Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation
Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.
Unit4 Multivers Large
Inhoud 1
2
3 4
5
6
7
Overige mutaties ..................................................................................................................................... 1 1.1 Boeken in het Kas-, of Bankboek of het Memoriaal..................................................................... 1 1.2 Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten ...................................................................................... 2 1.3 Inboeken mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen ................................................. 2 1.4 Inboeken vooruitbetalingen .......................................................................................................... 3 1.5 Invoeren memoriaalboekingen ..................................................................................................... 4 1.6 Overige mutaties in het Kas- of Bankboek .................................................................................. 5 1.7 Mutatie tegenboeken ................................................................................................................... 5 1.8 Werken met het afstemregister .................................................................................................... 6 Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen ................................................................................ 8 2.1 Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling .................................................. 8 2.2 Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen ...................................... 9 2.3 Betalingsverschillen ..................................................................................................................... 9 Werken met afletteren ........................................................................................................................... 11 3.1 Afletteren .................................................................................................................................... 11 Werken met Permanence-boekingen .................................................................................................. 13 4.1.1 Permanence in de jaarwissel/jaarafsluiting .............................................................................. 16 4.2 Instellingen voor Permanence ................................................................................................ 16 4.2.1 Aanmaken grootboekrekeningen voor Permanence ................................................................ 16 4.2.2 Koppelen van de Permanence-rekeningen aan relatiecodes ................................................... 17 4.2.3 Aanmaken Permanence-dagboek ............................................................................................ 17 4.2.4 Direct boeken van de Permanence de-activeren in de bedrijfsparameters ............................. 18 4.3 Permanence boeken ................................................................................................................ 18 Werken met de Btw-aangifte ................................................................................................................ 21 5.1 Gebruik van Btw-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen ......................... 24 5.2 De Unit4 DigiPoort activeren in Unit4 Multivers Large............................................................... 25 5.3 De aangifte van uw btw en ICP (elektronisch) ........................................................................... 29 5.4 Btw-aangifte (elektronisch) ........................................................................................................ 29 5.5 Suppletie omzetbelasting ........................................................................................................... 32 5.6 De Btw-aangifte in Nederland (Btw-vakken) .............................................................................. 33 5.7 Boekingsbedragen inclusief btw ................................................................................................ 33 5.8 Berekening van het Btw-bedrag per boekingsregel ................................................................... 34 5.9 Btw-aangifte handmatig aanpassen........................................................................................... 34 5.10 Btw-listing (Belgische administraties) ........................................................................................ 35 5.11 Maandelijkse Btw-aangifte (Belgische administratie) ................................................................ 35 5.12 De Btw-aangifte in België ........................................................................................................... 36 ICP-aangifte ........................................................................................................................................... 38 6.1 Onderhoud ICP-boekingen crediteuren ..................................................................................... 39 6.2 Onderhoud ICP-boekingen debiteuren ...................................................................................... 39 6.3 Overzicht ICP-boekingen ........................................................................................................... 40 Werken met telebankieren .................................................................................................................... 42 7.1 Betaalbaarstelling crediteurenfacturen ...................................................................................... 44 7.1.1 Selecteren / deselecteren van facturen voor de betaalbaarstelling.......................................... 47 7.1.2 Maken betaalopdracht .............................................................................................................. 47 7.1.3 Inboeken verwerkte betaalopdracht ......................................................................................... 49 7.2 De wijze van matchen bij telebankieren .................................................................................... 49 7.2.1 Importeren en matchen van bankmutaties ............................................................................... 53 7.2.2 Telebankmutaties apart matchen ............................................................................................. 55 7.2.3 Koppelen bank- aan grootboekrekening ................................................................................... 56
Unit4 Multivers Large
Overige mutaties
1
Overige mutaties zijn de mutaties die u doet in het Kasboek en het Memoriaalboek, en de bijzondere mutaties in de Kas- en bankboeken.
