Deel Va Overige onderdelen in Unit4 Multivers XtraLarge (XL) versie Deel 1

Deel Va Overige onderdelen in Unit4 Multivers XtraLarge (XL) versie 10.8.2 Deel 1

Unit4 Business Software Benelux B.V. Papendorpseweg 100 Postbus 5005 3502 JA Utrecht

Telefoon Supportlijn Self Service Internet

031 88 247 17 77 088 247 24 72 https://my.unit4.com http://www.unit4.nl

C-Logic NV a Unit4 Company Rijselstraat 247 8200 Brugge

Telefoon Telefax Supportlijn Supportfax e-mail support e-mail Internet

+32 (0)50 39 13 36 +32 (0)50 39 17 38 +32 (0)3 202 42 02 +32 (0)3 232 38 23 [email protected] [email protected] http://www.unit4.be/kmo

© ©

Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation

Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

Unit4 Multivers XtraLarge

Inhoud 1

2

3

4

5

Het werken met Voorraad en Bestelregistratie ................................................................................... 2 1.1 Inkoopboekingen met Voorraad en bestelregistratie ........................................................................ 3 1.2 Voorraadbeheer in Unit4 Multivers ................................................................................................... 5 1.3 Werken met meerdere leveranciers .................................................................................................. 7 1.4 Werken met meerdere afleveradressen ........................................................................................... 8 1.5 Werken met de inkoop/verkoop-koppeling ....................................................................................... 8 1.6 Invoeren inkooporders .................................................................................................................... 10 1.7 Het invoeren van inkooporders vanuit de Persoonlijke assistent ................................................... 11 1.8 Inboeken goederenontvangst ......................................................................................................... 12 1.9 Inboeken crediteurenfactuur en goederenontvangst aan de hand van de inkooporder ................. 13 1.10 Werken met het afstemregister ....................................................................................................... 13 1.10.1 Instellingen voor het afstemregister ......................................................................................... 15 1.10.2 Instellingen voor het boeken van niet-voorraadhoudende artikelen ........................................ 16 1.11 Het werken met de voorraadwaardering (Gemiddelde Inkoopprijs) ............................................... 17 1.11.1 Voorbeeldberekening Gemiddelde Inkoopprijs ........................................................................ 19 1.11.2 Herwaarderen voorraad ........................................................................................................... 22 Werken met vaste activa ..................................................................................................................... 24 2.1 Vaste activa: invoeren en bewerken (procedure-overzicht)............................................................ 28 2.2 Invoeren algemene gegevens: Basisgegevens vaste activa .......................................................... 30 2.3 Invoeren beginbalans vaste activa .................................................................................................. 31 2.4 In- en verkopen van vaste activa .................................................................................................... 31 2.5 Inboeken nieuw vast activum (investering) ..................................................................................... 32 2.6 Verkoop van een vast activum (desinvestering) ............................................................................. 32 2.7 Doorboeken afschrijving (vaste activa) ........................................................................................... 32 2.8 Afboeken herinvesteringsreserve ................................................................................................... 33 2.9 Vastleggen extra afschrijving vaste activa ...................................................................................... 33 2.10 Wijzigen vaste activa....................................................................................................................... 33 2.11 Activa splitsen ................................................................................................................................. 34 2.12 Samenvoegen vaste activa ............................................................................................................. 35 2.13 Info vaste activa .............................................................................................................................. 35 Werken met Offertes ............................................................................................................................ 36 3.1 Aanmaken offertes .......................................................................................................................... 36 3.2 Offertes afhandelen......................................................................................................................... 38 3.3 Offertes afdrukken........................................................................................................................... 39 3.4 Informatie opvragen over offertes (Overzicht) ................................................................................ 39 3.5 Offertes verwijderen ........................................................................................................................ 40 Werken met abonnementen ................................................................................................................ 41 4.1 Invoeren abonnementen ................................................................................................................. 42 4.2 Werkadressen voor abonnementen ................................................................................................ 44 4.3 Het factureren van abonnementen ................................................................................................. 44 4.4 Abonnementen factureren .............................................................................................................. 45 4.5 Ongedaan maken facturering abonnementen ................................................................................ 45 4.6 Machtigingen voor een abonnement............................................................................................... 46 4.7 Abonnementen verwijderen ............................................................................................................ 46 4.8 Wijzigen abonnementsbedragen .................................................................................................... 47 Werken met de assistenten ................................................................................................................. 48 5.1 Werken met de Persoonlijke assistent ............................................................................................ 48 5.1.1 Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent .......................................................................... 50 5.1.2 Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke assistent . 55 5.1.3 Controleren van de signalen in de Management-assistent en de Persoonlijke assistent ....... 55 5.1.4 Corrigeren van de geconstateerde signalen in de Persoonlijke assistent ............................... 56 5.2 Werken met de Management-assistent .......................................................................................... 58 5.2.1 Mogelijkheden met de Management-assistent ........................................................................ 60 5.2.2 Verkoopstatistieken in de assistenten ..................................................................................... 61 5.2.3 Inkoopstatistieken .................................................................................................................... 64 5.2.4 Kengetallen .............................................................................................................................. 66 5.2.5 Het gebruik van het Du Pont-schema ...................................................................................... 67 5.2.6 Bedrijfsinformatie ..................................................................................................................... 69


6

Werken met Relatiebeheer .................................................................................................................. 70 6.1 Relatiebeheer .................................................................................................................................. 70 6.2 Werken met acties .......................................................................................................................... 72 6.2.1 Aanmaken nieuwe actie ........................................................................................................... 74 6.2.2 Overzicht van de acties ........................................................................................................... 75 6.2.3 Acties bewerken....................................................................................................................... 76 6.3 Werken met notities ........................................................................................................................ 77 6.4 Werken met selectielijsten en trajecten .......................................................................................... 77 6.4.1 Trajecten definiëren ................................................................................................................. 78 6.4.2 Selecteren van relaties ............................................................................................................ 79 6.4.3 Selectie overnemen naar selectielijst ...................................................................................... 80 6.4.4 Selectielijsten bewerken .......................................................................................................... 80 7 Documentbeheer voor relaties ........................................................................................................... 82 7.1 Onderhoud documenttypes ............................................................................................................. 82 7.2 Beheren van documenten per relatie .............................................................................................. 84 7.3 Zoeken documentbestand .............................................................................................................. 84 7.4 NAW-gegevens overnemen in MS Word ........................................................................................ 85 7.5 Voorbeeld van Documentbeheer .................................................................................................... 86


Inleiding Behalve de primaire en de uitgebreide financiële mogelijkheden in Unit4 Multivers, heeft deze versie de beschikking over alle extra onderdelen van het pakket. In dit document staan de volgende aanvullende onderdelen van Unit4 Multivers beschreven: 1. Voorraad & Bestelregistratie; 2. Vaste Activa; 3. Offertes; 4. Abonnementen; 5. de Assistenten; 6. Relatiebeheer en 7. Documentbeheer.

Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2

Deel Va Overige onderdelen Deel 1

versie 1.0

Pagina 1 van 87


1

Het werken met Voorraad en Bestelregistratie

Als u werkt met Voorraad- en Bestelregistratie kunt u op ieder gewenst moment de actuele voorraad van uw artikelen bijhouden en direct bestellingen plaatsen bij uw leverancier. De voorraad kunt u alleen bijhouden voor artikelen waarvan u aangegeven hebt dat het om een voorraadartikel gaat. Voor het beheren van de voorraad en het bestellen van artikelen houdt u de onderstaande procedures aan in de aangegeven volgorde: Vastleggen basisgegevens voorraad U hoeft de basisgegevens voor het voorraadbeheer maar eenmalig vast te leggen, voordat u de voorraadgegevens gaat invoeren. U zult daarna nog maar zelden wijzigingen hoeven in te voeren, bijvoorbeeld alleen als u een nieuwe Artikelgroep aanmaakt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Reeks aanmaken voor voorraadmutaties. Dit hebt u gedaan in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens', tabblad 'Reeksen' 'Tussenrekening (of wachtrekening) voorraad' opgeven en 'Prijsverschillen op inkopen' Dit hebt u gedaan in 'Onderhoud | Rekeningschema' Dagboek aanmaken voor voorraadmutaties. Dit hebt u gedaan in 'Onderhoud | Dagboeken' Relatiecode Voorraad vastleggen. Dit hebt u gedaan in 'Onderhoud | Relatiecodes' Aanmaken artikelgroepen. Dit hebt u gedaan in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Voorraadbeheer' Vastleggen grootboekrekeningen voor de artikelgroepen. Dit hebt u gedaan in 'Onderhoud | Rekeningschema' Vastleggen artikelrelaties. Dit doet u in 'Onderhoud | Artikelrelaties' .

Toelichting De artikelrelatie koppelt een artikelgroep aan de grootboekrekeningen waarop mutaties binnen die artikelgroep gejournaliseerd moeten worden. Bij het muteren van de voorraad kijkt Unit4 Multivers XL eerst naar de artikelgroep waartoe een artikel behoort. Daarna controleert het de grootboekrekeningen die via de artikelrelatie aan de artikelgroep gekoppeld zijn. Vervolgens wordt de mutatie geboekt op de rekeningen. Bij het verwerken van de factuuropdrachten wordt bijvoorbeeld de volgende journaalpost gemaakt: Kostprijs **** ** aan

Voorraad

*****.**

Deze rekeningen worden gevonden aan de hand van de artikelrelatie. Er moeten vier grootboekrekeningen voor een artikelrelatie ingevoerd worden: 1. Omzet Hierop wordt de omzet van de artikelen uit de artikelgroep geboekt. In het Nederlandse rekeningschema wordt hiervoor meestal een rekening gebruikt die begint met het cijfer '8'. In België kunt u hiervoor een rekening uit de '7'-klasse gebruiken. 2. Voorraad >De rekening waarop de waarde van de voorraad geboekt wordt. Hiervoor wordt in Nederland meestal een rekening uit de '3'-rubriek gebruikt; in België een rekening uit de '3'-klasse. 3. Kostprijs De rekening waarop de kostprijs van de artikelen uit de artikelgroep geboekt wordt. Is in Nederland meestal een rekening die begint met '7' of '8'; in België een rekening die begint met '6'. 4. Herwaardering Op deze rekening wordt de herwaardering geboekt die het gevolg is van voorraadmutaties of prijswijzigingen. Deze rekening begint in Nederland meestal met het cijfer '3', net als de voorraadrekening, omdat het een herwaardering is van de voorraad. In België wordt een rekening uit de '1'-klasse gebruikt. Door een artikel aan een artikelgroep te koppelen, wordt de journalisering van de omzet, kostprijs, herwaardering en de voorraad door Unit4 Multivers XL overgenomen. Zie verder ook 'Invoeren van artikelgegevens'. Voor niet-gekoppelde artikelgroepen wordt de rekening 'Vraagposten' gebruikt bij automatische boekingen.



versie 1.0

Pagina 2 van 87


1.1

Inkoopboekingen met Voorraad en bestelregistratie

Beschikt u over het onderdeel Voorraad en Bestelregistratie kunt u op elk moment uw voorraad bijhouden, registreren, controleren en u kunt bestellingen plaatsen.  Bij de stamgegevens hebt u uw (voorraad)artikelen vastgelegd en u hebt artikelgroepen vastgelegd. U hebt Reeksen aangemaakt voor uw voorraadmutaties, en u hebt dagboeken, Relatiecodes en grootboekrekeningen voor uw voorraadmutaties aangemaakt.  In 'Onderhoud | Artikel/Diensten' hebt u de inkoopgegevens voor de voorraad artikelen vastgelegd op het tabblad 'Inkoop'. Per artikel hebt u onder andere de leverancier(s) / crediteur(en), de bestelhoeveelheid, de inkoopprijs, het kortingspercentage en de bestelcode bij de leverancier vastgelegd. Deze gegevens worden hier overgenomen. U kunt een artikel bij een andere dan de voorkeursleverancier bestellen.  U kunt meerdere prijzen/bestelcodes opgeven per leverancier en in de boekingsregel opvragen (bestelcode).  In 'Onderhoud crediteuren' hebt u de leveringsconditie en uw debiteurnummer bij de crediteur vastgelegd.  U kunt behalve de voorraadartikelen ook niet-voorraadhoudende artikel/diensten in een inkooporder selecteren en als Inkooporder boeken. U kunt de dienst ook registreren bij de goederenontvangst. Wel moeten de niet-voorraadhoudende artikelen ingevoerd zijn in 'Onderhoud | Artikel/Diensten'. Het invoeren en boeken van Inkooporders verloopt volgens de volgende stappen: 1. 2. 3. 4.

Invoeren Inkoopopdracht in 'Taken | Voorraadbeheer | Aanmaken inkooporders' Registreer de goederenontvangst en boek de inkoopfactuur Boek de crediteurenbetaling via Telebankieren of in het Kas- of Bankboek U kunt uw Inkoopopdracht en uw verwerkte inkooporder afdrukken.

Inkooporders voor projecten Het is mogelijk om de inkooporder aan een project te koppelen (Onderdeel 'Projecten'). De goederen die ten behoeve van een project worden besteld, blijven buiten de normale goederenontvangst en voorraadbeheer. Ze worden niet als voorraad geboekt. U kunt per order slechts één project koppelen, maar op regelniveau verschillende deelprojecten gebruiken. Het veld 'Project' wordt disabled op het moment dat u een opdrachtregel activeert. Zorg bij een inkooporder ten behoeve van een project dat u het project selecteert voordat u een orderregel aanmaakt. De velden in het scherm 'Inkooporder' Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht Ordernummer

In 'Onderhoud Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens ', tabblad 'Overige, hebt u opgegeven hoe de nummering van uw inkooporders moet lopen en met welk nummer de reeks moet beginnen (het opgegeven nummer + 1). Bij een inkooporder stelt Unit4 Multivers XL op grond hiervan automatisch het ordernummer voor. Door een al uitgegeven nummer in te typen, kunt u een al bestaande order openen.

Orderdatum

Geef hier de datum voor de order in. Als u op drukt verschijnt de datumkalender en is de huidige datum (systeemdatum) geselecteerd. U kunt desgewenst een andere datum invoeren.'

Crediteur

Selecteer hier de crediteur waar u de order wilt plaatsen. U kunt in principe elke crediteur kiezen. U kunt ook uw Voorkeursleverancier kiezen, of een van de andere leveranciers waarbij u het artikel kunt bestellen.



versie 1.0

Pagina 3 van 87


Contactpersoon

Hier wordt de (contact)persoon van de crediteur met de externe rol 'Medewerker inkoop' getoond. Als er meerdere personen zijn met deze rol die aan de crediteur gekoppeld zijn, kunt u hier de juiste persoon selecteren.

Afleveradres

In dit veld staan de adresgegevens die u in 'Onderhoud Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens ' hebt ingevuld. U kunt dit adres hier wijzigen of een afleveradres selecteren .

Leveringsconditie Hier staat de leveringsconditie die u bij uw crediteur hebt ingevoerd ('Onderhoud | Crediteuren'). U kunt deze nog aanpassen. Betalingsconditie De betalingsconditie van de leverancier. Ook deze kunt u nog aanpassen. Referentie

In het bovenste veld typt u een referentie voor de Inkooporder van maximaal 30 tekens. U kunt uw inkooporder ook zoeken aan de hand van de referentie. De referentie wordt in de relevante info-programma's getoond.

Toelichting

In het veld 'Toelichting' typt u desgewenst een toelichting op de Inkooporder van maximaal 254 tekens. Deze toelichting wordt afgedrukt op de inkooporder en op het overzicht van de inkooporders ('Rapport | Voorraadbeheer | Inkooporders').

Orderkorting

Wanneer een korting geldt voor de gehele order, kunt u deze hier invoeren.

Valuta

Hier staat de valuta die aan de gekozen crediteur is gekoppeld. U kunt de valuta nog wijzigen.

Overige 'Totalen'

De ordertotalen zijn in de 'grijze velden' zichtbaar.

Gegevensvelden van de orderregels Artikelcode

Dit is de artikelcode die u zelf aan het artikel hebt toegekend in 'Onderhoud | Artikel/Diensten. Wanneer u een nieuw artikel wilt invoeren, klikt u in dit veld op de rechtermuisknop en selecteert 'Nieuw'. Hiermee opent het onderhoudsprogramma 'Artikel/Diensten' uit het menu 'Onderhoud'.

Omschrijving Na het invoeren van de artikelcode vult Unit4 Multivers XL zelf de omschrijving van het artikel in. U kunt de standaardomschrijving van het artikel uitbreiden tot 254 tekens. Dit kan van belang zijn voor de bestelling bij uw leverancier. Maar houd er dan rekening mee dat deze omschrijving bij het boeken van de goederenontvangst bij 60 tekens wordt afgekapt. U kunt hier ook vrije tekst invoeren zonder dat u op de regel een bedrag of artikelcode invoert. Ook deze tekst zal worden afgekapt op 60 tekens bij het boeken van de goederenontvangst. Leverdatum

Geef hier de afgesproken leverdatum op. Als een artikel een standaardlevertijd heeft van 3 dagen, kunt u hier <+> + <3> intypen. De huidige datum wordt dan door Unit4 Multivers XL verhoogd met drie dagen. Zie ook : Overzicht van gegevensvelden in Unit4 Multivers XL



versie 1.0

Pagina 4 van 87


Aantal

Geef hier het te bestellen aantal op. Wanneer u een bestelhoeveelheid hebt opgegeven voor dit artikel, waarschuwt Unit4 Multivers XL wanneer de ingevoerde hoeveelheid geen veelvoud van de bestelhoeveelheid is. Klik op de rechtermuisknop voor het overzicht van de Voorraadgegevens ('Voorraad info')

Btwpercentage

In dit veld toont Unit4 Multivers XL het Btw-percentage dat aan het artikel gekoppeld is.

Prijs

Vul hier de inkoopprijs per eenheid van het artikel in. Unit4 Multivers XL stelt zelf de inkoopprijs voor die bij het artikel is opgegeven. Dit kan alleen als de valuta dezelfde is als die in uw eigen administratie. Zie hieronder bij 'Bestelcode'.

De inkoopprijs per eenheid is per leverancier opgegeven op het tabblad 'Inkoop' bij 'Onderhoud | Artikelen'. Alle informatie over de artikelen en leveranciers is op te vragen bij 'Info | Artikelen' . Prijs per

Hier staat de eenheid of eenheden van het artikel.

Openstaand

In dit veld staat het aantal eenheden van de inkooporder dat nog open staat. Dit is van belang wanneer van een geplaatste inkooporder een gedeelte geleverd is.

Bestelcode

Bij het artikel hebt u kunnen opgeven onder welke code het besteld kan worden. Unit4 Multivers XL geeft zelf de bestelcode op (indien beschikbaar). Het kan zijn dat u voor het artikel over meerdere bestelcodes, prijzen of valuta beschikt bij deze leverancier (bijvoorbeeld als deze een kwantumkorting hanteert, of, behalve een prijslijst in euro, ook een prijslijst in vreemde valuta hanteert) U kunt dan bij 'Onderhoud | Artikel/Diensten (tabblad 'Inkoop') meerdere prijzen/bestelcodes invoeren. Hier kunt u dan met het scherm 'Inkoopgegevens' opvragen. Als u werkt met meerdere prijzen per artikel, stelt Unit4 Multivers XL altijd de prijs voor waar het vinkje 'Voorkeur' bij is geselecteerd. Zorg er dan zo mogelijk voor dat de voorkeursprijs in uw eigen valuta is. Dan zal Unit4 Multivers XL automatisch de juiste bestelcode en prijs per eenheid bij de inkooporder voorstellen.

Korting

Als uw leverancier een vaste korting hanteert en u hebt deze korting ingevoerd bij 'Onderhoud | Artikelen', staat dit percentage hier ingevuld.

Bedrag

Hier staat het berekende orderregelbedrag.

1.2

Voorraadbeheer in Unit4 Multivers

In Unit4 Multivers XL kunt u met de module 'Voorraad en Bestelregistratie' heel eenvoudig uw voorraden registeren en de voorraadmutaties verwerken. Op elk gewenst moment kunt u overzichten van uw voorraad oproepen, uw voorraad herwaarderen en artikelprijzen wijzigen. 1. 2. 3. 4. 5.

Inbrengen beginvoorraad Invoeren voorraadmutaties / herwaarderingen / goederenontvangsten Overzichten voorraad Wijzigen van artikelprijzen Facturen aanmaken van voorraadartikelen



versie 1.0

Pagina 5 van 87


1.

Inbrengen beginvoorraad Maak een apart dagboek voor de mutaties van de begin voorraad aan. Kies bij 'Gebruik' voor 'Beginbalans' en koppel aan dit dagboek de 'Voorraad rekening'  Open 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties'  Selecteer het dagboek voor de beginvoorraad of selecteer het 'gewone' dagboek voor de voorraadmutaties en kruis het vakje 'Beginbalans' aan 

   

Klik op Controleer de voorgestelde boekingsgegevens Selecteer het gewenste voorraadartikel, geef de omschrijving op, bijvoorbeeld 'Beginvoorraad' en vul in de kolom 'Aantal bij' het aantal artikelen in dat op voorraad ligt Vul op deze wijze de beginvoorraad van alle voorraadartikelen in. Controleer de voorraad in de infoof rapportageprogramma's.

2.

Invoeren voorraadmutaties / herwaarderingen / goederen ontvangsten/assemblageorders U hebt de dagboeken voor de verschillende voorraadmutaties aangemaakt, zie ook Werken met Voorraad en Bestelregistratie .  Open 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties'  Selecteer het dagboek dat overeenkomt met de in te voeren mutatie, bijvoorbeeld het dagboek dat u voor de goederenontvangsten aangemaakt hebt  Klik op de knop die overeenkomt met het soort voorraadmutatie dat u wilt invoeren. Afhankelijk van uw keuze verschijnt er een ander invoerscherm, dat speciaal toegesneden is op het soort mutatie dat u aan het invoeren bent  Controleer de voorgestelde boekingsgegevens  Voer de mutatiegegevens in. Zie ook:  Inboeken voorraadmutaties  Goederenontvangst  Herwaarderen voorraad  Magazijnoverboeking  Invoeren materiaalafgifte via de voorraadregistratie (module 'Projecten')  Afmelden assemblage-orders 



versie 1.0

Pagina 6 van 87


3. 

4.

Overzichten voorraad 'Rapport | Voorraadbeheer'. U kunt hier overzichten afdrukken van de voorraad, de mutaties op de voorraad en de verschillende artikelgegevens.

Wijzigen van artikelprijzen  Open 'Taken | Voorraadbeheer | Wijzigen artikelprijzen' om de wizard 'Prijswijzigingen' op te starten.

In deze wizard wijzigt u de prijzen door een aantal vragen te beantwoorden, zoals welke prijzen wilt u wijzigen, van welke artikelen, voor welke artikelen/leverancier of artikelgroep, met welk percentage u de prijzen wilt verhogen of verlagen en of de prijzen wel of niet afgerond mogen worden. Daarna gaat het programma alle door u aangegeven prijzen wijzigen voor de door u aangeven artikelen. De verrekenprijs kan alleen aangepast worden als de voorraad van een artikel gelijk is aan '0'.

5. Factureren van voorraadartikelen in 'Aanmaken opdrachten' U factureert voorraadartikelen in het programma waarin u ook de overige artikelen of tekstregels factureert, 'Aanmaken opdrachten'. Na selectie van een voorraadartikel kunt u op het veld 'Aantal' op de rechtermuisknop klikken, en vervolgens kiezen voor 'Info'. U vraagt dan de aanwezige voorraad van het artikel op, minus de artikelen die gereserveerd zijn voor de verkoop (info komt uit 'Aanmaken opdrachten') en plus de artikelen die nog in bestelling zijn (uit 'Onder houd inkooporders'). Bij het verwerken van de factuuropdrachten wordt de volgende journaalpost aangemaakt : Kostprijs *****.** Aan Voorraad

*****.**

De juiste grootboekrekeningen worden gevonden aan de hand van de artikelrelatie die in 'Onderhoud artikelrelaties' vastgelegd is.

1.3

Werken met meerdere leveranciers

U kunt uw (voorraad)artikelen van meerdere leveranciers betrekken. Hiervoor geeft u op het tabblad 'Inkoop' in ‘Onderhoud |Artikel/Diensten | Artikel/diensten', meer dan een leverancier / crediteur op. Daarbij kunt u aan een leverancier/artikel-combinatie (bestelcode) de voorkeur geven. Voorkeursleverancier U geeft in het algemeen aan één leverancier de voorkeur. Er kan echter maar één voorkeursleverancier voor een artikel (bestelcode) worden aangewezen. Het genereren van inkooporders verloopt het gemakkelijkst via de voorkeursleverancier. Unit4 Multivers XL stelt dan zelf alle bekende inkoopgegevens voor. Wanneer u bij het invoeren van een inkooporder een andere leverancier dan uw voorkeursleverancier selecteert, vult Unit4 Multivers XL de inkoopgegevens van die leverancier voor het bestelde artikel voor. U kunt op het tabblad ‘Inkoop’ meerdere bestelcodes/prijzen per artikel hebben bij dezelfde leverancier. Bijvoorbeeld als de leverancier met een kwantumkorting werkt of wanneer hij behalve een prijslijst in euro een prijslijst in vreemde valuta hanteert. U kunt deze bestelcodes ook bij de inkoopgegevens opnemen. Wanneer u in dat geval deze crediteur selecteert, u hebt geen voorkeur aangegeven, en vervolgens selecteert u de artikelcode, krijgt u wanneer u op <Enter> of drukt, de inkoopgegevens met de verschillende bestelcodes op het scherm. Hebt u meerdere bestelcodes bij de leverancier voor het artikel en hebt u wel een voorkeur opgegeven, worden de voorkeursgegevens door Unit4 Multivers XL voorgesteld. U kunt dan in de kolom ‘Bestelcode’ met een andere code selecteren. Geen voorkeursleverancier ingesteld:



versie 1.0

Pagina 7 van 87


Is er geen voorkeursleverancier bekend geeft Unit4 Multivers XL een foutmelding bij de crediteur als u een bestelling via de Management-assistent plaatst. Nadat u de juiste crediteur hebt opgegeven kunt u in het veld ‘Bestelcode’ de bij het artikel opgenomen inkoopgegevens overnemen in de inkooporder. Zijn er geen, of niet alle inkoopgegevens bekend, kunt u de gegevens in de inkooporder verder aanvullen. In het zoekscherm voor artikelen/diensten worden alleen de voorkeursgegevens getoond.

1.4

Werken met meerdere afleveradressen

U kunt bij het invoeren van een inkooporder het gewenste afleveradres selecteren. Standaard neemt Unit4 Multivers XL het adres over van uw eigen administratie die u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens' hebt ingevoerd. In een aantal gevallen zal dat niet het gewenste afleveradres zijn. Bijvoorbeeld als u werkt met meerdere magazijnen op verschillende locaties, of wanneer u rechtstreeks aan een debiteur wilt leveren. U kunt dan handmatig het juiste adres intypen in het veld 'Afleveradres' in 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren Inkooporders' maar met kunt u uit verschillende adressen van uw debiteuren / crediteuren of Relaties kiezen. U kunt uzelf als relatie aanmaken of als crediteur.

Wanneer u werkt met de module 'Relatiebeheer', krijgt u in het zoekscherm 'Adresgegevens' al uw relaties te zien, inclusief uw crediteuren en debiteuren. Als u een debiteur hebt met meerdere afleveradressen kunt u in Relatiebeheer de gegevens van deze debiteur opvragen. Vul op het tabblad 'Adressen' alle aflever- en/of factuuradressen in. Wanneer u nu in de Inkooporder de adresgegevens opvraagt en de debiteur selecteert (dit kan niet op debiteurennummer), krijgt u alle afleveradressen te zien. Selecteer het juiste adres voor de inkooporder. Als uw administratie zelf meerdere afleveradressen kent, kunt u zichzelf als 'Relatie' aanmaken en uw verschillende adressen / magazijnen opgeven. Wanneer u niet werkt met de module 'Relatiebeheer' kunt u uw verschillende afleveradressen invoeren door uzelf als 'Crediteur' of 'Debiteur' aan te maken voor al uw adressen. Hoewel het mogelijk is om een afleveradres van een relatie (debiteur) op te geven, is er geen directe koppeling tussen de inkooporder(regel) en de verkooporder(regel). Bij de goederenontvangst komt de voorraad in de administratie beschikbaar voor elke bestaande verkooporder in de administratie. Door het opgeven van een afleveradres van een debiteur, worden de goederen in de administratie niet voor die debiteur gereserveerd.

1.5

Werken met de inkoop/verkoop-koppeling

Unit4 Multivers XL kent een zogenaamde inkoop-verkoopkoppeling. U kunt vanuit een verkooporder automatisch een inkooporder laten aanmaken als er van een verkocht product te weinig op voorraad ligt en er dus meer besteld is dan er geleverd kan worden. Voorwaarden voor de koppeling De Inkoop-Verkoopkoppeling werkt alleen met artikelen/diensten en met voorraadartikelen. De koppeling werkt niet voor samengestelde artikelen en geldt niet voor factuur- en dienstenopdrachten. Ook moet de (voorkeurs)leverancier voor het artikel bekend zijn.



versie 1.0

Pagina 8 van 87


Werkwijze directe koppeling vanuit verkooporders Unit4 Multivers XL kijkt bij het aanmaken van een verkooporder op regelniveau of het aantal besteld groter is dan het aantal te leveren. Is dit het geval, kunt u op regelniveau opgeven dat er een (nieuwe) inkooporder moet worden aangemaakt, die gekoppeld is aan de verkooporder. Unit4 Multivers XL kan de inkoop ook koppelen aan een al bestaande inkooporder voor hetzelfde product bij een leverancier. Als er al een inkooporderregel voor het artikel bestaat, wordt het aantal daarbij opgeteld. Is er geen bestaande inkooporder kijkt Unit4 Multivers XL of er een voorkeursleverancier aan het artikel gekoppeld is en maakt voor die leverancier een inkooporder aan. Als er een inkooporder voor de voorkeursleverancier bestaat maar niet voor het artikel, wordt een nieuwe regel aan de inkooporder toegevoegd. Bij het bestellen wordt de leverdatum van de verkooporder aangehouden. Als verschillende bestellingen met verschillende afleverdata (van de verkooporder) op één orderregel worden gecombineerd, wordt de vroegste leverdatum genomen. Als 'Leverancier' wordt (standaard) de voorkeursleverancier of de enige leverancier van het artikel gebruikt. Als er meerdere leveranciers zijn zonder dat er een voorkeursleverancier voor het artikel is, kijkt Unit4 Multivers XL of er al een openstaande inkooporder voor het artikel bestaat en koppelt de bestelling aan de inkooporder(regel) van die leverancier. U kunt altijd zelf een leverancier selecteren. Als voor een artikel een minimale bestelhoeveelheid is vereist, zal Unit4 Multivers XL bij het opslaan controleren op het minimale aantal en zo nodig een veelvoud daarvan bestellen. U kunt dit aantal desgewenst in de betreffende inkooporder nog aanpassen. Door het koppelen van een verkooporder(regel) aan een inkooporder, kan de verkooporder niet gewijzigd worden. U kunt de order(regel) wel verwijderen. Dan wordt ook de koppeling verwijderd. Daarvoor krijgt u een melding. De inkooporder(regel) die op basis van de verkooporder is gemaakt, wordt niet automatisch verwijderd. Koppeling verkoop-inkoop U kunt ook inkooporders koppelen aan één of meer verkooporders. Ook kunnen gekoppelde orderregels worden ontkoppeld. Als er al een bestelbon is afgedrukt krijgt u een waarschuwing. Werkwijze U hebt een verkooporder aangemaakt waarvoor bij sommige artikelen de voorraad ontoereikend is. Bij het ingeven van de order hebt u geen gebruikgemaakt van de koppeling vanuit het verkooporder-venster. U kunt nu met 'Taken | Voorraadbeheer | Koppelen verkoop-inkoop' de verkooporderregels koppelen aan een of meer bestaande inkooporders.  Selecteer de verkooporder. De regels met onvoldoende voorraad verschijnen.  Klik nu op 'Inkopen'. Nu worden bestaande, openstaande inkooporders gezocht van de leverancier(s) die u als enige of als voorkeursleverancier voor het artikel hebt opgegeven. In dit geval bestaat van de leveranciers een openstaande inkooporder waaraan de bestelling kan worden toegevoegd. U kunt onder in het scherm ook de optie 'Nieuw' selecteren. Dan wordt een nieuwe order aangemaakt. Vraagt u nu de verkooporder in 'Aanmaken opdrachten' opnieuw op, ziet u dat alle regels gekoppeld zijn. De optie 'Inkopen' is geselecteerd. Bij 'Info | Crediteuren' ziet u bij de betreffende inkooporder ('Bestelling') aan welke verkooporder(s) een inkooporder gekoppeld is. Bij 'Info | Opdrachten' ziet u een kolom 'Inkooporder'. Als een verkooporderregel gekoppeld is aan een inkooporder, ziet u hier het inkoopordernummer. Vrije velden (kolommen) op inkoop- en verkooporders U kunt met vrije velden (kolommen) werken bij het aanmaken van een inkoop- en een verkooporder (Bijvoorbeeld het bruto artikelgewicht). U vult dan in deze kolom bij de verkooporder met het betreffende gewicht. Het is nu echter niet zo dat wanneer hetzelfde vrije veld op zowel de inkooporder als op de verkooporder voorkomt, en u hebt het gewicht bij de verkooporder ingevuld, dit automatisch wordt overgenomen op de gekoppelde inkooporder.



versie 1.0

Pagina 9 van 87


1.6

Invoeren inkooporders

Hier kunt u de inkooporders / bestellingen invoeren, voor zover u de bestellingen niet rechtstreeks vanuit de Management-assistent doet. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10.

11.

12.

13.

14.

15. 16. 17.

