Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting

Welkom bij Unit 4 Accounting

Copyright© 2005 Unit 4 Agresso Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland Unit 4 Agresso Accountancy B.V. De Schutterij 27 Postbus 755 3900 AT Veenendaal

Telefoon Telefax Supportlijn Supportfax e-mail Internet

0318 581600 0318 581610 0318 581750 0318 581610 [email protected] http://www.unit4agresso.com

Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit 4 Agresso. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. Alle wijzigingen voorbehouden.

Inhoud 1. DAGELIJKSE BOEKINGEN ........................................................................... 1 1.1 Selecteren dagboeken voor de financiële mutaties ............................................ 1 2. INKOOPBOEKINGEN ................................................................................... 2 2.1 Invoeren inkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties'.................................. 2 2.1.1 Mutatieregels in het Inkoopboek ............................................................... 5 2.1.2 Inboeken crediteurenfacturen................................................................... 7 2.1.3 Het boeken van crediteurenbetalingen in het Kas-, Bank- of Giroboek ............ 8 2.1.4 Crediteurenbetalingen boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek ..................... 11 2.2 Boeken op G-rekeningen ............................................................................. 12 2.2.1 Wijzigen Inkoopfacturen ........................................................................ 14 3. VERKOOPBOEKINGEN............................................................................... 16 3.1 Invoeren verkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties'.............................. 16 3.2 Mutatieregels in het Verkoopboek................................................................. 19 3.3 Korting voor Contant (Belgische administratie) ............................................... 21 3.4 Inboeken debiteurenfacturen ....................................................................... 24 3.4.1 Debiteurenfacturen inboeken.................................................................. 24 3.5 Het boeken van debiteurenbetalingen in het Kas-, Bank- of Giroboek ................ 26 3.5.1 Debiteurenbetalingen boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek ...................... 28 3.6 Wijzigen Verkoopfacturen............................................................................ 30 4. OVERIGE MUTATIES ................................................................................. 32 4.1 Werken met afletteren ................................................................................ 32 4.1.1 Afletteren ............................................................................................ 33 4.2 Invoeren memoriaalboekingen ..................................................................... 35 4.3 Boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek of het Memoriaal .................................. 35 4.4 Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten ........................................................ 36 4.5 Inboeken banken giroafschriften ................................................................ 36 4.6 Inboeken overige mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen ............. 37 4.7 Inboeken vooruitbetalingen ......................................................................... 38 4.8 Overige mutaties in het Kas-, Bank-, of Giroboek ........................................... 39 4.9 Mutatie tegenboeken .................................................................................. 41 5. AFSTEMMEN BETALINGEN ........................................................................ 42 5.1 Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen ............................................. 42 5.2 Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen .............. 42 5.3 Afstemmen van meerdere facturen (selecteren van de facturen) ....................... 43 5.4 Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling.......................... 45 5.5 Betalingsdetails ......................................................................................... 46 5.6 Betalingsverschillen.................................................................................... 47 6. TELEBANKIEREN ...................................................................................... 48 6.1 Werken met telebankieren........................................................................... 48 6.2 Overzicht Telebankieren.............................................................................. 49 6.2.1 Koppelen bank- aan grootboekrekening ................................................... 50 6.2.2 Betaalbaarstelling crediteurenfacturen ..................................................... 50 6.2.3 Selecteren / deselecteren van facturen voor de betaalbaarstelling ............... 52 6.2.4 Selectie van facturen ongedaan maken / Deselecteren facturen................... 53 6.2.5 Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten' ........................... 54 6.2.6 Buitenlandse betaling ............................................................................ 54 6.2.7 Maken betaalopdracht ........................................................................... 56 6.2.8 Importeren bankafschrift ....................................................................... 57 6.2.9 Telebankmutaties handmatig 'matchen' ................................................... 59 6.2.10 Handmatig matchen van een creditnota aan een debiteur........................... 59 6.2.11 Selecteren facturen telebankmutaties ...................................................... 60 6.2.12 Selecteren betaalopdracht ..................................................................... 60 6.2.13 Betalingen/Betaalopdrachten.................................................................. 61 6.3 Incasso .................................................................................................... 62

6.3.1 Maken incasso-opdracht ........................................................................ 62 6.3.2 Incasseren........................................................................................... 63 6.4 Werken met Elektronisch Rekening Informatie-bestanden ................................ 64 6.4.1 Statusoverzicht ERI-bankrekeningen ....................................................... 65 7. BTW-AANGIFTE ........................................................................................ 66 7.1 Werken met de BTW-aangifte ...................................................................... 66 7.1.1 Boekingsbedragen inclusief BTW ............................................................. 69 7.1.2 Boekingsbedragen inclusief BTW ............................................................. 70 7.1.3 BTW-specificatie ................................................................................... 71 7.2 Gebruik van BTW-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen .... 71 7.3 Voorbeelden BTW-boeking........................................................................... 73 7.3.1 BTW-aangifte handmatig aanpassen........................................................ 74 7.3.2 BTW splitsen in het in- en verkoopboek ................................................... 75 7.4 Maandelijkse BTW-aangifte.......................................................................... 77 7.4.1 De BTW-aangifte in Nederland................................................................ 79 7.4.2 De BTW-aangifte in België ..................................................................... 80 7.4.3 Afdrukken BTW-posten.......................................................................... 81 7.5 De elektronische aangifte van uw BTW en ICT (Nederlandse administraties) ....... 82 7.5.1 De elektronische BTW-aangifte ............................................................... 83 7.6 BTW-listing (België) ................................................................................... 87 7.6.1 ICT-kwartaalaangifte............................................................................. 87 7.6.2 Onderhoud ICT-boekingen crediteuren..................................................... 89 7.6.3 Onderhoud ICT-boekingen debiteuren ..................................................... 91 7.6.4 Overzicht ICT-boekingen ....................................................................... 92 7.7 Centralisatielijst ......................................................................................... 93 7.8 BTW-aangifte ten behoeve van EDIVAT (Belgische administratie)...................... 93 7.8.1 Elektronische BTW-aangifte (EDIVAT)...................................................... 94


1.

Dagelijkse boekingen

1.1

Selecteren dagboeken voor de financiële mutaties

Menu: ‘Taken | Invoeren financiële mutaties’ In het selectiescherm voor de dagboeken kunt u op de verschillende tabbladen het dagboek voor uw boeking(en) selecteren. De dagboeken worden per boekjaar getoond. Selecteer een ander boekjaar als u een dagboek voor dat betreffende jaar wilt openen. 1. Selecteer het soort dagboek (Inkoop, Verkoop, Kas/Bank/Giro, of Memoriaal) 2. Markeer het dagboek waarin u de mutatie wilt invoeren door erop te klikken 3. Geef eventueel aan of de mutatie op de beginbalans moet komen of niet. Vink dit vakje af als u bijvoorbeeld het beginsaldo van de debiteuren wilt inboeken of de beginbalans wilt inboeken aan het begin van het nieuwe boekjaar 4. Controleer of het nummer van de boekperiode en het transactienummer kloppen, evenals de boekingsdatum en bevestig deze. U kunt het periodenummer en de boekingsdatum aanpassen als de boeking op een andere datum of in een andere periode gedateerd moet worden

Unit 4 Agresso Accountancy B.V.

1

December 2005


2.

Inkoopboekingen

2.1

Invoeren inkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties'

U opent het inkoopboek met 'Taken | Invoeren Financiële Mutaties' en komt dan in het keuzescherm voor dagboeken voor het gekozen boekjaar. Hier kiest u op het tabblad 'Inkoop' voor het gewenste inkoopboek dat u hebt aangemaakt. In het scherm 'Inkoopboek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar voor het invoeren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mogelijkheden die u bij 'Extra | Opties' op het tabblad 'Boekingsprogramma's' kunt selecteren. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De (blauw)gekleurde velden zijn verplicht

Factuur:

Hier stelt Unit 4 Accounting automatisch een factuurnummer voor. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhoud | Algemeen Financieel', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier ook een al bestaand factuurnummer invoeren. U krijgt dan de vraag of u deze factuur wilt wijzigen of verwijderen.

Transactie:

Dit is een nummer dat Unit 4 Accounting automatisch toekent aan een complete, sluitende journaalpost (boekingsbatch). Voor elke boekingsgang (in het betreffende dagboek) wordt het nummer met '1' opgehoogd. U kunt journaalposten aan de hand van het transactienummer opvragen .

Periode:

De periode is de boekingsperiode waarin u boekt. Als de opgegeven factuurdatum afwijkt van de opgegeven boekingsperiode (u boekt in de 'verkeerde' periode), geeft Unit 4 Accounting een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing


2

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting desgewenst negeren en doorgaan, u kunt ook de juiste datum of boekingsperiode opgeven. Crediteur:

Typ hier het nummer van de crediteur of selecteer de crediteur in de lijst ().

Factuurdatum:

Hier stelt Unit 4 Accounting zelf de huidige datum voor (systeemdatum). U kunt deze datum handmatig aanpassen, met behulp van de kalender (druk op
Referentie:

Geef een referentie voor de inkoopfactuur op, bijvoorbeeld de omschrijving van de inkooporder of de wijze waarop de order geplaatst is. Unit 4 Accounting onthoudt de gebruikte referenties per crediteur en slaat deze op in een lijst. U hoeft alleen de eerste tekens of woorden van een referentie in te typen. Unit 4 Accounting vult de tekst dan automatisch aan. Klik op de pijl naast het veld om de lijst met referenties te openen of druk op . Alleen de laatstgebruikte 7 referenties worden getoond. Let op! U kunt een ongewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen door een nog niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te openen met ‘Taken | Wijzigen inkoopfacturen’, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur op. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties.

Betalingsconditie

De betalingscondities zijn aangemaakt in 'Onderhoud | Algemeen Financieel', tabblad 'Betalingscondities'. U hebt aan de crediteur een betalingsconditie kunnen koppelen. De betalingsconditie wordt automatisch bij de geselecteerde crediteur voorgesteld. U kunt desgewenst voor een andere betalingsconditie kiezen.

Korting vervalt

Op grond van de factuurdatum en de betalingsconditie berekent Unit 4 Accounting op welke datum de betalingskorting vervalt. Wordt door de leverancier geen betalingskorting gegeven, dan is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur.

Vervaldatum

Hier berekent Unit 4 Accounting de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, of wordt bereikt

Betalingskenmerk

Bij het betalingskenmerk vult u het kenmerk van de ontvangen factuur in. Dit kenmerk gebruikt u bij het betalen van de factuur. Het betalingskenmerk wordt gebuikt bij het


3

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting telebankieren. Valuta

Dit is de valuta die de (buitenlandse) crediteur hanteert. U hebt de valuta bij de crediteur vastgelegd maar u kunt de voorgestelde valuta aanpassen.

Koers

De koers van de opgegeven valuta wordt in dit veld zichtbaar. U kunt de koers voor niet EMU-valuta eventueel aanpassen.

Inclusief BTW

U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief BTW wilt ingeven. De kolom ‘Bedrag’ verandert dan in ‘Bedrag incl. BTW’ en de kolommen ‘BTW’ en ‘BTW-bedrag’ worden toegevoegd.

Netto bedrag

In het veld 'Netto bedrag' verschijnt het bedrag dat (tot dan toe) is ingevoerd op de verschillende factuurregels.

Kredietbeperking

Hebt u op het nettobedrag een kredietbeperking gekregen, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat u van het factuurbedrag mag aftrekken wanneer u binnen de afgesproken termijn betaalt. Dit bedrag wordt geboekt op de rekening die u in 'Onderhoud | Relatiecodes' aan de kredietbeperking crediteuren hebt gekoppeld (bijvoorbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten). Unit 4 Accounting gaat ervan uit dat over de kredietbeperking BTW is berekend. Is dit niet het geval moet u dit aanpassen in 'Onderhoud | Bedrijfsgegevens', tabblad 'BTW'..

BTW

Selecteer in het menu het juiste BTW-percentage. Als u met 'BTW per boekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wordt het BTW-bedrag automatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de BTW niet per boekingsregel boekt, wordt het totaalbedrag aan BTW in dit vak getoond. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen , maar let daarbij op dat het ingevoerde, aangepaste BTW-bedrag geldt voor het totaal van alle boekingsregels (zie verder). Als u het BTW-bedrag wijzigt wordt het veld ‘Aangepaste BTW-aangifte’ geselecteerd.

Factuurbedrag:

Dit is het totaalbedrag van het Nettobedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de BTW. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt Unit 4 Accounting zelf de betalingskorting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af. Bij niet-tijdig betalen wordt geen betalingskorting afgetrokken en wordt de kredietbeperking betaald. Het betaalde bedrag komt dan overeen met het factuurbedrag.

Aangepaste BTWaangifte

Dit veld wordt automatisch aangevinkt als het BTW-bedrag door u is aangepast. Als u het vinkje verwijdert, wordt de BTW opnieuw berekend volgens de ingevoerde gegevens. Let op! Als u een reeds eerder geboekte factuur muteert, worden uw wijzigingen automatisch doorgevoerd in de BTW-berekening. Maar dit gebeurt niet als de BTW is aangepast. Door het veld ‘Aangepaste BTW-aangifte’ uit te schakelen, wordt de BTW opnieuw berekend.


4

December 2005


BTW-verwerking

Hier wordt het gebruikte BTW-scenario getoond. Het voorgestelde scenario hebt u ingevoerd bij 'Onderhoud | Crediteuren'. U kunt het scenario tijdens het boeken nog wijzigen.

BTW-aangifte

U kunt de (aangepaste) BTW-boeking voor de factuur controleren en desgewenst wijzigen door op [BTW-aangifte] te klikken .

Intrastat

Wanneer u werkt met de module 'Intrastat' en u hebt een buitenlandse crediteur uit de Europese Unie geselecteerd en in 'Onderhoud | BTW | BTW-scenario's' hebt u aangegeven dat een Intrastatboeking gewenst is, kunt u met deze button de Intrastatgegevens invoeren

2.1.1 Mutatieregels in het Inkoopboek

Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een inkoopboek opent, de volgende kolomindeling van uw boekingsregels te zien:

Afhankelijk van uw wensen kunt u de volgende instellingen maken: o Een datumkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u per factuur op meerdere data boeken. Standaard wordt op de regel de ingevoerde factuurdatum voorgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum invoeren. o Een creditkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u standaard ook creditboekingen doen en hoeft dan geen negatieve bedragen voor een creditboeking op te geven. o BTW per boekingsregel. Wanneer u facturen ontvangt met verschillende BTWpercentages kunt u door het selecteren van deze instelling, het BTW-percentage per regel ingeven. o BTW-soort per boekingsregel. U kunt van de BTW-soort die aan de grootboekrekening is gekoppeld, afwijken wanneer u deze optie selecteert. Dit is met name van belang voor een Belgische administratie en voor ICT-boekingen. De BTWsoort staat standaard ingesteld op de soort die u in 'Onderhoud | Rekeningschema', tabblad 'BTW' als BTW-soort hebt opgegeven. Door de soort per regel te tonen, kunt u de standaardinstelling wijzigen. De instellingen legt u vast in 'Extra | Opties' . Daarnaast kunt u de breedte van de kolommen aan uw eigen behoefte aanpassen. Het is verstandig om de boekingsschermen aan te passen aan de soort boekingen die u het meest verwerkt. Moeten er uitzonderingen gemaakt worden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u 'BTW per boekingsregel' normaal gesproken niet gebruikt, maar u krijgt opeens een factuur waarin


5

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting twee BTW-percentages van toepassing zijn. U zet dan voor die ene transactie (factuur) de bewuste optie 'aan'. Na het invoeren van de mutatie keer u terug naar uw normale instellingen. Als u de optie niet hebt geselecteerd kunt u voor een factuur met meerdere BTW-percentages de BTW achteraf altijd nog uitsplitsen met [BTW aangifte]. Met de optie ‘BTW per boekingsregel’ gebeurt dit automatisch. Let op! Sluit het boekingsscherm voordat u de instelling wijzigt. past openstaande schermen niet aan. U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op [+Toevoegen] of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel aangemaakt onder de actieve regel. Overzicht van de kolommen in het inkoopboek Datum (optie) Hier stelt Unit 4 Accounting de datum voor die in het veld ‘Factuurdatum’ is ingevuld. U kunt deze datum op regelniveau nog wijzigen. Omschrijving Geef hier de gewenste omschrijving van de factuurregel op. Rekening

Hier wordt de rekening voorgesteld die u aan de crediteur of aan het betreffende inkoopdagboek hebt gekoppeld. Of de rekening die op basis van de ingevoerde omschrijving is gevonden. U kunt de rekening op regelniveau nog wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'

Soort (optie) Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn om de BTWsoort per mutatieregel te kunnen wijzigen. Unit 4 Accounting boekt standaard de BTW-soort die opgegeven is bij de betreffende grootboekrekening. Debet/Credit Als u hebt ingesteld dat u in het Inkoopboek ook een creditbedrag wilt (optie) kunnen opgeven, vult u het bedrag (excl. BTW) van de regel in de gewenste kolom in. Bedrag

Als u bovengenoemde optie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. BTW) van de factuur in. U kunt hier ook creditbedragen invullen: typ dan een ‘minteken’ bij het bedrag. (Zie ook de kolommen bij boekingen inclusief BTW ).

BTW (optie)

Als u met BTW op regelniveau werkt of ‘inclusief BTW’ boekt, geeft u hier het BTW-percentage op. Als hier een percentage wordt voorgesteld, is dit percentage aan de grootboekrekening gekoppeld.

Kostenplaats Als u boekt op een rekening waaraan een kostenplaats gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kostenplaats (druk op F4). Als u aan geen enkele grootboekrekening een kostenplaats hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn. Dossier

Als u boekt op een rekening waaraan een dossier gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier het betreffende dossier. Als u aan geen enkele grootboekrekening een dossier hebt gekoppeld, zal deze kolom niet


6

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting zichtbaar zijn. Aantal (optie) Wanneer u hebt ingesteld dat ook aantallen bij de verbijzondering mogen worden ingegeven (in ‘Onderhoud | Bedrijfsgegevens’, tabblad 'Overige') vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekozen voor alleen de optie ‘Verbijzonderen naar aantal’ moet u aan de hand van het saldo (Debet of Credit) een positief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u ook voor de optie ‘Aantal koppelen aan bedrag’ hebt gekozen, rekent Unit 4 Accounting zelf aan de hand van het saldo uit of het een positief of negatief aantal is. Voor het verbijzonderen van inkoopfacturen naar een subadministratie moet u beschikken over de module ‘Verbijzondering’. Zie hiervoor: ‘Verbijzonderen van boekingen in een subadministratie. U kunt voor inkoopboekingen gebruikmaken van scenarioboekingen . In Belgische administraties bestaat de mogelijkheid om te werken met Korting voor Contant. U moet dan een aankooprekening gebruiken waarbij de optie 'KVC' actief is en een speciale betalingsconditie voor de aankoopfactuur selecteren.

2.1.2 Inboeken crediteurenfacturen

Zie de procesinformatie voor een overzicht van de velden en kolommen in het 'Inkoopboek' 1. Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek van het type 'Inkoopboek' Controleer het periodenummer en het transactienummer. Pas deze eventueel aan 2. Vul het crediteurnummer in of selecteer dit met . Bij een buitenlandse crediteur binnen de EU wordt, als u beschikt over de module Intrastat, wordt de knop [Intrastat] actief (zie onder). Neem het voorgestelde factuurnummer en de factuurdatum over of pas deze aan. Standaard wordt de huidige datum voorgesteld. Vult u echter een andere datum in, zal Unit 4 Accounting deze datum bij een volgende boeking voorstellen. De overige gegevens worden door Unit 4 Accounting voorgesteld aan de hand van de ingevulde standaardgegevens in 'Onderhoud | Crediteuren'. U kunt deze gegevens nog aan passen als er bijvoorbeeld voor de huidige factuur een andere betalingsconditie moet gelden. Voor het invullen van de referentie en de omschrijving kent Unit 4 Accounting het gemak van het intelligent boeken . Het betalingskenmerk wordt gebruikt bij het telebankieren (matchen) en wordt bij de betaling aan uw crediteur vermeld. U kunt aangeven wanneer u een bedrag inclusief BTW wilt invoeren (druk op + ). 3. Klik op [Toevoegen] of druk op <+> om een nieuwe factuurregel aan te maken 4. Als tegenrekening wordt de rekening voorgesteld die aan het dagboek gekoppeld is, als referentie wordt de referentie van de factuur voorgesteld. De referentie kunt u selecteren uit de eerder ingevoerde referenties. Neem deze gegevens over of pas deze aan als dit nodig is. Met kunt u een rekening selecteren. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' 5. Als een van de opties 'Kostenplaats' / 'Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats, het dossier en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar


7

December 2005


6. 7. 8.

9.

aantal' Onderhoud | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Overige' is geselecteerd. Als de aantallen gekoppeld zijn aan het bedrag moet u altijd een positief aantal ingeven. Het programma bepaalt dan aan de hand van het bedrag of het een positief- of een negatief aantal is Vul het bedrag van de factuurregel in. Daarna kunt u eventueel een nieuwe regel toevoegen, of kunt u met <Enter> naar het volgende veld Geef eventueel in het veld 'Kredietbeperking' een bedrag aan kredietbeperking op Btw-aangifte Klik op de selectieknop [BTW] om een BTW-percentage te selecteren. Het bedrag aan BTW en het factuurbedrag inclusief BTW worden dan direct door het programma berekend. U kunt het BTW-bedrag indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld; als u het BTW-bedrag wijzigt, wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt. Door te klikken op het vakje 'Aangepast' wijzigt u het aangepaste BTWbedrag weer in het standaardbedrag dat overeenkomt met het ingevulde BTWpercentage Als u klikt op [Aangifte] kunt u de BTW-aangifte per BTW-vak opvragen of specificeren. U ziet dan in welke BTW-vakken het basisbedrag en het BTW-bedrag geboekt zijn aan de hand van de BTW-relaties. Eventueel kunt u de bedragen handmatig aanpassen of in andere BTW-vakken gaan boeken. Meer informatie over het boeken van de BTW vindt u in Werken met de BTW-aangifte . Na het invullen van een nieuw basisbedrag bij een BTW-percentage wordt het BTW-bedrag direct door Unit 4 Accounting berekend. Ook dit kunt u wijzigen. U kunt het venster echter pas verlaten als het totaalbedrag overeenkomt met het factuurbedrag. Na het aanpassen van de BTW-aangifte wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt om aan te geven dat de aangifte handmatig aangepast is

10. Als de knop [Intrastat] geactiveerd is kunt u hier de gevraagde 'Intrastat'gegevens invoeren. Wanneer u geen intrastatgegevens hebt ingevoerd krijgt u bij het opslaan van de factuur een waarschuwing. U kunt dan alsnog de intrastatgegevens invoeren. 11. Controleer het nettobedrag en vul de eventuele kredietbeperking in 12. U kunt de BTW-aangifte aanpassen door te klikken op [BTW-aangifte] Tip U kunt voor vaak voorkomende boekingen, bijvoorbeeld maandelijkse facturen, een scenarioboeking aanmaken waarbij u zoveel mogelijk vaste gegevens invult.

2.1.3 Het boeken van crediteurenbetalingen in het Kas-, Bank- of Giroboek

Na het invoeren van de crediteurenfactuur is een openstaande post ontstaan. U boekt de betalingen die u op een crediteurenfactuur doet in het Kas-, bankof Giroboek of, wanneer u gebruik maakt van telebankieren via ‘Taken | Telebankieren | Importeren bankafschrift’. In het laatste geval hebt u eerst de openstaande post betaalbaar gesteld en vervolgens een betaalopdracht aan uw bank gegeven. Wanneer u het bankafschrift ontvangt waarop de openstaande post is afgeschreven, wordt de betaling automatisch of handmatig gematcht met de openstaande post. Voor het inboeken van betalingen en ontvangsten opent u het gewenste dagboek van het type Kas-, Bank- of Giroboek.


8

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting U opent het tabblad ‘Crediteuren’ wanneer u een betaalde crediteurenfactuur wilt boeken. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht Periode

In de rubriek ‘Transactie’ voert u de transactiegegevens in. Bij ‘Periode’ wordt de laatstgebruikte boekingsperiode voorgesteld. U kunt de periode wijzigen

Afschrift

Hier staat het afschriftnummer. Na het boeken van een bankof giroafschrift wordt het afschriftnummer met ‘1’ verhoogd voor het boeken van het volgende afschrift. Normaal gesproken zal het afschriftnummer overeenkomen met het afschriftnummer dat u van uw bank ontvangt. U kunt het nummer ook handmatig ingeven. U kunt afschrift '0' gebruiken voor het invoeren van de beginstand van de bankrekening als u uw administratiegegevens voor het eerst in Unit 4 Accounting invoert

Datum

Hier wordt de huidige datum voorgesteld. Vul hier de datum van het afschrift in.

Omschrijving

Geef hier desgewenst een omschrijving in. Deze omschrijving wordt gebruikt bij de mutatie op de kas-, bankof girorekening

Valuta

U hebt bij het aanmaken van het dagboek een valuta op kunnen geven (een valutadagboek). De valuta van het dagboek staat in dit veld vermeld.

Vorig/Nieuw

In het veld ‘Vorig’ staat het eindsaldo van uw vorige afschrift vermeld. Als u in ‘Extra | Opties’ hebt aangegeven dat u de banken giroboeken op het saldo wilt controleren is ook het veld ‘Nieuw’ actief. U geeft hier het eindsaldo van het afschrift op. Unit 4 Accounting controleert nu of tijdens het boeken van de mutatieregels alle bedragen juist zijn overgenomen zodat het eindsaldo van de transactie overeenkomt met het bankof girosaldo. U kunt pas opslaan als het eindsaldo is bereikt. Als u de optie saldocontrole niet hebt aanstaan wordt in het veld 'Nieuw', na elke boeking, het actuele eindsaldo vermeld. Na het boeken van alle afschriftregels moet het saldo overeenkomen met het eindsaldo van uw dagafschrift. U kunt tussentijds wel opslaan.

Nog te boeken

Bij een saldocontrole staat in dit veld het bedrag dat nog geboekt moet worden om het vereiste eindsaldo te bereiken.

Debet/Credit

Hier staan de geboekte debet- en creditbedragen.

Saldo

Het saldo van de ingevoerde debet- en de creditmutaties staat in dit veld vermeld.


9

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Overzicht van de kolommen in het tabblad 'Crediteuren' Datum

Bij een boeking geeft u per boekingsregel de boekingsdatum van de betaling op. Deze datum wordt gebruikt om te bepalen of betalingskorting/kredietbeperking mag worden verrekend. U kunt deze datum echter wijzigen, bijvoorbeeld bij het boeken in een vorig boekjaar. Op een volgende boekingsregel wordt de datum uit de eerste regel (vorige boekingsdatum) overgenomen. U kunt op een volgende regel alleen de dag wijzigen, zonder dat daarbij de maand of het jaar verandert

Crediteur

Selecteer hier de gewenste crediteur. Dit veld wordt automatisch ingevuld als u direct een factuurnummer selecteert

Factuur

Vul hier het nummer van de betaalde factuur in of druk op om de juiste factuur te selecteren. Als het om een betaling van meerdere facturen gaat drukt u op + of klikt u op [ betaling afstemmen met meerdere facturen

]. U kunt nu uw

Factuursaldo

Hier wordt het nog openstaande bedrag van de factuur overgenomen. Eventuele kredietbeperking en/of betalingskorting wordt verrekend

Val./Betaald val.

Bij selectie van een factuur in vreemde valuta verschijnen hier respectievelijk de valuta en het openstaande saldo van de factuur. U neemt het openstaande bedrag van de factuur over, of u geeft het werkelijk betaalde bedrag op. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursaldo bestaat (zie hierna). Als de facturen zijn geselecteerd via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen', verschijnt hier van de geselecteerde facturen het totaal betaalde bedrag in vreemde valuta.

Betaald (EUR)

Wijkt de valutacode van de factuur af van de valutacode van het dagboek, dan wordt het openstaande saldo in de valuta van de factuur omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel naar de valuta van het dagboek en voorgesteld als betaald bedrag. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Alleen als u het betaalde bedrag in vreemde valuta wijzigt in het scherm betalingsdetails, wordt de (deel)betaling in valuta opnieuw omgerekend. Dit omdat anders (bij een andere kolomvolgorde) een door u reeds ingegeven correct betaald bedrag in de valuta van het dagboek weer wordt vervangen door een voorstel, dat niet aansluit bij de werkelijke omrekening door de bank. U zou dan nogmaals het correcte bedrag moeten ingeven. Als de facturen zijn geselecteerd in het scherm 'Betaling afstemmen met meerdere ] verschijnt hier het voorstel van het betaalde bedrag in de facturen' [ valuta van het dagboek op basis van de geselecteerde valutafacturen omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in.

Omschrijving

Wordt de betaling op deze regel afgestemd, dan kan hier een omschrijving worden meegegeven aan de crediteurenmutatie. Deze omschrijving wordt ook meegegeven aan de grootboekmutaties voor zover het niet de mutatie op de grootboekrekening 'crediteuren' betreft. Als via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen' meerdere facturen zijn afgestemd, dan is dit veld geblokkeerd.


