DE WENDBARE ORGANISATIE

DE WENDBARE ORGANISATIE 16E BPUG SEMINAR 4 JUNI 2013

PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

HANDS-ON PPM Het Inrichten van een Project Portfolio Office


2

AGENDA •Opening •Inleiding Project Portfolio Management (PPM) •Toelichting: Stappen MoP Cycli •Definitie Cyclus en Hands-On Praktijkvoorbeelden •Realisatie Cyclus en Hands-On Praktijkvoorbeelden


3

Even voorstellen: Aruba Muziek Tennis

Joris Moons Project Management Officer WIN Project Support

Hockey Gezin Trainer

Maurice Alberts PMO Consultant – Field Manager WIN Project Support


4

Dit is WIN Project Support. Werken met WIN betekent kiezen voor professionele Project Support (PMO) en daarmee voor GRIP, FOCUS en BESPARING op uw projectorganisatie. •

•

•

GRIP wordt ervaren doordat inzicht wordt gecreëerd in de status van alle aspecten binnen een project, programma of portfolio en doordat hierover gestructureerd gerapporteerd wordt. FOCUS ontstaat als het project management zich kan richten op haar kerntaken. Dit kan doordat zij effectief wordt ontlast en doordat werkwijzen, processen en tools optimaal efficiënt ingericht en uigeoefend worden. BESPARING kan tevens worden gerealiseerd op substantiële kosten, zeker daar waar (verdere) centralisatie van de project support discipline mogelijk is. HOE?

BEMENSEN– PROFESSIONALISEREN – OPLEIDEN PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

5

Project Portfolio Management (PPM) •

PROJECTMANAGEMENT: Alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde resultaat van het project te bereiken: het plannen, organiseren en besturen van alle werkzaamheden die deel uitmaken van het project en het leidinggeven aan en motiveren van alle bij het project betrokken personen.

•

PORTFOLIO: Een geheel van projecten en/ of programma’s die één of meer gemeenschappelijke doelen realiseren en mogelijk gebruik maken van dezelfde mensen en middelen.

•

PORTFOLIO MANAGEMENT: Het besturen en leidinggeven aan een geheel van projecten en/ of programma’s die één of meerdere gemeenschappelijke doelen realiseren en mogelijk gebruik maken van dezelfde resources.

•

PROJECTPORTFOLIO MANAGEMENT VORMT HET KOMPAS VOOR PROJECTEN EN PROGRAMMA’S. PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

6

PM & PPM


7

Toelichting: Stappen MoP Cyclus Definitie Cyclus

Realisatie Cyclus


8

Portfolio Definitie en Realisatie cyclus Stappen Definitie Cyclus

Stappen Realisatie Cyclus

• Begrijpen

• Management Control

• Categoriseren

• Baten Management

• Prioriteren

• Financieel Management

• Balanceren

• Risico Management

• Plannen

• Stakeholder Engagement • Organization Governance • Resource Management


9

Waar en hoe kan PMO de organisatie en het proces ondersteunen in de Definitie Cyclus ? •

Rangschikking naar portfolio categorieën, projecten rangschikken naar prioriteit, weergave van budget en kosten, beoogde baten, nodige resources, tijdsplanning en fasering.

•

Resource inschattingen weergeven (expertise, hoeveelheid (FTE’s), tijdsplanning)

•

Support bij inventariserende portfolio board meetings (voorbereiden, faciliteren, verslaglegging)

•

Voorbereiden besluitvorming portfolio board (advies voorleggen)

•

Communicatie naar organisatie rondom besluitvorming

•

Opzet van rapportage cyclus en afstemming met belanghebbenden. Overzicht van “swimming lanes”.

•

Opzet en implementatie van de verschillende PPM Templates en Dashboards


10

Praktijkvoorbeeld: Begrijpen Ru w e Po r t f o lio I n sch a t t in g e n

Clu st e r

P r o j e ct N a a m

Pr o j e ct Co d e

Project A

X

Project B Project X

Datum Ein d

St a t u s

Pr io r i t e it

Bu d g e t

0,5 fte 3/4mnd

12 2011

Initiatie

hoog

lijn + ICT

0,5 fte 3/4mnd

1/1/11 Deel Q3

Uitvoering

hoog

lijn + ICT

Periodiek

laag

lijn

Jaarlijks

hoog

lijn

Vervalt

midden

lijn

On Hold

hoog

lijn

Ca t e g o r ie

T y p e Ca p a ci t e it

Be n o d ig d e I n z e t

X

efficiency

pr.man

X

strategie:

