Release notes UNIT4 Multivers Platinum Xtra Large

Release notes UNIT4 Multivers Platinum Xtra Large

UNIT4 Software B.V. Postbus 102 3360 AC Sliedrecht

Telefoon Telefax Supportlijn Supportfax e-mail Internet

0184 444444 0184 444445 088 2472472 0184 414819 [email protected] http://www.unit4.com

C-Logic NV a UNIT4 Company Rijselstraat 247 8200 Brugge

Telefoon Telefax Supportlijn Supportfax e-mail support e-mail Internet

+32 (0)50 39 13 36 +32 (0)50 39 17 38 +32 (0)3 202 42 02 +32 (0)3 232 38 23 [email protected] [email protected] http://www.unit4.be/kmo

© ©

Copyright 2012 UNIT4 Software B.V., Sliedrecht, The Netherlands Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation

Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor UNIT4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door UNIT4 in licentie genomen van Microsoft.

Inhoud 1

Inleiding .......................................................................................................................1

2

De installatie en samenstelling van UNIT4 Multivers XL........................................2

2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2

De installatie ...................................................................................................................... 2 Aandachtspunten bij de installatie ..................................................................................... 2 Wijzigingen in de configuratie ............................................................................................ 3 Gedeelde mappen in UNIT4 Multivers Platinum ................................................................ 3 Beschikbaarheid van programma’s en modules ................................................................ 3 Werken met de pakketsamenstelling van uw pakket ......................................................... 4

3

Wijzigingen in de elektronische helpfunctie van UNIT4 Multivers XL ...................6

3.1 3.1.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4

De elementen van het helpscherm ..................................................................................... 6 Openen van het elektronische helpbestand........................................................................ 6 Zoeken in de helponderwerpen .......................................................................................... 7 Zoeken met de .................................................................................................. 7 Bladervolgordes .................................................................................................................. 7 Zoeken op zoektermen ....................................................................................................... 8 Zoeken via de inhoudsopgave en de index ........................................................................ 9

4

Algemene wijzigingen in versie UNIT4 Multivers XL .............................................11

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3 4.4 4.5 4.5.1 4.6 4.6.1

Wijzigingen in het Lint .........................................................................................................11 Het tabblad ‘Processen’ .................................................................................................... 11 Boekjaarselectie ................................................................................................................ 11 De knop ‘Navigatie’ ........................................................................................................... 11 De knoppen ‘Ander Venster’ en ‘Vensterposities’.............................................................. 11 Taken uitvoeren vanuit de taakbalk in Windows 7®............................................................11 Kleurenschema’s in UNIT4 Multivers XL ............................................................................12 Werken met het Takenscherm ............................................................................................13 Werken met het scherm Processen ....................................................................................17 Het tabblad ‘Processen’ in het Lint ................................................................................... 19 Dashboards ........................................................................................................................19 Dashboards aanpassen .................................................................................................... 23

5

Zoekschermen ...........................................................................................................27

5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2 5.3

Werken met zoekschermen ................................................................................................27 Het zoekpaneel ................................................................................................................. 27 Zoeken op zoektermen binnen de kolommen................................................................... 29 Sorteren op meerdere kolommen tegelijk ......................................................................... 29 Filters gebruiken in het zoekscherm ................................................................................. 30 Sneller zoeken met F2 ........................................................................................................34 Zoekschermen aanpassen..................................................................................................34

6

Outlook Add-in ...........................................................................................................37

6.1 6.2 6.2.1 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.4 6.5 6.6

De installatie van de Outlook add-in ...................................................................................37 De instellingen van de Outlook add-in ................................................................................39 De instellingen................................................................................................................... 39 Mail opslaan in UNIT4 Multivers .........................................................................................40 Mail opslaan bij een bestaande relatie en een bekend mailadres .................................... 40 Actie aanmaken bij het opslaan van de e-mail ................................................................. 42 Een e-mail opslaan met een onbekend mailadres voor een bekende relatie ................... 43 Meerdere e-mails opslaan in UNIT4 Multivers .................................................................. 45 Een nieuwe relatie aanmaken vanuit MS Outlook ............................................................ 46 Een relatie in UNIT4 Multivers openen vanuit MS Outlook ................................................47 Een mailadres uit UNIT4 Multivers opvragen in een e-mail ...............................................49 Een afspraak vanuit MS Outlook als actie opnemen in UNIT4 Multivers ...........................50

7

Wijzigingen in de boekingsprogramma’s ...............................................................55

7.1 7.2

Exporteren auditfile ............................................................................................................55 Telebankieren.....................................................................................................................55

8

Wijzigingen in de rapporten .....................................................................................56

8.1 8.2

Openstaande posten crediteuren .......................................................................................56 Rapport Journaalposten......................................................................................................56

9

Wijzigingen in de onderdelen...................................................................................57

9.1 9.2

Relatiebeheer .....................................................................................................................57 Voorraad & Bestelregistratie...............................................................................................57

1

Inleiding

Hieronder vindt u de Release notes van Unit 4 Multivers Xtra Large (XL). Dit document is bedoeld voor gebruikers die updaten vanaf een eerdere versie van UNIT4 Multivers. Een update is alleen mogelijk vanaf versie UNIT4 Multivers 8.0. of hoger. Het aantal mogelijke versies van UNIT4 Multivers is vergroot (Xtra Small, Small, Medium, Large en Xtra Large). Zij vervangen de ‘oude’ versies (Basic, Lite en Standaard). En in de versie Xtra Large is de grote sprong dat u precies die samenstelling kunt gebruiken die u wenst, zonder dat u de specifieke modules apart aan hoeft te schaffen. Ten opzichte van de vorige versie van het pakket (versie 8.1.2) is de functionaliteit vrijwel ongewijzigd maar zijn wel een aantal wijzigingen in het gebruikersgemak geïmplementeerd. Met name het takenscherm, de ‘Processen’, het ‘Dashboard’ en de Outlook add-in. Ook de schermen van het pakket zijn aan de laatste inzichten aangepast. Verder hebt u een groot aantal lay-out mogelijkheden waarmee u het uiterlijk van het pakket een persoonlijk tintje kunt geven. De grootste wijziging in UNIT4 Multivers is voor u niet direct zichtbaar, maar luidt 'onder de motorkap' een geheel nieuw tijdperk in. Het programma is volledig herschreven in het meest moderne framework: .Net (DotNet). Daarmee hebben we voor de toekomst gewaarborgd dat we aan kunnen blijven sluiten bij de eisen en mogelijkheden en bij de dynamiek van de moderne softwarewereld. In de komende tijd zult u ontwikkelingen zien in UNIT4 Multivers die op het oude vertrouwde platform niet mogelijk waren geweest. Wij verwachten dat u daar nu en in de komende tijd de vruchten van zult plukken. Wij wensen u veel succes met deze versie van UNIT4 Multivers Xtra Large.

Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 1 van 57

2

De installatie en samenstelling van UNIT4 Multivers XL

2.1

De installatie

Er zijn twee methodes waarop deze versie geïnstalleerd kan worden: • Een zogenaamde ‘schone’ installatie, waarbij geen andere versie van UNIT4 Multivers op het systeem staat, of waarop de oude UNIT4 Multivers-versie eerst verwijderd is via een de-installatie. • Een Upgrade-installatie, waarbij de bestaande database(s) meegenomen worden in de installatie. Zie voor een uitgebreide toelichting op de installatie, deel I van de handleidingenreeks die met het pakket wordt meegeleverd. Deze staat apart meegeleverd op de CD in de map ‘Documentatie’.

