Deel IIIb Stamgegevens invoeren en bewerken in Unit4 Multivers XtraLarge versie Deel 2

Deel IIIb Stamgegevens invoeren en bewerken in Unit4 Multivers XtraLarge versie 10.8.2 Deel 2

Unit4 Business Software Benelux B.V. Papendorpseweg 100 Postbus 5005 3502 JA Utrecht

Telefoon Supportlijn Self Service Internet

031 88 247 17 77 088 247 24 72 https://my.unit4.com http://www.unit4.nl

C-Logic NV a Unit4 Company Rijselstraat 247 8200 Brugge

Telefoon Telefax Supportlijn Supportfax e-mail support e-mail Internet

+32 (0)50 39 13 36 +32 (0)50 39 17 38 +32 (0)3 202 42 02 +32 (0)3 232 38 23 [email protected] [email protected] http://www.unit4.be/kmo

© ©

Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation

Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

Unit4 Multivers XtraLarge

Inhoud 1

2

3

4 5 6 7

8

Verbijzondering ...................................................................................................................................... 2 1.1 Werken met kostenplaatsen ............................................................................................................. 2 1.1.1 Invoeren Kostenplaatsen 3 1.2 Werken met Dossiers ........................................................................................................................ 3 1.2.1 Invoeren Verbijzondering: Dossiers 5 1.3 Werken met subadministraties .......................................................................................................... 5 1.3.1 Invoeren sleutels voor subadministraties 10 1.3.2 Invoeren sleutelwaarden voor subadministraties 10 1.3.3 Onderhoud subadministraties 11 1.3.4 Koppelen van een subadministratie aan een grootboekrekening 11 Werken met de Btw-aangifte ............................................................................................................... 13 2.1 Btw-aangifte op basis van factuurmaand of boekingsperiode ........................................................ 16 2.2 Invoeren Btw-gegevens: aangiftevakken ........................................................................................ 16 2.3 Invoeren Btw-gegevens: Btw-scenario's ......................................................................................... 17 2.3.1 Standaard Btw-scenario's voor een Nederlandse administratie 19 2.3.2 Standaard Btw-scenario's voor een Belgische administratie 22 Werken met Budgetten/prognoses ..................................................................................................... 26 3.1 Invoeren van budgetverdelingscodes ............................................................................................. 26 3.2 Verdelen van budgetten .................................................................................................................. 27 3.3 Budgetten per grootboekrekening................................................................................................... 27 3.4 Invoeren budget per grootboekrekening ......................................................................................... 28 3.4.1 Bijstellen budget grootboekrekening 28 3.5 Budgetten per kostenplaats ............................................................................................................ 29 3.6 Budgetten per dossier ..................................................................................................................... 30 3.7 Voorbeelden budgetten / prognoses ............................................................................................... 30 Werken met Debiteuren ....................................................................................................................... 32 4.1 Werken met inkooporganisaties ...................................................................................................... 36 Werken met Crediteuren (crediteuren stamgegevens) .................................................................... 37 Werken met Personen en hun 'rollen' (functies) ............................................................................... 41 6.1 Invoeren Personen .......................................................................................................................... 43 Werken met Artikelen en diensten ..................................................................................................... 46 7.1 Artikelen en Diensten, tabblad Magazijn......................................................................................... 49 7.2 Artikelen en Diensten, inkoop en voorraad ..................................................................................... 50 7.3 Artikelen en Diensten, inkoop en voorraad ..................................................................................... 51 7.4 Artikelen en Diensten, tabblad Talen .............................................................................................. 51 7.5 Artikelen en Diensten, het gebruik van Vrije velden ....................................................................... 52 7.6 Werken met artikelrelaties .............................................................................................................. 53 7.6.1 Invoeren artikelrelaties 54 7.7 Werken met samengestelde artikelen............................................................................................. 54 7.8 Werken met assemblage-artikelen ................................................................................................. 55 Werken met abonnementen ................................................................................................................ 56 8.1 Aanmaken abonnementsoorten ...................................................................................................... 58 8.2 Invoeren abonnementen ................................................................................................................. 59


Inleiding bij het invoeren van de stamgegevens In dit deel van de handleiding staat een toelichting bij het invoeren van de stamgegevens. Vaak treft u hier ook de procesbeschrijving voor het 'Werken met....' van het betreffende onderdeel aan. De meeste stamgegevens voert u in voordat u met de dagelijkse boekingen gaat starten. Andere gegevens zult u in de loop van de tijd willen wijzigen of toevoegen. Wanneer u bijvoorbeeld een buitenlandse debiteur of crediteur krijgt in een land waarmee u tot dan toe geen contacten had, zult u het land en de valuta van uw debiteur of crediteur moeten toevoegen aan uw administratie. Ook zult u in de loop van de tijd nieuwe artikelen, dagboeken en grootboekrekeningen willen aanmaken. Met behulp van de bladwijzers die u in uw Adobe Reader kunt openen ( ), vindt u snel de gewenste onderwerpen terug. Vanuit de inhoudsopgave kunt u ook gemakkelijk navigeren door op het paginanummer te klikken. In dit deel van de handleiding staan onder andere de Verbijzondering, Budgettering, de Btw-inrichting, de Crediteuren, Debiteuren en de Artikelen. In het hoofdstuk 'Werken met Artikelen komen ook de Samengestelde- en de Assemblage-artikelen aan de orde.

Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2

Deel IIIb Stamgegevens Deel 2

versie 1.0

Pagina 1 van 60


1

Verbijzondering

In Unit4 Multivers XL. kunt u kosten en opbrengsten verbijzonderen naar kostenplaatsen of dossiers. Maar u kunt ook gebruik maken van MultiD-verbijzondering. Dit houdt in dat u boekt in eigengemaakte subadministraties. Als u werkt met Budgettering kunt u voor kostenplaatsen en dossiers, budgetten of prognoses vastleggen.

1.1

Werken met kostenplaatsen

Het gebruik van kostenplaatsen en/of dossiers is niet verplicht. U kunt de kostenplaatsen of dossiers gebruiken om gemaakte kosten uit te splitsen naar bijvoorbeeld afdelingen of personen. Kostenplaatsen gelden per boekjaar. Het saldo wordt bij de jaarafsluiting niet naar het volgende jaar doorgeboekt. Wel blijft de kostenplaats(code) voor het nieuwe boekjaar beschikbaar. Dossiers kunnen voor meerdere boekjaren gebruikt worden. Een voorbeeld van een kostenplaats is een afdeling waarvoor u de kosten van een jaar wilt kunnen herleiden. Voor kostenplaatsen kunnen budgetten gedefinieerd worden. Per grootboekrekening kunt u aangeven of er voor die rekening gebruik gemaakt gaat worden van kostenplaatsen in 'Onderhoud | Rekeningschema'. Als een grootboekrekening aangemerkt wordt als rekening voor kostenplaatsen en/of dossiers, dan moet elke mutatie op die rekening naar een kostenplaats en/of dossier herleid worden. Voorbeelden van kostenplaatsen zijn afdelingen als 'Verkoop', 'Administratie' of 'Automatisering'. U neemt dan een kostenrekening als 'Reclame / Advertenties' als kostenplaats op en wijst de geboekte kosten toe aan een of meer verschillende afdeling(en). Maar u kunt ook de gemaakte kosten of opbrengsten voor een bepaald product of een dienst via een kostenplaats herleiden. Wanneer u kosten over meerdere kostenplaatsen wilt verdelen, u verdeelt bijvoorbeeld de telefoonkosten over meerdere afdelingen, moet u handmatig de kosten tijdens het boeken uitsplitsen in verschillende boekingsregels en elke regel aan een specifieke kostenplaats toewijzen. Moet u vaak boekingsregels uitsplitsen om bedrijfskosten te verbijzonderen, kunt u overwegen om hiervoor in plaats van kostenplaatsen of dossiers, subadministraties in te richten (module Verbijzondering). Selecteer in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering', de optie 'Verbijzonderen naar aantal' als u de kostenplaatsen/dossiers wilt verbijzonderen naar aantal. U kunt dan ook opgeven of u de aantallen wilt koppelen aan het bedrag. Afhankelijk van het saldo wordt bekeken of het hier om een positief of negatief aantal gaat. U hoeft dan niet meer een positief of negatief aantal in te voeren tijdens het boeken. U typt een positief aantal in en Unit4 Multivers XL berekent zelf aan de hand van het Debetsaldo of Creditsaldo of dit een negatief of positief aantal is. U kunt een budget toewijzen aan een kostenplaats (de te verwachten kosten gedurende een jaar, al of niet gelijkmatig verdeeld per periode). Een budget wijst u toe per kostenrekening. U kunt aan een kostenplaats verschillende kostensoorten (budgetten) toewijzen. Een afdeling 'Verkoop' zal immers niet alleen vervoerskosten maken, ook een gedeelte van de telefoonkosten komt voor rekening van deze afdeling. Ook wanneer de afdeling aanwezig is op beurzen zult u de kosten daarvan aan haar willen toeschrijven en hiervoor wellicht een budget ter beschikking stellen. Het gebruik van kostenplaatsen Hoe u kostenplaatsen bij uw boekingen gebruikt, hangt af van de keuze die u in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking | Kostenplaatsen/Dossiers' instelt. 



Op opdrachtniveau U kunt bij het aanmaken van dienstenfacturen, factuuropdrachten en verkooporders een kostenplaats ingeven die geldt voor de gehele opdracht. Alle boekingsregels waarin geboekt wordt op een grootboekrekening die op een kostenplaats verbijzonderd moet worden, worden op deze kostenplaats geboekt. In veel gevallen zal dit voldoende zijn en u hoeft de kostenplaats tijdens het boeken maar één keer op te geven. U kunt er dan ook voor kiezen om helemaal geen kostenplaats op te geven en de boekingen niet te verbijzonderen, ook al is het bij de gebruikte grootboeken wel aangegeven. Op opdrachtregelniveau De andere mogelijkheid is om kostenplaatsen op regelniveau op te geven. U kunt dan per



versie 1.0

Pagina 2 van 60


boekingsregel een andere kostenplaats gebruiken. Kiest u voor deze optie, dan is verbijzonderen voor de betreffende grootboekrekeningen verplicht. U krijgt een foutmelding wanneer op de boekingsregel geen kostenplaats wordt opgegeven. Status van de kostenplaats Wanneer u veelvuldig gebruik maakt van kostenplaatsen en deze maar beperkte tijd gebruikt, kunt u ze verwijderen, maar u kunt ze ook de status 'Passief' geven. In de status 'Passief' worden de kostenplaatsen niet langer getoond in de zoekschermen tijdens het boeken. U kunt in de boekingsprogramma's de kostenplaats echter nog wel handmatig invoeren en gebruiken. Als u op een passieve kostenplaats boekt, krijgt u een waarschuwing dat de kostenplaats niet (meer) gebruikt mag worden en u kunt de boeking dan niet opslaan (Kas- en Bankdagboeken, het Memoriaal- en het Inkoop- en Verkoopboek). Deze controle geldt niet voor de overige boekingsprogramma's zoals Factuuropdrachten/Verkooporders of Offertes. Wees echter voorzichtig met het 'Passief' maken van een kostenplaats die bijvoorbeeld gekoppeld is aan een lopend project, of abonnement. Er is geen controle op het gebruik die waarschuwt bij het 'passief maken'. Passieve kostenplaatsen zijn nog wel zichtbaar in het onderhoudsprogramma (kostenplaatsen) en diverse info- en overzichtsprogramma's. U kunt bijvoorbeeld een kostenplaats 'Passief' zetten als u er een budget aan had gekoppeld en dit budget is volledig geboekt, of zolang er niet op de kostenplaats geboekt wordt. U kunt een passieve kostenplaats altijd weer de status 'Actief' geven en gewoon gebruiken. kostenplaatsverzamelcodes Een kostenplaatsverzamelcode is een verzameling van een of meerdere kostenplaatsen waarbij eenzelfde kostenplaats in meerdere verzamelcodes mag voorkomen. Een kostenplaatsverzamelcode gebruikt u om kostenplaatsen op een logische manier te groeperen en deze in overzichten weer te geven. U kunt uw overzichten hiermee op verzamelcode sorteren en afdrukken. Het gaat dan om de volgende overzichten:  Resultaten kostenplaatsen  Resultaten kostenplaatsen verdicht U maakt de verzamelcodes voor de kostenplaatsen aan met 'Onderhoud | Verbijzondering | Verzamelcodes kostenplaatsen.

1.1.1

Invoeren Kostenplaatsen

U kunt in dit scherm de kostenplaatsen opgeven waar u in de administratie gebruik van gaat maken. Kostenplaatsen maakt u voor één boekjaar. In een volgend boekjaar moet u opnieuw eventuele budgetten gaan samenstellen. 1. 2. 3.

Open 'Onderhoud | Verbijzondering | Kostenplaatsen' Vul de code, de zoeknaam en de omschrijving van de kostenplaats in Zet desgewenst de status op 'Passief'

4.

Klik op

1.2

.

Werken met Dossiers

Zie de uitleg van de werking van kostenplaatsen en dossiers bij Kostenplaatsen. Het verschil met een kostenplaats is dat u in een dossier ook kosten kunt herleiden voor activiteiten als bijvoorbeeld projecten die 'over' het boekjaar heenlopen. Ook voor dossiers kunt u budgetten begroten. Selecteer in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering', de optie 'Verbijzonderen naar aantal' als u de kostenplaatsen/dossiers wilt verbijzonderen naar aantal. U kunt dan ook opgeven of u de aantallen wilt koppelen aan het bedrag. Afhankelijk van het saldo Debet of Credit wordt bekeken of het hier om een positief of negatief aantal gaat. U hoeft dan niet meer een positief of



versie 1.0

Pagina 3 van 60


negatief aantal in te voeren tijdens het boeken. U typt een positief aantal in en Unit4 Multivers XL berekent zelf aan de hand van het Debetsaldo of Creditsaldo of dit een negatief of positief aantal is. Wanneer u kosten over meerdere dossiers wilt verdelen, u verdeelt bijvoorbeeld de telefoonkosten over meerdere afdelingen of projecten, moet u handmatig de kosten tijdens het boeken uitsplitsen in verschillende boekingsregels en elke regel aan een specifiek dossier toewijzen. Moet u vaak boekingsregels uitsplitsen om bedrijfskosten te verbijzonderen, kunt u overwegen om hiervoor in plaats van kostenplaatsen of dossiers, subadministraties in te richten (module Verbijzondering). U kunt tabbladen met vrije velden aanmaken bij dossiers. Hieronder staat een voorbeeld van een projectdossier waaraan vrije velden zijn toegevoegd:

Wanneer u de vrije velden bij dossiers af wilt drukken op (proef)facturen of opdrachtbevestigingen, kunt u de velden op de betreffende formulieren plaatsen. Het gebruik van dossiers Hoe u dossiers bij uw boekingen gebruikt, hangt af van de keuze die u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Kostenplaatsen/Dossiers' instelt. Op opdrachtniveau U kunt bij het aanmaken van dienstenfacturen, factuuropdrachten en verkooporders een dossier ingeven die geldt voor de gehele opdracht. Alle boekingsregels waarin geboekt wordt op een grootboekrekening die op een dossier verbijzonderd moet worden, worden op dit dossier geboekt. In veel gevallen zal dit voldoende zijn en u hoeft het dossier tijdens het boeken maar één keer op te geven. U kunt er dan ook voor kiezen om helemaal geen dossier op te geven en de boekingen niet te verbijzonderen, ook al is het bij de gebruikte grootboeken wel aangegeven. Op opdrachtregelniveau De andere mogelijkheid is om dossiers op regelniveau op te geven. U kunt dan per boekingsregel een ander dossier gebruiken. Kiest u voor deze optie, dan is verbijzonderen voor de betreffende grootboekrekeningen verplicht. U krijgt een foutmelding wanneer op de boekingsregel geen dossier wordt opgegeven.



versie 1.0

Pagina 4 van 60


Status van het dossier Wanneer u veelvuldig gebruik maakt van dossiers en deze maar beperkte tijd gebruikt, kunt u ze verwijderen, maar u kunt ze ook de status 'Passief' geven. In de status 'Passief' worden de dossiers niet langer getoond in de zoekschermen tijdens het boeken. Als u op een passief dossier boekt, krijgt u een waarschuwing dat het dossier niet (meer) gebruikt mag worden en u kunt de boeking dan niet opslaan (Kas- en Bankboeken en het Inkoop- en Verkoopboek). Wees echter voorzichtig met het 'Passief' maken van een dossier, wanneer het bijvoorbeeld gekoppeld is aan een lopend project, of abonnement. Er is geen controle op het gebruik die waarschuwt bij het 'passief maken'. Passieve dossiers zijn nog wel zichtbaar in het onderhoudsprogramma (Dossiers) en diverse info- en overzichtsprogramma's. U kunt bijvoorbeeld een dossier 'Passief' zetten als u er een budget aan had gekoppeld en dit budget is volledig geboekt, of zolang er niet op het dossier geboekt wordt. U kunt een passief dossier altijd weer de status 'Actief' geven en gewoon gebruiken. U kunt dossiers verwijderen met 'Extra | Verwijderen dossiers'. Omdat de geboekte kosten en opbrengsten van een dossier, los van de boekingen in een aparte tabel worden bijgehouden, worden de boekingen zelf niet verwijderd.

1.2.1

Invoeren Verbijzondering: Dossiers

U kunt in dit scherm de dossiers opgeven waar u in de administratie gebruik van gaat maken. Dossiers zijn niet afhankelijk van een boekjaar en eventuele budgetten worden over het boekjaar heen, meegenomen naar het nieuwe boekjaar. 1.

Start 'Onderhoud | Verbijzondering | Dossiers’

2. 3.

Klik op om een nieuw dossier aan te maken Vul de code, de zoeknaam en de omschrijving van het dossier in Zet desgewenst de status op 'Passief'

4. Klik op . Wijzig een bestaand dossier door in het veld 'Code' te gaan staan en op te drukken. Selecteer het gewenste dossier en druk op <Enter>.

1.3

Werken met subadministraties

Het werken met subadministraties komt er eenvoudig gezegd op neer dat u boekingsbedragen niet direct op een rekening boekt maar uitsplitst over één of meer subadministraties. De instelling van de verbijzondering in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering' bepaalt of er bij het boeken verplicht verbijzonderd moet worden naar een subadministratie die aan de rekening gekoppeld is of dat een willekeurige subadministratie gekozen mag worden. Het opzetten en gebruiken van een subadministratie verloopt als volgt: 1.

Vastleggen van de optie 'Alleen boeken op een gekoppelde subadministratie' ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering'). U kunt deze optie selecteren als u het geboekte bedrag verplicht naar de aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie wilt boeken. Selecteert u deze optie niet, kunt u het bedrag ook verbijzonderen naar (een) andere subadministratie(s)



versie 1.0

Pagina 5 van 60


2. 3. 4. 5. 6. 7.

Vastleggen van de sleutels ('Onderhoud | Verbijzondering | Sleutels') Invoeren van de sleutelwaarden ('Onderhoud | Verbijzondering | Sleutelwaarden') Definiëren van subadministraties ('Onderhoud | Verbijzondering | Subadministraties') Vastleggen van de rekeningen die verbijzonderd moeten worden in subadministraties ('Onderhoud | Rekeningschema') Verbijzonderen van boekingen in subadministraties ('Taken | Invoeren financiële mutaties') Afdrukken van overzichten van mutaties/resultaten in subadministraties ('Info | Subadministraties' en 'Rapport | Verbijzondering | Subadministraties | Mutaties en Resultaten')

Voordat u de subadministraties gaat aanleggen, moet u een uitgewerkt idee hebben van de wijze waarop u de administratie gaat opzetten. Maak een schema van de rekeningen die u wilt verbijzonderen en op welke sleutels u dit wilt doen. Sleutels en sleutelwaarden Sleutels zijn de categorieën waarop verbijzonderd wordt, sleutelwaarden zijn de individuele eenheden waarop verbijzonderd wordt. Als sleutels legt u bijvoorbeeld de categorieën 'Kosten dragers' of 'Kentekens' vast; als sleutelwaarden geeft u dan aan op welke kosten dragers en kentekens verbijzonderd mag gaan worden. U kunt een masker opgeven voor de sleutels. Met een masker zorgt u voor een 'sjabloon' waaraan de code van de sleutelwaarde moet voldoen. U kunt dezelfde sleutel in meerdere subadministraties gebruiken en u bent verplicht om tenminste één sleutel aan een subadministratie te koppelen. U kunt maskers alleen opgeven en bewerken wanneer u aan de betreffende sleutel nog geen sleutelwaarde hebt toegekend. Om een masker later nog te kunnen bewerken moeten eerst de sleutelwaarden verwijderd zijn. Dit laatste is echter alleen mogelijk als er nog niet in de subadministratie is geboekt. Als u geen masker opgeeft is de invoer bij de sleutelwaarde vrij (maximaal acht tekens). Door het masker op te geven, bijvoorbeeld voor kentekens, kunt u invoerfouten voorkomen.

