Service Pack notes SPE SP4 Service Pack notes Unit4 Multivers Extended SPE SP4

Service Pack notes SPE SP4

Service Pack notes Unit4 Multivers Extended SPE SP4

Versie 1.3

INHOUD 1.

Vernieuwing User Interface....................................................................... 5

1.1 1.2

Nieuwe huisstijl ................................................................................................... 5 Onderhouden tabbladen gebruikers .................................................................. 5

1.2.1

1.3 1.4 1.5 1.5.1

1.6 1.6.1

Kopiëren / verwijderen tabbladen gebruikers ..................................................................... 5

Afbeelding opnemen in menutegel .................................................................... 6 Sessieafhankelijke filtering van live-tegels ....................................................... 7 Live-tegels vertalingen ........................................................................................ 7 Live-tegels ........................................................................................................................... 7

Dashboards en rapporten openen met Live-tegel ............................................. 8 Live-tegels ........................................................................................................................... 8

2.

Documentbeheer (drag & drop) ................................................................ 9

2.1

Parameters Bijlagen ............................................................................................ 9

2.1.1

2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4

Bijlagen opslaan in de lob database of in een map? ........................................................ 10

Tab 'Bijlagen' ......................................................................................................10 Vastleggen van een bijlage ............................................................................................... 11 Beheer bijlagen ................................................................................................................. 11 Openen van een bijlage .................................................................................................... 11 Wijzigen van een bijlage ................................................................................................... 11

2.3

Typen bijlagen ....................................................................................................12

3.

U4Invoice ...................................................................................................13

3.1

U4Invoice en Vaste activa ..................................................................................13

3.1.1 3.1.2 3.1.3

3.2 3.3 3.3.1 3.3.2

4. 4.1.1 4.1.2 4.1.3

Zoekfunctie U4Invoice grootboekrekeningen ................................................................... 13 Importeren / verwerken gegevens U4Invoice ................................................................... 13 Vaste activa....................................................................................................................... 14

U4Invoice en geblokkeerde rekeningen / inactieve crediteuren .....................14 U4Invoice en permanence .................................................................................15 Parameters U4Invoice ...................................................................................................... 15 Boeken permanence ......................................................................................................... 15

Volgorde orderregels................................................................................16 Verkooporders................................................................................................................... 16 Inkooporders ..................................................................................................................... 16 Informatieprofielen ............................................................................................................ 16

5.

Algemeen boekingsprogramma ..............................................................17

6.

Telebankieren............................................................................................18

6.1 6.2

Kolom 'Facturen volledig betaald' .....................................................................18 Korting, kredietbeperking of verschil afboeken ...............................................18

© Unit4 Business Software BV

Disclaimer zoals vermeld op http://www.unit4.nl/disclaimer

Pagina 2 van 42

7.

Rapportage ................................................................................................19

7.1 7.2 7.3

List & Label versie 21 .........................................................................................19 Afdrukken standaard rapportages ....................................................................19 EAN code eindproduct op de assemblagebon .................................................20

7.3.1

7.4 7.4.1

7.5 7.5.1

7.6 7.6.1 7.6.2 7.6.3

Onderhoud formulieren ..................................................................................................... 20

Backorders op de magazijnbon.........................................................................20 Onderhoud formulieren ..................................................................................................... 20

Info koppelingen op Assemblagebon ...............................................................21 Onderhoud formulieren ..................................................................................................... 21

Afdrukken adreskenmerken ..............................................................................22 Organisatieadres kenmerken ............................................................................................ 22 Parameters Algemeen ...................................................................................................... 22 Onderhoud formulieren ..................................................................................................... 22

8.

Afdrukken ondertekende orderbevestigingen .......................................24

8.1 8.2 8.3 8.4

Onderhoud formulieren .....................................................................................24 Parameters Mobile Sales ...................................................................................24 Afdrukken orderbevestigingen ..........................................................................24 Batchfunctie afdrukken orderbevestigingen ....................................................24

9.

Informatie afleveradres gekoppelde inkoop- / verkooporders ..............25

9.1 9.2 9.3

Gekoppelde verkooporders ...............................................................................25 Koppeling inkoop - verkoop ..............................................................................25 Koppeling verkoop - inkoop ..............................................................................25

10.

Kopiëren images t.b.v. connector Producten .........................................26

10.1.1 10.1.2

Parameters afbeeldingen .................................................................................................. 26 Producten .......................................................................................................................... 26

10.2

Kopiëren images in de batch .............................................................................27

11.

Kopiëren bestanden via FTP ....................................................................28

11.1 11.2

Criteria.................................................................................................................28 Kopiëren bestanden via FTP in de batch ..........................................................29

12.

Factureren in de batch .............................................................................30

13.

RF import, afwijkende partijnummers .....................................................31

13.1 13.2 13.3

Verwerken goederen ontvangst RF ...................................................................31 Parameters Warehouse management ...............................................................31 Verwerken verplaatsingen RF ...........................................................................32



Pagina 3 van 42

14.

EAN-Synoniemen in EDI berichten .........................................................33

14.1 14.2 14.3

Producten ...........................................................................................................33 Verkooporders ....................................................................................................33 Debiteuren ..........................................................................................................33

15.

Inactief zetten vertegenwoordigers / Inkopers .......................................34

15.1 15.2

Onderhoud vertegenwoordigers .......................................................................34 Onderhoud inkopers ..........................................................................................34

16.

Adreswijziging organisatie / inactief zetten organisatieadressen ........35

16.1 16.2

Organisaties........................................................................................................35 Adreswijzigingen ................................................................................................35

17.

Incasso ......................................................................................................36

17.1

Meerdere incassodatums in incassobestand ...................................................36

17.1.1 17.1.2

17.2 17.2.1 17.2.2

Parameters Incasso .......................................................................................................... 36 Vervaardigen incasso-opdrachten .................................................................................... 36

SHA hashtotaal in betaalbaarstelling- en incassobestanden ..........................37 Onderhoud bank ............................................................................................................... 37 Onderhoud formulieren ..................................................................................................... 37

18.

Overige aanpassingen..............................................................................38

18.1 18.2 18.3 18.4 18.5

Zoekscherm Producten .................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Wijzigen / afmelden verplaatsingen ..................................................................39 Inkooporder zoeken op basis van de referentie ...............................................39 Herwaardering voorraad ....................................................................................40 ICP aangifte via SBR manager ..........................................................................40

18.5.1

Opgaaf intracommunautaire prestaties ............................................................................. 40

18.6 18.7 18.8 18.9

Importeren Beaufort-bestand ............................................................................40 BIC code niet langer verplicht ...........................................................................41 Partij info bij goederenontvangst ......................................................................41 Grotere veldlengte in parameters met bestandslocatie ...................................41

19.

Recapitulatie parameters .........................................................................42



Pagina 4 van 42

1.

Vernieuwing User Interface

1.1

Nieuwe huisstijl

Na het opstarten van het programma zal het u opgevallen zijn dat alles er iets anders uitziet. Het uiterlijk van het programma is aangepast aan de nieuwe huisstijl van Unit4. Dit betekent dat het menu en de tegels een nieuwe kleur gekregen hebben. Ook de beschikbare kleuren voor de programmategels zijn aangepast aan het nieuwe pallet.

1.2

Onderhouden tabbladen gebruikers

Met de vernieuwde User Interface, geïntroduceerd in SPE SP2, is het mogelijk geworden om tegels van veelgebruikte programma's op het bureaublad te plaatsen, de tegels te groeperen, live-tegels met actuele informatie op het bureaublad te plaatsen en, door gebruik te maken van tabbladen, meerdere bureaubladen te onderhouden. Inrichten en onderhouden van de verschillende tabbladen moest echter door de gebruikers zelf gedaan worden. Vanaf nu het is mogelijk om tabbladen te kopiëren van en naar andere gebruikers. Een applicatiebeheerder kan nu dus bijvoorbeeld één of meerdere tabbladen aanmaken en die ter beschikking stellen aan de overige medewerkers. 1.2.1

Kopiëren / verwijderen tabbladen gebruikers Systeembeheer | Toegang  Kopiëren / verwijderen tabbladen gebruikers

Met dit programma kunnen de tabbladen van gebruikers gekopieerd en verwijderd worden. 1.2.1.1

Verwijderen tabbladen

Geef met de radiobuttons aan of de tabbladen van een enkele gebruiker of van alle gebruikers van een autorisatiegroep verwijderd moeten worden, selecteer vervolgens de gebruiker of de autorisatiegroep en vul de administratie in waaruit het tabblad verwijderd moet worden. Als één tabblad verwijderd moet worden, vinkt u de radiobutton 'Tabblad' aan en selecteert u in het veld erachter het tabblad in kwestie. (Bij de optie 'Gebruikers van autorisatiegroep' worden de tabbladen van alle gebruikers in die autorisatiegroep getoond in het selectiescherm.) Als alle tabbladen verwijderd moeten worden, selecteert u radiobutton 'Alle tabbladen'. Klik tot slot op de knop [Verwijderen]. Als alle tabbladen van een gebruiker verwijderd worden, maakt het programma voor die gebruiker een nieuw, leeg tabblad 'Basis' aan. Iedere gebruiker heeft dus altijd minimaal één tabblad.



Pagina 5 van 42

1.2.1.2

Kopiëren tabbladen

Selecteer de medewerker en de administratie waarvan de tabbladen gekopieerd moeten worden. Om één tabblad te kopiëren, vinkt u de radiobutton 'Tabblad' aan en selecteert u het betreffende tabblad. Vink 'Alle tabbladen' aan als alle tabbladen van de gebruiker gekopieerd moeten worden. Selecteer met de radiobuttons of de tabbladen naar een enkele gebruiker of naar alle gebruikers van een autorisatiegroep gekopieerd moeten worden en vul de administratie in waarnaar dat moet gebeuren. Geef aan wat het programma met de reeds aanwezige tabbladen van de gebruikers moet doen: behouden of verwijderen. Klik tot slot op de knop [Kopiëren]. Als een tabblad naar een gebruiker gekopieerd wordt met behoud van de reeds aanwezige tabbladen en de gebruiker heeft al een tabblad met dezelfde naam, wordt het bestaande tabblad niet overschreven. De gebruiker heeft in dat geval twee tabbladen met dezelfde naam. De naam van een tabblad kan gewijzigd worden met rechter muisknop  Naam wijzigen. Als een gebruiker waarnaar tabbladen gekopieerd worden alleen een leeg tabblad 'Basis' heeft, wordt dat tabblad verwijderd. Ook als bij het kopiëren is aangegeven dat reeds aanwezige tabbladen behouden moeten worden.

1.3

Afbeelding opnemen in menutegel

Het is mogelijk om uw eigen afbeeldingen op te nemen in menutegels. Het gebruik van afbeeldingen met hoge resolutie kon echter resulteren in een trage interface. In de Service Pack notes werd daarom geadviseerd om de afbeelding vooraf te verkleinen. Dit is nu niet meer nodig. Als u een afbeelding opneemt in een tegel, wordt de afbeelding automatisch door het programma geoptimaliseerd. De geoptimaliseerde afbeelding wordt opgeslagen in de database en deze wordt vervolgens gebruikt voor het tonen van de afbeelding in de tegel. Het originele bestand wordt dus niet beïnvloed. Opnemen van een eigen afbeelding doet u als volgt:     

Klik met de rechtermuisknop op een tegel. Kies onderin het scherm voor de optie 'Tegel bewerken'. Het scherm 'Onderhoud menutegel' wordt geopend. Kies in dit scherm in het veld 'Afbeelding' voor "(Bestandsnaam)". Blader met de knop [Bladeren…] naar de afbeelding of vul het pad en de bestandsnaam in in het veld 'Bestandsnaam'. Klik op de knop [Opslaan].