2.1.1

Aandachtspunten bij de installatie

Een update installatie Bij de installatie van UNIT4 Multivers Platinum worden eventueel aanwezige oudere versies van UNIT4 Multivers automatisch verwijderd. De installatie van UNIT4 Multivers Platinum kan uitgevoerd worden als update van een oudere versie van UNIT4 Multivers, maar de oude versie mag niet ouder zijn dan UNIT4 Multivers versie 8.0. Administraties uit oudere versies dan 8.0 zouden in sommige gevallen bij de upgrade problemen kunnen ondervinden. Daarom wordt een upgrade van administraties uit oudere versies niet door UNIT4 ondersteund en adviseren wij u om deze administraties eerst naar UNIT4 Multivers versie 8.x te upgraden. Windows installer 4.5 De installatie van UNIT4 Multivers Platinum vereist de ‘Windows installer 4.5’ of hoger. Staat deze niet op uw systeem, wat vaak het geval zal zijn bij oudere versies van MS Windows dan Windows 7, dan wordt deze automatisch aan het begin van de installatieprocedure geïnstalleerd. LET OP! Nadat Windows Installer 4.5 geïnstalleerd is, krijgt u de vraag of u uw systeem wilt herstarten. Dit moet u in ieder geval doen. Na het herstarten van het systeem, zal de installatie automatisch verder gaan. Indien u kiest voor niet opnieuw opstarten, zal de installatie stoppen. Start de installatie niet nogmaals, maar herstart eerst de computer. Framework .Net 4.0 Deze versie van het ‘.Net Framework-versie’ is vereist. Desktop installatie Een Desktop installatie is in UNIT4 Multivers Platinum niet meer mogelijk. In plaats van dit installatietype wordt een Client en Server-installatie uitgevoerd. Dat gebeurt ook bij een update van een Desktop installatie.


Versie 1.0

Pagina 2 van 57

2.1.2

Wijzigingen in de configuratie

UNIT4 Multivers werkte met één enkel ‘ini-bestand’ voor de SQL-database. Dit is vanaf deze versie gesplitst in twee verschillende bestanden: • Sqlserv.ini in de map ‘C:\ProgramData\UNIT4\UNIT4 Multivers\Data’. Hierin staan de beschikbare administraties en de servergegevens voor het systeem; • SQL.ini in de map ‘C:\Program Files\UNIT4\UNIT4 Multivers’. Hierin staan de noodzakelijke systeemgegevens voor de client.

2.1.3

Gedeelde mappen in UNIT4 Multivers Platinum

UNIT4 Multivers maakte bij een Client Server-installatie in vorige versies gedeelde mappen aan op de server. Daaruit haalden de Clients de noodzakelijke databasegegevens, rapporten en scripts. Veel bedrijven hadden problemen met deze automatisch aangemaakte shares. Nieuwe installatie In UNIT4 Multivers Platinum worden nu bij een nieuwe standaard-installatie mappen op de server aangemaakt voor de gedeelde mappen, maar deze zijn niet automatisch gedeeld. U kunt de plaats van de mappen opgeven tijdens de installatie en deze handmatig delen met de clients. Let op dat de clients voldoende rechten hebben in de verschillende mappen. Nadat u de server hebt ingericht en de mappen naar uw eigen wensen hebt gedeeld, kunt u op de aparte systemen de clients installeren. Hier moet u dan wel de paden naar de database, de rapporten en de scripts opgeven. Dit doet u in ‘Extra | Opties’, tabblad ‘Directories’. Zie hiervoor ook de installatiehandleiding. Update installatie Als u al met UNIT4 Multivers werkte met een Client Server-configuratie, worden de oude bestandspaden naar de gedeelde mappen gebruikt. Dan hoeft u de mappen dus niet zelf te delen. Client Server-installatie op één PC Als u eerder een Desktop-installatie had en UNIT4 Multivers update naar UNIT4 Multivers Platinum, en u werkt dus op één PC, neemt de installatie de bestaande bestandpaden over en hoeft u geen verdere handelingen te verrichten. Kiest u echter voor een andere plaats voor de gedeelde mappen tijdens de installatie geldt dat u deze mappen zelf moet delen met voldoende rechten en deze nieuwe bestandspaden opgeven in ‘Extra | Opties’, tabblad ‘Directories’.

2.1.4

Beschikbaarheid van programma’s en modules

De programma’s Labelprinting en Barcodescanning worden in deze versie niet langer meegeleverd. Hetzelfde geldt voor de waakhond van de module ‘Management-assistent’. In deze versie is ook de module ‘Workflow’ niet beschikbaar. Ook het programma Client-Kantoorverkeer is niet langer beschikbaar. Als u werkte met CKV, neem dan contact op met uw accountant voor andere mogelijkheden van gegevensuitwisseling. In UNIT4 Multivers XL beschikt u over het onderdeel ‘Document management’. Deze is, net als de overige onderdelen van het pakket automatisch geactiveerd. Als u Document management wilt gebruiken en u gebruikte in eerdere versies de mogelijkheden van ‘Documentbeheer’ kunt u uw bestaande koppelingen eenvoudig overzetten met het programma ‘Extra | Conversie | Verplaats documenten’.


Versie 1.0

Pagina 3 van 57

2.2

Werken met de pakketsamenstelling van uw pakket

Unit4 Multivers is opgebouwd uit verschillende onderdelen en afhankelijk van de pakketversie die u hebt, hebt u de beschikking over meer of minder modules. Met UNIT4 Multivers Xtra Large hebt u de beschikking over al deze onderdelen. Dat betekent dat u kunt beschikken over alle financiële en logistieke functies. Bijvoorbeeld wanneer u handelt met debiteuren en/of crediteuren in de EU, dan kunt u uw intrastat-aangifte gemakkelijk doen als u de module ‘Intrastat’ activeert en inricht. Heb u veel onderhoudsopdrachten die u regelmatig factureert, kunt u deze onderbrengen in de module ‘Abonnementen’. Als u vaak projectmatig werkt en daarin ook uren factureert, dan zijn de modules ‘Projecten’ en ‘Urenregistratie’ voor u van belang. Als u de eerste maal het pakket start en inricht, zijn alle modules standaard geactiveerd. Maar als u bijvoorbeeld geen behoefte hebt aan projecten, urenregistratie of documentbeheer, dan is het voor de overzichtelijkheid van de boekingsschermen wellicht aan te raden deze onderdelen uit te schakelen. U doet dat op de volgende wijze: Ga naar het tabblad ‘Beheer’ in het lint en klik in de rubriek ‘Licenties’ op ‘Huidige’:

Het scherm dat opent is het scherm waarin u uw licentiegegevens hebt ingevuld toen u het pakket voor het eerst startte.

Klik in dit scherm bij het veld ‘Samenstelling’ op het vergrootglas om het scherm voor de pakketsamenstelling te openen. Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 4 van 57

Hier past u de samenstelling aan uw wensen aan door onderdelen uit te schakelen. Uiteraard kunt u altijd nog in een later stadium besluiten alsnog van deze onderdelen gebruik te gaan maken. U zet deze dan in hetzelfde scherm gewoon weer ‘aan’. Zo kunt u uw pakket heel eenvoudig naadloos laten aansluiten op uw bedrijfsvoering. Bij een geregistreerde licentie zijn de regelgeving en de pakketvariant gedisabled:

Maar u kunt bij ‘Licentie’ ook kiezen voor ‘Demo’. Dan kunt u ook andere pakketvarianten kiezen en kiezen voor de Belgische regelgeving.

