december 2012

Circulaire Aan

Afdeling

Producentenorganisaties

MO-Productschappen Unit GMO groenten en fruit

Van

Telefoonnummer

Albert Wassink

079 347 05 30 Volgnummer

GMO-015 2012 Onderwerp:

Totaal aantal pagina’s

Jaarafsluiting 2012

43

Zoetermeer d.d.

20 december 2012

Jaarafsluiting 2012

Geachte heer, mevrouw,

Artikel 69 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 schrijft voor dat de aanvragen voor de financiële steun uiterlijk op 15 februari volgend op het jaar waarop het betrekking heeft, moeten worden ingediend. Daarnaast bepaalt artikel 96 van genoemde verordening dat er gelijktijdig met deze aanvraag tot betaling van financiële steun een inhoudelijke rapportage moet worden ingediend. Dit houdt in dat de jaardeclaraties en de inhoudelijke rapportages 2012 uiterlijk op vrijdag 15 februari 2012 om 17:00 uur in tweevoud (inclusief bijlagen) bij 1

de MO-Productschappen, Unit GMO groenten en fruit (PT) binnen dienen te zijn . Naast een schriftelijke indiening dienen de aanvraag en bijbehorende bijlagen ook elektronisch te worden indiend. Voor zover onderdelen van deze indiening niet middels de door het PT beschikbaar gestelde webapplicatie (GMO Connection) kunnen worden gedaan, dient deze elektronische indiening per e-mail ([email protected]) te worden verricht. Ook de detailstaat betalingen en afschrijvingen moet elektronisch worden ingediend.

1

MO-productschappen is de medebewindorganisatie voor de uitvoering van regelingen namens Hoofdproductschap

Akkerbouw, Productschap Pluimvee en Eieren, Productschap Tuinbouw, Productschap Vee en Vlees, Productschap Vis en Productschap Zuivel.

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

2 / 43

20 december 2012

Door middel van deze circulaire wil het PT u informeren over de in te dienen aanvragen en rapportages.Deze circulaire bestaat uit de volgende 3 delen: 

Deel A

Jaardeclaraties 2012



Deel B

Inhoudelijk jaarverslag 2012



Deel C

Overige zaken

DEEL A JAARDECLARATIES 2012 De jaardeclaratie 2012 bestaat uit de volgende onderdelen: 

De aanvraag zelf. Zie hiervoor onderdeel 1 van dit deel van deze circulaire.



Een aantal bewijsstukken. Zie hiervoor onderdeel 2 van dit deel van deze circulaire.



Een financiële rapportage. Zie hiervoor onderdeel 3 van dit deel van deze circulaire.



Een rapportage over de bijdragen aan en het beheer van het actiefonds. Zie hiervoor onderdeel 4 van dit deel van deze circulaire.

Onderdeel 1: Aanvraag In de rechtsgeldig ondertekende steunaanvraag dient duidelijk te worden aangegeven hoeveel steun er wordt aangevraagd. Daarbij dient rekening te worden gehouden met eventueel ontvangen voorschotten of gedeeltelijke betalingen. Het maximum steunbedrag is het bij beschikking 2012 toegezegde steunbedrag, het bij beschikking op een aanvraag tot verhoging actiefonds toegekende steunbedrag of het bedrag dat bij beschikking op een aanvraag tot gedeeltelijke betaling opnieuw is vastgesteld. Het absolute maximum bedraagt 4,1% (in voorkomend geval 4,6%) van de waarde van de afgezette productie over het referentiejaar.

Voor de operationele plannen 2012 is het referentiejaar gesteld op het kalenderjaar 2010. De waarde van de afgezette productie dient eveneens in de steunaanvraag vermeld te worden. Aan uitgaven mag maximaal 8,2% (in voorkomend geval 9,2%) van de waarde van de afgezette productie in de aanvraag worden opgenomen. Ook dienen de eigen bijdragen aan het actiefonds in de steunaanvraag te worden opgenomen. Bij aanvragen tot gedeeltelijke betalingen reeds door het PT afgekeurde bedragen blijven onderdeel van de rapportage, maar dienen in de aanvraagbrief op de aangevraagde steun in mindering te worden gebracht.

Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

3 / 43

20 december 2012

De inhoud van de steunvraag wordt gegenereerd in GMO Connection. Deze dient te worden afgedrukt op briefpapier van de producentenorganisatie, welke de aanvraag ondertekend indient.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

4 / 43

20 december 2012

Onderdeel 2: Bewijsstukken Op grond van artikel 69, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dienen omtrent de volgende onderwerpen volgende bewijsstukken bij de aanvraag te worden gevoegd: a) het bedrag van de aangevraagde steun; b) de waarde van de afgezette productie; c) de van de leden ontvangen financiële bijdragen en bijdragen van de producentenorganisatie zelf; d) de voor het operationele programma verrichte uitgaven; e) de naar actie uitgesplitste uitgaven voor crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen; f)

het naar actie uitgesplitste deel van het actiefonds dat is besteed aan crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen;

g) de naleving van artikel 103 quater, lid 2 (het maximum van één derde voor uitgaven voor crisispreventie), artikel 103 quater, lid 3, onder a) of b) (de minimum vereisten die gelden voor milieuacties) en artikel 103 quinquies van Verordening (EG) nr. 1234/2007 (de maximale steunpercentages); h) een schriftelijke verbintenis dat u of één of meer van uw leden geen overlappende financiering uit uniale dan wel nationale bron heeft ontvangen voor maatregelen en/of acties die in aanmerking komen voor steun in het kader van de marktordening groenten en fruit; en i)

in het geval van een aanvraag voor een betaling die is gebaseerd op een, conform artikel 60, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 door het PT vastgesteld, forfaitair standaardtarief, het bewijs van uitvoering van de betrokken actie.

Ad. a) De aangevraagde steun Als bewijsstuk van de aangevraagde steun geldt hetgeen is ingevuld in GMO Connection met als output de uitdraai van menupunt 10, punt 1. Separaat dient de detailstaat betalingen en afschrijvingen te worden ingevuld. Hierbij gelden de volgende voorschriften: 

In de reeds ingevulde kwartalen 1, 2 en 3, die zijn verstrekt bij de aanvragen tot gedeeltelijke betaling, kunnen bij de jaardeclaratie geen wijzigingen meer worden aangebracht. Dit geldt ook indien er bij de beoordeling van een aanvraag tot gedeeltelijke betalingen door het PT bedragen zijn geschrapt.



Eventuele correcties dienen in het vierde kwartaal te worden doorgevoerd.



Correcties (in het vierde kwartaal) mogen geen betrekking hebben op bedragen die door het PT bij een aanvraag tot gedeeltelijke betaling zijn afgekeurd.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

5 / 43

20 december 2012

De financiële regels die van toepassing zijn voor het invullen van GMO Connection en de detailstaat betalingen en afschrijvingen treft u aan in onderdeel 3 van deze circulaire. De ingevulde GMO Connection en de detailstaat betalingen en afschrijvingen dienen door een certificerend accountant te worden gecontroleerd en de uitdraai van menupunt 10, punt 1van GMO Connection en de detailstaat betalingen en afschrijvingen dienen door de accountant te worden gewaarmerkt. Ook dient de producentenorganisatie naar aanleiding van deze controle een controleverklaring van een onafhankelijke accountant te verstrekken. Deze verklaring geldt in beginsel als bewijsstuk, als bedoeld in dit punt. Richtlijnen voor de accountantscontrole zijn opgenomen in bijlage 1 bij deze circulaire.

Ad. b) De waarde van de afgezette productie Als referentiejaar voor de subsidie 2012 geldt het kalenderjaar 2010. Deze waarde is reeds ingediend of zal uiterlijk op 10 januari 2012 (zie circulaire GMO-012 2012) ingediend worden. Deze indiening gaat vergezeld van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Deze controleverklaring van een onafhankelijke accountant geldt in beginsel als bewijsstuk, genoemd onder dit punt. Deze verklaring hoeft nu niet opnieuw te worden ingediend.

Ad. c) De van de leden ontvangen financiële bijdragen en die van de producentenorganisatie zelf Bij de aanvraag dient in een bijlage een overzicht te worden verstrekt met betrekking tot de financiële bijdragen aan het actiefonds van de leden en van de producentenorganisatie zelf. Dit overzicht dient als volgt te worden gespecificeerd:

Eigen bijdrage telers

………….. +/+

Bijdrage uit eigen middelen van de producentenorganisatie

………….. +/+

Aangevraagde GMO-subsidie (conform GMO Connection)

………….. +/+

Projectuitgaven (conform GMO Connection)

………….. -/---------------

Saldo (per 31 januari 2013)

…………..

Het saldo zal groter of gelijk dan nul moeten zijn en het ontstane overschot moet worden uitgekeerd aan de leden danwel worden toegevoegd aan de exploitatie van de producentenorganisatie.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

6 / 43

20 december 2012

Bovenstaand overzicht dient door een certificerend accountant te worden gecontroleerd en gewaarmerkt. Ook de naleving van de voorschriften met betrekking tot het beheer van het actiefonds, zoals opgenomen in onderdeel 4 van deze circulaire, dient door de accountant te worden gecontroleerd. Richtlijnen voor de accountantscontrole zijn opgenomen in bijlage 1.

Het gewaarmerkte overzicht dient eveneens als bijlage bij de controleverklaring van de accountant te worden gevoegd. Deze verklaring en het overzicht gelden samen als bewijsstuk, als bedoeld onder dit punt.

Ad. d) De voor het operationele programma verrichte uitgaven. Als bewijsstuk hiervoor geldt de uitdraai van menupunt 10, punt 1 van GMO Connection. Zoals reeds beschreven onder ad a) dient deze uitdraai door een onafhankelijk accountant te worden gewaarmerkt en van een controleverklaring te worden voorzien.

Ad. e) De naar actie uitgesplitste uitgaven voor crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen. Indien acties voor crisispreventie in het operationeel programma zijn opgenomen, zijn deze in GMO Connection afzonderlijk gerubriceerd onder maatregel 6. Door het invullen van GMO Connection en het overleggen van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant is in beginsel aan deze bewijsplicht voldaan. In de steunaanvraag wordt deze uitsplitsing door GMO Connection gegenereerd.

Ad. f) Het naar actie uitgesplitste deel van het actiefonds dat is besteed aan crisispreventie- en crisisbeheersmaatregelen. Ook hiervoor geldt in beginsel de door de accountant gewaarmerkte uitdraai van menupunt 10, punt 1 van GMO Connection als bewijsstuk.