10

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Omschrijvingen moeten dan bij de factuur in het bovengenoemde scherm worden ingegeven. Betalingsverschillen Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil . Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken betalingskorting en/of kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. ] om het venster 'Betalingsdetails' te openen. U kunt hier aangeven Klik op ‘Details’ [ of het restbedrag mag worden afgeboekt, of dat de betalingstermijn moet worden verlengd of u kunt het bedrag aanpassen. De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk Klik, als de betaling voor meerdere facturen geldt, op ‘Betaling afstemmen met meerdere facturen’ [ ] of druk op +. Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel.

2.1.4 Crediteurenbetalingen boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek

Crediteurenbetalingen handmatig boeken U kunt een betaling die u per bank aan een crediteur gedaan hebt, in een dagboek van het type Bank- of Giroboek, afstemmen met de bijbehorende openstaande post. Houd het bankafschrift bij de hand. 1

2

3 4

5a

Open het bankof giroboek met 'Taken | Invoeren financiële mutaties' of rechtstreeks vanuit het takenscherm en selecteer het bankboek waaraan de bank gekoppeld is waarvoor u het afschrift wilt inboeken Controleer de periode en het afschriftnummer. In het veld 'Omschrijving' kunt u de omschrijving invullen die gebruikt zal worden voor de sluitboeking. Bij een nieuwe transactie wordt het veld 'Vorig' gevuld met het beginsaldo van de tegenrekening vermeerderd met de debet- en creditmutaties tot en met de te boeken periode op het betreffende dagboek. U kunt het 'Nieuwe saldo' invullen ter controle (als de optie 'Controle B/G-dagboeken' geactiveerd is) Selecteer het tabblad 'Crediteuren' om een crediteurenbetaling te kunnen invoeren Klik op [Toevoegen] om een nieuwe regel toe te voegen. U hebt vervolgens twee mogelijkheden: a. De betaling is een volledige betaling van één enkele factuur, of er is een betalingsverschil ontstaan op een factuur b. De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk De betaling heeft betrekking op één enkele factuur, of er is een betalingsverschil ontstaan op een factuur o vul vervolgens het betaalde bedrag in. Neem het voorgestelde totale factuurbedrag over als de factuur geheel betaald is, of vul een ander


11

December 2005


o

o

5b

De o o

o

o

bedrag in. Als u een ander bedrag invult dan het voorgestelde factuurbedrag, dan kunt u het restbedrag eventueel laten afboeken als betalingsverschil klik op [Betalingsdetails] als u een verschilbedrag wilt controleren of laten afboeken. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door een valutaverschil, door ten onrechte afgetrokken betalingskorting of doordat niet het gehele factuurbedrag betaald is in het venster 'Betalingsdetails' kunt u het valutabedrag aanpassen of de betalingstermijn eventueel laten verlengen. Als er een restbedrag is, kunt u aangeven of u dit bedrag wel of niet als betalingsverschil wilt laten afboeken betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk klik op [Betaling afstemmen met meerdere facturen] of druk op + vul eventueel het totaal betaalde bedrag (in valuta) in. Als er al een factuur geselecteerd was, wordt het factuurbedrag hier al ingevuld. Het 'Totaal af te stemmen bedrag' dient ter controle: u kunt dan facturen selecteren totdat het ingevulde bedrag bereikt is. Als het bedrag overschreden wordt, wordt het restbedrag van de laatst geselecteerde factuur in de kolom 'Betalingsverschil' geplaatst selecteer alle facturen en/of vooruitbetalingen totdat het door u ontvangen bedrag overeen komt met het 'Af te stemmen bedrag' of het bedrag dat in het vak 'Totaalbedrag' getoond wordt na selectie van de factuur / facturen of de factuur en de bijbehorende vooruitbetaling keert u terug naar het boekingsvenster door te klikken op [OK]

] te klikken, kunt u de gegevens van de door nog een keer op [ afgestemde facturen weer opvragen en eventueel nog aanpassen Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel. o

6

U kunt vervolgens nieuwe mutatieregels gaan inboeken. Boven in het scherm wordt in het venster 'Totaal' het totaal van de mutaties getoond.

2.2 Boeken op G-rekeningen Met name als u met projecten werkt of op een andere wijze werkt met onderaannemers, kunt u te maken krijgen met zogenaamde 'G-rekeningen'. G-rekeningen zijn geblokkeerde rekeningen bij onderaannemers, bestemd voor rechtstreekse betaling aan de belastingdienst of UWV. U kunt nu in Unit 4 Accounting op G-rekeningen van uw onderaannemers (crediteuren) boeken. In 'Onderhoud | Crediteuren' kenmerkt u de betreffende (of nieuwe) crediteur als 'onderaannemer' (tabblad 'Bank'). Nu kunt u een bankrekening en/of een girorekening opgeven die hij als G-rekening heeft. actief. Bij een betaling In het inkoopboek is nu bij deze crediteur de knop waarvan een gedeelte gestort moet worden op de G-rekening van de crediteur klikt u hierop en geeft het bedrag in.


12

December 2005


Het betaalde bedrag op de G-rekening is nu onder andere in 'Info | Crediteuren' zichtbaar.

Bij het betaalbaarstellen van de factuur wordt deze in tweeën gesplitst en het bedrag dat naar de G-rekening overgemaakt wordt, wordt afgetrokken van het totale factuurbedrag.


13

December 2005


Het bedrag dat naar de G-rekening betaald wordt, is een netto bedrag. Eventuele betalingskorting en kredietbeperking wordt met het overige deel verrekend. Als u bij de crediteur zowel een bankrekeningnummer als een girorekeningnummer hebt opgegeven hangt het van het bankof giroboek af welke rekening wordt voorgesteld: Als u via een bankboek betaalbaarstelt, zal Unit 4 Accounting de bankrekening voorstellen, als u via een giroboek betaalbaarstelt, wordt de girorekening gekozen. U kunt de rekening in de betaalbaarstelling nog wijzigen.

2.2.1 Wijzigen Inkoopfacturen

Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt openstaande Inkoopfacturen nog op een aantal punten aanpassen. Hiervoor opent u 'Taken | Wijzigen Inkoopfacturen'. Door een crediteur te selecteren krijgt u een overzicht van de facturen die bij de betreffende crediteur openstaan.


14

December 2005


U kunt in dit scherm de volgende gegevens van de factuur aanpassen: o Betalingsconditie, dan wordt de vervaldatum automatisch opnieuw berekend. o Kortingsdatum o Vervaldatum o Referentie o Betalingskenmerk Wijzigingen kunnen uitsluitend worden doorgevoerd als de factuur nog open staat. Door ] vraagt u de factuurdetails op. te dubbelklikken op een factuur of met [ U kunt het recht om facturen te wijzigen regelen met de toewijzing van rechten in Unit 4 Accounting.


15

December 2005


3.

Verkoopboekingen

3.1

Invoeren verkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties'

U opent het verkoopboek met 'Taken | Invoeren Financiële Mutaties' en komt dan in het keuzescherm voor dagboeken voor het gekozen boekjaar. Hier kiest u op het tabblad 'Verkoop' voor het gewenste verkoopboek dat u hebt aangemaakt. In het scherm 'Verkoopboek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar voor het invoeren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mogelijkheden die u bij 'Extra | Opties' op het tabblad 'Boekingsprogramma's' kunt selecteren. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De (blauw)gekleurde velden zijn verplicht

Factuur:

Hier stelt Unit 4 Accounting automatisch een factuurnummer voor. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhoud | Algemeen Financieel', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier ook een al bestaand factuurnummer invoeren. U krijgt dan de vraag of u deze factuur wilt wijzigen of verwijderen.

Transactie:

Dit is een nummer dat Unit 4 Accounting automatisch toekent aan een complete, sluitende journaalpost (boekingsbatch). Voor elke boekingsgang (in het betreffende dagboek) wordt het nummer met '1' opgehoogd. U kunt journaalposten aan de hand van het transactienummer opvragen.

Periode:

De periode is de boekingsperiode waarin u boekt. Als de opgegeven factuurdatum afwijkt van de opgegeven boekingsperiode (u boekt in de 'verkeerde' periode), geeft Unit 4 Accounting een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing


16

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting desgewenst negeren en doorgaan, u kunt ook de juiste datum of boekingsperiode opgeven. Debiteur:

Typ hier het nummer van de debiteur of selecteer de debiteur in de lijst ().

Factuurdatum:

Hier stelt Unit 4 Accounting zelf de huidige datum voor (systeemdatum). U kunt deze datum handmatig aanpassen, met behulp van de kalender (druk op
Referentie:

Geef een referentie voor de verkoopfactuur op, bijvoorbeeld de omschrijving van de verkooporder of de wijze waarop de order geplaatst is. Unit 4 Accounting onthoudt de gebruikte referenties per debiteur en slaat deze op in een lijst. U hoeft alleen de eerste tekens of woorden van een referentie in te typen. Unit 4 Accounting vult de tekst dan automatisch aan. Klik op de pijl naast het veld om de lijst met referenties te openen of druk op . Alleen de laatstgebruikte 7 referenties worden getoond. Let op! U kunt een ongewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen door een nog niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te openen met ‘Taken | Wijzigen verkoopfacturen’, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur op. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties. Referenties worden gebruikt bij het telebankieren.

Betalingsconditie

De betalingscondities zijn aangemaakt in 'Onderhoud | Algemeen Financieel', tabblad 'Betalingscondities'. Standaard wordt de eerste betalingsconditie uit de lijst voorgesteld. U hebt aan de debiteur een betalingsconditie kunnen koppelen. De betalingsconditie wordt automatisch bij de geselecteerde debiteur voorgesteld. U kunt desgewenst voor een andere betalingsconditie kiezen.

Korting vervalt

Op grond van de factuurdatum en de betalingsconditie berekent Unit 4 Accounting op welke datum de betalingskorting vervalt. Geeft u geen betalingskorting, is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur.

Vervaldatum

Hier berekent Unit 4 Accounting de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, of wordt bereikt

Valuta

Dit is de valuta die u voor uw (buitenlandse) debiteur hanteert. U hebt de valuta bij de debiteur vastgelegd maar u kunt de voorgestelde valuta aanpassen.

Koers

De koers van de opgegeven valuta wordt in dit veld zichtbaar. U kunt de koers voor niet EMU-valuta eventueel aanpassen.

Inclusief BTW

U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief BTW wilt


17

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting ingeven. De kolom ‘Bedrag’ verandert dan in ‘Bedrag incl. BTW’ en de kolommen ‘BTW’ en ‘BTW-bedrag’ worden toegevoegd. Netto bedrag

In het veld 'Netto bedrag' verschijnt het bedrag dat (tot dan toe) is ingevoerd op de verschillende factuurregels (grootboekuitsplitsing).

Kredietbeperking

Geeft u op het nettobedrag een kredietbeperking, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat uw debiteur moet betalen wanneer hij niet binnen de afgesproken termijn betaalt. Dit bedrag wordt geboekt op de rekening die u in 'Onderhoud | Relatiecodes' aan de kredietbeperking debiteuren hebt gekoppeld (bijvoorbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten'). Unit 4 Accounting gaat ervan uit dat over de kredietbeperking BTW wordt berekend. Is dit niet het geval moet u een aangepaste BTWaangifte doen . Na het ingeven van de grootboekuitsplitsing klikt u op het veld kredietbeperking. Het bedrag dat in het veld wordt voorgesteld is berekend aan de hand van het percentage kredietbeperking dat bij de debiteur (in 'Onderhoud | Debiteuren') is opgegeven.

BTW

Selecteer in het menu het juiste BTW-percentage. Als u met 'BTW per boekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wordt het BTW-bedrag automatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de BTW niet per boekingsregel boekt, wordt het totaalbedrag aan BTW in dit vak getoond. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen , maar let daarbij op dat het ingevoerde, aangepaste BTW-bedrag geldt voor het totaal van alle boekingsregels (zie verder). Als u het BTWbedrag wijzigt wordt het veld ‘Aangepaste BTW-aangifte’ geselecteerd.

Factuurbedrag:

Dit is het totaalbedrag van het Nettobedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de BTW. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt Unit 4 Accounting zelf de betalingskorting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af (openstaande post). Bij niet-tijdig betalen wordt geen betalingskorting afgetrokken en wordt de kredietbeperking niet afgetrokken. Het te betalen bedrag komt dan overeen met het factuurbedrag.

Aangepaste BTWaangifte

Als u het vinkje verwijdert, wordt de BTW opnieuw berekend volgens de ingevoerde gegevens. Let op! Als u een reeds eerder geboekte factuur muteert, worden uw wijzigingen automatisch doorgevoerd in de BTW-berekening. Maar dit gebeurt niet als de BTW is aangepast. Door het veld ‘Aangepaste BTW-aangifte’ uit te schakelen, wordt de BTW opnieuw berekend.

BTW-verwerking

Hier wordt het gebruikte BTW-scenario getoond. Dit is het voorkeurscenario. U kunt een ander scenario kiezen. Voor binnenlandse debiteuren zijn alleen de binnenlandse scenario’s beschikbaar. Bij buitenlandse debiteuren zijn alle (actieve) scenario’s beschikbaar.

BTW-aangifte

U kunt de (aangepaste) BTW-boeking voor de factuur controleren en desgewenst wijzigen door op [BTW aangifte] te klikken .


18

December 2005


3.2

Mutatieregels in het Verkoopboek

Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een verkoopboek opent, de volgende kolomindeling van uw boekingsregels te zien:

Afhankelijk van uw wensen kunt u de volgende instellingen maken: • Een datumkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u per factuur op meerdere data boeken. Standaard wordt op de regel de ingevoerde factuurdatum voorgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum invoeren. • Een creditkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u standaard ook creditboekingen doen en hoeft dan geen negatieve bedragen voor een creditboeking op te geven. • BTW per boekingsregel. Wanneer u facturen ontvangt met verschillende BTWpercentages kunt u door het selecteren van deze instelling, het BTW-percentage per regel ingeven. • BTW-soort per boekingsregel. U kunt van de BTW-soort die aan de grootboekrekening is gekoppeld, afwijken wanneer u deze optie selecteert. Dit is met name van belang voor een Belgische administratie en voor ICT-boekingen. De instellingen legt u vast in 'Extra | Opties' . Daarnaast kunt u de breedte van de kolommen aan uw eigen behoefte aanpassen. Tip! Het is verstandig om de boekingsschermen aan te passen aan de soort boekingen die u het meest verwerkt. Moeten er uitzonderingen gemaakt worden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u 'BTW per boekingsregel' normaal gesproken niet gebruikt, maar u maakt bij uitzondering een factuur waarin twee BTW-percentages van toepassing zijn. U zet dan voor die ene transactie (factuur) de bewuste optie 'aan'. Na het invoeren van de mutatie keer u terug naar uw normale instellingen. Als u de optie niet hebt geselecteerd kunt u voor een factuur met meerdere BTW-percentages de BTW achteraf altijd nog uitsplitsen met [BTW aangifte]. Met de optie ‘BTW per boekingsregel’ gebeurt dit automatisch. U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op [+Toevoegen] of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel aangemaakt onder de actieve regel. Overzicht van de kolommen in het verkoopboek Datum (optie)

Hier stelt Unit 4 Accounting de datum voor die in het veld ‘Factuurdatum’ is ingevuld. U kunt deze datum op regelniveau nog wijzigen.

Omschrijving

Geef hier de gewenste omschrijving van de factuurregel op.

Rekening

Hier wordt de rekening voorgesteld die u aan de debiteur of aan het betreffende verkoopdagboek hebt gekoppeld. Of de rekening


19

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting die op basis van de ingevoerde omschrijving is gevonden. U kunt de rekening op regelniveau nog wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' Soort (optie)

Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn om de BTW-soort per mutatieregel te kunnen wijzigen. Unit 4 Accounting boekt standaard de BTW-soort die opgegeven is bij de betreffende grootboekrekening.

Debet/Credit (optie) Als u hebt ingesteld dat u in het verkoopboek ook een creditbedrag wilt kunnen opgeven, vult u het bedrag (excl. BTW) van de regel in de gewenste kolom in. Bedrag

Als u bovengenoemde optie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. BTW) van de factuur in. U kunt hier ook creditbedragen invullen: typ dan een ‘minteken’ achter het bedrag. (Zie ook de kolommen bij boekingen inclusief BTW ).

BTW (optie)

Als u met BTW op regelniveau werkt of ‘inclusief BTW’ boekt, geeft u hier het BTW-percentage op. Als hier een percentage wordt voorgesteld, is dit percentage aan de grootboekrekening gekoppeld.

Kostenplaats

Als u boekt op een rekening waaraan een kostenplaats gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kostenplaats. Als u aan geen enkele grootboekrekening een kostenplaats hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn.

Aantal (optie)

Wanneer u hebt ingesteld dat ook aantallen bij de verbijzondering mogen worden ingegeven (in ‘Onderhoud | Bedrijfsgegevens’) vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekozen voor alleen de optie ‘Verbijzonderen naar aantal’ moet u aan de hand van het saldo (Debet of Credit) een positief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u ook voor de optie ‘Aantal koppelen aan bedrag’ hebt gekozen, rekent Unit 4 Accounting zelf aan de hand van het saldo uit of het een positief of negatief aantal is. Als u werkt met de module Vaste Activa, kunt u een desinvestering boeken in de kolom 'Activa'. U moet daarvoor in de kolom 'Rekening' een speciale activarekening hebben geselecteerd. Wanneer u in de kolom 'Activa' dubbelklikt of op drukt, verschijnt het scherm 'Boeken vaste activa'.

U kunt voor verkoopboekingen gebruikmaken van scenarioboekingen . In Belgische administraties bestaat de mogelijkheid om te werken met Korting voor Contant.


20

December 2005


3.3

Korting voor Contant (Belgische administratie)

In Belgische administraties is het mogelijk om te werken met het betalingskortingssysteem 'Korting voor Contant' (KvC). In Nederlandse administraties wordt dit niet gebruikt. Unit 4 Accounting voegt de mogelijkheid voor Korting voor Contant voor Belgische administraties toe aan de betreffende programma's. Bij Korting voor Contant wordt over een vastgesteld betalingskortingspercentage van de omzet geen BTW berekend. De korting contant (percentage) wordt over het nettobedrag berekend. Dit KvC-bedrag wordt vervolgens van het nettobedrag afgetrokken. Over het resterende bedrag wordt BTW berekend, waarna het KvC-bedrag weer bij het nettobedrag wordt opgeteld. Of van Korting voor Contant gebruikgemaakt wordt bij een bepaalde leverantie (factuur), wordt op twee manieren bepaald. Aan een verkoop- of inkoopopdracht wordt een betalingsconditie gekoppeld en een grootboekrekening. Bij de betalingsconditie kan de code 'Korting voor Contant' opgegeven worden en het kortingspercentage. Bij de grootboekrekening waarop de omzet wordt geboekt, kan worden aangegeven of van KvC gebruikgemaakt wordt. Om voor een bepaalde verkoop- of inkoopopdracht Korting voor Contant te berekenen, moet de code KvC voor zowel de betalingsconditie als de grootboekrekening geselecteerd zijn. In 'Onderhoud | Algemeen Financieel', tabblad 'Betalingscondities' kunt u (in een Belgische administratie) voor een betalingsconditie het veld 'KVC' selecteren. Wanneer u deze betalingsconditie gebruikt, is het mogelijk om Korting voor Contant te berekenen. In 'Onderhoud | Rekeningschema', tabblad 'BTW' kunt u aangeven of deze rekening bedoeld is voor 'Korting voor Contant-boekingen'. De Korting voor Contant wordt per orderregel berekend. U kunt dus in een opdracht zowel orderregels aanmaken met KvC en andere orderregels zonder KvC, door voor die regels een grootboekrekening zonder KvC te kiezen. Let op! Alleen wanneer in een opdracht zowel bij de betalingsconditie als voor de op de orderregel gebruikte grootboekrekening de optie KVC is geactiveerd, wordt de Korting voor Contant berekend. Anders wordt de normale BTW-berekening gehanteerd. Wanneer u aan een bepaald artikel in uw artikelbestand een grootboekrekening koppelt waarbij de optie 'KVC' is geactiveerd, hoeft u voor de berekening van KvC bij de factuuropdracht alleen nog de juiste betalingsconditie te selecteren. Als Korting voor Contant wordt gebruikt, wordt eventuele kredietbeperking uitgesloten. Voorbeeld: U boekt een verkoopfactuur en selecteert daarbij een betalingsconditie waarbij KvC niet geactiveerd is. Bij de grootboekrekening is de optie wel geactiveerd.


21

December 2005


De berekende bedragen zijn dan als volgt:

Vervolgens selecteert u een betalingsconditie voor KvC:

Nu worden de factuurbedragen als volgt berekend:

De BTW wordt op de volgende manier geboekt:


22

December 2005



23

December 2005


3.4

Inboeken debiteurenfacturen

Zie voor een uitleg van de velden en knoppen in het verkoopboek: Invoeren verkoopfacturen en: Mutatieregels in het verkoopboek . U hoeft de debiteurenfacturen alleen handmatig in dit programma in te boeken als u de facturen niet via de facturering aanmaakt, bijvoorbeeld als u de debiteurenfacturen in een ander softwarepakket aanmaakt. Het beginsaldo van de debiteurenposten hebt u al per factuur moeten invoeren. In 'Extra | Opties' tabblad 'Facturatie' hebt u aangegeven of de boekingsdatum per boekingsregel ingevuld moet kunnen worden en of een bedrag zowel debet als credit geboekt mag worden. Als u een ICT-aangifte doet en een boeking uitvoert op een buitenlandse Debiteur of Crediteur waarvoor in 'Onderhoud debiteuren' geen BTW-nummer is ingevuld, sluiten de beide aangiftes niet meer op elkaar aan omdat de post niet op de ICT-aangifte wordt opgenomen. Om fouten hiermee te voorkomen verschijnt een melding met de vraag of u de boeking toch wilt opslaan. Functie In 'Taken | Invoeren financiële mutaties' kunt u na selectie van het gewenste Verkoopboek de debiteurenfacturen gaan inboeken. Unit 4 Accounting maakt nu de volgende journaalpost: Debiteuren *****.** Aan Verzamelrekening verkopen Aan Af te dragen BTW

*****.** *****.**

Als u een betaling van een debiteur ontvangt, boekt u deze in het grootboek in, bijvoorbeeld in het bankboek als u de betaling per bank ontvangt. U kunt dan een selectie maken uit de ingeboekte debiteurenfacturen. U kunt bij het boeken van debiteurenfacturen gebruikmaken van scenarioboekingen.

3.4.1 Debiteurenfacturen inboeken

Zie voor een uitleg van de velden en knoppen in het verkoopboek: Invoeren verkoopfacturen en: Mutatieregels in het verkoopboek . Debiteurenfacturen hoeft u alleen handmatig in te boeken als u geen gebruik maakt van de facturering in Unit 4 Accounting. Boekingen die u hier invoert kunt u achteraf nog corrigeren. 1. Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek van het type 'Verkoopboek'.


24

December 2005


2.

3. 4.

5.

6. 7.

Controleer het periodenummer en het transactienummer. Pas deze eventueel aan Vul het debiteurnummer in of selecteer dit met . Bij een buitenlandse debiteur binnen de EU wordt, als u beschikt over de module Intrastat, de knop [Intrastat] actief (zie onder). Neem het voorgestelde factuurnummer en de factuurdatum over of pas deze aan. Standaard wordt de huidige datum voorgesteld. Vult u echter een andere datum in, zal Unit 4 Accounting deze datum bij een volgende boeking voorstellen. U kunt een referentie opgeven of een bestaande referentie selecteren uit de lijst van eerder ingevoerde referenties. De overige gegevens worden door Unit 4 Accounting voorgesteld aan de hand van de ingevulde standaardgegevens in 'Onderhoud | Debiteuren'. U kunt deze gegevens nog aan passen als er bijvoorbeeld voor de huidige factuur een andere betalingsconditie moet gelden. Of wanneer u, indien nodig, de debiteur wilt aanmanen voor deze factuur, maar dit niet als standaard bij de debiteurengegevens hebt aangegeven (tabblad 'Basis III'). Voor het invullen van de referentie en de omschrijving kent Unit 4 Accounting het gemak van het intelligent boeken. U kunt aangeven wanneer u een bedrag inclusief BTW wilt invoeren (druk op + ). Klik op [Toevoegen] of druk op <+> om een nieuwe factuurregel aan te maken Als tegenrekening wordt de rekening voorgesteld die aan het dagboek gekoppeld is, als omschrijving wordt de referentie van de factuur voorgesteld. Neem deze gegevens over of pas deze aan als dit nodig is. Met kunt u een rekening selecteren. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' Als een van de opties 'Kostenplaats' / 'Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats, het dossier en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar aantal' Onderhoud | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Overige' is geselecteerd. Als de aantallen gekoppeld zijn aan het bedrag moet u altijd een positief aantal ingeven. Het programma bepaalt dan aan de hand van het bedrag of het een positief- of een negatief aantal is Vul het bedrag van de factuurregel in. Daarna kunt u eventueel een nieuwe regel toevoegen, of kunt u met <Enter> naar het volgende veld Geef eventueel in het veld 'Kredietbeperking' het bedrag aan kredietbeperking op.

Btw-aangifte (als u niet gekozen hebt voor de optie 'BTW per boekingsregel) 8. Klik op de selectieknop [BTW] om een BTW-percentage te selecteren. Het bedrag aan BTW en het factuurbedrag inclusief BTW worden dan direct door het programma berekend. U kunt het BTW-bedrag indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld; als u het BTW-bedrag wijzigt, wordt het vakje 'Aangepaste BTW-aangifte' afgevinkt. Als u later de BTW-posten opvraagt komt er voor de aangepaste BTW-bedragen een 'A' te staan en kunt u zien in welke boekingen de BTW is aangepast. Door te klikken op het vakje wijzigt u het aangepaste BTW-bedrag weer in het standaardbedrag dat overeenkomt met het ingevulde BTW-percentage 9. Controleer het BTW-scenario en pas het desgewenst aan 10. Als u de BTW van de factuur moet splitsen over verschillende BTW-percentages, klikt u op [BTW-aangifte]. U kunt nu de BTW-aangifte per BTW-vak opvragen of specificeren. U ziet dan in welke BTW-vakken geboekt worden. Eventueel kunt u de uitsplitsing omzet BTW handmatig aanpassen. Wordt niet in de juiste BTW-vakken geboekt, kan het zijn dat u een ander BTWscenario moet kiezen of het bewuste scenario aanpassen. Meer informatie over het boeken van de BTW vindt u in Werken met de BTW-aangifte . Na het invullen van een nieuw basisbedrag bij een BTW-percentage wordt het


25

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting BTW-bedrag direct door Unit 4 Accounting berekend. Ook dit kunt u wijzigen. U kunt het venster echter pas verlaten als de uit te splitsen omzet is verdeeld. Na het aanpassen van de BTW-aangifte wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt om aan te geven dat de aangifte handmatig aangepast is. 11.

3.5

Als de knop [Intrastat] geactiveerd is moet u hier de gevraagde Intrastatgegevens invoeren. Intrastatgegevens kunnen in Unit 4 Accounting niet automatisch geboekt worden omdat elke intrastatboeking verschillend is. Wanneer u geen intrastatgegevens hebt ingevoerd krijgt u bij het opslaan van de factuur een waarschuwing. U kunt dan alsnog de intrastatgegevens invoeren.

Het boeken van debiteurenbetalingen in het Kas-, Bank- of Giroboek

Na het invoeren van de debiteurenfactuur is een openstaande post ontstaan. U kunt de betaling van een debiteurenfactuur in het Kas-, bankof Giroboek boeken of, wanneer u gebruik maakt van telebankieren via ‘Taken | Telebankieren | Importeren bankafschrift’. Wanneer u het bankafschrift ontvangt waarop de openstaande post is bijgeschreven, wordt de betaling automatisch of handmatig gematcht met de openstaande post. Voor het inboeken van betalingen en ontvangsten opent u het gewenste dagboek van het type Kas-, Giro- of Bankboek. U opent het tabblad ‘Debiteuren’ wanneer u een betaalde debiteurenbetaling wilt boeken. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht Periode

In de rubriek ‘Transactie’ voert u de transactiegegevens in. Bij ‘Periode’ is de laatstgebruikte boekingsperiode voorgesteld. U kunt de periode wijzigen

Afschrift

Hier staat het afschriftnummer. Na het boeken van een bankof giroafschrift wordt het afschriftnummer met ‘1’ verhoogd voor het boeken van het volgende afschrift. Normaal gesproken zal het afschriftnummer overeenkomen met het afschriftnummer dat u van uw bank ontvangt. U kunt het nummer ook handmatig ingeven. U kunt afschrift '0' gebruiken voor het invoeren van de beginstand van de bankrekening als u uw administratiegegevens voor het eerst in Unit 4 Accounting invoert

Datum

Hier wordt de huidige datum voorgesteld. Vul hier de datum van het afschrift in.

Omschrijving Geef hier desgewenst een omschrijving in. Deze omschrijving wordt gebruikt bij de mutatie op de kas-, bankof girorekening Valuta

U hebt bij het aanmaken van het dagboek een valuta op kunnen geven (een valutadagboek). De valuta van het dagboek staat in dit veld vermeld.