Dit is uiteraard alleen van belang voor demonstratiedoeleinden en om te bekijken wat de mogelijkheden in andere pakketversies zijn.


Versie 1.0

Pagina 5 van 57

3

Wijzigingen in de elektronische helpfunctie van UNIT4 Multivers XL

De helpfunctie van UNIT4 Multivers XL is vanaf deze versie toegankelijker gemaakt en kent meer functionaliteit dan u al gewend was.

3.1

De elementen van het helpscherm

3.1.1

Openen van het elektronische helpbestand

Met het ‘vraagtekentje’ in de menubalk van UNIT4 Multivers XL opent een uitgebreid elektronisch helpbestand (kortweg ‘de helpfile’ genoemd).

Het hoofdscherm kent de volgende elementen: • Het rechter venser met de knoppenbalk en de helptekst • Het linker venster dat bestaat uit drie tabs: Inhoud. Hierin kunt u een groot deel van de onderwerpen opvragen Index. Hierin kunt u op sleutelwoorden (indextermen) zoeken naar de bijbehorende onderwerpen Zoeken Hier kun u op zoekterm zoeken (zie paragraaf • Keuzescherm voor instructiefilms

Uiterst rechts staat een balk Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

. Deze verbergt een venster dat toegang geeft tot Versie 1.0

Pagina 6 van 57

instructieve films over het betreffende onderwerp.

Dit zijn instructieve films die op YouTube (internet) te vinden zijn. Als bij een onderwerp in de helpfile bijpassende films beschikbaar zijn, worden ze in dit venster getoond en kunt u ze direct afspelen vanuit de helpfile. Voorwaarde is dat u verbinding hebt met Internet. Bij onderwerpen waarbij geen films beschikbaar zijn, sluit het venster zich automatisch. Als het scherm geopend is, kunt u het met het pijltje

3.2

in de menubalk weer sluiten.

Zoeken in de helponderwerpen

Er zijn in principe 4 mogelijkheden om snel naar het juiste onderwerp te komen: • Met ; • Via een ‘bladervolgorde’; • Via de zoekvelden in de menubalk van UNIT4 Multivers XL en in de helpfile zelf. • Via de inhoudsopgave; • Via de Index.

3.2.1

Zoeken met de

Net als in voorgaande versies kunt u vanuit verreweg de schermen in UNIT4 Multivers XL direct en gericht een instructie of toelichting opvragen met een simpele druk op de . U komt dan, bijvoorbeeld bij het inkoopboek, in een scherm met ‘Gebruiksinformatie’. Dit is een instrumentele instructie voor wat u in welk veld moet invoeren, de zogenaamde schermhelp. Vaak ziet u linksboven in het scherm een knop: De ‘Procesinformatie’ geeft de achtergrondinformatie die u nodig hebt in het proces. Bij het inkoopboek is dit een overzicht en een uitleg van alle gegevens die gebruikt kunnen worden of verplicht zijn bij het boeken van een inkoopfactuur. Maar bijvoorbeeld bij het telebankieren bevat de procesinformatie een uitleg over de wijze van elektronisch matchen van uw afschrift.

3.2.2

Bladervolgordes

Wanneer u ergens in een detailscherm op drukt bestaat de kans dat u niet precies weet waar het getoonde onderwerp bij hoort en in welke stap van het (boekings- of verwerkings)proces u bent Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 7 van 57

aangeland. Dan kunnen de bladervolgordes uitkomst bieden. Zij laten zien in welk proces u bezig bent en welke helponderwerpen nog meer bij dat proces horen. Dat kan ook inhouden dat daar onderwerpen bij horen die te maken hebben met de inrichting van het pakket. Bijvoorbeeld als verwezen wordt naar het aanmaken van een grootboekrekening. Dan kan ook die helptekst opgenomen zijn in de bladervolgorde. Als u (via of op een van de andere manieren) terecht komt in een onderwerp dat opgenomen is in de bladervolgorde ziet het helpscherm er als volgt uit:

Het onderwerp dat u geopend hebt is genummerd en geel gekleurd. Aan de hand van de nummers uit de reeks kunt u terugbladeren, maar ook vooruit. Zo krijgt u de stappen van het proces in een logische volgorde gepresenteerd.

3.2.3

Zoeken op zoektermen

In de menubalk van UNIT4 Multivers XL staat een veld waarin u binnen de elektronische help kunt zoeken:

.

U kunt op meerdere woorden zoeken Dus zoekt u bijvoorbeeld op de termen ‘Rekening’ en ‘Verdichten’ volstaat het om beide termen in het zoekveld te typen. Alleen de onderwerpen waarin beide woorden voorkomen, worden dan in de lijst getoond.


Versie 1.0

Pagina 8 van 57

In de lijst met gevonden onderwerp wordt per onderwerp een waardering meegegeven, zodat de meest ‘trefzekere’ onderwerpen bovenaan geplaatst zijn. Als u de helpfile al geopend hebt, kunt u ook in het tabblad ‘Zoeken’ het zoekveld gebruiken.

3.2.4

Zoeken via de inhoudsopgave en de index

Als u de helpfile via het vraagtekentje in de menubalk van UNIT4 Multivers XL opent, komt u direct op het tabblad met de inhoudsopgave. Deze is niet anders dan u al van de help in UNIT4 Multivers gewend bent.


Versie 1.0

Pagina 9 van 57

Hetzelfde geld voor het tabblad met de index. Hier bladert u naar het gewenste sleutelwoord of typt het woord, of een deel daarvan in het zoekveld

.


Versie 1.0

Pagina 10 van 57

4

Algemene wijzigingen in versie UNIT4 Multivers XL

4.1

Wijzigingen in het Lint

4.1.1

Het tabblad ‘Processen’

Aan het Lint is een nieuw tabblad ‘Processen’ toegevoegd. Zie paragraaf 2.3 voor een beschrijving van het processcherm en het tabblad ‘Processen’.

4.1.2

Boekjaarselectie

Tot nu toe koos u het boekjaar vanuit het takenscherm. Nu is het selectieveld ‘Boekjaar’ in de menubalk geplaatst.

4.1.3

De knop ‘Navigatie’

In het ‘Lint’ is op het tabblad ‘Algemeen’ de knop ‘Navigatie’ geplaatst . In het uitklapmenu ziet u de volgende items: - Taken - Processen. Met ‘Taken’ opent u het bekende takenscherm. Met ‘Processen’ opent u in het takenscherm het tabblad ‘Processen’ in het takenscherm.

4.1.4

De knoppen ‘Ander Venster’ en ‘Vensterposities’

Afhankelijk van uw vensterinstelling (Tabbladen of losse vensters) ziet u een of al deze knoppen:

. Bij het gebruik van tabbladen ziet u alleen de eerste. Hiermee opent u een lijst van de vensters die u open hebt staan en kunt op die manier snel naar het juiste venster (scherm) gaan. Als u losse schermen gebruikt, kunt u kiezen hoe u deze op uw scherm gerangschikt wilt hebben. Ook hiermee kunt u snel de weg vinden.