Info Analist

Project X

X

stabiliteit ICT

Ontwikkelaar

0,5 fte

Project X

X

wet®elgeving

0,5 fte

Project X

X

Functioneel Beheerder pr.man 156 uur, analyse 34 uur, fb 34 uur, testen 100 uur

Datum St a r t

Deel Q4

projectenpot Tot a a l

Tot a a l

Tot a a l

Tot a a l


11

Praktijkvoorbeeld: Categoriseren Status Projecten Portfolio Cluster

Categorie

Project Naam

Idee

Opstart

Uitvoer

Status On Hold

Afronding

Afgesloten

Wet & Regelgeving Klant Service

Project A Project B

Totaal KS

2

Zorg

Project Project Project Project Project Project Project Project Project Project Project

Totaal Zorg

A B C D X X X X X X X

11

Staf Totaal Staf

Project A 1

Totaal W&R

14 Continuiteit

ICT

Project A Project B Project C

Totaal ICT

3

Staf

Project A Project B Project C

Totaal Staf

3

Totaal Continuiteit

6 Toekomstvaste ICT

ICT

Project A Project B

Totaal ICT

2

Totaal Toekomstvaste ICT

2 Commerciele Slagkracht

Commercie

Project Project Project Project

Totaal Commercie

A B C D

4

Totaal Commerciele Slagkracht

4 Overige Business Case

Staf Totaal Staf Totaal Overige Business Case Totaal Projecten Portfolio

Project A Project B 2 2 28


12

Praktijkvoorbeeld: Prioriteren

Projectnaam: Mate van bijdrage Criteria

Wegingsfactor Geen

Matig

Hoog

Score

Totaal

Ondersteunt minstens één strategische doelstelling

20%

0

5

10

10

2

Voldoet aan een wettelijke vereiste

15%

0

5

10

5

0,75

….

0

5

10

….

0

5

10

….

0

5

10

….

0

5

10

0

5

10

0

5

10

Score van wijzigingsprioriteit

2,75


13

Praktijkvoorbeeld: Prioriteren


14

Praktijkvoorbeeld: Balanceren

Risk

High Reject

Consider

Medium

Benefits

Low Medium PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

High 15

Praktijkvoorbeeld: Balanceren Project Portfolio Samenstelling 12 11

10

Aantal Projecten

8 7

6

4

4

4 3 2

2

3 2

2

2 1

1

0 Categrorie Categorie Categorie Categorie Categorie Categorie Categorie Categorie Categorie Categorie Categorie Categorie A B C D E F X X X X X X


16

Praktijkvoorbeeld: Balanceren Project Fase per Categorie 12

10

5 8 Afgerond Afslui ng 6

2 1

Uitvoer Ini a e Opstart

1

Idee

4 1 3

1

3

1

2

4 1 2 1

2

1

3

2

1

2 1

1

Categorie F

Categorie X

2

1

0 Categorie A Categorie B Categorie C

Categorie D Categorie E

Categorie X

Categorie X


Categorie X

Categorie X

Categorie X

17

Praktijkvoorbeeld: Plannen PM O Ro a d m a p Roa d m a p 1 : Pr oj e ct e n in u it v oe r in g e n a f slu it in g

Code X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Totaal:

Projecten

OG

PM

PLIT

Fase

beslisdatum

Project Naam Project A Project B Project C Project D Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X

CH CH PL LM RJ CH PL LM RJ CH PL LM RJ CH PL LM RJ CH PL LM RJ BR KC

LL LL PQ RS TV PQ RS TV PQ RS TV PQ RS TV LK LK HS KP NM NM PP HK JA

BD HH ZF ZF XD XD HH ZF ZF XD XD HH ZF ZF XD XD -

Uitvoer Uitvoer Afsluiting Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Uitvoer Afsluiting Uitvoer Afsluiting Uitvoer Uitvoer Uitvoer Initiatie Initiatie Initiatie

1-Nov-13 17-Aug-13 3-Jun-13 1-Mar-13 11-Mar-13 1-Jun-13 nntb nntb 1-May-13 1-Jun-13 28-Jun-13 nntb 1-Jun-13 nntb 1-May-13 30-Jun-13 1-May-13 May-13 nntb Jun-13 Jul-13 Jul-13 2-Jul-13

Jan

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Opmerkingen Project

23 PMO Kleurcodering fasering:

NTB Idee Opstart Initiatie Uitvoer On Hold Afsluiting Afgerond/ Opbrengsten realisatie


18

Waar en hoe kan PMO de organisatie en het proces ondersteunen in de Realisatie Cyclus ? •

Samenstelling Portfolio dashboard (highlight - exception reports met indicatoren van tijd, geld, kwaliteit en resourcing)

•

Portfolio status overzicht (weergave categorisatie portfolio, status fasen van project, planning, budget en planning)

•

Review projectrapportages (inhoud en kwaliteit)