Pagina 6 van 42

1.4

Sessieafhankelijke filtering van live-tegels Applicatiebeheer | Query designer  Live-tegels

In SPE SP3 zijn de live-tegels geïntroduceerd. Een live-tegel kan op het MvE bureaublad geplaatst worden om actuele informatie weer te geven. Het was echter niet mogelijk om een tegel te maken die in meerdere administraties tegelijk gebruikt kan worden en alleen de voor die administratie relevante gegevens toont. Denk bijvoorbeeld aan een live-tegel met het aantal openstaande magazijnbonnen. De administratie waaruit de gegevens opgehaald moeten worden moest in de query opgenomen zijn waardoor de tegel alleen in die specifieke administratie te gebruiken is. Het is in dit Service Pack mogelijk gemaakt om een filtering op het queryresultaat toe te passen en hierbij gebruik te maken van sessievariabelen. Dit maakt het mogelijk om tegels te maken die onder verschillende omstandigheden (bijvoorbeeld in een andere administratie of met een andere gebruiker) andere gegevens tonen. U wilt bijvoorbeeld een tegel die in iedere administratie gebruikt kan worden en het aantal openstaande magazijnbonnen van die administratie toont. Dit is mogelijk door het veld cdadmin (Code administratie) in de query op te nemen en de gegevens voor alle administraties op te halen. Klik in het programma 'Onderhoud live-tegels' op de knop [Filter…] en selecteer "Code administratie", "Gelijk aan (=)", "Sessievariabelen" en "Administratie". Het resultaat is dat de tegel in iedere administratie alleen de voor die administratie relevante gegevens toont. Deze sessievariabelen zijn beschikbaar:  Administratie  Autorisatiegroep  Gebruiker  Vestiging  Werkdatum  Boekjaar  Periode  Valuta  Taal Het maken van een query voor een live-tegel kan complex zijn. Daarom is hiervoor een training ontwikkeld. Ondersteuning van de helpdesk is alleen mogelijk als u aan deze training hebt deelgenomen.

1.5

Live-tegels vertalingen

In live-tegels is het mogelijk om een titel (title), een waarde (number) en een tekst (text) op te nemen. Als de gegevens van een Live-tegel ook in andere talen getoond moesten worden, was het tot nu noodzakelijk om de tegel meerdere malen aan te maken: één voor iedere taal. Vanaf dit Service Pack is dit niet meer nodig. Als u beschikt over module AK (Engelse versie), AN (Duitse versie) of AO (Franse versie) kunt u meertalige tegelvelden gebruiken in Live-tegels. 1.5.1

Live-tegels Applicatiebeheer | Query designer  Live-tegels

In het venster 'Onderhoud Live-tegels' is in het kader 'Tegelvelden' een nieuwe optie aanwezig: 'Meertalige tegelvelden'. Na het inschakelen van deze optie is het mogelijk om voor de talen Duits, Engels, Frans en Nederlands aparte titels en velden in te vullen.



Pagina 7 van 42

Als de tegel bij een gebruiker op het bureaublad staat, controleert het programma de taal die is vastgelegd bij de gebruiker om te bepalen welke tekst in de tegel moet worden getoond.

1.6

Dashboards en rapporten openen met Live-tegel

Het was al mogelijk om bij een Live-tegel vast te leggen dat een programma gestart moet worden als op de tegel geklikt wordt. Vanaf nu kan ook een dashboard of rapport aan de tegel gekoppeld worden. 1.6.1

Live-tegels Applicatiebeheer | Query designer  Live-tegels

Achter de optie 'Actie bij klikken' kan opgegeven worden wat het programma moet doen als een gebruiker op de Live-tegel klikt. In het pull-down menu kan nu gekozen worden uit deze acties: - Open programma - Open dashboard - Open rapport in het veld erachter kan vervolgens het programma, dashboard of rapport geselecteerd worden.



Pagina 8 van 42

2.

Documentbeheer (drag & drop)

Vanaf dit Service Pack is het mogelijk om in een aantal functies bijlagen vast te leggen en op te vragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan documenten, gescande contracten, e-mails, afbeeldingen etc. De bijlagen worden opgeslagen op een harde schijf- of netwerklocatie of in de database. Het vastleggen van bijlagen is vooralsnog mogelijk bij verkoopoffertes, verkooporders en verkoopfacturen. De functionaliteit zal in de toekomst verder uitgebreid worden. Deze nieuwe functionaliteit is ontwikkeld aan de hand van een ingediende wens op Unit4 Ideas (http://unit4ideas.force.com/AgressoWholesale). Unit4 Ideas wordt ook ingezet voor het registreren van uw wensen of voorstellen met betrekking tot het uitbreiden van deze functionaliteit. Daarnaast kunt u hier stemmen op reeds ingediende voorstellen van andere gebruikers.

2.1

Parameters Bijlagen Applicatiebeheer | Parameters  Bijlagen

In de parameters 'Bijlagen' kunt u per administratie opgegeven waar het programma de bijlagen van die administratie moet opslaan. Administratie Vul de administratie in waarvoor deze inrichting van de parameter moet gelden. Als dit veld niet wordt ingevuld, gelden de instellingen als algemene parameter. Opslag Hier legt u vast waar het programma de bijlagen op moet slaan:     

In de lob database De bijlagen worden opgeslagen in de lob (large objects) database. In een map De bijlagen worden opgeslagen in een map op de harde schijf of netwerklocatie. Vragen, voorkeur voor de lob database Het programma vraagt waar de bijlage opgeslagen moet worden, en stelt initieel de lob database voor. Vragen, voorkeur voor een map Het programma vraagt waar de bijlage opgeslagen moet worden, en stelt initieel de opgegeven map voor. Algemene parameter Het programma gebruikt de instellingen die als algemene parameter zijn vastgelegd.

Map Vul hier de standaard map in waar de bijlagen opgeslagen moeten worden. Bestandsmap aanvullen met: Deze optie is bedoeld voor bijlagen die in een map worden opgeslagen. De hierboven ingevulde map kan aangevuld worden met  Administratie  Koppeling met  Gegevenssleutel Geef vervolgens op of de aanvullende items gecombineerd moeten worden tot 1 map, of gebruikt moeten worden om aparte mappen te maken. Zie het voorbeeld hieronder. Maximale bestandsgrootte in database (KB) Deze optie geldt voor bijlagen die in de lob database opgeslagen moeten worden. Bestanden die groter zijn dan de waarde die u hier invult, mogen niet in de lob database opgeslagen worden. © Unit4 Business Software BV


Pagina 9 van 42

Voorbeeld: 

Stel, de parameter is als volgt ingericht: Map: C:\Bijlagen Bestandmap aanvullen met 'Administratie', 'Koppeling met' en 'Gegevenssleutel' Opbouw aanvullende items: 'Combineren tot 1 map' U legt een bijlage vast bij verkooporder VOR05678 in administratie 02. Deze bijlage zal opgeslagen worden in de map C:\Bijlagen\02-Verkooporder-VOR05678\



Stel, de parameter is als volgt ingericht: Map: N:\Bijlagen Bestandsmap aanvullen met 'Administratie', 'Koppeling met' en 'Gegevenssleutel' Opbouw aanvullende items: 'Aparte mappen' U legt een bijlage vast bij verkoopfactuur VF004321 van debiteur Beek in administratie 01. Deze bijlage zal opgeslagen worden in de map N:\Bijlagen\01\Debiteurfactuur\Beek_VF004321\

2.1.1

Bijlagen opslaan in de lob database of in een map?

De voordelen van opslaan in de lob database: - Voor het gebruik in Mobile Sales en CRM moeten de bijlagen in de lob database opgeslagen worden. - Uw bijlagen worden meegenomen met de back-up van de database.

2.2

Tab 'Bijlagen'

Om een bijlage vast te leggen, sleept u deze simpelweg naar de side tab 'Bijlagen'. Deze tab is vanaf dit Service Pack aanwezig in de volgende programma's: Bijlagen bij verkoopoffertes:  Applicatie | Taken | Verkoop  Verkoopoffertes, tabblad 'Algemeen' Bijlagen bij verkooporders:  Applicatie | Taken | Verkoop  Verkooporders, tabblad 'Algemeen'  Applicatie | Taken | Verkoop  Onderhoud backorders  Applicatie | Taken | Verkoop  Vrijgeven geblokkeerde orders Bijlagen bij verkoopfacturen:  Applicatie | Taken | Debiteuren  Boeken verkoopfacturen, tabblad 'Verkoopfactuur'  Applicatie | Taken | Debiteuren | Excasso  Ter excasso stellen, tabblad 'Specificatie'  Applicatie | Taken | Debiteuren | Incasso  Ter incasso stellen, tabblad 'Specificatie'  Applicatie | Info | Debiteuren  Openstaande posten debiteuren  Applicatie | Info | Debiteuren  Verkoopfacturen  Applicatie | Info | Debiteuren  Verkoopfacturen / betalingen per debiteur  Applicatie | Onderhoud | Debiteuren  Ga naar Financieel  Uitgaande facturen  Applicatie | Onderhoud | Debiteuren  Ga naar Financieel  Uitgaande facturen  [Details]



Pagina 10 van 42

2.2.1

Vastleggen van een bijlage

Als u een bestand naar de tab 'Bijlagen' sleept, zal de tab openklappen. In het getoonde vlak kunt u het bestand vervolgens loslaten waarna het gekopieerd wordt volgens de instellingen van de parameter. U kunt ook van tevoren met de muis op de tab klikken om deze open te klappen. Het tabblad toont hoeveel bijlagen bij de betreffende offerte, order of factuur zijn vastgelegd. Bijlagen worden specifiek vastgelegd bij de geselecteerde offerte, verkooporder of factuur. Het maakt dus niet uit in welk programma de bijlage is vastgelegd. Een bijlage die tijdens het boeken van een factuur is vastgelegd in het programma 'Boeken verkoopfacturen', kan bijvoorbeeld bij het ter incasso stellen van die factuur opgevraagd worden. 2.2.2

Beheer bijlagen

Als de tab 'Bijlagen' openklapt, staat boven in het vlak het programma 'Beheer bijlagen…'. Klik op dit programma om het scherm 'Bijlagen <entiteit>' te openen. Het scherm toont van iedere bijlage wat de bestandsnaam is, waar het is opgeslagen, wat de grootte van het bestand is, wanneer het is gekoppeld en wie de bijlage heeft gekoppeld. In het scherm kunnen nieuwe bijlagen vastgelegd worden, bijlagen verwijderd worden en vastgelegde bijlagen geopend worden met de knop [Bekijken…]. Als het scherm geopend is, is het tevens mogelijk om bestanden naar het scherm te slepen om ze als bijlage te koppelen. 2.2.3

Openen van een bijlage

Een bijlage kan geopend worden door de tab 'Bijlagen' open te klappen en in de lijst op de gewenste bijlage te klikken. Een andere mogelijkheid is om het programma 'Beheer bijlagen' te openen, de bijlage te selecteren en op de knop [Bekijken…] te klikken. Een bijlage wordt altijd geopend in het programma dat geassocieerd is met het bestandstype. 2.2.4

Wijzigen van een bijlage

Het is mogelijk om een bijlage te wijzigen. Open hiervoor het programma 'Beheer bijlagen', selecteer de bijlage en klik op de knop [Bewerken…]. Als de bijlage is opgeslagen in de database, constateert het programma de wijziging en krijgt u de vraag of de wijziging ook in de database moet worden opgeslagen. De 'Datum en tijd koppelen' en de 'Gebruiker' die bij de bijlage zijn vastgelegd, worden bijgewerkt. Als de bijlage is opgeslagen op de harde schijf of netwerklocatie, weet het programma niet of de bijlage is gewijzigd. Na het opslaan van de wijziging krijgt u dus geen vraag en worden de 'Datum en tijd koppelen' en 'Gebruiker' niet bijgewerkt. Als dezelfde bijlage bij meerdere verkooporders, offertes en/of facturen is vastgelegd en opgeslagen in de lob database, is de bijlage meerdere malen in de database opgeslagen. Als bij één order de bijlage gewijzigd wordt, wordt die wijziging alleen in dat exemplaar doorgevoerd. De bijlagen van de andere verkooporders, offertes of facturen worden hierdoor dus niet beïnvloed.