Open 'Taken | Voorraadbeheer | Aanmaken inkooporders' Vul de orderdatum in Selecteer de crediteur waarbij u de bestelling wilt plaatsen. Dit kan de 'Voorkeursleverancier’ zijn of een andere leverancier die bij dit artikel is ingevoerd. U kunt ook uit meerdere afleveradressen kiezen Als u een contactpersoon bij de geselecteerde crediteur hebt opgegeven in de stamgegevens wordt deze hier voorgesteld. U kunt een andere contactpersoon kiezen die in 'Onderhoud | Personen' de rol van 'Contactpersoon voor inkooporders' hebben en aan de betreffende crediteur gekoppeld zijn Controleer de leverings- en de betalingsconditie Geef een referentie op voor de inkooporder van maximaal 30 tekens en geef desgewenst een toelichting op de inkooporder van maximaal 254 tekens in het veld 'Toelichting' Vul de medewerker in die verantwoordelijk is voor de order in het veld 'Behandeld door'. U kunt kiezen uit de interne personen met de rol 'Medewerker inkoop' U kunt een inkooporder invoeren voor een specifiek project. Selecteer in dit geval het project voordat u een inkoopregel activeert en geef aan of de goederen op het projectadres afgeleverd moeten worden. Dan wordt het afleveradres van het project als afleveradres voor de order genomen. Voeg de inkooporderregel toe. Selecteer eerst het (voorraad)artikel dat u wilt bestellen. Veel gegevens worden nu al door Unit4 Multivers XL ingevoerd. U kunt de standaardomschrijving van het artikel uitbreiden tot 254 tekens. Dit kan van belang zijn voor de bestelling bij uw leverancier. Maar houd er dan rekening mee dat deze omschrijving bij het boeken van de goederenontvangst bij 60 tekens wordt afgekapt. Als u een leverancier hebt gekozen die niet aan het artikel gekoppeld is, vraagt Unit4 Multivers XL of u de bestelling desondanks wilt plaatsen. Controleer het magazijn waar het artikel opgeslagen moet worden. Unit4 Multivers XL stelt standaard het Voorkeursmagazijn voor (wanneer u dit hebt ingesteld). U kunt altijd een ander magazijn kiezen. Wanneer u in de kolom op de rechtermuisknop klikt, verschijnt een voorraad-overzicht per magazijn van het betreffende artikel Voer de leverdatum in. U kunt in een inkooporder met meerdere artikelen per artikel een andere leverdatum invoeren. Op de tweede orderregel stelt Unit4 Multivers XL nu zelf de op de eerste regel ingevoerde datum voor door op het veld 'Datum' te gaan staan. U kunt de leverdatum per regel wijzigen. Vul het aantal artikelen in dat u wilt bestellen. Klik op de rechtermuisknop en kies voor 'Info' om de voorraadsituatie (Voorraadgegevens) van het artikel in het geselecteerde magazijn op te vragen. Door op de boekingsregel een ander magazijn te kiezen worden de voorraadgegevens van het nieuw gekozen magazijn getoond. Hier controleert het programma of u een veelvoud van de bestelhoeveelheid ingevuld hebt. Als u in 'Artikel/diensten' aangegeven hebt dat de bestel hoeveelheid een dozijn is, dan controleert het programma hierop. Als het aantal geen veelvoud van de bestelhoeveelheid is, verschijnt de vraag of u dit afwijkende aantal toch wilt bestellen. Kies 'Ja' om het afwijkende aantal toch te bestellen Controleer de overige gegevens op de regel, zoals het magazijn, de inkoopprijs en het kortingspercentage, die uit de inkoopgegevens van 'Artikel/Diensten' gehaald worden. Als u het artikel bij een andere crediteur bestelt, wordt hiervoor geen voorstel gedaan en kunt u deze gegevens zelf invullen Voeg eventueel de overige regels van de inkooporder toe. U kunt gemakkelijk een artikelregel tussen andere regels invoegen. Selecteer de regel boven de plaats waar u de nieuwe regel wilt tussenvoegen en klik op Controleer de gegevens onder in het scherm die op de gehele inkooporder van toepassing zijn. U kunt hier de leverings- en betalingsconditie opgeven en de korting die op de gehele inkooporder betrekking heeft Pas eventueel de valutacode aan Klik in de knoppenbalk op , om inkooporders af te drukken. Kies voor 'Afdrukken inkooporders' als u alle inkooporders, of een selectie daaruit, wilt afdrukken. Kies voor 'Inkooporders' (dit is de



versie 1.0

Pagina 10 van 87


afdrukwizard 'Rapport | Voorraadbeheer | Inkooporders' ) om ook orders per crediteur te kunnen selecteren. Wijzigen van een inkooporder Zolang een inkooporder nog niet volledig afgehandeld is, kunt u nog wijzigingen aanbrengen. Ook als uit een inkooporder voor sommige regels al een goederenontvangst (geheel of gedeeltelijk) is geboekt, kunnen regels worden toegevoegd of verwijderd. Regels verwijderen kan alleen als op de regel nog geen goederenontvangst is geboekt of de ontvangst als ‘Afgehandeld’ is verwerkt. Als u na de goederenontvangstboeking de inkooporder heropent ziet u, per regel die u selecteert of u deze nog kunt verwijderen. Toevoegen van regels is altijd mogelijk, tenzij de inkooporder volledig geleverd is en/of is afgehandeld. Het wijzigen van een inkooporder kan bijvoorbeeld handig zijn als bij de goederenontvangst blijkt dat een artikel niet te leveren is en vervangen wordt door een ander artikel bij dezelfde leverancier. Dan kunt u het niet-leverbare artikel verwijderen uit de order en het vervangende artikel op dezelfde order toevoegen.

1.7

Het invoeren van inkooporders vanuit de Persoonlijke assistent

Minimumvoorraad signaleren in de Persoonlijke assistent Open 'Info |Persoonlijke assistent'. Ga naar het tabblad 'Instellingen'. Voeg een instelling toe en selecteer het soort 'Artikel'. Geef daarna de selectie van de voorraadartikelen op waarvoor u de signalering wilt instellen. Kies in de kolom 'Te bewaken' voor 'Minimumvoorraad'. Op het tabblad 'Artikelen' wordt daarna vervolgens aangegeven van welke artikelen uit de opgegeven selectie de minimumvoorraad bereikt is. Artikel selecteren en de inkooporder aanmaken Selecteer het artikel waarvan de minimumvoorraad bereikt is en klik op de knop . Unit4 Multivers XL toont eventueel de lijst met openstaande orders van de leverancier. Geef aan of u de nieuwe bestelling aan de openstaande order wilt toevoegen of dat u een nieuwe order wilt aanmaken. Nu opent het scherm 'Inkooporder'. De Persoonlijke assistent stelt nu automatisch de voorkeurscrediteur voor die u opgegeven hebt bij de artikelgegevens. U kunt desgewenst een andere crediteur selecteren. Controleer de gegevens en de bestelhoeveelheid en vul de voorgestelde gegevens aan. In de kolom 'Aantal' kunt u met de rechtermuisknop info opvragen over de voorraad van het geselecteerde artikel. Afdrukken inkooporder Open 'Taken | Voorraadbeheer | Afdrukken inkooporders'. Geef de selectie van inkooporders op die u wilt afdrukken, en geef daarna aan of de Afdrukteller wel of niet opgehoogd moet worden en of afgedrukte orders nog een keer afgedrukt moeten worden. Kies vervolgens de printer en het formulier waarop de inkooporder afgedrukt moet worden en klik op

.

Aanmelden goederenontvangst / Afmelden inkooporder Als u de goederen ontvangen hebt, kunt u deze gaan aanmelden. De inkooporder wordt dan afgemeld en de voorraad wordt bijgewerkt. Als u de inkoopfactuur en de goederen tegelijkertijd ontvangt, dan werkt u het snelst als u de factuur inboekt aan de hand van de inkooporder. U meldt dan in een keer de goederen af; u maakt de factuur aan op basis van de ontvangen goederen van de inkooporder en de voorraad wordt direct bijgewerkt. U kunt deze handelingen in één programma uitvoeren, zie verder de beschrijving 'Inboeken crediteurenfactuur / goederenontvangst aan de hand van de inkooporder'. Open 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties'. Selecteer het (daarvoor aangemaakte) dagboek, en klik op Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2

. Deel Va Overige onderdelen Deel 1

versie 1.0

Pagina 11 van 87


Geef in het venster 'Goederenontvangst' de crediteur op, of klik op de knop om op een inkooporder te kunnen zoeken. Selecteer de inkooporder. Kruis het vakje in de kolom 'Selecteren' aan om de ontvangst van de goederen voor de inkooporder aan te melden. Als er minder (of meer) geleverd is dan u besteld hebt, geeft u het geleverde aantal in de kolom 'Aantal geleverd' aan. Kruis het vakje 'Afgehandeld' aan als de gehele inkooporder afgehandeld is, of laat dit vakje leeg als de inkooporder open moet blijven staan voor de resterende artikelen. Als er minder goederen geleverd zijn dan er besteld zijn, en u de inkooporder niet afmeldt, dan blijft de order open staan voor het nog te leveren aantal. De ontvangst van de resterende goederen kan dan een volgende keer aangemeld worden. Als u aangeeft dat er minder artikelen geleverd zijn én het vakje in de kolom 'Afgehandeld' aankruist, dan wordt de inkooporder afgehandeld.

1.8

Inboeken goederenontvangst

U kunt de ontvangen goederen inboeken in het scherm 'Voorraad goederenontvangst'. U opent het scherm met 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties' of vanuit het onderdeel 'Voorraad' ('Invoeren voorraadmutaties'), in het 'Takenscherm'. Selecteer in het scherm 'Voorraadmutaties' het dagboek voor de voorraad goederenontvangst en klik op U kunt ontvangen goederen ook in het Inkoopboek inboeken aan de hand van de gegevens van de inkooporder. De opbouw van het scherm 'Voorraad goederenontvangst' is afhankelijk van de door u gebruikte instellingen. De vrije velden die u bij de artikelstamgegevens hebt aangemaakt zijn in het scherm zichtbaar. U kunt nu de ontvangst van de bestelde goederen gaan afmelden. Dit doet u aan de hand van de inkooporder. U kunt de inkooporder op twee manieren zoeken:  op de crediteur / leverancier: alle inkooporders van die crediteur worden dan getoond, of  u kunt zoeken op de inkooporder. U kunt dan een selectie maken uit alle aanwezige inkooporders. 1. 2. 3. 4.

5.

Selecteer de crediteur, of klik op om op een inkooporder te zoeken en selecteer de gewenste inkooporder. De regels van de inkooporders van de crediteur, of de regels van de geselecteerde inkoop order worden op het scherm getoond Selecteer de inkooporderregel waarvan u de ontvangst van de goederen wilt afmelden door op de regel te klikken Vul een mutatie-omschrijving in of selecteer een eerder gebruikte omschrijving Kruis het vakje in de kolom 'Selecteren' aan om de ontvangst van de goederen voor de inkooporderregel aan te melden. Wanneer alle inkooporderregels geselecteerd (en afgehandeld) moeten worden, selecteert u het vakje 'Alle orderregels ontvangen'. Daarmee worden alle regels automatisch geselecteerd. Wanneer u veel orderregels hebt en u wilt vrijwel alle regels selecteren, kiest u voor 'Alle orderregels ontvangen' en houdt u de ingedrukt om de niet gewenste regels te deselecteren. Als er minder (of meer) artikelen geleverd zijn dan u besteld hebt, vult u het geleverde aantal in de kolom 'Aantal geleverd' in. Geef daarna aan of de inkooporder wel of niet afgehandeld is. Kruis het vakje 'Afgehandeld' aan als u de gehele inkooporderregel wilt afhandelen, of laat dit vakje leeg als de inkooporder open moet blijven staan voor de resterende artikelen.

Als er minder goederen geleverd zijn dan er besteld zijn, en u de inkooporder niet afmeldt, dan blijft de order open staan voor het nog te leveren aantal. De ontvangst van de resterende goederen kan dan een volgende keer aangemeld worden. Als u aangeeft dat er minder artikelen geleverd zijn én het vakje in de kolom 'Afgehandeld' aankruist, dan wordt de inkooporder toch afgehandeld.



versie 1.0

Pagina 12 van 87


Inkooporders die niet afgehandeld zijn, blijven open staan. Het aantal geleverde artikelen wordt afgetrokken van het aantal dat besteld was. Bij het opslaan van de gegevens wordt de volgende journaalpost aangemaakt: Voorraad (artikelgroep)

*****.**

Aan Te ontvangen facturen (relatiecode)

1.9

*****.**

Inboeken crediteurenfactuur en goederenontvangst aan de hand van de inkooporder

U hebt de inkooporder voor de betreffende crediteur al aangemaakt. Dit programma werkt bijzonder efficiënt als u de goederen en de factuur tegelijk van de crediteur ontvangt. In dit programma kunt u de ontvangst van de goederen van de inkooporder en de factuur van de crediteur tegelijk inboeken aan de hand van de aangemaakte inkooporder. Bij zowel het inboeken van de factuur als het aanmelden van de goederenontvangst worden de gegevens van de inkooporder voorgesteld, zodat u de gegevens snel kunt invoeren en verwerken. 1. 2.

Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' Selecteer het inkoopboek om de crediteurenfactuur te kunnen inboeken en selecteer de crediteur

3.

Klik op . Daarna verschijnt het venster 'Goederenontvangst' waarin u een keuze kunt maken uit de aanwezige inkooporders Selecteer een aanwezige inkooporder, of maak een nieuwe, 'losse' order regel aan. Geef aan hoeveel goederen u ontvangen hebt van de geselecteerde order, en geef aan of de inkooporder hiermee wel of niet geheel afgehandeld is

4.

5. 6.

7.

Selecteer eventueel een andere order en klik op als de gewenste orders geselecteerd zijn, de gegevens van de inkooporder worden overgenomen in het boekingsvenster, waarbij het bedrag overeenkomt met het aantal artikelen dat u ingevuld hebt bij 'Aantal geleverd' Eventueel kunt u het voorgestelde bedrag van de inkoopfactuur wijzigen als de artikelprijzen afwijken van de verrekenprijs die vastgelegd is voor deze combinatie van het artikel en de crediteur (in 'Onderhoud artikel/diensten'). Unit4 Multivers XL boekt het verschil direct op de rekening 'Prijsverschillen op inkopen' (via de relatiecode) Vul de overige gegevens in en kies voor . De inkoopfactuur wordt geboekt, en de voorraad en de inkooporder worden direct bijgewerkt. Als u aangegeven hebt dat de inkooporder afgehandeld is, haalt Unit4 Multivers XL deze uit de lijst met openstaande inkooporders.

1.10

Werken met het afstemregister

U kunt opgeven of u wel of niet van het afstemregister gebruik wilt maken (‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Voorraadbeheer’). U kunt facturen en goederenontvangsten onafhankelijk van elkaar afstemmen (Matchen). Een factuur kan bijvoorbeeld veel later ontvangen worden dan de bestelde goederen. Andersom is natuurlijk ook mogelijk. De facturen kunnen geboekt worden op een specifieke grootboekrekening, bijvoorbeeld de rekening ‘Ontvangen (nog af te stemmen) facturen’. Het bedrag van de boeking wordt als ‘af te stemmen’ aangemerkt. De factuur krijgt dan ook deze status. Bij het boeken van de goederenontvangst gebeurt in wezen hetzelfde. De inkoop- of verrekenwaarde van een ontvangst wordt ook op een speciale rekening geboekt. Zo zijn er twee rekeningen (via factuur en via goederenontvangst) die op elkaar afgestemd moeten worden. In het ideale geval zijn de bedragen gelijk maar het komt vaak voor dat op de factuur andere prijzen gehanteerd zijn. De bestelling (inkooporder) is dan gedaan met bijvoorbeeld ‘oude’ prijzen of er is sprake van een bedrijfstak waar dagprijzen gelden. Het afstemmen moet ervoor zorgen dat de twee rekeningen gelijk getrokken worden. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 13 van 87


U kunt echter beide boekingen (factuur en goederenontvangst) ook op dezelfde rekening boeken. U hoeft dus niet per sé twee rekeningen aan te maken. Een verschil tussen beide boekingen moet dan worden geboekt op bijvoorbeeld een rekening voor inkoopprijsverschillen. Als er verschillen zijn tussen het aantal ontvangen en gefactureerde goederen, en dat verschil wordt geaccepteerd, dan wordt dit verschil geboekt op een rekening voor leveringsverschillen. Er zijn in Unit4 Multivers XL twee manieren om ontvangen goederen te boeken. U kunt dit doen bij het inboeken van de factuur met . U neemt daarbij de prijzen over die op de Pakbon van de ontvangen goederen en/of de factuur staan. Deze bedragen hoeven niet afgestemd te worden en worden geboekt op de relatiecode 'Ontvangen goederen'. Als u gebruik maakt van het afstemregister en u gebruikt een inkooporder, waarna u de goederenontvangst boekt (op basis van de inkoopprijzen uit de inkooporder, dan is afstemming nodig met de inkoopfactuur. Deze goederenontvangst via 'Taken | Voorraadbeheer | Inboeken voorraadmutaties', wordt geboekt op de rekening die aan de relatiecode 'Ontvangen goederen afstemmen' is gekoppeld. U kunt ook niet afgestemde facturen blokkeren voor betaalbaarstelling ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Voorraadbeheer'). Pas als de factuur volledig is afgestemd komt deze voor betaling in aanmerking. Om het onderhoud op inkoopgegevens van leveranciers te vergemakkelijken kan worden ingesteld dat de prijs bij de betreffende inkoopgegevens van het artikel (‘Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten’, tabblad ‘Inkoop’) moet worden overschreven met de (afgestemde) factuurprijs. Voorbeeld: De inkooporder is geplaatst bij de leverancier en ontvangen. De goederenontvangst heeft plaats gevonden en het bedrag is op de ‘tussenrekening’ geboekt. Het gaat in dit voorbeeld om een factuurbedrag van EUR 582,68. Op dit bedrag zijn de regelkortingen in mindering gebracht. Als er sprake is van Orderkorting dan wordt deze ook in mindering gebracht. Van de ontvangst wordt het volgende gejournaliseerd:

aan

Voorraadschalen

€

Ontvangen (nog af te stemmen) goederen

€

600,00 600,00

Vervolgens wordt even later de inkoopfactuur van de geleverde goederen ontvangen. Op de factuur staan prijzen en kortingen vermeld die niet helemaal overeenstemmen met de prijzen en kortingen die bij de goederenontvangst zijn gehanteerd. Er is dus sprake van verschillen. Van de factuur wordt het volgende gejournaliseerd:

aan

Ontvangen facturen

€

582,68

Te vorderen Btw

€

110,71

Crediteuren

€

693,39

Vergelijken we nu de twee rekeningen ‘Ontvangen facturen’ en ‘Ontvangen goederen’ dan is een (negatief) verschil van EUR 18,32- (600,00/- 582,68) zichtbaar. Tijdens het afstemmen wordt het verschil bepaald en geboekt op de daarvoor bestemde grootboekrekening ‘Inkoopprijsverschillen’. De volledige journaalpost wordt dan: Nog af te stemmen goederen

600,00

aan

Ontvangen facturen

582,68

aan

Inkoopprijsverschillen

17,32



versie 1.0

Pagina 14 van 87


Nr

Rekening

debet

credit

30001

Voorraad schalen

600,00

22010

Ontvangen (af te stemmen) goederen

600,00

600,00

22015

Ontvangen (af te stemmen) facturen

582,68

582,68

16050

Te vorderen Btw

110,71

13000

Crediteuren

92010

Inkoopprijsverschillen

693,39 17,32

Totalen

1893,39

1893,39

Zie 'Instellingen voor het afstemregister' voor meer informatie over het activeren en instellen van het afstemregister.

1.10.1

Instellingen voor het afstemregister

Voor werken met het afstemregister moet u de volgende stamgegevens invoeren. Instellen opties voor het afstemregister U schakelt het gebruik van het afstemregister in met ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Voorraadbeheer’. Selecteer de optie voor het afstemregister. Hiermee wordt het afstemregister geactiveerd en worden ook de facultatieve opties bij het gebruik van het afstemregister geactiveerd. U kunt ze desgewenst activeren.

1. 2.

Er is een optie die niet-volledig afgestemde facturen blokkeert. Daarmee kunt u facturen die nog niet geheel zijn afgestemd niet betaalbaar stellen, totdat de afstemming volledig is. Als de inkoopprijs of de Betalingskorting voor een artikel afwijkt van de inkoopprijs of de korting die u voor het betreffende artikel hebt ingevoerd, kunnen deze automatisch worden bijgewerkt in de artikelgegevens.

Grootboekrekeningen U kunt vijf rekeningen aanmaken. Eén voor de nog af te stemmen, ontvangen facturen en één voor de ontvangen, nog af te stemmen goederen. Deze rekeningen mogen geen saldo hebben voordat u gaat afstemmen en kunnen dus geen bestaande rekeningen zijn waarop een saldo staat. Het is ten zeerste aan te bevelen om hiervoor nieuwe rekeningen aan te maken. Daarnaast moet u een rekening hebben waarop de leveringsverschillen worden geboekt. Voor het boeken van inkoopprijsverschillen moet u ook een rekening aanmaken. Er is een rekening nodig die gebruikt kan worden voor niet-voorraadhoudende artikelen. Deze rekeningen moet u koppelen aan een relatiecode. Relatiecodes Voor het afstemmen van inkoopfacturen zijn een aantal relatiecodes van belang (tabblad: Voorraad/Inkoop):



versie 1.0

Pagina 15 van 87


 Ontvangen goederen. Dit is de ‘oude’ relatiecode ‘Tussenrekening voorraad’.  Prijsverschillen op inkopen  Leveringsverschillen  Ontvangen facturen afstemmen  Niet-voorraadhoudende artikelen  Ontvangen goederen afstemmen U moet de aangemaakte grootboekrekeningen voor het afstemregister aan de nieuwe relatiecodes koppelen in: ‘Onderhoud | Relatiecodes’. Artikelrelaties Bij de artikelrelaties (module 'Voorraad & Bestelregistratie') hebt u rekeningen gekoppeld voor het boeken van artikelen die aan artikelgroepen gekoppeld zijn. Bij het koppelen van deze artikelgroepen wordt ten behoeve van het afstemregister een koppeling gevraagd met uw rekening Inkoopprijsverschil. Deze artikelrelatie wordt ook gebruikt wanneer u gebruik maakt van de Gemiddelde inkoopprijs. Reeks en Dagboek U moet verder voor het afstemregister een dagboek aanmaken waarin de afstemboekingen worden gedaan. U koppelt daar bijvoorbeeld een vraagpostenrekening aan. In feite worden op deze rekening geen boekingen gedaan. U maakt een reeks aan voor de ontvangstbonnen en koppelt deze aan dit dagboek. Instellingen voor niet-voorraadhoudende artikelen Standaard worden niet-voorraadhoudende artikelen niet geboekt in het grootboek maar bij gebruik van het afstemregister komen niet-voorraadhoudende artikelen terecht op de aan de relatiecode 'Nietvoorraadhoudende artikelen' gekoppelde grootboekrekening. Voor het boeken van ontvangsten van nietvoorraadhoudende artikelen kunt u kiezen uit een aantal opties:  U kunt aangeven dat de ontvangsten van niet-voorraadhoudende artikelen geboekt moeten worden met behulp van Voorraadmutaties/goederenontvangst ('Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties' bij 'Goederenontvangst' )  U kunt aangeven dat de ontvangst van niet-voorraadhoudende artikelen geboekt moeten worden vanuit het boekingsprogramma 'Goederenontvangst' dat u oproept vanuit het inkoopboek  U kunt beide opties selecteren  U kunt beide opties 'leeg' laten. U stelt deze opties in met ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Voorraadbeheer’'. Hiermee hebt u de stamgegevens ingevoerd en kunt u met het afstemregister gaan werken.

1.10.2

Instellingen voor het boeken van niet-voorraadhoudende artikelen

U kunt uw ontvangsten voor niet-voorraadhoudende artikelen boeken op een grootboekrekening. Hiervoor maakt u een grootboekrekening aan voor niet-voorraadhoudende artikelen en koppelt deze rekening aan de relatiecode 'Niet-voorraadhoudende artikelen'.



versie 1.0

Pagina 16 van 87


Voor het boeken van ontvangsten van niet-voorraadhoudende artikelen kunt u kiezen uit een aantal opties:  U kunt aangeven dat de ontvangsten van niet-voorraadhoudende artikelen geboekt moeten worden met behulp van Voorraadmutaties/goederenontvangst ('Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties' bij 'Goederenontvangst')  U kunt aangeven dat de ontvangst van niet-voorraadhoudende artikelen geboekt moeten worden vanuit het boekingsprogramma 'Goederenontvangst' dat u oproept vanuit het inkoopboek  U kunt beide opties selecteren  U kunt beide opties 'leeg' laten. De keuze die u hier maakt is ook van belang bij het gebruik van het afstemregister.

1.11

Het werken met de voorraadwaardering (Gemiddelde Inkoopprijs)

In Unit4 Multivers XL kunt u gebruikmaken van twee methodes voor de voorraadwaardering. Standaard wordt gebruik gemaakt van de Vaste Verrekenprijs (VVP). Hierbij geeft u per artikel bij het invoeren van de artikelgegevens een vaste verrekenprijs. U kunt de vaste verrekenprijzen per artikel wijzigen in 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten', of u kunt een procentuele verhoging of verlaging doorvoeren met 'Taken | Voorraadbeheer | Wijzigen artikelprijzen'. Uw voorraad wordt dan gewaardeerd tegen de opgegeven vaste artikelprijzen. U kunt ook werken met een gemiddelde inkoopprijs (GIP). Dit houdt in dat bij elke ontvangst van goederen de verrekenprijs kan wijzigen omdat ook de inkoopprijs bij de leverancier gewijzigd is. U hoeft dan alleen de (gewijzigde) inkoopprijs en/of de (gewijzigde) kortingen invullen. Vastleggen grootboekrekeningen en artikelrelaties Wanneer u gebruik wilt gaan maken van de voorraadwaardering aan de hand van de gemiddelde inkoopprijs moet u een drietal grootboekrekeningen aanmaken en koppelen aan de (bestaande) artikelrelaties. Of u maakt per artikelrelatie drie grootboekrekeningen aan:



versie 1.0

Pagina 17 van 87


Rekening dekking (inkoopkosten) Bij leveranciers (crediteuren) en bij inkoopgegevens artikelen per leverancier kan een opslagpercentage vastgelegd worden voor (bijvoorbeeld) inkoopkosten. Wanneer een nieuwe verrekenprijs wordt berekend waarbij sprake is van inkoopkosten dan zal dat bedrag op de rekening dekking (inkoopkosten) geboekt worden. Rekening egalisatie (voorraad) Op deze rekening worden ‘herstelboekingen' gemaakt als bij het ontvangen van goederen de voorraad negatief is of wordt. In dergelijke gevallen blijft de verrekenprijs vaak dezelfde en worden herstelboekingen uitgevoerd. In principe kunnen dit soort gevallen niet voorkomen maar in de praktijk blijkt de voorraad toch wel eens negatief te zijn. Er moet dus rekening gehouden worden met de mogelijkheid ervan. Rekening inkoopprijsverschillen Veelal heeft de voorraad van een artikel een waarde “ aantal x verrekenprijs “. Deze prijs wordt bij een artikel ingevoerd en is vaak gedurende langere tijd vast. Daarom wordt dan gesproken over het waarderen van de voorraad tegen 'vaste verrekenprijs'. Bij het waarderen van de voorraad tegen de 'gemiddelde inkoopprijs' is de kans groot dat bij elke levering de verrekenprijs wijzigt. Dit systeem wordt het meest gebruikt bij producten waarvan de prijs dagelijks sterk kan fluctueren. Bij het berekenen van de gemiddelde inkoopprijs zijn er een aantal factoren die afrondingsverschillen in de hand werken. Een aantal van die factoren zijn valutakoers, prijs per, inkoopkortingen en aantal decimalen waartegen een artikel wordt geregistreerd. Bij de ontvangst van een artikel kunnen twee afrondingsverschillen ontstaan, de één bij het berekenen van de inkoopprijs per eenheid artikel en de andere bij het berekenen van de nieuwe verrekenprijs. Beide verschillen worden samengevoegd en als één bedrag geboekt. U kunt de artikelrelaties ook opgeven in 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikelrelaties' Zie het voorbeeld voor meer informatie over de berekening van de gemiddelde inkoopprijs. De gemiddelde inkoopprijs van een artikel wordt getoond in het veld 'Verrekenprijs' bij 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten'. U kunt bij het aanmaken van een nieuw artikel of als de voorraad van een artikel 0 is, hier de inkoopprijs handmatig invoeren. Wanneer er sprake is van een (administratieve) negatieve voorraad, bijvoorbeeld als u wel een verkooporder hebt aangemaakt maar de ingekochte goederen zijn nog niet geboekt, is een egalisatie nodig van de inkoopwaarde, als de ontvangsten worden geboekt. Zie ook hier het voorbeeld van de berekening. Instellingen voor het werken met de gemiddelde inkoopprijs  Maak in 'Onderhoud | Rekeningschema' de benodigde grootboekrekeningen aan 

Kies in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Voorraadwaardering' voor 'de gemiddelde inkoopprijs'.



Koppel de aangemaakte grootboekrekeningen aan de artikelgroepen in 'Onderhoud | Artikelrelaties'.



Leg desgewenst per artikel ('Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten', tabblad 'Inkoop') of per crediteur een opslagpercentage voor inkoopkosten vast.



Vanaf nu wordt uw voorraad op de nieuwe manier berekend.

Boeken van goederenontvangsten Wanneer u werkt met de gemiddelde inkoopprijs kunt u bij de goederenontvangst ('Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties' bij 'goederenontvangst') de volgende gegevens invoeren: de valuta, de Inkoopprijs, de order- en de regelkorting. Verder ziet u in het scherm de 'Prijs per' en het opslagpercentage dat u bij de artikelgegevens en/of de crediteur hebt opgegeven. Als u werkt met de gemiddelde inkoopprijs, krijgt u bij het opslaan van de goederenontvangstboeking de volgende melding:



versie 1.0

Pagina 18 van 87


Voorraadmutaties Wanneer u werkt met de gemiddelde inkoopprijs zijn bij 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties' bij 'Voorraadmutaties' twee extra kolommen zichtbaar: 'Prijs per' en 'Verrekenprijs'. U ziet bij het boeken van voorraadmutaties in de kolom 'Verrekenprijs' de huidige verrekenprijs (gemiddelde inkoopprijs). U kunt deze desgewenst hier wijzigen. Als u bij het boeken de verrekenprijs niet wijzigt dan zal de voorraad geboekt worden tegen de huidige verrekenprijs. Wordt er wel een afwijkende verrekenprijs ingevuld dan wordt een nieuwe verrekenprijs berekend alsof het de inkoopprijs minus kortingen was. Overzichten (Rapporten) Het opslagpercentage is zichtbaar in de volgende rapporten:  'Rapport | Artikel/Diensten | Inkoopgegevens', zowel bij de gegevens per artikel als per leverancier  'Rapport | Crediteuren | Stamgegevens' bij het afdrukken van 'Alle stamgegevens' en de 'Stamkaart'.  'Rapport | Algemeen | Basisgegevens facturering'. Hier worden bij de artikelrelaties de rekeningen voor de gemiddelde inkoopprijs gegeven. Vastleggen opslagpercentage inkoopkosten  per artikel  U kunt bij het gebruik van de GIP per artikel een opslagpercentage vastleggen ('Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten' op het tabblad 'Inkoop').  per crediteur  U kunt ook per crediteur een opslagpercentage voor inkoopkosten vastleggen. Dit percentage geldt dan voor alle artikelen die u bij de betreffende crediteur bestelt en wordt meegenomen in de berekening van de gemiddelde inkoopprijs.