1.1
Boeken in het Kas-, of Bankboek of het Memoriaal
De beginstand, het beginsaldo van het dagboek, moet al ingevoerd zijn. Zie ook Intellen dagboeksaldi. Mutaties worden herleid vanaf het beginsaldo. Het actuele beginsaldo wordt getoond in het vakje 'Saldo vorig'. Dit saldo moet overeenkomen met het 'vorige saldo' op het bankafschrift dat u ontvangen hebt. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). Na de selectie van het juiste dagboek kunt u de mutatie gaan invoeren. Aan de hand van deze procedure gaat u ontvangsten of uitgaven in het groot boek boeken die niet in het inkoop boek of verkoopboek geboekt worden, bijvoorbeeld gemaakte kosten voor kantoorbenodigdheden die contant ingekocht worden. U gebruikt hiervoor dagboeken van het type 'Kasboek' of 'Bankboek'. Het maximale aantal afschriften/transacties dat in een dagboek geboekt kan worden is 9999 (vier cijfers). Heel soms komt het voor dat dit aantal ontoereikend is. Unit4 Multivers L geeft een waarschuwing wanneer het afschriftnummer 9990 is bereikt, en geeft aan dat het dagboek bijna vol is. U kunt dan een ander dagboek aanmaken waarin de nummering opnieuw begint. Wanneer u in een boekingsregel in de kolom 'Rekening', een grootboekrekeningnummer invult en u klikt met de rechter muisknop, kunt u met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' extra informatie over de gekozen rekening of de mutaties opvragen. Sorteren U kunt de journaalposten automatisch laten sorteren. Dit geeft u op bij de dagboeken. U sorteert dan op boekingsdatum, ontvangsten / betalingen en volgorde van boeken. Dit is onder meer van belang voor de elektronische belastingcontrole. Slaat u mutaties op in een dagboek waarvan de optie ‘Automatisch sorteren’ geselecteerd is, dan krijgt u de vraag of u negatieve debet-bedragen als ontvangsten wilt boeken en negatieve creditbedragen als betalingen. U kunt kiezen uit drie mogelijkheden:
De mutaties worden gesorteerd en negatieve debetboekingen worden als ontvangsten en negatieve creditboekingen als betalingen beschouwd.
De mutaties worden gesorteerd en negatieve debetboekingen worden als betalingen en negatieve creditboekingen als ontvangsten beschouwd.
Nu wordt niet gesorteerd, maar de boeking wordt wel opgeslagen.
U kunt eerdere transacties opvragen in het veld 'Afschrift' (met of het vergrootglas
).
Het inboeken van de beginsaldi van debiteuren en/of crediteuren, en het inboeken van debiteurenfacturen en crediteurenfacturen in het grootboek worden bij de betreffende onderdelen beschreven. Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt in dagboeken van het soort 'Kas' of 'Bank’ ook boekingen invoeren in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen bijvoorbeeld om een betaling die u per bank of via het telebankieren van een debiteur ontvangen hebt, af te stemmen met de bijbehorende openstaande post. Boekingen in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en het afstemmen van telebankmutaties worden in betreffende onderdelen besproken. Zie verder: Crediteurenbetalingen boeken in het Kas- of Bankboek
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
versie 1.0
Pagina 1 van 56
Unit4 Multivers Large
Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten'
Importeren en matchen van telebankbestanden
Inboeken bankafschriften
Debiteurenbetalingen boeken in het Kas- of Bankboek
Overige mutaties in het Kas- of Bankboek
Invoeren memoriaalboekingen
Inboeken overige mutaties
Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten.
1.2
Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten
Uitgaven die direct vanuit de kas betaald worden of ontvangsten die direct in de kas terecht komen (contante verkopen), worden geboekt in het 'Kasboek'. Het beginsaldo van het kasboek moet al ingevoerd zijn op de beginbalans. 1. 2. 3. 4.
Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Kasboek' Vul de boekingsgegevens in Vul de mutatieregel in voor het contant betaalde of ontvangen bedrag en geef de tegenrekening op of selecteer het tabblad 'Debiteuren' of 'Crediteuren' om de boeking in de betreffende subadministratie te boeken 5. Geef eventueel het Btw-percentage op, waarna de Btw-boeking automatisch aangemaakt wordt Als de optie 'Saldocontrole' actief is, kunt u het eindsaldo van de kas in het veld 'Nieuw' invoeren waarna u de boekingsregels invoert. De velden 'Nieuw' en 'Nog te boeken bedrag' blijven rood gekleurd tot het eindsaldo overeenkomt met de geboekte bedragen. U kunt desgewenst een 'documentnummer' aan de mutatie toekennen.
1.3
Inboeken mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen
In het algemene boekingsprogramma kunt u twee typen boekingen invoeren: 1. 2.
Memoriaalboekingen, algemene boekingen die u in een Memoriaaldagboek vastlegt, of Betalingen van debiteuren of betalingen die u aan crediteuren gedaan hebt, die in een dagboek van het type Kas- of bankboek geboekt worden.
Zie verder de aparte beschrijvingen van 'Inboeken debiteurenbetaling', 'Inboeken crediteurenbetaling', en van het handmatig afstemmen van telebankmutaties. Na de selectie van het memoriaaldagboek kunt u de algemene mutaties gaan invoeren. Het Memoriaal wordt gebruikt voor incidentele boekingen die bijvoorbeeld niet geboekt moeten worden op een dagboek waaraan een vaste tegenrekening gekoppeld is, of voor het wegboeken van openstaande posten, bijvoorbeeld in geval van een faillissement. U kunt in het Memoriaal verschillende soorten boekingen invoeren; u kunt vanuit het Memoriaal bijvoorbeeld ook betalingen inboeken in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen. U kunt in het Memoriaal ook dagboeken in vreemde valuta aanmaken. Ook voor het Memoriaal hebt u een tegenrekening kunnen vastleggen waarop het tweede deel van de journaalpost automatisch geboekt kan worden.
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
versie 1.0
Pagina 2 van 56
Unit4 Multivers Large
Unit4 Multivers L kent het gemak van het intelligent boeken voor het automatisch voorstellen van een rekening op basis van trefwoorden in de omschrijving. 1.
Controleer het voorgestelde periodenummer, Transactienummer, omschrijving voor de sluitboeking en de Boekingsdatum, en pas deze eventueel aan 2. Selecteer het tabblad dat overeenkomt met het type boeking dat u wilt invoeren. Hier wordt alleen het invoeren van algemene boekingen op het tabblad 'Mutaties' beschreven. Het boeken van betalingen op de tabbladen 'Crediteuren' en 'Debiteuren' wordt elders beschreven. Op het tabblad 'Betaalopdrachten' kunt u alle betalingen in een bepaalde batch direct laten registreren als crediteurenbetalingen 3. Klik op 'Toevoegen' en vul de datum en de omschrijving van de boeking in 4. Plaats de cursor in de juiste rubriek en vul het debet- of creditbedrag in. Met of <Enter> kunt u naar de volgende rubriek gaan. In welke rubriek u het bedrag invult, is afhankelijk van de grootboekrekening die u hierna selecteert: gemaakte kosten boekt u debet op een kostenrekening; een betaling van een debiteur boekt u credit op de rekening 'Debiteuren' 5. Vul het nummer van de rekening in of selecteer de rekening met . De rekening kan automatisch door Unit4 Multivers L voorgesteld worden. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' 6. Als een van de opties 'Kostenplaats' / 'Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats, het dossier en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar aantal' 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', Map 'Verbijzonderen', 'aan' staat 7. Als u de Btw-aangifte wilt specificeren, klikt u op het vakje 'Btw'. In het venster 'Btw-specificatie' kunt u het Btw-percentage selecteren. Het bedrag aan btw en het bedrag exclusief btw worden dan direct door het programma berekend. U kunt de voorgestelde bedragen indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld en het Btw-bedrag of het bedrag exclusief btw te wijzigen. Het corresponderende bedrag wordt dan eveneens aangepast. Vul de Btw-bedragen altijd positief in. U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander Btw-scenario Btw-scenario's kiezen. Na het afsluiten van de mutatieregel staat voor de regel de code 'G' om aan te geven dat de mutatie in het grootboek heeft plaatsgevonden. U kunt vervolgens nieuwe mutatieregels gaan inboeken. Saldo totaal In het venster 'Totaal' worden het totaal geboekte debetbedrag en creditbedrag getoond. Dit zijn de totalen van alle mutaties in de huidige sessie. De rubriek 'Saldo' geeft aan of de mutatie in evenwicht is; als deze rubriek een saldo bevat dat ongelijk is aan '0.00', dan is de mutatie niet in evenwicht. U kunt dan: een of meerdere nieuwe mutaties invoeren om de boeking in evenwicht te brengen, of de mutatie opslaan. Het saldo wordt dan automatisch geboekt op de tegen rekening die aan het Memoriaal gekoppeld is, bijvoorbeeld de financiële tussenrekening (dit kan alleen als de optie 'Controle B/G-dagboeken' 'uitgezet' is). Zie ook de werking van de kladmutaties.
1.4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Inboeken vooruitbetalingen
Maak in het programma 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens' een reeks aan om de vooruitbetalingen te nummeren Koppel deze reeks in 'Onderhoud dagboeken' aan het dagboek van het soort 'Kas' of 'Bank’ of 'Memoriaal' waarin u de vooruitbetaling wilt boeken. Open 'Invoeren financiële mutaties' en selecteer het dagboek voor de vooruitbetaling Vul de boekingsgegevens in en voeg een nieuwe regel toe Ga naar het tabblad 'Debiteuren' om een bedrag te boeken dat door een debiteur vooruitbetaald is, of ga naar het tabblad 'Crediteuren' om een bedrag te boeken dat u aan een crediteur vooruitbetaald hebt Selecteer de debiteur / crediteur Vul het vooruitbetaalde bedrag in (eventueel in valuta als u de valutacode ingevuld hebt). Voor crediteuren vult u dit bedrag in de kolom 'Betaald' in; voor debiteuren vult u dit in de kolom 'Ontvangen' in
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
versie 1.0
Pagina 3 van 56
Unit4 Multivers Large
8.
Klik op opgenomen
om de vooruitbetaling te boeken. De vooruitbetaling wordt dan in het hoofdscherm
Factuur inboeken Nadat de factuur daadwerkelijk ontvangen of verstuurd is, gaat u deze inboeken tegen het gehele te ontvangen of te betalen bedrag. 9.
Boek de factuur voor de debiteur of de factuur van de crediteur in tegen het volledige bedrag. Boek de factuur op de normale wijze in het verkoop-/inkoopboek in het programma 'Invoeren financiële mutaties' in.
Koppelen aan factuur Bij het inboeken van de ontvangst van de debiteuren- of crediteurenbetaling kunt u het vooruitbetaalde of -ontvangen bedrag aan de factuur koppelen. 10.
11.
Open 'Invoeren financiële mutaties', en selecteer het bankboek van de bank waarvoor de betaling ontvangen is of een memoriaaldagboek en boek de betaling van de factuur in de betreffende subadministratie 'Debiteuren' of 'Crediteuren' in Selecteer de debiteur / crediteur en vraag de (openstaande) facturen op. Zowel de vooruitbetaling als de ingeboekte factuur worden getoond. U moet hier altijd 'Afstemmen met meerdere facturen uitgevoerd.
gebruiken. Anders wordt de boeking niet
12.