Pagina 11 van 42

2.3

Typen bijlagen

U kunt de volgende typen bijlagen vastleggen: 







Bestanden o Ieder gewenst bestand (docx, pdf, jpg etc.) kan gekoppeld worden door ze uit de Windows verkenner naar de tab 'Bijlagen' te slepen. Het is mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te verslepen. E-mails o E-mails kunt u als bijlage koppelen door ze uit Outlook naar de tab 'Bijlagen' te slepen. U kunt meerdere e-mails tegelijk verslepen. Eventuele bijlagen van de e-mails worden mee gekopieerd. Bijlagen van e-mails o Als u alleen de bijlage van een e-mail wilt koppelen, maximaliseer dan eerst de weergave van het bericht in Outlook. Daarna kan de bijlage uit outlook naar de tab 'Bijlagen' van MvE gesleept worden. U kunt meerdere bijlagen tegelijk verslepen. Overige Outlook items o Ook overige Outlook items, zoals taken, contactpersonen of agenda-afspraken kunnen naar de tab 'Bijlagen' gesleept worden.



Pagina 12 van 42

3.

U4Invoice

Unit4 Multivers Extended beschikt over een koppeling via U4Invoice. Met de module U4Invoice is het mogelijk om het verwerkingsproces van binnenkomende facturen volledig te automatiseren.

3.1

U4Invoice en Vaste activa

Boeken op activa grootboekrekeningen met U4Invoice was tot nu niet mogelijk. Die beperking is vanaf dit Service Pack niet meer van toepassing: het is nu ook mogelijk om boekingen op activa grootboekrekeningen te verwerken vanuit de module U4Invoice.

3.1.1

Zoekfunctie U4Invoice grootboekrekeningen

Binnen U4Invoice kunt u zoeken naar de grootboekrekeningen die in Unit4 Multivers Extended zijn vastgelegd. In deze zoekfunctie is het nu ook mogelijk om grootboekrekeningen van de soort Activa te zoeken en selecteren.

3.1.2

Importeren / verwerken gegevens U4Invoice

Als een factuur vanuit de module U4Invoice wordt geboekt in Unit4 Multivers Extended en er wordt geboekt op een activa rekening, wordt door MvE een activum record aangemaakt. In het record (tabel fb-541) worden de volgende gegevens gevuld:          

Administratie Activanummer Omschrijving 30 Aankoop jaar Aankoop periode Bedrag aanschaf Status Methode Afschrijven Verdeling

wordt overgenomen uit de administratie van de boeking het eerste vrije nummer van soort 'Activanummer' (reeks ACT) wordt overgenomen uit de omschrijving uit de aangemaakte boeking wordt overgenomen uit het boekjaar van de boeking wordt overgenomen uit de periode van de boeking wordt overgenomen uit het bedrag uit de boeking de status wordt standaard gevuld met A (Aangemeld) de afschrijvingsmethode staat standaard op L (Lineair) afschrijven staat standaard op J (Ja) de verdeling overgenomen van de grootboekrekening. Als bij de grootboekrekening geen verdeling is vastgelegd, wordt de verdeling niet ingevuld. De overige velden worden leeg gelaten. Bij ieder activum wordt ook een mutatieregel aangemaakt (tabel fb-552). Hierin staat het volgende:          

Administratie Activanummer Boekjaar Periode Dagboek Transactienummer Boekingsvolgnummer Grootboekrekening Type Mutatiebedrag


de administratie van het activum het nummer van het activum het boekjaar van de boeking de periode van de boeking het dagboek van de boeking het transactienummer van de boeking het boekingsvolgnummer van de boeking de grootboekrekening van de boeking A (Aanschaf) het bedrag van de boeking


Pagina 13 van 42

Correctieboeking achteraf Als de scanstatus van de inkoopfactuur R (Registratief) is en de status van het activum is A (Aangemeld), is het mogelijk om achteraf een correctieboeking te doen. Op de achtergrond wordt hierbij de bestaande journaalpost verwijderd en opnieuw aangemaakt met de nieuwe gegevens. Ook het activum wordt verwijderd en met hetzelfde nummer en op basis van de nieuwe gegevens opnieuw aangemaakt. Mogelijke meldingen Het programma geeft een melding als er credit op een activarekening wordt geboekt, als de inkoopfactuur niet registratief is of als het activum niet meer op status A staat (in het geval van een correctieboeking). Deze meldingen worden teruggekoppeld naar de module U4Invoice.

Een activum dat is aangemaakt met de module U4Invoice bevat slechts minimale informatie, vergelijkbaar met een activum dat is aangemaakt op basis van een handmatig ingevoerde inkoopfactuur. U dient het activum daarom achteraf te controleren en handmatig aan te vullen. Voor het aanmaken en onderhouden van activa met U4Invoice gelden deze beperkingen: Vervreemding van een activum kan niet vanuit de module U4Invoice verwerkt worden. De aanschafkosten van een activum kunnen ook niet vanuit U4Invoice verwerkt worden Het is niet mogelijk om meerdere facturen aan één activum toe te kennen.

3.1.3

Vaste activa Applicatie | Onderhoud | Vaste activa  Vaste activa

Om zojuist aangemaakte activa snel te kunnen vinden om aan te vullen, kunt u in het scherm 'Vaste activa' met de knop [Criteria] het scherm 'Selectie activa' openen. In dit scherm kunt u een zoekargument invullen (om te zoeken op omschrijving) en / of een selectie maken op de activastatus. De ingevulde criteria worden vervolgens gebruikt bij het bladeren door de activa. Gebruik het criterium Activastatus om door alle activa met status A (Aangemeld) te bladeren.

3.2

U4Invoice en geblokkeerde rekeningen / inactieve crediteuren

In Unit4 Multivers Extended is het mogelijk om rekeningen te blokkeren en crediteuren op inactief te zetten. Deze rekeningen en crediteuren werden echter nog steeds gecommuniceerd met U4Invoice. Hierdoor was het mogelijk dat in de applicatie per abuis een factuur werd geboekt op een inactieve crediteur, of dat een factuur werd uitgesplitst op een geblokkeerde rekening. De transactie moest vervolgens in MvE gecorrigeerd worden. Om dit te voorkomen is het vanaf dit Service Pack mogelijk om in de aanroepende applicatie middels nieuwe criteria aan te geven dat deze gegevens niet meer aangeleverd mogen worden.



Pagina 14 van 42

3.3

U4Invoice en permanence

Het is ook mogelijk geworden om met U4Invoice te boeken op permanence-rekeningen en een permanence aan te maken. Hiervoor kan in de aanroepende applicatie aangegeven worden dat de permanence-rekeningen en periodeverdelingen ook door MvE aangeleverd moeten worden. Initieel is deze mogelijkheid uitgeschakeld.

Voor dit onderdeel is ook de software van ISProjects aangepast. De mogelijkheid om te boeken op permanence-rekeningen is niet standaard zichtbaar in de ISP software. Gebruikers met build 40_201603 of hoger kunnen de software hiervoor laten configureren door ISP

3.3.1

Parameters U4Invoice

In de parameters U4Invoice kunt u in het kader 'Permanence' een grootboekrekening en een periodeverdeling invullen. Als in U4Invoice wordt aangegeven dat de boeking een permanence betreft, maar de permanencerekening wordt niet opgegeven, wordt de rekening die u hier hebt ingevuld gebruikt. Als in U4Invoice voor de permanence geen periodeverdeling wordt opgegeven, wordt de hier ingevulde periodeverdeling gebruikt. 3.3.2

Boeken permanence

Voor het aanmaken van een permanence worden onder andere de volgende gegevens aan MvE doorgegeven: -

Periode vanaf - t/m - of datum vanaf - t/m (MvE bepaalt de bijbehorende perioden) - of beginperiode en het aantal perioden looptijd De te gebruiken periodeverdeling (indien leeg, wordt de verdeling uit de parameter gebruikt). De permanence-rekening (indien leeg, wordt de rekening uit de parameter gebruikt) De kostenrekening.

Bij het boeken van de factuur in MvE wordt vervolgens op basis van deze informatie de permanence aangemaakt.



Pagina 15 van 42

4.

Volgorde orderregels

Het was niet mogelijk om invloed uit te oefenen op de volgorde van de orderregels. Dit gold voor zowel inkooporderregels als verkooporderregels; de regelvolgorde was altijd de volgorde waarin de regels waren ingevoerd. Vanaf dit Service Pack is het mogelijk om de volgorde van de regels aan te passen. Hiermee is het mogelijk om de regels met gelijksoortige of bij elkaar horende producten (ook achteraf nog) bij elkaar te plaatsen of later ingevoerde regels op de juiste plaats te zetten.

Deze functionaliteit is ontwikkeld aan de hand van een ingediende wens op Unit4 Ideas (http://unit4ideas.force.com/AgressoWholesale).

4.1.1

Verkooporders Applicatie | Taken | Verkoop  Verkooporders

Op het tabblad 'Orderregel' kunt u de volgorde van de ingevoerde orderregels aanpassen met de knoppen naast het regeloverzicht. Een regel kan één positie naar boven, één positie omlaag of direct naar de eerste of de laatste regel verplaatst worden. De volgorde van de orderregels wordt overgenomen in de diverse info schermen en rapportages, bij het aanmaken van magazijnbonnen, het factureren van de orders of pakbonnen, overnemen van de orderhistorie etc. 4.1.2

Inkooporders Applicatie | Taken | Inkoop  Inkooporders

Op het tabblad 'Orderregel' kunt u de volgorde van de ingevoerde orderregels aanpassen met de knoppen naast het regeloverzicht. Een regel kan één positie naar boven, één positie omlaag of direct naar de eerste of de laatste regel verplaatst worden. De volgorde van de orderregels wordt overgenomen in de diverse info schermen en rapportages, bij het ontvangen van orders, in verladingen, inkoop retouren, EDI inkooporderberichten etc.

