Service Pack notes UNIT4 Multivers Extended SPE SP2

Service Pack notes UNIT4 Multivers Extended SPE SP2

Versie 1.0

INHOUD

1. 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10 1.1.11 1.1.12 1.1.13 1.1.14

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7

3. 3.1 3.2 3.2.2 3.2.3

3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.7.4 3.7.5

User interface .................................................................................................. 5 Programma's starten ............................................................................................... 5 Nieuwe menutegels toevoegen ............................................................................... 5 Een bestaande tegel bewerken of verwijderen ........................................................ 5 Tegels sorteren ....................................................................................................... 6 Groep naam ............................................................................................................ 6 Nieuwe groep aanmaken ........................................................................................ 6 Verbergen browsermenu ......................................................................................... 6 Programma informatie opvragen ............................................................................. 6 Favorieten ............................................................................................................... 6 Recente programma's ............................................................................................. 6 Inloggen in een andere administratie ....................................................................... 7 Programma zoeken ................................................................................................. 7 Overige opties ......................................................................................................... 7 Omgeving................................................................................................................ 7

OpenAnalytics ................................................................................................. 8 Query designer ............................................................................................... 8 Datumtabel ...................................................................................................... 8 Verversen dashboards ................................................................................... 8 Nieuwe dashboards ........................................................................................ 8 Administratie - Crediteurenbeheer ........................................................................... 9 Administratie - Debiteurenbeheer ............................................................................ 9 Administratie - Kolommenbalans ............................................................................. 9 Inkoop - Openstaande leveringen............................................................................ 9 Logistiek - Uit te leveren regels ..............................................................................10 Verkoop - Order intake per maand .........................................................................10 Verkoopstatistiek - Omzetontwikkeling ...................................................................11

Inkoopcontracten...........................................................................................12 Parameters inkoopcontracten ..................................................................... 12 Inkoopcontractsoorten ................................................................................. 12 Tabblad 'Algemeen' ................................................................................................13 Tabblad Fiatteringen ..............................................................................................14

Fiatteringcodes ............................................................................................. 14 Blokkeringscodes ......................................................................................... 14 Kenmerken inkoopcontracten ..................................................................... 14 Volgnummerreeks ........................................................................................ 14 Invoeren inkoopcontract .............................................................................. 15 Invoeren inkoopcontract. Kopgegevens..................................................................15 Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Algemeen' ........................................................15 Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Fiatteringen' .....................................................15 Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Regels'. ............................................................16 Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Afroepschema'. ................................................16

© UNIT4 Software B.V.

Disclaimer zoals vermeld op http://www.unit4.nl/disclaimer

Pagina 2 van 35

3.8 Blokkeren / deblokkeren inkoopcontracten ............................................... 16 3.9 Fiatteren inkoopcontracten.......................................................................... 16 3.10 Inactief maken inkoopcontracten............................................................. 17 3.11 Inkooporders ............................................................................................. 17 3.12 Gebruikersparameters .............................................................................. 17 3.13 Overige aanpassingen t.b.v. inkoopcontracten ...................................... 17 3.13.1 3.13.2

4. 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.6.1 5.6.2

6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.7.1 6.7.2

Voorraadprognose .................................................................................................17 Besteladviezen .......................................................................................................17

Optimalisatie backorders ..............................................................................18 Te leveren bedrag (automatisch vrijgeven backorders) ............................ 18 Annuleren backorder-regel (automatisch vrijgeven backorders)............. 18 Meeslepen backorders ................................................................................. 19 Parameters logistiek ...............................................................................................19 Verkoopordersoorten..............................................................................................19 Aanmaken magazijnbonnen ...................................................................................19

Naleveren........................................................................................................21 Onderhoud debiteuren ................................................................................. 21 Parameters logistiek ..................................................................................... 21 Verkoopordersoorten ................................................................................... 21 Verkooporders .............................................................................................. 22 Afmelden magazijnbonnen .......................................................................... 22 Overige aanpassingen t.b.v. naleveringen ................................................. 22 Informatieprofielen .................................................................................................22 Importeren debiteuren ............................................................................................22

Excasso ..........................................................................................................23 Parameters excasso ..................................................................................... 23 Betalingscondities ........................................................................................ 23 (De)selecteren voor excasso ....................................................................... 23 Ter excasso stellen....................................................................................... 24 Fiatteren excasso-opdrachten ..................................................................... 24 Vervaardigen excasso-opdrachten ............................................................. 24 Verwerken excasso opdrachten .................................................................. 24 Algemeen boekingsprogramma ..............................................................................24 Telebankieren ........................................................................................................24

6.8 Rapportages excasso ................................................................................... 24 6.9 Overzicht excasso's ..................................................................................... 25 6.10 Overige aanpassingen t.b.v. excasso ...................................................... 25 6.10.1 6.10.2 6.10.3 6.10.4

Importeren betalingscondities.................................................................................25 Status debiteurfactuur ............................................................................................25 Status excasso .......................................................................................................25 Volgnummer excasso .............................................................................................25



Pagina 3 van 35

7. 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4

Afdrukken productstickers ...........................................................................26 Stamgegevens .............................................................................................. 26 Producten...............................................................................................................26 Onderhoud debiteuren ...........................................................................................26 Onderhoud crediteuren ..........................................................................................26 Onderhoud leveranciersproducten .........................................................................26

7.2 7.3

Verkooporders .............................................................................................. 27 Rapportage productstickers ........................................................................ 27

8. 8.1

Overige aanpassingen ..................................................................................29 Onderhoud ontvangstlocatie en vaste productlocatie .............................. 29

8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4

8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3

8.3 8.3.1 8.3.2

8.4 8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.4.4

8.5 8.6 8.6.1

8.7 8.7.1

8.8 8.8.1 8.8.2 8.8.3

8.9

Parameters logistiek ...............................................................................................29 Productgroepparameters ........................................................................................29 Onderhoud productlocaties ....................................................................................29 Gebruikersparameter .............................................................................................30

Tenaamstelling eenmalig adres t.b.v. Transsmart ..................................... 30 Parameters Transsmart ..........................................................................................30 Organisaties, tabblad 'Adres' ..................................................................................30 Verkooporder, tabblad 'Orderregel' .........................................................................30

Importeren besteladviezen........................................................................... 31 Importprofielen .......................................................................................................31 Importeren besteladviezen .....................................................................................31

Referentie verkoopcontract ......................................................................... 32 Formulieren ............................................................................................................32 Overnemen contract in verkooporder .....................................................................32 Zoekprofielen .........................................................................................................32 Informatieprofielen .................................................................................................32

Opnieuw afdrukken verkoopfacturen ......................................................... 33 Uitvoerteksten per documentopmaak ......................................................... 33 Onderhoud documentopmaak ................................................................................33

Crediteren factuuropdrachten ..................................................................... 34 Onderhoud factuuropdrachten & Onderhoud periodieke factuuropdrachten ...........34

Verkooporders & verkoopoffertes ............................................................... 34 Gebruikersparameters............................................................................................34 Verkooporders........................................................................................................34 Verkoopoffertes ......................................................................................................35

Connector verkooporders ............................................................................ 35



Pagina 4 van 35

1.

User interface

De meest in het oog springende verandering in het programma is de nieuwe user interface. De verkenner heeft plaatsgemaakt voor een nieuw fris bureaublad met tegels. 1.1.1

Programma's starten

U kunt op twee manieren een programma opstarten: klik op de overeenkomstige tegel of blader in het menu aan de linkerkant naar het betreffende programma. 1.1.2

Nieuwe menutegels toevoegen

Voeg een nieuw tegel toe door een programma uit het menu aan de linkerzijde naar het bureaublad te slepen. Een tweede manier is om met de rechtermuisknop op het bureaublad te klikken en onderin op de optie 'Nieuwe tegel' te klikken. Kies vervolgens de soort tegel die u wilt aanmaken:  Afbeelding  Afbeelding administratie  OpenAnalytics dashboard  OpenAnalytics report  Procedure  Query  Webpagina Voorbeeld: Toevoegen van een tegel voor een OpenAnalytics report -

Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad en kies onderin het scherm voor de optie 'Nieuwe tegel'. Kies in het scherm 'Toevoegen menutegel' voor Soort: OpenAnalytics report. Selecteer in het veld 'Report: ' met de selectiebitmap of met F2 één van de beschikbare reports Vul in het veld 'Label' de omschrijving in die in de tegel getoond moet worden Selecteer het type Icoon dat u wilt zien in het veld 'Afbeelding'* of blader in het veld 'Locatie' naar een .ico bestand. Klik ten slotte op [Opslaan] om de knop op het bureaublad te plaatsen. Het is mogelijk om een afbeelding op te nemen in een tegel. Pas echter op met het gebruik van hoge resolutie afbeeldingen; deze kunnen de interface traag maken. Als u afbeeldingen wilt gebruiken, wordt u geadviseerd om deze eerst te verkleinen. Het programma onthoudt per gebruiker per administratie welke tegels op het bureaublad staan.

1.1.3

Een bestaande tegel bewerken of verwijderen

Klik met de rechtermuisknop op een tegel (de tegel wordt gemarkeerd met een √ teken) en kies onderin het scherm voor 'Tegel bewerken' om de tegel aan te bewerken, of 'Verwijderen' om de tegel te verwijderen. Kies voor bewerken om een nieuw label in te vullen of om de afbeelding van te tegel te wijzigen.