4.2

Taken uitvoeren vanuit de taakbalk in Windows 7®

Werkt u in Microsoft Windows 7 met UNIT4 Multivers Platinum, kunt u een paar taken uitvoeren vanuit de voetregel. Start UNIT4 Multivers Platinum en klik met de rechter muisknop in de taakbalk op het UNIT4 Multivers-icoontje. Het volgende snelmenu verschijnt:


Versie 1.0

Pagina 11 van 57

Zo kunt u snel als andere gebruiker inloggen of een administratie openen.

4.3

Kleurenschema’s in UNIT4 Multivers XL

In Versie 8.0 zijn de kleurenschema’s geïntroduceerd voor de schermen in het pakket. U kon toen kiezen voor ‘Blauw’, ‘Zwart’ en ‘Aqua’.

Hiermee gaf u het pakket een persoonlijke uitstraling. Deze mogelijkheid is nu sterk uitgebreid. In het scherm ‘Extra | Opties’ is het tabblad ‘Lay-out’ toegevoegd. Hier kunt u uit maar liefst 39 thema’s kiezen. Standaard wordt het thema ‘Money Twins’ gebruikt.


Versie 1.0

Pagina 12 van 57

U vindt het veld ‘Thema’ dus niet meer terug op het tabblad ‘Systeeminstellingen’.

4.4

Werken met het Takenscherm

Het takenscherm is vernieuwd door de toevoeging van het item ‘Dashboard’ en het verdwijnen van het boekjaar (nu zichtbaar in de menubalk). Voor de volledigheid geven we hier nog even een volledig overzicht van het werken met het takenscherm.

Het takenscherm opent u vanuit het Lint met de knop . Daaronder kiest u in het menu voor 'Taken'. Het scherm 'Taken' (verder 'Takenscherm' genoemd) kent een groot aantal mogelijkheden. Multivers XL start na de installatie standaard op met het takenscherm links in het scherm. Het takenscherm staat dan 'vast' gepositioneerd aan de linkerkant van het scherm. Maar u hebt heel veel mogelijkheden om het takenscherm te verplaatsen, te vergroten of te verkleinen. Hieronder volgen een aantal mogelijkheden: Takenscherm verbergen In de balk van het takenscherm zit een 'punaise' . Zolang de takenscherm links of rechts in het scherm vast gepositioneerd staat en de punaise staat 'rechtop', blijft het geopend. Als u op de 'punaise' klikt verbergt het takenscherm automatisch als deze niet gebruikt wordt. Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 13 van 57

Klik in de balk op 'Taken' of ga er met de muiscursor naartoe. Dan schuift het takenscherm open en kunt u een taak selecteren. Zolang u met de muiscursor op het geopende takenscherm blijft staan (ook na het selecteren van een taak) blijft het takenscherm geopend staan. De punaise in de balk is nu van stand veranderd: (floating). Takenscherm verplaatsen. Het takenscherm kan op een vaste positie aan de rechterkant van het scherm geplaatst worden. Dit doet u als volgt: Zorg dat de punaise in de balk 'rechtop' staat , door op de punaise te klikken. Klik nu met de muis in de balk. Houdt de muisknop ingedrukt. Versleep de het scherm een stukje:

De nieuwe positie van het scherm wordt aangegeven door een doorzichtig vlak. Tegelijk ziet u op het scherm 'ankerpijlen' verschijnen:


Versie 1.0

Pagina 14 van 57

Als u tijdens het verslepen met de cursor op een pijl naar rechts gaat staan (dus u sleept het scherm over de pijl heen), springt het takenscherm naar uiterst rechts en als u de muisknop loslaat staat het takenscherm vast gepositioneerd aan de rechterkant. Als u op een pijl naar links gaat staan, springt het scherm naar de rechterkant.

Als de 'punaise' rechtop staat, blijft het takenscherm in die positie geopend. Klikt u nu op de punaise , dan verbergt het takenscherm zich:


Versie 1.0

Pagina 15 van 57

Als u op de balk van het takenscherm gaat staan met de cursor, opent het takenscherm zich en sluit zich weer als u een venstertabblad activeert. Programma's toevoegen aan het takenscherm U kunt aan het takenscherm programma's toevoegen. Dit geldt bij programma's waarbij in de knoppenbalk het volgende icoon (knop) zichtbaar is: . In dit voorbeeld is dit 'Onderhoud | Debiteuren'. Als u dit programma opent en op 'Toevoegen aan takenscherm' klikt, opent een scherm waarin u de naam ziet en kunt aanpassen:

Het takenscherm krijgt nu (bij de eerste maal dat u een item toevoegt) een extra rubriek 'Eigen':

Als u deze opent ziet het toegevoegde programma in deze rubriek. In dit voorbeeld is het programma 'Onderhoud | Debiteuren' toegevoegd. Als u hierop op klikt, opent dit programma. Door in het veld met de rechter muisknop te klikken opent het scherm 'Onderhoud takenscherm'.


Versie 1.0

Pagina 16 van 57

Met verwijdert u het toegevoegde programma weer uit het takenscherm. U kunt in dit scherm ook de naam aanpassen. In het takenscherm is ook de rubriek 'Dashboards' beschikbaar. Zie hiervoor: Werken met de dashboards. In het takenscherm ziet u (standaard) onderaan een tab voor het tabblad Processen Zie 'Werken met het scherm Processen' voor meer informatie. Ziet u de tab niet, dan kunt u deze beschikbaar maken vanuit het menu 'Navigatie'.

4.5

Werken met het scherm Processen

Zie ook het tabblad 'Proces' in het 'Lint'. Let op: de schermafbeeldingen in dit onderwerp zijn afkomstig van UNIT4 Multivers XL. Het scherm 'Processen' is standaard als tabblad gekoppeld aan het takenscherm. Maar met het menu 'Navigatie' op het tabblad 'Algemeen' van het 'Lint' , kunt u het openen en sluiten.

Als u op de tab in het takenscherm klikt, ziet u de belangrijkste werkprocedures uit de boekingsprocessen van Multivers XL .

Als u in de rubriek 'Financieel' bijvoorbeeld op 'Inkoop' klikt, opent het volgende scherm: Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 17 van 57

Hier ziet u niet alleen het programma voor het boeken van een inkoopfactuur in het inkoopboek, maar ook de onderdelen van de betaalbaarstelling en de rapportage in de volgorde waarin u de stappen voor een factuur moet uitvoeren. Verder ziet u onder in het scherm de ondersteunende programma's. In dit geval 'Onderhoud debiteuren' en verschillende rapporten. Door op een knop te klikken opent u direct het betreffende scherm en aan de hand van het processcherm kunt u eenvoudig de stappen uit het financiële inkoopproces volgen en oproepen. Afhankelijk van uw versie (en uw samenstelling in versie 'Xtra Large') ziet u de verschillende rubrieken met de onderliggende processen. Het tabblad 'Processen' in de Navigatie kunt u dus ook zonder het takenscherm openen. Bovenin ziet u dan de balk met de 'punaise' en het 'sluit-kruisje': . Daarmee kunt u net zo manoeuvreren als met het takenscherm (zie Werken met het Takenscherm). Maar u kunt beide tabbladen ook onafhankelijk van elkaar een plaats op uw scherm geven. Als u nu beide tabbladen weer achter elkaar wilt zetten en koppelen, zet u een van beide vensters op de gewenste plaats en sleept het tweede tabblad richting het midden van het eerste venster. Daar ziet u dan het navigatiekruis verschijnen. Als u nu uw cursor in het midden van het kruis plaatst, zijn beide tabbladen weer gekoppeld.


