Deel V Overige onderdelen in Unit4 Multivers Medium (M) versie

Deel V Overige onderdelen in Unit4 Multivers Medium (M) versie 10.8.1

Unit4 Business Software Benelux B.V. Papendorpseweg 100 Postbus 5005 3502 JA Utrecht

Telefoon Supportlijn Self Service Internet

031 88 247 17 77 088 247 24 72 https://my.unit4.com http://www.unit4.nl

C-Logic NV a Unit4 Company Rijselstraat 247 8200 Brugge

Telefoon Telefax Supportlijn Supportfax e-mail support e-mail Internet

+32 (0)50 39 13 36 +32 (0)50 39 17 38 +32 (0)3 202 42 02 +32 (0)3 232 38 23 [email protected] [email protected] http://www.unit4.be/kmo

© ©

Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation

Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

Unit4 Multivers Medium

Inhoud 1

Werken met de assistenten ................................................................................................................. 2 1.1 Werken met de Persoonlijke assistent ............................................................................................ 2 1.1.1 Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent .......................................................................... 4 1.1.2 Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke assistent . 7 1.1.3 Controleren van de signalen in de Management-assistent en de Persoonlijke assistent ....... 7 1.1.4 Corrigeren van de geconstateerde signalen in de Persoonlijke assistent ............................... 8 1.2 Werken met de Management-assistent .......................................................................................... 9 1.2.1 Mogelijkheden met de Management-assistent ...................................................................... 10 1.2.2 Verkoopstatistieken in de assistenten ................................................................................... 11 1.2.3 Inkoopstatistieken .................................................................................................................. 14 1.2.4 Kengetallen ............................................................................................................................ 16 1.2.5 Het gebruik van het Du Pont-schema .................................................................................... 17 1.2.6 Bedrijfsinformatie ................................................................................................................... 19 2 Werken met Relatiebeheer ................................................................................................................ 20 2.1 Relatiebeheer ................................................................................................................................ 20 2.2 Werken met acties ........................................................................................................................ 22 2.2.1 Aanmaken nieuwe actie ......................................................................................................... 24 2.2.2 Overzicht van de acties ......................................................................................................... 25 2.2.3 Acties bewerken..................................................................................................................... 26 2.3 Werken met notities ...................................................................................................................... 26 2.4 Werken met selectielijsten en trajecten ........................................................................................ 27 2.4.1 Trajecten definiëren ............................................................................................................... 27 2.4.2 Selecteren van relaties .......................................................................................................... 29 2.4.3 Selectie overnemen naar selectielijst .................................................................................... 29 2.4.4 Selectielijsten bewerken ........................................................................................................ 30 3 Documentbeheer voor relaties ......................................................................................................... 32 3.1 Onderhoud documenttypes ........................................................................................................... 32 3.2 Beheren van documenten per relatie ............................................................................................ 34 3.3 Zoeken documentbestand ............................................................................................................ 34 3.4 NAW-gegevens overnemen in MS Word ...................................................................................... 35 3.5 Voorbeeld van Documentbeheer .................................................................................................. 36


Inleiding Behalve de primaire en de uitgebreide financiële mogelijkheden in Unit4 Multivers, heeft deze versie de beschikking over de volgende onderdelen van het pakket. In dit document staan de volgende aanvullende onderdelen van Unit4 Multivers beschreven: 1. de Assistenten; 2. Relatiebeheer en 3. Documentbeheer.

Unit4 Multivers Medium 10.8.1

Deel V Overige onderdelen

versie 1.0

Pagina 1 van 37


1

Werken met de assistenten

Unit4 Multivers M beschikt over een scala aan bewakings- en signaleringsinstrumenten en over een uitgebreide set statistieken en grafieken. In de Persoonlijke assistent staan de bewakingen en signaleringen die voor de dagelijkse boekingen van belang zijn, in de Management-assistent gaat het vooral om de management-instrumenten zoals de budgetbewaking en de overzichten van besteedde uren. In de Management-assistent kunt u ook uitgebreide verkoop- en inkoopstatistieken opvragen en krijgt u actuele bedrijfsinformatie. U bepaalt zelf welke bewakingen u instelt en krijgt alleen deze overzichten te zien. Als u met meerdere gebruikers werkt, kunt u via de rechtentabel bepalen welke gebruiker toegang krijgt tot welke assistent.

1.1

Werken met de Persoonlijke assistent

Rechten en opstarten In 'Beheer | Rechten' kunt u aangeven welke gebruikers rechten hebben om de informatie in de Management-assistent en/of de Persoonlijke assistent te lezen, respectievelijk te wijzigen. In de 'Gebruikersparameters', map 'Management-info' kunt u opties instellen voor de (management)assistent. U kunt hier aangeven dat de (persoonlijke) assistent automatisch ververst moet worden. Bij 'Extra | Opties' kunt u dan het verversingsinterval vastleggen waarmee de informatie wordt bijgewerkt naar de actuele situatie. Deze instelling geldt ook voor de Persoonlijke assistent. Als u ook rechten hebt op de Management-assistent, geldt het verversingsinterval voor beide assistenten. U kunt de Persoonlijke assistent automatisch laten opstarten als u Unit4 Multivers M opstart. In de werkbalk van Unit4 Multivers M is een knop waarmee de Persoonlijke assistent geopend kan

worden: . De Persoonlijke assistent toont alleen de tabbladen waarvoor u een of meer bewakingsvoorwaarden hebt ingesteld. Instellingen Als u de Management-assistent of de Persoonlijke assistent voor de eerste maal opent, zullen er nog geen bewakingsvoorwaarden zijn vastgelegd. Dan wordt automatisch het venster (Wizard) voor de instellingen geopend. Zie voor de instellingen van de Persoonlijke assistent: Instellen van de voorwaarden. Met de Persoonlijke assistent kunt u een actieve bewaking instellen van verschillende gegevens, bijvoorbeeld uw debiteuren en crediteuren. De toegangsrechten voor de persoonlijke assistent van uw gebruikers legt u vast in 'Beheer | Rechten'. Als één van de door u vastgelegde voorwaarden zich voordoet, bijvoorbeeld een debiteur overschrijdt zijn/haar kredietlimiet of de vervaltermijn van een factuur wordt overschreden, dan worden de gegevens in de Persoonlijke assistent getoond. Vanuit dit programma kunt u zelfs direct ingrijpen door bijvoorbeeld een aanmaning te versturen of een artikel te bestellen. U kunt meerdere bewakingsvoorwaarden tegelijk vastleggen voor een zelfde groep gegevens. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u een groep debiteuren zowel wilt controleren op facturen die meer dan 20 dagen vervallen zijn als op het overschrijden van de kredietlimiet. Als een debiteur aan beide voorwaarden voldoet, zal het tabblad 'Debiteuren' twee aparte regels bevatten. U ziet dan zowel het aantal facturen dat meer dan 20 dagen vervallen is, als de overschreden kredietlimiet.



versie 1.0

Pagina 2 van 37


De Persoonlijke assistent houdt in de gaten of uw debiteuren op tijd betalen en zorgt ervoor dat u uw crediteuren precies op tijd betaalt en voorkomt ook dat artikelen niet meer op voorraad zijn. Dit maak de Persoonlijke assistent tot de spil van uw administratie, waarmee u er steeds zeker van bent dat u alert bent en tijdig reageert. Houd de onderstaande volgorde aan: 1.

Leg de uitgebreide bewakingsvoorwaarden voor de Persoonlijke assistent vast. Controleer de door Unit4 Multivers M geconstateerde afwijkingen of signalen 2. Corrigeer de geconstateerde afwijkingen (vanuit de Persoonlijke assistent). U kunt voor de volgende onderdelen een of meer bewakingsvoorwaarden op de Persoonlijke assistent instellen:

Er is een wizard beschikbaar waarmee u eenvoudig de bewakingsvoorwaarden instelt. De instellingen zelf worden aangegeven op het tabblad 'Instellingen'. Hieronder staan een aantal voorbeelden van wat u kunt doen. Unit4 Multivers M controleert de gegevens op de ingestelde voorwaarden en signaleert afwijkingen. Wanneer aan één of meerdere voorwaarden voldaan is, wordt het betreffende gegeven op een van de overige tabbladen opgenomen. Zo bevat het tabblad 'Debiteuren' de gegevens van alle debiteuren die aan één van de voorwaarden voldoen. Vanuit de Persoonlijke assistent kunt u nu eventueel direct ingrijpen door bijvoorbeeld een debiteur aan te manen met facturen die langer vervallen zijn dan de door u ingestelde conditie. Selecteer een instelling en klik op

om de vastgelegde instelling voor de bewaking te

verwijderen. Door te klikken op 'Wijzigen' kunt u de instelling wijzigen in dezelfde wizard die gebruikt wordt voor het vastleggen van de instelling. De wizard stelt dan steeds de al vastgelegde instellingen voor, die u vervolgens kunt aanpassen. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. Voorbeeld bewaking debiteurenbetalingen U wilt dagelijks op de hoogte gehouden worden van (alle, of bepaalde) debiteuren waarvan de termijn voor een of meer facturen is verstreken.



versie 1.0

Pagina 3 van 37


In de wizard selecteert u dan 'Debiteuren'. U geeft aan welke debiteuren gecontroleerd moeten worden. Wanneer u niets invult worden al uw debiteuren gecontroleerd. Kies vervolgens het juiste criterium; u kunt uit de volgende criteria kiezen: 1. Factuur is vervallen 2. Factuur gaat vervallen 3. Aantal malen gemaand 4. Overschrijding kredietlimiet 5. Openstaand saldo. Afhankelijk van de gemaakte keuze verschijnt een tabblad waarin u de voorwaarden van de criteria bepaalt. Dit kan het aantal dagen zijn of het bedrag. In dit voorbeeld selecteert u 'Factuur is vervallen' en geeft verder een van de volgende voorwaarden aan: 1. kleiner (<) 2. kleiner of gelijk (<) 3. gelijk (=) 4. groter of gelijk (>) 5. groter (>) 6. ongelijk (<>) Vervolgens kiest u het aantal dagen (de constante). In het volgende venster kunt u zelf een tekst invoeren die u in het tabblad 'Instellingen' wilt zien, of u gebruikt de voorgestelde tekst. Zie verder: 1. Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent 2. Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke Assistent 3. Controleren van de signalen 4. Corrigeren van de geconstateerde signalen in de Persoonlijke assistent

1.1.1

Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent

In de rechtentabel zijn de rechten voor de Persoonlijke-assistent vastgelegd. Het kan dus zijn dat u geen toegang hebt tot een of meer van de onderstaande functies. Dit is ook het geval als u bepaalde modules niet gebruikt. De Persoonlijke assistent geeft, anders dan de Management-assistent, alleen informatie voor de ingelogde gebruiker ('persoonlijke gegevens'). Meerdere selecties U kunt op een tabblad meerdere selecties maken door de <Shift>- of de toets in te drukken. Voorwaarde is dat u dan in de meest linker (blauwe) kolom klikt.

Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. Verkoopstatistiek



versie 1.0

Pagina 4 van 37


U kunt bij de vertegenwoordigers (in 'Onderhoud | Personen') een vertegenwoordiger aan een gebruiker koppelen. Op dat moment kan alleen deze gekoppelde gebruiker de gegevens van de vertegenwoordiger zien. De vertegenwoordiger zelf, gesteld dat ook hij als 'Gebruiker' in Unit4 Multivers M bekend is, kan zijn eigen informatie dan niet meer zien. Dit is vooral van belang bij de 'Verkoopstatistiek'. Daar ziet u bijvoorbeeld als u bij 'Omzet per debiteur' de optie 'Alleen 'mijn' omzet' kiest, ook de omzet van de vertegenwoordigers die aan u als gebruiker gekoppeld zijn. Zie voor de instellingen van de Persoonlijke assistent: Instellen van de voorwaarden. Tabblad Debiteurenfacturen Dit tabblad toont de gegevens van de individuele debiteurenfacturen die op het tabblad 'Debiteurensignalen' opgenomen zijn. Van iedere factuur kunt u aanvullende informatie opvragen ter controle. Klik op Details | Extra om het info-programma van de debiteur op te starten. Klik op om de factuurdetails op te vragen. In het laatste geval ziet u de factuurgegevens, de Btw-specificaties en de boekingsgegevens. Klik op het veld 'Notities' om direct een notitie voor de betreffende debiteurenfactuur te maken. Wanneer er al een notitie voor de factuur bestond, is het veld 'Notities' geselecteerd. Klik op het veld 'Acties' om direct een actie voor de betreffende debiteurenfactuur te maken. Wanneer er al een actie voor de factuur bestond, is het veld 'Acties' geselecteerd en, afhankelijk van de actiedatum, is de actie ook opgenomen op het tabblad 'Acties'. Tabblad Debiteuren Dit tabblad toont de gegevens van de debiteuren voor iedere voorwaarde waaraan de debiteur voldoet. Als er meerdere facturen van dezelfde debiteur langer vervallen zijn dan de door u vastgelegde constante, dan wordt de debiteur één keer vermeld met daarachter het aantal facturen, maar als de debiteur ook het gewenste totaalbedrag aan openstaande posten heeft overschreden, wordt dit nog eens extra vermeld. Klik op [Details | Extra] of dubbelklik op een regel om aanvullende gegevens op te vragen van een geselecteerde debiteur. U start dan het info-programma voor de geselecteerde debiteur op, waarna u op tabbladen alle informatie over de betreffende debiteur kunt opvragen (basisgegevens, facturen, mutaties, contactpersonen, statistiek en factuuropdrachten). Klik op om direct de aanmaningen af te drukken voor alle vervallen facturen van de geselecteerde debiteur en het geconstateerde signaal te corrigeren. of: Klik op het printersymbool en u komt u nu in het eerste scherm van de afdrukwizard terecht waardoor u nog verschillende selecties en keuzes kunt maken. Tabblad Crediteurenfacturen Dit tabblad toont de gegevens van de individuele crediteurenfacturen die op het tabblad 'Crediteurensignalen' opgenomen zijn. Van iedere factuur kunt u aanvullende informatie opvragen ter controle. Klik op ‘Details | Extra’ om het info-programma van de crediteur op te starten. Klik op of dubbelklik op de regel, om de factuurdetails op te vragen. In het laatste geval ziet u de factuurgegevens, de Btwspecificaties en de boekingsgegevens. Klik op het veld 'Notities' om direct een notitie voor de betreffende crediteurenfactuur te maken. Wanneer er al een notitie voor de factuur bestond, is het veld 'Notities' geselecteerd. Klik op het veld 'Acties' om direct een actie voor de betreffende crediteurenfactuur te maken. Wanneer er al een actie voor de factuur bestond, is het veld 'Acties' geselecteerd en, afhankelijk van de actiedatum, is de actie ook opgenomen op het tabblad 'Acties'. Door te klikken op

kunt u de facturen direct betaalbaar stellen en het geconstateerde signaal

corrigeren. Als u een factuur geselecteerd hebt en u klikt op , verschijnt een scherm waarin u de bank kunt aangeven waarbij u de factuur betaalbaar stelt . Het scherm 'Betaalbaarstelling' verschijnt dan en u kunt de factuur betaalbaar stellen. Tabblad Fiat Cred.facturen Dit tabblad verschijnt bij een bewaking voor nog niet gefiatteerde Inkoopfacturen. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 5 van 37