Pagina 5 van 35

1.1.4

Tegels sorteren

Bepaal zelf de plaats van de verschillende tegels door ze naar de gewenste plaats te schuiven. Let op dat het programma de tegels altijd twee aan twee op het bureaublad plaatst. 1.1.5

Groep naam

U kunt een verzameling tegels een groepsnaam geven. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het bureaublad en klik onderin het scherm op 'Aanpassen'. Boven de tegels wordt een lichtgrijze balk zichtbaar: in deze balk kunt u een naam invullen. 1.1.6

Nieuwe groep aanmaken

Maak verschillende groepen aan waarin u de bij elkaar horende tegels groepeert. U kunt een nieuwe groep aanmaken door een tegel links of rechts buiten een bestaande groep te slepen. Let hierbij op dat uw muisaanwijzer buiten de bestaande kolom tegels wijst, maar dat de tegel die u sleept de bestaande kolom nog een stukje overlapt. Als u dat niet doet, zal het programma geen nieuwe groep aanmaken, maar ervan uitgaan dat u de tegels aan het sorteren bent. Op deze wijze kunt u bijvoorbeeld een groep 'Inkoop' en een groep 'Logistiek' aanmaken door de bijbehorende programma's bij elkaar op het scherm plaatsen. 1.1.7

Verbergen browsermenu

Klik op het pictogram van de punaise boven het browsermenu om het menu te verbergen. Op deze wijze kunt u het hele bureaublad benutten voor de tegels. Ga met de muisaanwijzer over het tabblad 'Menu' om het menu weer in beeld te laten schuiven. Als u het menu weer permanent in het scherm wilt laten tonen, kunt u opnieuw op de punaise klikken. 1.1.8

Programma informatie opvragen

U kunt informatie over het programma opvragen door links boven het bureaublad op de naam UNIT4 Multivers Extended te klikken. Er wordt een nieuw venster geopend waarin de informatie staat over uw huidige versie, de geïnstalleerde fix, de bij u aanwezige modules etc. 1.1.9

Favorieten

Programma's kunnen gemarkeerd worden als favoriet. Deze functionaliteit kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor programma's die u vaak start, maar niet genoeg om er een tegel voor aan te maken. U kunt uw favorieten opvragen en starten door op het hartje boven het bureaublad te klikken. Maak een nieuwe favoriet door bovenin een programmavenster op het hartje rechts van de toolbalk te klikken. Het is mogelijk om vanuit vrijwel ieder venster favorieten te starten door op het pijltje naast het hartje te klikken. 1.1.10

Recente programma's

Het programma onthoudt de laatste 20 programma's die u gestart hebt. U kunt deze programma's opvragen en starten door op het pictogram van het uurwerk te klikken, boven het bureaublad.



Pagina 6 van 35

1.1.11

Inloggen in een andere administratie

Klik boven het bureaublad op de knop met de administratienaam om een lijst te openen van alle administraties waarin u als gebruiker bekend bent. Log in door op een administratie te klikken. Als het een administratie met vestigingen betreft, worden de vestigingen met een mouse-over getoond. In dat geval kunt u de vestiging aanklikken waarin u wilt inloggen. Als er nog actieve programma's zijn, krijgt u hiervan een melding en wordt u gevraagd of u deze wilt laten sluiten. 1.1.12

Programma zoeken

Als u niet precies weet waar een programma zich bevindt in het menu, kunt u het programma zoeken door (een deel van) de programmanaam in te vullen in het tekstveld rechts boven het bureaublad. Alle programma's die voldoen aan uw zoekcriterium worden getoond. Start het gezochte programma door op de naam te dubbelklikken. 1.1.13

Overige opties

De overige opties (query by form, printerinstellingen, voorkeuren, opnieuw aanmelden etc.) zijn beschikbaar onder de knop met uw gebruikersnaam rechts boven het bureaublad.

1.1.14

Omgeving Systeembeheer | Toegang  Omgeving

In dit venster kunt u vastleggen waartoe de huidige omgeving dient. U kunt opgeven of het de productieomgeving betreft, de testomgeving, een conversie omgeving of anders. Als u een omgeving als tekstomgeving hebt gemarkeerd, is dit visueel voor iedere gebruiker duidelijk doordat de schermen een andere kleur hebben. Bij de andere omgevingen, behoudens de productieomgeving, wordt dit duidelijk gemaakt in de titel van het venster.



Pagina 7 van 35

2.

OpenAnalytics

Er hebben enkele wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot OpenAnalytics. De performance is sterk verbeterd en er zijn nieuwe dashboards beschikbaar.

2.1

Query designer Applicatiebeheer | Query Designer  Query designer

Als u beschikt over een business - of enterprise licentie, kunt u uw eigen queries maken. Om het maken van uw eigen queries te vergemakkelijken en de performance van queries te verbeteren, is de Query Designer ontwikkeld. Met de Query Designer kan een query die uit meerdere tabellen bestaat, als één subject aangeboden worden aan OpenAnalytics. Een complex query wordt hierdoor voor OpenAnalytics een simple query wat leidt tot een betere performance.

2.2

Datumtabel Applicatiebeheer | Onderhoud | Algemeen  Datumtabel

De dashboards van OpenAnalytics maken gebruik van een datumtabel. Om die reden moet de datumtabel gevuld worden. Het vullen van de datumtabel is een actie die één keer uitgevoerd hoeft te worden. Geef in het programma op dat u de gegevens wilt aanmaken en vul jaar vanaf t/m in. Zorg dat in ieder geval alle datums waarvan u de gegevens wilt laten tonen in OpenAnalytics aangemaakt zijn.

2.3

Verversen dashboards Applicatiebeheer | Onderhoud | OpenAnalytics  Verversen dashboards

Verversen van de dashboards is niet meer nodig. De gegevens worden tijdens het openen van de dashboards realtime opgehaald en verwerkt. Als u beschikt over een Business- of Enterprise licentie en u uw 'oude' dashboards wilt blijven gebruiken, blijft de functie 'Verversen dashboards' uiteraard gewoon beschikbaar.

2.4

Nieuwe dashboards

Er zijn zeven nieuwe dashboards beschikbaar die gebruikmaken van de snellere queries. Bij het opstarten van een dashboard komt u binnen op het tabblad 'Criteria'. Vul op dit tabblad de administratie in waarvan u de gegevens wilt zien (initieel wordt om technische redenen administratie 99 ingevuld), vul de eventuele verdere criteria in en druk tot slot op 'Verversen dashboard gegevens…'. Na het verversen kunt u naar het tabblad van het dashboard om de gegevens te bekijken. Merk op dat u in alle grafieken en de meeste tabellen kunt doorverbinden door op een gegeven te klikken. Met de rechtermuisknop kunt u onder andere gegevens afdrukken, grafieken als afbeelding opslaan en tabellen exporteren.



Pagina 8 van 35

2.4.1

Administratie - Crediteurenbeheer

Op dit tabblad worden de top 10 openstaande posten en de top 10 vervallen posten getoond, beide in lokale valuta. Klik op een balk van een van de grafieken voor een gedetailleerde specificatie. Onderin het venster staat een grafische presentatie van de aging-list. Klik op een balk voor gegevens over het aantal openstaande facturen en het aantal crediteuren met openstaande posten. In deze grafiek kunt u verder doorklikken voor een lijst met openstaande posten. Aan de rechterkant van het venster kunt u een selectie aanbrengen op de ouderdom van de facturen. Een wijziging in de selectie wordt direct verwerkt in het dashboard. 2.4.2

Administratie - Debiteurenbeheer

Ook hier worden de top 10 openstaande posten en top 10 vervallen posten getoond. Klik op een balk in een grafiek voor de uitgebreide specificatie. Onderin het venster staat de aging list. Klik op een balk voor het aantal openstaande facturen en het aantal debiteuren met een openstaand saldo. Klik nog een keer door voor een lijst met openstaande posten. Aan de rechterkant van het venster kunt u selecteren op de ouderdom van de facturen. Een wijziging in de selectie wordt direct verwerkt in het dashboard. 2.4.3

Administratie - Kolommenbalans

Op het eerste tabblad kunt de volgende criteria invullen: - Administratie - Boekjaar vanaf - Boekjaar tot en met - Periode vanaf - Periode tot en met - Vestiging - Onderdruk nulregel - Alleen totalen - Vanaf niveau (betreft het niveau van de totaalrekeningen) - Regel per vestiging Als u een criterium niet wilt gebruiken, kunt u het uitschakelen door op de bitmap achter het criterium te klikken. Op het tabblad 'Kolommenbalans' kunt u aan de rechterkant van het venster de opgegeven criteria verder verfijnen. Aanpassingen in de criteria worden direct verwerkt in het rapport.

2.4.4

Inkoop - Openstaande leveringen

Dit venster bevat diverse grafieken die u kunt opvragen door op het betreffende tabblad te klikken. Aan de rechterkant van het venster kunt u criteria opgeven voor afleverperiode, inkoper, ordersoort, bevestigd ja/nee en het type bestelling. Aanpassingen in de criteria worden direct verwerkt. Oli ouderdom De bovenste grafiek OLI Ouderdom toont de netto waarde en het aantal nog te ontvangen afleverregels gegroepeerd op basis van het aantal dagen. Klik op een gegeven in de grafiek voor een gedetailleerdere weergave per periode. In deze grafiek kunt u verder doorklikken voor een rapport. De onderste grafiek OLI Ouderdom toont het aantal afleverregels en de netto waarde van de nog te ontvangen inkooporders die te laat of nog net op tijd zijn. Gesorteerd per aantal dagen te laat. Klik op een gegeven in de grafiek voor een rapportweergave van de onderliggende gegevens.



Pagina 9 van 35

OLI Netto inkoopwaarde Deze grafiek toont per maand het aantal en de netto waarde van de nog te ontvangen afleverregels. Kik op een gegeven in de grafiek voor een rapportwaargave van de onderliggende gegevens. OLI per leverancier Bovenin het venster staat een rapportage van de openstaande leveringen inkoop per leverancier gesorteerd op type bestelling en crediteur. Onderin het venster staat een grafische weergave van dezelfde gegevens maar dan gegroepeerd per inkoper. Klik op de naam van een inkoper in de legenda om de gegevens van die inkoper in de grafiek los te maken. Klik in de grafiek voor een staafdiagram van het geselecteerde gegeven.

2.4.5

Logistiek - Uit te leveren regels

Uit te leveren afleverregels Deze grafiek toont per aflevermaand het aantal afleverregels en de netto waarde van deze regels. Klik op een gegeven in de grafiek voor staafdiagram van het aantal regels, aantal producten en aantal afnemers per ordersoort. Klik verder in deze grafiek voor een rapportage van de onderliggende gegevens. Kengetallen per maand Dit betreft een rapportage van de uit te leveren afleverregels. Per maand worden het aantal afnemers, aantal orders, aantal afleverregels, aantal producten en de gemiddelde netto uitleverwaarde getoond. U kunt de gegevens sorteren door op een kolomheader te klikken en u kunt de gegevens op dezelfde wijze trechteren als in de informatieprofielen. Onderin het venster wordt het aantal afleverregels per status getoond. U kunt op een status in de legenda klikken om die gegevens in de grafiek los te maken. Klik op een gegeven in de grafiek voor een rapport van de onderliggende gegevens. Naast deze grafiek staat een grafische weergave van de te late leveringen. Klik in de legenda om de betreffende gegevens los te maken. Klik in de grafiek voor een rapport van de onderliggende gegevens. Aan de rechterzijde kunt u de criteria aanpassen. Selecteer boekjaar/maand/week, de ordersoort, de status en de ABC klasse. Aanpassingen in de criteria worden direct verwerkt.

