Deel IVb Dagelijkse financiële boekingen in Unit4 Multivers Accounting versie Deel 2

Deel IVb Dagelijkse financiële boekingen in Unit4 Multivers Accounting versie 10.8.2 Deel 2

Unit4 Business Software Benelux B.V. Papendorpseweg 100 Postbus 5005 3502 JA Utrecht © ©

Telefoon Supportlijn Self Service Internet

031 88 247 17 77 088 247 24 72 https://my.unit4.com http://www.unit4.nl

Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation

Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

Inhoud 1

2

3 4

5

6

7

8

Overige mutaties .............................................................................................................................1 1.1 Boeken in het Kas- of bankboek of het Memoriaal ....................................................................1 1.2 Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten ....................................................................................2 1.3 Inboeken mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen ...............................................2 1.4 Inboeken vooruitbetalingen ........................................................................................................3 1.5 Invoeren memoriaalboekingen ...................................................................................................4 1.6 Overige mutaties in het Kas- of Bankboek ................................................................................5 1.7 Mutatie tegenboeken..................................................................................................................6 1.8 Verbijzonderen van boekingen in een subadministratie ............................................................6 1.9 Werken met het afstemregister ..................................................................................................7 Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen ......................................................................10 2.1 Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen ..................................10 2.2 Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling ..............................................11 2.3 Betalingsverschillen .................................................................................................................11 Werken met afletteren ...................................................................................................................13 3.1 Afletteren ..................................................................................................................................13 Werken met Permanence-boekingen ..........................................................................................15 4.1.1 Permanence in de jaarwissel/jaarafsluiting ......................................................................18 4.2 Instellingen voor Permanence ..............................................................................................18 4.2.1 Aanmaken grootboekrekeningen voor Permanence ........................................................18 4.2.2 Koppelen van de Permanence-rekeningen aan relatiecodes ...........................................19 4.2.3 Aanmaken Permanence-dagboek ....................................................................................19 4.2.4 Direct boeken van de Permanence de-activeren in de bedrijfsparameters .....................20 4.3 Permanence boeken ..............................................................................................................20 Werken met de Btw-aangifte ........................................................................................................23 5.1 De Unit4 DigiPoort activeren in Unit4 Multivers .......................................................................26 5.2 Gebruik van Btw-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen .......................29 5.3 De aangifte van uw btw en ICP (elektronisch) .........................................................................30 5.4 Btw-aangifte (elektronisch) ......................................................................................................31 5.5 Suppletie omzetbelasting .........................................................................................................34 5.6 De Btw-aangifte in Nederland (Btw-vakken) ............................................................................34 5.7 Boekingsbedragen inclusief btw ..............................................................................................35 5.8 Berekening van het Btw-bedrag per boekingsregel .................................................................35 5.9 Btw-aangifte handmatig aanpassen .........................................................................................36 5.10 Btw-listing (Belgische administraties) ......................................................................................36 5.11 Maandelijkse Btw-aangifte (Belgische administratie) ..............................................................37 5.12 De Btw-aangifte in België .........................................................................................................38 ICP-opgaaf .................................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.1 Onderhoud ICP-boekingen crediteuren ...................................................................................41 6.2 Onderhoud ICP-boekingen debiteuren ....................................................................................42 6.3 Overzicht ICP-boekingen .........................................................................................................42 Werken met telebankieren ............................................................................................................44 7.1 Werken met betalingskenmerken ............................................................................................45 7.2 Betaalbaarstelling crediteurenfacturen ....................................................................................46 7.2.1 Selecteren / deselecteren van facturen voor de betaalbaarstelling..................................49 7.2.2 Maken betaalopdracht ......................................................................................................49 7.2.3 Inboeken verwerkte betaalopdracht .................................................................................51 7.3 De wijze van matchen bij telebankieren...................................................................................51 7.3.1 Importeren en matchen van bankmutaties .......................................................................55 7.3.2 Telebankmutaties apart matchen .....................................................................................57 7.3.3 Koppelen bank- aan grootboekrekening ...........................................................................58 Werken met Incasso......................................................................................................................59 8.1 Werken met incasso.................................................................................................................59 8.2 Voordat u met (SEPA) Incasso kunt werken ...........................................................................60 8.3 Werken met machtigingen voor Sepa-incasso ........................................................................62 8.3.1 Machtigingen afdrukken op de juiste formulieren .............................................................62 8.3.2 Machtigingen genereren ...................................................................................................64 8.3.3 Machtigingen.....................................................................................................................65 8.3.4 Document management ...................................................................................................67

8.3.5 Machtigingen afdrukken ....................................................................................................68 8.4 Incasseren ................................................................................................................................68 8.4.1 Selecteren incassofacturen ..............................................................................................69 8.5 Maken incasso-opdracht ..........................................................................................................69 8.6 Selecteren incasso-opdracht ...................................................................................................70 9 Werken met Intrastat (overzicht) .................................................................................................72 9.1 Invoeren algemene gegevens: Intrastat...................................................................................73 9.2 Intrastatgegevens invoeren ......................................................................................................74 9.3 Onderhoud Intrastatboekingen ................................................................................................74 9.4 Overzicht Intrastatboekingen ...................................................................................................74 9.5 Intrastataangifte .......................................................................................................................74 9.6 Vervangen goederencodes ......................................................................................................75 9.7 Verwijderen historie Intrastat ...................................................................................................75

Unit4 Multivers Accounting

1

Overige mutaties

Overige mutaties zijn de mutaties die u doet in het Kasboek en het Memoriaalboek, en de bijzondere mutaties in de Kas- en bankboeken.

1.1

Boeken in het Kas- of bankboek of het Memoriaal

De beginstand, het beginsaldo van het dagboek, moet al ingevoerd zijn. Zie ook Intellen dagboeksaldi. Mutaties worden herleid vanaf het beginsaldo. Het actuele beginsaldo wordt getoond in het vakje 'Saldo vorig'. Dit saldo moet overeenkomen met het 'vorige saldo' op het bankafschrift dat u ontvangen hebt. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). Na de selectie van het juiste dagboek kunt u de mutatie gaan invoeren. Aan de hand van deze procedure gaat u ontvangsten of uitgaven in het groot boek boeken die niet in het inkoop boek of verkoopboek geboekt worden, bijvoorbeeld gemaakte kosten voor kantoorbenodigdheden die contant ingekocht worden. U gebruikt hiervoor dagboeken van het type 'Kasboek' of 'Bankboek'. Het maximale aantal afschriften/transacties dat in een dagboek geboekt kan worden is 9999 (vier cijfers). Heel soms komt het voor dat dit aantal ontoereikend is. Unit4 Multivers Accounting geeft een waarschuwing wanneer het afschriftnummer 9990 is bereikt, en geeft aan dat het dagboek bijna vol is. U kunt dan een ander dagboek aanmaken waarin de nummering opnieuw begint. Wanneer u in een boekingsregel in de kolom 'Rekening', een grootboekrekeningnummer invult en u klikt met de rechter muisknop, kunt u met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' extra informatie over de gekozen rekening of de mutaties opvragen. Sorteren U kunt de journaalposten automatisch laten sorteren. Dit geeft u op bij de dagboeken. U sorteert dan op boekingsdatum, ontvangsten / betalingen en volgorde van boeken. Dit is onder meer van belang voor de elektronische belastingcontrole. Slaat u mutaties op in een dagboek waarvan de optie ‘Automatisch sorteren’ geselecteerd is, dan krijgt u de vraag of u negatieve debet-bedragen als ontvangsten wilt boeken en negatieve creditbedragen als betalingen. U kunt kiezen uit drie mogelijkheden: 

De mutaties worden gesorteerd en negatieve debetboekingen worden als ontvangsten en negatieve creditboekingen als betalingen beschouwd.



De mutaties worden gesorteerd en negatieve debetboekingen worden als betalingen en negatieve creditboekingen als ontvangsten beschouwd.



Nu wordt niet gesorteerd, maar de boeking wordt wel opgeslagen.

U kunt eerdere transacties opvragen in het veld 'Afschrift' (met of het vergrootglas

).

Het inboeken van de beginsaldi van debiteuren en/of crediteuren, en het inboeken van debiteurenfacturen en crediteurenfacturen in het grootboek worden bij de betreffende onderdelen beschreven. Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt in dagboeken van het soort 'Kas' of 'Bank' ook boekingen invoeren in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen bijvoorbeeld om een betaling die u per bank of via het telebankieren van een debiteur ontvangen hebt, af te stemmen met de bijbehorende openstaande post. Boekingen in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en het afstemmen van telebankmutaties worden in betreffende onderdelen besproken. Zie verder:  Crediteurenbetalingen boeken in het Kas- of Bankboek

Unit4 Multivers Accounting 10.8.2

Deel IVb Dagelijkse boekingen Deel 2

versie 1.0

Pagina 1 van 75




Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten'



Importeren en matchen van telebankbestanden



Inboeken bankafschriften



Debiteurenbetalingen boeken in het Kas- of Bankboek



Overige mutaties in het Kas- of Bankboek



Invoeren memoriaalboekingen



Inboeken overige mutaties



Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten.

1.2

Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten

Uitgaven die direct vanuit de kas betaald worden of ontvangsten die direct in de kas terecht komen (contante verkopen), worden geboekt in het 'Kasboek'. Het beginsaldo van het kasboek moet al ingevoerd zijn op de beginbalans. 1. 2. 3. 4.

Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Kasboek' Vul de boekingsgegevens in Vul de mutatieregel in voor het contant betaalde of ontvangen bedrag en geef de tegenrekening op of selecteer het tabblad 'Debiteuren' of 'Crediteuren' om de boeking in de betreffende subadministratie te boeken 5. Geef eventueel het Btw-percentage op, waarna de Btw-boeking automatisch aangemaakt wordt Als de optie 'Saldocontrole' actief is, kunt u het eindsaldo van de kas in het veld 'Nieuw' invoeren waarna u de boekingsregels invoert. De velden 'Nieuw' en 'Nog te boeken bedrag' blijven rood gekleurd tot het eindsaldo overeenkomt met de geboekte bedragen. U kunt desgewenst een 'documentnummer' aan de mutatie toekennen.

1.3

Inboeken mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen

In het algemene boekingsprogramma kunt u twee typen boekingen invoeren: 1. 2.

Memoriaalboekingen, algemene boekingen die u in een Memoriaaldagboek vastlegt, of Betalingen van debiteuren of betalingen die u aan crediteuren gedaan hebt, die in een dagboek van het type Kas- of bankboek geboekt worden.

Zie verder de aparte beschrijvingen van 'Inboeken debiteurenbetaling', 'Inboeken crediteurenbetaling', en van het handmatig afstemmen van telebankmutaties. Na de selectie van het memoriaaldagboek kunt u de algemene mutaties gaan invoeren. Het Memoriaal wordt gebruikt voor incidentele boekingen die bijvoorbeeld niet geboekt moeten worden op een dagboek waaraan een vaste tegenrekening gekoppeld is, of voor het wegboeken van openstaande posten, bijvoorbeeld in geval van een faillissement. U kunt in het Memoriaal verschillende soorten boekingen invoeren; u kunt vanuit het Memoriaal bijvoorbeeld ook betalingen inboeken in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen.



versie 1.0

Pagina 2 van 75


U kunt in het Memoriaal ook dagboeken in vreemde valuta aanmaken. Ook voor het Memoriaal hebt u een tegenrekening kunnen vastleggen waarop het tweede deel van de journaalpost automatisch geboekt kan worden. Unit4 Multivers Accounting kent het gemak van het intelligent boeken voor het automatisch voorstellen van een rekening op basis van trefwoorden in de omschrijving. 1.

Controleer het voorgestelde periodenummer, Transactienummer, omschrijving voor de sluitboeking en de Boekingsdatum, en pas deze eventueel aan 2. Selecteer het tabblad dat overeenkomt met het type boeking dat u wilt invoeren. Hier wordt alleen het invoeren van algemene boekingen op het tabblad 'Mutaties' beschreven. Het boeken van betalingen op de tabbladen 'Crediteuren' en 'Debiteuren' wordt elders beschreven. Op het tabblad 'Betaalopdrachten' kunt u alle betalingen in een bepaalde batch direct laten registreren als crediteurenbetalingen 3. Klik op 'Toevoegen' en vul de datum en de omschrijving van de boeking in 4. Plaats de cursor in de juiste rubriek en vul het debet- of creditbedrag in. Met of <Enter> kunt u naar de volgende rubriek gaan. In welke rubriek u het bedrag invult, is afhankelijk van de grootboekrekening die u hierna selecteert: gemaakte kosten boekt u debet op een kostenrekening; een betaling van een debiteur boekt u credit op de rekening 'Debiteuren' 5. Vul het nummer van de rekening in of selecteer de rekening met . De rekening kan automatisch door Unit4 Multivers Accounting voorgesteld worden. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' 6. Als een van de opties 'Kostenplaats' / 'Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats, het dossier en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar aantal' 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', Map 'Verbijzonderen', 'aan' staat 7. Als u de Btw-aangifte wilt specificeren, klikt u op het vakje 'Btw'. In het venster 'Btw-specificatie' kunt u het Btw-percentage selecteren. Het bedrag aan btw en het bedrag exclusief btw worden dan direct door het programma berekend. U kunt de voorgestelde bedragen indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld en het Btw-bedrag of het bedrag exclusief btw te wijzigen. Het corresponderende bedrag wordt dan eveneens aangepast. Vul de Btw-bedragen altijd positief in. U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander Btw-scenario Btw-scenario's kiezen. Na het afsluiten van de mutatieregel staat voor de regel de code 'G' om aan te geven dat de mutatie in het grootboek heeft plaatsgevonden. U kunt vervolgens nieuwe mutatieregels gaan inboeken. Saldo totaal In het venster 'Totaal' worden het totaal geboekte debetbedrag en creditbedrag getoond. Dit zijn de totalen van alle mutaties in de huidige sessie. De rubriek 'Saldo' geeft aan of de mutatie in evenwicht is; als deze rubriek een saldo bevat dat ongelijk is aan '0.00', dan is de mutatie niet in evenwicht. U kunt dan:  een of meerdere nieuwe mutaties invoeren om de boeking in evenwicht te brengen, of  de mutatie opslaan. Het saldo wordt dan automatisch geboekt op de tegen rekening die aan het Memoriaal gekoppeld is, bijvoorbeeld de financiële tussenrekening (dit kan alleen als de optie 'Controle B/G-dagboeken' 'uitgezet' is).  Zie ook de werking van de kladmutaties.

1.4 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Inboeken vooruitbetalingen

Maak in het programma 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens' een reeks aan om de vooruitbetalingen te nummeren Koppel deze reeks in 'Onderhoud dagboeken' aan het dagboek van het soort 'Kas' of 'Bank' of 'Memoriaal' waarin u de vooruitbetaling wilt boeken. Open 'Invoeren financiële mutaties' en selecteer het dagboek voor de vooruitbetaling Vul de boekingsgegevens in en voeg een nieuwe regel toe Ga naar het tabblad 'Debiteuren' om een bedrag te boeken dat door een debiteur vooruitbetaald is, of ga naar het tabblad 'Crediteuren' om een bedrag te boeken dat u aan een crediteur vooruitbetaald hebt Selecteer de debiteur / crediteur



versie 1.0

Pagina 3 van 75


7.

Vul het vooruitbetaalde bedrag in (eventueel in valuta als u de valutacode ingevuld hebt). Voor crediteuren vult u dit bedrag in de kolom 'Betaald' in; voor debiteuren vult u dit in de kolom 'Ontvangen' in

8.

Klik op opgenomen

om de vooruitbetaling te boeken. De vooruitbetaling wordt dan in het hoofdscherm

Factuur inboeken Nadat de factuur daadwerkelijk ontvangen of verstuurd is, gaat u deze inboeken tegen het gehele te ontvangen of te betalen bedrag. 9.

Boek de factuur voor de debiteur of de factuur van de crediteur in tegen het volledige bedrag. Boek de factuur op de normale wijze in het verkoop-/inkoopboek in het programma 'Invoeren financiële mutaties' in. Koppelen aan factuur Bij het inboeken van de ontvangst van de debiteuren- of crediteurenbetaling kunt u het vooruitbetaalde of -ontvangen bedrag aan de factuur koppelen.

10. 11.

Open 'Invoeren financiële mutaties', en selecteer het bankboek van de bank waarvoor de betaling ontvangen is of een memoriaaldagboek en boek de betaling van de factuur in de betreffende subadministratie 'Debiteuren' of 'Crediteuren' in Selecteer de debiteur / crediteur en vraag de (openstaande) facturen op. Zowel de vooruitbetaling als de ingeboekte factuur worden getoond. U moet hier altijd 'Afstemmen met meerdere facturen uitgevoerd.

gebruiken. Anders wordt de boeking niet

12.

Selecteer zowel de factuur als de vooruitbetaling op de factuur. Het totaal te ontvangen of betalen bedrag bestaat dan uit het factuurbedrag minus het bedrag van de vooruitbetaling. U kunt het bedrag invullen dat u werkelijk ontvangen hebt en aangeven dat het restant als vooruitbetaling geboekt moet worden

13.

Klik op

1.5

om de betaling te boeken.

Invoeren memoriaalboekingen

Hiervoor hebt u het dagboek van het type 'Memoriaal' moeten aanmaken in het programma 'Onderhoud dagboeken'. Aan dit dagboek hebt u een tegenrekening moeten koppelen, bijvoorbeeld de 'Tussenrekening financieel'. Deze rekening kan als tegenrekening gebruikt worden. Dagboeken van het type 'Memoriaal' kunnen gebruikt worden voor de beginbalans of aanvullende boekingen die niet in de andere dagboeken geboekt worden. Bij 'Mutaties' kunt u in de kolom 'Document' desgewenst een intern factuurnummer invoeren. De kolom 'Datum' is de factuurdatum. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling).

Als u werkt met 'Projecten' is de kolom 'Project' beschikbaar. Vink in deze kolom het veld aan. Nu verschijnt een apart boekingsvenster voor het boeken van 'Tekstregels' of 'Diensten' op een project. 1. 2. 3.

Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Memoriaal' Vul de boekingsgegevens in Vul de eerste mutatieregel in. U hebt dan twee mogelijkheden: 

Klik op . Unit4 Multivers Accounting maakt het tweede deel van de journaalpost (de sluitboeking) aan met gebruikmaking van de tegenrekening die aan het dagboek gekoppeld is, of



versie 1.0

Pagina 4 van 75


 4.

Voer de tweede mutatieregel in. U kunt het tweede deel van de journaalpost dan boeken op een willekeurige rekening of in de subadministratie 'Debiteuren' of 'Crediteuren'

Verlaat het programma als de boeking geheel in evenwicht is of klik op automatisch aan te laten maken.

1.6

om de sluitboeking

Overige mutaties in het Kas- of Bankboek

U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). 1.

Controleer het periodenummer, het Transactienummer en de Boekingsdatum, en pas deze eventueel aan

2. 3.

Klik op de knop om een mutatieregel te kunnen toevoegen. Op het veld 'Datum' wordt de zojuist opgegeven boekingsdatum geplaatst. U kunt deze datum op regelniveau nog aanpassen. 4. Vul de omschrijving van de mutatie in of selecteer een eerder gebruikte omschrijving (voor zover bij het invoeren van het rekeningnummer geen automatische omschrijving is gegenereerd). 5. Vul een documentnummer in (als er geen sprake is van een debiteuren- of crediteurenmutatie). Het documentnummer is een 'intern factuurnummer'. U kunt hiervoor bijvoorbeeld uw kasbonnummer gebruiken 6. Vul het nummer van de rekening in waarop het bedrag geboekt moet worden, of selecteer een rekening met . Klik met de rechter muisknop en selecteer 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' als u extra informatie over de gekozen rekening of de mutaties wilt opvragen. Als de mutatie op de grootboekrekening herleid moet worden naar een kostenplaats of dossier, moet u ook de kostenplaats en/of het dossier opgeven. Links onder in het venster wordt de omschrijving van de rekening getoond en de eventuele kostenplaats/dossier Vul op het veld 'Betaald' of 'Ontvangen' het bedrag in dat u betaald of ontvangen hebt. Per mutatiebedrag moet u een aparte mutatieregel invoeren 7. Geef het Btw-percentage op in de kolom 'Btw'. Nu verschijnt het Btw-bedrag in de volgende kolom. Of druk in de kolom 'Btw-bedrag' op F4 (nu verschijnt het venster 'Btw-specificatie'). Het bedrag exclusief btw en het bedrag aan btw worden dan direct door het programma berekend en in de volgende kolom getoond. - U kunt de bedragen eventueel gaan aanpassen. - U kunt ook direct het bedrag inclusief btw invullen (het bedrag exclusief btw wordt dan door het programma berekend) of het bedrag exclusief btw. - U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander Btw-scenario kiezen. 8. Als de optie 'Kostenplaats en/of dossier' aan' staat voor de geselecteerde rekening, dan moet u opgeven naar welke kostenplaats of dossiers de mutatie herleid moet worden. Ook de omschrijving van de kostenplaats of het dossier wordt onderin getoond. 9. Als u kostenplaatsen en dossiers' naar aantal verbijzondert' wordt de kolom 'Aantal' aan het boekingsscherm toegevoegd. Geef hier het gewenste 'aantal' in. Als de optie: 'Aantal koppelen aan bedrag' is geselecteerd, rekent Unit4 Multivers Accounting zelf aan de hand van het bedrag uit of het een positief- of negatief aantal is. Het invoeren van het aantal is niet verplicht. 10. Bij de Btw-soort wordt altijd de Btw-soort voorgesteld die in het rekeningschema aan de grootboekrekening is gekoppeld. U kunt desgewenst een andere soort voor de mutatie selecteren. 11. In het veld 'Subadministratie' staat of staan de aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie(s) (alleen als u de module 'Verbijzondering' gebruikt). Druk op om het bedrag te verbijzonderen . Zie ook de werking van de kladmutaties. Voor de mutatieregel staat de letter 'G' om aan te geven dat de mutatie in het 'Grootboek' plaatsgevonden heeft. Een 'D' of 'C' geeft aan dat de mutatie in de debiteuren- of crediteurenadministratie heeft plaatsgevonden. U kunt de gehele mutatieregel verwijderen door de regel te selecteren en op



te klikken.

versie 1.0

Pagina 5 van 75


1.7

Mutatie tegenboeken

U kunt een mutatie tegenboeken als u achteraf, bijvoorbeeld bij het opvragen van informatie of het afdrukken van een overzicht, tot de ontdekking komt dat er een verkeerd bedrag geboekt, is of dat een bedrag op een verkeerde rekening geboekt is. U moet dan de foutieve mutatie tegenboeken en daarna de correcte mutatie invoeren. Als de periode al afgesloten is, kunt u de mutatie niet meer aanpassen of verwijderen, maar deze alleen aanvullen. Facturen van debiteuren en crediteuren die in de subadministratie geboekt zijn, kunt u wel verwijderen en daarna opnieuw inboeken. Voordat u de mutatie gaat tegenboeken, moet u alle benodigde informatie bij de hand hebben. Het gaat dan om de volgende gegevens, die u bijvoorbeeld in het programma 'Info grootboek' kunt opvragen:     1. 2. 3. 4. 5.

dagboek en periode waarin de boeking verricht is; datum van de boeking; de grootboekrekening waarop geboekt is, en het bedrag dat geboekt is. Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek Vul de gegevens (periode- en transactienummer) van de oorspronkelijke boeking in Selecteer de rekening waarop de boeking gedaan is Vul het bedrag van de oorspronkelijke boeking in, maar nu tegengesteld. Als de oorspronkelijke boeking als 'Betaald' ingeboekt was, boekt u de boeking nu als 'Ontvangen' in en andersom Voer daarna de boeking in zoals deze had moeten zijn, dus vul nu het juiste rekeningnummer in of vul een ander bedrag in of boek het bedrag in de juiste kolom.

1.8

Verbijzonderen van boekingen in een subadministratie

U hebt maximaal 3 subadministraties aan de grootboekrekeningen gekoppeld in 'Onderhoud | Rekeningschema'. Afhankelijk van de instelling bij de subadministratie moet u de geboekte bedragen verplicht in hun geheel verbijzonderen, of kunt u volstaan met het verbijzonderen van een deel van het bedrag of kunt u een groter bedrag verbijzonderen. Als in 'Onderhoud | Verbijzondering | Subadministratie' de optie ‘Volledig boeken’ geselecteerd is, moet altijd het gehele bedrag van de boekingsregel in de subadministratie verantwoord worden. Als u een boeking invoert voor een grootboekrekening waarvoor u in het rekeningschema hebt aangegeven dat gebruik wordt gemaakt van subadministraties, dan kunt u het bedrag van de betreffende boekingsregel geheel of gedeeltelijk uitsplitsen naar de subadministratie(s) de aan de rekening gekoppeld zijn. U legt de details van de verbijzondering vast in een extra venster dat u kunt oproepen. 1. 2. 3. 4.

Start het boekingsprogramma 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het dagboek (Inkoopboek, Verkoopboek of het Kas-, Bank- of Memoriaalboek) Voer de boekingsregel in en selecteer een grootboekrekening waaraan een subadministratie gekoppeld is. Na het bevestigen van het rekeningnummer, wordt de kolom 'Subadmin.' gevuld met de code(s) van de subadministratie(s) die aan de rekening gekoppeld zijn Vul het bedrag van de boekingsregel in. Geef het bedrag negatief in. Dubbelklik in de kolom 'Subadmin.', of druk in de kolom op om het bedrag van de regel te verbijzonderen. Er verschijnt dan een nieuw venster met een aantal tabbladen. Per gekoppelde subadministratie wordt een tabblad aangemaakt dat de omschrijving van de subadministratie bevat. Als de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' actief is staat, dan worden er net zoveel tabbladen aangemaakt als er gekoppelde subadministraties zijn. Als de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' niet actief is, worden er drie tabbladen aangemaakt. Als er minder dan drie subadministraties aan de grootboekrekening gekoppeld zijn, krijgen de niet-gebruikte tabbladen de naam 'Admin.2' en 'Admin. 3'.



versie 1.0

Pagina 6 van 75


Op de tabbladen die niet gevuld zijn, kunt u dan eventueel een andere subadministratie kiezen die nog niet op een van de andere twee tabbladen voorkomt. U kunt dus per boekingsregel bedragen in een 'losse' subadministratie verbijzonderen. Als u bijvoorbeeld aan rekening 4010 (610000) alleen de subadministratie 'Autokosten' gekoppeld hebt, en geen tweede en derde subadministratie hanteert, dan bevat het eerste tabblad in het verbijzonderingsscherm de subadministratie 'Autokosten'. Op het tweede en derde tabblad kunt u dan alsnog voor een andere subadministratie kiezen.