4.1.3 Informatieprofielen In informatieprofielen worden orderregels getoond in de volgorde waarin ze in de order staan. Mits er geen sortering op een kolom in de profielen is vastgelegd (door op een kolomtitel te klikken; in dat geval houden de profielen zich aan de vastgelegde sortering).



Pagina 16 van 42

5.

Algemeen boekingsprogramma Applicatie | Taken | Grootboek  Algemeen boekingsprogramma

Het gebeurt bij u ook vast wel eens dat bij een handmatige boeking in het Algemeen boekingsprogramma per abuis een verkeerd bedrag ingevoerd wordt. Het corrigeren van het bedrag was niet mogelijk omdat de velden 'Debet' en 'Credit' na het opslaan van de regel direct werden disabled. Om het bedrag te corrigeren moest de regel dus verwijderd en opnieuw ingevoerd worden. Dit is nu aangepast. Na het opslaan van de regel blijft het mogelijk om het bedrag aan te passen. Naast reguliere boekingen op grootboekrekeningen, is het aanpassen van het boekingsbedrag ook mogelijk in de volgende gevallen: 

De boekingsregel heeft betrekking op de aanschaf van een activum. Als het bedrag wordt gewijzigd, wordt het aangemaakte activum op de achtergrond verwijderd en direct opnieuw met hetzelfde volgnummer aangemaakt op basis van het aangepaste bedrag



De boekingsregel betreft een bedrag inclusief Btw. De Btw uitsplitsing wordt verwijderd als het bedrag wijzigt en direct opnieuw aangemaakt op basis van het aangepaste bedrag



De boeking resulteert in het genereren van een permanence post. De permanence wordt op de achtergrond verwijderd en direct opnieuw gegenereerd op basis van het aangepaste bedrag.



Er wordt geboekt op een rekening-courant grootboekrekening. Na het aanpassen van het bedrag wordt de rekening-courant verhouding verwijderd (ook in de doeladministratie) en opnieuw aangemaakt met het nieuwe bedrag. Het is niet mogelijk om een credit boeking te wijzigen naar een debet boeking of omgekeerd. Als het in de 'oude' situatie niet was toegestaan om een boeking te verwijderen (bijvoorbeeld omdat er op het onderliggende activum een afschrijving heeft plaatsgevonden) is het niet mogelijk om het bedrag te wijzigen. Het programma toont in dat geval een melding met de reden waarom het bedrag niet gewijzigd mag worden.



Pagina 17 van 42

6.

Telebankieren Applicatie | Taken | Grootboek  Telebankieren

6.1

Kolom 'Facturen volledig betaald'

Een gebruiker kan nu in één oogopslag zien of in een transactie, een regel van een bankafschrift of in een specifieke afstemmingsregel facturen zijn betaald. Zowel inkoop- als verkoopfacturen. Hiervoor is op ieder tabblad van het programma een kolom 'Facturen volledig betaald' toegevoegd. Tabblad 'Transacties' Als alle facturen in een transactie volledig betaald zijn, staat in de kolom 'Facturen volledig betaald' de waarde "Ja". Als niet alle facturen volledig betaald zijn, wordt waarde "Nee" in de kolom gezet. Als in de transactie geen facturen aanwezig zijn, blijft de kolom leeg. Tabblad 'Regels' In de kolom 'Betaald' op het tabblad 'Regels' staat de waarde "Ja" als alle facturen in deze regel volledig betaald zijn. Er staat "Nee" als niet alle facturen in de regel betaald zijn. Als de regel geen betrekking heeft op facturen, blijft de kolom leeg. Tabblad 'Afstemming' In de kolom 'Betaald' op het tabblad 'Afstemming' staat "Ja" als de factuur in de afstemming volledig betaald is. Er staat "Nee" als de factuur niet volledig betaald is. Als er geen sprake is van een factuur, blijft de kolom leeg.

6.2

Korting, kredietbeperking of verschil afboeken

Stel, een factuur (inkoop of verkoop) is geboekt met een betalingsconditie met betalingskorting en/of kredietbeperking. De factuur wordt eigenlijk te laat betaald maar de korting of kredietbeperking is toch in mindering gebracht. In het programma 'Telebankieren' was het tot nu alleen mogelijk om dat verschil open te laten staan of af te boeken als verschil. Dit in tegenstelling tot het algemeen boekingsprogramma waarin het tevens mogelijk is om het verschil alsnog te boeken als betalingskorting of kredietbeperking. Om deze reden is het programma 'Telebankieren' aangepast. De werking van de vinkjes Verschil afboeken (Verschil afb.), Betalingskorting afboeken (Bet.korting afb.) en Kredietbeperking afboeken (Kredietbep. afb.) is nu gelijk aan de werking in het algemeen boekingsprogramma. Dus als een factuur te laat betaald wordt en de korting of kredietbeperking is toch ten onrechte in mindering gebracht op het betaalde bedrag, kunt u nu kiezen om het verschil open te laten staan, als verschil af te boeken of te boeken als betalingskorting / kredietbeperking.



Pagina 18 van 42

7.

Rapportage

7.1

List & Label versie 21

Unit4 Multivers Extended is uitgerust met de nieuwste versie van List & Label. Ten opzichte van de vorige versie is een aantal wijzigingen in de designer doorgevoerd. Zo kunt u nu gebruikmaken van een voorwaardelijke opmaak waarmee het mogelijk is om de achtergrondkleur, de kadering, de tekstkleur en het lettertype van een veld afhankelijk te maken van de inhoud van dat veld. Daarnaast worden de syntax fouten opgesomd in een apart venster. De nieuwe functionaliteit heeft geen invloed op de werking van uw bestaande formulieren dus u kunt deze gewoon blijven gebruiken. Houdt er rekening mee dat het formulieren programma als zogenaamd dialoogscherm wordt opgestart. Zorg ervoor dat het programma 'Formulieren' in zijn geheel afgesloten is (inclusief het selectiescherm 'Onderhoud formulieren') voordat u andere programma's start of reeds geopende programma's verder gebruikt.

7.2

Afdrukken standaard rapportages

De afdruktaken van standaard rapportages worden vanaf dit Service Pack uitgevoerd door List & Label. De werking van de rapportages op zich is niet aangepast maar de mogelijkheden voor de uitvoer van het document zijn uitgebreid: 

Voorbeeld naar scherm: de rapportage wordt als voorbeeld op het scherm getoond. Vanuit dit voorbeeld is het mogelijk om het rapport alsnog af te drukken, op te slaan en/of te mailen. Opslaan is mogelijk in deze bestandsformaten: - LL preview bestand (deze bestanden kunnen met de L&L viewer opnieuw als voorbeeld op het scherm geopend worden) - PDF document - TIFF afbeelding - JPEG afbeelding - PNG afbeelding - Microsoft XPS - TXT tekstbestand - Metafile formaat



Opslaan als bestand. Hiervoor zijn deze bestandformaten beschikbaar: - LL preview bestand (deze bestanden kunnen met de L&L viewer geopend worden) - PDF document - TXT tekstbestand - JPEG afbeelding - Word docx document  



De bestanden worden opgeslagen in de map 'Export' die is vastgelegd onder 'Voorkeuren'. Bij opslaan als PDF- of Word document is de optie 'Bestand openen' beschikbaar waarmee u het opgeslagen bestand direct kunt laten openen.

Uitvoer naar de printer.



Pagina 19 van 42

Omdat List & Label anders met de uitlijning van rapportages omgaat, is het aantal lettertypes beperkt tot de standaard aanwezige niet-proportionele letters Consolas, Courier New en Lucida Console. De beschikbare lettergroottes verschillen per overzicht, afhankelijk van de breedte van het overzicht. De breedte van een overzicht bepaalt tevens of het overzicht zowel portrait als landscape afgedrukt kan worden. In vergelijking met de vorige versies zijn er nu minder overzichten die portrait afgedrukt kunnen worden. De mogelijkheid om uw formulieren aan te passen is niet beschikbaar voor de standaard rapportages. Voor het afdrukken van standaard rapportages wordt alleen gebruikgemaakt van de techniek van List & Label.

7.3

EAN code eindproduct op de assemblagebon

Op de assemblagebon zijn vanaf nu afdrukitems voor de EAN codes van het eindproduct en de componenten beschikbaar. Hiermee is het mogelijk om de barcodes van de componenten en het eindproduct af te drukken.


7.3.1

Onderhoud formulieren Applicatiebeheer | Onderhoud | Formulieren  Formulieren

Voor de EAN code van het eindproduct is in de map 'Algemeen' het item Algemeen.Ean_Code_Eindproduct aanwezig. Voor de EAN code van de componenten kan het afdrukitem Assemblage_Artikelen.Ean_Code_Component gebuikt worden.

7.4

Backorders op de magazijnbon

Op de magazijnbon is het nu mogelijk om de backorders af te laten drukken. Deze informatie kan u helpen beslissen om de beschikbare producten direct uit te leveren of, bijvoorbeeld in verband met de vrachtkosten, nog even te wachten. 7.4.1


Voor het formulier magazijnbon is een nieuwe map met afdrukitems beschikbaar gekomen: Artikelregels.Niet_Te_Leveren_Regels. In deze map zijn de volgende afdrukitems aanwezig voor het afdrukken van de backorderregels: - Artikelregels.Niet_Te_Leveren_Regels.Aantal_Besteld - Artikelregels.Niet_Te_Leveren_Regels.Aantal_Geleverd - Artikelregels.Niet_Te_Leveren_Regels.Aantal_Gepickt - Artikelregels.Niet_Te_Leveren_Regels.Aantal_Nog_Te_Leveren tevens zijn in deze map afdrukitems aanwezig voor de productcode, extern productnummer, productomschrijving, eenheid en eenheidomschrijving.



Pagina 20 van 42

7.5

Info koppelingen op Assemblagebon

In het document ASS (Assemblagebon) is het mogelijk om gegevens van gekoppelde opdrachten en verkooporders af te drukken waarvoor de betreffende assemblageopdracht benodigd is. De gegevens die op de assemblagebon afgedrukt kunnen worden, zijn in dit Service Pack verder uitgebreid. Het is nu ook mogelijk om informatie af te drukken over gekoppelde inkooporders, gekoppelde ontvangsten, gekoppelde subassemblageopdrachten en gekoppelde werkorders.


7.5.1


Voor de assemblagebon zijn de volgende nieuwe mappen en afdrukitems beschikbaar: Gekoppelde_Inkoopordergegevens Aantal_Gekoppeld_Inkooporder Inkooporder Status_Inkooporderafleverregel Gekoppelde_Ontvangstgegevens Aantal_Gekoppeld_Ontvangst Ontvangst Status_Ontvangstregel Gekoppelde_Subassemblage_Opdracht Aantal_Gekoppeld_Subassemblage Assemblageopdracht_Subassemblage Status_Subassemblageopdracht Gekoppelde_Werkorders Aantal_Gekoppeld_Werkorder Status_Werkorder Werkorder



Pagina 21 van 42

7.6

Afdrukken adreskenmerken

Het is mogelijk om op de factuur de adreskenmerken af te drukken. Vanaf dit servicepack is deze mogelijkheid uitgebreid. Het is nu mogelijk om adreskenmerken af te drukken op de volgende formulieren:                 7.6.1

BFA CFA DFA MAG OBV OFA OFF PKB PFA REM SWO VCL VCN VDM VFA WFA

borderelfactuur contractfactuur factuur diensten magazijnbon orderbevestiging orderfactuur verkoopofferte pakbon projectfactuur remboursoverzicht service werkorders verkoopcontract afroepschema verkoopcontract vervoerdocument verzamelfactuur werkorder factuur

Organisatieadres kenmerken Applicatiebeheer | Onderhoud | Algemeen  Organisatieadres kenmerken

In het programma Organisatieadres kenmerken kunnen adreskenmerken aangemaakt en onderhouden worden. Om een adreskenmerk af te kunnen drukken geldt de restrictie dat het kenmerk 'Uniek' moet zijn.