Selecteer zowel de factuur als de vooruitbetaling op de factuur. Het totaal te ontvangen of betalen bedrag bestaat dan uit het factuurbedrag minus het bedrag van de vooruitbetaling. U kunt het bedrag invullen dat u werkelijk ontvangen hebt en aangeven dat het restant als vooruitbetaling geboekt moet worden
13.
Klik op
1.5
om de betaling te boeken.
Invoeren memoriaalboekingen
Hiervoor hebt u het dagboek van het type 'Memoriaal' moeten aanmaken in het programma 'Onderhoud dagboeken'. Aan dit dagboek hebt u een tegenrekening moeten koppelen, bijvoorbeeld de 'Tussenrekening financieel'. Deze rekening kan als tegenrekening gebruikt worden. Dagboeken van het type 'Memoriaal' kunnen gebruikt worden voor de beginbalans of aanvullende boekingen die niet in de andere dagboeken geboekt worden. Bij 'Mutaties' kunt u in de kolom 'Document' desgewenst een intern factuurnummer invoeren. De kolom 'Datum' is de factuurdatum. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). 1. 2. 3.
Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Memoriaal' Vul de boekingsgegevens in Vul de eerste mutatieregel in. U hebt dan twee mogelijkheden:
4.
Klik op . Unit4 Multivers L maakt het tweede deel van de journaalpost (de sluitboeking) aan met gebruikmaking van de tegenrekening die aan het dagboek gekoppeld is, of Voer de tweede mutatieregel in. U kunt het tweede deel van de journaalpost dan boeken op een willekeurige rekening of in de subadministratie 'Debiteuren' of 'Crediteuren'
Verlaat het programma als de boeking geheel in evenwicht is of klik op automatisch aan te laten maken.
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
om de sluitboeking
versie 1.0
Pagina 4 van 56
Unit4 Multivers Large
1.6
Overige mutaties in het Kas- of Bankboek
U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). 1.
Controleer het periodenummer, het Transactienummer en de Boekingsdatum, en pas deze eventueel aan
2. 3.
Klik op de knop om een mutatieregel te kunnen toevoegen. Op het veld 'Datum' wordt de zojuist opgegeven boekingsdatum geplaatst. U kunt deze datum op regelniveau nog aanpassen. 4. Vul de omschrijving van de mutatie in of selecteer een eerder gebruikte omschrijving (voor zover bij het invoeren van het rekeningnummer geen automatische omschrijving is gegenereerd). 5. Vul een documentnummer in (als er geen sprake is van een debiteuren- of crediteurenmutatie). Het documentnummer is een 'intern factuurnummer'. U kunt hiervoor bijvoorbeeld uw kasbonnummer gebruiken 6. Vul het nummer van de rekening in waarop het bedrag geboekt moet worden, of selecteer een rekening met . Klik met de rechter muisknop en selecteer 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' als u extra informatie over de gekozen rekening of de mutaties wilt opvragen. Als de mutatie op de grootboekrekening herleid moet worden naar een kostenplaats of dossier, moet u ook de kostenplaats en/of het dossier opgeven. Links onder in het venster wordt de omschrijving van de rekening getoond en de eventuele kostenplaats/dossier Vul op het veld 'Betaald' of 'Ontvangen' het bedrag in dat u betaald of ontvangen hebt. Per mutatiebedrag moet u een aparte mutatieregel invoeren 7. Geef het Btw-percentage op in de kolom 'Btw'. Nu verschijnt het Btw-bedrag in de