5. 6. 7.

8.

9.

Ieder tabblad bevat in ieder geval de kolom 'Bedrag', aangevuld met één of meerdere kolommen voor de standaardsleutels van de subadministratie en één of meerdere kolommen voor de aanvullende numerieke velden en het datumveld (gedefinieerd in 'Onderhoud | Verbijzondering | Subadministraties'). Plaats de cursor in de kolom met de sleutel. In de subadministratie 'Autokosten' is dit bijvoorbeeld de sleutel 'Kenteken' Vul de sleutelwaarde in, of druk op om een waarde te selecteren. De sleutelwaarde is de eenheid waarnaar verbijzonderd moet worden, dus het kenteken van de auto. U moet een bestaande sleutelwaarde opgeven die in het programma 'Sleutelwaarden' vastgelegd is Vul in de kolom 'Bedrag' het bedrag in dat op de gekozen sleutelwaarde (de auto met het gekozen kenteken) verbijzonderd moet worden. Rechtsonder in het venster wordt het bedrag van de boekingsregel getoond. Afhankelijk van de instelling 'Volledig boeken' moet dit bedrag in zijn geheel verbijzonderd worden, of kunt u dit bedrag gedeeltelijk verbijzonderen. Als de subadministratie 'volledig beboekt' moet worden, kunt u pas op klikken als het gehele bedrag van de boekingsregel uitgesplitst is over één of meerdere sleutels van de subadministratie. U mag een bedrag over meerdere sleutels, of over meerdere subadministraties verbijzonderen. U boekt bijvoorbeeld een bedrag van € 423,50 op de rekening 'Autokosten'. Dit bedrag bestaat uit een grote beurt en kosten voor reparatie van de bedrijfsauto met kenteken 'PR-TD-71' en een keer tanken van de auto met het kenteken 'HK-PL-52'. In de subadministratie 'Autokosten' hebt u bij de sleutel 'Kenteken' de sleutelwaarden 'PR-TD-71' en 'HK-PL-52' gedefinieerd. In de kolom 'Sleutel' selecteert u de sleutelwaarde 'PR-TD-71'. In de kolom 'bedrag' vult u het bedrag in van de grote beurt en de reparatie. In de kolom 'Datum rit / onderhoud' kunt u ten slotte de datum van de grote beurt invullen. Vervolgens selecteert u de sleutelwaarde 'HK-PL-52' en vult u het bedrag van de brandstof in, gevolgd door de datum van de rit. Op deze wijze houdt u de kosten per bedrijfsauto zeer nauwkeurig bij. Als het bedrag van € 423,50 groter is dan de gemaakte kosten, kunt u het resterende bedrag op een andere sleutel, of in een andere subadministratie verbijzonderen, die u op een ander tabblad kunt selecteren (dit kan echter alleen als de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' 'uit' staat; anders moet u verplicht verbijzonderen naar een van de gekoppelde subadministraties). Als het vakje 'Volledig boeken' niet geselecteerd is voor de subadministratie, kunt u het verbijzonderingsvenster ook verlaten zonder dat het gehele bedrag verbijzonderd is. Voer de volgende boekingsregel in. Afhankelijk van de grootboekrekening waarop u boekt, kunt (of moet) u het bedrag van die regel verbijzonderen naar de subadministratie die aan de geselecteerde rekening gekoppeld is.

1.9

Werken met het afstemregister

U kunt opgeven of u wel of niet van het afstemregister gebruik wilt maken (‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Voorraadbeheer’). U kunt facturen en goederenontvangsten onafhankelijk van elkaar afstemmen (Matchen). Een factuur kan bijvoorbeeld veel later ontvangen worden dan de bestelde goederen. Andersom is natuurlijk ook mogelijk. De facturen kunnen geboekt worden op een specifieke grootboekrekening, bijvoorbeeld de rekening ‘Ontvangen (nog af te stemmen) facturen’. Het bedrag van de boeking wordt als ‘af te stemmen’ aangemerkt. De factuur krijgt dan ook deze status. Bij het boeken van de goederenontvangst gebeurt in wezen hetzelfde. De inkoop- of verrekenwaarde van een ontvangst wordt ook op een speciale rekening geboekt.



versie 1.0

Pagina 7 van 75


Zo zijn er twee rekeningen (via factuur en via goederenontvangst) die op elkaar afgestemd moeten worden. In het ideale geval zijn de bedragen gelijk maar het komt vaak voor dat op de factuur andere prijzen gehanteerd zijn. De bestelling (inkooporder) is dan gedaan met bijvoorbeeld ‘oude’ prijzen of er is sprake van een bedrijfstak waar dagprijzen gelden. Het afstemmen moet ervoor zorgen dat de twee rekeningen gelijk getrokken worden. U kunt echter beide boekingen (factuur en goederenontvangst) ook op dezelfde rekening boeken. U hoeft dus niet per sé twee rekeningen aan te maken. Een verschil tussen beide boekingen moet dan worden geboekt op bijvoorbeeld een rekening voor inkoopprijsverschillen. Als er verschillen zijn tussen het aantal ontvangen en gefactureerde goederen, en dat verschil wordt geaccepteerd, dan wordt dit verschil geboekt op een rekening voor leveringsverschillen. Er zijn in Unit4 Multivers Accounting twee manieren om ontvangen goederen te boeken. U kunt dit doen bij het inboeken van de factuur met . U neemt daarbij de prijzen over die op de Pakbon van de ontvangen goederen en/of de factuur staan. Deze bedragen hoeven niet afgestemd te worden en worden geboekt op de relatiecode 'Ontvangen goederen'. Als u gebruik maakt van het afstemregister en u gebruikt een inkooporder, waarna u de goederenontvangst boekt (op basis van de inkoopprijzen uit de inkooporder, dan is afstemming nodig met de inkoopfactuur. Deze goederenontvangst via 'Taken | Voorraadbeheer | Inboeken voorraadmutaties', wordt geboekt op de rekening die aan de relatiecode 'Ontvangen goederen afstemmen' is gekoppeld. U kunt ook niet afgestemde facturen blokkeren voor betaalbaarstelling ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Voorraadbeheer'). Pas als de factuur volledig is afgestemd komt deze voor betaling in aanmerking. Om het onderhoud op inkoopgegevens van leveranciers te vergemakkelijken kan worden ingesteld dat de prijs bij de betreffende inkoopgegevens van het artikel (‘Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten’, tabblad ‘Inkoop’) moet worden overschreven met de (afgestemde) factuurprijs. Voorbeeld: De inkooporder is geplaatst bij de leverancier en ontvangen. De goederenontvangst heeft plaats gevonden en het bedrag is op de ‘tussenrekening’ geboekt. Het gaat in dit voorbeeld om een factuurbedrag van EUR 582,68. Op dit bedrag zijn de regelkortingen in mindering gebracht. Als er sprake is van Orderkorting dan wordt deze ook in mindering gebracht. Van de ontvangst wordt het volgende gejournaliseerd:

aan

Voorraadschalen

€

Ontvangen (nog af te stemmen) goederen

€

600,00 600,00

Vervolgens wordt even later de inkoopfactuur van de geleverde goederen ontvangen. Op de factuur staan prijzen en kortingen vermeld die niet helemaal overeenstemmen met de prijzen en kortingen die bij de goederenontvangst zijn gehanteerd. Er is dus sprake van verschillen. Van de factuur wordt het volgende gejournaliseerd:

aan

Ontvangen facturen

€

582,68

Te vorderen Btw

€

110,71

Crediteuren

€

693,39

Vergelijken we nu de twee rekeningen ‘Ontvangen facturen’ en ‘Ontvangen goederen’ dan is een (negatief) verschil van EUR 18,32- (600,00/- 582,68) zichtbaar. Tijdens het afstemmen wordt het verschil bepaald en geboekt op de daarvoor bestemde grootboekrekening ‘Inkoopprijsverschillen’. De volledige journaalpost wordt dan:



versie 1.0

Pagina 8 van 75


Nog af te stemmen goederen

600,00

aan

Ontvangen facturen

582,68

aan

Inkoopprijsverschillen

17,32

Nr

Rekening

debet

30001

Voorraad schalen

600,00

22010

Ontvangen (af te stemmen) goederen

600,00

600,00

22015

Ontvangen (af te stemmen) facturen

582,68

582,68

16050

Te vorderen Btw

110,71

13000

Crediteuren

693,39

92010

Inkoopprijsverschillen

17,32

Totalen

1893,39

credit

1893,39

Zie 'Instellingen voor het afstemregister' voor meer informatie over het activeren en instellen van het afstemregister.



versie 1.0

Pagina 9 van 75


2

Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen

Bij binnenkomende- of uitgaande betalingen kunnen betalingsverschillen ontstaan of betalingen kunnen betrekking hebben op meerdere facturen. Ook door afrondingen bij valutakoersen kunnen verschillen ontstaan. U moet dan de betaling afstemmen of wegboeken op betalingsverschillen. U hebt hiervoor vanuit de boekingsschermen twee mogelijkheden: het scherm 'Betalingsdetails' het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'

2.1

Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen

Bij het boeken in het Kas-, of Bankboek (tabblad 'Crediteuren' of 'Debiteuren') kunnen een aantal gegevens (bijvoorbeeld de debiteur of crediteur of het bedrag) worden ingegeven. Druk op + of klik op , deze gegevens worden hier overgenomen. Ze kunnen in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' gewijzigd of aangevuld worden, zoals het debiteuren/crediteurennummer, de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bank) en de valuta en het bedrag van de betaling. Is het debiteuren/crediteurennummer niet ingevuld, dan ziet u in de tabel alle openstaande posten. Vult u het debiteuren/crediteurennummer in dan ziet u alle openstaande posten van die crediteur. Selecteert u een factuur in een bepaalde valuta, dan ziet u daarna alleen het restant aan openstaande posten in die valuta, van die crediteur. Uw selectie gaat verloren als er facturen zijn geselecteerd en u wijzigt de debiteur/crediteur of het aankruisvakje 'Alleen met openstaande posten'. De tabel met facturen wordt dan opnieuw opgebouwd. Voor het afstemmen van facturen met de betaling kunnen 2 strategieën gevolgd worden. Als u het veld 'Betaald' van uw dagafschrift invult dan moet u bij het afstemmen van de facturen (en het verrekenen van eerdere vooruitbetalingen) binnen dat bedrag blijven, of u vult het veld 'Betaald' niet in. Dan vormen de geselecteerde facturen (en het verrekenen van eerdere vooruitbetalingen) het betaalde bedrag, dat u moet controleren met uw dagafschrift. Als u al eerder afgestemde facturen opnieuw oproept dan is het veld 'Betaald' altijd gevuld. Als het veld 'Betaald' is ingevuld, dan wordt het veld restbedrag actief. Tevens wordt het aankruisvakje 'Restant als vooruitbetaling boeken' actief. In het veld 'Afgestemd' kunt u zien voor welk bedrag u al facturen hebt afgestemd en in het veld 'Restbedrag' staat het bedrag dat u nog moet afstemmen. Het restbedrag wordt geplaatst in het veld 'Vooruitbetaald' zodra u het betreffende aankruisvakje activeert (dit mag het volledig betaalde bedrag zijn). In het veld 'Omschrijving vooruitbetaling' kunt u een omschrijving aan de vooruitbetaling meegeven. Bij het selecteren van een factuur wordt de kolom 'Betaald' automatisch gevuld met het factuursaldo. Selecteert u meerdere facturen achterelkaar en is bij één of meerdere facturen ten onrechte Betalingskorting en/of Kredietbeperking verrekend, dan komt dit ten laste van de laatste factuur die u selecteert. Die vertoont dan een naar verhouding groot betalingsverschil dat u al dan niet afboekt. U kunt dit voorkomen door bij de (voorgaand) geselecteerde factu(u)r(en) het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' aan te kruisen. Als er betalingskorting en kredietbeperking bij de factuur is geboekt, dan wordt het openstaande saldo van de factuur aangepast. Aan de hand van dit openstaande saldo kunt u dan het betaalde bedrag aanpassen. Eventueel kunt u daarna het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' weer uitschakelen als u de ten onrechte in aftrek genomen bedragen niet accepteert. Er verschijnt dan een betalingsverschil dat u al dan niet kunt afboeken. Overschrijdt u door de selectie van een factuur het totaal betaalde bedrag, dan wordt het restantbedrag in de kolom 'Betaald' opgenomen en wordt een betalingsverschil ten opzichte van het openstaande saldo gecreëerd. Selecteer ook daarom eerst eventueel verrekende creditnota's die het restbedrag eerst ophogen.



versie 1.0

Pagina 10 van 75


(zie ook: 'Betalingsverschillen').

2.2

Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling

In het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' is het mogelijk een ontvangen / betaald bedrag in een andere valuta af te stemmen dan de openstaande facturen. Hierdoor is het mogelijk bijvoorbeeld een eurobetaling af te stemmen met USD-facturen. U kiest eerst in welke valuta u wilt afstemmen en voor welk bedrag. Als u op het boekingsscherm (de boekingsregel) nog geen bedrag in vreemde valuta hebt ingegeven, maar wel een bedrag in de valuta van het dagboek, dan verschijnt dit bedrag in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'. U kunt hiervan afwijken. Voorbeeld: Er komt een betaling binnen van € 2345,69. Aan de afnemer is echter een factuur in US-dollar gestuurd. Het ontvangen bedrag in euro wordt nu naar de US-dollar omgerekend. Hiermee wordt afgestemd: 2345,69 / 0,9049 = USD 2592,21 af te stemmen. Dit bedrag komt overeen met de factuur die in US-dollar gestuurd is. Komt dit bedrag niet overeen met de factuur dan is er bij berekeningen met de koers waarschijnlijk een verschil opgetreden. Dit verschil moet worden afgeboekt. Of er is bij de betaling sprake van een deelbetaling. Deze manier van afstemmen is ook mogelijk als er een betaling afgestemd moet worden met meer dan twee valuta van buiten de EU. Stel dat u aan een afnemer in Maleisië een factuur stuurt in US Dollars. De betaling volgt in Maleisische ringgitt op uw bankrekening in euro. De afnemer hanteert echter koersen die wel erg in zijn voordeel zijn, of wentelt het koersrisico van de MYR op u af, ondanks dat u in USD gefactureerd hebt om dat te voorkomen. U kunt dan besluiten het verschil open te laten staan of af te boeken als betalingsverschil. Op het bankafschrift wordt 5771,24 bijgeboekt. Als u dit bedrag ingeeft als betaald bedrag wordt de volgende berekening naar USD uitgevoerd als u de openstaande factuur selecteert. 5771,24 * 0,9049 (rekenkoers USD in uw administratie) = 5222,40. Staat de factuur open voor USD 5250,00 dan is de berekening in uw nadeel uitgevoerd. Hanteert u geen af te stemmen bedrag, of stemt u af met de valutacode USD met de waarde 5250,00 dan wordt het verschil als koersverschil geboekt. Dezelfde methode wordt gehanteerd op het scherm 'betalingsdetails' als u een enkele factuur op de boekingsregel ingeeft. Alleen kunt u daar slechts kiezen voor de valuta van het dagboek of de valuta van de factuur.

2.3

Betalingsverschillen

Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken Betalingskorting en/of Kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Wanneer bij de betaling van een factuur met betalingskorting toch het bedrag zonder deze korting wordt geboekt, kunt u aangeven in het venster 'Betalingsdetails' dat u het restbedrag als betalingsverschil wilt laten afboeken. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. In het venster 'Betalingsdetails' kunt u het betaalde bedrag aanpassen of de betalingstermijn verlengen tot 'vandaag', zodat u ten onrechte afgetrokken kredietbeperking en/of betalingskorting alsnog verleend. Als er Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 11 van 75


(nog) een restbedrag is, kunt u aangeven of u dit bedrag wel of niet als betalingsverschil wilt laten afboeken. Verlengt u de betaaltermijn en boekt u een dan nog bestaand restantbedrag niet af, dan wordt ook de betalingskorting en kredietbeperking niet verleend, tenzij dit restantbedrag binnen de marge voor het automatisch afboeken van betalingsverschillen valt. Bij het verlengen van de betalingstermijn wordt de ten onrechte afgetrokken kredietbeperking en/of betalingskorting geboekt volgens de betreffende Relatiecodes. In het andere geval wordt geboekt via de relatiecodes betalingsverschil. Het verschil kan ook veroorzaakt zijn door een foutieve boekdatum. In het scherm betalingsdetails kunt u ook de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bankmutatie) aanpassen. Klik op

om het scherm 'Betalingsdetails' met de gegevens van de geselecteerde factuur te openen.



versie 1.0

Pagina 12 van 75


3

Werken met afletteren

U kunt met Unit4 Multivers Accounting grootboekmutaties afletteren. Bij afletteren worden bij elkaar horende debet- en creditmutaties tegen elkaar afgevinkt en voorzien van een aflettercode. U kunt afletteren bijvoorbeeld gebruiken om een tegenboeking ‘weg’ te werken, zodat de totale bedragen een juist beeld blijven geven. Dit is met name praktisch bij controlerende tussenrekeningen, omdat deze rekeningen in principe glad moeten lopen. U kunt dan heel snel traceren welke boekingen verantwoordelijk zijn voor het saldo op deze rekening. U stort bijvoorbeeld kasgeld bij uw bank en krijgt een aantal dagen later de kasstortingen bijgeschreven op uw bankrekening. De kasstorting hebt u op de grootboekrekening 'Kruisposten' geboekt als uitgaven en aan de hand van uw bankafschrift boekt u de bijgeschreven bedragen ook op deze grootboekrekening. U kunt de bedragen nu tegen elkaar afletteren zodat u het saldo op uw kruisrekening gemakkelijk kunt verklaren. Voorbeeld: U boekt de volgende kasstortingen uit de kas in het kasboek op de rekening 'Kruisposten': U boekt vervolgens in uw bankboek de volgende gestorte bedragen op dezelfde rekening: Als u met dagafsluitingen werkt, moet u een dagafsluiting draaien voordat u kunt gaan afletteren. Als u niet met dagafsluitingen werkt, kunt u altijd afletteren. Start daarna het programma 'Afletteren' en geeft de rekening 'Kruisposten' op. Nu verschijnen alle nog niet afgeletterde mutaties op het grootboek in het scherm: U hebt binnen het scherm verschillende mogelijkheden om af te letteren:  Automatisch: Nu worden alle gelijke bedragen waarvan het saldo 0,00 is, automatisch afgeletterd;  Bedragen sorteren: Nu worden gelijke bedragen onder elkaar gezet en kunt u door het veld 'Afletteren' te selecteren de gewenste mutaties afletteren;  U kunt afgeletterde mutaties wijzigen;  U kunt alle mutaties tonen, wanneer u ook de afgeletterde mutaties wilt zien;  Met kunt u alle voor afletteren geselecteerde mutaties, deselecteren. Tenslotte slaat u de wijzigingen op. U kunt alleen opslaan als het saldo 'Nog af te letteren' 0,00 is. Nu wordt automatisch een aflettercode aan de mutaties toegekend. Deze code is een interne code binnen Unit4 Multivers Accounting en is niet zichtbaar.

3.1

Afletteren

U kunt per grootboekrekening mutaties afletteren waarvan het saldo gelijk is aan 0,00. Mutaties worden uit het geselecteerde boekjaar getoond tot de laatste dagafsluiting. Als u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', in de map 'Afsluitingen', de optie ‘Dagelijkse afsluitingen’ hebt geselecteerd, ziet u geen boekingen in het scherm 'Afletteren', totdat u de dagafsluiting hebt gedaan. U kunt in dat geval de boeking niet meer aanpassen, maar nog wel afletteren. Als u niet met dagafsluitingen werkt, kunt u altijd afletteren.

1 2

Start 'Taken | Afletteren' Selecteer het gewenste boekjaar, selecteer de gewenste grootboekrekening en klik op



versie 1.0

Pagina 13 van 75


U hebt nu de volgende mogelijkheden: 

U kunt behalve de nog niet afgeletterde mutaties, ook de volledige mutatielijst opvragen door op [Alle mutaties] te klikken. U kunt nu desgewenst foutief afgeletterde mutaties herstellen en een mutatie opnieuw afletteren, waarbij u uit alle mutaties kunt kiezen. Hebt u op geklikt, wijzigt de knop in zijn alleen de nog af te letteren mutaties zichtbaar.

. Door hierop te klikken



U kunt de lijst sorteren op 'Bedrag'. Mutaties met dezelfde bedragen worden onder elkaar getoond.



Handmatig afletteren Selecteer het veld 'Afletteren' bij de gewenste mutatie en bij de juiste 'tegenboeking'.



Automatisch afletteren Klik op . Nu worden automatisch alle debet- en creditmutaties met hetzelfde bedrag afgeletterd.

3



Met



Met

maakt u alle selecties ongedaan. kunt u een afgeletterde mutatie die opgeslagen is, ongedaan maken.

Letter de gewenste mutaties af en klik op . U kunt de opgeslagen afletteringen wijzigen door de betreffende grootboekrekening te openen, op [Alle mutaties] te klikken, een regel te selecteren en vervolgens op

te klikken.

Een eenmaal afgeletterde boeking kan niet meer worden gewijzigd. In die gevallen waarin op de tegenrekening of op de Btw-rekening is afgeletterd en u wilt de boeking zelf heropenen en wijzigen, krijgt u een melding als hieronder:



versie 1.0

Pagina 14 van 75


4

Werken met Permanence-boekingen

In Unit4 Multivers Accounting kunt u Permanence toepassen en direct boeken bij het invoeren van uw mutaties. Bij Permanence kunt u kosten en opbrengsten laten boeken in de periode waarin de kosten en opbrengsten (nog te ontvangen opbrengsten) daadwerkelijk vallen. Dus als u bijvoorbeeld in april de jaarfactuur voor uw verzekering krijgt, wilt u de kosten spreiden over de maanden binnen de dekkingstermijn. Daarbij vallen in dit voorbeeld een aantal maanden in een volgend boekjaar en lopen de kosten dus ook over naar het volgende boekjaar. Door een Permanence-boeking te maken is dit proces binnen Unit4 Multivers Accounting volledig geautomatiseerd. In de boekingsschermen van de In- en Verkoopdagboeken, Kas- en Bankboeken en het Memoriaal is, als u werk met de Permanence-boekingen een kolom toegevoegd. U kunt per boekingsregel aangeven of het een Permanence-boeking is of niet. De procedure: De procedure voor het inrichten en boeken van Permanence is als volgt:  Maak grootboekrekeningen voor de Permanence-boekingen aan.  Geef relatiecodes voor het boeken op.  Maak het Permanence-dagboek aan. Vanaf dat moment wordt de Permanence-optie in de boekingsschermen zichtbaar.  Bepaal of u de Permanence direct wilt boeken of de verdeling later wilt doen. Zet in het laatste geval de betreffende bedrijfsparameter uit.  Geef per boekingsregel in de boekingsschermen aan dat u een Permanence-boeking wilt maken en vul de Permanence-gegevens in.



versie 1.0

Pagina 15 van 75


De kosten worden nu in het grootboek en in het inkoopboek in de periode geboekt, maar in het dagboek voor de Permanence wordt dit tegengeboekt en worden alleen de Permanence-kosten voor die periode geboekt.

Het bedrag dat hier als kosten wordt geboekt is voor de resterende dagen van de periode. De boeking van de premie was op 27 april. Voor de volgende periodes wordt het bedrag over de gehele maand genomen:



versie 1.0

Pagina 16 van 75


Permanence-boekingen verwijderen U kunt Permanence-boeking verwijderen met ‘Taken | Permanence’. De boekingen per periode die al gedaan zijn worden dan verwijderd. De oorspronkelijke boeking blijft bestaan, maar wordt dan volledig geboekt in de periode waarin de boeking is gedaan. Dit geldt ook voor boekingen die overlopen naar een volgend boekjaar. U kunt in het oudste boekjaar (waarin de boeking gemaakt is) de Permanence-boeking verwijderen, maar dan worden ook alle boekingen in het voorgaande boekjaar verwijderd. U moet dan het oude boekjaar opnieuw (voorlopig) afsluiten. Permanence later verdelen U kunt een boeking maken en aangeven dat deze in de Permanence geboekt moet worden, zonder de verdeling aan te maken in het scherm ‘Permanence boeken’. U sluit hiervoor dit scherm met

.

Permanence-boekingen kunnen met ‘Taken | Permanence’ opgevraagd worden.

Ook op detailniveau.

Permanence later verdelen Een boeking hoeft niet direct als Permanence geboekt te worden. Als u de factuur heropent kunt u de optie ‘Permanence boeken’ alsnog selecteren en de periodeverdeling opgeven.



versie 1.0

Pagina 17 van 75


4.1.1

Permanence in de jaarwissel/jaarafsluiting

Bij de jaarovergang worden de overlopende boekingen in het nieuwe boekjaar gemaakt. Pas na een (voorlopige) jaarwissel zijn ze zichtbaar in het nieuwe boekjaar. Als een jaarwissel voor de tweede maal gedaan wordt, worden deze gemaakte boekingen verwijderd en opnieuw geboekt. Als er nog Permanence-boekingen aangemaakt zijn, maar nog niet verdeeld, kan het boekjaar niet definitief worden afgesloten. Als er in het nieuwe boekjaar al een Permanence-dagboek aanwezig is met een andere code, wordt het ‘oude’ dagboek wel meegenomen naar het nieuwe boekjaar, maar dan als een ‘gewoon Memoriaalboek’. In het nieuwe boekjaar wordt dan het nieuwe Permanence-dagboek gebruikt. Als er andere grootboekrekeningen voor overloop van Permanence-boekingen aan de relatiecodes gekoppeld zijn in het nieuwe jaar, wordt de tegenboeking op de oude rekeningen geboekt en worden verder de nieuwe rekeningen gebruikt.