Ad. g) De naleving van artikel 103 quater, lid 2 en artikel 103 quater, lid 3, onder a) of b), en artikel 103 quinquies van Verordening (EG) nr. 1234/2007. In artikel 103 quater, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 is bepaald dat uitgaven voor crisispreventie niet meer dan één derde van de uitgaven uit hoofde van een operationeel programma mogen uitmaken.

In lid 3 van artikel 103 quater van Verordening (EG) nr. 1234/2007 wordt bepaald dat de operationele programma’s twee of meer milieuacties omvatten of dat ten minste 10% van de Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

7 / 43

20 december 2012

uitgaven in het kader van de operationele programma’s milieuacties betreft. Daarnaast bepaalt artikel 103 quinquies, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 dat de steun niet meer mag bedragen dan 50% van de daadwerkelijke uitgaven, mits er voor een gelijk bedrag aan eigen bijdragen aanwezig is. Voor een aantal in artikel 103 quinquies, lid 3 genoemde gevallen mag dit steunpercentage 60% bedragen. Daarnaast bepaalt artikel 103 quinquies, lid 2 dat de steun niet meer mag bedragen dan 4,1% van de waarde van de afgezette productie of in het geval van crisispreventie, 4,6% van deze waarde.

In de richtlijnen voor de accountantscontrole bij de jaardeclaratie 2012 (bijlage 1 van deze circulaire) is opgenomen dat de accountant er op toeziet dat aan de gestelde percentages wordt voldaan. De controleverklaring van een onafhankelijke accountant dient vervolgens in beginsel als bewijsstuk.

Ad. h) Een schriftelijke verbintenis dat u of één of meer van uw leden geen overlappende financiering uit uniale dan wel nationale bron heeft ontvangen voor maatregelen en/of acties die in aanmerking komen voor steun in het kader van de onderhavige verordening. Een standaardtekst hiertoe is opgenomen in het format voor de steunaanvraag, deze is opgenomen in GMO Connection. Tevens dient de accountant bij zijn controle op dit punt toe te zien.

Ad i) In het geval van een aanvraag voor een betaling die is gebaseerd op een in artikel 61, lid 5 van Verordening (EG) nr. 1580/2007, bedoeld forfaitair standaardtarief, het bewijs van uitvoering van de betrokken actie. Voor een aantal acties wordt er gewerkt met forfaitaire tarieven. In dergelijke gevallen moet er worden aangetoond dat deze acties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Dit gebeurt door de door de producentenorganisatie ontvangen facturen, die zijn opgenomen in de detailstaat betalingen en afschrijvingen. De betreffende facturen dienen bij de producentenorganisatie voor controle toegankelijk te zijn.

De door de accountant gecontroleerde en gewaarmerkte detailstaat betalingen en afschrijvingen dient als bewijsstuk voor dit punt.

Naast bovenstaande bewijsstukken verlangt het PT om controletechnische redenen een digitale versie van uw ledenlijst per 31 december 2012. Ook deze lijst dient bij de aanvraag Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

8 / 43

20 december 2012

gevoegd te worden. Een format en toelichting op deze ledenlijst wordt gelijktijdig met deze circulaire per e-mail verspreid.

Naast de ledenlijst dient u ook een parafenlijst van tekeningsbevoegde personen bij de steunaanvraag te voegen.

Onderdeel 3: Financiële rapportage Deze rapportage wordt gegenereerd door GMO Connection. Het is niet mogelijk om in GMO Connection nog correcties aan te brengen in de kwartalen een tot en met drie. Correcties, bijvoorbeeld als gevolg van de definitieve berekening van uurtarieven kunnen (voor het hele jaar) alleen in het vierde kwartaal worden doorgevoerd. Alle correcties moeten worden gedaan op de reeds daarvoor bestaande begrotingsregels. Een toelichting dient te worden opgenomen bij de betreffende begrotingsregel. Deze boekingen moeten ook expliciet uit de actiefondsadministratie blijken.

Voor iedere begrotingsregel dient een specificatie te worden gegeven in de detailstaat betalingen en afschrijvingen. Door middel van circulaire GMO-005 2012 van 17 april 2012 bent u geïnformeerd omtrent de wijze van handelen bij niet-begrote uitgaven en wijzigingen. Zoals gemeld in de genoemde circulaire is het niet mogelijk om uitgaven in de jaardeclaratie op te nemen, welke niet tussentijds zijn gemeld en/of waarvoor door het PT geen toestemming is verleend. Indien deze uitgaven toch zijn opgenomen of blijkt dat niet aan de voorwaarden uit circulaire GMO-005 2012 is voldaan, wordt de subsidie op grond van de artikelen 117, 123 en 144 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 en de Verordening PT GMO groenten en fruit 2009 verminderd. Alle wijzigingsverzoeken dienen uiterlijk op 31 december 2012 te zijn ontvangen en het PT dient uiterlijk op 18 januari 2013 een beschikking op deze verzoeken te hebben afgegeven. Het ontbreken van een beschikking houdt in dat de wijziging niet in de jaardeclaratie kan worden meegenomen.

Het PT wil er nogmaals nadrukkelijk op wijzen dat afwijkingen op de begroting niet automatisch zullen worden uitbetaald. Deze afwijkingen dienen terdege te zijn onderbouwd. Ook feiten die een nieuw inzicht geven over de bij de beschikking 2012 goedgekeurde bedragen kunnen invloed hebben op het uit te betalen bedrag. De subsidie voor posten die niet worden aanvaard, zal worden verminderd.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

9 / 43

20 december 2012

Alle afwijkingen ten opzichte van de goedgekeurde begroting moeten bij de betreffende begrotingsregels gemotiveerd te worden weergegeven. Zie hiervoor ook deel B van deze circulaire. In GMO Connection is hiervoor ruimte gecreëerd.

Bij het opstellen van de financiële rapportage dienen de volgende voorschriften in acht te worden genomen:

1. algemeen a) Alle prijzen dienen marktconform te zijn. b) Uitgaven dienen exclusief BTW te worden opgenomen c) Daadwerkelijk genoten betalingskortingen, bonussen en creditnota’s (ook die genoten zijn door aangesloten telers) dienen op de betreffende uitgaven in mindering te worden gebracht. Indien deze na indiening van de jaardeclaratie worden ontvangen, dienen deze op eigen initiatief van de producentenorganisatie aan het PT te worden gemeld. In de detailstaat betalingen en afschrijvingen dient te zijn aangegeven op welke oorspronkelijke factuur deze vermindering betrekking heeft. d) Opgenomen uitgaven moeten zijn gedaan in het kader van de door het PT goedgekeurde begroting bij het operationele jaarplan 2012 of moeten conform circulaire GMO-005 2012 van 17 april 2012 zijn gemeld of ter goedkeuring zijn voorgelegd. e) Met uitzondering van duurzame middelen die over meerdere jaren ten laste van het actiefonds worden gebracht, kunnen uitgaven slechts worden opgenomen indien de feitelijke levering of dienst ook daadwerkelijk in 2012 heeft plaatsgevonden of in 2013 met grote zekerheid zal plaatsvinden. f)

Uitgaven kunnen slechts worden opgenomen indien deze in de periode van 1 januari 2012 tot en met 31 januari 2013 door de producentenorganisatie zijn betaald (voor een uitzondering met betrekking tot duurzame middelen zie punt 3b). De valutadatum dan wel de datum van het bankafschrift gelden als de betaaldatum. Betalingen gedaan in de periode 1 januari 2013 tot en met 31 januari 2013 dienen aantoonbaar betrekking te hebben op het operationeel jaar 2012. Vanzelfsprekend mogen deze betalingen niet ook worden opgevoerd in de jaardeclaratie 2013. Ook betalingen uit de periode 1 januari 2012 tot en met 31 januari 2012 die zijn opgevoerd in de jaardeclaratie 2011, mogen niet worden opgenomen in de jaardeclaratie 2012.

g) Uitgaven en kosten kunnen slechts worden opgenomen indien deze in de periode 1 januari 2012 tot en met 31 januari 2013 conform onderdeel 4 van dit deel van deze circulaire administratief in het actiefonds zijn verwerkt. Dit geldt ook voor Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

10 / 43

20 december 2012

afschrijvingskosten en personeelskosten. Vanzelfsprekend kunnen uitgaven/kosten welke reeds bij de jaardeclaratie 2011 in aanmerking zijn genomen niet in de jaardeclaratie 2012 worden opgenomen. Facturen uit de periode 1 januari 2012 tot en met 31 januari 2012 kunnen slechts in de jaardeclaratie worden opgenomen, indien deze aantoonbaar betrekking hebben op acties uit het operationeel plan 2012. h) Uitgaven kunnen slechts worden opgenomen, indien deze ook daadwerkelijk aan de eindbegunstigde (externe leverancier of dienstverlener) zijn betaald. Indien een belangrijk geschil (bijvoorbeeld wanprestatie) bestaat met de leverancier of dienstverlener waardoor de betaling nog niet heeft plaatsgevonden, kunnen deze facturen in de declaratie worden opgenomen. U dient dit gespecificeerd in een bijlage bij de steunaanvraag op te nemen en door middel van administratieve bescheiden te onderbouwen. Het PT zal deze kosten niet automatisch honoreren. Slechts nadat door middel van een aanvullende controleverklaring van een onafhankelijke accountant is aangetoond dat de betaling is gedaan (uiterlijk 29 april 2013), zal het PT deze post eventueel honoreren. Deze aanvullende controleverklaring van een onafhankelijke accountant dient uiterlijk op 15 mei 2013 bij het PT binnen te zijn. Zie voor aanvullende vereisten hieromtrent punt 5 van dit onderdeel. i)

Uitgaven en kosten waarvoor eerder steun/subsidie is ontvangen of waarvoor andere steun/subsidie zal worden ontvangen kunnen niet in de declaratie worden opgenomen. Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen nationale en communautaire subsidies. In beide gevallen is de gehele post uitgesloten van GMO-financiering. Voor wat betreft fiscale maatregelen dient u na te gaan of deze maatregel als steunmaatregel bij de Europese Commissie is gemeld. Indien dit het geval is, is er in ieder geval sprake van dubbele financiering. De betreffende uitgavenpost kan dan niet in de declaratie worden opgenomen. Voor fiscale maatregelen die als steunmaatregel bij de Europese Commissie zijn aangemeld wordt verwezen naar de Handleiding 2012 (circulaire GMO012 2011 van 5 augustus 2011). De verantwoordelijkheid voor wijzigingen in fiscale regelgeving ligt echter bij de producentenorganisatie.

j)

Uitgaven en kosten die betrekking hebben op verschillende (sub)activiteiten, dienen in de rapportage en in detailstaat facturen en afschrijvingen naar (sub)activiteit te worden gesplitst.

k) Alle facturen, urenstaten en declaraties dienen door de projectleider voor akkoord te zijn getekend.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

11 / 43

20 december 2012

l)

De ter zake geldende regelgeving dient in acht te zijn genomen. Voor wat betreft de Criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven wordt verwezen naar circulaires GMO-010 2012 van 19 juli 2011 en GMO-004 2012 van 16 april 2012.