1.11.1

Voorbeeldberekening Gemiddelde Inkoopprijs

Hoe wordt de gemiddelde inkoopprijs berekend. Het basisprincipe is eenvoudig. Van een artikel zijn nog 500 eenheden aanwezig die gewaardeerd zijn tegen EUR 5,00. Er worden 800 eenheden ontvangen met een ontvangstprijs van EUR 5,11. De voorraadwaarde van dit artikel is EUR 2.500,00. De waarde van ontvangen goederen komt op EUR 4.088,00. EUR 2.500,00 + EUR 4.088,00 De gemiddelde inkoopprijs:

--------------------------

=

EUR 5,0676923

500 + 800

De nieuwe verrekenprijs wordt afgerond op EUR 5,07 waarbij het afrondingsverschil van EUR 3,00 (800 X (5,07 -/- 5,0676923)) geboekt wordt op een verschillenrekening. Zoals al vermeld is het basisprincipe eenvoudig. Er zijn echter een aantal factoren waardoor de berekening van de gemiddelde inkoopprijs minder eenvoudig wordt, zoals inkoopprijs in vreemde valuta, korting op het artikel, korting op de inkooporder, prijs per, opslag voor inkoopkosten en de 'administratieve' negatieve voorraad. Hieronder wordt een ingewikkeldere berekening als voorbeeld gegeven. Opslag inkoopkosten



versie 1.0

Pagina 19 van 87


Als de voorraad gewaardeerd wordt tegen een vaste verrekenprijs dan worden deze prijzen berekend door de gebruiker zelf. Vaak is dat de inkoopprijs verhoogd met een bedrag of percentage voor bepaalde (inkoop)kosten. Omdat bij het waarderen tegen gemiddelde inkoopprijs de verrekenprijs steeds automatisch berekend wordt, is het mogelijk een percentage voor inkoopkosten vast te leggen. Dit percentage wordt bij de berekening van de verrekenprijs op de inkoopprijs gezet. Voorbeeld berekening Gemiddelde InkoopPrijs Artikel 100.500 Terracotta bloempot Ф 22 cm verrekenprijs

9,81

ontvangen aantal

aantal op voorraad

3527

inkoopprijs

opslag inkoopkosten voorraadwaarde

2500 val

11,50 Koers

10,00%

regelkorting

15,00%

34.599,87

orderkorting

7,00%

9,182576

(inkoopprijs x (1-regelkorting) x (1-orderkorting) / Koers)

0,99

Berekening inkoopprijs/inkoopw aarde (ruwe) netto inkoopprijs de netto inkoopprijs wordt

9,18

(waardoor een afrondingsverschil ontstaat van)

6,44

(ontvangen aantal x ((ruwe) netto inkoopprijs - netto inkoopprijs) inkoopwaarde ontvangst

22.956,44

(ontvangen aantal*(ruwe) netto inkoopprijs)

Berekening ontvangst/dekking ontvangstprijs

10,10

dekkingsbedrag per stuk

0,92

dekkingsbedrag ontvangst

2.300,00

waarde van de ontvangst

25.250,00

(netto inkoopprijs x (1+opslag inkoopkosten) (ontvangstprijs -/- netto inkoopprijs) (ontvangen aantal x dekkingsbedrag per stuk)

(ontvangen aantal x ontvangstprijs)

Berekening gemiddelde inkoopprijs voorraad verrekenwaarde oud

3527

34.599,87

(voorraad x (oude)verrekenprijs)

bij

2500

25.250,00

(ontvangen aantal x ontvangstprijs)

totaal

6027

(ruwe)gemiddelde inkoopprijs


(voorraad + ontvangen aantal) 59.849,87

(voorraadwaarde + waarde ontvangst)

9,930292

(totale verrekenwaarde / totale voorraad)


versie 1.0

Pagina 20 van 87


de nieuwe verrekenprijs

9,93

(waardoor een afrondingsverschil ontstaat van)

1,76

(totale voorraad x ((ruwe) gemiddelde inkoopprijs-/nieuwe verrekenprijs)) Berekening voorraadtoename nieuwe voorraadwaarde

59.848,11

(nieuwe voorraad x nieuwe verrekenprijs)

oude voorraadwaarde

34.599,87

(oude voorraad x oude verrekenprijs)

voorraadtoename

25.248,24

Journaalpost voorraad

25.248,24

afrondingsverschillen

8,20

aan

dekking inkoopkosten

2.300,00

aan

te ontvangen inkoopfacturen

22.956,44

Telling

25.256,44

25.256,44

Egalisatie Dit woord is afgeleid van het werkwoord egaliseren in de betekenis van ‘glad strijken’, vereffenen. Egalisatie in deze betekenis kan deel uitmaken van de journaalpost die gemaakt en geboekt wordt bij de goederenontvangst. Er moet dan sprake zijn van een negatieve huidige voorraad, een ‘negatieve’ ontvangst (retouren) of een negatieve nieuwe voorraad. In de praktijk komt natuurlijk een negatieve voorraad niet voor maar in theorie kan dat wel degelijk voorkomen. Vaak door een administratieve fout of omdat ontvangsten nog niet zijn geboekt maar verkooporders al wel zijn uitgevoerd (tijdelijke administratieve voorraad). Hierna volgen aan de hand van een aantal voorbeelden de werking van de egalisatierekening. Voorraad van artikel X is negatief geworden omdat de verkooporders eerder zijn verwerkt dan de goederenontvangst: voorraad -/- 500 tegen een verrekenprijs van EUR 5,07; ontvangst 2500 tegen een ontvangstprijs EUR 5,11. Bij het verwerken van de verkooporders zijn 1000 stuks artikel X afgeboekt tegen een prijs van EUR 5,07. Gedeeltelijke journaalpost in EUR: Kostprijs verkopen Aan voorraad artikel X

5.070,00 5.070,00

Artikel X wordt vervolgens geboekt via de goederenontvangst waarbij de volgende gegevens relevant zijn: Ontvangst: artikel X, inkoopprijs EUR 5,50, regelkorting 8,00% en orderkorting 2,00%, aantal 2500. Voor artikel X geldt ook nog 3,00% voor opslag inkoopkosten. De huidige voorraadwaarde is EUR -/- 2.535,00 (-/- 500 X 5,07) en is dus negatief. Er worden 2500 stuks ontvangen welke een waarde van EUR 12.397,00. Dit bedrag is als volgt berekend: 2500 X 5,50 X (1 -/0.08) X (1 -/- 0,02) = EUR 12.397,00. Deze berekening is gemaakt met een niet afgeronde inkoopprijs (EUR 4,9588). Berekend tegen een afgeronde prijs van EUR 4,96 is de inkoopwaarde EUR 12.400,00. Hierdoor is een inkoopprijsverschil (afrondingsverschil) ontstaan van EUR 3,00. Om de ontvangstprijs te berekenen moet rekening worden gehouden met het opslagpercentage van 3,00% voor inkoopkosten. Deze wordt berekend door de netto inkoopprijs te verhogen met 3,00% waardoor een ontvangstprijs ontstaat van EUR 5,11 ( 4,96 X (1 + 0,03)). Deze opslag wordt geboekt op een dekkingsrekening voor inkoopkosten voor het bedrag van EUR 375,00 (2500 X (5,11 -/- 4,96)).



versie 1.0

Pagina 21 van 87


Nu moeten alleen nog de waarde van de voorraadtoename en het egalisatiebedrag berekend worden. Omdat de huidige voorraad negatief is wordt de nieuwe verrekenprijs niet berekend maar overgenomen van de ontvangstprijs EUR 5,11. De voorraadtoename kan nu worden berekend door de huidige voorraadwaarde (EUR -/- 2.535,00) te vermeerderen met de ontvangstwaarde (EUR 10.220,00). De ontvangstwaarde wordt berekend door de nieuwe verrekenprijs te vermenigvuldigen met de nieuwe voorraad. De toename wordt dus: ((EUR -/- 2.535,00 X -/- 1) + EUR 10.220,00) = EUR 12.755,00. Rest alleen nog het egalisatiebedrag te berekenen aan de hand van de volgende formule: oude voorraad (/- 500) X -/- 1 X (nieuwe verrekenprijs EUR 5,11 -/- oude verrekenprijs EUR 5,07) = EUR 20,00. Aan de hand van deze berekeningen wordt de volgende journaalpost gemaakt en geboekt in EUR: Voorraad artikel X

12.755,00

Egalisatie voorraad artikel X

20,00

Aan Dekking voor inkoopkosten

375,00

Aan Rekening voor inkopen

12.397,00

Aan Inkoopprijsverschillen

3,00 12.775,00

12.775,00

Nog even terug naar de eerder beschreven journaalpost van het verwerken van de verkooporders. (1000 stuks artikel X à EUR 5,07). Gedeeltelijke journaalpost in EUR: Kostprijs verkopen

5.070,00

Aan voorraad artikel X

5.070,00

Door de verwerkte goederenontvangst is bovenstaande journaalpost in zekere zin hersteld, of te wel geëgaliseerd. Het aantal negatieve voorraad (-/- 500) vertegenwoordigde een waarde van EUR -/- 2.535,00 bij een verrekenprijs van EUR 5,07. Nu is de verrekenprijs EUR 5,11 geworden bij een voorraad van 2000 stuks. Dit houdt dat oude de voorraad van -/- 500 gecorrigeerd is met -/- EUR 20,00 (-/- 500 X (5,11 – 5,07). Hetzelfde bedrag wordt nu op de egalisatierekening geboekt zodat bovenstaande journaalpost in EUR kan worden gezien als: Kostprijs verkopen

5.090,00

Aan voorraad artikel X

5.090,00

Hierbij is ervan uitgegaan dat als egalisatierekening de rekening ‘Kostprijs verkopen’ is toegepast.

1.11.2

Herwaarderen voorraad

U opent het scherm met 'Taken | Voorraadbeheer | Invoeren voorraadmutaties' of vanuit het tabblad ''Voorraad' ('Invoeren voorraadmutaties'), in het 'Takenscherm'. Selecteer in het scherm 'Voorraadmutaties' het dagboek voor de herwaardering van de voorraad en klik op . Als er in 'Onderhoud dagboeken' een reeks aan het dagboek gekoppeld is, wordt het 'Documentnummer' automatisch opgehoogd. In dit venster kunt u de verrekenprijzen aanpassen van artikelen waarvoor nog voorraad aanwezig is. De nog aanwezige voorraad wordt automatisch geherwaardeerd tegen de nieuwe verrekenprijs, en het resultaat wordt direct gejournaliseerd.



versie 1.0

Pagina 22 van 87


In dit programma voert u de herwaardering per artikel uit. Als u de verrekenprijzen van meerdere artikelen tegelijk wilt wijzigen, kunt u dit doen in de wizard 'Prijswijzigingen'. 1. 2. 3. 4.

Controleer de voorgestelde boekingsgegevens en pas deze eventueel aan Selecteer het artikel waarvoor u de verrekenprijs wilt aanpassen. De omschrijving en de oude verrekenprijs worden getoond Vul in de kolom 'Nieuwe verrekenprijs' de prijs in waartegen u de voorraad wilt laten herwaarderen Voeg eventueel de herwaarderingsgegevens van een volgend artikel toe, en klik op herwaardering uit te laten voeren.

om de

Bij het opslaan van de gegevens wordt de volgende journaalpost aangemaakt: Voorraad (Artikelgroep) Aan Herwaarderingsresultaten (artikelgroep)


*****.** *****.**


versie 1.0

Pagina 23 van 87


2

Werken met vaste activa

Zie de procedure voor een overzicht van de procedurestappen bij het invoeren en bewerken van vaste activa. Met behulp van de module Vaste Activa kunt u een subadministratie voor vaste activa inrichten en uw vaste activa gemakkelijk invoeren en beheren. U kunt de module Vaste activa uitsluitend gebruiken in een administratie in euro's. U kunt uw activa kopen, verkopen, splitsen, deels verkopen en een subsidieboeking doen. Vaste activa indelen U brengt uw vaste activa onder in zogenaamde hoofdgroepen ('Onderhoud | Algemene gegevens | Vaste activa'). Bij de hoofdgroep kiest u een groepstype, een bepaalde afschrijvingsmethode, het afschrijvingspercentage en de eventuele afronding. U legt ook de activarekeningen vast waarop de mutaties geboekt worden. Bij het invoeren van een nieuw activum selecteert u de gewenste hoofdgroep en worden deze gegevens voorgesteld. U kunt ze per activum nog wijzigen. Aan de hand van het gekozen groepstype wordt bepaald aan welke regel (wettelijke voorschriften per 0101-2007) voldaan moet worden: Gebouwen Kiest u voor deze optie, dan mogen de afschrijvingen op een activum er niet voor zorgen dat de boekwaarde van het activum onder de WOZ-waarde (bodemwaarde) komt. Goodwill Alle goodwill heeft een afschrijvingsperiode van 10 jaar. Overige activa De overige activa hebben een afschrijvingsperiode van ten minste 5 jaar. Behalve de verdeling in hoofdgroepen, kunt u een activum ook in een subgroep onderbrengen. Bij de hoofdgroep 'Automatisering' kunt u bijvoorbeeld de subgroepen 'PC's', 'Servers' en 'Notebooks' aanmaken. De subgroepen brengen structuur in uw vaste activa, maar spelen verder geen rol in de administratieve mutaties op uw activa. Bestaande activa die in een voorgaand boekjaar zijn aangeschaft kunt u inbrengen via een beginbalans. Activa in het lopende boekjaar voert u in via een boekingsregel in het Kas- Bank- of Memoriaalboek of via het Inkoopboek. Op een speciaal tabblad voert u de activagegevens in. Unit4 Multivers XL genereert per activum een journaalpost en u kunt een kostenplaats en/of dossier aan het activum koppelen. Afschrijvingsbedragen berekenen U kunt bij het berekenen van afschrijvingsbedragen kiezen voor afschrijvingen per kalenderdag. Dan wordt het aantal dagen waarover moet worden afgeschreven genomen. In een schrikkeljaar is het aantal dagen 366, in de overige jaren 365. U kunt ook afschrijven per periode. Dan worden de boekingsperiodes genomen van uw boekjaar ('Onderhoud | Algemene gegevens | Boekjaren'). Bij een verkort- of een verlengd boekjaar wordt het aantal dagen van dat boekjaar genomen. Afschrijvingen worden altijd berekend vanaf de datum van de eerste afschrijving. U kunt afrondingen toepassen. Afschrijvingen zullen in de meeste gevallen geen ronde bedragen zijn. U kunt de afschrijvingsbedragen afronden, maar er ook voor kiezen om de boekwaarde af te ronden. Bij het berekenen van het afschrijvingsbedrag worden de eventuele afrondingsbedragen bij het afschrijvingsbedrag opgeteld. De boekwaarde wordt altijd naar beneden afgerond.



versie 1.0

Pagina 24 van 87


Er zijn binnen Unit4 Multivers XL verschillende afschrijvingsmethodes mogelijk: Aanschafwaarde (Lineair):

aanschafwaarde X percentage X dagen (of periodes) dagen (of periode) in jaar X 100

Boekwaarde (desgressief):

boekwaarde X percentage X dagen (of periodes) dagen (of periodes) in jaar X 100

Aanschafwaarde - restwaarde:

Vast bedrag:

aanschaf - restw. X percentage X dagen (of periodes) dagen (of periodes) in jaar X 100 Vast bedrag X dagen (of periodes) dagen (of periodes) in jaar

In een Belgische administratie kunt u de volgende afschrijvingsmethodes gebruiken:  Aanschafwaarde (lineair)  Degressief – Lineair Afschrijvingen verdichten Het is mogelijk om de automatische afschrijvingen te verdichten per activagroep. Hiervoor is in de bedrijfsparameters ('Onderhoud | Algemeen | Bedrijfsparameters', map 'Activa') de optie 'Grootboekmutaties automatische afschrijvingen verdichten' beschikbaar. Als u deze optie selecteert, worden alle grootboekmutaties van de automatische afschrijvingen verdicht per activahoofdgroep. Als bij de afschrijvingsrekeningen in 'Onderhoud | Rekeningschema' op het tabblad 'Verbijzondering' de optie Kostenplaats en/of de optie Dossier is geselecteerd, dan worden de grootboekmutaties ook per kostenplaats en/of dossier verdicht. Grootboekmutaties met betrekking tot de verkoop van activa worden echter niet verdicht. Voorbeeld: Stel u hebt in een administratie met 12 periodes 1600 activabestanddelen verdeeld over 20 activagroepen, zonder kostenplaatsen en zonder dossiers. Het aantal onverdichte grootboekmutaties per jaar zou dan zijn: 1600x12x20=38.400. Selecteert u de optie 'Grootboekmutaties automatische afschrijvingen verdichten' dan wordt het aantal verdichte grootboekmutaties per jaar: 20 (hoofd)groepen x 12 periodes = 480. Grootboekrekeningen Voor het boeken in de subadministratie Vaste Activa moet u grootboekrekeningen aanmaken en opgeven waarvoor de rekening bestemd is:  Investering  Desinvestering  Investering en desinvestering  Afschrijvingskosten  Verkoopresultaat  Herinvesteringsreserve Als een rekening wordt gebruikt voor activa, kunnen op die rekening alleen boekingen voor vaste activa geboekt worden. Nadat op een investeringsrekening een boeking gedaan is op een bepaalde hoofdgroep kunnen in dat boekjaar de volgende rekeningen niet meer gewijzigd worden:  Investering  Desinvestering  Afschrijving  Afschrijvingskosten



versie 1.0

Pagina 25 van 87


Gedurende het boekjaar kunnen mutaties plaatsvinden op een activum zoals extra investering, subsidie, herinvesteringsreserve en gedeeltelijke- dan wel volledige verkoop. Hiermee wordt rekening gehouden bij het berekenen van de afschrijving. Daarbij geldt dat telkens de 'datum eerste afschrijving' en, indien relevant, de 'datum buiten gebruik' het aantal dagen bepaalt waarover afgeschreven moet worden. Journalisering Voor het invoeren van de beginbalans voor uw vaste activa kunt u kiezen uit dagboeken van het type memoriaal. U kunt gebruikmaken van een beginbalansdagboek. De beginbalansboekingen door Unit4 Multivers XL worden via de relatiecode altijd geboekt op de aan de relatiecode 'Tussenrekening beginbalans' gekoppelde grootboekrekening. Wij adviseren om aan het betreffende dagboek deze grootboekrekening te koppelen. Een eventueel bij het dagboek ingevulde rekening die afwijkt van de relatiecode-rekening wordt tijdens de boeking niet gebruikt. Voor het boeken van de afschrijvingen gebruikt Unit4 Multivers XL het dagboek dat u daarvoor in 'Onderhoud | Dagboeken' voor hebt aangemaakt. Dit dagboek is een 'normaal' dagboek en wordt dus niet voor de beginbalans gebruikt. U kunt voor uw afschrijvingen slechts één dagboek van het type 'vaste activa' aanmaken. U kunt een voorlopige jaarafsluiting uitvoeren, terwijl nog niet alle afschrijvingen doorgeboekt zijn. Als u later alsnog de afschrijvingen doorboekt, dan kunt u het boekjaar opnieuw voorlopig afsluiten. De wijzigingen worden dan doorgevoerd naar het nieuwe jaar. Wilt u het boekjaar definitief afsluiten moeten alle afschrijvingen hebben plaatsgevonden. Inbrengen bestaande activa In 'Invoeren beginbalans' kunt u van uw bestaande activa de gegevens invoeren. U kunt desgewenst een beginbalansboeking ongedaan maken.



versie 1.0

Pagina 26 van 87


Vervolgens kunnen met 'Boeken beginbalans' de activaposten worden verwerkt. Wanneer u in uw administratie al vaste activa hebt opgenomen en er al grootboekrekeningen met vaste activa bestaan, of wanneer u vaste activa vanuit het pakket Multivers CB hebt geïmporteerd, moet u uw activa toch opnieuw handmatig inbrengen in de module 'Vaste activa' en de bestaande rekeningen tegenboeken. Invoeren nieuw activum Nieuwe activa worden in het Kas- Bank- of Memoriaalboek of in het Inkoopboek geboekt op een activarekening (investering). Tijdens het boeken wordt het (sub)programma 'Boeken van een (des)investering' gestart. Het investeringsscherm 'Boeken vaste activa' wordt gestart. Voer in dit scherm de gevraagde gegevens in. Het vaste activum wordt dan in de subadministratie opgenomen. Wijzigen van activagegevens U kunt de volgende activagegevens nog wijzigen: 1. zoeknaam 2. omschrijving 3. aanschaf- en Ingebruiknamedatum 4. zolang er nog geen afschrijving heeft plaatsgevonden kunt u ook de datum van de eerste afschrijving nog wijzigen 5. de subgroep 6. de kostenplaats en/of het dossier 7. de opmerkingen die u hebt opgegeven bij het invoeren van het activum 8. de afschrijvingswijze en/of het afschrijvingspercentage. Activum splitsen Een activum kan worden gesplitst in afzonderlijke activa. Voor het splitsen gelden een aantal voorwaarden: 1. Het is mogelijk om een activum te splitsen naar meer dan twee nieuwe activa. 2. Een activum dat het resultaat is van een splitsing kan zelf ook gesplitst worden. 3. Het is ook mogelijk een activum te splitsen naar slechts één nieuw activum (u geeft het activum hiermee eigenlijk een nieuw nummer). 4. U kunt nu ook een activum splitsen in een voorlopig afgesloten boekjaar. 5. Een splitsing van een activum kan ongedaan gemaakt worden zolang er nog geen mutatie aanwezig is op een van de nieuwe activa. Een activum kan alleen worden gesplitst als deze in het lopende boekjaar nog niet gesplitst is. U kunt splitsen op basis van de aanschafwaarde (investering) of de boekwaarde. De mutaties uit de vorige boekjaren waarin het oorspronkelijke activum bestond worden historisch gemaakt. De mutaties van het oorspronkelijke activum in het lopende boekjaar worden gesplitst naar de nieuwe activa. Activa samenvoegen Activa kunnen ook worden samengevoegd. Daarvoor moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn: 1. Er mogen geen mutaties hebben plaatsgevonden op de samen te voegen activa 2. De activa moeten tot dezelfde activahoofdgroep behoren 3. De activa moeten de status 'Actief' hebben. U kunt activa samenvoegen in een voorlopig afgesloten boekjaar. Activum desinvesteren De gehele of gedeeltelijke verkoop van een activum wordt in het Kas- Bank- of Memoriaalboek of Memoriaalboek, of in het Verkoopboek geboekt op een activarekening (desinvestering). Tijdens het boeken wordt het (sub)programma 'Boeken van een (des)investering' gestart. Het investeringsscherm 'Boeken vaste activa' verschijnt. Op het tabblad 'Desinvestering' vult u de code van het activum in en geeft u aan of het om een volledige verkoop, een deelverkoop of een subsidie gaat. De datum 'Buiten gebruik' wordt overgenomen uit de boekingsregel. Bij een volledige verkoop kunt u bepalen of het positieve boekingsresultaat toegevoegd wordt aan de herinvesteringsreserve of op het verkoopresultaat. Een negatief boekingsresultaat wordt altijd op het verkoopresultaat geboekt. De status van het activum wijzigt in 'Buiten gebruik'. Voor een Belgische administratie is het noodzakelijk om tenminste twee rekeningen voor de verkoopresultaten aan te maken. Eén voor het boeken van positieve verkoopresultaten (boekingswinst) en Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 27 van 87


één voor negatieve verkoopresultaten (boekingsverlies). U selecteert bij de basisgegevens de betreffende rekeningen voor 'Verkoopwinst' en 'Verkoopverlies'. Bij het boeken van het verkoopresultaat boekt Unit4 Multivers XL de bedragen afhankelijk van het resultaat op de juiste rekening. Voor een Nederlandse administratie kunt u volstaan met één rekening voor het verkoopresultaat die u zowel aan 'Verkoopwinst' als ' Verkoopverlies' koppelt. Als u met 'Extra | Afsluiten' een jaarafsluiting hebt uitgevoerd, dan is het nog mogelijk om in het oude jaar een complete verkoop van een activum te boeken. Als u vervolgens weer een jaarwissel uitvoert, dan is het betreffende activum in het nieuwe jaar niet meer aanwezig. Herinvesteringsreserve U kunt de boekwinst die u behaalt bij de vervreemding van een vast activum belastingvrij (2001) reserveren ten behoeve van de investering in een ander vast activum (raadpleeg vooraf de fiscale regeling). U kunt de gevormde herinvesteringsreserve afboeken op bedrijfsmiddelen waarin wordt geherinvesteerd. In Unit4 Multivers XL kunt u bij verkoop van een activum een eventueel positief resultaat boeken op de herinvesteringsreserve of u kunt het boeken op het boekingsresultaat. De herinvesteringsreserve kunt u desgewenst afboeken op een activum dat u in het lopende boekjaar hebt aangeschaft. Extra afschrijvingen Ook kunt u per activum meerdere extra afschrijvingen per jaar boeken. Informatie en overzichten In het menu Info kunt u voor de vaste activa de informatie van uw vaste activa oproepen. U krijgt de stamgegevens, de waarde, de status en de mutaties. Vanuit het scherm kunt u de stamgegevens, de activastaat of de activamutaties afdrukken. In het menu Rapport kunt u de volgende overzichten afdrukken: 1. 2. 3.

stamgegevens overzicht activastaat overzicht activamutaties

2.1

Vaste activa: invoeren en bewerken (procedure-overzicht)

Voordat u met vaste activa in uw administratie kunt werken moet u de volgende gegevens vastleggen: 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' In de map 'Activa' legt u algemene regels voor uw vaste activa vast: 1. 2. 3.

de nummering en het interval U kunt een automatische nummering toepassen op uw activa. Deze nummering is in principe numeriek, maar u kunt bij het invoeren van activa het voorgestelde nummer altijd wijzigen (alfanumeriek). de berekenwijze van de afschrijvingsbedragen (per kalenderdag of per afschrijvingsperiode) de afronding Vervolgens maakt u in 'Onderhoud | Rekeningschema' grootboekrekeningen voor uw vaste activa aan. Denk hierbij aan:  investeringsrekeningen;  desinvesteringsrekeningen;  afschrijvingsrekeningen;  rekening(en) voor de herinvesteringsreserve;  rekening(en) voor de afschrijvingskosten;  rekening(en) voor verkoopresultaten op vaste activa.



versie 1.0

Pagina 28 van 87


Voor een Belgische administratie is het noodzakelijk om tenminste twee rekeningen voor de verkoopresultaten aan te maken. Eén voor het boeken van positieve verkoopresultaten (boekingswinst) en één voor negatieve verkoopresultaten (boekingsverlies). U selecteert bij de basisgegevens (zie onder) de betreffende rekeningen voor 'Verkoopwinst' en 'Verkoopverlies'. Bij het boeken van het verkoopresultaat boekt Unit4 Multivers XL de bedragen afhankelijk van het resultaat op de juiste rekening. Voor een Nederlandse administratie kunt u volstaan met één rekening voor het verkoopresultaat die u zowel aan 'Verkoopwinst' als ' Verkoopverlies' koppelt. Na het aanmaken van de grootboekrekeningen maakt u een dagboek voor uw vaste activa aan in 'Onderhoud | Dagboeken'. Dit dagboek wordt voor de journalisering van de afschrijvingen gebruikt. U hebt de mogelijkheid om in 'Onderhoud | Vaste activa' hoofd- en subgroepen voor uw vaste activa aan te maken. Daarbij kiest u voor de betreffende hoofdgroep de soort afschrijving, het afschrijvingspercentage, de afronding (als u een in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' een afronding hebt ingesteld voor de afschrijvingsbedragen of de boekwaarde) en de relevante rekeningen voor uw vaste activa. U hebt nu de benodigde gegevens vastgelegd en kunt uw vaste activa gaan invoeren. Invoeren bestaande vaste activa Het invoeren en inboeken van bestaande vaste activa gebeurt in twee stappen:  'Taken | Vaste activa | Beginbalans | Invoeren beginbalans' U voert hier de (financiële) gegevens van uw bestaande vaste activa in. U kunt hier ook een afschrijvingsmethode kiezen die afwijkt van de voorgestelde afschrijvingsmethode die aan de hoofdgroep gekoppeld is. Het is dan ook mogelijk om een vast (jaarlijks) afschrijvingsbedrag op te geven. Na het invoeren van de gegevens krijgt de activa de status 'Ingevoerd (nog niet verwerkt)'.  Vervolgens boekt u de activa met 'Taken | Vaste activa | Beginbalans | Boeken beginbalans'. Hierdoor krijgen de activa de status 'Actief'.



 

In een euro-administratie moet u de waarden in euro invoeren, ook al hebt u het activum nog in de oude lokale valuta aangeschaft. Afschrijvingsbedragen, gebruikte herinvesteringsreserve, verkregen subsidies en desinvesteringen zullen vaak in eerdere boekjaren al zijn geboekt. Unit4 Multivers XL journaliseert echter de hier ingevoerde bedragen. U moet deze bedragen in het Memoriaal weer tegenboeken om de saldi kloppend te krijgen. Een andere mogelijkheid is om in het veld 'Investering' de boekwaarde van het activum bij aanvang van het huidige boekjaar in te geven en de overige velden niet in te vullen. Let dan wel op de resterende afschrijvingstermijn. Bijvoorbeeld bij een activum met een levensduur van vier jaar waarop u al twee jaar hebt afgeschreven, moet een afschrijvingspercentage van 50% krijgen (tabblad 'Basis').

Wanneer u op deze wijze al uw bestaande vaste activa hebt ingevoerd, zult u deze beide programma's niet of nauwelijks nog gebruiken. In het programma 'Beheer | Rechten' kunt u de rechten voor deze programma's per rechtengroep uitschakelen. Zij zijn dan voor de betreffende gebruikers niet meer actief in het menu. Invoeren nieuwe vaste activa U boekt een nieuw aangeschaft vast activum in het Inkoopboek of in het Memoriaal. Door een investeringsrekening voor de activa te selecteren gaat u naar de kolom 'Activa'. Druk hier op of klik met uw rechtermuisknop. U komt nu in het boekingsscherm voor vaste activa waar u de gevraagde gegevens invoert. Nadat u de boeking hebt opgeslagen is het activum in de administratie ingevoerd en heeft de status 'Actief'. Wijzigen vaste activa U kunt de gegevens van vaste activa na het invoeren nog wijzigen. Alleen activa met de status 'Actief' kunnen gewijzigd worden en zijn zichtbaar in het zoekscherm. U kunt de volgende gegevens wijzigen met 'Taken | Vaste activa | Wijzigen': 1.

zoeknaam



versie 1.0

Pagina 29 van 87


2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

omschrijving aanschaf- en Ingebruiknamedatum zolang er nog geen afschrijving heeft plaatsgevonden kunt u ook de datum van de eerste afschrijving nog wijzigen de subgroep de kostenplaats en/of het dossier de opmerkingen die u hebt opgegeven bij het invoeren van het activum de afschrijvingswijze en/of het afschrijvingspercentage

De wijziging in de afschrijvingsmethode heeft implicaties en is boekjaar gebonden. Stel: u hebt in het voorgaande boekjaar een activum gekocht en zonder restwaarde lineair op de aanschafwaarde laten afschrijven. U bemerkt echter dat het activum na het buitengebruik stellen nog een aanzienlijke restwaarde zal hebben en besluit daarom om op het tabblad 'Waarden' de verwachte restwaarde op te geven. Vervolgens wijzigt u de afschrijvingsmethode naar 'Aanschafwaarde -/- Restwaarde' en geeft een nieuw percentage op. Unit4 Multivers XL laat nu de afschrijvingen in het vorige boekjaar (en in eventueel afgesloten periodes van het huidige boekjaar) ongemoeid. Er wordt nu een 'verrekening' toegepast op de afschrijvingen in de nog niet afgesloten periode(s) in het lopende boekjaar, zodat het afgeschreven bedrag overeenkomt met het bedrag dat het volgens de nieuwe instellingen had moeten zijn. situatie 1: Boekjaar

2011

Aanschafwaarde

2.250,00

Totaal afschrijvingen

375,00

2012

Cumulatief 2.250,00

475,00

850,00

Boekwaarde

1.400,00

Restwaarde

0,00

situatie 2: Boekjaar

2011

Aanschafwaarde

2.250,00

Totaal afschrijvingen

375,00

2012

Cumulatief 2.250,00

65,00

440,00

Boekwaarde

1.810,00

Restwaarde

300,00

2.2

Invoeren algemene gegevens: Basisgegevens vaste activa

Menu: 'Onderhoud | Vaste activa' Hiermee kunt u de basisgegevens voor uw vaste activa invoeren. U maakt hoofdgroepen aan en desgewenst subgroepen. Hoofdgroepen Voor de hoofdgroepen legt u de afschrijvingsmethode vast en een standaard afschrijvingspercentage. Wanneer u bij 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' hebt aangegeven dat u wilt afronden (alleen mogelijk bij euro-administraties), geeft u de afronding voor de betreffende hoofdgroep aan. Vervolgens kiest u voor de verschillende boekingen de juiste grootboekrekeningen. Subgroepen U kunt subgroepen aan de betreffende hoofdgroep koppelen. De subgroepen zijn wel vast aan de hoofdgroep gekoppeld maar de code voor een subgroep hoeft niet uniek te zijn. U kunt bijvoorbeeld een subgroepcode 001 of 002 aanmaken bij deze hoofdgroep en bij een andere hoofdgroep dezelfde codes gebruiken. De omschrijvingen moeten uiteraard wel verschillen. 1. 2.

Start 'Onderhoud | Vaste activa' (tabblad 'Hoofdgroepen') en selecteer het gewenste boekjaar Maak een nieuwe hoofdgroepcode aan of selecteer een bestaande hoofdgroep



versie 1.0

Pagina 30 van 87


3. 4. 5.

6. 7.

Selecteer de gewenste afschrijvingsmethode en vul het afschrijvingspercentage in. U kunt zowel de voorgestelde methode als het percentage bij het invoeren van een activum nog wijzigen Als u gekozen hebt voor afronden ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Activa' ) moet u de gewenste afronding selecteren Geef de gewenste grootboekrekeningen op voor de hoofdgroep. U kunt uitsluitend kiezen voor rekeningen die u als activarekening hebt aangemaakt. Druk op om de gewenste rekening te selecteren. In het zoekscherm zijn uitsluitend de activarekeningen zichtbaar die u voor de betreffende categorie hebt aangemaakt. Zo zijn bijvoorbeeld voor 'Afschrijvingskosten' alleen die rekeningen zichtbaar die u als resultatenrekening voor afschrijvingskosten hebt aangemaakt. Voor 'Afschrijvingen' zijn dit alleen de balansrekeningen die u als rekeningsoort 'Afschrijvingskosten' hebt meegegeven (zie: Invoeren Rekeningschema) Ga, wanneer u subgroepen wilt aanmaken, naar het tabblad 'Subgroepen' en geef de gewenste codes en omschrijvingen Bewaar de gegevens.

2.3

Invoeren beginbalans vaste activa

Het inbrengen van uw bestaande vaste activa verloopt in twee stappen:  het invoeren van de gegevens met: 'Taken | Vaste activa | Beginbalans | Invoeren beginbalans'  het verwerken van de beginbalans met: 'Taken | Vaste activa | Beginbalans | Boeken beginbalans' Wanneer u in uw administratie al vaste activa hebt opgenomen en er al grootboekrekeningen met vaste activa bestaan, of wanneer u vaste activa vanuit het pakket Multivers CB hebt geïmporteerd, moet u uw activa toch opnieuw handmatig inbrengen in de module 'Vaste activa' en de bestaande rekeningen tegenboeken. In dit scherm kunt u uw bestaande vaste activa invoeren in uw financiële administratie. 1. 2.

Open 'Taken | Vaste activa | Beginbalans | Invoeren beginbalans' Voer op het tabblad 'Basis' de volgende gegevens in:  De code. Wanneer u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' hebt opgegeven dat de activa automatisch genummerd moeten worden, wordt hier de code al voorgesteld  De zoeknaam en de omschrijving van het activum  De aanschafdatum en de datum van ingebruikname  Selecteer de gewenste hoofdgroep en desgewenst een subgroep. U hebt de groepen aangemaakt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Vaste activa  Selecteer desgewenst een kostenplaats en/of een dossier  Selecteer de gewenste afschrijvingsmethode en geef het percentage (3 decimalen) of, bij de afschrijvingsmethode 'Vast Bedrag', het jaarlijkse afschrijvingsbedrag op. 3. Voer op het tabblad 'Waarden' de relevante financiële gegevens in. 4. Bewaar de ingevoerde gegevens Na het inbrengen van de vaste activapost(en) hebben zij de status 'Ingevoerd (nog niet verwerkt)'. Nu kunt u de beginbalans verwerken.