2.4.6

Verkoop - Order intake per maand

Dit venster bevat verschillende grafieken die u kunt opvragen door het betreffende tabblad te openen. Geef op het tabblad 'Criteria' eerst op van welke administratie, welk jaar en welke maand u de orderintake wilt zien. Omzet per week (lokale valuta) Deze grafiek toont zowel de bruto- als de netto omzet per week. Klik op een staaf in de grafiek voor de omzet per dag. Door nog verder te klikken krijgt u een rapportage van de onderliggende gegevens. Omzet per ordersoort (lokale valuta) Deze grafiek toont de bruto- en netto omzet per ordersoort. In deze grafiek kunt u verder niet doorklikken. Omzet nog uit te leveren (lokale valuta) Deze grafiek toont de nog uit te leveren bruto- en netto omzet per week. Klik in de grafiek voor een uitsplitsing per dag. Nog verder klikken geeft een rapportage van de onderliggende gegevens.



Pagina 10 van 35

Links onderin het venster staat een rapportage met per week het aantal afnemers, het aantal orders, het aantal orderregels, het gemiddelde bruto regelbedrag en het gemiddelde netto regelbedrag. Rechts onderin kunt u twee grafieken opvragen: Top vijf producten (op basis van de netto omzet). Klik op een product in de legenda om die gegevens in de grafiek los te maken. Klik op de grafiek voor een rapportage. Top 5 debiteuren (op basis van de netto omzet). Klik op een debiteur in de legenda om die gegevens in de grafiek los te maken. Klik op de grafiek voor een rapportage. Rechts in het venster kunt u de criteria verfijnen door weken/dagen, vertegenwoordigers, ordersoorten en regelstatussen te selecteren of deselecteren. Aanpassingen worden direct verwerkt in de weergave.

2.4.7

Verkoopstatistiek - Omzetontwikkeling

Voor dit dashboard dienen de verkoopstatistieken aangemaakt te zijn. Het is niet mogelijk om deze gegevens ter plekke te genereren. U kunt de verkoopstatistieken aanmaken in het programma 'Genereren verkoopstatistiek' (Applicatie | Taken | Statistiek). Vul op het tabblad 'Criteria' in van welke administratie, welke productcategorie en welke boekjaren u de statistieken wilt zien. Op het tabblad 'Statistiekgegevens' ziet u bovenin op welke datum de verkoopstatistieken zijn bijgewerkt, wat het huidige boekjaar is, het vorige boekjaar en het jaar daarvoor. In de grafiek daaronder worden de statistieken van het huidige jaar, vorig jaar en het jaar daarvoor grafisch getoond. Links onderin staat een rapport met de omzet per productgroep of de omzet per vertegenwoordiger voor de boekjaren die u in de criteria hebt vastgelegd. Klik op een vertegenwoordiger of productgroep voor een grafische weergave van de omzetontwikkeling van de betreffende vertegenwoordiger of productgroep. Rechts onderin ziet u de top 5 productgroep en top 5 vertegenwoordiger in het huidige jaar. Klik op een gegeven in een grafiek voor een rapportage. Rechts in het venster kunt u een selectie doen op vertegenwoordigers en productgroepen. Wijzigingen in de selectie worden direct doorgevoerd in de weergave.



Pagina 11 van 35

3.

Inkoopcontracten

Voor veel producten worden contracten afgesloten. In deze contracten is het volgende vastgelegd:  Welke producten levert bedrijf A aan bedrijf B  Wat is het aantal producten dat geleverd moet worden  Tegen welke prijzen en kortingen vindt de levering plaats  Voor welke periode gelden deze afspraken Het is al geruime tijd mogelijk om de verkoopcontracten te registreren in UNIT4 Multivers Extended. U kunt nu ook de inkoopcontracten registreren. Deze functionaliteit is onderdeel van de nieuwe module 'Inkoopcontracten' (IM).

3.1

Parameters inkoopcontracten Applicatiebeheer | Parameters | Inkoop  Inkoopcontracten

In de Parameters inkoopcontracten kunt u het volgende vastleggen: Duplicaten toegestaan. Met deze optie kunt u aangeven of het mogelijk moet zijn om duplicaat regels vast te leggen. Onder duplicaten worden inkoopcontractregels verstaan die in conflict zijn met andere regels in hetzelfde contract of in andere contracten. In deze situaties is er sprake van een conflict:  Als er duplicaten gevonden worden in contractregels voor - dezelfde leverancier - dezelfde datum - hetzelfde product Als duplicaten niet toegestaan zijn, geeft het programma een melding als er sprake is van een conflict en kunt u de betreffende contractregel niet opslaan. Standaardprijs en standaardkorting voorzetten. Als u deze optie aanvinkt, worden initieel de prijs en korting voorgezet die voor het product van toepassing zijn. U mag hier uiteraard nog van afwijken. Als de optie niet aangevinkt is, wordt initieel 0,00 voorgezet.

3.2

Inkoopcontractsoorten Applicatiebeheer | Inkoop | Inkoopcontracten  Inkoopcontractsoorten

Bij het invullen van een inkoopcontract moet u onder andere een contractsoort vastleggen. De contractsoort stuurt een aantal automatische processen en initiële voorzetten in het onderhanden inkoopcontract. U kunt de contractsoorten vastleggen in het venster 'Inkoopcontractsoorten. 3.2.1.1 Kader 'Inkoopcontractsoort' In dit kader kunt u de code en omschrijving van de contractsoort invullen. Als u een bestaande code invult, worden de gegeven van de betreffende contractsoort opgehaald en getoond.



Pagina 12 van 35

3.2.2

Tabblad 'Algemeen'

3.2.2.1

Kader 'Algemeen'

Peildatum U kunt hier vastleggen of de peildatum de orderdatum of de leverdatum is.  Orderdatum: de orderdatum is de peildatum. Het programma controleert of de datum van de inkooporder die u invoert binnen de looptijd van het contract valt. Als dat niet het geval is, verschijnt een melding dat u de inkooporder niet kunt aanmaken.  Leverdatum: als u een inkooporderregel op basis van een contract opslaat, controleert het programma of de leverdatum binnen de looptijd van het contract valt. Als dat niet het geval is, verschijnt er een melding en kan de orderregel niet opgeslagen worden. Als de orderregel al een keer is opgeslagen, is het wel mogelijk om de leverdatum alsnog buiten de looptijd te plaatsen. Looptijd Vul hier de looptijd van het inkoopcontract in maanden in. Op basis van dit gegeven en de peildatum wordt gecontroleerd of de order/orderregel binnen de looptijd valt. Leveringen buiten contract toegestaan Met deze optie geeft u aan of u producten die in een contract zijn opgenomen ook bij dezelfde leverancier kunt inkopen zonder het contract op te geven. Het is altijd mogelijk om bij de betreffende leverancier producten in te kopen die niet in een inkoopcontract zijn opgenomen. Operationeel vanaf status Een inkoopcontract doorloopt een aantal statussen. Selecteer hier vanaf welke status het contract operationeel in. U kunt een van de volgende statussen invullen: 'Wordt ingegeven', 'Te fiatteren' of 'Gefiatteerd'. Contractvorm U kunt op dit moment alleen afroepcontracten vastleggen. 3.2.2.2

Kader 'Bepaling opzegdatum'

Opzegtermijn Vul hier het aantal maanden in vóór de einddatum van het contract waarvoor een leverancier uiterlijk het contract moet hebben opgezegd. Als de einddatum bijvoorbeeld 15 december is en de opzegtermijn is 2 maanden, dan is de uiterlijke opzegdatum 15 oktober. Correctie van de opzegdatum  Geen correctie De berekende opzegdatum ligt precies het aantal maanden voor de einddatum van het contract.  Per aanvang van de maand De opzegdatum wordt gezet op de eerste dag van de maand waarop de aanvankelijke opzegdatum was berekend.  Per einde van de maand De opzegdatum wordt gezet op de laatste dag van de maand waarop de aanvankelijke opzegdatum was berekend. Minus Hiermee kunt u de correctie van de opzegdatum meer precies vastleggen zodat de opzegdatum gezet wordt op de eerste of laatste dag van de maand minus het hier ingevulde aantal dagen. De gegevens die u in het kader 'Bepaling opzegdatum' vastlegt dienen in het contract uitsluitend ter info. Het programma controleert hier niet op.



Pagina 13 van 35

3.2.2.3

Kader 'Over te nemen teksten..'

In dit kader kunt u aanvinken welke teksten uit het contract overgenomen moeten worden bij het invoeren van een inkooporder op basis van een contract. 3.2.3

Tabblad Fiatteringen

Het is mogelijk om verschillende fiatteringen vast te leggen. Op dit tabblad kunt u de fiatteringcodes aan de contractsoort koppelen. In de kolom 'Prioriteit' legt u het prioriteitsnummer vast. Hiermee geeft u in welke volgorde de fiatteringcodes, en de daaraan gekoppelde gebruikers, aan de beurt zijn voor het intern fiatteren van het contract.

3.3

Fiatteringcodes Applicatiebeheer | I Onderhoud | Inkoop | Inkoopcontracten  Fiatteringcodes inkoopcontracten

Met de fiatteringcodes kunt u vastleggen welke interne fiatteringen voor een inkoopcontract van toepassing zijn. Vul een drielettercode en een omschrijving in en vink aan welke gebruikers tot deze fiatteringsstap behoren. De gebruikers die aan de code gekoppeld zijn kunnen de betreffende fiatteringsstap voor hun rekening nemen.

3.4

Blokkeringscodes Applicatiebeheer | Onderhoud | Inkoop | Inkoopcontracten  Blokkeringscodes

Het is mogelijk om inkoopcontracten te blokkeren voor het aanmaken van inkooporders. Bij het blokkeren dient u een blokkeringscode in te vullen. Vul hier een drielettercode en een omschrijving in om een blokkeringscode aan te maken.

3.5

Kenmerken inkoopcontracten Applicatiebeheer | Onderhoud | Inkoop | Inkoopcontracten  Inkoopcontractkenmerken

Bij inkoopcontracten kunt u kenmerken vastleggen. De kenmerken die gebruikt kunnen worden in de inkoopcontracten, kunt u vastleggen in dit venster. De werking van dit programma is identiek aan de andere programma's waarin u kenmerksoorten kunt aanmaken.

