P/F Centraal 1.2: Invoer dagelijkse boekingen Laatste bijgewerkt: 4 juni 2006 – A4 handleiding bij versie 1.2.222 in PDFformaat
Inleiding P/F Centraal 1.2 is de nieuwste versie van Projecta / Faktura en de Invoermodule voor dagelijkse boekingen is het kloppende hart van de boekhouding. Voor diegenen onder u die gewend waren aan het werken met de ‘oude’ invoermodule in P/F DOS (sinds 1984!) is er goed nieuws: de bediening in P/F Centraal is geheel gelijk gebleven zodat u snel zult wennen. Het beste van al: sommige functies werken nog beter en gemakkelijker.
Het venster ziet er zo uit. Geheel bovenaan, in de menuregel, kiest u het gewenste dagboek en ook worden daar de instellingen bepaald (in de oude versie ‘Opties’ genaamd). U vindt er ook aanvullende functies die u tijdens de invoer nodig kunt hebben en hulp in de vorm van ondersteunende informatie (zoals deze handleiding.) Het informatieblok daaronder verschaft informatie die u tijdens het boeken nodig heeft en deels wordt bijgewerkt naarmate de boekingssessie vordert. De invoerregel met de 10 invoervelden op een rij is het hart van het venster; hierin typt u de boekingsinformatie in totdat deze compleet is: nadat de grootboekrekening is ingegeven vraagt het programma of de regelinfo correct is en zo ja, dan wordt de regel in het regelschema opgenomen.
Het regelschema is het grote middenblok in het venster waar de boekingsregels komen te staan. Het toevoegen van regels noemen we een sessie en deze kan bestaan uit één enkele regel of uit een groot aantal regels. Het regelschema is een buffer van voorlopige boekingsinformatie tussen het ingeven van de data en het daadwerkelijk verwerken ervan. We komen daar nog op terug. Onder het regelschema is een veld beschikbaar waar een toelichting ingetypt kan worden voor elke boekingsregel in het schema, als u dat wenst. Ook wordt er per regel de grootboeknaam getoond, op deze plek, omdat er in het schema zelf geen ruimte voor is. Tenslotte staan onderaan de ‘knoppen’ voor het annuleren, dan wel verwerken van de boekingsregels en de Exit-knop om de module te verlaten. Voor alle handelingen zijn ook bedieningstoetsen aanwezig op het toetsenbord zodat u de muis niet hoeft te gebruiken. U zult het in de praktijk zeer appreciëren dat alle handelingen met het toetsenbord uitvoerbaar zijn zonder dat u steeds naar de muis moet grijpen.
Belangrijk: leer vanaf het begin de juiste bedieningswijze aan. De belangrijkste toetsen in deze module zijn [pijl omhoog], [pijl omlaag], [Enter], [Esc], [F1] en [Tab]. In vrijwel alle Windows-applicaties wordt de [Tab]-toets gebruikt om van veld naar veld te gaan, wij raden u echter zeer dringend aan om [Enter], [pijl omhoog] en [pijl omlaag] te gebruiken (ook al staan de invoervelden horizontaal naast elkaar.) Hier een opsomming die u zeer ter harte zou moeten nemen: [Enter] [pijl omlaag] [pijl omhoog] [Esc] [pijl links] [pijl rechts] [Tab] [F12] [F1] [F3]
Ga naar het volgende veld Ga naar het volgende veld Ga naar het vorige veld Maak een veld leeg als deze gegevens bevat Ga teken voor teken terug door de veldinhoud bijv. om deze te wijzigen Ga teken voor teken verder door de veldinhoud indien nodig Ga vanaf het veld Grbrek naar het regelschema en vervolgens naar andere schermelementen indien nodig Ga vanaf de invoerregel naar het regelschema (als deze regels bevat) bijv. om een regel te verwijderen met [Delete], en terug Verwerk de gebufferde regels in het regelschema Uitleg over het gebruik van de BTW-codes 0 t/m 9
Combinaties met de [Alt]-toets: [K]as, [B]ank, [P]ostgiro, [V]erkoopboek, [I]nkoopboek, [I]instellingen (2x), [F]uncties, [H]elp. [Alt]+[N]= Annuleren, [Alt]+[E]=Exit. Combinaties met [Ctrl]: [Ctrl]+[R] = Rekeningschema, [Ctrl]+[D] = Dagboekrapportage, [Ctrl]+[F5] = Adressenkaartenbak. [Ctrl]+[I] = afwisselen tussen in- en exlusief btw. Let op: - In sommige gevallen kunt u niet met [pijl omhoog] teruggaan door alle velden omdat een veld , bijvoorbeeld Adrcd, u naar een ander veld terugstuurt. In dat geval kunt u het beste de muis pakken en op het veld klikken waar u naartoe wilt gaan. -
Er is maar één manier om een voltooide invoerregel aan het regelschema toe te voegen, namelijk door de invulling van het veld Grbrek op een juiste wijze te voltooien (niet met [Tab]). Alleen dan stelt het programma de vraag ‘Boekingsregel akkoord?’
Het concept van gebufferde invoer. De regels in het regelschema vormen een veiligheidsbuffer tussen de invoer van gegevens en de daadwerkelijke doorsluizing naar de balans, de dagboeken en andere bestanden. Het is van belang om dit concept goed te begrijpen. Als u bijvoorbeeld tijdens de sessie openstaande fakturen afboekt, realiseert u zich dan dat deze fakturen pas echt worden afgeboekt als de sessie wordt afgesloten met [F1], [Alt]+[W] of de knop ‘Verwerk alle boekingen’. Zo ook, wanneer tijdens het inboeken het dagboeksaldo wordt aangepast of het nieuwe saldo van een tegenrekening wordt getoond, dan is dat nog niet definitief gebeurd. Logischerwijze worden, omgekeerd, bij het verwijderen van één, enkele of alle regels in het regelschema de aangepaste gegevens zoals saldi en boekingsnummer weer teruggedraaid. Fakturen die u al had ‘afgeboekt’ staan weer open. Het voordeel van deze manier van werken is duidelijk: betere controle, dus meer bescherming tegen invoerfouten en vergissingen. Ook is het nu mogelijk, in het geval van ingewikkelde boekingen bijvoorbeeld , om eerst eens te experimenteren, zonder ongewenste gevolgen. Gaat het mis dan haalt u de regel met [Delete] weer weg.
Meer beveiligingen Er zijn in deze module meer beveiligingen ingebouwd om fouten te voorkomen. U kunt op elk gewenst moment een reservekopie van de volledige boekhouding maken die doorgenummerd op het Bureaublad komt te staan. Dat duurt slechts enkele seconden. Heeft u een fout gemaakt, of het programma vertoont een ernstige storing, dan is de meest recente correcte kopie direkt onder handbereik. En er is meer: in de eerste plaats kunt u geen boekhouding bewerken die niet correct is. Bij het openen van de module wordt deze namelijk eerst getest. Deze test wordt herhaald onmiddellijk na de regelverwerking. U wordt dus direkt gewaarschuwd wanneer de balans uit evenwicht is geraakt, wat alleen gebeurt als er in het programma, bijvoorbeeld als gevolg van lees- of schrijffouten of van incorrecte bestanden een onopvangbare fout optreedt. – Het maken van een reservekopie staat in het menu ‘Functies’. Zie ook bladzijde 22. Het is ook uitgesloten dat u per ongeluk in verschillende dagboeken tegelijk zou boeken. Een enkele sessie is altijd verbonden aan één bepaald dagboek. Kiest u tijdens het invoeren van dagelijkse boekingen voor een ander dagboek, dan zal altijd gevraagd worden of u de reeds ingevoerde regels al of niet ongedaan wilt maken. (U ziet, ik werk met een Engelstalige Windows. Bij u staat er ‘Ja’ en ‘Nee’ op de knoppen.)