•

Analyse en signalering van knelpunten in planningen, budgetten en resources (exception reporting, issues en risico’s)

•

Ondersteuning overleggen portfolio board (inplannen, verslaglegging, secretaris, verspreiding stukken, actie – en besluitenlijst, aanpassing overzichten a.d.h.v. conclusies van de board)

•

Inbedding van processen en templates in de organisatie


19

Praktijkvoorbeeld: Management Control Project Onderdeel

Status

Project A ORANJE

Project B GROEN

Mijlpalen Gepland

Lopende Acties

Bijzonderheden/ Issues / Risico’s

Gevraagd besluit

• Mijlpalen: • Acceptatie nieuwe versie systeem per 1 september. • Start (opfris)trainingen: 10 september. • Nieuwe datum live gang vrijdag 5 oktober.

• • • • •

Acties: Release 3.0.0 testen en besluit. Nieuwe planning maken. Acceptatietest/integratietest. Performanceverbeteringen/performancet est (3x). • Inrichten productieomgeving.

• Risico/ Issue: • Performance.

• Nieuwe live gang datum: 5 oktober.

• Mijlpalen: • Beschrijving sub processen • Implementatieplan.

• Acties: • Ligt ter review.

• Issue/ Risico: • Geen

• Geen

• Implementatie Bedrijfsvoering. • Proeftuin vervanging

GROEN

Geen problemen, alles loopt volgens planning.

ORANJE

Enkele risico’s en knelpunten aanwezig, maar hebben geen invloed op voortgang, kwaliteit en/of budget.

ROOD

Veel en/of grote knelpunten aanwezig met directe invloed op voortgang, kwaliteit en/of budget.


20

Praktijkvoorbeeld: Management Control Voortgangsoverzicht Projectenportfolio PMO Periode: 2013-04 Huidige fase

Proj. nr Projectnaam

Startdatum PO

PM PL-IT

Overall Status

VR Toelichting - bij de status Ontv

is beter geworden t.o.v. de vorige maand is slechter geworden t.o.v. de vorige maand is hetzelfde gebleven t.o.v. de vorige maand Planning Budget Resour Scope Risico's Volgende gate ces / Issues (faseovergang)

GO Live (oplevering)

Project Totaal Budget IT Budget IT (financieel) Impact

Uitvoer

X

Project A

1/1/12

PP

PE

NM

Uitvoer

X

Project B

1/1/12

PP

MH

DJ

Uitvoer Uitvoer

X X

Project C Project D

1/1/12 1/1/12

XH XH

DI MH

NM LS

Uitvoer

X

Project E

1/1/13

PP

SJ

SP

Uitvoer

X

Project F

1/1/12

XH

PG

PC

Uitvoer Uitvoer

X X

Project X Project X

2/1/12 2/1/13

HZ HZ

HJ DW

NM SP

Uitvoer

X

Project X

9/1/12

HZ

GJ

NM

Uitvoer

X

Project X

1/1/13

PP

LR

PD

Uitvoer

X

Project X

1/1/13

XH SW

PD

1/1/13 1/1/13

HZ KL

SP BM

nvt NM

√ Conform planning en budget. Planning is aangepast, issues m.b.t. √ resources. √ Vertraging en krapte resources. X Rapportage niet ontvangen. Budget als testdata is een issue. Nieuw √ faseplan wordt opgeleverd Verwachting dat de nieuwe planning √ doorloopt tot september. √ Nvt √ Planning is aangepast. Lichte vertraging, verder geen √ bijzonderheden. √ Geen bijzonderheden. √ Enkele issues, nog onbekend of dit gevolgen heeft. Geen bijzonderheden. √ Later gestart dan gepland.

12/31/12

KL

MC

HJ

X Rapportage niet ontvangen.

2/13/13

KL

HM

HM

√ Geen bijzonderheden.

1-mei-13

1-mei-13

L

2/13/13

KL

BA

BA

√ Resources zijn niet beschikbaar.

30-jun.-13

31-dec.-13

X

2/20/13 1/1/13

KL KL

FB SM

nvt nvt

X Rapportage niet ontvangen. √ Resources en planning krap.