2.4

In- en verkopen van vaste activa

U boekt uw nieuwe vaste activa in het Kas- Bank- of Memoriaalboek of in het Inkoopboek op een activarekening (investering). Dit gebeurt als u boekt op een aan de vaste activa gekoppelde grootboekrekening van de soort: 'Investering' of 'Investering en desinvestering'. U boekt de verkoop van vaste activa in het Kas- Bank- of Memoriaalboek of in het Verkoopboek op een activarekening (desinvestering). Dit gebeurt als u boekt op een aan de vaste activa gekoppelde grootboekrekening van de soort: 'Desinvestering' of 'Investering en desinvestering'. U kunt een activum geheel of gedeeltelijk verkopen. Wanneer u een subsidie boekt op een activum doet u dit ook via het desinvesteringsscherm. Tijdens het boeken wordt het (sub)programma 'Boeken vaste activa' gestart. U vult respectievelijk de gegevens in op het tabblad 'Investering' of 'Desinvestering'. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 31 van 87


2.5

Inboeken nieuw vast activum (investering)

U boekt uw nieuwe vaste activa in het Kas- Bank- of Memoriaalboek of in het Inkoopboek op een activarekening (investering). Dit gebeurt als u boekt op een aan de vaste activa gekoppelde grootboekrekening van de soort: 'Investering' of 'Investering en desinvestering'. Tijdens het boeken wordt het (sub)programma 'Boeken van een (des)investering' gestart. Voer op het tabblad 'Investering' de volgende gegevens in:  activanummer (als de activa niet automatisch genummerd worden) en een zoeknaam;  omschrijving;  eventueel kunt u opmerkingen t.a.v. het activum invoeren;  aanschafdatum (datum van de boekingsregel);  ingebruikname;  eerste afschrijving;  hoofdgroep;  subgroep (indien gewenst);  kostenplaats of dossier;  aanschafwaarde wordt automatisch uit de boekingsregel overgenomen;  restwaarde;  afschrijvingsmethode;  afschrijvingspercentage (het afschrijvingspercentage kent 3 decimalen) of een vast bedrag wanneer u bij de afschrijvingsmethode voor 'Vast bedrag' hebt gekozen.

2.6

Verkoop van een vast activum (desinvestering)

U boekt de verkoop van vaste activa in het Kas- Bank- of Memoriaalboek of in het Verkoopboek op een activarekening (desinvestering). Dit gebeurt als u boekt op een aan de vaste activa gekoppelde grootboekrekening van de soort: 'Desinvestering' of 'Investering en desinvestering'. Tijdens het boeken wordt het (sub)programma 'Boeken vaste activa' gestart. Voer op het tabblad 'Desinvestering' de volgende gegevens in of accepteer de voorgestelde gegevens:  Activumcode;  Soort desinvestering: Volledige verkoop, Deelverkoop of Subsidie;  Datum van buitengebruik stellen (voorgesteld wordt de datum van de boekingsregel). In het boekingsscherm zijn de tot dan toe uitgevoerde mutaties zichtbaar. Bij een volledige verkoop kunt u kiezen uit een boeking van het resultaat op de 'Herinvesteringsreserve' of 'Boekingsresultaat'. Als het resultaat negatief is, wordt automatisch op 'Boekingsresultaat' geboekt. De status wordt 'Buiten gebruik'. Eventueel nog niet uitgevoerde afschrijvingen tot de datum van buitengebruik stellen, hebben geen effect op de verkoopboeking en Unit4 Multivers XL zal de afschrijvingen over de actieve periode ook achteraf nog uitvoeren. Pas als alle mutaties over de 'actieve periode' van het activum zijn verwerkt, bepaalt Unit4 Multivers XL het boekingsresultaat. Op dat moment wordt een positief boekingsresultaat desgewenst toegevoegd aan de herinvesteringsreserve. Als u met 'Extra | Afsluiten' een jaarafsluiting hebt uitgevoerd, dan is het nog mogelijk om in het oude jaar een complete verkoop van een activum te boeken. Als u vervolgens weer een jaarwissel uitvoert, dan is het betreffende activum in het nieuwe jaar niet meer aanwezig. Bij een deelverkoop of bij subsidie wordt het af te schrijven bedrag aangepast, maar blijft de status 'Actief'.

2.7

Doorboeken afschrijving (vaste activa)

Menu: 'Taken | Vaste activa | Afschrijven' Met dit programma kunt u de afschrijvingen doorboeken naar uw financiële administratie. Zie de procesinformatie voor informatie over afrondingsbedragen.



versie 1.0

Pagina 32 van 87


1. 2.

Geef het boekjaar op waarover de afschrijvingen moeten plaatsvinden Geef de gewenste periode op. Als u werkt met periodeafsluitingen geeft u de periode op waarover de afschrijvingen moeten worden verwerkt. Werkt u niet met periodeafsluitingen, geeft u in het veld 'Periode' de periode op tot waarin de afschrijving moet worden verwerkt (zie onder). In de journalisering wordt in dit geval altijd de datum van de laatste afschrijving (hoogste verwerkingsdatum) genomen. Dan is aan de journaalposten niet zichtbaar wat er in welke periode is afgeschreven. Wilt u dit wel, kunt u met de optie 'Einddatum per periode' de datum van de journaalpost laten zetten op de laatste dag van de periode waarin de afschrijving is gedaan. U kunt niet in een extra correctieperiode boeken. U kunt geen afschrijving doen in een 'hogere periode' dan u hebt opgegeven bij 'Onderhoud | Algemene gegevens | Boekjaren'

3. Klik op om de afschrijvingen te verwerken. 'Fictieve' periode-afsluiting Het kan zijn dat u niet werkt met de vaste periode-afsluiting, maar met een fictieve, door de 'laatst afgesloten periode' alleen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Boekjaren' op te geven. U sluit dan een periode niet echt af en er ontstaat een verschil tussen de werklijk afgesloten periode en de door u opgegeven 'fictief' afgesloten periode. U krijgt dan een waarschuwing en kunt bepalen tot welke periode u wilt doorboeken.

2.8

Afboeken herinvesteringsreserve

De eventueel opgebouwde herinvesteringsreserve kunt u (deels) gebruiken voor een in het huidige boekjaar in gebruik genomen activum. U kunt uw herinvesteringsreserve opvragen met 'Info | Grootboek'. Het saldo van de herinvesteringsreserve is na de verkoop van een activum pas volledig bijgewerkt als ook de afschrijving is geboekt In het veld 'Bedrag' geeft u het bedrag op dat u van de herinvesteringsreserve wilt gebruiken voor het geselecteerde activum. 1. 2. 3. 4.

Start 'Taken | Vaste activa | Herinvesteringsreserve' Selecteer het activum waar u de reserve voor wilt gebruiken Geef het gewenste bedrag en de ingangsdatum op Selecteer het dagboek en de periode. U kunt geen afschrijving doen in een 'hogere periode' dan u hebt opgegeven bij 'Onderhoud | Algemene gegevens | Boekjaren '

5.

Klik op

2.9

.

Vastleggen extra afschrijving vaste activa

Hiermee kunt u op een activum een extra afschrijving boeken. 1. 2. 3. 4.

Start 'Taken | Vaste activa | Extra afschrijving' Selecteer het activum waar u extra op wilt afschrijven Geef het gewenste bedrag op Selecteer het dagboek, de periode en de datum. U kunt geen afschrijving doen in een 'hogere periode' dan u hebt opgegeven bij 'Onderhoud | Algemene gegevens | Boekjaren'

5. Klik op . U kunt ook zoeken op eerder gedane extra afschrijvingen door in het veld 'Transactie' een eerdere transactie op te vragen.

2.10

Wijzigen vaste activa

Menu: 'Taken | Vaste activa | Wijzigen' Hiermee kunt u uw vaste activa wijzigen. Alleen de activa met de status 'Actief' kunnen gewijzigd worden.



versie 1.0

Pagina 33 van 87


Bij de activumgegevens wordt de aanschafdatum getoond, de datum van ingebruikname en, bij het buitengebruikgesteld activum, de datum waarop het buitengebruik is gesteld. U kunt de volgende gegevens wijzigen: 1. 2. 3. 4.

zoeknaam omschrijving aanschaf- en Ingebruiknamedatum zolang er nog geen afschrijving heeft plaatsgevonden kunt u ook de datum van de eerste afschrijving nog wijzigen 5. de subgroep 6. de kostenplaats en/of het dossier 7. de opmerkingen die u hebt opgegeven bij het invoeren van het activum 8. de afschrijvingswijze en/of het afschrijvingspercentage. Totdat er een afschrijving op het activum is geboekt, kunt u de datum van de eerste afschrijving nog wijzigen. U kunt op het tabblad 'Waarden' de restwaarde van het activum aanpassen. Het veld WOZ-waarde is alleen actief als het een activum betreft dat gekoppeld is aan een activahoofdgroep van het type 'Bedrijfsgebouwen'. In dat geval kunt u de Bodemwaarde invoeren / wijzigen. Aan de hand van de waarde die u hier invoert / wijzigt, wordt gecontroleerd of de afschrijvingen niet onder de Bodemwaarde komen van het activum. Als het bedrijfsgebouw een beleggingsobject is dan moet in het veld 'Bodemwaarde' 100% van de Bodemwaarde (WOZ-waarde) worden ingevuld. In de overige gevallen, bijvoorbeeld als het bedrijfsgebouw in eigen gebruik is, moet in dit veld 50% van de WOZ-waarde worden ingevuld.

2.11 1. 2. 3. 4. 5.

Activa splitsen Het is mogelijk om een activum te splitsen naar meer dan twee nieuwe activa. Een activum dat het resultaat is van een splitsing kan zelf ook gesplitst worden. Het is ook mogelijk een activum te splitsen naar slechts één nieuw activum (u geeft het activum hiermee eigenlijk een nieuw nummer). U kunt nu ook een activum splitsen in een voorlopig afgesloten boekjaar. Een splitsing van een activum kan ongedaan gemaakt worden zolang er nog geen mutatie aanwezig is op een van de nieuwe activa.

In het veld ‘Code’ selecteert u het activum dat gesplitst moet worden. Voor het splitsen gelden een aantal voorwaarden:  Er mogen in het lopende boekjaar nog geen mutaties op het activum geboekt zijn. Eventueel moeten de afschrijvingen teruggedraaid worden.  Het activum kan niet in het aankoopjaar gesplitst of samengevoegd worden.  Het activum mag in het lopende boekjaar nog niet eerder samengevoegd zijn.  Het activum moet de status 'Actief' hebben en de investering moet aan het begin van het boekjaar ingevuld zijn. Met ‘Investering’ en ‘Boekwaarde’ bepaalt u over welk bedrag de berekening per te splitsen activum plaatsvindt. In het veld ‘Nog te boeken’ wordt het bedrag getoond dat nog geboekt moet worden. Dit bedrag moet 0 zijn om de gegevens te kunnen opslaan. Nadat u het activum geselecteerd hebt dat gesplitst moet worden, wordt automatisch het nieuwe activum voorgesteld om toe te voegen. Als u het activum wilt omnummeren, dan moet u de gegevens van het nieuwe activum aanpassen voordat u dit nieuwe activum kunt opslaan. Zolang het activum nog niet 100% is gesplitst, kunt u met een nieuw activum toevoegen. Standaard wordt het bedrag in de kolom ‘Investering’ en ‘Boekwaarde’ gevuld met het bedrag dat nog geboekt moet worden. Een van deze bedragen kunt u wijzigen. Welk bedrag dat is, is afhankelijk van de keuze ‘Investering’ of ‘Boekwaarde’. Verder kunt u alleen de velden ‘Activum’, ‘Zoeknaam’, ‘Omschrijving’, ‘Opmerking1’ en ‘Opmerking2’ wijzigen. Per regel worden standaard de (resterende) gegevens van het te splitsen activum getoond. Met

verwijdert u een toegevoegd activum.



versie 1.0

Pagina 34 van 87


Als u een gesplitst activum via de knop verwijdert, dan worden alle splitsingen van het geselecteerde activum verwijderd; het gesplitste activum wordt niet verwijderd.

2.12

Samenvoegen vaste activa

U kunt activa samenvoegen onder de volgende condities:  er mogen voor de betreffende activa geen mutaties in het lopende boekjaar zijn;  de activa behoren tot dezelfde hoofdgroep;  de activa hebben de status 'Actief'. U kunt activa samenvoegen in een voorlopig afgesloten boekjaar. 1. 2. 3. 4.

6. 7.

Start 'Taken | Vaste activa | Samenvoegen' Geef het boekjaar op Selecteer de gewenste hoofdgroep Selecteer in het volgende scherm de activa die u wilt samenvoegen. Houd de <Shift>-toets ingedrukt om een reeks activa te selecteren of houd de -toets ingedrukt om losse activa te selecteren In het volgende scherm worden de activumgegevens getoond dat als eerste in het vorige scherm is geselecteerd. U kunt deze gegevens aanpassen. Geef een code en zoeknaam voor het nieuwe samengevoegde activum op In het volgende scherm ziet u de gegevens van het samengevoegde activum Op het volgende scherm ziet u een samenvatting van de gegevens

8.

Klik op

5.

2.13 1. 2.

om de gegevens te verwerken.

Info vaste activa

Open 'Info | Vaste activa' Selecteer de gewenste activumcode om de informatie op te vragen  Op het tabblad 'Algemeen' ziet u de stamgegevens;  Op het tabblad 'Waarde' het financiële overzicht van het activum;  Op het tabblad 'Status' staat de status van het activum;  Op het tabblad 'Mutaties' staan de mutatieregels van het activum.

Tabblad 'Mutaties' Geef op dit tabblad aan of u de mutaties van alle boekjaren wilt zien of alleen van het geselecteerde boekjaar. Selecteer een mutatieregel en klik op om de mutatiedetails op te vragen. U kunt dan kiezen of u het detailoverzicht wilt zien (Activa mutatiedetails) of dat u de betreffende journaalpost wilt opvragen (zie 'Info journaalposten'). Voor het opvragen van de journaalpost, kunt u ook op de mutatieregel dubbelklikken.



versie 1.0

Pagina 35 van 87


3

Werken met Offertes

Met 'Offertes' kunt u offertes aanmaken, afdrukken en promoveren naar een factuuropdracht/verkooporder. De relatie aan wie de offerte is uitgebracht moet, bij acceptatie van de offerte, opgenomen worden in het debiteurenbestand. In 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Nummering' hebt u de nummering, en het interval van uw offertes opgegeven. Bij het afhandelen van een offerte kunt voor uw eigen overzicht bijhouden op welke gronden offertes zijn afgewezen. Hiervoor geeft u, in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Offertes', een zelfgekozen aantal codes op met de reden van afwijzing. Aan de hand van deze codes geeft u bij een afgewezen offerte de reden van afwijzing op. U kunt ook een toelichting op de afwijzing geven. U kunt een rapport afdrukken waarin alle afgewezen offertes opgenomen zijn, gerangschikt op de reden van afwijzing of op artikel. Of een rapport waarin de afgewezen offerteregels verzameld zijn met de reden van afwijzing. Het invoeren van tenminste één reden van afwijzing is verplicht om met offertes te kunnen werken.

Als u werkt met 'Samengestelde artikelen' kunt u in de offerte de samenstelling van een samengesteld artikel nog wijzigen. De gewijzigde samenstelling blijft in de offerte bewaard en wordt meegenomen bij het promoveren van de offerte.

Scenario's U kunt bij het maken van een offerte gebruik maken van scenario's.

3.1

Aanmaken offertes

Wanneer u 'Taken | Offertes | Aanmaken offertes' start opent een 'Outlookvenster' van waaruit u eenvoudig informatie kunt oproepen. Voer in het scherm 'Offertes' de volgende informatie in: 1.

2.

3.

4.

De (toekomstige) soort opdracht

(Factuuropdracht, Verkooporder of Dienst) Offertenummer De samenstelling van dit nummer hebt u opgegeven in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Nummering' en wordt voor elke nieuwe offerte verhoogd met het bij het 'interval' opgegeven getal (standaard met ‘1’). Debiteur/Relatie U kunt in het veld 'Debiteur' een bestaande debiteur selecteren. U kunt ook in het veld 'Relatie' met de knop [zoek relatie] een bestaande relatie opvragen. Vanuit het scherm 'Zoek Relaties' kunt u door op 'Nieuw' te klikken, een nieuwe relatie aanmaken. Datum en Geldig t/m In het eerste veld verschijnt vanzelf de huidige datum die u desgewenst kunt aanpassen. Gaat u met <Enter> of door naar het veld 'Geldig t/m', wordt de opgegeven datum verhoogd met het aantal dagen dat u bij de stamgegevens ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens') als standaard geldigheidsduur hebt opgegeven. U kunt met de kalender oproepen en de gewenste datum selecteren. Of u kunt met <Shift> + <+> <xx> zelf het aantal dagen opgeven waarmee de opgegeven



versie 1.0

Pagina 36 van 87


5. 6. 7.

8. 9. 10. 11.

datum wordt verhoogd. Door bijvoorbeeld <+14> te typen, eindigt de geldigheid van de offerte na 14 dagen Kans Op grond van uw ervaring kunt u een kanspercentage aan de offerte meegeven. Leveringsconditie en Betalingsconditie Selecteer hier de gewenste condities Btw U kunt hier een selectie maken uit de volgende mogelijkheden:  Bedragen exclusief btw  Bedragen inclusief btw  Btw verlegd  Geen btw. U kunt deze keuze maken zolang u op de offerteregel nog geen gegevens hebt ingevoerd. Zodra u een nieuwe detailregel opent (toevoegt) ligt de Btw-keuze vast Referentie Geef hier een referentie op. U kunt ook door op het pijltje te klikken een recent gebruikte referentie selecteren. Vertegenwoordiger Selecteer hier de verantwoordelijke vertegenwoordiger Behandeld door Selecteer hier degene die verantwoordelijk is voor de offerte. U kunt selecteren uit de 'Personen' met de rol 'Medewerker offerte' Offerteadres/Afleveradres Hier worden de adresgegevens van de debiteur of relatie overgenomen. U kunt het adres in het veld nog wijzigen. Als u meerdere adressen bij de debiteur of relatie hebt ingevoerd, kunt u met de lijst met adressen opvragen. Door bij 'Afleveradres' op aanmaken

te klikken kunt u direct een nieuw afleveradres

Het tabblad 'Detailregel' De kolommen/velden van de offerteregels hangen af van de gekozen offertesoort (Factuuropdracht, verkooporder of dienst). Voorbeeld van een offerte voor een dienst:

Een 'dienst' is in feite een tekstregel, en kan als dienst in uw artikelbestand ingevoerd zijn. Voer de artikelcode van een bestaande dienst in of geef alleen een omschrijving. Geef ook het Btw-percentage op. Voorbeeld van een offerte voor een Factuuropdracht of Verkooporder



versie 1.0

Pagina 37 van 87


In een Factuuropdracht kunt u (niet-)voorraadhoudende artikelen of diensten en tekstregels invoeren. Voert u hier alleen een omschrijving (tekstregel) in, hoeft u alleen nog het totaalbedrag op te geven. Bij tekstregels waaraan een prijs is gekoppeld wordt deze prijs in de offerte meegenomen. Voor voorraadhoudende artikelen moet u werken met de module 'Voorraad en Bestelregistratie'. Verkooporders kunt u alleen kiezen wanneer u ook werkt met de module 'Verkoop'. U kunt samengestelde artikelen in de offerte opnemen en desgewenst de samenstelling wijzigen met (module 'Samengestelde artikelen). Een gewijzigde samenstelling wordt bewaard en meegenomen naar de verkooporder/factuuropdracht. 1.

Voer de artikelcode van het artikel of de dienst in. De omschrijving, eenheid, prijs per eenheid en de btw vult Unit4 Multivers XL aan vanuit de artikelgegevens of prijsafspraken. Het kortingspercentage haalt Unit4 Multivers XL (voor zover van toepassing) uit de debiteurengegevens of prijsafspraken. In het veld 'Omschrijving' kunt u een omschrijving opgeven van maximaal 254 tekens. Als u een artikel geselecteerd hebt wordt de standaard-omschrijving overgenomen uit de artikelgegevens. Maar u kunt deze omschrijving wijzigen en aanvullen. Deze aanvulling wordt ook overgenomen in de uiteindelijke verkooporder/factuuropdracht, als de offerte gepromoveerd wordt. U kunt ook een artikel overnemen vanuit een bestaande offerte. Klik hiervoor in het veld 'Artikelcode' met de rechter muisknop en selecteer 'Zoeken in offertes'. Er opent een zoekscherm met verschillende zoekopties. Geef zelf het aantal in. U kunt bij 'Prijs' handmatig een afwijkende prijs invoeren. De aangeboden prijs wordt, als de offerte is geaccepteerd, in de factuuropdracht of verkooporder overgenomen

2.

U kunt de offerte desgewenst in een vreemde valuta opgeven. Selecteer dan de gewenste valuta in het betreffende veld. U kunt bij 'Korting' ook een kortingspercentage voor de gehele offerte invoeren

De tabbladen 'Koptekst' en 'Voettekst' Hier kunt u begeleidende aanvangs- en afsluitende teksten en toelichtingen schrijven die de offerte begeleiden Deze teksten worden op de standaard meegeleverde formulieren afgedrukt. Wilt u de lay-out en stijl van de offerte verder aanpassen kunt u een aangepast formulier maken . U kunt de offerte bij het afdrukken ook als tekstbestand (*.rtf) opslaan en verder bewerken in een tekstverwerker als Microsoft Word Bewaar de offertegegevens. U kunt offertes ook aanmaken met behulp van een Scenarioboeking. Maak een scenario aan en vul zoveel mogelijk vaste gegevens in. Wanneer u een ‘standaard’-offerte aanmaakt kunt u het scenario hiervoor gebruiken. Afdrukken samenstelling

In 'Afdrukken offertes' vanuit het scherm 'Aanmaken offertes' kan de samenstelling van samengestelde artikelen en assemblage-artikelen worden afgedrukt (als in de artikelstamgegevens de betreffende optie is geselecteerd). Dit kan alleen als de offerte eerst werd opgeslagen. In 'Rapport | Offertes | Offertes', zijn de componenten niet zichtbaar U kunt scenario's aanmaken en gebruiken bij het aanmaken van offertes. Wanneer u daarin een prijs gebruikt die afwijkt van wat bij de artikelgegevens is opgegeven, wordt deze afwijkende prijs in het scenario opgeslagen en gebruikt.

3.2

Offertes afhandelen

U kunt een opgeslagen offerte op drie verschillende manieren afhandelen:



versie 1.0

Pagina 38 van 87


1. 2. 3.

In zijn geheel promoveren; Geheel afwijzen; Gedeeltelijk promoveren.

Vraag de gewenste offerte in het scherm 'Aanmaken offertes' op en klik op 'Offerte afhandelen' . Er verschijnt een venster waarin u kunt aangeven wat er met de offerte moet gebeuren. Maak de gewenste keuze en klik op 1.

en vervolgens op

.

Geheel promoveren Bij het geheel promoveren van een offerte wordt de offerte omgezet in een order. Op het scherm verschijnt de offerte nu als order. U kunt deze order nu op de gebruikelijke wijze als factuuropdracht / verkooporder behandelen. Om de status van de offerte definitief om te zetten moet u de opdracht eerst opslaan. Tot die tijd kunt u de offerte nog 'terughalen' en opnieuw afhandelen.

2.

Gedeeltelijk promoveren Bij gedeeltelijk promoveren geeft u per afgewezen regel de reden van de afwijzing op: Selecteer de gewenste reden van afwijzing uit het keuzemenu. De redenen hebt u zelf ingevoerd bij 'Onderhoud | Algemene gegevens | Offertes'. Klik op Nu krijgt u een overzicht van de afgewezen regels. De geaccepteerde regels worden tot order gepromoveerd (zie onder 1).

3.

Geheel afwijzen Als de order geheel wordt afgewezen moet u de reden van afwijzing aangeven. U kunt ook de datum opgeven en aan wie de order is verloren. In het scherm kunt u een toelichting schrijven. U kunt deze toelichting opvragen bij 'Info | Offertes', tabblad 'Afwijzing'.

De afgewezen order wordt verwijderd uit de lijst van openstaande orders. U kunt een afgewezen order weer terugzoeken met 'Info offertes' of definitief verwijderen met 'Verwijderen offertes '.

3.3

Offertes afdrukken

U kunt offertes afdrukken met 'Taken | Offertes | Afdrukken offertes'. Met behulp van de afdrukwizard kunt u verschillende keuzes maken: 1.

In het eerste scherm kiest u of de Afdrukteller opgehoogd moet worden of dat eerder afgedrukte offertes nogmaals moeten worden afgedrukt. Maak uw keuze en klik op

2. 3.

Selecteer in het volgende scherm de offerte(s) die u wilt afdrukken en klik op . Wanneer u uitsluitend een bestaande (reeds opgeslagen) offerte wilt afdrukken die in het scherm geopend is, staat het betreffende offertenummer al automatisch ingevuld Kies achtereenvolgens het aantal af te drukken exemplaren, de volgorde en het formulier

4. Geef tenslotte aan op welk 'uitvoerapparaat' u wilt afdrukken en klik op . De afdrukteller wordt opgehoogd bij het afdrukken op de printer, e-mail of fax en 'naar bestand'. U kunt dus altijd kiezen voor een afdrukvoorbeeld op het scherm, zonder de afdrukteller te verhogen.

3.4

Informatie opvragen over offertes (Overzicht)

Op verschillende plaatsen kunt u informatie over uw offertes opvragen:



versie 1.0

Pagina 39 van 87


Info offertes

In de Outlookbalk van het offertescherm kunt u met 'Info offertes' informatie over uw offertes opvragen. U kunt dit infoscherm ook openen met 'Info | Offertes' in het menu. In dit scherm kunt u een offerte opvragen en bekijken. Ook afgewezen en gepromoveerde offertes zijn in dit scherm opvraagbaar. Met kunt u offertes op uitgebreide criteria zoeken. Als u werkt met Fiattering is de fiatteringsinformatie ook zichtbaar. Als u in het veld 'Omschrijving' van een offerteregel dubbelklikt, wordt de volledige omschrijving getoond. Als u op andere velden op een offerteregel dubbelklikt, verschijnt een infoscherm met de regelinformatie. Artikelen zoeken in offertes Bij het aanmaken van offertes kunt u gedetailleerde zoeksleutels opgeven om artikelen uit bestaande offertes te zoeken en over te nemen naar een nieuwe offerte. Eventuele extra omschrijvingen worden dan niet overgenomen in de nieuwe offerte. Persoonlijke assistent In de Persoonlijke assistent kunt u bij 'Instellingen' opgeven dat openstaande of (bijna) verlopen offertes worden getoond voor alle, of de geselecteerde Relaties. Management-assistent Bij de ‘Bedrijfsinformatie’ in de Management-assistent wordt het offertesaldo getoond en de gemiddelde slagingskans. In de Management-assistent kunt u bij 'Instellingen' opgeven dat openstaande of (bijna) verlopen offertes worden getoond voor alle, of de geselecteerde relaties. Bij de ‘Bedrijfsinformatie’ wordt het offertesaldo getoond en de gemiddelde slagingskans Relatiebeheer Op het tabblad 'Offertes' ziet u de offertes per relatie. U kunt ervoor kiezen om alleen de openstaande offertes op te vragen. Info debiteuren Op het tabblad ‘Offertes’ kunt u per debiteur een overzicht van de openstaande, afgewezen en of gepromoveerde offertes opvragen. Info artikelen Op het tabblad krijgt u per artikel een overzicht van alle, of alleen de openstaande offertes. Selectielijsten U kunt in de selectielijsten een koppeling naar offertes leggen.

3.5

Offertes verwijderen

U kunt offertes verwijderen met 'Taken | Offertes | Verwijderen offertes'. Met behulp van de wizard kunt u verschillende keuzes maken: 1. 2. 3.

In het eerste scherm kiest u welk soort offertes verwijderd moeten worden (gepromoveerde offertes en/of afgewezen offertes). Maak uw keuze en klik op Geef de datum op. Door het opgeven van een datum geeft u aan dat alleen de offertes met de geselecteerde status van die dag of eerder verwijderd worden In het laatste scherm krijgt u een overzicht van de gemaakte keuzes. Bevestig de keuze met of ga terug in de wizard met


.


versie 1.0

Pagina 40 van 87


4

Werken met abonnementen

U kunt het onderdeel 'Abonnementen' alleen gebruiken wanneer u ook 'Facturering' gebruikt. Met abonnementen kunt u een regelmatig terugkerende reeks soortgelijke facturen genereren op een door u ingesteld factuurmoment. Dit geldt met name voor abonnementen, (onderhouds)contracten, lidmaatschappen of huurovereenkomsten. U legt eerst abonnementsoorten vast. Daarin worden belangrijke gegevens opgenomen (bijvoorbeeld het interval, de boekings- en artikelgegevens en de factuurtekst) zodat u bij het feitelijke abonnement, eenvoudig de gewenste abonnementsoort kunt kiezen zonder steeds alle gegevens te hoeven invoeren. U koppelt een artikel (Tekstregel) aan de abonnementsoort en kunt een prijs aan dit artikel koppelen (bijvoorbeeld een onderhoudscontract waaraan een prijs (inclusief) is gekoppeld.).U koppelt ook een grootboekrekening (omzetrekening) aan de abonnementsoort en desgewenst een balansrekening voor het volgende boekjaar. Als u aangifte doet voor de ICP (ICP) en u levert abonnementen aan buitenlandse debiteuren binnen de EU, is het van belang dat het onderscheid tussen 'Dienstenabonnementen' en 'Goederenabonnementen' goed is vastgelegd. Dit doet u door de leveringssoort voor de rekening vast te leggen in 'Onderhoud | Rekeningschema', tabblad 'Btw'. Veel (jaar)abonnementen worden vooruitbetaald en vallen deels in een volgend boekjaar. Wanneer u dat deel van de omzet ook in het volgende boekjaar geboekt wilt hebben, maakt u een balansrekening waarop dit deel van het abonnementsgeld wordt geboekt. In de factuurtekst kunt codes gebruiken waarvoor de juiste data of een nader aan te geven tekst wordt ingevoerd. Het gebruik van factuurtekstregels Voer de tekst in die u op de factuur afgedrukt wilt hebben voor de betreffende abonnementsoort in 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementsoorten'. Elke regel kan 60 tekens bevatten. In de factuurteksten kunt u gebruikmaken van speciale codes (symbolen): [1] deze code laat in de factuurtekst de 'datum vanaf' (datum laatste factuurperiode) zien [2] deze code laat in de factuurtekst de 'datum t/m' (datum huidige factuur) zien [3] deze code laat in de factuurtekst een 'vrije tekst' zien die u invult wanneer u de abonnementen factureert (zie Het factureren van abonnementen).

Geeft u bijvoorbeeld de volgende factuurtekst op: "Hierbij factureren wij uw onderhoudscontract waarvan u op [1] de laatste factuur hebt ontvangen", dan zal de tekst op de factuur de datum van de laatstverzonden factuur van het abonnement bevatten. Geeft u bijvoorbeeld de tekst "Hierbij factureren wij uw abonnement voor onze [3], kunt u deze code bij het aanmaken van de facturen zelf invullen. Vervolgens maakt u abonnementen aan in 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen'. Bij het abonnement selecteert u de abonnementsoort en de debiteur, de ingangsdatum en factuurdata. U kunt een Kostenplaats en/of dossier aan het abonnement koppelen. Abonnementen kunnen meegenomen worden in verzamelfacturering. Per abonnement kunt u twee extra tekstregels aan de factuurtekst toevoegen. Bij het beëindigen van een abonnement geeft u dit hier aan. Beëindigde abonnementen kunnen worden verwijderd met het programma 'Abonnementen verwijderen'. Voor het snel invoeren van abonnementen, kunt u scenario's aanmaken en gebruiken. Om abonnementen te factureren maakt u eerst een opdracht voor een dienstenfactuur aan met 'Taken | Abonnementen | Abonnementen factureren'. De aangemaakte abonnementsfactuur opdrachten kunt u afdrukken met 'Rapport | Facturering/Verkoop | Afdrukken opdrachten'. U verwerkt de opdrachten in het programma 'Verwerken opdrachten' zoals u dat ook met uw overige dienstenfacturen doet. Selecteer hiervoor het veld 'Abonnementen', onder in het scherm.



versie 1.0

Pagina 41 van 87


Als u factuuropdrachten voor abonnementen klaar hebt staan, maar deze zijn nog niet verwerkt, kunt u deze abonnementen niet zien in het zoekscherm bij het programma 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen'. Dit is gedaan omdat in de tijd dat de facturering plaatsvindt, het onderliggende abonnement niet aangepast mag worden. Er is een speciaal programma om abonnementsbedragen te wijzigen. U kunt de prijs van het artikel dat aan de abonnementsoort is gekoppeld, wijzigen. U kunt echter ook een procentuele wijziging doorvoeren en gebruikmaken van de afrondingsmogelijkheden in het programma. Er zijn verschillende informatieprogramma's en overzichten voor de module 'Abonnementen'. In de Management-assistent kunt u bewakingsvoorwaarden voor abonnementen instellen en controleren op het tabblad 'Abonnementen'.