2. personeelskosten a) De uurtarieven zijn gebaseerd op het werkelijk betaalde (volgens contract of CAO overeengekomen) brutoloon (wat de basis is voor de loonheffing), in voorkomend geval inclusief een contractueel en/of bij CAO overeengekomen (niet winstafhankelijke) dertiende maand en eventuele onregelmatigheids- en ploegentoeslagen. Daarnaast mogen de volgende elementen in de uurtarieven worden opgenomen (limitatieve lijst): 

werkgeversdeel sociale verzekeringswetten;



werkgeversdeel zorgverzekering;



werkgeversdeel pensioen (inclusief dotaties aan pensioenvoorzieningen, voorzover onderbouwd kan worden dat er rechtens afdwingbare uitkerings- c.q. betalingsverplichtingen tegenover staan). Andere elementen (zoals reiskostenvergoedingen, BHV vergoedingen, bonussparen, etc.) zijn niet toegestaan.

b) Deze bij punt a) genoemde werkelijk betaalde salarissen, worden gedeeld door 1.600 werkbare uren. Indien er sprake is van deeltijdarbeid dient het deeltijdpercentage op deze 1.600 uren te worden toegepast. Indien overwerkvergoedingen zijn inbegrepen in de werkelijk betaalde salarissen, dan dient dit aantal uren bij het aantal werkbare uren te worden opgeteld. c) Het totaal bedrag aan opgevoerde kosten voor een medewerker mag nooit hoger zijn dan het brutoloon, vermeerderd met de bij punt a) aangegeven sociale lasten. d) De op de subactiviteit geschreven uren zijn ontleend aan een volledige urenregistratie. Een volledige urenregistratie omvat zowel de registratie van GMO-uren als die van nietGMO uren. Dit geldt ook voor gedetacheerd personeel en eventuele uitzendkrachten. De volledige urenregistraties hoeven alleen te worden ingevuld over de kwartalen waarin personeelsuitgaven voor het betreffende personeelslid worden opgevoerd. e) Gemaakte uren zijn besteed aan activiteiten binnen de betreffende subactiviteit. f)

De urenstaten zijn door de betreffende medewerker en de projectleider/direct leidinggevende gedateerd en minimaal één keer per maand voor akkoord getekend. Dit dienen altijd twee verschillende personen te zijn.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

12 / 43

20 december 2012

g) Op de urenstaten dient een korte duidelijke omschrijving van de binnen de subactiviteit verrichte activiteiten te zijn opgenomen. Gemaakte uren hebben betrekking op de betreffende subactiviteit. h) Gedeclareerde uren zijn gemaakt tussen 1 januari 2012 en 31 december 2012 en zijn uiterlijk op 31 januari 2013 administratief via het actiefonds verwerkt. In het geval overwerk wordt gecompenseerd door middel van een ‘tijd voor tijd’ regeling, kunnen de in 2012 gemaakte overuren in 2012 in het actiefonds worden opgenomen, indien de compensatie-uren daadwerkelijk worden opgenomen (dit mag eventueel in een later jaar zijn). Dit onder voorwaarde dat het onder punt c) gestelde in acht wordt genomen. i)

De betreffende medewerkers zijn in dienst van de producentenorganisatie of een minimaal 90%-(klein)dochter van de producentenorganisatie.

j)

In het geval dat leden van de producentenorganisatie in de declaratie zijn opgenomen, mag het opgevoerde tarief niet meer bedragen dan het begrote tarief, met een maximum van EUR 40 per uur (EUR 25 indien er sprake is van personeel van telers). Ook deze leden dienen urenstaten te hebben ingevuld en hebben deze urenstaten door de projectleider laten accorderen. De in de declaratie opgevoerde tarieven dienen ook daadwerkelijk aan de betreffende teler te zijn uitbetaald. In het geval van (personeel van) telers hoeven de werkelijke kosten gemaakt door de teler niet te worden aangetoond.

k) Maximaal 90% van de werkelijke gemaakte uren kunnen ten laste van de GMO worden gebracht. Voor managers/leidinggevenden bedraagt dit maximum 80%. l)

Er kunnen nooit meer dan 1.600 uren voor een medewerker ten laste van de GMO worden gebracht. Dit maximum geldt na toepassing van de percentages genoemd bij punt k).

m) In het geval managers/leidinggevenden uren schrijven op een activiteit/project dient duidelijk uit de urenregistratie te blijken dat management en beheersmatige activiteiten niet ten laste van de GMO zijn gebracht. Leden van de directie en/of raad van bestuur zijn niet subsidiabel. Uitzonderingen hierop moeten schriftelijk aan het PT zijn voorgelegd en door het PT zijn goedgekeurd. n) Uren mogen uitsluitend aan subactiviteiten worden toegerekend als aan de hand van bewijsmateriaal kan worden aangetoond dat de uren gemaakt zijn in het kader van subsidiabele activiteiten binnen een goedgekeurde subactiviteit. Onder aantonen wordt hier verstaan dat op zijn minst aannemelijk kan worden gemaakt dat uren aan de desbetreffende activiteiten zijn besteed en dat de verhouding tussen de bestede uren en de omvang van de activiteiten redelijk is. Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

13 / 43

20 december 2012

3. duurzame middelen a) Indien het duurzame middel voor de eerste maal wordt opgevoerd, dient het duurzame productiemiddel (door middel van administratieve bescheiden aantoonbaar) gedurende het jaar 2012 in eigendom te zijn verkregen en is/wordt het binnen 12 maanden na de oplevering in gebruik genomen. Voor uitzonderingen hierop zie punt c). b) Indien het duurzame productiemiddel voor de eerste maal wordt opgevoerd, dient de (eerste) betaling voor dit duurzame productiemiddel gedurende de periode 1 januari 2012 tot en met 31 januari 2013 te zijn gedaan. c) Indien contractuele termijnen worden betaald voor een duurzaam productiemiddel, dat in een later stadium wordt opgeleverd c.q. in gebruik wordt genomen, kunnen slechts de gedurende het jaar 2012 betaalde termijnen in aanmerking worden genomen. Indien de aanschaf van een duurzaam productiemiddel over meerdere jaren ten laste van het actiefonds wordt gebracht, dienen de jaartermijnen tot uiterlijk 31 januari 2013 van het actiefonds te zijn geboekt. Deze jaartermijnen zijn gelijk aan de termijnen die bij de ingebruikname van de investering als zodanig door de producentenorganisatie zijn vastgesteld. Bij energiebesparende investeringen, zoals WKK en aardwarmte (in maatregelen 7 en 8), geldt dat opbrengsten van netto warmte- en elektriciteitsleveringen aan derden in mindering gebracht moeten worden. De verrekening dient plaats te vinden door vanaf het moment van investeren deze investering in 5 jaar lineair ten laste van het actiefonds te brengen, onder aftrek van de genoten opbrengsten. Deze bepaling is van toepassing op alle investeringen voor energiebesparende apparatuur, waarbij de mogelijkheid van energielevering aan derden zich voordoet; ook indien hiervan geen daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt. Deze bepaling is van kracht voor energiebesparende investeringen die vanaf 10 september 2011 zijn gedaan. Uitgaven voor duurzame middelen betreffen slechts de daadwerkelijke uitgaven voor de duurzame middelen. Advieskosten en andere externe diensten mogen niet onder duurzame middelen geactiveerd worden, tenzij dit bedrijfseconomisch gebruikelijk is. d) Indien het duurzame productiemiddel wordt geleased of gehuurd kan alleen de gedurende het jaar 2012 betaalde huur/aflossingscomponent in de aanvraag worden opgenomen (dus geen rente, onderhoudscomponenten, servicecontracten e.d.). Leasekosten voor ‘auto’s van de zaak’ en bedrijfsauto’s zijn niet subsidiabel. Deze bepaling is zowel van toepassing op financial lease als op operational lease. e) Uitgaven voor tweedehands investeringen kunnen slechts in aanmerking worden genomen, indien deze als zodanig zijn gemeld in het operationeel plan 2012 of indien dit Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

14 / 43

20 december 2012

bij de kwartaaldeclaratie kenbaar is gemaakt. Voor de voorwaarden wordt verwezen naar circulaire GMO-004 2012. f)

Voor wat betreft het gebruik van investeringen dienen de voorschriften uit artikel 60, lid 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011, nader uitgewerkt in punt 2.7. van de Criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven (circulaire GMO-004 2012), in acht te zijn genomen. Afwijkingen hierop zijn alleen mogelijk na schriftelijke toestemming door het PT.

g) Op de detailstaat betalingen en afschrijvingen dienen gedurende de looptijd van een operationeel programma alle investeringen te blijven staan. Dus ook de investeringen die reeds in een eerder jaar geheel ten laste van het actiefonds zijn gebracht.