U kunt uw sleutels en sleutelwaarden afdrukken door op de knop 'Printen' klikken.

te

De opbouw van Sleutels en sleutelwaarden worden in het onderstaande voorbeeld toegelicht. Voorbeeld Uw bedrijf heeft 4 filialen, waarvoor u centraal de financiële administratie voert. U hebt een subadministratie voor uw leasewagens aangemaakt. U hebt twee grootboekrekeningen voor de registratie van de kosten: 4410 (Huur/leasing transportmiddelen) en 4420 (brandstof leasewagens) Op de eerste rekening boekt u alle leasekosten en de eventuele kosten voor de huur van wagens, op de tweede rekening boekt u de gedeclareerde brandstofkosten van alle filialen. U wilt nu een overzicht mogelijk maken van de leasekosten per filiaal en bijvoorbeeld de brandstofkosten per lease-auto. U maakt voor de subadministratie 'Leasewagen-administratie' de volgende sleutels (categorieën) aan:  Filialen  Afdelingen  Personen  Kentekens Vervolgens specificeert u de sleutels in sleutelwaarden. Zo geeft u bij de sleutel 'Filialen' alle filialen op die gebruikmaken van lease-auto’s. U specificeert bij 'Afdelingen' de afdelingen (over alle filialen die van leaseauto’s gebruikmaken). Bij 'Personen' specificeert u de bezitters van een lease-auto en geeft vervolgens de verschillende kentekens als sleutelwaarde op. U legt nu de subadministratie 'Leasewagen-administratie' aan. Hierbij kiest u voor de volgende opties:



versie 1.0

Pagina 6 van 60


Volledig boeken Kruis deze optie aan als de subadministratie volledig beboekt moet worden; dit wil zeggen dat het gehele bedrag van de boeking verbijzonderd moet worden in deze subadministratie. Zolang het bedrag van de boeking nog niet helemaal verbijzonderd is, kunt u het venster niet verlaten. Als u dit vakje leeg laat, kunt u het verbijzonderingsvenster tussentijds afsluiten terwijl u nog niet het gehele bedrag verbijzonderd hebt in de subadministratie, of kunt u een bedrag uitsplitsen dat hoger is dan het bedrag van de boekingsregel. Boekjaargebonden Geef hier aan of de subadministratie boekjaargebonden moet zijn of niet. U krijgt dan een overzicht van de verbijzondering per boekjaar. U kunt een boekjaar gebonden subadministratie meenemen naar het nieuwe boekjaar als u een nieuw boekjaar aangemaakt wordt. Een boekjaargebonden subadministratie wordt verwijderd als het afgesloten boekjaar verwijderd wordt. Een niet-boekjaargebonden subadministratie loopt over meerdere jaren en kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor grote projecten. Teken omkeren Geef hier aan of in de info-programma's van de subadministratie positieve bedragen negatief moeten worden geboekt, of andersom. U kunt deze optie aanzetten om een getrouwer beeld te kunnen geven in de info-programma's. U boekt bijvoorbeeld een verkoopfactuur, waarbij de verkochte aan tallen negatief geboekt worden. In een subadministratie 'Verkopen' bijvoorbeeld zouden de aantallen eveneens negatief getoond worden, wat tot 10 verkopen zou leiden. Als u deze optie aanzet, wordt het aantal van -10 in de info-programma's getoond als '10'. Geef nu de sleutels voor de subadministratie op in de volgorde waarin u ze als kolom wilt zien bij het verbijzonderen van een boekingsregel.



versie 1.0

Pagina 7 van 60


(In dit scherm is een voorbeeld gebruikt waarbij 2 numerieke velden benoemd zijn) Naast de 'vaste sleutels' kunt u maximaal vier extra numerieke sleutels vastleggen en één sleutel voor een datum. Voor al deze sleutels kunt u de schermprompt opgeven; dit is de tekst die op het scherm verschijnt als er een gegeven op het veld ingevoerd moet worden. U kunt de teksten vrij kiezen. Het is mogelijk om meerdere schermprompts met dezelfde naam in een subadministratie te gebruiken. Als u bijvoorbeeld bij het 'Datumveld' de schermprompt 'Datum rit / onderhoud' invult, dan krijgt de kolom waarin u de datum kunt invullen deze naam. Op deze numerieke velden (sleutels) kunt u vervolgens berekeningen gaan uitvoeren:



versie 1.0

Pagina 8 van 60


(in dit scherm is een voorbeeld opgenomen met de benoemde velden uit het tabblad ‘Algemeen’). Deze berekeningen kunt u vervolgens weer gebruiken bij het maken van ‘Componenten’ en ‘Kengetallen’ (zie deel IIIa van deze handleidingen). U kunt de informatie die bij elke boeking in uw subadministratie wordt vastgelegd, weer gebruiken om via ‘Kengetallen’ in de Management-assistent te tonen. Tenslotte koppelt u de subadministratie aan de gewenste grootboekrekeningen in 'Onderhoud | Rekeningschema' . U kunt maximaal drie subadministraties aan een rekening koppelen. Bij het vastleggen van de 'Bedrijfsparameters' kunt u de optie "Alleen boeken op een aan een grootboekrekening gekoppelde subadministratie" (standaard geselecteerd) uitzetten. Het is dan mogelijk om te verbijzonderen naar elke willekeurige subadministratie of over verschillende subadministraties, of deze nu aan de rekening gekoppeld zijn of niet. Op het scherm van de subadministraties verschijnen dan drie tabbladen. De aan de rekening gekoppelde subadministratie verschijnt in het eerste tabblad. Op de volgende tabbladen (Admin. 2 en Admin. 3) kunt u een andere subadministratie kiezen. Het is niet noodzakelijk om een bepaalde subadministratie aan een rekening te koppelen. U kunt volstaan met de optie 'Subadministraties' te selecteren en vervolgens elke gewenste subadministratie kiezen voor de verbijzondering. Het is niet verplicht om op een gekoppelde subadministratie te verbijzonderen. U selecteert dan op de tabbladen 'Admin' de gewenste subadministratie(s) en laat de gekoppelde subadministratie leeg. Als u een boekingsbedrag over meerdere subadministraties wilt uitsplitsen, mag de optie 'Volledig boeken' voor de gekozen subadministraties niet actief zijn. Bij het boeken verwacht de subadministraties dan immers het volledige bedrag.



versie 1.0

Pagina 9 van 60


U kunt nu in de aangemaakte subadministratie gaan boeken .

1.3.1

Invoeren sleutels voor subadministraties

Sleutels behoren samen met sleutelwaarden, tot subadministraties. Met subadministraties kunt u geboekte bedragen naar een zelf gedefinieerde subadministratie verbijzonderen, waardoor u een zeer uitgebreide subadministratie kunt voeren voor bijvoorbeeld het bijhouden van een kostendrageradministratie of een zeer uitgebreide urenverantwoording (zonder dat u een 'projecten-module' hoeft aan te schaffen), of voor het instellen van een uitgebreide administratie per bedrijfsauto. Vastleggen van de sleutels bij subadministraties Als eerste legt u de categorieën vast waarop de kosten verbijzonderd moeten gaan worden. De categorieën waarop verbijzonderd kan worden, bestaan in Unit4 Multivers XL uit twee delen: sleutels en sleutelwaarden. Sleutels zijn de categorieën en sleutelwaarden zijn de individuele eenheden waarop verbijzonderd wordt. Als sleutels legt u bijvoorbeeld de categorieën 'Afdelingen' of 'Kentekens' vast; als sleutelwaarden geeft u dan aan op welke afdelingen en kentekens verbijzonderd mag gaan worden. In 'Onderhoud | Verbijzondering | Sleutels' kunt u de sleutels onderhouden die u gebruikt voor de verbijzondering. 1. 2. 3.

Start het programma 'Sleutels' (menu 'Onderhoud | Verbijzondering'): Maak een nieuwe sleutel aan en geef deze een code van drie posities, een zoeknaam en een omschrijving Leg daarna eventueel het 'Masker' en de 'Schermprompt' vast:  Masker (maximaal 8 posities) Het masker bevat het ‘invoermasker’ of het 'sjabloon' van de sleutelwaarden die ingevuld kunnen worden. Door het vastleggen van een invoer masker bepaalt u het formaat van de sleutelwaarde en welke tekens er in de sleutelwaarde ingevuld kunnen worden. Hiermee voorkomt u zoveel mogelijk dat er bij het verbijzonderen verkeerde gegevens ingevoerd worden.  Schermprompt Standaard wordt hier de ‘Omschrijving’ van de sleutel getoond, maar u kunt deze wijzigen. De schermprompt is de naam die u op het scherm wilt laten verschijnen tijdens het vastleggen van de verbijzondering. De rubriek waarin de bedragen verbijzonderd kunnen worden, krijgt dan de naam die u hier invult. Vul dus een naam in die duidelijk aangeeft om welke rubriek het gaat.

Afdrukken van sleutels of sleutelwaarden Met behulp van de afdrukknop in de knoppenbalk kunt u de sleutels of de sleutelwaarden direct afdrukken. Hierna moet u voor iedere sleutel de sleutelwaarden vastleggen. Dit zijn de eenheden waarop verbijzonderd gaat worden, dus bijvoorbeeld de 'Kostendragers', de 'Vertegenwoordigers' of de 'Kentekens'.

1.3.2

Invoeren sleutelwaarden voor subadministraties

Voordat u de sleutelwaarden kunt gaan vastleggen moet u de sleutels gedefinieerd hebben. Zie ook de procedure voor de Verbijzondering. Vastleggen van de sleutelwaarden bij subadministraties Nadat u de sleutels gedefinieerd hebt, gaat u in dit programma de sleutelwaarden invoeren voor de al aanwezige sleutels; dit zijn de specifieke eenheden waarop u wilt gaan verbijzonderen. U hebt bijvoorbeeld de sleutel 'Kenteken' en het bijbehorende masker vastgelegd. Als sleutelwaarden kunt u nu de verschillende kentekens van de auto's gaan invoeren waarop u de autokosten wilt gaan verbijzonderen. 1. 2.

Start het programma 'Sleutelwaarden' (menu 'Onderhoud | Verbijzondering') Selecteer een bestaande sleutel

3. 4.

Klik op de knop om een sleutelwaarde vast te leggen voor de geselecteerde sleutel Vul een code voor de sleutelwaarde in, van maximaal acht posities lang. Deze code moet voldoen aan het invoermasker dat bij de sleutel vastgelegd is! Vul daarna een zoeknaam en een omschrijving van de sleutelwaarde in van maximaal 30 posities.

5.



versie 1.0

Pagina 10 van 60


6.

Als u bijvoorbeeld de sleutel 'Kenteken' hebt vastgelegd, vult u bij 'Code' het kenteken in; bij de omschrijving geeft u dan bijvoorbeeld het merk en het type van de auto op.

Afdrukken van sleutels of sleutelwaarden Met behulp van de afdrukknop in de knoppenbalk kunt u de sleutels of de sleutelwaarden direct afdrukken. Per subadministratie kunt u maximaal vijf sleutels gebruiken. Voor het bijhouden van de autokosten zou u bijvoorbeeld de sleutels 'Kenteken', 'Vertegenwoordiger' en 'Afdeling' kunnen gebruiken. U kunt de autokosten achteraf dan herleiden naar de afdeling, de vertegenwoordiger en naar de gebruikte auto.

1.3.3

Onderhoud subadministraties

Voordat u de subadministraties kunt gaan vastleggen moet u de sleutels en de sleutelwaarden gedefinieerd hebben. Zie ook de procedure voor de Verbijzondering. Invoeren van de subadministraties Nadat u de sleutels en sleutelwaarden gedefinieerd hebt, maakt u in een nieuwe subadministratie aan of u kunt een bestaande subadministratie aanpassen. U kunt per subadministratie maximaal vijf sleutels gebruiken. U kunt een zelfde sleutel eventueel in meerdere subadministraties gebruiken. 1. 2. 3.

Start het programma 'Onderhoud | Verbijzondering | subadministraties' Maak een nieuwe subadministratie aan, of vraag een bestaande subadministratie op Bij de ‘Opties’ kunt u aangeven welke van de extra mogelijkheden u wilt vastleggen voor deze subadministratie; u kunt een of meerdere opties selecteren, of alle vakjes leeg laten (zie de procesinformatie voor een uitleg bij de opties) 4. Vervolgens selecteert u de standaardsleutels voor deze subadministratie. U mag een bepaalde sleutel maar één keer gebruiken in subadministratie. Naast de 'vaste sleutels' kunt u maximaal vier extra numerieke sleutels vastleggen en één sleutel voor een datum. Voor al deze sleutels kunt u de schermprompt opgeven; dit is de tekst die op het scherm verschijnt als er een gegeven op het veld ingevoerd moet worden. U kunt de teksten vrij kiezen. Als u bijvoorbeeld bij het 'Datumveld' de schermprompt 'Datum rit / onderhoud' invult, dan krijgt de kolom waarin u de datum kunt invullen deze naam. In 'Info | Subadministraties' kunt u de bij de boeking ingevulde extra sleutels opvragen door te dubbelklikken op een opgevraagde mutatie. In het programma 'Onderhoud | Rekeningschema' kunt u één of meerdere subadministraties aan een grootboekrekening koppelen. Boekingen op die grootboekrekening kunt (of moet) u dan direct verbijzonderen in de subadministratie.

1.3.4

Koppelen van een subadministratie aan een grootboekrekening

De subadministraties hebt u al moeten aanmaken in het programma 'Onderhoud | Subadministraties'. Daarnaast is de instelling van de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters') van belang. Als deze optie 'aan' staat, kunt u bij het verbijzonderen alleen boeken op een subadministratie die aan de grootboekrekening gekoppeld is. Als de optie 'uit' staat, kunt u op een willekeurige subadministratie boeken. Nadat u de subadministratie en de sleutels en sleutelwaarden gedefinieerd hebt die u binnen die subadministratie wilt gebruiken, kunt u de subadministratie aan een grootboek rekening koppelen. Bij het invoeren van boekingen op die grootboekrekening stelt Unit4 Multivers XL de subadministratie voor die aan de grootboekrekening gekoppeld is. U kunt de geboekte bedragen dan direct verbijzonderen op de sleutels van de subadministratie, waarbij u een keuze kunt maken uit de vastgelegde sleutelwaarden. 1. 2.

Start het programma 'Onderhoud | Rekeningschema' Vraag een bestaande rekening op, of maak een nieuwe rekening aan



versie 1.0

Pagina 11 van 60


3. 4.

5.

Vink de optie 'Subadministraties' aan als u een subadministratie wilt koppelen aan de grootboekrekening. De velden 'Subadministratie 1 - 3' worden nu actief Vul in het veld 'Subadministratie 1' eventueel de code in van de eerste subadministratie die u aan de grootboekrekening wilt koppelen. Met kunt u een bestaande subadministratie selecteren. Voor iedere subadministratie die u hier invult, wordt een tabblad aangemaakt in het boekingsprogramma waarop u de bedragen naar de sleutels kunt verbijzonderen. Als de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering') uitgeschakeld is, kunt u op de nog 'vrije' tabbladen naar een willekeurige subadministratie verbijzonderen. Selecteer eventueel een tweede en derde subadministratie die u aan de grootboekrekening wilt koppelen. Als u een tweede subadministratie selecteert, kunt u het boekingsbedrag ook nog op een tweede subadministratie verbijzonderen. U kunt een subadministratie maar één keer aan dezelfde grootboekrekening koppelen.



versie 1.0

Pagina 12 van 60


2

Werken met de Btw-aangifte

Het vastleggen van de stamgegevens voor de Btw-boekingen en de Btw-aangifte bestaat uit de volgende procedures: 1. 2. 3.

1.

Vastleggen Btw-nummer van het bedrijf en de te gebruiken Btw-percentages Definiëren Btw-vakken Vastleggen Btw-scenario's.

Basisgegevens btw In de bedrijfsparameters en bij de bedrijfsgegevens hebt u op het tabblad btw de volgende gegevens ingevoerd:  Of de administratie gebruik maakt van btw. Als de administratie niet Btw-plichtig is worden alle relevante menu’s, rubrieken, kolommen en velden verborgen (inactief gemaakt). Ook de ICP-listing is dan niet mogelijk.  De wijze van aangifte (factuurmaand of boekingsperiode)  De Btw-nummers (van het bedrijf en de fiscale eenheid)  De gehanteerde Btw-percentages (zie ook: Het wijzigen van Btw-percentages . U hebt voor een aantal Btw-codes de gebruikte percentages en een omschrijving vastgelegd. Relatiecodes In de relatiecodes liggen de volgende (groepen van) Btw-codes vast die u al of niet aan een grootboekrekening hebt gekoppeld:  Verkoopfactuur btw code 0 t/m 9;  Verkoopfactuur btw medecontractant/verlegd;  Verkoopfactuur btw buitenland EU;  Verkoopfactuur btw buitenland niet-EU;    

Aankoopfactuur btw code 0 t/m 9; Aankoopfactuur btw medecontractant/verlegd; Aankoopfactuur btw buitenland EU; Aankoopfactuur btw buitenland niet-EU;



Niet aftrekbare btw. Niet aftrekbare btw wordt standaard bij de grootboekrekening geteld waarop u boekt. Als deze relatiecode wordt ingevuld, wordt het niet-aftrekbare deel van de btw op de gekoppelde rekening geboekt.

Voor een Belgische administratie zijn er nog aparte relatiecodes voor de Aankoopcreditnota’s btw en de Verkoopcreditnota’s btw. Aan de hand van de relatiecode weet Unit4 Multivers XL op welke rekening ze een Btw-boeking moet boeken (journaalpostregel). 2.

Btw-vakken Standaard worden in Unit4 Multivers XL de vakken voor de Btw-aangifte meegeleverd, zowel voor een Nederlandse- als voor een Belgische aangifte. Zie een volledig overzicht van de meegeleverde Belgische- en Nederlandse aangiftevakken. De Btw-aangifte in Unit4 Multivers XL kan nagenoeg automatisch uitgevoerd worden door gebruik te maken van de standaardinstellingen. De standaard Btw-vakken en -scenario’s worden bij het aanmaken van het allereerste boekjaar automatisch gegenereerd voor zover de Btw-percentages voor de betreffende vakken zijn ingevuld in ‘Onderhoud | Bedrijfsgegevens’, tabblad ‘Btw’. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar en het overnemen van de boekjaargegevens uit het oude boekjaar, krijgt u de keuze om uw eigen, aangepaste



versie 1.0

Pagina 13 van 60


Btw-gegevens over te nemen, of dat u de standaard Btw-vakken en scenario’s van Unit4 Multivers XL overneemt voor het nieuwe boekjaar. Btw-boekingen worden geboekt in de zogenaamde Btw-vakken. Ieder bedrag wordt in een apart Btw-vak geboekt; zo is er voor het Btw-percentage van 6% bijvoorbeeld een Btw-vak voor het boeken van het basisbedrag waarover het Btw-percentage van 6% berekend wordt, en een Btw-vak waarin het af te dragen Btw-bedrag geboekt wordt. Voor het koppelen van een Btw-percentage aan een Btw-vak worden de Btw-scenario's gebruikt (zie hieronder). De af te dragen en te vorderen bedragen die in de Btw-vakken geboekt worden, worden op de grootboekrekening geboekt die aan de relatiecode gekoppeld is. Bij het invoeren van de facturen vult u de Btw-percentages in. Unit4 Multivers XL bepaalt dan aan de hand van het Btw-scenario in welk vak de btw geboekt moet worden. Op basis van de bedragen die in de vakken geboekt zijn, wordt dan de Btw-aangifte gegenereerd. Het is, wanneer u aan het meegeleverde aangiftesysteem niet voldoende hebt mogelijk om nieuwe vakken aan te maken en om bestaande vakken aan te passen. 3.

Btw-scenario's In het programma 'Onderhoud | Btw | Btw-scenario's' kunt u desgewenst zogenaamde Btw-scenario's vastleggen. Er wordt in Unit4 Multivers XL al een uitgebreide set aan standaardscenario's meegeleverd. In Btw-scenario's worden de volgende gegevens in een boekingsprocedure vastgelegd:  gebruikte Btw-code (de ingevoerde Btw-codes);  het soort levering (goederen, diensten of, in België, investeringen);  de soort nota (factuur of creditnota);  of het bedrag omgekeerd moet worden (ja of nee). Voor een normale Btw-boeking kiest u hier voor 'Nee', voor een creditnota kiest u voor 'Ja' als u de creditnota positief moet aangeven. Dit bijvoorbeeld het geval voor een Belgische administratie, waarin een apart vak aanwezig is voor creditnota's waarin het bedrag positief aangegeven moet worden;  het soort bedrag (Omzet of Btw). In een Belgische administratie moet u ook de 'omzet nietaftrekbare btw' en het 'bedrag aan niet-aftrekbare btw' boeken. In een Nederlandse administratie kan dit soms ook voorkomen;  het Btw-vak (waar het bedrag op de Btw-aangifte geboekt moet worden).

De keuze ‘N.v.t.’ (niet van toepassing) wil zeggen dat altijd geboekt wordt. Kiest u bijvoorbeeld bij ‘Btwcode’ voor ‘N.v.t.’ worden alle Btw-percentages altijd geboekt in dit scenario. In Unit4 Multivers XL worden de volgende standaard Btw-scenario’s meegeleverd voor een Nederlandse administratie. Zie voor een Belgische administratie het volledige overzicht van de scenario’s : 1. 2. 3. 4. 6. 7. 8.