Wat bepaalt de omvang van een sessie? Een sessie kan bestaan uit het invoeren van een enkele regel tot vele tientallen regels toe. Hoeveel u achtereen invoert, hangt meestal af van het boekingsdocument. Een bankafschrift met 8 transacties leent zich uiteraard voor een sessie van 8 regels. In zo’n geval kan het gebruik van de controlegetallen (BIJ en AF) een goede dienst bewijzen. In een ander geval wilt u misschien een groep regels inbrengen die allemaal dezelfde boekingsdatum of hetzelfde volgnummer hebben. U eindigt de sessie dan op het moment dat dat criterium vervuld is. Soms ook wil je voor de overzichtelijkheid na vijf of zes regels stoppen. Geen probleem. Maar nogmaals, ook als u vijftig regels wilt invoeren in één sessie, dan kan dat.
Het doel van deze module. Het spreekt voor zich dat de invoer van dagelijkse boekingen de primaire activiteit is om uw boekhouding (of ‘account’) van gegevens te voorzien. Deze stammen (bijna) altijd van boekingsdocumenten, die, voor wat de wet betreft, de eigenlijke grondslag vormen van een administratie. De boekhouding in P/F Centraal is dus niet meer dan een weerslag van de boekingsdocumenten, die u in mappen of dossiers opslaat (of in de spreekwoordelijke schoenendoos) en bevat daarom ook verwijzingen naar die documenten. In enkele gevallen zijn boekingen niet op documenten gebaseerd; dat kan gelden voor kruisposten, correcties en (sommige) journaalposten. Tijdens een sessie heeft u in de meeste gevallen de originele boekingsdocumenten bij de hand vanaf welke de gegevens worden ingebracht. Het boekingsjournaal in P/F Centraal is een genummerde lijst van alle sessies samen zodat er een sluitend bewijs is van elke transactionele activiteit in de bewuste boekhouding, inclusief correcties:
De meest voorkomende boekingstukken zijn: inkomende en uitgaande fakturen, bankafschriften, kasbonnen, kwitanties en credit card overzichten. Minder voorkomende documenten zijn: belastingbrieven, schuldkwijtingen, schadeclaims, verzekeringspapieren (bijv. na een diefstal, of bij andere schade), aktes en contracten.
Twee hoofdsoorten dagboeken Afgezien van het memoriaal, of Diverse Postenboek, waarin journaalposten een plaats hebben, zijn er twee hoofdsoorten dagboeken: -
Kas, bank en giro* zijn de liquide dagboeken waarin geldstromen worden bijgehouden en die bevatten dan ook zowel BIJ- als AF-boekingen. U boekt daarin dus primair betalingen en ontvangsten en pas secundair contante in- en verkopen, tenzij u een strikte cash-boekhouding voert.
-
Inkoopboek en verkoopboek zijn de handelsdagboeken waarin primair alle inkopen en verkopen op rekening een plaats krijgen. In het inkoopboek wordt altijd AF gehanteerd, in het verkoopboek altijd BIJ. Creditnota’s dienen consequent geboekt te worden als negatief AF of negatief BIJ (vooral van belang voor de btw-aangifte.)
Beide soorten dagboeken “kruisen” elkaar wanneer in een liquide dagboek de ontvangst of betaling van een faktuur wordt genoteerd, terwijl tegelijkertijd die openstaande faktuur in het handelsdagboek moet worden afgestreept als ‘voldaan’. P/F Centraal heeft daar een hele simpele doch vernuftige methode voor die u vrijwel in geen enkel ander pakket aantreft. Meer daarover op bladzijde 17. * Het begrip Giro is natuurlijk niet meer van deze tijd maar wordt toch nog gebruikt om redenen van conventie en nostalgie. Giroboeken (of Postrekeningen in België) zijn gewoon bankboeken. Meer daarover hieronder.
Liquide dagboeken, vijftien al met al. Kas, bank en giro zijn drie hoofdgroepen en hebben elk vijf afzonderlijke boeken onder zich. En sinds ‘giro’ ook een bank is zou je dus kunnen zeggen: 5 kasboeken en 10 bankboeken. Deze boeken kunnen onafhankelijk van elkaar bijgehouden en afgedrukt worden. Voor w.b. de kas raden wij u aan, naast een of meer ‘echte’ kassen ook een boek aan te maken die typisch alleen correcties gaat bevatten. Boeken die nog niet benoemd en gebruikt zijn heten vaak zoiets als ‘Kasboek 3’ of ‘BLANCO’ of ‘(ongebruikt)’ . De naam kan dan eenvoudig gewijzigd worden door erop te klikken. Er verschijnt een tekstveld waarin u de naam kunt ingeven. Druk [Enter] in om de naam op te slaan of [Esc] als u de naam (nu) niet wilt wijzigen. Gebruik de groep ‘Bank’ bij voorkeur voor de bankrekeningen die u heeft en de groep ‘Postgiro’ voor postbankrekeningen. Doe maar wat u het beste uitkomt, qua functie zijn ze allemaal gelijk. U kunt de bankboeken ook goed gebruiken voor het bijhouden van creditcard rekeningen, en spaar- of beleggingsrekeningen. Er is in P/F Centraal momenteel maar één inkoop- en verkoopboek aanwezig. Het memoriaal is voorzien, maar daarvoor dient u voorlopig nog de gelijknamige functie te gebruiken in het Hoofdmenu van P/F DOS.
De instellingen of opties. U gebruikt de instellingen om de wijze van invoeren te beïnvloeden. De namen in het grijs zijn nog niet actief of gereserveerd voor toekomstige toepassingen. We nemen de opties hier even door: Herhaal de ingegeven boekings-datum voorkomt dat u elke nieuwe boekingsregel met het datumveld moet beginnen, vooral van belang als de datum voor een reeks van boekingen gelijk blijft. Zet u deze instelling aan dan kunt u toch de datum nog wijzigen. Bedragen zijn inclusief BTW Ctrl+I betekent dat het btwbedrag uit het hoofdbedrag wordt gehaald in die gevallen dat btw berekend moet worden. Zet dus deze optie aan als u vanaf uw boekingsstukken met inclusieve bedragen werkt en uit als dat niet het geval is. Met de toetscombinatie [Ctrl] + [I] kunt u tijdens het invoeren snel tussen beide instellingen wisselen. Wanneer btw-verrekening in uw adminstratie niet of zelden voorkomt, zet dan BTW is altijd nul of niet van toepassing aan. In de regel wordt dan altijd de BTW-code “0” voorgezet en blijft het btw-bedrag altijd nul. Heeft u slechts een enkele omzetrekening nodig in uw administratie dan zorgt de instelling Standaard omzetrekening verkoopboek ervoor dat automatisch in het veld Grbrek de standaard omzetrekening wordt voorgezet, genaamd ‘Netto gefaktureerde omzet’ of ‘Netto omzet op fakturen’.
Wilt u liever de vraag over het maken van een reservekopie, die aan het begin van de eerste sessie gesteld wordt, overslaan, zet dan de instelling Vraag ‘Reservekopie maken?’ overslaan aan. Standaard worden de volgnummers van kas, bank en giroboekingen bij elke nieuwe regel met één verhoogd. Wilt u hetzelfde nummer aanhouden tijdens de hele sessie zet dan Kas, bank en giro niet doornummeren aan. Let wel, u kunt altijd zelf nog het nummer wijzigen. Hetzelfde geldt voor het in- en verkoopboek. Volgnummers zijn hier eigenlijk faktuurnummers. Zet dus de optie In- en verkoopboek niet doornummeren aan als u een reeks regels wilt maken met gelijke volgnummers. Bij het voorgeven van een nieuw volgnummer zoekt P/F Centraal eerst het hele dagboek af om te zien wat het hoogste nummer is en verhoogt dat met één. Dat betekent dus niet dat alle lagere nummers in gebruik zijn. Geeft het programma het volgnummer 03459 dan kan het heel goed zijn dat 01134 of 00660 nog ongebruikt zijn. Het programma waarschuwt als u een nummer ingeeft dat al in gebruik is. Zijn volg- of faktuurnummers van groot belang voor uw adminsitratie en rijst er twijfel over een bepaald nummer, vraag dan snel met [Ctrl]+[D] de module Dagboekrapportage op en maak een uitdraai op volgnummer. Zorg ervoor dat in die module selecties uitstaan zodat alle boekingen worden getoond. Herhaal de laatste omschrijving vult het veld Omschrijving met hetgeen er de vorige keer stond. Dat geldt overigens niet in alle gevallen, maar dat merkt u vanzelf. Aangezien u de voorgeschotelde omschrijving direkt kunt overtypen (of met [Esc] kunt weghalen), is er geen reden om deze optie niet te gebruiken. Herhaal het laatste grootboeknummer is niet echt een gebruikelijke instelling. Echter, komt het in een sessie voor dat het grootboeknummer (“rubrieknummer”) herhaald moet worden, kies dan deze instelling.