Vorig/Nieuw In het veld ‘Vorig’ staat het eindsaldo van uw vorige afschrift vermeld. Als


26

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting u in ‘Extra | Opties’ hebt aangegeven dat u de banken giroboeken op het saldo wilt controleren is ook het veld ‘Nieuw’ actief. U geeft hier het eindsaldo van het afschrift op. Unit 4 Accounting controleert nu of tijdens het boeken van de mutatieregels alle bedragen juist zijn overgenomen zodat het eindsaldo van de transactie overeenkomt met het bankof girosaldo. U kunt pas opslaan als het eindsaldo is bereikt. Als u de optie saldocontrole niet hebt aanstaan wordt in het veld 'Nieuw', na elke boeking, het actuele eindsaldo vermeld. Na het boeken van alle afschriftregels moet het saldo overeenkomen met het eindsaldo van uw dagafschrift. U kunt tussentijds wel opslaan. Nog te boeken

Bij een saldocontrole staat in dit veld het bedrag dat nog geboekt moet worden om het vereiste eindsaldo te bereiken.

Debet/Credit Hier staan de geboekte debet- en creditbedragen. Saldo

Het saldo van de ingevoerde debet- en de creditmutaties staat in dit veld vermeld.

Overzicht van de kolommen in het tabblad 'Debiteuren' Datum

Bij een boeking geeft u per boekingsregel de boekingsdatum van de betaling op. Deze datum wordt gebruikt om te bepalen of betalingskorting/kredietbeperking mag worden verrekend. U kunt deze datum echter wijzigen, bijvoorbeeld bij het boeken in een vorig boekjaar. Op een volgende boekingsregel wordt de datum uit de eerste regel (vorige boekingsdatum) overgenomen. U kunt op een volgende regel alleen de dag wijzigen, zonder dat daarbij de maand of het jaar verandert

Debiteur

Selecteer hier de gewenste debiteur. Dit veld wordt automatisch ingevuld als u direct een factuurnummer selecteert

Factuur

Vul hier het nummer van de betaalde factuur in of druk op om de juiste factuur te selecteren. Als het om een betaling van meerdere facturen gaat drukt u op + of klikt u op [ betaling afstemmen met meerdere facturen

Factuursaldo

]. U kunt nu uw

Hier wordt het nog openstaande bedrag van de factuur overgenomen. Eventuele kredietbeperking en/of betalingskorting wordt verrekend

Val./Ontvangen Bij selectie van een factuur in vreemde valuta verschijnen hier val. respectievelijk de valuta en het openstaande saldo van de factuur. U neemt het openstaande bedrag van de factuur over, of u geeft het werkelijk betaalde bedrag op. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursaldo bestaat (zie hierna). Als de facturen zijn geselecteerd via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen', verschijnt hier van de geselecteerde facturen het totaal betaalde bedrag in vreemde valuta. Ontvangen

Wijkt de valutacode van de factuur af van de valutacode van het dagboek, dan wordt het openstaande saldo in de valuta van de factuur omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel naar de valuta van


27

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting het dagboek en voorgesteld als betaald bedrag. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Alleen als u het ontvangen bedrag in vreemde valuta wijzigt in het scherm betalingsdetails, wordt de (deel)betaling in valuta opnieuw omgerekend. Dit omdat anders (bij een andere kolomvolgorde) een door u reeds ingegeven correct betaald bedrag in de valuta van het dagboek weer wordt vervangen door een voorstel, dat niet aansluit bij de werkelijke omrekening door de bank. U zou dan nogmaals het correcte bedrag moeten ingeven. Als de facturen zijn geselecteerd in het scherm 'Betaling afstemmen met ] verschijnt hier het voorstel van het ontvangen meerdere facturen' [ bedrag in de valuta van het dagboek op basis van de geselecteerde valutafacturen omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Omschrijving

Wordt de betaling op deze regel afgestemd, dan kan hier een omschrijving worden meegegeven aan de debiteurenmutatie. Deze omschrijving wordt ook meegegeven aan de grootboekmutaties voor zover het niet de mutatie op de grootboekrekening 'debiteuren' betreft. Als via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen' meerdere facturen zijn afgestemd, dan is dit veld geblokkeerd. Omschrijvingen moeten dan bij de factuur in het bovengenoemde scherm worden ingegeven.

Betalingsverschillen Wanneer het ontvangen bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil . Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken betalingskorting en/of kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is ontvangen (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. ] om het venster 'Betalingsdetails' te openen. U kunt hier aangeven Klik op ‘Details’ [ of het restbedrag mag worden afgeboekt, of dat de betalingstermijn moet worden verlengd of u kunt het bedrag aanpassen. De debiteurenbetaling geldt voor meerdere facturen tegelijk Klik, als de betaling voor meerdere facturen geldt, op ‘Betaling afstemmen met meerdere facturen’ [

] of druk op +.

Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel.

3.5.1 Debiteurenbetalingen boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek

Na de selectie van een dagboek van het soort 'Kas', 'Bank', 'Giro' of 'Memoriaal' kunt u mutaties in de subadministratie 'Debiteuren' gaan invoeren.


28

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting In het veld 'Vorig' staat het saldo van het beginsaldo van de tegenrekening vermeerderd met de debet- en creditmutaties tot en met de te boeken periode op het betreffende dagboek. Als de optie 'Controle Kas of Bank/Giro-dagboeken' is gekozen (menu 'Extra | Opties', tabblad 'Boekingsprogramma's'), kunt u bij boekingen in het kas-, bankof giroboek het nieuwe saldo van het dagboek invullen door deze over te nemen van het afschrift. U kunt de boeking pas afsluiten als het ingevulde nieuwe saldo bereikt is; het vakje 'Nieuw saldo' wijzigt dan van kleur (van de (in menu 'Extra | Opties') ingestelde 'foutkleur' naar de standaardkleur). U hebt hiermee een extra controle op het correct boeken van de mutatiebedragen. In de subadministratie kunt u een selectie maken uit de openstaande posten van de debiteur die hiervoor al ingeboekt zijn in het grootboek via de procedure inboeken van debiteurenfacturen. Functie U kunt bijvoorbeeld een betaling die u per bank van een debiteur ontvangen hebt, afstemmen met de bijbehorende openstaande post. Houd het bankafschrift dan bij de hand. Tip! Als u gebruik maakt van het telebankieren, kunt u de betalingen direct met de betaalopdracht afstemmen in het telebankbestand. 1

2

3 4

5a

Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' en selecteer het bankboek waaraan de bank gekoppeld is waarvoor u het afschrift wilt inboeken Controleer de voorgestelde gegevens. Op het veld 'Omschr' kunt u de omschrijving invullen die gebruikt zal worden voor de sluitboeking. Eventueel kunt u dan ook het 'Vorig saldo' en het 'Nieuwe saldo' invullen ter controle (als de hiervoor beschreven optie 'Controle K/B/G-dagboeken' 'aan' staat) Selecteer het tabblad 'Debiteuren' om een debiteurenbetaling te kunnen invoeren Klik op [Toevoegen] om een nieuwe regel te kunnen toevoegen. U hebt vervolgens twee mogelijkheden: a. De betaling heeft betrekking op één enkele factuur, of er is een betalingsverschil ontstaan op een factuur b. De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk De betaling heeft betrekking op één enkele factuur, of er is een betalingsverschil ontstaan op een factuur o Zoek de gewenste factuur en neem deze over in het boekingsvenster o vul vervolgens het betaalde bedrag in. Neem het voorgestelde totale factuurbedrag over als de factuur geheel betaald is, of vul een ander bedrag in. Als u een ander bedrag invult dan het voorgestelde factuurbedrag, dan kunt u het restbedrag eventueel laten afboeken als betalingsverschil o

o

] als u een verschilbedrag wilt klik op 'Betalingsdetails' [ controleren of laten afboeken. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door een valutaverschil, door ten onrechte afgetrokken betalingskorting of doordat niet het gehele factuurbedrag betaald is in het venster 'Betalingsdetails' kunt u het valutabedrag


29

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting aanpassen of de betalingstermijn eventueel laten verlengen. Als er een restbedrag is, kunt u aangeven of u dit bedrag wel of niet als betalingsverschil wilt laten afboeken 5b

De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk o

o

o

o

o

6

] of druk Klik op 'Betaling afstemmen met meerdere facturen' [ op +. Het venster 'Afstemmen met meerdere facturen' verschijnt dan. U kunt betalingen afstemmen in andere valuta dan die van de factuur. vul eventueel het totaal betaalde bedrag (in valuta) in. Als er al een factuur geselecteerd was, wordt het factuurbedrag hier al ingevuld. Het 'Totaal af te stemmen bedrag' dient ter controle: u kunt dan facturen selecteren totdat het ingevulde bedrag bereikt is. Als het bedrag overschreden wordt, wordt het restbedrag van de laatst geselecteerde factuur in de kolom 'Betalingsverschil' geplaatst selecteer alle facturen en/of vooruitbetalingen totdat het door u ontvangen bedrag overeen komt met het 'Af te stemmen bedrag' of het bedrag dat in het vak 'Totaalbedrag' getoond wordt na selectie van de factuur / facturen of de factuur en de bijbehorende vooruitbetaling keert u terug naar het boekingsvenster door te klikken op [OK] door nog een keer op [Betaling afstemmen met meerdere facturen] te klikken, kunt u de gegevens van de afgestemde facturen weer opvragen en eventueel nog aanpassen

Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel. Code 'V' geeft een vooruitbetaling aan.

U kunt vervolgens nieuwe mutatieregels gaan inboeken. Boven in het scherm wordt in het venster 'Totaal' het totaalsaldo van de mutaties getoond.

3.6

Wijzigen Verkoopfacturen

Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt openstaande facturen nog op een aantal punten aanpassen. Hiervoor opent u 'Taken | Wijzigen Verkoopfacturen'. Door een debiteur te selecteren krijgt u een overzicht van de facturen die bij de betreffende debiteur openstaan.


30

December 2005


U kunt in dit scherm de volgende gegevens op de factuur aanpassen: 1. Betalingsconditie, dan wordt de vervaldatum automatisch opnieuw berekend. 2. Kortingsdatum 3. Vervaldatum 4. Referentie 5. Aanmanen 6. Aantal malen gemaand. Wijzigingen kunnen uitsluitend worden doorgevoerd als de factuur nog open staat. Door ] vraagt u de factuurdetails op. te dubbelklikken op een factuur of met [ U kunt het recht om facturen te wijzigen regelen met de toewijzing van rechten in Unit 4 Accounting.


31

December 2005


4.

Overige mutaties

4.1

Werken met afletteren

U kunt met Unit 4 Accounting grootboekmutaties afletteren. Bij afletteren worden bij elkaar horende debet- en creditmutaties tegen elkaar afgevinkt en voorzien van een aflettercode. U kunt afletteren bijvoorbeeld gebruiken om een tegenboeking ‘weg’ te werken, zodat de totale bedragen een juist beeld blijven geven. Dit is met name praktisch bij controlerende tussenrekeningen, omdat deze rekeningen in principe glad moeten lopen. U kunt dan heel snel traceren welke boekingen verantwoordelijk zijn voor het saldo op deze rekening. Werkwijze U stort bijvoorbeeld kasgeld bij uw bank en krijgt een aantal dagen later de kasstortingen bijgeschreven op uw bankrekening. De kasstorting hebt u op de grootboekrekening 'Kruisposten' geboekt als uitgaven en aan de hand van uw bankafschrift boekt u de bijgeschreven bedragen ook op deze grootboekrekening. U kunt de bedragen nu tegen elkaar afletteren zodat u het saldo op uw kruisrekening gemakkelijk kunt verklaren. Voorbeeld: U boekt de volgende kasstortingen uit de kas in het kasboek op de rekening 'Kruisposten':

U boekt vervolgens in uw bankboek de volgende gestorte bedragen op dezelfde rekening:


32

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Als u met dagafsluitingen werkt, moet u een dagafsluiting draaien voordat u kunt gaan afletteren. Als u niet met dagafsluitingen werkt ('Onderhoud | Bedrijfsgegevens), kunt u altijd afletteren. Start daarna het programma 'Afletteren' en geeft de rekening 'Kruisposten' op. Nu verschijnen alle nog niet afgeletterde mutaties op het grootboek in het scherm:

U hebt binnen het scherm verschillende mogelijkheden om af te letteren: o Automatisch: Nu worden alle gelijke bedragen waarvan het saldo 0,00 is, automatisch afgeletterd; o Bedragen sorteren: Nu worden gelijke bedragen onder elkaar gezet en kunt u door het veld 'Afletteren' te selecteren de gewenste mutaties afletteren; o U kunt afgeletterde mutaties wijzigen; o U kunt alle mutaties tonen, wanneer u ook de afgeletterde mutaties wilt zien; o Met 'Herstellen' kunt u alle voor afletteren geselecteerde mutaties, deselecteren. Tenslotte slaat u de wijzigingen op. U kunt alleen opslaan als het saldo 'Nog af te letteren' 0,00 is. Nu wordt automatisch een aflettercode aan de mutaties toegekend. Deze code is een interne code binnen Unit 4 Accounting en is niet zichtbaar.

4.1.1 Afletteren

U kunt per grootboekrekening mutaties afletteren waarvan het saldo gelijk is aan 0,00. Vooraf Mutaties worden uit het geselecteerde boekjaar getoond tot de laatste dagafsluiting.


33

December 2005


1

Start 'Taken | Afletteren'. Het volgende scherm verschijnt:

2

Selecteer het gewenste boekjaar, selecteer de gewenste grootboekrekening en klik op [ ] Let op! Als u niet met dagafsluitingen werkt ('Onderhoud | Bedrijfsgegevens), kunt u altijd afletteren. U hebt nu de volgende mogelijkheden: o U kunt behalve de nog niet afgeletterde mutaties, ook de volledige mutatielijst opvragen door op [Alle mutaties] te klikken. U kunt nu desgewenst foutief afgeletterde mutaties herstellen en een mutatie opnieuw afletteren, waarbij u uit alle mutaties kunt kiezen. Hebt u op [Alle mutaties] geklikt, wijzigt de button in [Af te letteren]. Door hierop te klikken zijn alleen de nog af te letteren mutaties zichtbaar. o U kunt de lijst sorteren op 'Bedrag'. Mutaties met dezelfde bedragen worden onder elkaar getoond. o Handmatig afletteren Selecteer het veld 'Afletteren' bij de gewenste mutatie en bij de juiste 'tegenboeking'. o Automatisch afletteren Klik op [Automatisch]. Nu worden automatisch alle debet- en creditmutaties met hetzelfde bedrag afgeletterd. o Met [Herstellen] maakt u alle selecties ongedaan. o Met [Wijzigen] kunt u een afgeletterde mutatie die opgeslagen is, ongedaan maken.

3

Letter de gewenste mutaties af en klik op [ ]. U kunt de opgeslagen afletteringen wijzigen door de betreffende grootboekrekening te openen, op [Alle mutaties] te klikken, een regel te selecteren en vervolgens op [Wijzigen] te klikken.


34

December 2005


4.2

Invoeren memoriaalboekingen

Hiervoor hebt u het dagboek van het type 'Memoriaal' moeten aanmaken in het programma 'Onderhoud dagboeken. Aan dit dagboek hebt u een tegenrekening moeten koppelen, bijvoorbeeld de 'Tussenrekening financieel'. Deze rekening kan als tegenrekening gebruikt worden. Dagboeken van het type 'Memoriaal' kunnen gebruikt worden voor de beginbalans of aanvullende boekingen die niet in de andere dagboeken geboekt worden. Bij 'Mutaties' kunt u in de kolom 'Document' desgewenst een intern factuurnummer invoeren. De kolom 'Datum' is de factuurdatum. 1. 2. 3. 4.

Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Memoriaal' Vul de boekingsgegevens in Vul de eerste mutatieregel in. U hebt dan twee mogelijkheden: - Klik op [Opslaan]. Unit 4 Accounting maakt het tweede deel van de jour naal post (de sluitboeking) aan met gebruikmaking van de tegenrekening die aan het dagboek gekoppeld is, of - Voer de tweede mutatieregel. U kunt het tweede deel van de journaalpost dan boeken op een willekeurige rekening of in de subadministratie 'Debiteuren' of 5. 'Crediteuren' 6. Verlaat het programma als de boeking geheel in evenwicht is of klik op [Opslaan] om de sluitboeking automatisch aan te laten maken. U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op [+Toevoegen] of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel aangemaakt onder de actieve regel.

4.3

Boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek of het Memoriaal

De beginstand, het beginsaldo van het dagboek, moet al ingevoerd zijn. Mutaties worden herleid vanaf het beginsaldo. Het actuele beginsaldo wordt getoond in het vakje 'Saldo vorig'. Dit saldo moet overeenkomen met het 'vorige saldo' op het bankof giroafschrift dat u ontvangen hebt. Functie Na de selectie van het juiste dagboek kunt u de mutatie gaan invoeren. Aan de hand van deze procedure gaat u ontvangsten of uitgaven in het groot boek boeken die niet in het inkoop boek of verkoopboek geboekt worden, bijvoorbeeld gemaakte kosten voor kantoorbenodigdheden die contant ingekocht worden. U gebruikt hiervoor dagboeken van het type 'Kasboek', 'Bankboek' of 'Giroboek'. Het maximale aantal afschriften/transacties dat in een dagboek geboekt kan worden is 9999 (vier cijfers). Heel soms komt het voor dat dit aantal ontoereikend is. Unit 4 Accounting geeft een waarschuwing wanneer het afschriftnummer 9990 is bereikt, en geeft aan dat het dagboek bijna vol is. U kunt dan een ander dagboek aanmaken waarin de nummering opnieuw begint. Wanneer u in een boekingsregel in de kolom 'Rekening', een grootboekrekeningnummer invult kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'.


35

December 2005


Het inboeken van de beginsaldi van debiteuren en/of crediteuren, en het inboeken van debiteurenfacturen en crediteurenfacturen in het grootboek worden bij de betreffende onderdelen beschreven. Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt in dagboeken van het soort 'Kas', 'Bank' of 'Giro' ook boekingen invoeren in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebankbestand afstemmen, bijvoorbeeld om een betaling die u per bank of via het telebankieren van een debiteur ontvangen hebt, af te stemmen met de bijbehorende openstaande post. Boekingen in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en het handmatig afstemmen van telebankmutaties worden in betreffende onderdelen besproken. Houd de afschriften van de bank of giro, of het kasstuk bij de hand.

4.4

Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten

Uitgaven die direct vanuit de kas betaald worden of ontvangsten die direct in de kas terecht komen (contante verkopen), worden geboekt in het 'Kasboek'. Het beginsaldo van het kasboek moet al ingevoerd zijn op de beginbalans, zie 'Inboeken beginsaldi kas en, banken girorekeningen’ 'Inboeken beginsaldo debiteuren / crediteuren’. 1. 2. 3. 4.

Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Kasboek' Vul de boekingsgegevens in Vul de mutatieregel in voor het contant betaalde of ontvangen bedrag en geef de tegenrekening op of selecteer het tabblad 'Debiteuren' of 'Crediteuren' om de boeking in de betreffende subadministratie te boeken 5. Geef eventueel het BTW-percentage op, waarna de BTW-boeking automatisch aangemaakt wordt Als de optie 'Saldocontrole' actief is, kunt u het eindsaldo van de kas in het veld 'Nieuw' invoeren waarna u de boekingsregels invoert. De velden 'Nieuw' en 'Nog te boeken bedrag' blijven rood gekleurd tot het eindsaldo overeenkomt met de geboekte bedragen. U kunt desgewenst een 'documentnummer' aan de mutatie toekennen.

4.5

Inboeken banken giroafschriften

Afschriften hoeft u alleen handmatig in te boeken als u geen gebruik maakt van het telebankieren. Houd het bankafschrift bij de hand als u het afschrift gaat inboeken. Het saldo van de grootboekrekening voor de bankrekening hebt u moeten invoeren op de beginbalans. In 'Onderhoud dagboeken' hebt u het bankboeken moeten aanmaken, waaraan u de grootboekrekening voor de bankrekening en de betreffende bank gekoppeld moet hebben.


36

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op [+Toevoegen] of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel aangemaakt onder de actieve regel. 1. Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' 2. Selecteer het bankboek waaraan de bank gekoppeld is waarvan u het afschrift ontvangen hebt 3. Vul de transactiegegevens in en voeg de mutatieregel toe. Vul in de kolom 'Document' desgewenst het interne factuurnummer in. De kolom 'Datum' is de factuurdatum 4. Open de subadministratie 'Debiteuren' en zoek de openstaande post waarvoor u de (gedeeltelijke) betaling ontvangen hebt, of open de subadministratie 'Crediteuren' voor het inboeken van een betaling die u gedaan hebt 5. Selecteer de openstaande post en vul eventueel het eindsaldo van het afschrift. De saldovelden zijn alleen actief als de optie 'Saldocontrole Bank- en giro dagboeken' actief is. Bij betalingsverschillen op een factuur kunt u door op het pictogram 'Factuurdetails' te drukken, aangeven of het verschil afgeboekt moet worden als betalingsverschil. Als het verschil niet mag worden afgeboekt, blijft er een openstaande post bestaan voor het restantbedrag 6. Na het bevestigen van de geselecteerde openstaande posten wordt de mutatie geboekt. Als omschrijving worden het nummer van de debiteur / crediteur en de factuur ingevuld.

4.6

Inboeken overige mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen

In het algemene boekingsprogramma kunt u twee typen boekingen invoeren: 1. Memoriaalboekingen, algemene boekingen die u in een Memoriaaldagboek vastlegt, of 2. Betalingen van debiteuren of betalingen die u aan crediteuren gedaan hebt, die in een dagboek van het type Kas-, Bank- of Giroboek geboekt worden. Zie verder de aparte beschrijvingen van 'Inboeken debiteurenbetaling', 'Inboeken crediteurenbetaling', en van het handmatig afstemmen van telebankmutaties Na de selectie van het memoriaaldagboek kunt u de algemene mutaties gaan invoeren. Het Memoriaal wordt gebruikt voor incidentele boekingen die bijvoorbeeld niet geboekt moeten worden op een dagboek waaraan een vaste tegenrekening gekoppeld is, of voor het wegboeken van openstaande posten, bijvoorbeeld in geval van een faillissement. U kunt in het Memoriaal verschillende soorten boekingen invoeren; u kunt vanuit het Memoriaal bijvoorbeeld ook betalingen inboeken in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebankbestand afstemmen. U kunt in het Memoriaal ook dagboeken in vreemde valuta aanmaken. Ook voor het Memoriaal hebt u een tegenrekening kunnen vastleggen waarop het tweede deel van de journaalpost automatisch geboekt kan worden. Unit 4 Accounting kent het gemak van het intelligent boeken voor het automatisch voorstellen van een rekening op basis van trefwoorden in de omschrijving.


37

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 1. Controleer het voorgestelde periodenummer, transactienummer, omschrijving voor de sluitboeking en de boekingsdatum, en pas deze eventueel aan 2. Selecteer het tabblad dat overeenkomt met het type boeking dat u wilt invoeren. Hier wordt alleen het invoeren van algemene boekingen op het tabblad 'Mutaties' beschreven. Het boeken van betalingen op de tabbladen 'Crediteuren' en 'Debiteuren' wordt elders beschreven. Op het tabblad 'Betaalopdrachten' kunt u alle betalingen in een bepaalde batch direct laten registreren als crediteurenbetalingen 3. Klik op 'Toevoegen' en vul de datum en de omschrijving van de boeking in 4. Plaats de cursor in de juiste rubriek en vul het debet- of creditbedrag in. Met of <Enter> kunt u naar de volgende rubriek gaan. In welke rubriek u het bedrag invult, is afhankelijk van de grootboekrekening die u hierna selecteert: gemaakte kosten boekt u debet op een kostenrekening; een betaling van een debiteur boekt u credit op de rekening 'Debiteuren' 5. Vul het nummer van de rekening in of selecteer de rekening met . De rekening kan automatisch door Unit 4 Accounting voorgesteld worden. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' 6. Als een van de opties 'Kostenplaats/Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats, het dossier of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar aantal' Onderhoud | Bedrijfsgegevens, tabblad 'Overige') 'aan' staat 7. Als u de BTW-aangifte wilt specificeren, dubbelklikt u op het veld 'BTW-bedrag' (of gebruikt ). In het venster 'BTW-specificatie' kunt u het BTW-percentage selecteren. Het bedrag aan BTW en het bedrag exclusief BTW worden dan direct door het programma berekend. U kunt de voorgestelde bedragen indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld en het BTW-bedrag of het bedrag exclusief BTW te wijzigen. Het corresponderende bedrag wordt dan eveneens aangepast. Vul de BTW-bedragen altijd positief in. U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander BTW-scenario kiezen. Na het afsluiten van de mutatieregel staat voor de regel de code 'G' om aan te geven dat de mutatie in het grootboek heeft plaatsgevonden. U kunt vervolgens nieuwe mutatieregels gaan inboeken. Saldo totaal In het venster 'Totaal' worden het totaal geboekte debetbedrag en creditbedrag getoond. Dit zijn de totalen van alle mutaties in de huidige sessie. De rubriek 'Saldo' geeft aan of de mutatie in evenwicht is; als deze rubriek een saldo bevat dat ongelijk is aan '0.00', dan is de mutatie niet in evenwicht. U kunt dan: o een of meerdere nieuwe mutaties invoeren om de boeking in evenwicht te brengen, of o de mutatie opslaan. Het saldo wordt dan automatisch geboekt op de tegen rekening die aan het Memoriaal gekoppeld is, bijvoorbeeld de financiële tussenrekening (dit kan alleen als de optie 'Controle B/G-dagboeken' 'uitgezet' is).

4.7

Inboeken vooruitbetalingen


38

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 1. Maak in het programma 'Onderhoud | Algemeen Financieel' een reeks aan om de vooruitbetalingen te nummeren 2. Koppel deze reeks in 'Onderhoud dagboeken' aan het dagboek van het soort 'Kas', 'Bank', 'Giro' of 'Memoriaal' waarin u de vooruitbetaling wilt boeken. 3. Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' en selecteer het dagboek voor de vooruitbetaling 4. Vul de boekingsgegevens in en voeg een nieuwe regel toe 5. klik op [Debiteuren] om een bedrag te boeken dat door een debiteur vooruitbetaald is, of klik op [Crediteuren] om een bedrag te boeken dat u aan een crediteur vooruitbetaald hebt 6. Selecteer de debiteur / crediteur 7. Vul het vooruitbetaalde bedrag in (eventueel in valuta als u de valutacode ingevuld hebt). Voor crediteuren vult u dit bedrag in de kolom 'Betaald' in; voor debiteuren vult u dit in de kolom 'Ontvangen' in 8. Klik op [OK] om de vooruitbetaling te boeken. De vooruitbetaling wordt dan in het hoofdscherm opgenomen Factuur inboeken Nadat de factuur daadwerkelijk ontvangen of verstuurd is, gaat u deze inboeken tegen het gehele te ontvangen of te betalen bedrag. 9. Boek de factuur voor de debiteur of de factuur van de crediteur in tegen het volledige bedrag. Boek de factuur op de normale wijze in het verkoop/inkoopboek in het programma 'Invoeren financiële mutaties' in Koppelen aan factuur Bij het inboeken van de ontvangst van de debiteuren- of crediteurenbetaling kunt u het vooruitbetaalde of -ontvangen bedrag aan de factuur koppelen. 10. Start het programma 'Invoeren financiële mutaties', selecteer het bankboek van de bank waarvoor de betaling ontvangen is of een memoriaaldagboek en boek de betaling van de factuur in de betreffende subadministratie 'Debiteuren' of 'Crediteuren' in Let op! U moet hier altijd 'Afstemmen met meerdere facturen [ wordt de boeking niet uitgevoerd.

] gebruiken. Anders

11. Selecteer de debiteur / crediteur en vraag de (openstaande) facturen op. Zowel de vooruitbetaling als de ingeboekte factuur worden getoond 12. Selecteer zowel de factuur als de vooruitbetaling op de factuur. Het totaal te ontvangen of betalen bedrag bestaat dan uit het factuurbedrag minus het bedrag van de vooruitbetaling. U kunt het bedrag invullen dat u werkelijk ontvangen hebt en aangeven dat het restant als vooruitbetaling geboekt moet worden 13. Klik op [OK] om de betaling te boeken.