4.2

Instellingen voor Permanence

Om met Permanence te kunnen werken moet u dit aangeven in de bedrijfsparameters. en u moet speciale grootboekrekeningen aanmaken voor uw Permanence-boekingen. In de relatiecodes koppelt u de Permanence-rekeningen en de tussenrekening. U moet een dagboek aanmaken waarin de Permanence wordt geboekt.

4.2.1

Aanmaken grootboekrekeningen voor Permanence

U hebt voor Permanence een tussenrekening nodig, en twee rekeningen waarop de overloop van de boekingen in een nieuw boekjaar geboekt moeten worden. Open ‘Onderhoud | Rekeningschema’ en geef een nummer, zoeknaam en omschrijving voor de rekening op. Selecteer de rekeningsoort ‘Balans’. Op een Permanence-rekening kan niet rechtstreeks geboekt worden. Dit hoeft u niet direct op te geven en wordt automatisch ingesteld zodra u de rekening koppelt aan een relatiecode voor Permanence. Dan worden ook de meeste overige opties uitgeschakeld. U kunt de rekening niet verbijzonderen.



versie 1.0

Pagina 18 van 75


4.2.2

Koppelen van de Permanence-rekeningen aan relatiecodes

Voor de Permanence-boekingen moeten de tussenrekening en de beide rekeningen voor de overloop naar volgende boekjaren gekoppeld worden aan een relatiecode. Open ‘Onderhoud | Relatiecodes’, tabblad ‘Diversen’.

Selecteer de tussenrekening en de overlooprekeningen. Sla de wijzigingen op.

4.2.3

Aanmaken Permanence-dagboek

U moet één dagboek voor de Permanence-boekingen aanmaken van de soort ‘Permanence’. Meerdere dagboeken voor Permanence is niet mogelijk. Het gebruik van het dagboek is ‘Normaal’.



versie 1.0

Pagina 19 van 75


Geef bij ‘Rekening’ een willekeurige tussenrekening op. Hierop zal niet worden geboekt. Sla het dagboek op. U kunt nu Permanence-boekingen maken; de betreffende kolom in het In- en Verkoopdagboek en de Kas-, Bank en Memoriaalboeken wordt getoond. Let op! Zodra er een Permanence-boeking gedaan is, valt het dagboek niet te verwijderen en blijft de kolom in de boekingsschermen zichtbaar. U kunt nog wel achteraf alle Permanence-boekingen verwijderen en daarna het dagboek verwijderen. Dan is ook de kolom niet meer zichtbaar. Afletteren van het dagboek is niet mogelijk.

4.2.4

Direct boeken van de Permanence de-activeren in de bedrijfsparameters

De bedrijfsparameter ‘Permanence direct toepassen en boeken’ staat standaard op ‘aan’. Dat betekent dat bij elke boeking waarbij u de optie ‘Permanence’ selecteert, ook direct de verdeling gemaakt wordt in een apart scherm. Als u de periodeverdeling van Permanence-boekingen niet direct tijdens het boeken, maar pas later op wilt geven, zet u de deze optie in ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters’, map ‘Boekingsprogramma’s’ uit. Klik op

4.3

om de wijziging op te slaan.

Permanence boeken

Voor het boeken van een Permanence-boeking in een boekingsscherm maakt u de normale boeking op de gewenste boekingsregel. Hieronder staat een beschrijving vanuit het Inkoopboek. Bij de boekingen in het verkoopboek, de bankboeken en het memoriaal is de werking gelijk.



versie 1.0

Pagina 20 van 75


(Voorbeeld)

Selecteer nu de optie ‘Permanence boeken’. Het volgende scherm opent:

In het scherm staan de belangrijkste boekingsgegevens. De omschrijving wordt overgenomen uit de boekingsregel en kan met de knop aangevuld worden met de periode en het boekjaar. De boekingsperiode en het boekjaar worden in het detailscherm van de Permanence in de omschrijving getoond:



versie 1.0

Pagina 21 van 75


Het veld ‘Omschrijving’ heeft een maximale lengte van 30 tekens. Als de omschrijving met de toevoeging te lang is, wordt de periode niet ingevoegd. U kunt de omschrijving in dit scherm aanpassen. Dan wordt ook de omschrijving in de boeking aangepast.

Het aantal periodes waarover verdeeld zal worden is het aantal periodes uit uw boekjaarinrichting (in dit voorbeeld ‘12’), gerekend vanaf de boekingsdatum. Geef hier het correcte aantal op. Sluit het scherm met

en sla de boeking op.

Als u vanuit de factuur, voordat u deze opslaat nogmaals het scherm ‘Permanence boeken’ opent, ziet u de knop

. Hiermee annuleert u de Permanence-boeking.

Als de factuur eenmaal is opgeslagen kunt u de Permanence-boeking alleen verwijderen vanuit ‘Taken | Permanence’. Wijzigen boekingen Een boeking (factuur) waarin ook Permanence-boekingen voorkomen kan niet verwijderd worden. Dat kan alleen als eerst de Permanence verwijderd is.

De boekingsregel met de Permanence kan niet gewijzigd worden. Wel de overige boekingsgegevens.



versie 1.0

Pagina 22 van 75


5

Werken met de Btw-aangifte

Het vastleggen van de stamgegevens voor de Btw-boekingen en de Btw-aangifte bestaat uit de volgende procedures: 1. 2. 3.

1.

Vastleggen Btw-nummer van het bedrijf en de te gebruiken Btw-percentages Definiëren Btw-vakken Vastleggen Btw-scenario's.

Basisgegevens btw In de bedrijfsparameters en bij de bedrijfsgegevens hebt u op het tabblad btw de volgende gegevens ingevoerd:  Of de administratie gebruik maakt van btw. Als de administratie niet Btw-plichtig is worden alle relevante menu’s, rubrieken, kolommen en velden verborgen (inactief gemaakt). Ook de ICP-listing is dan niet mogelijk.  De wijze van aangifte (factuurmaand of boekingsperiode)  De Btw-nummers (van het bedrijf en de fiscale eenheid)  De gehanteerde Btw-percentages (zie ook: Het wijzigen van Btw-percentages . U hebt voor een aantal Btw-codes de gebruikte percentages en een omschrijving vastgelegd. Relatiecodes In de relatiecodes liggen de volgende (groepen van) Btw-codes vast die u al of niet aan een grootboekrekening hebt gekoppeld:  Verkoopfactuur btw code 0 t/m 9;  Verkoopfactuur btw medecontractant/verlegd;  Verkoopfactuur btw buitenland EU;  Verkoopfactuur btw buitenland niet-EU;    

Aankoopfactuur btw code 0 t/m 9; Aankoopfactuur btw medecontractant/verlegd; Aankoopfactuur btw buitenland EU; Aankoopfactuur btw buitenland niet-EU;



Niet aftrekbare btw. Niet aftrekbare btw wordt standaard bij de grootboekrekening geteld waarop u boekt. Als deze relatiecode wordt ingevuld, wordt het niet-aftrekbare deel van de btw op de gekoppelde rekening geboekt.

Voor een Belgische administratie zijn er nog aparte relatiecodes voor de Aankoopcreditnota’s btw en de Verkoopcreditnota’s btw. Aan de hand van de relatiecode weet Unit4 Multivers Accounting op welke rekening ze een Btw-boeking moet boeken (journaalpostregel). 2.

Btw-vakken Standaard worden in Unit4 Multivers Accounting de vakken voor de Btw-aangifte meegeleverd, zowel voor een Nederlandse- als voor een Belgische aangifte. Zie een volledig overzicht van de meegeleverde Belgische- en Nederlandse aangiftevakken. De Btw-aangifte in Unit4 Multivers Accounting kan nagenoeg automatisch uitgevoerd worden door gebruik te maken van de standaardinstellingen. De standaard Btw-vakken en -scenario’s worden bij het aanmaken van het allereerste boekjaar automatisch gegenereerd voor zover de Btw-percentages voor de betreffende vakken zijn ingevuld in ‘Onderhoud | Bedrijfsgegevens’, tabblad ‘Btw’. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar en het overnemen van de boekjaargegevens uit het oude boekjaar, krijgt u de keuze om uw eigen, aangepaste



versie 1.0

Pagina 23 van 75


Btw-gegevens over te nemen, of dat u de standaard Btw-vakken en scenario’s van Unit4 Multivers Accounting overneemt voor het nieuwe boekjaar. Btw-boekingen worden geboekt in de zogenaamde Btw-vakken. Ieder bedrag wordt in een apart Btw-vak geboekt; zo is er voor het Btw-percentage van 6% bijvoorbeeld een Btw-vak voor het boeken van het basisbedrag waarover het Btw-percentage van 6% berekend wordt, en een Btw-vak waarin het af te dragen Btw-bedrag geboekt wordt. Voor het koppelen van een Btw-percentage aan een Btw-vak worden de Btw-scenario's gebruikt (zie hieronder). De af te dragen en te vorderen bedragen die in de Btw-vakken geboekt worden, worden op de grootboekrekening geboekt die aan de relatiecode gekoppeld is. Bij het invoeren van de facturen vult u de Btw-percentages in. Unit4 Multivers Accounting bepaalt dan aan de hand van het Btw-scenario in welk vak de btw geboekt moet worden. Op basis van de bedragen die in de vakken geboekt zijn, wordt dan de Btw-aangifte gegenereerd. Het is, wanneer u aan het meegeleverde aangiftesysteem niet voldoende hebt mogelijk om nieuwe vakken aan te maken en om bestaande vakken aan te passen. 3.

Btw-scenario's In het programma 'Onderhoud | Btw | Btw-scenario's' kunt u desgewenst zogenaamde Btw-scenario's vastleggen. Er wordt in Unit4 Multivers Accounting al een uitgebreide set aan standaardscenario's meegeleverd. In Btw-scenario's worden de volgende gegevens in een boekingsprocedure vastgelegd:  gebruikte Btw-code (de ingevoerde Btw-codes);  het soort levering (goederen, diensten of, in België, investeringen);  de soort nota (factuur of creditnota);  of het bedrag omgekeerd moet worden (ja of nee). Voor een normale Btw-boeking kiest u hier voor 'Nee', voor een creditnota kiest u voor 'Ja' als u de creditnota positief moet aangeven. Dit bijvoorbeeld het geval voor een Belgische administratie, waarin een apart vak aanwezig is voor creditnota's waarin het bedrag positief aangegeven moet worden;  het soort bedrag (Omzet of Btw). In een Belgische administratie moet u ook de 'omzet nietaftrekbare btw' en het 'bedrag aan niet-aftrekbare btw' boeken. In een Nederlandse administratie kan dit soms ook voorkomen;  het Btw-vak (waar het bedrag op de Btw-aangifte geboekt moet worden).

De keuze ‘N.v.t.’ (niet van toepassing) wil zeggen dat altijd geboekt wordt. Kiest u bijvoorbeeld bij ‘Btwcode’ voor ‘N.v.t.’ worden alle Btw-percentages altijd geboekt in dit scenario. In Unit4 Multivers Accounting worden de volgende standaard Btw-scenario’s meegeleverd voor een Nederlandse administratie. Zie voor een Belgische administratie het volledige overzicht van de scenario’s : 1. 2. 3. 4. 6. 7. 8.

Aankoop binnenland Aankoop binnenland btw verlegd Aankoop binnen EU met verlegging van heffing Aankoop buiten EU met verlegging van heffing Verkoop binnenland Verkoop binnen EU met verlegging van heffing Verkoop buiten EU met verlegging van heffing

Hiermee zult u in de meeste gevallen al uw boekingen kunnen uitvoeren. Het kan echter zijn dat u gebruik maakt van een afwijkend Btw-boekingspercentage. Dan kunt u voor deze boekingen zelf een scenario aanmaken. Door uzelf aangemaakte gebruikersscenario’s worden meegenomen als u een modeladministratie aanmaakt in het programma 'Extra | Aanmaken modeladministratie' en als u een nieuw boekjaar aanmaakt. U kunt er dan ook voor kiezen om de standaardscenario’s te gaan gebruiken. Eigenschappen van scenario's Scenario's hebben een aantal mogelijkheden/instellingen die u bij het aanmaken van het scenario kunt instellen: Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 24 van 75


Actief Om het voor de gebruiker overzichtelijker te maken is het mogelijk (standaard- of eigen) scenario’s die niet gebruikt worden, te deactiveren. Ze verschijnen dan niet langer in de keuzelijsten van het In- en Verkoopboek en de Factuuropdrachten. U maakt scenario’s actief of niet-actief in het scherm. Voorkeurscenario Het voorkeurscenario wordt automatisch voorgesteld als de boeking voldoet aan de opgegeven transactie en locatie. Overigens hebt u dan altijd nog de mogelijkheid een ander (binnenlands) scenario op te geven. Standaard hebben de door Unit 4 meegeleverde scenario's prioriteit. U kunt een voorkeurscenario maar voor één combinatie van transactie, locatie en btw op factuur opgeven. U kunt bijvoorbeeld maar één voorkeurscenario vastleggen voor een verkooptransactie binnen de EU. Als u dit vakje aankruist bij een ander scenario voor dezelfde combinatie (dus voor ook een verkooptransactie binnen de EU), dan vervalt de voorkeur status van het eerder opgegeven voorkeurs scenario en wordt dit eerdere scenario een gewoon scenario. Btw op factuur Daarnaast kunt u opgeven of in dit scenario de Btw-bedragen op de factuur in rekening zijn gebracht, of dat de btw niet op de factuur is vermeld, maar dat u in het kader van een verleggingsregeling de btw aan uzelf moet berekenen en afdragen. Intrastat Geef voor de relevante scenario's aan of het boeken van de Intrastatgegevens gewenst is. Als Intrastat aangevinkt staat, wordt bij het boeken gevraagd om de gegevens voor Intrastataangifte in te voeren. Btw-boekingen in Unit4 Multivers Accounting Bij het boeken van de facturen kijkt Unit4 Multivers Accounting of een transactie voldoet aan een van de aanwezige Btw-scenario's: dit kunnen zowel de standaard scenario's zijn als de door u aangemaakte gebruikersscenario's. Als een transactie voldoet aan de voorwaarden, stelt het programma het bijbehorende Btw-scenario voor. De Btw-boeking wordt dan automatisch volgens het gekozen scenario afgehandeld. U kunt in het boekingsprogramma ook voor een alternatief scenario kiezen. Het Btw-bedrag wordt apart opgeslagen op dezelfde regel als de grootboekmutatie. Hierdoor wordt het Btw-bedrag bijvoorbeeld tijdens het opvragen van omzetmutaties getoond. Daarnaast wordt ten behoeve van de controle van de Btw-aangifte het Btw-bedrag ook afgedrukt op de volgende mutatieoverzichten:  'Rapport | Grootboek | Grootboekmutaties'  'Rapport | Grootboek | Mutatieverslag afschriften'  'Rapport | Grootboek | Rekeningkaartjes'  'Rapport | Grootboek | Periode overzichten'  'Rapport | Grootboek | Journaalposten' In het rapport 'Grootboekmutaties' wordt daarnaast het Btw-bedrag getotaliseerd per rekening. Dit is handig als op een bepaalde rekening bijvoorbeeld alles met Btw-hoog wordt geboekt. Als er echter Btw-hoog én Btw-laag is geboekt op een en dezelfde rekening, dan wordt dat ook bij elkaar opgeteld en kunt u dat totaal Btw-bedrag dus niet gebruiken voor de controle van uw Btw-aangifte. Verder wordt het Btw-bedrag ook getoond in alle infoschermen waar u grootboekmutaties kunt inzien. In Nederland kunt u de elektronische Btw-aangifte doen via het Digipoort-kanaal van de belastingdienst. Unit4 geeft u met de Unit4 DigiPoort een mogelijkheid om van deze dienst gebruik te maken. U moet dan het direct verzenden via de Unit4 DigiPoort aanvragen en activeren. Zie verder ook de aparte beschrijving van het gebruik van Btw-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen.



versie 1.0

Pagina 25 van 75


5.1

De Unit4 DigiPoort activeren in Unit4 Multivers

Let op. Werken met de Unit4 DigiPoort geldt uitsluitend voor Nederlandse administraties die in Nederland aangifte doen. Als u de inloggegevens op Unit4 DigiPoort hebt, start u Unit4 Multivers Accounting. Zorg dat de PC of Server verbinding heeft met Internet. 1. Sluit de administratie waarin u werkt. 2. Ga naar ‘Extra | Opties’ en open het tabblad ‘Elektronische aangifte’ en selecteer ‘Digitaal versturen via…’. 3. U kunt nu opgeven dat u van Unit4 DigiPoort gebruik wilt maken. 4. Klik op

. Nu opent het volgende scherm:

5. Vul de ‘Omschrijving’ en de ‘Service (URL)’ in. Selecteer ‘Saas’ en vul uw ‘Bedrijfsidentificatienummer’ en de ‘Bedrijfscode’ in. 6.

Vul de gegevens voor de verbinding in en klik op verbinding geslaagd is. Klik dan op

. U krijgt nu een melding als de .

7. Open nu de administratie en ga naar ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters’. Open de map ‘BTW’ en geef in de map ‘Versturen via…’ op dat u Unit4 DigiPoort wilt gebruiken.



versie 1.0

Pagina 26 van 75


Klik op

.

Instellingen per administratie in Unit4 Multivers Accounting De aangiftes van de btw en de ICP-opgaven via DigiPoort vereisen een eigen bestandsformaat (XBRL). Unit4 Multivers Accounting maakt dit bestand automatisch aan, zowel voor de Btw- als voor de ICP-opgaaf. Maar moet wel weten waar dit moet worden opgeslagen. U hebt dan van de aangiftes altijd ook een kopie voor uzelf. 1. Selecteer de map waar u de bestanden wilt plaatsen in ‘Extra | Opties’, tabblad ‘Directories’ in het veld ‘XBRLdirectory’.



versie 1.0

Pagina 27 van 75


2. Klik op

.

Let op: De hier vastgelegde map, geldt nu voor alle administraties waar u in werkt, zowel voor de Btw- als voor de ICP-opgaaf. Dus alle mappen die u in ‘Extra | Opties’ opgeeft, gelden voor alle administraties. U kunt echter wel per aangifte een andere map gebruiken. U kent dan (met ) per administratie een map toe bij de aangifte zelf. U moet, als u meerdere mappen gebruikt, wel bij elke Btw- of ICP-opgaaf in een administratie het juiste pad selecteren.

3. Geef in het veld 'Unit4 SBR Manager directory' het pad op waar de Unit4 SBR Manager op uw systeem of de server is geïnstalleerd (geldt niet voor de online-versies van Unit4 Multivers Accounting). Als u dit veld ‘leeg’ laat, ziet u bij de Btw-aangifte in het scherm de knop



niet.

versie 1.0

Pagina 28 van 75


5.2

Gebruik van Btw-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen

Inkoop- en verkoopfacturen Het boeken van inkoop- en verkoopfacturen heeft een veld, 'Btw-scenario'. Daarnaast kunt u voor iedere boekingsregel een Btw-percentage vastleggen. In ‘Extra | Gebruikersparameters’, map ‘Boekingsprogramma’s’ hebt u aangegeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte Btw-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoopals verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten btw' worden buiten de Btwaangifte gehouden. Bij het boeken van inkoop- en verkoopfacturen kunt u gebruik maken van een Btw-scenario. U kunt gebruik maken van de standaard meegeleverde Btw-scenario's of van eventueel eigen scenario's.

1.

Start het boekingsprogramma op en vul de code van de debiteur of crediteur in. Unit4 Multivers Accounting stelt een Btw-scenario voor nadat u de debiteur- / crediteurcode ingevuld hebt. Het programma kijkt hiervoor naar de volgende gegevens:  Als er bij de debiteur of crediteur een voorkeurscenario is vastgelegd en actief is (in het onderhoudsprogramma), dan zal het programma dit voorkeur scenario voorstellen  Als er geen voorkeurscenario voor de debiteur of crediteur is vast gelegd, dan selecteert het programma een scenario aan de hand van de landcode van de debiteur / crediteur. Voor een Duitse debiteur wordt bijvoorbeeld het scenario voor een 'aankoopfactuur binnen de EU' voorgesteld. 2. U kunt eventueel een ander scenario van hetzelfde soort selecteren als u hiervoor bijvoorbeeld een eigen gebruikersscenario hebt aangemaakt.  Hierbij geldt wel dat er voor een binnenlandse relatie alleen een binnenlands scenario gekozen kan worden  In 'uitzonderlijke' gevallen kunt u de Btw-aangifte handmatig aanpassen. Klik dan op de knop [Aangifte] om het venster op te vragen waarin u zelf de omzetbedragen en Btw-bedragen kunt muteren en verdelen over goederen/diensten/investeringen (recapitulatie). De aangifte zelf kunt u niet wijzigen, deze wordt afgeleid van de recapitulatie en het gehanteerde Btw-scenario. De niet op de factuur geboekte btw (de btw die u uzelf in rekening brengt in het kader van een verleggingsregeling) wordt niet meer op het hoofd scherm getoond. Btw-percentage per boekingsregel In het programma 'Onderhoud | Rekeningschema' hebt u per grootboekrekening een vast Btw-percentage kunnen vastleggen. Nadat u een grootboekrekening in de boekingsregel hebt ingevuld, stelt Unit4 Multivers Accounting het Btw-percentage voor dat u bij de rekening hebt vastgelegd. U kunt hiervan afwijken en een ander soort en/of percentage invullen. De kredietbeperking wordt verdeeld over de percentages en in Nederland wordt de kredietbeperking standaard over de goederen berekend, tenzij er geen goederenbedrag is. U kunt in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' (map Btw) aangeven of u btw over de kredietbeperking berekent of niet. Btw-berekening Bij het opslaan van de factuur worden aan de hand van het Btw-scenario de Btw-gegevens bij de factuur opgeslagen. Het toegepaste Btw-scenario wordt tevens opgeslagen bij de factuur, zodat eventuele correcties mogelijk zijn. Invoeren verkooporders / Factuuropdrachten Bij het invoeren van een Verkooporder / Dienstenfactuur / Factuuropdracht, wordt een scenario geselecteerd op basis van de code 'Btw 'Ja/nee/verlegd', die bij de debiteur vastgelegd is ('Onderhoud | Debiteuren', tabblad 'Basis III'). U kunt een ander Btw-scenario toepassen. Maar voor een binnenlandse debiteur kunt u alleen een scenario met de locatie 'binnenland' selecteren. Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 29 van 75


Verwerken verkooporders / factuuropdrachten Bij de verwerking van een verkooporder / factuuropdracht, wordt de btw geboekt volgens het bij de opdracht vastgelegde scenario. De eventuele Backorder die ontstaat krijgt hetzelfde Btw-scenario als de oorspronkelijke order. In een Nederlandse administratie wordt de kredietbeperking bij een goederenlevering altijd bij het goederenbedrag opgeteld, wat onder meer van belang is voor de ICP-opgaaf. Let hierbij op de regels die de Belastingdienst stelt ten aanzien van kleine diensten die opgaan in de levering of kleine leveringen die opgaan in een dienst. In een Belgische administratie worden goederen en diensten altijd strikt gescheiden gehouden. Bij iedere orderregel hoort een grootboekrekening en wordt dus de code goederen/diensten van de grootboekrekening gehanteerd. ICP-verwerking Een ICP-boeking wordt gemaakt als het 'soort levering' van de factuur goederen betreft en de locatiecode van het toegepaste Btw-scenario aangeeft dat het niet om een binnenlandse levering gaat. U kunt geen apart EU-scenario kiezen voor een debiteur binnen de EU. Hiervoor wordt de landcode voor de ICP-transactie gebruikt, in combinatie met de code 'EU Ja/Nee'. Voor bijvoorbeeld een levering van Belgische crediteur die rechtstreeks uit Japan komt, kunt u de code 'niet-EU' hanteren, waardoor hiervoor geen ICP-boeking wordt aangemaakt. Telebankieren De Btw-verwerking vindt plaats volgens het standaard voorkeurscenario 'binnenlandse transactie'. Afhankelijk van de gebruikte grootboekrekening wordt er onderscheid gemaakt tussen diensten en goederen. Het programma houdt ook rekening met het percentage 'niet-aftrekbare btw' van de grootboekrekening. Importeren aankoop- en verkoopfacturen De Btw-verwerking vindt plaats volgens de standaardscenario’s voor 'Aankoop binnenland' of 'Verkoop binnenland'. Als er bij de gebruikte debiteur of crediteur een afwijkend scenario is vastgelegd, wordt dit scenario toegepast. Bij de code 'Btw op factuur' is 'nee'' wordt een scenario gekozen aan de hand van de locatie. Afhankelijk van de gebruikte grootboekrekening wordt er onderscheid gemaakt tussen diensten en goederen. Het programma houdt ook rekening met het percentage 'niet-aftrekbare btw'. U kunt echter geen alternatieve scenario’s selecteren.

5.3

De aangifte van uw btw en ICP (elektronisch)

Dit onderwerp betreft Nederlandse administraties Vanaf 1 januari 2005 bent u in Nederland wettelijk verplicht elektronisch aangifte te doen voor de omzetbelasting (OB), de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) en de inkomstenbelasting met winst uit onderneming (IB) en de vennootschapsbelasting (Vpb). Voor de loonaangifte geldt deze verplichting vanaf 2006. De elektronische Btw- en ICP-opgaaf geldt alleen voor Nederlandse administraties. De elektronische aangiftes voor de btw en de ICP kunnen rechtstreeks aangemaakt worden vanuit Unit4 Multivers Accounting. De elektronische aangifte kan door de belastingplichtige (BPL) gedaan worden. Of u kunt de aangifte door een intermediair laten doen. Werkwijze Er wordt een XBRL-bestand aangemaakt waarin onder andere de communicatiegegevens en de aangiftegegevens worden opgeslagen. Vervolgens verstuurt u dit bestand met Unit4 DigiPoort naar de belastingdienst.



versie 1.0

Pagina 30 van 75


De Unit4 DigiPoort Speciaal voor de pakketten van Unit4 is een webportaal ontwikkeld waarmee u de aangiftes veilig kunt versturen. De Unit4 DigiPoort versleutelt en ondertekent de aangifte digitaal. Ook houdt hij de historische aangiftes voor u bij. Daarnaast kunt u ook de ICP-opgaven hiermee versturen. Voor het werken met Unit4 DigiPoort is een certificaat verplicht. Zie hiervoor 'De Unit4 DigiPoort activeren in Unit4 Multivers' in de vorige paragraaf. Vastleggen parameters Standaard is ingesteld dat uw Btw-aangifte NIET direct verstuurd wordt via Unit4 DigiPoort. U moet de optie nog activeren. De instelling geldt dan voor alle administraties waarmee u werkt. 1. 2. 3.