Versie 1.0

Pagina 18 van 57

4.5.1

Het tabblad ‘Processen’ in het Lint

Hierboven is uitgelegd wat de functie van het tabblad 'Processen' is. Deze zijn ook bereikbaar vanuit het Lint op het tabblad ‘Processen Hier ziet u dezelfde processen als in het scherm 'Processen'.

4.6

Dashboards

De Dasboards worden uitgelegd aan de hand van het crediteuren-dashboard. Aan het takenscherm is een nieuwe rubriek toegevoegd, de 'Dashboards'.


Versie 1.0

Pagina 19 van 57

Hierin ziet u de koppelingen naar Debiteuren, Crediteuren en als u deze module hebt of gebruikt (niet beschikbaar in de versie 'Small'), Relaties. Als u hierop klikt opent niet het onderhoudsprogramma, zoals in de 'Processen', maar de zoeklijst. Bijvoorbeeld uw crediteurenlijst:

In deze lijst kunt u bladeren naar de gewenste crediteur of per kolom een zoeksleutel (trefwoord of deel daarvan) opgeven en snel zoeken naar de gewenste crediteur. Door op de geselecteerde crediteur te dubbelklikken of op <Enter> te drukken komt u in een informatiescherm.


Versie 1.0

Pagina 20 van 57

U ziet daar het scherm van uw crediteur met de tabbladen zoals u ze ook kent uit 'Onderhoud | Crediteuren'. Maar u kunt in dit scherm ook uw route plannen via Google maps:

Knoppenbalk In de knoppenbalk herkent u de ‘bladerknoppen’ die in dit scherm altijd actief zijn en waarmee u door de lijst van relaties bladert: De ‘refresh-knop’ ververst de gegevens, zodat u altijd over de actuele gegevens uit de database beschikt, maar deze is alleen actief als er gegevens gewijzigd zijn. Met zet u het scherm in de layoutmodus waarmee u het scherm aan uw wensen kunt aanpassen, het veld ernaast toont de lay-out waarin u werkt. Overige informatieschermen Maar u ziet ook een aantal andere informatieschermen van deze crediteur. Dit lijken wellicht de bestaande schermen uit Multivers XL , maar in feite zijn ze anders opgebouwd. U krijgt hier in één oogopslag dezelfde informatie die u van verschillende plaatsen en programma's. Zo hebt u direct een overzicht van een bepaalde relatie, crediteur of debiteur. Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 21 van 57

De stamgegevens van de crediteur kunt u in dit overzicht gemakkelijk wijzigen zonder dat u speciaal het programma 'Onderhoud | Crediteuren' hoeft te openen. U hoeft niet de 'Management-assistent' te openen om de globale inkoopstatistieken op te zoeken en u weet direct de hoogte van de openstaande posten. Bij de debiteuren is de hoeveelheid informatie nog groter.

U kunt nog (veel) meer informatie op dit scherm laten tonen of elementen verwijderen. Daarvoor wijzigt u de bestaande lay-out.


Versie 1.0

Pagina 22 van 57

4.6.1

Dashboards aanpassen

De Dasboards worden uitgelegd aan de hand van het crediteuren-dashboard.

U kunt van de Dashboardschermen de lay-out wijzigen. Als u in de knoppenbalk op het 'pennetje'. U ziet dan een rode selectielijn verschijnen. U selecteert vervolgens het element dat u wilt verplaatsen of wijzigen.


Versie 1.0

Pagina 23 van 57

Met uit het gereedschapsblok breidt u de selectie één stap uit. Dit kan ook door de <Shift-toets> ingedrukt te houden en te klikken. Nu kunt u met behulp van de besturingspictogrammen het element verplaatsen, vergroten of verkleinen. U kunt ook slepen met de muis. Met het gereedschapsblok kunt u de plaats en de uitlijning van het element aanpassen.

Elementen zijn niet alleen de hele blokken, maar ook de knoppen en de velden in het scherm. U kunt zelfs tekst plaatsen in het scherm Als u een element verplaatst, kan het even duren voordat de verplaatsing daadwerkelijk zichtbaar is op uw scherm. Dit komt door de vele berekeningen die ervoor uitgevoerd moeten worden op uw computer. Het lijkt dan even of er niets gebeurt. Als u een nieuwe lay-out maakt, kunt u deze alleen opslaan met de knop 'Opslaan als' . Bewerkt u een eenmaal opgeslagen lay-out, slaat u de wijzigingen op met . Met verwijdert u een eigen layout. De Standaard lay-out kunt u niet aanpassen. Wilt u in u nieuwe lay-out werken, of een andere layout kiezen, kan dat in het veld

.

UNIT4 Multivers XL onthoudt altijd de laatst gebruikte lay-out en scherminstellingen. De lay-outs worden per gebruiker opgeslagen. U kunt een lay-out ook beschikbaar stellen voor andere gebruikers door een aangepaste lay-out te exporteren naar een lay-out-bestand en dat vervolgens bij de andere gebruiker(s) te importeren. Dit doet u met behulp van de knoppen 'Exporteren' en 'Importeren'. Informatie-elementen toevoegen en verwijderen In de Lay-out modus ( ) kunt u met een menu zichtbaar maken met daarin de gegevens die u bij het geopende dashboard kunt toevoegen.


Versie 1.0

Pagina 24 van 57

In dit scherm ziet u welke elementen die toegevoegd kunnen worden. Als u uit een bestaande lay-out elementen verwijdert, worden deze automatisch aan deze lijst toegevoegd. Zo kunt u bijvoorbeeld uw vrije velden aan het scherm toevoegen of stamgegevens die hier niet zichtbaar zijn. U kunt ook elementen uit een tabblad verplaatsen naar een ander tabblad. U kunt ook een groep met nieuwe tabbladen, of een lege groep maken en daaraan gegevens toevoegen. Met de knop

kunt u dan een element een naam geven.

Stel u wilt de naam van het eerste tabblad de naam ‘NAW-gegevens’ geven. U selecteert dan het tabblad en klikt op Nu verschijnt de naam van het tabblad in een tekstveld en kunt u de naam aanpassen:

Met

verwijdert u een geselecteerd element.

Sla tijdens het werken met de lay-outs regelmatig tussentijds op totdat u een gepersonaliseerde lay-out hebt dat volledig naar uw zin is Voorbeeld contactmomenten Zo kunt u bijvoorbeeld het informatieblok 'Contactmomenten' toevoegen. Dit blok geeft een overzicht van de acties, notities en opgeslagen documenten bij de crediteur:

U kunt kiezen welk van deze gegevens u op het scherm wilt tonen. Ze worden op volgorde van de datum getoond. Door op een actie, notitie of document in de contactmomenten te dubbelklikken, wordt dit item geopend in een apart scherm. Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 25 van 57

Door uw dashboards aan te passen aan uw informatiebehoefte hebt u een krachtig instrument dat u bijvoorbeeld bij (telefonische) contacten kunt gebruiken.