Aanvullende functies. De praktijk leert dat er tijdens het invoeren van dagelijkse boekingen behoefte kan zijn om bepaalde gegevens elders in de boekhouding te raadplegen, te wijzigen of aan te vullen. Wilt u snel even tussendoor een klad van het geupdate boekingsjournaal bekijken, kies dan voor Toon boekingsjournaal (klad) of gebruik de toetscombinatie [Ctrl]+[J]. Voor deze functie heeft u Windows’ Kladblok of Notepad nodig dat normaal gesproken in de Windows-map staat. In het overzicht staat de laatste boekingsregel bovenaan en er worden maximaal 500 regels opgenomen, ook als het journaal meer dan 500 regels bevat. Sluit het kladblokvenster eerst voordat u opnieuw deze functie kiest. Een geopend venster wordt niet automatisch ververst. Moet er een nieuwe grootboekrekening aangemaakt worden of een rekeningnaam gewijzigd, kies dan voor het openen van de module Rekeningschema. Wilt u het dagboek controleren waarin u aan het boeken bent, of waarin u wilt gaan boeken, kies dan om de module Dagboekrapportage te openen. U kunt het dagboek zelfs op het scherm open laten staan terwijl u aan het inboeken bent (een computer-setup met twee schermen naast elkaar is hierbij een waar genoegen!)
Om adressen op te zoeken of nieuwe adressen aan te maken klikt u op de functie Adressen- en artikelkaarten. Maak vooral ook gebruik van de mogelijkheid reservekopieën te maken. Meer daarover vindt u op bladzijde 22.
Help De helpfunctie geeft u toegang tot de handleiding voor deze module op het internet (ja, deze handleiding dus.) Heeft u dit stuk gedownload en afgedrukt, kijk dan af en toe even of er een nieuwe versie is gepubliceerd met bijgewerkte informatie. De toelichting bij het gebruik van BTW-codes is van groot belang vooral als u met intracommunitaire leveringen e.d. te maken heeft. De btw-aangifte ontleent zijn correcte werking o.a. aan het juiste gebruik van deze codes. Tijdens het inboeken kunt u dit venstertje altijd oproepen met de toets [F3].
Waar dienen de controle-bedragen voor? De controlebedragen BIJ en AF kunnen u helpen de juiste invoer van een meervoudige boeking te controleren. Het meest voordehand liggende gebruik is het invoeren van bankafschriften, wanneer deze bestaan uit meerdere transacties en er op de afschriften een totaalbedrag BIJ en een totaalbedrag AF is gegeven. Typt u deze beide bedragen in in de controle-velden, dan ziet u tijdens de sessie hoeveel er nog bij- of afgeboekt moet worden. Deze velden zijn dus alleen maar een hulpmiddel tijdens het inboeken van een sessie die uit meerdere regels bestaat, dat is alles. Anders dan in de oude invoermodule in P/F DOS, stopt de invoer niet nadat het ‘Nog weg te boeken’- bedrag nul heeft bereikt. In deze module mag u gerust doorgaan met het ingeven van meer boekingen. Werkt u in het verkoopboek, dan is alleen het controlebedrag BIJ beschikbaar en voor het inkoopboek alleen het controlebedrag AF. Hier nog een voorbeeld om aan te geven hoe deze velden als hulpmiddel gebruikt kunnen worden: Stel dat u een boeking van €175 moet doen en dat deze transactie eigenlijk bestaat uit +€200 en -€25. Typ de 175 in als Controlebedrag BIJ. Voer nu als eerste regel in een ontvangst van 200. Gevolg: het ‘nog weg te boeken bedrag’ herinnert u eraan dat er nu nog 25 moet worden afgeboekt, dat is dus -25 (negatief) BIJ!
Dit is slechts een simpel voorbeeld maar de bedoeling is duidelijk: een bepaald bedrag, zoals een faktuurbedrag, kan men opsplitsen in meerdere boekingen (verschillende inkoop-
categorieën / grootboekrekeningen, transportkosten, kredietbeperking) en daarbij de controlebedragen gebruiken om de einduitkomst te controleren. Nogmaals: de controlebedragen zijn hulpmiddelen en hebben geen invloed op de boekingen zelf.
Laten we beginnen De Invoermodule dagelijkse boekingen is in P/F Centraal ingebouwd vanaf versie 1.2.222, built 22 mei 2006. U kunt dit controleren in het menu ‘Help’, submenu ‘About’. Heeft u een oudere versie, stuur dan een e-mail aan
[email protected] met het verzoek om een update. Vanaf deze paragraaf gaan we ervan uit dat u een of meer accounts in uw accountlijst heeft staan en dat de boekhoudingen zijn opgestart en gereed voor data-ontvangst. Zorg ervoor dat u het tabblad ‘Accountlijst [Esc]’ hebt gekozen. De geldigheid van een boekhouding kan globaal getest worden door: -
het account te selecteren in de accountlijst en daarna op de knop ‘Test’ te klikken
De gegevensinvoer kan nu beginnen door in het menu ‘Invoer’ op ‘Dagelijkse boekingen Ctrl+I’ te klikken. Hetzelfde effect wordt bereikt met de toetscombinatie [Ctrl]+[I]. U mag ook [Enter] indrukken als het gewenste account geselecteerd is of het in de accountlijst het te openen account dubbel aanklikken.
De Invoermodule dagelijkse boekingen opent zich. In de kopregel van het venster ziet u een aantal gegevens van het account staan, als herinnering aan de boekhouding waarin u werkt. Het infokader waarin normaal de naam van het gekozen dagboek staat, is nu nog leeg. Voordat u echter een dagboek gaat openen, is het een goed idee om eerst even de huidige instellingen te controleren. Ga dus naar het menu ‘Instellingen’ en zet naar wens de verschillende opties aan of uit (door ze aan te klikken met de muis.) Het spreekt voor zich dat nu een dagboek gekozen moet worden, of, als u de module op dit moment wilt verlaten, druk dan [Esc] of klik op ‘Exit’. U kunt nu een liquide dagboek kiezen of een handelsdagboek. Het verschil is eerder in deze handleiding uitgelegd op bladzijde 4. Kiest u Kas, Bank of Giro, dan moet daarna voor een van de vijf sub-boeken gekozen worden. Klikt u op een sub-boek waaraan u nog niet eerder een specifieke naam hebt gegeven, dan kunt u dat alsnog doen in dit venstertje. (Let op, de naam kan daarna binnen deze module niet meer gewijzigd worden. Wel in P/F DOS, Service-menu, keuze 5.) De eerste keer dat u hier een dagboek kiest, sinds de opstart van P/F Centraal, krijgt u de vraag voorgelegd of u nu eerst even een backup wilt maken.
Wilt u liever dat deze vraag wordt overgeslagen, zet dan de instelling “Vraag Reservekopie maken?’ overslaan” aan. U kunt alsnog kopieën maken m.b.v. optie onder ‘Functies’. Ze komen doorgenummerd op het Bureaublad te staan (zie plaatje.) Zie voor informatie over het terugzetten van een kopie bladzijde 22.