Sluit de openstaande administratie. Open 'Extra | Opties', tabblad 'Elektronische aangifte' en selecteer de optie 'Digitaal versturen via Unit4 DigiPoort’ Vul de certificaatgegevens in.

4.

Klik op

.

U moet deze optie echter ook uitschakelen voor een specifieke administratie waarbij u dit wilt. 1. 2.

Open de administratie waarvoor u de optie wilt uitschakelen. Open 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'.

3.

Deselecteer de optie 'Versturen via Unit4 DigiPoort' en klik op

5.4

.

Btw-aangifte (elektronisch)

1.

Open 'Taken | Btw | Btw-aangifte (elektronisch)'. Bij 'Soort aangifte' geeft u aan of het een 'Reguliere aangifte' of een 'Suppletie aangifte' is. Suppletie omzetbelasting heeft de mogelijkheid voor de aangifte van een Suppletie.

2.

In het veld 'Maand t/m' vult u de maand in tot en met wanneer de aangifte gemaakt moet worden. Als u de aangifte 'Per boekingsperiode' doet ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Btw') staat bij dit veld: 'Periode'. Vult u hier een maand of periode in die lager is dan of gelijk is aan de maand of periode die getoond wordt in het veld 'Laatst aangegeven', dan wordt een reeds definitief gemaakte aangifte geopend. In een definitief gemaakte aangifte kunt u geen bedragen wijzigen. Als u in de aangifte de optie 'Definitief' hebt geselecteerd en u slaat de gegevens op, is de aangifte daadwerkelijk definitief en kan dan niet meer gewijzigd worden! Daarbij maakt het niet uit of u exporteert of niet. Als u in de elektronische Btw-aangifte een aangifte niet definitief opslaat krijgt u de waarschuwing dat latere boekingen in de aangegeven periode niet worden meegenomen, tenzij u de niet-definitieve aangifte eerst verwijdert en een nieuwe aangifte aanmaakt. Het geselecteerde boekjaar in de knoppenbalk is het jaar van de aangifte. Standaard wordt het huidige boekjaar genomen. Hierbij wordt rekening gehouden met de periodetabel als u met gebroken boekjaren werkt De periode die als laatste definitief is gemaakt, wordt getoond in het veld 'Laatst aangegeven' Let op! Als u de aangifte verstuurt via Unit4 DigiPoort, wordt in het scherm de knop gebruikt. Als u op andere wijze aangifte doet, wordt in het scherm de knop



versie 1.0

Pagina 31 van 75


getoond Status aangifte In het veld 'Status aangifte' staat de status van de aangifte. Er is een verschil wanneer u via de Unit4 DigiPoort aangifte doet of op een andere wijze. In het laatste geval gaat het om de volgende twee statussen. 

Opgeslagen U hebt de aangifte opgeslagen maar nog niet geëxporteerd.



Geëxporteerd De aangifte is met weggeschreven naar de map die u bij het veld ‘Locatie uitvoerbestand’ hebt opgegeven, maar het doorsturen naar de Unit4 DigiPoort is niet gebeurd (bijvoorbeeld omdat de bedrijfsparameter ‘Direct versturen via de Unit4 DigiPoort’ niet geselecteerd is).



Ter Goedkeuring De aangifte is via Unit4 ACP ter goedkeuring aan de MKB-er aangeboden.



Afgehandeld Een aangifte krijgt deze status als het gaat om een suppletieaangifte of een inhaalaangifte.



Te verzenden De aangifte is met doorgestuurd naar de Unit4 DigiPoort, maar kan niet verzonden worden (bijvoorbeeld omdat er geen verbinding is met het internet).



Verzonden De aangifte is met

verzonden naar de Belastingdienst.



Akkoord De aangifte is door de Belastingdienst akkoord bevonden.



Geweigerd De aangifte is door de Belastingdienst geweigerd. Bij deze status verschijnt een informatieknop. Als u hierop klikt ziet u een logbestand met technische informatie.

3.

Selecteer het aangiftetijdvak (maand, kwartaal of jaar) en de betreffende maand, resp. het gewenste kwartaal of jaar

4.

Definitief of inhaalaangifte: Definitieve aangifte Als u de optie 'Definitief' selecteert en u selecteert de optie 'Inhaalaangifte' niet, dan wordt de knop of actief. Klikt u op deze knop, dan wordt de aangifte weggeschreven naar de map die u bij het veld 'Locatie uitvoerbestand' opgeeft. Inhaalaangifte Het is niet altijd nodig dat de gegevens van een definitieve aangifte naar de Belastingdienst verstuurd worden. Stel dat de financiële administratie met een gebroken boekjaar werkt (bijvoorbeeld een boekjaar dat loopt van 1 mei tot en met 30 april). Voor de eerste keer wordt dan de aangifte van januari 2005 elektronisch aangeleverd. Om dat te bereiken, zult u eerst een definitieve aangifte moeten maken tot en met december 2004 (in het voorbeeld is dit tot en met periode 8). Hiervoor moet u dan wel de optie 'Definitief' selecteren. Omdat de Belastingdienst de gegevens tot en met december al heeft, hoeven er geen gegevens naar de Belastingdienst gestuurd te worden. Selecteer daarom de optie 'Inhaalaangifte' en sla de aangifte op. Nu wordt de knop actief.



of

versie 1.0

niet

Pagina 32 van 75


Als u in de elektronische Btw-aangifte een aangifte niet definitief opslaat krijgt u de waarschuwing dat latere boekingen in de aangegeven periode niet worden meegenomen, tenzij u de niet-definitieve aangifte eerst verwijdert en een nieuwe aangifte aanmaakt. 5.

Soort contactpersoon Vult u voor u zelf de aangifte in, dan is hier de optie 'Belastingplichtige' geselecteerd (standaard) en kunt u de optie 'Intermediair' niet selecteren.

6.

Het Btw-nummer dat hier getoond wordt, moet u invullen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Btw'. De gegevens die hier in de velden 'Contactpersoon' en 'Telefoonnummer' worden getoond, zijn eveneens afkomstig uit de bedrijfsgegevens. In het veld 'Opmerking' kunt u een toelichting geven. De inhoud van dit veld wordt ook getoond in de aangiftemonitor ('Extra | Btw-aangiftemonitor' die u selecteert buiten de administratie)

7.

In het onderste gedeelte van het scherm worden in de kolommen 'Totaal omzet' en 'Totaal btw' de bedragen getoond die berekend zijn aan de hand van de gemaakte journaalposten. In de kolommen 'Aangegeven omzet' en 'Aangegeven btw' worden de bedragen van de eerder definitief gemaakte aangifte(s) getoond. In de kolommen 'Aangifte omzet' en 'Aangifte btw' wordt het verschil getoond tussen de vorige kolommen. U kunt de bedragen in de kolommen 'Aangifte omzet' en 'Aangifte btw' wijzigen en hiermee afwijken van de berekende bedragen. Als u een suppletie doet zijn hier ook de kolommen 'Suppletie omzet' en 'Suppletie btw' beschikbaar. Met 'Onderhoud | Btw | Btw-aangiftevakken' is het mogelijk ook aangiftevakken toe te voegen. U kunt dan bijvoorbeeld vakken voor de schattingen toevoegen (vak 5e en 5f) of de vermindering in het kader van de Kleine Ondernemingsregeling (vak 5d).Maar u kunt daar ook vakken toevoegen die niet door de Belastingdienst gehanteerd worden. In het aangiftescherm worden echter alleen de officiële aangiftevakken van de Belastingdienst getoond. In de rijen 5E t/m 5G staan de aangiftetotalen over het tijdvak. Als u de aangifte opslaat maar het venster niet sluit, verandert het veld 'Laatst aangegeven maand/periode' (nog) niet. Dit gebeurt pas als u het venster sluit en vervolgens weer opent.

8.

Als u bij de bedrijfsparameters hebt aangegeven dat de aangifte direct met Unit4 DigiPoort verstuurd moet worden en u hebt een certificaat, wordt dit automatisch gedaan. Het aangemaakte BXRL-bestand is dan in feite een 'back-up bestand'. Als u hebt aangegeven dat de aangifte niet direct verstuurd moet worden, moet u de aangifte via internet handmatig aangeven bij de Belastingdienst. De locatie van het uitvoerbestand hebt u vastgelegd in 'Extra | Opties', tabblad 'Directories'. Hebt u de optie 'Versturen via Unit4 DigiPoort' geselecteerd, dan wordt de definitieve aangifte tevens doorgestuurd naar Unit4 DigiPoort, die voor de automatische verzending naar de Belastingdienst zorgt.

De Btw-aangifte heropenen U kunt een opgeslagen elektronische aangifte heropenen met of met 'Taken | Btw | Elektronische Btw-aangifte heropenen'. Het heropenen van de Btw-aangifte is alleen mogelijk zolang de aangifte alleen opgeslagen is en nog niet verstuurd is via Unit4 DigiPoort. Met kunt u een andere dan de voorgestelde aangifte heropenen. Wel moet dan eerst een eventuele suppletie over die periode heropend worden. De heropende suppletie moet u eerst verwijderen met heropenen.

. Daarna kunt u de oorspronkelijke aangifte

Vanuit de knoppenbalk kunt u de volgende rapporten afdrukken:



versie 1.0

Pagina 33 van 75


5.5

Suppletie omzetbelasting

Een suppletie omzetbelasting doet u in het scherm 'Elektronische btw-aangifte'. U kunt opgeven of u een suppletie over een tijdvak of over een boekjaar doet. U kunt over een tijdvak maximaal 5 suppleties doen. Het suppletievolgnummer wordt in het scherm aangegeven. Als u een suppletie aanmaakt, zijn de kolommen ‘Suppletie omzet’ en de `Suppletie btw’ in het scherm beschikbaar:

In de rijen 5E t/m 5G staan de aangiftetotalen over het tijdvak. Het tijdvak waarover u een suppletie doet kan geen ander tijdvak zijn dan waarover u de reguliere aangifte deed. Als u bijvoorbeeld een reguliere Btw-aangifte per kwartaal hebt gedaan, kan de suppletie niet over een maand gedaan worden.

5.6

De Btw-aangifte in Nederland (Btw-vakken)

Unit4 Multivers Accounting kent voor Nederland standaard de volgende Btw-vakken: 1A Omzet, belast met 21 % 1B

Omzet, belast met 6 %

1C

Omzet, belast met overige tarieven

1D

Omzet, privé-gebruik

1E

Omzet, belast met 0%/niet bij mij belast

2A

Omzet, heffing verlegd naar mij

3A

Omzet, door mij buiten de EU

3B

Omzet, door mij binnen de EU

4A

Omzet, aan mij van buiten de EU

4B

Omzet, aan mij uit de EU

5B

Voorbelasting



versie 1.0

Pagina 34 van 75


De belangrijkste en meest gebruikte vakken zullen de volgende zijn: Voor de verkoop 1A Omzet, belast met 21% 1B

Omzet, belast met 6%

Voor de inkoop 5B Voorbelasting

Bij het inboeken van verkoopfacturen geeft u aan over welk (omzet)bedrag de btw geheven moet worden, en welk Btw-percentage van toepassing is. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Boekingsprogramma's' kunt u aangeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte Btw-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoopals verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten btw' worden buiten de Btwaangifte gehouden.

5.7

Boekingsbedragen inclusief btw

U kunt per factuur opgeven of u de regelbedragen inclusief btw wilt invoeren. Selecteer hiervoor het veld: 'Incl. btw’. Dit kan een hulpmiddel zijn wanneer u een factuur ontvangt waarop per factuurregel geen ‘exclusief bedrag’ is opgenomen (bijvoorbeeld bij nota’s in de horeca). Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet op een factuur of nota zowel het totaalbedrag staan waarover btw berekend wordt, als het Btw-bedrag dat moet worden betaald. Is geen Btw-bedrag op de factuur opgenomen, dan mag de omzetbelasting ook niet als voorbelasting worden afgetrokken. Als in Unit4 Multivers Accounting het veld ‘incl. btw’ wordt geselecteerd wijzigen de kolommen in het boekingsscherm:  de kolom ‘Bedrag’, respectievelijk ‘Debet’ en ‘Credit’ word(t)en vervangen door ‘Bedrag incl. btw’  daarvoor in de plaats verschijnen de kolommen ‘Bedrag incl. btw’ en ‘Btw’. In deze laatste kolom geeft u (per regel) het gehanteerde Btw-percentage op.  er wordt een kolom ‘Btw-bedrag’ toegevoegd en het veld ‘kredietbeperking’ wordt geblokkeerd. Het resultaat van de btw zal correct zijn als één grootboekregel wordt ingevoerd en er geen kredietbeperking op de factuur in rekening is gebracht. Zijn er meer grootboekregels kunnen er afrondingsverschillen ontstaan omdat de btw vaak op basis van totalen wordt berekend. In dat geval kunt u de btw op regelniveau aanpassen of met de knop

.

Is er wel kredietbeperking op de factuur in rekening gebracht, kunt u na het invoeren van de regelbedragen het veld ‘Incl. btw’ uitschakelen. Het scherm krijgt weer de standaard-instelling en u ziet op regelniveau de berekende bedragen exclusief btw. U kunt de factuur dan verder op de ‘normale’ wijze afhandelen. Boeken van bedragen inclusief btw is een hulpmiddel voor facturen met bedragen inclusief btw. Maar de grootboekregels worden uiteraard exclusief btw opgeslagen. Dat betekent dat u eventuele correctieboekingen na het opslaan van de factuur op de normale wijze, exclusief btw moet uitvoeren. Wanneer u bij de correctie de optie ‘Incl. btw’ weer activeert, moet u de regelbedragen opnieuw invoeren.

5.8

Berekening van het Btw-bedrag per boekingsregel

Het Btw-bedrag wordt apart opgeslagen op dezelfde regel als de grootboekmutatie. Hierdoor wordt het Btw-bedrag bijvoorbeeld tijdens het opvragen van omzetmutaties getoond. Daarnaast wordt ten behoeve van de controle van de Btw-aangifte het Btw-bedrag afgedrukt op de volgende mutatieoverzichten:



versie 1.0

Pagina 35 van 75


    

'Rapport | Grootboek | Grootboekmutaties' 'Rapport | Grootboek | Mutatieverslag afschriften' 'Rapport | Grootboek | Rekeningkaartjes' 'Rapport | Grootboek | Periode overzichten' 'Rapport | Grootboek | Journaalposten'

In het rapport 'Grootboekmutaties' wordt het Btw-bedrag getotaliseerd per rekening. Dit is handig als op een bepaalde rekening bijvoorbeeld alles met Btw-hoog wordt geboekt. Als er echter Btw-hoog én Btw-laag is geboekt op een en dezelfde rekening, dan wordt dat ook bij elkaar opgeteld en kunt u dat totaal Btw-bedrag dus niet gebruiken voor de controle van uw Btw-aangifte. Verder wordt het Btw-bedrag getoond in alle infoschermen waar u grootboekmutaties kunt inzien. Als u in het Inkoop- en Verkoopboek ('Taken | Invoeren financiële mutaties') gebruik maakt van de knop om de Btw-bedragen aan te passen, dan kan het gebeuren dat de Btw-bedragen van de grootboekmutaties afwijken van de bedragen in de Btw-aangifte. De Btw-aangifte is in dit geval wel goed. Om de kans op afwijkingen zoveel mogelijk te minimaliseren adviseren wij u om in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Boekingsprogramma's' de parameters 'Btw per boekingsregel' bij het boeken van de inkoop- en verkoopfacturen aan te zetten. Als u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Btw' de parameter 'Btw berekenen bij kredietbeperking' hebt aanstaan, dan wordt in een journaalpost de grootboekrekening 'kredietbeperking' gebruikt bij iedere combinatie van Btw-code en Btw-soort.

5.9

Btw-aangifte handmatig aanpassen

Als u de Btw-boeking wilt controleren of wijzigen en op bedragen aanpassen.

hebt geklikt, kunt u in dit scherm de

Bij een Btw-bedrag op de factuur dat afwijkt van de berekende Btw, kunt u dit bedrag handmatig aanpassen aan het bedrag op de factuur. U ziet op het tabblad 'Aangifte' in welk vak de btw wordt geboekt. Is dit vak niet het gewenste keert u terug naar de factuur en kiest het juiste Btw-scenario. Als u de btw handmatig aanpast wordt in het boekingsvenster het veld 'Aangepaste Btw-aangifte' geselecteerd. In het Inkoopboek is er voor de niet-aftrekbare btw een extra kolom 'Niet aftrekbaar' beschikbaar.

5.10

Btw-listing (Belgische administraties)

De jaarlijkse Btw-aangifte is alleen van toepassing in België. U kunt dit programma dan ook alleen in een Belgische administratie opstarten. De jaarlijkse Btw-aangifte moet uiterlijk 31 maart plaatsgevonden hebben. U kunt de aangifte op papier zetten, of u kunt een aangiftebestand laten aanmaken, dat u vervolgens per diskette naar het Btwcontrolekantoor kunt sturen. 1. 2. 3. 4.

5. 6.

Start het programma 'Jaarlijkse Btw-aangifte' Vul het bedrag van de minimumomzet in. Als de omzet beneden dit bedrag blijft, hoeft hiervoor geen aangifte gedaan te worden Tot boekjaar 2008 kunt u de aangifte nog op papier (document) of op diskette (bestand) doen. Vanaf 2008 kunt u alleen nog aangifte doen via een XML-bestand (elektronisch). Als u gekozen hebt voor aangifte in een bestand, kunt u het formaat van het aangifte bestand opgeven. Geef voor het bestand de grootte van de diskette op waarop het bestand verstuurd gaat worden. Als het bestand groter wordt dan het disketteformaat, wordt het bestand gesplitst zodat het op twee diskette gezet kan worden Geef daarna de directory aan waarin het aan te maken aangiftebestand geplaatst moet worden. Als u een XML-aangifte doet moet u ook de declarantgegevens invullen Klik op om de aangifte te genereren.



versie 1.0

Pagina 36 van 75


Het aangiftebestand bevat de geboekte Btw-bedragen en de basisbedragen voor de verschillende Btwvakken voor het gehele kalenderjaar (facturen en creditnota's zijn gescheiden). Het aangiftebestand wordt onder de naam 'Btw', gevolgd door het jaartal en het volgnummer in de aangegeven directory gezet, en de begeleidingsnota wordt afgedrukt. U moet het bestand daarna naar een diskette kopiëren die u naar het Btw-controlekantoor opstuurt samen met de begeleidingsbrief.

5.11

Maandelijkse Btw-aangifte (Belgische administratie)

In een Nederlandse administratie is deze menukeuze niet zichtbaar. Per 01-01-2008 is het in België verplicht om de Btw-aangifte in XML-formaat aan te leveren aan de Btwcontroledienst. Daarmee vervalt op die datum ook de EDIVAT-aangifte. In de programma's 'Info debiteuren' en 'Info crediteuren' kunt u per factuurregel de details van de Btwspecificatie opvragen. U ziet dan per Btw-vak het geboekte basisbedrag en/of het Btw-bedrag. In 'Onderhoud | Algemene gegevens | bedrijfsparameters', map 'Btw' hebt u kunnen aangeven of de Btwaangifte op basis van de factuurmaand of de boekingsperiode moet plaatsvinden. Deze instelling is van belang voor de maand waarin de aangifte gedaan wordt (zie het voorbeeld in de beschrijving van de instelling). In de maandelijkse Btw-aangifte worden de bedragen die in de verschillende Btw-vakken geboekt zijn in de aangifte opgenomen. U kunt een proef-aangifte net zolang afdrukken en de Btw-aangifte eventueel daarna corrigeren totdat u aangeeft dat u de aangifte definitief wilt laten afdrukken. Daarnaast kunt u aangeven of u naast de aangifte ook een overzicht van de geboekte Btw-posten wilt laten afdrukken. Als u de Btw-aangifte per kwartaal wilt doen, voert u dit programma een keer in de drie maanden uit. U vult dan de maanden '3', '6', '9' of '12' in. De aangifte voor het tweede kwartaal voert u bijvoorbeeld in juli uit waarbij u als maandnummer '6' invult. 1

Start het programma ‘Taken | Btw | Btw-aangifte’

2

Geef het boekjaar aan waarin u de aangifte wilt doen

3

Geef de periode/maand aan waarin u de aangifte wilt doen. Aangifte definitief. Is de aangifte de definitieve aangifte of niet. Vink dit vakje pas af als u een niet-definitieve aangifte afgedrukt, gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Als de Btw-aangifte niet correct is, kunt u aan de hand van het overzicht van de Btw-posten de gegevens van de factuur opvragen. Daarna kunt u de factuur verwijderen en opnieuw boeken. Daarna draait u de niet-definitieve aangifte opnieuw uit en controleert deze nogmaals. Pas als de niet-definitieve aangifte geheel juist is, klikt u dit vakje aan en drukt u de definitieve aangifte af. Btw-posten. Vink dit vakje af als u naast de Btw-aangifte ook een overzicht van de geboekte Btwposten wilt laten afdrukken. De Btw-aangifte bevat alleen de totalen van de basisbedragen en de Btw-bedragen per Btw-vak en de totalen 'Te vorderen' en 'Te betalen' per Btw-vak, afgesloten met de totaal te verrekenen bedragen. Het overzicht Btw-posten bevat per Btw-vak de Btw-boekingen die in dat vak verricht zijn. Per boeking ziet u onder meer de boekingsgegevens (dagboek/documentnummer) en de geboekte bedragen. Aan de hand van dit overzicht kunt u de niet-definitieve aangifte eventueel corrigeren door facturen te verwijderen en opnieuw in te boeken

4

Kies voor een mecanografische aangifte: Kies het Btw-stelsel: maandelijks of kwartaal en kies de juiste maand/kwartaal voor de aangifte. Geef aan of het een aanvraag voor terugbetaling betreft. Als u dit aangeeft wordt dit op het formulier aangegeven. Geeft het aangifteformaat op: XML-aangifte Selecteer hier de optie: 'Elektronische aangifte via XML-formaat'.



versie 1.0

Pagina 37 van 75


Geef op het volgende tabblad de map (bestandslocatie) op waar u het XML-bestand wilt opslaan. Geef daar ook de aanvullende gegevens van de declarant op. U maakt in de mecanografische aangifte eerst per administratie een bestand aan (menu 'Taken | Btw | Btw-aangifte'). Dit bestand wordt gebruikt voor de uiteindelijke aangifte over al uw administraties (menu: 'Extra | EDIVAT | Btw-aangifte (elektronisch)'). Bij het aanmaken van het EDIVAT-bestand moet u een directory opgeven waarin het wordt opgeslagen. Dit pad is verplicht voorgeschreven: C:\Program Files\TIE\edivat\in. Zorg dat het bestandspad bij de eerste aanmaak van deze directory juist wordt aangegeven. Bij het doen van de elektronische aangifte wordt dit pad gebruikt en is niet te wijzigen. Wanneer u over meerdere administraties EDIVAT-aangifte doet, moet u alle EDIVAT-uitvoerbestanden in deze directory plaatsen, zodat ze in de elektronische aangifte kunnen worden meegenomen. De aangemaakte EDIVAT-bestanden worden na het doen van de definitieve elektronische aangifte verwijderd. Als op de gekozen locatie al een *.edi-bestand voorkomt, verschijnt de vaag of u het bestand wilt overschrijven. Aanvullende declarant aangiftegegevens De eerste keer worden de gegevens vanuit de bedrijfsgegevens opgehaald. Deze kunnen, bijvoorbeeld door een accountant worden overschreven. De laatst ingevoerde gegevens worden de volgende keer voorgesteld. Als u werkt met meerdere bedrijven/administraties, kan dit problemen opleveren omdat de gegevens van de verkeerde administratie worden voorgesteld. Met de optie 'Altijd bedrijfsgegevens overnemen' worden altijd de bedrijfsgegevens van de openstaande administratie opgehaald. 5

Verantwoord en controleer in de volgende schermen de roosters

6 Klik op om de aangifte te laten uitvoeren. Bij een XML-aangifte worden tijdens het afdrukken ook mogelijke onjuistheden in de aangifte gemeld. Het XML-bestand wordt niet aangemaakt als u de aangifte op het scherm afdrukt.

5.12

De Btw-aangifte in België

In België is het verplicht om de Btw-bedragen voor facturen en creditnota's uit te splitsen. Hier moeten dus ook verschillende Btw-vakken voor gedefinieerd worden. Per Btw-tarief moet u dan vier Btw-vakken voor de verkoop vastleggen. Deze vakken kunt u overeen laten komen met de nummers van de roosters op het aangifteformulier. Aan de inkoopzijde moeten de basisbedragen en de Btw-bedragen ook uitgesplitst worden naar inkoopfacturen en ontvangen creditnota's. Gebruik hiervoor de roosters die op het aangifteformulier gehanteerd worden. Unit4 Multivers Accounting kent voor België standaard de volgende Btw-vakken: 00 Onderworpen aan het nultarief 01 Onderworpen aan de belasting 6% 02 Onderworpen aan de belasting 12% 03 Onderworpen aan de belasting 21% 44 Basis diensten E.G. 45 Basis voor btw medecontractant 46 Export EU 47 Export niet EU 48 Verkoopcreditnota's EU 49 Verkoopcreditnota's niet EU en België 54 Verschuldigde btw België 55 Verschuldigde btw EU 56 Verschuldigde btw medecontractant 57 Verschuldigde btw niet EU 59 Aftrekbare BTW 63 Terugstorting btw op creditnota's



versie 1.0

Pagina 38 van 75


64 81 82 83 84 85 86 87 88 98

Teruggave btw op verkoopcreditnota's Handelsgoederen, grond en hulpstoffen Diensten/diverse goederen Bedrijfsmiddelen Ontvangen creditnota's EU Ontvangen creditnota's niet EU en België Intracommunautaire verwervingen Verwervingen medecontractant Intracommunautaire diensten Niet aftrekbare BTW

De belangrijkste en meest gebruikte vakken zullen de volgende zijn: Voor de verkoop 00 Onderworpen aan het nultarief 01

Onderworpen aan de belasting 6%

02


03


54

Verschuldigde btw België

Voor de inkoop 59 Aftrekbare Btw

Bij het inboeken van verkoopfacturen geeft u aan over welk (omzet)bedrag de btw geheven moet worden, en welk Btw-percentage van toepassing is. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Boekingsprogramma's' kunt u aangeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte Btw-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoopals verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten btw' worden buiten de Btwaangifte gehouden.



versie 1.0

Pagina 39 van 75


6

ICP-opgaaf

De ICP-opgaaf kunt u alleen doen als het veld 'ICP-listing' geselecteerd is (in de map 'Btw' in het programma 'Bedrijfsparameters' in het menu 'Onderhoud'). Voordat u de definitieve aangifte gaat doen, hebt u de ICP-boekingen onderhouden in het programma 'Onderhoud ICP-boekingen' en een overzicht van de aan te geven ICP-boekingen kunnen afdrukken in het programma 'Overzicht ICP-boekingen'. ICP-boekingen (Intracommunautaire Transacties) hebben betrekking op Btw-boekingen binnen de Europese Unie. Intracommunautaire transacties met buitenlandse debiteuren moet u apart opgeven aan de fiscus door middel van de zogenaamde ICP-opgaaf. In dit programma kunt u de ICP-gegevens in een bestand opslaan dat vervolgens naar de fiscus gestuurd kan worden. In dit programma wordt ook de begeleidende brief afgedrukt (die voor België verplicht is). Voor de aangifte in Nederland worden alleen het bestand aangemaakt en wordt een overzicht afgedrukt van de records die in het bestand opgenomen zijn. 1. 2.