Aankoop binnenland Aankoop binnenland btw verlegd Aankoop binnen EU met verlegging van heffing Aankoop buiten EU met verlegging van heffing Verkoop binnenland Verkoop binnen EU met verlegging van heffing Verkoop buiten EU met verlegging van heffing

Hiermee zult u in de meeste gevallen al uw boekingen kunnen uitvoeren. Het kan echter zijn dat u gebruik maakt van een afwijkend Btw-boekingspercentage. Dan kunt u voor deze boekingen zelf een scenario aanmaken. Door uzelf aangemaakte gebruikersscenario’s worden meegenomen als u een modeladministratie aanmaakt in het programma 'Extra | Aanmaken modeladministratie' en als u een nieuw boekjaar aanmaakt. U kunt er dan ook voor kiezen om de standaardscenario’s te gaan gebruiken. Eigenschappen van scenario's Scenario's hebben een aantal mogelijkheden/instellingen die u bij het aanmaken van het scenario kunt instellen:



versie 1.0

Pagina 14 van 60


Actief Om het voor de gebruiker overzichtelijker te maken is het mogelijk (standaard- of eigen) scenario’s die niet gebruikt worden, te deactiveren. Ze verschijnen dan niet langer in de keuzelijsten van het In- en Verkoopboek en de Factuuropdrachten. U maakt scenario’s actief of niet-actief in het scherm. Voorkeurscenario Het voorkeurscenario wordt automatisch voorgesteld als de boeking voldoet aan de opgegeven transactie en locatie. Overigens hebt u dan altijd nog de mogelijkheid een ander (binnenlands) scenario op te geven. Standaard hebben de door Unit 4 meegeleverde scenario's prioriteit. U kunt een voorkeurscenario maar voor één combinatie van transactie, locatie en btw op factuur opgeven. U kunt bijvoorbeeld maar één voorkeurscenario vastleggen voor een verkooptransactie binnen de EU. Als u dit vakje aankruist bij een ander scenario voor dezelfde combinatie (dus voor ook een verkooptransactie binnen de EU), dan vervalt de voorkeur status van het eerder opgegeven voorkeurs scenario en wordt dit eerdere scenario een gewoon scenario. Btw op factuur Daarnaast kunt u opgeven of in dit scenario de Btw-bedragen op de factuur in rekening zijn gebracht, of dat de btw niet op de factuur is vermeld, maar dat u in het kader van een verleggingsregeling de btw aan uzelf moet berekenen en afdragen. Intrastat Geef voor de relevante scenario's aan of het boeken van de Intrastatgegevens gewenst is. Als Intrastat aangevinkt staat, wordt bij het boeken gevraagd om de gegevens voor Intrastataangifte in te voeren. Btw-boekingen in Unit4 Multivers XL Bij het boeken van de facturen kijkt Unit4 Multivers XL of een transactie voldoet aan een van de aanwezige Btw-scenario's: dit kunnen zowel de standaard scenario's zijn als de door u aangemaakte gebruikersscenario's. Als een transactie voldoet aan de voorwaarden, stelt het programma het bijbehorende Btw-scenario voor. De Btw-boeking wordt dan automatisch volgens het gekozen scenario afgehandeld. U kunt in het boekingsprogramma ook voor een alternatief scenario kiezen. Het Btw-bedrag wordt apart opgeslagen op dezelfde regel als de grootboekmutatie. Hierdoor wordt het Btw-bedrag bijvoorbeeld tijdens het opvragen van omzetmutaties getoond. Daarnaast wordt ten behoeve van de controle van de Btw-aangifte het Btw-bedrag ook afgedrukt op de volgende mutatieoverzichten:  'Rapport | Grootboek | Grootboekmutaties'  'Rapport | Grootboek | Mutatieverslag afschriften'  'Rapport | Grootboek | Rekeningkaartjes'  'Rapport | Grootboek | Periode overzichten'  'Rapport | Grootboek | Journaalposten' In het rapport 'Grootboekmutaties' wordt daarnaast het Btw-bedrag getotaliseerd per rekening. Dit is handig als op een bepaalde rekening bijvoorbeeld alles met Btw-hoog wordt geboekt. Als er echter Btw-hoog én Btw-laag is geboekt op een en dezelfde rekening, dan wordt dat ook bij elkaar opgeteld en kunt u dat totaal Btw-bedrag dus niet gebruiken voor de controle van uw Btw-aangifte. Verder wordt het Btw-bedrag ook getoond in alle infoschermen waar u grootboekmutaties kunt inzien. In Nederland kunt u de elektronische Btw-aangifte doen via het Digipoort-kanaal van de belastingdienst. Unit4 geeft u met Unit4 DigiPoort een mogelijkheid om gratis van deze dienst gebruik te maken. U moet dan het direct verzenden via de Unit4 DigiPoort aanvragen en activeren (zie ook Deel IVb van de handleiding of de elektronische helpfile).



versie 1.0

Pagina 15 van 60


2.1

Btw-aangifte op basis van factuurmaand of boekingsperiode

In 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' map 'Btw' kunt u aangeven of de Btw-aangifte op basis van de factuurmaand of op basis van de boekingsperiode gedaan moet worden. Als u kiest voor een aangifte op basis van de factuurmaand, dan wordt de factuur in de periode geboekt op basis van de datum waarop de factuur geboekt is. Het programma kijkt dan niet naar de periode waarin de factuur ingeboekt is. Als de factuurdatum buiten de boekingsperiode valt, heeft dit gevolgen voor de Btw-aangifte; de Btwaangifte vindt dan niet plaats in de periode waarin de factuur geboekt is, maar in de periode waarin de factuurdatum valt. Voorbeeld U werkt bijvoorbeeld met een boekjaar dat ingedeeld is in 12 periodes. Een boekingsperiode loopt dan dus gelijk met een maand. U boekt daarna bijvoorbeeld in de boekingsperiode '2' een factuur in met als factuurdatum '21-03-2000'. 1. 2.

Als de aangifte plaatsvindt op basis van de boekingsmaand, wordt de btw in periode '2' geboekt, als de aangifte echter plaatsvindt op basis van de factuurmaand, wordt de factuur in boekingsperiode '3' geboekt. De Btw-aangifte van deze factuur vindt dan ook pas plaats in periode 3. Unit4 Multivers XL berekent de Btw-aangifte standaard per 'factuurmaand'. U kunt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' ervoor kiezen om deze instelling te wijzigen in 'boekingsperiode'. Als u daarvoor al Btw-posten en/of aangiftes had gemaakt, moeten deze opnieuw worden ingedeeld, rekening houdend met de periode-indeling. Hiervan krijgt uw een melding. Als u hier op worden de tabellen aangepast.

klikt,

Het kan zijn dat op basis van de actuele periode-indeling van het boekjaar dubbele posten zouden ontstaan. Dan krijgt u een melding dat de omzetting niet mogelijk is.

2.2

Invoeren Btw-gegevens: aangiftevakken

Bij het aanmaken van het allereerste boekjaar in een administratie van Unit4 Multivers XL worden de Btwvakken en scenario’s aangemaakt, tenminste wanneer de Btw-percentages al zijn ingevoerd. Deze gegevens hoeft u alleen te wijzigen als u niet voldoende hebt aan het meegeleverde standaardaangiftesysteem, of dit wilt aanpassen. U kunt de (aangepaste) Btw-gegevens ook in een modeladministratie opnemen als u deze voor meerdere administraties wilt hanteren. U hebt de Btw-percentages vastgelegd die u in uw administratie wilt gebruiken (tot 31-12-2000 voor Nederland 0%, 6% en 21% en voor België 0%, 6%, 12% en 21%). U hebt in de relatiecodes ook de grootboekrekeningen vastgelegd waarop de diverse Btw-bedragen geboekt gaan worden. Net als de grootboekrekeningen zijn de Btw-vakken boekjaargebonden en kunnen bij het aanmaken van een nieuw boekjaar gekopieerd worden. Voor ieder soort aangifte (bijvoorbeeld voor het hoge en het lage Btw-tarief, verlegde btw binnenland of Btw-tarief voor niet EU-landen of combinaties hiervan) kan een Btw-vak gedefinieerd worden. Deze Btwvakken zijn al voor u gedefinieerd, en kunt u eventueel aanpassen. U geeft hier alleen de soorten Btw-vakken op; de Btw-scenario's legt u vast in 'Onderhoud | Btw | Btwscenario's . 1. 2.

Open het menu 'Onderhoud | Btw | Btw-aangiftevakken Vul de code (vaknummer) en de omschrijving van het nieuwe Btw-vak in. Kolom Geef aan welk soort bedrag er in het vak geboekt moet worden: het omzetbedrag, het bedrag waarover de btw berekend wordt, of het Btw-bedrag, het bedrag dat afgedragen of gevorderd moet worden. U kunt hier ook kiezen voor 'Beide' als voor de omzet en de btw hetzelfde vaknummer gehanteerd wordt, bijvoorbeeld in Nederland vak 1A. Soort Geef hier aan of het Btw-vak voor de inkoop of de verkoop gebruikt gaat worden. Bij het vastleggen van Btw-scenario's voor bijvoorbeeld 'inkoopfacturen' kunt u dan kiezen uit de Btw-vakken die voor de inkoopzijde gedefinieerd zijn.



versie 1.0

Pagina 16 van 60


Aangifte Geef aan of het gaat om af te dragen, te vorderen of alleen te registreren BTW 3.

Klik op

2.3

Invoeren Btw-gegevens: Btw-scenario's

Zie de procesinformatie voor een overzicht van de wijze waarop Unit4 Multivers XL de Btw-boekingen en aangifte afhandelt. Bij de boekingen van de btw gebruikt Unit4 Multivers XL Btw-scenario's. U kunt uw eigen Btw-scenario's vastleggen om de standaard meegeleverde Btw-scenario's uit te breiden. In een Btw-scenario legt u eenmalig alle gegevens vast voor de Btw-boeking. U legt bijvoorbeeld vast of het om een aankoop of verkoop gaat, of het om een transactie binnen / buiten de EU gaat, welk Btwpercentage gehanteerd wordt en op welke vakken de bedragen geboekt moeten worden. U maakt bijvoorbeeld zelf een Btw-scenario aan als u gebruik maakt van een afwijkend(e) Btwboeking/percentage. Aanmaken van een gebruikersscenario 1. 2.

3.

Start het programma 'Onderhoud | Btw | Btw-scenario's' Vul een nieuwe code in en een omschrijving voor het scenario. U kunt ook een bestaand scenario oproepen en bewerken Selecteer in de rubriek 'Transactie' of het om een Aankoop- of een Verkooptransactie is. Geef bij 'Locatie' aan of het om een binnenlandse transactie, of een transactie binnen of buiten de EU gaat. Geef de gewenste 'Kenmerken' voor het scenario op: Actief Normaal gesproken is een scenario actief. Het is dan zichtbaar in de zoekschermen en de selectievelden. Het kan echter zijn dat u een bepaald scenario niet of slechts hoogst zelden gebruikt (bijvoorbeeld wanneer u uitsluitend binnen de EU handelt). U kunt dan het vakje 'Actief deselecteren. Het betreffende scenario blijft dan wel beschikbaar maar is niet op de normale wijze te selecteren. U moet het bij gebruik eerst weer activeren. Voorkeurscenario Geef hier op of het scenario altijd voorgesteld moet worden bij een boeking die aan de criteria van het scenario voldoet. Per combinatie van 'Transactie' 'Locatie' en ‘Btw op factuur’ kunt u één voorkeurscenario opgeven door het vakje 'Voorkeurscenario' te selecteren. Btw op factuur Geef aan of de btw op de factuur staat, of dat u de btw aan uzelf in rekening moet brengen, of niet in rekening brengt. Intrastat Geef voor de relevante scenario's aan of het boeken van de Intrastatgegevens gewenst is. Als Intrastat aangevinkt staat, wordt bij het boeken gevraagd om de gegevens voor Intrastataangifte in te voeren.

4.

In de kolommen legt u vervolgens de details voor de Btw-afhandeling vast. 

Btw-code In deze kolom geeft u aan voor welke Btw-code en het daaraan gekoppelde percentage het scenario gebruikt moet gaan worden. Als u hier een code selecteert, geldt de Btw-scenarioregel alleen voor de geselecteerde code. U kunt hier ook kiezen voor 'N.v.t', niet van toepassing. De scenarioregel geldt dan voor alle Btwcodes. Als u alle percentages wilt gebruiken, dan kiest u voor 'N.v.t.'. Als u geen 'N.v.t.' kiest en dus alleen de percentages 0%, 6% en 21% toestaat, dan wordt een percentage van 12% bij het boeken niet



versie 1.0

Pagina 17 van 60


geboekt. Bij het boeken wordt er echter een controle uitgevoerd of het saldo 'te vorderen / te betalen' btw van het scenario overeen komt met de journalisering. 

Soort levering In deze kolom geeft u aan voor welke soort levering het scenario gebruikt moet gaan worden. U kunt hier kiezen voor 'Goederen', 'Diensten' of 'Investeringen'. Als u hier een van deze codes selecteert, geldt de scenarioregel alleen voor de geselecteerde leveringsoort. U kunt hier ook kiezen voor 'N.v.t', niet van toepassing. Het scenario geldt dan voor alle soorten leveringen. Bij binnenlandse Btw-scenario’s ('Onderhoud | Btw | Btw-scenario’s') kunt u bij een aankoop als soort levering 'Verkoop' opgeven.

Zorg er wel voor dat u in de kolom 'Omkeren', 'Ja' selecteert. Tevens kunt u bij een verkoop als soort levering 'Aankoop' invullen. Bij Inkoopfacturen kunt u hierdoor op de factuurregel in het veld 'Soort' als Btw-soort 'Verkoop' selecteren. Bij Verkoopfacturen hebt u de mogelijkheid om op de factuurregel in het veld 'Soort' als Btw-soort 'Inkopen' te selecteren. Op deze wijze kunt u bijvoorbeeld emballage boeken of de inruil van een activum. U moet hiervoor wel bij de gebruikersparameters ('Extra | Gebruikersparameters') de opties 'Btwsoort per boekingsregel bij het boeken van de verkoopfacturen' en 'Btw-soort per boekingsregel bij het boeken van de inkoopfacturen' selecteren. 

Soort nota In deze kolom geeft u aan voor nota de scenarioregel gebruikt moet gaan worden. U kunt hier kiezen uit 'Factuur' of 'Creditnota'. Als u een van deze codes selecteert, geldt de scenarioregel alleen voor het geselecteerde soort nota. U kunt hier ook kiezen voor 'N.v.t', niet van toepassing. Het scenario geldt dan voor zowel facturen als creditnota's.



Omkeren In deze kolom geeft u aan of het scenario een reeds gemaakte Btw-boeking moet omkeren. U moet hier kiezen uit 'Ja' of 'Nee'. Voor een normale Btw-boeking kiest u hier voor 'Nee', voor een creditnota kiest u voor 'Ja' als u de creditnota positief wilt boeken in de Btw-administratie. Dit



versie 1.0

Pagina 18 van 60


bijvoorbeeld het geval voor een Belgische administratie, waarin een apart vak aanwezig is voor creditnota's waarin het bedrag positief geboekt moet worden. In Nederland wordt het bedrag voor een creditnota gewoon in mindering gebracht op het vak voor (bijvoorbeeld) verkopen 

Soort bedrag In deze kolom geeft u aan of het te boeken bedrag het omzetbedrag of het Btw-bedrag is. U moet hier kiezen uit 'Omzet' of 'Btw'. In een Belgische administratie, en in uitzonderingsgevallen ook in een Nederlandse administratie, moet u ook de omzet en het bedrag aan niet-aftrekbare btw boeken. Als u boekt op een rekening waarbij een percentage niet-aftrekbare btw ingevuld is, en bij het scenario staat ' omkeren=J' en 'soort bedrag=Niet-aftrekbare btw', dan wordt bij de Btwaangifte de niet- aftrekbare btw eraf gehaald.



Vak In deze kolom geeft u aan op welk Btw-vak het bedrag geboekt moet worden dat voldoet aan de voorwaarden die in dit scenario gesteld zijn. Door de verschillende voorwaarden vast te leggen kunt u bijvoorbeeld het Btw-bedrag van een binnenlandse aankoopfactuur van goederen waarop 6% btw zit op een bepaald vak laten boeken.

Als u een factuur inboekt stelt Unit4 Multivers XL een Btw-scenario voor op basis van:  de ‘Btw-gegevens van de debiteur’ (wel/geen of verlegd) of  op basis van voorkeursscenario dat is vastgelegd bij de crediteur (‘Onderhoud | Crediteuren’)  het land van de debiteur/crediteur (binnenlands of buitenlands, wel of geen EMU-land)  het ingevoerde voorkeurscenario.

2.3.1

Standaard Btw-scenario's voor een Nederlandse administratie

Hieronder ziet u de meegeleverde standaard Btw-scenario's die meegeleverd worden met Unit4 Multivers XL. Scenario 1: Aankoop binnenland



versie 1.0

Pagina 19 van 60


Scenario 2: Aankoop binnenland btw verlegd

Scenario 3: Aankoop binnen EU met verlegging van heffing

Scenario 4: Aankoop buiten EU met verlegging van heffing



versie 1.0

Pagina 20 van 60


Scenario 6: Verkoop binnenland

Scenario 7: Verkoop binnen EU met verlegging van heffing

Scenario 8: Verkoop buiten EU met verlegging van heffing



versie 1.0

Pagina 21 van 60


2.3.2

Standaard Btw-scenario's voor een Belgische administratie

Hieronder ziet u de meegeleverde standaard Btw-scenario's voor Belgische administraties. Scenario 1: Aankoop binnenland

Scenario 2: Aankoop binnenland btw verlegd



versie 1.0

Pagina 22 van 60


Scenario 3: Aankoop binnen EU met verlegging van heffing

Scenario 4: Aankoop buiten EU met verlegging van heffing



versie 1.0

Pagina 23 van 60


scenario 5: Aankoop buiten EU zonder verlegging van heffing

scenario 8: Verkoop binnenland



versie 1.0

Pagina 24 van 60


scenario 9: Verkoop binnenland medecontractant

scenario 10: Verkoop binnen EU : IC-levering

scenario 11: Verkoop buiten EU onbelast / overige handelingen



versie 1.0

Pagina 25 van 60


3

Werken met Budgetten/prognoses

Een Budget of Prognose kan vastgelegd worden voor grootboekrekeningen , kostenplaatsen en/of dossiers. Budgetten dienen voor het vastleggen van de geschatte kosten; prognoses worden gebruikt voor het vastleggen van de verwachte opbrengsten. Op ieder moment kunt u het gebudgetteerde bedrag vergelijken met het gerealiseerde bedrag tot dusver, en kunt u ingrijpen als de kosten hoger liggen dan verwacht was. Voor een prognose geldt hetzelfde; als de gerealiseerde opbrengst lager ligt dan verwacht, kunt u de oorzaak hiervan proberen te achterhalen. Budgetverdeling. Budgetbedragen voor grootboekrekeningen en kostenplaatsen kunt u handmatig invullen voor iedere boekingsperiode, maar u kunt deze ook aan een hand van een vaste verdeling (Verdelingscode), bijvoorbeeld een seizoensgebonden verdeling, over de periodes laten verdelen. U moet de budgetverdeling aanmaken voordat u het budget gaat vastleggen. De budgetverdelingen zijn aan het boekjaargebonden en kunnen overgenomen worden als u een nieuw boekjaar aanmaakt. Budgetverdelingen gelden niet voor Dossiers. Deze zijn niet aan periodes/boekjaren gebonden. Als u werkt met een boekjaar dat in periodes is verdeeld en gebruik maakt van een correctieperiode, zal ook de correctieperiode in de verdeling verschijnen. U bent verplicht om ook dit veld in te vullen met een percentage. Wanneer u bij een nieuw boekjaar de budgetverdeling overneemt uit het oude boekjaar, maar u wijzigt de periode-indeling, moet u ook uw verdelingscodes aanpassen. Vul voor de correctieperiode (de laatste periode) 0% in. Als u een budget/prognose-bedrag hebt dat zonder restbedrag deelbaar is door het aantal periodes waarover verdeeld moet worden, is de optie 'Gelijkmatig verdelen over X periodes' beschikbaar. Deze vermijdt afrondingsverschillen en dus verschillende bedragen per periode bij een 'Gelijkmatige verdeling'.

3.1

Invoeren van budgetverdelingscodes

Een jaarbudget (of prognose) kunt u toekennen aan Kostenplaatsen, Dossiers en aan Grootboekrekeningen. U kunt een jaarbudget ook over de periodes van het boekjaar verdelen. Afwijkingen ten opzichte van het budget of de prognose kunt u dan sneller signaleren. Budgetverdelingen maakt u als volgt aan in 'Onderhoud | Budgetten/prognoses | Verdelingscodes': Bij het invoeren van budgetten/prognoses kunt u het budget volgens de opgegeven budgetverdeling over de boekperiodes verdelen. 1. 2.

Vul de code en de omschrijving voor de budgetverdeling in, bijvoorbeeld de code 'GV' voor een gelijkmatige verdeling van een budget over de periodes, en de code 'SV' voor een seizoensgebonden verdeling Vul voor iedere boekingsperiode in welk percentage van het budget in die periode gebudgetteerd moet worden. Het totaal van alle periodes moet 100% zijn. Als u met 12 boekperiodes werkt, kunt u voor iedere periode voor de code 'GV' (gelijkmatige verdeling) 8,33 of 8,34 procent van het budget reserveren. Als u werkt met een boekjaar dat in periodes is verdeeld en gebruik maakt van een correctieperiode, zal ook de correctieperiode in de verdeling verschijnen. U bent verplicht om ook dit veld in te vullen met een percentage. Vul voor de correctieperiode (de laatste periode) 0% in. Wanneer u bij een nieuw boekjaar de budgetverdeling overneemt uit het oude boekjaar, maar u wijzigt de periode-indeling, moet u ook uw verdelingscodes aanpassen.



versie 1.0

Pagina 26 van 60


Voor de seizoensgebonden activiteiten kunt u bijvoorbeeld aangeven dat in de drukke zomermaanden het hoogste budget gereserveerd moet worden. In het veld 'Totaal' kunt u zien hoeveel procent van het budget al verdeeld is. Totdat het percentage gelijk is aan honderd, blijft het veld rood en kunt u de verdeling niet opslaan.

3.2

Verdelen van budgetten

De budgetverdelingscodes hebt u in 'Onderhoud | Budgetten/prognoses | Verdelingscodes' ingevoerd. Als er al een bedrag of jaartotaal ingevuld is voor het budget, wordt dit getoond in het vak 'Jaartotaal'. Als er nog geen bedrag ingevuld is, bevat dit vak het bedrag '0'. In het scherm ‘Verdelingscodes’ geeft u aan op welke wijze het bedrag van het budget/prognose of van de bijstelling over de boekperiodes, verdeeld moet worden. U maakt hierbij gebruik van de al vastgelegde codes voor de budgetverdeling (zie ook het voorbeeld).  Vul het jaarbedrag in: dit is het bedrag aan verwachte kosten of opbrengsten op de gekozen grootboekrekening voor het hele (komende) boekjaar of:  Vul de jaar-aantallen in. Vul het bedrag in zonder scheidingstekens tussen de duizendtallen. Een bedrag van 1.500,95 voert u bijvoorbeeld in als '1500,95'. Selecteer in het vak 'Verdeling' een reeds gedefinieerde budget verdelingscode, bijvoorbeeld een gelijkmatige verdeling of een seizoensgebonden verdeling Als u een budget/prognose-bedrag hebt dat zonder restbedrag deelbaar is door het aantal periodes waarover verdeeld moet worden, is de optie 'Gelijkmatig verdelen over X periodes' beschikbaar. Deze vermijdt afrondingsverschillen en dus verschillende bedragen per periode bij een 'Gelijkmatige verdeling'. Na de bevestiging van de gegevens wordt het jaartotaal volgens de geselecteerde verdelingscode over de boekperiodes verdeeld. U kunt de gebudgetteerde / geprognotiseerde bedragen per periode gaan aanpassen. Als u bijvoorbeeld in de derde periode een nieuw budget vastlegt, kunt u de bedragen van de eerste twee periodes verwijderen: het jaartotaal wordt dan automatisch verminderd met de bedragen die verwijderd zijn.