4. Overige kosten a) Een factuur voor overige kosten is door de betreffende projectleider geaccordeerd. b) De factuur is gesteld op naam van de producentenorganisatie of een minimaal 90%(klein)dochter. c) Uit de omschrijving op de factuur dient te blijken welke werkzaamheden (op (sub)activiteitenniveau conform de beschikking 2012) waar en wanneer in het kader van deze subactiviteit zijn uitgevoerd of welke diensten zijn aangekocht. d) Een factuur die op meerdere (sub)activiteiten betrekking heeft moet in de administratie en in de rapportage en in de detailstaat facturen en afschrijvingen zijn gesplitst. e) Van externe diensten, waarvan het PT heeft aangegeven dat deze onder het begrip ‘uitvoerder’ vallen dient een declaratie conform het format van deze circulaire te worden ingediend. De voorschriften in deze circulaire zijn ook op deze kosten van toepassing. Tevens dient de declaratie van een dergelijke externe dienst voorzien te zijn van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant of in voorkomend geval een ander door het PT vereist bewijsstuk. f)

Indien reiskosten voor personeel onder deze categorie zijn opgenomen, kan de vergoeding aan deze medewerkers maximaal EUR 0,37 per km bedragen.

g) Reiskostenvergoedingen kunnen slechts worden opgevoerd, indien deze als gevolg van het bijwonen van/deelnemen aan eveneens in het project opgenomen GMO subsidiabele activiteiten zijn betaald. h) Reiskostenvergoedingen zijn daadwerkelijk aan de medewerkers uitbetaald op grond van een kilometerregistratie. Het belaste deel van deze vergoeding kan bruto worden meegenomen.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

15 / 43

20 december 2012

i)

De kilometerregistratie dient te zijn geaccordeerd door de projectleider/direct leidinggevende.

j)

(Lease-)kosten voor ‘auto’s van de zaak’ en bedrijfsauto’s zijn niet subsidiabel, evenals reiskosten als component van het uurloon van een medewerker in dienst van de producentenorganisatie of een minimaal 90%-dochter.

k) In het geval van dienstreizen, excursies, etc. als bedoeld in punt 3.5 van de Criteria voor het in aanmerking nemen van uitgaven (circulaire GMO-004 2012) is het mogelijk om forfaitaire vergoedingen voor reis- en verblijfkosten te verstrekken. Deze vergoedingen dienen daadwerkelijk aan de medewerker te zijn uitbetaald en dienen binnen de maxima uit het Reiskostenbesluit Rijksoverheid te blijven. Het bepaalde in dit punt is eveneens van toepassing op aangesloten telers die activiteiten in het kader van de betreffende subactiviteit verrichten. l)

Indien in de rapportage bedragen in het kader van crisispreventie, onderdeel premies voor oogstverzekeringen, zijn opgenomen, dienen deze bedragen in hun totaal (dus het volledige premiebedrag, bestaande uit het EU-deel en de eigen bijdrage, dat voor subsidie in aanmerking komt) aan de teler te zijn uitbetaald voor 31 januari 2013.

5. Nog niet gerealiseerde acties Op grond van artikel 69, lid 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 mag de aanvraag betrekking hebben op geprogrammeerde, maar niet daadwerkelijk gedane uitgaven. In dit geval dienen de volgende elementen te worden aangetoond: a) De betrokken acties konden door omstandigheden waarop de betrokken producentenorganisatie geen vat had, niet worden uitgevoerd uiterlijk op 31 december van het jaar waarin het operationele jaarplan liep, b) de acties kunnen wel worden uitgevoerd uiterlijk tegen 29 april 2013, en c) een corresponderende eigen bijdrage van de producentenorganisatie blijft in het actiefonds. Het PT stelt dat dergelijke uitgaven alleen onder deze regeling kunnen vallen indien deze betrekking hebben op situaties die aantoonbaar (bewijslast ligt bij de producentenorganisatie) zijn ontstaan na indiening van het operationeel programma 2013. De regeling is ook niet van toepassing op wijzigingsverzoeken die zijn gedaan na indiening van het operationeel programma 2013.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

16 / 43

20 december 2012

De ontstane situatie ligt geheel buiten de invloedsfeer van de producentenorganisatie en is niet het gevolg van een risicovolle planning. Dit houdt bijvoorbeeld in dat het afwijzen van een vergunning door een foutieve of te late indiening (ligt binnen de invloedsfeer van de producentenorganisatie) of vertraging wegens vorstverlet bij aanvang van een bouwproject in december (risicovolle planning) niet onder deze regeling kunnen vallen.

Indien u van deze regeling gebruik maakt dient u dit gemotiveerd aan te geven in een bijlage bij de steunaanvraag. De uitgaven en de acties moeten daadwerkelijk voor 29 april 2012 zijn gedaan. Over deze uitgaven dient uiterlijk op 15 mei 2013 een aanvullende controleverklaring van een onafhankelijke accountant te worden verstrekt. In deze verklaring dient expliciet te zijn opgenomen dat bij de betreffende uitgaven behorende eigen bijdragen in het jaar 2012 met de leden of met eigen middelen van de producentenorganisatie zijn verrekend.

Het PT zal deze uitgaven niet vanzelfsprekend honoreren. Het PT zal van geval tot geval beoordelen of een beroep op deze bepaling gerechtvaardigd is. U wordt geadviseerd vooraf met het PT in contact te treden of het zinvol is om een beroep op deze bepaling te doen.

Bovenstaande regeling is ook van toepassing op de regeling voor geschillen met de leverancier, zoals hiervoor bedoeld onder punt 1g.

6. Forfait voor algemene kosten Als forfait voor algemene kosten kunt u het bedrag opgeven dat is opgenomen in de beschikking 2012. Indien de beschikking 2012 gedurende het jaar 2012 is herzien wordt het forfait niet aangepast. De hoogte van het forfait blijft het bedrag dat in de eerste beschikking is opgenomen.

Voor dit forfait is geen onderbouwing vereist.

Accountantscontrole De uitdraai van menupunt 10, punt 1 uit GMO Connection dient te worden voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Omdat deze verklaring dient als bewijsstuk, zoals bedoeld in artikel 69, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011, dient ook deze verklaring uiterlijk op 15 februari 2012 bij het PT aanwezig te zijn. Samen


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

17 / 43

20 december 2012

met de controleverklaring dient een gewaarmerkte uitdraai van menupunt 10, lid 1 en een gewaarmerkte detailstaat afschrijvingen en betalingen te worden overgelegd.

Richtlijnen voor deze accountantscontrole zijn opgenomen in bijlage I van deze circulaire. U wordt aangeraden deze richtlijnen zo spoedig mogelijk ter hand van uw accountant te stellen.

Onderdeel 4: Bijdragen aan en beheer van het actiefonds Artikel 103 quinquis, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 bepaalt dat de communautaire financiële steun gelijk is aan de daadwerkelijk betaalde financiële bijdragen. Voorts bepaald artikel 52 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dat de actiefondsen zo worden beheerd dat de uitgaven en inkomsten ervan jaarlijks door externe accountants kunnen worden geïdentificeerd, gecontroleerd en gecertificeerd. Beide bepalingen maken onderdeel uit van de eindejaarsrapportage en de controle daarop.

In een bijlage bij de aanvraag dient opgaaf te worden gedaan van de financiële bijdragen aan het actiefonds. Deze opgave dient conform het format dat in onderdeel 2, onder ad. c) in dit deel van deze circulaire is opgenomen, te worden gespecificeerd.

Ten aanzien van de bijdragen aan en het beheer van het actiefonds gelden de volgende regels:

Bijdragen aan het actiefonds Op grond van artikel 103ter, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 worden de actiefondsen gefinancierd met: a) Financiële bijdragen van de leden of van de producentenorganisatie zelf; b) Communautaire financiële steun die aan de producentenorganisatie kan worden verleend.

De financiële bijdragen van de leden zijn te onderscheiden naar: 

Bijdragen gekoppeld aan de productie (percentage over de omzet of een heffing per kg/colli/stuk)



Absolute bedragen

Voor de financiële bijdragen van de leden gelden de volgende voorschriften: Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

18 / 43

20 december 2012

a) De bijdragen zijn gedaan door aanvoerders die over het operationele jaar als lid van de producentenorganisatie in de zin van artikel 125bis van Verordening (EG) nr. 1234/2007 zijn te beschouwen. Dit houdt in dat niet-leden, zoals bijvoorbeeld pachters van fruit of gastveilers (niet als lid aangesloten aanvoerders) geen donaties aan het actiefonds mogen doen. b) Indien de bijdragen zijn gekoppeld aan de productie, mogen deze bijdragen slechts in aanmerking worden genomen voor producten waarvoor de producentenorganisatie is erkend en die zijn genoemd in deel IX van bijlage I van Verordening (EG) nr. 1234/2007, te weten:

GN-code

Omschrijving

0702 00 00

Tomaten, vers of gekoeld

0703

Uien, sjalotten, knoflook, prei en andere eetbare looksoorten, vers of gekoeld

0704

Rode kool, witte kool, bloemkool, spruitjes, koolrabi, boerenkool en dergelijke eetbare kool van het geslacht Brassica, vers of gekoeld

0705

Sla (Lactuca sativa), andijvie, witloof en andere cichoreigroenten (cichorium spp.), vers of gekoeld

0706

Wortelen, rapen, kroten, schorseneren, knolselderij, radijs en dergelijke eetbare wortelen en knollen, vers of gekoeld

0707 00

Komkommers en augurken, vers of gekoeld

0708

Peulgroenten, ook indien gedopt, vers of gekoeld

ex 0709

Andere groenten, vers of gekoeld, met uitzondering van groenten van de onderverdelingen 0709 60 91, 0709 60 95, 0709 60 99, 0709 90 31, 0709 90 39 en 0709 60 60

ex 0802

Andere noten, vers of gedroogd, ook zonder dop of schaal, al dan niet gepeld, met uitzondering van arecanoten (of betelnoten) en colanoten van de onderverdeling 0802 90 20

0803 00 11

“Plantains”, vers

ex 0803 00 90

“Plantains”, gedroogd

0804 20 10

Vijgen, vers

0804 30 00

Ananassen

0804 40 00

Advocaten (avocado’s)

0804 50 00

Guaves, manga’s en manggistans


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

19 / 43

20 december 2012

0805

Citrusvruchten, vers of gedroogd

0806 10 10

Druiven, voor tafelgebruik

0807

Meloenen (watermeloenen daaronder begrepen) en papaja’s, vers

0808

Appelen, peren en kweeperen, vers

0809

Abrikozen, kersen, perziken (nectarines daaronder begrepen), pruimen en sleepruimen, vers

0810

Ander fruit, vers

0813 50 31

Mengsels uitsluitend bestaande uit noten bedoeld bij de posten 0801 en

0813 50 39

0802

0910 20

Saffraan

ex 0910 99

Tijm, vers of gekoeld

ex 1211 90 85

Basilicum, melissa, pepermunt, origanum vulgare (oregano/wilde marjolein), rozemarijn, salie, vers of gekoeld

1212 99 30

Sint-Jansbrood

c) Indien de bijdragen zijn gekoppeld aan de productie, dient deze productie via de producentenorganisatie te zijn afgezet. d) Indien de bijdragen zijn gekoppeld aan de productie, dient deze productie door leden van de producentenorganisatie binnen het grondgebied van de Europese Unie te zijn geteeld. e) De bijdragen worden gedurende het operationele jaar door de leden afgedragen. Er geldt een uiterste incassodatum van 31 januari volgend op het jaar van uitvoering.