1-jun.-13

nvt

X X

Uitvoer X Project X Initiatie X Project X Strategische Projecten met IT component Uitvoer X Project X Interne Projecten met IT component. Uitvoer X Project X Projecten zonder IT component. Uitvoer X Programma X Nieuwe Projecten Uitvoer X Project X Uitvoer X Project X Totaal 18

Loopt volgens plan

Knelpunten aanwezig, advies PDB gewenst

1-nov.-13

H

€500,000

17-aug.-13

Q1 2014

H

€1,000,000

€285,000

H H

€300,000 €500,000

€30,000

11-mrt.-13

Q1 2014 19-mrt.-13

1-jun.-13

1-jun.-13

L

€150,000

€50,000

1-mei-13

1-mei-13

H

€50,000

€10,000

1-jun.-13 28-jun.-13

1-jun.-13 26-jul.-13

L L

€52,000 €100,000

€50,000

1-sep.-13

L

€80,000

L

€26,000

3-jun.-13

3-jun.-13

L L H

€100,000

3-jun.-13

1-mei-13 3-jun.-13

H

€1,500,000

Ingrijpen PDB vereist (behandelen afwijkingsrapport)

€100,000 €1,000,000 €5,458,000

€425,000

Geen voortgangsrapportage ontvangen

PMO


21

ICTcapaciteit (in uren)

Praktijkvoorbeeld: Financieel Management Programma/ Portfolio Totaal Project A Project B Project C Project D Project E Project F Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X

Totaal prognose 2012 (obv inzet) € 10,000 € € € € € 10,000 € € € € € € € € € € € € -

Facturen 01-01-2012 t/m 31-12-2012 € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

2,069,417 710,556 17,052 393,695 23,812 12,449 89,081 62,217 7,671 188,806 317,607 168,722 -44,030 13,935 101,917 5,927

Forecast + Verbruikt 2012 € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

2,079,417 € 710,556 € € 17,052 € 393,695 € 33,812 € € 12,449 € 89,081 € 62,217 € 7,671 € € 188,806 € 317,607 € 168,722 € -44,030 € 13,935 € 101,917 € 5,927 €


Budget 5,735,000 850,000 850,000 300,000 600,000 700,000 350,000 100,000 200,000 400,000 300,000 185,000 500,000 400,000 -

Rest Budget (Budget - Forecast % Budget Benut + Verbruikt) t/m 31-12-2012 € 3,655,583 36% € 139,444 84% € 850,000 0% € 282,948 6% € 206,305 66% € 666,188 3% € 350,000 0% € 87,551 12% € 110,919 45% € 337,783 16% € -7,671 nvt € 300,000 0% € -3,806 102% € 182,393 64% € 231,278 42% € 44,030 nvt € -13,935 nvt € -101,917 nvt € -5,927 nvt

22

Praktijkvoorbeeld: Risico Management


23

Praktijkvoorbeeld: Risico Management IMPACT IT Per Categorie 6

5

4

Groot 3

Klein Geen

2

1

0 Categorie A

Categorie B

Categorie C

Categorie D

Categorie E

Categorie F

Categorie X

Categorie X

Categorie X


Categorie X

Categorie X

Categorie X

24

Praktijkvoorbeeld: Resource Management Rol Inzet Per Project 20

18

3

16

Releasecoordinator

0.5 1

14

Tester Testcoordinator

1

2

12

Functioneel Systeembeheerder

1

Dagen

5 10

1

Technisch Systeembeheerder

1

Infrastructuurbeheerder

1

Developer MIVU 0.5 0.5 0.5

8

0.5 6

10

5

8

0.5

2

0

3

4

1 Project A

1 1.5

1 Project B

Project C

Project D

Project E

Developer .NET Developer SAP

Technisch Architect 2

1

Project F

Project X

5

Informatie Architect Projectleider IT

2

1

Consultant / Informatieanalist

1

1

0.5

Developer Maatwerk

Ontwerper 1 1

0.5

4

Developer Integratie

2 0.5 Project X

1 Project X

Projecten in Uitvoering


25

Praktijkvoorbeeld: Resource Management Verdeling ICT Capaciteit 80 70 60 50

capaciteit

Nog toe te wijzen

40

Niet inzetbaar

30

Ingezet op projecten

20

Ingezet op wijzigingen en zorgkantoor

10 0 36

37

38

september Kwartaal 3

39

40

41

42 oktober

43

44

45

46

47

november

48

49

50

51

52

december

Kwartaal 4


26

Organization Governance


27

PPM en Ondersteunende Diensten


28

Definitie en Realisatie Cyclus Praktijkvoorbeelden Senior Management Commitment

Management Portfolio Definition Control

Understand

Energized Change Culture

Governance Alignment

Energy

Portfolio Delivery

Portfolio Office

Strategy Alignment


29

Stappen MoP Cyclus Definitie Cyclus

Realisatie Cyclus


30

Dank voor uw aandacht Joris Moons Project Management Officer WIN Project Support

Maurice Alberts PMO Consultant – Field Manager WIN Project Support

E: [email protected] M: 06-11532839

E: [email protected] M: 06-42340403

www.winprojectsupport.nl [email protected] T: 030-7115566 PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

31

DE WENDBARE ORGANISATIE

Recommend Documents