3.3

Budgetten per grootboekrekening

Voor de grootboekrekening hebt u moeten aangeven dat er gebruik gemaakt wordt van een budget of een prognose. Als de optie 'Budget' aan staat, kunt u hier het (kosten)budget vastleggen voor de grootboekrekening; als de optie 'Prognose' aan staat, kunt u de verwachte opbrengst vastleggen. Budgetten worden vastgelegd voor kostenrekeningen (meestal beginnend met het cijfer '4', in België: '6'); prognoses voor opbrengsten rekeningen (meestal beginnend met een '8', in België: '7'). In Unit4 Multivers XL wordt verder geen onderscheid gemaakt tussen een budget of een prognose. Wanneer u voor een opbrengstenrekening een prognose opstelt, voert u die als een 'budget' in Unit4 Multivers XL in. Zie ook het voorbeeld van budgetten en prognoses. Voordat u een budget vaststelt moet u minimaal één Verdelingscode aanmaken. Deze verdeling bepaalt op welke wijze de kosten over het jaar verdeeld worden. Dat kan een gelijkmatige verdeling zijn, maar ook een seizoensverdeling. Als u in de loop van het boekjaar tot de ontdekking komt dat het budget of de prognose bijgesteld moet worden, dan kunt u dit gemakkelijk doen volgens de procedure 'Bijstellen budget grootboekrekening'. Het voordeel van het bijstellen van een budget is dat het oorspronkelijke budget of de prognose gehandhaafd blijft, zodat u dit achteraf kunt opvragen. Als u de gebudgetteerde bedragen per periode wijzigt, is het oorspronkelijke budget niet meer te achterhalen. U kunt een budget tweemaal per boekjaar bijstellen.



versie 1.0

Pagina 27 van 60


3.4

Invoeren budget per grootboekrekening

U kunt voor een grootboekrekening een Budget (of Prognose) aanmaken. Selecteer in 'Onderhoud | Budgetten/prognoses | Budgetten per grootboekrekening' een grootboekrekening. U kunt alleen kiezen uit de rekeningen waarvoor de optie 'Budget/prognose' op 'Budget' of 'Prognose' is geselecteerd Klik op

om het budget op te vragen en de velden in het scherm te activeren

Er zijn nu twee manieren om het budget te verdelen: Handmatig of aan de hand van een Verdelingscode. Verdelen met behulp van een verdelingscode 1.

Klik op de knop

achter het venstertje 'Budget'. Het venster 'Verdelen budget' verschijnt.

2.

Vul het jaartotaal in; dit is het bedrag dat u het komende jaar voor het budget of de prognose wilt aanhouden voor de gekozen grootboekrekening

3.

U kunt het jaartotaal ook intypen in de kolom 'Budget', het wordt dan automatisch meegenomen naar het venster 'Verdelen budget'

4.

Kies vervolgens de budgetverdeling waarmee u het jaartotaal wilt verdelen

5.

Klik op . Het opgegeven jaartotaal wordt volgens de opgegeven budgetverdeling over de periodes van het boekjaar verdeeld.

U kunt het gebudgetteerde bedrag nu eventueel per periode gaan aanpassen: klik op de gewenste periode en wijzig het voorgestelde bedrag. Het jaarbudget wordt aangepast aan de gewijzigde bedragen, zoals te zien is in het venster 'Jaartotaal budget' Handmatige budgetverdeling 1. 2.

Ga naar de kolom 'Bijstelling 1' en selecteer periode 1. Typ het bedrag dat u voor die periode wilt budgetteren Ga naar periode 2 en geef ook hier het gewenste budget in.

Doe dit voor elke periode. Het totaalbudget is steeds zichtbaar bij 'Jaartotaal' in het veld 'Budget'.

3.4.1

Bijstellen budget grootboekrekening

U hebt een budget of prognose voor een grootboekrekening vastgelegd. Als u in de loop van het boekjaar tot de ontdekking komt dat het budget of de prognose bijgesteld moet worden, dan kunt u dit gemakkelijk doen volgens de hier beschreven procedure. U hebt hiervoor drie mogelijkheden:  het budget opnieuw definiëren. U kunt dan een nieuw jaartotaal en een nieuwe verdeling opgeven. Het nieuwe budget overschrijft het al gedefinieerde budget  u kunt de gebudgetteerde bedragen per periode wijzigen, maar het oorspronkelijke budget is dan niet meer te achterhalen  bijstellen van het budget. Het voordeel hiervan is dat het oorspronkelijke budget of de prognose gehandhaafd blijft, zodat u dit achteraf kunt opvragen en vergelijken met het nieuwe, bijgestelde budget/prognose.



versie 1.0

Pagina 28 van 60


Start het programma 'Budgetten per grootboekrekening' en selecteer de grootboekrekening waarvan u het budget wilt bijstellen. Het oorspronkelijke budget wordt getoond in de kolom 'Budget' (als u het rekeningnummer ingevuld hebt, moet u eerst nog klikken op 'Zoeken'

).

Er zijn nu twee manieren om het budget te verdelen: Handmatig of aan de hand van een Verdelingscode.

1.

Verdelen met behulp van een verdelingscode     

2.

Klik op bij 'Bijstelling 1'. Het venster 'Verdelen bijstelling 1' verschijnt Vul het nieuwe jaartotaal voor de bijstelling in; dit is het nieuwe bedrag dat u het komende jaar voor het bijgestelde budget of prognose wilt aanhouden voor de gekozen grootboekrekening Kies vervolgens de gewenste budgetverdeling Klik op . Het bijgestelde jaartotaal wordt volgens de opgegeven budgetverdeling over de periodes van het boekjaar verdeeld. Het bijgestelde budget wordt in de kolom 'Bijstelling 1' getoond, naast het oorspronkelijke budget U kunt het gebudgetteerde bedrag van de bijstelling nu eventueel per periode gaan aanpassen: klik op de gewenste periode en wijzig het voorgestelde bedrag. Het jaarbudget van de bijstelling wordt aangepast aan de gewijzigde bedragen, zoals te zien is in het venster 'Jaartotaal bijstelling 1'

Handmatige budgetverdeling  Ga naar de kolom 'Bijstelling 1' en selecteer periode 1. Typ het bedrag wat u voor die periode wilt budgetteren  Ga naar periode 2 en geef ook hier het gewenste budget in. Doe dit voor elke periode. Het totaalbudget is steeds zichtbaar bij 'Jaartotaal' in het veld Bijstelling 1.

Tweede bijstelling Op dezelfde wijze kunt u het bijgestelde budget/prognose nog een keer bijstellen. Kies dan voor 'Bijstelling 2' en pas de nogmaals bijgestelde bedragen aan in de kolom 'Bijstelling 2'.

3.5

Budgetten per kostenplaats

U kunt meerdere budgetten per kostenplaats vastleggen; bijvoorbeeld een Budget voor de telefoonkosten en een budget voor de autokosten voor eenzelfde afdeling of persoon. U kiest dan steeds een andere grootboekrekening. Het budget kan in bedragen en of aantallen vastgelegd worden; voor de telefoonkosten kiest u bijvoorbeeld voor een budget in bedragen, voor autokosten kunt u kiezen of u het budget in bedragen (bedrag aan uitgekeerde kilometervergoeding) of in aantallen (verreden kilometers) wilt registreren. Zie ook het voorbeeld van budgetten. Een budget voor een kostenplaats geldt voor één boekjaar. Als u werkt met kostenplaatsen, kunt u een budget voor de kostenplaats vastleggen. 1.

Selecteer de kostenplaats en de rekening waarvoor het budget aangemaakt moet worden. U kiest hier bijvoorbeeld als kostenplaats een persoon of afdeling en als grootboekrekening de rekening 'Telefoonkosten' als u een budget wilt vastleggen voor de te verwachten telefoonkosten per persoon/afdeling. Klik op 'Zoeken'

2. 3. 4.

. Nu wordt het budget getoond.

Klik op de knop . Het venster 'Verdelingscodes' Verdelingscode verschijnt Vul het bedrag of het aantal in, of kies voor beide; hiermee geeft u het totale bedrag of aantal op dat u voor het komende jaar wilt budgetteren voor de gekozen combinatie van kostenplaats en grootboekrekening Kies vervolgens de budgetverdeling voor de gewenste verdeling van het budget over de periodes en klik op

.



versie 1.0

Pagina 29 van 60


5.

U kunt het gebudgetteerde bedrag of aantal nu eventueel per periode gaan aanpassen: klik op de gewenste periode en wijzig het voorgestelde bedrag/aantal. Het jaartotaal wordt aangepast aan de gewijzigde bedragen, zoals te zien is in het venster 'Jaartotaal'.

6.

klik op . U kunt nu desgewenst voor de kostenplaats een budget op een andere grootboekrekening aanmaken.

U kunt de budgetten per kostenplaats uitsluitend wijzigen door de 'oude' verdeling te wijzigen. Hierboven is gesproken over budgetten. Maar ook kostenplaatsen voor opbrengstrekeningen zijn mogelijk. Hier spreken we dan over de 'Prognose' voor de kostenplaats. U kunt desgewenst de kostenplaats 'Passief' maken wanneer het budget volledig geboekt is.

3.6

Budgetten per dossier

Een dossierbudget legt het Budget of Prognose voor een bepaald dossier vast. U kunt hiermee bijvoorbeeld een budget vastleggen voor de geschatte kosten voor een bepaald project of langdurig onderzoek, bijvoorbeeld een budget voor de telefoonkosten die voor een bepaald project of onderzoek gemaakt zullen worden. Een budget voor een dossier kan zich over meerdere boekjaren uitstrekken. U kunt meerdere budgetten per dossier vastleggen; bijvoorbeeld een budget voor de telefoonkosten en een budget voor de autokosten voor hetzelfde project. U kiest dan gewoon een andere grootboekrekening. Het budget kan in bedragen en of aantallen vastgelegd worden; voor de telefoonkosten kiest u bijvoorbeeld voor een budget in bedragen, voor bijvoorbeeld autokosten kunt u kiezen of u het budget in bedragen (bedrag aan uitgekeerde kilometer vergoeding) of in aantallen (verreden kilometers) wilt registreren, zie ook het voorbeeld voor budgetten en prognoses. Omdat dossiers in de meeste gevallen niet gelijklopen aan een boekjaar, maken dossierbudgetten geen gebruik van de verdelingscodes per periode. U kunt per dossier budgetten voor verschillende grootboekrekeningen opstellen. 1. 2. 3.

Selecteer het dossier waarvoor u het budget wilt vastleggen Selecteer een grootboekrekening (Budget- of Prognoserekening). U kiest hier bijvoorbeeld als grootboekrekening de rekening 'Telefoonkosten' als u een budget wilt vastleggen voor de te verwachten telefoonkosten voor het gekozen dossier/project Vul het bedrag of het aantal in, of kies voor beide; hiermee geeft u het totale bedrag of aantal op dat u wilt budgetteren voor de gekozen combinatie van dossier en grootboekrekening

4.

Klik op om eventueel een nieuwe grootboekrekening te selecteren, bijvoorbeeld de rekening 'Autokosten' als u voor hetzelfde dossier ook een budget wilt vastleggen voor de te verwachten autokosten. Mutaties op het dossier worden direct bijgeschreven zodat u op ieder moment kunt bijhouden of de kosten voor het project gelijklopen met het verwachte patroon en binnen het budget blijven. U kunt desgewenst het dossier 'Passief' maken wanneer het budget volledig geboekt is.

3.7

Voorbeelden budgetten / prognoses

Budget telefoonkosten (grootboekrekening) Het budget voor de telefoonkosten is een eenvoudig budget voor de grootboekrekening 'Telefoonkosten'. De grootboekrekening 'Telefoonkosten' wordt aangemerkt als budgetrekening (in 'Onderhoud | Rekeningschema'). Daarna wordt een budgetverdeling aangemaakt (in 'Verdelingscodes'), waarbij gekozen wordt voor een gelijkmatige verdeling over de boekperiodes. Als u met 12 periodes werkt, wordt voor iedere periode een percentage van 8,33 of 8,34% van het op te geven jaartotaal gebudgetteerd. U verwacht in het komende jaar bijvoorbeeld een bedrag van € 2500,00 aan telefoonkosten te besteden. Dit bedrag voert u in bij 'Budgetten per grootboekrekening', waarna dit gelijkmatig over de periodes wordt verdeeld, zodat voor iedere periode een budget van € 208,50 / 208,25 wordt gereserveerd. U kunt de gebudgetteerde bedragen per periode gaan aanpassen, bijvoorbeeld als u verwacht dat aan het eind van het jaar de telefoonkosten iets hoger zullen liggen. Per periode worden de geboekte telefoonkosten achteraf vergeleken met het budget voor die periode.



versie 1.0

Pagina 30 van 60


Budget autokosten (kostenplaats) Het budget voor de autokosten is een budget voor een Kostenplaats. Dit budget kunt u zowel in bedragen (bedrag aan uitgekeerde kilometervergoeding) als in aantallen (verreden kilometers) vastleggen. Een budget in aantallen kunt u bijvoorbeeld hanteren voor het budgetteren van reiskostenvergoeding op basis van verreden kilometers. U legt dan bijvoorbeeld een budget aan van 40.000 kilometer. Bij iedere declaratie legt u dan vast hoeveel kilometers er gedeclareerd zijn, waarna u de werkelijk gedeclareerde kilometers met de gebudgetteerde kilometers kunt vergelijken. U kunt hiervoor kiezen als alle verreden kilometers volgens hetzelfde tarief gedeclareerd worden. Het budget voor de autokosten legt u in bedragen vast als er verschillende tarieven voor verreden kilometers gehanteerd worden. Het budget kan dan zowel gebruikt worden voor automobilisten die veel goedkopere kilometers maken of automobilisten die minder rijden, maar wel hogere bedragen declareren. U definieert eerst de grootboekrekening 'Autokosten' en de kostenplaatsen (personen of afdelingen). In 'Budgetten per kostenplaats' selecteert u de kostenplaats en de rekening 'Autokosten'. Vul het aantal kilometers in dat u wilt budgetteren voor de geselecteerde persoon of afdeling en/of vul het bedrag in. Bij iedere boeking op de rekening 'Autokosten' moet u opgeven hoeveel kilometers en/of welk bedrag er gedeclareerd is. Prognose verkoopopbrengst (seizoenverdeling) Als u seizoensgebonden artikelen verkoopt, bijvoorbeeld tuinmeubelen, kunt u een prognose maken voor de verkoopopbrengst op basis van een seizoensgebonden verdeling. U legt dan een hoge verdeling in de zomermaanden vast, waarna het corresponderende grotere deel van de prognose voor de zomermaanden gereserveerd U maakt bijvoorbeeld de grootboekrekening 'Verkoop tuinmeubelen' aan en geeft aan dat deze opbrengstenrekening een prognoserekening is (in 'Onderhoud rekeningschema'). U legt daarna de seizoensgebonden budgetverdeling aan (in 'Verdelingscodes'). Per periode legt u het percentage van de te verwachten verkoopopbrengst vast. Voor de wintermaanden vult u bijvoorbeeld een percentage van 5% in, voor de maand juni 12%, voor de maand juli 15% enzovoort. Het totaal moet 100% bedragen. In 'Budgetten per grootboekrekening' vult u de verwachte opbrengst in en kiest u voor de seizoensgebonden verdelingscode. Per periode wordt dan het percentage van de opbrengst berekend. Bij een verwachte opbrengst van € 12.500,00 luidt de prognose voor de wintermaanden 625,00 voor juni 1500,00 en voor juli 1875,00.



versie 1.0

Pagina 31 van 60


4

Werken met Debiteuren

Uw Debiteurengegevens voert u in 'Onderhoud | Debiteuren' in en deze worden op verschillende plaatsen in Unit4 Multivers L gebruikt. Voor het aanmaken van debiteuren waarvan dezelfde gegevens vaak voorkomen, kunt u ook een scenario (Scenarioboeking) aanmaken. Gegevens die voor elke debiteur uniek zijn (zoals het nummer, het tabblad adressen of contactpersonen) worden niet in het scenario opgenomen. Eventuele vrije tabbladen worden met hun velden ook in het scenario opgenomen. Bij het invoeren van de debiteurgegevens gaat het om de volgende gegevens(groepen): Tabblad 'Basis I' Debiteurengegevens: Debiteurennummer Het debiteurnummer. Dit is het algemene identificatienummer waarop u snel een debiteur kunt selecteren in de boekingsprogramma's. Als u in 'Onderhoud Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens' hebt aangegeven dat u de debiteuren automatisch laat nummeren, klikt u op 'Nummering' om de debiteur automatisch te nummeren. Ook al hebt u de optie 'automatisch nummeren' geactiveerd, kunt u een nieuwe debiteur altijd handmatig nummeren of een nummer aanpassen. Unit4 Multivers L gebruikt altijd het laatst gebruikte nummer, vermeerderd met het opgegeven interval. Als u een debiteur verwijdert of stopt tijdens het invoeren van een debiteur zonder de gegevens op te slaan, beschouwt het nummer als 'gebruikt'. 'Gaten' in de nummerreeks worden niet opgevuld. Desgewenst kunt u dit handmatig doen. Daarnaast moet u een zoeknaam opgeven voor elke debiteur. Met behulp van de zoeknaam kunt u snel een bepaalde debiteur vinden. De naam van de debiteur zoals die onder andere in uw rapporten en formulieren gebruikt zal worden Adresgegevens Onder de adresgegevens kunt u in het veld Naam/Straat bijvoorbeeld extra adresgegevens (bijvoorbeeld de naam van het industrieterrein waar de debiteur gevestigd is) of een tweede naam opgeven. Zorg dat de rubriek consequent ingevuld is om gemakkelijk op te kunnen zoeken. Vul bij 'Land' voor een binnenlandse debiteur niets in (zie ook: Werken met meerdere valuta's, talen en landen). Onderhoudsdata Hier worden de Onderhoudsdata gegeven waarop de debiteur is aangemaakt en wat de laatste wijzigingsdatum van de gegevens is.