Versie 1.0

Pagina 26 van 57

5

Zoekschermen

De zoekschermen zijn volledig vernieuwd en de mogelijkheden zijn vergroot. Hieronder staan de nieuwe zoekschermen beschreven.

5.1 Werken met zoekschermen Zoekschermen kunt u overal in UNIT4 Multivers XL opvragen door op het vergrootglas te klikken of op te drukken in een veld waar dit symbool staat. U kunt de zoekschermen aanpassen en de aanpassingen bewaren. De wijzigingen in de zoekschermen wordt per gebruiker van UNIT4 Multivers XL opgeslagen (bij de besturingsgegevens in de MVLMain) en blijven ook bij een upgrade naar een hogere versie van het pakket voor de Gebruikers bewaard. Uw zoekscherminstellingen gelden standaard voor alle administraties waarin u als gebruiker in werkt. Maar u kunt in 'Extra | Gebruikersparameters', de map 'Algemeen' aangeven dat u de zoekscherminstellingen per administratie wilt opslaan. Wat is nieuw -

Het zoeken is nu niet meer hoofdlettergevoelig

-

Zoeken met willekeurige zoekterm over alle kolommen tegelijk. Zie paragraaf 5.1.1 Sorteren op meerdere kolommen tegelijk Zie paragraaf 5.1.2 Uitgebreid filteren met de Autofilterrij Zie paragraaf 5.1.3 Kolom passend maken voor de getoonde inhoud U kunt net als in Excel met de muis op de scheiding tussen 2 kolommen klikken om die kolom in breedte passend te maken voor de inhoud. Wanneer u rechts klikt op een kolomkop, kunt u ook kiezen om de breedte voor alle kolommen passend te maken.

-

5.1.1

Het zoekpaneel

U kunt nu vanuit een zoekveld een zoekterm ingeven en op F4 drukken om met deze zoekterm in alle kolommen in het zoekscherm te zoeken. Typ bijvoorbeeld bij het aanmaken van een opdracht “terr” in de kolom Artikelcode en druk op F4

U krijgt dan het zoekscherm te zien:


Versie 1.0

Pagina 27 van 57

De zoekterm wordt overgenomen in het Zoekpaneel. U kunt met ESC de zoekterm wissen om alle gegevens in het zoekscherm te tonen. Typt u een andere zoekterm, wordt na een korte vertraging na het typen van de laatste letter het zoekscherm meteen gefilterd. De gevonden overeenkomsten worden gemarkeerd. Met de pijltjestoetsen kunt u door het resultaat wandelen en met Enter kunt u de selectie overnemen. U kunt ook een zoekterm tussen aanhalingstekens zetten, om bijvoorbeeld te zoeken op “35 cm”.

Door een + of een – direct voor een woord te zetten, zoekt u op regels in het zoekscherm waar een woord aanwezig moet zijn of juist moet worden uitgesloten van de selectie. “Terracotta +pot” (denk de aanhalingstekens in dit geval weg) levert alle artikelen waarin terracotta en pot voorkomen. De terracotta schalen worden niet getoond in het zoekresultaat.


Versie 1.0

Pagina 28 van 57

5.1.2

Zoeken op zoektermen binnen de kolommen

U kunt in het zoekscherm zelf binnen een kolom een zoekterm typen en binnen die kolom de eerste match opvragen. U wilt bijvoorbeeld in de kolom ‘Rekening’ snel naar de serie 8000 gaan. U hoeft dan alleen met de cursor in de kolom ‘Rekening’ te klikken en ‘8’ te typen. UNIT4 Multivers zoekt dan de eerste instantie waarbij het rekeningnummer begint met het cijfer ‘8’.

Als u de rekeningnummers die starten met ‘86’ wilt opvragen, typt u ‘86’.

UNIT4 Multivers zoekt altijd vanaf het begin van de reeks en van boven naar beneden. Als u bijvoorbeeld in de kolom ‘Rekening-omschrijving’ zoekt op ‘ver’, vindt UNIT4 Multivers wel de eerste instantie van de rekeningomschrijvingen die met ‘Ver(koop)’ beginnen, maar niet bijvoorbeeld ‘ver’ in de omschrijving ‘Tussenrekening verkopen’ die hoger in de lijst staat. Wildcards werken niet in deze manier van zoeken.

5.1.3

Sorteren op meerdere kolommen tegelijk

Door de shift-knop ingedrukt te houden, kunt u op meerdere kolommen sorteren. Bijvoorbeeld in het Artikel zoekscherm kunt u sorteren op Artikelgroep, Zoeknaam en Omschrijving. De volgorde waarin de kolommen worden aangeklikt, bepaalt de kolomsorteervolgorde. Indien u nogmaals op dezelfde kolom klikt, wordt de sortering van die kolom omgekeerd. Deze sorteervolgorde wordt opgeslagen.


Versie 1.0

Pagina 29 van 57

5.1.4

Filters gebruiken in het zoekscherm

Boven in het zoekscherm ziet u een ‘lege regel’, de autofilter-rij.

Als u deze niet ziet opent u deze vanuit het snelmenu (klik in kolomkopregel op de rechter muisknop):

Als u in een kolom een zoekterm opgeeft, krijgt u alle items waarbij de zoekterm voorkomt. U wilt bijvoorbeeld weten welke rekeningen gebruikt worden voor uw afschrijvingen. Typ in de bovenste (lege) rij in het veld ‘Zoeknaam’ de zoekterm ‘Afschrijving’, of een deel ervan, en alle rekeningen voor Afschrijvingen worden getoond.

Als u verder binnen deze selectie wilt zoeken, bijvoorbeeld naar de gebruikte resultaatrekeningen, typt u in het veld ‘Soort’ een ‘R’.

Nu is uw selectie verder verfijnd met behulp van een filter. Onder in het scherm is dit filter zichtbaar.


Versie 1.0

Pagina 30 van 57

De filter-bewerker Dit scherm maakt voorwaardelijk filteren mogelijk. U selecteert een kolomkop (in dit voorbeeld

‘Rekening’) en opent het vanuit het snelmenu met Het volgende scherm verschijnt:

.

Onder ‘Begint met’, zit een keuzemenu waarin u een groot aantal condities kunt selecteren:


Versie 1.0

Pagina 31 van 57

Aan de hand van de gekozen conditie kunt u selecties maken. Bijvoorbeeld in de kolom ‘Rekening’ kunt u met ‘8’ alle rekeningen uit de 8000-reeks opvragen.

Door de Filter-bewerker nogmaals te openen vanaf een kolomkop, kunt u met <+> op het numerieke toetsenbord een regel toevoegen aan het filter:


Versie 1.0

Pagina 32 van 57

Geef hier een conditie en een waarde op (bijvoorbeeld ‘Is niet gelijk aan’ ‘R’) en het filter wordt toegepast:

De kolomsoort kunt u ook in de filterbewerker zelf selecteren. Tot nu toe zijn in de voorbeelden alleen de filtermogelijkheden binnen de zichtbare kolommen van het zoekscherm gebruikt. Maar u kunt in de filter-bewerker alle kolommen uit de tabel gebruiken die in het zoekscherm opgenomen kunnen worden: Zo kunt u een groot aantal filters op u gegevens leggen en vanuit elk zoekscherm de gewenste gegevens ophalen. Filters verwijderen In de filter-bewerker kunt u met het kruisje een filterregel verwijderen:

U kunt het filter verwijderen vanuit de voetregel van het scherm met het vinkje voor het filter uit te zetten.