7.6.2

Parameters Algemeen Applicatiebeheer | Parameters  Basisgegevens

Op het tabblad 'Organisatie' van de parameters Algemeen kunt u vastleggen welke adreskenmerken op formulieren afgedrukt moeten kunnen worden. Klik hiervoor in het kader 'Afdrukken adreskenmerken formulieren' op de knop […]. Dit opent het scherm 'Af te drukken adreskenmerken' waarin maximaal tien adreskenmerken geselecteerd kunnen worden.

7.6.3


In het onderhoudsprogramma voor de formulieren zijn voor de hierboven genoemde formulieren afdrukitems beschikbaar waarmee de adreskenmerken afgedrukt kunnen worden. Bij ieder adres dat op een formulier afgedrukt kan worden, kunnen tot tien adreskenmerken afgedrukt worden.



Pagina 22 van 42

Voorbeeld: Voor het formulier 'Borderelfactuur' staan in de map Afnemer_Header\Orderregel zes afdrukitems waarmee het Correspondentieadres afgedrukt kan worden: Adresregel_1_Correspondentieadres Adresregel_2_Correspondentieadres Adresregel_3_Correspondentieadres Adresregel_4_Correspondentieadres Adresregel_5_Correspondentieadres Adresregel_6_Correspondentieadres In dezelfde map zijn nu tevens tien items beschikbaar voor het afdrukken van de kenmerken van het correspondentieadres: Adres_Correspondentie_Kenmerk_01 Adres_Correspondentie_Kenmerk_02 Adres_Correspondentie_Kenmerk_03 Adres_Correspondentie_Kenmerk_04 Adres_Correspondentie_Kenmerk_05 Adres_Correspondentie_Kenmerk_06 Adres_Correspondentie_Kenmerk_07 Adres_Correspondentie_Kenmerk_08 Adres_Correspondentie_Kenmerk_09 Adres_Correspondentie_Kenmerk_10 Het afdrukitem 'Adres_Correspondentie_Kenmerk_01' drukt het kenmerk af dat in de parameters 'Algemeen' is geselecteerd in het veld 'Kenmerk 1'. Het item 'Adres_Correspondentie_Kenmerk_02' drukt het kenmerk af dat in het veld 'Kenmerk 2' is geselecteerd etc.



Pagina 23 van 42

8.

Afdrukken ondertekende orderbevestigingen

In Mobile Sales is het sinds Service Pack SP3 mogelijk om een order(bevestiging) te laten ondertekenen. De ondertekende orderbevestiging kan daarna in MvE opgevraagd worden door in het scherm 'Verkooporders' (Applicatie | Taken | Verkoop) de order te selecteren en met 'Ga naar' door te verbinden naar 'Getekende order'. Omdat de afnemer ook een kopie van de ondertekende orderbevestiging moet kunnen ontvangen, is het nu ook mogelijk om de orderbevestiging af te drukken en, op basis van uw uitvoerwijze, te mailen vanuit Unit4 Multivers Extended.

8.1


Om het formulier van de orderbevestiging geschikt te maken voor ondertekening in Mobile Sales moet een afdrukitem voor de handtekening op het formulier geplaatst worden. Voeg hiervoor een rechthoek van het type 'Afbeelding' toe aan het formulier, kies voor de optie 'Formule' en selecteer het afdrukitem "Algemeen.Handtekening_Mobile_Sales".

8.2

Parameters Mobile Sales Applicatiebeheer | Parameters  Mobile sales

In de parameters 'Mobile Sales' kan in het kader 'Getekende order' met de knop [Koppelen formulier …] het formulier geselecteerd worden waarin het afdrukitem voor de handtekening is opgenomen. Als er meerdere profielen aanwezig zijn, kan per profiel een formulier gekoppeld worden.

8.3

Afdrukken orderbevestigingen Applicatie | Taken | Verkoop  Afdrukken orderbevestigingen

In dit scherm is de optie 'Alleen ondertekende orders Mobile Sales' aanwezig. Als deze optie is ingeschakeld, worden alleen orderbevestigingen afgedrukt waarvoor een handtekening bestaat. De optie werkt uiteraard in combinatie met de overige criteria in dit scherm.

8.4

Batchfunctie afdrukken orderbevestigingen Systeembeheer | Batch | Batchmonitor

U kunt orderbevestigingen ook laten afdrukken door de batch. Voeg hiervoor de procedure VA-21075 toe aan de batchmonitor. Met de knop [Criteria…] kunt u de criteria voor de af te drukken orderbevestigingen invullen. Waaronder de optie 'Alleen ondertekende orders Mobile Sales'.



Pagina 24 van 42

9.

Informatie afleveradres gekoppelde inkoop- / verkooporders

Verkooporders kunnen gekoppeld worden aan inkooporders. Bijvoorbeeld als tijdens het invoeren van een verkooporder door de voorraadcontrole een voorraadtekort wordt geconstateerd. Bij het koppelen van een inkooporder kunt u aangeven dat de goederen niet naar u, maar rechtstreeks naar de afnemer gestuurd moeten worden. Dit doet u door de optie "Levering rechtstreeks aan afnemer" in te schakelen in het scherm "Aanmaken / koppelen inkooporder op basis van verkooporder". Op meerdere plaatsen in het programma kan informatie opgevraagd worden over gekoppelde inkoopen verkooporders. Om een beter inzicht te verkrijgen in de afleveradressen van de orders, zijn aan deze infoschermen extra kolommen toegevoegd waarin wordt aangegeven of het een rechtstreekse levering betreft en wat het afleveradres is.

9.1

Gekoppelde verkooporders Applicatie | Taken | Inkoop  Inkooporders; tabblad 'Algemeen'  Ga naar  Gekoppelde verkooporders Applicatie | Taken | Inkoop  Inkoopporders; tabblad 'Orderregel'  Ga naar  Gekoppelde verkooporders

Het scherm 'Gekoppelde verkooporders' laat zien aan welke verkooporder(s) een inkooporder is gekoppeld. In de kolom 'Rechtstreeks' staat of de inkooporder wel of niet rechtstreeks aan de debiteur van de verkooporder geleverd moet worden. De naam en het afleveradres van de debiteur van de gekoppelde verkooporder staan in de kolom 'Afleveradres'.

9.2

Koppeling inkoop - verkoop Applicatie | Taken | Inkoop  Koppeling inkoop-verkoop

In dit scherm kan een inkooporder geselecteerd worden. Eventueel gekoppelde verkooporders worden vervolgens in het regeloverzicht getoond (met + F2 kan het selectiescherm beperkt worden tot alleen de gekoppelde orders). In de kolom 'Rechtstreeks' staat of de geselecteerde inkooporder rechtstreeks aan de debiteur van de verkooporder geleverd moet worden. In de kolom 'Afleveradres' staan de naam en het afleveradres van de debiteur van de gekoppelde verkooporder. Applicatie | Taken | Inkoop  Inkooporders; tabblad 'Afleverregel  Ga naar  Koppeling inkoop - verkoop Dit is hetzelfde scherm als hierboven. Maar omdat dit scherm vanuit de inkooporder wordt geopend, is het inkoopordernummer alvast ingevuld.

9.3

Koppeling verkoop - inkoop Applicatie | Taken | Verkoop  Koppeling verkoop - inkoop

In dit scherm kan een verkooporder geselecteerd worden. Eventueel gekoppelde inkooporders worden vervolgens in het regeloverzicht getoond (met + F2 kan het selectiescherm beperkt worden tot alleen de gekoppelde orders). In de kolom 'Rechtstreeks' staat of de gekoppelde inkooporder rechtstreeks aan uw afnemer geleverd moet worden. Als de inkooporder rechtstreeks geleverd moet worden, staan in de kolom 'Afleveradres' de naam en het afleveradres van de debiteur van de verkooporder. Als de inkooporder niet rechtstreeks geleverd moet worden, staan in de kolom 'Afleveradres' de naam en het adres van het ontvangstmagazijn dat is ingevuld in de inkooporder.



Pagina 25 van 42

10.

Kopiëren images t.b.v. connector Producten Systeembeheer | Toolkit | Conversies  Kopiëren images t.b.v. connector producten

De mogelijkheid om productafbeeldingen te kopiëren was reeds beschikbaar voor Mobile Sales en Web Solutions. Nu kunt u ook uw productafbeeldingen laten kopiëren voor de nieuwe Bestelapp: 'Kopiëren images t.b.v. connector producten'. Criteria Na het starten van het programma, wordt een venster geopend waarin de criteria voor de te kopiëren afbeeldingen kunnen worden ingevuld: Administratie:

Selecteer uit welke administratie de afbeeldingen gekopieerd moeten worden. Als u geen administratie invult, zoekt het programma afbeeldingen in alle administraties (met inachtneming van de overige criteria).

Productcategorie:

Selecteer de productcategorie waarin de producten ingedeeld moeten zijn. Als u geen categorie invult, zoekt het programma in alle productcategorieën (met inachtneming van de overige criteria).

Productgroep:

Dit criterium kunt u gebruiken als hierboven een productcategorie is ingevuld. Als u geen productgroep opgeeft, zoekt het programma in alle productgroepen binnen de hierboven ingevulde categorie (met inachtneming van de overige criteria).

Product van t/m:

Gebruik deze selectie als u de afbeeldingen van een range producten wilt kopiëren. Als u niets invult, zoekt het programma alle producten (met inachtneming de overige criteria).

Uitvoer naar:

Vul hier de locatie in waarnaar de afbeeldingen gekopieerd moeten worden. U kunt de knop […] gebruiken om naar de locatie te bladeren.

Het programma kopieert de afbeeldingen van alle producten die voldoen aan de opgegeven criteria en genereert daarnaast een XML bestand (images.xml) waarin staat welke afbeelding bij welk product hoort. 10.1.1

Parameters afbeeldingen Applicatiebeheer | Parameters  Afbeeldingen

In deze parameter is per administratie vastgelegd waar de afbeeldingen van die administratie staan. U kunt een algemene parameter vastleggen door geen administratienummer in te vullen. De algemene parameter kan gebruikt worden in combinatie met de optie 'Uitwijken naar de algemene parameter indien de afbeelding niet gevonden kan worden'. 10.1.2

Producten Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens logistiek  Producten

Initieel zoekt het programma in de map die is vastgelegd in de parameter naar een afbeelding met dezelfde naam als het product (bijvoorbeeld 100100.bmp). Als u een afbeelding per eenheid wilt gebruiken, leg dan tevens de eenheid vast in de naam van de afbeelding (bijvoorbeeld 100100STK.bmp). Het is ook mogelijk om de afbeeldingen andere namen te geven. Voor de producten waarbij dat het geval is, kunt u met de knop [Afwijkend…] de naam van de afbeelding invullen. Bij het kopiëren van de productafbeeldingen controleert het programma zowel de parameter als de instellingen per product om te zoeken naar afbeeldingen.