4.8

Overige mutaties in het Kas-, Bank-, of Giroboek

Zie voor het inboeken van debiteuren- en crediteurenmutaties: • Het boeken van crediteurenbetalingen in het bankof giroboek (module Financieel)


39

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting • •

Het boeken van debiteurenbetalingen in het kas-, bankof giroboek Het boeken van vooruitbetalingen

1. Controleer het periodenummer, het transactienummer en de boekingsdatum, en pas deze eventueel aan 2. Klik op de knop [Toevoegen] om een mutatieregel te kunnen toevoegen. 3. Op het veld 'Datum' wordt de zojuist opgegeven boekingsdatum geplaatst. U kunt deze datum op regelniveau nog aanpassen. 4. Vul de omschrijving van de mutatie in of selecteer een eerder gebruikte omschrijving (voor zover bij het invoeren van het rekeningnummer geen automatische omschrijving is gegenereerd). 5. Vul een documentnummer in (als er geen sprake is van een debiteuren- of crediteurenmutatie). Het documentnummer is een 'intern factuurnummer'. U kunt hiervoor bijvoorbeeld uw kasbonnummer gebruiken 6. Vul het nummer van de rekening in waarop het bedrag geboekt moet worden, of selecteer een rekening met . U kunt nu met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'. Als de mutatie op de grootboekrekening herleid moet worden naar een kostenplaats moet u ook de kostenplaats opgeven. Links onder in het venster wordt de omschrijving van de rekening getoond en de eventuele kostenplaats Vul op het veld 'Betaald' of 'Ontvangen' het bedrag in dat u betaald of ont vangen hebt. Per mutatiebedrag moet u een aparte mutatieregel invoeren 7. Geef het BTW-percentage op in de kolom 'BTW'. Nu verschijnt het BTW-bedrag in de volgende kolom. Of druk in de kolom 'BTW-bedrag' op F4 (nu verschijnt het venster 'BTW-specificatie'). Het bedrag exclusief BTW en het bedrag aan BTW worden dan direct door het programma berekend en in de volgende kolom getoond. o U kunt de bedragen eventueel gaan aanpassen. o U kunt ook direct het bedrag inclusief BTW invullen (het bedrag exclusief BTW wordt dan door het programma berekend) of het bedrag exclusief BTW. o U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander BTW-scenario kiezen. 8. Als de optie 'Kostenplaats' 'aan' staat voor de geselecteerde rekening, dan moet u opgeven naar welke kostenplaats de mutatie herleid moet worden. Ook de omschrijving van de kostenplaats wordt onderin getoond. 9. Als u kostenplaatsen 'naar aantal verbijzondert' wordt de kolom 'Aantal' aan het boekingsscherm toegevoegd. Geef hier het gewenste 'aantal' in. Als de optie: 'Aantal koppelen aan bedrag' is geselecteerd, rekent Unit 4 Accounting zelf aan de hand van het bedrag uit of het een positief- of negatief aantal is. het invoeren van het aantal is niet verplicht. 10. Bij de BTW-soort wordt altijd de BTW-soort voorgesteld die in het rekeningschema aan de grootboekrekening is gekoppeld. U kunt desgewenst een andere soort voor de mutatie selecteren. Voor de mutatieregel staat de letter 'G' om aan te geven dat de mutatie in het 'Grootboek' plaatsgevonden heeft. Een 'D' of 'C' geeft aan dat de mutatie in de debiteuren- of crediteurenadministratie heeft plaatsgevonden. U kunt de gehele mutatieregel verwijderen door de regel te selecteren en op [Verwijderen] te klikken.


40

December 2005


4.9

Mutatie tegenboeken

U kunt een mutatie tegenboeken als u achteraf, bijvoorbeeld bij het opvragen van informatie of het afdrukken van een overzicht, tot de ontdekking komt dat er een verkeerd bedrag geboekt, is of dat een bedrag op een verkeerde rekening geboekt is. U moet dan de foutieve mutatie tegenboeken en daarna de correcte mutatie invoeren. Als de periode al afgesloten is, kunt u de mutatie niet meer aanpassen of verwijderen, maar deze alleen aanvullen. Facturen van debiteuren en crediteuren die in de subadministratie geboekt zijn, kunt u wel verwijderen en daarna opnieuw inboeken. Voordat u de mutatie gaat tegenboeken, moet u alle benodigde informatie bij de hand hebben. Het gaat dan om de volgende gegevens, die u bijvoorbeeld in het programma 'Info grootboek' kunt opvragen: o dagboek en periode waarin de boeking verricht is; o datum van de boeking; o de grootboekrekening waarop geboekt is, en o het bedrag dat geboekt is. 1. Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek 2. Vul de gegevens (periode- en transactienummer) van de oorspronkelijke boeking in 3. Selecteer de rekening waarop de boeking gedaan is 4. Vul het bedrag van de oorspronkelijke boeking in, maar nu tegengesteld. Als de oorspronkelijke boeking als 'Betaald' ingeboekt was, boekt u de boeking nu als 'Ontvangen' in en andersom 5. Voer daarna de boeking in zoals deze had moeten zijn, dus vul nu het juiste rekeningnummer in of vul een ander bedrag in of boek het bedrag in de juiste kolom.


41

December 2005


5.

Afstemmen betalingen

5.1

Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen

Bij binnenkomende- of uitgaande betalingen kunnen betalingsverschillen ontstaan of betalingen kunnen betrekking hebben op meerdere facturen. Ook door afrondingen bij valutakoersen kunnen verschillen ontstaan. U moet dan de betaling afstemmen of wegboeken op betalingsverschillen. U hebt hiervoor vanuit de boekingsschermen twee mogelijkheden: [

] het scherm 'Betalingsdetails'

[

] het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'

5.2

Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen

Bij het boeken in het Kas- Bank- of Giroboek (tabblad 'Crediteuren' of 'Debiteuren') kunnen een aantal gegevens (bijvoorbeeld de debiteur of crediteur of het bedrag) worden ], deze gegevens worden hier ingegeven. Druk op + of klik op [ overgenomen. Ze kunnen in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' gewijzigd of aangevuld worden, zoals het crediteurennummer, de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bank) en de valuta en het bedrag van de betaling. Is het crediteurennummer niet ingevuld, dan ziet u in de tabel alle openstaande posten. Vult u het crediteurennummer in dan ziet u alle openstaande posten van die crediteur. Selecteert u een factuur in een bepaalde valuta, dan ziet u daarna alleen het restant aan openstaande posten in die valuta, van die crediteur. Uw selectie gaat verloren als er facturen zijn geselecteerd en u wijzigt de crediteur of het aankruisvakje 'Alleen met openstaande posten'. De tabel met facturen wordt dan opnieuw opgebouwd. Voor het afstemmen van facturen met de betaling kunnen 2 strategieën gevolgd worden. Als u het veld 'Betaald' van uw dagafschrift invult dan moet u bij het afstemmen van de facturen (en het verrekenen van eerdere vooruitbetalingen) binnen dat bedrag blijven, of u vult het veld 'Betaald' niet in. Dan vormen de geselecteerde facturen (en het verrekenen van eerdere vooruitbetalingen) het betaalde bedrag, dat u moet controleren met uw dagafschrift. Als u al eerder afgestemde facturen opnieuw oproept dan is het veld 'Betaald' altijd gevuld. Als het veld 'Betaald' is ingevuld, dan wordt het veld restbedrag actief. Tevens wordt het aankruisvakje 'Restant als vooruitbetaling boeken' actief. In het veld 'Afgestemd' kunt u zien voor welk bedrag u al facturen hebt afgestemd en in het veld 'Restbedrag' staat het bedrag dat u nog moet afstemmen. Het restbedrag wordt geplaatst in het veld 'Vooruitbetaald' zodra u het betreffende aankruisvakje activeert (dit mag het volledig betaalde bedrag zijn). In het veld 'Omschrijving vooruitbetaling' kunt u een omschrijving aan de vooruitbetaling meegeven. Bij het selecteren van een factuur wordt de kolom 'Betaald' automatisch gevuld met het factuursaldo. Selecteert u meerdere facturen achterelkaar en is bij één of meerdere facturen ten onrechte betalingskorting en/of kredietbeperking verrekend, dan komt dit ten laste van de laatste factuur die u selecteert. Die vertoont dan een naar verhouding Unit 4 Agresso Accountancy B.V.

42

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting groot betalingsverschil die u al dan niet afboekt. U kunt dit voorkomen door bij de (voorgaand) geselecteerde factu(u)r(en) het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' aan te kruisen. Als er betalingskorting en kredietbeperking bij de factuur is geboekt, dan wordt het openstaande saldo van de factuur aangepast. Aan de hand van dit openstaande saldo kunt u dan het betaalde bedrag aanpassen. Eventueel kunt u daarna het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' weer uitschakelen als u de ten onrechte in aftrek genomen bedragen niet accepteert. Er verschijnt dan een betalingsverschil dat u al dan niet kunt afboeken. Overschrijdt u door de selectie van een factuur het totaal betaalde bedrag, dan wordt het restantbedrag in de kolom 'Betaald' opgenomen en wordt een betalingsverschil ten opzichte van het openstaande saldo gecreëerd. Selecteer ook daarom eerst eventueel verrekende creditnota's die het restbedrag eerst ophogen. Overzicht van de kolommen in 'Afstemmen met meerdere facturen' In de tabel zijn een aantal informatieve kolommen opgenomen, zoals factuurbedrag, korting, kredietbeperking, vervaldata en betalingskenmerk. Naast de crediteur en het factuurnummer volgt hieronder een beschrijving van de kolommen. Dgn. Het aantal dagen dat de factuur open staat ten opzichte van de systeemdatum. Val. De valuta waaronder de factuur is ingeboekt. Alle bedragen op de regel zijn in deze valuta. Factuursaldo Hier wordt het nog openstaande bedrag van de factuur overgenomen. Zolang het is toegestaan wordt de af te trekken betalingskorting en/of kredietbeperking hierin verrekend. Selecteren Met de muis kunt u eenvoudig een factuur selecteren of deselecteren. Dit kan ook met de spatiebalk. Zodra u een factuur selecteert zal het openstaande factuursaldo in de kolom 'Betaald' worden overgenomen. Voor zover het nog niet het geval is zal tevens zal het veld 'Crediteur' gevuld worden. Betaald U neemt het openstaande bedrag van de factuur over, of u geeft het werkelijk betaalde bedrag op. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursaldo bestaat (zie 'Betalingsverschillen').

5.3

Afstemmen van meerdere facturen (selecteren van de facturen)

In dit venster kunnen de volgende gegevens getoond worden: 1. debiteurenfacturen (handmatig ingeboekt of via de facturering) 2. crediteurenfacturen 3. vooruitbetalingen In dit venster geeft u aan met welke factuur, facturen en/of vooruitbetaling een betaling afgestemd moet worden.


43

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Als u gekozen hebt voor het boeken in de subadministratie 'Debiteuren' kunt u de betaling die u van een debiteur ontvangen hebt afstemmen met de bijbehorende factuur of facturen. Als u de subadministratie 'Crediteuren' opgestart hebt, kunt u de door u gedane betaling afstemmen met de crediteurenfactuur die u ontvangen en ingeboekt hebt. U hebt hier diverse mogelijkheden: 1. een volledig betaalde factuur afboeken, ook in vreemde valuta 2. een gedeeltelijke betaling vastleggen, waarbij u kunt aangeven of het verschilbedrag wel of niet afgeboekt mag worden 3. een vooruitbetaling laten verrekenen met het ontvangen of betaalde bedrag U kunt het totaal betaalde bedrag (in valuta) vooraf invullen bij 'Af te stemmen bedrag' als een controlemogelijkheid. Als u dit bedrag van tevoren invult, dan kunt u facturen selecteren tot het ingevulde bedrag bereikt is. 1

2

3

4

5

6

De gegevens die u in het boekingsscherm hebt ingevuld zoals crediteur/debiteur of bedrag, verschijnen in dit venster. Is de crediteur of debiteur ingevuld staan alle openstaande posten van de betreffende crediteur/debiteur in de tabel. Zo niet dan staan alle openstaande posten van al uw debiteuren of crediteuren in de tabel. U kunt ook het nummer van de debiteur / crediteur invullen waarvan u de betaling wilt boeken of u kunt de debiteur / crediteur selecteren. De naam wordt daarna op het scherm getoond In het vakje 'Alleen openstaande posten' kunt u aangeven of u alleen de openstaande posten van de debiteur / crediteur wilt zien, of dat u alle facturen wilt opvragen. De gegevens van de factuur of de facturen verschijnen daarna op het scherm Zoek de gewenste factuur. U kunt hierbij op de naam van een kolom dubbelklikken om de inhoud van de kolom van laag naar hoog te selecteren (door nogmaals te dubbelklikken sorteert u van hoog naar laag). U kunt na het sorteren dus snel zoeken op het factuurnummer, het aantal vervaldagen of de vervaldatum Klik in het vak 'Selecteren' om de factuur af te kunnen stemmen. Het factuurbedrag en de valutacode worden dan getoond in het vak 'Totaal bedrag'. Eventueel kunt u een tweede factuur in dezelfde valuta selecteren. Het bedrag wordt dan opgeteld bij het bedrag van de eerste factuur. U kunt niet tegelijk in vreemde- en lokale valuta afstemmen Deelbetaling / verschilbedrag afboeken Als niet het gehele factuurbedrag betaald is, dus als u, of uw debiteur meer of minder betaald heeft dan het openstaande bedrag, dan kunt u dit afwijkende bedrag vastleggen. Klik na het selecteren van de factuur in de kolom 'Ontvangen' of 'Betaald' en vul het bedrag in dat werkelijk ontvangen of betaald is. Het totaalbedrag wordt aangepast en het verschil tussen het werkelijk betaalde bedrag en het factuurbedrag wordt in de kolom 'Betalingsverschil' getoond. U hebt dan twee mogelijkheden: o Verschilbedrag laten staan. Laat de kolom 'Afboeken' leeg. Het bedrag blijft dan open staan en blijft ge registreerd als 'nog te ontvangen' of 'nog te betalen' o Verschilbedrag afboeken. Vink het vakje 'Afboeken' af. Het verschil wordt afgeboekt op de grootboekrekening die aan de relatiecode 'Betalingsverschil debiteuren' of 'Betalingsverschil crediteuren' gekoppeld is. Eventueel kunt u de vervaldata nog wijzigen in de betreffende kolommen Vooruitbetaling verrekenen U herkent een vooruitbetaling aan het negatieve factuursaldo. Als u sorteert op de kolom 'Factuursaldo' (zie hiervoor bij punt 3) staan de vooruitbetalingen bij elkaar de kolom. Selecteer zowel de factuur als de vooruitbetaling op de factuur om de vooruitbetaling te verrekenen. Het vak 'Totaalbedrag' toont dan het te betalen


44

December 2005


7

8 9

5.4

bedrag, dat bestaat uit het factuur bedrag minus het bedrag van de vooruitbetaling. Eventueel kunt u ook hier het betalingsverschil vastleggen Geef eventueel een toelichting voor de betaling op. De toelichting wordt opgenomen in de journaalposten voor het boeken van de betalingskorting, van de kredietbeperking, van het koersverschil en in de historische mutatie van de betaling, maar niet in de mutatie op de debiteuren- of crediteurenrekening. In deze mutatie wordt automatisch het nummer van de debiteur of crediteur opgenomen Selecteer alle facturen waarvoor de bevestiging van de gehele of gedeeltelijke betaling ontvangen is Klik op [OK] als het totaalbedrag overeenkomt met het bedrag dat u van de debiteur ontvangen hebt of dat u aan uw crediteur betaald hebt. U keert dan terug naar het invoervenster voor de mutatie. De mutatieregel voor de betaling is dan aangemaakt, waarbij in de omschrijving het nummer van de debiteur of crediteur en van de (eerste) factuur opgenomen zijn. Als er meerdere facturen geselecteerd zijn, of als zowel een factuur als een vooruitbetaling geselecteerd is, verschijnt achter het factuurnummer de aanduiding 'e.a.'

Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling

In het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' is het mogelijk een ontvangen / betaald bedrag in een andere valuta af te stemmen dan de openstaande facturen. Hierdoor is het mogelijk bijvoorbeeld een euro-betaling af te stemmen met USDfacturen. U kiest eerst in welke valuta u wilt afstemmen en voor welk bedrag. Als u op het boekingsscherm (de boekingsregel) nog geen bedrag in vreemde valuta hebt ingegeven, maar wel een bedrag in de valuta van het dagboek, dan verschijnt dit bedrag in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'. U kunt hiervan afwijken. Voorbeeld: Er komt een betaling binnen van € 2345,69. Aan de afnemer is echter een factuur in USdollar gestuurd. Het ontvangen bedrag in euro wordt nu naar de US-dollar omgerekend. Hiermee wordt afgestemd: 2345,69 / 0,9049 = USD 2592,21 af te stemmen. Dit bedrag komt overeen met de factuur die in US-dollar gestuurd is. Komt dit bedrag niet overeen met de factuur dan is er bij berekeningen met de koers waarschijnlijk een verschil opgetreden. Dit verschil moet worden afgeboekt. Of er is bij de betaling sprake van een deelbetaling. Deze manier van afstemmen is ook mogelijk als er een betaling afgestemd moet worden met meer dan twee valuta van buiten de EU. Stel dat u aan een afnemer in Maleisië een factuur stuurt in US Dollars. De betaling volgt in Maleisische ringgitt op uw bankrekening in euro. De afnemer hanteert echter koersen die wel erg in zijn voordeel zijn, of wentelt het koersrisico van de MYR op u af, ondanks dat u in USD gefactureerd hebt om dat te voorkomen. U kunt dan besluiten het verschil open te laten staan of af te boeken als betalingsverschil. Op het bankafschrift wordt 5771,24 bijgeboekt. Als u dit bedrag ingeeft als betaald bedrag wordt de volgende berekening naar USD uitgevoerd als u de openstaande factuur selecteert.


45

December 2005


5771,24 * 0,9049 (rekenkoers USD in uw administratie) = 5222,40. Staat de factuur open voor USD 5250,00 dan is de berekening in uw nadeel uitgevoerd. Hanteert u geen af te stemmen bedrag, of stemt u af met de valutacode USD met de waarde 5250,00 dan wordt het verschil als koersverschil geboekt. Dezelfde methode wordt gehanteerd op het scherm 'betalingsdetails' als u een enkele factuur op de boekingsregel ingeeft. Alleen kunt u daar slechts kiezen voor de valuta van het dagboek of de valuta van de factuur.

5.5

Betalingsdetails

In dit venster worden de details van de factuur en de betaling getoond. U hebt ook de mogelijkheid om betalingsverschillen al dan niet weg te boeken en aan te geven dat de betalingstermijn verlengd wordt. Door de betalingstermijn te verlengen kunt u een verschil dat bijvoorbeeld ontstaan is doordat de betalingskorting toch toegepast mag worden na het verstrijken van de termijn, toch nog als betalingskorting geboekt worden. •

Betalingstermijn verlengen Kruis het vakje 'Betalingstermijn verlengen' aan. Afhankelijk van het type factuur, wordt het bedrag aan kredietbeperking of betalingskorting, dat bovenin het scherm getoond wordt, ingevuld in de vakjes 'Niet ontvangen kredietbeperking' of 'Verleende betalingskorting' onderin het venster. Deze optie is alleen van toepassing als er kredietbeperking of betalingskorting op de factuur berekend is.

•

Valutadatum en Betaald bedrag Hier kunt u de valutadatum en het betaalde bedrag in valuta aanpassen. Het door Unit 4 Accounting berekende valutabedrag wordt getoond. Als u hier een afwijkend bedrag invult, dan kan rechts in het venster aangegeven worden dat er een 'Restbedrag' ontstaat. U kunt dit 'restbedrag' laten wegboeken door het vakje 'Verschil afboeken' aan te kruisen.

•

Verschil afboeken Als er een restbedrag aanwezig is voor de betaling op de factuur, dan staat dit aangegeven in het vakje 'Restbedrag'. Als u dit bedrag niet wilt wegboeken, dan laat u dit vakje leeg; het restbedrag blijft dan staan en kan een volgende keer afgeboekt worden. Als u dit restbedrag wilt wegboeken, kunt u dit vakje aankruisen. Het restbedrag wordt nu bij 'Betalingsverschil' getoond, ten teken dat het restbedrag als betalingsverschil weggeboekt mag worden.

Als er naast het verlengen van de betaaltermijn toch nog een verschil bestaat, dan wordt de toegekende betalingskorting / kredietbeperking alleen geboekt als ook de optie 'Verschil afboeken' aangekruist is.


46

December 2005


5.6

Betalingsverschillen

Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken betalingskorting en/of kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie paragraaf 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. In het venster 'Betalingsdetails' kunt u het betaalde bedrag aanpassen of de betalingstermijn verlengen tot 'vandaag', zodat u ten onrechte afgetrokken kredietbeperking en/of betalingskorting alsnog verleend. Als er (nog) een restbedrag is, kunt u aangeven of u dit bedrag wel of niet als betalingsverschil wilt laten afboeken. Verlengt u de betaaltermijn en boekt u een dan nog bestaand restantbedrag niet af, dan wordt ook de betalingskorting en kredietbeperking niet verleend, tenzij dit restantbedrag binnen de marge voor het automatisch afboeken van betalingsverschillen valt. Bij het verlengen van de betaaltermijn wordt de ten onrechte afgetrokken kredietbeperking en/of betalingskorting geboekt volgens de betreffende relatiecodes. In het andere geval wordt geboekt via de relatiecodes betalingsverschil. Het verschil kan ook veroorzaakt zijn door een foutieve boekdatum. In het scherm betalingsdetails kunt u ook de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bankmutatie) aanpassen. ] om het scherm 'Betalingsdetails' te openen. Het venster 'Betalingsdetails' Klik op [ verschijnt met de gegevens van de geselecteerde factuur:


47

December 2005


6.

Telebankieren

6.1

Werken met telebankieren

Hier vult u de gegevens in van uw bankrekeningen. Unit 4 Accounting gebruikt deze gegevens met name bij het telebankieren. Bij telebankieren kunt u uw crediteurenfacturen elektronisch betaalbaarstellen en uw bankafschriften elektronisch matchen met openstaande debiteurenfacturen en de crediteurenfacturen die u betaalbaargesteld hebt. Als alle betalingsgegevens overeenkomen wordt de openstaande post van de factuur afgeboekt. U kunt bij het betaalbaarstellen eenvoudig de gewenste facturen selecteren en u kunt deelbetalingen doen. Bij het elektronisch betaalbaarstellen maakt Unit 4 Accounting een betalingsbestand aan dat u vervolgens op diskette aan uw bank toestuurt of importeert in het telebankierpakket dat u van uw bank in gebruik hebt. De bank verwerkt de betalingen en stuurt u een bankafschrift en een telebankbestand. Een telebankbestand kunt u importeren en automatisch of handmatig afstemmen met de openstaande crediteuren- en debiteurenfacturen of de betaling boeken op een grootboekrekening. Kenmerken Bij 'Batchnummer' en 'Batchdatum' vult u het nummer en de datum in die voor de laatste verwerking van betalingsopdrachten gebruikt zijn. Het nummer zal steeds voor iedere verwerking opgehoogd worden, zodat u de volgorde van verwerking kunt bijhouden. Aan iedere betaaldiskette wordt een batchnummer toegekend, waaraan u en de bank, de betaling kunnen herkennen. U kunt deze velden ook leeg laten. Vul voor een Belgische administratie het identificatienummer van het bankkantoor in. U kunt ook opgeven wat u als minimumsaldo wilt aanhouden. Als u 'rood' mag staan, kunt u een negatief bedrag invullen. Bij het betaalbaar stellen wordt hier rekening mee gehouden; er verschijnt een melding als het minimumsaldo overschreden wordt. Unit 4 Accounting werkt met de volgende bestandsnaam voor binnenlandse betalingen. CLIEOP03. voor de betalingen in guldens; Voor België geeft Unit 4 Accounting de volgende bestandsnamen voor de opslag op uw harde schijf: Flop01.txt voor betalingen in Belgische franken; Flop02.txt voor betalingen in euro’s. Geef altijd wanneer u de bestanden op diskette kopieert voor verzending naar de bank, de juiste naam en extensie aan de bestanden. Deze worden door uw bank voorgeschreven. Geef het Swift adres van uw bank op en selecteer de gebruikte in- en uitvoerformaten. Voor binnenlandse opdrachten hoeft u geen uitvoerformaat op te geven. Geef de gevraagde directories op en de bestandsnaam van uw telebankbestand. Aan de hand hiervan weet Unit 4 Accounting waar ze bij het telebankieren de bestanden kan vinden. Maak voor iedere bank die u in 'Onderhoud bankgegevens' aanmaakt, andere directories aan zodat u niet per ongeluk bestanden met dezelfde naam kunt overschrijven. Zie voor het aanmaken van een telebankbestand met betaalopdrachten en voor het afstemmen van uw telebankmutaties met openstaande posten.


48

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting ERI (Elektronisch Rekening Informatiebestand) Als u werkt met ERI voegt u voor elke administratie waarvan u de gegevens elektronisch ontvangt, een bank(rekening) toe. 1. Selecteer bij Formaten telebankieren in het veld 'Invoer' de optie 'Rabo ERI' 2. Koppel vervolgens de bank aan het betreffende bankdagboek in 'Onderhoud | Dagboeken'. Selecteer daar de zojuist aangemaakte bank in het veld 'Bank'.

6.2

Overzicht Telebankieren

U kunt in Unit 4 Accounting met behulp van het elektronisch betalingsverkeer via uw bank(en) betalingen verrichten en ontvangen betalingen afstemmen met uw openstaande posten. Dit is in Unit 4 Accounting 'Telebankieren' genoemd. Betalingen in Telebankieren Het doen van betalingen via het telebankieren verloopt als volgt. U boekt uw crediteurenfacturen en stelt deze betaalbaar. U maakt vervolgens een betalingsopdracht voor uw bank en verstuurt deze. Van uw bank ontvangt u een afschrift waarop (onder andere) de betalingen bevestigd worden. Deze mutaties matcht u met uw crediteurenfacturen zodat de betalingen geboekt worden. Bankbetalingen boeken U kunt uw ontvangsten die op uw banksaldo bijgeschreven worden, eenvoudig matchen met uw openstaande posten (debiteurenfacturen). Uw openstaande posten worden afgeboekt en de betalingen worden bijgeboekt. U kunt uw crediteuren- en debiteurenfacturen handmatig matchen aan de hand van uw bankafschriften. Maar u kunt ook een elektronisch bestand van uw bank inlezen en uw mutaties automatisch, zonder typewerk matchen. Voor veelvoorkomende bij- of afschrijvingen via dezelfde giro- of bankrekeningen kunt u deze rekeningnummers koppelen aan een grootboekrekening van uw keuze. Binnengekomen of gedane betalingen worden dan automatisch op de juiste grootboekrekening geboekt (bijvoorbeeld de huur of uw telefoonkosten). De stappen in het telebankieren zijn als volgt: •

Invoeren bankgegevens

•

Betaalbaarstellen van crediteurenfacturen

•

Inlezen elektronische bankafschriften

•

'Matchen' / koppelen van betalingen aan openstaande posten


49

December 2005


6.2.1 Koppelen bank- aan grootboekrekening

U kunt een bankof girorekening aan een grootboekrekening koppelen. Mutaties op deze bankof girorekening worden dan automatisch geboekt op de gekoppelde grootboekrekening. Dit is bijvoorbeeld handig als u vaste kosten, zoals telefoonkosten, niet op de grootboekrekening 'Crediteuren' wilt boeken, maar direct op de bankof girorekening van de telefoonmaatschappij. Door hier het nummer van de vaste rekening in te vullen, wordt het bedrag aan telefoonkosten elke maand op de bankof girorekening van de telefoon maatschappij geboekt. Dit bedrag kunt u in uw eigen administratie als kosten op de grootboekrekening 'Telefoonkosten' boeken. 1. Kies een bankof girorekening die u aan een grootboekrekening wilt koppelen 2. Vul de naam van de rekeninghouder in 3. Kies de grootboekrekening waaraan u de bank-/girorekening wilt koppelen.

6.2.2 Betaalbaarstelling crediteurenfacturen

Hiervoor moet u de facturen die u van uw crediteuren ontvangen hebt, ingeboekt hebben. De gegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud bankgegevens' moeten invoeren. Let op! Alleen als u voor de crediteur een bank met een buitenlandse landcode ingevuld hebt, kunt u ook een betaling voor het buitenland aanmaken in dit programma. De betaalbaarstelling van crediteurenfacturen vormt een onderdeel van het telebankieren. Allereerst gaat u de ingeboekte crediteurenfacturen selecteren voor de automatische betaalbaarstelling.


50

December 2005


In de rubriek 'Info' (boven in het scherm), ziet u: o Saldo, het banksaldo van uw rekening o Onderweg, het totaal van de betaalbaargestelde rekeningen waarvoor al een betaalopdracht is gemaakt o Ruimte, de 'bestedingsruimte' die u nog bij uw bank hebt o Voorstel, het totaal van de betaalbaargestelde facturen. Het saldo in dit veld, is het bedrag in de valuta van uw administratie. Wanneer u een euro-administratie voert en u stelt een factuur in de lokale valuta betaalbaar (of omgekeerd), wordt het voorstel verhoogd met het omgerekende bedrag. Van de geselecteerde crediteuren facturen worden betaalopdrachten aangemaakt. Standaard worden de facturen per crediteur in de betalingsopdracht verzameld. Wanneer u de optie 'Facturen verzamelen in betalingsopdracht' voor een of meer crediteuren hebt uitgeschakeld, worden alle facturen voor die crediteur(en) apart in de betaalopdracht opgenomen. De betaalopdrachten worden dan elektronisch (via een modem) of op een diskette naar de bank verzonden die de betalingen vervolgens gaat uitvoeren. Betaalbaarstellen 1 Start 'Taken | Telebankieren | Betaalbaarstelling' 2 Selecteer de bank waarvoor u de betaalopdrachten wilt aanmaken. Dit is de bankrekening waar de betalingen van afgeschreven moeten worden. In het vak 'Ruimte' ziet u voor welk bedrag u nog betaalbaar kunt stellen tot aan het minimumsaldo dat voor de bank vastgelegd is.