Versie 1.0

Pagina 33 van 57

Als u meerder filters in het zoekscherm hebt, klikt u op het pijltje en kunt het verwijderen.

5.2 Sneller zoeken met F2 Wanneer u een groot debiteuren of artikelbestand hebt, kan het even duren voordat alle gegevens in het zoekscherm zijn ingeladen. U kunt in een zoekveld een deel van de sleutelwaarde opgeven zonder wildcards en met F2 het zoekscherm openen:

Sleutelwaarden zijn bijvoorbeeld Artikelcode, Debiteurnummer of in dit geval het Rekeningnummer. U krijgt nu alleen de gegevens uit de database waarvan het rekeningnummer met “90” begint. Links onderin het zoekscherm kunt u zien dat het aantal opgehaalde records kleiner is dan wanneer u deze zoekopdracht met F4 zou hebben gedaan.

5.3 Zoekschermen aanpassen Uw zoekscherminstellingen gelden standaard voor alle administraties waar u als Gebruiker in werkt. Een uitzondering hierop vormen eventuele vrije velden die u in uw zoekschermen kunt opnemen. Deze zijn wel administratie-afhankelijk. Maar u kunt in 'Extra | Gebruikersparameters', de map 'Algemeen', aangeven dat u de zoekscherminstellingen per administratie wilt opslaan. Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 34 van 57

Zoekschermkolommen aanpassen U kunt zelf bepalen welke velden u in het zoekscherm wilt zien: Klik op 'Aanpassen'

. Er verschijnt nu een venster getiteld 'Aanpassen'.

Hier ziet u alle kolommen die u nog kunt toevoegen aan het zoekscherm Sleep de gewenste kolomkop naar de balk met de kolomkoppen


Versie 1.0

Pagina 35 van 57

of dubbelklik op de kolomnaam in het venster 'Aanpassen'. Verwijder een kolom uit een zoekscherm door de kolomkop te verslepen of via het snelmenu (rechter muisknop). U kunt de volgorde van de kolommen ook in het zoekscherm zelf wijzigen: Selecteer de kolom die u wilt verplaatsen door met de muis op de kolomkop te gaan staan. Klik met de linker muisknop en versleep de kolom naar de gewenste plaats. Kolomindeling aanpassen U kunt kolommen verplaatsen, en de indeling wijzigen zoals u dat het beste uitkomt. Dit geldt ook voor de kolombreedtes. Dit wordt per gebruiker per administratie opgeslagen (MVLMain). UNIT4 Multivers XL onthoudt dus de laatst gebruikte posities van de laatste keer dat u iets wijzigde. Default instellingen terugzetten De eerste maal dat u een bepaald zoekscherm opende, had deze de default-instelling (kolommen, kolomvolgorde en kolombreedte) zoals die in UNIT4 Multivers XL ingesteld waren (MVLSyst). Als u wilt terugkeren naar deze default-instellingen klikt u op


.

Versie 1.0

Pagina 36 van 57

6

Outlook Add-in

In UNIT4 Multivers wordt de oude koppeling tussen MS Outlook en UNIT4 Multivers via de Emailscanner niet meer meegeleverd. In plaats daarvan is een Outlook add-in ontwikkeld waarmee u heel eenvoudig uw mailcorrespondentie in uw documentbeheer kunt beheren. De koppeling werkt alleen in versie 2010 van MS Outlook. De add-in kan alleen werken bij een lokaal geïnstalleerde versie van MS Outlook, waarbij de gebruiker (van UNIT4 Multivers Platinum) de rechten heeft op het gebruik. De koppeling werkt alleen bij een lokale Outlook versie. Niet met Exchange, Webaccess en dergelijke, of bij gebruik met meerdere gebruikers. Na de installatie van de add-in in MS Outlook blijft de functionaliteit daarvan uiteraard ongewijzigd. Maar er wordt een extra tabblad aan het lint toegevoegd.

6.1

De installatie van de Outlook add-in

Zie hiervoor ook de installatiehandleiding. Tijdens de installatie van UNIT4 Multivers Platinum moet u voor de Outlook add-in, de ‘aangepaste’ installatie kiezen


Versie 1.0

Pagina 37 van 57

en vervolgens ook de installatie van de add-in opgeven:

Dan wordt de add-in mee geïnstalleerd met UNIT4 Multivers XL.


Versie 1.0

Pagina 38 van 57

6.2

De instellingen van de Outlook add-in

6.2.1

De instellingen

Na de installatie kunt u met het scherm ‘Instellingen’ de toegang tot UNIT4 Multivers instellen.

•

Klik op

•

Geef hier uw gebruikersnaam in UNIT4 Multivers en uw wachtwoord op en klik op . Nu kunt u uw administratie selecteren. De koppeling slaat een kopie van de e-mail in een aparte map op, inclusief de bijlage. Hiervoor moet u vooraf een map aanmaken op uw harde schijf. Navigeer in het scherm naar deze map of typ het bestandspad. Deze map bevat de door u verzonden mail en de ontvangen mail, die in UNIT4 Multivers is opgeslagen..

•

. Nu verschijnt het scherm ‘Instellingen’

• Klik op . Nu zijn de instellingen aangemaakt en kunt u de add-in gebruiken. U kunt ontvangen en verzonden mailtjes via het tabblad ‘UNIT4 Multivers’ in MS Outlook importeren in het documentbeheer van UNIT4 Multivers. Het gaat om mail in de verzonden- en de ontvangen mail. Mail die nog als ‘Concept-mail’ opgeslagen is, wordt niet verwerkt omdat daarvan het e-mailadres nog niet is vastgelegd. U krijgt dan de volgende melding: Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 39 van 57

6.3

Mail opslaan in UNIT4 Multivers

6.3.1

Mail opslaan bij een bestaande relatie en een bekend mailadres

Klik op het tabblad UNIT4 Multivers in MS Outlook op •

.

Nu verschijnt een scherm waar de gegevens van de document-link staan. (voorbeeld voor als u Documentbeheer gebruikt)

of onderstaand scherm als u gebruik maakt van Document management.


Versie 1.0

Pagina 40 van 57

•

U kunt een omschrijving meegeven en een of meer trefwoorden (zie de helpfile voor een uitleg van het documentbeheer).

Klik op om de mail in Documentbeheer of Document management op te slaan. Mocht de naam (documentnaam) van de mail al bestaan krijgt u deze melding:

Let op! U kunt deze melding krijgen als er een mailwisseling plaatsvindt waarop u of uw relatie op dezelfde mail reageert. Release notes UNIT4 Multivers Xtra Large

Versie 1.0

Pagina 41 van 57

Geef in dat geval in het veld ‘Documentnaam’ een andere naam op of, bij mailwisselingen, bijvoorbeeld een volgnummer.

6.3.2

Actie aanmaken bij het opslaan van de e-mail

U kunt vanuit het scherm ‘E-mail opslaan’ met Multivers aanmaken:

ook rechtstreeks een actie in UNIT4

U ziet hier dezelfde gegevens voor een actie als die binnen UNIT4 Multivers gevraagd worden. U kunt ook een actie aanmaken voor meerdere gebruikers in UNIT4 Multivers. •

Klik op

en selecteer de gebruiker(s) voor wie de actie bestemd is.


