DE WENDBARE ORGANISATIE

DE WENDBARE ORGANISATIE 16E BPUG SEMINAR 4 JUNI 2013 Jef Aarts & Aart Schouten FrieslandCampina PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

Project control & agility in a global change programme Ervaringen vanuit het project management office van het Summit programma FrieslandCampina

PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

2

Jef Aarts Summit Programma Controller

Programme Director

HR, Change Management, Process Compliance

Programme Controller

Office Management

PMO Lead

Aart Schouten Summit PMO Lead Business Template Manager

ICT Template Manager


Business Implementation Manager

ICT Implementation Manager

3

FrieslandCampina: coöperatie en fast moving goods


4

Het Summit programma


5


6

Uitdagingen voor PMO en projectmanagement 1. Hoe zorg je voor een goede aansluiting van het programma management met het project management ? 2. Hoe beweeg je het PMO mee met het veranderende karakter van een meerjaars programma? 3. Waar ligt een goede balans tussen support en control?


7

1. Aansluiting programma- met projectmanagement • Hoe maak je de projecten portfolio inzichtelijk en bestuurbaar • Hoe ondersteun je het MT om te (be)sturen Programma Mgt Team

PMO Met alle P3O functies: Project Manager

Team Lead

Team Lead

Project Manager

Team Lead

•

Portfolio

•

Center of Excellence

•

Delivery

Team Lead


8

1. Aansluiting programma- met projectmanagement Twee project decomposities tegelijk in gebruik: 1. Splitsing Template en Implementatie (management verantwoordelijkheden) Summit Programme

Template Development

Implementation Projects

One Backbone (OBB) Release 3

OBB Roll Out Middle East

MOMS

OBB Roll Out Dairy Sourcing & Trading

Smartbuy template

S&OP Roll Out Professional


9

1. Aansluiting programma- met projectmanagement Twee project decomposities tegelijk in gebruik: 2. Splitsing releases (planning) Summit Programme

Release 3

Release 4

Release 5




OBB Roll Out FC USA

OBB Roll Out Leeuwarden

….

OBB Roll Out Dairy Sourcing & Trading

OBB Roll Out Middle East


10

2. Mee evolueren met meerjaars programma Karakter verandert: van systeem & process ontwikkeling naar implementatie (roll out) “machine” Template ontwikkeling

Roll out projecten

Werk

Roll-outs

Template

Tijd 


11

2. Mee evolueren met meerjaars programma Karakter verandert: van systeem & process ontwikkeling naar implementatie (roll out) “machine”

Programma verandering  Dichtbij veel medewerkers  Zichtbaarder  Dichter bij de business  Werkprocessen lokaal aanpassen aan template

Consequenties algemeen  Meer control nodig  Meer transparantie en inzicht nodig  Strakkere vastere procedures  Meer routine  Beter voorspelbaar


Consequenties PMO  Single source of truth voor data creëren  Veel aandacht besteden aan strak uitwerken, vastleggen en communiceren van procedures  Meer aandacht voor QA op projectmanagement

12

3. Balans tussen Support en Control

PMO = project support  Ondersteuning bij meetings: organisatie, voorbereiding, minutes, etc.  Rapporten invullen voor de project manager

 Project specifieke ad-hoc rapportages maken  Presentaties maken  Ondersteuning bij uren registratie  Operationele ondersteuning in het gebruik van tooling (b.v. Sharepoint)  Bijhouden risk- en issue logs

PMO = control instrument  Aggregeren en interpreteren van management informatie  Dashboards met fact based indicatoren  Rapporten over uitputting van budgetten  Status updates on deliverables and planning  Challengen van project managers  Ontwikkelen en afdwingen van procedures for Risk & Issue Management, Quality Assurance  Bewaken en vastleggen van Stage Gate passages


13

3. Balans tussen Support en Control: stellingen Stelling 1: Control en support moet je: A: strikt scheiden B: combineren Stelling 2: Control vraagt vooral: A: inhoudelijke (project) kennis/ervaring, bv ERP B: project management kennis Stelling 3: Programma quality assurance is: A: een separate functie (los van PMO) B: een PMO verantwoordelijkheid


14

3. Balans tussen Support en Control Stakeholders Summit PMO  Grip door goede informatie over status  Grip door goed lopende management processen

Control

 Operationele ondersteuning (‘handjes’)  Grip door goed lopende management processen  Grip door gedetailleerde status reports uit systemen

Support

3 Programme Controller

 ‘Single source of truth’ budget en uitputting + latest estimates  Projectbeheersing & Quality Assurance (proces en inhoud)

Control

4 Project Managers

 Budgetinformatie  Uitgewerkte kaders (processen en ways of working)  Operationele ondersteuning (‘handjes’)

Support

5 Corporate Internal Audit

 Tweede lijns Quality Assurance  Goed ingericht Risk Management

Control

1 Programme Director

2

Template/Implementation Management Team


15

De balans bij Summit PMO Support

Control  1,5 FTE

 2,5 FTE

 Procesontwikkeling en implementatie

 PM support voor MT leden  Support voor Meetings  Operationele procesondersteuning  Gebruikersondersteuning tooling  Ad hoc rapportages

 Analyse en interpretatie van geaggregeerde gegevens  Challengen voortgangsrapporten  Quality Assurance  Stage Gate overgangen monitoren


16

DE WENDBARE ORGANISATIE

Recommend Documents