3

] klikt, kunt u met de bladerknoppen 'bladeren' door de al Als u direct op [ aanwezige banken. Na selectie van de bank worden de nog openstaande posten voor de crediteuren op het scherm getoond. Als dit niet het geval is, klikt u op de knop [Zoeken]. De nog te betalen facturen zijn geordend op het nummer van de factuur ], of door te dubbelklikken op een regel kunt u Met behulp van 'Details' [ gedetailleerde informatie over een openstaande post opvragen


51

December 2005


4

5

6

7

De omschrijving die u kunt invoeren wordt meegenomen bij het afboeken van de betaalbaarstelling in het bankboek. De omschrijving is pas zichtbaar nadat de afboeking is opgeslagen en wordt onder andere getoond bij 'Info | Crediteuren', tabblad 'Mutaties' en als de afboeking opnieuw wordt opgeroepen, op het tabblad 'Crediteuren' van het bankboek U hebt nu twee mogelijkheden om de facturen te selecteren die u betaalbaar wilt stellen (u kunt de twee mogelijkheden combineren): o Selectie van een groep facturen op crediteurnummer, kortingdatum, vervaldatum, valutacode of betalingsconditie. Klik op de knop [Selecteren] om het selectievenster op te vragen, of o Selectie per factuur U selecteert een enkele factuur in het hoofdvenster. Zoek de factuur die u betaalbaar wilt stellen en klik op het selectievakje in de kolom 'Betalen'. Het vakje wordt afgevinkt. Na selectie van een buitenlandfactuur verschijnt het venster 'Buitenlandse betaling' . U kunt geselecteerde facturen eenvoudig deselecteren (selectie van een of meerdere facturen tegelijk ongedaan maken). Aanpassen van het te betalen bedrag. Als u niet het volledige factuurbedrag wilt betalen of hoeft te betalen, kunt u het te betalen bedrag aanpassen: o Zoek de gewenste factuur en klik in de kolom 'Te betalen' o Vul het bedrag in dat u werkelijk wilt of moet betalen o Geef in het selectievakje in de kolom 'Afboeken' aan of het verschilbedrag wel of niet automatisch afgeboekt mag worden. Als u aangeeft dat het verschil afgeboekt mag worden door het vakje af te vinken, wordt hiervoor de rekening voor 'Betalingsverschil crediteuren' gebruikt die in de relatiecodes vastgelegd is In de kolom 'Korting vervalt' staat de 1e vervaldatum van de factuur en in de kolom 'Factuur vervalt' staat de laatste vervaldatum Kies voor [Opslaan] om de geselecteerde facturen op te slaan. Er verschijnt een waarschuwing als de kredietruimte op de bankrekening te klein is, maar u kunt dan nog verder gaan Daarna kunt u eventueel de facturen selecteren die via een andere bank(rekening) betaald moeten worden

Het totale bedrag van de geselecteerde facturen wordt geregistreerd als 'Voorstel'. U kunt een overzicht van het betalingsvoorstel afdrukken door op het printerpictogram te klikken en te kiezen voor 'Voorstel betaalopdracht'. Het voorstel kan echter pas afgedrukt worden als de betaalopdrachten zijn geselecteerd en de selectie is opgeslagen. U kunt het voorstel ook afdrukken in het programma 'Voorstel betaalopdracht' in het menu 'Rapport - Telebankieren'. Aan de hand van dit overzicht van de geselecteerde facturen kunt u bepalen welke facturen u daadwerkelijk betaalbaar wilt stellen en kunt u de selectie van facturen ongedaan maken. Voor de definitief betaalbaargestelde facturen maakt u vervolgens de betaalopdracht aan in het programma 'Maken betaalopdracht'.

6.2.3 Selecteren / deselecteren van facturen voor de betaalbaarstelling

U kunt een groep facturen selecteren voor de betaalbaarstelling als de facturen aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen; u kunt bijvoorbeeld alle facturen van een


52

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting crediteur selecteren die voldoen aan een bepaalde betalingsconditie, of bijvoorbeeld alle facturen in Duitse marken waarvan de vervaldatum voor een bepaalde datum ligt. In het selectievenster geeft u de voorwaarden op waaraan de facturen moeten voldoen. U kunt op het crediteurnummer, de valutacode, de betalingsconditie en de vervaldatum selecteren. Er kan ook geselecteerd worden op de kortingsdatum. Geef in het veld 'T/m kortingdatum' de gewenste datum op. 1. Geef één selectiecriterium op of een combinatie van selectiecriteria. Let hierbij op de datum: alleen facturen waarvan de factuurdatum voor deze datum valt, worden geselecteerd 2. Controleer of het vakje 'Selecteren' aangekruist is, en klik daarna op [OK]. Alle facturen die voldoen aan de opgegeven voorwaarden, worden dan geselecteerd. U herkent een geselecteerde factuur in het selectievenster voor de betaalbaarstelling aan het vinkje in de kolom 'Betalen'. U kunt geselecteerde facturen eenvoudig deselecteren (selectie van een of meerdere facturen tegelijk ongedaan maken), ook per groep. U kunt dan dezelfde selectiecriteria opgeven en het vakje 'Deselecteren' aankruisen, of afwijkende selectiecriteria invullen om een deel van de geselecteerde facturen te deselecteren.

6.2.4 Selectie van facturen ongedaan maken / Deselecteren facturen

U kunt een selectie van een crediteurenfactuur voor de betaalbaarstelling ongedaan maken. Dit kan bijvoorbeeld in de volgende gevallen: o als u een reeds geselecteerde factuur achteraf toch niet wilt betalen omdat de vervaldatum nog niet bereikt is, o als het totaal te betalen bedrag voor alle geselecteerde facturen te hoog uit valt en u te weinig kredietruimte op uw bankrekening hebt staan. De rubriek 'Ruimte' rechts boven in het scherm toont de kredietruimte; de rubriek 'Voorstel' bevat het totaal te betalen bedrag van alle geselecteerde facturen. Dit is dus het bedrag dat u zou moeten betalen als alle geselecteerde facturen in een betaalopdracht omgezet zouden worden, o als u enkele facturen uit een geselecteerde groep niet betaalbaar wilt stellen. Dit is bijvoorbeeld zeer effectief als u veel facturen betaalbaar moet stellen; u selecteert eerst de gehele groep facturen op basis van de voorwaarden, daarna deselecteert u de (enkele) facturen die u niet betaalbaar wilt stellen. U kunt facturen per groep deselecteren of per factuur. Deselecteren per factuur doet u door het afgevinkte vakje in de kolom 'Betalen' aan te klikken. Het vinkje verdwijnt en het factuurbedrag wordt afgetrokken van het bedrag in de rubriek 'Voorstel'. Deselecteren per groep verloopt op dezelfde wijze als het selecteren. Klik in het hoofdvenster op [Selecteren] en geef de voorwaarden voor de deselectie op. Klik op 'Deselecteren' om de facturen die aan de voorwaarden voldoen te deselecteren. Van alle facturen die aan de voorwaarden voldoen, verdwijnt het vinkje in de kolom 'Betalen' en het totale bedrag van de gedeselecteerde facturen wordt van het bedrag 'Voorstel' afgetrokken.


53

December 2005


6.2.5 Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten'

Op het tabblad 'Betaalopdrachten' kunt u verwerkte betaalopdrachten inboeken van de aan het dagboek gekoppelde bank die u via een betaalopdracht in 'Taken | Telebankieren | Betaalbaarstelling' hebt aangemaakt en die door de bank 'Verwerkt' zijn. Voor boekingen die door de bank niet verwerkt zijn, hebt u twee mogelijkheden: 1. de verwerking is (door de bank) tijdelijk uitgesteld en u wilt de betaling nog niet boeken; 2. de betalingsopdracht wordt niet uitgevoerd en u kunt de betaling niet inboeken. In het eerste geval wilt u de verwerking uitstellen en de mutatie op een later tijdstip boeken. In het tweede geval kunt u de betaalopdracht storneren zodat u de factuur op een andere wijze kunt betalen of afboeken. De factuur komt dan weer bij de openstaande posten te staan. 1. Ga naar het tabblad 'Betaalopdrachten' en druk in de kolom 'Batchnummer' op voor het overzicht 'Selecteren betaalopdracht' 2. Selecteer de gewenste betaalopdracht en vraag de details op. Als u een betaling uit een batch nog niet wilt invoeren, deselecteert u het vakje in de kolom 'Verwerkt'. Als u een betaling wilt storneren deselecteert u eerst de kolom 'Verwerkt' en selecteert vervolgens 'Storneren'. 3. Nadat u (tweemaal) op [OK] hebt geklikt verschijnen de batchgegevens op het tabblad 'Betaalopdrachten' en in het mutatieoverzicht (tabblad 'Mutaties') 4. Bewaar de wijzigingen 5. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe batch te selecteren.

6.2.6 Buitenlandse betaling

Dit venster verschijnt alleen als er voor de bank van de buitenlandse crediteur een landcode ingevuld is (in: 'Onderhoud | Crediteuren' tabblad 'Bank'). Het moet dus om een bank gaan die in het buitenland gevestigd is. In 'Invoeren financiële mutaties' hebt u vervolgens de crediteurenfactuur ingeboekt, eventueel in vreemde valuta. Als u een ICT kwartaalaangifte doet en een boeking uitvoert op een buitenlandse crediteur waarvoor in 'Onderhoud | Crediteuren' geen BTW-nummer is ingevuld, sluiten de BTW- en de ICT-aangiftes niet meer op elkaar aan omdat de post niet op de ICTaangifte wordt opgenomen. Om fouten hiermee te voorkomen verschijnt een melding met de vraag of u de boeking toch wilt opslaan. Het venster verschijnt als u een buitenlandse factuur betaalbaarstelt. Standaard stelt Unit 4 Accounting de gegevens voor die u in de vorige buitenlandse betaalbaarstelling hebt ingevoerd (behalve de 'Reden betaling').


54

December 2005


In dit venster kunt u de gegevens invullen voor een betaling aan de buitenlandse bank. U kunt de volgende gegevens invullen: Kosten betaling ten laste van Geef aan ten laste van wie (de opdrachtgever of de begunstigde), en van welke rekening (de rekening in lokale valuta of de rekening in vreemde valuta) kosten moeten komen die door de deviezenbank in rekening gebracht worden. De aangegeven rekening wordt gedebiteerd Kosten correspondentie ten laste van Hier kunt u aangeven hoe de kosten verrekend moeten worden van de correspondentie; ten laste van de opdrachtgever (lokale-valutarekening of de rekening in vreemde valuta), of ten laste van de begunstigde Uitvoering betaalopdracht Hier moet u aangeven op welke wijze de betaalopdracht uitgevoerd moet worden SWIFT-normaal (= schriftelijk) De betaalopdracht wordt dan op de normale schriftelijke wijze via het Swiftbetalingsverkeer uitgevoerd, SWIFT-spoed (= telegrafisch) De betaalopdracht wordt telegrafisch verzonden, en wordt dus sneller afgewerkt. De kosten hiervan liggen dan ook boven de kosten van SWIFT-normaal Per bankcheque De opdracht wordt per cheque verzonden. Nu wordt ook 'Zend cheque naar' actief en kunt u aangeven naar wie de cheque verzonden moet worden. Cheque crossen Geef aan of de cheque gecrossed moet worden met de gegevens van de bank van de begunstigde/opdrachtgever. Het crossen van de cheques is een extra controlemaatregel op de betaling, en is voorlopig alleen nog mogelijk bij betalingen via de ABN/AMRO-bank Zend cheque naar Geef hier aan waar de cheque naar toe verzonden moet wor den. Aan de hand van deze code haalt het adres uit de basisgegevens op


55

December 2005


Aard betaling Hier kunt u een omschrijving van de aard van de betaling in voeren ten behoeve van de deviezenmelding. Deze omschrijving is een toelichting op de groepsaanduiding die u ook kunt invullen Reden betaling Hier kunt u de reden van de betaling invullen die als betalingsreferentie gebruikt kan worden. U kunt deze eventueel in de taal van de buitenlandse crediteur invullen Code aard betaling Hier kunt u met een code aangeven waarvoor de betaalbaarstelling verricht wordt. Deze code is afhankelijk van de geselecteerde bank. Voor de ING-bank kunt u bijvoorbeeld kiezen uit twee codes (2 = Goedereninvoer en 4 = Overige betalingen); de ABN/AMRO hanteert op het moment vijf codes, en de Generale Bank gebruikt vier codes om de betalingen te onderscheiden. Vraag de codes op bij uw bank, en geef hier de juiste code aan. Het veld 'Code aard betaling' moet ingevuld worden (blauw veld). Dit om te voorkomen dat de betaalbaarstelling tijdens de import bij de bank vastloopt als de code niet is ingevuld Code goederen Hier kunt u een specificatie invullen van de ingevoerde goederen. De classificatie van de codes is gebaseerd op de Standard International Trade Classification (SITC). Deze code wordt voorlopig alleen door ABN/AMRO gebruikt. Informatie over de in te vullen code kunt u opvragen bij de ABN/AMRO-bank U kunt met [Factuurdetails] de details van de geselecteerde factuur opvragen. Klik op [OK] wanneer alle gegevens zijn ingevoerd.

6.2.7 Maken betaalopdracht

Hiervoor moet u de crediteurenfacturen die u wilt betalen, geselecteerd hebben voor de betaalbaarstelling. De telebankgegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud bankgegevens' ingevoerd. Door het aanmaken van de betaalopdracht gaat u de geselecteerde crediteurenfacturen omzetten in opdrachten tot betaling. Deze opdrachten stuurt u per modem of op diskette naar de bank die de betalingen voor u zal verrichten. U kunt een begeleidende opdrachtbrief voor de BankGiroCentrale met het bestand meesturen waarop u alleen nog het identificatienummer van de diskette en uw handtekening moet zetten (geldt niet voor een Belgische administratie). 1. Start Taken | Telebankieren | Maken betaalopdracht' 2. Selecteer de bank waarvoor u de betaalopdracht wilt aanmaken 3. Pas in de rubriek 'Aanmaken in:' eventueel de directory aan waarin het telebankbestand geplaatst moet worden. Klik dan op 'Bladeren' of typ een bestaande directory in. Unit 4 Accounting toont hier standaard de 'Directory betalingen' die uit de 'Bankgegevens' van de geselecteerde bank gehaald wordt 4. U hebt twee opties die u eventueel kunt selecteren: Testbestand aanmaken. Een testbestand hoeft u alleen aan te maken als u nog niet eerder een betalingsbestand door de bank hebt laten verwerken of als een


56

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting eerder opgestuurd testbestand niet voldeed. U geeft hiermee aan of het aan te maken betalingsbestand wel of geen testbestand is. Een testbestand wordt niet door de bank verwerkt, maar wordt alleen gebruikt om te controleren of het aangeleverde bestand correct verwerkt kan worden door de bank. Begeleidende brief afdrukken. U geeft hier aan of er wel of geen begeleidende opdrachtbrief afgedrukt moet worden. De opdrachtbrief bevat informatie voor de BankGiroCentrale, zoals een controlegetal en een batch-volgnummer. U hoeft alleen het identificatienummer van de diskette en uw handtekening nog op de brief in te vullen (geldt niet voor een Belgische administratie). Deze optie staat standaard op 'Ja'. Wanneer u echter eenmaal aangeeft dat de brief niet afgedrukt moet worden, onthoudt Unit 4 Accounting deze keuze en zal in het vervolg niet automatisch een brief afdrukken 5. Klik op [OK] om het bestand met de betaalopdrachten weg te schrijven in het formaat voor de geselecteerde bank. Het bestand wordt in de opgegeven directory geplaatst. De betaalopdrachten worden aangemaakt voor alle geselecteerde facturen. Als bij de stamgegevens van de crediteur ook het debiteurnummer is ingevuld waaronder u bij de crediteur bekend bent, wordt dit nummer opgenomen bij de omschrijving. Dit geldt zowel voor de factuurnummers als de betalingskenmerken die in de omschrijving zijn vermeld. De betaalopdrachten worden in een bestand opgeslagen dat u naar een diskette kunt kopiëren en naar de bank kunt sturen. U kunt het bestand ook via het modem naar de bank, of via Isabel (Belgische administratie) sturen. Voor Nederland geeft Unit 4 Accounting de volgende bestandsnaam voor de opslag op uw harde schijf: CLIEOP03. Voor België geeft Unit 4 Accounting de volgende bestandsnamen voor de opslag op uw harde schijf: Flop01.txt voor betalingen in Belgische franken; Flop02.txt voor betalingen in euro’s. Nadat het bestand weggeschreven is, moet u het bestand via het modem naar de bank sturen of moet u het bestand naar een diskette kopiëren. Kopieer het bestand vanuit de standaarddirectory naar een diskette en stuur de diskette naar de bank, eventueel voorzien van de opdrachtbrief. De betalingen die in het bestand zijn opgenomen hebben nu de status 'Onderweg'. De bank voert de betalingen uit en stuurt u vervolgens een bankafschrift of een bestand waarin de betalingen opgenomen zijn. Het bankafschrift boekt u handmatig in; het telebankbestand kunt u inlezen en verwerken via het telebankieren.

6.2.8 Importeren bankafschrift

In dit programma leest u het bankafschrift in dat u van de bank gekregen hebt. In de bankgegevens hebt u per bank kunnen vastleggen in welke directory het programma het betalingsbestand moet gaan zoeken. Het betalingsbestand kan zowel debiteurenbetalingen bevatten als betalingen die u aan crediteuren gedaan hebt. Het bestand wordt eerst omgezet in een leesbaar bestand, daarna wordt het aangeleverde bestand leeg gemaakt om te voorkomen dat het bestand nog een keer ingelezen wordt.


57

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Daarna probeert Unit 4 Accounting de betalingen te koppelen aan de openstaande posten van de debiteuren / crediteuren. Bij het inlezen van bankafschriften geldt het volgende: Alleen afschriften in de valuta van de administratie kunnen worden ingelezen. Maar ook facturen in vreemde valuta kunnen gematcht worden. Automatisch matchen is alleen mogelijk als de oorspronkelijke betaling in de valuta van de factuur is gedaan. Om de foutenkans bij het automatisch matchen van een crediteurenbetaling te verkleinen wordt tijdens het zoeken op 'betalingskenmerk' (het betalingskenmerk dat u hebt ingevuld bij het boeken van de inkoopfactuur) alleen gematcht als het kenmerk groter of gelijk is aan 5 tekens. 1. Start 'Taken | Telebankieren | Importeren bankafschrift' en selecteer de bank waarvan u het bestand met de betalingen ontvangen hebt ] (Gegevens inlezen) om het bankbestand met de 2. Klik op 'Openen' [ telebankmutaties te kunnen inlezen 3. Geef de directory op waarin het bankbestand zich bevindt. Unit 4 Accounting stelt hier de standaarddirectory voor die voor de bank opgegeven is 4. Klik op het in te lezen bestand en klik op [OK]. Het bestand met de mutaties wordt vervolgens geïmporteerd. Klik op [Afdrukken] voor een overzicht van de banktransacties, inclusief de aanduiding van het soort 'matching' waarmee de transactie gematcht is. Controleer de gegevens 5. Klik op [Matchen] om de mutaties uit het telebankbestand automatisch laten 'matchen' (afstemmen) met de openstaande posten in de administratie. Het programma 'matcht' eerst op het factuurnummer en daarna op het rekeningnummer. Alle mutaties die 'gematched' konden worden, worden afgevinkt in de kolom 'Match'. Bij het matchen wordt onder meer gekeken naar het bankof gironummer van de debiteur, zoals die is ingevoerd bij de debiteurengegevens. Als u het veld ‘Matchen zonder controle op bankof girorekening’ selecteert in het scherm ‘Importeren Bankafschrift’, worden de mutaties gematcht zonder dat daarbij het bankof girorekeningnummer dat bij de debiteurengegevens is ingevuld, wordt gecontroleerd. Deze optie wordt pas actief nadat eenmaal ‘normaal’ gematched is. Dat maakt het voor de debiteur mogelijk om via een andere dan zijn ‘standaardbank’ te betalen, maar zijn betaling kan dan toch gematcht worden. Deze methode is echter niet erg betrouwbaar en moet met de grootst mogelijke voorzichtigheid gehanteerd worden. Er verschijnt bij de transactiedetails in de omschrijving van de banktransactie dan ook de tekst: "Match zonder bank/giro controle". Speciaal wanneer met deze methode gematched wordt, is de controle van het afstemmen achteraf aanbevolen. Het controleren van het afstemmen is overigens in alle gevallen aanbevolen voor verwerking. 6. Mutaties die het programma niet kon matchen, moet u handmatig matchen met de openstaande facturen. Selecteer een telebankmutatie en klik op [Mutaties] om de aanwezige mutaties op te vragen. U kunt de betalingen dan handmatig gaan matchen / afstemmen. Zie, als u een creditnota wilt matchen 'Handmatig matchen van een creditnota' 7. Klik, als alle mutaties gematcht zijn op [Verwerken] om de betalingen in te boeken en de openstaande posten die betaald zijn te verwijderen. Elektronisch Rekening Informatie Zie, als u met ERI werkt 'Importeren bankafschrift ERI'. Unit 4 Agresso Accountancy B.V.

58

December 2005


6.2.9 Telebankmutaties handmatig 'matchen'

U kunt een telebankmutatie handmatig matchen wanneer u in het scherm 'Importeren bankafschrift' een betaling hebt geselecteerd en op [Mutaties] hebt geklikt. Dit doet u nadat u eerst geprobeerd hebt de betaling (aan de crediteur of van een debiteur) automatisch te matchen met de openstaande posten. Automatisch matchen is alleen mogelijk als de oorspronkelijke betaling in de valuta van de factuur is gedaan. In sommige gevallen is het automatisch matchen van betalingen aan openstaande posten niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat een factuurnummer verkeerd ingevuld is. Deze betalingen kunt u nu handmatig gaan afstemmen. Ook facturen in vreemde valuta kunnen gematcht worden. Hiervoor hebt u de betaling geselecteerd die u handmatig wilt afstemmen. De gegevens van deze mutatie worden boven in het venster getoond. U kunt ook creditnota's aan een debiteur handmatig matchen. In de kolom 'Toelichting' kunt u bijvoorbeeld de reden van een betalingsverschil opgeven. Wanneer de mutatiesoort 'Grootboek' is, wordt het veld 'Toelichting' op de regel gevuld met de eerste 30 tekens van de omschrijving van het dagafschrift van de bank. U kunt de toelichting nog wijzigen. 1. Klik op [Toevoegen] om een regel toe te voegen 2. Geef in de kolom 'Soort' de mutatiesoort op: Debiteur / Crediteur / Grootboek. 3. Selecteer bij de eerste twee soorten de debiteur / crediteur of sla deze kolommen over. Na selectie van een debiteur of crediteur kunt u alleen een selectie maken uit de facturen voor de debiteur of crediteur. Als u geen debiteur of crediteur selecteert, kunt u een selectie maken uit alle aanwezige facturen. Als de mutatie van de soort 'Grootboek' is, moet u een rekeningnummer en het bedrag invoeren. Het veld 'Toelichting' wordt automatisch gevuld met de eerste 30 tekens van de omschrijving. Onder in het scherm worden, afhankelijk van de gekozen soort, de crediteur, debiteur resp. de rekening met de eventuele kostenplaats en/of dossier getoond 4. Vul bij debiteuren of crediteuren het factuurnummer in of druk op om een factuur te selecteren in het dan verschijnende selectievenster 5. Geef aan of het verschil wel of niet afgeboekt moet worden 6. Maak eventueel een tweede mutatieregel aan en vul deze in 7. Druk op [Opslaan] om de mutatie te matchen en sluit het venster. In het hoofdvenster wordt aangegeven dat de mutatie gematcht is.

6.2.10 Handmatig matchen van een creditnota aan een debiteur

Bij het matchen van een bankafschrift gaan Unit 4 Accounting er automatisch vanuit dat voor een bijboeking een Debiteur gezocht moet worden en een Debiteurenfactuur. Voor een afboeking zoekt het programma een Crediteur en een Crediteurenfactuur. Als u echter aan een Debiteur een creditnota betaalt, gaat dit systeem niet meer op. Bij het selecteren van de factuur krijgt u een foutmelding omdat het programma nu op zoek gaat naar een Crediteur en een Crediteurenfactuur. U kunt de creditnota echter wel handmatig matchen: 1. Importeer het bankafschrift en selecteer de creditnota Klik op [Mutaties] om de nota handmatig af te stemmen


59

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 2. Klik in het venster 'Telebankmutaties' op [Toevoegen]. De cursor springt naar de selectiekolom 'Soort'. Kies hier voor 'Debiteur' (bij een creditnota aan een Debiteur) of voor 'Crediteur' als u een terugbetaling van een Crediteur heeft ontvangen. 3. Vul in de Debiteur of Crediteur in en druk op [Tab] 4. Zoek in de kolom 'Factuur' de gewenste factuur op en controleer het bedrag. Let op! Het bedrag staat in de kolom 'Ontvangen' maar is een negatief bedrag. Mocht u het bedrag handmatig willen aanpassen moet u hier weer een negatief bedrag invoeren. 5. Bewaar de gegevens. U komt nu terug in het venster 'Importeren bankafschrift' waar de creditnota is aangevinkt als 'gematcht'.

6.2.11 Selecteren facturen telebankmutaties

De mogelijkheden in dit venster worden bepaald door de gegevens die u hiervoor geselecteerd hebt: o als u een debiteur of crediteur ingevuld of geselecteerd hebt, kunt u in eerste instantie alleen een selectie maken uit de facturen voor die debiteur / crediteur o als u geen debiteur of crediteur ingevuld of geselecteerd hebt, kunt u een selectie maken uit alle aanwezige facturen / openstaande posten. 1. De gegevens van de debiteur / crediteur of van alle aanwezige facturen worden op het scherm getoond. Voor debiteuren- of crediteurenfacturen kunt u eventueel de gegevens van een andere debiteur of crediteur invullen en vervolgens klikken op [Zoeken]. U kunt dan een factuur van een andere debiteur of crediteur selecteren. Als er geen debiteur of crediteur geselecteerd is, worden alle aanwezige facturen getoond. U kunt direct de gewenste factuur selecteren of een nadere selectie opgeven. U kunt links boven in het venster aangeven of u alleen de facturen van de debiteuren of alleen de facturen van de crediteuren wilt zien of u kunt de debiteur of crediteur selecteren waarvan u de facturen wilt zien 2. Markeer de gewenste factuur en klik op [OK] om de gegevens van de factuur over te nemen naar het venster 'Telebankmutaties'.

6.2.12 Selecteren betaalopdracht

Hiervoor hebt u de betaalopdrachten aangemaakt voor de betreffende bank in het programma 'Maken betaalopdracht' in het menu 'Taken - Telebankieren'. U ziet hier alleen de betaalopdrachten voor de bank die aan het gekozen dagboek gekoppeld is. De betaalopdrachten zijn per 'batch' gesorteerd. Iedere batch kan bestaan uit één of meerdere betalingsregels die tegelijk in een betaalopdracht omgezet zijn U hebt twee mogelijkheden: 1. u kunt direct een gehele betaalopdracht inboeken, inclusief alle betalingsregels in die betaalopdracht, of


60

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 2. u kunt per betalingsregel aangeven of deze wel of niet verwerkt is. Voor alle nietverwerkte betalingsregels kunt u aangeven dat deze niet ingeboekt moeten worden. Daarna kunt u de overige betalingsregels tegelijk inboeken. Kies voor '1' als alle door u gedane betalingen correct door de bank verwerkt zijn. Alle betalingsregels van de betaalopdracht zijn dan verwerkt. Voor keuze '2' kiest u als niet alle betalingsregels verwerkt konden worden. U geeft dan aan dat deze regels niet verwerkt zijn en verwerkt dan de overige betalingsregels in de betaalopdracht. De niet-verwerkte betalingsregels kunt u dan handmatig verwerken, of controleren en daarna opnieuw in een betaalopdracht aan de bank aanbieden. 1. Selecteer de gewenste betaalopdracht aan de hand van het batch-nummer. De kolom 'Totaal aantal' toont het aantal verwerkte betalingsregels dat in de betaalopdracht opgenomen is; de kolom 'Totaal bedrag' bevat het totaal van alle verwerkte betalingsregels 2. Klik op de gewenste betaalopdracht. U hebt daarna twee mogelijkheden: o Kies voor 'Bewerken' om de verschillende posten of betalingsregels in de geselecteerde betaalopdracht op te vragen en te kunnen verwerken. Per betalingsregel kunt u aangeven of de bijbehorende betaling wel of niet verwerkt is in het venster 'Betalingen' o Klik op [OK] om de geselecteerde betaalopdracht te verwerken. Alle verwerkte betalingsregels in de betaalopdracht worden dan tegelijk verwerkt De aanduiding 'Betaalopdracht' en het batch-nummer van de betaalopdracht worden overgenomen in de beschrijving van de dagboekmutatie. De kolom 'Betaald' bevat het totaalbedrag van alle betalingsregels in de betaalopdracht die de code 'Verwerkt' hebben.

6.2.13 Betalingen/Betaalopdrachten

Hiervoor hebt u de gewenste betaalopdracht geselecteerd en hebt u aangegeven dat de betaalopdracht nog bewerkt moet worden. Dit venster toont alle betalingsregels (de individuele crediteurenbetalingen) van de gekozen betaalopdracht. U kunt in dit venster aangeven welke betalingen niet door de bank verwerkt konden worden. U legt hier alle niet-verwerkte betalingen vast; alle overige (wel verwerkte) betalingen kunnen dan tegelijk verwerkt worden. 1. Geef voor iedere betalingsregel van de betaalopdracht aan of de bijbehorende betaling wel of niet verwerkt is. Voor niet-verwerkte betalingen maakt u het vakje in de kolom 'Verwerkt' leeg 2. Geef voor alle niet-verwerkte betalingsregels aan dat de betaling niet verwerkt is 3. Klik op [OK] om terug te keren naar het venster 'Selecteren betaalopdracht' Het totaalbedrag van de betaalopdracht en het totaal aantal (betalingsregels) worden aangepast aan de gewijzigde situatie. De bedragen van niet verwerkte betalingsregels worden van het totaal van de betaalopdracht afgetrokken en zullen niet verwerkt worden.