Als u werkt met Relatiebeheer kunt u met de knop 'Relatie' een relatie uit uw relatiebestand rechtstreeks als debiteur overzetten naar uw debiteurenbestand. Status U kunt een debiteur 'Passief' zetten. Zie: Debiteuren en Crediteuren passief zetten voor de gevolgen. Opties Orderkosten berekenen Hiermee geeft u aan dat aan de debiteur orderkosten moeten worden berekend. Facturen verzamelen in incasso-opdracht (module Incasso) Als u de facturen op incasso-opdrachten wilt verzamelen, geeft u dit hier op. Factoring Als u werkt met de module 'Factoring' bij de Lage Landen, kunt u aangeven of deze debiteur wel of niet in de factoring moet worden meegenomen.



versie 1.0

Pagina 32 van 60


Verplicht gebruik van Betalingskenmerk Hiermee geeft u aan dat de debiteur altijd een betalingskenmerk moet hebben op zijn facturen. Dit betalingskenmerk voldoet aan de elf proef (Nederlandse administratie) of de 97-proef (Belgische administratie). Het wordt altijd automatisch gegenereerd bij een verkoopfactuur in het verkoopboek of bij een opdracht. Als u hier de optie selecteert, moet dit betalingskenmerk van de debiteur verplicht ingevoerd worden bij het boeken van een factuur of een opdracht. Tabblad 'Basis II' Diversen Leveringsconditie Hier geeft u de leveringsconditie op die u zelf doorgaans voor deze debiteur gebruikt. De leveringsconditie wordt bij verkooporders en factuuropdrachten dan als voorkeur voorgesteld, maar u kunt daar uiteraard ook voor een andere conditie kiezen. Vertegenwoordiger Bij 'Vertegenwoordiger' geeft u uw vertegenwoordiger voor de debiteur op. Vertegenwoordigers worden niet actief gebruikt in Unit4 Multivers XS. Taal Vul voor 'Taal' bij een binnenlandse debiteur niets in (zie ook hierboven bij 'Land'). Kredietbeperking U hebt de kredietbeperkingsgegevens die u wilt hanteren in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Diversen' opgegeven. In het veld 'Kredietbeperking' selecteert u de gewenste kredietbeperking voor deze debiteur. Het kortingspercentage wordt in de prijsstelling bij het aanmaken van een factuuropdracht gebruikt. Kortingspercentage U kunt u een vast kortingspercentage opgeven voor een debiteur. Deze wordt bij de facturering als regelkorting gebruikt. U gebruikt dan in feite de regelkorting als debiteurenkorting. U kunt de korting op regelniveau nog wijzigen. KvK Hier voert u het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel van uw debiteur in met daarbij de datum en de plaats van de Kamer van koophandel. Btw Het Btw-nummer is onder andere van belang voor de ICP-opgaaf (zie ook 'Buitenlandse betaling' ). Als u een ICP kwartaalaangifte doet en een boeking uitvoert op een buitenlandse debiteur waarvoor in 'Onderhoud | Debiteuren' geen Btw-nummer is ingevuld, sluiten de Btw- en de ICP-opgaven niet meer op elkaar aan omdat de post niet op de ICP-opgaaf wordt opgenomen. Om fouten hiermee te voorkomen verschijnt een melding met de vraag of u de boeking toch wilt opslaan. Er vind een controle plaats of het Btw-nummer al voorkomt bij een relatie/debiteur. Daarmee worden dubbele Btw-nummers voorkomen en voorkomt u ook dat een debiteur tweemaal wordt ingevoerd. U kunt aangeven wanneer dit Btw-nummer voor het laatst geverifieerd is. (Belgische administratie): Ondernemingsnummer Hier vult u het ondernemingsnummer in. Tabblad 'Basis III' Diversen Journaalcode Hier vult u de journaalcode in. De Journaalcode is de relatiecode Relatiecodes die u in Onderhoud | Relatiecodes' hebt gereserveerd voor de groep debiteuren waarin de betreffende debiteur moet worden ondergebracht (bijvoorbeeld 'Debiteuren binnenland'). Verzamelcode



versie 1.0

Pagina 33 van 60


Bij de 'Verzamelcode' geeft u aan volgens welke verzamelcode een verzamelfactuur gemaakt wordt. U kunt ook een verzamelcode opgeven waarbij niet verzameld wordt. Valuta Bij een buitenlandse debiteur kunt u de te gebruiken valuta ingeven. Deze valuta wordt automatisch voorgesteld bij deze debiteur tijdens het boeken. Betalingsconditie U geeft de betalingsconditie voor de debiteur op. Ook deze wordt automatisch voorgesteld tijdens het boeken. Omzetrekening In het veld 'Omzetrekening' kunt u een standaard omzetrekening voor de debiteur opgeven. Dit rekeningnummer wordt tijdens het boeken van een verkoopfactuur voorgesteld. Dit geldt niet voor boekingen bij factuuropdrachten of verkooporders. Hier wordt de rekening voorgesteld die opgegeven is bij het artikel. Btw berekenen Als de btw verlegd is, dus als geen btw gefactureerd wordt maar u geeft het bedrag wel aan de belasting op, geeft u dit hier aan. Aan de hand van de hier gekozen instelling wordt het Btw-scenario bepaald bij het boeken. Voor het werken met buitenlandse debiteuren is de keuze tussen 'Geen btw' of 'Btw-verlegd' afhankelijk van de valuta en het land. Kredietbewaking Hier geeft u aan of een debiteur wel of niet aangemaand mag worden en tot welk bedrag de openstaande posten van de debiteur bij mogen oplopen (kredietlimiet). Alleen als u het vakje 'Aanmanen' selecteert kunt u aanmaningen afdrukken voor de debiteur. U kunt per factuur deze instelling wijzigen als de debiteur voor een bepaalde factuur niet, of juist wel aangemaand mag worden (zie ook: Wijzigen Verkoopfacturen). Tabblad 'Communicatie' U kunt telefoonnummers ingeven met een maximale lengte van 25 tekens. U kunt snel het ingevoerde telefoonof faxnummer laten kiezen (mits u over een op uw PC aangesloten modem en telefoonkiezer beschikt).Het e-mailadres gebruikt om vanuit schermen met debiteuren/crediteuren of relatie- en contactpersoongegevens, direct uw mailprogramma met het ingevoerde e-mailadres te openen . Hetzelfde geldt wanneer u een homepage invoert. Via uw browser kunt u dan rechtstreeks de ingevoerde pagina openen

.

Tabblad 'Inkooporganisatie' Als de debiteur een inkooporganisatie is, selecteert u deze optie. Nu worden de volgende opties actief: Factuur naar inkooporganisatie i.p.v. lid Er zijn inkooporganisaties die centraal de factuurafhandeling regelen voor al hun leden. U zult uw factuur dan rechtstreeks naar de inkooporganisatie willen sturen en niet naar de leden (debiteuren) zelf. Deze optie zorgt ervoor dat het factuuradres van de inkooporganisatie wordt opgenomen op alle facturen die u naar de leden stuurt. Ook offertes zullen naar de inkooporganisatie gestuurd worden. Borderel afdrukken In Unit4 Multivers XS kunt u geen borderel afdrukken. Deze optie staat standaard 'uit' en moet u selecteren om een borderel te kunnen afdrukken. Een borderel is een overzicht van de facturen die u aan de leden van een inkooporganisatie in een bepaalde periode hebt verstuurd. Op de borderel staan de factuuroverzichten per lid van de inkooporganisatie en de totalen van de organisatie. U drukt de borderellen af met 'Taken | Facturering/Verkoop | Afdrukken borderellen'. Als de debiteur lid is van een inkooporganisatie zorgt u dat de optie 'Inkooporganisatie' niet is geselecteerd en selecteert u in het veld:



versie 1.0

Pagina 34 van 60


'Lid bij organisatie' de inkooporganisatie waar de debiteur lid van is. Geef het lidnummer van de inkooporganisatie op. Tabblad 'Banken' Hier kunt u meerdere banken girorekeningen van de debiteur opgeven: Klik op om het scherm te openen waarin u de gegevens van de bankrekening kunt invoeren. De velden ‘BIC’ en ‘IBAN’ zijn verplicht. Het veld ‘Rekeningnummer’ kan het ‘oude’ bankrekeningnummer van de debiteur bevatten. Als u de ‘BIC’ en ‘IBAN’ van uw debiteur niet weet, kunt u dit rekeningnummer gebruiken om deze op te vragen. Vul de rekeninggegevens in. In de rubriek 'Opties' kunt u opgeven of de rekening de 'standaardrekening' (voorkeursrekening) is, die automatisch voorgesteld zal worden bij het betaalbaar stellen en of het hier een G-rekening voor onderaannemers betreft (vooral van toepassing bij crediteuren). Klik op

om de rekeninggegevens op te slaan.

Tabblad 'Documenten' Als u werkt met het onderdeel 'Document management', ziet u op dit tabblad alle gekoppelde documenten van de geselecteerde debiteur. Tabblad ‘Machtigingen’ Als u werkt met de automatische incasso volgens SEPA, is dit tabblad beschikbaar en toont het een overzicht van de machtigingen die u van de debiteur hebt. Tabbladen 'Cont.pers' en 'Adressen' Contactpersonen Op het tabblad 'Contactpersonen' kunt u de (contact)personen van de ingevoerde debiteur selecteren of aanmaken. Klik op om een (contact)persoon te selecteren (met in de kolom 'Persoon').Als u een nieuwe contactpersoon wilt aanmaken en een rol wil toekennen, klikt u op scherm 'Personen' waar u de contactpersoonsgegevens kunt invoeren.

. U komt dan in het

Deze contactpersonen staan los van de contactpersoon die u op tabblad ‘Communicatie’, in het veld ‘Contact’ bij de adresgegevens hebt ingevuld en die gebruikt wordt in de correspondentie (facturen, aanmaningen etc.). Adressen Op dit tabblad kunt u de factuur- en afleveradressen van de ingevoerde debiteur onderhouden. Als het afleveradres hetzelfde is als het factuuradres dat op het tabblad 'Algemeen' ingevuld is, dan hoeft u hier geen apart adres in te vullen. Klik op om het scherm 'Adressen van...' op te vragen. In dat venster kunt u een factuur- of afleveradres toevoegen of wijzigen. Ook de adressen worden vanuit uw relatiebestand overgenomen. U geeft bij het adrestype aan of het een factuur- of een afleveradres is. Bij het maken van een verkooporder/factuuropdracht kunt u dan uit de verschillende factuur- of afleveradressen kiezen. Tabblad 'Intrastat' Als u werkt met Intrastat en u hebt een buitenlandse debiteur aangemaakt in een van de EU-landen, wordt het tabblad 'Intrastat' actief. Vul op dit tabblad de Intrastatgegevens (codes) in die normaal gesproken gelden voor de betreffende debiteur. Deze gegevens worden bij het maken van een factuuropdracht/verkoopopdracht automatisch voorgesteld. U kunt ze dan nog aanpassen. Zelfgedefinieerde tabbladen



versie 1.0

Pagina 35 van 60


U kunt desgewenst zelf extra tabbladen aan maken en benoemen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Vrije velden'. Op deze tabbladen neemt u aanvullende gegevens op die voor uw eigen organisatie van belang zijn.

4.1

Werken met inkooporganisaties

In Unit4 Multivers XL kunt ook werken met inkooporganisaties. Inkooporganisaties spelen een steeds grotere rol en u zult regelmatig te maken hebben met debiteuren die lid zijn van een (centrale) inkooporganisatie. Vaak zult facturen versturen naar de inkooporganisatie i.p.v. naar uw debiteur die lid is van de inkooporganisatie. Hierop speelt Unit4 Multivers XL op in met de functionaliteit van inkooporganisaties. Werkwijze: Inkooporganisatie U maakt de inkooporganisatie aan als debiteur in 'Onderhoud | Debiteuren'. Op het tabblad 'Inkooporganisatie' selecteert u de optie 'Inkooporganisatie'. Nu worden de volgende opties actief:  Factuur naar inkooporganisatie i.p.v. lid Er zijn inkooporganisaties die centraal de factuurafhandeling regelen voor al hun leden. U zult uw factuur dan rechtstreeks naar de inkooporganisatie willen sturen en niet naar de leden (debiteuren) zelf. Met deze optie zorgt Unit4 Multivers XL ervoor dat het factuuradres (Adressoorten)van de inkooporganisatie wordt opgenomen op alle facturen die u naar de leden stuurt. Ook offertes zullen naar de inkooporganisatie gestuurd worden. 

Borderel afdrukken Deze optie staat standaard 'uit' en moet u selecteren om een borderel te kunnen afdrukken. Een borderel is een overzicht van de facturen die u aan de leden van een inkooporganisatie in een bepaalde periode hebt verstuurd. Op de borderel staan de factuuroverzichten per lid van de inkooporganisatie en de totalen van de organisatie. U drukt de borderellen af met 'Taken | Facturering/Verkoop | Afdrukken borderellen'.

Leden van de inkooporganisatie Nadat de inkooporganisatie als debiteur is aangemaakt, maakt u de leden (debiteuren) aan. U kunt ook bestaande debiteuren als lid aan een inkooporganisatie koppelen. Geef op het tabblad 'Inkooporganisatie' aan dat de debiteur lid is van de inkooporganisatie door het debiteurennummer van de organisatie te selecteren. Geeft vervolgens desgewenst het lidnummer op. Prijsafspraken Voor het maken van prijsafspraken geldt het volgende: Bij het berekenen van de prijs, kijkt Unit4 Multivers XL eerst naar individuele prijsafspraken bij de debiteur (lid van de inkooporganisatie) en vervolgens naar de eventuele prijsafspraken bij de inkooporganisatie. Dit houdt in dat, wanneer een offerte of verkooporder (factuuropdracht) voor een lid van een organisatie wordt ingevoerd, gebruik wordt gemaakt van de prijsafspraken bij die inkooporganisatie. Voor wat betreft prijsafspraken kent Unit4 Multivers XL twee modellen. Het hiërarchisch model, waarvan hieronder een tabel staat afgebeeld, en het model voor de laagste prijs met de hoogste korting. Oftewel de gunstigste condities voor de klant. In het hiërarchisch model worden de prijs en/of korting volgens in een bepaalde volgorde bepaald. Zie: Hoe wordt de verkoopprijs van een artikel bepaald? en Hoe wordt het kortingspercentage bepaald? voor de volgorde waarin de prijs- of korting bepaald wordt. Informatie en rapporten U kunt in de management-assistent en in de verkoopstatistieken informatie over de omzet en de omzet per lid van de inkooporganisatie opvragen. De betreffende wizards zijn hierop aangepast.



versie 1.0

Pagina 36 van 60


5

Werken met Crediteuren (crediteuren stamgegevens)

In Unit4 Multivers XL maakt u een Crediteurenbestand aan. Uw Crediteurengegevens worden ingevoerd in 'Onderhoud | Crediteuren' en worden op verschillende plaatsen in het programma gebruikt. Voor het aanmaken van crediteuren waarvan dezelfde gegevens vaak voorkomen, kunt u ook een scenario aanmaken (Scenarioboeking). Gegevens die voor elke crediteur uniek zijn (zoals het nummer, het tabblad adressen of contactpersonen) worden niet in het scenario opgenomen. Eventuele vrije tabbladen worden met hun velden ook in het scenario opgenomen. Het gaat om de volgende gegevens(groepen): Tabblad 'Basis I' Crediteurengegevens: Het crediteurnummer: Dit is het algemene identificatienummer waarop u snel een crediteur kunt selecteren in de boekingsprogramma's. Als u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' hebt aangegeven dat u de crediteuren automatisch laat nummeren, is de knop 'Nummering' actief om de crediteur automatisch te nummeren. Ook al hebt u de optie 'automatisch nummeren' geactiveerd, kunt u een nieuwe debiteur altijd handmatig nummeren of een nummer aanpassen (bijvoorbeeld met een lettercode aanvullen. Unit4 Multivers XL gebruikt altijd het laatst gebruikte nummer, vermeerderd met het opgegeven interval. Als u een crediteur verwijdert of stopt tijdens het invoeren van een crediteur zonder de gegevens op te slaan, beschouwt Unit4 Multivers XL het nummer als 'gebruikt'. 'Gaten' in de nummerreeks worden niet opgevuld. Desgewenst kunt u dit handmatig doen. Daarnaast moet u een Zoeknaam opgeven voor elke crediteur. Met behulp van de zoeknaam kunt u snel een bepaalde crediteur vinden. Naam: De naam van de crediteur zoals die onder andere in uw rapporten en formulieren gebruikt zal worden. Adresgegevens: Onder de adresgegevens kunt u in het veld Naam/Straat bijvoorbeeld extra adresgegevens (bijvoorbeeld de naam van het industrieterrein waar de crediteur gevestigd is) of een tweede naam opgeven. Zorg dat de rubriek consequent ingevuld is om gemakkelijk op te kunnen zoeken. Vul bij 'Land' voor een binnenlandse crediteur niets in (zie ook: Werken met meerdere valuta's, talen en landen).

Als u werkt met Relatiebeheer kunt u met de knop 'Relatie' een relatie uit uw relatiebestand rechtstreeks als crediteur overzetten naar uw crediteurenbestand. Status U kunt een crediteur 'Passief' zetten. Zie: Debiteuren en Crediteuren passief zetten voor de gevolgen. Geef in een Belgische administratie een domiciliëringsnummer op als de crediteur hierover beschikt, ten behoeve van telebankieren. Opties Onderaannemer Geef aan of de crediteur een onderaannemer is.



versie 1.0

Pagina 37 van 60


Facturen verzamelen in een betalingsopdracht Geef aan of de facturen bij een betalingsopdracht verzameld moeten worden. Verplicht gebruik Betalingskenmerk: Hiermee geeft u aan dat de crediteur altijd een betalingskenmerk moet hebben op zijn facturen. Dit betalingskenmerk voldoet aan de elf-proef (Nederlandse administratie) of de 97-proef (Belgische administratie). Het wordt altijd automatisch gegenereerd bij een verkoopfactuur in het verkoopboek. Als u hier de optie selecteert, moet dit betalingskenmerk van de crediteur verplicht ingevoerd worden bij het boeken van een inkoopfactuur. Onderhoudsdata Bij de Onderhoudsdata staat wanneer de crediteur is aangemaakt en wanneer de gegevens voor het laatst zijn gewijzigd. Tabblad 'Basis II' Diversen Hier geeft u de leveringsconditie op die uw crediteur hanteert. De leveringsconditie wordt bij inkooporders dan als voorkeur voorgesteld, maar u kunt bij een order uiteraard ook voor een andere conditie kiezen. Vul voor 'Taal' bij een binnenlandse crediteur niets in (zie ook hierboven bij 'Land'). Bij ‘Deb. nr. crediteur’ vult u het debiteurnummer waaronder u bij uw crediteur bent opgenomen. Voorkeurscenario Btw-scenario's Hier kiest u indien gewenst een afwijkend Btw-scenario voor de Btw-afhandeling. Dit scenario wordt gebruikt bij uw inkoopfacturen. KvK Hier voert u het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel van uw crediteur in met daarbij de datum en de plaats. BTW Het Btw-nummer is onder andere van belang voor de ICP-registratie (zie ook: 'Buitenlandse betaling'). U kunt het Btw-nummer verifiëren (bij de belastingdienst) en in het veld 'Verificatiedatum' aangeven wanneer de laatste verificatie is uitgevoerd. Voor Nederland wordt de controle via de '11-proef' uitgevoerd, voor België via de '97-proef'. Belgische administratie Ondernemingsnummer Hier vult u het ondernemingsnummer in. Tabblad 'Basis III' Diversen Hier vult u de journaalcode in. De Journaalcode is de relatiecode Relatiecodes die u in Onderhoud | Relatiecodes' hebt gereserveerd voor de groep crediteuren waarin de betreffende crediteur moet worden ondergebracht (bijvoorbeeld 'crediteuren binnenland'). Bij een buitenlandse crediteur kunt u de gebruikte valuta ingeven. Deze valuta wordt automatisch voorgesteld bij deze crediteur tijdens het boeken in het inkoopboek. U geeft de betalingsconditie voor de crediteur op. Ook deze wordt automatisch voorgesteld tijdens het boeken. U kunt een Kostenrekening aan de crediteur koppelen, bijvoorbeeld de rekening ‘Energie’. Tijdens het boeken wordt bij deze crediteur dan deze rekening voorgesteld, maar kan nog worden gewijzigd. Vult u hier geen rekeningnummer in, dan wordt de tegenrekening van het dagboek voorgesteld. Aan de hand van de ingevoerde omschrijving kan ook een rekening worden voorgesteld tijdens het boeken.



versie 1.0

Pagina 38 van 60


Als u werkt met de Gemiddelde Inkoopprijs kunt u per crediteur een opslagpercentage voor inkoopkosten invoeren. Tabblad 'Communicatie' U kunt telefoonnummers ingeven met een maximale lengte van 25 tekens. U kunt Unit4 Multivers XL snel het ingevoerde telefoonof faxnummer modem en telefoonkiezer beschikt).

laten kiezen (mits u over een op uw PC aangesloten

Het e-mailadres gebruikt Unit4 Multivers XL om vanuit schermen met debiteuren/crediteuren en contactpersoongegevens, direct uw mailprogramma met het ingevoerde e-mailadres te openen. Als u met een online-versie van Unit4 Multivers XL werkt, hebt u geen directe koppeling met uw eigen mailfaciliteit en zal deze functionaliteit niet werken. Hetzelfde geldt wanneer u een homepage invoert. Via uw browser kunt u dan rechtstreeks de ingevoerde pagina openen

.

Tabblad 'Banken' Hier kunt u meerdere bankrekeningen van de crediteur opgeven: 1. 2.

3.

Klik op om het scherm te openen waarin u de gegevens van de bankrekening kunt opgeven. Vul de rekeninggegevens in. In de rubriek 'Opties' kunt u opgeven of de rekening de 'standaardrekening' (voorkeursrekening) is de automatisch voorgesteld zal worden bij het betaalbaar stellen en of het hier een G-rekening voor onderaannemers betreft (vooral van toepassing bij crediteuren). De velden ‘BIC’ en ‘IBAN’ zijn verplicht. Het veld ‘Rekeningnummer’ kan het ‘oude’ bankrekeningnummer van de debiteur bevatten. Als u de ‘BIC’ en ‘IBAN’ van uw debiteur niet weet, kunt u dit rekeningnummer gebruiken om deze op te vragen. Klik op

om de rekeninggegevens op te slaan.

Tabblad 'Documenten' Als u werkt met het onderdeel 'Document management', ziet u op dit tabblad alle gekoppelde documenten van de geselecteerde crediteur. Tabblad 'Cont.pers' Op het tabblad 'Contactpersonen' kunt u de (contact)personen van de ingevoerde crediteur selecteren of aanmaken. Klik op

om een (contact)persoon te selecteren.

Als u een nieuwe contactpersoon wilt aanmaken en een rol wil toekennen, klikt u op dan in het scherm 'Personen' waar u de contactpersoonsgegevens kunt invoeren.