Omdat de financiële bijdragen per jaar worden geïncasseerd, kan een surplus niet in het actiefonds blijven. Dit dient na afloop van het jaar te worden overgeboekt naar de leden of ten gunste van het exploitatiesaldo van de producentenorganisatie te worden gebracht. Voor een eventueel tekort kan er tot en met 31 januari volgend op het jaar van uitvoering een suppletieheffing, volgens de gebruikelijke systematiek, worden geïncasseerd bij de leden. De financiële bijdragen zijn in principe voor alle leden gelijk. Op grond van artikel 59, onder e), punt iii) van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 is het mogelijk om deze bijdragen te differentiëren. Dit dient door de producentenorganisatie bij de indiening van het operationeel programma aan de hand van de in het operationele jaarplan opgenomen (sub)activiteiten te zijn gerechtvaardigd. Deze rechtvaardiging dient plaats te vinden aan de hand van de in het operationele jaarplan opgenomen (sub)activiteiten.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

20 / 43

20 december 2012

Voor de eigen bijdragen van de producentenorganisatie zelf is het volgende van toepassing: Op grond van artikel 103ter, lid 1, onder a) van Verordening (EG) nr. 1234/2007 kunnen actiefondsen ook gevuld worden met financiële bijdragen van de producentenorganisatie zelf. Hierbij geldt dat deze eigen bijdragen niet indirect afkomstig zijn van de leden. Dus verkapte provisies, contributies, etc. zijn niet toegestaan. Inkomsten uit bijvoorbeeld de exploitatie van onroerend goed daarentegen wel. De herkomst van deze middelen dient duidelijk uit de administratie te blijken.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

21 / 43

20 december 2012

Beheer van het actiefonds Artikel 52 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 bepaalt dat de actiefondsen zo worden beheerd dat de uitgaven en inkomsten ervan jaarlijks door externe accountants kunnen worden geïdentificeerd, gecontroleerd en gecertificeerd. Producentenorganisaties dienen hiertoe binnen hun (geautomatiseerde) administratie een aparte kostenplaats voor het actiefonds aan te maken of een aantal grootboekrekeningen speciaal voor het actiefonds te reserveren. Het is ook mogelijk om een apart ‘bedrijf’ voor de registratie van GMO inkomsten en uitgaven in te richten. In plaats van een aparte plaats in de administratie mag er ook gebruik worden gemaakt van een aparte bankrekening, mits de uitgaven en inkomsten kunnen worden geïdentificeerd, gecontroleerd en gecertificeerd.

Uitgaven en inkomsten worden bij voorkeur meteen geboekt op de betreffende actiefondsrekeningen. Indien dit niet mogelijk is, dient deze boeking minimaal één keer per kwartaal te geschieden (in het wordt gewerkt met perioden van vier weken, gelden de eerste vier periodes als het eerste kwartaal). Ook eventuele doorbelastingen van personeelskosten of afschrijvingen dienen een keer per kwartaal plaats te vinden. Boekingen kunnen in de eerste maand (in voorkomend geval in de eerste periode) na afloop van het kwartaal plaatsvinden.

Ook financiële bijdragen aan het actiefonds worden bij voorkeur direct op de betreffende rekeningen geboekt. Indien het praktisch niet mogelijk is deze boeking direct op de betreffende actiefondsrekening te maken kan er ook periodiek (tenminste één keer per kwartaal) een bedrag ineens geboekt worden, mits de herkomst en de specificatie van het overgeboekte bedrag vastligt. Dit geldt ook, indien het een overboeking van bijdragen van de producentenorganisatie zelf betreft. Eveneens minimaal één keer per kwartaal dient er een correctie te worden gemaakt voor niet GMO-product (product van niet-leden, aardappelen, product geteeld buiten de EU, etc.). Gedurende het jaar kan dit worden gedaan door middel van geschatte percentages. Bij de jaardeclaratie dient vervolgens de definitieve correctie te worden gemaakt.

Indien er gedurende het jaar op enig moment een tijdelijk tekort in het actiefonds ontstaat, is het ten alle tijde mogelijk om dit tekort tijdelijk met eigen of externe middelen te voorfinancieren.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

22 / 43

20 december 2012

Mits gedocumenteerd kan een eventueel surplus ook tijdelijk op een andere plaats gestald worden. Gedurende het operationeel jaar dient dit bedrag dan wel weer terug te vloeien in het actiefonds.

Voor wat betreft de uitgaven dienen de actiefondsrekeningen na het afsluiten van een kwartaal/jaar direct aan te sluiten op de kwartaal- c.q. jaarrapportage, die vervolgens door een externe accountant van een controleverklaring moet worden voorzien.

Op jaarbasis dient er minimaal een gelijk bedrag aan actiefondsbijdragen zijn geheven, als dat er aan subsidie wordt aangevraagd.

Accountantscontrole De hiervoor genoemde opgave van de bijdragen aan het actiefonds maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Deze controle heeft ook betrekking op het beheer van het actiefonds. De controleverklaring heeft ook op deze opgave betrekking. De specificatie van de bijdragen, conform het format in hoofdstuk 2, onder ad. c) van deze circulaire, dient door de accountant te worden gewaarmerkt.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

23 / 43

20 december 2012

DEEL B INHOUDELIJK JAARVERSLAG

Het inhoudelijk jaarverslag 2012 heeft betrekking op de volgende rapportages en evaluaties: 1. Jaarverslag 2. Tussentijdse evaluatie 3. Eindverslag

In het vervolg van dit deel van de circulaire worden deze rapportages in afzonderlijke onderdelen behandeld. Deze rapportages worden grotendeels in GMO-Connection ingevuld. Waar dit niet mogelijk is wordt dit afzonderlijk vermeld.

Onderdeel 1: Jaarverslag Jaarlijks dienen alle producentenorganisaties op 15 februari omtrent de volgende zaken te rapporteren: 1. de uitvoering van de operationele jaarplannen; 2. de belangrijkste wijzigingen in de operationele jaarplannen; 3. verschillen tussen het geraamde en het aangevraagde steunbedrag; 4. output- en resultaatindicatoren en de analyse daarvan; 5. een samenvatting van de voornaamste problemen bij het beheer van het programma en van maatregelen die getroffen zijn om de kwaliteit en de doeltreffendheid van de uitvoering van het programma te waarborgen. Ad. 1. De uitvoering van de operationele programma’s De verplichting om te rapporteren over de uitgevoerde operationele programma’s vloeit voort uit artikel 96, lid 2, onder a) van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Deze verplichting houdt in dat voor iedere in het goedgekeurde operationeel jaarplan 2012 geplande activiteit de volgende punten moeten worden beschreven in GMO Connection: a) de geplande werkzaamheden die in 2012 voor de betreffende activiteit zouden worden uitgevoerd (dit wordt gegenereerd door GMO Connection); b) de werkzaamheden die in 2012 daadwerkelijk zijn uitgevoerd; c) indien de geplande en daadwerkelijke werkzaamheden in het kader van deze activiteit van elkaar afwijken, dient deze afwijking te worden gemotiveerd; d) de geplande resultaten die voor 2012 voor de betreffende activiteit waren voorzien (dit wordt gegenereerd door GMO Connection);


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

24 / 43

20 december 2012

e) de resultaten die in 2012 daadwerkelijk zijn bereikt; f)

indien de geplande en daadwerkelijk behaalde resultaten van elkaar afwijken, dient deze afwijking te worden beschreven;

g) per activiteit dient gemotiveerd te worden aangegeven welke GMO-doelstelling (A1 tot en met A3 of B1 tot en met B6), zoals beschreven in paragraaf 4.1. van de Handleiding 2012 (circulaire GMO-012 2011 van 5 augustus 2011), met deze activiteit is bereikt. Het betreft hier de doelstelling die bij de definitieve indiening aan de betreffende activiteit is gekoppeld; h) op welke manier deze doelstelling op jaarplanniveau heeft bijgedragen aan de prioritaire ontwikkeling op strategisch niveau.

In het jaarverslag dient verder te worden beschreven welke consequenties de uitvoering van het operationele jaarplan heeft gehad op het strategisch plan, en met name de GMO doelstellingen. Als onderdeel van de visie zijn op strategisch niveau voor 2012 de strategische doelen beschreven, zoals deze in paragraaf 5.2. van de Herziene Nederlandse Nationale Strategie (circulaire GMO-018 2011) zijn opgenomen. Hieraan zijn tevens streefdoelen gekoppeld. In het jaarverslag dient te worden beschreven welke vorderingen ten aanzien van de strategische doelen zijn gemaakt en dient de realisatie van de streefdoelen te worden opgegeven. Indien de realisatie van de streefdoelen afwijkt van de geplande streefdoelen, dient het verschil te worden verklaard. Indien de streefdoelen voor het totale strategisch plan moeten worden aangepast, dient dit in deze rapportage te worden aangegeven. Hierdoor wordt tevens voldaan aan de voorschriften, zoals opgenomen in artikel 126, lid 2, onder b) van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Vervolgens dient in het jaar 2013 een wijziging op het operationeel programma te worden aangevraagd, om deze veranderingen in de streefdoelen te legitimeren. Deze wijziging heeft conform het bepaalde in circulaire GMO-005 2012 effect met ingang van het operationeel programma 2014.