61

December 2005


6.3

Incasso

U werkt met de module Incasso op een vergelijkbare manier als met 'betaalbaarstelling'. Met incasso kunt u op een eenvoudige wijze incasso-opdrachten voor uw openstaande posten naar uw bank versturen. De werking is als volgt: In het programma 'Incasseren' worden de debiteurenfacturen geselecteerd die geïncasseerd gaan worden. Alleen als aan de volgende criteria wordt voldaan, worden de facturen in de tabel getoond. De facturen moeten: o een betalingsconditie hebben voor incasso; o geen vreemde valutafacturen zijn; o een binnenlandse debiteur zijn (er is geen landcode bij de debiteur ingevuld); o in de stamgegevens van de debiteur is een bankof girorekening ingevuld; o de factuur moet per saldo een positief bedrag hebben (Verrekening met creditnota's is mogelijk). U selecteert de facturen die geïncasseerd kunnen worden. Bij het selecteren kunt u met een keuzescherm in één keer een aantal facturen selecteren of deselecteren. U kunt ook een of meer specifieke facturen zoeken. Vervolgens maakt u een incassobestand voor uw bank aan op dezelfde wijze als u voor het telebankieren een betaalopdracht-bestand aanmaakt. Let op! In de opgegeven directory in 'Onderhoud | Bankgegevens' voor incasso-opdrachten, wordt het telebankbestand geplaatst dat u naar uw bank verstuurt. Dit bestand wordt, als u een nieuwe incasso-opdracht aanmaakt na een waarschuwing, overschreven. Zorg er dus voor dat u na het aanmaken van een incasso-opdracht, het aangemaakte bestand verstuurt of verplaatst voordat u een volgende opdracht aanmaakt. Nadat het incassobestand door de bank is verwerkt, kunt u de facturen automatisch of handmatig matchen met 'Importeren bankafschrift'.

6.3.1 Maken incasso-opdracht

Hiervoor moet u de incassofacturen die u wilt betalen, geselecteerd hebben in het programma 'Incasseren'. De telebankgegevens van de bank waarmee u de incasso's wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud bankgegevens' ingevoerd. Door het aanmaken van de incasso-opdracht gaat u de geselecteerde incassofacturen omzetten in opdrachten tot incasseren. Deze opdrachten stuurt u per modem of op diskette naar de bank die de betalingen voor u zal verrichten.


62

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting U kunt een begeleidende opdrachtbrief voor de BankGiroCentrale met het bestand meesturen waarop u alleen nog het identificatienummer van de diskette en uw handtekening moet zetten (geldt niet voor een Belgische administratie). 1. Start Taken | Telebankieren | Maken incasso-opdracht' 2. Selecteer de bank waarvoor u de opdracht wilt aanmaken 3. Pas in de rubriek 'Aanmaken in:' eventueel de directory aan waarin het telebankbestand geplaatst moet worden. Klik dan op 'Bladeren' of typ een bestaande directory in. toont hier standaard de 'Directory incasso' die uit de 'Bankgegevens' van de geselecteerde bank gehaald wordt. 4. U hebt twee opties die u kunt selecteren: Testbestand aanmaken. Een testbestand hoeft u alleen aan te maken als u nog niet eerder een betalingsbestand door de bank hebt laten verwerken of als een eerder opgestuurd testbestand niet voldeed. U geeft hiermee aan of het aan te maken betalingsbestand wel of geen testbestand is. Een testbestand wordt niet door de bank verwerkt, maar wordt alleen gebruikt om te controleren of het aangeleverde bestand correct verwerkt kan worden door de bank. Begeleidende brief afdrukken. Deze optie staat standaard op 'Ja'. U geeft hier aan of er wel of geen begeleidende opdrachtbrief afgedrukt moet worden. De opdrachtbrief bevat informatie voor de BankGiroCentrale, zoals een controlegetal en een batch-volgnummer. U hoeft alleen het identificatienummer van de diskette en uw handtekening nog op de brief in te vullen (geldt niet voor een Belgische administratie). 5. Geef de datum op waarop de bank de incasso moet uitvoeren. 6. Klik op [OK] om het bestand met de betaalopdrachten weg te schrijven in het formaat voor de geselecteerde bank. Het bestand wordt in de opgegeven directory geplaatst. De incasso-opdrachten worden aangemaakt voor alle geselecteerde facturen. De opdrachten worden in een bestand opgeslagen. Nadat het bestand weggeschreven is, moet u het bestand via het modem of via Isabel naar de bank, of via Isabel (Belgische administratie) sturen of moet u het bestand naar een diskette kopiëren. Kopieer het bestand vanuit de standaarddirectory naar een diskette en stuur de diskette naar de bank, eventueel voorzien van de opdrachtbrief (geldt niet voor een Belgische administratie). De incasso's die in het bestand zijn opgenomen hebben nu de status 'Onderweg'. De bank voert de incasseringen uit en stuurt u vervolgens een bankafschrift of een bestand waarin de betalingen opgenomen zijn. Het bankafschrift boekt u handmatig in; of u leest het telebankbestand in met 'Importeren bankafschrift' .

6.3.2 Incasseren

1. Open 'Taken | Telebankieren | Incasseren' 2. Selecteer de bank waarvoor u de incasso-opdracht wilt aanmaken 3. Er verschijnt een lijst van facturen die u kunt incasseren. Zie de procesinformatie voor de voorwaarden waaraan de factuur moet voldoen om geïncasseerd te kunnen worden. Selecteer de gewenste facturen door op de regel het veld 'Incasseren' te selecteren. U kunt ook groepen van facturen in één keer selecteren met de knop [Selecteren].


63

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Met [Zoeken] verschijnt een scherm waarmee u een bepaalde factuur of debiteur in de lijst kunt zoeken. Nadat u een factuur geselecteerd hebt voor incasso kunt u het te incasseren bedrag desgewenst wijzigen. U kunt eventuele betalingsverschillen afboeken door het veld 'Afboeken' te selecteren. In de kolom 'Omschrijving' is de referentie die met de factuur is meegegeven opgenomen. U kunt deze omschrijving desgewenst nog wijzigen 4. Klik op bewaar om uw selectie op te slaan. U kunt de gegevens nu opslaan in een telebankbestand dat u aanmaakt met 'Maken incasso-opdracht'. Afdrukken ] om een van de volgende overzichten af te drukken: Klik op [ o Voorstel incasso-opdracht o Incasso's onderweg o Openstaande posten debiteuren In het menu 'Rapport | Telebankieren | Incassospecificatie' kunt u de specificaties van een incasso afdrukken.

6.4

Werken met Elektronisch Rekening Informatie-bestanden

Met behulp van ERI (Elektronisch Rekening Informatiebestand) is het mogelijk bankafschriften van meerdere bankrekeningnummers in één keer in te lezen. Vervolgens kunt u de ingelezen mutaties uitsplitsen naar de cliëntadministraties, waar u de mutaties verder moet bewerken om ze door te kunnen boeken naar het desbetreffende bankboek. Alvorens u gebruik kunt maken van ERI moet u zich bij uw bank aanmelden als een administratiekantoor dat op elektronische wijze rekeninginformatie wil ontvangen van een of meer bankrekeningen. Iedere bank heeft hiervoor haar eigen formulieren en procedures. Verder verlangt de bank van iedere cliënt waarvoor de rekeninginformatie elektronisch naar u verstuurd wordt, een schriftelijke akkoordverklaring. Voor elke administratie waarvan u de gegevens elektronisch ontvangt, voegt u met 'Onderhoud | Bankgegevens' een bank toe. Deze bank koppelt u vervolgens met 'Onderhoud | Dagboeken' aan het desbetreffende bankboek. Maandelijks ontvangt u van de bank een bestand met de bankafschriften van de aangemelde administraties. Dit bestand leest u in met 'Beheer | Telebankieren ERI | Inlezen ERI-bestand'. De ingelezen bankafschriften moeten vervolgens naar de verschillende administraties uitgesplitst worden. Dit gebeurt met Beheer | Telebankieren ERI | Uitsplitsen ERI-mutaties'. Nadat de bankafschriften uitgeplitst zijn, moet u deze in de administratie importeren en bewerken. Selecteer hiervoor in het takenscherm van de administratie het tabblad ‘Telebankieren’. Start vervolgens 'Taken | Telebankieren | Importeren bankafschrift' Bij het bewerken moet elke mutatie aan een debiteur, crediteur of grootboekrekening gekoppeld worden. Als alle mutaties gekoppeld zijn, dan kunt u deze doorboeken naar het bankboek.


64

December 2005


6.4.1 Statusoverzicht ERI-bankrekeningen

Hiermee krijgt u een overzicht van alle ingelezen en nog niet uitgesplitste bankafschriften. Daarbij wordt voor elk bankrekeningnummer per ingelezen bestand (batchnummer) aangegeven wat de status van de ingelezen bankafschriften is. De volgende statussen zijn mogelijk: • Mutaties worden doorgeboekt naar periode .. De bankafschriften kunnen uitgesplitst worden. • Bankrekening is niet gekoppeld aan een administratie. Het bankrekeningnummer is niet bekend. Indien de gegevens van dit bankrekeningnummer uitgesplitst moeten worden, dan voegt u het bankrekeningnummer in de administratie toe via 'Onderhoud | Bankgegevens'. Vervolgens koppelt u de bank aan het desbetreffende bankboek via 'Onderhoud | Dagboeken'. • De betreffende bank is niet gekoppeld aan een dagboek in boekjaar .. De koppeling tussen het bankrekeningnummer en het bankboek ontbreekt. Voeg deze koppeling in het boekjaar toe via 'Onderhoud | Dagboeken'. • Het boekjaar .. is niet aangemaakt. Het boekjaar waar de ingelezen bankafschriften betrekking op hebben, is niet aanwezig. Voeg het boekjaar toe via 'Onderhoud | Algemene gegevens | Boekjaren'. • Periode .. onbekend. De periode waar de ingelezen bankafschriften betrekking op hebben, is niet aanwezig. Voeg de periode toe via 'Onderhoud | Algemene gegevens | Boekjaren'. • Administratie is offline. De administratie is offline. Zet de administratie online via 'Beheer | Beheer administraties'. • Mutaties aanwezig in periode .., mutaties worden niet doorgeboekt. Er zijn reeds geïmporteerde bankafschriften in de desbetreffende periode aanwezig. In de administratie kunnen de bankafschriften via het programma "Importeren bankafschrift" wel doorgeboekt worden. • Administratie is geblokkeerd voor uitsplitsen. In de administratie is het programma "Importeren bankafschrift" al in gebruik.


65

December 2005


7.

BTW-aangifte

7.1

Werken met de BTW-aangifte

Het vastleggen van de stamgegevens voor de BTW-boekingen en de BTW-aangifte bestaat uit de volgende procedures: 1. Vastleggen BTW-nummer van het bedrijf en de te gebruiken BTW-percentages 2. Definiëren BTW-vakken 3. Vastleggen BTW-scenario's. 1. Basisgegevens BTW In de bedrijfsgegevens hebt u op het tabblad BTW de volgende gegevens ingevoerd: • • • • •

Of de administratie gebruik maakt van BTW. Als de administratie niet BTWplichtig is worden alle relevante menu’s, rubrieken, kolommen en velden verborgen (inactief gemaakt). Ook de ICT-listing is dan niet mogelijk. De wijze van aangifte (factuurmaand of boekingsperiode) De BTW-nummers (van het bedrijf en de fiscale eenheid) De gehanteerde BTW percentages (zie ook: Het wijzigen van BTW-percentages . U hebt voor een aantal BTW-codes de gebruikte percentages en een omschrijving vastgelegd.

Relatiecodes In de relatiecodes liggen de volgende (groepen van) BTW-codes vast die u al of niet aan een grootboekrekening hebt gekoppeld: • • • •

Verkoopfactuur Verkoopfactuur Verkoopfactuur Verkoopfactuur

BTW BTW BTW BTW

code 0 t/m 9; medecontractant/verlegd; buitenland EU; buitenland niet-EU;

• • • •

Aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur

BTW BTW BTW BTW

code 0 t/m 9; medecontractant/verlegd; buitenland EU; buitenland niet-EU;

•

Niet aftrekbare BTW. Niet aftrekbare BTW wordt standaard bij de grootboekrekening geteld waarop u boekt. Als deze relatiecode wordt ingevuld, wordt het niet-aftrekbare deel van de BTW op de gekoppelde rekening geboekt.

Voor een Belgische administratie zijn er nog aparte relatiecodes voor de Aankoopcreditnota’s BTW en de Verkoopcreditnota’s BTW. Aan de hand van de relatiecode weet Unit 4 Accounting op welke rekening ze een BTWboeking moet boeken (journaalpostregel)


66

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 2. BTW-vakken Standaard worden in Unit 4 Accounting de vakken voor de BTW-aangifte meegeleverd, zowel voor een Nederlandse- als voor een Belgische aangifte. Zie een volledig overzicht van de meegeleverde Belgische- en Nederlandse aangiftevakken. De BTW-aangifte in Unit 4 Accounting kan nagenoeg automatisch uitgevoerd worden door gebruik te maken van de standaardinstellingen. De standaard BTW-vakken en scenario’s worden bij het aanmaken van het allereerste boekjaar automatisch gegenereerd voor zover de BTW-percentages voor de betreffende vakken zijn ingevuld in ‘Onderhoud | Bedrijfsgegevens’, tabblad ‘BTW’. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar en het overnemen van de boekjaargegevens uit het oude boekjaar, krijgt u de keuze om uw eigen, aangepaste BTW-gegevens over te nemen, of dat u de standaard BTW-vakken en scenario’s van Unit 4 Accounting overneemt voor het nieuwe boekjaar. BTW-boekingen worden geboekt in de zogenaamde BTW-vakken. Ieder bedrag wordt in een apart BTW-vak geboekt; zo is er voor het BTW-percentage van 6% bijvoorbeeld een BTW-vak voor het boeken van het basisbedrag waarover het BTW-percentage van 6% berekend wordt, en een BTW-vak waarin het af te dragen BTW-bedrag geboekt wordt. Voor het koppelen van een BTW-percentage aan een BTW-vak worden de BTW-scenario's gebruikt (zie hieronder). De af te dragen en te vorderen bedragen die in de BTW-vakken geboekt worden, worden op de grootboekrekening geboekt die aan de relatiecode gekoppeld is. Bij het invoeren van de facturen vult u de BTW-percentages in. Unit 4 Accounting bepaalt dan aan de hand van het BTW-scenario in welk vak de BTW geboekt moet worden. Op basis van de bedragen die in de vakken geboekt zijn, wordt dan de BTW-aangifte gegenereerd. Het is, wanneer u aan het meegeleverde aangiftesysteem niet voldoende hebt mogelijk om nieuwe vakken aan te maken en om bestaande vakken aan te passen. 3. BTW-scenario's In het programma 'Onderhoud | BTW | BTW-scenario's' kunt u desgewenst zogenaamde scenario's vastleggen. Er wordt in Unit 4 Accounting al een uitgebreide set aan standaardscenario's meegeleverd. In een BTW-scenario worden de volgende gegevens in een boekingsprocedure vastgelegd: • gebruikte BTW-code (de ingevoerde BTW-codes); • het soort levering (goederen, diensten of, in België, investeringen); • de soort nota (factuur of creditnota); • of het bedrag omgekeerd moet worden (ja of nee). Voor een normale BTWboeking kiest u hier voor 'Nee', voor een creditnota kiest u voor 'Ja' als u de creditnota positief moet aangeven. Dit bijvoorbeeld het geval voor een Belgische administratie, waarin een apart vak aanwezig is voor creditnota's waarin het bedrag positief aangegeven moet worden; • het soort bedrag (Omzet of BTW). In een Belgische administratie moet u ook de 'omzet niet-aftrekbare BTW' en het 'bedrag aan niet-aftrekbare BTW' boeken. In een Nederlandse administratie kan dit soms ook voorkomen; • het BTW-vak (waar het bedrag op de BTW-aangifte geboekt moet worden).


67

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Let op! De keuze ‘N.v.t.’ (niet van toepassing) wil zeggen dat altijd geboekt wordt. Kiest u bijvoorbeeld bij ‘BTW-code’ voor ‘N.v.t.’ worden alle BTW-percentages altijd geboekt in dit scenario. In Unit 4 Accounting worden de volgende standaard BTW-scenario’s meegeleverd voor een Nederlandse administratie. Zie voor een Belgische administratie het volledige overzicht van de scenario’s : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Aankoop binnenland Aankoop binnenland BTW verlegd Aankoop binnen EU met verlegging van heffing Aankoop buiten EU met verlegging van heffing Verkoop binnenland Verkoop binnen EU met verlegging van heffing Verkoop buiten EU met verlegging van heffing

Hiermee zult u in de meeste gevallen al uw boekingen kunnen uitvoeren. Het kan echter zijn dat u gebruik maakt van een afwijkend BTW-boekingspercentage. Dan kunt u voor deze boekingen zelf een scenario aanmaken. Door uzelf aangemaakte gebruikersscenario’s worden meegenomen als u een modeladministratie aanmaakt in het programma 'Extra | Aanmaken modeladmi nistratie' en als u een nieuw boekjaar aanmaakt. U kunt er dan ook voor kiezen om de standaardscenario’s te gaan gebruiken. Eigenschappen van scenario's Scenario's hebben een aantal mogelijkheden/instellingen die u bij het aanmaken van het scenario kunt instellen: Actief Om het voor de gebruiker overzichtelijker te maken is het mogelijk (standaard- of eigen) scenario’s die niet gebruikt worden, te deactiveren. Ze verschijnen dan niet langer in de keuzelijsten van het In- en Verkoopboek en de Factuuropdrachten. U maakt scenario’s actief of niet-actief in het scherm. Voorkeurscenario Het voorkeurscenario wordt automatisch voorgesteld als de boeking voldoet aan de opgegeven transactie en locatie. Overigens hebt u dan altijd nog de mogelijkheid een ander (binnenlands) scenario op te geven. Standaard hebben de door Unit 4 meegeleverde scenario's prioriteit. U kunt een voorkeurscenario maar voor één combinatie van transactie, locatie en BTW op factuur opgeven. U kunt bijvoorbeeld maar één voorkeurscenario vastleggen voor een verkooptransactie binnen de EU. Als u dit vakje aankruist bij een ander scenario voor dezelfde combinatie (dus voor ook een verkooptransactie binnen de EU), dan vervalt de voorkeur status van het eerder opgegeven voorkeurs scenario en wordt dit eerdere scenario een gewoon scenario. BTW op factuur Daarnaast kunt u opgeven of in dit scenario de BTW-bedragen op de factuur in rekening zijn gebracht, of dat de BTW niet op de factuur is vermeld, maar dat u in het kader van een verleggingsregeling de BTW aan uzelf moet berekenen en afdragen.


68

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting BTW-boekingen in Unit 4 Accounting Bij het boeken van de facturen kijkt Unit 4 Accounting of een transactie voldoet aan een van de aanwezige BTW-scenario's: dit kunnen zowel de standaard scenario's zijn als de door u aangemaakte gebruikersscenario's. Als een transactie voldoet aan de voorwaarden, stelt het programma het bijbe horende BTW-scenario voor. De BTW-boeking wordt dan automatisch volgens het gekozen scenario afgehandeld. U kunt in het boekingsprogramma ook voor een alternatief scenario kiezen. BTW per grootboekmutatie Vanaf versie 3.2.5 (echter niet met terugwerkende kracht) wordt het BTW-bedrag apart opgeslagen op dezelfde regel als de grootboekmutatie. Dit geldt dus uitsluitend voor boekingen die u in Unit 4 Accounting 3.2.5. maakt en niet voor de boekingshistorie uit eerdere versies. Hierdoor wordt het BTW-bedrag bijvoorbeeld tijdens het opvragen van omzetmutaties getoond. Daarnaast wordt ten behoeve van de controle van de BTW-aangifte het BTWbedrag nu ook afgedrukt op de volgende mutatieoverzichten: o 'Rapport | Grootboek | Grootboekmutaties' o 'Rapport | Grootboek | Mutatieverslag afschriften' o 'Rapport | Grootboek | Rekeningkaartjes' o 'Rapport | Grootboek | Periode overzichten' o 'Rapport | Grootboek | Journaalposten' In het rapport 'Grootboekmutaties' wordt daarnaast het BTW-bedrag getotaliseerd per rekening. Dit is handig als op een bepaalde rekening bijvoorbeeld alles met BTW-hoog wordt geboekt. Let op! Als er echter BTW-hoog én BTW-laag is geboekt op een en dezelfde rekening, dan wordt dat ook bij elkaar opgeteld en kunt u dat totaal BTW-bedrag dus niet gebruiken voor de controle van uw BTW-aangifte. Verder wordt het BTW-bedrag ook getoond in alle infoschermen waar u grootboekmutaties kunt inzien. Als u in het Inkoop- en Verkoopboek ('Taken | Invoeren financiële mutaties') gebruik om de BTW-bedragen aan te passen, dan kan het maakt van de knop gebeuren dat de BTW-bedragen van de grootboekmutaties afwijken van de bedragen in de BTW-aangifte. De BTW-aangifte is in dit geval wel goed. Om de kans op afwijkingen zoveel mogelijk te minimaliseren adviseren wij u om in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Boekingsprogramma's' de parameters 'BTW per boekingsregel' bij het boeken van de inkoop- en verkoopfacturen aan te zetten. Als u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'BTW' de parameter BTW berekenen bij kredietbeperking hebt aanstaan, dan wordt in een journaalpost de grootboekrekening kredietbeperking gebruikt bij iedere combinatie van BTW-code en BTW-soort.

7.1.1 Boekingsbedragen inclusief BTW

U kunt per factuur opgeven of u de regelbedragen inclusief BTW wilt invoeren. Selecteer hiervoor het veld: 'Incl. BTW’. Dit kan een hulpmiddel zijn wanneer u een factuur stuurt waarop per factuurregel geen ‘exclusief bedrag’ is opgenomen (bijvoorbeeld bij nota’s in de horeca). Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet op een factuur of nota zowel het totaalbedrag staan waarover BTW berekend wordt, als het BTW-bedrag dat moet worden betaald. Is geen BTW-bedrag op de factuur opgenomen, dan mag de omzetbelasting ook niet als voorbelasting worden afgetrokken.


69

December 2005


Als in Unit 4 Accounting het veld ‘incl. BTW’ wordt geselecteerd wijzigen de kolommen in het boekingsscherm: • de kolom ‘Bedrag’, respectievelijk ‘Debet’ en ‘Credit’ word(t)en vervangen door ‘Bedrag incl. BTW’ • daarvoor in de plaats verschijnen de kolommen ‘Bedrag incl. BTW’ en ‘BTW’. In deze laatste kolom geeft u (per regel) het gehanteerde BTW-percentage op. • er wordt een kolom ‘BTW-bedrag’ toegevoegd en het veld ‘kredietbeperking’ wordt geblokkeerd. Het resultaat van de BTW zal correct zijn als één grootboekregel wordt ingevoerd en er geen kredietbeperking op de factuur in rekening is gebracht. Zijn er meer grootboekregels kunnen er afrondingsverschillen ontstaan omdat de BTW vaak op basis van totalen wordt berekend. In dat geval kunt u de BTW op regelniveau aanpassen of met de knop [BTW aangifte]. Is er wel kredietbeperking op de factuur in rekening gebracht, kunt u na het invoeren van de regelbedragen het veld ‘Incl. BTW’ uitschakelen. Het scherm krijgt weer de standaard-instelling en u ziet op regelniveau de berekende bedragen exclusief BTW. U kunt de factuur dan verder op de ‘normale’ wijze afhandelen. Boeken van bedragen inclusief BTW is een hulpmiddel voor facturen met bedragen inclusief BTW. Maar de grootboekregels worden uiteraard exclusief BTW opgeslagen. Dat betekent dat u eventuele correctieboekingen na het opslaan van de factuur op de normale wijze, exclusief BTW moet uitvoeren. Wanneer u bij de correctie de optie ‘Incl. BTW’ weer activeert, moet u de regelbedragen opnieuw invoeren.

7.1.2 Boekingsbedragen inclusief BTW

U kunt per factuur opgeven of u de regelbedragen inclusief BTW wilt invoeren. Selecteer hiervoor het veld: 'Incl. BTW’. Dit kan een hulpmiddel zijn wanneer u een factuur ontvangt waarop per factuurregel geen ‘exclusief bedrag’ is opgenomen (bijvoorbeeld bij nota’s in de horeca). Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet op een factuur of nota zowel het totaalbedrag staan waarover BTW berekend wordt, als het BTW-bedrag dat moet worden betaald. Is geen BTW-bedrag op de factuur opgenomen, dan mag de omzetbelasting ook niet als voorbelasting worden afgetrokken. Als in Unit 4 Accounting het veld ‘incl. BTW’ wordt geselecteerd wijzigen de kolommen in het boekingsscherm: • de kolom ‘Bedrag’, respectievelijk ‘Debet’ en ‘Credit’ word(t)en vervangen door ‘Bedrag incl. BTW’ • daarvoor in de plaats verschijnen de kolommen ‘Bedrag incl. BTW’ en ‘BTW’. In deze laatste kolom geeft u (per regel) het gehanteerde BTW-percentage op. • er wordt een kolom ‘BTW-bedrag’ toegevoegd en het veld ‘kredietbeperking’ wordt geblokkeerd. Het resultaat van de BTW zal correct zijn als één grootboekregel wordt ingevoerd en er geen kredietbeperking op de factuur in rekening is gebracht. Zijn er meer grootboekregels kunnen er afrondingsverschillen ontstaan omdat de BTW vaak op basis van totalen wordt berekend. In dat geval kunt u de BTW op regelniveau aanpassen of met de knop [BTW aangifte]. Is er wel kredietbeperking op de factuur in rekening gebracht, kunt u na het invoeren van de regelbedragen het veld ‘Incl. BTW’ uitschakelen. Het scherm krijgt weer de Unit 4 Agresso Accountancy B.V.

70

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting standaard-instelling en u ziet op regelniveau de berekende bedragen exclusief BTW. U kunt de factuur dan verder op de ‘normale’ wijze afhandelen. Boeken van bedragen inclusief BTW is een hulpmiddel voor facturen met bedragen inclusief BTW. Maar de grootboekregels worden uiteraard exclusief BTW opgeslagen. Dat betekent dat u eventuele correctieboekingen na het opslaan van de factuur op de normale wijze, exclusief BTW moet uitvoeren. Wanneer u bij de correctie de optie ‘Incl. BTW’ weer activeert, moet u de regelbedragen opnieuw invoeren.

7.1.3 BTW-specificatie

U hebt aangegeven dat er BTW berekend moet worden. In dit venster kunt u door het aankruisen van vakjes aangeven of het bedrag inclusief of exclusief BTW is, welk BTWpercentage van toepassing is en om welk type factuur het gaat. Unit 4 Accounting berekent dan de bedragen en neemt deze automatisch over in het boekingsvenster. U hoeft in dit venster dus alleen maar de drie vakjes aan te kruisen; de BTW-specificatie wordt dan geheel door Unit 4 Accounting verzorgd. Alleen als u specifieke eisen stelt, past u het bedrag handmatig aan. Het bedrag dat in de mutatieregel ingevuld is, wordt getoond in de vakken 'BTW exclusief' en 'BTW inclusief'. 1. Geef aan of het bedrag inclusief of exclusief BTW is. Hiermee bepaalt het programma of het BTW-bedrag wel of niet uit het ingevulde bedrag gehaald moet worden 2. Selecteer in het vak 'BTW perc' het juiste BTW-percentage (dat u hebt kunnen vastleggen in 'Onderhoud bedrijfsgegevens'). Het bedrag aan BTW wordt berekend en verschijnt in het veld 'BTW'. De bedragen 'inclusief' en 'exclusief' worden automatisch aangepast 3. Kruis het juiste soort transactie aan. Aan de hand van het soort transactie bepaalt het programma automatisch in welke kolom de bedragen opgenomen worden en of de bedragen positief of negatief zijn. U kunt de bedragen inclusief / exclusief, of het BTW-bedrag eventueel aanpassen. Als u een van deze bedragen aanpast, wordt ook het andere bedrag gewijzigd. Vul de bedragen altijd positief in. Unit 4 Accounting plaatst aan de hand van het gekozen 'Soort transactie' de bedragen in de juiste kolom: 'Betaald'/'Ontvangen' of 'Debet'/'Credit'. Bij het BTW-scenario staat het standaard-scenario voorgesteld. U kunt een ander scenario kiezen (afhankelijk van de opgegeven transactiesoort).

7.2

Gebruik van BTW-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen

Inkoop- en verkoopfacturen Het boeken van inkoop- en verkoopfacturen heeft een veld, 'BTW-scenario'. Daarnaast kunt u voor iedere boekingsregel nu een BTW-percentage vastleggen.