4.1

Invoeren abonnementen

In 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen' maakt u de abonnementen aan. U kunt uw abonnementen handmatig of automatisch nummeren. Voor de automatische nummering legt u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Nummering' eerst een nummering aan. De nummering heeft automatisch het interval '1' en geldt voor alle abonnementsoorten. Als u factuuropdrachten voor abonnementen klaar hebt staan, maar deze zijn nog niet verwerkt, kunt u deze abonnementen niet zien in het zoekscherm bij het programma 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen'. Dit is gedaan omdat in de tijd dat de facturering plaatsvindt, het onderliggende abonnement niet aangepast mag worden. Voer een bestaande debiteur in of maak een nieuwe debiteur aan door in het zoekscherm op te klikken. De betalingsconditie en de valuta worden uit de debiteurengegevens opgehaald. U kunt deze gegevens in het scherm nog wijzigen. Als de valuta voor het abonnement afwijkt van de valuta die bij het artikel is gebruikt, zal het abonnementsbedrag omgerekend worden tegen de biedkoers van de vreemde valuta. Op het tabblad 'Werkadres' kunt u het werkadres (afleveradres) vastleggen. Met het veld 'Blokkeren' kunt u het betreffende abonnement blokkeren en deblokkeren. Een geblokkeerd abonnement kan niet gefactureerd worden. Factuurdata Geef de begindatum van het abonnement op en geef vervolgens aan wanneer de eerste factuur en de volgende factuur moeten worden verzonden. Als u de datum van de eerste factuur later stelt dan de begindatum, dan wordt bij de eerste factuur niet 'teruggerekend' naar de begindatum van het abonnement. De periode tussen de begindatum en de datum van de eerste factuur wordt dan niet in rekening gebracht. U kunt dan als u dat wilt, het bedrag van de eerste factuur opgeven. Het opgeven van de volgende factuur is niet verplicht. Deze datum wordt door Unit4 Multivers XL zelf berekend, afhankelijk van het interval van het abonnement (jaarlijks, halfjaarlijks, per kwartaal of per maand). U kunt de datum echter handmatig ingeven. Bijvoorbeeld wanneer u alle jaarabonnementen op een vaste datum bij vooruitbetaling factureert vult deze datum in als volgende datum. Dan kunt u in het vervolg het abonnement 'meenemen' in de standaard te factureren reeks van abonnementen. Voorbeeld: U hebt een onderhoudscontract (jaarcontract) waarvan de ingangsdatum 01-04-2010 is. U factureert echter al uw jaarcontracten bij vooruitbetaling standaard op 31 januari. De eerste factuur zal in de meeste gevallen gelijk bij het aangaan van het abonnement verzonden worden (dus op 1 april 2010). U vult deze datum als eerste factuurdatum in. Maar u verstuurt uw eerstvolgende



versie 1.0

Pagina 42 van 87


factuur op 31 januari 2011. De termijn waarover betaald moet worden is dan minder dan het normale jaarbedrag. De eerste factuur zal dan ook een afwijkend bedrag krijgen Als u de data de eerste keer in de juiste volgorde opgeeft in het scherm, wordt het afwijkende bedrag voorgesteld. U kunt dit bedrag overnemen of wijzigen.Deze automatische berekening doet Unit4 Multivers XL alleen de eerste keer Als u echter de volgorde van de datavelden bij het invullen niet aanhoudt of de data achteraf wijzigt, wordt het aangepaste bedrag niet herberekend. U kunt ook een speciale prijs (korting) voor de eerste periode berekenen. De volgende periodes worden dan tegen de normale prijs gefactureerd. Op het tabblad 'Extra' kunt u desgewenst een Kostenplaats of een Dossier selecteren waarop het abonnement geboekt moet worden. U kunt het abonnement in de verzamelfacturering van de debiteur meenemen door de gewenste verzamelcode te selecteren. Bij het beëindigen van het abonnement geeft u op dit tabblad de einddatum in en desgewenst een reden voor de opzegging. U kunt een abonnement voor facturering blokkeren of deblokkeren door het veld 'Blokkeren' te selecteren resp. te deselecteren. Op het tabblad 'Factuurtekst' ziet u de tekst zoals deze bij de abonnementsoort is opgenomen. U hebt de mogelijkheid om twee tekstregels voor het specifieke abonnement toe te voegen. Ook hierin kunt u de codes gebruiken die bij de factuurregels voor de abonnementsoorten gebruikt kunnen worden. Wanneer u veel gelijksoortige abonnementen aanmaakt, kunt u ook gebruik maken van scenario's. Nadat de abonnementen zijn aangemaakt kunt u de abonnementen factureren.



versie 1.0

Pagina 43 van 87


4.2

Werkadressen voor abonnementen

Bij het aanmaken van abonnementen kunt u ook het ‘Werkadres’ opgeven. Hiervoor is een extra tabblad beschikbaar.

Het werkadres legt u bij de debiteur vast ('Onderhoud | Debiteuren', tabblad 'Adressen'). Neem als 'Adrestype' altijd 'Afleveradres'. In feite is een werkadres vrijwel altijd een afleveradres, maar hoeft niet altijd het eerste afleveradres van de debiteur te zijn. Het werkadres kunt u ook op de abonnementfactuur opnemen. Hiervoor gebruikt u de velden voor het afleveradres zoals bij de andere factuursoorten. U moet hiervoor het formulier aanpassen.

4.3

Het factureren van abonnementen

In 'Taken | Abonnementen | Abonnementen factureren' kunt u de abonnementen gaan factureren. Met het factureren van abonnementen start u een wizard waarmee u een selectie van uw abonnementen gaat factureren. Deze stap is vergelijkbaar met het aanmaken van factuuropdrachten. Voor abonnementen wordt een dienstenfactuur gegenereerd. In de wizard hebt u de volgende keuzemogelijkheden: 1.

factureren per abonnementsoort of op interval



versie 1.0

Pagina 44 van 87


2.

afhankelijk van de eerste keuze kiest u voor 'alle' of een specifiek interval of specifieke abonnementsoort 3. de datum tot waarop de abonnementen of intervallen gefactureerd moeten worden 4. vervolgens krijgt u de mogelijkheid een omschrijving (vrije tekst) in te geven wanneer u in de factuurtekst gebruik hebt gemaakt van de code [3]. De code wordt nu vervangen door de hier ingevoerde tekst (zie: Het gebruik van factuurtekstregels) 5. u selecteert het juiste boekjaar Na het aanmaken van de abonnementfacturen kunnen ze verwerkt worden met 'Taken | Facturering/Verkoop | Verwerken opdrachten'.. Wanneer u daar het veld 'Abonnementen' selecteert, worden alleen de abonnementfacturen verwerkt. U kunt de abonnementen uit de lijst met factuuropdrachten selecteren. Abonnementen worden alleen verwerkt als het veld 'Abonnementen' is geselecteerd. Tenslotte drukt u de facturen af met 'Taken | Facturering/Verkoop | Afdrukken opdrachten'. In de Wizard 'Afdrukken factuuropdrachten' kunt u ervoor kiezen om alleen de abonnementfacturen af te drukken. Ongedaan maken facturering U kunt een eenmaal via 'Verwerken opdrachten' aangemaakte facturering van abonnementen, als ze nog niet zijn verwerkt, ongedaan maken met hetzelfde programma 'Taken | Abonnementen | Abonnementen factureren' Start het programma opnieuw op. Nu verschijnt op het eerste scherm het veld: 'Ongedaan maken'. Door dit veld te selecteren, maakt u de nog niet verwerkte abonnementen-facturering ongedaan. U kunt ook kiezen voor het ongedaan maken van een selectie van facturen of van facturen vanaf een bepaalde datum. Op het formulier van de factuur kunt u ook het werkadres opnemen. Hiervoor gebruikt u de beschikbare velden voor het afleveradres, zoals bij de overige factuursoorten. Zie: Formulier selecteren om aan te passen.

4.4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Abonnementen factureren

Start 'Taken | Abonnementen | Abonnementen factureren'. Er wordt een wizard gestart waarin u de gewenste abonnementen kunt selecteren Kies of u per abonnementsoort of op interval wilt factureren Selecteer 'Alle' of een specifieke abonnementsoort Geef de datum op tot waar u wilt factureren Wanneer u in uw factuurtekstregels gebruik hebt gemaakt van de code [3], geeft u hier de specifieke tekst op die ingevoerd moet worden op de factuur. Als u de code niet hebt gebruikt, slaat u dit venster over Selecteer het juiste boekjaar. In het volgende scherm krijgt u een overzicht van de gemaakte keuzes Klik op om de dienstenfacturen aan te maken of klik op keuze(s) te wijzigen.

om uw gemaakte

Na het aanmaken van de facturen krijgt u een overzicht van het aantal facturen dat aangemaakt is. Hierna kunt u in 'Taken | Facturering/Verkoop | Verwerken opdrachten' de abonnementfacturen verwerken en vervolgens afdrukken. U kunt eenmaal aangemaakte facturen die nog niet verwerkt zijn, verwijderen.

4.5 1.

Ongedaan maken facturering abonnementen

Start 'Taken | Abonnementen | Abonnementen factureren'. Er wordt een wizard gestart waarin u de nog niet verwerkte abonnementen-facturering ongedaan kunt maken



versie 1.0

Pagina 45 van 87


2.

Kies of u een selectie wilt maken van Abonnementsoorten of van Intervallen en selecteer het veld 'Ongedaan maken' Dit veld verschijnt alleen wanneer er nog niet verwerkte factuuropdrachten voor abonnementen zijn.

3.

Maak in het volgende scherm de gewenste selectie en de datum vanaf wanneer u de facturering ongedaan wilt maken

4.

Controleer de gemaakte selectie en klik op

4.6

om de geselecteerde facturen te verwijderen.

Machtigingen voor een abonnement

Het is bij het maken van een machtiging mogelijk om deze te koppelen aan een specifiek abonnement. Voorwaarde is dat de betalingsconditie bij het abonnement een incasso-conditie met de SEPA-optie is. Naar de betalingsconditie bij de debiteur wordt niet gekeken. In de rubriek ‘Koppelen’ kunt u de machtiging koppelen aan een specifiek abonnement. Deze optie geldt alleen als u gekozen hebt voor de soort ‘Doorlopend’. Selecteer in het keuzemenu ‘Abonnement’ en selecteer bij ‘Code’ het abonnement waarvoor de machtiging geldt.

In de omschrijving worden de omschrijving van de betalingsconditie van het abonnement opgenomen en (voor zover ingevuld) de factuurtekst van het abonnement.

Zolang de machtiging nog niet ondertekend is (bij een nieuwe machtiging) krijgt u een waarschuwing wanneer u het abonnement opent.

4.7

Abonnementen verwijderen

Wanneer u in 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen' bij een abonnement de einddatum hebt opgegeven, kunt u het abonnement verwijderen. Met de wizard 'Verwijderen abonnementen' verwijdert u alle beëindigde abonnementen tot en met de opgegeven datum. 1.

Start 'Taken | Abonnementen | Abonnementen verwijderen'



versie 1.0

Pagina 46 van 87


2.

Geef de datum op tot en met wanneer u de beëindigde abonnementen wilt verwijderen

3.

Controleer de gegevens en klik op

4.8

of klik op

om de datum te wijzigen.

Wijzigen abonnementsbedragen

U kunt de prijzen van uw abonnementsoorten voor alle abonnementen van die soort wijzigen met behulp van een wizard. U kunt de gewijzigde prijs uit het artikelbestand ('Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten') overnemen in uw abonnementen, u kunt ook de prijzen van uw abonnementen procentueel wijzigen in 'Taken | Abonnementen | Abonnementsbedragen wijzigen'. U kunt de prijzen wijzigen nadat u alle abonnementen gefactureerd hebt. Anders verschijnt de melding dat het programma niet gestart kan worden. U kunt de prijzen dus wijzigen zolang er op de huidige datum (systeemdatum) geen te factureren abonnementen zijn. U hoeft eventuele abonnementfacturen alleen aan te maken en te verwerken. Het afdrukken ervan kunt u desgewenst uitstellen. Overnemen prijs uit het artikelbestand U wijzigt de prijs van het artikel dat aan de abonnementsoort gekoppeld is in 'Onderhoud | Artikel/diensten'. U selecteert de abonnementsoort en kiest voor 'Verkoopprijs van dit artikel overnemen'. Wanneer u abonnementen in vreemde valuta hebt, verschijnt de vraag voor welke valuta u de prijzen wilt wijzigen. U kunt slechts voor één valuta tegelijk de prijzen wijzigen en u moet voor elke andere valuta de wizard opnieuw doorlopen. U kunt ook van geblokkeerde abonnementen de prijs wijzigen. Door op te klikken worden de prijzen voor de lopende periode (interval) in alle abonnementen van die abonnementsoort aangepast. De verkoopprijs in de abonnementsoort is afhankelijk van de Btw-instelling (inclusief of exclusief). Prijs procentueel wijzigen Selecteer de gewenste abonnementsoort en kies voor 'procentueel wijzigen'. Wanneer u abonnementen in vreemde valuta hebt, verschijnt de vraag voor welke valuta u de prijzen wilt wijzigen. U kunt slechts voor één valuta tegelijk de prijzen wijzigen en u moet voor elke andere valuta de wizard opnieuw doorlopen. Vervolgens geeft u het verhogings- of verlagingspercentage op en geeft aan of de bedragen afgerond moeten worden. Als u bedragen wilt afronden geeft u in het volgende scherm op, op welke wijze dit moet gebeuren. U kunt kiezen voor 'Altijd naar boven afronden', en voor het invullen van een afrondingsstaffel. De staffel geeft aan tot en met welk bedrag er afgerond mag worden, bijvoorbeeld tot en met 10 euro mag er op hele euro's afgerond worden, tot en met 100 euro op 5 euro. U kunt het afgeronde resultaat automatisch laten verminderen. Dit is bijvoorbeeld handig als u uw verkoopprijzen op '95 eurocent wilt laten eindigen. U geeft dan aan dat u het resultaat wilt laten verminderen met '0,05' of '5'. Het programma rondt dan eerst af volgens de staffel of naar boven, en vermindert het afgeronde bedrag vervolgens met het aangegeven bedrag. De gewijzigde prijs is zichtbaar in 'Onderhoud | Abonnementen | Abonnementen', wanneer u een bestaand abonnement oproept of een nieuw abonnement aanmaakt. De aangepaste prijs is ook zichtbaar in 'Info | Abonnementen'.



versie 1.0

Pagina 47 van 87


5

Werken met de assistenten

Unit4 Multivers XL beschikt over een scala aan bewakings- en signaleringsinstrumenten en over een uitgebreide set statistieken en grafieken. In de Persoonlijke assistent staan de bewakingen en signaleringen die voor de dagelijkse boekingen van belang zijn, in de Management-assistent gaat het vooral om de management-instrumenten zoals de budgetbewaking en de overzichten van besteedde uren. In de Management-assistent kunt u ook uitgebreide verkoop- en inkoopstatistieken opvragen en krijgt u actuele bedrijfsinformatie. U bepaalt zelf welke bewakingen u instelt en krijgt alleen deze overzichten te zien. Als u met meerdere gebruikers werkt, kunt u via de rechtentabel bepalen welke gebruiker toegang krijgt tot welke assistent.

5.1

Werken met de Persoonlijke assistent

Rechten en opstarten In 'Beheer | Rechten' kunt u aangeven welke gebruikers rechten hebben om de informatie in de Management-assistent en/of de Persoonlijke assistent te lezen, respectievelijk te wijzigen. In de 'Gebruikersparameters', map 'Management-info' kunt u opties instellen voor de (management)assistent. U kunt hier aangeven dat de (persoonlijke) assistent automatisch ververst moet worden. Bij 'Extra | Opties' kunt u dan het verversingsinterval vastleggen waarmee de informatie wordt bijgewerkt naar de actuele situatie. Deze instelling geldt ook voor de Persoonlijke assistent. Als u ook rechten hebt op de Management-assistent, geldt het verversingsinterval voor beide assistenten. U kunt de Persoonlijke assistent automatisch laten opstarten als u Unit4 Multivers XL opstart. In de werkbalk van Unit4 Multivers XL is een knop waarmee de Persoonlijke assistent geopend kan

worden: . De Persoonlijke assistent toont alleen de tabbladen waarvoor u een of meer bewakingsvoorwaarden hebt ingesteld. Instellingen Als u de Management-assistent of de Persoonlijke assistent voor de eerste maal opent, zullen er nog geen bewakingsvoorwaarden zijn vastgelegd. Dan wordt automatisch het venster (Wizard) voor de instellingen geopend. Zie voor de instellingen van de Persoonlijke assistent: Instellen van de voorwaarden. Met de Persoonlijke assistent kunt u een actieve bewaking instellen van verschillende gegevens, bijvoorbeeld uw debiteuren en crediteuren. De toegangsrechten voor de persoonlijke assistent van uw gebruikers legt u vast in 'Beheer | Rechten'. Als één van de door u vastgelegde voorwaarden zich voordoet, bijvoorbeeld een debiteur overschrijdt zijn/haar kredietlimiet of de vervaltermijn van een factuur wordt overschreden, dan worden de gegevens in de Persoonlijke assistent getoond. Vanuit dit programma kunt u zelfs direct ingrijpen door bijvoorbeeld een aanmaning te versturen of een artikel te bestellen. U kunt meerdere bewakingsvoorwaarden tegelijk vastleggen voor een zelfde groep gegevens. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u een groep debiteuren zowel wilt controleren op facturen die meer dan 20 dagen vervallen zijn als op het overschrijden van de kredietlimiet. Als een debiteur aan beide voorwaarden voldoet, zal het tabblad 'Debiteuren' twee aparte regels bevatten. U ziet dan zowel het aantal facturen dat meer dan 20 dagen vervallen is, als de overschreden kredietlimiet.



versie 1.0

Pagina 48 van 87


De Persoonlijke assistent houdt in de gaten of uw debiteuren op tijd betalen en zorgt ervoor dat u uw crediteuren precies op tijd betaalt en voorkomt ook dat artikelen niet meer op voorraad zijn. Dit maak de Persoonlijke assistent tot de spil van uw administratie, waarmee u er steeds zeker van bent dat u alert bent en tijdig reageert. Houd de onderstaande volgorde aan: 1.

Leg de uitgebreide bewakingsvoorwaarden voor de Persoonlijke assistent vast. Controleer de door Unit4 Multivers XL geconstateerde afwijkingen of signalen 2. Corrigeer de geconstateerde afwijkingen (vanuit de Persoonlijke assistent). U kunt voor de volgende onderdelen een of meer bewakingsvoorwaarden op de Persoonlijke assistent instellen:

Er is een wizard beschikbaar waarmee u eenvoudig de bewakingsvoorwaarden instelt. De instellingen zelf worden aangegeven op het tabblad 'Instellingen'. Hieronder staan een aantal voorbeelden van wat u kunt doen. Unit4 Multivers XL controleert de gegevens op de ingestelde voorwaarden en signaleert afwijkingen. Wanneer aan één of meerdere voorwaarden voldaan is, wordt het betreffende gegeven op een van de overige tabbladen opgenomen. Zo bevat het tabblad 'Debiteuren' de gegevens van alle debiteuren die aan één van de voorwaarden voldoen. Vanuit de Persoonlijke assistent kunt u nu eventueel direct ingrijpen door bijvoorbeeld een debiteur aan te manen met facturen die langer vervallen zijn dan de door u ingestelde conditie. Selecteer een instelling en klik op

om de vastgelegde instelling voor de bewaking te

verwijderen. Door te klikken op 'Wijzigen' kunt u de instelling wijzigen in dezelfde wizard die gebruikt wordt voor het vastleggen van de instelling. De wizard stelt dan steeds de al vastgelegde instellingen voor, die u vervolgens kunt aanpassen. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. Voorbeeld bewaking debiteurenbetalingen U wilt dagelijks op de hoogte gehouden worden van (alle, of bepaalde) debiteuren waarvan de termijn voor een of meer facturen is verstreken.



versie 1.0

Pagina 49 van 87


In de wizard selecteert u dan 'Debiteuren'. U geeft aan welke debiteuren gecontroleerd moeten worden. Wanneer u niets invult worden al uw debiteuren gecontroleerd. Kies vervolgens het juiste criterium; u kunt uit de volgende criteria kiezen: 1. Factuur is vervallen 2. Factuur gaat vervallen 3. Aantal malen gemaand 4. Overschrijding kredietlimiet 5. Openstaand saldo. Afhankelijk van de gemaakte keuze verschijnt een tabblad waarin u de voorwaarden van de criteria bepaalt. Dit kan het aantal dagen zijn of het bedrag. In dit voorbeeld selecteert u 'Factuur is vervallen' en geeft verder een van de volgende voorwaarden aan: 1. kleiner (<) 2. kleiner of gelijk (<) 3. gelijk (=) 4. groter of gelijk (>) 5. groter (>) 6. ongelijk (<>) Vervolgens kiest u het aantal dagen (de constante). In het volgende venster kunt u zelf een tekst invoeren die u in het tabblad 'Instellingen' wilt zien, of u gebruikt de voorgestelde tekst. Zie verder: 1. Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent 2. Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke Assistent 3. Controleren van de signalen 4. Corrigeren van de geconstateerde signalen in de Persoonlijke assistent

5.1.1

Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent

In de rechtentabel zijn de rechten voor de Persoonlijke-assistent vastgelegd. Het kan dus zijn dat u geen toegang hebt tot een of meer van de onderstaande functies. Dit is ook het geval als u bepaalde modules niet gebruikt. De Persoonlijke assistent geeft, anders dan de Management-assistent, alleen informatie voor de ingelogde gebruiker ('persoonlijke gegevens'). Meerdere selecties U kunt op een tabblad meerdere selecties maken door de <Shift>- of de toets in te drukken. Voorwaarde is dat u dan in de meest linker (blauwe) kolom klikt.



versie 1.0

Pagina 50 van 87


Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. Verkoopstatistiek U kunt bij de vertegenwoordigers (in 'Onderhoud | Personen') een vertegenwoordiger aan een gebruiker koppelen. Op dat moment kan alleen deze gekoppelde gebruiker de gegevens van de vertegenwoordiger zien. De vertegenwoordiger zelf, gesteld dat ook hij als 'Gebruiker' in Unit4 Multivers XL bekend is, kan zijn eigen informatie dan niet meer zien. Dit is vooral van belang bij de 'Verkoopstatistiek'. Daar ziet u bijvoorbeeld als u bij 'Omzet per debiteur' de optie 'Alleen 'mijn' omzet' kiest, ook de omzet van de vertegenwoordigers die aan u als gebruiker gekoppeld zijn. Zie voor de instellingen van de Persoonlijke assistent: Instellen van de voorwaarden. Tabblad Debiteurenfacturen Dit tabblad toont de gegevens van de individuele debiteurenfacturen die op het tabblad 'Debiteurensignalen' opgenomen zijn. Van iedere factuur kunt u aanvullende informatie opvragen ter controle. Klik op [Details | Extra] om het info-programma van de debiteur op te starten. Klik op om de factuurdetails op te vragen. In het laatste geval ziet u de factuurgegevens, de Btw-specificaties en de boekingsgegevens. Klik op het veld 'Notities' om direct een notitie voor de betreffende debiteurenfactuur te maken. Wanneer er al een notitie voor de factuur bestond, is het veld 'Notities' geselecteerd. Klik op het veld 'Acties' om direct een actie voor de betreffende debiteurenfactuur te maken. Wanneer er al een actie voor de factuur bestond, is het veld 'Acties' geselecteerd en, afhankelijk van de actiedatum, is de actie ook opgenomen op het tabblad 'Acties'. Tabblad Debiteuren Dit tabblad toont de gegevens van de debiteuren voor iedere voorwaarde waaraan de debiteur voldoet. Als er meerdere facturen van dezelfde debiteur langer vervallen zijn dan de door u vastgelegde constante, dan wordt de debiteur één keer vermeld met daarachter het aantal facturen, maar als de debiteur ook het gewenste totaalbedrag aan openstaande posten heeft overschreden, wordt dit nog eens extra vermeld. Klik op [Details | Extra]of dubbelklik op een regel om aanvullende gegevens op te vragen van een geselecteerde debiteur. U start dan het info-programma voor de geselecteerde debiteur op, waarna u op tabbladen alle informatie over de betreffende debiteur kunt opvragen (basisgegevens, facturen, mutaties, contactpersonen, statistiek en factuuropdrachten). Klik op om direct de aanmaningen af te drukken voor alle vervallen facturen van de geselecteerde debiteur en het geconstateerde signaal te corrigeren. of: Klik op het printersymbool en u komt u nu in het eerste scherm van de afdrukwizard terecht waardoor u nog verschillende selecties en keuzes kunt maken. Tabblad Crediteurenfacturen Dit tabblad toont de gegevens van de individuele crediteurenfacturen die op het tabblad 'Crediteurensignalen' opgenomen zijn. Van iedere factuur kunt u aanvullende informatie opvragen ter controle. Klik op [Details | Extra] om het info-programma van de crediteur op te starten. Klik op of dubbelklik op de regel, om de factuurdetails op te vragen. In het laatste geval ziet u de factuurgegevens, de Btwspecificaties en de boekingsgegevens. Klik op het veld 'Notities' om direct een notitie voor de betreffende crediteurenfactuur te maken. Wanneer er al een notitie voor de factuur bestond, is het veld 'Notities' geselecteerd. Klik op het veld 'Acties' om direct een actie voor de betreffende crediteurenfactuur te maken. Wanneer er al een actie voor de factuur bestond, is het veld 'Acties' geselecteerd en, afhankelijk van de actiedatum, is de actie ook opgenomen op het tabblad 'Acties'. Door te klikken op

kunt u de facturen direct betaalbaar stellen en het geconstateerde signaal

corrigeren. Als u een factuur geselecteerd hebt en u klikt op



, verschijnt een scherm waarin u

versie 1.0

Pagina 51 van 87


de bank kunt aangeven waarbij u de factuur betaalbaar stelt . Het scherm 'Betaalbaarstelling' verschijnt dan en u kunt de factuur betaalbaar stellen. Tabblad Fiat Cred.facturen Dit tabblad verschijnt als u een bewaking voor nog niet gefiatteerde Inkoopfacturen. Tabblad Crediteuren Dit tabblad toont de gegevens van de crediteuren voor iedere voorwaarde waaraan de crediteur voldoet. Als er meerdere facturen voor dezelfde crediteur langer vervallen zijn dan de door u vastgelegde constante, dan wordt de crediteur één keer vermeld met daarachter het aantal facturen, maar als u ook het gewenste totaalbedrag aan openstaande posten hebt overschreden, dan wordt dit nog eens extra vermeld. Klik op [Details | Extra], of dubbelklik op een regel om aanvullende gegevens op te vragen van de geselecteerde crediteur. U start dan het info-programma voor de geselecteerde crediteur op, waarna u op tabbladen alle informatie over de betreffende crediteur kunt opvragen (basisgegevens, facturen, mutaties, contactpersonen, statistiek, bestellingen en factuuropdrachten). Tabblad Acties

Hier vindt u alle acties die voldoen aan de voorwaarde die u op het tabblad 'Instellingen' vastgelegd hebt. Alleen niet-afgehandelde acties worden hier getoond. Klik op [Bewerken] om de actie te kunnen bewerken. Door te klikken in de kolom 'Tekst' kunt u de tekst van de actie aanpassen. Als de actie afgehandeld is, kruist u het vakje 'Afgehandeld' aan; de actie wordt na het opslaan van de gegevens op het scherm 'Actie' niet meer getoond op dit tabblad. U kunt acties toevoegen en verwijderen vanuit dit scherm. Tabblad Stoplijst Dit tabblad toont de orders die geblokkeerd zijn omdat de debiteuren de kredietlimiet overschreden hebben. Of omdat de order of opdracht geblokkeerd is door margeoverschrijding. Ook nog te fiatteren orders kunt u op dit tabblad tonen. Selecteer een order die u wilt vrijgeven of fiatteren door het vakje in de kolom 'Vrijgeven' te selecteren. Als de kredietruimte weer voldoende is, wordt de order geselecteerd voor vrijgave. Als de kredietruimte nog niet voldoende is, kunt u de order eventueel toch selecteren voor vrijgave. Selecteer eventueel meerdere orders. Klik op om de geselecteerde orders vrij te geven. Een vrijgegeven order verdwijnt uit de stoplijst en kan normaal verwerkt worden.

Niet alleen geblokkeerde orders op grond van de kredietlimiet verschijnen in de stoplijst. Ook de geblokkeerde factuuropdrachten uit de module 'Urenregistratie' die niet verwerkt konden worden door het ontbreken van Intrastatgegevens (buitenlandse debiteuren, binnen de EU), verschijnen op de stoplijst. U kunt deze opdrachten vrijgeven en vervolgens de ontbrekende Intrastatgegevens invullen. Tabblad Fiat opdrachten Dit tabblad verschijnt als u werkt met de fiattering van opdrachten en bij 'geblokkeerde orders' gekozen hebt voor het bewaken van nog niet gefiatteerde orders. Als u fiatteringsrechten hebt en u selecteert een opdracht in de kolom 'Fiatteren', wordt de knop

actief en fiatteert u de order.

Tabblad Backorders

Dit tabblad toont de aanwezige backorders. Klik op het 'Orderfilter' onder in het scherm om alleen een bepaald type backorder op te vragen. Klik op [Regels beoordelen] om de leverbaarheid van de backorders te controleren. Selecteer de order(s) die u wilt uitleveren door het vakje in de kolom 'Leveren' te selecteren. Als de voorraad weer toereikend is, wordt de order geselecteerd voor uitlevering.



versie 1.0

Pagina 52 van 87


Door op [Details | Extra] te klikken kunt u doorgaan naar de backorders en het aantal 'te leveren' eventueel handmatig aanpassen. Voor niet-voorraad houdende artikelen gaat het programma ervan uit dat de artikelen altijd te leveren zijn, maar het aantal 'te leveren' wordt niet ingevuld; dit moet u zelf invullen. Klik op [Order(s) leveren] om de geselecteerde orders te kunnen uitleveren. Tabblad Artikelen Dit tabblad toont de gegevens van alle artikelen die de door u ingestelde minimumvoorraad (in 'Onderhoud artikel/diensten') bereikt hebben. Per artikel worden de gegevens getoond in de kolommen. U kunt ook nietvoorraadhoudende artikelen ‘bewaken’. Niet-voorraadhoudende artikelen en diensten, kennen geen minimum- of maximum voorraad. Wat de Persoonlijke assistent signaleert is het aantal verkopen en het aantal inkopen van het betreffende artikel. Is het aantal ‘verkopen’ groter dan het aantal ‘inkopen’, geeft de Persoonlijke assistent een signaal en kunt u gemakkelijk een inkooporder plaatsen. Bij het berekenen van de voorraad en het besteladvies kunt u rekening houden met de geregistreerde bestellingen (inkoop) en de verkoop door de betreffende opties te selecteren. U kunt artikelen die in bestelling zijn uit het tabblad 'filteren' op leverancier. Selecteer hiervoor een artikel (leverancier). Klik op [Deze leverancier] om alleen die artikelen waarbij de geselecteerde leverancier/crediteur als voorkeur is opgegeven weer te geven. Klik op [Alle leveranciers] om alle artikelen waarvan de voorraad onder het minimum is gekomen, weer te geven. Vanuit dit tabblad kunt u direct een bestelling plaatsen bij de leverancier van het artikel.

Als u werkt met assemblage-artikelen kunt u ook de minimumvoorraad laten bewaken als u bij het assemblage-artikel een minimumvoorraad hebt ingesteld. Vanuit het tabblad kunt u dan direct een assemblage-order starten. Als de voorraad van een assemblage-artikel onder de minimum voorraad komt dan verschijnt dit artikel in de tabel en leest u in de kolom ‘Naam leverancier’ . Als u hetzelfde artikel soms ook inkoopt, dan moet u voor dit artikel de gegevens van de leverancier invoeren ('Onderhoud artikelen'). Tabblad Scenario's (Scenarioboeking) Dit tabblad toont de gegevens van de scenarioboekingen die voldoen aan de controlevoorwaarden. Als de boeking binnen het aantal opgegeven controledagen uitgevoerd moet worden, worden de gegevens van het scenario hier getoond. Alleen de scenario's waarbij in de scenario-eigenschappen is opgegeven dat u gewaarschuwd wilt worden, worden getoond. Met

kunt u de scenario-eigenschappen opvragen. Met

kunt u een geselecteerd scenario direct uitvoeren. Tabblad Selectielijsten

Op het tabblad 'Selectielijsten' vindt u alle acties die voldoen aan de voorwaarde die u op het tabblad 'Instellingen' vastgelegd hebt. Per selectielijst ziet u hoeveel relaties zich op de aangegeven peildatum in een bepaald stadium van het traject bevinden, en waarvoor u actie zou moeten ondernemen. Tabblad Offertes Hier krijgt u een overzicht van al uw offertes. U kunt bij het instellen van de signalen kiezen of u alle openstaande offertes, de offertes waarvan de geldigheidstermijn is verstreken of die waarvan de termijn zal gaan verstrijken binnen de opgegeven periode, wilt zien. Per offerte kunnen details worden opgevraagd. Tabblad Fiat Offertes Als u werkt met het fiatteren van offertes en u hebt de bewaking van de te fiatteren offertes ingesteld, verschijnen de nog te fiatteren offertes. Als u fiatteringsrechten hebt voor offertes kunt u in de kolom 'Fiatteren' een offerte selecteren en fiatteren.



versie 1.0

Pagina 53 van 87


Tabblad Abonnementen Hier krijgt u een overzicht van uw abonnementen. U kunt per abonnementsoort instellen of u de abonnementen die gefactureerd hadden moeten zijn of binnen een bepaalde termijn gefactureerd moeten gaan worden. Abonnementsoorten kunnen met vanuit dit venster direct gefactureerd worden. Door het selecteren van factuur met een bepaalde abonnementsoort, worden alle facturen van deze abonnementsoort die gefactureerd moeten worden, tegelijk gefactureerd. Tabblad Uren In de knoppenbalk een selectieveld (drop down menu) beschikbaar waarin u een kalenderjaar kunt selecteren. Omdat de urenmutaties in kalenderjaren worden geboekt, is dit drop down menu actief op dit tabblad. Zie ook: 'Werken met urenregistratie'. Hier ziet u alle uren die door werknemers zijn ingevoerd en die nog goed te keuren of nog te factureren zijn. Met 'Extra' wordt 'Info |Werknemers' getoond, met 'Details' worden de onderliggende urenmutaties getoond. Wanneer u urenmutaties voor de betreffende werknemer mag goedkeuren of factureren, kunt u dat vanuit dit venster doen door een regel te selecteren en op [Goedkeuren], respectievelijk

te klikken.

Tabblad Inkooporders

Dit tabblad toont de gegevens van alle inkooporders waarvan de opgegeven leverdatum is verstreken (voorwaarde: Artikelen\Inkooporders, bewaking levertijden). De bewaking kan per magazijn of reeks artikelen ingesteld worden. Door op een inkooporder te dubbelklikken, opent de betreffende order. Tabblad Fiat Inkooporders

Als u werkt met Fiattering op Inkooporders en u hebt een bewaking voor nog niet gefiatteerde inkooporders, zijn deze orders hier zichtbaar. Als u fiatteringsrechten voor inkooporders hebt kunt u door een order in de kolom 'Fiattering' te selecteren, met de knop

de order fiatteren.

Tabblad Projecten U kunt een bewakingsvoorwaarde instellen voor projecten die nog moeten worden gefactureerd. Op het tabblad 'Projecten' worden dan alle projecten waarvan nog termijnen (Aangenomen werk) openstaan, of de regieprojecten waarvan nog mutatieregels niet gefactureerd zijn. U kunt dit overzicht ook beperken tot uw 'eigen' projecten. Door een project te selecteren en op te klikken, worden de factuuropdrachten aangemaakt. Bij de termijnfacturering voor Aangenomen werk-projecten kijkt Unit4 Multivers XL naar de data die bij de termijnen zijn ingevuld. Als een datum verstreken is, wordt het project hier getoond. Als u op een regel (project) dubbelklikt of u kiest , wordt het factuuradvies van het betreffende project getoond. Met [Details | Extra] opent 'Info projecten' voor het project. Tabblad Projectbegrotingen U kunt een bewakingsvoorwaarde instellen voor de overschrijding van de projectbegroting voor een project. Daarbij kunt u kiezen voor een absoluut bedrag of een procentuele overschrijding. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 54 van 87


Op het tabblad 'Projectbegrotingen' ziet u alle projecten die aan de ingestelde criteria voldoen. U hebt verschillende mogelijkheden die u kunt selecteren Als u op een regel dubbelklikt of u kiest voor geopend op het tabblad 'Nacalculatie'.