Voordat we de eerste boeking gaan doen, eerst een paar boekhoudkundige vuistregels op een rijtje zetten. Deze 12 basisprincipes dient u goed te lezen en te onthouden: 1. In de liquide dagboeken komen zowel AF als BIJ-boekingen voor, in het inkoopboek alleen AF en in het verkoopboek alleen BIJ; 2. Een ontvangst of een verkoop is altijd een positief bedrag BIJ; 3. Een teruggave, verleende korting of retournering van een VERKOOP is altijd een negatief bedrag BIJ; 4. Een uitgave, een inkoop of een aanschaf is altijd een positief bedrag AF 5. Een teruggave, verleende korting of retournering van een INKOOP is altijd een negatief bedrag AF. 6. Uitgaande fakturen gaan eerst in het verkoopboek en worden afgeboekt in een van de liquide dagboeken als de klant de faktuur (aan)betaalt. Dit gebeurt niet met AF of BIJ, maar met de toets [+]. 7. Binnenkomende fakturen gaan eerst in het inkoopboek en worden afgeboekt in een van de liquide dagboeken als u de leverancier (aan)betaalt. Dit gebeurt niet met AF of BIJ maar met de toets [-]. 8. De balans is een doorgaande, cumulatieve lijst van bezittingen en schulden. 9. Bezittingen komen links te staan op de balans (debet) en schulden rechts (credit), behalve de rekening Kapitaal want daarop staat het verschil tussen bezittingen en schulden (dus hopenlijk is het Kapitaal een creditbedrag.) 10. De verlies- en winstrekening (V&W of ook wel Resultatenrekening) is een lijst van kosten en inkomsten en is aan het begin van het boekjaar nog helemaal leeg. 11. Kosten komen links de staan op de V&W (debet) en de inkomsten, waaronder de verkopen, rechts (credit). Het verschil tussen beide kolommen is de winst of het verlies. Dit ziet u onderaan de kolommenbalans staan. 12. De jaarafsluiting is het proces aan het einde van het boekjaar waarbij de winst of het verlies naar de balans wordt overgeboekt (bijv. Kapitaal) en de beide kolommen van uitgaven en inkomsten worden leeggemaakt.
Een paar zeer simpele boekingen Een kasuitgave: Stel dat u tijdens een zakenreis bij McDonalds een hamburger heeft gekocht als lunch. De boeking ziet er dan als volgt uit:
Een kasinkomst: Stel dat iemand in uw winkel een produkt koopt waarop hoge btw van toepassing is en deze persoon betaalt contant. Dit is de boeking:
De boekingssessie bestaat nu uit 2 regels:
Zijn beide regels correct dan kunt u deze regels laten doorboeken naar de balans en de dagboeken m.b.v. [F1] of [Alt]+[W] of door op ‘Verwerk alle boekingen’ te klikken. Is er een reden om beide regels weer weg te halen en NIET te verwerken, klik dan op de knop ‘Annuleer alle boekingen’ of [Alt]+[N]. Klikt u op ‘Exit’ dan krijgt u deze keuze voorgelegd (spreekt voor zich):
Is er reden om één van de twee regels te verwijderen, misschien omdat er een fout is gemaakt en u de regel opnieuw wilt doen, klik dan met de muis op het regelschema zodat de achtergrond lichtgroen wordt. U kunt ook de toets [F12] daarvoor gebruiken. Selecteer vervolgens de regel die u wilt verwijderen door in een van de kolommen van die regel te klikken met de muis of door de toets ‘pijl omhoog’ of ‘pijl omlaag’ te gebruiken.
De onderste, zwarte, regel is nu gekozen. Druk op de toets [Delete] om deze regel te verwijderen. Let op: u kunt alleen regels verwijderen als de achtergrond van het regelschema lichtgroen (= actief) is. U ziet nu de bovenstaande waarschuwing verschijnen, vooral van belang bij doorgenummerde volgnummers. Bij de eerstvolgende boekingsregel moet u dus zelf even in de gaten houden wat het volgende volgnummer zou moeten zijn. Is de ononderbroken aaneenschakeling van cumulatieve nummers van belang, zorg er dan zelf voor dat die volgorde niet doorbroken wordt.
Volgorde van de regels in het regelschema Standaard worden de regels getoond op volgorde van invoer. U kunt de regelvolgorde veranderen door de muisaanwijzer op de naam van de kolom te plaatsen en dan te klikken. Wilt u de oorspronkelijke volgorde weer terugzetten, klik dan op de kolomnaam B/A. Wanneer P/F Centraal de regels gaat verwerken, doet-ie dat altijd op basis van volgnummervolgorde, aangenomen dat de volgnummers verschillend zijn.
Een wandeling door de velden Bij elk veld kunt u een helptekst lezen in het toelichtingsvak of door de muiscursor voor enige tijd op dat veld te houden. In de P/F DOS versie kan alleen een regel worden samengesteld door van veld naar veld te gaan. In deze Windows-versie is het mogelijk de muiscursor in een willekeurig veld te plaatsen en door klikken het veld actief te maken. Bent u bijvoorbeeld bij Btwbedrag en u ziet dat de boekingsdatum onjuist is, dan kunt u op dat veld klikken en de datum veranderen. P/F Centraal controleert of alle velden een adequate veldinhoud hebben voordat de vraag ‘Boekingsregel akkoord?’ wordt voorgegeven. Als een invoersessie gestart wordt, begint de invoer van gegevens bij het veld Controlebedrag BIJ of het Controlebedrag AF. Is een sessie aan de gang dan begint de invoer van een nieuwe regel met het datumveld of het volgnummerveld afhankelijk van de instellingen. Controlebedragen AF en BIJ: Het doel en de werking ervan is uitgelegd op bladzijde 7. De toets [Esc] sluit de module, maar als er regels in het regelschema staan, zal gevraagd worden wat daarmee te doen. Het betreffende venster spreekt voor zich. Datum (ddmm): Geef dag en maand het liefst met een voorloopnul indien van toepassing, bijvoorbeeld 0205 voor 2 mei, maar 2305 voor 23 mei. De boekingsdatum wordt daarna in de gebruikelijke vorm weergegeven met als jaar het boekjaar van de huidige administratie. De instelling ‘Herhaal de ingegeven boekingsdatum’ is van toepassing. Dagboeken kunnen worden uitgedraaid op datum met de optie om boekingen met dezelfde datum te klusteren. Volgnr: Dit kan een willekeurig nummer zijn in de liquide dagboeken of een uniek faktuurnummer in de handelsdagboeken. Gelijke nummers kunnen gebruikt worden als daartoe de
betreffende instellingen zijn aangezet (‘Kas, bank en giro niet doornummeren’ en ‘In- en verkoopboek niet doornummeren’) of wanneer deze geforceerd worden ingetypt door een voorgegeven nummer te wijzigen. Volgnummers zijn belangrijk voor het identificeren van een boeking. Dagboeken kunnen worden uitgedraaid op volgnummer met de optie om boekingen met hetzelfde volgnummer te klusteren. Hoe nieuwe volgnummers door het programma worden bepaald, leest u op bladzijde 6. Adrcd: Dit veld gebruikt u wanneer de transactie die u aan het ingeven bent, aan een bepaalde klant dan wel aan een bepaalde leverancier moet worden gekoppeld. In de liquide dagboeken (dus kas, bank en giro) dient te worden aangegeven met een 1 (één) dat het om een klant (debiteur) gaat, met 2 dat het om een leverancier (krediteur) gaat. Is dit veld in ‘opzoekmodus’ dan wordt dat visueel aangegeven met een kadertje:
In het verkoopboek wordt altijd aangenomen dat de adrescode een klant betreft, in het inkoopboek wordt dit veld automatisch gekoppeld aan de krediteurenadressen. Wanneer de vijf-digit adrescode onbekend is, geef dan een (zo uniek mogelijk) deel van de naam van de klant of leverancier in en druk op [Enter]. Omgekeerd, wilt u zoveel mogelijk adressen zien in de lijst, type dan enkel een ‘E’ in of zo. Is het veld leeg, dan neemt het programma aan dat u geen adrescode wilt ingeven. Gaat het hier om een transactie voor een nieuwe klant of een nieuwe leverancier en diens adres is nog niet opgenomen in de adressenkaartenbak, doe dan als volgt. -
Kies in het menu ‘Functies’ voor ‘Adressen- en artikelkaarten’ of gebruik [Ctrl]+[F5].