Tabblad Crediteuren Dit tabblad toont de gegevens van de crediteuren voor iedere voorwaarde waaraan de crediteur voldoet. Als er meerdere facturen voor dezelfde crediteur langer vervallen zijn dan de door u vastgelegde constante, dan wordt de crediteur één keer vermeld met daarachter het aantal facturen, maar als u ook het gewenste totaalbedrag aan openstaande posten hebt overschreden, dan wordt dit nog eens extra vermeld. Klik op [Details | Extra], of dubbelklik op een regel om aanvullende gegevens op te vragen van de geselecteerde crediteur. U start dan het info-programma voor de geselecteerde crediteur op, waarna u op tabbladen alle informatie over de betreffende crediteur kunt opvragen (basisgegevens, facturen, mutaties, contactpersonen, statistiek, bestellingen en factuuropdrachten). Tabblad Acties

Hier vindt u alle acties die voldoen aan de voorwaarde die u op het tabblad 'Instellingen' vastgelegd hebt. Alleen niet-afgehandelde acties worden hier getoond. Klik op [Bewerken] om de actie te kunnen bewerken. Door te klikken in de kolom 'Tekst' kunt u de tekst van de actie aanpassen. Als de actie afgehandeld is, kruist u het vakje 'Afgehandeld' aan; de actie wordt na het opslaan van de gegevens op het scherm 'Actie' niet meer getoond op dit tabblad. U kunt acties toevoegen en verwijderen vanuit dit scherm. Tabblad Stoplijst Dit tabblad toont de orders die geblokkeerd zijn omdat de debiteuren de kredietlimiet overschreden hebben. Of omdat de order of opdracht geblokkeerd is door margeoverschrijding. Ook nog te fiatteren orders kunt u op dit tabblad tonen. Selecteer een order die u wilt vrijgeven of fiatteren door het vakje in de kolom 'Vrijgeven' te selecteren. Als de kredietruimte weer voldoende is, wordt de order geselecteerd voor vrijgave. Als de kredietruimte nog niet voldoende is, kunt u de order eventueel toch selecteren voor vrijgave. Selecteer eventueel meerdere orders. Klik op om de geselecteerde orders vrij te geven. Een vrijgegeven order verdwijnt uit de stoplijst en kan normaal verwerkt worden.

Tabblad Fiat opdrachten Dit tabblad verschijnt als u werkt met de fiattering van opdrachten en bij 'geblokkeerde orders' gekozen hebt voor het bewaken van nog niet gefiatteerde orders. Als u fiatteringsrechten hebt en u selecteert een opdracht in de kolom 'Fiatteren', wordt de knop

actief en fiatteert u de order.

Tabblad Scenario's (Scenarioboeking) Dit tabblad toont de gegevens van de scenarioboekingen die voldoen aan de controlevoorwaarden. Als de boeking binnen het aantal opgegeven controledagen uitgevoerd moet worden, worden de gegevens van het scenario hier getoond. Alleen de scenario's waarbij in de scenario-eigenschappen is opgegeven dat u gewaarschuwd wilt worden, worden getoond. Met opvragen. Met

kunt u de scenario-eigenschappen

kunt u een geselecteerd scenario direct uitvoeren.

Tabblad Selectielijsten

Op het tabblad 'Selectielijsten' vindt u alle acties die voldoen aan de voorwaarde die u op het tabblad 'Instellingen' vastgelegd hebt. Per selectielijst ziet u hoeveel relaties zich op de aangegeven peildatum in een bepaald stadium van het traject bevinden, en waarvoor u actie zou moeten ondernemen. In de knoppenbalk een selectieveld (drop down menu) beschikbaar waarin u een kalenderjaar kunt selecteren.



versie 1.0

Pagina 6 van 37


1.1.2

Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke assistent

Menu: 'Info | Management Assistent' en 'Info | Persoonlijke Assistent', tabblad 'Instellingen' U kunt de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke assistent zeer nauwkeurig instellen. U kunt bijvoorbeeld de controle voor een bepaalde groep debiteuren en crediteuren laten uitvoeren, u kunt een voorwaarde tijdelijk in- of uitschakelen en u kunt zelf de condities instellen waarop gecontroleerd moet worden. U stelt de voorwaarden in op het tabblad 'Instellingen':

1. 2.

Klik op 'Toevoegen' . U start hiermee de wizard op voor het vastleggen van de instellingen Leg de instellingen voor de bewaking vast door de wizard te doorlopen. Controleer de vastgelegde instellingen. Als de instellingen niet correct zijn, klikt u op om naar een van de voorgaande vensters terug te gaan. U kunt dan nog wijzigingen aanbrengen.

3.

Klik op om de wizard af te sluiten en de instelling voor de bewaking vast te leggen. Na het doorlopen van de wizard keert u weer terug naar dit tabblad 'Instellingen'. De voorwaarde(n) die u hebt ingesteld zijn standaard actief. U kunt bij een ingestelde voorwaarde het selectievakje in de kolom 'Actief' leegmaken als u wel de voorwaarde wilt vastleggen, maar er (nog) niet op wilt laten controleren. U kunt dit vakje dan achteraf aankruisen wanneer u op de vastgelegde voorwaarde wilt laten controleren. U kunt meerdere voorwaarden tegelijk vastleggen voor een zelfde groep gegevens. U kunt bijvoorbeeld (voor de Persoonlijke assistent) aangeven dat u voor een groep debiteuren twee controles wilt uitvoeren: op facturen die meer dan 20 dagen vervallen zijn en op het overschrijden van de kredietlimiet. Als een debiteur aan beide voorwaarden voldoet, zal het tabblad 'Debiteuren' voor beide controles een aparte regel bevatten. U ziet dan zowel het aantal facturen dat meer dan 20 dagen vervallen is als de overschreden kredietlimiet. U kunt een eenmaal gemaakte bewakingsvoorwaarde wijzigen door deze te selecteren in het tabblad 'Instellingen' en op 'Wijzigen'

1.1.3

te klikken. U kunt met

een instelling verwijderen.

Controleren van de signalen in de Management-assistent en de Persoonlijke assistent

De Management-assistent en de Persoonlijke assistent controleren tijdens het werken met Unit4 Multivers M of er gegevens zijn die voldoen aan de door u opgegeven voorwaarden. Afhankelijk van de optie 'Automatisch verversen' controleert de Persoonlijke assistent ook of er tijdens het boeken aan een voorwaarde voldaan wordt, bijvoorbeeld of een debiteur door het invoeren van een nieuwe order de kredietlimiet bereikt heeft. Alle gegevens die voldoen aan één of meer van de vastgelegde voorwaarden worden op de overige tabbladen getoond. Met drukt u rechtstreeks de belangrijkste gegevens uit het overzicht van het betreffende tabblad af. Als u in 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Afdrukken' hebt aangegeven dat u standaard eerst het rapport op het scherm wilt tonen, verschijnt het op het scherm. Anders wordt dit overzicht rechtstreeks naar de printer gestuurd. Met

kunt u overzichten rechtstreeks vanuit de assistent afdrukken.

Als u een regel selecteert, kunt u door te dubbelklikken extra informatie opvragen. Ook de knop levert details of extra informatie (een info-programma) op. In: 'Mogelijkheden met de Persoonlijke assistent' staan de mogelijkheden in de Persoonlijke assistent. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 7 van 37


In: 'Mogelijkheden met de Management-assistent' staan de mogelijkheden van de Management-assistent.

1.1.4

Corrigeren van de geconstateerde signalen in de Persoonlijke assistent

Menu: 'Info | Persoonlijke Assistent' U hebt de instellingen voor de bewaking vastgelegd op het tabblad 'Instellingen'. Op de overige tabbladen hebt u de geconstateerde signalen voor de debiteuren, crediteuren en artikelen kunnen controleren zien. Gegevens die voldoen aan de door u opgegeven bewakingsvoorwaarden kunt u direct corrigeren: 1. 2. 3. 4.

U kunt direct debiteuren aanmanen waarvan facturen langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen U kunt direct facturen van crediteuren betaalbaar stellen die langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen U kunt direct bestellingen plaatsen voor artikelen die de vastgelegde minimum voorraad bereikt hebben U kunt acties en notities uitvoeren.

Debiteuren aanmanen Debiteurenfacturen die langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen, worden getoond op het tabblad 'Debiteuren'. Per debiteur kunt u vanuit de Persoonlijke assistent een aanmaning laten afdrukken, waarop alle facturen vermeld zijn die aan de ingestelde voorwaarde voor de bewaking voldoen: 1. 2.

Ga naar het tabblad 'Debiteuren' Selecteer de debiteur waarvoor u de aanmaning wilt laten afdrukken

3. 4.

Klik op Geef aan of u het aantal aanmaningen wilt verhogen en selecteer eventueel een formulier en de uitvoerbestemming

5.

Klik op

.

Crediteurenfacturen betaalbaar stellen Crediteurenfacturen die langer open staan dan het door u ingestelde aantal dagen, worden getoond op het tabblad 'Crediteurenfacturen'. U kunt vanuit de Persoonlijke assistent direct facturen betaalbaar stellen, waarvoor u de selectievoorwaarden nog kunt opgeven: 1. 2.

Ga naar het tabblad 'Crediteurenfacturen' Selecteer een of meerdere facturen die u betaalbaar wilt stellen

3. 4.

Klik op Selecteer vervolgens de bankrekening waarmee u de facturen betaalbaar wilt stellen. Daarna wordt het programma 'Betaalbaarstelling' opgestart, waar bij de door u geselecteerde facturen al gemarkeerd zijn voor de betaalbaarstelling Voer vervolgens de betaalbaarstelling uit zoals deze in het programma 'Betaalbaarstelling' uitgevoerd wordt en maak daarna op de gebruikelijke wijze de betaalopdracht aan .

5.

Tabblad Acties

Acties die binnen de door u opgegeven termijn ondernomen moeten worden, worden getoond op het tabblad 'Acties'. Alleen acties die nog niet afgehandeld zijn worden getoond. U kunt de beschreven actie gaan uitvoeren aan de hand van de actie, of de actie gaan bewerken. 1. 2.

Ga naar het tabblad 'Acties' Selecteer de gewenste actie



versie 1.0

Pagina 8 van 37


3.

Klik op opgestart.

om de acties en de gegevens van de actie te bewerken; het scherm 'Actie' wordt dan

Tabblad Stoplijst U kunt hier geblokkeerde orders vrijgeven. 1.

Ga naar het tabblad 'Stoplijst'

2.

Klik bij de gewenste debiteur in de kolom 'Vrijgeven'. Nu wordt de knop actief. Als de kredietruimte bij de debiteur nog altijd onvoldoende is, wordt u gevraagd of u de order desondanks wilt vrijgeven

3.

Klik op

om de geselecteerde orders te deblokkeren.

Tabblad Scenario's U kunt scenarioboekingen (Scenarioboeking) signaleren waarvan de vervaldatum is verstreken en de boeking (alsnog) uitvoeren. 1.

Ga naar het tabblad 'Scenario's en selecteer het gewenste scenario

2.

Klik op

. De boeking wordt nu geopend en kan worden uitgevoerd.

Tabblad Selectielijsten

Hier krijgt u een overzicht van de aangegeven selectielijst(en) als er actie ondernomen moet worden op de relaties.  Ga naar het tabblad 'Selectielijsten' en dubbelklik op de gewenste actie. Nu opent de betreffende actie op de selectielijst en kunt u de actie ondernemen.

1.2

Werken met de Management-assistent

Rechten en opstarten In 'Beheer | Rechten' kunt u aangeven welke gebruikers rechten hebben om de informatie in de Management-assistent en/of de Persoonlijke assistent te lezen, respectievelijk te wijzigen. In de 'Gebruikersparameters', map 'Management-info' kunt u opties instellen voor de (management)assistent. U kunt aangeven dat de informatie op een vast interval ververst moet worden naar de actuele informatie. Bij 'Extra | Opties' kunt u het verversingsinterval vastleggen. Deze instelling geldt ook voor de Persoonlijke assistent. Wanneer een gebruiker rechten heeft op de Management-assistent en heeft aangegeven dat deze automatisch moet worden opgestart, zal de management-assistent automatisch starten. In Het lint van het tabblad 'Algemeen' is een knop waarmee de Management-assistent geopend kan

worden: . De Management-assistent toont alleen de tabbladen waarvoor u een of meer bewakingsvoorwaarden hebt ingesteld. Instellingen Als u de Management-assistent of de Persoonlijke assistent voor de eerste maal opent, zullen er nog geen bewakingsvoorwaarden zijn vastgelegd. Dan wordt automatisch het venster (Wizard) voor de



versie 1.0

Pagina 9 van 37


instellingen geopend. Zie voor de instellingen van de Management-assistent: Instellen van de voorwaarden. Met de Management-assistent kunt u een actieve bewaking instellen van verschillende gegevens, bijvoorbeeld de acties die bij de gebruikers open staan, budgetoverschrijdingen of urenmutaties van werknemers. U kunt meerdere bewakingsvoorwaarden tegelijk vastleggen voor een zelfde groep gegevens. 1.

Leg de bewakingsvoorwaarden voor de Management-assistent vast. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Assistent' kunt u een aantal voorkeursinstellingen vastleggen voor de Management-assistent. U kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen de assistent standaard te laten opstarten zodra u een administratie opent, zodat u direct kunt zien of de voorwaarden bereikt zijn, en u kunt de verversingsinterval opgeven. 2. Geef de uitgebreide voorwaarden voor de bewaking op 3. Controleer de door Unit4 Multivers M geconstateerde afwijkingen of signalen. In de Management-assistent krijgt u alleen informatie. In de Persoonlijke assistent kunt u op sommige plaatsen ook direct ingrijpen bij afwijkingen (bijvoorbeeld een bestelling plaatsen als de voorraad onder het minimum komt). Er is een wizard beschikbaar waarmee u eenvoudig de bewakingsvoorwaarden instelt. De instellingen zelf worden aangegeven op het tabblad 'Instellingen'. Unit4 Multivers M controleert de gegevens op de ingestelde voorwaarden en signaleert afwijkingen. Wanneer aan één of meerdere voorwaarden voldaan is, wordt het betreffende gegeven op een van de tabbladen opgenomen. Selecteer een instelling en klik op

om de vastgelegde instelling voor de bewaking te verwijderen.

Door te klikken op 'Wijzigen' kunt u de instelling wijzigen in dezelfde wizard die gebruikt wordt voor het vastleggen van de instelling. De wizard stelt dan steeds de al vastgelegde instellingen voor, die u vervolgens kunt aanpassen. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. Zie verder: 1. Mogelijkheden met de Management-assistent 2. Instellen van de voorwaarden voor de Management-assistent en de Persoonlijke Assistent.

1.2.1

Mogelijkheden met de Management-assistent

In de rechtentabel zijn de rechten voor de Management-assistent vastgelegd. Het kan dus zijn dat u geen toegang hebt tot een of meer van de onderstaande functies. Dit zal ook het geval zijn als u bepaalde modules niet hebt. In de Management-assistent ziet u, in tegenstelling tot de Persoonlijke assistent, de gegevens van alle gebruikers/vertegenwoordigers. Per scherm kunt u een optie selecteren waardoor u alleen uw 'eigen gegevens' ziet. Meerdere selecties U kunt op een tabblad meerdere selecties maken door de <Shift>- of de toets in te drukken. Voorwaarde is dat u dan in de meest linker (grijze) kolom klikt. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd.



versie 1.0

Pagina 10 van 37


Verkoopstatistiek U kunt bij de vertegenwoordigers (in 'Onderhoud | Personen') een vertegenwoordiger aan een gebruiker koppelen. Op dat moment kan alleen deze gekoppelde gebruiker de gegevens van de vertegenwoordiger zien. De vertegenwoordiger zelf, gesteld dat ook hij als 'Gebruiker' in Unit4 Multivers M bekend is, kan zijn eigen informatie dan niet meer zien. Dit is vooral van belang bij de 'Verkoopstatistiek' in de Management-assistent. Daar ziet u bijvoorbeeld als u bij 'Omzet per debiteur' de optie 'Alleen 'mijn' omzet' kiest, ook de omzet van de vertegenwoordigers die aan u als gebruiker gekoppeld zijn. Inkoopstatistiek Hier kunt u nu ook de omzet op basis van facturen (inclusief de openstaande) opvragen. Kengetallen Hiermee kunt u de kengetallen van de administratie opvragen. Bedrijfsinformatie De cijfers die u hier ziet worden voor het grootste deel opgebouwd uit de componenten die in het programma 'Kengetallen' (menu 'Onderhoud') aangemaakt zijn. Zie voor de instellingen van de Management-assistent: Instellen van de voorwaarden. Tabblad 'Acties'

Hier vindt u alle acties die voldoen aan de voorwaarde die u op het tabblad 'Instellingen' vastgelegd hebt. Alleen niet-afgehandelde acties worden hier getoond. Klik op om de actie te kunnen bewerken. Door te klikken in de kolom 'Tekst' kunt u de tekst van de actie aanpassen. Als de actie afgehandeld is, kruist u het vakje 'Afgehandeld' aan; de actie wordt na het opslaan van de gegevens op het scherm '' niet meer getoond op dit tabblad. Als u de optie 'Toon alleen 'mijn' acties' hebt geselecteerd, worden uw eigen acties getoond. Tabblad 'Budgetten/Prognoses' Dit tabblad toont de gegevens van de budgetten en/of prognoses die voldoen aan de controlevoorwaarden. Als het budget of de prognose binnen het opgegeven percentage of bedrag afwijkt van het oorspronkelijke budget of de prognose, dan worden de gegevens van het budget of de prognose hier getoond. Van elke budgetregel kunt u details opvragen.

1.2.2

Verkoopstatistieken in de assistenten

Verkoopstatistiek in de Persoonlijke assistent In de verkoopstatistiek van de Persoonlijke assistent worden de 'persoonlijke' omzetten, debiteuren en artikelen getoond. Dit geldt uiteraard uitsluitend wanneer u zelf als 'Vertegenwoordiger' in Unit4 Multivers M bekend bent en aan één of meer debiteuren gekoppeld bent. U kunt bij de vertegenwoordigers (in 'Onderhoud | Personen') een vertegenwoordiger aan een gebruiker koppelen. Op dat moment kan alleen deze gekoppelde gebruiker de gegevens van de vertegenwoordiger(s) zien. De vertegenwoordiger zelf, gesteld dat ook hij als 'Gebruiker' in Unit4 Multivers M bekend en ingelogd is, kan zijn eigen informatie dan niet meer zien. Het tabblad 'Vertegenwoordigers' is niet beschikbaar in de Persoonlijke assistent. Instellingen per tabblad Op de tabbladen 'Omzet', 'Omzet per debiteur', 'Top 10 debiteuren' en 'Vertegenwoordigers' kunt u kiezen voor een overzicht van de gefactureerde omzet (handmatig geboekte facturen in het verkoopboek plus de verwerkte factuuropdrachten), de omzet van de factuuropdrachten of de factuuropdrachten inclusief de opdrachten die nog niet verwerkt zijn. Instelling


Resultaat


versie 1.0

Pagina 11 van 37


Facturen

Toont alle facturen, zowel de handmatige facturen uit het Verkoopboek als de verwerkte factuuropdrachten uit de facturatie.

Factuuropdrachten

Toont alleen de verwerkte factuuropdrachten uit de facturatie.

Inclusief de nog niet gefactureerde omzet

Toont behalve de verwerkte factuuropdrachten uit de facturatie ook de nog niet verwerkte opdrachten/orders uit de facturatie.

Op de tabbladen 'Artikelen' en 'Artikelgroepen' kunt u kiezen voor 'Inclusief nog niet gefactureerde omzet'. Hier geldt dat de gekozen instelling voor beide tabbladen gelijk is. Verkoopstatistiek in de Management-assistent In de verkoopstatistiek van de Management-assistent worden de totale omzetten, debiteuren en artikelen getoond. Dus van alle gegevens en vertegenwoordigers in de administratie. U kunt echter instellen dat u uitsluitend uw 'eigen' gegevens wilt zien. Maar let daarbij op dat u dan ook de gegevens van eventueel aan u gekoppelde vertegenwoordigers als uw 'eigen' gegevens zult zien (zie hierboven). De verkoopstatistieken kunnen, als u werkt met de module 'Facturering', in Unit4 Multivers M op twee manieren worden gegenereerd.  De verkoopstatistiek gaat uit van de geboekte verkoopfacturen, dit is de omzet per vertegenwoordiger berekend op basis van de via facturering tot factuur verwerkte factuuropdrachten. De verkoopstatistiek wordt berekend als de som van de netto-omzetbedragen uit de factuuropdrachtregels.  De omzetstatistiek wordt bepaald op basis van de geboekte (netto) omzet en hierin worden naast de verwerkte verkoopopdrachten ook de (handmatig) geboekte debiteurenfacturen meegeteld. De omzetstatistiek wordt berekend als de factuurbedragen minus de btw en de kredietbeperking. Wanneer u uitsluitend factuuropdrachten invoert (en geen gebruik maakt van handmatig geboekte debiteurenfacturen), zou u kunnen denken dat de beide methodes tot eenzelfde resultaat zouden leiden. Dit is niet geheel waar omdat de verkoopstatistiek uitgaat van de factuurregels en de omzetstatistiek van de factuurtotalen. Hierdoor kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan. Als u niet over de module 'Facturering' beschikt wordt altijd de omzetstatistiek gebruikt en is de keuzemogelijkheid uitgeschakeld. Ook met 'Rapport | Management | Verkoopstatistieken' kunt u beide statistieken afdrukken. U kunt op een van de volgende tabbladen klikken om de gegevens op te vragen. Per tabblad kunt u een gegeven selecteren en op de knop drukken om detailinformatie op te vragen. Soms kunt u zelfs verder gaan tot op het niveau van de factuur zelf. Door te dubbelklikken op de kop van een kolom, kunt u de omzetgegevens op de inhoud van de kolom sorteren, bijvoorbeeld op het artikelnummer in plaats van op de hoogte van de omzet. In sommige gevallen kunt u de omzetgegevens ook als grafiek opvragen. U kunt met de knop in de menubalk de periode kiezen waarover de gegevens getoond moeten worden:  per 52 weken;  per 12 maanden  per kwartaal of  per boekjaar/periode In de menubalk kunt u de periode selecteren, kunt u aangeven of u de omzet per periode in percentages

wilt zien (klik op

), en of u de cumulatieve gegevens wilt zien (klik hiervoor op

).

Wanneer u in één van de tabbladen een keuze gemaakt hebt voor de omzet- of de verkoopstatistiek, wordt deze keuze op alle relevante tabbladen overgenomen. Bij het afdrukken van de verkoopstatistiek



versie 1.0

Pagina 12 van 37


moet u de keuze opnieuw instellen. Bij ongelijke keuzes kan er een verschil in de omzetstatistieken optreden. Op de tabbladen waar de knop actief is, worden als u over Microsoft Excel beschikt, de getoonde gegevens rechtstreeks naar Microsoft Excel geëxporteerd. -

Omzet Toont de verkoopomzet per periode. In de menubalk kiest u de gewenste periode: per week, per jaar of per kwartaal De kolommen tonen de omzetbedragen per periode voor het huidige en het voorgaande boekjaar en het verschil daartussen. Daarnaast wordt het voortschrijdende totaal getoond (de cumulatieve omzet over afgelopen periode van het boekjaar). Selecteer een periode en klik op om de omzetgegevens van die periode uitgesplitst te zien per debiteur. De grafiek met de jaaromzet vraagt u op door op

-

te klikken.

Omzet per debiteur Selecteer een debiteur. U ziet vervolgens de omzet voor die debiteur per periode. U kunt de periodeindeling en de weergave van de cijfers nog aanpassen in de menubalk. Klik op gegevens van een andere debiteur op te vragen.

om de

Selecteer een regel en klik op om de facturen van de debiteur in die periode te zien. Als u een inkooporganisatie hebt geselecteerd kunt u aangeven dat de omzet inclusief die van de leden moet zijn. Met omzetgegevens getoond. De grafiek -

vraagt u de leden van de organisatie op en worden de

toont de jaaromzet van de geselecteerde debiteur.

Top 10 debiteuren Hier worden de tien debiteuren getoond die voor de grootste omzet hebben gezorgd in een bepaalde periode. U kunt een standaardperiode (bijvoorbeeld 'vorige maand', of 'laatste 6 maanden') selecteren door op de schuifpijl te klikken en een periode te selecteren. Maar u kunt ook zelf een periode opgeven in de vakken 'Van' en 'T/m' en vervolgens te klikken op

.

De getoonde 'Top 10' is de top 10 van de gekozen periode. Per debiteur wordt de omzet getoond, evenals de cumulatieve omzet. Selecteer een debiteur en klik op vragen. De grafiek -

om de facturen van die debiteur in de gekozen periode op te

toont de omzetverhoudingen van de debiteuren.

Vertegenwoordigers (alleen Management-assistent) Toont de omzet per vertegenwoordiger over een door u zelf te bepalen periode. Ook hier kunt u weer een keuze maken uit de standaardperiodes, of u kunt zelf een periode 'Van ..' 'T/m ..' invullen. De gegevens worden alleen getoond als u vertegenwoordigers aan de debiteuren gekoppeld hebt in 'Onderhoud debiteuren'. Per vertegenwoordiger wordt de omzet en het percentage van de omzet getoond, evenals de cumulatieve omzet en percentage. Selecteer een vertegenwoordiger en klik op debiteur in de gekozen periode op te vragen.

-

om de omzet van de vertegenwoordiger per

Winst (alleen Management-assistent)



versie 1.0

Pagina 13 van 37


Hier wordt de berekening 'Verkoopprijs minus kostprijs' gemaakt. U kunt een vergelijking maken tussen het huidige boekjaar en het voorgaande boekjaar. De winst kan per periode, cumulatief, in bedragen of percentages getoond worden. -

Artikelen Dit tabblad toont de omzet en de percentages per artikel. Daarnaast worden de kostprijs en het bedrag van de bijdrage aan de omzet(*) getoond. U kunt een keuze maken uit de standaardperiodes, of u kunt zelf een periode 'Van ..' 'T/m ..' invullen en de omzet hiervan opvragen door op klikken.

te

Onderin kunt u aangeven of u alleen de cumulatieven of de omzet van de voorraadartikelen wilt zien door de betreffende vakjes aan te kruisen. Als u het vakje 'Alleen voorraadartikelen' niet aankruist, wordt ook de omzet getoond van artikelen waarvoor geen voorraad bijgehouden wordt. Artikelen / diensten die in de Tekstregels opgenomen zijn worden nooit getoond in de omzet. Klik op om de kolom 'Marge' te tonen. Dit geldt alleen als de gegevens niet cumulatief worden getoond. Hier wordt het percentage tussen omzet en kostprijs getoond. Als de gegevens cumulatief getoond worden, is de kolom 'Cumulatieve marge' zichtbaar. Met kunt u de grafiek van de artikelomzet opvragen, waarbij u zelf kunt opgeven hoeveel meest verkochte artikelen u wilt zien; u kunt de omzet van het artikel uitgesplitst per debiteur opvragen

; en u kunt de facturen opvragen waarop het geselecteerde artikel voorkomt

.

(*) Voor

de artikelen en artikelgroepen wordt de omzet uit het orderregelbestand gehaald. De gegevens in de Management-assistent zijn dus gebaseerd op de financiële omzet en niet op de aantallen. U kunt echter ook kiezen voor 'Omzet in aantallen' en/of een 'Uitsplitsing naar debiteuren'. In 'Info artikelen' wordt wel de omzet in aantallen getoond, maar niet de bijdrage aan de financiële omzet. De omzet wordt als volgt bepaald: (regelbedrag exclusief btw -/- orderkorting) * (koers/eenheid). De kostprijs van de omzet wordt berekend als 'aantal x vaste verrekenprijs van het artikel'. De bijdrage aan de omzet wordt berekend als het verschil van de omzet -/- kostprijs.

1.2.3

Inkoopstatistieken

De statistieken worden gegenereerd op basis van de ingeboekte inkoopfacturen. In het menu 'Rapport' kunt u met de keuze 'Management' de inkoopstatistieken afdrukken. U kunt op een van de volgende tabbladen klikken om de gegevens op te vragen. Per tabblad kunt u een gegeven selecteren en op de knop drukken om detailinformatie op te vragen. Soms kunt u zelfs verder gaan tot op het niveau van de factuur zelf. In sommige gevallen kunt u de omzetgegevens ook als grafiek opvragen. U kunt met de knop in de menubalk getoond moeten worden:  per 52 weken;  per 12 maanden  per kwartaal of  per boekjaar/periode


de periode kiezen waarover de gegevens


versie 1.0

Pagina 14 van 37


In de menubalk kunt u de periode selecteren, kunt u aangeven of u de omzet per periode in percentages wilt zien (klik op

), en of u de cumulatieve gegevens wilt zien. Klik hiervoor op 'Cumulatief'

. Instellingen per tabblad Op de tabbladen 'Kosten', 'Kosten per crediteur' en 'Top 10 crediteuren' kunt u kiezen voor een overzicht van de gefactureerde kosten (handmatig geboekte facturen in het inkoopboek). Instelling Resultaat Facturen

Toont alle facturen, zowel de handmatige facturen uit het Inkoopboek als de afgesloten inkooporders.

Op de tabbladen 'Artikelen' kunt u kiezen voor 'Inclusief openstaande inkooporders'. - Kosten Toont de inkoopkosten per periode. U kunt u de periode selecteren, en kunt u aangeven of u de kosten per periode in percentages wilt zien, en of u de cumulatieve gegevens wilt zien. De kosten worden als volgt berekend: factuurbedrag -/- bedrag btw -/- bedrag kredietbeperking (in lokale valuta). De kolommen tonen de kosten per periode voor het huidige en het voorgaande boekjaar en het verschil daartussen. Daarnaast kan het voortschrijdende totaal getoond worden (de totale kosten over het laatste jaar), of de percentages. Als de optie 'Cumulatief' gekozen is, worden de cumulatieve waarden getoond. Selecteer een periode en klik op

om de kosten van die periode uitgesplitst te zien per crediteur.

De grafiek met de kosten per jaar vraagt u op door op -

te klikken.

Kosten per crediteur Zoek een crediteur. U ziet vervolgens de kosten voor die crediteur per periode. U kunt de periodeindeling en de weergave van de cijfers nog aanpassen onderin het tabblad. Klik op gegevens van een andere crediteur op te vragen.

om de

Selecteer een regel en klik op om de facturen van de crediteur in die periode te zien. De grafiek toont de jaaromzet van de geselecteerde crediteur. -

Top 10 crediteuren Hier worden de tien crediteuren getoond bij wie u de grootste inkoopkosten gehaald hebt in een bepaalde periode. U kunt een standaardperiode (bijvoorbeeld 'vorige maand', of 'laatste 6 maanden') selecteren door op de schuifpijl te klikken en een periode te selecteren. Maar u kunt ook zelf een periode opgeven in de vakken 'Van' en 'T/m' en vervolgens te klikken op

.

De getoonde 'Top 10' is de top 10 van de gekozen periode. Per crediteur wordt de kosten en het percentage van de kosten getoond, evenals de cumulatieve kosten en percentage. Selecteer een crediteur en klik op vragen. -

om de facturen van die crediteur in de gekozen periode op te

Artikelen



versie 1.0

Pagina 15 van 37


Op dit tabblad ziet u de inkoop per artikel. Met kunt u informatie per leverancier van het artikel opvragen. U kunt kiezen of u de omzet inclusief of exclusief de openstaande inkooporders wilt tonen. Met zichtbaar zijn.

1.2.4

, of door op een artikel te dubbelklikken, opent een scherm waarin de inkooporders

Kengetallen

In de 'Opties' (menu 'Extra') kunt u aangeven wanneer de Kengetallen opnieuw berekend moeten worden. Op dit tabblad worden de kengetallen getoond die u in het programma 'Onderhoud kengetallen' samengesteld hebt uit de verschillende componenten. In het menu 'Rapport' kunt u met de keuze 'Management' de componenten en/of kengetallen afdrukken. Vanuit het scherm in de Managementassistent kunt u de saldirubricering afdrukken. Met drukt u rechtstreeks de belangrijkste gegevens uit het overzicht af. Als u in 'Extra | Opties', tabblad 'Afdrukken' hebt aangegeven dat u standaard eerst het rapport op het scherm wilt tonen, verschijnt het op het scherm. Anders wordt dit overzicht rechtstreeks naar de printer gestuurd. De door Unit4 Multivers M berekende kengetallen worden per periode van het huidige en het vorige boekjaar getoond. Als de optie 'Cumulatief kengetal' in 'Onderhoud kengetallen' aangekruist is, worden de kengetallen per periode gecumuleerd. 1

Details U moet een kengetal geselecteerd hebben. Met deze knop vraagt u de details van het geselecteerde kengetal op. U ziet de formule van het kengetal en de door Unit4 Multivers M berekende waarden voor ieder component van het kengetal per periode.

2

Grafiek U moet een kengetal geselecteerd hebben. Hiervan kunt u de grafiek opvragen. U kunt de grafische weergave dan nog aanpassen of de grafiek afdrukken of versturen per fax of e-mail. Als u een normwaarde opgegeven hebt voor het kengetal wordt deze in de grafiek getoond.

3

Opnieuw laten berekenen In 'Opties' (Extra | Opties') geeft u aan wanneer de kengetallen berekend moeten worden. Door op deze knop te klikken laat u alle aanwezige kengetallen berekenen op grond van de aller laatste gegevens.

4

Aanpassen U start dan het programma 'Onderhoud kengetallen' waarin u een kengetal kunt wijzigen of verwijderen, of een nieuw kengetal kunt toe voegen. Als u (de formule van) een kengetal aangepast hebt, en het venster 'Onderhoud kengetallen' afsluit, of als u van boekjaar verandert, dan worden de kengetallen automatisch opnieuw berekend.

5

Du Pont-schema U moet eerst een kolom / periode geselecteerd hebben door in de kop van de kolom te klikken. Door op deze knop te klikken vraagt u het Du Pont-schema op, dat de onderlinge relatie van de kengetallen in grafische vorm toont. Het Du Pont-schema is een momentopname en geldt alleen voor de periode die hoort bij de kolom die u geselecteerd hebt.

Het Du Pont-schema wordt alleen getoond als u alle (verplichte) componenten en kengetallen gekoppeld hebt. Als er nog geen componenten of kengetallen aanwezig zijn, kunnen de benodigde



versie 1.0

Pagina 16 van 37


componenten en kengetallen automatisch gegenereerd worden (bij het opstarten van het programma 'Onderhoud kengetallen'). Zie verder de beschrijving van het Du Pont-schema.

1.2.5

Het gebruik van het Du Pont-schema

Het Du Pont-schema toont de verschillende kengetallen in hun onderlinge relatie. U kunt het schema opvragen in de Management-assistent. Om tot een juiste weergave van het schema te komen, moet u rekening houden met de volgende punten: Als u nog geen kengetallen en componenten aangemaakt hebt (of alle bestaande componenten / kengetallen verwijderd hebt), verschijnt bij het opstarten van het programma 'Kengetallen' in het menu 'Onderhoud' de vraag of u automatisch een Du Pont-schema wilt laten genereren. Beantwoordt deze vraag met 'Ja' om de verplichte componenten en kengetallen te laten aanmaken. De volgende kengetallen zijn verplicht: BWM Bruto winstmarge OS

Omloopsnelheid

RVE

Rentabiliteit van het Eigen Vermogen

RVET

Rentabiliteit van het Totaal Vermogen

SEVVV Solvabiliteit van het Eigen/Vreemd Vermogen

Daarnaast zijn de volgende componenten verplicht (ook deze kunt u automatisch laten aanmaken als er nog geen componenten / kengetallen aanwezig zijn): DEB

Debiteuren

EV

Eigen Vermogen

EVRES

Eigen Vermogen en Resultaat

KOMGR

Kostprijs Omzet en Grondstoffen

KOMZET

Kosten van de Omzet

KOV

Overige kosten

KPERS

Personeelskosten

LIQ

Liquide middelen

OMZET

Omzet

TOTRES

Totaal Resultaat

TOTVER

Totaal Vermogen

VASTA

Vaste activa

VLOTA

Vlottende activa

VONH

Voorraad en Onderhanden werk

VV

Vreemd Vermogen

W

Winst

De kengetallen en hun samenstelling: Kosten van de omzet en diverse baten en lasten Kosten van grondstoffen + Personeelskosten + Afschrijvingen en overige kosten + Diverse baten en lasten



versie 1.0

Pagina 17 van 37


Vlottende activa Voorraden en onderhanden werk + Debiteuren + Liquide middelen Totaal resultaat Omzet - Kosten van de omzet en diverse baten en lasten Totale activa = Totaal vermogen Vlottende activa + Vaste activa Omloopsnelheid Omzet / Totale activa Bruto-marge Totaal resultaat / Omzet x 100% Rentabiliteit van het Eigen Vermogen Bruto marge x Omloopsnelheid Een wijziging in één van de cijfers heeft gevolgen voor de rentabiliteit. Koppel de juiste rubrieken aan de componenten. Na het aanmaken van de verplichte componenten en kengetallen, moet u de juiste rubrieken uit de grootboekrubricering aan de componenten koppelen. De grootboekrubricering moet dus al correct aangemaakt zijn. Zorg er dus bijvoorbeeld voor dat alle rubrieken die vaste activarekeningen bevatten ook aan de component 'Vaste activa' gekoppeld worden. Totaalbedragen van componenten worden niet berekend, maar vanuit de administratie opgehaald. Het is dan ook van belang dat u de component in het schema letterlijk aanhoudt. In het Du Pont-schema ziet u bijvoorbeeld de componenten die hierna afgebeeld zijn. De component 'Vlottende activa' in het schema bestaat uit de componenten 'Voorraden en onderhanden werk', 'Debiteuren' en 'Liquide middelen'. De rubriek 'Vlottende activa' moet dan dus ook dezelfde gekoppelde grootboekrekeningen bevatten als deze drie genoemde rubrieken bij elkaar. Als er nu een afwijking optreedt in de gekoppelde rekeningen van bijvoorbeeld de component 'Liquide middelen', dan wordt deze afwijking niet in de vlottende activa en de rest van het schema doorberekend omdat de component 'Vlottende activa' zelfstandig berekend wordt.

Zie het bovenstaande voorbeeld van de grootboekrubricering. In dit geval wordt de component 'Vlottende activa' berekend aan de hand van de gekoppelde rubrieken 'Voorraad', 'Vorderingen', 'Effecten' en 'Liquide middelen'. In het Du Pont-schema worden de effectenrekeningen niet meegeteld: het bedrag aan vlottende activa kan dus hoger uitvallen dan de totalen van de drie deelcomponenten bij elkaar als er een saldo op de effectenrekeningen aanwezig is. U kunt dit oplossen door de component 'Vlottende activa' in 'Onderhoud kengetallen' niet te definiëren als '02.00.00', maar als '02.01.00 (Voorraad) + 02.02.00 (Vorderingen) + 02.04.00 (Liquide middelen)'. Kengetallen (in het schema te herkennen aan de groene kleur) worden wel berekend aan de hand van de componenten. Een verschil kan ook optreden als u afwijkt van de voorgestelde standaardindeling, als u bijvoorbeeld in de grootboekrubricering de rekening 'Liquide middelen' in een andere rubriek dan de rubriek 'Vlottende activa' indeelt. Het Du Pont-schema kunt u gebruiken in de Management-assistent van Unit4 Multivers M en geeft de situatie weer op een bepaalde tijd en is dus een momentopname. U moet daarom eerst een kolom met periodecijfers selecteren voordat u op de knop in de Management-assistent). Unit4 Multivers Medium 10.8.1

(Du Pont-schema) kunt klikken (zie ook: Kengetallen


versie 1.0

Pagina 18 van 37


1.2.6

Bedrijfsinformatie

De meeste saldi zijn gebaseerd op componenten die in het programma 'Kengetallen' (menu 'Onderhoud') aangemaakt zijn. Als het component niet bestaat, staat het saldo op '0' en wordt het saldo rood weergegeven. Let erop dat de code van de component hetzelfde geschreven wordt, dus ook met de juiste hoofdletters. U kunt de betreffende component dan aanmaken in het programma 'Kengetallen' en hieraan de juiste rubrieken koppelen, en dit programma vervolgens nogmaals opstarten. Eventueel kunt u een apart rubriceringsschema hanteren. In het bovenste deel van dit venster kunt u in één oogopslag de belangrijkste saldi zien. Het gaat om de saldi:  liquide middelen  saldo debiteuren  saldo crediteuren  saldo voorraden  saldo factuuropdrachten Het onderste deel toont het exploitatie-overzicht. Hierbij worden de saldi opgehaald van de diverse kosten- en opbrengstrubrieken. 

Selecteer het saldo en klik op de knop om de detailgegevens op te vragen Als de detailgegevens op componenten gebaseerd zijn, (de kolom 'Component' is dan gevuld), kunt u de details per niveau gaan bekijken. Als de detailgegevens niet op componenten gebaseerd zijn, zoals bijvoorbeeld bij factuuropdrachten, kunt u inzoomen op de factuuropdrachten en orders.

Met drukt u rechtstreeks de belangrijkste gegevens uit het overzicht af. Als u in 'Extra | Opties', tabblad 'Afdrukken' hebt aangegeven dat u standaard eerst het Rapport op het scherm wilt tonen, verschijnt het op het scherm. Anders wordt dit overzicht rechtstreeks naar de printer gestuurd.



versie 1.0

Pagina 19 van 37


Werken met Relatiebeheer

2

Met Relatiebeheer beheert u de Relaties van uw organisatie. Door het aanleggen van een relatiebestand, niet te verwarren met uw debiteuren- en crediteurenbestand kunt u al uw contacten en afspraken beheren in Unit4 Multivers M . Uiteraard zijn uw Debiteuren en Crediteuren toegevoegd aan de lijst van relaties en kunt u hen daarmee opnemen in mailingen promotietrajecten. U legt voor al u relaties en de contactpersonen die u bij deze relaties hebt, een groot aantal gegevens vast. Per relatie kunt u naast de standaardgegevens, een schat aan informatie onderbrengen in vrije velden en tabellen (vrije kaarten). U kunt uw acquisitietrajecten en mailingen organiseren en bewaken. Voor al uw relaties kunt u gebruikmaken van Acties en Notities. Acties kennen prioriteiten en een actieperiode. U kunt denken aan nabelacties voor offertes van een relatie of een actie naar aanleiding van het betaalgedrag. Om het overzicht in uw acties te bewaren brengt u de Acties onder in Actiesoorten. Het Notitieblok is, zoals de naam al zegt, een verzameling van al of niet tijdelijke aantekeningen. U kunt denken aan een overzicht van de brochures die u uw relatie hebt gestuurd, een routebeschrijving, aanvullende informatie over een bijeenkomst etc. Om het overzicht te behouden brengt u de notities onder in groepen: 'Notitiesoorten'. Vanuit het overzicht van de relaties en contactpersonen kunt u direct vanaf uw scherm via de telefoonkiezer bellen met de relatie of contactpersoon, een fax of een e-mail versturen of een mailing via e-mail versturen met MS Outlook. Vanuit het Documentenbeheer of Document management (module 'Document management') kunt u eenvoudig centraal uw documenten per relatie beheren. Dit kunnen zowel formulieren van Unit4 Multivers M als facturen en aanmaningen zijn, als externe documenten (brieven, spreadsheets etc.). U kunt per relatie mappen aanmaken, maar u kunt ook een centrale map aanmaken, bijvoorbeeld een map 'Projecten' die bij al uw relaties beschikbaar is en waarin u de projectdocumentatie voor de betreffende relatie bijhoudt. Wanneer u over een groot aantal relaties en contactpersonen beschikt is het van groot belang om snel en gemakkelijk gegevens te kunnen invoeren. Daarom worden in de stamgegevens voor relatiebeheer, codes en omschrijvingen vastgelegd voor de al genoemde Actie- en Notitiesoorten. Voor het aanmaken van relaties waarvan dezelfde gegevens vaak voorkomen, kunt u ook een scenario aanmaken (Scenarioboeking). Gegevens die voor elke relatie uniek zijn (zoals het nummer, het tabblad adressen, of contactpersonen) worden niet in het scenario opgenomen. Eventuele vrije tabbladen en tabellen worden met hun velden ook in het scenario opgenomen. In het documentenbeheer voor relaties is sprake van het aanmaken van ‘mappen’. Deze mappen zijn echter geen ‘fysieke’ directories zoals in het besturingssysteem (Windows). Binnen een map kunt u bestanden (documenten) koppelen aan (verwijzen naar) de fysieke plaats van het bestand.

2.1

Relatiebeheer

De basisgegevens voor het relatiebeheer hebt u kunnen vastleggen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Relatiebeheer'. U kunt bij het invullen van de gegevens een keuze maken uit de reeds vastgelegde algemene gegevens. Relaties worden automatisch (oplopend) genummerd (ID). U kunt relaties in de zoekschermen selecteren op nummer. Is het nummer niet zichtbaar in het zoekscherm, kunt u het zoekscherm aanpassen. Zie ook de procedure: Selecteren van relaties. In 'Taken | Relatiebeheer' onderhoudt u de gegevens van uw relaties. Op de diverse tabbladen kunt u de volgende soorten gegevens vastleggen en onderhouden:

1.

Algemeen Vul op dit tabblad de naam- en adresgegevens van de relatie in. In de rubriek 'Alleen voor selectie' hoeft u niets in te geven. Wanneer u de gegevens van een nieuwe relatie opslaat, registreert Unit4 Multivers M zelf of deze relatie ook een debiteur, crediteur of alleen een relatie is. Wanneer een



versie 1.0

Pagina 20 van 37


bestaande relatie als debiteur of als crediteur wordt opgenomen, verandert de status van de relatie automatisch. U kunt op dit tabblad dus snel zien of een relatie een debiteur, crediteur of alleen een relatie is. Deze rubricering heeft als voordeel dat wanneer u in Relatiebeheer op 'Debiteuren' of 'Crediteuren' zoekt, alleen de relaties worden getoond die (ook) debiteur of crediteur zijn. 2.

Onderhoudsdatums Hier staat wanneer de relatie in Unit4 Multivers M is aangemaakt en wanneer de gegevens voor het laatst zijn gewijzigd. Deze data zijn niet alleen informatief, zij vervullen ook een functie voor de gegevensuitwisseling (synchronisatie) met externe programma's.

3.

U kunt als u de aanmaak- of wijzigingsdatum weet, ook via de datum de relatiegegevens opvragen. Voer de datum in het betreffende veld in en klik op

.

4.

Registratie Op dit tabblad kunt u de KvK-gegevens en de Btw-gegevens van de relatie invullen. U kunt ook een vertegenwoordiger van uw bedrijf aan de relatie koppelen. U vult voor een Belgische administratie hier ook uw eigen ondernemingsnummer in.

5.

Communicatie. Vul op dit tabblad de telecommunicatiegegevens in.

6.

Contactpersonen Op het tabblad 'Contactpersonen' kunt u de (contact)personen van de ingevoerde relatie selecteren of aanmaken. U kunt geen contactpersoon aanmaken en tegelijk koppelen aan de nieuwe relatie zolang deze nog niet is opgeslagen. De gegevens van de relatie moeten opgeslagen zijn voordat u de contactpersoon aan de relatie kunt koppelen en een externe rol toewijzen.

7.

Klik op om een (contact)persoon te selecteren. Als u een nieuwe contactpersoon wilt aanmaken en een rol wil toekennen, opent u in de kolom 'Persoon' met het zoekscherm en klikt op . U komt dan in het scherm 'Personen' waar u de contactpersoonsgegevens kunt invoeren. U kunt in de kolom 'Functie' een functie selecteren voor de betreffende persoon. Deze functies hebt u aangemaakt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens. Als in de stamgegevens van de contactpersoon bij de externe rol 'Contactpersoon algemeen' een functie is opgegeven, wordt deze hier getoond.

8.

Adressen. Op dit tabblad kunt u de factuur- en afleveradressen van de ingevoerde relatie onderhouden. Als het afleveradres hetzelfde is als het factuuradres dat op het tabblad 'Algemeen' ingevuld is, dan hoeft u hier geen apart adres in te vullen. Het algemene factuuradres wordt dan ook als afleveradres gebruikt bij het aanmaken van factuuropdrachten. Klik op om het venster 'Adressen van...' op te vragen. In dit venster kunt u een factuurof afleveradres toevoegen of wijzigen.

9.

10.

Selectielijsten Op dit tabblad 'ziet u in welke de relatie opgenomen is, en in welke stap van het traject de relatie zich bevindt. Dubbelklik op een regel om de selectielijst direct te bewerken. U kunt de geselecteerde relatie dan bijvoorbeeld een stap promoveren of degraderen. Zelf-gedefinieerde tabbladen De volgende tabbladen hebt u zelf kunnen aan maken en benoemen in het programma 'Vrije velden' (menu 'Onderhoud | Algemene gegevens | Vrije velden'). Op deze tabbladen kunt u aanvullende gegevens opnemen die voor uw eigen organisatie van belang zijn.

Office 2007 of hoger



versie 1.0

Pagina 21 van 37


Als u over Microsoft Office beschikt, dan zijn er op de knoppenbalk extra knoppen beschikbaar. U kunt dan in Microsoft Outlook rechtstreeks een nieuwe afspraak vastleggen of een nieuwe taak aanmaken. Met de knop die zichtbaar wordt als u over Word 20003 of hoger beschikt, kunt u een directe koppeling met Word leggen. U kunt de gegevens van de geselecteerde relatie dan direct in een brief in Word overnemen. U kunt ook een mailing via e-mail verzorgen door in Relatiebeheer een selectie van de gewenste relaties of contactpersonen te maken. Met mail in Microsoft Outlook.

worden de bijbehorende e-mailadressen overgenomen in een e-

U kunt vanuit elk tabblad een relatie bellen door op het pictogram 'kiezen' te klikken. U kunt contactpersonen bellen door op het tabblad 'Cont.pers.' de gewenste contactpersoon te selecteren en de details op te vragen. Vanuit dit scherm kunt u snel de contactpersoon bellen door op het pictogram 'kiezen' te klikken.

Met kunt u, wanneer u een relatie hebt geselecteerd rechtstreeks een order/factuuropdracht aanmaken. U kunt daarbij ook gebruik maken van een Scenarioboeking.

2.2

Werken met acties

U kunt een actie aanmaken, die gekoppeld is aan een relatie (via een crediteur, debiteur, order of factuur). 1.

U kunt een actie aanmaken die bedoeld is voor uzelf als gebruiker van Unit4 Multivers M , of voor een of meer andere gebruiker(s). De tekst voor een actie kan maximaal 10.000 tekens bevatten. 2. Aan deze actie kent u een actiesoort, prioriteit, een begin- en een eindtijd toe. 3. Via de actie-button in de werkbalk kunt u alle acties van uzelf opvragen en nieuwe acties aanmaken. 4. In veel boekingsprogramma's en in sommige info-programma's is een knop opgenomen waarmee u de acties kunt oproepen die door u of voor u (als gebruiker van Unit4 Multivers M ) zijn aangemaakt ten behoeve van de ingevulde relatie, crediteur of debiteur 5. Via de instellingen van Unit4 Multivers M ('Extra | Gebruikersparameters', map 'Algemeen') kunt u opgeven of de acties moeten worden getoond bij het inloggen. 6. U maakt actiesoorten aan in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Algemeen Relatiebeheer', tabblad 'Actiesoorten'. U geeft daar ook aan of actiesoorten die voor u bestemd zijn, automatisch getoond moeten worden wanneer u inlogt. Hiertoe moet u ook de betreffende optie geactiveerd hebben (zie punt 5). Acties kunnen op twee manieren afgedrukt worden, via 'Rapport | Relaties | Acties' en vanuit het overzichtsscherm van uw acties, of rechtstreeks vanuit het scherm 'Acties', waarin u een actie aanmaakt. Aanmaken van een actie Als u een actie aanmaakt bent u de 'eigenaar' van de actie en zult u de actie ook in uw overzicht(en) zien: het venster 'Acties van/voor ....', en het tabblad 'Acties' in de Persoonlijke- en de Management-assistent. U kent de actie aan één of meer gebruikers van Unit4 Multivers M toe. Zo kunt u een van uw vertegenwoordigers vragen om een actie te ondernemen naar aanleiding van een offerte voor een relatie. U schrijft dan een actie dat de vertegenwoordiger moet nabellen en kent de actie een begin- en eindtijd toe. U slaat vervolgens de actie op.



versie 1.0

Pagina 22 van 37


Actie voor meerdere gebruikers U kunt een actie aanmaken die bestemd is voor meerdere gebruikers. In een selectiescherm kunt u de gewenste gebruikers aan de actie koppelen

.

Melding nieuwe actie Als de betreffende vertegenwoordiger als gebruiker in dezelfde administratie is ingelogd en bij hem is ingesteld dat nieuwe acties gemeld moeten worden (in: 'Beheer | Gebruikers | Onderhoud gebruiker'), krijgt de vertegenwoordiger een melding: In het overzichtsvenster van de acties is de actie bij de vertegenwoordiger opgenomen en is de kolom

'Nieuw' aangevinkt. U opent het overzichtsvenster door op kiezen voor 'Acties per gebruiker'.

in het lint 'Algemeen' te klikken en te

Acties automatisch tonen Behalve het melden van acties bij de geadresseerde(n) kunt u ook vastleggen dat bij het inloggen in Unit4 Multivers M alle acties getoond worden. U legt dit per actiesoort vast. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Algemeen' geeft u per gebruiker aan of deze acties bij het inloggen inderdaad getoond moeten worden. Actie afhandelen In het overzichtsvenster van de acties ziet u alle acties die door uzelf en door anderen voor u zijn aangemaakt. Door het veld 'Afhandelen' te selecteren en vervolgens de actie te openen komt u vanzelf op het tabblad 'Afgehandeld'. Hier kunt u eventueel de tijd van afhandeling opgeven, of aangeven dat de actie gelezen respectievelijk niet uitgevoerd is. Wanneer u vervolgens de gegevens opslaat, is de actie afgehandeld. Als u een actie voor meerdere gebruikers afhandelt geldt hiervoor het volgende.  Als u uzelf bij het aanmaken van de actie voor meerdere gebruikers niet als gebruiker selecteert hebt, staat de actie wel bij uzelf open. Als u nu zelf de actie afhandelt, is deze ook voor de andere gebruiker(s) afgehandeld.  Als u uzelf wel als een van de gebruikers geselecteerd had, kunt u de actie voor uzelf afhandelen maar deze blijft dan voor de andere gebruiker(s) openstaan. Vanuit andere vensters voor het bewerken van acties kunt u met

de actie afhandelen.

Heropenen van een afgehandelde actie Een afgehandelde actie is alleen in de Management-assistent en in het overzichtsvenster te zien (als daar de optie: 'Ook afgehandelde' geselecteerd is). Een afgehandelde actie kan vanuit die lijst opgevraagd worden en vervolgens in het venster 'Actie' weer heropend worden door op U kunt dan de actie weer aanpassen.

te klikken.

Acties zoeken Soms kan een lijst met nog niet afgehandelde acties zo lang worden dat het zoeken van een bepaalde actie of reeks acties lastig wordt. U kunt dan in het overzichtsvenster de lijst met acties filteren door op te klikken. Het filter werkt op de actiedatum vanaf (begindatum van de actie) en actiedatum t/m (einddatum van de actie). Geef in het venster de gewenste criteria op.



versie 1.0

Pagina 23 van 37


Alleen de acties die voldoen aan de opgegeven criteria worden dan in het overzicht getoond. Dit geldt voor het overzichtsvenster ('Acties van/voor ... ') en voor de Persoonlijke- en Management-assistent. De criteria worden opgeslagen zodat de volgende keer dat u een van de overzichten opent, hetzelfde filter gebruikt wordt. Door de selectievakjes in het filter uit te schakelen, verwijdert u de selectiecriteria.

2.2.1

Aanmaken nieuwe actie

Bij het aanmaken van een actie verschijnt een scherm met drie tabbladen: 1.

Tabblad Actie Op dit tabblad ziet u alle gegevens die aan een actie gekoppeld (kunnen) worden. Aangemaakt op Hier vult u de datum en de tijd in waarop u de actie aanmaakt. Standaard staat de huidige datum en tijd voorgesteld. Bestemd voor U kunt een bestaande gebruiker van Unit4 Multivers M selecteren of intypen. Hiermee legt u vast wie de actie te zien krijgt in zijn of haar overzicht van acties. U kunt een actie ook voor meerdere gebruikers aanmaken. Klik hiervoor op . Nu volgt een venster waarin u met de gewenste gebruikers kunt selecteren. Als u uzelf niet als gebruiker selecteert, staat de actie wel bij uzelf open. Als u nu zelf de actie afhandelt, is deze ook voor de andere gebruiker(s) afgehandeld. Als u uzelf wel als een van de gebruikers selecteert, kunt u de actie voor uzelf afhandelen maar deze blijft dan voor de andere gebruiker(s) openstaan. Gebruikers zijn degenen die onder dezelfde pakketlicentie waarin de actie wordt aangemaakt, ook als Gebruiker zijn aangemaakt. U kunt als u werkt met meerdere licenties dus geen gebruikers van de andere licentie(s) selecteren. De knop 'Meerdere gebruikers' is pas actief als u eerst het doel van de actie hebt opgegeven. Bij het toewijzen van meerdere gebruikers wordt de actie die u aanmaakt automatisch opgeslagen en wordt opgenomen in het overzichtsvenster van de acties. Wilt u het aanmaken onderbreken zult u de actie handmatig moeten verwijderen. Voordat u meerdere gebruikers aan een actie kunt koppelen moet u eerst de actiesoort invoeren. Soort (doel) U hebt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Algemeen Relatiebeheer' actiesoorten aangemaakt en vastgelegd of deze automatisch getoond moeten worden bij het inloggen in Unit4 Multivers M . Hier kunt u een actiesoort koppelen aan een actie. Relatie en Contactpersoon Wanneer u werkt vanuit relatiebeheer of vanuit een van de boekingsprogramma's waarin u een debiteur hebt geselecteerd, zijn de relatiegegevens al ingevuld.



versie 1.0

Pagina 24 van 37


Wanneer u op andere momenten, vanuit de werkbalk van Unit4 Multivers M een actie aanmaakt, kunt u hier een relatie en een contactpersoon selecteren. De contactpersonen van die relatie moeten dan de rol 'Contactpersoon voor acties en notities hebben (zie Werken met Personen en hun 'rollen' (functies)). Herkomst Wanneer u werkt vanuit een van de boekingsprogramma's waarin u een debiteur en een ordernummer hebt geselecteerd, is de herkomst al ingevuld. Wanneer u op andere momenten, vanuit de werkbalk van Unit4 Multivers M een actie aanmaakt, kunt u hier de herkomst van de actie selecteren. Wanneer u bijvoorbeeld een crediteur hebt geselecteerd en vervolgens bij 'Herkomst' gekozen hebt voor 'Inkoopfactuur' kunt u in het veld daarnaast een inkoopfactuur van de betreffende crediteur selecteren. Onderwerp In dit veld typt u het onderwerp van de actie. Het onderwerp wordt getoond in het overzichtsscherm van uw acties. Actie ondernemen In deze rubriek legt u een actieperiode en -tijd vast en kent aan de actie een prioriteit toe. In het overzichtsscherm van de acties staat de prioriteit als volgt aangegeven:

2.

Tabblad Omschrijving Op het tabblad 'Omschrijving' typt u de tekst van uw actie.

3.

Tabblad Afgehandeld Zie voor het afhandelen van acties: 'Acties afhandelen'.

Bewaar de aangemaakte actie door op te klikken. U kunt de actie ook direct afdrukken met . De actie wordt dan tegelijk opgeslagen. Als u een afgehandelde actie in dit venster hebt opgeroepen en u wilt de actie heropenen, is de knop actief. U kunt hiermee de afgehandelde actie heropenen en dan weer bewerken.

2.2.2

Overzicht van de acties

U opent het overzichtsvenster door op in het lint 'Algemeen' te klikken en te kiezen voor 'Acties per gebruiker'. In dit scherm ziet u een overzicht van de acties die uzelf als gebruiker van Unit4 Multivers M hebt aangemaakt, of die een andere gebruiker aan u heeft toegewezen. Uiterst links staat welke prioriteit een actie heeft: U kunt een actie uit de lijst openen door op te regel te dubbelklikken, of een actie te selecteren en op te klikken. U kunt met dan. Met

een actie aanmaken. Het scherm 'Acties' verschijnt

verwijdert u een geselecteerde actie uit de lijst.

In een heropende actie is in de knoppenbalk de knop 'Details' beschikbaar. Hiermee opent een keuzemenu om snel naar de gegevens van de gekoppelde relatie te gaan. Actie afhandelen Door het veld 'Afhandelen' te selecteren en vervolgens de actie te openen komt u vanzelf op het tabblad 'Afgehandeld'. Hier kunt u eventueel de tijd van afhandeling opgeven, of aangeven dat de actie gelezen respectievelijk niet uitgevoerd is. Wanneer u vervolgens de gegevens opslaat, is de actie afgehandeld. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 25 van 37


U kunt aangeven of u in het overzichtsscherm ook de afgehandelde acties wilt zien. Een afgehandelde actie kan vanuit die lijst opgevraagd worden en vervolgens in het venster 'Actie' weer heropend worden door op

2.2.3

te klikken. U kunt dan de actie weer aanpassen.

Acties bewerken

In dit venster kunt u een actie lezen of bewerken. Als u het venster geopend hebt door in het overzichtsvenster van uw acties op [Details] te klikken, opent het op het tabblad 'Omschrijving' en kunt u de inhoud lezen. Als u een nieuwe actie aanmaakt, komt u op het eerste tabblad. Hiervoor hebt u actiesoorten kunnen vastleggen in: 'Onderhoud | Algemene gegevens | Relatiebeheer'. Hier kunt u acties vastleggen voor relaties. 1. 2.

Relatie. Hier kiest u de relatie waarvoor u een actie wilt vastleggen of waarvan u een actie wilt bewerken. Het tabblad 'Acties' wordt nu actief Acties. Op dit tabblad worden alle voor de gekozen relatie aanwezige acties getoond, die voor u als gebruiker bestemd zijn of door uzelf zijn aangemaakt. Klik op

om een nieuwe actie te

maken, of op om een aanwezige actie te verwijderen U kunt een aanwezige actie wijzigen door op een actie te dubbelklikken 3. Contactpersonen Hier ziet u een overzicht van de contactpersonen met de rol van 'Contactpersoon voor acties en notities' van de geselecteerde relatie. Wanneer u vanuit het programma 'Relatiebeheer-Acties' een actie aanmaakt kunt u in het betreffende scherm met het printerpictogram de actie afdrukken. Op deze actie worden dan behalve de tekst, ook de algemene gegevens van de relatie afgedrukt. Dit is een ander formulier dan wanneer u acties afdrukt vanuit het menu 'Rapport | Relaties | Acties' of vanuit een van de andere tabbladen in het scherm 'Relatiebeheer-Acties'. Zie ook 'Afdrukken van acties'. Vanuit verschillende boekingsprogramma's kunt u rechtstreeks acties aanmaken of opvragen door in de werkbalk op te klikken. Als er acties voor de betreffende relatie aanwezig zijn, worden deze getoond. Zijn er nog geen acties, dan kunt u deze toevoegen. Met

2.3

kunt u een actie afhandelen.

Werken met notities

Notitiesoorten Wanneer u werkt met de module Relatiebeheer kunt u werken met notities wanneer u notitiesoorten hebt aangemaakt. Hebt u dit nog niet gedaan verschijnt een waarschuwing en kunt u geen notitie aanmaken. Notitiesoorten maakt u aan in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Algemeen Relatiebeheer'. Notitiesoorten zijn categorieën waarin u uw notities onderverdeelt. Voorbeelden kunnen zijn: Aantekeningen, Betalingsgedrag; Gespreksaantekeningen of een Routebeschrijving. Bij het maken van een notitie moet u een bestaande categorie selecteren. Notities Notities zijn gekoppeld aan een specifieke relatie en kunnen gekoppeld worden aan een specifieke factuur, of opdracht/order. Wanneer u bijvoorbeeld een factuuropdracht maakt en u klikt in het boekingsscherm op , verschijnt een notitiescherm waarin de betreffende herkomst (inclusief factuurnummer) al is ingevuld. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 26 van 37


U kunt op elk moment een notitie maken door in de werkbalk van Unit4 Multivers M op het notitie-icoon te klikken, of door in 'Relatiebeheer' een notitie aan te maken. U selecteert in dat geval eerst een relatie, waarna u een overzicht krijgt van alle notities voor die relatie bestaan. U kunt dan een nieuwe notitie aanmaken of een bestaande wijzigen. Notities zijn, anders dan acties, te zien als algemene aantekeningen en reminders zonder actiedatum of prioriteit. Een notitie kan een lengte hebben van 10.000 tekens.

2.4

Werken met selectielijsten en trajecten

U kunt binnen de module Relatiebeheer van Unit4 Multivers M werken met selectielijsten. Selectielijsten bieden u de mogelijkheid een selectie te maken uit uw relaties en deze vervolgens een bepaald traject te laten doorlopen. Een voorbeeld hiervan is het maken van een mailingactie aan uw relaties in een bepaalde provincie. U vraagt bijvoorbeeld aan al uw relaties in deze provincie of zij interesse hebben in een nieuw product zij kunnen dan een antwoordkaart terugsturen. Relaties die niet gereageerd hebben, belt u na twee weken op. Voor relaties die de antwoordkaart teruggestuurd hebben, maakt u een afspraak voor een bezoek van uw vertegenwoordiger. Hierin kunnen bijvoorbeeld de volgende stappen onderscheiden worden: 1. Het maken van de klantenselectie 2. Het versturen van de mailing 3. Nabellen van relaties die niet gereageerd hebben (na twee weken) 4. Maken van een vervolgafspraak De selectielijst is nu de lijst met relaties die u wilt benaderen, in het voorbeeld zijn dit de relaties in de gekozen provincie. Het traject bestaat in dit geval uit de stappen die u wilt doorlopen, dus van het maken van de selectie tot en met het maken van de vervolgafspraak. Het traject bestaat uit de vier genoemde stappen. Door de stappen één voor één te doorlopen, wordt het traject gevolgd. In de selectielijst kunt u de relaties de verschillende stappen van het traject laten doorlopen. U kunt een traject aan meerdere selectielijsten koppelen. u kunt hetzelfde traject dus bijvoorbeeld ook gebruiken voor een andere mailing aan uw relaties in Zeeland. Procedures 1.

Aanmaken van het traject en definiëren van de stappen binnen het traject (programma 'Trajecten', menu 'Onderhoud') 2. Maken van een selectie van relaties in het programma 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') 3. Overnemen van de selectie naar een selectielijst (ook in het programma 'Relatie beheer') 4. Bewerken van de selectielijst: 'promoveren' van een relatie naar de volgende stap (in het programma 'Selectielijst' in het menu 'Taken'), totdat de laatste stap van het traject bereikt is. Andere mogelijkheden zijn het 'degraderen' naar een vorige stap in het traject en eventueel het toevoegen / verwijderen van relaties. Selectielijsten en trajecten kunnen afgedrukt worden via het menu 'Rapport | Relaties'. Uit te voeren acties kunnen in de Management-assistent vastgelegd worden, zodat er tijdig gesignaleerd wordt als een nieuwe stap voor een relatie uitgevoerd moet worden.

2.4.1

Trajecten definiëren

In dit programma legt u de trajecten vast die de relaties op de selectielijsten moeten doorlopen. Ieder traject bestaat uit een aantal stappen (minimaal 1 en maximaal 7) die op een logische manier op elkaar



versie 1.0

Pagina 27 van 37


kunnen volgen. De stappen worden van laag naar hoog doorlopen; stap '1' wordt dus het eerst uitgevoerd. Een traject kan in meerdere selectielijsten gebruikt worden. Zie voor nadere uitleg over trajecten het voorbeeld Selectielijst en trajecten. Aanmaken van een nieuw traject ('Onderhoud | Trajecten') 1.

Vul de unieke code voor het nieuwe traject in, en geef daarna een uitgebreidere omschrijving op

2.

Klik op of druk op <+> om de eerste stap aan te maken. Deze stap krijgt automatisch nummer '1'. U kunt dit nummer niet wijzigen Vul de verplichte omschrijving van de stap in, bijvoorbeeld 'Mailing' gevolgd door een toelichting. Als toelichting kunt u bijvoorbeeld de naam van het te gebruiken mailing-document opnemen. De kolommen 'Interval' en 'T.o.v. stap' kunt u voor de eerste stap niet vullen

3.

4. 5. 6.

7.

Klik op of druk op <+> om de tweede stap aan te maken. Deze stap krijgt automatisch nummer '2' Vul de verplichte omschrijving en toelichting van de tweede stap in Geef in de kolommen 'Interval' en 'T.o.v. stap' de relatie aan tussen deze stap en een voorgaande stap. U geeft bijvoorbeeld aan dat 'stap 2' 10 dagen na 'stap 1' uitgevoerd moet worden. Beide kolommen moeten ingevuld worden. Interval Het aantal dagen dat een stap uitgevoerd moet worden na een andere stap. De stap die hiervoor uitgevoerd moet zijn, geeft u op bij 'T.o.v. stap'. T.o.v. stap De stap die voor de huidige stap uitgevoerd moet worden. standaard wordt hier de vorige stap voorgesteld, maar u kunt dit nummer wijzigen. Als het versturen van een mailing 'stap 1' is, en u relaties die niet gereageerd hebben na 10 dagen wilt nabellen, na is de interval '10' ten opzichte van stap '1'. Wanneer de selectielijst wordt opgehaald, staan alle relaties in het tabblad 'Selecties'. Net als het tabblad 'Afgemeld' is dit tabblad standaard aanwezig en hoeft u dus niet zelf aan te maken. Op deze wijze vult u ook de overige stappen van het traject in. U kunt maximaal 7 stappen per traject vastleggen, omdat per stap in het traject een apart tabblad aangemaakt wordt.

Wijzigen van een bestaand traject U kunt een traject alleen wijzigen als het niet in gebruik is bij een bestaan de selectielijst. 1.

Vraag het traject op

2.

Klik direct op

of druk op <+> om een tweede stap tussen te voegen. Als u een andere

stap wilt tussenvoegen, selecteert u een stap en klikt daarna op of drukt op <+>. De nieuwe stap wordt dan tussengevoegd na de geselecteerde stap; dus als u stap '3' selecteert, wordt een 'stap 4' tussengevoegd. Na het tussenvoegen van een stap worden de erop volgende stapnummers automatisch met '1' opgehoogd. Ook de stapnummers in de kolom 'T.o.v. stap' kunnen hierdoor opgehoogd worden als de stapverwijzing hoger is dan het nummer van de tussengevoegde stap. U kunt een stap markeren voor verwijderen door de stap te selecteren en op Pas als u daarna kiest voor

te klikken.

wordt de stap daadwerkelijk verwijderd.

Na het wijzigen van een traject worden de stappen automatisch hernummerd / gesorteerd. Als hierdoor de volgorde van stappen zou wijzigen, krijgt u hiervan een melding, zodat u eventueel nog wijzigingen kunt aanbrengen als u bijvoorbeeld een typefout gemaakt zou hebben in het aantal dagen voor de interval.



versie 1.0

Pagina 28 van 37


2.4.2

Selecteren van relaties

U hebt veel mogelijkheden om relaties te selecteren. U kunt uw relaties op ieder veld in het venster selecteren, bijvoorbeeld op (een deel van) de postcode, de landcode, het adres of de zoeknaam. Al uw relaties kunt u in eigen categorieën indelen, met behulp van vrije velden. U kunt bijvoorbeeld het vrije veld 'Vaste klant sinds', 'Kent ons van' of 'Regio-indeling' aanmaken. U kunt ieder willekeurig gegeven op een vrij veld vastleggen, en u kunt hierop ook selecteren. Hiermee wordt het dus mogelijk zeer specifieke selecties uit te voeren, bijvoorbeeld:  Alle relaties in een bepaalde regio (op basis van uw eigen regio-indeling),  Alle relaties die gereageerd hebben op een geplaatste advertentie. Ook combinaties van deze selecties zijn mogelijk. Het aantal mogelijkheden is onbeperkt en kan heel specifiek op uw situatie toegesneden worden. En hoe specifieker de selectie, des te effectiever zal de mailing worden. 1. 2. 3.

Ga naar het tabblad 'Algemeen' in het programma 'Relatiebeheer' en klik op het pictogram 'Nieuw' Ga naar het veld waarop u uw relaties wilt selecteren, bijvoorbeeld 'Postcode' Vul het selectiecriterium in. Gebruik het procentteken '%' om een willekeurige reeks tekens te vervangen.

Als u '56%' invult, selecteert u alle relaties waarvan de postcode met de cijfers '56' begint, bijvoorbeeld '5610 GH'. '%4%' selecteert alle relaties waarbij in de postcode het cijfer '4' voorkomt, bijvoorbeeld '5410 GH'. '%4%2%' selecteert alle relaties waarbij in de postcode het cijfer '4' gevolgd wordt door een '2', bijvoorbeeld '4632 GH'. '%man' op het veld 'Zoeknaam' selecteert alle relaties waarvan de zoeknaam eindigt op 'man'. U kunt meerdere selectiecriteria tegelijk gebruiken, bijvoorbeeld alle relaties waarvan de postcode met de cijfers '56' begint, en waarvan de zoeknaam eindigt op 'man'. Op het veld 'Postcode' vult u dan '56%' in; op het veld 'Zoeknaam '%man'.

4.

Druk op +<Enter> of +, of klik op ‘Zoeken’ basis van de ingevulde criteria

5.

Gebruik de 'bladerknop’ selectie te controleren

6.

Neem de selectie over naar een selectielijst door te klikken op

om de gegevens te selecteren op

om door de selectie van relaties te 'wandelen' en de .

U neemt de selectie van relaties over in een selectielijst. U geeft de selectielijst een zinnige naam (bijvoorbeeld 'Lijst van inkopers') en koppelt deze dan aan een traject dat de relaties in de selectielijst moeten doorlopen Door op

2.4.3

te klikken, kunt u een bestaande selectielijst bewerken.

Selectie overnemen naar selectielijst

Klik op 'Selectie overnemen'

in de knoppenbalk van het venster 'Relatiebeheer'.

Hiervoor hebt u in het venster 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') de relaties moeten selecteren die u in een selectielijst wilt overnemen. In 'Onderhoud | Trajecten' hebt u het traject (en de stappen binnen dat traject), dat u wilt gebruiken voor de nieuwe selectielijst, al moeten definiëren voordat de gegevens in een selectielijst kunnen worden overgenomen..



versie 1.0

Pagina 29 van 37


1.

2. 3.

Geef de naam en omschrijving op van de selectielijst. Als u hier de naam van een bestaand selectielijst invult of selecteert, kunt u de bestaande lijst aanvullen met de nieuw geselecteerde relaties. Als u een bestaande selectielijst opvraagt, dan verschijnt het aankruisvakje 'Huidige selectie uit bestaande selectielijst verwijderen'. Als u dit vakje aankruist, wordt de selectie uit de bestaande selectielijst vervangen door de nieuw geselecteerde relaties Selecteer het (verplichte) traject dat de geselecteerde relaties moeten door lopen U kunt eventueel de datum selecteren waarop de eerste stap uit het traject actief wordt. Standaard is de huidige datum geselecteerd; als u geen datum selecteert, wordt de selectielijst onmiddellijk actief.

4.

Klik op om de geselecteerde relaties aan de selectielijst toe te voegen. U keert dan terug naar het venster 'Relatiebeheer'. U kunt in het venster 'Relatiebeheer' eventueel direct een nieuwe selectie van relaties uitvoeren die aan dezelfde selectielijst toegevoegd moet worden. Bij het toevoegen of wijzigen van de selectie voor een bestaande selectielijst kunt u in het venster desgewenst ook de omschrijving aanpassen. In het programma 'Selectielijst' (menu 'Taken') kunt u de selectielijsten en de trajecten bewerken. U kunt de selectielijst ook openen met

2.4.4

vanuit het venster 'Relatiebeheer'.

Selectielijsten bewerken

U hebt in ‘Taken | Relatiebeheer' de relaties geselecteerd, en hebt u de relaties in een selectielijst overgenomen. U kunt meerdere selectiecriteria tegelijk gebruiken, bijvoorbeeld alle relaties waarvan de postcode met de cijfers '56' begint, en waarvan de zoeknaam eindigt op 'man'. Op het veld 'Postcode' vult u dan '56%' in; op het veld 'Zoeknaam '%man'. In 'Taken | Relatiebeheer | Selectielijsten' gaat u de selectielijst bewerken. Per stap / stadium van het bijbehorende traject worden de relaties op een apart tabblad getoond. Het programma bevat net zoveel tabbladen als dat er stappen voor het traject gedefinieerd zijn in 'Onderhoud | Trajecten' , aangevuld met een tabblad 'Selectie' en een tabblad 'Afgemeld'. U kunt op dit tabblad de volgende bewerkingen op de selectielijst uitvoeren:  relaties aan de lijst toevoegen of van de lijst verwijderen  gegevens van de relaties samenvoegen met een mailingbrief in Word, waardoor de mailingbrief voor iedere relatie op het huidige tabblad aangemaakt wordt  relaties promoveren, dit is naar de volgende stap in het traject laten gaan  relaties degraderen, terug laten gaan naar de vorige stap in het traject  relaties direct naar een bepaalde stap overbrengen / stappen laten overslaan  een grafisch overzicht opvragen van het traject  een trajectmemo invullen voor de relatie Tabblad 'Selectie' Dit standaard aanwezige tabblad bevat de gegevens van alle relaties die vanuit de selectie overgenomen zijn in de selectielijst. De gegevens van alle relaties blijven op het tabblad staan, dus u kunt altijd de gehele oorspronkelijke selectielijst opvragen. In de kolom 'Stap' is aangegeven in welk stadium de relatie zich op het moment bevindt; u ziet het nummer en de (tabblad)omschrijving van de huidige stap. U kunt in een bestaande selectielijst per kolom alfabetisch of numeriek selecteren (oplopend of aflopend). Hierdoor kunt u gemakkelijker specifieke relaties of contactpersonen in een selectie opzoeken. In eerste instantie zal het eerste tabblad (stadium / stap 1) dezelfde gegevens bevatten als het tabblad 'Selectie': de hele selectie wordt dan namelijk getoond. Pas nadat u relaties naar de tweede stap gepromoveerd hebt, toont het tabblad van de eerste stap afwijkende gegevens.



versie 1.0

Pagina 30 van 37


Overige tabbladen De volgende tabbladen geven per stap in het traject aan welke relaties zich binnen dat stadium van het traject bevinden. Voor iedere stap wordt een apart tabblad aangemaakt. De kolom 'Opmerking' is afgevinkt als er een memo aangemaakt is over de selectie van de relatie. De tabbladen krijgen als naam de (eerste negen posities van de) omschrijving die u aan de stappen binnen het traject hebt gegeven. U kunt relaties van tabblad naar tabblad promoveren of degraderen met behulp van de knop op de knoppenbalk: Met de linkerknop degradeert u een relatie; door op de rechterknop te klikken, promoveert u de geselecteerde relatie(s). Met de knop daartussen verplaatst u een relatie naar een willekeurig tabblad. Tabblad 'Afgemeld' Dit standaard aanwezige tabblad bevat de gegevens van alle relaties die het gehele traject doorlopen hebben, en afgemeld zijn. In de kolom 'Resultaat' legt u vast wat het resultaat van het traject geweest is. U kunt hiervoor een willekeurige tekst invullen, bijvoorbeeld 'Heeft order geplaatst', of 'Heeft geen belangstelling'. Iedere tekst die u invult, wordt opgeslagen en kan voor een volgende keer geselecteerd worden als u een andere relatie van deze selectielijst afmeldt. Kolom 'Historie' Op ieder tabblad wordt in de kolom 'Historie' getoond welke stappen de relatie al doorlopen heeft. Iedere stap wordt door het nummer aangegeven, behalve 'Afgemeld'; deze krijgt code 'A'. Zowel promoties als degradaties worden getoond. Als bij 'Historie' bijvoorbeeld de volgende reeks wordt getoond: 1-2-3-2-3-A, dan kunt u hieruit afleiden dat de relatie de eerste drie stappen heeft doorlopen, daarna teruggegaan is naar stap '2', en vervolgens weer naar stap '3' is gepromoveerd en daarna 'Afgemeld' is. Kolom 'Actiedatum' Na promotie van een relatie wordt in de kolom 'Actiedatum' aangegeven op welke datum de nieuwe stap uitgevoerd moet worden. Deze datum wordt bepaald door het interval tussen de stappen die in het traject is vastgelegd in het programma 'Trajecten'. Als een relatie gedegradeerd wordt, wordt de huidige datum in de kolom ingevuld en wordt de stap onmiddellijk actief. Tip! In de 'Management-assistent' (menu 'Info | Management') kunt u een bewaking instellen op de datum waarop de acties uitgevoerd moeten worden. Naar Relatiebeheer / Verkoopadministratie / Scenario gebruiken Als u één relatie geselecteerd hebt, kunt u met het Relatiebeheer de verkoopadministratie opstarten, of een scenario gebruiken (voor bijvoorbeeld een 'vaste order'). De gegevens van de geselecteerde relatie worden dan meegenomen naar het opgestarte programma.



versie 1.0

Pagina 31 van 37


3

Documentbeheer voor relaties

In 'Extra | Onderhoud documenttypes' geeft u aan welk Formulier of formulieren binnen Unit4 Multivers M automatisch in het documentbeheer opgenomen moeten worden, bijvoorbeeld 'aanmaningen', zie verder ook de beschrijving van het voorbeeld van Documentbeheer. In Relatiebeheer kunt u in 'Documenten' documenten koppelen aan Relaties. Het kan hier om allerlei correspondentie gaan, bijvoorbeeld een brief, een rapport, een fax, een klacht of een prijsafspraak, die u vervolgens aan een relatie koppelt. Het formaat waarin de documenten zijn opgeslagen is hierbij niet van belang: u kunt onder meer een Word-document, een spreadsheet of een grafische afbeelding, bijvoorbeeld een ingescande fax, koppelen aan de relatie. Het doel van het documentbeheer is dat u alle documenten voor een relatie vanuit één centrale plaats kunt benaderen. Als u binnen Unit4 Multivers M de gegevens van de relatie opvraagt, hebt u dus direct toegang tot alle correspondentie die met die relatie gevoerd is of tot alle rapporten die u van de relatie afgedrukt hebt. U legt de documenten niet zelf in Unit4 Multivers M vast, maar legt alleen de verwijzing vast naar de locatie waar het document staat. Vanuit Unit4 Multivers M start u dan de applicatie op met het geselecteerde document, dus bijvoorbeeld de tekstverwerker met de gewenste brief. U kunt meerdere gelijksoortige documenten aan een relatie koppelen, bijvoorbeeld brief1, brief2 enzovoorts, maar u kunt ook meer dere relaties aan het zelfde document koppelen, bijvoorbeeld aan dezelfde Prijslijst of Prijsafspraak. Vanuit Unit4 Multivers M kunt u de documenten niet alleen koppelen aan een relatie, maar ook openen en wijzigen. Daarnaast kunt u ook een omschrijving en trefwoorden opgeven voor het document. Aan de hand van deze trefwoorden kunt u het document snel terugvinden. Het bestand wordt definitief verwijderd en niet eerst in de 'Prullenbak' van Windows geplaatst. In 'Rapport | Relaties | Gekoppelde documenten' kunt u, eventueel per relatie, een overzicht laten afdrukken van alle documenten die gekoppeld zijn, inclusief de 'links'.

3.1

Onderhoud documenttypes

Dit programma in 'Extra ' is van belang voor het documentbeheer en het afdrukken van standaarddocumenten, zoals facturen, aanmaningen en dergelijke, naar een bestand. U gebruikt het als u de module 'Relatiebeheer' gebruikt en uw Documentbeheer inricht. Als u bij het afdrukken kiest voor 'Uitvoer opslaan in bestand', dan moet u aan geven of u de uitvoer in één bestand, of in meerdere bestanden wilt opslaan. In dit programma kunt u per administratie vastleggen welke documenten u wilt gebruiken en hoe deze documenten opgeslagen moeten worden als u de documenten wilt afdrukken naar een bestand. De gegevens die u hier vastlegt, worden gebruikt als u bij het afdrukken van rapporten (als bestand). U ziet de volgende gegevens, of kunt de volgende gegevens vastleggen:



versie 1.0

Pagina 32 van 37


Type Hier worden de documenten getoond die standaard in Unit4 Multivers M aanwezig zijn (afhankelijk van uw pakketsamenstelling). U kunt dit niet wijzigen. Prefix Het prefix wordt opgenomen in de naam van het document als dit naar een bestand afgedrukt wordt. Het prefix mag maximaal drie posities bevatten. Voor een factuur wordt bijvoorbeeld het prefix 'FCT' gebruikt; het bestand kan dan de naam 'FCT20091010.PDF' krijgen. Startnummer/Referentiecode Na het prefix volgt het volgnummer, dat u eventueel hierna kunt aanpassen. Er is een onderscheid tussen de formulieren die in Unit4 Multivers M zelf een uniek nummer hebben (zoals Aanmaningen, Facturen, Magzijnbonnen etc.). De documenten die in Documentbeheer worden, krijgen na de prefix (het documenttype) dit unieke nummer als volgnummer. Aan deze documenten kunt u geen 'eigen' volgnummer toekennen. Er zijn echter een aantal documenten die geen uniek nummer krijgen in de administratie, zoals de emails, de Rekeningkaartjes of de Word-sjablonen en Word-documenten. Daarvoor is de kolom 'Startnummer' beschikbaar. U geeft hier het startnummer op waarmee de nummering van het betreffende documentsoort moet starten. Het unieke startnummer wordt eveneens in de naam van het afdrukbestand opgenomen. Het startnummer volgt op het prefix en mag maximaal vijf posities bevatten. Bij het afdrukken van een document naar een bestand wordt het startnummer steeds automatisch opgehoogd. In de kolom 'Start Nr.' wordt het eerstvolgende startnummer getoond, dat u eventueel kunt aanpassen. Default aantal Hier kunt u aangeven hoeveel keer het document standaard afgedrukt moet worden. Als u bijvoorbeeld altijd een kopie wilt hebben voor het eigen archief, kunt u dit aantal op '2' zetten. Documentbeheer Geef hier aan of dit document in het onderdeel 'Documentbeheer' opgenomen moet worden. Als u dit vakje aankruist, wordt het document automatisch aan de relatie gekoppeld, waarna u het document via de relatie centraal kunt benaderen vanuit het Relatiebeheer. Zie verder het voorbeeld van Documentbeheer. Directory Hier kunt u de directory vastleggen waarin de af te drukken documenten opgeslagen moeten worden. Deze directory wordt voorgesteld als u bij het 'Opslaan naar bestand' kiest voor 'Opslaan in meerdere bestanden:'. Hier worden dan alle af te drukken documenten apart opgeslagen. Map Hier kunt u opgeven in welke directory van het Documentbeheer het document opgeslagen moet worden. In het hiervoor genoemde voorbeeld vult u hier de directory 'Facturen' in. Als u de naam van een directory invult of wijzigt, controleer dan ook of het vakje 'Documentbeheer' aangekruist is. Pas als beide kolommen gevuld zijn, wordt het document opgenomen in de aangegeven directory binnen het document beheer. Als het vakje 'Documentbeheer' aangekruist is en als u bij het afdrukken kiest voor 'Afdrukken naar de printer', dan wordt toch om een bestandsnaam gevraagd. Het document wordt dan zowel op de printer afgedrukt, als in het documentbeheer opgenomen. Als u het documenttype NIET in documentbeheer hebt opgenomen, maar u kiest bij het afdrukken voor 'Afdrukken naar bestand', wordt het bestandspad dat hier is vastgelegd voorgesteld. Vrije velden Hier geeft u aan of in het betreffende formulier vrije velden kunnen worden opgenomen. Standaard is deze optie actief voor alle formulieren waar vrije velden in kunnen worden geplaatst (zie hiervoor ook: Het beheren van documenten in Unit4 Multivers M ). Voor documenttypes waarin niet met vrije velden kan worden gewerkt kunt u deze optie niet selecteren. Zie voor de Inkomende- en verzonden e-mailberichten (module 'Relatiebeheer') de uitleg in: In- en Uitgaande e-mail beheren in documentbeheer. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 33 van 37


3.2

Beheren van documenten per relatie

In Unit4 Multivers M kunt u alle documenten en e-mailberichten die betrekking hebben op een relatie centraal benaderen. Dit geldt voor zowel standaarddocumenten (facturen of andere formulieren die in Unit4 Multivers M aangemaakt zijn), als voor bijvoorbeeld tekstdocumenten (brieven / klachten die u van een relatie ontvangen hebt of zelf verstuurd hebt), spreadsheets of grafische overzichten, zoals debiteurengrafieken of ingescande faxen. Per relatie kunt u verschillende directories aanmaken, bijvoorbeeld een directory voor de facturen, een directory voor door u verstuurde brieven, een aparte directory voor klachten, enzovoorts. Zie verder ook het voorbeeld van Documentbeheer. Standaardformulieren in het documentbeheer opnemen 1. 2.

Start het programma 'Extra | Formulieren | Onderhoud documenttypes' (menu 'Extra') Kruis het vakje 'Doc.Beh' aan voor het formulier dat u automatisch in het documentbeheer wilt laten opnemen, bijvoorbeeld de 'Aanmaning' 3. Vul de naam van de directory in waarin u de documenten wilt laten opslaan, bijvoorbeeld 'Aanmaningen'. Deze naam moet overeenkomen met de directory die in 'Documenten' aangemaakt is of wordt Externe documenten in het documentbeheer opnemen 1. 2. 3.

Start het programma 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') Selecteer de relatie waarvoor u de documenten wilt beheren Open vanuit de Outlookbalk 'Documenten'

4. 5.

Maak de verschillende directories aan die u wilt gebruiken met Leg de link / koppeling naar het gewenste document, bijvoorbeeld een Word-document. U kunt trefwoorden invullen om het document snel te kunnen terugvinden. Vanuit het Documentbeheer kunt u het document direct openen; Unit4 Multivers M opent dan bijvoorbeeld MS Word met het gewenste document.

3.3

Zoeken documentbestand

Klik in de knoppenbalk op 'Zoek document' . In dit venster kunt u snel een document zoeken op één of meerdere trefwoorden die voor het document ingevuld zijn, of op de data waarop het document gewijzigd of geopend is. U kunt bij het zoeken opgeven of u alleen bij de geselecteerde relatie wilt zoeken, of bij alle relaties tegelijk (als u niet zeker weet voor wie een document aangemaakt was). 1. 2.

3.

4.

Vul het trefwoord (of de trefwoorden) in waarop u wilt zoeken. U kunt het vakje ook leeg laten als u alleen wilt zoeken op de datum van aanmaken / wijzigen Kruis het vakje 'Zoeken uitbreiden tot alle relaties' aan als u wilt zoeken bij de documenten van alle relaties. Als u dit vakje leeg laat, wordt alleen gezocht bij de documenten van de geselecteerde relatie Op het tabblad 'Geavanceerd' kunt u eventueel extra zoekcriteria opgeven. U kunt aangeven tussen welke data de datum van de laatste wijziging van het document moet liggen, of u kunt aangeven dat u een document zoekt dat u een aantal dagen geleden nog geopend hebt Klik op om het zoeken te laten beginnen. Als u klikt op nieuw trefwoord invullen.



kunt u een

versie 1.0

Pagina 34 van 37


Alle documenten die het opgegeven trefwoord (of de trefwoorden) bevatten, en/of die aan de extra criteria voldoen, worden getoond, inclusief trefwoorden en omschrijving. U kunt dan een document selecteren en de koppeling naar dit document verwijderen door op te klikken; het document zelf blijft wel bestaan.

3.4

NAW-gegevens overnemen in MS Word

U kunt in de programma's 'Relatiebeheer', 'Selectielijsten' en 'Personen' van de geselecteerde relaties/personen de NAW-gegevens en vrije velden overnemen in een MS Word-document. Hiervoor is in de knoppenbalk van het scherm het volgende pictogram opgenomen: . Zo kunt u als u in 'Onderhoud | Personen' een extern persoon hebt geselecteerd, de gegevens van die persoon in bijvoorbeeld een brief opnemen. Doordat een extern persoon aan een relatie gekoppeld is, zijn ook de adresgegevens van de relatie beschikbaar. In 'Taken | Relatiebeheer | Relatiebeheer' kunt u hetzelfde doen met de gegevens van de geselecteerde relatie (bij een meervoudige selectie alleen de relatie die in het scherm getoond wordt). Bij 'Taken | Relatiebeheer | Selectielijsten' kunt u een selectielijst kiezen en een stap uit het traject (tabblad) selecteren. Dan kunt u de (adres)gegevens van alle relaties uit die stap opnemen in een bijvoorbeeld een mailing. Hieronder is de procedure beschreven zoals die met 'Documentbeheer' geldt, dus zonder de module 'Document management'. De werking is verschillend als u werkt met de module 'Document management'. Zorg in beide gevallen dat u in 'Extra | Formulieren | Onderhoud documenttypes' de bestandspaden voor de Word-sjablonen en de Word-documenten hebt ingevuld. Deze worden dan in de betreffende schermen voorgesteld.

1.

Selecteer in 'Onderhoud | Personen' een extern persoon of selecteer in 'Relatiebeheer' een relatie of selecteer een stap in een selectielijst en klik op

. Het volgende scherm verschijnt:

2.

Selecteer de gewenste map en vul hier een omschrijving en een trefwoord in waarmee u het document in documentbeheer ('Relatiebeheer | Documenten') snel kunt terugvinden en klik op

3.

In het volgende scherm kunt u een Word-sjabloon (.dot) selecteren op basis waarvan het Worddocument wordt aangemaakt. Als u al een voorbereid document hebt waarin u de gegevens wilt opnemen kunt u ook rechtstreeks een bestaand word-document (.doc) openen.



versie 1.0

Pagina 35 van 37


Klik op . Als u een bestaand document hebt geselecteerd opent dit gelijk in MS Word en als u een sjabloon hebt geselecteerd opent het volgende scherm om het (nieuwe) document een naam te geven. De voorgestelde map hebt u opgegeven in 'Onderhoud documenttypes'. 4.

Als het document geopend is in MS Word, is daar de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' zichtbaar:

Ga in het document naar de plaats waar u een veld wilt invoegen en klik in de werkbalk op ('Samenvoegvelden invoegen') 5.

Nu opent een scherm waarin de beschikbare velden uit Unit4 Multivers M geselecteerd kunnen worden. Selecteer het gewenste veld en klik op . Zie verder de documentatie bij MS Word voor meer informatie over het onderwerp 'Afdruk samenvoegen'.

Bij een document afkomstig uit een selectielijst bestaat het document nu uit de records van de relaties uit de geslecteerde stap. In de werkbalk 'Samenvoegvelden invoegen' kunt u met de pijltoetsen tussen de records bladeren.

3.5

Voorbeeld van Documentbeheer

Het documentbeheer van Unit4 Multivers M geeft u de mogelijkheid om alle documenten die betrekking hebben op een relatie centraal te benaderen. Het gaat dan niet alleen om facturen of andere formulieren die in Unit4 Multivers M aangemaakt zijn, maar ook om bijvoorbeeld tekstdocumenten (brieven / klachten die u van een relatie ontvangen hebt of zelf verstuurd hebt), spreadsheets of grafische overzichten, zoals debiteurengrafieken, ingescande faxen of e-mailberichten (zie: In- en Uitgaande e-mail beheren in documentbeheer). Al deze documenten kunt u in de module Relatiebeheer archiveren per relatie en vanuit deze module centraal benaderen. Per relatie kunt u verschillende directories aanmaken, bijvoorbeeld een directory voor de facturen, een directory voor door u verstuurde brieven, een aparte directory voor klachten, enzovoorts. U kunt dus bijvoorbeeld in de module Relatiebeheer de gegevens van uw relatie van Bekkerem opvragen en hebt dan direct toegang tot alle facturen, correspondentie, grafische overzichten enzovoort, die betrekking hebben op de heer van Bekkerem. U hoeft dus niet lang meer te zoeken naar de aanmaning die op 27 september naar de heer van Bekkerem gestuurd is. Er zijn drie soorten documenten:  Formulieren die in Unit4 Multivers M aangemaakt worden (facturen, orderbevestigingen, aanmaningen, pakbonnen enzovoorts) kunt u automatisch in het documentbeheer laten opnemen  voor andere documenten (tekstdocumenten of spreadsheets) hoeft u alleen aan te geven waar Unit4 Multivers M het document kan vinden  Inkomende of verzonden e-mailberichten. Standaardformulieren van Unit4 Multivers M in het documentbeheer opnemen 1. 2.

Start het programma 'Onderhoud documenttypes' (menu 'Extra') Kruis het vakje 'Doc.Beh' aan voor het formulier dat u automatisch in het documentbeheer wilt laten opnemen, bijvoorbeeld de 'Aanmaning' 3. Vul de naam van de directory in waarin u de documenten wilt laten opslaan, bijvoorbeeld de directory met de naam 'Aanmaningen'. Deze naam moet overeenkomen met de directory die in 'Documenten' aangemaakt is of wordt. Bij het afdrukken van formulieren (in het voorbeeld zijn dit 'aanmaningen') kijkt Unit4 Multivers M voor welke relatie het formulier / de aanmaning afgedrukt wordt. Als er in 'Documenten' een directory aangemaakt is voor de relatie waarin het formulier opgeslagen moet worden (als de directory 'Aanmaningen' aanwezig is), dan worden alle aanmaningen voor de relatie (bijvoorbeeld van Bekkerem)



versie 1.0

Pagina 36 van 37


automatisch in de directory 'Aanmaningen' voor van Bekkerem opgeslagen. Als de directory nog niet bestaat, wordt deze aangemaakt. Het volgnummer van het formulier wordt automatisch in de naam van de documentkoppeling opgenomen. Externe documenten in het documentbeheer opnemen 1. 2.

Start het programma 'Relatiebeheer' (menu 'Taken') Selecteer de relatie waarvoor u de documenten wilt beheren

3. 4.

Maak de verschillende directories aan die u wilt gebruiken (knop ) Leg de link / koppeling naar het gewenste document, bijvoorbeeld een Worddocument. U kunt trefwoorden invullen om het document snel te kunnen terugvinden. Vanuit het Documentbeheer kunt u het document direct openen; Unit4 Multivers M opent dan bijvoorbeeld MS-Word met het gewenste document.



versie 1.0

Pagina 37 van 37

Deel V Overige onderdelen in Unit4 Multivers Medium (M) versie

Recommend Documents