Voorts dient op grond van artikel 96, lid 3, laatste alinea van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011, in voorkomend geval, in het jaarverslag te worden aangegeven welke doeltreffende maatregelen overeenkomstig de Nationale Strategie en artikel 103 quater, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 van toepassing zijn om het milieu te beschermen tegen potentiële hogere druk, die wordt veroorzaakt door de in het kader van het operationele programma gesteunde investeringen.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

25 / 43

20 december 2012

De hiervoor genoemde informatie is samen te stellen in GMO Connection. Voorts dient u separaat voor twee specifieke activiteiten nadere informatie in te dienen. Dit betreft: 

Investeringen in energiebesparende apparatuur in de maatregelen 7 en 8: voor elk deelnemend teeltbedrijf dient het separaat ter beschikking gestelde formulier “Onderbouwing energiebesparende investeringen GMO” met de bijlagen “Geactualiseerde energiebalans” en “Geactualiseerde projectbegroting” te worden ingevuld en toegestuurd. De verantwoording van de gerealiseerde energiebesparing vindt plaats één jaar na de inbedrijfstelling van de installatie(s). In voorkomende gevallen kan dit betekenen, dat de jaardeclaratie(s), waarin kosten voor deze installatie(s) ten laste van de GMO gebracht zijn, al afgerond zijn. Dit ontslaat de producentenorganisatie niet van deze verplichting. De volgende gegevens worden overgelegd: -

De bereikte energiebesparing volgens de geactualiseerde energiebalans

-

De meest recente jaarafrekening van de energieleverancier aan het betrokken teeltbedrijf of twaalf opeenvolgende maandrekeningen van de periode na inbedrijfstelling van de installatie(s)



Rookgasreinigers in maatregel 7: In de toelichting dient te worden vermeld of de rookgasreiniger is geplaatst op een bestaande stookinstallatie (geplaatst voor 1 april 2010) of op een nieuwe stookinstallatie. De datum van plaatsing dient vermeld te worden. N.B. Een stookinstallatie waarvoor voor de inwerkingtreding van het Besluit Emissie-eisen Middelgrote Stookinstallaties (BEMS) (1 april 2010) vergunning is verleend, maar die na 1 april 2010 is geplaatst of in gebruik is genomen, valt niet onder het begrip “bestaande installatie”. Voor rookgasreinigers ten behoeve van nieuwe stookinstallaties geplaatst na 1 april 2010 dienen (wettelijk verplichte) metingen van de emissieconcentratie na ingebruikstelling te worden overgelegd. Zie hiervoor verder Circulaire GMO-004 2012, pagina 72.

Ad. 2. De belangrijkste wijzigingen in de operationele programma’s Gedurende het jaar hebben de producentenorganisaties voor wijzigingen reeds wijzigingsverzoeken ingediend (zie hiervoor circulaire GMO-005 2012 van 17 april 2012). In het jaarverslag dient bij dit onderdeel te worden beschreven welke consequenties deze wijzigingen hebben gehad op de resultaten van het operationele jaarplan en het strategisch plan.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

26 / 43

20 december 2012

Voor wat betreft het operationele jaarplan dient voor alle benoemde verschillen tussen geplande en behaalde resultaten (zie de punten 1d en e van dit deel van de circulaire) te worden beschreven in hoeverre de ingediende tussentijdse wijzigingen in de geplande werkzaamheden hierop invloed hebben gehad en of in hoeverre deze wijzigingen het verschil hebben kunnen reduceren.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

27 / 43

20 december 2012

Ad. 3. Verschillen tussen het geraamde en het aangevraagde steunbedrag Dit punt maakt onderdeel uit van de financiële rapportage (zie deel A van deze circulaire), welke voortvloeit uit de steunaanvraag, zoals bedoeld in artikel 69 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. In GMO Connection is ruimte gecreëerd om verschillen te verklaren. Iedere afwijking tijdens de realisatie ten opzichte van de inputindicatoren (de goedgekeurde begroting) dient te worden verklaard. Bij de verklaring van deze verschillen moet een relatie worden gelegd met de verschillen in de uitgevoerde werkzaamheden, zoals bedoeld in de punten 1b en c van deze circulaire.

Ad. 4. Output- en resultaatindicatoren en de analyse daarvan Artikel 126, lid 1 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 schrijft voor dat de producentenorganisaties jaarlijks de operationele programma’s controleren en evalueren aan de hand van de prestatie-indicatoren. Hiertoe moet door de producentenorganisaties een systeem zijn ingericht om informatie die nuttig is voor de compilatie van deze indicatoren te verzamelen, te registreren en bij te houden.

Op grond van lid 2 van genoemd artikel heeft deze controle middels indicatoren tot doel na te gaan welke voortgang wordt gemaakt ten aanzien van de voor het operationele programma vastgestelde specifieke doelen. De controle wordt uitgevoerd aan de hand van financiële output- en resultaatindicatoren. De resultaten van deze controle dienen om: a) De kwaliteit van de uitvoering van het operationele programma te verifiëren. b) Na te gaan of en waar het operationele programma moet worden aangepast of herzien om de voor het programma vastgestelde doelen te bereiken of om het beheer van het programma, onder meer op financieel gebied te verbeteren. c) Bij te dragen tot de naleving van de voorschriften voor rapportering over de uitvoering van het operationele programma.

Op grond van de laatste alinea van artikel 126, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dient de informatie over bovenstaande controleactiviteiten opgenomen te worden in het jaarverslag.

Bovenstaande houdt in dat de outputindicatoren gelijktijdig met het indienen van de jaarrapportage (15 februari 2013) in GMO Connection moeten zijn ingevuld. Omtrent de definities bent u geïnformeerd door middel van de Handleiding 2013 (circulaire GMO-011 2012).De resultaatindicatoren dienen vervolgens uiterlijk op 31 mei 2013, in het daartoe door Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

28 / 43

20 december 2012

het PT te verstrekken format, te worden ingediend. Ook van deze indicatoren zijn definities opgenomen in circulaire GMO-011 2012.

Naast het opgeven van de output- en resultaatindicatoren dient de producentenorganisatie ook te beschrijven of de realisatie van de indicatoren invloed heeft op de kwaliteit van de uitvoering van het operationeel programma en of er wijzigingen in het operationele programma moeten worden aangebracht om de voor het programma vastgestelde doelen te bereiken of om het beheer van het programma, onder meer op financieel gebied, te verbeteren. Indien er wijzigingen in het programma moeten worden aangebracht, dienen deze wijzigingen reeds in het jaarverslag te worden beschreven. Vervolgens dienen voor deze wijzigingen afzonderlijke wijzigingsverzoeken te worden ingediend. Voorschriften omtrent deze verzoeken worden door middel van een separate circulaire gepubliceerd (zoals reeds aangegeven in punt 1).

Ad. 5. Een samenvatting van de voornaamste problemen bij het beheer van het programma en van maatregelen die getroffen zijn om de kwaliteit en de doeltreffendheid van de uitvoering van het programma te waarborgen Op grond van artikel 96, lid 3, onder b) van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dient een beschrijving te worden opgesteld, waarin de voornaamste problemen bij het beheer van het programma zijn opgenomen en waarin wordt vermeld welke maatregelen zijn getroffen om de kwaliteit en de doeltreffendheid van de uitvoering van het programma te waarborgen. Uit de tekst van deze bepaling volgt dat het hier gaat om het beheer van het programma, dus de problemen die de uitvoering van de regelgeving in de uitvoeringsorganisatie van de producentenorganisatie heeft opgeleverd. Tevens dient te worden aangegeven welke maatregelen er zijn getroffen om deze problemen te voorkomen, danwel op te lossen. Te denken valt hierbij aan beschrijvingen van administratieve procedures etc. Deze beschrijving dient in GMO Connection te worden ingevuld.

Onderdeel 2 Tussentijdse evaluatie Artikel 126, lid 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 schrijft een tussentijdse evaluatie voor. Volgens deze bepaling wordt in het kader van deze tussentijdse evaluatie, die met hulp van een gespecialiseerd consultancybureau mag worden uitgevoerd, een analyse verricht van het niveau van benutting van de financiële middelen, de efficiëntie en doeltreffendheid van het operationele programma en de vooruitgang ten aanzien van de voor het programma vastgestelde algemene doelen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

29 / 43

20 december 2012

gemeenschappelijke indicatoren betreffende de uitgangssituatie, de resultaten en, in voorkomend geval, de impact.

In voorkomend geval wordt volgens artikel 127, lid 3 in de tussentijdse evaluatie een kwalitatieve beoordeling opgenomen van de resultaten en de impact van milieuacties die gericht zijn op: a) voorkoming van bodemerosie; b) verminderd gebruik en/of beter beheer van gewasbeschermingproducten; c) bescherming van habitats en van de biodiversiteit; of d) instandhouding van het landschap.

De resultaten van de evaluatie dienen volgens het genoemde artikel om: a) de kwaliteit van het door de producentenorganisatie beheerde operationele programma te verbeteren, b) na te gaan of en waar het operationele programma ingrijpend moet worden bijgestuurd, c) bij te dragen tot de naleving van de voorschriften voor rapportering over de uitvoering van het operationele programma, en d) conclusies te trekken die nuttig zijn om de kwaliteit, efficiëntie en doeltreffendheid van toekomstige door de producentenorganisatie beheerde operationele programma’s te verbeteren.

De voorlaatste alinea van artikel 126, lid 3 bepaalt dat de tussentijdse evaluatie moet worden verricht in een fase die nog voldoende tijd laat om de evaluatieresultaten in aanmerking te nemen bij de voorbereiding van het volgende operationele programma. Voorts wordt bepaald dat de betrokken evaluatie bij het jaarverslag moet worden gevoegd. Dit houdt in dat de tussentijdse evaluatie van programma’s, die aflopen in 2013, uiterlijk op 15 februari 2013 moeten worden ingediend.

De hiervoor genoemde eisen uit artikel 126, lid 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 zijn door het PT verwerkt in een format van 14 tabellen, te weten: 

niveau van benutting van de financiële middelen;



streefdoelen uit het Strategisch Plan;



vergroting van het concurrentievermogen;



aantrekkelijker maken van het lidmaatschap van een producentenorganisatie;


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

30 / 43

20 december 2012



bevordering van de concentratie van het aanbod, bevordering van de afzet van producten van de leden, afstemming van de productie op de vraag wat kwaliteit en hoeveelheden betreft;



optimalisatie van de productiekosten;



verhoging van de handelswaarde van de producten;



stabilisatie van de producentenprijzen;



bevordering van kennis en verbetering van het menselijk potentieel;



ontwikkeling van technische en economische prestaties en bevordering van innovatie;



bescherming van habitat en biodiversiteit;



beperking van het volume van geproduceerd afval;



mildering van klimaatverandering -productie;



conclusies ten aanzien van kwaliteit, efficiëntie en doeltreffendheid van het huidige operationele programma en verbeterpunten voor toekomstige programma’s.

De producentenorganisaties die het betreft, zullen deze formats voor 31 december 2012 ontvangen. Deze tabellen bevatten één of meer bijbehorende prestatie-indicatoren, die vooraf zijn ingevuld met gegevens welke reeds bekend zijn bij het PT. De producentenorganisaties dienen deze gegevens te controleren en waar mogelijk de ontbrekende gegevens aan te vullen. Sommige tabellen zijn mogelijk niet relevant voor alle producentenorganisaties vanwege het ontbreken van desbetreffende activiteiten in het operationeel programma. Vervolgens dient voor de relevante tabellen een toelichting op en een beoordeling van de kwantitatieve gegevens te worden gegeven. Relevante tabellen waarvoor nog geen kwantitatieve gegevens beschikbaar zijn, dienen kwalitatief beoordeeld te worden. Houdt u bij de interpretatie van de gegevens ook rekening met externe factoren die het slagen of mislukken van de uitvoering van het operationeel programma kunnen beïnvloeden.