Pagina 26 van 42

10.2

Kopiëren images in de batch t.b.v. Connector producten, Web Solutions of Mobile Sales Systeembeheer | Batch  Batchmonitor

U kunt afbeeldingen ook geautomatiseerd (periodiek) laten kopiëren door de batch. Gebruik hiervoor deze functies: JD-IMG02 XA-IMG02 YA-IMG02

Kopiëren images t.b.v. Connector Producten Kopiëren images t.b.v. Web Solutions Kopiëren images t.b.v. Mobile Sales

Met de knop [Criteria…] kunt u de criteria invullen.



Pagina 27 van 42

11.

Kopiëren bestanden via FTP Systeembeheer | Toolkit | Conversies  Kopiëren bestanden via FTP

Het is mogelijk geworden om bestanden geautomatiseerd en veilig over te brengen naar een FTP of SFTP server. Deze mogelijkheid stelt u bijvoorbeeld in staat om de uit Unit4 Multivers Extended geëxporteerde XML bestanden en afbeeldingen voor de Bestelapp naar een door Optimizers gehoste SFTP locatie te verplaatsen, zodat de aangeboden producten en afbeeldingen in de Bestelapp up to date blijven.

11.1

Criteria

SFTP of FTP Selecteer het te gebruiken overdrachtsprotocol door de radiobutton voor de betreffende optie aan te vinken. Als u het FTP protocol selecteert, kunt u tevens een beveiligingsmethode selecteren: 'Geen', 'Expliciet' of 'Impliciet'. URL Vul hier de URL van de server in. Gebruiker / Wachtwoord Vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Het wachtwoord wordt niet leesbaar in het scherm getoond. Fingerprint van de host Deze mogelijkheid is niet aanwezig bij overdrachtsprotocol FTP zonder beveiliging. In de overige gevallen kunt u de fingerprint van de host invullen: Type fingerprint:

Deze optie is beschikbaar bij protocol SFTP. Selecteer type DSA of RSA. Als dit voor u niet van toepassing is, mag u dit veld ook leeg laten.

Aantal bits:

Deze optie is beschikbaar bij protocol SFTP. Selecteer het aantal bits: 1024, 2048, 3072 of 4096. Als dit voor u niet van toepassing is, mag u dit veld ook leeg laten.

Fingerprint:

Vul de fingerprint van de host in. Als dit voor u niet van toepassing is, mag u dit veld ook leeg laten.

Log bestand U kunt na iedere kopieerslag een logbestand laten aanmaken. Vul in dit veld het pad, de gewenste naam en extensie van het logbestand in. Het bestand heeft de ASCII bestandsopmaak. Als u niets invult, wordt er geen logbestand aangemaakt. Als u het programma door de Batch laat uitvoeren, wordt uiteraard wel de standaard batchlog aangemaakt. Tijdcode toevoegen aan naam log bestand Als u deze optie inschakelt, maakt het programma na iedere verwerking een nieuw bestand aan. De door u ingevulde bestandsnaam wordt dan aangevuld met een tijdcode. Als u deze optie niet inschakelt, wordt het logbestand na iedere actie aangevuld (niet overschreven). Bestanden verwijderen na kopiëren Het is mogelijk om de bestanden na het kopiëren te laten verwijderen van de bronlocatie. Vink hiervoor deze optie aan.



Pagina 28 van 42

Downloaden van server of uploaden naar server U kunt bestanden laten downloaden van een server, of uploaden naar een server. Selecteer hier wat u wilt doen. Downloaden van server Bestand(en) Vul in dit veld de te downloaden bestanden in. Het is mogelijk om hierbij wildcards te gebruiken. Als u bijvoorbeeld alle XML bestanden wilt downloaden, vult u bestand ' *.XML ' in. Klik op de knop [Toevoegen] om het bestand toe te voegen aan het regeloverzicht in het scherm. Daarna kunt u een nieuw bestand invullen. Als het veld niet actief is, klikt u eerst op de knop [Nieuw]. Bestemming Vul hier de locatie in waar de bestanden opgeslagen moeten worden. Met de knop [Bladeren…] kunt u naar de gewenste locatie navigeren. Klikt op [OK] om de overdracht te starten. Uploaden naar server Bestand(en) Vul de locatie en de naam van de te uploaden bestanden in. Het is mogelijk om gebruik te maken van wildcards. Met de knop [Bladeren...] kunt u naar de bestandslocatie bladeren. Klik op de knop [Toevoegen] om het bestand toe te voegen aan het regeloverzicht in het scherm. Daarna kunt u een nieuw bestand invullen. Als het veld niet actief is, klikt u eerst op de knop [Nieuw]. Bestemming Vul hier de bestemming op de server in. Als u niets invult, worden de bestanden in uw standaard FTP locatie geplaatst. Klik op [OK] om de overdracht te starten.

11.2

Kopiëren bestanden via FTP in de batch Systeembeheer | Batch  Batchmonitor

Bestanden kunnen ook geautomatiseerd (periodiek) gekopieerd worden door de batch. Voeg hiervoor functie AF-FTP00 toe aan de batchmonitor. Daarna kunt u met de knop [Criteria] de criteria invullen.



Pagina 29 van 42

12.

Factureren in de batch Systeembeheer | Batch  Batchmonitor

Om het facturatieproces met zo weinig mogelijk handelingen te laten verlopen, is het mogelijk om de facturatie door de batch uit te laten voeren. Zowel de order- als pakbonfacturatie. Deze functionaliteit is ontwikkeld aan de hand van een ingediende wens op Unit4 Ideas (http://unit4ideas.force.com/AgressoWholesale).

Orderfacturatie in de batch In de parameters 'Financieel' (Applicatiebeheer | Parameters | Financieel  Financieel) is op tabblad 'Facturering' factureerwijze 'Order' geselecteerd. Voor de orderfacturatie gebruikt u in de Batchmonitor de functie AE-FAC00 (Factureren orders). Pakbonfacturatie in de batch In de parameters 'Financieel' (Applicatiebeheer | Parameters | Financieel  Financieel) is op tabblad 'Facturering' factureerwijze 'Pakbon' geselecteerd. Voor de pakbonfacturatie gebruikt u in de Batchmonitor de functie LB-18350 (Factureren pakbonnen). Criteria Tijdens het toevoegen van de batchtaak kunt u met de knop [Criteria…] de criteria invullen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de factuurvorm: Standaard, Verzamel, Borderel of Borderel verzamelen. Als u meerdere factuurvormen gebruikt, kunt u een batchtaak aanmaken voor iedere factuurvorm. Als u bij het factureren bijvoorbeeld onderscheid maakt tussen de verschillende ordersoorten, kunt u ook hiervoor meerdere taken aanmaken. Met betrekking tot de facturatie kunt u deze taken door de batch laten uitvoeren: AE-FAC00 LB-18350 AE-FAC12 AE-42155 AE-42185 AE-42140 AE-VWF12

factureren orders factureren pakbonnen factureren diensten afdrukken orderfacturen afdrukken verzamelfacturen afdrukken dienstenfacturen financieel verwerken verkoopfacturen



Pagina 30 van 42

13.

RF import, afwijkende partijnummers

Bij het verwerken van RF bestanden was het niet mogelijk om partijnummers die niet door MvE zijn aangemaakt te verwerken. Dit is aangepast. Het is nu mogelijk om partijnummers aan te laten maken in MvE waarvan het nummer niet door MvE is bepaald, maar waarvan het nummer is meegegeven in het Xml-bestand.

13.1

Verwerken goederen ontvangst RF Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer | Goederenontvangst  Verwerken goederenontvangsten RF

In dit programma is het mogelijk geworden om nieuwe partijen te importeren met partijnummers die zijn gegenereerd door een externe applicatie. Hiervoor moet in de XML de tag zijn opgenomen met waarde J. Als het meegegeven partijnummer niet aanwezig is in MvE, wordt de partij aangemaakt. Dit aanmaken gebeurt op dezelfde manier als wanneer partijcode #NIEUW# geïmporteerd wordt, met het verschil dat er geen partijnummer gegenereerd wordt, maar dat het aangeboden nummer gebruikt wordt voor de nieuwe partij. Als de tag met waarde J is opgenomen in het bestand, maar het aangeboden partijnummer bestaat al, wordt de regel niet verwerkt. Het programma toont na de import een melding dat er fouten zijn opgetreden. In het logbestand staat een melding dat de partij reeds voorkomt. Als de tag met een andere waarde als J of N is opgenomen in het bestand, wordt de regel niet verwerkt. Het programma toont na de import een melding dat er fouten zijn opgetreden. In het logbestand staat een melding dat de waarde van de tag ongeldig is. Als de partij met waarde #NIEUW# geïmporteerd wordt, wordt altijd een nieuw partijnummer gegenereerd. Dit overruled een eventuele waarde van de tag . Als de tag niet in het bestand staat, wordt de huidige werking gehanteerd.

13.2

Parameters Warehouse management Applicatiebeheer | Parameters | Logistiek  Warehousemanagement

Op tabblad 'RF' van de parameters 'Warehouse management' is in het kader 'RFGen' een nieuwe optie opgenomen: "Toestaan afwijkend partijnummer". De nieuwe parameter is initieel uitgeschakeld. Als u de parameter inschakelt, is het mogelijk om bij het verwerken van een RF verplaatsing andere partijnummers terug te melden dan oorspronkelijk door MvE waren aangegeven in de export van de verplaatsingsopdracht. De nieuwe optie is onderdeel van de module RF uitslag (LM) en is niet beschikbaar in de module U4Scan (LU).



Pagina 31 van 42

13.3

Verwerken verplaatsingen RF Applicatie |Taken | Logistiek | Warehousing  Verwerken verplaatsingen RF

Als bij het verwerken van een RF verplaatsing de partij in het bestand niet overeenkomt met de partij uit de verplaatsingsregel en de parameter "Toestaan afwijkend partijnummer" is ingeschakeld, wordt de verplaatsingsregel in MvE aangepast (magazijn, locatie en partijnummer). De opgegeven partij moet wel bestaan in MvE en het programma voert dezelfde controles uit als bij het wijzigen van de partij in 'Onderhoud verplaatsingen'. Als er geen problemen geconstateerd zijn, wordt de importregel verwerkt.



Pagina 32 van 42

14.

EAN-Synoniemen in EDI berichten

Het is mogelijk om bij producten EAN-synoniemen vast te leggen naast de reguliere EAN-code. De synoniemen zijn bijvoorbeeld bedoeld voor afnemers die producten van hun eigen EAN-code voorzien en de producten ook op basis van hun eigen EAN-code bij u willen bestellen. Voor deze afnemers is het van toegevoegde waarde als u in uw uitgaande EDI communicatie ook de EAN-synoniemen van de afnemers gebruikt in plaats van uw EAN-codes. Dit is vanaf nu mogelijk geworden.

14.1

Producten Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens logistiek  Producten

Bij producten kan een EAN synoniem vastgelegd worden door het product op te vragen en op de knop [EAN-synoniemen] te klikken. Dit is niet veranderd.