volgende kolom. Of druk in de kolom 'Btw-bedrag' op F4 (nu verschijnt het venster 'Btw-specificatie'). Het bedrag exclusief btw en het bedrag aan btw worden dan direct door het programma berekend en in de volgende kolom getoond. - U kunt de bedragen eventueel gaan aanpassen. - U kunt ook direct het bedrag inclusief btw invullen (het bedrag exclusief btw wordt dan door het programma berekend) of het bedrag exclusief btw. - U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander Btw-scenario kiezen. 8. Als de optie 'Kostenplaats en/of dossier 'aan' staat voor de geselecteerde rekening, dan moet u opgeven naar welke kostenplaats of dossiers de mutatie herleid moet worden. Ook de omschrijving van de kostenplaats of het dossier wordt onderin getoond. 9. Als u kostenplaatsen en dossiers' naar aantal verbijzondert' wordt de kolom 'Aantal' aan het boekingsscherm toegevoegd. Geef hier het gewenste 'aantal' in. Als de optie: 'Aantal koppelen aan bedrag' is geselecteerd, rekent Unit4 Multivers L zelf aan de hand van het bedrag uit of het een positief- of negatief aantal is. Het invoeren van het aantal is niet verplicht. 10. Bij de Btw-soort wordt altijd de Btw-soort voorgesteld die in het rekeningschema aan de grootboekrekening is gekoppeld. U kunt desgewenst een andere soort voor de mutatie selecteren. Zie ook de werking van de kladmutaties. Voor de mutatieregel staat de letter 'G' om aan te geven dat de mutatie in het 'Grootboek' plaatsgevonden heeft. Een 'D' of 'C' geeft aan dat de mutatie in de debiteuren- of crediteurenadministratie heeft plaatsgevonden. U kunt de gehele mutatieregel verwijderen door de regel te selecteren en op
1.7
te klikken.
Mutatie tegenboeken
U kunt een mutatie tegenboeken als u achteraf, bijvoorbeeld bij het opvragen van informatie of het afdrukken van een overzicht, tot de ontdekking komt dat er een verkeerd bedrag geboekt, is of dat een bedrag op een verkeerde rekening geboekt is. U moet dan de foutieve mutatie tegenboeken en daarna de correcte mutatie invoeren. Als de periode al afgesloten is, kunt u de mutatie niet meer aanpassen of verwijderen, maar deze alleen aanvullen. Facturen van debiteuren en crediteuren die in de subadministratie geboekt zijn, kunt u wel verwijderen en daarna opnieuw inboeken.
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
versie 1.0
Pagina 5 van 56
Unit4 Multivers Large
Voordat u de mutatie gaat tegenboeken, moet u alle benodigde informatie bij de hand hebben. Het gaat dan om de volgende gegevens, die u bijvoorbeeld in het programma 'Info grootboek' kunt opvragen: 1. 2. 3. 4. 5.
dagboek en periode waarin de boeking verricht is; datum van de boeking; de grootboekrekening waarop geboekt is, en het bedrag dat geboekt is. Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek Vul de gegevens (periode- en transactienummer) van de oorspronkelijke boeking in Selecteer de rekening waarop de boeking gedaan is Vul het bedrag van de oorspronkelijke boeking in, maar nu tegengesteld. Als de oorspronkelijke boeking als 'Betaald' ingeboekt was, boekt u de boeking nu als 'Ontvangen' in en andersom Voer daarna de boeking in zoals deze had moeten zijn, dus vul nu het juiste rekeningnummer in of vul een ander bedrag in of boek het bedrag in de juiste kolom.