71

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting In de 'Opties' ('Extra | Opties, tabblad 'Boekingsprogramma's') hebt u al moeten aangeven dat u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte BTWsoort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoop- als verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten BTW' worden buiten de BTW-aangifte gehouden. Bij het boeken van inkoop- en verkoopfacturen kunt u gebruik maken van een BTWscenario. U kunt gebruik maken van de standaard meegeleverde BTW-scenario's of van eventueel eigen scenario's. 1. Start het boekingsprogramma op en vul de code van de debiteur of crediteur in. Unit 4 Accounting stelt een BTW-scenario voor nadat u de debiteur- / crediteurcode ingevuld hebt. Het programma kijkt hiervoor naar de volgende gegevens: • Als er bij de debiteur of crediteur een voorkeurscenario is vastgelegd en actief is (in het onderhoudsprogramma), dan zal het programma dit voorkeur scenario voorstellen • Als er geen voorkeurscenario voor de debiteur of crediteur is vast gelegd, dan selecteert het programma een scenario aan de hand van de landcode van de debiteur / crediteur. Voor een Duitse debiteur wordt bijvoorbeeld het scenario voor een 'aankoopfactuur binnen de EU' voorgesteld. 2. U kunt eventueel een ander scenario van hetzelfde soort selecteren als u hiervoor bijvoorbeeld een eigen gebruikersscenario hebt aangemaakt. • Hierbij geldt wel dat er voor een binnenlandse relatie alleen een binnenlands scenario gekozen kan worden • In 'uitzonderlijke' gevallen kunt u de BTW-aangifte handmatig aanpassen. Klik dan op de knop [Aangifte] om het venster op te vragen waarin u zelf de omzetbedragen en BTW-bedragen kunt muteren en verdelen over goederen/diensten/investeringen (recapitulatie). De aangifte zelf kunt u niet wijzigen, deze wordt afgeleid van de recapitulatie en het gehanteerde BTW-scenario. De niet op de factuur geboekte BTW (de BTW die u uzelf in rekening brengt in het kader van een verleggingsregeling) wordt niet meer op het hoofd scherm getoond. BTW-percentage per boekingsregel In het programma 'Onderhoud | Rekeningschema' hebt u per grootboekrekening een vast BTW-percentage kunnen vastleggen. Nadat u een grootboekrekening in de boekingsregel hebt ingevuld, stelt Unit 4 Accounting het BTW-percentage voor dat u bij de rekening hebt vastgelegd. U kunt hiervan afwijken en een ander soort en/of percentage invullen. De kredietbeperking wordt verdeeld over de percentages, zoals ook de factureermodule dit doet. In Nederland wordt de kredietbeperking standaard over de goederen berekend, tenzij er geen goederenbedrag is. U kunt in 'Onderhoud | Bedrijfsgegevens' (tabblad BTW) aangeven of u BTW over de kredietbeperking berekent of niet. BTW-berekening Bij het opslaan van de factuur worden aan de hand van het BTW-scenario de BTWgegevens bij de factuur opgeslagen. Het toegepaste BTW-scenario wordt tevens opgeslagen bij de factuur, zodat eventuele correcties mogelijk zijn. Invoeren factuuropdrachten Bij het invoeren van een dienstenfactuur of factuuropdracht, wordt een scenario geselecteerd na het invoeren van de debiteurcode op basis van de code 'BTW 'Ja/nee/verlegd' die bij de debiteur vastgelegd is. U kunt een ander BTW-scenario toepassen. Maar voor een binnenlandse debiteur kunt u alleen een scenario met de locatie 'binnenland' selecteren.


72

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Verwerken factuuropdrachten Bij de verwerking van een factuuropdracht, wordt de BTW geboekt volgens het bij de opdracht vastgelegde scenario. In een Nederlandse administratie wordt de kredietbeperking bij een goederenlevering altijd bij het goederenbedrag opgeteld, wat onder meer van belang is voor de ICTaangifte. Let hierbij op de regels die de Belastingdienst stelt ten aanzien van kleine diensten die opgaan in de levering of kleine leveringen die opgaan in een dienst. In een Belgische administratie worden goederen en diensten altijd strikt gescheiden gehouden. Bij iedere orderregel hoort een grootboekrekening en wordt dus de code goederen/diensten van de grootboekrekening gehanteerd. ICT-verwerking Een ICT-boeking wordt gemaakt als het 'soort levering' van de factuur goederen betreft en de locatiecode van het toegepaste BTW-scenario aangeeft dat het niet om een binnenlandse levering gaat. U kunt geen apart EU-scenario kiezen voor een debiteur binnen de EU. Hiervoor wordt de landcode voor de ICT-transactie gebruikt, in combinatie met de code 'EU Ja/Nee'. Voor bijvoorbeeld een levering van Belgische crediteur die rechtstreeks uit Japan komt, kunt u de code 'niet-EU' hanteren, waardoor hiervoor geen ICT-boeking wordt aangemaakt. Telebankieren De BTW-verwerking vindt plaats volgens het standaard voorkeurscenario 'binnenlandse transactie'. Afhankelijk van de gebruikte grootboek rekening wordt er onderscheid gemaakt tussen diensten en goederen. Het programma houdt ook rekening met het percentage 'niet-aftrekbare BTW' van de grootboekrekening. Importeren aankoop- en verkoopfacturen De BTW-verwerking vindt plaats volgens de standaardscenario’s voor 'Aankoop binnenland' of 'Verkoop binnenland'. Als er bij de gebruikte debiteur of crediteur een afwijkend scenario is vastgelegd, wordt dit scenario toegepast. Bij de code 'BTW op factuur' is 'nee' wordt een scenario gekozen aan de hand van de locatie. Afhankelijk van de gebruikte grootboekrekening wordt er onderscheid gemaakt tussen diensten en goederen. Het programma houdt ook rekening met het percentage 'nietaftrekbare BTW'. U kunt echter geen alternatieve scenario’s selecteren.

7.3

Voorbeelden BTW-boeking

Voorbeeld Nederland U boekt een verkoopfactuur in van € 100,00 waarop het BTW-percen tage van 6% van toepassing is. Unit 4 Accounting berekent eerst het BTW-bedrag en het netto-bedrag van de factuur uit. Het BTW-bedrag is in dit geval €. 5,66 en het netto-goederen bedrag is €. 94,34. Het netto-bedrag van € 94,34 wordt dan geboekt in vak 1B 'Vak omzet', het BTW-bedrag van € 5,66 in vak 1B 'Vak BTW'. Vak 1B 'Vak omzet' bevat dus alle basisbedragen waar over 6% BTW geheven wordt, oftewel de totale omzet waarop 6% BTW geheven moet worden. Vak 1B 'Vak BTW' bevat het totale BTW-bedrag dat afgedragen moeten worden van de omzet waarop 6% BTW zit. Op dezelfde wijze worden de bedragen van een factuur waarop 19% BTW van toepassing is, in vak 1A geboekt. Aan de inkoopzijde vult u bijvoorbeeld het BTW-vak 'Voorbelasting' (5B) in de rubriek 'Vak BTW' in. Unit 4 Agresso Accountancy B.V.

73

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Bij het inboeken van inkoopfacturen vult u de BTW-code in. Het bedrag aan te vorderen BTW wordt dan door het programma berekend en op de rekening 'Te vorderen BTW' geboekt. Voorbeeld België In het standaard meegeleverde Belgische BTW-schema zijn voor BTW-code 1 de volgende vakken gedefinieerd: 01 Basisbedrag factuur, onderworpen aan 6% belasting 49 Verkoopcreditnota's 54 Verschuldigde BTW 64 Teruggave BTW op verkoopcreditnota Als u een verkoopfactuur invult, vult u de BTW-code (percentage) in, bijvoorbeeld 1 (6%). Aan deze BTW-code is, eveneens standaard, het BTW-percentage van 6% gekoppeld. Bij het invoeren van de factuur doorloopt het programma nu de volgende stappen: 1. gaat het om een factuur of een creditnota ? Een factuur met een negatief bedrag wordt beschouwd als een creditnota. Als het om een factuur gaat, vindt de BTW-boeking plaats in de vakken 01 en 54; de BTW-boeking voor een creditnota vindt plaats in de vakken 49 en 64. 2. wat is het factuur- of basisbedrag en wat is het BTW-bedrag ? Op basis van het door u ingevulde factuurbedrag en de BTW-code berekent Unit 4 Accounting de beide bedragen uit. Omdat BTW-code 1 aan het BTW-per centage van 6% gekoppeld is, wordt het BTW-percentage van 6% geheven. 3. automatisch boeken van de bedragen Het basisbedrag wordt geboekt in het vak 01. Dit is het vak waarin het basisbedrag voor facturen met BTW-code 1 geboekt wordt. Het BTW-bedrag wordt geboekt in vak 54. U boekt een verkoopfactuur in van € 248,00 waarop het BTW-percenta ge van 6% van toepassing is. Unit 4 Accounting berekent eerst het BTW-bedrag en het netto-bedrag van de factuur. Het BTW-bedrag is in dit geval € 14,88 en het netto-goederenbedrag is € 233,12. Het netto-bedrag wordt dan geboekt in vak 01; het BTW-bedrag van € 14,88 in vak 54. Vak 01 bevat dus alle basisbedragen waar over 6% BTW geheven wordt, oftewel de totale omzet waarop 6% BTW geheven moet worden. Vak 54 bevat het totale BTWbedrag dat afgedragen moeten worden. Op dezelfde wijze wordt het netto-bedrag van een factuur, oftewel het basisbedrag, waarop 12% BTW van toepassing is, in vak 02 geboekt, en het bedrag van de BTW in vak 54. Netto-bedragen van facturen waarop 20,5% BTW geheven wordt, worden in vak 03 geboekt.

7.3.1 BTW-aangifte handmatig aanpassen

Als u de BTW-boeking wilt controleren of wijzigen en op [BTW-aangifte] hebt geklikt, kunt u in dit scherm de bedragen aanpassen.


74

December 2005


Bij een BTW-bedrag op de factuur dat afwijkt van de berekende BTW, kunt u dit bedrag handmatig aanpassen aan het bedrag op de factuur. U ziet op het tabblad 'Aangifte' in welk vak de BTW wordt geboekt. Is dit vak niet het gewenste keert u terug naar de factuur en kiest het juiste BTW-scenario. Als u de BTW handmatig aanpast wordt in het boekingsvenster het veld 'Aangepaste BTW-aangifte' geselecteerd.

7.3.2 BTW splitsen in het in- en verkoopboek

Unit 4 Accounting maakt bij het boeken van BTW verschil tussen goederen, diensten en, voor België, investeringen. Bij een grootboekrekening geeft u in ‘Onderhoud | Grootboekrekeningen’ op welke BTW-soort een boeking op deze grootboekrekening (meestal) betrekking heeft. Bij het boeken op de grootboekrekening zal Unit 4 Accounting het omzetbedrag en het BTW-bedrag registreren onder de opgegeven soort. Als u in ‘Extra | Opties’, tabblad ‘Boekingsprogramma’s’ aangeeft dat u de BTW-soort per boekingsregel wilt zien, kunt u tijdens het boeken nog afwijken van de aan de grootboekrekeningen gekoppelde BTW-soort. Bij het boeken van inkoopfacturen zal ook het ‘niet aftrekbare deel van de BTW’ worden berekend. U hebt bij de grootboekrekening al aangegeven welk percentage niet aftrekbaar is. U kunt ook zelf de BTW uitsplitsen, zolang het omzetbedrag dat uitgesplitst moet worden, gelijk blijft. Normaal gesproken kunt u in het boekingsscherm kiezen uit één percentage. Blijkt de factuur leveringen te bevatten met verschillende percentages kunt u in het boekingsscherm (Verkoop- en Inkoopboek) de BTW handmatig splitsen.


75

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting U hebt bijvoorbeeld de volgende factuurregels in het Inkoopboek:

Klik nu op [BTW-aangifte] om de BTW uit te splitsen. Het volgende scherm verschijnt:

U kunt in dit scherm de juiste verdeling in BTW-percentages en -soorten maken:


76

December 2005


Eventueel in rekening gebrachte kredietbeperking wordt verhoudingsgewijs verdeeld over de verschillende percentages. Voor Nederland geldt dat kredietbeperking altijd tot de BTW-soort ‘goederen’ gerekend wordt, tenzij er geen omzet goederen is. Voor België wordt de kredietbeperking altijd tot de diensten gerekend. U kunt in 'Onderhoud | Bedrijfsgegevens' (tabblad BTW) aangeven of u BTW over de kredietbeperking berekent of niet. In België is het niet toegestaan om BTW over de kredietbeperking te berekenen. Op het Tabblad ‘Aangifte’ kunt u zien hoe de BTW over de vakken verdeeld wordt. U kunt dit niet aanpassen. Zonodig moet u het BTW-scenario aanpassen. Unit 4 Accounting controleert tijdens het opslaan of het bedrag aan te betalen of te vorderen BTW overeenkomt met de boeking van de BTW in het journaal, via de relatiecodes voor de BTW. Wordt de BTW niet verantwoord in de betreffende vakken, krijgt u hiervan een melding. U moet dan het scenario aanpassen.

7.4

Maandelijkse BTW-aangifte

Let op! U kunt dit programma bij Nederlandse administraties uitsluitend nog gebruiken voor aangiftes tot 01-01-2005. Voor aangiftes vanaf die datum moet u de BTW elektronisch aangeven. U gebruikt hiervoor het programma: 'Taken | BTW | Elektronische BTWaangifte'. In de programma's 'Info debiteuren' en 'Info crediteuren' kunt u per factuurregel de details van de BTW-specificatie opvragen. U ziet dan per BTW-vak het geboekte basisbedrag en/of het BTW-bedrag.


77

December 2005


In 'Onderhoud bedrijfsgegevens', tabblad 'Overig' hebt u kunnen aangeven of de BTWaangifte op basis van de factuurmaand of de boekingsperiode moet plaatsvinden. Deze instelling is van belang voor de maand waarin de aangifte gedaan wordt (zie het voorbeeld in de beschrijving van de instelling). In de maandelijkse BTW-aangifte worden de bedragen die in de verschillende BTWvakken geboekt zijn in de aangifte opgenomen. U kunt een proef-aangifte net zolang afdrukken en de BTW-aangifte eventueel daarna corrigeren totdat u aangeeft dat u de aangifte definitief wilt laten afdrukken. Daarnaast kunt u aangeven of u naast de aangifte ook een overzicht van de geboekte BTW-posten wilt laten afdrukken. Let op! Als u de BTW-aangifte per kwartaal wilt doen, voert u dit programma een keer in de drie maanden uit. U vult dan de maanden '3', '6', '9' of '12' in. De aangifte voor het tweede kwartaal voert u bijvoorbeeld in juli uit waarbij u als maandnummer '6' invult. Nederlandse administratie 1. Start het programma 'BTW-aangifte' 2. Geef de periode/maand aan waarvoor u de aangifte wilt doen 3. Stel de gewenste opties in: Aangifte definitief. Is de aangifte de definitieve aangifte of niet. Vink dit vakje pas af als u een niet-definitieve aangifte afgedrukt hebt en deze gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Als de BTW-aangifte niet correct is, kunt u aan de hand van het overzicht van de openstaande posten de gegevens van de factuur opvragen. Daarna kunt u de factuur verwijderen en opnieuw boeken. Daarna draait u de niet-definitieve aangifte opnieuw uit en controleert deze nogmaals. Pas als de niet-definitieve aangifte geheel juist is, klikt u dit vakje aan en drukt u de definitieve aangifte af. BTW-posten. Vink dit vakje af als u naast de BTW-aangifte ook een overzicht van de geboekte BTW-posten wilt laten afdrukken. De BTW-aangifte bevat alleen de totalen van de basisbedragen en de BTW-bedragen per BTW-vak en de totalen 'Te vorderen' en 'Te betalen' per BTW-vak, afgesloten met de totaal te verrekenen bedragen. Het overzicht BTW-posten bevat per BTW-vak de BTW-boekingen die in dat vak verricht zijn. Per boeking ziet u onder meer de boekingsgegevens (dagboek/documentnummer) en de geboekte bedragen. Aan de hand van dit overzicht kunt u de niet-definitieve aangifte eventueel corrigeren door facturen te verwijderen en opnieuw in te boeken 4. Klik op [OK] om de aangifte te laten uitvoeren. Als u voor de belastingdienst maar eenmaal per jaar aangifte hoeft te doen, geeft u in stap 2 de laatste periode van uw boekjaar in. U doet dan in een keer aangifte over het gehele boekjaar. Belgische administratie 1 Start het programma ‘Taken – BTW – BTW-aangifte’ 2 Geef het boekjaar aan waarin u de aangifte wilt doen 3 Geef de periode/maand aan waarin u de aangifte wilt doen. Aangifte definitief. Is de aangifte de definitieve aangifte of niet. Vink dit vakje pas af als u een niet-definitieve aangifte afgedrukt, gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Als de BTW-aangifte niet correct is, kunt u aan de hand van het overzicht van de BTW-posten de gegevens van de factuur opvragen. Daarna kunt u de factuur verwijderen en opnieuw boeken. Daarna draait u de niet-definitieve aangifte opnieuw uit en controleert deze nogmaals. Pas als de niet-definitieve aangifte geheel juist is, klikt u dit vakje aan en


78

December 2005


4

5 6

drukt u de definitieve aangifte af. BTW-posten. Vink dit vakje af als u naast de BTW-aangifte ook een overzicht van de geboekte BTW-posten wilt laten afdrukken. De BTW-aangifte bevat alleen de totalen van de basisbedragen en de BTW-bedragen per BTW-vak en de totalen 'Te vorderen' en 'Te betalen' per BTW-vak, afgesloten met de totaal te verrekenen bedragen. Het overzicht BTW-posten bevat per BTW-vak de BTW-boekingen die in dat vak verricht zijn. Per boeking ziet u onder meer de boekingsgegevens (dagboek/documentnummer) en de geboekte bedragen. Aan de hand van dit overzicht kunt u de niet-definitieve aangifte eventueel corrigeren door facturen te verwijderen en opnieuw in te boeken Kies voor een handmatige of een mecanografische aangifte: a. Handmatig: Klik op [Voltooien] om de aangifte te laten uitvoeren. b. Mecanografisch: Geef het nummer van uw controlekantoor in AM…/AT… (zoniet, zal er geen BTWnummer op uw aangifte verschijnen). Kies het BTW-stelsel: maandelijks of kwartaal en kies de juiste maand/kwartaal voor de aangifte. Geef aan of het een aanvraag voor terugbetaling betreft. Als u dit aangeeft wordt dit op het formulier aangegeven. Geef aan of u een aangifte in EDIformaat (EDIVAT) wilt doen. Geef in dat geval in het volgende scherm de locatie van het uitvoerbestand voor de EDIVAT-aangifte en de aanvullende aangiftegegevens op. U hebt vooraf het EDIVAT-pakket (ETC) geïnstalleerd. Bij deze installatie zijn ook de benodigde mappen voor de aangifte aangemaakt in: 'C:\ Program Files\TIE\Edivat'. Het uitvoerbestand moet worden geplaatst in: 'C:\Program Files\TIE\edivat\in'. Als op de gekozen locatie al een *.edi-bestand voorkomt, verschijnt de vaag of u het bestand wilt overschrijven. Verantwoord en controleer in de volgende schermen de roosters Klik op [Voltooien] om de aangifte te laten uitvoeren. Bij een elektronische EDIVATaangifte worden tijdens het afdrukken ook mogelijke onjuistheden in de aangifte gemeld.

7.4.1 De BTW-aangifte in Nederland Unit 4 Accounting kent voor Nederland standaard de volgende BTW-vakken: 1A 1B 1C 1D 1E 2A 3A 3B 4A 4B 5B

Omzet, belast met 19 % Omzet, belast met 6 % Omzet, belast met overige tarieven Omzet, privé-gebruik Omzet, belast met 0%/niet bij mij belast Omzet, heffing verlegd naar mij Omzet, door mij buiten de EU Omzet, door mij binnen de EU Omzet, aan mij van buiten de EU Omzet, aan mij uit de EU Voorbelasting

De belangrijkste en meest gebruikte vakken zullen de volgende zijn:


79

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting Voor de verkoop 1A

:

1B

:

Omzet, belast met 19% Omzet, belast met 6%

Voor de inkoop 5B

:

Voorbelasting

Bij het inboeken van verkoopfacturen geeft u aan over welk (omzet)bedrag de BTW geheven moet worden, en welk BTW-percentage van toepassing is. Let op! In de 'Opties' ('Extra | Opties, tabblad 'Boekingsprogramma's') kunt u aangeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte BTW-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoop- als verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten BTW' worden buiten de BTW-aangifte gehouden.

7.4.2 De BTW-aangifte in België In België is het verplicht om de BTW-bedragen voor facturen en creditnota's uit te splitsen. Hier moeten dus ook verschillende BTW-vakken voor gedefinieerd worden. Per BTW-tarief moet u dan vier BTW-vakken voor de verkoop vastleggen. Deze vakken kunt u overeen laten komen met de nummers van de roosters op het aangifteformulier. Aan de inkoopzijde moeten de basisbedragen en de BTW-bedragen ook uitgesplitst worden naar inkoopfacturen en ontvangen creditnota's. Gebruik hiervoor de roosters die op het aangifteformu lier gehanteerd worden. Unit 4 Accounting kent voor België standaard de volgende BTW-vakken: 00 01 02 03 45 46 47 48 49 54 55 56 57 59 63 64 81

Onderworpen aan het nultarief Onderworpen aan de belasting 6% Onderworpen aan de belasting 12% Onderworpen aan de belasting 21% Basis voor BTW medecontractant Export EU Export niet EU Verkoopcreditnota's EU Verkoopcreditnota's niet EU en België Verschuldigde BTW België Verschuldigde BTW EU Verschuldigde BTW medecontractant Verschuldigde BTW niet EU Aftrekbare BTW Terugstorting BTW op creditnota's Teruggave BTW op verkoopcreditnota's Handelsgoederen, grond en hulpstoffen


80

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 82 83 84 85 86 87 88 98

Diensten/diverse goederen Bedrijfsmiddelen Ontvangen creditnota's EU Ontvangen creditnota's niet EU en België Intracommunautaire verwervingen Verwervingen medecontractant Is per 1-1-1999 vervallen Niet aftrekbare BTW

De belangrijkste en meest gebruikte vakken zullen de volgende zijn: Voor de verkoop 00 01 02 03 54

Onderworpen aan het nultarief Onderworpen aan de belasting 6% Onderworpen aan de belasting 12% Onderworpen aan de belasting 21% Verschuldigde BTW België

Voor de inkoop 59

Aftrekbare BTW

Bij het inboeken van verkoopfacturen geeft u aan over welk (omzet)bedrag de BTW geheven moet worden, en welk BTW-percentage van toepassing is. Let op! In de 'Opties' ('Extra | Opties, tabblad 'Boekingsprogramma's') kunt u aangeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte BTW-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoop- als verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten BTW' worden buiten de BTW-aangifte gehouden.

7.4.3 Afdrukken BTW-posten

Voor het rapport van de BTW-posten kunt u opgeven welke posten er getoond moeten worden. U kunt BTW-posten afdrukken waarvan u al aangifte hebt gedaan, of BTWposten waarvan u nog aangifte moet doen. 1. Start ‘Rapport | Grootboek | BTW-posten' 2. Geef op welke posten u wilt afdrukken 3. Geef de periode(s) op en maak desgewenst een selectie van de BTW-vakken.


81

December 2005


7.5

De elektronische aangifte van uw BTW en ICT (Nederlandse administraties)

Vanaf 1 januari 2005 bent u in Nederland wettelijk verplicht elektronisch aangifte te doen voor de omzetbelasting (OB), de opgaaf intracommunautaire leveringen (ICL) en de inkomstenbelasting met winst uit onderneming (IB) en de vennootschapsbelasting (Vpb). Voor de loonaangifte geldt deze verplichting vanaf 2006. De elektronische BTW- en ICT-aangifte geldt alleen voor Nederlandse administraties. De elektronische aangiftes voor de BTW en de ICT kunnen rechtstreeks aangemaakt worden vanuit Unit 4 Accounting. Werkwijze Er wordt een XML-bestand aangemaakt waarin onder andere de communicatiegegevens en de aangiftegegevens worden opgeslagen. Vervolgens verstuurt u dit bestand met speciale communicatiesoftware van de Belastingdienst, de BAPI (Belastingdienst Advanced Program Integration) naar de belastingdienst. De Unit 4 Agresso T@xConnector Speciaal voor de pakketten van Unit 4 Agresso is een dergelijk communicatiepakket ontwikkeld en op maat gemaakt om vanuit Unit 4 Accounting de aangiftes te kunnen versturen. De Unit 4 Agresso T@xConnector, versleutelt en ondertekent de aangifte digitaal. Ook houdt de T@xConnector de historische aangiftes voor u bij. Daarnaast kunt u in de T@xConnector de aangiften OB en LB eventueel handmatig intypen of oude aangiftebestanden voor ICT converteren, en deze bestanden vervolgens naar de Belastingdienst verzenden. U kunt in de T@xConnector uw aangifte opvragen en afdrukken. Zie hiervoor de handleiding bij dit pakket. De T@xConnector kunt u vanaf de installatie-cd van Unit 4 Accounting installeren. Na de installatie is het echter verstandig om de laatste versie van het pakket te downloaden vanaf de self-servicesite: (https://selfservice.unit4agresso.nl). Zo weet u zeker dat u de meest actuele versie van de T@xConnector gebruikt. U kunt de installatie uiteraard ook direct vanaf de self-servicesite uitvoeren. U vindt de T@xConnector en de handleiding in de gelijknamige map op de installatie-cd. Vastleggen parameters Standaard is ingesteld dat uw BTW-aangifte direct verstuurd wordt via de Bapi (T@xConnector). U kunt deze optie desgewenst uitzetten: 1. Zorg dat de administratie is afgesloten 2. Open 'Extra | Opties', tabblad 'Diversen' 3. Deselecteer de optie 'Direct versturen via T@xConnector' en klik op

.

De standaardinstelling geldt voor alle administraties waarmee u werkt. U kunt deze optie echter uitschakelen voor een specifieke administratie waarbij u dit niet wilt. 1. Open de administratie waarvoor u de optie wilt uitschakelen 2. Open 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'BTW' 3. Deselecteer de optie 'Direct versturen via T@xConnector' en klik op


82

.

December 2005


7.5.1 De elektronische BTW-aangifte Met behulp van de elektronische BTW-aangifte kunt u uw elektronische aangifte gemakkelijk met Unit 4 Accounting uitvoeren. Vanaf 1 januari 2005 is de elektronische aangifte van de omzetbelasting verplicht. U verstuurt de aangifte met behulp van het programma Unit 4 Agresso T@xConnector. Dit programma moet u installeren op het werkstation of de werkstations waarvandaan de aangifte verstuurd moet (kunnen) worden. 1. Open 'Taken | BTW | Elektronische BTW-aangifte. Het volgende venster verschijnt:

2.

Bij 'Soort aangifte' geeft u aan of het een 'Normale aangifte' of een 'Suppletieaangifte' is. Suppletie-aangifte Unit 4 Accounting heeft de mogelijkheid voor een suppletie-aangifte. Deze is voornamelijk bedoeld als 'correctie-aangifte' over het voorgaande 'boekjaar'. Deze correcties moeten voor de belastingdienst altijd in hetzelfde boekjaar worden gedaan en mogen niet naar een volgend boekjaar worden meegenomen. Als er in het voorgaande boekjaar nog niet-aangegeven BTW-posten staan en u wilt in het volgende boekjaar een aangifte doen, verschijnt de volgende melding:


83

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting U kunt dan kiezen voor een 'Suppletie-aangifte'. Deze aangifte wordt (nog) niet door de belastingdienst elektronisch ondersteund en kan dus ook niet met de T@xConnector worden verstuurd. U kunt de suppletie-aangifte wel opslaan en afdrukken. U moet de aangifte dan aan de belastingdienst opsturen. Wijzigingen die in een voorgaande periode van het lopende boekjaar zijn gedaan, bijvoorbeeld een verwijderde factuur of een achteraf geboekte inkoopfactuur, worden in de volgende periode van dat boekjaar gecorrigeerd in een 'Normale aangifte'. 3. In het veld 'Maand tm' vult u de maand in tot en met wanneer de aangifte gemaakt moet worden. Als u de aangifte 'Per boekingsperiode' doet ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'BTW') staat bij dit veld: 'Periode'. Vult u hier een maand of periode in die lager is dan of gelijk is aan de maand of periode die getoond wordt in het veld 'Laatst aangegeven', dan wordt een reeds definitief gemaakte aangifte geopend. In een definitief gemaakte aangifte kunt u geen bedragen wijzigen. Let op: Als u in de aangifte de optie 'Definitief' hebt geselecteerd en u slaat de gegevens op met [ ] (of u drukt op ) is de aangifte daadwerkelijk definitief en kan dan niet meer gewijzigd worden! Daarbij maakt het niet uit of u exporteert of niet. Het geselecteerde boekjaar in de knoppenbalk is het jaar van de aangifte. Standaard wordt het huidige boekjaar genomen. Hierbij wordt rekening gehouden met de periodetabel als u met gebroken boekjaren werkt De periode die als laatste definitief is gemaakt, wordt getoond in het veld 'Laatst aangegeven' Status aangifte In het veld 'Satus aangifte' staat de status van de aangifte. De volgende statussen zijn mogelijk: Opgeslagen U hebt de aangifte opgeslagen maar nog niet geëxporteerd. Afgehandeld Een aangifte krijgt deze status als het gaat om een suppletieaangifte of een inhaalaangifte. Geëxporteerd De aangifte is wel met [Exporteren] weggeschreven naar de map die u bij het veld ‘Locatie uitvoerbestand’ hebt opgegeven, maar het doorsturen naar T@xConnector is niet gebeurd (bijvoorbeeld omdat de optie ‘Direct versturen via T@xConnector’ niet geselecteerd is). Te verzenden De aangifte is met [Exporteren] doorgestuurd naar T@xConnector, maar kan in T@xConnector niet verzonden worden (bijvoorbeeld omdat er geen verbinding is met het internet). Als bijvoorbeeld de verbinding met het internet hersteld is, dan kunt u in T@xConnector deze aangifte alsnog versturen. Verzonden De aangifte is met [Exporteren] via T@xConnector verzonden naar de Belastingdienst. Akkoord De aangifte is door de Belastingdienst akkoord bevonden. Geweigerd De aangifte is door de Belastingdienst geweigerd


84

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 4.