-
-
De Adressen en artikelen-module opent zich en beide modules rangschikken zichzelf op het scherm. Klik op de knop ‘Adreskaarten’. De situatie is nu zoals in het plaatje wordt getoond. Selecteer de kaartenbak voor klanten of voor leveranciers en breng het nieuwe adres in (raadpleeg de handleiding bij de adressenmodule.) Sla het adres op; de adressen worden automatisch gesorteerd en zijn nu beschikbaar in de invoermodule. Dubbelklik op het veld Adrcd (invoermodule) en vul de adrescode in of, als u die niet kent, een (zo) uniek (mogelijk) deel van de nieuwe naam. In het laatste geval kan de nieuwe klant of leverancier gekozen worden in de lijst. U kunt de adreskaartenmodule open laten staan als u wilt of ‘Sluiten’.
Omschrijving: Is een klant of leverancier gekozen, dan verschijnt in dit veld automatisch een deel van diens naam. U kunt die overnemen of met iets anders overtypen. Is deze boeking niet verbonden aan een klant of leverancier, vul dan zelf een toepasselijke omschrijving in. Let op: Omschrijvingen die de transactiesoort aangeven zijn af te raden omdat straks een toepasselijke grootboekrekening gekozen moet worden die dat aspect van de boeking dekt. Voorbeeld: geeft u als omschrijving ‘DRUKKOSTEN’ in en u kiest later de grootboekrekening ‘Drukkosten’ dan is dat dubbelop. Kies dan liever de aard van het drukwerk (bijv. ‘ZOMERFOLDER’) ; het verhoogt ook de inzichtelijkheid van grootboekkaarten. Een specifiek gebruik van dit veld wordt gemaakt als u een faktuur wilt afboeken die niet via een adrescode gekoppeld is aan een bepaalde klant of leverancier. Zie hiervoor de opmerking bij het veld B/A en de paragraaf ‘Het afboeken van tegenfakturen’, blz. 17. Bedrag incl / excl: In dit veld wordt het hoofdbedrag van deze transactie ingegeven. Is dit een boeking waarin BTW een rol speelt, dan kunt u het bedrag inclusief ingeven of exclusief. Met de toesten [Ctrl]+[I] kunt u tussen beide afwisselen. U kunt hetzelfde bereiken door in het menu ‘Instellingen’ de optie ‘Bedragen zijn inclusief BTW’ aan of uit te zetten. Een specifiek gebruik van dit veld wordt gemaakt tijdens de procedure voor het afboeken van tegenfakturen als er sprake is van een restantbedrag. Zie hiervoor de opmerking bij het veld B/A en de paragraaf ‘Het afboeken van tegenfakturen’ op bladzijde 17. Val: Dit is het veld voor valutacode, standaard “---“ of “EUR”. Het is niet operationeel in deze versie, maar kan in de toekomst gebruikt gaan worden. B/A: Dit is het BIJ en AF veld. In het in- en verkoopboek wordt dit veld automatisch ingevuld met resp. AF en BIJ. In de liquide dagboeken heeft u een keuze. Voor BIJ kunt u de toets [B] of [1] (één) gebruiken. AF geeft u in met [A] of [2]. Moet een faktuur afgeboekt worden, kies dan [+] voor het afboeken van een klantenfaktuur (dus uw klant betaalt een nota die u hem gezonden heeft) en [-] voor een leveranciersfaktuur. Deze procedure wordt uitgebreid beschreven in de paragraaf ‘Het afboeken van een tegenfaktuur’ op bladzijde 17. Belangrijk: u moet beslist de 12 vuistregels op bladzijde 9 lezen voordat u het veld B/A voor het eerst gebruikt (ja, ja, het is werkelijk belangrijk!) Btw: Hier dient u een btw-code 0 t/m 9 op te geven. De standaardwaarde is 0. De codes 1, 2, 3, 4 en 5 kunnen een percentage aan zich gekoppeld hebben. Maar percentage of niet, elke code heeft zijn eigen betekenis vooral voor de btw-aangifte en het correcte gebruik is dus van groot belang. Het helpvenster gekoppeld aan dit veld roept u op door [F3] – zie ook bladzijde 7. De instelling bij dit veld is ‘BTW is altijd 0 of niet van toepassing.’ Zie voor meer informatie bladzijde 5.
Btwbedrag: Uiteraard zal dit veld het btw-bedrag bevatten afhankelijk van het feit of de ingegeven btw-code een percentage aan zich heeft gekoppeld dat groter is dan nul. Drie dingen dient u even in de gaten te houden: -
-
Wisselt u tijdens de invoer af tussen ‘Bedrag incl’ en ‘Bedrag excl’ dan kan het zijn dat het bedragveld opnieuw actief wordt gemaakt om het exclusieve bedrag en het btw-bedrag opnieuw uit te rekenen. Het programma probeert het oorspronkelijke bedrag te onthouden, maar u dient dat zelf nog even te controleren. Een goede hulp daarbij is de kolom ‘Totaal’ in het regelschema als de regel daar eenmaal in staat. Een btw-bedrag mag worden veranderd, maar doe dat alleen als daar een goede reden toe bestaat. Wilt u een regel maken met alleen een btw-bedrag, zorg dan dat het hoofdbedrag nul is en dat u een btw-code kiest met een aangekoppeld percentage groter dan nul. Waarschuwing: een regel met alleen een btw-bedrag mag NOOIT in de Korrektie-modules van P/F DOS worden gekorrigeerd of verwijderd. Dat leidt onherroepelijk tot een fout in de balans.
Proj.nr: Projektnummers maken het mogelijk transacties ook naar een kostenplaats door te boeken i.p.v. alleen naar een grootboekrekening. Een projektnummer is gekoppeld aan de klant en bestaat uit diens adrescode en een volgnummer. In de versie 1.2.222 is het gebruik van projektnummers nog niet actief. Is dat nummer dringend vereist dan kan nog steeds de P/F DOS dagboekinvoer gebruikt worden. Deze blijft tot nader order 100% compatibel. Grbrek: Elke transactie moet gekoppeld zijn aan een grootboekrekening. Deze wordt geidentificeerd door een 6-cijferig rubrieknummer. Afhankelijk van de soort transactie kiest u voor een balansrekening of een V&W-rekening. Het onderscheid is niet in de grootboeknamenlijst te zien, maar wel in het Rekeningschema dat u op elk moment kunt oproepen met [Ctrl]+[R]. Doe dit (ook) wanneer u een nieuwe grootboekrekening wilt bijmaken. Raadpleeg de handleiding bij het Rekeningschema voor gebruiksaanwijzingen. Weet u het rubrieknummer uit uw hoofd, typ dan het nummer in, waarbij eventuele voorloopnullen genegeerd mogen worden. Dus ‘4402’ zal automatisch ‘004402’ worden, aangenomen dat dit nummer bestaat. Weet u het rubrieknummer niet, typ dan een relevant deel van de grootboeknaam in. ‘OMZET’ bijvoorbeeld geeft een lijst van alle grootboekrekeningen waarin dat zoekargument voorkomt (zie afbeelding.)
Kies de gewenste grootboekrekening met [Enter] of verlaat het venstertje zonder een keuze te maken met [BckSp] of [Esc].
Typt u een deel van de naam in dat volstrekt uniek is, dan wordt de betreffende grootboekrekening vanzelf gekozen zonder dat de grootboeknamenlijst zich opent. In bovenstaand plaatje zou KRAAM onmiddellijk leiden tot de keuze van Grbrek 0008004. Belangrijk: Een regel kan alleen voltooid worden en toegevoegd aan het regeloverzicht als het veld Grbrek met [Enter] wordt verlaten of automatisch juist wordt ingevuld. Gebruik alleen [Tab] wanneer u vanaf het veld naar het regeloverzicht (en vervolgens andere schermelementen) wilt gaan. De instelling ‘Herhaal het laatste grootboeknummer’ kan bij dit veld gebruikt worden (maar wordt niet echt aangeraden.)