3.

4.

5. 6. 7.

Open 'Taken | Btw | ICP-opgaaf'. Geef het boekjaar, het aangiftejaar en het aangiftetijdvak op. Unit4 Multivers Accounting stelt hier het laatste nog niet aangegeven tijdvak voor. Voor boekjaren eerder dan 2010 kunt u in een Nederlandse administratie alleen een kwartaalaangifte doen. Bij een gebroken boekjaar hoeft het kalenderjaar en het kwartaal niet gelijk te lopen met het boekjaar. Als u een jaaraangifte doet, kiest u voor 'Jaar' (Belgische administratie). Selecteer daarna op het tweede tabblad de termijn: maand of periode (bij gebroken boekjaren) tot en met wanneer u de aangifte wilt doen (afhankelijk van de wijze waarop u de Btw-aangifte doet. Dit laatste is ingesteld in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'). Als u 't/m maand' opgeeft is dit niet afhankelijk van het gebroken boekjaar, maar is dit het maandnummer van het kalenderjaar. Geef bij een Belgische administratie aan of u de aangifte op papier (document) wilt opslaan, of dat u een elektronische (XML-)aangifte wilt doen. Voor Nederlandse administraties kunt u alleen een elektronische aangifte doen. Geef aan of het een definitieve aangifte is. De aangifte wordt alleen gegenereerd voor de boekingen die tot en met de opgegeven maand of periode weggeschreven / ingeboekt zijn. Geef met het bestandspad voor het uitvoerbestand op of accepteer het voorgestelde standaardpad dat is ingesteld bij ‘Opties’, tabblad ‘Directories’. Selecteer bij een definitieve aangifte op het volgende tabblad het juiste certificaat, als u met meerdere certificaten werkt. Als u op het laatste tabblad op klikt, wordt het bestand aangemaakt en via de Unit4 DigiPoort verzonden (Nederlandse administratie).

Nederlandse administratie Als u bij de bedrijfsparameters hebt aangegeven dat de aangifte direct met Unit4 DigiPoort verstuurd moet worden, wordt de aangifte direct verstuurd. Het aangemaakte XBRL-bestand is dan in feite een 'back-up bestand'. Unit4 Multivers Accounting controleert de Btw-nummers. Als het programma constateert dat er spaties voorkomen, verschijnt de vraag of de spaties vervangen mogen worden door de Btw-nummers uit de stamgegevens. Als het Btw-nummer in de stamgegevens niet ingevuld is, verschijnt een scherm waarin u het ontbrekende Btw-nummer kunt invullen. Als u kiest voor worden er correctierecords aangemaakt. Als u voor een crediteur of debiteur een Btw-nummer invoert, wordt dit nummer ook ingevuld bij alle andere boekingen van de betreffende crediteur of debiteur en wordt het nummer bij de stamgegevens opgenomen. Wanneer u in de ICP-opgaaf een reeks van boekingen voor dezelfde relatie hebt, hoeft u het Btw-nummer maar éénmaal in te vullen. Na de bevestiging van de gegevens wordt het aangiftebestand in de opgegeven directory gegenereerd.



versie 1.0

Pagina 40 van 75


Om de aangifte definitief te maken, moet het bestand op de printer worden afgedrukt. Ook als u een 'Voorbeeld op het scherm' opvraagt en direct daarna de aangifte afdrukt, is de aangifte niet definitief. U moet dan in de wizard een stap terug en opnieuw direct op de printer afdrukken om de aangifte definitief te maken. Als er al een aangiftebestand aanwezig is, verschijnt hier een melding van. Unit4 Multivers M houdt voor de bestandslay-out rekening met de verschillen tussen een Nederlandse en een Belgische administratie. In 'Taken | Btw | Overzicht ICP-boekingen' kunt u een overzicht opvragen van alleen de reeds aangegeven boekingen. U kiest dan in het veld 'Status' voor 'Aangegeven'. In de ‘Btw- en ICP-opgaafmonitor’ kunt u de status van uw ICP-opgaven volgen.

6.1

Onderhoud ICP-boekingen crediteuren

U kunt de ICP-programma's alleen opstarten als het veld 'ICP-listing' afgevinkt is in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'. Bij het inboeken van de crediteurenfacturen (in 'Invoeren financiële mutaties') controleert Unit4 Multivers Accounting of het om een buitenlandse crediteur gaat en of er btw afgedragen wordt. De gegevens van de buitenlandse crediteurenfacturen worden voor de ICP-opgaaf opgeslagen op de volgende voorwaarden: de code 'Btw op factuur' moet op 'Nee' staan en er moet een Btw-percentage ingevuld zijn. Unit4 Multivers Accounting controleert of voor de betreffende crediteur het Btw-nummer is ingevuld bij de crediteurengegevens. Is dit niet het geval zal de post niet in de ICP-opgaaf worden opgenomen. Uw Btwaangifte en de ICP-opgaaf stemmen dan niet overeen. Unit4 Multivers Accounting geeft hiervoor een waarschuwing. In dit programma kunt u de ICP-boekingen handmatig onderhouden. U kunt in dit programma reeds bestaande boekingen opvragen of nieuwe boekingen invoeren voor de ICP-opgaaf die niet geboekt (kunnen) worden in het inkoopboek. Bestaande boekingen worden door Unit4 Multivers Accounting gegenereerd op basis van de inkoopfacturen voor buitenlandse crediteuren, waarvoor de btw niet in de factuur opgenomen is, maar waarvoor wel een Btw-percentage geselecteerd is in het programma 'Invoeren financiële mutaties'. Deze boekingen zijn extracomptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier doorvoert, buiten de reguliere administratie blijven omdat de betreffende facturen al geboekt zijn. 1. 2.

Start het programma 'Onderhoud ICP-boekingen crediteuren' in het menu 'Btw' van het menu 'Taken'. Selecteer de crediteur waarvoor u de boeking wilt onderhouden en klik op (Ctrl + F). Of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen. 3. Vul op het veld 'Volgnum' (Volgnummer) een volgnummer in voor de boeking (meestal is er één boeking per factuur). Als er meer dan één boeking voor de factuur aanwezig is, kunt u uit de aanwezige boekingen selecteren. 4. Als u de Btw-aangifte op basis van de boekingsperiode doet (hebt u aangegeven in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' map 'Btw'), dan moet u voor een nieuwe factuur het jaar en de boekperiode voor de aangifte invullen. Als u de Btw-aangifte op basis van de factuurmaand doet, dan worden de velden 'Boekjaar' en 'Per' (Periode) vanuit de factuurdatum gevuld. 5. Vul de landcode in of selecteer de code. Alleen boekingen voor landen binnen de EU, met de code 'Export', worden in de ICP-opgaaf opgenomen (in het programma 'Algemene gegevens' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcode kunnen aangeven). Facturen voor landen buiten de EU, en facturen met de code 'Import' worden wel geregistreerd, maar niet in de ICP-opgaaf opgenomen 6. Geef het Btw-nummer op en in het veld 'Leveringssoort' de soort levering. 7. Geef de factuurdatum, de omschrijving op en eventueel het correctiejaar (en het tijdvak). 8. Vul het factuurbedrag in. Dit doet u in het veld 'Goederenbedrag'. Tot en met boekjaar 2009 kunt u ook nog het Dienstenbedrag invoeren. In het programma 'Overzicht ICP-boekingen' (Import/Export) kunt u een overzicht afdrukken van de ICPboekingen. U kunt dan eventueel ook aangeven dat u alleen de correcties of alleen de al aangegeven boekingen wilt zien.



versie 1.0

Pagina 41 van 75


6.2

Onderhoud ICP-boekingen debiteuren

U kunt de ICP-programma's alleen opstarten als het veld 'ICP-listing' afgevinkt is in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'. Bij het inboeken van de debiteurenfacturen (in 'Aanmaken opdrachten' en/of 'Invoeren financiële mutaties') controleert Unit4 Multivers Accounting of het om een buitenlandse debiteur gaat en of er btw afgedragen wordt. De gegevens van alle buitenlandse debiteurenfacturen waarop geen btw afgedragen wordt, worden voor de ICP-opgaaf opgeslagen. Dit geldt alleen voor facturen waarvoor geen btw berekend is op de factuur; facturen met een Btwpercentage van 0% worden dus niet voor de ICP-opgaaf opgeslagen. Unit4 Multivers Accounting controleert of voor de betreffende debiteur het Btw-nummer is ingevuld bij de debiteurengegevens. Is dit niet het geval zal de post niet in de ICP-opgaaf worden opgenomen. Uw Btwaangifte en de ICP-opgaaf stemmen dan niet overeen. Unit4 Multivers Accounting geeft hiervoor een waarschuwing. In dit programma kunt u de ICP-boekingen voor de debiteuren handmatig onderhouden. U kunt in dit programma reeds bestaande boekingen opvragen of nieuwe boekingen voor de ICP-opgaaf invoeren die niet in het verkoopboek geboekt kunnen worden. Bestaande boekingen worden door Unit4 Multivers Accounting gegenereerd op basis van de verkoopfacturen voor buitenlandse debiteuren, die zonder btw ingeboekt zijn in het programma 'Invoeren financiële mutaties'. Deze boekingen zijn extracomptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier doorvoert, buiten de reguliere administratie blijven omdat de betreffende facturen al geboekt zijn. 1. 2.

Start het programma 'Onderhoud ICP-boekingen debiteuren' in het menu 'Btw' van het menu 'Taken'. Selecteer de debiteur waarvoor u de boeking wilt onderhouden en klik op (Ctrl + F ). Of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen. 3. Vul op het veld 'Volgnum' (Volgnummer) een volgnummer in voor de boeking (meestal is er één boeking per factuur). Als er meer dan één boeking voor de factuur aanwezig is, kunt u uit de aanwezige boekingen selecteren. 4. Als u de Btw-aangifte op basis van de boekingsperiode doet (hebt u aangegeven in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' map 'Btw'), dan moet u voor een nieuwe factuur het jaar en de boekperiode voor de aangifte invullen. Als u de Btw-aangifte op basis van de factuurmaand doet, dan worden de velden 'Boekjaar' en 'Per' (Periode) vanuit de factuurdatum gevuld. 5. Vul de landcode in of selecteer de code. Alleen boekingen voor landen binnen de EU, met de code 'Export', worden in de ICP-opgaaf opgenomen (in het programma 'Algemene gegevens' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcode kunnen aangeven). Facturen voor landen buiten de EU, en facturen met de code 'Import' worden wel geregistreerd, maar niet in de ICP-opgaaf opgenomen 6. Geef het Btw-nummer op en in het veld 'Leveringssoort' de soort levering. 7. Geef de factuurdatum, de omschrijving op en eventueel het correctiejaar (en het tijdvak). 8. Vul het factuurbedrag in. Dit doet u in het veld 'Goederenbedrag'. Tot en met boekjaar 2009 kunt u ook nog het Dienstenbedrag invoeren. In het programma 'Overzicht ICP-boekingen' kunt u een overzicht afdrukken van de ICP-boekingen (export). U kunt dan eventueel ook aangeven dat u alleen de correcties of alleen de al aangegeven boekingen wilt zien.

6.3

Overzicht ICP-boekingen

Het overzicht bevat alle facturen voor buitenlandse debiteuren en crediteuren die in 'Invoeren financiële mutaties' ingevoerd zijn, aangevuld met de handmatig ingeboekte ICP-boekingen (in 'Onderhoud ICPboekingen'). U kunt verschillende selectiecriteria opgeven, waardoor u bijvoorbeeld alleen de correcties of de boekingen kunt opvragen die al in het programma 'ICP-opgaaf' aangegeven zijn. In 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw' hebt u kunnen aangeven of u de Btwaangifte op basis van de factuurmaand of op basis van de boekingsperiode doet. Afhankelijk van deze instelling kunt u in dit programma selecteren op maand of periode.



versie 1.0

Pagina 42 van 75


In dit programma kunt u een overzicht laten afdrukken van de aanwezige ICP-boekingen. U kunt verschillende criteria voor de selectie opgeven, waardoor u aan de hand van dit overzicht bijvoorbeeld de volgende gegevens kunt nagaan: zullen de nog aan te geven boekingen correct worden aangegeven, zijn de al aangegeven boekingen juist aangegeven, en zijn de correcties juist door gevoerd. 1. 2. 3.

Start 'Taken | Btw | Overzicht ICP-boekingen' Geef aan tot en met welke maand of periode u het overzicht wilt genereren en voor welk soort boekingen u het overzicht wilt zien Geef vervolgens de selectiecriteria op. Op het veld 'Boekingen' kunt u aangeven of u alleen de 'reguliere' boekingen, alleen de 'correctieboekingen' of beide soorten boekingen wilt zien. Op het veld 'Status' kunt u aangeven of u alleen de reeds 'aangegeven' boekingen (opgegeven boekjaar) wilt zien, de 'niet-aangegeven' boekingen (ook in alle voorgaande boekjaren) of 'alle' boekingen: dit zijn dus zowel de aangegeven als de niet-aangegeven boekingen in het opgegeven boekjaar.



versie 1.0

Pagina 43 van 75


7

Werken met telebankieren

Bij telebankieren kunt u met een 'Betaalopdracht' uw crediteurenfacturen elektronisch betaalbaar stellen, uw bankafschriften elektronisch matchen met openstaande debiteurenfacturen en de crediteurenfacturen die u betaalbaar gesteld hebt. Als alle betalingsgegevens overeenkomen wordt de openstaande post van de factuur afgeboekt. U kunt bij het betaalbaar stellen eenvoudig de gewenste facturen selecteren en u kunt deelbetalingen doen. Bij het elektronisch betaalbaar stellen maakt Unit4 Multivers Accounting een betalingsbestand aan dat u vervolgens aan uw bank toestuurt of importeert in het telebankier-pakket dat u van uw bank in gebruik hebt. De bank verwerkt de betalingen en stuurt u een bankafschrift en/of een telebankbestand. Een telebankbestand kunt u importeren en automatisch of handmatig afstemmen met de openstaande crediteuren- en debiteurenfacturen of de betaling boeken op een grootboekrekening (zie: Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten'). Het inrichten van uw telebankierproces Voordat u elektronisch kunt bankieren, moet u een aantal stamgegevens invoeren. Hiermee bepaalt u onder andere de wijze waarop Unit4 Multivers Accounting probeert om de bankmutaties te matchen met uw openstaande posten (zie ook: De wijze van matchen bij telebankieren). Opgeven matchcriteria en matchvolgorde in de Bedrijfsparameters 1.

2.

Geef vervolgens de volgorde aan waarin Unit4 Multivers Accounting de match moet uitvoeren. Ook als u hierboven een of meer matchcriteria hebt uitgeschakeld blijven ze hier zichtbaar. Ze hebben dan verder geen effect. U wijzigt de volgorde door op het betreffende criterium te klikken. Deze zal dan één plaats naar onderen verschuiven. Alle bovenliggende criteria blijven daarbij ongemoeid. Open in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', de map 'Telebankieren'. Zie hieronder voor een Belgische administratie.

3.

Geef in de bovenste map aan op welke primaire criteria u wilt matchen. Standaard staan alle criteria geselecteerd, maar u kunt ze uitschakelen. Dat laatste kan tijdwinst bij het matchen opleveren, vooral als u met twee of drie criteria (vrijwel) alle facturen kunt matchen. Unit4 Multivers Accounting hoeft in dat geval niet ook nog eens op de overige criteria te zoeken.

4.

Geef aan dat als bij een match twee facturen een 'goede' match hebben, Unit4 Multivers Accounting in dat geval de oudste openstaand post zal voorstellen, of zet deze optie uit.

5.

Unit4 Multivers Accounting kan bij een match op 'overblijvende' bedragen een vooruitbetaling boeken. Hiervoor is het noodzakelijk dan aan het betreffende dagboek een reeks gekoppeld is.

Belgische administratie In België is sprake van een zogenaamd domiciliëringsnummer. Dit wordt aan een debiteur die automatisch wilt incasseren afgegeven. Bij het automatisch incasseren wordt dit nummer dan in het betalingskenmerk / gestructureerde mededeling geplaatst. Op basis van dit nummer is dan de crediteur te achterhalen bij het automatisch matchen. In een Belgische administratie wordt op het tabblad 'Basis I' van 'Onderhoud | Crediteuren' een nieuw veld geplaatst voor het ingeven van het domiciliëringsnummer. Daarom kunt u in een Belgische administratie ook matchen op het domiciliëringsnummer (zie: De wijze van matchen bij telebankieren). Toevoegen relatiecode voor nog niet gematchte saldi In 'Onderhoud | relatiecodes' kunt u rekeningen koppelen aan Relatiecodes voor automatische boekingen. Bij het importeren van een bankafschrift waarbij (nog) niet alles gematcht is, blijft een saldo open staan. Dit saldo moet worden geboekt op een daarvoor bestemde rekening. Als u deze relatiecode niet invult, wordt het bedrag op de verplichte relatiecode voor de vraagposten. Maak daarom een rekening aan (tussenrekening) en koppel deze op het tabblad 'Diversen' aan de relatiecode 'Nog te matchen bankmutaties'.



versie 1.0

Pagina 44 van 75


Betalingskenmerk en meerdere bankrekeningen bij de stamgegevens Debiteuren/Crediteuren U kunt op tabblad 'Basis I' in 'Onderhoud | Debiteuren' respectievelijk 'Onderhoud | Crediteuren', per debiteur/crediteur opgeven of hij gebruik maakt van betalingskenmerken. In België wordt aan een crediteur die automatisch wilt incasseren een zogenaamd domiciliëringsnummer afgegeven. Bij het automatisch incasseren wordt dit nummer dan in het betalingskenmerk / gestructureerde mededeling geplaatst. Op basis van dit nummer is dan de crediteur te achterhalen bij het automatisch matchen. In een Belgische administratie wordt op het tabblad 'Basis I' van 'Onderhoud | Crediteuren' is een veld beschikbaar voor het opgeven van het domiciliëringsnummer. Zowel bij debiteuren als crediteuren kunt u meerdere bankrekeningen opgeven. Hiervoor is het tabblad 'Banken' opgenomen waarin u verschillende bankrekeningen kunt invoeren. Bestandsformaten bij het telebankieren Unit4 Multivers Accounting werkt met de volgende bestandsnaam voor binnenlandse betalingen. SEPA Dit is het formaat dat vanaf 01 februari 2014 standaard is voorgeschreven voor binnenlandse- en buitenlandse overschrijvingen. Het SEPA-bestandsformaat is: SEPA_ibannummer.xml. CLIEOP03.xxx Unit4 Multivers Accounting genereert zelf de bestandsextensie voor het ClieOp-bestand en gebruikt hiervoor de laatste drie cijfers van het administratienummer (bijvoorbeeld ClieOp03.001 voor de administratie MVL00001). Deze extensie wordt in vrijwel alle gevallen door de bank geaccepteerd. Mocht uw bank deze extensie niet accepteren, dan kunt u de geldige extensie zelf opgeven. Voor België geeft Unit4 Multivers Accounting de bestandsnaam 'Flop02.txt' voor de opslag op uw harde schijf: Geef altijd wanneer u de bestanden voor verzending naar de bank, de juiste naam en extensie aan de bestanden. Deze worden door uw bank voorgeschreven. Na het invoeren van de benodigde instellingen en stamgegevens kunt u met telebankieren aan de slag: 1. 2. 3.

betaalbaar stellen crediteurenfacturen Maken betaalopdracht Importeren en matchen van bankmutaties.

7.1

Werken met betalingskenmerken

Betalingskenmerk / Gestructureerde mededeling Om het automatisch matchen van bankmutaties eenvoudiger te maken, is het mogelijk om bij het aanmaken van een factuuropdracht,/verkooporder,in het verkoopboek, bij een offerte en bij het boeken van een inkoopfactuur, een betalingskenmerk mee te geven. Als in Nederland het betalingskenmerk aan de 11-proef voldoet, dan verschijnt naast het betalingskenmerk een icoontje ( ). Unit4 Multivers Accounting genereert het betalingskenmerk, waarbij het automatisch aan de 11-proef voldoet. Dit nummer wordt automatisch op de achtergrond gegenereerd bij het verwerken van de opdracht en het aanmaken van een in- of verkoopboeking. Het betalingskenmerk kan worden afgedrukt op de facturen en opdrachten. U kunt, als u dit wilt, de formulieren hiervoor zelf aanpassen. Bij 'Info opdrachten' is het gegenereerde betalingskenmerk zichtbaar. In het verkoopboek wordt het betalingskenmerk gegenereerd zodra het debiteurennummer is geselecteerd. U kunt het handmatig aanpassen.



versie 1.0

Pagina 45 van 75


Ook bij baliefacturering kan het betalingskenmerk worden afgedrukt op de factuur (formulier: balieac.qrp en baliefac.qrp). In het inkoopboek kunt u in het veld 'Betalingskenmerk' het betalingskenmerk van de inkoopfactuur opgeven. Bij de inkoopfacturen wordt het betalingskenmerk meegenomen naar de betaalbaarstelling. Unit4 Multivers Accounting controleert of dit betalingskenmerk al eerder is gebruikt. Is dit het geval, wordt een waarschuwing gegeven. U kunt de inkoopfactuur dan nog wel opslaan. In Nederland wordt het betalingskenmerk als volgt samengesteld: De lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer is maximaal 15 posities: Dan is de 1e positie een controlegetal van de 11-proef. Daarna volgen opvulnullen als de lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer kleiner is dan 15. Tot slot volgt het debiteurnummer met aansluitend het factuurnummer. Het totaal aantal posities is 16. De lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer is 16 posities: Dan is de 1e positie een controlegetal van de 11-proef. Daarna volgen opvulnullen. Tot slot volgt het factuurnummer. Het totaal aantal posities is 16. Het debiteurnummer wordt dan niet gebruikt. In België is betalingskenmerk het factuurnummer van 8 posities, gevolgd door twee nullen. De laatste twee posities zijn voor het restgetal van de 97-proef zodat het betalingskenmerk van 12 posities voldoet aan de 97-proef. In België wordt het betalingskenmerk een 'gestructureerde mededeling' genoemd. Het bestaat uit een uniek nummer van 12 posities waarop een 97-proef van toepassing kan zijn. Aan de hand van dat nummer is de betreffende factuur eenvoudig te matchen bij het importeren van bankafschriften. Als het betalingskenmerk aan de 97-proef voldoet, dan verschijnt naast het betalingskenmerk een icoontje ( ). Betalingskenmerk opvragen U kunt het betalingskenmerk opvragen met 'Info | Debiteuren'. Op het tabblad 'Facturen' is de kolom 'Betalingskenmerk' beschikbaar. Om het betalingskenmerk/gestructureerde mededeling op de facturen en overzichten af te kunnen drukken moet u de formulieren (factureren en (factuur)opdrachten) aanpassen. Het betalingskenmerk kunt u 'verplicht' maken voor individuele debiteuren en crediteuren door in de stamgegevens de optie 'Maakt gebruik van betalingskenmerk' te selecteren. Dan moet bij de verkoop- en inkoopfacturen het betalingskenmerk verplicht worden opgegeven. Controle op betalingskenmerk Er wordt bij crediteuren gecontroleerd op dubbele betalingskenmerken (handmatig). Deze controle vindt per crediteur plaats en niet over alle crediteuren.

7.2

Betaalbaarstelling crediteurenfacturen

Bij het betaalbaar stellen selecteert u in het programma 'Taken | Telebankieren | Betaalbaarstelling' de facturen die u wilt betalen. De facturen die u van uw crediteuren ontvangen hebt, zijn al ingeboekt . De gegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud | bankgegevens' ingevoerd. Alleen als u voor de crediteur een bank met een buitenlandse landcode ingevuld hebt, kunt u ook een betaling voor het buitenland aanmaken in dit programma. Vervolgens maakt u een betaalopdracht aan voor uw bank. Deze stuurt u naar de bank die de betalingen verwerkt. Tenslotte stemt u in het bankboek de door de bank verwerkte betalingen af met de openstaande posten. U boekt dan uw ontvangen bankafschrift in het bankboek of u importeert en matcht het elektronische bankbestand met de openstaande posten. Daarbij kunt u tegelijk ook de betalingen van uw debiteuren matchen. Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 46 van 75


De betaalbaarstelling van crediteurenfacturen vormt een onderdeel van het telebankieren. In het scherm 'Betaalbaarstelling' kunt u crediteurenfacturen selecteren voor de automatische betaalbaarstelling. In de rubriek 'Info' (boven in het scherm), ziet u:

Saldo: Onderweg: gemaakt Ruimte: Voorstel:

het banksaldo van uw rekening het totaal van de betaalbaar gestelde rekeningen waarvoor al een Betaalopdracht is de bestedingsruimte die u nog bij uw bank hebt. het totaal van de betaalbaar gestelde facturen. Het saldo in dit veld, is het bedrag in de valuta van uw administratie. Wanneer u een euro-administratie voert en u stelt een factuur in de lokale valuta betaalbaar (of omgekeerd), wordt het voorstel verhoogd met het omgerekende bedrag.