14.2

Verkooporders Applicatie | Taken | Verkoop  Verkooporders Applicatie | Taken | Verkoop | EDI  Importeren EDI verkooporders

In verkooporders kunnen producten besteld worden aan de hand van een (extern) productnummer, EAN-code of EAN-synoniem. Deze werking is ook niet veranderd. Wat wel is veranderd, is dat het programma, als producten op basis van hun EAN-code of EANsynoniem worden besteld, in de database bij elke verkooporderregel opslaat welke EAN code werd gebruikt om het product te bestellen.

14.3

Debiteuren Applicatie |onderhoud | Debiteuren  Debiteuren

Op het tabblad 'EDI' kan voor iedere debiteur vastgelegd worden of orderbevestigingen, verkooporders, facturen en zendingen via EDI berichten worden gecommuniceerd. U kunt op dit tabblad nu ook aangeven dat in uw uitgaande EDI berichten niet de reguliere EANcodes, maar de EAN-synoniemen van de debiteur gebruikt moeten worden. Vink hiervoor de nieuwe optie 'EAN synoniem exporteren' aan. Het programma exporteert in dat geval de EAN code die bij de verkooporderregel is opgeslagen. Dit maakt het voor uw afnemer een stuk eenvoudiger om uw EDI berichten te verwerken.



Pagina 33 van 42

15.

Inactief zetten vertegenwoordigers / Inkopers

Vertegenwoordigers en inkopers die niet meer in dienst zijn, werden nog steeds getoond in de aanwezige zoekschermen. Er zijn diverse redenen te bedenken waarom dit niet gewenst is, en daarom is het nu mogelijk om vertegenwoordigers en inkopers op 'Inactief' te zetten.

15.1

Onderhoud vertegenwoordigers Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens administratie  Vertegenwoordigers

In het venster 'Onderhoud vertegenwoordigers' is een optie 'Inactief' aanwezig. U kunt een vertegenwoordiger op inactief zetten door deze optie aan te vinken. Vertegenwoordigers die op inactief staan worden standaard niet meer getoond in zoekschermen.

15.2

Onderhoud inkopers Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens administratie  Inkopers

In het venster 'Onderhoud inkopers' is een optie 'Inactief' aanwezig. U kunt een inkoper op inactief zetten door deze optie aan te vinken. Inkopers die op inactief staan worden standaard niet meer getoond in de zoekschermen.

Er wordt bij het op inactief zetten van een inkoper of vertegenwoordiger niet gecontroleerd of deze nog ergens vastgelegd is. Als dat het geval is, blijft de inkoper of vertegenwoordiger gewoon ingevuld. Omdat in de overige schermen geen validatie op de status is doorgevoerd, blijft het mogelijk om handmatig een inactieve vertegenwoordiger of inkoper in te vullen.



Pagina 34 van 42

16.

Adreswijziging organisatie / inactief zetten organisatieadressen

Na het wijzigen van een adres van een organisatie, werd de koppeling van het adres met de organisatie verwijderd. Dit is vanaf dit Service Pack niet meer het geval: het gewijzigde adres wordt nu op status 'inactief' gezet maar blijft gekoppeld aan de organisatie.

16.1

Organisaties Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens  Organisaties

Op het tabblad 'Adressen' zijn alle adressen van de opgevraagde organisatie zichtbaar. Het regeloverzicht is in dit Service Pack verbreed en uitgebreid met een extra kolom 'Inactief'. Bestaande adressen die niet meer gebruikt worden, kunnen op dit tabblad handmatig op inactief gezet worden door het adres te selecteren en de optie 'Inactief' in te schakelen. Criteria Met de knop bovenin het scherm kunt u bepalen welke adressoorten getoond moeten worden. De criteria zijn uitgebreid met een nieuw criterium 'Inactieve adressen'. Als inactieve adressen standaard niet getoond moeten worden, kunt u dit criterium verplaatsen naar het vlak 'Niet getoonde adressen'. Initieel worden inactieve adressen wel getoond. Adres wijzigen U kunt een adres wijzigen door het adres te selecteren en onderin het scherm simpelweg een nieuw adres in te vullen. Het bestaande adres wordt niet verwijderd of overschreven, maar met status 'Inactief' in het regeloverzicht geplaatst. Het nieuwe adres neemt vervolgens de plaats van het bestaande adres in met hetzelfde adresgebruik, dezelfde prio en dezelfde EAN code. Controleer voor alle zekerheid de adresdelen en sla het adres op.

16.2

Adreswijzigingen

Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens  Adreswijzigingen Adressen kunnen ook gewijzigd en aangemaakt worden in het programma 'Adreswijzigingen'. Als in dit programma een bestaand adres gewijzigd wordt, gebeurt hetzelfde: het originele adres wordt niet overschreven, maar op status 'Inactief' gezet. Een eventuele koppeling met een organisatie wordt niet verwijderd, dus het adres blijft zichtbaar bij de organisatie (mits inactieve adressen getoond worden uiteraard). Melding "De gekozen prioriteit voor dit adresgebruik komt al voor". Het is niet mogelijk om twee actieve adressen met hetzelfde adresgebruik en dezelfde prioriteit vast te leggen. Ditzelfde geldt voor inactieve adressen. Stel, bij een organisatie wordt een bestaand factuuradres met prio 1 gewijzigd. Het nieuwe adres krijgt adresgebruik 'Factuuradres' en prio 1 en het oude adres wordt op status inactief gezet, maar houdt adresgebruik 'Factuuradres' en prio 1. Als een tijdje later het factuuradres opnieuw wijzigt, probeert het programma het gewijzigde adres op te slaan als inactief adres met adresgebruik 'Factuuradres' en prio 1. Maar nu is er al een inactief adres met adresgebruik 'Factuuradres' en prio 1. Dit resulteert daarom in de melding "De gekozen prioriteit voor dit adresgebruik komt al voor" en het programma kan de adreswijziging in dit geval niet doorvoeren. U kunt dit oplossen door het eerste oude adres alsnog te verwijderen of handmatig een andere prio te geven. © Unit4 Business Software BV


Pagina 35 van 42

17.

Incasso

17.1

Meerdere incassodatums in incassobestand

Tijdens het vervaardigen van een incasso opdracht, kunt u de gewenste verwerkingsdatum invullen. Alle facturen die voldoen aan het criterium 'Tot en met incassodatum' worden dan op die datum geïncasseerd. Vanaf dit Service Pack is het echter ook mogelijk om meerdere incassodatums in het incassobestand op te nemen. Dit is vooral gunstig als u niet meerdere malen per week een incassobestand vervaardigt. 17.1.1

Parameters Incasso Applicatiebeheer | Parameters | Financieel  Incasso

In de parameters incasso is de nieuwe parameter 'Meerdere verwerkingsdatums per incasso-bestand' opgenomen. Als u gebruik wilt maken van de optie om meerdere incassodatums in een bestand op te nemen, kunt u deze inschakelen. Initieel is de parameter uitgeschakeld. 17.1.2

Vervaardigen incasso-opdrachten Applicatie | Taken | Debiteuren | Incasso  Vervaardigen incasso-opdrachten

Parameter 'Meerdere verwerkingsdatums per incassobestand' is uitgeschakeld. Als de nieuwe parameter niet is ingeschakeld, is de werking van dit programma zoals u gewend bent. Bij het ter incasso stellen van facturen hebt u een incassodatum ingevuld. Deze datum wordt bij het vervaardigen van de incasso-opdracht gebruikt als criterium voor de te incasseren facturen. In de opdracht wordt de verwerkingsdatum als werkelijke incassodatum gehanteerd. Het programma controleert of de verwerkingsdatum voldoet aan de (eventueel handmatig vastgelegde) minimum- en/of maximum aanmeldtermijn van een aanlevertype en geeft, als dat niet het geval is, een melding. U kunt er dan voor kiezen om de opdracht toch aan te maken, de betreffende incasso's over te slaan of het vervaardigen van de opdracht af te breken. Parameter 'Meerdere verwerkingsdatums per incassobestand' is ingeschakeld. Bij het ter incasso stellen van facturen hebt u een incassodatum ingevuld. Deze datum wordt bij het vervaardigen van de incasso-opdracht gebruikt als criterium voor de te incasseren facturen. U kunt echter geen verwerkingsdatum invullen: de verwerkingsdatum van iedere incasso is de datum die bij het ter incasso stellen is ingevuld. Het programma controleert van iedere incassodatum of deze voldoet aan de (eventueel handmatig vastgelegde) minimumtermijn van een aanlevertype. Als dat niet het geval is, past het programma de betreffende incassodatum automatisch aan. Er wordt geen melding gegeven. Als een incassodatum de maximum aanlevertermijn van een aanlevertype overschrijdt, wordt wel een melding gegeven. U kunt kiezen om de opdracht toch aan te maken, de betreffende incasso over te slaan of het vervaardigen van de opdracht af te breken.



Pagina 36 van 42

17.2

SHA hashtotaal in betaalbaarstelling- en incassobestanden

Als in Unit4 Multivers Extended een betaalbaarstelling, incasso opdracht of excasso opdracht aangemaakt wordt, is het mogelijk om een HASH totaal te laten berekenen en deze af te drukken op het formulier van de betaalbaarstelling (formulier BIB) of incasso (formulier BIS). Vanaf nu is het ook mogelijk om het hashtotaal op te laten nemen in het XML bestand voor de bank. 17.2.1

Onderhoud bank Applicatie | Onderhoud | Basisgegevens administratie  Banken/postbank

Op het tabblad 'Algemeen' kunt u voor iedere bank die gebruikt wordt voor SEPA betalingsverkeer, in het kader 'SEPA' vastleggen welk HASH type gebruikt moet worden voor het berekenen van een hashtotaal. U kunt kiezen voor SHA-1, SHA-256 of SHA-512. Daarnaast kan in dit kader aangegeven worden of het Hashtotaal in het bestand opgenomen moet worden. Het hashtotaal wordt in de betaalbaarstelling of incasso opdracht onder de tag in het XML bestand geplaatst (het hashtotaal heeft dus geen eigen tag). 17.2.2


In de formulieren 'Binnenlandse betaling' (BIB) en 'Incasso-opdracht SEPA' (BIS) kan het item 'Algemeen.Hash_Totaal_Sha_1' opgenomen worden om het hashtotaal op het formulier af te drukken. Dit item drukt, afhankelijk van de instelling bij de bank, het SHA-1, SHA-256 of SHA-512 hashtotaal af. Zorg ervoor dat er op het formulier voldoende ruimte beschikbaar is voor het afdrukken van het totaal: SHA-1 is 40 karakters lang SHA-256 is 64 karakters lang SHA-512 is 128 karakters lang



Pagina 37 van 42

18.