3.6

Volgnummerreeks Applicatiebeheer | Onderhoud | Administratie  Volgnummers

Ieder inkoopcontract krijgt zijn eigen volgnummer. In dit venster kunt u hiervoor volgnummerreeks ICN aanmaken. Selecteer soort Inkoopcontractnummer, geef de gewenste lengte van het volgnummer op, vul in of het type cijfers, letters of beide moet zijn en vul het startnummer in. In het veld 'Aantal' vult u in hoeveel nummers het programma van tevoren gereed moet houden (initieel wordt hier het aantal gebruikers ingevuld, u mag hiervan afwijken) en druk tenslotte op [Opslaan].



Pagina 14 van 35

3.7

Invoeren inkoopcontract Applicatie | Taken | Inkoop | Inkoopcontracten  Inkoopcontracten

In dit venster kunt u de inkoopcontracten vastleggen. 3.7.1

Invoeren inkoopcontract. Kopgegevens

Contractnummer Tijdens het opslaan van een nieuw contract, wordt automatisch een volgnummer voor het contract ingevuld. Het programma gebruikt voor inkoopcontracten de volgnummers uit volgnummerreeks ICN. Versie In dit veld wordt het versienummer van het contract getoond. Bij een nieuw contract wordt door het programma versienummer 1 vastgelegd. U kunt het versienummer van een bestaand contract verhogen door op de knop [Nieuwe versie] te klikken. De hoogste versie van het contract is het 'actieve' contract. De voorgaande versies van het contract worden opgeslagen; deze kunt u opvragen door naast het versienummer op het pijltje te klikken. Als er meerdere versies van een contract zijn, wordt dit duidelijk gemaakt met een bitmap naast het versienummer. Contractstatus In dit veld wordt de status van het contract getoond. Tot het voltooien van het contract is de status 'Wordt ingevoerd'. Na voltooien wordt de status 'te fiatteren'. Een gefiatteerd contract heeft status 'Gefiatteerd'.

3.7.2

Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Algemeen'

Contractsoort Vul in het veld 'Contractsoort: ' de contractsoort in. Aan de hand van de contractsoort worden diverse gegevens (peildatum, operationele status, contractvorm en toestaan van leveringen buiten contract) overgenomen en initieel ingevuld. U mag hiervan afwijken. Datums In dit kader staan de datums die van belang zijn voor het contract. De meeste datums zijn uitsluitend ter info. De einddatum wordt door het programma daadwerkelijk gebruikt om te bepalen of een contract aan een inkooporder gekoppeld kan worden. Notities en kenmerken Met de knoppen [Notitie…] en [Kenmerken] kunt u de diversie notities en kenmerken invullen bij het onderhanden contract.

3.7.3

Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Fiatteringen'

In het bovenste regeloverzicht op dit tabblad staan de fiatteringcodes die volgens de contractsoort doorlopen moeten worden. Als u een fiatteringcode selecteert, worden in het onderste regeloverzicht de gebruikers getoond die akkoord kunnen geven voor de geselecteerde code. Een gebruiker kan de fiattering doen door de eigen regel aan te klikken en daarna op de knop [Fiatteren…] te kikken. In het vervolgvenster kan vervolgens voor 'Akkoord:' 'Ja' of 'Nee' gekozen worden en kan de gebruiker een memoveld invullen. Deze memo wordt na het sluiten van het venster in het regeloverzicht getoond samen met de datum en akkoord ja of nee. Als alle fiatteringen gedaan zijn, verandert de contractstatus naar 'Gefiatteerd'. De fiatteringen moeten worden uitgevoerd op volgorde van de prioriteit.



Pagina 15 van 35

3.7.4

Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Regels'.

Op dit tabblad vult u de regels in waarop de contractafspraken van toepassing zijn. U kunt regels invoeren van het type Product en Tekst. Product Dit type regels spreekt voor zich. Vul het productnummer en de eenheid in, het aantal en de afgesproken prijs en korting. Als de prijs niet constant is, kunt u met de knoppen [Inkoopprijzen…] en [Kortingen…] een uitgebreidere prijs- / kortingsstructuur voor deze regel vastleggen. Met de knop [Prijzen…] is het ook mogelijk om prijsinfo op te vragen en een voorcalculatie te doen. Als het toegestaan is om meer te bestellen dan het aantal dat u hier vastlegt (maar wel tegen de volgens het contract geldende prijs en korting) kunt u de optie 'Boventallige leveringen toegestaan' inschakelen. Tekst Met dit type regel kunt u een tekstregel in het contract opnemen. Bij contractregels van het type 'Product' houdt het programma bij of het aantal niet overschreden wordt (als dat niet is toegestaan). Regels van het type 'Tekst' worden niet gecontroleerd. In de inkoopcontractparameters hebt u met de optie 'Duplicaten toegestaan' vastgelegd of dubbele contractafspraken mogen worden vastgelegd. Als dit volgens de parameter niet is toegestaan, verschijnt bij het vastleggen van een duplicaat contractregel een melding dat er sprake is van een conflict en is het niet mogelijk om de regel op te slaan.

3.7.5

Invoeren inkoopcontract. Tabblad 'Afroepschema'.

Op dit tabblad vult u het afroepschema van het contract in. U kunt hier per product vastleggen op welke datum er sprake is van voorraadbehoefte en voor welk aantal. In het bovenste regeloverzicht staan de producten van het contract en hoeveel daarvan reeds zijn opgenomen op het afroepschema. In het onderste overzicht wordt het afroepschema per product getoond.

3.8

Blokkeren / deblokkeren inkoopcontracten Applicatie | Taken | Inkoop | Inkoopcontracten  Blokkeren / deblokkeren inkoopcontracten

In dit venster kunt u het aanmaken van inkooporders op basis van een specifiek contract blokkeren. Selecteer het inkoopcontract of vul het nummer van het contract in en selecteer op basis van welke blokkeringscode u het contract wilt blokkeren. Na het opslaan van de blokkade is het niet meer mogelijk om inkooporders op basis van dit contract vast te leggen. Om de blokkade op te heffen, selecteert u het contract en verwijdert u de blokkeringscode.

3.9

Fiatteren inkoopcontracten Applicatie | Taken | Inkoop | Inkoopcontracten  Interne fiattering inkoopcontracten

Het fiatteren van een inkoopcontract kan op twee manieren: in het contract zelf op het tabblad 'Fiatteringen' en in het venster 'Fiatteren inkoopcontracten'. In dit venster worden alle contracten getoond die door u gefiatteerd moeten worden. © UNIT4 Software B.V.


Pagina 16 van 35

In het veld 'Fiattering:' kunt u een fiatteringcode selecteren waarna het programma alle contracten toont waarvoor de betreffende fiattering nog gedaan moet worden.

3.10

Inactief maken inkoopcontracten Applicatie | Taken | Inkoop | Inkoopcontracten  Inactief maken inkoopcontracten

Met dit programma kunt u lopende inkoopcontracten beëindigd / inactief gemaakt worden. Na het inactief maken van een inkoopcontract, kan deze niet meer gebruikt worden in het inkoopproces.

3.11

Inkooporders Applicatie | Taken | Inkoop  inkooporders

Het tabblad 'Orderregel' van het venster 'Inkooporders' is uitgebreid met een veld 'Inkoopcontract'. Tijdens het invoeren van een inkooporder controleert het programma of er een contract aanwezig is voor de betreffende leverancier en het product. Afhankelijk van de gebruikersparameters en de instellingen van het contract wordt het contract automatisch ingevuld, moet het contract verplicht ingevuld worden of heeft u de mogelijkheid om het contract in te vullen. Als een orderregel gekoppeld wordt aan een contract, worden de prijs en korting uit het contract overgenomen. Het programma controleert of het aantal producten in het contract overschreden wordt. Als dat het geval is en boventallige leveringen niet toegestaan zijn, zal het programma een melding geven. Het is dan niet mogelijk om de regel op te slaan.

3.12

Gebruikersparameters Systeembeheer | Toegang  Gebruikersparameters

Voor de inkoopcontracten is een tweetal gebruikersparameters aanwezig:  Inkoopcontract voorzetten (Nee, Altijd, Alleen als niet buiten contract om besteld mag worden)  Mag inkoopfacturen fiatteren namens

3.13

Overige aanpassingen t.b.v. inkoopcontracten

3.13.1 Voorraadprognose In de voorraadprognose wordt rekening gehouden met eventuele inkoopcontracten. 3.13.2 Besteladviezen Bij het wijzigen van een besteladviesregel is het mogelijk om, als er sprake is van een inkoopcontract, het contractnummer alvast in te vullen nog vóór de regel wordt omgezet naar een inkooporder.



Pagina 17 van 35

4.

Optimalisatie backorders

In dit service pack zijn meerdere optimalisaties doorgevoerd met betrekking tot het onderhoud en vrijgeven van backorders.

4.1

Te leveren bedrag (automatisch vrijgeven backorders) Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer  Automatisch vrijgeven backorders

In sommige gevallen is het niet per se gewenst om iedere backorder, bij voldoende voorraad, vrij te geven. Voor kleine backorders is het soms voordeliger om deze nog even in backorder te houden omdat de te factureren waarde niet opweegt tegen de transportkosten. In het tweede venster van 'Automatisch vrijgeven backorders" zijn om die reden twee kolommen toegevoegd die u in staat stellen om een afweging te maken of de regel moet worden vrijgegeven: 'Te leveren bedrag' en 'Te leveren bedrag totaal'. In de kolom 'Te leveren bedrag' ziet u wat het te leveren bedrag van de orderregel is. De regelkorting, orderkorting en prijsbijstellingen zijn meegenomen in de berekening van dit bedrag. Een bedrag van 0.00 betekent dat de regel nog niet kan worden vrijgegeven. In de kolom 'Te leveren bedrag totaal' staat het totaalbedrag van alle backorder-regels van de debiteur die op dit moment vrijgegeven kunnen worden en samengevoegd kunnen worden op een magazijnbon. Om in het tweede venster van dit programma te komen, vult u op het eerste tabblad de criteria in en kiest u voor verwerkingsmethode 'Handmatig orders selecteren'. Met de knop [Volgende>] komt u in het tweede venster waarin de orders staan die aan de criteria voldoen. Het is mogelijk om naar het tweede venster te gaan zonder criteria in te vullen (het programma zoekt dan alle backorders van alle debiteuren en alle producten) maar dit wordt niet aangeraden. De ATP controle (die voor iedere regel uitgevoerd wordt) kan voor veel gebruikte producten in dat geval erg veel tijd in beslag nemen.