Uitvoer:

Binnenland en Buitenland. Dit is het uitvoerformaat dat uw bank voor de betalingen gebruikt.

Gewenste Betaaldatum

Hier kiest u een datum waarop de bank de betalingen moet gaan uitvoeren. Als u de vervaldatum kiest, zal deze per factuur worden bepaald. U kunt ook een datum kiezen die voor alle geselecteerde facturen geldt, ongeacht de vervaldatum. De huidige datum wordt voorgesteld. Op regelniveau kunt u per factuur een andere datum opgeven. Let op! Als u op regelniveau verschillende data gebruikt, dan wordt voor elke gebruikte datum een aparte betaalopdracht aangemaakt. Als u bij uw bank een beperking in het aantal opdrachten hebt, kunt u daar rekening mee houden.

Als uw uitvoerformaat op SEPA staat, moet van de bankinstelling van uw crediteur ook de BIC en een geldig IBAN bekend zijn. De BIC van de bank van de crediteur is zichtbaar in de kolom 'BIC'. Met het veld 'Toon alleen vervallen facturen' (onder in het scherm) worden alleen de vervallen facturen getoond. Van de geselecteerde crediteuren facturen worden betaalopdrachten aangemaakt. Standaard worden de facturen per crediteur in de betalingsopdracht verzameld. Wanneer u de optie 'Facturen verzamelen in betalingsopdracht' voor een of meer crediteuren hebt uitgeschakeld, worden alle facturen voor die crediteur(en) apart in de betaalopdracht opgenomen. De betaalopdrachten worden dan elektronisch naar de bank verzonden die de betalingen vervolgens gaat uitvoeren. U kunt in het scherm ook 'Debiteuren' selecteren, zodat u ook creditfacturen voor uw debiteuren betaalbaar kunt stellen. Betaalbaar stellen 1 Start 'Taken | Telebankieren | Betaalbaarstelling' 2

Selecteer de bank waarvoor u de betaalopdrachten wilt aanmaken. Dit is de bankrekening waar de betalingen van afgeschreven moeten worden. In het vak 'Ruimte' ziet u voor welk bedrag u nog betaalbaar kunt stellen tot aan het minimumsaldo dat voor de bank vastgelegd is. Als u direct op

3

klikt, kunt u met de bladerknop 'bladeren' door de al aanwezige banken.

Na selectie van de bank worden de nog openstaande posten voor de crediteuren op het scherm getoond. Als dit niet het geval is, klikt u op de knop het nummer van de factuur


. De nog te betalen facturen zijn geordend op


versie 1.0

Pagina 47 van 75


Met behulp van 'Details' , of door te dubbelklikken op een regel kunt u gedetailleerde informatie over een openstaande post opvragen De omschrijving die u kunt invoeren bij het betaalbaar stellen wordt meegenomen bij het afboeken van de betaalbaarstelling in het bankboek. De omschrijving is pas zichtbaar nadat de afboeking is opgeslagen en wordt onder andere getoond bij 'Info | Crediteuren', tabblad 'Mutaties' en als de afboeking opnieuw wordt opgeroepen, op het tabblad 'Crediteuren' van het bankboek 4

U hebt nu twee mogelijkheden om de facturen te selecteren die u betaalbaar wilt stellen (u kunt de twee mogelijkheden combineren):  Selectie van een groep facturen op crediteurnummer, kortingsdatum, vervaldatum, valutacode of betalingsconditie. Klik op de knop [Selecteren] om het selectievenster op te vragen, of  Selectie per factuur U selecteert een enkele factuur in het hoofdvenster. Zoek de factuur die u betaalbaar wilt stellen en klik op het selectievakje in de kolom 'Betalen'. Het vakje wordt afgevinkt. Na selectie van een buitenlandfactuur verschijnt het venster 'Buitenlandse betaling' . U kunt geselecteerde facturen eenvoudig deselecteren (selectie van een of meerdere facturen tegelijk ongedaan maken). Als u werkt met 'Document management' kunt u met gekoppelde documenten openen en met

5

de aan de geselecteerde factuur

een nieuwe documentkoppeling maken.

Aanpassen van het te betalen bedrag. Als u niet het volledige factuurbedrag wilt betalen of hoeft te betalen, kunt u het te betalen bedrag aanpassen:  Zoek de gewenste factuur en klik in de kolom 'Te betalen'  Vul het bedrag in dat u werkelijk wilt of moet betalen  Geef in het selectievakje in de kolom 'Afboeken' aan of het verschilbedrag wel of niet automatisch afgeboekt mag worden. Als u aangeeft dat het verschil afgeboekt mag worden door het vakje af te vinken, wordt hiervoor de rekening voor 'Betalingsverschil crediteuren' gebruikt die in de Relatiecodes vastgelegd is In de kolom 'Korting vervalt' staat de 1e vervaldatum van de factuur en in de kolom 'Factuur vervalt' staat de laatste vervaldatum.

6

Betaaldatum : Op grond van de keuze die u boven in het scherm hebt gemaakt, wordt de datum voorgesteld waarop de bank de betaling zal uitvoeren. Deze kunt u per factuur wijzigen. De betaaldatum geldt niet voor betalingen in vreemde valuta (BTL91). Maar daar kunt u bij het maken van de betaalopdracht een uitvoeringsdatum uitvoeren.

7

8

Kies voor om de geselecteerde facturen op te slaan. Er verschijnt een waarschuwing als de kredietruimte op de bankrekening te klein is, maar u kunt dan nog verder gaan Daarna kunt u eventueel de facturen selecteren die via een andere bank(rekening) betaald moeten worden.

Het totale bedrag van de geselecteerde facturen wordt geregistreerd als 'Voorstel'. U kunt een overzicht van het betalingsvoorstel afdrukken door op het printerpictogram te klikken en te kiezen voor 'Voorstel betaalopdracht'. Het voorstel kan echter pas afgedrukt worden als de betaalopdrachten zijn geselecteerd en de selectie is opgeslagen. U kunt het voorstel ook afdrukken in het programma 'Voorstel betaalopdracht' in het menu 'Rapport | Telebankieren'. Aan de hand van dit overzicht van de geselecteerde facturen kunt u bepalen welke facturen u daadwerkelijk betaalbaar wilt stellen en kunt u de selectie van facturen ongedaan maken. Voor de definitief betaalbaar gestelde facturen maakt u vervolgens de Betaalopdracht aan in het programma 'Maken betaalopdracht'.



versie 1.0

Pagina 48 van 75


7.2.1

Selecteren / deselecteren van facturen voor de betaalbaarstelling

U kunt een groep facturen selecteren voor de betaalbaarstelling als de facturen aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen; u kunt bijvoorbeeld alle facturen van een crediteur selecteren die voldoen aan een bepaalde betalingsconditie, of bijvoorbeeld alle facturen in Duitse marken waarvan de vervaldatum voor een bepaalde datum ligt. In het selectievenster geeft u de voorwaarden op waaraan de facturen moeten voldoen. U kunt op het crediteurnummer, de valutacode, de betalingsconditie en de vervaldatum selecteren. Er kan ook geselecteerd worden op de kortingsdatum. Geef in het veld 'T/m kortingsdatum' de gewenste datum op. 1.

Geef één selectiecriterium op of een combinatie van selectiecriteria. Let hierbij op de datum: alleen facturen waarvan de factuurdatum voor deze datum valt, worden geselecteerd

2.

Controleer of het vakje 'Selecteren' aangekruist is, en klik daarna op

.

Alle facturen die voldoen aan de opgegeven voorwaarden, worden dan geselecteerd. U herkent een geselecteerde factuur in het selectievenster voor de betaalbaarstelling aan het vinkje in de kolom 'Betalen'. U kunt geselecteerde facturen eenvoudig deselecteren (selectie van een of meerdere facturen tegelijk ongedaan maken), ook per groep. U kunt dan dezelfde selectiecriteria opgeven en het vakje 'Deselecteren' aankruisen, of afwijkende selectiecriteria invullen om een deel van de geselecteerde facturen te deselecteren.

7.2.2

Maken betaalopdracht

Hiervoor moet u de crediteurenfacturen die u wilt betalen, geselecteerd hebben voor de betaalbaarstelling. De telebankgegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud bankgegevens' ingevoerd. Door het aanmaken van de Betaalopdracht gaat u de geselecteerde crediteurenfacturen omzetten in opdrachten tot betaling. Deze opdrachten stuurt u naar de bank die de betalingen voor u zal verrichten. 1. 2. 3.

4.

5. 6.

Start Taken | Telebankieren | Maken betaalopdracht' Selecteer de bank waarvoor u de betaalopdracht wilt aanmaken Pas in de rubriek 'Aanmaken in:' eventueel de directory aan waarin het telebankbestand geplaatst moet worden. Klik dan op 'Bladeren' of typ een bestaande directory in. Unit4 Multivers Accounting toont hier standaard de 'Directory betalingen' die uit de 'Bankgegevens' van de geselecteerde bank gehaald wordt. Testbestand aanmaken Een testbestand hoeft u alleen aan te maken als u nog niet eerder een betalingsbestand door de bank hebt laten verwerken of als een eerder opgestuurd testbestand niet voldeed. U geeft hiermee aan of het aan te maken betalingsbestand wel of geen testbestand is. Een testbestand wordt niet door de bank verwerkt, maar wordt alleen gebruikt om te controleren of het aangeleverde bestand correct verwerkt kan worden door de bank. Klik op om het bestand met de betaalopdrachten weg te schrijven in het formaat voor de geselecteerde bank. Het bestand wordt in de opgegeven directory geplaatst. Als u de optie 'Specificatie betaalopdracht' hebt geselecteerd, verschijnt na het aanmaken van de opdracht het rapport met de specificatie van de opdracht in beeld.



versie 1.0

Pagina 49 van 75


Er verschijnt een afdrukvoorbeeld dat u direct kunt opslaan of afdrukken. In 'het Lint' is hiervoor een apart tabblad beschikbaar met uitgebreide mogelijkheden. Deze specificatie is alleen beschikbaar bij SEPA en het BTL-91 formaat en geeft de informatie uit de aangemaakte Betaalopdracht. De betaalopdrachten worden aangemaakt voor alle geselecteerde facturen. Als bij de stamgegevens van de crediteur ook het debiteurnummer is ingevuld waaronder u bij de crediteur bekend bent, wordt dit nummer opgenomen bij de omschrijving. Dit geldt zowel voor de factuurnummers als de betalingskenmerken die in de omschrijving zijn vermeld. De betaalopdrachten worden in een bestand opgeslagen dat u naar een diskette kunt kopiëren en naar de bank kunt sturen. U kunt het bestand ook via het modem naar de bank, of via Isabel (Belgische administratie) sturen. Voor Nederland geeft Unit4 Multivers Accounting de volgende bestandsnaam voor de opslag op uw harde schijf: SEPA_ibannummer.xml:

Als u nog met CLIEOP werkt: CLIEOP03. Voor België geeft Unit4 Multivers Accounting de bestandsnaam 'Flop02.txt' voor de opslag op uw harde schijf: Nadat het bestand weggeschreven is, moet u het bestand via het modem naar de bank sturen of moet u het bestand naar een diskette kopiëren.



versie 1.0

Pagina 50 van 75


Kopieer het bestand vanuit de standaarddirectory naar een diskette en stuur de diskette naar de bank, eventueel voorzien van de opdrachtbrief. De betalingen die in het bestand zijn opgenomen hebben nu de status 'Onderweg'. De bank voert de betalingen uit en stuurt u vervolgens een bankafschrift of een bestand waarin de betalingen opgenomen zijn. Het bankafschrift boekt u handmatig in; het telebankbestand kunt u inlezen en verwerken via het telebankieren.

7.2.3

Inboeken verwerkte betaalopdracht

De verwerkte betaalopdracht opent u in het bankboek. U ziet hier alleen de betaalopdrachten voor de bank die aan het gekozen dagboek gekoppeld is. De betaalopdrachten zijn per 'batch' gesorteerd. Iedere batch kan bestaan uit één of meerdere betalingsregels die tegelijk in een betaalopdracht omgezet zijn. U moet hier de betalingsopdracht nog verwerken als de bank de opdracht heeft behandeld en u bericht van de verwerking hebt ontvangen van de bank. U hebt twee mogelijkheden: 1.

U kunt direct een gehele betaalopdracht inboeken, inclusief alle betalingsregels in die betaalopdracht. U kunt ook de gehele betaalopdracht in één keer storneren, of 2. U kunt per betalingsregel aangeven of deze wel of niet verwerkt is door de bank. Voor alle nietverwerkte betalingsregels kunt u aangeven dat deze niet ingeboekt moeten worden. Daarna kunt u de overige betalingsregels tegelijk inboeken. Kies voor '1' als alle door u gedane betalingen correct door de bank verwerkt zijn. Alle betalingsregels van de betaalopdracht zijn dan verwerkt. Voor keuze '2' kiest u als niet alle betalingsregels verwerkt konden worden. U geeft dan aan dat deze regels niet verwerkt zijn en verwerkt dan de overige betalingsregels in de betaalopdracht. De niet-verwerkte betalingsregels kunt u dan handmatig verwerken, of controleren en daarna opnieuw in een betaalopdracht aan de bank aanbieden. 1. 2.

Selecteer de gewenste betaalopdracht aan de hand van het batch-nummer. De kolom 'Totaal aantal' toont het aantal verwerkte betalingsregels dat in de betaalopdracht opgenomen is; de kolom 'Totaal bedrag' bevat het totaal van alle verwerkte betalingsregels Klik op de gewenste betaalopdracht. U hebt daarna drie mogelijkheden: 

Kies voor om de verschillende posten of betalingsregels in de geselecteerde betaalopdracht op te vragen en te kunnen verwerken. Per betalingsregel kunt u aangeven of de bijbehorende betaling wel of niet verwerkt is in het venster 'Betalingen'



Kies voor

om de gehele opdracht te storneren



Klik op om de geselecteerde betaalopdracht te verwerken. Alle verwerkte betalingsregels in de betaalopdracht worden dan tegelijk verwerkt De aanduiding 'Betaalopdracht' en het batch-nummer van de betaalopdracht worden overgenomen in de beschrijving van de dagboekmutatie. De kolom 'Betaald' bevat het totaalbedrag van alle betalingsregels in de betaalopdracht die de code 'Verwerkt' hebben.

7.3

De wijze van matchen bij telebankieren

Voor het matchen legt u de primaire criteria van matchen en de volgorde waarin Unit4 Multivers Accounting de criteria doorloopt vast in de bedrijfsparameters (zie Werken met telebankieren). U kunt daar matchingscriteria vastleggen of uitschakelen. U legt dan alleen het primaire criterium vast. Dus als u de optie Debiteur- of crediteurnummer aanzet, gaat Unit4 Multivers Accounting als eerste dit criterium aflopen. Wordt er een match gevonden, gaat Unit4 Multivers Accounting ook de andere gegevens van de match controleren (bijvoorbeeld het saldo of het betalingskenmerk). Is er dan sprake van een 'goede



versie 1.0

Pagina 51 van 75


match', stopt Unit4 Multivers Accounting het proces. Wordt geen goede match gevonden zal Unit4 Multivers Accounting ook de andere geselecteerde criteria aflopen. De keuze voor de matchingscriteria is sterk van uw eigen situatie afhankelijk. Als u veel dezelfde bedragen factureert (bijvoorbeeld als u abonnementen gebruikt of veel dezelfde artikelen factureert) en u zou 'Openstaand saldo' als matchingscriterium gebruiken, kan het matchen erg lang gaan duren. Deze parameter zorgt er namelijk voor dat Unit4 Multivers Accounting probeert via het openstaande saldo een match te maken. Er is bijvoorbeeld een elektronische mutatie van € 37,50. Unit4 Multivers Accounting gaat nu kijken of dit openstaande saldo ergens te vinden is. Op het moment dat dit bedrag gevonden wordt, dan kijkt hij welk debiteurnummer er gekoppeld is en gaat dit vergelijken met de tekst uit de betaling. Vervolgens gaat Unit4 Multivers Accounting kijken welk factuurnummer bij deze mutaties hoort en gaat weer in de omschrijving van de betaling kijken of dit nummer genoemd staat. Zo worden nog een aantal controles uitgevoerd. Vastleggen van de volgorde Als u een aantal criteria hebt vastgelegd, kunt u ook de volgorde vastleggen van de criteria waar Unit4 Multivers Accounting op zal matchen. Het criterium dat voor uw bedrijf de meeste slagingskans zal geven, zet u dan uiteraard bovenaan. De ervaring leert dat voor veel bedrijven het (primair) matchen op 'één of meerdere facturen' de grootste slagingskans zal hebben. Als een elektronische mutatie wordt geïmporteerd in Unit4 Multivers Accounting probeert het eerst de volgende elementen uit de mutatie te halen:       

Tegenrekening: als de tegenrekening van de elektronische mutaties is teruggevonden als bankrekening van de debiteur of crediteur Crediteur: als de crediteur die bij de betreffende bankrekening hoort, teruggevonden is Debiteur: als de debiteur die bij de betreffende bankrekening hoort, teruggevonden is Domiciliëringsnummer(Belgische administraties): als het betalingskenmerk van de elektronische mutatie gelijk is aan domiciliëringsnummer van gevonden crediteur Bedrag: als het geboekte bedrag van de gevonden facturen gelijk is aan het betaalde of ontvangen bedrag Factuur: Als alle facturen teruggevonden zijn Betalingskenmerk: Als er één factuur geboekt is en als het betalingskenmerk van die factuur gelijk is aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie.

Of u gebruik wilt maken van alle mogelijkheden en in welke volgorde u de match laat uitvoeren is afhankelijk van uw eigen situatie. Maar ook zal duidelijk zijn dat de ene procedure meer tijd kost dan de andere. Als al uw facturen een uniek betalingskenmerk hebben zal het 'Matchen op een specifieke factuur' minder tijd kosten dan het matchen op 'openstaand saldo' en ook trefzekerder zijn. Uitgangspunt voor de matching is dat geprobeerd wordt om drie gegevens te controleren en af te stemmen:  Van wie is de betaling (debiteurnummer, crediteurnummer of bankrekeningnummer);  Voor welke factuur is de betaling bedoeld (factuurnummer, betalingskenmerk);  Klopt het ontvangen of betaalde bedrag met de openstaande post(en). Een 'goede' match scoort op alle drie de fronten. Als alle gegevens behalve het bedrag kloppen, resulteert dit in een 'redelijke' match. In alle andere gevallen waarbij minimaal één kenmerk wordt gevonden is er sprake van een 'dubieuze' match. Hieronder staat een overzicht van de mogelijkheden en de specifieke criteria aan de hand waarvan een match als 'goed', 'Redelijk' of 'Dubieus' geclassificeerd wordt.



versie 1.0

Pagina 52 van 75


Matchen op betaal- of incasso-opdracht Hier wordt gecontroleerd of de geïmporteerde batch van de juiste bank is en het betaalnummer klopt en of in Unit4 Multivers Accounting de facturen inderdaad betaalbaar gesteld zijn in een betaalopdracht of incassogesteld zijn. Matchen op een specifieke factuur (betalingskenmerk/referentie) Controleert primair op het betalingskenmerk van een debiteuren- of crediteurenfactuur. Maar tegelijkertijd kijkt het programma ook naar de 'Referentie' van de transactie. Dit is gedaan omdat vooral bij Webshops waar vooruitbetaald wordt, er bij de betaling wel een referentie aanwezig is, maar (nog) geen factuur met een betalingskenmerk. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk/referentie is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag. Redelijk  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk/referentie is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  Het debiteur, crediteur of factuurnummer is teruggevonden. Dubieus  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk/referentie is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag. Matchen op één of meerdere facturen Controleert primair of de factuurnummers voorkomen. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  Er is op één debiteur of crediteur geboekt;  De tegenrekening van de elektronische mutatie is niet teruggevonden bij een andere debiteur of crediteur dan die uit de betreffende boeking. Redelijk  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  Er is op één debiteur of crediteur geboekt;  De tegenrekening van de elektronische mutatie is niet teruggevonden bij een andere debiteur of crediteur dan die uit de betreffende boeking. Dubieus  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag en/of  Er is op meer dan één debiteur of crediteur geboekt en/of  De tegenrekening van de elektronische mutatie is teruggevonden bij een andere debiteur of crediteur dan die uit de betreffende boeking. Matchen op basis van de tegenrekening Om te kunnen matchen op de tegenrekening, zal deze moeten voorkomen als bankrekening bij de debiteur of crediteur. Hierop wordt in eerste instantie gematcht. Van de gevonden debiteur of crediteur worden de openstaande posten opgehaald. Een factuur wordt afgeboekt als tenminste aan één van de volgende voorwaarden is voldaan: Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 53 van 75


  

Het betreffende factuurnummer komt voor; Het betalingskenmerk van de betreffende factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie; Het factuursaldo van de betreffende factuur is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag.

De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  De geboekte facturen zijn teruggevonden. Redelijk  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag; Dubieus  Als er geen facturen gevonden zijn en het bedrag van de elektronische mutatie als vooruitbetaling/ ontvangst is geboekt. Matchen op debiteur- of crediteurnummer Primair wordt gematcht op het debiteur- of crediteurnummer. Wordt deze gevonden, dan worden de openstaande posten opgehaald. Een factuur wordt afgeboekt als tenminste aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:  Het betreffende factuurnummer komt voor;  Het betalingskenmerk van de betreffende factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie;  Het factuursaldo van de betreffende factuur is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  De geboekte facturen zijn teruggevonden. Redelijk  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  De tegenrekening van de elektronische mutatie is teruggevonden als bankrekening bij de betreffende debiteur of crediteur of  Er is geen bankrekening van een willekeurige debiteur of crediteur gevonden die gelijk is aan de tegenrekening van de elektronische mutatie of  De geboekte facturen zijn teruggevonden. Dubieus  Alle overige boekingen Matchen op de grootboekrekening Als in Unit4 Multivers Accounting een grootboekrekening als tegenrekening gekoppeld is aan een bankrekeningnummer ('Taken | Telebankieren | Koppelen bank- aan grootboekrekening), kijkt Unit4 Multivers Accounting of er in de elektronische mutatie een bankrekeningnummer voorkomt dat aan een grootboekrekening. U kunt aan grootboekrekeningen ook trefwoorden koppelen. Unit4 Multivers Accounting kijkt naar trefwoorden in de elektronische mutatie en vergelijkt die met de trefwoorden die bij de grootboekrekeningen zijn vastgelegd. Als er één rekening is waaraan een trefwoord dat in de elektronische mutatie is gevonden, gekoppeld is, wordt ook gematcht en wordt de boeking op die rekening gedaan.



versie 1.0

Pagina 54 van 75


De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  De grootboekrekening is gevonden op basis van de koppeling aan de tegenrekening van de elektronische mutatie. Redelijk  De grootboekrekening is gevonden op basis van een trefwoord. Als u bij een grootboekrekening een vast Btw-percentage hebt gekoppeld, krijgt u altijd een 'Dubieuze match'. U moet de mutatie dan handmatig matchen/gereedmelden. Dan wordt de btw en het scenario correct geboekt. Als een bankrekening is gekoppeld aan een grootboekrekening, dan wordt de tegenrekeninghouder vermeld in de omschrijving van de grootboekmutatie. Matchen op het openstaande saldo Hier kijkt Unit4 Multivers Accounting of het bedrag in de elektronische mutatie overeenkomt met het openstaande saldo van een factuur. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  De geboekte factuur is teruggevonden of  Het betalingskenmerk van de geboekte factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie Redelijk  De geboekte debiteur of crediteur is teruggevonden of  De tegenrekening van de elektronische mutatie is teruggevonden als bankrekening bij de betreffende debiteur of crediteur of Dubieus  Alle overige boekingen Matchen op domiciliëringsnummer (Belgische administraties) Hierbij kijkt Unit4 Multivers Accounting of het betalingskenmerk van de elektronische mutatie overeenkomt met het domiciliëringsnummer van de crediteur. Van de gevonden crediteur worden de openstaande posten opgehaald op volgorde van de factuurdatum. De eerst gevonden factuur (met de oudste factuurdatum) waarvan het openstaande bedrag gelijk is aan het bedrag van de elektronische mutatie wordt afgeboekt. Een op deze wijze gevonden match is altijd 'Goed'. Handmatig matchen U kunt behalve automatisch matchen, als u een mutatie selecteert ook voor 'Handmatig matchen' kiezen. Aan de hand van het bedrag (Betaald of ontvangen) opent het tabblad 'Crediteuren' of 'Debiteuren'. Als in de omschrijving het betalingskenmerk van een betaalbaarstelling of incasso-opdracht voorkomt, dan opent respectievelijk het tabblad 'Betaalopdrachten' of 'Incasso-opdrachten'. U kunt echter nog een ander tabblad kiezen. U kunt dan de mutatie bewerken of direct gereedmelden.

7.3.1 1.

Importeren en matchen van bankmutaties

Open het bankboek van de bank waarvoor u de elektronische mutaties wilt ophalen en ga naar het tabblad 'Elektronische mutaties'



versie 1.0

Pagina 55 van 75


Op dit tabblad kunt u het bestand met de elektronische mutaties dat u van uw bank hebt gekregen openen. 2.

Klik op , blader naar de map waarin het bestand staat en open het. De mutatieregels worden nu ingelezen.

Gebruikte symbolen Het scherm laat in de linker kolom de 'status' van de mutaties zien: Automatische match = Goede match = Redelijke match = Dubieuze match Handmatige match = Goedgekeurd = Handmatig matchen Status = Geen match = Verwerkt Automatisch matchen Klik op om het matchen te starten. Nu worden alle mutaties gematcht aan de hand van de ingestelde opties en in de opgegeven volgorde. De resultaten van de match worden zichtbaar op het scherm. Onder in het scherm kunt u door een veld bij een of meer icoontjes te deselecteren, bepalen welke matches u wilt zien (bijvoorbeeld alleen de redelijke matches). Door op te klikken worden alle 'Goede matches', de 'goedgekeurde matches' en de 'handmatige matches' onmiddellijk 'Verwerkt'. Alleen de 'Redelijke' en 'Dubieuze', en de mutaties waarop 'Geen match' mogelijk bleek blijven dan open staan. Die zult u stuk voor stuk moeten afhandelen. Als u op deze wijze alle 'redelijke' en 'dubieuze' matches hebt afgehandeld en goedgekeurd kunt u met ook deze mutaties verwerken. Alle boekingen (verwerkte mutaties) kunt u nu terugvinden op het tabblad 'Mutaties' en op de tabbladen 'Debiteuren' en 'Crediteuren' van het bankboek. Sla de gegevens op om de mutaties definitief te maken. Handmatig gematchte mutaties die geboekt zijn op de rekening 'Nog te matchen mutaties' kunnen op het tabblad 'Mutaties' van het bankboek verder afgeboekt worden. Het saldo wordt dan van de rekening 'Nog te matchen mutaties' afgeboekt. Op het tabblad 'Elektronische mutaties' kunt u op regelniveau ook matches goedkeuren (zoals in het detailscherm van de mutatie). Dit kan alleen na een automatische match. Als er geen match gevonden is, kan ook niet goedgekeurd worden. In het tabblad 'Elektronische mutaties' kan een vinkje bij 'Goedkeuren' niet ongedaan worden gemaakt. Dit kan nog wel in het detailscherm (zie hieronder). Mutaties apart matchen U kunt nu de mutaties stuk voor stuk aanpassen door op het tabblad 'Elektronische mutaties' op de mutatie te dubbelklikken of u selecteert een mutatie en klikt op de match kunt aanpassen. Unit4 Multivers Accounting 10.8.2

. Dan verschijnt een scherm waarin u


versie 1.0

Pagina 56 van 75


Op basis van de mogelijkheden die de mutatie biedt kunt u in dit scherm uit mogelijke manieren van matchen (Matchcriterium) kiezen. Selecteer een van de mogelijkheden. U ziet dan welke kenmerken gevonden zijn en de gevonden factuur wordt getoond. Als u met de match akkoord gaat, selecteert u het veld 'Goedkeuren' en klikt op . U keert dan terug in het eerste scherm waar de betreffende mutatie het label 'Goedgekeurd' heeft gekregen. Als u niet akkoord bent met een voorgestelde match of Unit4 Multivers Accounting heeft geen match kunnen vinden, kunt u nog handmatig matchen. Handmatig matchen Als u een mutatie selecteert wordt de knop actief. Als u hierop klikt kunt u de mutatie maken of bewerken, of u kunt handmatig betalingsverschillen afboeken (via 'Betalingsdetails'). Aan de hand van het bedrag (Betaald of ontvangen) opent het tabblad 'Crediteuren' of 'Debiteuren'. Als in de omschrijving het betalingskenmerk van een betaalbaarstelling of incasso-opdracht voorkomt, dan opent respectievelijk het tabblad 'Betaalopdrachten' of 'Incasso-opdrachten'. U kunt echter nog een ander tabblad kiezen. Alleen de geselecteerde mutatie is zichtbaar. De overige mutaties zijn 'verborgen'. Op het tabblad zijn dan twee knoppen aanwezig. Met verwerkt en keert u terug naar het tabblad 'Elektronische mutaties'. Met

wordt de gemaakte mutatie

keert u terug zonder dat de mutatie verwerkt wordt.

Op het tabblad 'Elektronische mutaties' is ook de optie 'Opeenvolgend' beschikbaar. Als u deze optie selecteert, keert u na het gereed melden niet terug naar het tabblad 'Elektronische mutaties, maar wordt automatisch de volgende regel handmatig gematcht. Pas als de laatste regel gereed gemeld is, keert u terug naar de elektronische mutaties en kan de match verwerkt worden. Als u een bankbestand inleest en verwerkt en daarin zit een verzameling van facturen (verzamelfactuur) dan krijgt deze code 'M' (Meerdere) voor de regel. Alleen het totaal van de factuur wordt dan getoond.

7.3.2

Telebankmutaties apart matchen

Mutaties apart matchen U kunt nu de mutaties stuk voor stuk aanpassen door op het tabblad 'Elektronische mutaties' op de mutatie te dubbelklikken of u selecteert een mutatie en klikt op match kunt aanpassen.

. Dan verschijnt dit scherm waarin u de

Op basis van de mogelijkheden die de mutatie biedt kunt u uit mogelijke manieren van matchen (Matchcriterium) kiezen.

Selecteer een van de mogelijkheden. U ziet dan welke kenmerken gevonden zijn en de gevonden factuur wordt getoond. Als u met de match akkoord gaat, selecteert u het veld 'Goedkeuren' en klikt op . U keert dan terug in het eerste scherm waar de betreffende mutatie het label 'Goedgekeurd' heeft gekregen.



versie 1.0

Pagina 57 van 75


Als u niet akkoord bent met een voorgestelde match of Unit4 Multivers Accounting heeft geen match kunnen vinden, kunt u met 'Handmatig' matchen de mutatie boeken op de rekening die u gekoppeld hebt aan de relatiecode 'Nog te matchen facturen' (zie Werken met telebankieren). Bankrekening koppelen aan een debiteur of crediteur Het kan zijn dat er een redelijke match gevonden is voor een mutatie, waarbij in ieder geval ook de debiteur/crediteur is gevonden en u bent overtuigd van de juistheid, maar er is geen tegenrekening bij de debiteuren/crediteuren-stamgegevens gevonden. Op dat moment wordt de knop actief. Als u hierop klikt wordt automatisch het gevonden bankrekeningnummer aan de debiteur/crediteur gekoppeld. U kunt dan in de stamgegevens van die debiteur/crediteur op het tabblad 'Banken', de bankgegevens eventueel verder aanvullen.

7.3.3

Koppelen bank- aan grootboekrekening

U kunt een bankrekening aan een grootboekrekening koppelen. Mutaties op deze bankrekening worden dan automatisch geboekt op de gekoppelde grootboekrekening. Dit is bijvoorbeeld handig als u vaste kosten, zoals telefoonkosten, niet op de grootboekrekening 'Crediteuren' wilt boeken, maar direct op de bankrekening van de telefoonmaatschappij. U kunt een trefwoord opgeven. Als in een bankmutatie dit trefwoord voorkomt, wordt de hier ingevulde grootboekrekening gekozen voor de boeking (zie onder). Door hier het nummer van de vaste rekening in te vullen, wordt het bedrag aan telefoonkosten elke maand op de bankrekening van de telefoonmaatschappij geboekt. Dit bedrag kunt u in uw eigen administratie als kosten op de grootboekrekening 'Telefoonkosten' boeken. U kunt verschillende rekeningsoorten kiezen: 'Bankrekening', 'Postbankrekening' of 'Overige'. Bij 'Bankrekening' geldt de 11- of 97(BE)-proef Bij 'Postbankrekening' (NL) wordt gecontroleerd op de letter P met maximaal 8 numerieke karakters. Bij 'Overige' wordt niet gecontroleerd. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Open 'Taken | Telebankieren | Koppelen bank- aan grootboekrekening Selecteer een rekeningsoort Kies een bankrekening die u aan een grootboekrekening wilt koppelen Vul de naam van de rekeninghouder in Geef desgewenst een trefwoord op Kies de grootboekrekening waaraan u de bankrekening wilt koppelen.

Koppelen met behulp van een trefwoord. U kunt mutaties van een bepaalde bankrekening op verschillende rekeningen laten boeken, waarbij de selectie gemaakt wordt op een of meer trefwoorden in de omschrijving van de mutatie. U hebt bijvoorbeeld bij een verzekeringsbedrijf verschillende polissen ondergebracht en wilt de verschillende premies op verschillende rekeningen boeken. Het polisnummer wordt bij de premiebetaling in de omschrijving vermeld en hoewel de bankrekening van uw verzekeringsmaatschappij voor alle polissen hetzelfde is, kunt u ze via het polisnummer als trefwoord, aan de juiste rekening koppelen.



versie 1.0

Pagina 58 van 75


8

Werken met Incasso

8.1

Werken met incasso

U werkt met Incasso op een vergelijkbare manier als met 'betaalbaarstelling'. Met incasso kunt u op een eenvoudige wijze incasso-opdrachten voor uw openstaande posten naar uw bank versturen. De werking is als volgt: In het programma 'Incasseren' worden de debiteurenfacturen geselecteerd die geïncasseerd gaan worden. Alleen als aan de volgende criteria wordt voldaan, worden de facturen in de tabel getoond. De facturen moeten:  een betalingsconditie hebben voor (SEPA-)incasso;  geen vreemde valutafacturen zijn;  in de stamgegevens van de debiteur is een bankrekening ingevuld. Voor SEPA geldt dat een IBAN en een BIC noodzakelijk is;  de factuur moet per saldo een positief bedrag hebben (Verrekening met creditnota's is mogelijk). U selecteert de facturen die geïncasseerd kunnen worden. Bij het selecteren kunt u met een keuzescherm in één keer een aantal facturen selecteren of deselecteren. U kunt ook een of meer specifieke facturen zoeken. Vervolgens maakt u een incassobestand voor uw bank aan op dezelfde wijze als u voor het telebankieren een betaalopdracht-bestand aanmaakt. Voor alle incasso's hebt u een machtiging nodig. Voor SEPA zijn er speciale machtigingen. Zie hiervoor: Machtigingen en Machtigingen genereren. Met deze twee programma’s kunt u ook aangeven dat u voor de nieuwe SEPA-machtiging al een oude had. Door de banken is ervoor gekozen om in dit geval bij de datum ondertekening 01-11-2009 in te vullen. Op deze manier blijft een bestaande machtiging geldig en behoeft u niet een nieuwe machtiging door u klant te laten ondertekenen . Machtigingen kunt u afdrukken en in 'Info | Debiteuren' ziet u bij de betreffende debiteur de lijst met machtigingen op het gelijknamige tabblad. Als u een verkoopfactuur aanmaakt in het Verkoopboek of u maakt een Verkoop- of factuuropdracht aan, kunt u in het scherm een bestaande machtiging van de debiteur selecteren of een eenmalige machtiging aanmaken. In de opgegeven directory in 'Onderhoud | Bankgegevens' voor incasso-opdrachten, wordt het telebankbestand geplaatst dat u naar uw bank verstuurt. Dit bestand wordt, als u een nieuwe incassoopdracht aanmaakt na een waarschuwing, overschreven. Zorg er dus voor dat u na het aanmaken van een incasso-opdracht, het aangemaakte bestand verstuurt of verplaatst voordat u een volgende opdracht aanmaakt. Nadat het incassobestand door de bank is verwerkt, kunt u de facturen automatisch of handmatig matchen met 'Importeren bankafschrift'. U kunt dit ook handmatig doen aan de hand van het bankafschrift in het betreffende bankboek (tabblad 'Incasso-opdrachten'). Als niet alle incasso's verwerkt konden worden door de bank, kunt u hier de niet-verwerkte incasso's handmatig opgeven. Zolang u nog met de oude banksystemen werkt (Clieop03) moeten de debiteuren binnenlandse debiteuren zijn. Deze beperking is bij SEPA niet meer van kracht. Zie: Voordat u met Incasso kunt werken voor een overzicht van de stamgegevens die u op het gebruik van het onderdeel Incasso moet voorbereiden.



versie 1.0

Pagina 59 van 75


8.2

Voordat u met (SEPA) Incasso kunt werken

Voordat u facturen van uw debiteuren kunt gaan incasseren, moet u een aantal stamgegevens controleren en/of invoeren. Betalingscondities Als u werkt met incasso, is in het menu 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens', tabblad 'Betalingscondities' een kolom 'Incasso' beschikbaar. Selecteer dit veld voor die betalingscondities die u voor incasso wilt gebruiken. SEPA hoeft u alleen te selecteren als u met SEPA wilt gaan incasseren. Als er nog incasso's onderweg zijn en nog niet afgestemd met de openstaande posten, kunt u een bestaande incasso-betalingsconditie niet geschikt maken voor SEPA. U kunt een of meer speciale betalingscondities aanmaken die u gebruikt voor uw incassofacturen. Alle facturen met de geselecteerde betalingscondities worden getoond in het selectiescherm voor te incasseren facturen. Wanneer u besluit om een bepaalde 'incassofactuur' achteraf niet te incasseren, zal de bewuste factuur toch in het selectiescherm voor incassofacturen blijven verschijnen. U kunt dan met 'Wijzigen verkoopfacturen' de betalingsconditie van de factuur handmatig wijzigen in een conditie die niet geselecteerd is voor incasso. Van eenmaal geselecteerde incassofacturen kan de betalingsconditie niet meer worden gewijzigd. U kunt een betalingsconditie voor incasso koppelen aan een debiteur. Deze conditie zal dan altijd standaard voorgesteld worden bij de facturering en bij verkooporders. Geef bij uw ‘incasso-condities’ aan of u hier SEPA-incasso gebruikt. Als dit niet het geval is wordt Clieop03 gebruikt. In een Belgische administratie is dit 'DOM80'. Stamgegevens debiteuren Het selectiescherm voor incassofacturen neemt de IBAN en de BIC van de betreffende debiteur over uit de stamgegevens ('Onderhoud | Debiteuren') Voor niet-SEPA incasso's volstaat het oude bankrekeningnummer. U kunt tijdens het incasseren het nummer desgewenst nog wijzigen.



versie 1.0

Pagina 60 van 75


Tabblad 'Machtigingen' Als u SEPA-incasso's doet of gaat doen, moet u bij alle incasso's zorgen dat u een Machtiging hiervoor hebt. Als u al met incasso werkte voordat u naar SEPA over gaat, zult u al bestaande machtigingen hebben. Deze kunt u gemakkelijk omzetten in machtigingen voor SEPA. Unit4 Multivers Accounting kent vier soorten machtigingen: 1. Doorlopende machtigingen voor consumenten/klanten ‘Core/Doorlopend’ 2. Eenmalige machtigingen voor consumenten/klanten ‘Core/Eenmalig' 3. Doorlopende zakelijke machtiging voor bedrijven (B2B) ‘B2B/Doorlopend’ 4. Eenmalige zakelijke machtiging voor bedrijven (B2B) ‘B2B/Eenmalig' U kiest zelf welke machtiging u gebruikt. Per debiteur ziet u op dit tabblad welke machtiging(en) u van de debiteur hebt. Bankgegevens In 'Onderhoud | Bankgegevens' is, wanneer u gebruik maakt van Incasso, het tabblad 'Incasseren' actief. Hier geeft u een directory op waar de incasso-opdrachten worden opgeslagen. Het incasso-bestand wordt overschreven als u een nieuw incassobestand aanmaakt. Zorg er dus voor dat u na het aanmaken van een incasso-opdracht, het aangemaakte bestand verstuurt of verplaatst voordat u een volgende opdracht aanmaakt.

Voor SEPA moet u daarnaast aangeven dat de beide formaten op 'SEPA' staan en uw 'Incassant ID van de bank moet ingevuld zijn. Deze ID wordt afgedrukt op uw machtigingen. U kunt tot 01 februari 2014 nog doorwerken met het binnenlandse formaat 'Clieop03'. Rapporten Als u met Incasso voor SEPA werkt, moet u ook de datum van de incasso en het bedrag op de factuur afdrukken. En u kunt uw incassomachtiging van de debiteur afdrukken.



versie 1.0

Pagina 61 van 75


In de standaardrapporten van de facturen en verzamelfacturen zijn de bovenstaande gegevens al beschikbaar. Het gaat dan om de volgende formulieren: • FACTUUR.QRP; • FACTL.QRP; • FACTACEU.QRP; • FCTLZKRT.QRP; • FCTRZKRT.QRP; • DIENST.QRP; • VERKORD.QRP; • BALIEAC.QRP; • BALIEFAC.QRP; • VERZFACT.QRP; • VDIENST.QRP; • VVERKORD.QRP Voor aangepaste formulieren zijn de betreffende input items beschikbaar Als u werkt met uw eigen factuurlay-out, moet u de gegevens nog op uw eigen formulieren plaatsen. Hiervoor zijn in de Report Builder de volgende Input items beschikbaar: 1. Incassobedrag 2. incassobetcond 3. Incassodatum 4. Incassoiban en 1. Machtiging 2. Sepaincasso Als ‘INCASSODATUM’ wordt de 1e vervaldatum van de factuur genomen. Het input item ‘MACHTIGING’ toont het machtigingsnummer dat bij de debiteur is vastgelegd en is gebruikt in de factuur. Het Input item ‘SEPAINCASSO’ is van belang als u ook facturen zonder incasso stuurt. Dit Item constateert dat bij niet-incassofacturen de incasso-items niet van toepassing zijn en geeft de opdracht om de items dan niet af te drukken op de factuur.

8.3

Werken met machtigingen voor Sepa-incasso

Een belangrijke factor in Incasso is de machtiging die u van uw debiteuren hebt. U kunt nieuwe machtigingen aanmaken in een apart scherm, maar u kunt ook machtigingen laten genereren door Unit4 Multivers Accounting. Met deze twee programma’s kunt u ook aangeven dat u voor de nieuwe SEPA-machtiging al een oude had. Door de banken is ervoor gekozen om in dit geval bij de datum ondertekening 01-11-2009 in te vullen. Op deze manier blijft een bestaande machtiging geldig en behoeft u niet een nieuwe machtiging door u klant te laten ondertekenen. U kunt twee soorten machtigingen aanmaken: de standaardmachtiging voor bedrijven/consumenten: ‘CORE’, of de zakelijke ‘B2B’-machtiging.

8.3.1

Machtigingen afdrukken op de juiste formulieren

Er zijn vier soorten machtigingen die u in Unit4 Multivers Accounting kunt aanmaken: 1. Doorlopende machtigingen voor consumenten/bedrijven ‘Core/Doorlopend’ 2. Eenmalige machtigingen voor consumenten/bedrijven ‘Core/Eenmalig 3. Doorlopende zakelijke machtiging voor bedrijven (B2B) ‘B2B/Doorlopend’ 4. Eenmalige zakelijke machtiging voor bedrijven (B2B) ‘B2B/Eenmalig U kiest zelf welke machtiging u gebruikt. Bij het afdrukken gaat het er om dat de juiste soort machtiging op het juiste formulier wordt afgedrukt. Bijvoorbeeld een doorlopende machtiging wordt afgedrukt op het formulier: 'MachtCoreRcur.QRP':



versie 1.0

Pagina 62 van 75


Een doorlopende machtiging voor bedrijven wordt afgedrukt op: 'MachtB2Brcur.QRP':



versie 1.0

Pagina 63 van 75


Op de formulieren staat de minimaal vereiste informatie voor de machtigingen. Maar u kunt ze uiteraard zelf aanpassen aan uw wensen. Bijvoorbeeld door uw bedrijfslogo op te nemen. U kunt dan in de afdrukwizards op de gebruikelijke wijze uw aangepaste formulier koppelen.

8.3.2

Machtigingen genereren

Als u met incasso’s bij veel debiteuren werkt, is het eenvoudiger om (eenmalig) machtigingen automatisch aan te maken. Hiermee kunt u ook uw bestaande machtigingen bij debiteuren ‘omzetten’ naar SEPA-machtigingen. Met ‘Extra | Conversie | Machtigingen genereren’ kunt u machtigingen automatisch genereren. Het programma maakt alleen machtigingen voor debiteuren waaraan een incasso-betalingsconditie voor SEPA is gekoppeld. U kunt ‘gewone’ machtigingen genereren (CORE) of ‘zakelijke’ machtigingen (B2B). Bij de laatste soort kunt u ook nog kiezen om alleen machtigingen voor buitenlandse debiteuren aan te maken.



versie 1.0

Pagina 64 van 75


1.

Selecteer in het eerste scherm van de wizard welke soort machtiging u wilt aanmaken. Geef bij de keuze ‘B2B’ desgewenst aan of u alleen voor uw buitenlandse debiteuren een machtiging wilt aanmaken.

2.

Omdat een debiteur meerdere bankrekeningen kan hebben, is het mogelijk om voor al deze bankrekeningen een machtiging aan te maken, maar u kunt ook besluiten om alleen voor de voorkeursrekening een machtiging te genereren.

3.

Als u werkt met ‘Abonnementen’ en bij de betalingsconditie van abonnementen zijn Incasso én SEPA aangevinkt, kunt u specifieke machtigingen voor deze abonnementen genereren. Ga anders door met stap 4. U kunt kiezen om alleen een machtiging voor het abonnement te genereren of u kiest ervoor om daarnaast ook een andere, niet aan een abonnement gekoppelde machtiging te genereren. Klik op

4.

.

In het volgende scherm kunt u een omschrijving opgeven die meegegeven wordt aan alle machtigingen die door deze wizard aangemaakt worden tijdens deze ‘run’. Als u de wizard nogmaals gebruikt voor een ander type machtiging, kunt u een andere omschrijving kiezen. U kunt hier ook aangeven dat alle gegenereerde machtigingen (verlengingen van) bestaande machtigingen zijn. Dan krijgen alle debiteuren een machtiging met als (vaste) datum 01-11-2009. Mocht dat voor een aantal debiteuren niet gelden en deze zouden een nieuwe machtiging moeten krijgen, kunt u toch eerst voor iedereen een bestaande machtiging aanmaken. Daarna opent u voor deze debiteuren de machtiging ‘Onderhoud | Debiteuren en deselecteert daar de optie ‘Bestaande machtiging’.

U kunt dan de procedure voor nieuwe machtigingen uitvoeren. 5.

In het volgende scherm geeft u aan of de machtiging ook afgedrukt moet kunnen worden. U kunt de machtigingen dan afdrukken met ‘Taken | Telebankieren | Afdrukken machtigingen’.

6.

In het laatste scherm ziet u een overzicht van de gekozen opties. Klik op

8.3.3

om de machtigingen aan te maken.

Machtigingen

Met het programma 'Onderhoud | Machtigingen' kunt u machtigingen per debiteur aanmaken.

Open in ‘Onderhoud | Debiteuren’ het tabblad ‘Machtigingen’ en klik op . Of ga naar ‘Onderhoud | Machtigingen’. In het laatste geval zijn alle velden nog leeg (behalve het machtigings-nummer. Als u het programma start vanuit ‘Onderhoud | Debiteuren’ staan de debiteurengegevens al ingevuld Voor het maken van een machtiging moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn: 1. Er moet een incasso-betalingsconditie voor SEPA bestaan en aan de debiteur zijn gekoppeld; 2. Er moet een bank met een IBAN en BIC gekoppeld zijn aan de debiteur. 1.

De machtiging wordt automatisch genummerd zoals u hebt opgegeven in de bedrijfsgegevens, tabblad ‘Nummering’



versie 1.0

Pagina 65 van 75


2.

Vul de debiteurgegevens in of accepteer ze als u vanuit ‘Onderhoud | Debiteuren’ werkt.

3.

Selecteer de juiste bank of accepteerde voorgestelde bank.

4.

In de rubriek ‘Type’ kiest u het gewenste type, geef de soort aan (doorlopend of eenmalig)

5.

Bij ‘Kenmerken’ kiest u of het formulier afgedrukt moet kunnen worden. Zet u deze optie uit, wordt de machtiging bij het afdrukken van machtigingen niet meegenomen. Het veld ‘Eerste incasso’ is automatisch geselecteerd. U kunt de machtiging dan nog bewerken. Zodra een machtiging eenmaal gebruikt is, zet Unit4 Multivers Accounting de optie automatisch uit en is de machtiging niet langer te bewerken. Met ‘Beëindigd’ geeft u aan dat de machtiging niet langer gebruikt kan worden.

6.

In de rubriek ‘Koppelen’ kunt u de machtiging koppelen aan een specifiek abonnement. De koppeling heeft tot gevolg dat de machtiging voor niets anders dan het abonnement gebruikt kan worden. U kunt daarmee het abonnement automatisch incasseren. Deze optie geldt als u gekozen hebt voor de soort ‘Doorlopend’. Als u kiest voor de soort ‘Eenmalig’ kunt u een specifieke factuuropdracht of verkoopfactuur aan de machtiging koppelen, zodat u de factuur (eenmalig) mag incasseren (zie paragraaf 5.4.).

7.

Bij de ‘Ondertekening’ kunt u aangeven dat het een omzetting van een bestaande machtiging is. Omzetting is alleen mogelijk bij Core-machtigingen en geldt niet voor B2B-machtigingen. Dan is de datum 01-11-2009 een voorgeschreven datum aan de hand waarvan de bank ziet dat het de voortzetting van een bestaande machtiging is. Bij een nieuwe machtiging laat u deze eerst door de debiteur ondertekenen en dateren. De datum van het getekende exemplaar zet u in het veld ‘Datum ondertekening’ (zie onder). U kunt desgewenst een kenmerk invoeren van de bestaande machtiging. Hierop is in Unit4 Multivers Accounting geen controle. Zet u de optie uit, hoeft u in deze rubriek niets verder te doen. Het veld ‘Elektronische handtekening’ heeft op dit moment nog geen betekenis en zal worden gebruikt als het systeem van de elektronische handtekening in de toekomst wordt ingevoerd.

Vervolg: De machtiging dient met name als bewijsmateriaal om te kunnen aantonen dat de klant u gemachtigd heeft om te incasseren. Er moet dus een gedagtekend exemplaar in uw administratie beschikbaar zijn. Bestaande machtiging Bij een bestaande machtiging is er in feite sprake van een voortzetting van de oude machtiging en hoeft u in de meeste gevallen geen extra stappen uit te voeren. Nieuwe machtiging Een nieuwe machtiging drukt u af op papier of als (pdf-)bestand. Dit stuurt u naar de debiteur ter controle en ter ondertekening. Als u het getekende exemplaar hebt terugontvangen, vult u de datum bij de machtiging in Unit4 Multivers Accounting in. Een gescand exemplaar van de getekende machtiging kunt u in Unit4 Multivers Accounting archiveren via het ‘Document management’ (zie paragraaf 5.1.5).