Overige aanpassingen

18.1

Zoekscherm Producten

De werking van het zoeken naar producten met het uitgebreide zoekscherm is gewijzigd. Als het zoekscherm wordt gestart met een zoekterm (er is dus al iets ingevuld in het veld 'Product') en er is geen zoekprofiel van toepassing, zoekt het programma in deze volgorde in de volgende criteria: -

Productcode (of extern productnummer) Zoeknaam Zoeksleutel EAN-code Productomschrijving

Als er wel een zoekprofiel gebruikt wordt, zoekt het programma in de bovenstaande criteria in de volgorde waarin ze in het profiel zijn opgenomen. Optie "Criterium meenemen in voorzettype bepaling" Bij het aanmaken van een zoekprofiel (Applicatiebeheer | Profielen  zoekprofielen) kunt u bij de criteria Productcode, Zoeknaam, Zoeksleutel, EAN-code en Productomschrijving gebruikmaken van de optie "Criterium meenemen in voorzettype bepaling". Deze optie zorgt ervoor dat een vooraf ingevulde zoekterm aan dit criterium getoetst wordt. Als het niet gewenst is dat een zoekterm aan de bovenstaande criteria getoetst wordt in de volgorde waarin ze in het profiel zijn opgenomen, kunt u de optie bij één of meerdere criteria uitschakelen. Deze criteria worden dan bij een reeds ingevoerde zoekterm buiten beschouwing gelaten. Voorbeeld: U wilt producten kunnen selecteren aan de hand van hun zoeknaam. Maar als de zoeknaam van een product niet bekend is, wilt u het product kunnen zoeken op basis van de productomschrijving zonder eerst dat criterium te hoeven selecteren. Dit kunt u bewerkstelligen met een zoekprofiel waarin 'Productomschrijving' het eerste criterium is. Bij dit criterium is de optie 'Criterium meenemen…' uitgeschakeld. Het tweede criterium is 'Zoeknaam'. Dit resulteert in het volgende: Als u de zoeknaam weet, kunt u in het veld 'Product' de zoeknaam of een deel van de zoeknaam invullen en daarna het zoekvenster openen. De ingevulde zoekterm wordt niet gebruikt om in productomschrijvingen te zoeken (bij dit criterium is de optie immers uitgeschakeld) maar het programma gaat naar het volgende criterium en controleert dus of er een zoeknaam is die aan de zoekterm voldoet. Als u de zoeknaam niet weet, kunt u het zoekscherm openen en direct zoeken op de productomschrijving (het eerste criterium).



Pagina 38 van 42

18.2

Wijzigen / afmelden verplaatsingen Applicatie | Taken | Logistiek | Assemblage  Wijzigen / afmelden verplaatsingen Applicatie | Taken | Logistiek | Service en onderhoud  Wijzigen / afmelden verplaatsingen Applicatie | Taken | Logistiek | Special projecten  Wijzigen / afmelden verplaatsingen Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer  Wijzigen / afmelden verplaatsingen Applicatie | Taken | Logistiek | Warehousing  Wijzigen / afmelden verplaatsingen

In het scherm 'Wijzigen / afmelden verplaatsingen' worden alle verplaatsingen getoond die nog afgemeld moeten worden. De gegevens in dit scherm worden echter niet automatisch ververst als het scherm geopend is. Als meerdere medewerkers tegelijkertijd het scherm geopend hebben en verplaatsingen aanmaken, wijzigen of afmelden kan het dus mogelijk zijn dat niet de meest recente informatie getoond wordt. Om de gewijzigde gegevens te zien, moesten gebruikers het scherm sluiten en opnieuw openen of met F8 of de knop [Criteria] nogmaals de criteria bevestigen. Om het verversen van de gegevens te vergemakkelijken, is in dit Service Pack de knop [Vernieuwen] toegevoegd waarmee u het programma de opdracht geeft om de meest recente informatie op te halen. Afhankelijk van uw modulesamenstelling is het mogelijk dat u meerdere versies van dit programma hebt voor de verschillende typen verplaatsingen. In iedere versie is de knop [Vernieuwen] aanwezig. Deze functionaliteit is ontwikkeld aan de hand van een ingediende wens op Unit4 Ideas (http://unit4ideas.force.com/AgressoWholesale).

18.3

Inkooporder zoeken op basis van de referentie Applicatie | Taken | Inkoop  Inkooporders

In het programma 'Inkooporders' kunt u naar inkooporders zoeken door in het veld 'Inkooporder' op F2 te drukken of op de selectiebitmap te klikken. Hiermee opent u het scherm 'Selectie inkooporders' waarin u criteria kunt invullen voor de datum, de leverancier, de vestiging en de status van de order. In het regeloverzicht zijn bovendien extra kolommen aanwezig met het netto orderbedrag, het aantal malen geprint en de datum waarop de order bevestigd is. Als er echter sprake is van meerdere inkooporders bij dezelfde leverancier op dezelfde datum, kan de referentie die bij de order ingevuld is nog een extra handvat bieden om de gewenste order snel te vinden. Om die reden is de kolom 'Referentie' toegevoegd waarin de bij de order ingevulde referentie getoond wordt. Tevens de 'Referentie' beschikbaar als criterium. Hiermee kunt u inkooporders zoeken op basis van (een deel van) de bij de order ingevulde referentie. U kunt zoeken op referentie door (het begin van) één van de gebruikte woorden in de referentie in te vullen. De referentie 'Volgens verkooporder 12345' kan bijvoorbeeld gevonden worden door te zoeken naar 'Volgens', 'verkooporder', '12345', '123', 'volg', 'ver' etc. In het regeloverzicht worden vervolgens alle orders getoond die aan de ingevulde criteria voldoen. Als het aantal resultaten te groot is, kunt u meerdere criteria gebruiken. Alleen orders die aan alle criteria voldoen, worden in het regeloverzicht getoond.



Pagina 39 van 42

18.4

Herwaardering voorraad Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer | Voorraad  Herwaardering voorraad

Bij het genereren van een nieuwe herwaardering wordt voor ieder product in uw assortiment een herwaarderingsrecord aangemaakt. Als u een uitgebreid assortiment producten hebt, kan het herwaarderen en de financiële verwerking van de herwaardering daarom lang duren. Om deze reden is de optie 'Alleen producten met wijzigingen opnemen in overzicht' toegevoegd aan het scherm 'Genereren herwaardering'. Als u deze optie inschakelt, worden de producten waarvan de oude prijs gelijk is aan de nieuwe prijs niet opgenomen in het overzicht en worden voor deze producten geen herwaarderingsregels aangemaakt. Het gevolg van het inschakelen van deze optie is dat de herwaardering sneller uitgevoerd en sneller verwerkt wordt.

18.5

ICP aangifte via SBR manager

Om een ICP aangifte te kunnen versturen via de SBR manager, moeten alle gegevens ingevuld zijn. Als dat niet het geval was, werd u daar voorheen pas op gewezen bij het versturen van de opgaaf. Vanaf nu is het mogelijk om deze gegevens vooraf te laten controleren op volledigheid. 18.5.1

Opgaaf intracommunautaire prestaties Applicatie | Taken | Btw-aangifte  Opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP)

Aan het venster 'Opgaaf intracommunautaire prestaties' is de knop [Controle…] toegevoegd waarmee vooraf gecontroleerd kan worden of alle verplichte gegevens ingevuld zijn. Als één veld niet ingevuld is, wordt u daar middels een melding op gewezen. Als er meerdere onderdelen niet zijn ingevuld, wordt een .txt bestand aangemaakt en direct geopend. In het bestand staan alle gegevens die nog ontbreken. Het programma controleert of de volgende velden ingevuld zijn: -

18.6

De achternaam van de financieel eindverantwoordelijke van de administratie De voorletters van de financieel eindverantwoordelijke Het huisnummer van de organisatie van de administratie De postcode van de organisatie van de administratie De woonplaats van de organisatie van de administratie Het telefoonnummer van de administratie Omzetbelastingnummer Omzetbelastingnummer fiscale eenheid.

Importeren Beaufort-bestand Applicatie | Taken | Grootboek | Import  Importeren Beaufort-bestanden

Met het programma Importeren Beaufort-bestanden worden salarismutaties uit het pakket Beaufort geconverteerd en ingelezen. Het programma was al beschikbaar, maar stond niet standaard in het menu. Vanaf dit Service Pack hoeft het programma niet meer handmatig in het menu opgenomen te worden; als u over de module ZC (Cura Financieel) beschikt, is de import nu standaard aanwezig in het menu.



Pagina 40 van 42

18.7

BIC code niet langer verplicht

Het programma controleert overal waar een bankrekening vastgelegd kan worden of de BIC code is ingevuld. Voor binnenlandse betalingen en incasso's is de BIC echter niet langer verplicht. Voor incasso's en betalingen naar andere SEPA landen vervalt de verplichting in februari 2016. Om deze reden is de verplichting op het vastleggen van een BIC code in het programma met ingang van dit Service Pack opgeheven.

18.8

Partij info bij goederenontvangst Applicatie | Taken | Logistiek | Voorraadbeheer | Goederenontvangst

In het regeloverzicht van het programma 'Goederenontvangst' zijn twee nieuwe kolommen toegevoegd waarin de partijcode en het batchnummer getoond worden. Hiermee kan vóór het bijwerken van de voorraad op eenvoudige wijze nog een laatste controle gedaan worden op de juiste invoer. Deze functionaliteit is ontwikkeld aan de hand van een ingediende wens op Unit4 Ideas (http://unit4ideas.force.com/AgressoWholesale).

18.9

Grotere veldlengte in parameters met bestandslocatie

Twee parameters waarin een bestandlocatie moet worden ingevuld, hadden nog een beperkte veldlengte van 35 karakters. Mogelijk is dat onvoldoende, en daarom is de veldlengte vanaf dit service pack sterk uitgebreid. Het betreft de parameter 'Intrastat' en het tabblad 'Telebankieren 1' van de parameter 'Financieel'. Deze functionaliteit is ontwikkeld aan de hand van een ingediende wens op Unit4 Ideas (http://unit4ideas.force.com/AgressoWholesale).



Pagina 41 van 42

19.

Recapitulatie parameters

Met het uitbreiden van de functionaliteit van het programma is ook de functionaliteit van een aantal parameters uitgebreid en is een aantal nieuwe parameters geïntroduceerd. In dit hoofdstuk worden deze parameters nogmaals genoemd. Parameters Bijlagen De parameters Bijlagen zijn onderdeel van Documentbeheer. In deze parameters kunt u vastleggen waar en hoe de bijlagen opgeslagen moeten worden. Zie hoofdstuk 2 van deze SPE SP4 notes. Parameters U4Invoice Het is mogelijk geworden om met U4Invoice permanences te boeken. In de parameters U4Invoice kunnen een grootboekrekening en periodeverdeling ingevuld worden die gebruikt worden als die gegevens niet door U4invoice aangeleverd worden. Zie hoofdstuk 3 van deze SPE SP4 notes. Parameters Algemeen In de parameters Algemeen (Basisgegevens) kunnen op het tabblad 'Organisatie' maximaal 10 adreskenmerken vastgelegd worden die op formulieren afgedrukt moeten kunnen worden. Zie paragraaf 7.6 van deze SPE SP4 notes. Parameters Mobile Sales In de parameters Mobile Sales kan het formulier vastgelegd worden dat gebruikt wordt om ondertekende orderbevestigingen af te drukken. Zie hoofdstuk 8 van deze SPE SP4 notes. Parameters Warehouse management De parameters Warehouse management zijn uitgebreid met een nieuwe optie waarmee het mogelijk is om bij het verwerken van een goederenontvangst RF afwijkende partijnummers te gebruiken. Zie hoofdstuk 13 van deze SPE SP4 notes. Parameters Incasso Het is mogelijk geworden om meerdere verwerkingsdatums in een incassobestand op te nemen. Hiervoor dient in de parameters Incasso de optie "Meerdere verwerkingsdatums per incasso-bestand" ingeschakeld te worden. Zie hoofdstuk 17 van deze SPE SP4 notes.



Pagina 42 van 42

Service Pack notes SPE SP4 Service Pack notes Unit4 Multivers Extended SPE SP4

Recommend Documents