. U komt

Deze (contact)personen staan los van de contactpersoon die u op tabblad ‘Communicatie’, in het veld ‘Contact’ bij de adresgegevens hebt ingevuld en die gebruikt wordt in de correspondentie (facturen, aanmaningen etc.). Tabblad 'Intrastat' Als u werkt met Intrastat en u hebt een buitenlandse crediteur aangemaakt in een van de EU-landen, wordt het tabblad 'Intrastat' actief.



versie 1.0

Pagina 39 van 60


Vul op dit tabblad de Intrastatgegevens (codes) in die normaal gesproken gelden voor de betreffende crediteur. Deze gegevens worden bij het maken van een inkoopopdracht automatisch voorgesteld. U kunt ze dan nog aanpassen. Zelfgedefinieerde tabbladen U kunt desgewenst zelf extra tabbladen aan maken en benoemen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Vrije velden'. Op deze tabbladen neemt u aanvullende gegevens op die voor uw eigen organisatie van belang zijn. Tabblad 'Fiche 281.50' (alleen in een Belgische administratie) In een Belgische administratie vult u op het tabblad '281.50' voor de crediteur de vereiste gegevens in.



versie 1.0

Pagina 40 van 60


6

Werken met Personen en hun 'rollen' (functies)

Bij de personen legt u de eigen medewerkers vast (intern) maar ook de (contact)personen van uw relaties en debiteuren en kent daar zogenaamde 'rollen' aan toe. Bij een debiteur hebt u bijvoorbeeld een project lopen. Daarvoor hebt u bij die debiteur een contactpersoon die de praktische uitvoering van uw project regelt. Maar voor de (project)facturen en verkoopordersfacturen moet u bij een andere medewerker zijn. U kunt dan twee contactpersonen aanmaken waarbij de ene de rol 'Contactpersoon voor projecten' krijgt en de andere de rol 'Contactpersoon voor verkoopfacturen'. Door deze rollen vast te leggen zijn in Unit4 Multivers XL heel gemakkelijk selecties van (contact)personen te maken. U hebt tenslotte bij het maken van een factuur alleen de contactpersonen van die debiteur nodig die daadwerkelijk bij de factuurafhandeling betrokken zijn en bij contacten over (de uitvoering van) het project alleen de perso(o)n(en) die de rol 'Contactpersoon projecten' heeft of hebben (Zie Selecteren van personen). Het eerste onderscheid dat tussen personen gemaakt wordt is tussen 'interne personen' en 'externe personen'. Per groep behandelen we hieronder de rollen en de plaatsen in Unit4 Multivers XL waar de rol gebruikt wordt. Veel van de rollen zijn afhankelijk van de pakketsamenstelling. Als u een bepaalde module niet gebruikt, wordt de betreffende rol niet getoond. Interne personen Interne personen zijn uw eigen mensen. Zij kunnen één of meerdere rollen hebben: Projectleider (module 'Projecten') U kunt voor een project een projectleider aanstellen. Deze geeft u dan de rol van projectleider. Projectleiders koppelt u aan een project bij het aanmaken van een project. Vertegenwoordiger Een vertegenwoordiger is de medewerker die verantwoordelijk is voor het binnenhalen van verkoopopdrachten en offertes. Een vertegenwoordiger kan gekoppeld worden aan facturen, factuuropdrachten, verkooporders, offertes en speelt ook op andere plaatsen in Unit4 Multivers XL een rol (bijvoorbeeld in 'Relatiebeheer', de 'Assistenten' en de Verkoopstatistieken). Medewerker urenregistratie (module 'Urenregistratie') Dit zijn de werknemers die urenstaten invullen. Zij zijn onder anderen te selecteren in het programma 'Invoeren uren' en bij het goedkeuren van de uren. Zie voor de gegevens op het tabblad 'Urenregistratie': Invoeren werknemersgegevens. Medewerker verkoop (module 'Facturering') De rol van Medewerker verkoop is voor degene die verantwoordelijk is voor het orderproces: het aanmaken van de factuuropdracht, de verkooporder, de eventuele backorders, magazijnbonnen en pakbonnen. Deze rol is dus bedoeld voor de administratieve invoer tot aan het proces van de facturering. Dus niet de facturering zelf. De Medewerker verkoop is te selecteren in de bovenstaande programma's. Medewerker inkoop (module 'Voorraad & Bestelregistratie') De rol van Medewerker verkoop is voor degene die verantwoordelijk is voor het inkooporderproces. Dit is het aanmaken van een inkooporder. Daar is de Medewerker inkoop te koppelen aan een inkooporder. Medewerker offerte (module 'Offertes') De medewerker die verantwoordelijk is voor de offertes krijgt deze rol. Hij stelt de offerte op. In het programma 'Aanmaken offerte' kan hij (naast de vertegenwoordiger) aan deze offerte gekoppeld worden.



versie 1.0

Pagina 41 van 60


Medewerker abonnement (module 'Abonnementen') De medewerker die verantwoordelijk is voor de abonnementen krijgt deze rol. Hij stelt het abonnement op. In het programma 'Abonnementen' kan hij (op het tabblad 'Extra') aan het abonnement gekoppeld worden. Medewerker debiteurenadministratie De medewerker debiteurenadministratie maakt de factuur (verkoopboek) of de verkoopfactuur op en verzorgt de orderverwerking tot een factuur. Dit is dus een andere rol binnen het verkoopproces dan die van de Medewerker verkoop. De medewerker debiteurenadministratie is te selecteren bij het verkoopboek en de naam van de medewerker die de factuur behandeld heeft kan op de factuur worden afgedrukt. Medewerker crediteurenadministratie De medewerker crediteurenadministratie boekt de inkoopfactuur (inkoopboek). Dit is dus een andere rol dan die van degene die de inkooporder aanmaakt. Externe personen Externe personen zijn de contactpersonen die u hebt bij relaties, debiteuren en crediteuren. Ook zij kunnen verschillende 'rollen' hebben: Algemeen contactpersoon Alle contactpersonen die aan een relatie (relatie, debiteur of crediteur) gekoppeld zijn, zijn tegelijk 'Algemeen contactpersoon'. Als u deze 'rol' uitschakelt, is de betreffende (contact)persoon niet langer aan deze relatie gekoppeld. Contactpersoon offerte (module 'Offertes') Dit is degene waarmee u bij een relatie/debiteur de contacten voor de offertes onderhoudt. Bij het aanmaken van een offerte kunt u de contactpersoon hieruit selecteren. U selecteert deze contactpersoon bij het aanmaken van een offerte voor een relatie. Contactpersoon verkooporder (module 'Verkoop') Dit is de contactpersoon bij de relatie die verantwoordelijk is voor de verkooporders, vaak degene die u de opdrachtbevestiging stuurt. Hij is in deze rol niet verantwoordelijk voor de verstuurde verkoopfactuur (zie hieronder). U selecteert deze contactpersoon bij het aanmaken van een verkooporder voor een relatie. Contactpersoon verkoopfactuur Dit is de contactpersoon bij de relatie die verantwoordelijk is voor de betaling van uw verkoopfacturen. Hij is in deze rol niet verantwoordelijk voor de order zelf. Contactpersoon inkooporder (module 'Voorraad & Bestelregistratie) Dit is de contactpersoon bij de relatie die verantwoordelijk is voor de inkooporders, vaak degene die de opdrachtbevestiging aan u stuurt. Hij is in deze rol niet verantwoordelijk voor de inkoopfactuur die u ontvangt. Zie hieronder. Contactpersoon inkoopfacturen Dit is de contactpersoon bij de relatie die verantwoordelijk is voor de verkoopfacturen (uw inkoopfactuur). Hij is in deze rol niet verantwoordelijk voor de order zelf. Contactpersoon projecten (module 'Projecten') Dit is de contactpersoon bij de relatie die verantwoordelijk is voor de projecten die u bij de debiteur hebt. Contactpersoon voor abonnementen (module 'Abonnementen') Dit is de contactpersoon bij de relatie die verantwoordelijk is voor het (de) abonnement(en) die u bij de debiteur hebt. Contactpersoon acties/notities (module 'Relatiebeheer') Deze rol geeft u de contactperso(o)n(en) bij uw relatie die u bij een actie of notitie wilt kunnen selecteren. Vaak zult u een contactpersoon die u een van bovenstaande rollen hebt gegeven, ook willen opnemen in de lijst van contactpersonen die u in een actie of notitie wilt kunnen opnemen.



versie 1.0

Pagina 42 van 60


Het toewijzen van rollen Bij het verdelen van rollen in de interne- en externe rollen is vooral gekeken naar de taken die medewerkers bij uzelf of bij uw relaties uitvoeren. Maar lang niet altijd zal voor elke taak een ander (contact)persoon zijn. U kunt daarom meerdere taken aan de (contact)personen toekennen. Uw 'medewerker(s) abonnementen' zullen misschien ook verantwoordelijk zijn voor het orderproces en de 'medewerker debiteurenadministratie' zal misschien ook de crediteurenadministratie doen. Tegelijk zullen al uw medewerkers een urenstaat moeten invullen en dus tegelijk ook 'medewerker urenregistratie' zijn. U zult dus voor al uw personen de taken (rollen) moeten vastleggen. Bij externe contactpersonen geldt dat zij allemaal (naast de specifieke rol), ook 'Algemeen contactpersoon' zijn. Als u een contactpersoon aanmaakt en u koppelt hem aan een relatie, dan wordt deze rol automatisch geselecteerd. Als u de rol 'uitschakelt', wordt de koppeling met de relatie verbroken en zult u hem niet meer bij de relatie kunnen selecteren. Bij relaties kunt u altijd een contactpersoon aanmaken die geen specifieke rol heeft (bijvoorbeeld de directeur van het bedrijf of de vestiging). Bij het selecteren van een contactpersoon bij de relatie kunt u overal deze 'algemene contactpersoon' dan nog kiezen (Zie: Selecteren van personen).

6.1

Invoeren Personen

Met 'Onderhoud | Personen' maakt u de interne- en externe personen aan. Bij het aanmaken van personen kunt u voor een automatische nummering kiezen.

U kunt in 'Relatiebeheer' (Module 'Relatiebeheer') hetzelfde scherm openen met

Met de knop Met

kunt u een geselecteerde persoon aan een selectie toevoegen.

kunt u een selectielijst bewerken.

Tabblad 'Algemeen' 1. 2.

3. 4.

Geef de persoon een nummer. U kunt zowel letters als cijfers gebruiken Geef de persoon een zoeknaam en vul de overige gegevens in. Vul bij 'Naam' alleen de achternaam en eventuele tussenvoegsels in. In de boekingsschermen worden voor- en achternamen gecombineerd In de velden 'Titel (voor)' en 'Titel (na)' kunt u een titel selecteren die u aangemaakt hebt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens'. Hetzelfde geldt voor het veld 'Aanhef'. De talen waaruit gekozen kan worden hebt u aangemaakt in ' Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens' U kunt een persoon 'Actief' of 'Passief' maken. Actieve personen verschijnen in de zoeklijsten, passieve personen worden daaruit verwijderd. U kunt een persoon uitsluitend verwijderen zolang deze nog niet 'gebruikt' is in een van de programma's van Unit4 Multivers XL . Is de persoon wel 'gebruikt' en dus opgenomen in de historische gegevens, kunt u hem niet meer verwijderen. Daarom kunt u personen 'Passief' maken.

Tabblad 'Interne rollen' Geef hier de interne rollen van een (intern) persoon aan en geef aan of hij daarbij als 'Voorkeurscontactpersoon' geldt. In het laatste geval wordt hij altijd default voorgesteld in de betreffende keuzelijst. Bij het voorstellen van personen in de boekingsschermen kijkt Unit4 Multivers XL altijd eerst of er aan de gebruiker die ingelogd is in Unit4 Multivers XL , een persoon gekoppeld is met de in de boekingsscherm gevraagde rol (bijvoorbeeld medewerker debiteurenadministratie) bij het aanmaken van een verkoopfactuur. Deze wordt dan als eerste voorgesteld, ook al zou een ander als 'Voorkeurspersoon' voor die rol aangemerkt zijn.



versie 1.0

Pagina 43 van 60


Tabblad 'Fiattering' Als u in de bedrijfsparameters hebt opgegeven dat u met fiattering wilt gaan werken, is het tabblad 'Fiattering' zichtbaar. Geef hier aan de persoon de gewenste limiet per item (zie: Werken met Fiattering). Tabblad 'Externe rollen' Op dit tabblad kunt u een externe contactpersoon koppelen aan een relatie (relatie, debiteur of crediteur). Druk hiervoor op selecteren.

. Nu verschijnt het zoekscherm waarin u de gewenste relatie kunt

U kunt een contactpersoon aan meerdere Relaties koppelen (bijvoorbeeld als u met inkooporganisaties zaken doet). Per relatie kunt u de rollen vastleggen. U selecteert de gewenste relatie in het keuzeveld 'Naam'.

Geef daarna de externe rol(len) van de (externe) contactpersoon aan en geef aan of hij daarbij als voorkeurscontactpersoon geldt. In het laatste geval wordt hij altijd default voorgesteld in de betreffende selectielijst. Tabblad 'Urenregistratie' Als u bij een interne gebruiker de rol 'Medewerker urenregistratie' hebt geselecteerd, wordt dit tabblad actief. Hier vult u de gewenste gegevens in (zie: Invoeren werknemersgegevens voor een uitleg van deze velden). Tabblad 'Gebruikers' Hier kunt u een (intern) persoon koppelen aan een Unit4 Multivers XL -gebruiker. Dit maakt het de gebruiker mogelijk om persoonlijke gegevens in de Persoonlijke assistent van die persoon op te vragen en de urenstaten in te voeren. Bij het voorstellen van personen in de boekingsschermen kijkt Unit4 Multivers XL altijd eerst of er aan de gebruiker die ingelogd is in Unit4 Multivers XL , een persoon gekoppeld is, met de in de boekingsscherm gevraagde rol (bijvoorbeeld Medewerker Debiteurenadministratie) bij het aanmaken van een Verkoopfactuur. Deze wordt dan als eerste voorgesteld, ook al zou een ander als 'Voorkeurspersoon' voor die rol aangemerkt zijn. Tabblad 'Selectielijsten' Op dit tabblad zijn de selectielijsten zichtbaar waarin de geselecteerde (externe) persoon voorkomt. Net als in het onderdeel 'Relatiebeheer' kunt u selectielijsten maken en koppelen aan trajecten. Selecteer bijvoorbeeld alle personen die de externe rol 'Contactpersoon Verkoopfactuur' hebben en klik in het menu op de knop 'Selectie overnemen'. U krijgt nu het scherm waarin u een selectielijst kunt aanmaken en aan een 'Traject ' kunt koppelen. Als u een persoon geselecteerd hebt, ziet u op het tabblad 'Selectielijst' of hij in een lijst is opgenomen en in welke stap van het gekoppelde traject hij zit. Van daaruit kunt u het traject openen en de contactpersoon promoveren zoals u dat ook in 'Relatiebeheer' doet. Met de knop verwijderen.

'Bewerken selectielijsten' opent u de selectielijst en kunt u contactpersonen toevoegen of

U kunt selecties van contactpersonen niet koppelen aan selectielijsten in 'Relatiebeheer'. U kunt wel gebruik maken van trajecten die u in dat onderdeel gemaakt hebt. Overige tabbladen (vrije velden) Als u vrije velden op personen aanmaakt in uw administratie, worden deze hier opgenomen. Als u vrije velden op contactpersonen had in uw administratie, zijn deze hier ook opgenomen. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 44 van 60


Vrije velden bij personen Als u werkt met 'Relatiebeheer' kunt u ook voor 'Personen' vrije velden aanmaken. Zij verschijnen dan als extra tabbladen in het scherm 'Onderhoud | Personen'. U kunt dan denken aan een tabblad voor privégegevens van de persoon of een tabblad waarin u extra informatie over uw externe contactpersonen kunt opnemen. Voor het maken van vrije velden bij personen is een map opgenomen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Vrije velden\tabellen'. Het aanmaken van de vrije velden gaat op dezelfde wijze als waarop u ook de andere vrije velden aanmaakt (zie: Het aanmaken van vrije velden en tabellen). U kunt met de gegevens van personen opnemen (velden koppelen) in een bestaand MS Worddocument. Daarin kunt u ook vrije velden opnemen. U moet dan in 'Extra | Formulieren | Documenttypes' bij de Word-documenten de optie 'Vrije velden' geselecteerd hebben. Maar er is technisch een strikte beperking in MS Word voor het opnemen van vrije velden in Word-documenten. Dit betekent dat als u (te)veel vrije velden hebt, u als u op de Word-knop drukt, een waarschuwing krijgt. Door op

te klikken kunt u desondanks doorgaan, maar dan zonder de vrije velden.

Afdrukken stamgegevens van personen Vanuit het scherm 'Onderhoud | Personen' kunt u de stamgegevens van personen afdrukken:

U kunt de personen waar u de stamgegevens van wilt afdrukken selecteren op code of op zoeknaam en u kunt de afdrukvolgorde bepalen. Hierbij worden alle stamgegevens afgedrukt.



versie 1.0

Pagina 45 van 60


7

Werken met Artikelen en diensten

Het scherm 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten' is sterk afhankelijk van uw pakketsamenstelling. 1. Hieronder staan de artikelgegevens die moeten worden ingevoerd wanneer u werkt met de module 'Facturering' en als u werkt met de module 'Voorraad & Bestelregistratie' (voorraadartikelen). Zie hiervoor ook: ‘Werken met voorraad en inkoop’. 2. In 'Werken met meerdere magazijnen' staat informatie over het beheren van uw artikelen in meerdere magazijnen. 3. In 'Werken met samengestelde artikelen' staat de informatie voor het gebruiken en invoeren van samengestelde artikelen. 4. Informatie over Assemblage-artikelen vindt u in Werken met assemblage-artikelen. Zie ook: 1. Artikelen en Diensten, tabblad Magazijn 2. Artikelen en Diensten, tabblad Inkoop 3. Artikelen en Diensten, tabblad Talen 4. Artikelen en Diensten, tabblad Samenstelling 5. Aanmaken diensten en tekstregels voor projecten 6. Artikelen en Diensten, het gebruik van Vrije velden In 'Onderhoud | Artikel/diensten | Artikel/diensten' maakt u uw artikelen aan. Wanneer u veel artikelen hebt waarvan de gegevens veelal overeenkomen, kunt u een scenario aanmaken (Scenarioboeking). Eventuele vrije tabbladen worden met hun velden ook in het scenario opgenomen.

Als u werkt met 'Projecten' is het tabblad 'Project' voor 'Niet-voorraadhoudende artikelen', 'Tekstregels' of 'Diensten' actief. Geef hier op als welke kostensoort de artikel/dienst voor uw projecten beschikbaar gemaakt moet worden. Leg op dit tabblad ook de 'Opslagsoort' vast. Unit4 Multivers XL kent de volgende artikelsoorten: 1. Artikelen en Diensten (geen voorraad) 2. Tekstregels 3. Voorraadartikelen (Module 'Voorraad & Bestelregistratie') 4. Samengestelde artikelen (Module 'Samengestelde artikelen') 5. Assemblage-artikelen (Module 'Samengestelde artikelen') Een artikel is een fysiek product dat u produceert en verkoopt of verhandelt. In 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/diensten legt u een artikelcode vast, en u koppelt een Btw-code, een grootboekrekening en een prijs per eenheid aan het artikel. Voorraadartikelen koppelt u aan een Artikelgroep. Een dienst is handeling of service die u verricht. U kunt diensten factureren met een Factuuropdracht. Voorbeelden van diensten zijn 'Reparaties' of 'Service'. Een dienst wordt in Unit4 Multivers XL behandeld als een niet-voorraadhoudend artikel (zie hierboven). Een dienst wordt verrekend naar rato van het tarief per eenheid (bijvoorbeeld 'uur'). Een Tekstregel wordt gebruikt om kosten te factureren die niet onder een Artikel of Dienst gerekend kunnen worden (bijvoorbeeld administratie- of verzend/transportkosten). Voor een tekstregel kunt u geen 'eenheid', maar wel een 'prijs' vastleggen. Dan is er sprake van een Bedragregel. Dit is met name interessant wanneer u gebruik maakt van de module 'Abonnementen'. Als u in 'Onderhoud | Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking' opgegeven hebt dat 'Tekstregels' op de Magazijnbon en/of Pakbon moeten worden afgedrukt, worden de bedragen van de bedragregels niet afgedrukt.



versie 1.0

Pagina 46 van 60


Als u voor een tekstregel (bedragregel) ook de Btw-code, een grootboekrekening en een prijs/tarief per eenheid vastlegt kunt u bij het factureren dan het aantal eenheden opgeven dat gefactureerd moet worden, waarna Unit4 Multivers XL het totale bedrag berekent. Soort Geef aan van welk soort de artikelcode is: een artikel of dienst, of een tekstregel. Voor een tekstregel waaraan geen prijs is gekoppeld, kunt u bij het factureren een 'los' bedrag invullen, voor een artikel of dienst moet u het aantal te factureren eenheden opgeven. U moet dan ook de eenheid opgeven waarin het artikel/dienst geregistreerd wordt en de prijzen/tarieven.

Voor het invoeren van een voorraadartikel hebt u de artikelgroepen aangemaakt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Voorraadbeheer '. Daarna hebt u in 'Onderhoud | artikelrelaties' de grootboekrekeningen voor de journalisering aan de artikelgroep gekoppeld. Voorraadartikel Al uw artikelen die u op voorraad hebt worden ingedeeld bij de 'Voorraadartikelen'. Overige artikelen deelt u in bij 'Artikel/dienst geen voorraad' VERWERKINGSGEGEVENS Omzetrekening Vul hier voor niet-voorraadhoudende artikelen de Bruto-omzetrekening in. Kortingsrekening Vul hier voor niet-voorraadhoudende artikelen de rekening in waarop de korting geboekt moet worden. Als u niet met een aparte kortingsrekening werkt, kunt u hier de gekozen omzetrekening voor invullen. Kortinggroep Selecteer hier de eventuele Kortinggroep die voor het artikel geldt. Artikelgroep Op dit veld vult u de artikelgroep in waarvan het artikel deel moet uitmaken. U kunt een selectie maken uit de reeds aanwezige artikelgroepen, waarbij u in het zoekvenster eventueel een nieuwe artikelgroep kunt aanmaken. Artikelgroepen worden gebruikt om artikelen die bij elkaar horen, gescheiden te journaliseren. U maakt bijvoorbeeld een artikelgroep 'Tuinstoelen' aan waarin u alle tuinstoelen indeelt. Als u een grovere indeling wilt aanhouden, maakt u bijvoorbeeld de artikelgroep 'Tuinmeubilair' aan. Bij het journaliseren kijkt Unit4 Multivers XL in welke artikelgroep een artikel ingedeeld is. Daarna worden de omzet, kostprijs, voorraad en herwaarderingen geboekt op de grootboekrekeningen die aan de artikelgroep gekoppeld zijn. U kunt dan achteraf direct de omzet of de voorraad van bijvoorbeeld alle tuinstoelen op vragen. ONDERHOUDSDATA Bij de Onderhoudsdata staat wanneer het artikel in Unit4 Multivers XL is aangemaakt en wanneer de gegevens voor het laatst zijn gewijzigd. Status U kunt aan artikelen een status toekennen: Actief Normaal gesproken zal een artikel 'actief' zijn. U kunt het inof verkopen en op voorraad hebben. Uitlopend

Een uitlopend artikel kunt u nog wel verkopen en op voorraad hebben, maar niet inkopen.

Passief

Een passief artikel komt nog wel voor in de omzetprogramma's en de rapporten. U kunt informatie opvragen in 'Info artikelen'. Verder kunt u de artikelgegevens nog



versie 1.0

Pagina 47 van 60


wijzigen in 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten'. U kunt het niet meer inof verkopen.