Saldo was, saldo wordt: Na de keuze van de grootboekrekening verschijnt in de rechter bovenhoek het ‘Saldo was – Saldo wordt’-vakje met het oude en (een vooruitblik op het) nieuwe saldo voor de betreffende grootboekrekening. Let wel: de saldowijziging is gelijk aan het hoofdbedrag van de regel zonder de BTW; het btw-bedrag gaat naar een vaste btwrekening en wordt niet getoond. Gebruik deze mogelijkheid om te zien of uw AF of BIJ keuze wel juist is geweest, wanneer u in een liquide dagboek aan het werken bent. Boekingsregel akkoord? (J/N): Deze vraag verschijnt alleen als de boekingsregel compleet is. U mag antwoorden met [J] of [N], maar [Enter] is ook toegestaan. Keurt u de regel per vergissing goed, dan kunt u deze direkt weer uit het regelschema verwijderen. Klik daartoe op de regel (moet zwart zijn) en druk dan de toets [Delete] in. U kunt nu de volgende regel gaan ingeven of de sessie beëindigen. Zie daarvoor ook bladzijde 3. – Oh wacht, er is nog één veld onbesproken gebleven, de toelichting. Toelichting: Bij elke regel in het regeloverzicht mag u een korte toelichting geven. Doe dat in principe alleen als dat echt nodig is. Het werkt zo. Zorg ervoor dat het regelschema actief is door erop te klikken of door [F12] te gebruiken. Staat er meer dan één regel in het overzicht dan ziet u de achtergrondkleur veranderen in lichtgroen. Met de navigatietoetsen (pijltjes-toetsen) kunt u nu door de regels heenbladeren. Of u kunt op een bepaalde regel klikken om deze te kiezen. Let op: een gekozen regel heeft
altijd een zwarte achtergrond met witte letters. (Is er maar één regel, klik dan op deze regel om die te kiezen.) Is de juiste regel gekozen, klik dan op het veld ‘Toelichting’ (klik achter dit woord) zodat dit veld een lichtgroene achtergrondkleur heeft. Typ de gewenste toelichting in en herhaal dezelfde procedure voor andere regels die een toelichting behoeven. De toelichting hoeft niet apart “geënterd” of “gesaved” te worden en kan op elk moment nog gewijzigd worden totdat de regels in het regelschema worden doorgboekt met [F1], [Alt]+[W] of door op de knop ‘Verwerk alle boekingen’ te klikken.
De regelverwerking Van de regelverwerking merkt u verder niets en dit duurt slechts één tot twee seconden of zo. Toch is het misschien goed te weten wat er achter de schermen gebeurt. In de eerste plaats sorteert P/F Centraal de regels op Volgnr. Vervolgens wordt elke regel apart verwerkt, d.w.z. in het boekingsjournaal gezet, in het dagboek geplaatst, de grootboekrekening wordt bijgewerkt, de btw uitgesplitst en weggeschreven, afgeboekte fakturen worden daadwerkelijk afgeboekt en het saldo van de bijbehorende grootboekrekeningen aangepast, etc. Dat zijn tientallen handelingen in evenzovele bestanden. Overbodig te zeggen dat dit een kritische operatie is. Mocht er iets fout gaan tijdens deze procedure dan zal de balans uit evenwicht zijn en u krijgt daarover direkt een waarschuwing. Is dat het geval dan dient u terug te vallen op de laatst gemaakte reservekopie. (Komt het regelmatig voor dat de verwerking mislukt, stuur ons dan een a.u.b. direkt e-mail) Hoe een reservekopie teruggezet kan worden ,leest u op pagina 22.
Ietwat ingewikkelde(r) boekingen Kruisposten: Wanneer u een bedrag wilt overhevelen van het ene dagboek naar het andere, dan zijn daar twee manieren voor: 1. Maak in het dagboek waar het geld uitgaat een AF-boeking en (in een aparte sessie) in het dagboek waarin het bedrag terechtkomt een BIJ-boeking. In beide boekingen gebruikt u de tussenrekening Kruisposten, die per saldo gelijk is gebleven na beide transacties. 2. Maak een speciaal kasboek aan met de naam Transitoria en gebruik dit dagboek voor alle transacties waar een bedrag tijdelijk ‘geparkeerd’ moet worden; een grootboekrekening Kruisposten kan alsnog nodig zijn, zoals in punt 1 beschreven.
Creditnota: Heeft u de 12 vuistregels voor boekhouden op bladzijde 9 niet gelezen, doe dat dan a.u.b. alsnog; dit is erg belangrijk voor het juiste gebruik van P/F Centraal vanaf ‘day one’. Maak een creditnota of retourfaktuur in principe op dezelfde manier als een gewone nota of faktuur, maar dan met een negatief bedrag. M.a.w. een klant blijft een klant ook als u hem geld verschuldigd bent vanwege een retourzending. Boekhoudkundig spreken we dan van een negatieve verkoop. Hetzelfde geldt voor een leverancier aan wie u bijvoorbeeld goederen heeft teruggezonden; u kunt dat boeken als een negatieve inkoop. Het valt ook
zeer te overwegen om verleende kortingen aan klanten als negatieve verkoop te beschouwen en omgekeerd een verkregen korting van uw leverancier als negatieve inkoop. Heeft u echter speciale grootboekrekeningen voor dit soort kortingen (en kredietbeperkingen e.d.) en de rubrieknummers van deze rekeningen zijn opgenomen in de instellingen van de BTW-aangifte in P/F DOS, dan zijn minbedragen niet nodig. U kunt dan boekingen maken als ‘positief AF’ (klantkorting) en ‘positief BIJ’ (leverancierskorting.) Maak dit de standaardprocedure als u zeer veel met kortingen te maken heeft.
Voorschotten: Het mag u misschien vreemd in de oren klinken, maar een vooruitbetaling die u ontvangt moet in veel gevallen als een schuld worden geboekt op de Balans. Aan de ontvangst (of de betaling) van een voorschot zijn namelijk meestal condities verbonden; het kan theoretisch voorkomen dat u het geld weer terug moet geven (of terug gaat ontvangen) als de condities dat gebieden, zoals annulering of i.d. Op het moment dat de condities vervallen, het project is opgeleverd en goedgekeurd, kan de faktuur verzonden worden en deze gaat dan voor het totaalbedrag naar een omzetrekening, dus naar de V&W. De klant zal het faktuurbedrag betalen minus het voorschot. Bij de afboeking van de faktuur moet u dus het voorschotbedrag op de balans terugboeken naar een liquide dagboek (bij voorkeur ‘Transitoria’) om het gereed te hebben voor gebruik als bedrag om het restant van de faktuur af te boeken. Het resultaat is nu, dat: -
het voorschotbedrag is in zijn hoedanigheid van schuld verdwenen het projekt of de order is voor 100% gefaktureerd de faktuur is afgeboekt deels door het restant dat de klant betaalt en deels door het teruggeboekte voorschot.
Tot slot: In het kader van deze handleiding kunnen wij helaas geen complete boekhoudcursus aanbieden. Besluiten we deze paragraaf met te zeggen dat ook het Memoriaal en de zogenaamde (voorafgaande) journaalposten een belangrijke rol spelen in het boeken van niet-alledaagse transacties. Het Memoriaal of Diverse Postenboek is voorlopig nog te vinden in de P/F DOS versie, Hoofdmenu Grootboek à Diverse Postenboek. Deze functie zal in de toekomst in P/F Centraal geïntegreerd worden. Een ander hulpmiddel met name voor het korrigeren van boekingen, is de Korrektiemodule in P/F DOS die ook spoedig naar P/F Centraal zal worden overgeheveld.
Het afboeken van tegenfakturen De standaard wijze van boekhouden is de handelsboekhouding waarin inkomende en uitgaande fakturen aan de orde van de dag zijn. Dit geldt natuurlijk met name voor bedrijven die goederen of diensten leveren op de vrije handelsmarkt. Voor hen is onderstaande paragraaf bedoeld. Betreft uw administratie een vereniging of organisatie niet geassocieerd met de vrije handelsmarkt, dan zal deze administratie in veel gevallen een simpele cash-boekhouding zijn. Dat betekent dat het overgrote deel van de transacties in de liquide dagboeken verwerkt kunnen worden, vanaf het registreren van subsidie-inkomsten tot de kosten besteed aan huisvesting en projekten, e.d. In deze gevallen is onderstaande paragraaf van minder belang.