4.2

Annuleren backorder-regel (automatisch vrijgeven backorders) Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer  Automatisch vrijgeven backorders

Als tijdens het bekijken / vrijgeven van de backorders blijkt dat een backorder-regel geannuleerd kan worden, moest u tot nu het nummer opschrijven en de regel annuleren in de verkooporder. Dit is niet meer nodig: in het tweede venster van het programma 'Automatisch vrijgeven backorders' beschikt u nu over de knop [Regel annuleren..]. Klik met de muis op de betreffende regel en klik daarna op de knop [Regel annuleren…]. De regel wordt geannuleerd en verdwijnt uit het overzicht.



Pagina 18 van 35

4.3

Meeslepen backorders

Meeslepen backorders betekent dat het programma tijdens het aanmaken van magazijnbonnen kijkt of er backorder-regels voor de betreffende debiteuren aanwezig zijn. Als dat het geval is kan het programma, afhankelijk van de instellingen en bij voldoende voorraad, zelfstandig de backorders vrijgeven en meenemen bij het aanmaken van de magazijnbonnen. Het is ook mogelijk om meeslepen alleen toe te staan als de regels samengevoegd kunnen worden op dezelfde magazijnbon of zelfs alleen als de regels samengevoegd kunnen worden in dezelfde zending. Op deze wijze is het mogelijk om het aantal leveringen te beperken en de verzendkosten terug te dringen. 4.3.1

Parameters logistiek Applicatiebeheer | Parameters | Logistiek  Logistiek

Op het tabblad 'Backorders' van de Parameters logistiek kunt u vastleggen of u gebruik wilt maken van meeslepen backorders. U kunt één van de volgende opties selecteren:  Nooit  Altijd  Alleen als samenvoegen op magazijnbon mogelijk is  Alleen als samenvoegen in zending mogelijk is De optie die u hier selecteert zal initieel worden voorgesteld bij het aanmaken van magazijnbonnen. Behalve de optie Nooit; als u deze optie selecteert, kunt u bij het aanmaken van de magazijnbonnen niet opgeven dat de backorders meegesleept moeten worden. 4.3.2

Verkoopordersoorten Applicatiebeheer | Onderhoud | Verkoop  Verkoopordersoorten

Op het tabblad 'Magazijnbon' van de verkoopordersoort legt u vast of bij deze ordersoorten backorders meegesleept moeten worden:  Mag backorders meeslepen Tijdens het aanmaken van een magazijnbon voor een verkooporder met deze ordersoort kijkt het programma of hij geschikte backorder-regels kan vinden om mee te slepen. (Deze orders worden 'Trekkers' genoemd.) 

Backorders mogen meegesleept worden Bij het zoeken naar geschikte backorder-regels komen alleen orders in aanmerking met een ordersoort waarin is vastgelegd dat backorders meegesleept mogen worden. (Deze orders worden 'Aanhangers' genoemd.)

U kunt ook beide opties inschakelen waardoor een order zowel Trekker als Aanhanger is. 4.3.3

Aanmaken magazijnbonnen Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer | Magazijn-/pakbonnen  Aanmaken magazijnbonnen

Tijdens het aanmaken van magazijnbonnen kunt u in het tweede venster aangeven of backorders meegesleept moeten worden. Initieel wordt hier de instelling van de parameters logistiek voorgesteld (behalve als u in de parameters optie Nooit hebt vastgelegd).  Nooit Er wordt niet gezocht naar backorder-regels. Alleen voor de geselecteerde orders worden magazijnbonnen aangemaakt. 

Altijd Het programma zal, bij voldoende voorraad, de backorder-regels voor de debiteuren van de geselecteerde orders vrijgeven en hiervoor samen met de geselecteerde orders de



Pagina 19 van 35

magazijnbonnen aanmaken. Mits de geselecteerde orders Trekkers zijn en de backorders Aanhangers en de orders dezelfde betaaldebiteur, hetzelfde afleveradres en dezelfde afleverorganisatie hebben. 

Alleen als samenvoegen op magazijnbon mogelijk is Het programma zal, bij voldoende voorraad, backorder-regels voor de debiteuren van de geselecteerde orders vrijgeven en hiervoor samen met de geselecteerde orders de magazijnbonnen aanmaken. Mits de geselecteerde orders Trekkers zijn en de backorders Aanhangers en mits de regels samengevoegd kunnen worden op de magazijnbon. Om orderregels samen te kunnen voegen op de magazijnbon moet het volgende overeenkomen: - Afleveradres - Afleverorganisatie - Debiteur - Betaaldebiteur - Leveringsconditie - Ordersoort Als u gebruikmaakt van pakbonfacturatie, gelden bovendien deze restricties: - Betalingsconditie - Valuta - Orderkortingspercentage - Btw groep - Btw berekenen - Btw scenario



Alleen als samenvoegen in zending mogelijk is Het programma zal, bij voldoende voorraad, backorder-regels voor de debiteuren van de geselecteerde orders vrijgeven en hiervoor samen met de geselecteerde orders de magazijnbonnen aanmaken. Mits de geselecteerde orders Trekkers zijn en de backorders Aanhangers en mits de regels samengevoegd kunnen worden in een zending. Om orderregels samen te kunnen voegen in een zending, moet het volgende overeenkomen: - Afleveradres - Afleverorganisatie - Debiteur - Betaaldebiteur - Leveringsconditie - Verzendwijze - Vervoerder

Tijdens het afmelden van de magazijnbonnen worden de backorders nagekeken en, afhankelijk van de instellingen, vrijgegeven en op de magazijnbonnen gezet. U hoeft hiervoor geen aanvullende actie te ondernemen. De optie 'Orderregels samenvoegen' kan niet worden gebruikt in combinatie met 'Meeslepen backorders'. Als u aangeeft dat backorders meegesleept moeten worden, wordt de optie 'Orderregels samenvoegen' uitgeschakeld en ontoegankelijk gemaakt.



Pagina 20 van 35

5.

Naleveren

Het is mogelijk om bij debiteuren vast te leggen of naleveringen toegestaan zijn. Deze instelling bepaalt wat tijdens het afmelden van magazijnbonnen moet gebeuren als van een product minder geleverd kan worden dan het aantal op de magazijnbon: het restant vervalt of het restant wordt backorder. Er is nu een nieuwe instelling toegevoegd: 'Naleveringen toestaan'. Deze instelling bepaalt wat moet gebeuren met orderregels die tijdens het aanmaken van de magazijnbon niet (geheel) op de magazijnbon konden worden gezet: het restant vervalt of wordt backorder.

5.1

Onderhoud debiteuren Applicatie | Onderhoud | Debiteuren  Debiteuren  tabblad 'Verkoop1'

De optie 'Naleveren' op tabblad 'Verkoop1' is hernoemd naar 'Tekort naleveren'. De mogelijke instellingen en de werking van deze optie zijn niet gewijzigd: 'Ja', 'Nee' en 'Standaard' (kijk naar de instelling van de parameter 'Actie indien minder gepakt' op het tabblad 'Magazijnbon' van de 'Parameters logistiek'). Er is een nieuwe instelling toegevoegd aan het tabblad: 'Naleveringen toestaan'. Schakel deze optie in als naleveringen toegestaan zijn als (een deel van) een orderregel niet op de magazijnbon kan worden gezet i.v.m. voorraadtekort. Merk op dat als u aangeeft dat naleveringen niet zijn toegestaan, de optie 'Tekort naleveren' automatisch uitgeschakeld wordt.

5.2

Parameters logistiek Applicatiebeheer | Parameters | Logistiek  Logistiek  tabblad 'Magazijnbon'

Op het tabblad 'Magazijnbon' wordt onder andere vastgelegd wat er moet gebeuren als tijdens het rapen van de magazijnbon blijkt dat er sprake is van een manco (er wordt minder geraapt dan het aantal op de magazijnbon). Als eerste wordt gekeken naar de instelling van 'Tekort naleveren' bij de debiteur. Als bij de debiteur 'Standaard' is vastgelegd, kijkt het programma naar de parameter 'Actie indien minder gepakt' ('Restant vervalt' of 'Restant wordt backorder'). In het nieuwe veld 'Vervalreden' dient u een vervalreden in te vullen. Eventuele manco's (restanten die vervallen indien minder wordt geraapt en regels die in zijn geheel vervallen omdat ze niet op de magazijnbon konden worden gezet) worden geannuleerd met de reden die u hier vastlegt. Het invullen van een vervalreden in de parameter is verplicht.

5.3

Verkoopordersoorten Applicatiebeheer | Onderhoud | Verkoop  Verkoopordersoorten

In de ordersoort legt u op het tabblad 'Order' in het veld 'Naleveringen toestaan' vast wat initieel in de verkooporder moet worden ingevuld voor wat betreft het toestaan van naleveringen: Ja, Nee of Debiteurafhankelijk. Op basis van wat u hier vastlegt wordt bepaald of naleveringen voor de orders met deze ordersoort al dan niet toegestaan zijn, of dat het programma naar de debiteurinstelling moet kijken. De instelling in de verkooporder gaat boven de instelling bij de debiteur.



Pagina 21 van 35

5.4

Verkooporders Applicatie | Taken | Verkoop  Verkooporders

Tabblad 'Algemeen' In iedere verkooporder wordt op tabblad 'Algemeen' in het menu 'Opties' vastgelegd of deelleveringen en / of naleveringen voor deze order toegestaan zijn. Deze instellingen zijn tijdens het invoeren van de order overgenomen uit de verkoopordersoort. Het is mogelijk om in de order van af te wijken van de initiële instelling en handmatig iets anders vast te leggen. Tabblad 'Orderregel' Op het tabblad 'Orderregel' is in het menu 'Opties' per regel vastgelegd of naleveringen voor deze orderregel toegestaan zijn. Deze instelling wordt overgenomen van het tabblad 'Algemeen'. Het is mogelijk om per regel af te wijken van de initiële instelling. In de orderregel zijn nieuwe kolommen toegevoegd: - Naleveringen toestaan. In deze kolom staat of voor deze orderregel naleveringen zijn toegestaan. - Vervalcode. Als de orderregel vervalt, handmatig of op basis van de instellingen van de naleveringen, staat in deze kolom de code van de vervalreden. - Vervalreden. In deze kolom staat de omschrijving van de vervalreden. De huidige status van de orderregel kunt u zien in de kolom 'Status'.