1.8
Werken met het afstemregister
U kunt opgeven of u wel of niet van het afstemregister gebruik wilt maken (‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Voorraadbeheer’). U kunt facturen en goederenontvangsten onafhankelijk van elkaar afstemmen (Matchen). Een factuur kan bijvoorbeeld veel later ontvangen worden dan de bestelde goederen. Andersom is natuurlijk ook mogelijk. De facturen kunnen geboekt worden op een specifieke grootboekrekening, bijvoorbeeld de rekening ‘Ontvangen (nog af te stemmen) facturen’. Het bedrag van de boeking wordt als ‘af te stemmen’ aangemerkt. De factuur krijgt dan ook deze status. Bij het boeken van de goederenontvangst gebeurt in wezen hetzelfde. De inkoop- of verrekenwaarde van een ontvangst wordt ook op een speciale rekening geboekt. Zo zijn er twee rekeningen (via factuur en via goederenontvangst) die op elkaar afgestemd moeten worden. In het ideale geval zijn de bedragen gelijk maar het komt vaak voor dat op de factuur andere prijzen gehanteerd zijn. De bestelling (inkooporder) is dan gedaan met bijvoorbeeld ‘oude’ prijzen of er is sprake van een bedrijfstak waar dagprijzen gelden. Het afstemmen moet ervoor zorgen dat de twee rekeningen gelijk getrokken worden. U kunt echter beide boekingen (factuur en goederenontvangst) ook op dezelfde rekening boeken. U hoeft dus niet per sé twee rekeningen aan te maken. Een verschil tussen beide boekingen moet dan worden geboekt op bijvoorbeeld een rekening voor inkoopprijsverschillen. Als er verschillen zijn tussen het aantal ontvangen en gefactureerde goederen, en dat verschil wordt geaccepteerd, dan wordt dit verschil geboekt op een rekening voor leveringsverschillen. Er zijn in Unit4 Multivers L twee manieren om ontvangen goederen te boeken. U kunt dit doen bij het inboeken van de factuur met . U neemt daarbij de prijzen over die op de Pakbon van de ontvangen goederen en/of de factuur staan. Deze bedragen hoeven niet afgestemd te worden en worden geboekt op de relatiecode 'Ontvangen goederen'. Als u gebruik maakt van het afstemregister en u gebruikt een inkooporder, waarna u de goederenontvangst boekt (op basis van de inkoopprijzen uit de inkooporder, dan is afstemming nodig met de inkoopfactuur. Deze goederenontvangst via 'Taken | Voorraadbeheer | Inboeken voorraadmutaties', wordt geboekt op de rekening die aan de relatiecode 'Ontvangen goederen afstemmen' is gekoppeld. U kunt ook niet afgestemde facturen blokkeren voor betaalbaarstelling ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Voorraadbeheer'). Pas als de factuur volledig is afgestemd komt deze voor betaling in aanmerking. Om het onderhoud op inkoopgegevens van leveranciers te vergemakkelijken kan worden ingesteld dat de prijs bij de betreffende inkoopgegevens van het artikel (‘Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten’, tabblad ‘Inkoop’) moet worden overschreven met de (afgestemde) factuurprijs. Voorbeeld: De inkooporder is geplaatst bij de leverancier en ontvangen.
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
versie 1.0
Pagina 6 van 56
Unit4 Multivers Large
De goederenontvangst heeft plaats gevonden en het bedrag is op de ‘tussenrekening’ geboekt. Het gaat in dit voorbeeld om een factuurbedrag van EUR 582,68. Op dit bedrag zijn de regelkortingen in mindering gebracht. Als er sprake is van Orderkorting dan wordt deze ook in mindering gebracht. Van de ontvangst wordt het volgende gejournaliseerd:
aan
Voorraadschalen
€
Ontvangen (nog af te stemmen) goederen
€
600,00 600,00
Vervolgens wordt even later de inkoopfactuur van de geleverde goederen ontvangen. Op de factuur staan prijzen en kortingen vermeld die niet helemaal overeenstemmen met de prijzen en kortingen die bij de goederenontvangst zijn gehanteerd. Er is dus sprake van verschillen. Van de factuur wordt het volgende gejournaliseerd:
aan
Ontvangen facturen
€
582,68
Te vorderen Btw
€
110,71
Crediteuren
€
693,39
Vergelijken we nu de twee rekeningen ‘Ontvangen facturen’ en ‘Ontvangen goederen’ dan is een (negatief) verschil van EUR 18,32- (600,00/- 582,68) zichtbaar. Tijdens het afstemmen wordt het verschil bepaald en geboekt op de daarvoor bestemde grootboekrekening ‘Inkoopprijsverschillen’. De volledige journaalpost wordt dan: Nog af te stemmen goederen
600,00
aan
Ontvangen facturen
582,68
aan
Inkoopprijsverschillen
17,32
Nr
Rekening
debet
credit
30001
Voorraad schalen
600,00
22010
Ontvangen (af te stemmen) goederen
600,00
600,00
22015
Ontvangen (af te stemmen) facturen
582,68
582,68
16050
Te vorderen Btw
110,71
13000
Crediteuren
92010
Inkoopprijsverschillen
693,39 17,32
Totalen
1893,39
1893,39
Zie 'Instellingen voor het afstemregister' voor meer informatie over het activeren en instellen van het afstemregister.