5.1.2

, dan wordt 'Info projecten' voor het betreffende project

Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke assistent

Menu: 'Info | Management Assistent' en 'Info | Persoonlijke Assistent', tabblad 'Instellingen' U kunt de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke assistent zeer nauwkeurig instellen. U kunt bijvoorbeeld de controle voor een bepaalde groep debiteuren en crediteuren laten uitvoeren, u kunt een voorwaarde tijdelijk in- of uitschakelen en u kunt zelf de condities instellen waarop gecontroleerd moet worden. U stelt de voorwaarden in op het tabblad 'Instellingen':

1. 2.

Klik op 'Toevoegen' . U start hiermee de wizard op voor het vastleggen van de instellingen Leg de instellingen voor de bewaking vast door de wizard te doorlopen. Controleer de vastgelegde instellingen. Als de instellingen niet correct zijn, klikt u op om naar een van de voorgaande vensters terug te gaan. U kunt dan nog wijzigingen aanbrengen.

3.

Klik op om de wizard af te sluiten en de instelling voor de bewaking vast te leggen. Na het doorlopen van de wizard keert u weer terug naar dit tabblad 'Instellingen'. De voorwaarde(n) die u hebt ingesteld zijn standaard actief. U kunt bij een ingestelde voorwaarde het selectievakje in de kolom 'Actief' leegmaken als u wel de voorwaarde wilt vastleggen, maar er (nog) niet op wilt laten controleren. U kunt dit vakje dan achteraf aankruisen wanneer u op de vastgelegde voorwaarde wilt laten controleren. U kunt meerdere voorwaarden tegelijk vastleggen voor een zelfde groep gegevens. U kunt bijvoorbeeld (voor de Persoonlijke assistent) aangeven dat u voor een groep debiteuren twee controles wilt uitvoeren: op facturen die meer dan 20 dagen vervallen zijn en op het overschrijden van de kredietlimiet. Als een debiteur aan beide voorwaarden voldoet, zal het tabblad 'Debiteuren' voor beide controles een aparte regel bevatten. U ziet dan zowel het aantal facturen dat meer dan 20 dagen vervallen is als de overschreden kredietlimiet. U kunt een eenmaal gemaakte bewakingsvoorwaarde wijzigen door deze te selecteren in het tabblad 'Instellingen' en op 'Wijzigen'

5.1.3

te klikken. U kunt met

een instelling verwijderen.

Controleren van de signalen in de Management-assistent en de Persoonlijke assistent

De Management-assistent en de Persoonlijke assistent controleren tijdens het werken met Unit4 Multivers XL of er gegevens zijn die voldoen aan de door u opgegeven voorwaarden. Afhankelijk van de optie 'Automatisch verversen' controleert de Persoonlijke assistent ook of er tijdens het boeken aan een voorwaarde voldaan wordt, bijvoorbeeld of een debiteur door het invoeren van een nieuwe order de kredietlimiet bereikt heeft. Alle gegevens die voldoen aan één of meer van de vastgelegde voorwaarden worden op de overige tabbladen getoond. Met drukt u rechtstreeks de belangrijkste gegevens uit het overzicht van het betreffende tabblad af. Als u in 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Afdrukken' hebt aangegeven dat u standaard eerst het rapport Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 55 van 87


op het scherm wilt tonen, verschijnt het op het scherm. Anders wordt dit overzicht rechtstreeks naar de printer gestuurd. Met

kunt u overzichten rechtstreeks vanuit de assistent afdrukken.

Als u een regel selecteert, kunt u door te dubbelklikken extra informatie opvragen. Ook de knop details of extra informatie (een info-programma) op.

levert

In: 'Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent' staan de mogelijkheden in de Persoonlijke assistent. In: 'Mogelijkheden met de Management-assistent' staan de mogelijkheden van de Management-assistent.

5.1.4

Corrigeren van de geconstateerde signalen in de Persoonlijke assistent

Menu: 'Info | Persoonlijke Assistent' U hebt de instellingen voor de bewaking vastgelegd op het tabblad 'Instellingen'. Op de overige tabbladen hebt u de geconstateerde signalen voor de debiteuren, crediteuren en artikelen kunnen controleren zien. Gegevens die voldoen aan de door u opgegeven bewakingsvoorwaarden kunt u direct corrigeren: 1. 2. 3. 4.

U kunt direct debiteuren aanmanen waarvan facturen langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen U kunt direct facturen van crediteuren betaalbaar stellen die langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen U kunt direct bestellingen plaatsen voor artikelen die de vastgelegde minimum voorraad bereikt hebben U kunt acties en notities uitvoeren.

Debiteuren aanmanen Debiteurenfacturen die langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen, worden getoond op het tabblad 'Debiteuren'. Per debiteur kunt u vanuit de Persoonlijke assistent een aanmaning laten afdrukken, waarop alle facturen vermeld zijn die aan de ingestelde voorwaarde voor de bewaking voldoen: 1. 2.

Ga naar het tabblad 'Debiteuren' Selecteer de debiteur waarvoor u de aanmaning wilt laten afdrukken

3. 4.

Klik op Geef aan of u het aantal aanmaningen wilt verhogen en selecteer eventueel een formulier en de uitvoerbestemming

5.

Klik op

.

Crediteurenfacturen betaalbaar stellen Crediteurenfacturen die langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen, worden getoond op het tabblad 'Crediteurenfacturen'. U kunt vanuit de Persoonlijke assistent direct facturen betaalbaar stellen, waarvoor u de selectievoorwaarden nog kunt opgeven: 1. 2.

Ga naar het tabblad 'Crediteurenfacturen' Selecteer een of meerdere facturen die u betaalbaar wilt stellen

3. 4.

Klik op Selecteer vervolgens de bankrekening waarmee u de facturen betaalbaar wilt stellen. Daarna wordt het programma 'Betaalbaarstelling' opgestart, waar bij de door u geselecteerde facturen al gemarkeerd zijn voor de betaalbaarstelling Voer vervolgens de betaalbaarstelling uit zoals deze in het programma 'Betaalbaarstelling' uitgevoerd wordt en maak daarna op de gebruikelijke wijze de betaalopdracht aan .

5.

Tabblad Acties



versie 1.0

Pagina 56 van 87


Acties die binnen de door u opgegeven termijn ondernomen moeten worden, worden getoond op het tabblad 'Acties'. Alleen acties die nog niet afgehandeld zijn worden getoond. U kunt de beschreven actie gaan uitvoeren aan de hand van de actie, of de actie gaan bewerken. 1. 2.

Ga naar het tabblad 'Acties' Selecteer de gewenste actie

3.

Klik op opgestart.

om de acties en de gegevens van de actie te bewerken; het scherm 'Actie' wordt dan

Tabblad Stoplijst U kunt hier geblokkeerde orders vrijgeven. 1.

Ga naar het tabblad 'Stoplijst'

2.

Klik bij de gewenste debiteur in de kolom 'Vrijgeven'. Nu wordt de knop actief. Als de kredietruimte bij de debiteur nog altijd onvoldoende is, wordt u gevraagd of u de order desondanks wilt vrijgeven

3.

Klik op

om de geselecteerde orders te deblokkeren.

Tabblad Backorders

U kunt de backorders die inmiddels leverbaar zijn in de Persoonlijke assistent opvragen en leveren. De leverbaarheid van Backorders wordt niet automatisch gecontroleerd. U kunt de backorder-regels beoordelen met

.

1. 2.

Ga naar het tabblad 'Backorders' Selecteer de gewenste backorder en kruis het veld 'Leveren' aan.

3.

Klik op de knop . De backorder 'verdwijnt' uit de Persoonlijke assistent en u kunt hem terugvinden onder: 'Taken | Facturering/Verkoop | Afmelden Backorders' .

Tabblad Artikelen

Artikelen die de door u in 'Onderhoud artikel/diensten' ingestelde minimumvoorraad bereikt hebben, worden in de Persoonlijke assistent getoond. U kunt artikelen die in bestelling zijn uit het tabblad 'filteren' op leverancier. Selecteer hiervoor een artikel (leverancier). Klik op om alleen die artikelen waarbij de geselecteerde leverancier als voorkeur is opgegeven weer te geven. Klik op om alle artikelen waarvan de voorraad onder het minimum is gekomen, weer te geven. Vanuit de Persoonlijke assistent kunt u direct een bestelling plaatsen bij de voorkeursleverancier van het artikel. 1. 2.

Ga naar het tabblad 'Artikelen' Selecteer de artikelregel waarvoor u een bestelling wilt plaatsen

3.

Klik op

. Als een voorkeursleverancier geselecteerd is, wordt de knop

actief. Klik hierop. Nu kunt u niet-voorraadhoudende artikelen en meerdere artikelen uit de lijst selecteren. Unit4 Multivers XL gaat dan kijken of er nog openstaande orders voor de leverancier aanwezig zijn. Als er geen orders voor de leverancier open staan, verschijnt het venster 'Inkooporder'.  Als er nog orders voor de leverancier open staan, verschijnt het venster met de openstaande orders . Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 57 van 87




Selecteer dan de openstaande order waaraan u de nieuwe bestelling (orderregel) wilt toevoegen en klik op



4.

, of:

klik op als u een nieuwe order voor de voorkeursleverancier of voor een andere leverancier wilt aanmaken.

Het programma 'Onderhoud inkooporders' wordt opgestart. Maak de inkoop order aan. De artikel gegevens worden al door Unit4 Multivers XL over genomen en voor gesteld voor de nieuwe order. Het 'aantal te bestellen' wordt berekend door een veelvoud van de bestelhoeveelheid te nemen totdat de maximumvoorraad bereikt wordt. U kunt deze gegevens nog aanpassen.

Tabblad Scenario's U kunt scenarioboekingen (Scenarioboeking) signaleren waarvan de vervaldatum is verstreken en de boeking (alsnog) uitvoeren. 1.

Ga naar het tabblad 'Scenario's en selecteer het gewenste scenario

2.

Klik op

. De boeking wordt nu geopend en kan worden uitgevoerd.

Tabblad Selectielijsten

Hier krijgt u een overzicht van de aangegeven selectielijst(en) als er actie ondernomen moet worden op de relaties.  Ga naar het tabblad 'Selectielijsten' en dubbelklik op de gewenste actie. Nu opent de betreffende actie op de selectielijst en kunt u de actie ondernemen. Tabblad Offertes Hier krijgt u, afhankelijk van de ingestelde signalen een overzicht van de offertes die open staan, verstreken zijn of gaan verstrijken. Tabblad Abonnementen Hier krijgt u, afhankelijk van de ingestelde signalen een overzicht van de abonnementen die open staan en gefactureerd moeten worden of moeten gaan worden. Klik op [Factureren] om een geselecteerd abonnement te factureren. U krijgt direct een venster waarin u de 'vrije tekst' voor de factuur kunt invullen. Tabblad Uren Vanuit dit tabblad kunt u rechtstreeks een geselecteerde urenmutatie goedkeuren en/of factureren.

5.2

Werken met de Management-assistent

Rechten en opstarten In 'Beheer | Rechten' kunt u aangeven welke gebruikers rechten hebben om de informatie in de Management-assistent en/of de Persoonlijke assistent te lezen, respectievelijk te wijzigen. In de 'Gebruikersparameters', map 'Management-info' kunt u opties instellen voor de (management)assistent. U kunt aangeven dat de informatie op een vast interval ververst moet worden naar de actuele informatie. Bij 'Extra | Opties' kunt u het verversingsinterval vastleggen. Deze instelling geldt ook voor de Persoonlijke assistent.



versie 1.0

Pagina 58 van 87


Wanneer een gebruiker rechten heeft op de Management-assistent en heeft aangegeven dat deze automatisch moet worden opgestart, zal de management-assistent automatisch starten. In Het lint van het tabblad 'Algemeen' is een knop waarmee de Management-assistent geopend kan

worden: . De Management-assistent toont alleen de tabbladen waarvoor u een of meer bewakingsvoorwaarden hebt ingesteld. Instellingen Als u de Management-assistent of de Persoonlijke assistent voor de eerste maal opent, zullen er nog geen bewakingsvoorwaarden zijn vastgelegd. Dan wordt automatisch het venster (Wizard) voor de instellingen geopend. Zie voor de instellingen van de Management-assistent: Instellen van de voorwaarden. Met de Management-assistent kunt u een actieve bewaking instellen van verschillende gegevens, bijvoorbeeld de acties die bij de gebruikers open staan, budgetoverschrijdingen of urenmutaties van werknemers. U kunt meerdere bewakingsvoorwaarden tegelijk vastleggen voor een zelfde groep gegevens. 1.

Leg de bewakingsvoorwaarden voor de Management-assistent vast. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Assistent' kunt u een aantal voorkeursinstellingen vastleggen voor de Management-assistent. U kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen de assistent standaard te laten opstarten zodra u een administratie opent, zodat u direct kunt zien of de voorwaarden bereikt zijn, en u kunt de verversingsinterval opgeven. 2. Geef de uitgebreide voorwaarden voor de bewaking op 3. Controleer de door Unit4 Multivers XL geconstateerde afwijkingen of signalen. In de Management-assistent krijgt u alleen informatie. In de Persoonlijke assistent kunt u op sommige plaatsen ook direct ingrijpen bij afwijkingen (bijvoorbeeld een bestelling plaatsen als de voorraad onder het minimum komt). Er is een wizard beschikbaar waarmee u eenvoudig de bewakingsvoorwaarden instelt. De instellingen zelf worden aangegeven op het tabblad 'Instellingen'. Unit4 Multivers XL controleert de gegevens op de ingestelde voorwaarden en signaleert afwijkingen. Wanneer aan één of meerdere voorwaarden voldaan is, wordt het betreffende gegeven op een van de tabbladen opgenomen. Selecteer een instelling en klik op

om de vastgelegde instelling voor de bewaking te verwijderen. Door

te klikken op 'Wijzigen' kunt u de instelling wijzigen in dezelfde wizard die gebruikt wordt voor het vastleggen van de instelling. De wizard stelt dan steeds de al vastgelegde instellingen voor, die u vervolgens kunt aanpassen. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd.

In de knoppenbalk is, als u met de module 'Urenregistratie' werkt, ook een selectieveld (drop down menu) beschikbaar waarin u een kalenderjaar kunt selecteren. Omdat de urenmutaties in kalenderjaren worden geboekt, is dit drop down menu actief op het tabblad 'Werknemers'. Zie ook: 'Werken met urenregistratie'. Zie verder: 1. Mogelijkheden met de Management-assistent 2. Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke Assistent.



versie 1.0

Pagina 59 van 87


5.2.1

Mogelijkheden met de Management-assistent

In de rechtentabel zijn de rechten voor de Management-assistent vastgelegd. Het kan dus zijn dat u geen toegang hebt tot een of meer van de onderstaande functies. Dit zal ook het geval zijn als u bepaalde modules niet hebt. In de Management-assistent ziet u, in tegenstelling tot de Persoonlijke assistent, de gegevens van alle gebruikers/vertegenwoordigers. Per scherm kunt u een optie selecteren waardoor u alleen uw 'eigen gegevens' ziet. Meerdere selecties U kunt op een tabblad meerdere selecties maken door de <Shift>- of de toets in te drukken. Voorwaarde is dat u dan in de meest linker (grijze) kolom klikt. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. Verkoopstatistiek U kunt bij de vertegenwoordigers (in 'Onderhoud | Personen') eenvertegenwoordiger aan een gebruiker koppelen. Op dat moment kan alleen deze gekoppelde gebruiker de gegevens van de vertegenwoordiger zien. De vertegenwoordiger zelf, gesteld dat ook hij als 'Gebruiker' in Unit4 Multivers XL bekend is, kan zijn eigen informatie dan niet meer zien. Dit is vooral van belang bij de 'Verkoopstatistiek' in de Managementassistent. Daar ziet u bijvoorbeeld als u bij 'Omzet per debiteur' de optie 'Alleen 'mijn' omzet' kiest, ook de omzet van de vertegenwoordigers die aan u als gebruiker gekoppeld zijn. Inkoopstatistiek Hier kunt u nu ook de omzet op basis van facturen of van alle inkooporders (inclusief de openstaande) opvragen. Kengetallen Hiermee kunt u de kengetallen van de administratie opvragen. Bedrijfsinformatie De cijfers die u hier ziet worden voor het grootste deel opgebouwd uit de componenten die in het programma 'Kengetallen' (menu 'Onderhoud') aangemaakt zijn. Zie voor de instellingen van de Management-assistent: Instellen van de voorwaarden. Tabblad 'Acties'

Hier vindt u alle acties die voldoen aan de voorwaarde die u op het tabblad 'Instellingen' vastgelegd hebt. Alleen niet-afgehandelde acties worden hier getoond. Klik op om de actie te kunnen bewerken. Door te klikken in de kolom 'Tekst' kunt u de tekst van de actie aanpassen. Als de actie afgehandeld is, kruist u het vakje 'Afgehandeld' aan; de actie wordt na het opslaan van de gegevens op het scherm '' niet meer getoond op dit tabblad. Als u de optie 'Toon alleen 'mijn' acties' hebt geselecteerd, worden uw eigen acties getoond. Tabblad 'Budgetten/Prognoses' Dit tabblad toont de gegevens van de budgetten en/of prognoses die voldoen aan de controlevoorwaarden. Als het budget of de prognose binnen het opgegeven percentage of bedrag afwijkt van het oorspronkelijke budget of de prognose, dan worden de gegevens van het budget of de prognose hier getoond. Van elke budgetregel kunt u details opvragen. Tabblad 'Werknemers'



versie 1.0

Pagina 60 van 87


Dit tabblad toont de gegevens van de uren die vallen binnen de controlevoorwaarden. Per werknemer kunt u een overzicht van alle urenmutaties en de status opvragen.

5.2.2

Verkoopstatistieken in de assistenten

Verkoopstatistiek in de Persoonlijke assistent In de verkoopstatistiek van de Persoonlijke assistent worden de 'persoonlijke' omzetten, debiteuren en artikelen getoond. Dit geldt uiteraard uitsluitend wanneer u zelf als 'Vertegenwoordiger' in Unit4 Multivers XL bekend bent en aan één of meer debiteuren gekoppeld bent. U kunt bij de vertegenwoordigers (in 'Onderhoud | Personen') een vertegenwoordiger aan een gebruiker koppelen. Op dat moment kan alleen deze gekoppelde gebruiker de gegevens van de vertegenwoordiger(s) zien. De vertegenwoordiger zelf, gesteld dat ook hij als 'Gebruiker' in Unit4 Multivers XL bekend en ingelogd is, kan zijn eigen informatie dan niet meer zien. Het tabblad 'Vertegenwoordigers' is niet beschikbaar in de Persoonlijke assistent. Instellingen per tabblad Op de tabbladen 'Omzet', 'Omzet per debiteur', 'Top 10 debiteuren' en 'Vertegenwoordigers' kunt u kiezen voor een overzicht van de gefactureerde omzet (handmatig geboekte facturen in het verkoopboek plus de verwerkte factuuropdrachten/verkooporders), de omzet van de factuuropdrachten (alleen de factuuropdrachten en verkooporders die via 'Facturatie' zijn aangemaakt en daar zijn verwerkt), of de factuuropdrachten/verkooporders inclusief de opdrachten die nog niet verwerkt zijn. Instelling

Resultaat

Facturen

Toont alle facturen, zowel de handmatige facturen uit het Verkoopboek als de verwerkte factuuropdrachten en verkooporders uit de facturatie.

Factuuropdrachten

Toont alleen de verwerkte factuuropdrachten en verkooporders uit de facturatie.

Inclusief de nog niet gefactureerde omzet

Toont behalve de verwerkte factuuropdrachten en verkooporders uit de facturatie ook de nog niet verwerkte opdrachten/orders uit de facturatie.

Op de tabbladen 'Artikelen' en 'Artikelgroepen' kunt u kiezen voor 'Inclusief nog niet gefactureerde omzet'. Hier geldt dat de gekozen instelling voor beide tabbladen gelijk is. Verkoopstatistiek in de Management-assistent In de verkoopstatistiek van de Management-assistent worden de totale omzetten, debiteuren en artikelen getoond. Dus van alle gegevens en vertegenwoordigers in de administratie. U kunt echter instellen dat u uitsluitend uw 'eigen' gegevens wilt zien. Maar let daarbij op dat u dan ook de gegevens van eventueel aan u gekoppelde vertegenwoordigers als uw 'eigen' gegevens zult zien (zie hierboven). De verkoopstatistieken kunnen, als u werkt met de module 'Facturering', in Unit4 Multivers XL op twee manieren worden gegenereerd.  De verkoopstatistiek gaat uit van de geboekte verkoopfacturen, dit is de omzet per vertegenwoordiger berekend op basis van de via facturering tot factuur verwerkte factuuropdrachten. De verkoopstatistiek wordt berekend als de som van de netto-omzetbedragen uit de factuuropdrachtregels.  De omzetstatistiek wordt bepaald op basis van de geboekte (netto) omzet en hierin worden naast de verwerkte verkoopopdrachten ook de (handmatig) geboekte debiteurenfacturen meegeteld. De omzetstatistiek wordt berekend als de factuurbedragen minus de btw en de kredietbeperking. Wanneer u uitsluitend factuuropdrachten invoert (en geen gebruik maakt van handmatig geboekte debiteurenfacturen), zou u kunnen denken dat de beide methodes tot eenzelfde resultaat zouden leiden. Dit is niet geheel waar omdat de verkoopstatistiek uitgaat van de factuurregels en de omzetstatistiek van de factuurtotalen. Hierdoor kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 61 van 87


Als u niet over de module 'Facturering' beschikt wordt altijd de omzetstatistiek gebruikt en is de keuzemogelijkheid uitgeschakeld. Ook met 'Rapport | Management | Verkoopstatistieken' kunt u beide statistieken afdrukken. U kunt op een van de volgende tabbladen klikken om de gegevens op te vragen. Per tabblad kunt u een gegeven selecteren en op de knop drukken om detailinformatie op te vragen. Soms kunt u zelfs verder gaan tot op het niveau van de factuur zelf. Door te dubbelklikken op de kop van een kolom, kunt u de omzetgegevens op de inhoud van de kolom sorteren, bijvoorbeeld op het artikelnummer in plaats van op de hoogte van de omzet. In sommige gevallen kunt u de omzetgegevens ook als grafiek opvragen. U kunt met de knop in de menubalk de periode kiezen waarover de gegevens getoond moeten worden:  per 52 weken;  per 12 maanden  per kwartaal of  per boekjaar/periode In de menubalk kunt u de periode selecteren, kunt u aangeven of u de omzet per periode in percentages

wilt zien (klik op

), en of u de cumulatieve gegevens wilt zien (klik hiervoor op

).

Wanneer u in één van de tabbladen een keuze gemaakt hebt voor de omzet- of de verkoopstatistiek, wordt deze keuze op alle relevante tabbladen overgenomen. Bij het afdrukken van de verkoopstatistiek moet u de keuze opnieuw instellen. Bij ongelijke keuzes kan er een verschil in de omzetstatistieken optreden. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. -

Omzet Toont de verkoopomzet per periode. In de menubalk kiest u de gewenste periode: per week, per jaar of per kwartaal De kolommen tonen de omzetbedragen per periode voor het huidige en het voorgaande boekjaar en het verschil daartussen. Daarnaast wordt het voortschrijdende totaal getoond (de cumulatieve omzet over afgelopen periode van het boekjaar). Selecteer een periode en klik op om de omzetgegevens van die periode uitgesplitst te zien per debiteur. De grafiek met de jaaromzet vraagt u op door op

-

te klikken.

Omzet per debiteur Selecteer een debiteur. U ziet vervolgens de omzet voor die debiteur per periode. U kunt de periodeindeling en de weergave van de cijfers nog aanpassen in de menubalk. Klik op van een andere debiteur op te vragen.

om de gegevens

Selecteer een regel en klik op om de facturen van de debiteur in die periode te zien. Als u een inkooporganisatie hebt geselecteerd kunt u aangeven dat de omzet inclusief die van de leden moet zijn. Met omzetgegevens getoond. De grafiek -

vraagt u de leden van de organisatie op en worden de

toont de jaaromzet van de geselecteerde debiteur.

Top 10 debiteuren Hier worden de tien debiteuren getoond die voor de grootste omzet hebben gezorgd in een bepaalde periode. U kunt een standaardperiode (bijvoorbeeld 'vorige maand', of 'laatste 6 maanden') selecteren



versie 1.0

Pagina 62 van 87


door op de schuifpijl te klikken en een periode te selecteren. Maar u kunt ook zelf een periode opgeven in de vakken 'Van' en 'T/m' en vervolgens te klikken op

.

De getoonde 'Top 10' is de top 10 van de gekozen periode. Per debiteur wordt de omzet getoond, evenals de cumulatieve omzet. Selecteer een debiteur en klik op vragen. De grafiek -

om de facturen van die debiteur in de gekozen periode op te

toont de omzetverhoudingen van de debiteuren.

Vertegenwoordigers (alleen Management-assistent) Toont de omzet per vertegenwoordiger over een door u zelf te bepalen periode. Ook hier kunt u weer een keuze maken uit de standaardperiodes, of u kunt zelf een periode 'Van ..' 'T/m ..' invullen. De gegevens worden alleen getoond als u vertegenwoordigers aan de debiteuren gekoppeld hebt in 'Onderhoud debiteuren'. Per vertegenwoordiger wordt de omzet en het percentage van de omzet getoond, evenals de cumulatieve omzet en percentage. Selecteer een vertegenwoordiger en klik op in de gekozen periode op te vragen.

om de omzet van de vertegenwoordiger per debiteur

-

Winst (alleen Management-assistent) Hier wordt de berekening 'Verkoopprijs minus kostprijs' gemaakt. U kunt een vergelijking maken tussen het huidige boekjaar en het voorgaande boekjaar. De winst kan per periode, cumulatief, in bedragen of percentages getoond worden.

-

Artikelen Dit tabblad toont de omzet en de percentages per artikel. Daarnaast worden de kostprijs en het bedrag van de bijdrage aan de omzet(*) getoond. U kunt een keuze maken uit de standaardperiodes, of u kunt zelf een periode 'Van ..' 'T/m ..' invullen en de omzet hiervan opvragen door op klikken.

te

Onderin kunt u aangeven of u alleen de cumulatieven of de omzet van de voorraadartikelen wilt zien door de betreffende vakjes aan te kruisen. Als u het vakje 'Alleen voorraadartikelen' niet aankruist, wordt ook de omzet getoond van artikelen waarvoor geen voorraad bijgehouden wordt. Artikelen / diensten die in de Tekstregels opgenomen zijn worden nooit getoond in de omzet. Klik op om de kolom 'Marge' te tonen. Dit geldt alleen als de gegevens niet cumulatief worden getoond. Hier wordt het percentage tussen omzet en kostprijs getoond. Als de gegevens cumulatief getoond worden, is de kolom 'Cumulatieve marge' zichtbaar. Met kunt u de grafiek van de artikelomzet opvragen, waarbij u zelf kunt opgeven hoeveel meest verkochte artikelen u wilt zien; u kunt de omzet van het artikel uitgesplitst per debiteur opvragen ; en u kunt de facturen opvragen waarop het geselecteerde artikel voorkomt -

.

Artikelgroepen Dit tabblad toont de omzet en de percentages per artikelgroep. Daarnaast worden de kostprijs en het bedrag van de bijdrage aan de omzet(*) getoond. U kunt een keuze maken uit de standaardperiodes, of u kunt zelf een periode 'Van ..' 'T/m ..' invullen en de omzet hiervan opvragen door op klikken.

te

Klik op om de kolom 'Marge' te tonen. Dit geldt alleen als de gegevens niet cumulatief worden getoond. Hier wordt het percentage tussen omzet en kostprijs getoond. Als de gegevens cumulatief getoond worden, is de kolom 'Cumulatieve marge' zichtbaar. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 63 van 87


Onderin kunt u aangeven of u alleen de cumulatieven wilt zien door het betreffende vakje aan te kruisen. U kunt de omzet per artikel uit de groep opvragen door een groep te selecteren en op de knop klikken. -

te

Offertes Hier worden de gegevens over offertes getoond. U kunt verschillende selecties maken. Door op een perioderegel te dubbelklikken kunt u gegevens over de offertes van die periode opvragen. Ook het gemiddelde kanspercentage over de periode wordt getoond.

-

Projecten Hier wordt per projectgroep de Omzet, Kostprijs en de Bijdrage getoond. De verkoopstatistiek in de Persoonlijke assistent toont alleen de 'eigen projecten' (de projecten waarvan u als gebruiker projectleider bent, of waarvan u als gebruiker aan de projectleider gekoppeld bent), in de verkoopstatistiek van de Management-assistent is dit een optie. Als u kiest voor 'Openstaand' respectievelijk 'Afgesloten', dan worden alleen de openstaande- resp. afgesloten projecten getoond. Kiest u voor 'Beide' dan worden zowel openstaande als afgesloten projecten getoond. Bij de keuze voor 'Afgesloten' of 'Beide' is het mogelijk om voor de afgesloten projecten een range op te geven op basis van de afsluitdatum van het project. Als u op een regel dubbelklikt of kiest voor getoond.

, dan worden de omzetdetails van de projectgroep

(*) Voor

de artikelen en artikelgroepen wordt de omzet uit het orderregelbestand gehaald. De gegevens in de Management-assistent zijn dus gebaseerd op de financiële omzet en niet op de aantallen. U kunt echter ook kiezen voor 'Omzet in aantallen' en/of een 'Uitsplitsing naar debiteuren'. In 'Info artikelen' wordt wel de omzet in aantallen getoond, maar niet de bijdrage aan de financiële omzet. De omzet wordt als volgt bepaald: (regelbedrag exclusief btw -/- orderkorting) * (koers/eenheid). De kostprijs van de omzet wordt berekend als 'aantal x vaste verrekenprijs van het artikel'. De bijdrage aan de omzet wordt berekend als het verschil van de omzet -/- kostprijs.

5.2.3

Inkoopstatistieken

De statistieken worden gegenereerd op basis van de ingeboekte inkoopfacturen. In het menu 'Rapport' kunt u met de keuze 'Management' de inkoopstatistieken afdrukken. U kunt op een van de volgende tabbladen klikken om de gegevens op te vragen. Per tabblad kunt u een gegeven selecteren en op de knop drukken om detailinformatie op te vragen. Soms kunt u zelfs verder gaan tot op het niveau van de factuur zelf. In sommige gevallen kunt u de omzetgegevens ook als grafiek opvragen. U kunt met de knop in de menubalk de periode kiezen waarover de gegevens getoond moeten worden:  per 52 weken;  per 12 maanden  per kwartaal of  per boekjaar/periode In de menubalk kunt u de periode selecteren, kunt u aangeven of u de omzet per periode in percentages wilt zien (klik op

), en of u de cumulatieve gegevens wilt zien. Klik hiervoor op 'Cumulatief'

. Instellingen per tabblad



versie 1.0

Pagina 64 van 87


Op de tabbladen 'Kosten', 'Kosten per crediteur' en 'Top 10 crediteuren' kunt u kiezen voor een overzicht van de gefactureerde kosten (handmatig geboekte facturen in het inkoopboek plus de afgesloten inkooporders), de kosten van de afgesloten inkooporders inclusief nog niet afgesloten inkooporders. Een inkooporder is afgesloten als de inkooporderregel via de goederenontvangst is geboekt. De statistiek gaat uit van de inkooporderregels. Een inkooporder waarvan een aantal orderregels nog openstaan, blijft voor het bedrag van de openstaande regels bij de nog niet afgesloten orders staan. De ontvangen orderregels worden bij de afgesloten inkooporders getoond. Instelling

Resultaat

Facturen

Toont alle facturen, zowel de handmatige facturen uit het Inkoopboek als de afgesloten inkooporders.

Inkooporders

Toont alleen de inkooporderregels waarvan de goederenontvangst is geboekt.

Inclusief openstaande inkooporders

Toont behalve de afgesloten inkooporders (inkooporderregels), ook de nog openstaande inkooporder(regel)s.

Op de tabbladen 'Artikelen' en 'Artikelgroepen' kunt u kiezen voor 'Inclusief openstaande inkooporders'. Hier geldt dat de gekozen instelling voor beide tabbladen gelijk is. - Kosten Toont de inkoopkosten per periode. U kunt u de periode selecteren, en kunt u aangeven of u de kosten per periode in percentages wilt zien, en of u de cumulatieve gegevens wilt zien. De kosten worden als volgt berekend: factuurbedrag -/- bedrag btw -/- bedrag kredietbeperking (in lokale valuta). De kolommen tonen de kosten per periode voor het huidige en het voorgaande boekjaar en het verschil daartussen. Daarnaast kan het voortschrijdende totaal getoond worden (de totale kosten over het laatste jaar), of de percentages. Als de optie 'Cumulatief' gekozen is, worden de cumulatieve waarden getoond. Selecteer een periode en klik op

om de kosten van die periode uitgesplitst te zien per crediteur.

De grafiek met de kosten per jaar vraagt u op door op -

te klikken.

Kosten per crediteur Zoek een crediteur. U ziet vervolgens de kosten voor die crediteur per periode. U kunt de periodeindeling en de weergave van de cijfers nog aanpassen onderin het tabblad. Klik op gegevens van een andere crediteur op te vragen.

om de

Selecteer een regel en klik op om de facturen van de crediteur in die periode te zien. De grafiek toont de jaaromzet van de geselecteerde crediteur. -

Top 10 crediteuren Hier worden de tien crediteuren getoond bij wie u de grootste inkoopkosten gehaald hebt in een bepaalde periode. U kunt een standaardperiode (bijvoorbeeld 'vorige maand', of 'laatste 6 maanden') selecteren door op de schuifpijl te klikken en een periode te selecteren. Maar u kunt ook zelf een periode opgeven in de vakken 'Van' en 'T/m' en vervolgens te klikken op

.

De getoonde 'Top 10' is de top 10 van de gekozen periode. Per crediteur wordt de kosten en het percentage van de kosten getoond, evenals de cumulatieve kosten en percentage. Selecteer een crediteur en klik op vragen.


om de facturen van die crediteur in de gekozen periode op te


versie 1.0

Pagina 65 van 87


-

Artikelen Op dit tabblad ziet u de inkoop per artikel. Met kunt u informatie per leverancier van het artikel opvragen. U kunt kiezen of u de omzet inclusief of exclusief de openstaande inkooporders wilt tonen. Met zichtbaar zijn.