5.5

Afmelden magazijnbonnen Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer | Magazijn-/pakbonnen  Afmelden magazijn-/pakbonnen

U kunt op de gebruikelijke wijze uw magazijnbonnen afmelden. De verkooporderregels die niet op de magazijnbon gezet konden worden, worden tijdens het afmelden van de magazijnbon geannuleerd met de vervalreden die u in de parameters logistiek hebt vastgelegd.

5.6

Overige aanpassingen t.b.v. naleveringen

5.6.1 Informatieprofielen 'Naleveringen toestaan' is beschikbaar in de klantkaart, de klant/productkaart en de verkoopkaart. 5.6.2 Importeren debiteuren bij het importeren van debiteuren kan aangegeven worden of naleveringen voor de betreffende debiteur toegestaan zijn. De mogelijke importwaarde is J voor 'Ja'. Alle andere waarden worden geïmporteerd als 'Nee'.



Pagina 22 van 35

6.

Excasso

Het is mogelijk om openstaande inkooporders betaalbaar te stellen. Het is ook mogelijk om openstaande verkoopfacturen te incasseren. Het was tot nu echter niet mogelijk om openstaande debiteuren creditfacturen met een betalingsopdracht te betalen. Dit heet excasso en het is vanaf deze versie mogelijk. Voor de betaling van debiteuren creditfacturen wordt gebruikgemaakt van SEPA. De werking van excasso is vergelijkbaar met betaalbaarstellen en incasso. Excasso is onderdeel van de nieuwe module 'Excasso debiteuren' (AQ).

6.1

Parameters excasso Applicatiebeheer | Parameters | Financieel  Excasso

In de parameters Excasso kunt u de standaard instellingen voor excasso opdrachten vastleggen. Fiatteren Met deze parameter geeft u aan of de excasso opdrachten gefiatteerd moeten worden. Meerdere verwerkingsdatums per betaalbestand Met deze parameter staat u toe dat er meerdere verwerkingsdatums in één betaalbestand voorkomen. Dagen samenvoegen Het aantal dagen dat u hier invult wordt voorgezet in het veld 'Betaling binnen' als u in het programma 'Ter excasso stellen' kiest voor [Automatisch]. Facturen waarvan de betalingen minder dan dit aantal dagen van elkaar liggen, worden bij elkaar genomen.

6.2

Betalingscondities Applicatiebeheer | Onderhoud | Administratie  Betalingscondities

Aan de betalingscondities is een nieuwe optie 'Excasso' toegevoegd. Debiteuren creditnota's met een betalingsconditie waarin deze optie is ingeschakeld, kunnen ter excasso worden gesteld. Als u in een betalingsconditie aangeeft dat deze gebruikt wordt voor excasso, is het niet mogelijk om een percentage voor kredietbeperking of korting vast te leggen.

6.3

(De)selecteren voor excasso Applicatie | Taken | Debiteuren | Excasso  (De)selecteren voor excasso

In dit programma selecteert u de facturen die geëxcasseerd moeten worden. Alleen debiteurenfacturen met een betalingsconditie met Excasso kunnen geselecteerd worden. Na het selecteren van een factuur krijgt deze status 6 (Geselecteerd voor excasso) De werking van dit programma is identiek aan '(De)selecteren voor incasso' en '(De)selecteren voor betaling'.



Pagina 23 van 35

6.4

Ter excasso stellen Applicatie | Taken | Debiteuren | Excasso  Ter excasso stellen

Met dit programma kunt u de facturen met status 6 (Geselecteerd voor excasso) ter excasso stellen. Een ter excasso gestelde factuur krijgt status 7 (Ter excasso gesteld). De werking van dit programma is identiek aan 'Ter incasso stellen' en 'Betaalbaarstellen'.

6.5

Fiatteren excasso-opdrachten Applicatie | Taken | Debiteuren | Excasso  Fiatteren excasso-opdrachten

Als u in de parameters Excasso hebt vastgelegd dat excasso opdrachten gefiatteerd moeten worden, kunt u in dit programma de excasso opdrachten fiatteren. De werking van dit programma is identiek aan 'Fiatteren incasso-opdrachten' en 'Fiatteren betaalbaarstellingen'.

6.6

Vervaardigen excasso-opdrachten Applicatie | Taken | Debiteuren | Excasso  Vervaardigen excasso-opdrachten

Met dit programma vervaardigt u de excasso opdrachten op dezelfde wijze als u gewend bent voor de betaalopdrachten.

6.7

Verwerken excasso opdrachten

6.7.1

Algemeen boekingsprogramma Applicatie | Taken | Grootboek  Algemeen boekingsprogramma  Tabblad 'Grootboek'

Op het tabblad 'Grootboek' van het Algemeen boekingsprogramma kunt u, in het geval van een bankboek, met de knop [Bestand] Incasso-opdrachten, Storneringen en Betaalbaarstellingen verwerken. Vanaf nu kunt u hiermee ook de excasso opdrachten verwerken. De verwerking is identiek aan die van betaalbaarstelling. 6.7.2

Telebankieren Applicatie | Taken | Grootboek  Telebankieren  Tabblad 'Afstemming'

Op het tabblad 'Afstemming' kunt u met het veld 'Soort: ' aangeven waarop de financiële mutatie betrekking heeft. Het is nu ook mogelijk om aan te geven dat het excasso betreft. De verwerking is identiek aan die van betaalbaarstelling.

6.8

Rapportages excasso Applicatie | Rapportage | Debiteuren | Excasso

De diverse rapportages die al bekend zijn van Betaalbaarstellen en Incasso zijn nu ook aanwezig voor excasso. Het betreft de rapportages: Excasso specificaties Geselecteerd voor excasso Selectie ter excasso stelling Ter excasso gesteld.



Pagina 24 van 35

6.9

Overzicht excasso's Applicatie | Info | Crediteuren | Excasso  Ter excasso stelling

Met dit programma kunt u informatie opvragen over de onderhanden excasso's.

6.10

Overige aanpassingen t.b.v. excasso

6.10.1

Importeren betalingscondities Applicatiebeheer | Import  Importeren stamgegevens financieel

Om de indicatie 'Excasso' te kunnen importeren is het veld 'Excasso' toegevoegd aan de importfunctie voor betalingscondities. 6.10.2

Status debiteurfactuur

Met de introductie van Excasso is het aantal statussen uitgebreid. Een debiteurfactuur kan één van deze statussen hebben: 0 3 4 5 6 7 8 6.10.3

Niet geselecteerd Geselecteerd voor incasso Ter incasso gesteld Ter incasso aangeboden Geselecteerd voor excasso Ter excasso gesteld Ter excasso aangeboden Status excasso

Een excasso kan één van de volgende statussen hebben: A B O U X Y Z 6.10.4

Ter excasso gesteld Gefiatteerd Onderhanden Onderhanden Specificatie afdrukken Excasso onderweg Geëxcasseerd Volgnummer excasso Applicatiebeheer | Onderhoud | Administratie  Volgnummers

Excasso opdrachten krijgen een volgnummer. In dit programma dient u om die reden een nummerreeks vast te leggen voor de excasso opdrachten.



Pagina 25 van 35

7.

Afdrukken productstickers

Bij het afdrukken van productstickers werden tot nu stickers afgedrukt voor alle producten die aan de opgegeven criteria voldeden. Dit is uiteraard nog steeds mogelijk, maar het is nu ook mogelijk om per product vast te leggen of voor dit product wel of geen productstickers afgedrukt moeten worden en in welke gevallen dit moet gebeuren. De afdruk kan tevens afhankelijk gemaakt worden van de leverancier of de afnemer van het product.

7.1

Stamgegevens

7.1.1

Producten Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens logistiek  Producten

Bij ieder product kunt u nu vastleggen of productstickers wel of niet afgedrukt moeten worden. Op het tabblad 'Assortiment' is hiervoor een nieuw selectieveld geïntroduceerd waarin u één van de volgende opties kunt selecteren:      

0 - Bij inslag en uitslag 1 - Nooit bij inslag / uitslag 2 - Bij inslag 3 - bij uitslag 4 - bij inslag, leverancier(sproduct) afhankelijk 5 - bij inslag, leverancier(sproduct) afhankelijk en uitslag

Initieel is bij ieder product optie 0 ingevuld. 7.1.2

Onderhoud debiteuren Applicatie | Onderhoud | Debiteuren  Debiteuren

Het is mogelijk om het afdrukken van productstickers bij uitslag afhankelijk te maken van de afnemer. Om deze reden kunt u in het onderhoudsprogramma per debiteur vastleggen of wel of geen stickers afgedrukt moeten worden. Bij het invoeren van een verkooporder wordt initieel de instelling van de afnemer overgenomen in de verkooporder. In het programma 'Debiteuren' is op tabblad 'Verkoop2' de optie 'Afdrukken productstickers' aanwezig. Initieel is de optie ingeschakeld. 7.1.3

Onderhoud crediteuren Applicatie | Onderhoud | Crediteuren  Crediteuren

Afdrukken van productstickers kan ook afhankelijk van de leverancier gebeuren. In eerste instantie kijkt het programma hiervoor naar het leveranciersproduct (zie hieronder), maar als die er niet is, wordt de instelling bij de crediteur gebruikt. Daarom kunt u in het programma 'Crediteuren' op het tabblad 'Inkoop' vastleggen of stickers wel of niet afgedrukt moeten worden. Initieel is de optie ingeschakeld.

7.1.4

Onderhoud leveranciersproducten Applicatie | Onderhoud | Inkoop  Leveranciersproducten

Afdrukken van de productstickers afhankelijk van de leverancier geschiedt in eerste instantie op basis van het leveranciersproduct. U kunt bij de leveranciersproducten daarom vastleggen of productstickers afgedrukt moeten worden met de optie op het tabblad 'Logistiek'. Initieel is de optie ingeschakeld.



Pagina 26 van 35

7.2


Per verkooporder kan aangegeven worden of voor de producten in de verkooporder productstickers afgedrukt moeten worden. Op het tabblad 'Algemeen' kunt u in het menu 'Opties' de optie 'Productstickers afdrukken' inschakelen of uitschakelen. Bij alle reeds aanwezige orders is de optie ingeschakeld. Voor nieuwe orders kijkt het programma naar de instelling van de afnemer. Maar u mag hiervan afwijken door de optie zelf in- of uit te schakelen.