Selecteer het aangifte-tijdvak (maand, kwartaal of jaar) en de betreffende maand, resp. het gewenste kwartaal of jaar

5.

Definitief of inhaalaangifte: Definitieve aangifte Als u de optie 'Definitief' selecteert en u selecteert de optie 'Inhaalaangifte' niet, dan actief. Klikt u op deze knop, dan wordt de aangifte wordt de knop weggeschreven naar de map die u bij het veld 'Locatie uitvoerbestand' opgeeft. Inhaalaangifte Het is niet altijd nodig dat de gegevens van een definitieve aangifte naar de Belastingdienst verstuurd worden. Stel dat de financiële administratie met een gebroken boekjaar werkt (bijvoorbeeld een boekjaar dat loopt van 1 mei tot en met 30 april). Voor de eerste keer wordt dan de aangifte van januari 2005 elektronisch aangeleverd. Om dat te bereiken, zult u eerst een definitieve aangifte moeten maken tot en met december 2004 (in het voorbeeld is dit tot en met periode 8). Hiervoor moet u dan wel de optie 'Definitief' selecteren. Omdat de Belastingdienst de gegevens tot en met december al heeft, hoeven er geen gegevens naar de Belastingdienst gestuurd te worden. Selecteer daarom de optie 'Inhaalaangifte' en sla de aangifte op. Nu wordt de knop [Exporteren] niet actief.

6.

Geef bij een definitieve opgave de map op uw harde schijf op waarin uw aangiftebestand moet worden opgeslagen. Hebt u zowel bij 'Extra | Opties' als bij de bedrijfsgegevens de optie 'Direct versturen via de T@xConnector' geselecteerd, dan wordt de definitieve aangifte tevens doorgestuurd naar de T@xConnector, dat voor de automatische verzending naar de Belastingdienst zorgt (zie stap 11)

7.

Soort contactpersoon Vult u voor u zelf de aangifte in, dan is hier de optie 'Belastingplichtige' geselecteerd (standaard) en kunt u de optie 'Intermediair' niet selecteren. Hebt u in de administratie bij 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Accountancy' het beconnummer ingevuld, dan is de optie 'Intermediair' standaard geselecteerd. Als het beconnummer niet is ingevuld, dan is de optie 'Belastingplichtige' geselecteerd en kunt u de optie 'Intermediair' niet selecteren

8.

Het BTW-nummer dat hier getoond wordt, moet u invullen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'BTW'. De gegevens die hier in de velden 'Contactpersoon' en 'Telefoonnummer' worden getoond, zijn eveneens afkomstig uit de bedrijfsgegevens

9.

In het onderste gedeelte van het scherm worden in de kolommen 'Totaal omzet' en 'Totaal btw' de bedragen getoond die berekend zijn aan de hand van de gemaakte journaalposten. In de kolommen 'Aangegeven omzet' en 'Aangegeven btw' worden de bedragen van de eerder definitief gemaakte aangifte(s) getoond. In de kolommen 'Aangifte omzet' en 'Aangifte btw' wordt het verschil getoond tussen de vorige kolommen. U kunt de bedragen in de kolommen 'Aangifte omzet' en 'Aangifte btw' wijzigen en hiermee afwijken van de berekende bedragen. Let op: Met 'Onderhoud | BTW | BTW-aangiftevakken' is het mogelijk ook aangiftevakken toe te voegen. U kunt dan bijvoorbeeld vakken voor de schattingen toevoegen (vak 5e en 5f) of de vermindering in het kader van de Kleine Ondernemingsregeling (vak 5d). Maar u kunt daar ook vakken toevoegen die niet door de Belastingdienst gehanteerd worden. In het aangiftescherm worden echter alleen de officiële aangiftevakken van


85

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting de Belastingdienst getoond 10. Versturen via Als u van de Belastingdienst voor het elektronisch versturen van de aangiftes ter identificatie een pincode hebt gekregen, dan selecteert u de optie 'Pin'. Maakt u bij het elektronisch versturen van de aangiftes ter identificatie gebruik van certificaten, dan selecteert u de optie 'Certificaat'. Let op: Als u de aangifte opslaat maar het venster niet sluit, verandert het veld 'Laatst aangegeven maand/periode' (nog) niet. Dit gebeurt pas als u het venster sluit en vervolgens weer opent. 11. Als u bij de bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat de aangifte direct met de Unit 4 Agresso T@xConnector verstuurd moet worden, komt de aangifte direct in de T@xConnector te staan en wordt automatisch verstuurd. Het aangemaakte XMLbestand is dan in feite een 'backup-bestand'. Als u hebt aangegeven dat de aangifte niet direct verstuurd moet worden, moet u het aangemaakte XML-bestand in de T@xConnector openen en versturen. U opent hiervoor de T@xConnector. Zie voor de werking van de T@xConnector de meegeleverde handleiding bij het pakket. Als de T@xConnector niet, of niet juist is geïnstalleerd, verschijnt de volgende melding:

Bij een definitieve aangifte wordt dan wel een XML-bestand geplaatst in de door u opgegeven directory en de status van de aangifte is dan definitief. U kunt een definitieve aangifte nogmaals opsturen.

Unit 4 ACP (Accountancy Client Portal)

Beschikt u over Unit 4 ACP, dan is het in Unit 4 Accounting nu mogelijk om de aangifte omzetbelasting met Unit 4 ACP ter goedkeuring naar de cliënt te sturen; in Unit 4 Multivers is de koppeling met Unit 4 ACP niet beschikbaar. Nadat de cliënt de aangifte goedgekeurd heeft, wordt de aangifte vervolgens met de T@xConnector naar de Belastingdienst verzonden. Om de aangifte met Unit 4 ACP te kunnen versturen, moet u in de administratie bij de bedrijfsparameters (menukeuze "Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters") in de map "BTW" zowel de optie Direct versturen via T@xConnector als de optie Versturen ter goedkeuring naar ACP selecteren. Hebt u beide opties geselecteerd, dan staat in het scherm van de elektronische aangifte omzetbelasting (menukeuze "Taken | BTW | Elektronische btw-aangifte") boven de knop [Exporteren] de tekst "Exporteren ter goedkeuring naar ACP". Hebt u een aangifte via Unit 4 ACP ter goedkeuring naar een cliënt gestuurd, dan wordt in dit scherm in het veld Status aangifte de status "Ter goedkeuring" getoond.


86

December 2005


7.6

BTW-listing (België)

Let op! De jaarlijkse BTW-aangifte is alleen van toepassing in België. U kunt dit programma dan ook alleen in een Belgische administratie opstarten. De jaarlijkse BTW-aangifte moet uiterlijk 31 maart plaatsgevonden hebben. U kunt de aangifte op papier zetten, of u kunt een aangiftebestand laten aanmaken, dat u vervolgens per diskette naar het BTW-controlekantoor kunt sturen. 1. Start het programma 'Jaarlijkse BTW-aangifte' 2. Vul het bedrag van de minimumomzet in. Als de omzet beneden dit bedrag blijft, hoeft hiervoor geen aangifte gedaan te worden 3. Geef aan of u de aangifte op papier (document) of op diskette (bestand) wilt doen 4. Als u gekozen hebt voor elektronische aangifte, kunt u het formaat van het aangifte bestand opgeven. Geef voor het bestand de grootte van de diskette op waarop het bestand verstuurd gaat worden. Als het bestand groter wordt dan het disketteformaat, wordt het bestand gesplitst zodat het op twee diskette gezet kan worden 5. Geef daarna de directory aan waarin het aan te maken aangiftebestand geplaatst moet worden 6. Klik op [OK] om de aangifte te genereren. Het aangiftebestand bevat de geboekte BTW-bedragen en de basisbedragen voor de verschillende BTW-vakken voor het gehele kalenderjaar (facturen en creditnota's zijn gescheiden). Het aangiftebestand wordt onder de naam 'BTW', gevolgd door het jaartal en het volgnummer in de aangegeven directory gezet, en de begeleidingsnota wordt afgedrukt. U moet het bestand daarna naar een diskette kopiëren die u naar het BTWcontrolekantoor opstuurt samen met de begeleidingsbrief.

7.6.1 ICT-kwartaalaangifte

De ICT-aangifte kunt u alleen doen als het veld 'ICT-listing' afgevinkt is (op het tabblad 'BTW' in het programma 'Bedrijfsgegevens' in het menu 'Onderhoud'). Voordat u de definitieve aangifte gaat doen, hebt u de ICT-boekingen kunnen onderhouden in het programma 'Onderhoud ICT-boekingen' en een overzicht van de aan te geven ICT-boekingen kunnen afdrukken in het programma 'Overzicht ICT-boekingen'. ICT-boekingen (Intracommunautaire Transacties) hebben betrekking op BTW-boekingen binnen de Europese Unie. Intracommunautaire transacties met buitenlandse debiteuren moet u apart opgeven aan de fiscus door middel van de zogenaamde ICT-aangifte. In dit programma kunt u de ICT-gegevens in een bestand opslaan dat vervolgens op diskette naar de fiscus gestuurd kan worden. In dit programma wordt ook de begeleidende brief afgedrukt (die voor België verplicht is). Voor de aangifte in Nederland worden alleen het bestand aangemaakt en wordt een overzicht afgedrukt van de records die in het bestand opgenomen zijn 1. Start het programma 'ICT-kwartaalaangifte'


87

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting 2. Geef aan voor welk kwartaal u de aangifte wilt doen. Unit 4 Accounting stelt hier het laatste nog niet aangegeven kwartaal voor. Selecteer daarna de periode of maand tot en met welke u de aangifte wilt doen (afhankelijk van de wijze waarop u de BTW-aangifte doet. Dit is ingesteld in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'BTW'). 3. Geef aan of u de aangifte op papier (alleen voor België) wilt opslaan in een bestand, of dat u een elektronische aangifte (alleen Nederlandse administraties) wilt doen. Voor de elektronische aangifte kunt u aangeven in welke directory het aangiftebestand geplaatst moet worden. Geef bij de elektronische aangifte (Nederlandse administratie) aan of het een definitieve aangifte is. Let op! Voor de ICT-aangifte zijn alleen exportboekingen van belang voor debiteuren en crediteuren binnen de Europese Unie. De aangifte wordt alleen gegenereerd voor de boekingen die tot en met de opgegeven maand of periode weggeschreven / ingeboekt zijn. 4. Na het afdrukken van het bestand of het document (Belgische administratie) moet u aangeven of de aangifte definitief is of niet. Zolang u kiest voor 'Nee' kunt u de ICT-boekingen nog aanpassen en opnieuw afdrukken. 5. Nederlandse administratie: Als u bij de bedrijfsparameters hebt aangegeven dat de aangifte direct met de Unit 4 Agresso T@xConnector verstuurd moet worden, wordt de aangifte direct in de T@xConnector gezet en automatisch verstuurd. Het aangemaakte XMLbestand is dan in feite een 'backup-bestand'. Als u hebt aangegeven dat de aangifte niet direct verstuurd moet worden, moet u het aangemaakte XML-bestand in de T@xConnector openen en versturen. U opent hiervoor de T@xConnector. Zie voor de werking van de T@xConnector de meegeleverde handleiding bij het pakket. Unit 4 Accounting controleert de BTW-nummers. Als het programma constateert dat er spaties voorkomen, verschijnt de vraag of de spaties vervangen mogen worden door de BTW-nummers uit de stamgegevens. Als het BTW-nummer in de stamgegevens niet ingevuld is, verschijnt een scherm waarin u het ontbrekende BTW-nummer kunt invullen. Als u kiest voor [Opslaan] worden er correctierecords aangemaakt. Als u voor een crediteur of debiteur een BTW-nummer invoert, wordt dit nummer ook ingevuld bij alle andere boekingen van de betreffende crediteur of debiteur en wordt het nummer bij de stamgegevens opgenomen. Wanneer u in de ICT-kwartaalaangifte een reeks van boekingen voor dezelfde relatie hebt, hoeft u het BTW-nummer maar éénmaal in te vullen.


88

December 2005


Na de bevestiging van de gegevens wordt het aangiftebestand gegenereerd en/of de geleidebrief afgedrukt (Document). Het bestand wordt in de opgegeven directory geplaatst. In het laatste geval moet u het bestand nog op een diskette zetten en de diskette (plus begeleidingsbrief) verzenden. Als er al een aangiftebestand aanwezig is, verschijnt hier een melding van. Unit 4 Accounting houdt voor de bestandslayout rekening met de verschillen tussen een Nederlandse en een Belgische administratie. In het programma 'Overzicht ICT-boekingen' kunt u een overzicht opvragen van alleen de reeds aangegeven boekingen. U kiest dan op het veld 'Status' voor 'Aangegeven'.

7.6.2 Onderhoud ICT-boekingen crediteuren

U kunt de ICT-programma's alleen opstarten als het veld 'ICT-listing' afgevinkt is (tabblad 'BTW' van het programma 'Bedrijfsgegevens' in het menu 'Onderhoud'). Bij het inboeken van de crediteurenfacturen (in 'Invoeren financiële mutaties') controleert Unit 4 Accounting of het om een buitenlandse crediteur gaat en of er BTW afgedragen wordt. De gegevens van de buitenlandse crediteurenfacturen worden voor de ICT-aangifte opgeslagen op de volgende voorwaarden: de code 'BTW op factuur' moet op 'Nee' staan en er moet een BTW-percentage ingevuld zijn. Unit 4 Accounting controleert of voor de betreffende crediteur het BTW-nummer is ingevuld bij de crediteurengegevens. Is dit niet het geval zal de post niet in de ICTaangifte worden opgenomen. Uw BTW-aangifte en de ICT-aangifte stemmen dan niet overeen. Unit 4 Accounting geeft hiervoor een waarschuwing. In dit programma kunt u de ICT-boekingen handmatig onderhouden. U kunt in dit programma reeds bestaande boekingen opvragen of nieuwe boekingen invoeren voor de ICT-aangifte die niet geboekt (kunnen) worden in het inkoopboek. Bestaande boekingen worden door Unit 4 Accounting gegenereerd op basis van de inkoopfacturen voor buitenlandse crediteuren, waarvoor de BTW niet in de factuur opgenomen is, maar


89

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting waarvoor wel een BTW-percentage geselecteerd is in het programma 'Invoeren financiële mutaties'. Deze boekingen zijn extracomptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier doorvoert, buiten de reguliere administratie blijven omdat de betreffende facturen al geboekt zijn. 1. Start het programma 'Onderhoud ICT-boekingen crediteuren' in het menu 'BTW' van het menu 'Taken' 2. Selecteer de crediteur waarvoor u de boeking wilt onderhouden (of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen voor alle aanwezige debiteuren) 3. Geef aan of het een import- of exportboeking betreft 4. Selecteer een bestaande factuur (u kunt een keuze maken uit de facturen waarop wel BTW berekend is, maar waarvoor de code 'BTW op factuur' op 'Nee' staat) of vul een nieuw factuurnummer in. In het eerste geval worden de gegevens van de factuur op het scherm getoond. Als u een nieuw factuurnummer invult, kunt u een nieuwe ICT-boeking aanmaken. Eventueel kunt u het nummer van een bestaande factuur invullen waarvoor geen BTW berekend is, of waarvoor de code 'BTW op factuur' op 'Ja' staat; u kunt dan voor deze factuur de ICT-boekingsgegevens aanpassen 5. Vul op het veld 'Volgnum' (Volgnummer) een volgnummer in voor de boeking (meestal is er één boeking per factuur). Als er meer dan één boeking voor de factuur aanwezig is, kunt u een selectie maken uit de aanwezige boekingen; u kunt ook het volgnummer van de boeking intypen 6. Als u de BTW-aangifte op basis van de boekingsperiode doet (hebt u aangegeven in 'Onderhoud bedrijfsgegevens' tabblad 'Overige'), dan moet u voor een nieuwe factuur het jaar en de boekperiode voor de aangifte invullen. Als u de BTWaangifte op basis van de factuurmaand doet, dan worden de velden 'Boekjaar' en 'Per' (Periode) vanuit de factuurdatum gevuld 7. Vul de landcode in of selecteer de code. Alleen boekingen voor landen binnen de EU, met de code 'Export', worden in de ICT-aangifte opgenomen (in het programma 'Algemene gegevens' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcode kunnen aangeven). Facturen voor landen buiten de EU, en facturen met de code 'Import' worden wel geregistreerd, maar niet in de ICTaangifte opgenomen 8. Geef op het veld 'Loonwerk' aan of de boeking wel of geen 'Loonwerk' betreft, of dat het eventueel een 'ABC-transactie' of 'Passieve veredeling' betreft (dit laatste geldt alleen voor exportfacturen en voor België). Loonwerk is bijvoorbeeld van toepassing als u naar een leverancier in het buitenland onderdelen zendt, die vervolgens geassembleerd worden tot een product dat vervolgens door de leverancier teruggezonden wordt. Er is sprake van een vereenvoudigde ABC-transactie als u bijvoorbeeld goederen inkoopt van een crediteur in Italië die door een leverancier in Duitsland rechtstreeks aan u afgeleverd worden. U administreert dan de factuur en wijzigt de landcode 9. De factuurdatum is van belang om te bepalen in welk kwartaal de boeking aangegeven moet worden (geldt alleen voor exportfacturen en als u de BTWaangifte per factuurmaand doet, zie punt 6 hiervoor). De velden 'Corr.jaar' (Correctiejaar) en 'Corr.kw' (Correctiekwartaal) kunt u bij exportfacturen eventueel gebruiken om aan te geven op welk al aangegeven kwartaal de huidige boeking een correctie is. In het programma 'Overzicht ICT-boekingen' (Import/Export) kunt u een overzicht laten afdrukken van de ICT-boekingen. U kunt dan eventueel ook aangeven dat u alleen de correcties of alleen de al aangegeven boekingen wilt zien.


90

December 2005


7.6.3 Onderhoud ICT-boekingen debiteuren

U kunt de ICT-programma's alleen opstarten als het veld 'ICT-listing' afgevinkt is (tabblad 'BTW' van het programma 'Bedrijfsgegevens' in het menu 'Onderhoud'). Bij het inboeken van de debiteurenfacturen (in 'Aanmaken opdrachten' en/of 'Invoeren financiële mutaties') controleert Unit 4 Accounting of het om een buitenlandse debiteur gaat en of er BTW afgedragen wordt. De gegevens van alle buitenlandse debiteurenfacturen waarop geen BTW afgedragen wordt, worden voor de ICT-aangifte opgeslagen. Dit geldt alleen voor facturen waarvoor geen BTW berekend is op de factuur; facturen met een BTW-percentage van 0% worden dus niet voor de ICT-aangifte opgeslagen. Unit 4 Accounting controleert of voor de betreffende debiteur het BTW-nummer is ingevuld bij de debiteurengegevens. Is dit niet het geval zal de post niet in de ICTaangifte worden opgenomen. Uw BTW-aangifte en de ICT-aangifte stemmen dan niet overeen. Unit 4 Accounting geeft hiervoor een waarschuwing. In dit programma kunt u de ICT-boekingen voor de debiteuren handmatig onderhouden. U kunt in dit programma reeds bestaande boekingen opvragen of nieuwe boekingen voor de ICT-aangifte invoeren die niet via de facturering of in het verkoopboek geboekt kunnen worden. Bestaande boekingen worden door Unit 4 Accounting gegenereerd op basis van de verkoopfacturen voor buitenlandse debiteuren, die zonder BTW ingeboekt zijn in het programma 'Invoeren financiële mutaties'. Deze boekingen zijn extracomptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier doorvoert, buiten de reguliere administratie blijven omdat de betreffende facturen al geboekt zijn. 1. Start het programma 'Onderhoud ICT-boekingen debiteuren' in het menu 'BTW' van het menu 'Taken' 2. Selecteer de debiteur waarvoor u de boeking wilt onderhouden (of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen voor alle aanwezige debiteuren) 3. Selecteer een bestaande factuur (u kunt een keuze maken uit de facturen voor het buitenland waarop geen BTW berekend is) of vul een nieuw factuur nummer in. In het eerste geval worden de gegevens van de factuur op het scherm getoond. Als u een nieuw factuurnummer invult, kunt u een nieuwe ICT-boeking aan maken. Eventueel kunt u het nummer van een bestaande debiteurenfactuur invullen waarover wel BTW berekend is; u kunt hiervoor dan de ICTboekingsgegevens aanpassen 4. Vul op het veld 'Volgnum.' (Volgnummer) een volgnummer in voor de boeking (meestal is er één boeking per factuur). Als er meer dan één boeking voor de factuur aanwezig is, kunt u een selectie maken uit de aanwezige boekingen; u kunt ook het volgnummer van de boeking intypen 5. Als u de BTW-aangifte op basis van de boekingsperiode doet (hebt u aangegeven in 'Onderhoud bedrijfsgegevens' tabblad 'Overige'), dan moet u voor een nieuwe factuur het jaar en de boekperiode voor de aangifte invullen. Als u de BTWaangifte op basis van de factuurmaand doet, dan worden de velden 'Boekjaar' en 'Per' (Periode) vanuit de factuurdatum gevuld 6. Vul de landcode in of selecteer de code. Alleen boekingen voor landen binnen de EU worden in de ICT-aangifte opgenomen (in 'Onderhoud | Algemeen Financieel' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcode kunnen


91

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting aangeven). Facturen voor landen buiten de EU worden wel geregistreerd, maar niet in de ICT-aangifte opgenomen 7. Geef op het veld 'Loonwerk' aan of de boeking wel of geen 'Loonwerk' betreft, of dat het eventueel een 'ABC-transactie' betreft Loonwerk is bijvoorbeeld van toe passing als u van een leverancier in het buitenland onderdelen ontvangt, die u vervolgens assembleert tot een product dat u vervolgens naar de leverancier terug zendt. Er is sprake van een vereenvoudigde ABC-transactie als u bijvoor beeld goederen verkoopt aan een debiteur in Italië die door een leverancier in Duitsland rechtstreeks afgeleverd worden. U administreert dan de order en verzendt alleen de factuur 8. De factuurdatum is van belang om te bepalen in welk kwartaal de boeking aangegeven moet worden (als u de BTW-aangifte per factuurmaand doet, zie punt 5 hiervoor). De velden 'Corr.jaar' (Correctiejaar) en 'Corr.kw' (Correc tie kwartaal) kunt u eventueel gebruiken om aan te geven op welk al aangegeven kwartaal de huidige boeking een correctie is. In het programma 'Overzicht ICT-boekingen' kunt u een overzicht laten afdrukken van de ICT-boekingen (export). U kunt dan eventueel ook aangeven dat u alleen de correcties of alleen de al aangegeven boekingen wilt zien.

7.6.4 Overzicht ICT-boekingen

Het overzicht bevat alle facturen voor buitenlandse debiteuren en crediteuren die in 'Invoeren financiële mutaties' of 'Aanmaken opdrachten' ingevoerd zijn, aangevuld met de handmatig ingeboekte ICT-boekingen (in 'Onderhoud ICT-boekingen'). U kunt verschillende selectiecriteria opgeven, waardoor u bijvoorbeeld alleen de correcties of de boekingen kunt opvragen die al in het programma 'ICT-kwartaalaangifte' aangegeven zijn. In 'Onderhoud bedrijfsgegevens', tabblad 'Overige' hebt u kunnen aangeven of u de BTW-aangifte op basis van de factuurmaand of op basis van de boekingsperiode doet. Afhankelijk van deze instelling kunt u in dit programma selecteren op maand of periode. In dit programma kunt u een overzicht laten afdrukken van de aanwezige ICT-boekingen. U kunt verschillende criteria voor de selectie opgeven, waardoor u aan de hand van dit overzicht bijvoorbeeld de volgende gegevens kunt nagaan: zullen de nog aan te geven boekingen correct worden aangegeven, zijn de al aangegeven boekingen juist aangegeven, en zijn de correcties juist door gevoerd. 1. Start het programma 'Overzicht ICT-boekingen' 2. Geef aan tot en met welke maand of periode u het overzicht wilt genereren en voor welk soort boekingen u het overzicht wilt zien 3. Geef vervolgens de selectiecriteria op. Op het veld 'Status' kunt u aangeven of u alleen de reeds 'aangegeven' boekingen wilt zien, de 'niet-aangegeven' boekingen of 'alle' boekingen, dit zijn dus zowel de aangegeven als de niet-aangegeven boekingen. Op het veld 'Boekingen' kunt u aangeven of u alleen de 'reguliere' boekingen, alleen de 'correctieboekingen' of beide soorten boekingen wilt zien.


92

December 2005


7.7

Centralisatielijst

De centralisatielijst is voor Belgische administraties verplicht, maar kan ook voor een Nederlandse administratie afgedrukt worden. Deze lijst bevat de cumulatieven van de mutaties per grootboekrekening per dagboek voor de gekozen periode. Per dagboek worden de totaalbedragen van de mutaties in de periode getoond, afgesloten door de totalen voor alle dagboeken in de periode. Ook het aantal posten wordt getoond dat per grootboekrekening per dagboek geboekt is. 1. Start het programma 'Centralisatielijst' 2. Geef aan of het rapport in lokale valuta moet worden afgedrukt 3. Geef aan voor welke periode u de centralisatielijst wilt afdrukken en klik op [OK].

7.8

BTW-aangifte ten behoeve van EDIVAT (Belgische administratie)

In een Belgische administratie kunt u een elektronische BTW-aangifte ten behoeve van EDIVAT doen. Hiervoor wordt een speciaal bestand aangemaakt, dat u voor de aangifte kunt gebruiken. Voor het aanmaken van een EDIVAT-aangifte moet u vooraf het speciale programma (ETC) installeren op uw systeem. Bij deze installatie worden ook de benodigde mappen voor de aangifte aangemaakt in: 'C:\ Program Files\TIE\Edivat'. Wanneer u EDIVAT wilt gebruiken maakt u eerst het bestand aan via de mecanografische aangifte. Hiervoor zijn in de wizard 'BTW-aangifte' voor een Belgische administratie extra keuzemogelijkheden beschikbaar. U maakt in de mecanografische aangifte eerst per administratie een bestand aan (menu 'Taken | BTW | BTW-aangifte'). Dit bestand wordt gebruikt voor de uiteindelijke aangifte over al uw administraties (menu: 'Extra | EDIVAT | Elektronische BTW-aangifte'). Het EDIVAT-bestand moet u opslaan in de volgende map: 'C:\Program Files\TIE\Edivat\In'. Zorg dat u dit bestandspad bij de eerste maandelijkse aangifte juist opgeeft. Bij het doen van de elektronische aangifte wordt dit pad gebruikt en is niet te wijzigen. Wanneer u over meerdere administraties EDIVAT-aangifte doet, moet u alle EDIVAT-bestanden in deze directory plaatsen, zodat ze in de elektronische aangifte kunnen worden meegenomen. De aangemaakte EDIVAT-bestanden worden na het doen van de definitieve elektronische aangifte verwijderd. Bij een elektronische EDIVAT-aangifte worden ook mogelijke onjuistheden in de aangifte gemeld in een overzichtsscherm. U krijgt een ontvangstmelding van de EDIVAT-aangifte terug van het Ministerie van Financiën. Wanneer u deze ontvangstmelding in dezelfde directory plaatst als waarin u uw aangifte-bestanden plaatst, kunt u het foutverslag openen met 'Extra | EDIVAT | Foutverslag BTW-aangifte'.


93

December 2005


7.8.1 Elektronische BTW-aangifte (EDIVAT)

Vooraf hebt u vanuit uw administratie(s) een EDIVAT-bestand aangemaakt met behulp van de mecanografische aangifte en in de voorgeschreven map opgeslagen. Voor het doen van een elektronische aangifte in het EDIVAT-formaat moet u eerst alle administraties sluiten. Vervolgens opent u: 'Extra | EDIVAT | Elektronische BTWaangifte.' Er opent een wizard waarmee u de aangifte kunt doen. 1. In het eerste scherm ziet u het automatisch ingevulde volgnummer staan. Vul de referentie in (max. 14 tekens) waaraan u kunt refereren in correspondentie met de belastingdienst. Deze referentie wordt in de aangifte meegenomen en is dus ook voor de belastingdienst bestemd 2. In het volgende scherm staat de map met het/de bestand(en) al opgegeven. Geef de volgende locatie voor het bestand van de elektronische aangifte op: 'C:\Program Files\TIE\Edivat\IN', of zoek het pad met [Bladeren]). De bestandsnaam is 'RDRMES.SDF' en kan eventueel worden gewijzigd. Deze naam wordt door Unit 4 Accounting voorgesteld. Geef aan of u een testbestand wilt maken. U kunt dit testbestand controleren door het bijvoorbeeld in een tekstverwerker (kladblok) te openen. Vervolgens kunt u dan een definitief bestand aanmaken In het volgende scherm ziet u een overzicht van de keuzes die u gemaakt hebt en van de administratie(s) die in de aangifte wordt opgenomen. Klik op [Voltooien] om het bestand aan te maken en verstuur het daarna naar uw belastingdienst.


94

December 2005

Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting

Recommend Documents