-

, of door op een artikel te dubbelklikken, opent een scherm waarin de inkooporders

Artikelgroepen Op dit tabblad ziet u de inkoop per artikelgroep.

5.2.4

Kengetallen

In de 'Opties' (menu 'Extra') kunt u aangeven wanneer de Kengetallen opnieuw berekend moeten worden. Op dit tabblad worden de kengetallen getoond die u in het programma 'Onderhoud kengetallen' samengesteld hebt uit de verschillende componenten. In het menu 'Rapport' kunt u met de keuze 'Management' de componenten en/of kengetallen afdrukken. Vanuit het scherm in de Managementassistent kunt u de saldirubricering afdrukken. Met drukt u rechtstreeks de belangrijkste gegevens uit het overzicht af. Als u in 'Extra | Opties', tabblad 'Afdrukken' hebt aangegeven dat u standaard eerst het rapport op het scherm wilt tonen, verschijnt het op het scherm. Anders wordt dit overzicht rechtstreeks naar de printer gestuurd. De door Unit4 Multivers XL berekende kengetallen worden per periode van het huidige en het vorige boekjaar getoond. Als de optie 'Cumulatief kengetal' in 'Onderhoud kengetallen' aangekruist is, worden de kengetallen per periode gecumuleerd. 1

Details U moet een kengetal geselecteerd hebben. Met deze knop vraagt u de details van het geselecteerde kengetal op. U ziet de formule van het kengetal en de door Unit4 Multivers XL berekende waarden voor ieder component van het kengetal per periode.

2

Grafiek U moet een kengetal geselecteerd hebben. Hiervan kunt u de grafiek opvragen. U kunt de grafische weergave dan nog aanpassen of de grafiek afdrukken of versturen per fax of e-mail. Als u een normwaarde opgegeven hebt voor het kengetal wordt deze in de grafiek getoond.

3

Opnieuw laten berekenen In 'Opties' (Extra | Opties') geeft u aan wanneer de kengetallen berekend moeten worden. Door op deze knop te klikken laat u alle aanwezige kengetallen berekenen op grond van de aller laatste gegevens.

4

Aanpassen U start dan het programma 'Onderhoud kengetallen' waarin u een kengetal kunt wijzigen of verwijderen, of een nieuw kengetal kunt toe voegen. Als u (de formule van) een kengetal aangepast hebt, en het venster 'Onderhoud kengetallen' afsluit, of als u van boekjaar verandert, dan worden de kengetallen automatisch opnieuw berekend.

5

Du Pont-schema U moet eerst een kolom / periode geselecteerd hebben door in de kop van de kolom te klikken. Door op deze knop te klikken vraagt u het Du Pont-schema op, dat de onderlinge relatie van de kengetallen in grafische vorm toont. Het Du Pont-schema is een momentopname en geldt alleen voor de periode die hoort bij de kolom die u geselecteerd hebt.



versie 1.0

Pagina 66 van 87


Het Du Pont-schema wordt alleen getoond als u alle (verplichte) componenten en kengetallen gekoppeld hebt. Als er nog geen componenten of kengetallen aanwezig zijn, kunnen de benodigde componenten en kengetallen automatisch gegenereerd worden (bij het opstarten van het programma 'Onderhoud kengetallen'). Zie verder de beschrijving van het Du Pont-schema.

5.2.5

Het gebruik van het Du Pont-schema

Het Du Pont-schema toont de verschillende kengetallen in hun onderlinge relatie. U kunt het schema opvragen in de Management-assistent. Om tot een juiste weergave van het schema te komen, moet u rekening houden met de volgende punten: Als u nog geen kengetallen en componenten aangemaakt hebt (of alle bestaande componenten / kengetallen verwijderd hebt), verschijnt bij het opstarten van het programma 'Kengetallen' in het menu 'Onderhoud' de vraag of u automatisch een Du Pont-schema wilt laten genereren. Beantwoordt deze vraag met 'Ja' om de verplichte componenten en kengetallen te laten aanmaken. De volgende kengetallen zijn verplicht: BWM Bruto winstmarge OS

Omloopsnelheid

RVE

Rentabiliteit van het Eigen Vermogen

RVET

Rentabiliteit van het Totaal Vermogen

SEVVV Solvabiliteit van het Eigen/Vreemd Vermogen

Daarnaast zijn de volgende componenten verplicht (ook deze kunt u automatisch laten aanmaken als er nog geen componenten / kengetallen aanwezig zijn): DEB

Debiteuren

EV

Eigen Vermogen

EVRES

Eigen Vermogen en Resultaat

KOMGR

Kostprijs Omzet en Grondstoffen

KOMZET

Kosten van de Omzet

KOV

Overige kosten

KPERS

Personeelskosten

LIQ

Liquide middelen

OMZET

Omzet

TOTRES

Totaal Resultaat

TOTVER

Totaal Vermogen

VASTA

Vaste activa

VLOTA

Vlottende activa

VONH

Voorraad en Onderhanden werk

VV

Vreemd Vermogen

W

Winst

De kengetallen en hun samenstelling: Kosten van de omzet en diverse baten en lasten Kosten van grondstoffen + Personeelskosten + Afschrijvingen en overige kosten + Diverse baten en lasten



versie 1.0

Pagina 67 van 87


Vlottende activa Voorraden en onderhanden werk + Debiteuren + Liquide middelen Totaal resultaat Omzet - Kosten van de omzet en diverse baten en lasten Totale activa = Totaal vermogen Vlottende activa + Vaste activa Omloopsnelheid Omzet / Totale activa Bruto-marge Totaal resultaat / Omzet x 100% Rentabiliteit van het Eigen Vermogen Bruto marge x Omloopsnelheid Een wijziging in één van de cijfers heeft gevolgen voor de rentabiliteit. Koppel de juiste rubrieken aan de componenten. Na het aanmaken van de verplichte componenten en kengetallen, moet u de juiste rubrieken uit de grootboekrubricering aan de componenten koppelen. De grootboekrubricering moet dus al correct aangemaakt zijn. Zorg er dus bijvoorbeeld voor dat alle rubrieken die vaste activarekeningen bevatten ook aan de component 'Vaste activa' gekoppeld worden. Totaalbedragen van componenten worden niet berekend, maar vanuit de administratie opgehaald. Het is dan ook van belang dat u de component in het schema letterlijk aanhoudt. In het Du Pont-schema ziet u bijvoorbeeld de componenten die hierna afgebeeld zijn. De component 'Vlottende activa' in het schema bestaat uit de componenten 'Voorraden en onderhanden werk', 'Debiteuren' en 'Liquide middelen'. De rubriek 'Vlottende activa' moet dan dus ook dezelfde gekoppelde grootboekrekeningen bevatten als deze drie genoemde rubrieken bij elkaar. Als er nu een afwijking optreedt in de gekoppelde rekeningen van bijvoorbeeld de component 'Liquide middelen', dan wordt deze afwijking niet in de vlottende activa en de rest van het schema doorberekend omdat de component 'Vlottende activa' zelfstandig berekend wordt.

Zie het bovenstaande voorbeeld van de grootboekrubricering. In dit geval wordt de component 'Vlottende activa' berekend aan de hand van de gekoppelde rubrieken 'Voorraad', 'Vorderingen', 'Effecten' en 'Liquide middelen'. In het Du Pont-schema worden de effectenrekeningen niet meegeteld: het bedrag aan vlottende activa kan dus hoger uitvallen dan de totalen van de drie deelcomponenten bij elkaar als er een saldo op de effectenrekeningen aanwezig is. U kunt dit oplossen door de component 'Vlottende activa' in 'Onderhoud kengetallen' niet te definiëren als '02.00.00', maar als '02.01.00 (Voorraad) + 02.02.00 (Vorderingen) + 02.04.00 (Liquide middelen)'. Kengetallen (in het schema te herkennen aan de groene kleur) worden wel berekend aan de hand van de componenten. Een verschil kan ook optreden als u afwijkt van de voorgestelde standaardindeling, als u bijvoorbeeld in de grootboekrubricering de rekening 'Liquide middelen' in een andere rubriek dan de rubriek 'Vlottende activa' indeelt. Het Du Pont-schema kunt u gebruiken in de Management-assistent van Unit4 Multivers XL en geeft de situatie weer op een bepaalde tijd en is dus een momentopname. U moet daarom eerst een kolom met periodecijfers selecteren voordat u op de knop de Management-assistent). Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2

(Du Pont-schema) kunt klikken (zie ook: Kengetallen in


versie 1.0

Pagina 68 van 87


5.2.6

Bedrijfsinformatie

De meeste saldi zijn gebaseerd op componenten die in het programma 'Kengetallen' (menu 'Onderhoud') aangemaakt zijn. Als het component niet bestaat, staat het saldo op '0' en wordt het saldo rood weergegeven. Let erop dat de code van de component hetzelfde geschreven wordt, dus ook met de juiste hoofdletters. U kunt de betreffende component dan aanmaken in het programma 'Kengetallen' en hieraan de juiste rubrieken koppelen, en dit programma vervolgens nogmaals opstarten. Eventueel kunt u een apart rubriceringsschema hanteren. In het bovenste deel van dit venster kunt u in één oogopslag de belangrijkste saldi zien. Het gaat om de saldi:  liquide middelen  saldo debiteuren  saldo crediteuren  saldo voorraden  saldo factuuropdrachten  saldo inkooporders Het onderste deel toont het exploitatie-overzicht. Hierbij worden de saldi opgehaald van de diverse kostenen opbrengstrubrieken. 

Selecteer het saldo en klik op de knop om de detailgegevens op te vragen Als de detailgegevens op componenten gebaseerd zijn, (de kolom 'Component' is dan gevuld), kunt u de details per niveau gaan bekijken. Als de detailgegevens niet op componenten gebaseerd zijn, zoals bijvoorbeeld bij factuuropdrachten en inkooporders, kunt u inzoomen op de factuuropdrachten en orders.

Met drukt u rechtstreeks de belangrijkste gegevens uit het overzicht af. Als u in 'Extra | Opties', tabblad 'Afdrukken' hebt aangegeven dat u standaard eerst het Rapport op het scherm wilt tonen, verschijnt het op het scherm. Anders wordt dit overzicht rechtstreeks naar de printer gestuurd.



versie 1.0

Pagina 69 van 87


6

Werken met Relatiebeheer

Met Relatiebeheer beheert u de Relaties van uw organisatie. Door het aanleggen van een relatiebestand, niet te verwarren met uw debiteuren- en crediteurenbestand kunt u al uw contacten en afspraken beheren in Unit4 Multivers XL . Uiteraard zijn uw Debiteuren en Crediteuren toegevoegd aan de lijst van relaties en kunt u hen daarmee opnemen in mailingen promotietrajecten. U legt voor al u relaties en de contactpersonen die u bij deze relaties hebt, een groot aantal gegevens vast. Per relatie kunt u naast de standaardgegevens, een schat aan informatie onderbrengen in vrije velden en tabellen (vrije kaarten). U kunt uw acquisitietrajecten en mailingen organiseren en bewaken. Voor al uw relaties kunt u gebruikmaken van Acties en Notities. Acties kennen prioriteiten en een actieperiode. U kunt denken aan nabelacties voor offertes van een relatie of een actie naar aanleiding van het betaalgedrag. Om het overzicht in uw acties te bewaren brengt u de Acties onder in Actiesoorten. Het Notitieblok is, zoals de naam al zegt, een verzameling van al of niet tijdelijke aantekeningen. U kunt denken aan een overzicht van de brochures die u uw relatie hebt gestuurd, een routebeschrijving, aanvullende informatie over een bijeenkomst etc. Om het overzicht te behouden brengt u de notities onder in groepen: 'Notitiesoorten'. Vanuit het overzicht van de relaties en contactpersonen kunt u direct vanaf uw scherm via de telefoonkiezer bellen met de relatie of contactpersoon, een fax of een e-mail versturen of een mailing via email versturen met MS Outlook. Vanuit het Documentenbeheer of Document management (module 'Document management') kunt u eenvoudig centraal uw documenten per relatie beheren. Dit kunnen zowel formulieren van Unit4 Multivers XL als facturen en aanmaningen zijn, als externe documenten (brieven, spreadsheets etc.). U kunt per relatie mappen aanmaken, maar u kunt ook een centrale map aanmaken, bijvoorbeeld een map 'Projecten' die bij al uw relaties beschikbaar is en waarin u de projectdocumentatie voor de betreffende relatie bijhoudt. Wanneer u over een groot aantal relaties en contactpersonen beschikt is het van groot belang om snel en gemakkelijk gegevens te kunnen invoeren. Daarom worden in de stamgegevens voor relatiebeheer, codes en omschrijvingen vastgelegd voor de al genoemde Actie- en Notitiesoorten. Voor het aanmaken van relaties waarvan dezelfde gegevens vaak voorkomen, kunt u ook een scenario aanmaken (Scenarioboeking). Gegevens die voor elke relatie uniek zijn (zoals het nummer, het tabblad adressen, contactpersonen of offertes) worden niet in het scenario opgenomen. Eventuele vrije tabbladen en tabellen worden met hun velden ook in het scenario opgenomen. In het documentenbeheer voor relaties is sprake van het aanmaken van ‘mappen’. Deze mappen zijn echter geen ‘fysieke’ directories zoals in het besturingssysteem (Windows). Binnen een map kunt u bestanden (documenten) koppelen aan (verwijzen naar) de fysieke plaats van het bestand.

6.1

Relatiebeheer

De basisgegevens voor het relatiebeheer hebt u kunnen vastleggen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Relatiebeheer'. U kunt bij het invullen van de gegevens een keuze maken uit de reeds vastgelegde algemene gegevens. Relaties worden automatisch (oplopend) genummerd (ID). U kunt relaties in de zoekschermen selecteren op nummer. Is het nummer niet zichtbaar in het zoekscherm, kunt u het zoekscherm aanpassen. Zie ook de procedure: Selecteren van relaties. In 'Taken | Relatiebeheer' onderhoudt u de gegevens van uw relaties. Op de diverse tabbladen kunt u de volgende soorten gegevens vastleggen en onderhouden:

1.

Algemeen Vul op dit tabblad de naam- en adresgegevens van de relatie in. In de rubriek 'Alleen voor selectie' hoeft u niets in te geven. Wanneer u de gegevens van een nieuwe relatie opslaat, registreert Unit4 Multivers XL zelf of deze relatie ook een debiteur, crediteur of alleen een relatie is. Wanneer een bestaande relatie als debiteur of als crediteur wordt opgenomen, verandert de status van de relatie



versie 1.0

Pagina 70 van 87


automatisch. U kunt op dit tabblad dus snel zien of een relatie een debiteur, crediteur of alleen een relatie is. Deze rubricering heeft als voordeel dat wanneer u in Relatiebeheer op 'Debiteuren' of 'Crediteuren' zoekt, alleen de relaties worden getoond die (ook) debiteur of crediteur zijn. 2.

Onderhoudsdatums Hier staat wanneer de relatie in Unit4 Multivers XL is aangemaakt en wanneer de gegevens voor het laatst zijn gewijzigd. Deze data zijn niet alleen informatief, zij vervullen ook een functie voor de gegevensuitwisseling (synchronisatie) met externe programma's.

3.

U kunt als u de aanmaak- of wijzigingsdatum weet, ook via de datum de relatiegegevens opvragen. Voer de datum in het betreffende veld in en klik op

.

4.

Registratie Op dit tabblad kunt u de KvK-gegevens en de Btw-gegevens van de relatie invullen. U kunt ook een vertegenwoordiger van uw bedrijf aan de relatie koppelen. U vult voor een Belgische administratie hier ook uw eigen ondernemingsnummer in.

5.

Communicatie. Vul op dit tabblad de telecommunicatiegegevens in.

6.

Contactpersonen Op het tabblad 'Contactpersonen' kunt u de (contact)personen van de ingevoerde relatie selecteren of aanmaken. U kunt geen contactpersoon aanmaken en tegelijk koppelen aan de nieuwe relatie zolang deze nog niet is opgeslagen. De gegevens van de relatie moeten opgeslagen zijn voordat u de contactpersoon aan de relatie kunt koppelen en een externe rol toewijzen.

7.

Klik op om een (contact)persoon te selecteren. Als u een nieuwe contactpersoon wilt aanmaken en een rol wil toekennen, opent u in de kolom 'Persoon' met het zoekscherm en klikt op . U komt dan in het scherm 'Personen' waar u de contactpersoonsgegevens kunt invoeren. U kunt in de kolom 'Functie' een functie selecteren voor de betreffende persoon. Deze functies hebt u aangemaakt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens. Als in de stamgegevens van de contactpersoon bij de externe rol 'Contactpersoon algemeen' een functie is opgegeven, wordt deze hier getoond.

8.

Adressen. Op dit tabblad kunt u de factuur- en afleveradressen van de ingevoerde relatie onderhouden. Als het afleveradres hetzelfde is als het factuuradres dat op het tabblad 'Algemeen' ingevuld is, dan hoeft u hier geen apart adres in te vullen. Het algemene factuuradres wordt dan ook als afleveradres gebruikt bij het aanmaken van factuuropdrachten. Klik op om het venster 'Adressen van...' op te vragen. In dit venster kunt u een factuur- of afleveradres toevoegen of wijzigen.

9.

Offertes. Op dit tabblad ziet u de voor de relatie gemaakte offertes. U kunt opgeven of u: 1. alleen openstaande offertes, 2. afgewezen offertes 3. en/of gepromoveerde offertes wilt zien.

10.

Selectielijsten Op dit tabblad 'ziet u in welke de relatie opgenomen is, en in welke stap van het traject de relatie zich bevindt. Dubbelklik op een regel om de selectielijst direct te bewerken. U kunt de geselecteerde relatie dan bijvoorbeeld een stap promoveren of degraderen.



versie 1.0

Pagina 71 van 87


11. Zelf-gedefinieerde tabbladen De volgende tabbladen hebt u zelf kunnen aan maken en benoemen in het programma 'Vrije velden' (menu 'Onderhoud | Algemene gegevens | Vrije velden'). Op deze tabbladen kunt u aanvullende gegevens opnemen die voor uw eigen organisatie van belang zijn. Office 2007 of hoger Als u over Microsoft Office beschikt, dan zijn er op de knoppenbalk extra knoppen beschikbaar. U kunt dan in Microsoft Outlook rechtstreeks een nieuwe afspraak vastleggen of een nieuwe taak aanmaken. Met de knop die zichtbaar wordt als u over Word 20003 of hoger beschikt, kunt u een directe koppeling met Word leggen. U kunt de gegevens van de geselecteerde relatie dan direct in een brief in Word overnemen. U kunt ook een mailing via e-mail verzorgen door in Relatiebeheer een selectie van de gewenste relaties of contactpersonen te maken. Met in Microsoft Outlook.

worden de bijbehorende e-mailadressen overgenomen in een e-mail

U kunt vanuit elk tabblad een relatie bellen door op het pictogram 'kiezen' te klikken. U kunt contactpersonen bellen door op het tabblad 'Cont.pers.' de gewenste contactpersoon te selecteren en de details op te vragen. Vanuit dit scherm kunt u snel de contactpersoon bellen door op het pictogram 'kiezen' te klikken.

Met kunt u, wanneer u een relatie hebt geselecteerd rechtstreeks een order/factuuropdracht of offerte (module 'Offertes') aanmaken. U kunt daarbij ook gebruik maken van een Scenarioboeking.

6.2

Werken met acties

U kunt een actie aanmaken, die gekoppeld is aan een relatie (via een crediteur, debiteur, offerte, order of factuur). 1.

U kunt een actie aanmaken die bedoeld is voor uzelf als gebruiker van Unit4 Multivers XL , of voor een of meer andere gebruiker(s). De tekst voor een actie kan maximaal 10.000 tekens bevatten. 2. Aan deze actie kent u een actiesoort, prioriteit, een begin- en een eindtijd toe. 3. Via de actie-button in de werkbalk kunt u alle acties van uzelf opvragen en nieuwe acties aanmaken. 4. In veel boekingsprogramma's en in sommige info-programma's is een knop opgenomen waarmee u de acties kunt oproepen die door u of voor u (als gebruiker van Unit4 Multivers XL ) zijn aangemaakt ten behoeve van de ingevulde relatie, crediteur of debiteur 5. Via de instellingen van Unit4 Multivers XL ('Extra | Gebruikersparameters', map 'Algemeen') kunt u opgeven of de acties moeten worden getoond bij het inloggen en of bij het aanmaken van een offerte (module 'Offertes')standaard een actie moet worden aangemaakt. 6. U maakt actiesoorten aan in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Algemeen Relatiebeheer', tabblad 'Actiesoorten'. U geeft daar ook aan of actiesoorten die voor u bestemd zijn, automatisch getoond moeten worden wanneer u inlogt. Hiertoe moet u ook de betreffende optie geactiveerd hebben (zie punt 5). Acties kunnen op twee manieren afgedrukt worden, via 'Rapport | Relaties | Acties' en vanuit het overzichtsscherm van uw acties, of rechtstreeks vanuit het scherm 'Acties', waarin u een actie aanmaakt. Aanmaken van een actie Als u een actie aanmaakt bent u de 'eigenaar' van de actie en zult u de actie ook in uw overzicht(en) zien: het venster 'Acties van/voor ....', en het tabblad 'Acties' in de Persoonlijke- en de Management-assistent. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 72 van 87


U kent de actie aan één of meer gebruikers van Unit4 Multivers XL toe. Zo kunt u een van uw vertegenwoordigers vragen om een actie te ondernemen naar aanleiding van een offerte voor een relatie (u kunt in de 'Gebruikersparameters' instellen dat bij het opslaan van een offerte er automatisch een actie aangemaakt moet worden). U schrijft dan een actie dat de vertegenwoordiger moet nabellen en kent de actie een begin- en eindtijd toe. U slaat vervolgens de actie op. Actie voor meerdere gebruikers U kunt een actie aanmaken die bestemd is voor meerdere gebruikers. In een selectiescherm kunt u de gewenste gebruikers aan de actie koppelen

.

Melding nieuwe actie Als de betreffende vertegenwoordiger als gebruiker in dezelfde administratie is ingelogd en bij hem is ingesteld dat nieuwe acties gemeld moeten worden (in: 'Beheer | Gebruikers | Onderhoud gebruiker'), krijgt de vertegenwoordiger een melding: In het overzichtsvenster van de acties is de actie bij de vertegenwoordiger opgenomen en is de kolom

'Nieuw' aangevinkt. U opent het overzichtsvenster door op kiezen voor 'Acties per gebruiker'.

in het lint 'Algemeen' te klikken en te

Acties automatisch tonen Behalve het melden van acties bij de geadresseerde(n) kunt u ook vastleggen dat bij het inloggen in Unit4 Multivers XL alle acties getoond worden. U legt dit per actiesoort vast. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Algemeen' geeft u per gebruiker aan of deze acties bij het inloggen inderdaad getoond moeten worden. Actie afhandelen In het overzichtsvenster van de acties ziet u alle acties die door uzelf en door anderen voor u zijn aangemaakt. Door het veld 'Afhandelen' te selecteren en vervolgens de actie te openen komt u vanzelf op het tabblad 'Afgehandeld'. Hier kunt u eventueel de tijd van afhandeling opgeven, of aangeven dat de actie gelezen respectievelijk niet uitgevoerd is. Wanneer u vervolgens de gegevens opslaat, is de actie afgehandeld. Als u een actie voor meerdere gebruikers afhandelt geldt hiervoor het volgende.  Als u uzelf bij het aanmaken van de actie voor meerdere gebruikers niet als gebruiker selecteert hebt, staat de actie wel bij uzelf open. Als u nu zelf de actie afhandelt, is deze ook voor de andere gebruiker(s) afgehandeld.  Als u uzelf wel als een van de gebruikers geselecteerd had, kunt u de actie voor uzelf afhandelen maar deze blijft dan voor de andere gebruiker(s) openstaan. Vanuit andere vensters voor het bewerken van acties kunt u met

de actie afhandelen.

Heropenen van een afgehandelde actie Een afgehandelde actie is alleen in de Management-assistent en in het overzichtsvenster te zien (als daar de optie: 'Ook afgehandelde' geselecteerd is). Een afgehandelde actie kan vanuit die lijst opgevraagd worden en vervolgens in het venster 'Actie' weer heropend worden door op actie weer aanpassen.

te klikken. U kunt dan de

Acties zoeken Soms kan een lijst met nog niet afgehandelde acties zo lang worden dat het zoeken van een bepaalde actie of reeks acties lastig wordt. U kunt dan in het overzichtsvenster de lijst met acties filteren door op te klikken. Het filter werkt op de actiedatum vanaf (begindatum van de actie) en actiedatum t/m (einddatum van de actie). Geef in het venster de gewenste criteria op.



versie 1.0

Pagina 73 van 87


Alleen de acties die voldoen aan de opgegeven criteria worden dan in het overzicht getoond. Dit geldt voor het overzichtsvenster ('Acties van/voor ... ') en voor de Persoonlijke- en Management-assistent. De criteria worden opgeslagen zodat de volgende keer dat u een van de overzichten opent, hetzelfde filter gebruikt wordt. Door de selectievakjes in het filter uit te schakelen, verwijdert u de selectiecriteria.

6.2.1

Aanmaken nieuwe actie

Bij het aanmaken van een actie verschijnt een scherm met drie tabbladen: 1.

Tabblad Actie Op dit tabblad ziet u alle gegevens die aan een actie gekoppeld (kunnen) worden. Aangemaakt op Hier vult u de datum en de tijd in waarop u de actie aanmaakt. Standaard staat de huidige datum en tijd voorgesteld. Bestemd voor U kunt een bestaande gebruiker van Unit4 Multivers XL selecteren of intypen. Hiermee legt u vast wie de actie te zien krijgt in zijn of haar overzicht van acties. U kunt een actie ook voor meerdere gebruikers aanmaken. Klik hiervoor op . Nu volgt een venster waarin u met de gewenste gebruikers kunt selecteren. Als u uzelf niet als gebruiker selecteert, staat de actie wel bij uzelf open. Als u nu zelf de actie afhandelt, is deze ook voor de andere gebruiker(s) afgehandeld. Als u uzelf wel als een van de gebruikers selecteert, kunt u de actie voor uzelf afhandelen maar deze blijft dan voor de andere gebruiker(s) openstaan. Gebruikers zijn degenen die onder dezelfde pakketlicentie waarin de actie wordt aangemaakt, ook als Gebruiker zijn aangemaakt. U kunt als u werkt met meerdere licenties dus geen gebruikers van de andere licentie(s) selecteren. De knop 'Meerdere gebruikers' is pas actief als u eerst het doel van de actie hebt opgegeven. Bij het toewijzen van meerdere gebruikers wordt de actie die u aanmaakt automatisch opgeslagen en wordt opgenomen in het overzichtsvenster van de acties. Wilt u het aanmaken onderbreken zult u de actie handmatig moeten verwijderen. Voordat u meerdere gebruikers aan een actie kunt koppelen moet u eerst de actiesoort invoeren. Soort (doel) U hebt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Algemeen Relatiebeheer' actiesoorten aangemaakt en vastgelegd of deze automatisch getoond moeten worden bij het inloggen in Unit4 Multivers XL . Hier kunt u een actiesoort koppelen aan een actie. Relatie en Contactpersoon Wanneer u werkt vanuit relatiebeheer of vanuit een van de boekingsprogramma's waarin u een debiteur hebt geselecteerd, zijn de relatiegegevens al ingevuld.



versie 1.0

Pagina 74 van 87


Wanneer u op andere momenten, vanuit de werkbalk van Unit4 Multivers XL een actie aanmaakt, kunt u hier een relatie en een contactpersoon selecteren. De contactpersonen van die relatie moeten dan de rol 'Contactpersoon voor acties en notities hebben (zie Werken met Personen en hun 'rollen' (functies)). Herkomst Wanneer u werkt vanuit een van de boekingsprogramma's waarin u een debiteur en een ordernummer hebt geselecteerd, is de herkomst al ingevuld. Wanneer u op andere momenten, vanuit de werkbalk van Unit4 Multivers XL een actie aanmaakt, kunt u hier de herkomst van de actie selecteren. Wanneer u bijvoorbeeld een crediteur hebt geselecteerd en vervolgens bij 'Herkomst' gekozen hebt voor 'Inkoopfactuur' kunt u in het veld daarnaast een inkoopfactuur van de betreffende crediteur selecteren. Onderwerp In dit veld typt u het onderwerp van de actie. Het onderwerp wordt getoond in het overzichtsscherm van uw acties. Actie ondernemen In deze rubriek legt u een actieperiode en -tijd vast en kent aan de actie een prioriteit toe. In het overzichtsscherm van de acties staat de prioriteit als volgt aangegeven:

2.

Tabblad Omschrijving Op het tabblad 'Omschrijving' typt u de tekst van uw actie.

3.

Tabblad Afgehandeld Zie voor het afhandelen van acties: 'Acties afhandelen'.

Bewaar de aangemaakte actie door op actie wordt dan tegelijk opgeslagen.

te klikken. U kunt de actie ook direct afdrukken met

. De

Als u een afgehandelde actie in dit venster hebt opgeroepen en u wilt de actie heropenen, is de knop actief. U kunt hiermee de afgehandelde actie heropenen en dan weer bewerken.

6.2.2

Overzicht van de acties

U opent het overzichtsvenster door op in het lint 'Algemeen' te klikken en te kiezen voor 'Acties per gebruiker'. In dit scherm ziet u een overzicht van de acties die uzelf als gebruiker van Unit4 Multivers XL hebt aangemaakt, of die een andere gebruiker aan u heeft toegewezen. Uiterst links staat welke prioriteit een actie heeft: U kunt een actie uit de lijst openen door op te regel te dubbelklikken, of een actie te selecteren en op te klikken. U kunt met Met

een actie aanmaken. Het scherm 'Acties' verschijnt dan.

verwijdert u een geselecteerde actie uit de lijst.

In een heropende actie is in de knoppenbalk de knop 'Details' beschikbaar. Hiermee opent een keuzemenu om snel naar de gegevens van de gekoppelde relatie of offerte te gaan.



versie 1.0

Pagina 75 van 87


Actie afhandelen Door het veld 'Afhandelen' te selecteren en vervolgens de actie te openen komt u vanzelf op het tabblad 'Afgehandeld'. Hier kunt u eventueel de tijd van afhandeling opgeven, of aangeven dat de actie gelezen respectievelijk niet uitgevoerd is. Wanneer u vervolgens de gegevens opslaat, is de actie afgehandeld. U kunt aangeven of u in het overzichtsscherm ook de afgehandelde acties wilt zien. Een afgehandelde actie kan vanuit die lijst opgevraagd worden en vervolgens in het venster 'Actie' weer heropend worden door op

6.2.3

te klikken. U kunt dan de actie weer aanpassen.

Acties bewerken

In dit venster kunt u een actie lezen of bewerken. Als u het venster geopend hebt door in het overzichtsvenster van uw acties op [Details] te klikken, opent het op het tabblad 'Omschrijving' en kunt u de inhoud lezen. Als u een nieuwe actie aanmaakt, komt u op het eerste tabblad. Hiervoor hebt u actiesoorten kunnen vastleggen in: 'Onderhoud | Algemene gegevens | Relatiebeheer'. Hier kunt u acties vastleggen voor relaties. 1. 2.

Relatie. Hier kiest u de relatie waarvoor u een actie wilt vastleggen of waarvan u een actie wilt bewerken. Het tabblad 'Acties' wordt nu actief Acties. Op dit tabblad worden alle voor de gekozen relatie aanwezige acties getoond, die voor u als gebruiker bestemd zijn of door uzelf zijn aangemaakt. Klik op

om een nieuwe actie te

maken, of op om een aanwezige actie te verwijderen U kunt een aanwezige actie wijzigen door op een actie te dubbelklikken 3. Contactpersonen Hier ziet u een overzicht van de contactpersonen met de rol van 'Contactpersoon voor acties en notities' van de geselecteerde relatie. Wanneer u vanuit het programma 'Relatiebeheer-Acties' een actie aanmaakt kunt u in het betreffende scherm met het printerpictogram de actie afdrukken. Op deze actie worden dan behalve de tekst, ook de algemene gegevens van de relatie afgedrukt. Dit is een ander formulier dan wanneer u acties afdrukt vanuit het menu 'Rapport | Relaties | Acties' of vanuit een van de andere tabbladen in het scherm 'Relatiebeheer-Acties'. Zie ook 'Afdrukken van acties'. Vanuit verschillende boekingsprogramma's kunt u rechtstreeks acties aanmaken of opvragen door in de werkbalk op te klikken. Als er acties voor de betreffende relatie aanwezig zijn, worden deze getoond. Zijn er nog geen acties, dan kunt u deze toevoegen. Met

kunt u een actie afhandelen.



versie 1.0

Pagina 76 van 87


6.3

Werken met notities

Notitiesoorten Wanneer u werkt met de module Relatiebeheer kunt u werken met notities wanneer u notitiesoorten hebt aangemaakt. Hebt u dit nog niet gedaan verschijnt een waarschuwing en kunt u geen notitie aanmaken. Notitiesoorten maakt u aan in:'Onderhoud | Algemene gegevens | Algemeen Relatiebeheer'. Notitiesoorten zijn categorieën waarin u uw notities onderverdeelt. Voorbeelden kunnen zijn: Aantekeningen, Betalingsgedrag; Gespreksaantekeningen of een Routebeschrijving. Bij het maken van een notitie moet u een bestaande categorie selecteren. Notities Notities zijn gekoppeld aan een specifieke relatie en kunnen gekoppeld worden aan een specifieke factuur, offerte of opdracht/order. Wanneer u bijvoorbeeld een factuuropdracht maakt en u klikt in het boekingsscherm op , verschijnt een notitiescherm waarin de betreffende herkomst (inclusief factuurnummer) al is ingevuld. U kunt op elk moment een notitie maken door in de werkbalk van Unit4 Multivers XL op het notitie-icoon te klikken, of door in 'Relatiebeheer' een notitie aan te maken. U selecteert in dat geval eerst een relatie, waarna u een overzicht krijgt van alle notities voor die relatie bestaan. U kunt dan een nieuwe notitie aanmaken of een bestaande wijzigen. Notities zijn, anders dan acties, te zien als algemene aantekeningen en reminders zonder actiedatum of prioriteit. Een notitie kan een lengte hebben van 10.000 tekens.