7.3

Rapportage productstickers Applicatie | Rapportage | Logistiek | Stickers  Productstickers voor Zebra Applicatie | Rapportage | Logistiek | Stickers  Productstickers voor Word

Met deze programma's werden tot nu stickers afgedrukt voor alle producten die aan de criteria voldeden. Dit is nog steeds mogelijk, maar vanaf nu kunt u ook aangeven dat het programma rekening moet houden met de instellingen van de verkooporder, de instellingen van het product en/of de instellingen het leveranciersproduct of de leverancier. Hiervoor zijn twee nieuwe opties toegevoegd aan het eerste criteriavenster. Afhankelijk van waarop de stickers gebaseerd worden, wordt een van de twee opties getoond. 

Gebaseerd op goederenontvangst, voorontvangst en inkooporder: "Rekening houden met de instellingen van het product, en eventueel van het leveranciersproduct (en de leverancier)"



Gebaseerd op magazijnbon, pakbon en verkooporder: "Rekening houden met de instellingen van de verkooporder, en eventueel van het product"

Als de optie is ingeschakeld worden niet alle productstickers afgedrukt, maar kijkt het programma naar de instelling van het assortimentsproduct. Op basis van die instelling wordt bepaald of de sticker niet afgedrukt moet worden, of dat het programma verder moet kijken naar de instelling bij het leveranciersproduct, de leverancier of de verkooporder.



Pagina 27 van 35

Stickers gebaseerd op:

Inslag of uitslag

"Rekening houden met de instellingen van…" is ingeschakeld

Goederenontvangst Inkooporder Voorontvangst

Inslag

Als de instelling bij het assortimentsproduct is: 0: 1: 2: 3: 4:

5:

Magazijnbon Pakbon Verkooporder

Uitslag

stickers afdrukken geen stickers afdrukken stickers afdrukken geen stickers afdrukken wel of geen stickers afdrukken is afhankelijk van de instelling van het leveranciersproduct of, als er geen leveranciersproduct is, afhankelijk van de instelling van de leverancier wel of geen stickers afdrukken is afhankelijk van de instelling van het leveranciersproduct of, als er geen leveranciersproduct is, afhankelijk van de instelling van de leverancier

Als de instelling 'Productstickers afdrukken' in de verkooporder uit staat, dan geen productstickers afdrukken. Als de instelling in de verkooporder aan staat, en de instelling bij het assortimentsproduct is: 0: 1: 2: 3: 4: 5:

stickers afdrukken geen stickers afdrukken geen stickers afdrukken wel stickers afdrukken geen stickers afdrukken wel stickers afdrukken

Bij de overige grondslagen voor de stickers (assemblageopdracht, assortimentsproduct, leveranciersproduct, ontvangstlocatie, productgroep en verplaatsingsopdracht) is de optie niet beschikbaar. Hierbij worden van alle producten die voldoen aan de opgegeven criteria worden de stickers afgedrukt.



Pagina 28 van 35

8.

Overige aanpassingen

8.1

Onderhoud ontvangstlocatie en vaste productlocatie

U kunt er nu voor zorgen dat bij het invoeren van een nieuw product automatisch de vaste productlocatie vastgelegd wordt. Tevens kunt u aangeven dat er per product maximaal één vaste locatie vastgelegd kan worden.

8.1.1

Parameters logistiek Applicatiebeheer | Parameters | Logistiek  Logistiek  tabblad Producten

In het venster van de parameters logistiek is op het tabblad 'Producten' een nieuw kader 'Productlocaties' toegevoegd. In dit kader kunt u het volgende invullen: Ontvangstlocatie is vaste productlocatie De ontvangstlocatie die u vastlegt bij het invoeren van een nieuw product wordt door het programma tevens als vaste productlocatie vastgelegd. Maximaal een vaste productlocatie per product Als u deze optie aanvinkt, kunt u per product maximaal één vaste productlocatie vastleggen. Ontvangstmagazijn / Ontvangstlocatie In deze velden kunt u een standaard ontvangstmagazijn en ontvangstlocatie vastleggen. Dit is niet verplicht. Deze gegevens worden initieel voorgesteld als u een nieuw product invoert.

8.1.2

Productgroepparameters Applicatiebeheer | Parameters | Logistiek  Productgroepparameters  tabblad Product

De productgroepparameters zijn uitgebreid met een nieuw tabblad 'Product'. Op dit tabblad kunt u per productgroep vastleggen of voor de producten in deze productgroep de ontvangstlocatie de vaste productlocatie is en of per product in deze productgroep maximaal één vaste productlocatie vastgelegd kan worden. De categorie voor deze productgroepparameters kunt u opgeven in de parameters Logistiek op het tabblad 'Magazijnbon' in het veld 'Categorie t.b.v. parameters'.

8.1.3

Onderhoud productlocaties Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens logistiek  Productlocaties

Het venster van het programma 'Productlocaties' is uitgebreid met een regeloverzicht waarin alle vastgelegde productlocaties worden getoond. U kunt in dit venter tevens het huidige ontvangstmagazijn en de huidige ontvangstlocatie zien en aanpassen (mits dit volgens de gebruikersparameter is toegestaan). Tevens kunt u in dit venster zien of de parameters 'Ontvangstlocatie is vaste productlocatie' en 'Maximaal een vaste productlocatie per product' voor het onderhanden product van toepassing zijn.



Pagina 29 van 35

8.1.4

Gebruikersparameter Systeembeheer | Toegang  Gebruikersparameters

Er is een nieuwe gebruikersparameter geïntroduceerd: 'Wijzigen ontvangstmagazijn en ontvangstlocatie'. Hiermee kunt u per gebruiker vastleggen of deze het ontvangstmagazijn en de ontvangstlocatie van assortimentsproducten mag wijzigen. De parameter staat in de map 'Algemeen logistiek'. De initiële waarde is 'Ja' (huidige werking). Na het aanvinken van de optie 'Ontvangstlocatie is vaste productlocatie' wordt niet gecontroleerd of dit voor alle assortimentsproducten het geval is. Als bij een bestaand assortimentsproduct de ontvangstlocatie wijzigt, zal de nieuwe ontvangstlocatie ook als vaste productlocatie worden vastgelegd Na het aanvinken van de optie 'Maximaal een vaste productlocatie per product' wordt niet gecontroleerd of dit voor alle assortimentsproducten het geval is. Als geprobeerd wordt om in het programma 'Onderhoud productlocaties' een nieuwe productlocatie vast te leggen, wordt de parameter wel afgedwongen.

8.2

Tenaamstelling eenmalig adres t.b.v. Transsmart

Als u een zending verstuurt, wordt voor de tenaamstelling de naam van de afleverorganisatie gebruikt. Als de bestelling op verzoek van uw klant verstuurd wordt naar een eenmalig adres, wordt als naam ook de naam van de afleverorganisatie gebruikt. Om die reden is het nu mogelijk om bij een (eenmalig) adres een naam vast te leggen die de naam van de afleverorganisatie vervangt. 8.2.1

Parameters Transsmart Applicatiebeheer | Parameters | Logistiek | Vervoerderslabels  Transsmart

Op het tabblad 'Bron' is het veld 'Organisatienaam' toegevoegd. In dit veld kunt u een kenmerk selecteren. De waarde van dat kenmerk vervangt in de zending de naam van de afleverorganisatie. 8.2.2

Organisaties, tabblad 'Adres' Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens  Organisaties

Bij ieder organisatieadres kunt u adreskenmerken invullen door op het tabblad 'Adres' met 'Ga naar' door te verbinden naar 'Kenmerken'. Leg de gewenste tenaamstelling bij het adres vast in het kenmerk dat u hierboven in de parameters Transsmart hebt geselecteerd. 8.2.3

Verkooporder, tabblad 'Orderregel' Applicatie | Taken | Verkoop  Verkooporders

U kunt in de verkooporder het afleveradres aanpassen door op het tabblad 'Orderregel' in het kader 'Afleveradres' op de knop […] te klikken. In het venster 'Wijzigen afleveradres' kunt u een bestaand adres selecteren of een nieuw (eenmalig) adres vastleggen. Met de knop [Kenmerk…] kunt u het gewenste kenmerk selecteren en invullen. U kunt nieuwe adreskenmerken aanmaken in het programma 'Organisatieadres kenmerken' (Applicatiebeheer | Onderhoud | Algemeen  Organisatieadres kenmerken).



Pagina 30 van 35

8.3

Importeren besteladviezen

Als u uw besteladviezen door een extern programma laat genereren, bestaat nu de mogelijkheid om deze te importeren. 8.3.1

Importprofielen Applicatiebeheer | Import  Importprofielen

In het programma 'Importprofielen' kunt u de diverse importprofielen aanmaken en onderhouden. In dit programma kunt u nu ook 'Bestand: Besteladviezen' selecteren. Met dit profiel kunt u uw besteladviezen importeren. U kunt de volgende velden opnemen in het importprofiel:           

Leverancier Extern productnummer Productgroep uniciteit Aantal Product Eenheid UAC-code Bestelcode Leveren voor Inkoper Magazijngroep

U kunt een importprofiel vastleggen waarin verwezen wordt naar één specifiek importbestand. Het is ook mogelijk om een profiel aan te maken waarmee alle bestanden in een map geïmporteerd worden. U kunt in de bestandsnamen gebruikmaken van de wildcards '*' en '?'. Toegestane bestandsnamen zijn bijvoorbeeld C:\import\bestel*.* (alle bestanden die beginnen met de letters 'bestel' in de map c:\import) C:\import\advies??.csv (alle csv-bestanden met naam 'advies' gevolgd door twee andere karakters) C:\import\advies\*.* (alle bestanden in de map c:\import\advies) Na de import kunt u de verwerkte bestanden laten verwijderen of verplaatsen naar een andere map. U kunt ook de niet verwerkte bestanden laten verplaatsen. 8.3.2

Importeren besteladviezen Applicatiebeheer | Import  Importeren besteladviezen Applicatie | Taken | Inkoop  Besteladviezen  Knop [Importeren]

Besteladviezen kunnen op twee manieren geïmporteerd worden: - met het programma 'Importeren besteladviezen', op te starten vanuit het menu - in het programma 'besteladviezen' met de knop [Importeren] Voor het importeren van besteladviezen geldt het volgende :   

De velden 'Leverancier', 'Aantal' en 'Datum leveren voor' moeten altijd aangeleverd worden. De velden 'Extern productnummer' en 'Productgroep uniciteit' moeten altijd in het profiel opgenomen worden. De waarden hoeven alleen in het importbestand aangeleverd te worden als de module BF (Extern productnummer) actief is. De import kijkt eerst of de bestelcode ingevuld is. Zo ja, dan wordt daarmee het leveranciersproduct gezocht. o Als dat geen resultaat oplevert, wordt op de EAN (UAC) code gezocht. o Als dat geen resultaat oplevert, wordt gezocht op Product en Eenheid



Pagina 31 van 35

o

Als dat geen resultaat oplevert en de module BF is ingeschakeld, wordt op Extern productnummer en Productgroep uniciteit gezocht.