Na het controleren en aanvullen van deze tabellen en na de kwantitatieve en kwalitatieve beoordeling, dient u de tabellen te ondertekenen en samen met de overige in deze circulaire genoemde rapportages bij het PT in te dienen.

Onderdeel 3: Eindverslag Artikel 96, lid 4 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 schrijft voor dat voor het laatste uitvoeringsjaar een eindverslag wordt ingediend. Het hiervoor beschreven jaarverslag, in al haar onderdelen, maakt onderdeel uit van dit eindverslag. Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

31 / 43

20 december 2012

In een afzonderlijk onderdeel van het verslag dient op grond van de tweede alinea van genoemde bepaling te worden aangetoond in hoeverre de doelen van het programma zijn bereikt. Tevens moet er worden ingegaan op wijzigingen van de acties en/of methoden en op factoren met een impact op het slagen of mislukken van de uitvoering van het programma die in overweging zijn of zullen worden genomen bij het opstellen van volgende operationele programma’s of bij het wijzigingen van bestaande operationele programma’s. Hierbij dient u rekening te houden met de tussentijdse evaluatie die conform artikel 126, lid 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 in 2012 door u in samenwerking met het PT is uitgevoerd.

Concreet betekent het voorgaande het volgende: in het strategisch plan zijn in de visie de strategische doelen opgenomen. Deze strategische doelen zijn beschreven c.q. komen voort uit de Nederlandse Nationale Strategie. Ook is in het strategisch plan de link gelegd tussen de prioritaire ontwikkelingen uit de Nederlandse Nationale Strategie en de GMOdoelstellingen. Voor alle door de producentenorganisatie opgenomen strategische- en GMO doelstellingen dient te worden beschreven wat er concreet ten aanzien van dit doel is bereikt en in hoeverre de in het programma opgenomen activiteiten hieraan hebben bijgedragen. Dit dient onder andere aan de hand van de streefdoelen te worden geconcretiseerd. De hiertoe te gebruiken gegevens dienen controleerbaar te zijn. Indien doelen niet zijn gerealiseerd, moet de reden daarvan worden beschreven en moet worden aangegeven hoe in een volgend (in de meeste gevallen reeds lopend) operationeel programma hier rekening mee moet worden gehouden. Dit eindverslag is niet opgenomen in GMO Connection en dient daarom separaat op 15 februari 2013 te worden ingediend.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

32 / 43

20 december 2012

DEEL C OVERIGE ZAKEN Separaat worden u formats ter beschikking gesteld die samen met de jaarafsluiting moeten worden ingediend. Deze formats dienen ook digitaal in een Excel- of Wordbestand (niet in PDF of een ander bestandsformat) te worden aangeleverd.

Het indienen van de jaardeclaratie en het jaar- en/of eindverslag 2012 houdt niet automatisch in dat het aangevraagde bedrag zal worden uitbetaald. Het PT zal uw aanvraag beoordelen en toetsen aan de relevante EU- en PT-Verordeningen en PT-besluiten, de Herziene Nationale Strategie (inclusief het nationaal kader voor milieuacties) en PTcirculaires. Ook kan het PT externen inschakelen om controles te verrichten. Deze beoordelingen en controles kunnen het schrappen van bedragen en het verminderen van de subsidie tot gevolg hebben.

Ook na uitbetaling van de jaardeclaratie 2012 kunnen het PT, het Ministerie van Economische Zaken, de Europese Commissie, de Europese en/of Algemene Rekenkamer, of instanties die namens deze instellingen controleren, controles verrichten. Uit deze controles kunnen mogelijkerwijs alsnog terugvorderingen en/of verminderingen van de subsidie voortvloeien. Ten behoeve hiervan heeft de Europese Commissie in Verordening (EG) nr. 885/2006 de volgende bewaartermijn vastgesteld: 

Alle bescheiden dienen te worden bewaard tot drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over het betrokken begrotingsjaar overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 heeft goedgekeurd. De Europese Commissie keurt de rekeningen uiterlijk op 30 april na afloop van het begrotingsjaar goed. Als voorbeeld: een operationeel programma loopt over de jaren 2010 tot en met 2012. Het programma eindigt derhalve in het Europese begrotingsjaar 2012-2013. De Europese Commissie keurt deze rekeningen goed op 30 april 2014. Alle bescheiden van het gehele operationele programma 2010 tot en met 2012, dienen derhalve tot ten minste 30 april 2017 te worden bewaard.



Indien er onregelmatigheden zijn geconstateerd, geldt als uitzondering op de hiervoor bedoelde termijn, dat alle bescheiden tot drie jaar na terugvordering van de betreffende bedragen dienen te worden bewaard.



Indien een operationeel programma onderdeel uitmaakt van een controle door de auditdienst van de Europese Commissie dienen alle bescheiden tot een jaar na beëindiging van dit controleonderzoek te worden bewaard of tot een jaar na beëindiging van een gerechtelijke procedure.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

33 / 43

20 december 2012

Tot slot wil het PT u wijzen op artikel 96, lid 5 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Dit artikel schrijft voor dat indien een producentenorganisatie de mededelingsplicht die voortvloeit uit Verordeningen (EG) nr. 1234/2007 en Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 niet nakomt of wanneer de mededeling onjuist is, het PT de erkenning van de producentenorganisatie dient te schorsen.

Circulaire GMO-006 2009 van 10 juli 2009 wordt door middel van deze circulaire ingetrokken.

Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens de voorzitter van het Productschap Tuinbouw, ir D.A.M. Risseeuw MBA Manager MO-productschappen

Voor deze,

ir P.C.J. Wijers Unitmanager GMO Groenten en Fruit


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

34 / 43

20 december 2012

Bijlage I

Richtlijnen voor de accountantscontrole bij de jaardeclaratie operationeel plan 2012

Inleiding Ingevolge artikel 69 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 dienen de producentenorganisaties die over 2012 een operationeel plan ten uitvoer hebben gelegd, uiterlijk op 15 februari een aanvraag om toekenning van de steun te hebben ingediend.

Lid 2 van deze bepaling bepaalt dat bij deze aanvraag een aantal bewijsstukken moet worden gevoegd. Evenals in eerdere jaren, is besloten om een aantal van deze bewijsstukken te laten vervangen door een controleverklaring van een onafhankelijk accountant. Wel moeten de achterliggende stukken bij de producentenorganisatie gearchiveerd blijven en voor controle toegankelijk zijn.

Het betreft de volgende van de in artikel 69, lid 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 genoemde bewijsstukken: 

Het bedrag van de aangevraagde steun;



de van de leden ontvangen financiële bijdragen en die van de producentenorganisatie zelf en het administratieve beheer daaromtrent;



de voor het operationele programma verrichte uitgaven;



de naleving van artikel 103 quater, lid 2 (het maximum van één derde voor uitgaven voor crisispreventie) en artikel 103 quater, lid 3, onder a) of b) (de minimum vereisten die gelden voor milieuacties), en artikel 103 quinquies van Verordening (EG) nr. 1234/2007(de maximale steunpercentages).

De accountantscontrole richt zich op de financiële verantwoording. Dit houdt in dat van de accountant geen fysieke controles worden verwacht. Dat wil zeggen een controle of de prestatie feitelijk geleverd is (bijvoorbeeld de plaatsing van een machine of de aanschaf van software). Nadrukkelijk dient hij wel vast te stellen dat de interne controleprocedures van de producentenorganisatie met betrekking tot de levering van prestaties toereikend zijn. Deze beoordeling vormt immers een essentieel onderdeel van het geheel van de interne beheersing van de producentenorganisatie rond de GMO-uitgaven.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

35 / 43

20 december 2012

Indien de verantwoordingen zijn opgesteld door een accountantskantoor, dient dit onder de verantwoordelijkheid van een andere accountant te zijn gebeurd, dan de accountant die de verantwoordelijkheid over de controle draagt. De controlerende accountant mag geen verklaring afgeven bij onder zijn verantwoordelijkheid opgestelde stukken.

In het hiernavolgende de richtlijnen voor de accountantscontrole:

Controlemethoden, tolerantie en controleverantwoording De accountantscontrole moet worden verricht overeenkomstig Nederlands recht. Er wordt van de accountant verwacht dat hij ook COS 240 in zijn controle betrekt. (COS 240 beschrijft de verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van de financiële overzichten.)

Volgens richtsnoeren van de Commissie van de Europese Gemeenschappen dient de materialiteit maximaal 2% te bedragen bij een betrouwbaarheidsniveau van minimaal 95%. De bedoeling is dat de accountant met een betrouwbaarheid van 95% kan stellen dat de totale fout in de jaardeclaratie niet groter is dan 2%. Het betreft hier een evaluatietolerantie.

In een gedetailleerd controleplan beschrijft de accountant duidelijk: 

hoe hij met een betrouwbaarheid van 95% de zekerheid zal verkrijgen dat de declaratie in totaal geen grotere fout bevat dan 2% van de declaratie;



de opzet van de AO/IB van de producentenorganisatie met betrekking tot de GMOuitgaven, respectievelijk het actiefonds. Hij betrekt daarin ook mogelijke voor de accountant onvervangbare interne controles;



hoe hij het bestaan en de werking van de AO/IB van de producentenorganisatie gaat vaststellen;



welke maatregelen de producentenorganisatie heeft genomen om vast te stellen dat de geleverde goederen en diensten tegen marktconforme prijzen zijn gefactureerd;



welke risico’s de accountant onderkent bij zijn controle, welke beheersingsmaatregelen de producentenorganisatie heeft getroffen en hoe de accountant de werking ervan zal controleren.