Versie 1.0

Pagina 42 van 57

• Klik op . . Als de actie is opgeslagen krijgt u deze melding:

6.3.3

Een e-mail opslaan met een onbekend mailadres voor een bekende relatie

Als u een e-mail ontvangt of verstuurt, maar het e-mailadres is niet bekend in UNIT4 Multivers, krijgt u het volgende scherm:


Versie 1.0

Pagina 43 van 57

•

Klik op Nu verschijnt een scherm waarin u de relatie kunt selecteren

•

Typ een (deel van) de (zoek)naam van de relatie of van zijn vestigingsplaats en klik op :


Versie 1.0

Pagina 44 van 57

Klik op

6.3.4

als de juiste relatie gevonden is.

Meerdere e-mails opslaan in UNIT4 Multivers

U kunt meerdere mails selecteren en tegelijk opslaan in het documentbeheer. U krijgt dan een ‘tussenscherm’ waarin de geselecteerde e-mails getoond worden:


Versie 1.0

Pagina 45 van 57

U kunt e-mails hier ook deselecteren. •

Klik op om de e-mails op te slaan. In de kolom ‘Resultaat’ wordt getoond of dit gelukt is en zo niet, wat het probleem bij een e-mail is

6.3.5

Een nieuwe relatie aanmaken vanuit MS Outlook

•

Klik op

•

In het scherm dat opent vult u de gegevens in van de nieuwe relatie. Alleen de zoeknaam en het e-mailadres is verplicht. Het e-mailadres wordt opgehaald uit de geselecteerde mail, maar kan hier gewijzigd worden.

.


Versie 1.0

Pagina 46 van 57

•

Klik na het invoeren van de gegevens op

.

Nu is de relatie opgeslagen in ‘Relatiebeheer’ in UNIT4 Multivers. Maar nog niet alle gegevens zijn compleet. U kunt in UNIT4 Multivers zelf de gegevens verder aanvullen.

6.4

Een relatie in UNIT4 Multivers openen vanuit MS Outlook

U kunt vanuit een e-mail, de bijbehorende relatiegegevens vanuit UNIT4 Multivers openen in het dashboard voor relaties (zie hoofdstuk 2). •

Selecteer in MS Outlook de e-mail van (of voor) de relatie en klik in het tabblad UNIT4 Multivers op

. Nu opent het dashboard voor deze relatie:


Versie 1.0

Pagina 47 van 57

Hier hebt u direct een overzicht over de relatiegegevens en de gevoerde correspondentie.

Let op! Om ook uw opgeslagen mailwisseling te zien moet u in de groep ‘Contactmomenten’ ook de optie ‘Documenten’ geselecteerd hebben. UNIT4 Multivers zie de e-mails die in ‘Documentbeheer’ zijn opgeslagen, als documenten. De documenten, acties of notities zelf zijn niet vanuit dit scherm te openen.


Versie 1.0

Pagina 48 van 57

6.5

Een mailadres uit UNIT4 Multivers opvragen in een e-mail

Als u in MS Outlook een nieuwe e-mail aanmaakt, kunt u in het mailtje het tabblad ‘UNIT4 Multivers’ openen:

Met

opent het volgende scherm:


Versie 1.0

Pagina 49 van 57

•

Selecteer de juiste administratie en klik op Nu openen alle relaties en contactpersonen van deze administratie. U kunt ook in het zoekveld daaronder de naam van de gewenste contactpersoon opgeven en op klikken.

•

U kunt verschillende contactpersonen en relaties selecteren. De mailadressen worden in de adresbalk ‘Aan->’ geplaatst en kunt u van daaruit naar de ‘Cc->’ of ‘Bcc->’ kopiëren. Deze werking is gelijk aan die van MS Outlook.

6.6

Een afspraak vanuit MS Outlook als actie opnemen in UNIT4 Multivers

U kunt een afspraak in uw agenda in MS Outlook plannen en koppelen aan een actie in UNIT4 Multivers. Bij het maken van de afspraak wordt de actie dan automatisch aangemaakt. •

Open in MS Outlook een bestaande, of een ‘nieuwe afspraak’. U ziet dat onder in het afsprakenscherm de optie ‘Afspraak als actie in UNIT4 Multivers opnemen’ zichtbaar is.


Versie 1.0

Pagina 50 van 57


Versie 1.0

Pagina 51 van 57

•

Selecteer deze optie. Nu opent het scherm waarmee u een relatie kunt zoeken:

•

Selecteer de relatie. Nu verschijnen de afspraakgegevens voor de relatie onder in het scherm. Daar kunt u de gegevens voor de actie aanvullen (bijvoorbeeld de gebruiker/gebruikers en de Contactpersoon).


Versie 1.0

Pagina 52 van 57

•

Als u de actiegegevens wilt verbergen, klikt u op het ‘minnetje’:

•

Met bevestigt u de afspraak en in UNIT4 Multivers is nu voor de afspraak een actie aangemaakt.


Versie 1.0

Pagina 53 van 57

Wijzigen van een afspraak in MS Outlook Let op dat wanneer u in MS outlook de afspraaktijd wijzigt door hem in de kalender te verslepen, deze wijziging niet wordt overgenomen in de actie in UNIT4 Multivers. U kunt de actiegegevens wel wijzigen door de afspraak in MS Outlook te heropenen en aan te passen. Verwijderen van de koppeling verwijdert ook de actie Als u in MS Outlook de koppeling met de actiegegevens uitvinkt bij de afspraak, krijgt u de vraag of ook de actie in UNIT4 Multivers verwijderd moet worden:

.


Versie 1.0

Pagina 54 van 57

7

Wijzigingen in de boekingsprogramma’s

7.1

Exporteren auditfile

Bij het aanmaken van de auditfile wordt nu het laatst gebruikte bestandspad voorgesteld in het scherm.

7.2

Telebankieren

Controle op betalingskenmerk Er wordt bij crediteuren gecontroleerd op dubbele betalingskenmerken (handmatig). Deze controle vindt nu per crediteur plaats en niet over alle crediteuren. Matchen op grootboekrekening Als een bankrekening is gekoppeld aan een grootboekrekening, dan wordt de tegenrekeninghouder vermeld in de omschrijving van de grootboekmutatie.


Versie 1.0

Pagina 55 van 57

8

Wijzigingen in de rapporten

8.1

Openstaande posten crediteuren

Aan dit rapport is het betalingskenmerk toegevoegd.

8.2

Rapport Journaalposten

Op het rapport worden nu op alle pagina’s de dagboekcode en de (boekings)omschrijving afgedrukt.


Versie 1.0

Pagina 56 van 57

9

Wijzigingen in de onderdelen

9.1

Relatiebeheer

In een heropende actie die gekoppeld is aan een relatie, is in de knoppenbalk de knop 'Details' beschikbaar. Hiermee opent een keuzemenu om snel naar de gegevens van de gekoppelde relatie of offerte te gaan.

Op het tabblad ‘Contactpersonen’ wordt nu in de kolom ‘Functie’ de functie getoond en niet de code.

9.2

Voorraad & Bestelregistratie

In het scherm ‘Goederenontvangst’ is de kolom ‘Locatie’ toegevoegd. In het magazijn is dan direct bekend waar de ontvangst moet worden geplaatst.


Versie 1.0

Pagina 57 van 57

Release notes UNIT4 Multivers Platinum Xtra Large

Recommend Documents