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
versie 1.0
Pagina 7 van 56
Unit4 Multivers Large
2
Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen
Bij binnenkomende- of uitgaande betalingen kunnen betalingsverschillen ontstaan of betalingen kunnen betrekking hebben op meerdere facturen. Ook door afrondingen bij valutakoersen kunnen verschillen ontstaan. U moet dan de betaling afstemmen of wegboeken op betalingsverschillen. U hebt hiervoor vanuit de boekingsschermen twee mogelijkheden: het scherm 'Betalingsdetails' het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'
2.1
Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling
In het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' is het mogelijk een ontvangen / betaald bedrag in een andere valuta af te stemmen dan de openstaande facturen. Hierdoor is het mogelijk bijvoorbeeld een eurobetaling af te stemmen met USD-facturen. U kiest eerst in welke valuta u wilt afstemmen en voor welk bedrag. Als u op het boekingsscherm (de boekingsregel) nog geen bedrag in vreemde valuta hebt ingegeven, maar wel een bedrag in de valuta van het dagboek, dan verschijnt dit bedrag in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'. U kunt hiervan afwijken. Voorbeeld: Er komt een betaling binnen van € 2345,69. Aan de afnemer is echter een factuur in US-dollar gestuurd. Het ontvangen bedrag in euro wordt nu naar de US-dollar omgerekend. Hiermee wordt afgestemd: 2345,69 / 0,9049 = USD 2592,21 af te stemmen. Dit bedrag komt overeen met de factuur die in US-dollar gestuurd is. Komt dit bedrag niet overeen met de factuur dan is er bij berekeningen met de koers waarschijnlijk een verschil opgetreden. Dit verschil moet worden afgeboekt. Of er is bij de betaling sprake van een deelbetaling. Deze manier van afstemmen is ook mogelijk als er een betaling afgestemd moet worden met meer dan twee valuta van buiten de EU. Stel dat u aan een afnemer in Maleisië een factuur stuurt in US Dollars. De betaling volgt in Maleisische ringgitt op uw bankrekening in euro. De afnemer hanteert echter koersen die wel erg in zijn voordeel zijn, of wentelt het koersrisico van de MYR op u af, ondanks dat u in USD gefactureerd hebt om dat te voorkomen. U kunt dan besluiten het verschil open te laten staan of af te boeken als betalingsverschil. Op het bankafschrift wordt 5771,24 bijgeboekt. Als u dit bedrag ingeeft als betaald bedrag wordt de volgende berekening naar USD uitgevoerd als u de openstaande factuur selecteert. 5771,24 * 0,9049 (rekenkoers USD in uw administratie) = 5222,40. Staat de factuur open voor USD 5250,00 dan is de berekening in uw nadeel uitgevoerd. Hanteert u geen af te stemmen bedrag, of stemt u af met de valutacode USD met de waarde 5250,00 dan wordt het verschil als koersverschil geboekt. Dezelfde methode wordt gehanteerd op het scherm 'betalingsdetails' als u een enkele factuur op de boekingsregel ingeeft. Alleen kunt u daar slechts kiezen voor de valuta van het dagboek of de valuta van de factuur.
Unit4 Multivers Large 10.8.1
Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2
versie 1.0
Pagina 8 van 56
Unit4 Multivers Large
2.2
Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen