1 Deel II Werken met Unit4 Multivers Medium Versie2 Unit4 Business Software Benelux B.V. Telefoon Papendorpseweg 100 Supportlijn Postbus 5005 Self Ser...
Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation
Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.
Unit4 Multivers Medium
Inhoud 1
Werken met de menu's en schermen .................................................................................................... 1 1.1 Werken met het Lint 1 1.1.1 Het tabblad 'Algemeen' ............................................................................................................... 2 1.1.2 Het tabblad 'Beheer' ................................................................................................................... 4 1.1.3 Het tabblad 'Extra' ....................................................................................................................... 5 1.1.4 Het tabblad 'Proces' .................................................................................................................... 5 1.2 De werkbalk 'Snelle toegang' 6 1.3 De Unit4-knop 7 1.4 Werken met het Takenscherm 8 1.5 Werken met het scherm Processen 10 1.6 Dashboards 14 1.6.1 Dashboards aanpassen ............................................................................................................ 17 1.7 Het gebruik van venstertabbladen of 'losse' schermen 20 1.8 Sneltoetsen en het gebruik van het Toetsenbord 21 2 Werken met het pakket ......................................................................................................................... 26 2.1 Gegevens opvragen en aanpassen 26 2.1.1 Gegevens invoeren ................................................................................................................... 26 2.1.2 Overzicht van de gegevensvelden ........................................................................................... 29 2.1.3 Gegevens verwijderen .............................................................................................................. 31 2.1.4 Gegevens overnemen in Microsoft Excel ................................................................................. 33 2.1.5 Gegevens kopiëren naar het klembord .................................................................................... 33 2.1.6 Kolominstellingen herstellen ..................................................................................................... 34 2.1.7 Grootboekmutaties zoeken ....................................................................................................... 34 2.1.8 Opdrachtregels zoeken ............................................................................................................. 36 2.2 Zoekschermen 37 2.2.1 Werken met zoekschermen ...................................................................................................... 37 2.2.2 Het zoekpaneel ......................................................................................................................... 37 2.2.3 Zoeken op zoektermen binnen de kolommen .......................................................................... 40 2.2.4 Sorteren op meerdere kolommen tegelijk ................................................................................. 41 2.2.5 Zoekgegevens groeperen ......................................................................................................... 41 2.2.6 Filters gebruiken in het zoekscherm ......................................................................................... 45 2.2.7 Sneller zoeken met F2 .............................................................................................................. 48 2.2.8 Zoekschermen aanpassen ....................................................................................................... 50 2.3 Efficiënt en snel boeken 52 2.3.1 Tips om sneller en efficiënter te werken ................................................................................... 52 2.4 Intelligent boeken 55 2.5 Scenarioboekingen 56 2.5.1 Vastleggen scenarioboeking..................................................................................................... 57 2.5.2 Uitvoeren scenarioboeking ....................................................................................................... 58 2.6 Het beheren van documenten 58 3 Instellingen ............................................................................................................................................ 60 3.1 Printers beheren 60 3.2 Communicatiefaciliteiten 60 3.3 Fax gebruiken 61 3.4 Werken met favorieten 61 3.4.1 Beheren favorieten ................................................................................................................... 61 3.4.2 Toevoegen van favorieten ........................................................................................................ 62 3.4.3 Nieuwe map voor favorieten aanmaken ................................................................................... 63 3.5 Internet gebruiken 64 3.5.1 Internetpagina (of bestand) als favoriet vastleggen.................................................................. 64 4 Werken met E-mail ................................................................................................................................ 66 4.1 Instellingen in de Bedrijfsgegevens 66 4.1.1 Tabblad ‘Algemeen’ .................................................................................................................. 66 4.1.2 Tabblad E-mail .......................................................................................................................... 66 4.2 Instellingen in de Gebruikersparameters 68 4.3 Onderhoud documenttypes 69 4.4 De procedure voor het maken van een e-mailsjabloon 69
Unit4 Multivers Medium
4.4.1 Het gebruik van de sjabloon ‘Algemeen’ .................................................................................. 71 4.5 De mogelijkheden van de e-maileditor 71 4.5.1 Invoegen samenvoegveld gebruiken in sjablonen.................................................................... 73 4.6 Mailen bij het afdrukken van formulieren en rapporten 73 4.6.1 E-mailadressen opgeven per Debiteur, Crediteur of Relatie per documenttype ...................... 74 4.6.2 Algemene mail versturen .......................................................................................................... 76 4.7 De Wachtrij 78 5 Het vastleggen van de gebruikersparameters ................................................................................... 80 5.1 Instellen van Opties 80 5.1.1 Opties: Systeeminstellingen ..................................................................................................... 80 5.1.2 Opties: Afdrukken ..................................................................................................................... 81 5.1.3 Opties: Directories .................................................................................................................... 81 5.1.4 Opties: Diversen ....................................................................................................................... 82 5.1.5 Opties: Lay-out.......................................................................................................................... 82 5.1.6 Opties: Elektronische aangifte .................................................................................................. 82 6 De elektronische helpfunctie ............................................................................................................... 83 6.1 De elementen van het helpscherm 84 6.2 Zoeken in de helponderwerpen 85 6.2.1 Zoeken met de ....................................................................................................... 85 6.2.2 Zoeken op zoektermen ............................................................................................................. 85 6.2.3 Zoeken via de inhoudsopgave en de index .............................................................................. 87 6.2.4 Zoeken via Bladeren ................................................................................................................. 88 6.2.5 Verwante onderwerpen ............................................................................................................. 89 6.3 Knoppen in de menubalk van het helpscherm 89
Unit4 Multivers Medium
1
Werken met de menu's en schermen
In Unit4 Multivers M kunt u eenvoudig uw programma's en functies terugvinden en openen. In de gebruikersinterface zijn de volgende elementen te onderscheiden: Het Lint De werkbalk 'Snelle toegang' De Unit4-knop Het Takenscherm De Dashboards De Processen De tabbladen van het Lint: Het tabblad 'Algemeen' Het tabblad 'Beheer' Het tabblad 'Extra' Het tabblad 'Proces' Bij het gebruik van e-mail zijn speciale tabbladen beschikbaar in het Lint. In Unit4 Multivers M is het mogelijk om het uiterlijk van de schermen te veranderen en aan te passen aan uw eigen wensen. Er zijn vele kleurenlay-outs beschikbaar. U stelt deze in met 'Extra | Opties', op het tabblad 'Layout'.
1.1
Werken met het Lint
Het lint bestaat uit vier tabbladen, elk met hun eigen iconen: 1. Algemeen; 2. Beheer; 3. Extra, 4. Proces. Rubrieken Elk tabblad in het Lint kent een aantal groepen (rubrieken). Bijvoorbeeld op het tabblad 'Algemeen' ziet u de rubrieken 'Menu', Algemeen', 'Assistent' en 'Favorieten'. Dit zijn groepen van bij elkaar horende opdrachten/programma's/menu's. Binnen de rubrieken zijn de bijbehorende iconen (knoppen) zichtbaar. Sommige knoppen roepen rechtstreeks een programma aan (zoals 'Grootboekmutaties' zoeken
). Andere knoppen hebben een pijltje en klappen een submenu uit zoals
.
Iconen Veel iconen op het Lint hebben twee formaten. Normaal gesproken als u de volledige schermgrootte gebruikt worden de grote iconen getoond. Als u uw scherm verkleint, zal Unit4 Multivers M tot op zekere hoogte, ook het Lint 'schalen'. Dan worden een aantal iconen klein afgebeeld en boven elkaar gezet (zie hierboven). Mogelijkheden met het Lint Normaal gesproken is het Lint geopend. Maar u kunt het ook minimaliseren. Klik in het lint met de rechter muisknop en selecteer 'Lint minimaliseren'. Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 1 van 89
Unit4 Multivers Medium
Nu ziet het scherm er zo uit:
Daarmee schept u meer werkruimte. Door op een tab te klikken opent het betreffende tabblad en kunt u andere programma's openen. U kunt geen items aan het Lint toevoegen of verplaatsen. Wel kunt u knoppen vanuit het Lint toevoegen aan de werkbalk 'Snelle toegang'. Zie: 'Sneltoetsen en het gebruik van het toetsenbord' voor het openen van programma's uit het Lint met behulp van toetsencombinaties. Menu's met animatie openen en sluiten vanuit het lint Als u menu's opent of sluit kan dat in een vloeiende beweging (animatie). Dit is de optie 'Animatie gebruiken bij takenscherm/menu' in de Gebruikersparameters (het tabblad) 'Extra | Gebruikersparameters'
, map 'Algemeen'. Deze staat standaard aan, behalve als u een 'online-licentie' hebt. In dat geval staat de optie standaard uit. Deze optie geldt ook voor het takenscherm zelf en de menu's die daarin staan.
1.1.1
Het tabblad 'Algemeen'
Op het tabblad 'Algemeen' ziet u een aantal iconen. Sommigen, zoals het icoon 'Taken' hebben een pijltje. Dat betekent dat dit icoon een uitklapmenu heeft, met daaronder een set submenu's. De iconen zijn ondergebracht in vier rubrieken: 1. 2. 3. 4.
Menu 'Onderhoud' Als u op de knop 'Onderhoud' klikt, klapt het menu open en kunt u de verschillende onderhoudsprogramma's openen: In dit menu staan de stamgegevens waarmee u de administratie kunt inrichten. Sommige onderdelen hebben nog een of meer submenu's. Bijvoorbeeld het menu 'Algemene gegevens' bevat algemene stamgegevens als: Bedrijfsparameters;
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 2 van 89
Unit4 Multivers Medium
Bedrijfsgegevens; Boekjaren; Basisgegevens. en algemene gegevens die behoren bij de bij u beschikbare modules. Menu 'Taken' Als u op de knop 'Taken' klikt verschijnt een menu met programma's die u bij de dagelijkse werkzaamheden (boekingen) zult gebruiken. Ook hier hebben sommige onderdelen nog een submenu. Er verschijnen alleen de onderdelen die afhangen van de bij u beschikbare modules. Maar ook als u als Gebruiker geen rechten hebt op bepaalde programma's of handelingen (u mag bijvoorbeeld geen inkoopfacturen wijzigen), zal dit menuonderdeel bij u niet beschikbaar zijn (zie het deel 'Administratiebeheer' in de documentatie, of de helpfile onder 'Administratiebeheer | Gebruikers en gebruikersrechten). Menu 'Info' Als u op de knop 'Info' klikt opent het menu met de beschikbare informatieprogramma's. Informatieprogramma's geven in Unit4 Multivers M informatie over boekingen, journaalposten, debiteuren(mutaties) en andere onderdelen waarover u snel op uw scherm informatie wilt opvragen tijdens het boeken of bijvoorbeeld als u een debiteur of crediteur aan de telefoon hebt. Ook hier hebben sommige onderdelen nog een submenu en ook hier verschijnen alleen de onderdelen die afhangen van de bij u beschikbare modules en rechten. Menu 'Rapport' Rapport Vanuit dit menu drukt u rapporten af die belangrijk zijn voor de (externe) verslaggeving van uw administratie. U kunt bijvoorbeeld de openstaande posten van uw debiteuren uitdraaien of aanmaningen aanmaken voor uw debiteuren. Onder het menu 'Algemeen' staan de rapporten met de stamgegevens van de belangrijkste onderdelen in uw administratie (bijvoorbeeld de basisgegevens 'Financieel'). Hier hebben alle onderdelen nog een submenu en ook hier verschijnen alleen de onderdelen die afhangen van de bij u beschikbare modules en rechten. Overige knoppen in het tabblad 'Algemeen' Op het tabblad 'Algemeen' vindt u verder een uitgebreid aantal knoppen, verdeeld in rubrieken die u tijdens het werken in de boekingsschermen altijd bij de hand zult willen hebben. U kunt dan bijvoorbeeld direct bellen, faxen of mailen. U kunt direct uw internetbrowser openen, een
afspraak maken of een relatie aanmaken (module 'Relatiebeheer'). In het menu 'Acties ' kunt u 'Acties per gebruiker' opvragen (de acties van/voor de ingelogde gebruiker) en u kunt het scherm 'Acties' openen en hierin kunt u acties per relatie opvragen en onderhouden.
Ook kunt u vanuit het Lint het takenscherm openen
hieruit de beide assistenten
en uw favorieten indelen. U opent van
.
Zie Werken met favorieten voor het gebruik van favorieten. Ander Venster en Vensterposities
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 3 van 89
Unit4 Multivers Medium
Afhankelijk van uw vensterinstelling (Tabbladen of losse vensters) ziet u een of al deze knoppen:
. Bij het gebruik van tabbladen ziet u alleen de eerste. Hiermee opent u een lijst van de vensters die u open hebt staan en kunt op die manier snel naar het juiste venster (scherm) gaan. Als u losse schermen gebruikt, kunt u kiezen hoe u deze op uw scherm gerangschikt wilt hebben. Ook hiermee kunt u snel de weg vinden.
1.1.2
Het tabblad 'Beheer'
Op het tabblad 'Beheer' van het Lint (hierboven afgebeeld met kleine iconen) ziet u de rubrieken: 1. 2. 3. 4.
Administratie Toegang Licenties Telebankieren ERI
Administratie Hier staan programma's die te maken hebben met het beheer van uw administratie(s). U kunt een nieuwe administratie maken, een modeladministratie aanmaken die u kunt gebruiken als sjabloon voor nieuwe administratie(s). U kunt administratie(s) kopiëren en administratie(s) verwijderen.
Van groot belang is het Veiligstellen het controleren ervan.
en terugplaatsen
van uw administratie(s) of
Veel programma's in deze rubriek eisen dat de administratie waarin u werkt gesloten is. Werkt u in een administratie, dan wordt deze automatisch gesloten en nadat u het programma beëindigd hebt wordt dezelfde administratie weer geopend. Als u deze programma's opent, krijgt u de melding dat de openstaande administratie gesloten zal worden.
U kunt deze melding uitschakelen. Dit geldt niet voor het controleren van uw administratie en het aanmaken van een modeladministratie. Hiervoor moet/kan de administratie geopend blijven. Toegang Hiermee regelt u het gebruikersbeheer, de (gebruikers)wachtwoorden en de gebruikersrechten Licenties Hier voert u eventuele licenties in en krijgt u een overzicht van de licentie waarmee u op dit moment werkt. Telebankieren ERI Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 4 van 89
Unit4 Multivers Medium
Als u gebruik maakt van de module ERI, ziet u hier de daarmee samenhangende programma's.
1.1.3
Het tabblad 'Extra'
Op het tabblad 'Extra' van het Lint (hierboven afgebeeld met kleine iconen) ziet u de rubrieken: 1. Boekjaren; 2. Gegevens; 3. Instellingen 4. Formulieren; 5. Applicaties. Boekjaren Hier staan de programma's die nodig zijn voor het beheer van uw boekjaren. Gegevens In deze rubriek verwijdert, importeert of exporteert u gegevens in of uit uw administratie. Met opent u de Btw-monitor waarmee u uw Btw-aangiftes beheert. Ook hiervoor moet uw administratie worden afgesloten. Uw openstaande administratie wordt niet heropend na het afsluiten van de Btw-monitor. In een Belgische administratie is hieronder ook de elektronische Btw-aangifte beschikbaar. Instellingen Hier vindt u de ' Bedrijfsparameters', de 'Opties' en de 'Gebruikersparameters' en kunt u met 'Kolominstellingen herstellen' uw gewijzigde kolominstellingen in de boekingsschermen en zoekschermen herstellen. Formulieren Met 'Onderhoud documenttypes' en 'Debiteuren- en Crediteurenformulieren' beheert u uw formulieren. Applicaties In deze rubriek staat de 'Kalender externe rapportage'.
1.1.4
Het tabblad 'Proces'
In Werken met het scherm Processen is uitgelegd wat de functie van het tabblad 'Processen' is. Hier ziet u dezelfde processen als in het scherm 'Processen', maar dan getoond in het Lint.
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 5 van 89
Unit4 Multivers Medium
1.2
De werkbalk 'Snelle toegang'
Boven het Lint ziet u de werkbalk 'Snelle toegang': . Hierin staan iconen (Knoppen) waarmee u heel snel programma's en functies kunt openen. Standaard staan hier de volgende knoppen: Hiermee maakt u een nieuwe administratie aan; Hiermee opent u een administratie; Hiermee sluit u de geopende administratie; Hiermee opent u het navigatiemenu. Maar door het toevoegen van knoppen aan deze balk uit de verschillende tabbladen kunt u alle werkzaamheden die u geregeld uitvoert van daaruit starten. In principe kunt u dan zonder het Lint werken. Hieronder zijn als voorbeeld de programma's die nodig zijn voor het maken en afhandelen van een factuuropdracht, onderhouden van Debiteuren, Crediteuren en Personen opgenomen in de werkbalk.
Het werken met de administraties is verwijderd. U kunt zelfs volledige menu's aan de snelbalk toevoegen zoals hieronder het menu 'Taken' (voorbeeld uit Unit4 Multivers XL):
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 6 van 89
Unit4 Multivers Medium
Als u dan het Lint minimaliseert, kunt u via de werkbalk 'Snelle toegang' toch eenvoudig bij de voor u belangrijke menu's. Items toevoegen aan de werkbalk 'Snelle toegang' U voegt een item toe aan de Werkbalk door in een menu (niet in het takenscherm) met de rechter muisknop op het item te klikken en 'Toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang' te selecteren. Als een programma in het menu een eigen icoon heeft, wordt dit icoon in de werkbalk opgenomen, anders wordt de programmanaam gebruikt De dagboeken uit het menu 'Taken | Invoeren financiële mutaties' kunnen niet afzonderlijk in de werkbalk geplaatst worden en zijn alleen op de werkbalk 'Snelle toegang' op te vragen via het submenu 'Invoeren financiële mutaties'. Items verwijderen van de werkbalk 'Snelle toegang' U verwijdert een knop van de Werkbalk door deze in de Werkbalk te selecteren en met de rechter muisknop te klikken. Kies vervolgens 'Verwijderen van de werkbalk 'Snelle toegang'. Een andere optie is om de werkbalk 'Snelle toegang' onder het Lint te plaatsen. Dan verandert hij van vorm en komt onder het lint te staan:
1.3
De Unit4-knop Onder deze knop die in Unit4 Multivers M de 'Unit4-knop' heet, zit een snelmenu met verschillende programma's en functies: Een groot aantal mogelijkheden vindt u ook bijvoorbeeld in het tabblad 'Beheer' of 'Extra' ('Meer instellingen') Hieronder staan de functies die niet ergens anders op te vragen zijn:
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Inloggen en uitloggen van een gebruiker. Hiermee kan een ingelogde gebruiker van uitloggen of een andere gebruiker inloggen zonder het pakket te sluiten. Met 'Afsluiten' sluit u Unit4 Multivers M af. Met 'printerinstellingen' stelt u de printer in die zal voorstellen bij het afdrukken. Dit hoeft niet de standaardprinter in Windows te zijn. Bij 'Meer instellingen' vindt u onder andere de bedrijfs- en Persoonlijke parameters:
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 7 van 89
Unit4 Multivers Medium
1.4
Werken met het Takenscherm
Let op: de schermafbeeldingen in dit onderwerp zijn afkomstig van Unit4 Multivers XL
Het takenscherm opent u vanuit het Lint met de knop . Daaronder kiest u in het menu voor 'Taken'. Het scherm 'Taken' (verder 'Takenscherm' genoemd) kent een groot aantal mogelijkheden. Unit4 Multivers M start na de installatie standaard op met het takenscherm links in het scherm. Het takenscherm staat dan 'vast' gepositioneerd aan de linkerkant van het scherm. Maar u hebt heel veel mogelijkheden om het takenscherm te verplaatsen, te vergroten of te verkleinen. Hieronder volgen een aantal mogelijkheden: Takenscherm verbergen In de balk van het takenscherm zit een 'punaise' . Zolang het takenscherm links of rechts in het scherm vast gepositioneerd staat en de punaise staat 'rechtop', blijft het geopend. Als u op de 'punaise' klikt verbergt het takenscherm zich automatisch als deze niet gebruikt wordt.
Klik in de balk op 'Taken' of ga er met de muiscursor naartoe. Dan schuift het takenscherm open en kunt u een taak selecteren. Zolang u met de muiscursor op het geopende takenscherm blijft staan (ook na het selecteren van een taak) blijft het takenscherm geopend staan. De punaise in de balk is nu van stand veranderd: (floating). Takenscherm verplaatsen. De taakbalk kan op een vaste positie aan de rechterkant van het scherm geplaatst worden. Dit doet u als volgt: Zorg dat de punaise in de balk 'rechtop' staat , door op de punaise te klikken. Klik nu met de muis in de balk. Houdt de muisknop ingedrukt. Versleep de taakbalk een stukje:
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 8 van 89
Unit4 Multivers Medium
De nieuwe positie van het scherm wordt aangegeven door een doorzichtig vlak. Tegelijk ziet u op het scherm 'ankerpijlen' verschijnen:
Als u tijdens het verslepen met de cursor op een pijl naar rechts gaat staan (dus u sleept het scherm over de pijl heen), springt het takenscherm naar uiterst rechts en als u de muisknop loslaat staat het takenscherm vast gepositioneerd aan de rechterkant. Als u op een pijl naar links gaat staan, springt het scherm naar de rechterkant. Als de 'punaise' rechtop staat, blijft het takenscherm in die positie geopend. Klikt u nu op de punaise dan verbergt het takenscherm zich:
,
Als u op de balk van het takenscherm gaat staan met de cursor, opent het takenscherm zich en sluit zich weer als u een venstertabblad activeert. Programma's toevoegen aan het takenscherm U kunt aan het takenscherm programma's toevoegen. Dit geldt bij programma's waarbij in de knoppenbalk het volgende icoon (knop) zichtbaar is:
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
. In dit voorbeeld is dit 'Onderhoud | Debiteuren'. Als u dit
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 9 van 89
Unit4 Multivers Medium
programma opent en op 'Toevoegen aan takenscherm' klikt, opent een scherm waarin u de naam ziet en kunt aanpassen:
Het takenscherm krijgt nu (bij de eerste maal dat u een item toevoegt) een extra rubriek 'Eigen':
Als u deze opent ziet het toegevoegde programma in deze rubriek. In dit voorbeeld is het programma 'Onderhoud | Debiteuren' toegevoegd. Als u hierop op klikt, opent dit programma. Door in het veld met de rechter muisknop te klikken opent het scherm 'Onderhoud takenscherm'.
Met verwijdert u het toegevoegde programma weer uit het takenscherm. U kunt in dit scherm ook de naam aanpassen. In het takenscherm is ook de rubriek 'Dashboards' beschikbaar. Zie hiervoor: Werken met de dashboards. In het takenscherm ziet u (standaard) onderaan een tab voor het tabblad Processen Zie 'Werken met het scherm Processen' voor meer informatie. Ziet u de tab niet, dan kunt u deze beschikbaar maken vanuit het menu 'Navigatie'.
1.5
Werken met het scherm Processen
Zie ook het tabblad 'Proces' in het 'Lint'. Let op: de schermafbeeldingen in dit onderwerp zijn afkomstig van Unit4 Multivers XL . Het scherm 'Processen' is standaard als tabblad gekoppeld aan het takenscherm. Maar met het menu 'Navigatie' op het tabblad 'Algemeen' van het 'Lint' , kunt u het openen en sluiten.
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 10 van 89
Unit4 Multivers Medium
Als u op de tab in het takenscherm klikt, ziet u de belangrijkste werkprocedures uit de boekingsprocessen van Unit4 Multivers M.
Als u in de rubriek 'Financieel' bijvoorbeeld op 'Inkoop' klikt, opent het volgende scherm:
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 11 van 89
Unit4 Multivers Medium
Hier ziet u niet alleen het programma voor het boeken van een inkoopfactuur in het inkoopboek, maar ook de onderdelen van de betaalbaarstelling en de rapportage in de volgorde waarin u de stappen voor een factuur moet uitvoeren. Verder ziet u onder in het scherm de ondersteunende programma's. In dit geval 'Onderhoud debiteuren' en verschillende rapporten. Door op een knop te klikken opent u direct het betreffende scherm en aan de hand van het processcherm kunt u eenvoudig de stappen uit het financiële inkoopproces volgen en oproepen. Afhankelijk van uw versie (en uw samenstelling in versie 'Large') ziet u de verschillende rubrieken met de onderliggende processen. Het tabblad 'Processen' in de Navigatie kunt u dus ook zonder het takenscherm openen. Bovenin ziet u dan de balk met de 'punaise' en het 'sluit-kruisje': . Daarmee kunt u net zo manoeuvreren als met het takenscherm (zie Werken met het Takenscherm). Maar u kunt beide tabbladen ook onafhankelijk van elkaar een plaats op uw scherm geven. Als u nu beide tabbladen weer achter elkaar wilt zetten en koppelen, zet u een van beide vensters op de gewenste plaats en sleept het tweede tabblad richting het midden van het eerste venster. Daar ziet u dan het navigatiekruis verschijnen. Als u nu uw cursor in het midden van het kruis plaatst, zijn beide tabbladen weer gekoppeld.
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 12 van 89
Unit4 Multivers Medium
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 13 van 89
Unit4 Multivers Medium
1.6
Dashboards
Op het takenscherm van Unit4 Multivers M is een rubriek beschikbaar: de 'Dashboards'. De Dashboards worden hieronder uitgelegd aan de hand van het crediteuren-board.
Hierin ziet u de koppelingen naar Debiteuren, Crediteuren en, als u dit onderdeel hebt of gebruikt (niet beschikbaar in de versie 'Small'), Relaties. Als u hierop klikt opent niet het onderhoudsprogramma, zoals in de 'Processen', maar de zoeklijst. Bijvoorbeeld uw crediteurenlijst:
In deze lijst kunt u bladeren naar de gewenste crediteur of in het zoekveld een zoeksleutel (trefwoord of deel daarvan) opgeven en snel zoeken naar de gewenste crediteur.
Als u een zoeksleutel hebt ingetypt, maar deze wilt verwijderen, drukt u op <Esc>; of op het kruisje in het zoekvak: Door op de geselecteerde crediteur te dubbelklikken of bij een geselecteerde crediteur op <Enter>; te drukken, komt u in een informatiescherm. Het ophalen van alle gegevens die van de crediteur beschikbaar zijn, kan even duren.
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 14 van 89
Unit4 Multivers Medium
U ziet daar het scherm van uw crediteur met de tabbladen zoals u ze ook kent uit 'Onderhoud | Crediteuren'. Maar u kunt in dit scherm ook uw route plannen via Google maps:
Knoppenbalk In de knoppenbalk herkent u de ‘bladerknoppen’ die in dit scherm altijd actief zijn en waarmee u door de lijst van relaties bladert: De ‘refresh-knop’ ververst de gegevens, zodat u altijd over de actuele gegevens uit de database beschikt, maar deze is alleen actief als er gegevens gewijzigd zijn. Met zet u het scherm in de lay-outmodus waarmee u het scherm aan uw wensen kunt aanpassen, het veld ernaast toont de lay-out waarin u werkt. De stamgegevens van de crediteur kunt u in dit overzicht gemakkelijk wijzigen zonder dat u speciaal het programma 'Onderhoud | Crediteuren' hoeft te openen. U hoeft niet de 'Management-assistent' te openen om de globale inkoopstatistieken op te zoeken en u weet direct de hoogte van de openstaande posten. Bij de debiteuren ziet u deze gegevens (voorbeeld uit Unit4 Multivers XL):
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 15 van 89
Unit4 Multivers Medium
U kunt nog (veel) meer informatie op dit scherm laten tonen of elementen verwijderen. Bijvoorbeeld het betalingsgedrag. Ook kunt u knoppen plaatsen waarmee u direct vanuit het dashboard nieuwe facturen kunt aanmaken. Daarvoor wijzigt u de bestaande lay-out.
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 16 van 89
Unit4 Multivers Medium
1.6.1
Dashboards aanpassen
De Dasboards worden uitgelegd aan de hand van het crediteuren-dashboard.
U kunt van de Dashboardschermen de lay-out wijzigen. Als u in de knoppenbalk op het 'pennetje'. U ziet dan een rode selectielijn verschijnen. U selecteert vervolgens het element dat u wilt verplaatsen of wijzigen.
Met uit het gereedschapsblok breidt u de selectie één stap uit. Dit kan ook door de <Shift-toets> ingedrukt te houden en te klikken.
Nu kunt u met behulp van de besturingspictogrammen het element verplaatsen, vergroten of verkleinen. U kunt ook slepen met de muis. Met het gereedschapsblok kunt u de plaats en de uitlijning van het element aanpassen.
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 17 van 89
Unit4 Multivers Medium
Elementen zijn niet alleen de hele blokken, maar ook de knoppen en de velden in het scherm. U kunt zelfs tekst plaatsen in het scherm Als u een element verplaatst, kan het even duren voordat de verplaatsing daadwerkelijk zichtbaar is op uw scherm. Dit komt door de vele berekeningen die ervoor uitgevoerd moeten worden op uw computer. Het lijkt dan even of er niets gebeurt. Als u een nieuwe lay-out maakt, kunt u deze alleen opslaan met de knop 'Opslaan als'
. Bewerkt u een
eenmaal opgeslagen lay-out, slaat u de wijzigingen op met . Met verwijdert u een eigen lay-out. De Standaard lay-out kunt u niet aanpassen. Wilt u in u nieuwe lay-out werken, of een andere lay-out kiezen, kan dat in het veld
.
Unit4 Multivers M onthoudt altijd de laatst gebruikte lay-out en scherminstellingen. De lay-outs worden per gebruiker opgeslagen. U kunt een lay-out ook beschikbaar stellen voor andere gebruikers door een aangepaste lay-out te exporteren naar een lay-out-bestand en dat vervolgens bij de andere gebruiker(s) te importeren. Dit doet u met behulp van de knoppen 'Importeren'.
'Exporteren' en
Informatie-elementen toevoegen en verwijderen In de Lay-out modus ( ) kunt u met een menu zichtbaar maken met daarin de gegevens die u bij het geopende dashboard kunt toevoegen. Het overzicht hieronder geldt voor Unit4 Multivers M waarbij alle onderdelen gebruikt worden en waar bij Relaties vrije velden zijn aangemaakt (VV). Hieronder wordt het voorbeeld uit Unit4 Multivers XL getoond
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 18 van 89
Unit4 Multivers Medium
In dit scherm ziet u welke elementen die toegevoegd kunnen worden. Als u uit een bestaande lay-out elementen verwijdert, worden deze automatisch aan deze lijst toegevoegd. De elementen hebben een code, zodat u weet welk soort element u gaat toevoegen: (L) zijn lijsten (zoals een adressenlijst) (P) zijn panelen (zoals het paneel met openstaande posten) (V) zijn velden die u kunt toevoegen (zoals het veld 'Betalingskenmerk verplicht') (VV) zijn vrije velden (dit zijn de vrije velden die u hebt aangemaakt). Zo kunt u bijvoorbeeld uw Openstaande posten aan het scherm toevoegen of stamgegevens die hier niet zichtbaar zijn. U kunt ook direct opdrachtschermen openen In Unit4 Multivers M is dat bijvoorbeeld het aanmaken van een verkoopfactuur in het Verkoopboek
of een factuuropdracht.
U kunt ook elementen uit een tabblad verplaatsen naar een ander tabblad. U kunt ook een groep met nieuwe tabbladen, of een lege groep maken en daaraan gegevens toevoegen. Met de knop
kunt u dan een element een naam geven.
Stel u wilt de naam van het eerste tabblad de naam ‘NAW-gegevens’ geven. U selecteert dan het tabblad en klikt op
Nu verschijnt de naam van het tabblad in een tekstveld en kunt u de naam aanpassen:
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 19 van 89
Unit4 Multivers Medium
Met
verwijdert u een geselecteerd element.
Sla tijdens het werken met de lay-outs regelmatig tussentijds op totdat u een gepersonaliseerde lay-out hebt dat volledig naar uw zin is Voorbeeld contactmomenten Zo kunt u bijvoorbeeld het informatieblok 'Contactmomenten' toevoegen. Dit blok geeft een overzicht van de acties, notities en opgeslagen documenten bij de crediteur:
U kunt kiezen welk van deze gegevens u op het scherm wilt tonen. Ze worden op volgorde van de datum getoond. Door op een actie, notitie of document in de contactmomenten te dubbelklikken, wordt dit item geopend in een apart scherm. Door uw dashboards aan te passen aan uw informatiebehoefte hebt u een krachtig instrument dat u bijvoorbeeld bij (telefonische) contacten kunt gebruiken.
1.7
Het gebruik van venstertabbladen of 'losse' schermen
Standaard gebruikt Unit4 Multivers M venstertabbladen. Deze kunt u naast elkaar zetten en aanklikken als u dit scherm wilt gebruiken. Met het 'sluitkruisje' in de tab sluit u het venstertabblad (het programma).
Met de knop vraagt u een lijst op van de openstaande tabbladen en kunt u snel naar het gewenste tabblad gaan. Het werken met venstertabbladen is niet verplicht. In 'Extra | Gebruikersparameters' , map 'Algemeen' kunt u instellen dat u de venstertabbladen niet wilt gebruiken.
Unit4 Multivers Medium 10.8.2
Deel lI: Werken met het pakket
versie 1.0
Pagina 20 van 89
Unit4 Multivers Medium
Als u deze optie wijzigt moet u het pakket handmatig opnieuw opstarten. Als u losse schermen gebruikt kunt u deze vergroten en verkleinen. U kunt ze overal op uw scherm
neerzetten. Met de knop 'Ander venster' vraagt u een lijst op van de openstaande vensters en kunt u snel naar het gewenste scherm gaan. Met de knoppen 'Naast elkaar', 'Trapsgewijs' of 'Boven elkaar' rangschikt u de schermen zoals u dat wenst.
1.8
Sneltoetsen en het gebruik van het Toetsenbord
Let op: de schermafbeeldingen in dit onderwerp zijn afkomstig van Unit4 Multivers XL . Wanneer u een andere versie gebruikt of een andere samenstelling, zal uw scherm er anders uit zien. Voor heel veel bewerkingen in Unit4 Multivers M hebt u de muis niet nodig en kunt u volstaan met simpele toetscombinaties. Om tabbladen en programma's te openen geldt het volgende: 1. Druk op . Nu verschijnen in het Lint 'tooltips' met de toetsen waarmee tabbladen en programma's uit de werkbalk 'Snelle toegang' geopend kunnen worden:
Dus + opent het Navigatiemenu (werkbalk snelle toegang) en + <X> (hoofdletter niet verplicht) opent het tabblad 'Extra'. Als u een item toevoegt of verwijdert in de werkbalk snelle toegang, wijzigt ook de nummering. Om programma's of menu's in een tabblad te kunnen openen met het toetsenbord, moet u het activeren. Ook al staat u in het betreffende tabblad. Dus om het menu 'Info' met sneltoetsen te openen activeert u het tabblad met + en typt :