6.4

Werken met selectielijsten en trajecten

U kunt binnen de module Relatiebeheer van Unit4 Multivers XL werken met selectielijsten. Selectielijsten bieden u de mogelijkheid een selectie te maken uit uw relaties en deze vervolgens een bepaald traject te laten doorlopen. Een voorbeeld hiervan is het maken van een mailingactie aan uw relaties in een bepaalde provincie. U vraagt bijvoorbeeld aan al uw relaties in deze provincie of zij interesse hebben in een nieuw product zij kunnen dan een antwoordkaart terugsturen. Relaties die niet gereageerd hebben, belt u na twee weken op. Voor relaties die de antwoordkaart teruggestuurd hebben, maakt u een afspraak voor een bezoek van uw vertegenwoordiger. Hierin kunnen bijvoorbeeld de volgende stappen onderscheiden worden: 1. Het maken van de klantenselectie 2. Het versturen van de mailing 3. Nabellen van relaties die niet gereageerd hebben (na twee weken) 4. Maken van een vervolgafspraak De selectielijst is nu de lijst met relaties die u wilt benaderen, in het voorbeeld zijn dit de relaties in de gekozen provincie. Het traject bestaat in dit geval uit de stappen die u wilt doorlopen, dus van het maken van de selectie tot en met het maken van de vervolgafspraak. Het traject bestaat uit de vier genoemde stappen. Door de stappen één voor één te doorlopen, wordt het traject gevolgd. In de selectielijst kunt u de relaties de verschillende stappen van het traject laten doorlopen. U kunt een traject aan meerdere selectielijsten koppelen. u kunt hetzelfde traject dus bijvoorbeeld ook gebruiken voor een andere mailing aan uw relaties in Zeeland. Procedures Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 77 van 87


1.

Aanmaken van het traject en definiëren van de stappen binnen het traject (programma 'Trajecten', menu 'Onderhoud') 2. Maken van een selectie van relaties in het programma 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') 3. Overnemen van de selectie naar een selectielijst (ook in het programma 'Relatie beheer') 4. Bewerken van de selectielijst: 'promoveren' van een relatie naar de volgende stap (in het programma 'Selectielijst' in het menu 'Taken'), totdat de laatste stap van het traject bereikt is. Andere mogelijkheden zijn het 'degraderen' naar een vorige stap in het traject en eventueel het toevoegen / verwijderen van relaties. Selectielijsten en trajecten kunnen afgedrukt worden via het menu 'Rapport | Relaties'. Uit te voeren acties kunnen in de Management-assistent vastgelegd worden, zodat er tijdig gesignaleerd wordt als een nieuwe stap voor een relatie uitgevoerd moet worden. Selectielijsten bij (Contact)personen In 'Onderhoud | Personen' kunt u contactpersonen in een (aparte) selectielijst opnemen. U kunt vanuit 'Personen' geen contactpersonen aan een bestaande lijst toevoegen die vanuit 'Relatiebeheer' is aangemaakt.

6.4.1

Trajecten definiëren

In dit programma legt u de trajecten vast die de relaties op de selectielijsten moeten doorlopen. Ieder traject bestaat uit een aantal stappen (minimaal 1 en maximaal 7) die op een logische manier op elkaar kunnen volgen. De stappen worden van laag naar hoog doorlopen; stap '1' wordt dus het eerst uitgevoerd. Een traject kan in meerdere selectielijsten gebruikt worden. Zie voor nadere uitleg over trajecten het voorbeeld Selectielijst en trajecten. Aanmaken van een nieuw traject ('Onderhoud | Trajecten') 1.

Vul de unieke code voor het nieuwe traject in, en geef daarna een uitgebreidere omschrijving op

2.

Klik op of druk op <+> om de eerste stap aan te maken. Deze stap krijgt automatisch nummer '1'. U kunt dit nummer niet wijzigen Vul de verplichte omschrijving van de stap in, bijvoorbeeld 'Mailing' gevolgd door een toelichting. Als toelichting kunt u bijvoorbeeld de naam van het te gebruiken mailing-document opnemen.De kolommen 'Interval' en 'T.o.v. stap' kunt u voor de eerste stap niet vullen

3.

4. 5. 6.

7.

Klik op of druk op <+> om de tweede stap aan te maken. Deze stap krijgt automatisch nummer '2' Vul de verplichte omschrijving en toelichting van de tweede stap in Geef in de kolommen 'Interval' en 'T.o.v. stap' de relatie aan tussen deze stap en een voorgaande stap. U geeft bijvoorbeeld aan dat 'stap 2' 10 dagen na 'stap 1' uitgevoerd moet worden. Beide kolommen moeten ingevuld worden. Interval Het aantal dagen dat een stap uitgevoerd moet worden na een andere stap. De stap die hiervoor uitgevoerd moet zijn, geeft u op bij 'T.o.v. stap'. T.o.v. stap De stap die voor de huidige stap uitgevoerd moet worden. standaard wordt hier de vorige stap voorgesteld, maar u kunt dit nummer wijzigen. Als het versturen van een mailing 'stap 1' is, en u relaties die niet gereageerd hebben na 10 dagen wilt nabellen, na is de interval '10' ten opzichte van stap '1'. Wanneer de selectielijst wordt opgehaald, staan alle relaties in het tabblad 'Selecties'. Net als het tabblad 'Afgemeld' is dit tabblad standaard aanwezig en hoeft u dus niet zelf aan te maken. Op deze wijze vult u ook de overige stappen van het traject in. U kunt maximaal 7 stappen per traject vastleggen, omdat per stap in het traject een apart tabblad aangemaakt wordt.

Wijzigen van een bestaand traject U kunt een traject alleen wijzigen als het niet in gebruik is bij een bestaan de selectielijst. 1.

Vraag het traject op



versie 1.0

Pagina 78 van 87


2.

Klik direct op

of druk op <+> om een tweede stap tussen te voegen. Als u een andere

stap wilt tussenvoegen, selecteert u een stap en klikt daarna op of drukt op <+>. De nieuwe stap wordt dan tussengevoegd na de geselecteerde stap; dus als u stap '3' selecteert, wordt een 'stap 4' tussengevoegd. Na het tussenvoegen van een stap worden de erop volgende stapnummers automatisch met '1' opgehoogd. Ook de stapnummers in de kolom 'T.o.v. stap' kunnen hierdoor opgehoogd worden als de stapverwijzing hoger is dan het nummer van de tussengevoegde stap. U kunt een stap markeren voor verwijderen door de stap te selecteren en op als u daarna kiest voor

te klikken. Pas

wordt de stap daadwerkelijk verwijderd.

Na het wijzigen van een traject worden de stappen automatisch hernummerd / gesorteerd. Als hierdoor de volgorde van stappen zou wijzigen, krijgt u hiervan een melding, zodat u eventueel nog wijzigingen kunt aanbrengen als u bijvoorbeeld een typefout gemaakt zou hebben in het aantal dagen voor de interval.

6.4.2

Selecteren van relaties

U hebt veel mogelijkheden om relaties te selecteren. U kunt uw relaties op ieder veld in het venster selecteren, bijvoorbeeld op (een deel van) de postcode, de landcode, het adres of de zoeknaam. Al uw relaties kunt u in eigen categorieën indelen, met behulp van vrije velden. U kunt bijvoorbeeld het vrije veld 'Vaste klant sinds', 'Kent ons van' of 'Regio-indeling' aanmaken. U kunt ieder willekeurig gegeven op een vrij veld vastleggen, en u kunt hierop ook selecteren. Hiermee wordt het dus mogelijk zeer specifieke selecties uit te voeren, bijvoorbeeld:  Alle relaties in een bepaalde regio (op basis van uw eigen regio-indeling),  Alle relaties die gereageerd hebben op een geplaatste advertentie. Ook combinaties van deze selecties zijn mogelijk. Het aantal mogelijkheden is onbeperkt en kan heel specifiek op uw situatie toegesneden worden. En hoe specifieker de selectie, des te effectiever zal de mailing worden. 1. 2. 3.

Ga naar het tabblad 'Algemeen' in het programma 'Relatiebeheer' en klik op het pictogram 'Nieuw' Ga naar het veld waarop u uw relaties wilt selecteren, bijvoorbeeld 'Postcode' Vul het selectiecriterium in. Gebruik het procentteken '%' om een willekeurige reeks tekens te vervangen.

Als u '56%' invult, selecteert u alle relaties waarvan de postcode met de cijfers '56' begint, bijvoorbeeld '5610 GH'. '%4%' selecteert alle relaties waarbij in de postcode het cijfer '4' voorkomt, bijvoorbeeld '5410 GH'. '%4%2%' selecteert alle relaties waarbij in de postcode het cijfer '4' gevolgd wordt door een '2', bijvoorbeeld '4632 GH'. '%man' op het veld 'Zoeknaam' selecteert alle relaties waarvan de zoeknaam eindigt op 'man'. U kunt meerdere selectiecriteria tegelijk gebruiken, bijvoorbeeld alle relaties waarvan de postcode met de cijfers '56' begint, en waarvan de zoeknaam eindigt op 'man'. Op het veld 'Postcode' vult u dan '56%' in; op het veld 'Zoeknaam '%man'.

4.

Druk op +<Enter> of +, of klik op ‘Zoeken’ van de ingevulde criteria

5.

Gebruik de 'bladerknop’ te controleren

6.

Neem de selectie over naar een selectielijst door te klikken op


om de gegevens te selecteren op basis

om door de selectie van relaties te 'wandelen' en de selectie


. versie 1.0

Pagina 79 van 87


U neemt de selectie van relaties over in een selectielijst. U geeft de selectielijst een zinnige naam (bijvoorbeeld 'Lijst van inkopers') en koppelt deze dan aan een traject dat de relaties in de selectielijst moeten doorlopen Door op

6.4.3

te klikken, kunt u een bestaande selectielijst bewerken.

Selectie overnemen naar selectielijst

Klik op 'Selectie overnemen'

in de knoppenbalk van het venster 'Relatiebeheer'.

Hiervoor hebt u in het venster 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') de relaties moeten selecteren die u in een selectielijst wilt overnemen. In 'Onderhoud | Trajecten' hebt u het traject (en de stappen binnen dat traject), dat u wilt gebruiken voor de nieuwe selectielijst, al moeten definiëren voordat de gegevens in een selectielijst kunnen worden overgenomen.. 1.

2. 3.

Geef de naam en omschrijving op van de selectielijst. Als u hier de naam van een bestaand selectielijst invult of selecteert, kunt u de bestaande lijst aanvullen met de nieuw geselecteerde relaties. Als u een bestaande selectielijst opvraagt, dan verschijnt het aankruisvakje 'Huidige selectie uit bestaande selectielijst verwijderen'. Als u dit vakje aankruist, wordt de selectie uit de bestaande selectielijst vervangen door de nieuw geselecteerde relaties Selecteer het (verplichte) traject dat de geselecteerde relaties moeten door lopen U kunt eventueel de datum selecteren waarop de eerste stap uit het traject actief wordt. Standaard is de huidige datum geselecteerd; als u geen datum selecteert, wordt de selectielijst onmiddellijk actief.

4.

Klik op om de geselecteerde relaties aan de selectielijst toe te voegen. U keert dan terug naar het venster 'Relatiebeheer'. U kunt in het venster 'Relatiebeheer' eventueel direct een nieuwe selectie van relaties uitvoeren die aan dezelfde selectielijst toegevoegd moet worden. Bij het toevoegen of wijzigen van de selectie voor een bestaande selectielijst kunt u in het venster desgewenst ook de omschrijving aanpassen. In het programma 'Selectielijst' (menu 'Taken') kunt u de selectielijsten en de trajecten bewerken. U kunt de selectielijst ook openen met

6.4.4

vanuit het venster 'Relatiebeheer'.

Selectielijsten bewerken

U hebt in ‘Taken | Relatiebeheer' de relaties geselecteerd, en hebt u de relaties in een selectielijst overgenomen. U kunt meerdere selectiecriteria tegelijk gebruiken, bijvoorbeeld alle relaties waarvan de postcode met de cijfers '56' begint, en waarvan de zoeknaam eindigt op 'man'. Op het veld 'Postcode' vult u dan '56%' in; op het veld 'Zoeknaam '%man'. In 'Taken | Relatiebeheer | Selectielijsten' gaat u de selectielijst bewerken. Per stap / stadium van het bijbehorende traject worden de relaties op een apart tabblad getoond. Het programma bevat net zoveel tabbladen als dat er stappen voor het traject gedefinieerd zijn in 'Onderhoud | Trajecten' , aangevuld met een tabblad 'Selectie' en een tabblad 'Afgemeld'. U kunt op dit tabblad de volgende bewerkingen op de selectielijst uitvoeren:  relaties aan de lijst toevoegen of van de lijst verwijderen  gegevens van de relaties samenvoegen met een mailingbrief in Word, waardoor de mailingbrief voor iedere relatie op het huidige tabblad aangemaakt wordt  relaties promoveren, dit is naar de volgende stap in het traject laten gaan  relaties degraderen, terug laten gaan naar de vorige stap in het traject Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 80 van 87


  

relaties direct naar een bepaalde stap overbrengen / stappen laten overslaan een grafisch overzicht opvragen van het traject een trajectmemo invullen voor de relatie

Tabblad 'Selectie' Dit standaard aanwezige tabblad bevat de gegevens van alle relaties die vanuit de selectie overgenomen zijn in de selectielijst. De gegevens van alle relaties blijven op het tabblad staan, dus u kunt altijd de gehele oorspronkelijke selectielijst opvragen. In de kolom 'Stap' is aangegeven in welk stadium de relatie zich op het moment bevindt; u ziet het nummer en de (tabblad)omschrijving van de huidige stap. U kunt in een bestaande selectielijst per kolom alfabetisch of numeriek selecteren (oplopend of aflopend). Hierdoor kunt u gemakkelijker specifieke relaties of contactpersonen in een selectie opzoeken. In eerste instantie zal het eerste tabblad (stadium / stap 1) dezelfde gegevens bevatten als het tabblad 'Selectie': de hele selectie wordt dan namelijk getoond. Pas nadat u relaties naar de tweede stap gepromoveerd hebt, toont het tabblad van de eerste stap afwijkende gegevens. Overige tabbladen De volgende tabbladen geven per stap in het traject aan welke relaties zich binnen dat stadium van het traject bevinden. Voor iedere stap wordt een apart tabblad aangemaakt. De kolom 'Opmerking' is afgevinkt als er een memo aangemaakt is over de selectie van de relatie. De tabbladen krijgen als naam de (eerste negen posities van de) omschrijving die u aan de stappen binnen het traject hebt gegeven. U kunt relaties van tabblad naar tabblad promoveren of degraderen met behulp van de knop op de knoppenbalk: Met de linkerknop degradeert u een relatie; door op de rechterknop te klikken, promoveert u de geselecteerde relatie(s). Met de knop daartussen verplaatst u een relatie naar een willekeurig tabblad. Tabblad 'Afgemeld' Dit standaard aanwezige tabblad bevat de gegevens van alle relaties die het gehele traject doorlopen hebben, en afgemeld zijn. In de kolom 'Resultaat' legt u vast wat het resultaat van het traject geweest is. U kunt hiervoor een willekeurige tekst invullen, bijvoorbeeld 'Heeft order geplaatst', of 'Heeft geen belangstelling'. Iedere tekst die u invult, wordt opgeslagen en kan voor een volgende keer geselecteerd worden als u een andere relatie van deze selectielijst afmeldt. Kolom 'Historie' Op ieder tabblad wordt in de kolom 'Historie' getoond welke stappen de relatie al doorlopen heeft. Iedere stap wordt door het nummer aangegeven, behalve 'Afgemeld'; deze krijgt code 'A'. Zowel promoties als degradaties worden getoond. Als bij 'Historie' bijvoorbeeld de volgende reeks wordt getoond: 1-2-3-2-3-A, dan kunt u hieruit afleiden dat de relatie de eerste drie stappen heeft doorlopen, daarna teruggegaan is naar stap '2', en vervolgens weer naar stap '3' is gepromoveerd en daarna 'Afgemeld' is. Kolom 'Actiedatum' Na promotie van een relatie wordt in de kolom 'Actiedatum' aangegeven op welke datum de nieuwe stap uitgevoerd moet worden. Deze datum wordt bepaald door het interval tussen de stappen die in het traject is vastgelegd in het programma 'Trajecten'. Als een relatie gedegradeerd wordt, wordt de huidige datum in de kolom ingevuld en wordt de stap onmiddellijk actief. Tip! In de 'Management-assistent' (menu 'Info | Management') kunt u een bewaking instellen op de datum waarop de acties uitgevoerd moeten worden. Naar Relatiebeheer / Verkoopadministratie / Scenario gebruiken Als u één relatie geselecteerd hebt, kunt u met het Relatiebeheer de verkoopadministratie opstarten, of een scenario gebruiken (voor bijvoorbeeld een 'vaste order'). De gegevens van de geselecteerde relatie worden dan meegenomen naar het opgestarte programma. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 81 van 87


7

Documentbeheer voor relaties

In 'Extra | Onderhoud documenttypes' geeft u aan welk Formulier of formulieren binnen Unit4 Multivers XL automatisch in het documentbeheer opgenomen moeten worden, bijvoorbeeld 'aanmaningen', zie verder ook de beschrijving van het voorbeeld van Documentbeheer. In Relatiebeheer kunt u in 'Documenten' documenten koppelen aan Relaties. Het kan hier om allerlei correspondentie gaan, bijvoorbeeld een brief, een rapport, een fax, een klacht of een prijsafspraak, die u vervolgens aan een relatie koppelt. Het formaat waarin de documenten zijn opgeslagen is hierbij niet van belang: u kunt onder meer een Worddocument, een spreadsheet of een grafische afbeelding, bijvoorbeeld een ingescande fax, koppelen aan de relatie. Het doel van het documentbeheer is dat u alle documenten voor een relatie vanuit één centrale plaats kunt benaderen. Als u binnen Unit4 Multivers XL de gegevens van de relatie opvraagt, hebt u dus direct toegang tot alle correspondentie die met die relatie gevoerd is of tot alle rapporten die u van de relatie afgedrukt hebt. U legt de documenten niet zelf in Unit4 Multivers XL vast, maar legt alleen de verwijzing vast naar de locatie waar het document staat. Vanuit Unit4 Multivers XL start u dan de applicatie op met het geselecteerde document, dus bijvoorbeeld de tekstverwerker met de gewenste brief. U kunt meerdere gelijksoortige documenten aan een relatie koppelen, bijvoorbeeld brief1, brief2 enzovoorts, maar u kunt ook meer dere relaties aan het zelfde document koppelen, bijvoorbeeld aan dezelfde Prijslijst of Prijsafspraak. Vanuit Unit4 Multivers XL kunt u de documenten niet alleen koppelen aan een relatie, maar ook openen en wijzigen. Daarnaast kunt u ook een omschrijving en trefwoorden opgeven voor het document. Aan de hand van deze trefwoorden kunt u het document snel terugvinden. Het bestand wordt definitief verwijderd en niet eerst in de 'Prullenbak' van Windows geplaatst. In 'Rapport | Relaties | Gekoppelde documenten' kunt u, eventueel per relatie, een overzicht laten afdrukken van alle documenten die gekoppeld zijn, inclusief de 'links'.

7.1

Onderhoud documenttypes

Dit programma in 'Extra ' is van belang voor het documentbeheer en het afdrukken van standaarddocumenten, zoals facturen, aanmaningen en dergelijke, naar een bestand. U gebruikt het als u de module 'Relatiebeheer' gebruikt en uw Documentbeheer inricht. Als u bij het afdrukken kiest voor 'Uitvoer opslaan in bestand', dan moet u aan geven of u de uitvoer in één bestand, of in meerdere bestanden wilt opslaan. In dit programma kunt u per administratie vastleggen welke documenten u wilt gebruiken en hoe deze documenten opgeslagen moeten worden als u de documenten wilt afdrukken naar een bestand. De gegevens die u hier vastlegt, worden gebruikt als u bij het afdrukken van rapporten (als bestand). U ziet de volgende gegevens, of kunt de volgende gegevens vastleggen:



versie 1.0

Pagina 82 van 87


Type Hier worden de documenten getoond die standaard in Unit4 Multivers XL aanwezig zijn (afhankelijk van uw pakketsamenstelling). U kunt dit niet wijzigen. Prefix Het prefix wordt opgenomen in de naam van het document als dit naar een bestand afgedrukt wordt. Het prefix mag maximaal drie posities bevatten. Voor een factuur wordt bijvoorbeeld het prefix 'FCT' gebruikt; het bestand kan dan de naam 'FCT20091010.PDF' krijgen. Startnummer/Referentiecode Na het prefix volgt het volgnummer, dat u eventueel hierna kunt aanpassen. Er is een onderscheid tussen de formulieren die in Unit4 Multivers XL zelf een uniek nummer hebben (zoals Aanmaningen, Facturen, Magzijnbonnen etc.). De documenten die in Documentbeheer worden, krijgen na de prefix (het documenttype) dit unieke nummer als volgnummer. Aan deze documenten kunt u geen 'eigen' volgnummer toekennen. Er zijn echter een aantal documenten die geen uniek nummer krijgen in de administratie, zoals de e-mails, de Rekeningkaartjes of de Word-sjablonen en Word-documenten. Daarvoor is de kolom 'Startnummer' beschikbaar. U geeft hier het startnummer op waarmee de nummering van het betreffende documentsoort moet starten. Het unieke startnummer wordt eveneens in de naam van het afdrukbestand opgenomen. Het startnummer volgt op het prefix en mag maximaal vijf posities bevatten. Bij het afdrukken van een document naar een bestand wordt het startnummer steeds automatisch opgehoogd. In de kolom 'Start Nr.' wordt het eerstvolgende startnummer getoond, dat u eventueel kunt aanpassen. Default aantal Hier kunt u aangeven hoeveel keer het document standaard afgedrukt moet worden. Als u bijvoorbeeld altijd een kopie wilt hebben voor het eigen archief, kunt u dit aantal op '2' zetten. Documentbeheer Geef hier aan of dit document in het onderdeel 'Documentbeheer' opgenomen moet worden. Als u dit vakje aankruist, wordt het document automatisch aan de relatie gekoppeld, waarna u het document via de relatie centraal kunt benaderen vanuit het Relatiebeheer. Zie verder het voorbeeld van Documentbeheer. Directory Hier kunt u de directory vastleggen waarin de af te drukken documenten opgeslagen moeten worden. Deze directory wordt voorgesteld als u bij het 'Opslaan naar bestand' kiest voor 'Opslaan in meerdere bestanden:'. Hier worden dan alle af te drukken documenten apart opgeslagen. Map Hier kunt u opgeven in welke directory van het Documentbeheer het document opgeslagen moet worden. In het hiervoor genoemde voorbeeld vult u hier de directory 'Facturen' in. Als u de naam van een directory invult of wijzigt, controleer dan ook of het vakje 'Documentbeheer' aangekruist is. Pas als beide kolommen gevuld zijn, wordt het document opgenomen in de aangegeven directory binnen het document beheer. Als het vakje 'Documentbeheer' aangekruist is en als u bij het afdrukken kiest voor 'Afdrukken naar de printer', dan wordt toch om een bestandsnaam gevraagd. Het document wordt dan zowel op de printer afgedrukt, als in het documentbeheer opgenomen. Als u het documenttype NIET in documentbeheer hebt opgenomen, maar u kiest bij het afdrukken voor 'Afdrukken naar bestand', wordt het bestandspad dat hier is vastgelegd voorgesteld. Vrije velden Hier geeft u aan of in het betreffende formulier vrije velden kunnen worden opgenomen. Standaard is deze optie actief voor alle formulieren waar vrije velden in kunnen worden geplaatst (zie hiervoor ook: Het beheren van documenten in Unit4 Multivers XL ). Voor documenttypes waarin niet met vrije velden kan worden gewerkt kunt u deze optie niet selecteren. Zie voor de Inkomende- en verzonden e-mailberichten (module 'Relatiebeheer') de uitleg in: In- en Uitgaande e-mail beheren in documentbeheer.



versie 1.0

Pagina 83 van 87


7.2

Beheren van documenten per relatie

In Unit4 Multivers XL kunt u alle documenten en e-mailberichten die betrekking hebben op een relatie centraal benaderen. Dit geldt voor zowel standaarddocumenten (facturen of andere formulieren die in Unit4 Multivers XL aangemaakt zijn), als voor bijvoorbeeld tekstdocumenten (brieven / klachten die u van een relatie ontvangen hebt of zelf verstuurd hebt), spreadsheets of grafische overzichten, zoals debiteurengrafieken of ingescande faxen. Per relatie kunt u verschillende directories aanmaken, bijvoorbeeld een directory voor de facturen, een directory voor door u verstuurde brieven, een aparte directory voor klachten, enzovoorts. Zie verder ook het voorbeeld van Documentbeheer. Standaardformulieren in het documentbeheer opnemen 1. 2.

Start het programma 'Extra | Formulieren | Onderhoud documenttypes' (menu 'Extra') Kruis het vakje 'Doc.Beh' aan voor het formulier dat u automatisch in het documentbeheer wilt laten opnemen, bijvoorbeeld de 'Aanmaning' 3. Vul de naam van de directory in waarin u de documenten wilt laten opslaan, bijvoorbeeld 'Aanmaningen'. Deze naam moet overeenkomen met de directory die in 'Documenten' aangemaakt is of wordt Externe documenten in het documentbeheer opnemen 1. 2. 3.

Start het programma 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') Selecteer de relatie waarvoor u de documenten wilt beheren Open vanuit de Outlookbalk 'Documenten'

4. 5.

Maak de verschillende directories aan die u wilt gebruiken met Leg de link / koppeling naar het gewenste document, bijvoorbeeld een Word-document. U kunt trefwoorden invullen om het document snel te kunnen terugvinden. Vanuit het Documentbeheer kunt u het document direct openen; Unit4 Multivers XL opent dan bijvoorbeeld MS Word met het gewenste document.

7.3

Zoeken documentbestand

Klik in de knoppenbalk op 'Zoek document' . In dit venster kunt u snel een document zoeken op één of meerdere trefwoorden die voor het document ingevuld zijn, of op de data waarop het document gewijzigd of geopend is. U kunt bij het zoeken opgeven of u alleen bij de geselecteerde relatie wilt zoeken, of bij alle relaties tegelijk (als u niet zeker weet voor wie een document aangemaakt was). 1. 2. 3.

Vul het trefwoord (of de trefwoorden) in waarop u wilt zoeken. U kunt het vakje ook leeg laten als u alleen wilt zoeken op de datum van aanmaken / wijzigen Kruis het vakje 'Zoeken uitbreiden tot alle relaties' aan als u wilt zoeken bij de documenten van alle relaties. Als u dit vakje leeg laat, wordt alleen gezocht bij de documenten van de geselecteerde relatie Op het tabblad 'Geavanceerd' kunt u eventueel extra zoekcriteria opgeven. U kunt aangeven tussen welke data de datum van de laatste wijziging van het document moet liggen, of u kunt aangeven dat u een document zoekt dat u een aantal dagen geleden nog geopend hebt

4.

Klik op om het zoeken te laten beginnen. Als u klikt op kunt u een nieuw trefwoord invullen. Alle documenten die het opgegeven trefwoord (of de trefwoorden) bevatten, en/of die aan de extra criteria voldoen, worden getoond, inclusief trefwoorden en omschrijving. U kunt dan een document selecteren en de koppeling naar dit document verwijderen door op te klikken; het document zelf blijft wel bestaan. Unit4 Multivers XtraLarge 10.8.2


versie 1.0

Pagina 84 van 87


7.4

NAW-gegevens overnemen in MS Word

U kunt in de programma's 'Relatiebeheer', 'Selectielijsten' en 'Personen' van de geselecteerde relaties/personen de NAW-gegevens en vrije velden overnemen in een MS Word-document. Hiervoor is in de knoppenbalk van het scherm het volgende pictogram opgenomen: . Zo kunt u als u in 'Onderhoud | Personen' een extern persoon hebt geselecteerd, de gegevens van die persoon in bijvoorbeeld een brief opnemen. Doordat een extern persoon aan een relatie gekoppeld is, zijn ook de adresgegevens van de relatie beschikbaar. In 'Taken | Relatiebeheer | Relatiebeheer' kunt u hetzelfde doen met de gegevens van de geselecteerde relatie (bij een meervoudige selectie alleen de relatie die in het scherm getoond wordt). Bij 'Taken | Relatiebeheer | Selectielijsten' kunt u een selectielijst kiezen en een stap uit het traject (tabblad) selecteren. Dan kunt u de (adres)gegevens van alle relaties uit die stap opnemen in een bijvoorbeeld een mailing. Hieronder is de procedure beschreven zoals die met 'Documentbeheer' geldt, dus zonder de module 'Document management'. De werking is verschillend als u werkt met de module 'Document management'. Zorg in beide gevallen dat u in 'Extra | Formulieren | Onderhoud documenttypes' de bestandspaden voor de Word-sjablonen en de Word-documenten hebt ingevuld. Deze worden dan in de betreffende schermen voorgesteld.

1.

Selecteer in 'Onderhoud | Personen' een extern persoon of selecteer in 'Relatiebeheer' een relatie of selecteer een stap in een selectielijst en klik op

2.

. Het volgende scherm verschijnt:

Selecteer de gewenste map en vul hier een omschrijving en een trefwoord in waarmee u het document in documentbeheer ('Relatiebeheer | Documenten') snel kunt terugvinden en klik op

3.

In het volgende scherm kunt u een Word-sjabloon (.dot) selecteren op basis waarvan het Worddocument wordt aangemaakt. Als u al een voorbereid document hebt waarin u de gegevens wilt opnemen kunt u ook rechtstreeks een bestaand word-document (.doc) openen. Klik op . Als u een bestaand document hebt geselecteerd opent dit gelijk in MS Word en als u een sjabloon hebt geselecteerd opent het volgende scherm om het (nieuwe) document een naam te geven. De voorgestelde map hebt u opgegeven in 'Onderhoud documenttypes'.

4.

Als het document geopend is in MS Word, is daar de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' zichtbaar:



versie 1.0

Pagina 85 van 87


Ga in het document naar de plaats waar u een veld wilt invoegen en klik in de werkbalk op ('Samenvoegvelden invoegen') 5.

Nu opent een scherm waarin de beschikbare velden uit Unit4 Multivers XL geselecteerd kunnen worden. Selecteer het gewenste veld en klik op . Zie verder de documentatie bij MS Word voor meer informatie over het onderwerp 'Afdruk samenvoegen'.

Bij een document afkomstig uit een selectielijst bestaat het document nu uit de records van de relaties uit de geslecteerde stap. In de werkbalk 'Samenvoegvelden invoegen' kunt u met de pijltoetsen tussen de records bladeren.

7.5

Voorbeeld van Documentbeheer

Het documentbeheer van Unit4 Multivers XL geeft u de mogelijkheid om alle documenten die betrekking hebben op een relatie centraal te benaderen. Het gaat dan niet alleen om facturen of andere formulieren die in Unit4 Multivers XL aangemaakt zijn, maar ook om bijvoorbeeld tekstdocumenten (brieven / klachten die u van een relatie ontvangen hebt of zelf verstuurd hebt), spreadsheets of grafische overzichten, zoals debiteurengrafieken, ingescande faxen of emailberichten (zie: In- en Uitgaande e-mail beheren in documentbeheer). Al deze documenten kunt u in de module Relatiebeheer archiveren per relatie en vanuit deze module centraal benaderen. Per relatie kunt u verschillende directories aanmaken, bijvoorbeeld een directory voor de facturen, een directory voor door u verstuurde brieven, een aparte directory voor klachten, enzovoorts. U kunt dus bijvoorbeeld in de module Relatiebeheer de gegevens van uw relatie van Bekkerem opvragen en hebt dan direct toegang tot alle facturen, correspondentie, grafische overzichten enzovoort, die betrekking hebben op de heer van Bekkerem. U hoeft dus niet lang meer te zoeken naar de aanmaning die op 27 september naar de heer van Bekkerem gestuurd is. Er zijn drie soorten documenten:  Formulieren die in Unit4 Multivers XL aangemaakt worden (facturen, orderbevestigingen, aanmaningen, pakbonnen enzovoorts) kunt u automatisch in het documentbeheer laten opnemen  voor andere documenten (tekstdocumenten of spreadsheets) hoeft u alleen aan te geven waar Unit4 Multivers XL het document kan vinden  Inkomende of verzonden e-mailberichten. Standaardformulieren van Unit4 Multivers XL in het documentbeheer opnemen 1. 2.

Start het programma 'Onderhoud documenttypes' (menu 'Extra') Kruis het vakje 'Doc.Beh' aan voor het formulier dat u automatisch in het documentbeheer wilt laten opnemen, bijvoorbeeld de 'Aanmaning' 3. Vul de naam van de directory in waarin u de documenten wilt laten opslaan, bijvoorbeeld de directory met de naam 'Aanmaningen'. Deze naam moet overeenkomen met de directory die in 'Documenten' aangemaakt is of wordt. Bij het afdrukken van formulieren (in het voorbeeld zijn dit 'aanmaningen') kijkt Unit4 Multivers XL voor welke relatie het formulier / de aanmaning afgedrukt wordt. Als er in 'Documenten' een directory aangemaakt is voor de relatie waarin het formulier opgeslagen moet worden (als de directory 'Aanmaningen' aanwezig is), dan worden alle aanmaningen voor de relatie (bijvoorbeeld van Bekkerem) automatisch in de directory 'Aanmaningen' voor van Bekkerem opgeslagen. Als de directory nog niet bestaat, wordt deze aangemaakt. Het volgnummer van het formulier wordt automatisch in de naam van de documentkoppeling opgenomen. Externe documenten in het documentbeheer opnemen 1. 2.

Start het programma 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') Selecteer de relatie waarvoor u de documenten wilt beheren



versie 1.0

Pagina 86 van 87


3. 4.

Maak de verschillende directories aan die u wilt gebruiken (knop ) Leg de link / koppeling naar het gewenste document, bijvoorbeeld een Worddocument. U kunt trefwoorden invullen om het document snel te kunnen terugvinden. Vanuit het Documentbeheer kunt u het document direct openen; Unit4 Multivers XL opent dan bijvoorbeeld MS-Word met het gewenste document.



versie 1.0

Pagina 87 van 87

Deel Va Overige onderdelen in Unit4 Multivers XtraLarge (XL) versie Deel 1

Recommend Documents