In zijn werkprogramma’s neemt de accountant gedetailleerd de door hem te controleren voorschriften aan de producentenorganisatie, die in circulaire GMO-015 2012 zijn opgenomen, op. Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

36 / 43

20 december 2012

Controle op de financiële rapportage Voorschriften welke uitgaven, op welke wijze in de verantwoording kunnen worden opgenomen, zijn aan de producentenorganisaties medegedeeld in circulaire GMO-015 2012.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

37 / 43

20 december 2012

De accountant stelt vast dat: 

de door het PT gevraagde gegevens in de webapplicate GMO Connection zijn opgenomen en dat deze informatie juist is;



er niet meer uitgaven in de verantwoording zijn opgenomen, dan welke bij beschikking door het PT zijn goedgekeurd. Dit kan zijn de beschikking over het operationeel programma 2012, een beschikking op een verzoek tot verhoging van het actiefonds of, in voorkomend geval, een beschikking op een aanvraag tot gedeeltelijke betaling opnieuw is vastgesteld Een gewaarmerkte uitdraai van menupunt 10, punt 1 van GMO Connection dient bij de controleverklaring te worden gevoegd;



bij de verantwoording van de producentenorganisatie een specificatie is gevoegd voor iedere begrotingsregel van de posten personeel, duurzame goederen en overige kosten. Hiertoe is een detailstaat betalingen en afschrijvingen ter beschikking gesteld. In de reeds ingevulde kwartalen 1, 2 en 3 van deze detailstaat mogen ten opzichte van de bij de aanvragen tot gedeeltelijke betalingen bij het PT indiende verzoeken tot wijziging geen correcties meer worden aangebracht. Eventuele correcties dienen in het vierde kwartaal te worden doorgevoerd, deze correcties mogen geen betrekking hebben op bedragen die door het PT bij de aanvraag tot gedeeltelijke betaling zijn afgekeurd. De accountant dient vast te stellen dat deze voorwaarden zijn nageleefd. Ook deze detailstaat dient door de accountant te worden gewaarmerkt;



de punten 1 tot en met 6 uit onderdeel 3 van deel A van circulaire GMO-015 2012 in acht zijn genomen. Van deze punten kan alleen worden afgeweken, indien deze afwijkingen schriftelijk door het PT zijn goedgekeurd. In het verleden goedgekeurde wijzigingen worden niet automatisch naar de jaardeclaratie 2012 doorgetrokken. Deze dienen wederom schriftelijk aan het PT te worden voorgelegd.



de crisispreventie maatregelen op grond van artikel 103quater, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007, niet meer dan één derde van de uitgaven uit hoofde van het operationeel programma vormen.



de operationele programma’s ingevolge artikel 103quater, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 minimaal twee milieuacties omvatten of dat ten minste 10% van de uitgaven in het kader van de operationele programma’s betrekking hebben op milieuacties.



de aangevraagde steun ingevolge artikel 103quinquis, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 niet hoger is dan 50% van de werkelijke uitgaven uit hoofde van het operationele programma, tenzij er bij beschikking toestemming is verleend om op grond van artikel 103quinquis, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 activiteiten voor 60% communautair te laten financieren.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

38 / 43

20 december 2012



de aangevraagde steun ingevolge artikel 103quinquies, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1234/2007 niet hoger is dan 4,1% van de waarde van de afgezette productie (4,6% indien de aanvullende ruimte wordt gebruikt voor financiering van crisispreventie maatregelen).



er voor in de subsidieaanvraag opgenomen uitgaven nog direct, noch indirect overlappende financiering uit uniale dan wel nationale bron is/wordt ontvangen.

Alle in deze richtlijnen met betrekking tot de controle van de financiële rapportage noemde punten dienen expliciet in het controle- en werkprogramma van de accountant aan de orde te komen en de afdoening van ieder punt dient zichtbaar in het dossier te zijn opgenomen.

Controle op de bijdragen aan en het beheer van het actiefonds De producentenorganisatie dient ook opgave te doen van de financiële bijdragen aan het actiefonds. Deze opgaaf dient te zijn uitgesplitst conform het format zoals voorgeschreven in onderdeel 2, ad c, van deel A van circulaire GMO-015 2012.

De accountant controleert of: 

de opgave van de financiële bijdragen juist is.



de opgegeven financiële bijdragen bij beschikking door het PT zijn goedgekeurd.



de punten genoemd onderdeel 4, van deel A van circulaire GMO-015 2012 in acht zijn genomen.



of de voorschriften opgenomen in onderdeel 4, van deel A van circulaire GMO-015 2012, voor wat betreft het beheer van het actiefonds, zijn nageleefd.

Alle in deze richtlijnen genoemde punten met betrekking tot de controle op de bijdragen aan en het beheer van het actiefonds dienen expliciet in het controle- en werkprogramma van de accountant aan de orde te komen en de afdoening van ieder punt dient zichtbaar in het dossier te zijn opgenomen.

Rapportage Bovenstaande controles dienen te resulteren in één controleverklaring. Het menupunt 10, punt 1 van GMO Connection, de detailstaat afschrijvingen en betalingen en het ingevulde overzicht uit onderdeel 2 onder ad c) van deel A van circulaire GMO-015 2012 dienen als bijlage bij de verklaring te worden gevoegd en door de accountant te worden gewaarmerkt. Een model voor deze verklaring is opgenomen in bijlage Ia bij deze richtlijnen. Afwijken van Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

39 / 43

20 december 2012

deze modelverklaring is slechts mogelijk na schriftelijke toestemming door het PT. In een dergelijk geval dient altijd wel expliciet naar deze richtlijnen te worden verwezen. De verklaring dient samen met de aanvragen van de producentenorganisaties uiterlijk op 15 februari 2013 bij het PT binnen te zijn.

De resultaten van de controles dienen tevens te worden beschreven in een gedetailleerd rapport van bevindingen. Dit rapport omvat de volgende zaken: 

de opbouw van de tarieven voor personeelskosten;



de uitgevoerde werkzaamheden om vast te stellen dat voor in de aanvraag opgenomen uitgaven, geen andere uniale of andere subsidies/steunbedragen zijn ontvangen;



het administratieve beheer van het actiefonds;



overige bijzonderheden;



de onder het kopje Controlemethoden, tolerantie en controleverantwoording genoemde punten, te weten: 

het door de accountant opgestelde controleplan;



de integrale uitkomsten van de werkzaamheden, zoals beschreven in het controleplan.

Het rapport van bevinden dient als bijlage bij de controleverklaring te worden gevoegd.

Documentatie en archivering Alle door de accountant uitgevoerde controles en de daarbij behorende controledocumenten zoals controleplan, controleprogramma, werkprogramma’s en rapporten (c.q memo’s) van bevindingen dienen goed gedocumenteerd te worden gearchiveerd. Alle in deze richtlijnen genoemde punten moeten duidelijk in het controledossier zijn terug te vinden.

Het PT houdt zicht het recht voor om deze controledossiers in het kader van haar controles te (laten) reviewen. Daarnaast dienen deze dossiers ook beschikbaar te zijn voor controles door de Commissie van de Europese Gemeenschappen, het Ministerie van Economische Zaken, de Europese of Algemene Rekenkamer, of instanties namens deze organen. Indien de accountant bij zijn controle gebruik maakt van gegevens welke zijn opgenomen in het jaarrekeningdossier, dient ook dit dossier voor review/controle toegankelijk te zijn. Ten behoeve van deze controles en reviews heeft de Europese Commissie bewaartermijnen vastgesteld. Deze zijn opgenomen in Deel C van circulaire GMO-015 2011.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

40 / 43

20 december 2012

Vrijwaring Nadrukkelijk wil het PT erop wijzen dat een goedkeurende controleverklaring van een onafhankelijke accountant niet inhoudt dat de betreffende producentenorganisatie is gevrijwaard van verdere controles, terugvorderingen en/of verminderingen van de subsidie. Ook het niet voldoen door de accountant aan deze richtlijnen kan tot toepassing van de artikelen 117, 123 en 144 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 en de Verordening PT GMO groenten en fruit 2009 leiden. Dit kan onder andere het (extra) verlagen van steun tot gevolg hebben.

Het PT, het Ministerie van Economische Zaken, de Commissie van de Europese Gemeenschappen, de Europese en/of Algemene Rekenkamer, of instanties namens deze organen kunnen te allen tijde controles bij de producentenorganisatie en de accountant uitvoeren.

Communicatie Van deze richtlijnen kan alleen na schriftelijke toestemming van het PT worden afgeweken. In het verleden verleende toestemmingen en gemaakte afspraken worden niet automatisch verlengd. Deze dienen opnieuw schriftelijk aan het PT te worden voorgelegd. Ook vragen dienen schriftelijk aan het PT te worden voorgelegd. Het PT is bereid om op verzoek van een accountant een afspraak te maken om vragen te bespreken. Omtrent afwijkingen en/of vragen kan contact worden opgenomen met de unit GMO groenten en fruit van de MOProductschappen.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

41 / 43

20 december 2012

Bijlage Ia

Model controleverklaring van een onafhankelijke accountant bij de uitgaven in het kader van het operationeel programma over het jaar 2012

Afgegeven ten behoeve van het Productschap Tuinbouw

Aan: [naam opdrachtgever]

Wij hebben bijgaande subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, ingevolge de gemeenschappelijke marktordening groenten en fruit (Verordening (EG) nr. 1234/2007 en Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011) van [naam productenorganisatie] over het operationele programma over het jaar 2012 gecontroleerd.

Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 1234/2007, Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 en Circulaire GMO-015 2012. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het controleprotocol zoals opgenomen in circulaire GMO-015 2012. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, geen afwijkingen van materieel belang bevat.


Bladzijde

Zoetermeer d.d.

42 / 43

20 december 2012

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de subsidiedeclaratie.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel Naar ons oordeel is de subsidiedeclaratie, met het inbegrip van de vulling en het beheer van de actiefonds, ingevolge de gemeenschappelijke marktordening groenten en fruit van [naam producentenorganisatie] over 2011 inzake de jaardeclaratie in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 1234/2007, Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 en circulaire GMO-015 2012.

Beperking in gebruik en verspreidingskring De subsidiedeclaratie, met inbegrip van de vulling en het beheer van het actiefonds, is opgesteld voor [naam producentenorganisatie] met als doel [naam producentenorganisatie] in staat te stellen te voldoen aan Verordening (EG) nr. 1234/2007, Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 en circulaire GMO-015 2012. Hierdoor is de subsidiedeclaratie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De subsidiedeclaratie met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor [naam producentenorganisatie] en het Productschap Tuinbouw en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Productschap Tuinbouw Louis Pasteurlaan 6 Postbus 280 2700 AG Zoetermeer www.tuinbouw.nl Telefoon 079 347 07 07 Fax 079 347 04 04 E-Mail [email protected]

Bladzijde

Zoetermeer d.d.

43 / 43

20 december 2012

Naam accountantspraktijk Naam accountant Plaats en datum


december 2012

Recommend Documents