Wanneer van een 'Uitlopend' artikel een verkooporder wordt gemaakt en dit zou resulteren in een Backorder, krijgt u een waarschuwing dat het artikel niet kan worden ingekocht. Wanneer u een bestaand artikel op 'Passief' zet, en u slaat de gewijzigde gegevens op, krijgt u de vraag of de inkoop-, en magazijngegevens en de prijsafspraken van het artikel wilt verwijderen. Wanneer u dit bevestigt wordt het artikel op 'Passief' gezet. Een artikel kan pas op 'Passief' gezet worden als er geen openstaande in- en verkooporders meer van zijn. Ook de voorraad van het artikel moet 'nul' zijn. Om een artikel passief te kunnen zetten mag het ook niet meer zijn opgenomen in een projectbegroting, projectmutaties, factuuradvies of een projectvoorschot. KENMERKEN  Eenheid en aantal decimalen: Voor artikelen en diensten moet u hier aangeven in welke eenheid het artikel (bijvoorbeeld per stuk of per doos) of de dienst (bijvoorbeeld per uur of per verreden kilometer) berekend wordt, en in hoeveel decimalen dit artikel of dienst berekend wordt. Het aantal decimalen is bepalend voor het invoeren van het 'aantal'.  Prijs per: Geef hier aan per hoeveel eenheden de prijs van het artikel/dienst gerekend wordt. De 'prijs per' wordt berekend in het aantal decimalen dat ingevuld is. Voor een artikel dat per doos berekend wordt, vult u de prijs per doos in; voor een dienst die per uur berekend wordt, en waarvoor 1 decimaal gehanteerd wordt, kunt u bijvoorbeeld de prijs per 0,5 uur invullen.  EAN-code: Vul hier de EAN code van het artikel in. Het nummer wordt op geldigheid gecontroleerd als u dit in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' hebt opgegeven. PRIJZEN Verrekenprijs Op de velden 'Eenheid', 'Aantal decimalen' en 'Prijzen per' hebt u de kenmerken van het artikel opgegeven. De prijs die u hier invult, geldt voor het aantal eenheden en kan in het vastgelegde aantal decimalen ingevoerd worden. Als u bijvoorbeeld de eenheid 'Set' ingevuld hebt, en bij 'Prijzen per' '1', dan vult u hier de verrekenprijs van één set in. De vaste verrekenprijs is de gemiddelde prijs die gebruikt wordt voor het waarderen van de voorraad van het artikel. U bent vrij in het bepalen van de hoogte van de verrekenprijs. Meestal is de verrekenprijs voor een bepaalde tijd gekozen op basis van een prijsverwachting (de verwachte prijsontwikkeling), eventueel verhoogd met opslagen.

De verrekenprijs kan alleen aangepast worden als de voorraad van het artikel gelijk is aan '0'. Als er al voorraad aanwezig is, moet u kiezen voor het herwaarderen van de voorraad. In 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties' voert u de herwaardering per artikel uit. Als u de verrekenprijzen van meerdere artikelen tegelijk wilt wijzigen, kunt u dit doen in de wizard 'Taken | Voorraadbeheer | Wijzigen artikelprijzen'.

Bij samengestelde artikelen kunt u geen VVP opgeven. Deze wordt bepaald op basis van de verrekenprijzen van de verschillende componenten. De samenstelling kunt u vastleggen en wijzigen op het tabblad 'Samenstelling'. Bij het aanmaken van een samengesteld artikel geeft u eerst de samenstelling op en kunt u nadien de prijs hier nog aanpassen.



versie 1.0

Pagina 48 van 60


Btw-percentage: Geef het Btw-percentage op dat voor dit artikel/dienst gehanteerd moet worden. Onderstaande velden gelden niet voor tekstregels Exclusief/Inclusief Vul de prijs exclusief btw en/of inclusief btw in. De prijs geldt voor het aantal en de eenheid, zoals deze opgegeven zijn op de velden 'Prijs' en 'Eenheid', dus bijvoorbeeld per doos of per half uur. De prijs inclusief btw wordt automatisch berekend aan de hand van de prijs exclusief btw in combinatie met het Btw-percentage. Dit geldt wanneer u de prijzen 'Exclusief btw' afdrukt. U kunt in 'Extra | Gebruikersparameters' ook (eventueel tijdelijk) opgeven dat de prijs 'Inclusief btw' wordt afgedrukt. Dan wordt de prijs 'exclusief' berekend aan de hand van de door u opgegeven prijs 'inclusief'. Dit kan handig zijn als u bij het bepalen van uw verkoopprijs (inclusief) een mooie afgeronde prijs wilt hebben. Marge Het veld 'Marge' vult u in als u met 'Margebewaking' werkt. Dit is de minimale marge die u op het artikel wilt behalen bij een verkoop en waarbij ook de eventuele kortingen worden meeberekend. Gewicht In het veld 'Gewicht' kunt u het nettogewicht van het artikel invullen in kilo's (het gewicht wordt in grammen getoond en u kunt het gewicht dus op de gram nauwkeurig opgeven). Dit kan worden afgedrukt op de magazijnbon, pakbon en/of de factuur.

Als u werkt met Intrastat moet u t.b.v. de Intrastat-registratie het Gewicht en de Aanvullende eenheden per verkoopeenheid voor elk gewenst artikel invoeren. Voorbeeld: Per verkoopeenheid vult u de eenheid 1 in. Bij een verkoopeenheid 'krat' vult u 24 (flessen) x 0,33 = 7,92 liter in als de aanvullende eenheid 'liters' is. De aanvullende eenheid ('maatstaf') moet numeriek worden opgegeven overeenkomstig de tabellen van het CBS. U kunt voor Artikelen tabbladen met vrije velden aanmaken. De tabbladen worden in het programma getoond.

7.1

Artikelen en Diensten, tabblad Magazijn

Zie ook het Werken met meerdere magazijnen. Op dit tabblad geeft u de magazijngegevens van het artikel op:  het magazijn waar het artikel standaard is opgeslagen  de locatie in het magazijn (bijvoorbeeld stelling 'P-8/26')  de minimale magazijnvoorraad  de maximale magazijnvoorraad Het opgeven van een magazijn voor het voorraadartikel is niet verplicht. Maar bij verkooporders is het invullen van een magazijn wel verplicht. In de kolom 'Voorraad' staat aangegeven hoe groot de technische voorraad is. Minimumvoorraad en Maximumvoorraad. In de kolommen 'Minimum' en 'Maximum' legt u vast hoeveel artikelen u minimaal en maximaal op voorraad wilt hebben. Unit4 Multivers XLcontroleert dan steeds of er nog voldoende artikelen op voorraad aanwezig zijn. Als de door u ingestelde minimumvoorraad van een artikel bereikt wordt, kan dit gesignaleerd worden door de Persoonlijke-assistent. U kunt dan direct een bestelling plaatsen voor het betreffende artikel. Er worden



versie 1.0

Pagina 49 van 60


dan net zoveel bestelhoeveelheden van het artikel besteld als nodig is om tot de door u vastgelegde maximumvoorraad te komen. De hoogte van de minimum- en maximumvoorraad kan per artikel verschillen; voor goedlopende artikelen zult u bijvoorbeeld een hogere minimumvoorraad aanhouden om te voorkomen dat u geen artikelen meer kunt leveren terwijl de bestelling nog open staat. U hebt bijvoorbeeld als bestelhoeveelheid '12' opgegeven, als minimumvoorraad 50 en als maximumvoorraad 150. Als de Management-assistent constateert dat er na het invoeren van een verkooporder nog maar 46 artikelen aanwezig zijn, en de minimumvoorraad bereikt is, dan wordt de bestelhoeveelheid 8 keer besteld (8 x 12 = 96 artikelen) om de voorraad aan te vullen tot 142 stuks.

7.2

Artikelen en Diensten, inkoop en voorraad

Als u met 'Voorraad- en Bestelregistratie' werkt, dan bevat het programma 'Artikel/diensten' extra velden en tabbladen die de gegevens voor de voorraad- en bestelregistratie bevatten. De extra velden worden beschreven in Werken met Artikelen en diensten. Tabblad 'Inkoop' Op dit tabblad vult u de gegevens in die voor de bestelling van het artikel van belang zijn. Het opgeven van inkoopgegevens is niet verplicht, maar leidt bij een inkooporder tot de volgende waarschuwing:

En ook de inkoopprijs is dan niet bekend en zal handmatig ingevuld moeten worden. Het voordeel van het opgeven van een voorkeursleverancier, is dat deze automatisch zal worden voorgesteld in de inkooporder. Zie ook het Werken met meerdere leveranciers . Crediteur, Voorkeur en Bestelcode De crediteur / leverancier(s) waarbij u het artikel inkoopt en de bestelcode die door de crediteur gehanteerd wordt (het artikelnummer van de leverancier). Deze code wordt in de inkooporder opgenomen. U kunt het veld 'Voorkeur' selecteren wanneer u meerdere crediteuren voor een bepaald artikel hebt. Met 'voorkeur' geeft u de leverancier op waar u bij voorkeur bestelt. Dit is niet verplicht. Wanneer u meerdere leveranciers voor een artikel hebt, voert u alle leveranciers bij dit artikel op het tabblad 'Inkoop' in. U kunt ook meerdere prijzen per leverancier opgeven. Dit is van belang wanneer een leverancier een kwantumkorting geeft bij grotere bestellingen. Valuta, Inkoopprijs en Kortingspercentage De prijs waartegen u het artikel inkoopt in de opgegeven valuta. Als u het artikel in Euro inkoopt, kunt u het veld 'Valuta' overslaan. Geef het percentage korting op dat u standaard van de geselecteerde leverancier krijgt als u het artikel bestelt. Bestelhoeveelheid Het aantal artikelen dat u minimaal bij de leverancier moet bestellen. Als u bijvoor beeld alleen artikelen per dozijn kunt afnemen, vult u hier '12' in. Bij het plaatsen van de bestelling, zal Unit4 Multivers XL steeds een veelvoud van dit aantal bestellen totdat de maximumvoorraad bereikt is.



versie 1.0

Pagina 50 van 60


7.3

Artikelen en Diensten, inkoop en voorraad

Als u met 'Voorraad- en Bestelregistratie' werkt, dan bevat het programma 'Artikel/diensten' extra velden en tabbladen die de gegevens voor de voorraad- en bestelregistratie bevatten. De extra velden worden beschreven in Werken met Artikelen en diensten. Tabblad 'Inkoop' Op dit tabblad vult u de gegevens in die voor de bestelling van het artikel van belang zijn. Het opgeven van inkoopgegevens is niet verplicht, maar leidt bij een inkooporder tot de volgende waarschuwing:

En ook de inkoopprijs is dan niet bekend en zal handmatig ingevuld moeten worden. Het voordeel van het opgeven van een voorkeursleverancier, is dat deze automatisch zal worden voorgesteld in de inkooporder. Zie ook het Werken met meerdere leveranciers . Crediteur, Voorkeur en Bestelcode De crediteur / leverancier(s) waarbij u het artikel inkoopt en de bestelcode die door de crediteur gehanteerd wordt (het artikelnummer van de leverancier). Deze code wordt in de inkooporder opgenomen. U kunt het veld 'Voorkeur' selecteren wanneer u meerdere crediteuren voor een bepaald artikel hebt. Met 'voorkeur' geeft u de leverancier op waar u bij voorkeur bestelt. Dit is niet verplicht. Wanneer u meerdere leveranciers voor een artikel hebt, voert u alle leveranciers bij dit artikel op het tabblad 'Inkoop' in. U kunt ook meerdere prijzen per leverancier opgeven. Dit is van belang wanneer een leverancier een kwantumkorting geeft bij grotere bestellingen. Valuta, Inkoopprijs en Kortingspercentage De prijs waartegen u het artikel inkoopt in de opgegeven valuta. Als u het artikel in Euro inkoopt, kunt u het veld 'Valuta' overslaan. Geef het percentage korting op dat u standaard van de geselecteerde leverancier krijgt als u het artikel bestelt. Bestelhoeveelheid Het aantal artikelen dat u minimaal bij de leverancier moet bestellen. Als u bijvoor beeld alleen artikelen per dozijn kunt afnemen, vult u hier '12' in. Bij het plaatsen van de bestelling, zal Unit4 Multivers XL steeds een veelvoud van dit aantal bestellen totdat de maximumvoorraad bereikt is.

7.4

Artikelen en Diensten, tabblad Talen

Tabblad 'Talen' Op dit tabblad kunt u de gegevens vastleggen voor het bestellen van artikelen bij buitenlandse leveranciers. De taalcodes hebt u kunnen vastleggen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens'. Let erop dat u de inkoopprijs van het artikel dan ook in de juiste valuta (van de buitenlandse leverancier) ingevuld hebt. Artikelomschrijving, Taal en Eenheid



versie 1.0

Pagina 51 van 60


Per taalcode legt u hier de omschrijving van het artikel en de eenheid vast in de geselecteerde taal. De omschrijvingen worden opgenomen in de inkooporder, zodat de order geheel in de taal van de leverancier gesteld wordt bijvoorbeeld 'Garden set 1 piece'.

7.5

Artikelen en Diensten, het gebruik van Vrije velden

Vrije velden bij artikelen U kunt vrije velden bij 'Artikel\diensten' aanmaken en koppelen. U kunt ze koppelen aan verkooporders, factuuropdracht (Factuuropdracht) en en dienstopdrachten (Diensten), aan magazijnbonnen en/of aan offertes. Dat betekent dat de vrije velden ook op regelniveau in de betreffende boekingsprogramma's kunt zien. Het vrije veld (bijvoorbeeld het serienummer, verpakkingsdatum of garantiecode) wordt als nieuwe kolom aan het programma toegevoegd. Deze velden worden niet automatisch op de facturen, magazijnbonnen of offertes afgedrukt, maar u kunt ze wel aan het formulier toevoegen. Hiervoor is bij het aanmaken van vrije velden bij artikelen/diensten een extra tabblad actief waar u het vrije veld kunt koppelen. Per gekoppeld vrij veld wordt dan in de inkooporder, offerte, verkoopopdracht of magazijnbon een extra kolom worden toegevoegd met de naam van het vrije veld. Zo kunt u een vrij veld met een extra omschrijving aanmaken voor een artikel, dat u kunt gebruiken in Offertes, verkoopopdrachten en op magazijnbonnen:  Maak het vrije veld bij 'Artikelen/diensten' aan zoals hierboven beschreven. Het tabblad 'Extra opties' is nu actief  Geef op het tabblad 'Extra opties' aan dat u het wilt toepassen bij 'verkoop', en/of 'inkoop'  Selecteer de gewenste onderdelen waar het veld gebruikt moet worden. U kunt kiezen uit:

U kunt het veld ook koppelen aan Inkooporders  Sla het vrije veld op en geef per artikel de gewenste tekst op in 'Onderhoud | Artikel/diensten | Artikel/diensten', op het aangemaakte tabblad met vrije velden. In de programma's waaraan het veld is gekoppeld, worden nu kolommen aangemaakt. Als u een artikel gebruikt waarvoor een tekst (bijvoorbeeld een extra omschrijving) is aangemaakt, wordt deze in de nieuwe kolom geplaatst. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 52 van 60


Ook in de betreffende info-programma's en afdrukopdrachten zijn de kolommen met vrije velden zichtbaar. Zo kan een vrij veld voor een artikel, dat gekoppeld is aan een inkooporder, ook afgedrukt worden op de bestelbon. Zie verder: Werken met vrije velden en tabellen.

7.6

Werken met artikelrelaties

U hebt de artikelgroepen aangemaakt in: 'Onderhoud | Algemene gegevens | Voorraadbeheer'. De grootboekrekeningen die u voor de journalisering van de artikelgroepen wilt gebruiken, hebt u al kunnen vastleggen in 'Onderhoud | Rekeningschema'. U hebt voor elke artikelgroep een grootboekrekening vastgelegd voor de journalisering van de omzet, de voorraad, de kostprijs en de her waardering. De door gedefinieerde artikelgroepen worden op het scherm getoond. U selecteert nu de gewenste rekeningen. Rekening voorraad De rekening waarop de waarde van de voorraad geboekt wordt. Hiervoor wordt meestal een rekening uit de '3'-categorie of de '3'-klasse gebruikt. Rekening kostprijs De rekening waarop de kostprijs van de artikelen uit de artikelgroep geboekt wordt. Is in het rekeningschema van Unit 4 een rekening die begint met '7', maar kan ook beginnen met '8'. In België kan hier een rekening uit de '6'-klasse ingevuld worden Rekening korting U kunt een speciale rekening koppelen waar de kortingen op geboekt worden. Rekening omzet Hierop wordt de omzet van de artikelen uit de artikelgroep geboekt. Meestal wordt hiervoor een rekening gebruikt die begint met het cijfer '8'. In België wordt hiervoor meestal een rekening uit de '7'-klasse gebruikt. Rekening herwaardering Op deze rekening wordt de herwaardering geboekt die het gevolg is van voorraadmutaties of prijswijzigingen. Deze rekening begint meestal met het cijfer '3', net als de voorraadrekening, omdat het een herwaardering is van de voorraad. In België kan deze rekening beginnen met '6'.

Als u werkt met de gemiddelde inkoopprijs, moet u ook de volgende rekeningen koppelen: Rekening dekking (Inkoopkosten) Het gebruik van de rekening Dekking is afhankelijk van het type voorraadwaardering. VVP: bij de goederenontvangst wordt het verschil tussen de verrekenprijs en de inkoopprijs op de rekening dekking geboekt. GIP: bij leveranciers ('Onderhoud | Crediteuren') en bij de inkoopgegevens van artikelen ('Onderhoud |Artikel/dienst') kan per leverancier een opslagpercentage worden opgegeven voor de inkoopkosten. Wanneer een nieuwe verrekenprijs wordt berekend waarbij sprake is van inkoopkosten, dan zal dat bedrag op de rekening dekking geboekt worden. Rekening inkoopprijsverschil Veelal heeft de voorraad van een artikel een waarde “aantal X verrekenprijs“. Deze prijs wordt bij een artikel ingevoerd en is vaak gedurende langere tijd vast. Daarom wordt dan gesproken over het waarderen van de voorraad tegen 'vaste verrekenprijs'. Bij het waarderen van de voorraad tegen de 'gemiddelde inkoopprijs' is de kans groot dat bij elke levering de verrekenprijs wijzigt. Dit systeem wordt het meest gebruikt bij producten waarvan de prijs dagelijks sterk kan wijzigen. Bij het berekenen van de gemiddelde inkoopprijs zijn er een aantal factoren die afrondingsverschillen in de Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 53 van 60


hand werken. Een aantal van die factoren zijn valutakoers, prijs per, inkoopkortingen en aantal decimalen waartegen een artikel wordt geregistreerd. Bij de ontvangst van een artikel kunnen twee afrondingsverschillen ontstaan, de één bij het berekenen van de inkoopprijs per eenheid artikel en de andere bij het berekenen van de nieuwe verrekenprijs. Beide verschillen worden samengevoegd en als één bedrag geboekt. Rekening egalisatie (voorraad) Op deze rekening worden 'herstelboekingen' gemaakt als bij het ontvangen van goederen de voorraad negatief is of wordt. In dergelijke gevallen blijft de verrekenprijs vaak dezelfde en worden herstelboekingen uitgevoerd. In principe kunnen dit soort gevallen niet voorkomen maar in de praktijk blijkt de voorraad toch wel eens negatief te zijn. Er moet dus rekening gehouden worden met de mogelijkheid ervan Vul de rekeningen in voor alle aanwezige artikelgroepen. Onder in het venster worden de omschrijvingen getoond van de rekeningen die ingevuld zijn voor de geselecteerde artikelgroep. Hierna In 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/diensten' koppelt u een voorraadartikel aan een artikelgroep door de artikelgroepcode in te vullen. De journalisering van de artikelen uit de artikelgroep vindt vervolgens automatisch plaats op de grootboekrekeningen die aan de artikelgroep gekoppeld zijn.

7.6.1

Invoeren artikelrelaties

Menu: 'Onderhoud | Artikelen/diensten | Artikelrelaties' 1. 2.

Selecteer de Artikelgroep waarvoor u de grootboekrekeningen wilt vastleggen of wijzigen Vul in de betreffende kolommen de grootboekrekeningen in die u voor de journalisering wilt gebruiken, of selecteer een rekening in het zoekvenster. Zie: Boeken van kortingen als u met een aparte rekening voor het boeken van kortingen wilt werken In het zoekvenster kunt u eventueel een nieuwe grootboekrekening aanmaken door te klikken op de knop 'Nieuw'

3.

Klik op

7.7

.