Een geïmporteerd advies wordt toegevoegd aan het venster van het programma 'Onderhoud besteladviezen'. Het is niet mogelijk om een advies te importeren voor een product waarvoor al een advies aanwezig is; in dat geval wordt de regel overgeslagen en staat er een melding in het .err bestand.

8.4

Referentie verkoopcontract Applicatie | Taken | Verkoop | Verkoopcontracten  Verkoopcontracten

Als u de module verkoopcontracten gebruikt om gemaakte projectafspraken met uw klanten vast te leggen, kan het wenselijk zijn om een referentie in het contract in te kunnen voeren. Helemaal als u meerdere contracten per klant vastlegt. Om die reden is het venster 'Onderhoud verkoopcontracten' uitgebreid met een veld waarin u de referentie kunt invullen.

8.4.1

Formulieren Applicatiebeheer | Onderhoud | Formulieren  Formulieren

U kunt de referentie laten afdrukken op het verkoopcontract en het verkoopcontract afroepschema. Gebruik hiervoor het afdrukitem 'Algemeen.Referentie'. 8.4.2

Overnemen contract in verkooporder Applicatie | Taken | Verkoop  Verkooporders

Als u een verkoopcontract overneemt in een verkooporder, kunt u zowel op het tabblad 'Algemeen' als op het tabblad 'Orderregel' gebruikmaken van een zoekvenster om het juiste contract selecteren. In die zoekvensters wordt nu ook de referentie van de verkoopcontracten getoond. De referentie van het verkoopcontract wordt niet automatisch wordt overgenomen in de verkooporder. 8.4.3

Zoekprofielen Applicatiebeheer | Profielen  Zoekprofielen

Aan de zoekprofielen van type zoekmachine 'Verkoopcontracten' kunt u de nieuwe kolom 'Referentie' toevoegen. Als u zoekt op verkoopcontracten wordt in deze kolom de referentie van de verkoopcontracten wordt getoond. 8.4.4

Informatieprofielen Applicatiebeheer | Profielen  Informatieprofielen

In de contractkaart (een informatieprofiel met functie: 'Verkoopkaart' en detailfunctie 'Contractkaart') kunt u het veld 'Referentie' opnemen. In dit veld wordt de referentie van het opgevraagde verkoopcontract getoond.



Pagina 32 van 35

8.5

Opnieuw afdrukken verkoopfacturen

Als het weleens voorkomt dat een factuur voor een klant opnieuw afgedrukt moet worden, kunt u vanuit de 'Klantkaart' of het programma onderhoud 'Debiteuren' met de 'Ga naar' functie doorverbinden naar Financieel  Uitgaande facturen. In dit venster kunt u met de knop [Details] de detailgegevens van iedere factuur opvragen. Vanaf nu is het ook mogelijk om vanuit dit informatievenster de betreffende factuur af te drukken. Voor ieder type factuur (verkoopfactuur, verzamelfactuur, dienstfactuur, contractfactuur, werkorder factuur, projectfactuur) wordt het juiste afdrukprogramma gestart waarmee de factuur (opnieuw) afgedrukt kan worden. Een handmatig geboekte factuur (Taken | Debiteuren  Boeken verkoopfacturen) kan niet afgedrukt worden. In dat geval toont het programma een melding.

8.6

Uitvoerteksten per documentopmaak

Het is al geruime tijd mogelijk om uitvoerteksten vast te leggen bij een documentopmaak. In de uitvoerteksten kunt u een onderwerp- en body tekst vastleggen voor als het document via e-mail verstuurd wordt. U kunt een # opnemen in het onderwerp van de e-mail waarmee bijvoorbeeld, in het geval van een orderbevestiging, het ordernummer in het onderwerp geplaatst kan worden.. Deze functionaliteit is nu uitgebreid. 8.6.1

Onderhoud documentopmaak Applicatiebeheer | Onderhoud | Formulieren  Documentopmaak

U kunt in dit programma met 'Ga naar' doorverbinden naar de uitvoerteksten. Het is nu mogelijk om 'Uitvoerteksten document' en 'Uitvoerteksten opmaak' vast te leggen. U kunt voor iedere opmaak de 'Uitvoerteksten opmaak' invullen. De 'Uitvoerteksten document' zijn voor alle opmaken van de betreffende documentsoort. Deze tekst wordt gebruikt als voor de betreffende documentopmaak geen uitvoertekst opmaak is ingevuld. U kunt nu gebruikmaken van drie nieuwe informatievelden. Deze zijn te gebruiken in zowel het onderwerp van de mail, als in de body van de mail. De nieuwe informatievelden zijn:   

#number# #date# #ref#

dit informatieveld komt in de plaats van de # dit informatieveld plaatst de datum van de order, factuur, etc. in de e-mail dit informatieveld plaatst de referentie of omschrijving in de e-mail

Overigens blijft de bestaande # gewoon werken in het onderwerp van de e-mail. U hoeft uw bestaande uitvoerteksten dus niet aan te passen. Tijdens het versturen van de e-mail, kijkt het programma eerst of de uitvoerteksten opmaak ingevuld zijn. Als voor de betreffende opmaak geen tekst is vastgelegd, kijkt het programma of de uitvoerteksten document ingevuld zijn. U kunt de nieuwe informatievelden gebruiken voor deze documenten: assemblagebon, borderelfactuur, betalingsspecificatie, BTW aangifte, contractfactuur, contract, dienstfactuur, goederenontvangst, incasso mandaat, inkoopofferte, inkooporder, incasso specificatie, magazijnbon, magazijnbon inkoopretour, orderbevestiging, verkoopfactuur, verkoopofferte, openstaande leveringen, projectfactuur, pakbon, rentenota, rekeningoverzicht, standaard bijlage borderel, service werkorder, verzamelbijlage borderel, verkoopcontract afroepschema, verkoopcontract, vervoerdocument, verzamelfactuur, verzamellooplijst en werkorder factuur.



Pagina 33 van 35

8.7

Crediteren factuuropdrachten

Het is al geruime tijd mogelijk om factuuropdrachten te dupliceren. Vanaf nu is het ook mogelijk om factuuropdrachten te crediteren. 8.7.1

Onderhoud factuuropdrachten & Onderhoud periodieke factuuropdrachten Applicatie | Taken | Facturering  Onderhoud factuuropdrachten Applicatie | Taken | Facturering  Onderhoud periodieke factuuropdrachten

Selecteer de factuuropdracht die u wilt crediteuren en open het opties-menu. Kies voor 'Crediteren factuuropdracht'. Het programma maakt een nieuwe opdracht waarmee de bestaande opdracht gecrediteerd wordt. Bij het crediteren worden de referenties en verbijzonderingen één op één overgenomen.

8.8

Verkooporders & verkoopoffertes ingevoerd door; laatst gewijzigd door

In de verkooporders en verkoopoffertes wordt bijgehouden wie de gegevens het laatst heeft bewerkt. Omdat het veld bij iedere wijziging wordt ingevuld met de laatste gebruiker, is niet meer te zien wie de offerte of de order initieel heeft vastgelegd. Daarom is dit uitgebreid: in de order wordt niet alleen vastgelegd wie de order het laatst heeft gewijzigd, maar ook wie de order heeft ingevoerd. 8.8.1

Gebruikersparameters Systeembeheer | Toegang  Gebruikersparameters

Er zijn twee gebruikersparameters waarin u per gebruiker kunt vastleggen of deze als afwijkende gebruiker geselecteerd mag worden en of de gebruiker een afwijkende gebruiker mag selecteren: "Mag een afwijkende verkoopgebruiker geselecteerd worden:" (ja/nee) "Mag gebruiker als afwijkende gebruiker geselecteerd worden:" (ja/nee) Er zijn aparte parameters voor de verkooporders en de verkoopoffertes. Deze staan in de map 'Verkooporders' en in de map 'Verkoopoffertes'. U kunt gebruikersparameters per gebruiker invullen, of als algemene instelling door het veld 'Gebruiker' leeg te laten. Als in de gebruikersparameter is vastgelegd dat een gebruiker een afwijkende gebruiker mag selecteren, maar niet als afwijkende gebruiker geselecteerd mag worden, kan de gebruiker in kwestie wel zichzelf als afwijkende gebruiker selecteren.

8.8.2


In het venster van de verkooporder zijn op het eerste tabblad twee velden beschikbaar: 'Ingevoerd door' 'Laatst gewijzigd door' Het programma vult de gegevens automatisch in. Afhankelijk van de gebruikersparameters kan eventueel een andere gebruiker geselecteerd worden.



Pagina 34 van 35

8.8.3

Verkoopoffertes Applicatie | Taken | Verkoop  Verkoopoffertes

In het venster van de verkoopofferte zijn op het eerste tabblad twee velden beschikbaar: 'Ingevoerd door' 'Laatst gewijzigd door' Het programma vult de gegevens automatisch in. Afhankelijk van de gebruikersparameters kan eventueel een andere gebruiker geselecteerd worden.

8.9

Connector verkooporders Applicatiebeheer | Onderhoud | Connector  Profiel connector verkooporder

In de vorige Service Pack notes (SP1) zijn de connectoren beschreven. In dit service pack is sprake van een uitbreiding van de Connector verkooporders. Het is nu mogelijk om een conversietabel vast te leggen waarmee de aangeboden gegevens geconverteerd kunnen worden voor ze door het programma ingelezen worden. Deze conversietabel vergroot de flexibiliteit van de connector. De volgende gegevens kunnen geconverteerd worden:  Betalingsconditie  Btw code  Btw scenario  Contactpersoon  Factuurcode  Land  Leveringsconditie  Locatie  Magazijn  Ordersoort  Valuta  Verdeling  Vertegenwoordiger  Vestiging U kunt per profiel een conversietabel invullen.



Pagina 35 van 35

Service Pack notes UNIT4 Multivers Extended SPE SP2

Recommend Documents