Fakturen die d.m.v. boekingsregels in de handelsdagboeken in het in- en verkoopboek zijn terechtgekomen, staan in eerste instantie open en worden op een bepaald moment betaald of ontvangen. Dat kan in één of meerdere stappen gebeuren. We spreken dan van aanbetalingen. Gebruik altijd de module ‘Dagboekrapportage’ [Ctrl]+[D] om inzicht te krijgen in de fakturen. Selecteer VERKOOPBOEK of INKOOPBOEK en gebruik eventueel de beschikbare opties. Standaard is gekozen voor het tonen van alleen de Openstaande fakturen, dus nota’s die niet geheel of nog helemaal niet zijn voldaan. De dagboek verschijnt in een venster dat tijdens het afboeken van fakturen in de module ‘Invoer dagelijkse boekingen’ kan blijven openstaan. Heeft u de beschikking over 2 computerschermen naast elkaar, dan merkt u vooral nu hoe handig dat is! Let op: het is geenszins noodzakelijk om het dagboek te hebben openstaan, het afboeken kan ook zonder gebeuren! Fakturen in de handelsdagboeken zijn al of niet gekoppeld aan een klant of leverancier via de adrescode. Niet gekoppelde fakturen vertonen vijf streepjes in dat veld, andere hebben een naam of nummer. Beide soorten fakturen kunnen worden af- of tegengeboekt. Hier een stukje uit het verkoopboek:
U ziet, alleen de faktuur van DE VOSSELAAR is niet gekoppeld aan een klant in de adressenkaartenbak en de klant kan alleen geidentificeerd worden aan de omschrijving. U begrijpt dat het gebruik van adrescodes van harte wordt aanbevolen (zie bladzijde 11 e.v.) We laten u nu zien hoe gemakkelijk het is om een betaling-op-faktuur in P/F Centraal te boeken. Laten we de eerste faktuur nemen (00001) en laten we zeggen dat deze via een bankrekening werd betaald. Hier volgt de boeking:
-
Kies een bankboek en vul datum en volgnummer in; Stop bij het veld ‘Adrcd’; Typ [1] (één) in omdat het hier om een klant gaat. Het veld krijgt een kadertje; Type BLIJS in en [Enter] - de naam van de klant verschijnt als omschrijving; Vul 18000 in in het veld ‘Bedrag’ (in- of exclusief maakt niet uit); In het veld ‘B/A’ drukt u de [+]-toets in. Het volgende gebeurt:
In de lijst van verkoopfakturen ziet u alle openstaande fakturen van BLIJSWIJK staan, die van 18.000 bovenaan. Saldo’03 betekent dat deze faktuur werd overgeheveld van een vorig boekjaar. We zouden deze faktuur nu simpelweg kunnen afboeken door op dit punt [Enter] in te drukken. Maar wacht even, laten we het ietsje anders doen. -
Druk [BckSp] in om terug te gaan naar het veld ‘Bedrag’; Gebruik [Esc] om het veld leeg te maken en druk [Enter] in; Druk [+] in in het veld ‘B/A’ om de lijst van verkoopfakturen op te roepen; Druk nu [Enter] met de eerste faktuur gekozen en de boeking wordt voltooid. P/F Centraal heeft een vaste grootboekrekening voor de afboeking, in dit geval genaamd ‘Ontvangen debiteuren’.
U ziet: het is niet echt nodig om een bedrag in te vullen wanneer u weet dat een bepaalde faktuur volledig is voldaan; bij deelbetalingen moet u natuurlijk wel het bedrag opgeven. Deelbetaling: Er staan nu nog 2 fakturen van BLIJSWIJK open. Stel dat hij nu per bank 3225,98 betaalt. Hier is wat u doet:
-
Vul in het bankboek de datum en het volgnummer in; Typ [1] (één) in in het veld ‘Adrcd’ en daarna B + [Enter]; Er zijn meerdere klanten met een ‘B’ in hun naam, dus een selectievenster verschijnt; Kies de klant Ferdinand Blijswijk; In het bedragveld vult u in: 3225,98 + [Enter] Druk [+] in in het veld ‘B/A’ – De lijst van verkoopfakturen opent zich en de eerste openstaande faktuur (01-03-04, 13.225,98) is voorgeselecteerd; Druk [Enter] in en zie wat er gebeurt.
Betaling op meerder fakturen: De klant heeft nu nog in totaal voor 11.807,25 aan fakturen openstaan. Dit bedrag, voor 2 verschillende fakturen dus, wordt als één bedrag per bank ontvangen. Met de volgende boekingsregel(s) gaan we dat administreren: -
Start de volgende boekingsregel, gebruik BLIJS als adrescode en stop bij het veld ‘Bedrag’; Vul nu als bedrag 11807,25 in en druk op [Enter]; Druk [+] in wanneer de cursor in het veld ‘B/A’ staat; Kies in de fakturenlijst de faktur die momenteel nog voor 10.000 openstaat; Druk [Enter] in om deze faktuur voor het openstaande bedrag af te boeken; U krijgt nu een melding dat de openstaande 10.000 is afgeboekt en dat er nog 1.807,25 openstaat. Klik op [OK] of druk [Enter] in; Let nu op de boekingsregel waar het restantbedrag alvast is voorgezet:
Let ook op de toelichting ‘Dit is het RESTANT-BEDRAG van de voorgaande tegenfaktuurafboeking. Vul 0 in om te verwijderen.’ (M.a.w. als u om wat voor reden dit restantbedrag niet verder wilt gebruiken, wijzig het dan in 0.) Om nu de laatste faktuur van Blijswijk af te boeken, volstaat het wederom in het veld ‘B/A’ [+] in te vullen. Kies de juiste faktuur en druk [Enter] in. In een boekingssessie van 4 regels zijn nu alle fakturen van Blijswijk afgeboekt.
Tip: Aangezien een overblijvend restantbedrag ongebruikt kan blijven, is het heel goed mogelijk om een geschat bedrag in te geven wanneer u weet dat een klant met een betaling al zijn openstaande fakturen heeft voldaan. In bovenstaand geval was de totale openstaande som 33.033,23. Hadden we in de eerste boeking grofweg 35.000 ingevuld en vervolgens de 3 fakturen m.b.v. de restantbedragen stuk voor stuk afgeboekt, dan was er uiteindelijk een restant overgebleven van 1966.77. Dit hadden we vervolgens op nul kunnen zetten en dus ongebruikt laten. Alleen de bedragen in het regeloverzicht zijn maatgevend voor de verwerking!
Faktuur afboeken door alleen een bedrag op te geven: Verreweg de snelste manier om een tegenfaktuur af te boeken is het enkel ingeven van het bedrag en daar na [+] of [-] te gebruiken in het veld ‘B/A’. Dit bedrag mag zijn: het faktuurbedrag, het openstaande bedrag of het reeds aanbetaalde bedrag. P/F Centraal zal alle openstaande inkoop- dan wel verkoopfakturen laten zien waarin dat bedrag voorkomt. Als u vervolgens de gezochte faktuur selecteert en met [Enter] kiest, dan worden adrescode en omschrijving (en de rest van de boekingsregel) automatisch ingevuld.
Faktuur zonder adrescode: Laten we nu bekijken hoe een faktuur wordt afgeboekt die geen adrescode heeft. In het verkoopboek staat een faktuur open van DE VOSSELAAR voor 365,64. Doe het volgende: -
-
Start een nieuwe boekingsregel en vul datum en volgnummer in; Druk [Enter] in als u op het veld ‘Adrcd’ bent zodat er vijf streepjes komen te staan; In het veld ‘Omschrijving’ kunt u ‘VOSSELAAR’ intypen, maar stel dat we de spelling van de naam niet precies weten, dan volstaan we met ‘DE’ + [Enter] Zonder adrescode ‘weet’ P/F Centraal niet of we met een klant of leverancier te maken hebben. Drukt u in het veld ‘B/A’ nu [+] in dan zal het programma de verkoopfakturen openen; kiest u [-] dan inkoopfakturen. Druk dus [+] in; De omschrijving ‘DE’ veroorzaakt dat alle fakturen waarin een ‘DE’ voorkomt in de
-
omschrijving nu in de lijst getoond worden; Navigeer naar faktuur 01131 onderaan en druk [Enter] in.