Machtigingen maken per abonnement Het is bij het maken van een machtiging mogelijk om deze te koppelen aan een specifiek abonnement. Voorwaarde is dat de betalingsconditie bij het abonnement een incasso-conditie met de SEPA-optie is. Naar de betalingsconditie bij de debiteur wordt niet gekeken. In de rubriek ‘Koppelen’ kunt u de machtiging koppelen. Deze optie geldt alleen als u gekozen hebt voor de soort ‘Doorlopend’. Selecteer in het keuzemenu ‘Abonnement’ en selecteer bij ‘Code’ het abonnement waarvoor de machtiging geldt.



versie 1.0

Pagina 66 van 75


In de omschrijving worden de omschrijving van de betalingsconditie van het abonnement opgenomen en (voor zover ingevuld) de factuurtekst van het abonnement. Zolang de machtiging nog niet ondertekend is (bij een nieuwe machtiging) krijgt u een waarschuwing wanneer u het abonnement opent. Op de abonnement-rapporten zijn de machtigingen opgenomen: • ABONMNTD.QRP • ABONMNTN.QRP • ABONMNTS.QRP Incasseren van een verkoopfactuur en een factuuropdracht of verkooporder Bij het maken van een factuuropdracht, een verkooporder of een verkoopfactuur in het verkoopboek, kunt u een SEPA-incasso betalingsconditie meegeven en wanneer de debiteur een of meer machtigingen heeft, kunt u de gewenste machtiging selecteren.

Maar met (Eenmalige machtiging) kunt u direct een eenmalige machtiging aanmaken voor deze specifieke factuur. Als u op deze knop klikt opent het scherm ‘Machtigingen’ en zijn de beschikbare gegevens al ingevuld. U ziet in de rubriek ‘Koppelen’ de koppeling en het (factuur)nummer. Hiermee hebt u snel een eenmalige machtiging aangemaakt die u kunt opsturen ter ondertekening en vervolgens kunt incasseren. Als u de machtiging nu opslaat, krijgt u een waarschuwing dat deze nog niet is ondertekend, Bij het verwerken van factuuropdrachten/verkooporders, krijgt u deze waarschuwing ook bij het verwerken. In het programma ‘Machtigingen’ kunt u de ondertekening later handmatig toevoegen en de factuuropdracht of verkooporder alsnog verwerken. Machtiging achteraf aanmaken Als u een factuur, een factuuropdracht of een verkooporder aanmaakt met een voor SEPA-incasso geschikte betalingsconditie hoeft u nog geen machtiging aan te maken. Dat kan ook achteraf in het programma 'Machtigingen’. U maakt dan een eenmalige machtiging aan en koppelt deze aan een Factuur (verkoopboek) of Factuuropdracht. In het veld ‘Code’ selecteert u dan alsnog de gewenste factuur of opdracht.

8.3.4

Document management

Omdat machtigingen kunnen worden afgedrukt, is er in ‘Document management’ een nieuw Link-item aangemaakt voor machtigingen:



versie 1.0

Pagina 67 van 75


8.3.5

Machtigingen afdrukken

Machtigingen drukt u af met ‘Taken | Telebankieren | Afdrukken machtigingen’. Zie ook: Machtigingen afdrukken op de juiste formulieren 1.

Om te voorkomen dat u een machtiging meerdere malen afdrukt of naar de debiteur stuurt, is in het eerste scherm een afdrukteller opgenomen. U kunt deze uitzetten en u kunt ook afgedrukte machtigingen nogmaals afdrukken.

2.

In het tweede scherm geeft u op welke machtigingen u wilt afdrukken. U kunt ook één machtiging selecteren of de machtigingen voor één debiteur.

3.

In het derde scherm legt u de afdrukvolgorde vast en geeft u de bank op waar u het incassocontract hebt afgesloten. Dit laatste is van belang omdat uit de bankgegevens uw ‘Incassant ID’ (zie: 'Onderhoud | Bankgegevens’) wordt overgenomen en op de machtiging wordt geplaatst.

4.

In het een na laatste scherm geeft u de soorten machtigingen op en het daarbij behorende formulier.

Afdrukken vanuit het scherm ‘Machtigingen’ Als u een machtiging hebt aangemaakt of geopend hebt in het scherm ‘Onderhoud | Machtigingen’, kunt u met de printerknop deze machtiging direct afdrukken. U komt dan in het derde scherm van de wizard binnen en slaat de eerste twee schermen over.

8.4

Incasseren

In de rubriek 'Uitvoer' worden de bankformaten van de geselecteerde bank getoond. Tot 01 februari 2014 is het bankieren via Clieop03-bestanden nog mogelijk. Dan zien de betreffende kolommen er zo uit:



versie 1.0

Pagina 68 van 75


Werkt u met SEPA wordt in de kolom 'Afboeken van rekening' het IBAN getoond en wordt de kolom 'BIC' getoond.

1.

Open 'Taken | Telebankieren | Incasseren'

2.

Selecteer de bank waarvoor u de incasso-opdracht wilt aanmaken

3.

Er verschijnt een lijst van facturen die u kunt incasseren. Zie de procesinformatie voor de voorwaarden waaraan de factuur moet voldoen om geïncasseerd te kunnen worden. Selecteer de gewenste facturen door op de regel het veld 'Incasseren' te selecteren. U kunt ook groepen van facturen in één keer selecteren met de knop [Selecteren]. Met zoeken.

verschijnt een scherm waarmee u een bepaalde factuur of debiteur in de lijst kunt

Nadat u een factuur geselecteerd hebt voor incasso kunt u het te incasseren bedrag desgewenst wijzigen. U kunt eventuele betalingsverschillen afboeken door het veld 'Afboeken' te selecteren. In de kolom 'Omschrijving' is de referentie die met de factuur is meegegeven opgenomen. U kunt deze omschrijving desgewenst nog wijzigen 4. Klik op bewaar om uw selectie op te slaan. U kunt de gegevens nu opslaan in een telebankbestand dat u aanmaakt met 'Maken incasso-opdracht'. Afdrukken Klik op om een van de volgende overzichten af te drukken:  Voorstel incasso-opdracht  Incasso's onderweg  Openstaande posten debiteuren In het menu 'Rapport | Telebankieren | Incassospecificatie' kunt u de specificaties van een incasso afdrukken.

8.4.1

Selecteren incassofacturen

In dit scherm kunt (groepen van) facturen selecteren of deselecteren die voor incasso zijn aangemaakt. U kunt selecteren op 'Debiteur', op korting- of vervaldatum of op betalingsconditie. Klik op om naar het scherm 'Incasseren' terug te keren of op selectie ongedaan te maken.

8.5

om de gemaakte

Maken incasso-opdracht

Hiervoor moet u de incassofacturen die u wilt betalen, geselecteerd hebben in het programma 'Incasseren'. De telebankgegevens van de bank waarmee u de incasso's wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud bankgegevens' ingevoerd. Door het aanmaken van de incasso-opdracht zet u de geselecteerde incassofacturen om in opdrachten tot incasseren. Deze opdrachten stuurt u naar de bank die de betalingen voor u zal verrichten. U kunt een begeleidende opdrachtbrief voor de Bankcentrale met het bestand meesturen. 1.

Start Taken | Telebankieren | Maken incasso-opdracht'



versie 1.0

Pagina 69 van 75


2. 3. 4. 5. 6.

Selecteer de bank waarvoor u de opdracht wilt aanmaken Pas in de rubriek 'Aanmaken in:' eventueel de directory aan waarin het telebankbestand geplaatst moet worden. Klik dan op 'Bladeren' of typ een bestaande directory in. Unit4 Multivers Accounting toont hier standaard de 'Directory incasso' die uit de 'Bankgegevens' van de geselecteerde bank gehaald wordt. Geef de datum op waarop de bank de incasso moet uitvoeren. Klik op om het bestand met de betaalopdrachten weg te schrijven in het formaat voor de geselecteerde bank. Het bestand wordt in de opgegeven directory geplaatst. Als u de optie 'Specificatie incasso-opdracht' hebt geselecteerd, verschijnt na het aanmaken van de opdracht het rapport met de specificatie van de opdracht in beeld.

Er verschijnt een afdrukvoorbeeld dat u direct kunt opslaan of afdrukken. In 'het Lint' is hiervoor een apart tabblad beschikbaar met uitgebreide mogelijkheden. Deze specificatie is alleen beschikbaar bij SEPA formaat en geeft de informatie uit de aangemaakte incasso-opdracht. De incasso-opdrachten worden aangemaakt voor alle geselecteerde facturen. De opdrachten worden in een bestand opgeslagen. U stuurt het bestand naar de bank. De incasso's die in het bestand zijn opgenomen hebben nu de status 'Onderweg'. De bank voert de incasseringen uit en stuurt u vervolgens een bankafschrift of een bestand waarin de betalingen opgenomen zijn. Het bankafschrift boekt u handmatig in; of u leest het telebankbestand in met 'Importeren bankafschrift' .

8.6

Selecteren incasso-opdracht

Hiervoor hebt u de incasso-opdrachten aangemaakt voor de betreffende bank in het programma 'Maken incasso-opdracht' in het menu 'Taken | Telebankieren'. U ziet hier alleen de incasso-opdrachten voor de bank die aan het gekozen dagboek gekoppeld is. De incasso-opdrachten zijn per 'batch' gesorteerd. Iedere batch kan bestaan uit één of meerdere betalingsregels die tegelijk in een incasso-opdracht omgezet zijn.



versie 1.0

Pagina 70 van 75


U moet hier de incasso-opdracht nog verwerken als de bank de opdracht heeft behandeld en u bericht van de verwerking hebt ontvangen van de bank. U hebt twee mogelijkheden: 1.

U kunt direct een gehele incasso-opdracht inboeken, inclusief alle regels in die incasso-opdracht. U kunt ook de gehele incasso-opdracht in één keer storneren, of 2. U kunt per betalingsregel aangeven of deze wel of niet verwerkt is door de bank. Voor alle nietverwerkte incassoregels kunt u aangeven dat deze niet ingeboekt moeten worden. Daarna kunt u de overige regels tegelijk inboeken. Kies voor '1' als alle door u gedane incasso's correct verwerkt zijn. Alle regels van de incasso-opdracht zijn dan verwerkt. Voor keuze '2' kiest u als niet alle regels verwerkt konden worden. U geeft dan aan dat deze regels niet verwerkt zijn en verwerkt dan de overige incassoregels in de incasso-opdracht. De niet-verwerkte regels kunt u dan handmatig verwerken, of controleren en daarna opnieuw in een incasso-opdracht aan de bank aanbieden. 1. 2.

Selecteer de gewenste incasso-opdracht aan de hand van het batch-nummer. De kolom 'Totaal aantal' toont het aantal verwerkte betalingsregels dat in de incasso-opdracht opgenomen is; de kolom 'Totaal incasso's' bevat het totaal van alle verwerkte incassoregels Klik op de gewenste incasso-opdracht. U hebt daarna drie mogelijkheden: 

Kies voor om de verschillende posten in de geselecteerde incasso-opdracht op te vragen en te kunnen verwerken. Per regel kunt u daar aangeven of de bijbehorende betaling wel of niet verwerkt wordt (het scherm Incasso's)



Kies voor

om de gehele opdracht te storneren



Klik op om de geselecteerde incasso-opdracht te verwerken. Alle verwerkte betalingsregels in de incasso-opdracht worden dan tegelijk verwerkt. De aanduiding 'incasso-opdracht' en het batch-nummer van de incasso-opdracht worden overgenomen in de beschrijving van de dagboekmutatie. De kolom 'Betaald' bevat het totaalbedrag van alle betalingsregels in de incasso-opdracht die de code 'Verwerkt' hebben.



versie 1.0

Pagina 71 van 75


9

Werken met Intrastat (overzicht)

De module Intrastat maakt het mogelijk om een Intrastatopgave te doen aan het CBS (Nederland) of INR (België). Intrastat is de statistiekopgave voor de internationale handel binnen de EU. De module is 'open' opgezet. U kunt zelf eventuele wijzigingen door de statistiek-instelling in de module invoeren. Ook zijn er geen verbandscontroles op de aan een boeking meegegeven coderingen. Voor het doen van een instrastatopgave met behulp van Unit4 Multivers Accounting volgt u de volgende stappen: 1.

2.

3.

U geeft in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Intrastat' aan dat u informatieplichtig bent voor de invoer uit (ICV) en/of uitvoer (ICL) naar EU-lidstaten. Voor een Belgische administratie is ook het vestigingsnummer verplicht. Dit geeft u op in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad Btw\Intrastat. Vul bij de bedrijfsgegevens de gevraagde gegevens in en geef op wanneer u de laatste aangifte hebt gedaan. Dit wordt, nadat u in Unit4 Multivers Accounting eenmaal aangifte hebt gedaan, automatisch bijgehouden. Geef, wanneer u voor een ander aangifte doet (u bent bijvoorbeeld accountant) uw eigen gegevens (Btw-nummer, naam en postcode) op. Doe dit ook als u voor uzelf aangifte doet. Als u via e-mail aangifte doet (alleen mogelijk in België) geeft u uw e-mailadres op. U geeft de landen waarmee u handel drijft op bij de Algemene Financiële gegevens (menu: 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens', tabblad 'Landen'), met de officiële internationale landsaanduiding (de internationale ISO-codering).

4.

Bij de stamgegevens (menu 'Onderhoud | Debiteuren' en 'Onderhoud | Crediteuren') van uw Debiteuren en Crediteuren, kunnen voor de Intrastataangifte een aantal codes worden ingevoerd. Dit kan alleen wanneer het een buitenlandse debiteur/crediteur betreft uit een EU-lidstaat. Unit4 Multivers Accounting stelt bij aankopen/leveringen aan deze relaties de hier ingevulde Intrastatgegevens voor. Uiteraard kunnen deze (voorgestelde) gegevens altijd worden aangepast bij het boeken. 5. Bij de Artikelen/Diensten (menu 'Onderhoud | Artikel/Diensten | Artikel/Diensten') kunnen de Goederencode, het Gewicht en de Aanvullende eenheden worden ingevoerd. Als in de tabel 'Goederencode' het gewicht is aangevinkt, moet ook het artikelgewicht per verkoopeenheid worden ingevuld. Hetzelfde geldt voor 'Aanvullende eenheden'. 6. Bij de relevante (menu 'Onderhoud | Btw | Btw-scenario’s') kan worden aangegeven of het boeken van Intrastat gewenst is. Om een intrastatboeking te doen, moet u bij de boeking kiezen voor een scenario waarbij de optie 'Intrastat' geselecteerd is. Wanneer u deze gegevens hebt vastgelegd, kunt u van uw EU-leveringen en EU-verwervingen automatisch een Intrastataangifte genereren (menu 'Taken | Intrastat aangifte'). Een Wizard leidt u door het proces, waarmee een aangiftebestand wordt aangemaakt dat u aan het CBS/INR kunt leveren. Hierbij wordt van het aangiftebestand een kopie op uw systeem geplaatst. Het aangiftebestand heeft een voorgeschreven bestandsnaam en is voor een Nederlandse administratie altijd hetzelfde (inthandl.98). Het is aan te raden om het reservebestand op uw systeem te bewaren zodat u bij eventuele problemen met (het verzenden van) de aangifte, altijd op dit reservebestand kunt terugvallen. Geef het reservebestand van een eenmaal gedane aangifte een andere naam of plaats (bijvoorbeeld met 'Windows Verkenner'). Bij het maken van een nieuwe aangifte wordt het reservebestand weer onder dezelfde naam opgeslagen. Doet u dit in dezelfde directory als de vorige maal, wordt het oude reservebestand overschreven. Unit4 Multivers Accounting geeft in dit geval een waarschuwing. Voor de module Intrastat zijn verder de volgende programma's beschikbaar: Onderhoud Intrastatboekingen Hiermee kunt u boekingen corrigeren voordat een aangifte gedaan is. Overzicht Intrastatboekingen Hiermee kunt u een overzicht van Intrastatboekingen afdrukken. Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 72 van 75


Vervangen goederencodes Het komt regelmatig voor dat bestaande goederencodes worden gewijzigd. Omdat de goederencodes op diverse plaatsen in Unit4 Multivers Accounting gebruikt worden, is er een programma ontwikkeld waarmee u de oude codes gemakkelijk kunt vervangen door de nieuwe (menu 'Taken | Intrastat | Vervangen goederencodes'). Verwijderen historie Intrastat Eenmaal gedane Intrastataangiftes kunt u uit de database van Unit4 Multivers Accounting verwijderen (menu 'Taken | Intrastat | Verwijderen historie Intrastat'). Afdrukken rapporten Intrastat U kunt uw basisgegevens van Intrastat in een rapport afdrukken (menu 'Rapport | Algemeen | Basisgegevens Intrastat '). U kunt ook een overzicht van uw Intrastatboekingen afdrukken (menu 'Taken | Intrastat | Overzicht Intrastatboekingen'). Inkoopboek/Verkoopboek Bij in- of verkopen binnen de EU is, als dit bij het relevante Btw-scenario is aangegeven, een knop 'Intrastat' actief. Met deze knop kunt u in een apart scherm de Intrastatgegevens voor de transactie vastleggen. Ook aangekochte investeringsgoederen (geen diensten) die u op een balansrekening boekt worden in de intrastatboeking meegenomen. Facturering/Verkoop Als u bij een buitenlandse debiteur binnen de EU de Intrastatgegevens vastgelegd hebt, het om een factuur- of verkoopopdracht (geen dienst) gaat en het relevante Btw-scenario actief is, dan is een 'Intrastatknop' actief (in het venster 'Aanmaken opdrachten'). Door hierop te klikken verschijnt een apart venster voor de Intrastatgegevens. Dezelfde knop vindt u ook bij het venster 'Afmelden magazijnbon'. Het maakt niet uit waar u tijdens een verkoopopdracht de gegevens invoert. Factuurbijlage voor facturen meesturen. U kunt voor uw debiteuren aan wie u een Intrastat-levering doet, een aparte bijlage afdrukken met daarop de Intrastatgegevens die uw klant voor zijn opgave moet gebruiken. Unit4 Multivers Accounting zal bij het afdrukken van de factuur, deze bijlage automatisch afdrukken. U kunt dan desgewenst een specifiek formulier kiezen.

9.1

Invoeren algemene gegevens: Intrastat

Voer uw algemene (stam)gegevens voor de aangifte Intrastat als volgt in: Voor het doen van de Intrastataangifte moet u een aantal codelijsten invoeren. Het gaat daarbij om de codes (goederennaamlijst) van de goederen die u importeert/exporteert en de wijze van vervoer. U hoeft in de tabellen alleen de door u gebruikte codes in te voeren:  Goederencodes. Dit is de voorgeschreven code volgens de Goederennaamlijst van Intrastat (vroeger: Statistieknummer) per artikel;  Goederenstroom. Hiermee wordt de aard van de goederenstroom bedoeld (meestal alleen 6: Invoer ICV of 7: Export ICL);  Vervoerwijze. De codes die bij de wijzen van transport behoren waarmee de goederen de grens passeren;  Verkeersgebied. Vanaf 2005 is het verkeersgebied niet langer van belang voor de Intrastat-aangifte. U moet nog wel een 'waarde' opgeven, maar elke waarde wordt in de aangifte als '00' afgedrukt;  Statistisch stelsel. De codes die de aard van het transport nader omschrijven;  Transactietype. De codes van de verschillende overeenkomsten die aan de levering gekoppeld zijn (bijvoorbeeld: Koop, verkoop, huurkoop of Retourzending) U stelt deze tabellen samen in het menu 'Onderhoud | Algemene gegevens | Intrastat'. U kunt de Goederencodes wijzigen met 'Taken | Intrastat | Vervangen goederencodes'. U kunt de codes vinden in de brochure 'Internationale Handel' en de 'Goederennaamlijst Intrastat'. Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 73 van 75


9.2

Intrastatgegevens invoeren

Zie voor een uitgebreid overzicht voor het invoeren van uw Intrastatgegevens het onderwerp "Intrastat (overzicht)". Als bij een buitenlandse debiteur/crediteur binnen de EU de Intrastatgegevens ingevoerd zijn, het om een verkooporder/inkooporder (geen dienst) gaat en het relevante Btw-scenario geselecteerd is, is een 'Intrastat-knop' actief. Door hierop te klikken verschijnt het venster voor de Intrastatgegevens. Vul in dit scherm de gevraagde gegevens in. U kunt een intrastatboeking nog wijzigen voordat u de aangifte doet. Voor een Belgische administratie geldt een speciale wijze waarop creditnota's moeten worden ingevoerd.

9.3

Onderhoud Intrastatboekingen

Het is soms noodzakelijk om reeds geboekte regels in een nog niet aangegeven Intrastataangifte te wijzigen of te verwijderen. Hiervoor is het programma 'Onderhoud Intrastatboekingen' beschikbaar. 1.

Start 'Taken | Intrastat | Onderhoud Intrastatboekingen'

2.

Kies of u een export of een import-transactie wilt wijzigen en selecteer het gewenste aangiftenummer, de factuur, debiteur/crediteur of factuurdatum. U kunt ook de gewenste transactieperiode invullen. Dit gebruikt u wanneer aangifteregels toegevoegd moeten worden op een niet-bestaande factuur (dummy)

3.

Selecteer de gewenste regel en klik op om een regel te verwijderen of: Selecteer de regel waarin u een wijziging wilt aanbrengen. U kunt ook een regel toevoegen door op

te klikken.

Er verschijnt een detailscherm. Vul de gewenste gegevens in en klik op goederencode is niet te wijzigen. Als u een bestaande intrastat-regel wilt wijzigen, klikt u op waarin u de bestaande gegevens kunt aanpassen. 4.

. Een bestaande

. Ook dan verschijnt het detailscherm

Bewaar de gewijzigde gegevens.

9.4

Overzicht Intrastatboekingen

Hier kunt u een overzicht van uw Intrastatboekingen afdrukken. U kunt uit de volgende instellingen kiezen:  invoer (ICV) of uitvoer (ICL) of een totaaloverzicht. Selecteert u de optie 'Totaaloverzicht', dan worden zowel de invoerboekingen (ICV) als de uitvoerboekingen (ICL) afgedrukt. Deze zijn getotaliseerd per land en goederencode. Tevens wordt op het overzicht de statistische waarde afgedrukt;  status van de boekingen;  boekjaar en de maand(en);  de wijze van afdrukken.

9.5

Intrastataangifte

Met 'Taken | Intrastat | Intrastataangifte' kunt u maandelijks aangifte voor Intrastat doen. Er wordt een bestand aangemaakt voor de betreffende periode. U kunt aangifte doen via een bestand op schijf (keuze: Diskette). Als u de 'mail-functie' van Unit4 Multivers Accounting heeft aanstaan (menu 'Extra | Opties') kunt u ook aangifte via internet doen. Unit4 Multivers Accounting gebruikt het MAPI-protocol van Microsoft. Bij het versturen van bestanden via de mail-faciliteit van Unit4 Multivers Accounting , opent automatisch het (standaard) mail-programma dat het MAPI-protocol ondersteunt. Gebruikt u een ander mail-programma kan het zijn dat dit niet Unit4 Multivers Accounting 10.8.2


versie 1.0

Pagina 74 van 75


automatisch opent. U kunt dan het op diskette aangemaakte aangifte bestand altijd handmatig via de mail verzenden. Er zijn verschillen tussen een Intrastataangifte voor een Nederlandse- en een Belgische administratie. Hieronder zijn beide aangiftes apart opgenomen. 1.

2. 3.

Open het menu 'Taken | Intrastat | Intrastataangifte'. Er start nu een wizard die stap voor stap de aangifte samenstelt. In het eerste scherm geeft u het jaar en de maand van de aangifte op. De periode die voorgesteld wordt, is de periode volgend op de laatst gedane aangifte. De ingegeven periode moet altijd na de laatste aangifteperiode liggen. Als u werkt met een gebroken boekjaar, moet u er rekening mee houden dat de intrastataangifte per kalenderjaar loopt. Geef daarom de periode op van het lopende kalenderjaar en niet de periode uit uw gebroken boekjaar. Klik op . In het volgende scherm kiest u de wijze van aangifte (diskette of internet). Dit scherm krijgt u alleen als de optie 'Mail gebruiken' is geactiveerd (zie boven). Geef in het volgende scherm op waar het reservebestand moet worden opgeslagen Er verschijnt een samenvatting van de (gekozen) opties. Klik op . De naam van het aangiftebestand is wettelijk voorgeschreven als: 'inthandl.98'. Wanneer u een eerdere Intrastataangifte hebt gedaan en u wilt het reservebestand in dezelfde directory opslaan, verschijnt een waarschuwing.

Klik op als u het bestand wilt overschrijven. Wilt u dit niet en klikt u op [Nee], dan wordt de aangifte niet uitgevoerd en kunt u het oude reservebestand ergens anders opslaan. Het bestand waarmee u voor het CBS de aangifte doet staat nu op diskette of is via e-mail rechtstreeks verzonden.

9.6

Vervangen goederencodes

De goederencodering voor Intrastat wijzigt regelmatig. Om te voorkomen dat u veel werk hebt bij het vervangen van de oude goederencodes in de gewijzigde codes kunt u op een eenvoudige manier Intrastatgoederencodes vervangen. U hoeft dan niet alle crediteuren en debiteuren te controleren en de oude code voor de nieuwe code te vervangen, dit doet Unit4 Multivers Accounting voor u. 1. 2. 3.

Maak de nieuwe code aan in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Intrastat' Start 'Taken | Intrastat | Vervangen goederencodes' Selecteer de oude code en geef de nieuwe code en omschrijving op. Met de optie 'Alle vervangen codes op passief zetten' geeft u in de codetabel op dat de oude code niet langer gebruikt mag worden. Maar dat deze voor de bestaande aangiftes en historische gegevens wel bewaard moet worden. Als u deze optie niet aanvinkt, blijven de oude codes bewaard en kunnen nog wel gebruikt blijven worden.

4.

Klik op

9.7

als u de te wijzigen gegevens hebt ingevoerd.

Verwijderen historie Intrastat

U kunt desgewenst oude Intrastataangiftes uit uw administratie verwijderen met het programma 'Verwijderen historie Intrastat'. 1.

Open het menu 'Taken | Intrastat | Verwijderen historie Intrastat'

2.

Selecteer de periode(s) waarover u de aangifte-gegevens wilt verwijderen en klik op



versie 1.0

.

Pagina 75 van 75

Deel IVb Dagelijkse financiële boekingen in Unit4 Multivers Accounting versie Deel 2

Recommend Documents