelijks te kopiëren naar een back-up voorziening. Dit voorkomt dat informatie (definitief of tijdelijk) verloren gaat en levert voor de organisatie een belangrijke besparing op in tijd en dus in geld. Deze besparing laat zich echter moeilijk kwantificeren in termen van harde baten. Ook deze dienst kan met meerdere deelnemers gezamenlijk worden uitbesteed indien gewenst. Managementinformatie Doordat veel administratie lokaal wordt uitgevoerd en opgeslagen, is er in sommige organisaties een matige informatievoorziening over en weer tussen de centrale en lokale administratie/ management. Veel informatie wordt per e-mail naar elkaar verstuurd en lokaal opgeslagen. Niet alle relevante informatie waaraan een centrale administratie/ management behoefte heeft, is op eenvoudige wijze op een centrale plek opvraagbaar. Wanneer dit wel het geval zou zijn, bijvoorbeeld via een gezamenlijk intranet, zou veel tijd bespaard kunnen worden in de administratieve- en managementwerkzaamheden. Ook deze besparing laat zich moeilijk kwantificeren in termen van harde baten. Centraal digitaal archief/ bibliotheek Naast het centraal opslaan van management informatie biedt een LAN ook de mogelijkheid tot het centraal archiveren van digitale documenten en bijvoorbeeld patiëntgegevens of lesmaterialen. Door deze digitale informatie centraal op te slaan wordt deze breed toegankelijk voor alle medewerkers en indien gewenst alle leerlingen van een school of patiënten van een zorginstelling. Door het toepassen van verschillende toegangsniveaus kan de informatie tevens afgeschermd worden waardoor deze alleen toegankelijk is voor bevoegde personen. Als gevolg van het centraal opslaan van deze informatie wordt de digitale informatie ook automatisch veilig gesteld middels systeem back-ups waardoor verlies van de digitale informatie voorkomen wordt. Bewaking en beveiliging Over een netwerk kunnen ook eenvoudig cameratoezicht en alarmsystemen centraal worden bediend en gemonitord. Dat kan een organisatie zelf doen of uitbesteden aan een beveiligingsbedrijf dat zijn diensten over het netwerk aanbiedt. Ook dit kan een interessante dienst zijn om gezamenlijk in te kopen.
6. Strategische ontwikkeling Onderwijs De betekenis van ICT in het dagelijks leven blijft toenemen. Het onderwijs dient daar op in te spelen en leerlingen gedegen voor te bereiden op het functioneren in de maatschappij. ICT zal dus onherroepelijk een steeds belangrijkere rol spelen in de klas. De tendens (die nu reeds zichtbaar is) daarin zal zijn dat beeldmateriaal en beeldverbindingen een steeds belangrijkere rol gaan spelen. Breedbandige verbindingen zijn daarvoor essentieel. Indien een schoolbestuur zich wil positioneren als een school die meegaat met de tijd, of zelfs voorop loopt wat betreft ICT-onderwijs, biedt dit project een uitgelezen kans om hierin een eerste stap te zetten. Zorgsector De vraag naar zorg blijft de komende jaren toenemen en zal een groter beslag leggen op de capaciteit, zowel personeel als materieel. Zonder innovatieve ICT-toepassingen zal het voor de zorgsector moeilijk worden om aan deze vraag te voldoen. Dit stelt hogere eisen aan de ICT-infrastructuur binnen de organisatie en, gezien de toenemende samenwerking en ketenintegratie, ook aan de wijze waarop de ICT van verschillende organisaties aan elkaar gekoppeld is. Deelnemers die willen samenwerken kunnen hun netwerken zonder extra kosten aan elkaar koppelen en gezamenlijke ICT-diensten en voorzieiningen ontwikkelen. Deze vorm van shared services maakt het mogelijk een schaalvergroting in de bedrijfsvoering te realiseren zonder dat de autonomie van betreffende organisaties in het geding komt. Thuiszorg en woningbouwcorporaties Ook de thuiszorg en de woon-zorg sector staan voor grote veranderingen. En ook hier speelt ICT een belangrijke rol. Aansluiting van woon- en woonzorgcomplexen biedt mogelijkheden om allerlei ICT-diensten aan te bieden in de domotica sfeer. Denk aan cameratoezicht, alarmering, remote control van allerlei zaken, gebouwenbeheer op afstand etc.
7 Vragen t.b.v. een Business case 1
Hoeveel locaties heeft uw organisatie? (Aantal en namen, adressen, postcodes en het geschatte aantal ICT-werkplekken.
2
Maakt de organisatie gebruik van data en/ of telecom verbindingen tussen de locaties? (Data en telefonie, vaste verbindingen, straalverbindingen, DSL. Denk hierbij ook aan verbindingen met bijvoorbeeld internet.) Zo ja: - wat voor soort verbindingen worden er gebruikt? - welke bandbreedte hebben deze verbindingen? - wat zijn de kosten voor deze verbindingen?
3
Maakt de organisatie ook gebruik van data en/ of telecom verbindingen met andere organisaties? Zo ja: - wat voor soort verbindingen worden er gebruikt? - welke bandbreedte hebben deze verbindingen? - wat zijn de kosten voor deze verbindingen?
4
Neemt uw organisatie diensten af bij bijvoorbeeld een internet service provider? (bijv. internettoegang, e-mail diensten, beheer en onderhoud website enz.)? Zo ja: - wat voor soort diensten neemt u af?
-
wat zijn de kosten voor deze diensten?
5
Zijn alle locaties van uw organisatie voorzien van: - een datanetwerk waarin alle PC’s zijn opgenomen? - een eigen computerruimte? - eigen servers? - eigen back-up voorziening?
6
Van hoeveel PC’s maakt uw organisatie gebruik? (alle locaties)
7
Hoeveel servers heeft uw organisatie in gebruik? (alle locaties)
8
Wie beheert uw datanetwerken? (eigen netwerk/ systeembeheerders, externe dienstverlener, docent, ouders)
9
Wordt het beheer centraal uitgevoerd of wordt het beheer per locatie uitgevoerd door een medewerker op locatie?
10 Wat zijn de kosten voor deze beheer werkzaamheden? (Per locatie en totaal) 11 Zijn er redenen waarom de servers en/ of back-up voorzieningen niet gecentraliseerd kunnen worden? 12 Hoe zijn de telecommunicatie voorzieningen in de verschillende locaties opgebouwd. - Beschikt elke locatie over een eigen telefooncentrale? - Heeft elke locatie eigen netlijnen? Zo ja hoeveel en wat zijn de kosten hiervan? - Wanneer zijn de telefooncentrales afgeschreven - Wordt er tussen de locaties gebeld via het openbare telefoonnetwerk of gebeurd dit via gehuurd/ gekochte verbindingen tussen de locaties? - Hoeveel procent van de totale gesprekskosten is toe te wijzen aan telefoongesprekken tussen locaties? (20% wordt van uitgegaan) 13 Zijn er reden waarom telefoon voorzieningen niet gecentraliseerd kunnen worden? 14 Welke diensten wilt uw organisatie nu en mogelijk in de toekomst gebruiken? (internettoegang, internetdiensten, Voice over IP, digitaal leren, enz.) 15 Zijn er relevante ontwikkelingen binnen de organisatie (bijv. verhuizingen, fusies, samenwerkingsverbanden, organisatorische ontwikkelingen) waar de ICT en data en telecom verbindingen een rol bij spelen?