-
Zie hoe het programma nu de omschrijving uit de faktuur overneemt voor de boekingsregel:
Het afboeken van tegenfakturen is zo eenvoudig en gaat zo snel en intuïtief dat men wellicht af en toe te snel gaat en fouten maakt. Onthoudt dan, dat de regels in het regeloverzicht op elk moment geannuleerd kunnen worden, waarna de fakturen weer in hun oude staat worden teruggebracht. Niets aan de hand dus, totdat u de regels gaat verwerken uiteraard. Creditnota: Heeft u een klant een creditnota gezonden, dan heeft u deze hopenlijk als een negatieve verkoop geboekt (zie pag. 9 als u geen idee heeft wat dat betekent!) en zal de betreffende faktuur een negatief bedrag vertonen in de fakturenlijst. Om deze af te boeken,
dient u dus ook een negatief bedrag in te geven en vervolgens, zoals altijd in het geval van ontvangen fakturen de plustoets [+] gebruiken.
Leveranciersfakturen: Alles wat hierboven is uitgelegd over klantenfakturen, gaat ook op voor leveranciersfakturen. Het enige verschil is dat u in het veld ‘B/A’ de mintoets moet gebruiken: [-]. Daarmee geeft u aan dat het gaat om fakturen die u heeft betaald.
Een reservekopie maken en terugzetten Allereerst: het is gemakkelijker dan ooit om in luttele seconden complete backups te maken van de administraties in P/F Centraal, maak daar dus naar hartelust gebruik van. Op 4 plaatsen in het programma is de kopie-functie voorzien: 1. Hoofdmodule à Bewerkingen à Bureaublad-kopie (“Backup”) Ctrl+C 2. Het knopje
onderaan op het tabblad ‘Accountlijst’
3. De knop
op het tabblad ‘Bestandsbeheer’
4. Invoermodule à Functies à
Reservekopieën komen standaard op het Bureaublad te staan en de foldernaam is gelijk aan de dossiernaam zoals die getoond wordt in de accountlijst, voorafgegeaan door ‘Kopie n’. Let op: normaal gesproken geeft het hoogste nummer de meest recente kopie aan (zoals hiernaast getoond), maar niet altijd. Als we in dit voorbeeld de kopieën 1 en 2 in de prullenbak zouden gooien, terwijl kopie 3 en 4 blijven staan, dan zal de eerstvolgende kopie weer Kopie 1 (één) heten. Bestaat er twijfel over welke backup de meest recente is, vraag dan de eigenschappen op van de folders en vergelijk de datums en tijden. Virus-protectie: Heeft u anti-virus software geïnstalleerd op uw computer dan kan het zijn dat deze het maken van een kopie signaleert en u daarvoor waarschuwt. Hier een voorbeeld van McAfee Software: In dit geval mag u gerust klikken op ‘Allow entire script this time’ (“Uitvoeren van de kopieerfunctie voor deze keer toestaan”). Kiezen voor ‘Continue what I was doing’ mag ook, maar de kans is dat deze optie bij elke kopie opnieuw opduikt.
Uw beveiligingssoftware kan er anders uitzien en een andere mededeling geven. Raadpleeg de handleiding bij uw software als u er niet uitkomt.
!
Kopie terugzetten: U moet onverwijld een kopie terugzetten wanneer na het verwerken van een boekingssessie onmiddellijk een melding verschijnt die zegt dat de balans uit evenwicht is; de waarschuwing toont u het bedrag van het verschil. Verder kunt u zelf bepalen wanneer het beter is om met een kopie te herbeginnen dan door te gaan, bijvoorbeeld wanneer u het gevoel heeft dat u (sorry voor de uitdrukking) “een beetje heeft liggen knoeien.” Mocht de balans voortdurend uit balans raken na een boekingssessie, e-mail ons dan de kopiemap (eerst ZIPPEN!) met de uitleg wat u probeerde te boeken. Voor ons is het van het grootste belang deze module zo snel mogelijk 100% stabiel te krijgen. Het terugzetten van de kopie gebeurt in Windows m.b.v. de Verkenner en basisfuncties als verplaatsen, verwijderen e.d. Bent u daarin niet ervaren, raadpleeg dan eerst uw Windows Helpbestanden of vraag iemand om u te helpen. 1. Zorg dat de hoofdmodule openstaat en kies het tabblad ‘Accountlijst [Esc]’; 2. Stel vast wat de dossiernaam (mapnaam) is van deze administratie, bijv. PFAD2004; 3. Stel de locatie vast van die map op uw computer; gebruik daartoe de padnaaminformatie die bovenaan in de hoofdmodule staat, boven de accountlijst; 4. Bepaal op uw Bureaublad waar de kopie staat die u terug wilt zetten; 5. Gebruik de Windows Verkenner om de map te vinden (en te openen) waarin de boekhouding staat, bijvoorbeeld PFAD2004 staat in c:\pfserver\myadmin;
6. Kopieer de juiste reservekopie vanaf het Bureaublad naar de zojuist geopende map; 7. Wijzig de naam PFAD2004 in PFAD2004.OUD (selecteer de map en druk [F2] in); 8. Wijzig de naam van de kopie zodanig dat alleen PFAD2004 overblijft (dus het ‘Kopie n’-deel eraf halen); 9. Het terugzetten is voltooid. Als na heropening van dit account alles goed blijkt te werken en te kloppen dan mag bij de eerstvolgende gelegenheid de map PFAD2004.OUD worden weggegooid. Gebruik de Test-knop op het tabblad ‘Accountlijst’ om te zien of alles ok is. 10. Had u nieuwe adressen toegevoegd tijdens de laatste sessie, dan zult u deze opnieuw moeten invoeren als ze niet in de kopie staan. Check de adreskaarten.
Alleen voor gevorderden Weet u zeker dat er alleen boekingen zijn misgegaan in de boekhouding, dan mag u enkel de map PRODATA vanuit de reservekopie kopiëren naar de originele map waarin de boekhouding staat, dus bijv. c:\pfserver\myadmin\pfad2004\prodata. Aangezien de (nieuwe) adressen in FAKDATA staan en deze niet gekopieerd wordt, hoeft u die niet opnieuw in te typen. Heeft u met Faktura-4 in DOS fakturen aangemaakt die werden opgeslagen in de map DOCDATA\FAKTUREN, dan dient u ook deze map terug te kopiëren vanuit de reservekopie.
Lijst van paragrafen Inleiding (1) Belangrijk: leer vanaf het het begin de juiste bedieningswijze aan (2) Het concept van de gebufferde invoer (3) Meer beveiligingen(3) Wat bepaalt de omvang van een sessie? (3) Het doel van deze module (4) Twee hoofdsoorten dagboeken (4) Liquide dagboeken, vijftien al met al (5) De instellingen of opties (5) Aanvullende functies (6) Help (7) Waar dienen de controlebedragen voor? (7) Laten we beginnen (8) De 12 boekhoudkundige vuistregels (9) Een paar simpele boekingen (9) Volgorde van de regels in het regelschema (10) Een wandeling door de velden (Datum, Volgnr, Adrcd, Omschrijving, etc.) (11 - 14) Saldo was – saldo wordt (14) Boekingsregel akkoord (J/N)? (15) De regelverwerking (15) Ietwat ingewikkelde(r) boekingen (Kruisposten, creditnota’s, voorschotten) (16) Het afboeken van tegenfakturen (17 - 21) Deelbetaling (19) Een betaling, meerdere fakturen (19) Restant afboeken (20) Faktuur afboeken door alleen een bedrag op te geven (21) Faktuur zonder adrescode (21) Creditnota (21) Een reservekopie maken en terugzetten (22 - 23)
Alle rechten voorbehouden, René Damen voor Global Topics Media Casco, Maine USA 22 mei 2006