Werken met samengestelde artikelen

Als u werkt met 'Samengestelde artikelen' kunt u samengestelde artikelen invoeren in het scherm 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten'. Samengestelde artikelen bestaan uit verschillende componenten. Componenten zijn ingevoerde (voorraad)artikelen of diensten. U kunt hiermee bijvoorbeeld een pakket aan verschillende diensten samenstellen tot één samengesteld artikel. Of bijvoorbeeld tuinsets samenstellen uit verschillende componenten (tafel, stoelen, parasol etc.). De componenten hoeven geen voorraadartikelen te zijn. U kunt ook assemblage-artikelen als component in de samenstelling opnemen. Componenten blijven uiteraard afzonderlijk leverbaar. Zo kunt u een samengestelde tuinset aanvullen met een extra stoel of tuinbank. Eenmaal aangemaakte samengestelde artikelen kunnen gewijzigd worden. U kunt de samenstelling aanpassen. Samengestelde artikelen die u niet langer gebruikt, kunnen 'Passief' of 'Uitlopend' gezet worden. De samenstelling die in 'Onderhoud | Artikel/diensten | Artikel/diensten' is vastgelegd is de 'voorkeurssamenstelling'. Een samengesteld artikel functioneert in Unit4 Multivers XL verder als een normaal artikel. Het wordt behandeld als één orderregel. Wel kunt u de samenstelling printen op de Magazijnbon, Pakbon, de factuur en/of de offerte. Bij het invoeren van een verkooporder of factuuropdracht, is de informatie over de samenstelling in een scherm op te vragen met


.


versie 1.0

Pagina 54 van 60


Prijsberekening Voor samengestelde artikelen moet u een 'prijs per eenheid' vastleggen en desgewenst kunt u een prijs exclusief/inclusief opgeven. Anders dan bij een 'gewoon' artikel kunt u echter geen verrekenprijs opgeven. De verrekenprijs wordt door Unit4 Multivers XL automatisch bepaald door de optelsom van de verrekenprijzen die bij de afzonderlijke componenten zijn opgegeven. Als u de verrekenprijs van een component wijzigt, zal ook de verrekenprijs van het samengestelde artikel automatisch worden aangepast. De verrekenprijzen worden gebruikt voor de waardering van de voorraad. Omdat u een samengesteld artikel niet als voorraadartikel kunt opnemen, heeft het samenstellen geen invloed op uw voorraad. Als u geen prijs exclusief/inclusief opgeeft, wordt de verkoopprijs bepaald door de optelsom van de prijzen voor de afzonderlijke componenten. U kunt met opvragen.

bij het samenstellen van de componenten een scherm met prijsinformatie

De prijzen die hier gebruikt worden bij de samenstellingswaarde worden opgehaald uit de artikelstamgegevens van de componenten en worden aangepast als de prijs bij een of meer van de componenten wijzigt, of bij een wijziging van de samenstelling. De verrekenprijs wordt aangepast als de verrekenprijs van de onderliggende componenten wordt aangepast. Van samengestelde artikelen wordt geen voorraad bijgehouden. Dit kan wel via 'assemblage-artikelen'. Als u gebruik maakt van de module 'Voorraad & Bestelregistratie' worden de componenten, voor zover ze uit voorraadartikelen bestaan, in de voorraadadministratie meegenomen. U kunt samengestelde artikelen niet gedeeltelijk leveren. Wanneer een van de (voorraadhoudende) componenten niet op voorraad is, kan het samengestelde artikel niet geleverd worden. De samenstelling wijzigen bij het aanmaken van een factuuropdracht of verkooporder U kunt de samenstelling wijzigen als u een opdracht aanmaakt vanuit het scherm 'Aanmaken opdrachten'. Druk hiervoor op . In het scherm dat dan verschijnt kunt u componenten toevoegen en verwijderen. De prijs van het samengestelde artikel wijzigt hierdoor niet, wel de samenstellingswaarde. U kunt de prijs van een gewijzigd samengesteld artikel uiteraard nog wel wijzigen in de opdrachtregel. Als u hier van een al bestaand artikel de samenstelling wijzigt, wordt desgewenst ook de prijs (exclusief en inclusief btw) aangepast. U krijgt hiervoor een vraag om bevestiging en kunt daarmee kiezen of u de prijs inderdaad wilt aanpassen of niet.

7.8

Werken met assemblage-artikelen

Een assemblage-artikel is een samengesteld artikel dat u op voorraad kunt leggen. De componenten kunnen uit voorraadartikelen bestaan maar ook uit niet-voorraadhoudende artikelen en diensten. De procedure voor het werken met assemblage-artikelen is als volgt: 1. 2.

U stelt in 'Onderhoud | Artikel/diensten | Artikel/diensten' een artikel samen als 'assemblage-artikel' U maakt voor het artikel een assemblage-order aan, drukt de assemblagebon af en meldt de geassembleerde artikelen af. Het aantal afgemelde assemblage-artikelen wordt nu (als 'zelfstandig' artikel, ongeacht de voorraad van de componenten) op voorraad gelegd. 3. U behandelt bij verkoop het artikel als een normaal voorraadartikel. Bij het assembleren wordt gekeken naar de voorraad van de componenten. Is die onvoldoende voor het aantal te assembleren artikelen volgens de assemblage-order, krijgt u hier een waarschuwing (niet blokkerend). Voorraadreserveringen Bij het aanmaken van een assemblage-order, worden de benodigde componenten in de voorraad gereserveerd. Ook eventuele assemblage-artikelen die u op voorraad hebt en bij de assemblage-order



versie 1.0

Pagina 55 van 60


gebruikt worden, worden gereserveerd. Zie de elektronische helpfile voor een compleet overzicht over het werken met Assemblage-orders. Voorraadmutaties U meldt een assemblage-order gereed in 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties': Het geassembleerde aantal wordt bij de voorraad geteld en op de volgende wijze geboekt: Voorraad samengesteld (assemblage) artikel x,xx Aan

Voorraad componenten

x,xx

Aan

Assemblagekosten

x,xx

De voorraad wordt geboekt op basis van de Vaste Verrekenprijs (VVP) van het assemblage-artikel. Bij het afmelden van het assemblage-artikel (bon) kunt u desgewenst het aantal componenten dat bij de assemblage gebruikt is handmatig aanpassen. Het boeken van assemblagekosten Om assemblagekosten te kunnen boeken moet u een of meer dekkingsrekeningen voor assemblagekosten aanmaken. Per Artikelgroep legt u bij de Artikelrelatie deze rekening(en) vast. De samenstelling van assemblage-artikelen wijzigen De samenstelling van een assemblage-artikel kan alleen gewijzigd worden in de artikel-stamgegevens. Dus, anders dan bij een samengesteld artikel, niet bij het aanmaken van een factuuropdracht of verkooporder. In de samenstelling kunt u ook een ander assemblage-artikel opnemen. Als u van een al bestaand assemblage-artikel de samenstelling wijzigt, wordt desgewenst ook de prijs (exclusief en inclusief btw) aangepast. U krijgt hiervoor een vraag om bevestiging en kunt daarmee kiezen of u de prijs inderdaad wilt aanpassen of niet. Er wordt bij assemblage-artikelen NIET met partijen gewerkt. Toelichting: U hebt een aantal assemblage-artikelen op voorraad. U kunt echter in 'Onderhoud | Artikel/diensten | Artikel/diensten' de samenstelling van het artikel wijzigen. Als u van het gewijzigde artikel nu een assemblage-order aanmaakt en de bon gereed meldt, wordt het bij de bestaande voorraad opgeteld, terwijl de samenstelling niet hetzelfde is als de bestaande voorraad. Voorraadwaardering Als u de samenstelling een bestaand assemblage-artikel wijzigt, verandert ook de verrekenprijs. Als u nu nog assemblage-artikelen met de oude samenstelling op voorraad hebt, wordt bij het herwaarderen van de voorraad de voorraadwaarde van de nieuwe samenstelling genomen, dus de voorraad van de oude samenstelling wordt dan herberekend tegen de nieuwe verrekenwaarde. U doet er dan ook verstandig aan om bij een wijziging van de samenstelling een nieuw assemblage-artikel te maken, of ervoor te zorgen dat geen oude samenstellingen meer op voorraad zijn. Overzichten De volgende overzichten zijn beschikbaar voor assemblage-artikelen: 1. Overzicht assemblage-orders 2. Overzicht samenstellingen. Hier kan ook gekozen worden voor het afdrukken van assemblageartikelen 3. Overzicht componenten. Hier kan ook gekozen worden voor het afdrukken van assemblageartikelen. Assemblage in de Persoonlijke assistent In de Persoonlijke assistent is een bewaking mogelijk van de assemblage-artikelen (tabblad 'Artikelen') als u hier een minimum voorraad bij hebt vastgelegd. Als de voorraad van een assemblage-artikel onder de minimum voorraad komt dan verschijnt dit artikel in de tabel en leest u in de kolom ‘Naam leverancier’ . Als u hetzelfde artikel soms ook inkoopt, dan moet u voor dit artikel de gegevens van de leverancier invoeren ('Onderhoud artikelen').



versie 1.0

Pagina 56 van 60


8

Werken met abonnementen

U kunt de module 'Abonnementen' alleen gebruiken wanneer u ook de module 'Facturering' gebruikt. Met abonnementen kunt u een regelmatig terugkerende reeks soortgelijke facturen genereren op een door u ingesteld factuurmoment. Dit geldt met name voor abonnementen, (onderhouds)contracten, lidmaatschappen of huurovereenkomsten. U legt eerst abonnementsoorten vast. Daarin worden belangrijke gegevens opgenomen (bijvoorbeeld het interval, de boekings- en artikelgegevens en de factuurtekst) zodat u bij het feitelijke abonnement, eenvoudig de gewenste abonnementsoort kunt kiezen zonder steeds alle gegevens te hoeven invoeren. U koppelt een artikel (Tekstregel) aan de abonnementsoort en kunt een prijs aan dit artikel koppelen (bijvoorbeeld een onderhoudscontract waaraan een prijs (inclusief) is gekoppeld.).U koppelt ook een grootboekrekening (omzetrekening) aan de abonnementsoort en desgewenst een balansrekening voor het volgende boekjaar. Als u aangifte doet voor de ICP (ICP) en u levert abonnementen aan buitenlandse debiteuren binnen de EU, is het van belang dat het onderscheid tussen 'Dienstenabonnementen' en 'Goederenabonnementen' goed is vastgelegd. Dit doet u door de leveringssoort voor de rekening vast te leggen in 'Onderhoud | Rekeningschema', tabblad 'Btw'. Veel (jaar)abonnementen worden vooruitbetaald en vallen deels in een volgend boekjaar. Wanneer u dat deel van de omzet ook in het volgende boekjaar geboekt wilt hebben, maakt u een balansrekening waarop dit deel van het abonnementsgeld wordt geboekt. In de factuurtekst kunt codes gebruiken waarvoor de juiste data of een nader aan te geven tekst wordt ingevoerd. Het gebruik van factuurtekstregels Voer de tekst in die u op de factuur afgedrukt wilt hebben voor de betreffende abonnementsoort in 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementsoorten'. Elke regel kan 60 tekens bevatten. In de factuurteksten kunt u gebruikmaken van speciale codes (symbolen): [1] deze code laat in de factuurtekst de 'datum vanaf' (datum laatste factuurperiode) zien [2] deze code laat in de factuurtekst de 'datum t/m' (datum huidige factuur) zien [3] deze code laat in de factuurtekst een 'vrije tekst' zien die u invult wanneer u de abonnementen factureert (zie Het factureren van abonnementen).

Geeft u bijvoorbeeld de volgende factuurtekst op: "Hierbij factureren wij uw onderhoudscontract waarvan u op [1] de laatste factuur hebt ontvangen", dan zal de tekst op de factuur de datum van de laatstverzonden factuur van het abonnement bevatten. Geeft u bijvoorbeeld de tekst "Hierbij factureren wij uw abonnement voor onze [3], kunt u deze code bij het aanmaken van de facturen zelf invullen. Vervolgens maakt u abonnementen aan in 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen'. Bij het abonnement selecteert u de abonnementsoort en de debiteur, de ingangsdatum en factuurdata. U kunt een Kostenplaats en/of dossier aan het abonnement koppelen. Abonnementen kunnen meegenomen worden in verzamelfacturering. Per abonnement kunt u twee extra tekstregels aan de factuurtekst toevoegen. Bij het beëindigen van een abonnement geeft u dit hier aan. Beëindigde abonnementen kunnen worden verwijderd met het programma 'Abonnementen verwijderen'. Voor het snel invoeren van abonnementen, kunt u scenario's aanmaken en gebruiken. Om abonnementen te factureren maakt u eerst een opdracht voor een dienstenfactuur aan met 'Taken | Abonnementen | Abonnementen factureren'. De aangemaakte abonnementsfactuur opdrachten kunt u afdrukken met 'Rapport | Facturering/Verkoop | Afdrukken opdrachten'. U verwerkt de opdrachten in het programma 'Verwerken opdrachten' zoals u dat ook met uw overige dienstenfacturen doet. Selecteer hiervoor het veld 'Abonnementen', onder in het scherm.



versie 1.0

Pagina 57 van 60


Als u factuuropdrachten voor abonnementen klaar hebt staan, maar deze zijn nog niet verwerkt, kunt u deze abonnementen niet zien in het zoekscherm bij het programma 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen'. Dit is gedaan omdat in de tijd dat de facturering plaatsvindt, het onderliggende abonnement niet aangepast mag worden. Er is een speciaal programma om abonnementsbedragen te wijzigen. U kunt de prijs van het artikel dat aan de abonnementsoort is gekoppeld, wijzigen. U kunt echter ook een procentuele wijziging doorvoeren en gebruikmaken van de afrondingsmogelijkheden in het programma. Er zijn verschillende informatieprogramma's en overzichten voor de module 'Abonnementen'. In de Management-assistent kunt u bewakingsvoorwaarden voor abonnementen instellen en controleren op het tabblad 'Abonnementen'.

8.1

Aanmaken abonnementsoorten

In 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementsoorten' kunt u verschillende abonnementsvormen aanmaken die u kunt gebruiken bij het maken van de abonnementen. Gegevens voor abonnementsoorten Bij het aanmaken van een nieuwe abonnementsoort geeft u de code en de omschrijving in. Vervolgens koppelt u een artikel aan de abonnementsoort. Abonnementen worden door Unit4 Multivers XL gezien als 'Tekstregel' waaraan u een prijs kunt koppelen (Bedragregel). U kunt dus geen Artikel/Dienst aan een abonnementsoort koppelen. Maak vooraf voor uw abonnementen in 'Onderhoud | Artikel/Diensten' (bijvoorbeeld voor onderhoudscontracten) een tekstregel aan en koppel een prijs aan de tekstregel. Geef het factuurinterval voor het abonnement aan. U kunt kiezen uit:  Wekelijks;  2-wekelijks;  4-wekelijks;  Maandelijks;  2-maandelijks;  Ieder kwartaal;  4-maandelijks;  Ieder halfjaar;  Jaarlijks;  2-jaarlijks;  3-jaarlijks;  4-jaarlijks;  5-jaarlijks. Geef aan of het abonnementsbedrag inclusief of exclusief btw moet worden opgenomen. Aan de hand van deze instelling wordt de inof exclusief Btw-prijs uit het artikel opgehaald en in het abonnement gezet. Op de factuur is het totaalbedrag wel altijd inclusief Btw. Op regelniveau op de factuur, kan het bedrag echter ook exclusief Btw zijn. Dit hangt af van de instelling bij de abonnementsoort. Het gebruik van factuurtekstregels Voer de tekst in die u op de factuur afgedrukt wilt hebben voor de betreffende abonnementsoort. Elke regel kan 60 tekens bevatten. In de factuurteksten kunt u gebruikmaken van speciale codes (symbolen): [1] deze code laat in de factuurtekst de 'datum vanaf' (datum laatste factuurperiode) zien [2] deze code laat in de factuurtekst de 'datum t/m' (datum huidige factuur)zien Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 58 van 60


[3] deze code laat in de factuurtekst een 'vrije tekst' zien die u invult wanneer u de abonnementen factureert (zie Het factureren van abonnementen). Geeft u bijvoorbeeld de volgende factuurtekst op: "Hierbij factureren wij uw onderhoudscontract dat u sinds [1] bij ons hebt lopen", dan zal de tekst op de factuur de datum van de laatstverzonden factuur van het abonnement bevatten. Geeft u bijvoorbeeld de tekst "Hierbij factureren wij uw abonnement op onze [3], kunt u deze code bij het aanmaken van de facturen zelf invullen. De ingegeven omschrijving van de code, wordt voor de gehele selectie van de te factureren abonnementen gebruikt. Door het gebruik van de codes [1] en [2] in de volgende factuurtekst: "Hierbij factureren wij u voor uw onderhoudscontract voor uw tuin voor de periode [1] t/m [2]." verschijnt op de factuur bijvoorbeeld: "Hierbij factureren wij u voor uw onderhoudscontract voor uw tuin voor de periode 1-3-2012 t/m 30-6-2012." U kunt ook per abonnement desgewenst nog twee regels aan de tekst toevoegen. Op het tabblad 'Taal' kunt u de factuurregels in de betreffende taal voor uw buitenlandse debiteuren opgeven. Afhankelijk van de taal die bij de debiteur is opgegeven worden de factuurtekstregels in de juiste taal overgenomen, wanneer u voor die debiteur een abonnement aanmaakt. U kunt het bedrag bij de eerste of bij de laatste regel afdrukken. U boekt uw omzet aan abonnementen op een grootboekrekening (resultatenrekening). Maar omdat de facturering van abonnementen veelal bij vooruitbetaling gaat, kan het zijn dat een deel van de omzet op het volgende boekjaar geboekt moet worden. Maak hiervoor een balansrekening aan. Unit4 Multivers XL berekent dan welk deel van de omzet op de omzetrekening wordt geboekt en welk deel geboekt wordt op de speciale balansrekening. Wanneer u dit niet wenst, geeft u bij de omzetrekening voor het huidige- en het volgende boekjaar hetzelfde rekeningnummer op. Door in een abonnementsoort een grootboekrekening vast te leggen, is er sprake van een abonnementrelatie (zoals artikelrelaties en relatiecodes). U kunt de abonnementrelaties (de bij de abonnementsoort vastgelegde grootboekrekening(en)) overnemen naar het volgende boekjaar met 'Overnemen boekjaargegevens' als u een nieuw boekjaar aanmaakt. Als u de abonnementrelaties niet meeneemt naar het volgende boekjaar, moet u per abonnementsoort opnieuw een grootboekrekening koppelen. Na het aanmaken van de abonnementsoorten kunt u de verschillende abonnementen gaan aanmaken.

8.2

Invoeren abonnementen

In 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen' maakt u de abonnementen aan. U kunt uw abonnementen handmatig of automatisch nummeren. Voor de automatische nummering legt u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Nummering' eerst een nummering aan. De nummering heeft automatisch het interval '1' en geldt voor alle abonnementsoorten. Als u factuuropdrachten voor abonnementen klaar hebt staan, maar deze zijn nog niet verwerkt, kunt u deze abonnementen niet zien in het zoekscherm bij het programma 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen'. Dit is gedaan omdat in de tijd dat de facturering plaatsvindt, het onderliggende abonnement niet aangepast mag worden. Voer een bestaande debiteur in of maak een nieuwe debiteur aan door in het zoekscherm op te klikken. De betalingsconditie en de valuta worden uit de debiteurengegevens opgehaald. U kunt deze gegevens in het scherm nog wijzigen. Als de valuta voor het abonnement afwijkt van de valuta die bij het artikel is gebruikt, zal het abonnementsbedrag omgerekend worden tegen de biedkoers van de vreemde valuta. Op het tabblad 'Werkadres' kunt u het werkadres (afleveradres) vastleggen.



versie 1.0

Pagina 59 van 60


Met het veld 'Blokkeren' kunt u het betreffende abonnement blokkeren en deblokkeren. Een geblokkeerd abonnement kan niet gefactureerd worden. Factuurdata Geef de begindatum van het abonnement op en geef vervolgens aan wanneer de eerste factuur en de volgende factuur moeten worden verzonden. Als u de datum van de eerste factuur later stelt dan de begindatum, dan wordt bij de eerste factuur niet 'teruggerekend' naar de begindatum van het abonnement. De periode tussen de begindatum en de datum van de eerste factuur wordt dan niet in rekening gebracht. U kunt dan als u dat wilt, het bedrag van de eerste factuur opgeven. Het opgeven van de volgende factuur is niet verplicht. Deze datum wordt door Unit4 Multivers XL zelf berekend, afhankelijk van het interval van het abonnement (jaarlijks, halfjaarlijks, per kwartaal of per maand). U kunt de datum echter handmatig ingeven. Bijvoorbeeld wanneer u alle jaarabonnementen op een vaste datum bij vooruitbetaling factureert vult deze datum in als volgende datum. Dan kunt u in het vervolg het abonnement 'meenemen' in de standaard te factureren reeks van abonnementen. Voorbeeld: U hebt een onderhoudscontract (jaarcontract) waarvan de ingangsdatum 01-04-2010 is. U factureert echter al uw jaarcontracten bij vooruitbetaling standaard op 31 januari. De eerste factuur zal in de meeste gevallen gelijk bij het aangaan van het abonnement verzonden worden (dus op 1 april 2010). U vult deze datum als eerste factuurdatum in. Maar u verstuurt uw eerstvolgende factuur op 31 januari 2011. De termijn waarover betaald moet worden is dan minder dan het normale jaarbedrag. De eerste factuur zal dan ook een afwijkend bedrag krijgen Als u de data de eerste keer in de juiste volgorde opgeeft in het scherm, wordt het afwijkende bedrag voorgesteld. U kunt dit bedrag overnemen of wijzigen.Deze automatische berekening doet Unit4 Multivers XL alleen de eerste keer Als u echter de volgorde van de datavelden bij het invullen niet aanhoudt of de data achteraf wijzigt, wordt het aangepaste bedrag niet herberekend. U kunt ook een speciale prijs (korting) voor de eerste periode berekenen. De volgende periodes worden dan tegen de normale prijs gefactureerd. Op het tabblad 'Extra' kunt u desgewenst een Kostenplaats of een Dossier selecteren waarop het abonnement geboekt moet worden. U kunt het abonnement in de verzamelfacturering van de debiteur meenemen door de gewenste verzamelcode te selecteren. Bij het beëindigen van het abonnement geeft u op dit tabblad de einddatum in en desgewenst een reden voor de opzegging. U kunt een abonnement voor facturering blokkeren of deblokkeren door het veld 'Blokkeren' te selecteren resp. te deselecteren. Op het tabblad 'Factuurtekst' ziet u de tekst zoals deze bij de abonnementsoort is opgenomen. U hebt de mogelijkheid om twee tekstregels voor het specifieke abonnement toe te voegen. Ook hierin kunt u de codes gebruiken die bij de factuurregels voor de abonnementsoorten gebruikt kunnen worden. Wanneer u veel gelijksoortige abonnementen aanmaakt, kunt u ook gebruik maken van scenario's. Nadat de abonnementen zijn aangemaakt kunt u de abonnementen factureren.



versie 1.0

Pagina 60 van 60

Deel IIIb Stamgegevens invoeren en bewerken in Unit4 Multivers XtraLarge versie Deel 2

Recommend Documents