Achter de schermen
De schoolact | Een optreden organiseren Leerlingenopdracht Checklists per subgroep Het is belangrijk dat iedereen weet wat de taakverdeling is en wie waarvoor verantwoordelijk is. Schrijf dus jullie taakverdeling op! 1. Dag en locatie 2. Media | neem het optreden op voor jullie videoclip! 3. Publiciteit 4. Catering 5. Management 6. Productie 7. Techniek 8. Vormgeving/stylist
1. Dag en locatie Datum plannen Voordat je begint met het organiseren van een optreden, bepaal je samen met de schoolact de datum van het optreden. Het kan zijn dat je afhankelijk bent van andere evenementen die met je klas gepland staan, waardoor bepaalde dagen afvallen. Ook kan het zijn dat je afhankelijk bent van een bepaalde locatie: stel dat je met het lokale poppodium, café of theater wilt samenwerken en daar het optreden mag organiseren, dan moet je rekening houden met alle andere evenementen die daar staan gepland. Locatie boeken Stel jezelf de volgende vraag: wil je het optreden op school of buiten school organiseren? Zet de voor- en nadelen op een rijtje, denk ook aan je doelgroep: wie hoop je te bereiken? Vraag je docent wat er mogelijk is: vaak kost het geld om een zaaltje te huren. Is er een klein budget? Op de website van het zaaltje is vaak een algemeen e-mailadres en telefoonnummer te vinden. Het kan nooit kwaad te vragen wat er mogelijk is! Misschien kunnen jullie er wel gratis terecht. Contact houden met de planner/programmeur, locatiemanager, conciërge, of cultuurcoördinator (degene die de locatie beheert) Blijf goed communiceren met de persoon die de locatie beheert: wat is er mogelijk, waarmee moeten we rekening houden? Is er een backstage-ruimte (lokaal of kleedkamer) waar de act zich kan voorbereiden?
Achter de schermen
2. Media Neem het optreden op! Wees slim en grijp dit moment aan om (een deel van) de videoclip op te nemen die later ingeleverd kan worden. Zo maak je kans om uitgekozen te worden voor het Music Camp! De trailer van de school act moet uiterlijk op … maart ingeleverd worden. De video moet de volgende elementen bevatten: - De act stelt zichzelf voor (naam act, naam school) - De muzikanten stellen zichzelf voor (naam, leeftijd en functie binnen de school act) - Optioneel: de tekstschrijver, de manager en de stylist stellen zich voor. - Vervolgens zien we een live performance van 1 nummer van jullie school act. Een cover of een zelfgeschreven muziekstuk, alles is mogelijk. - De locatie en hoedanigheid van de performance is niet van belang; dit kan een optreden zijn in de repetitieruimte zonder publiek of in de aula met publiek. - De video duurt minimaal 1 minuut en maximaal 5 minuten. - Graag ontvangt BUMA de trailer in een .mov bestand (480X270) via WeTransfer (www.wetransfer.com). - Het bestand kan (via WeTransfer) gestuurd worden naar
[email protected] De Music Masters beslissen o.a. op basis van deze videoclip welke school act interessant en talentvol genoeg is om op Music Camp te gaan. Er wordt gelet op muzikaliteit, uitstraling en originaliteit. Zorg voor media-aandacht Bel het lokale radiostation om te vertellen waar je school mee bezig is, probeer een interview te regelen, bel de krant, stuur e-mails met een persbericht (is een bericht met belangrijke informatie over de activiteit die jullie organiseren) naar lokale kranten, tijdschriften, culturele instellingen. Ontwerp flyers, laat deze drukken of maak deze zelf, maak foto’s filmpjes, zet deze op Facebook, Twitter en waar je maar wilt om reclame te maken. Onderhoud contact met de pers (met journalisten), ontwerp affiches en flyers (op de computer en/of op papier). Laat deze drukken en/of versturen door het publiciteitsteam. Maak foto’s en filmpjes van de voorbereidingen. Laat ook deze op internet verspreiden door het publiciteitsteam. Geef interviews voor de lokale radio, enkele e-mails versturen naar lokale kranten. Bedenkt welke boodschap je kwijt wilt: wat is het doel van het optreden? Nieuw talent laten zien? Geld inzamelen voor een goed doel?
Achter de schermen
Werk samen met het publiciteitsteam Het media-team zorgt voor foto’s, geluidsopnamen en video’s van het optreden, het publiciteitsteam verspreidt deze. Verdeel dus de taken: wie maakt foto’s wie houdt de interviews (en gebruik hierbij de geoefende interviewtechnieken), wie filmt, en aan wie van het publiciteitsteam worden deze bestanden doorgestuurd? Bekijk ook les 2. ‘Muziek en online media’
3. Publiciteit Doelgroep? Denk na over wie de doelgroep is van jullie optreden: wie wil je bereiken? Medescholieren? Familie? De schoolleiding? Entree? Maak duidelijk dat er entreekaarten verkocht worden (als jullie hiervoor gekozen hebben), en maak er reclame voor. Als je ervoor kiest het optreden gratis te houden, is dit ook een aantrekkelijk gegeven om op jullie posters en flyers te zetten. Of bijvoorbeeld wanneer er gratis drankjes zijn. Publiek werven, verspreiden van reclame Probeer zoveel mogelijk bezoekers te werven. Het mediateam (zie kopje ‘Media’) maakt posters en flyers, het publiciteitsteam denkt mee over de vormgeving van posters (is het duidelijk, is het aanlokkelijk, trekken we hiermee mensen?) en verspreidt de posters en flyers. Denk na over de plekken waar je materiaal ophangt. Pas op voor boetes! Je mag niet altijd overal reclame ophangen. Dit verschilt per gemeente. Denk na over leuke opvallende acties om meer kaartjes te verkopen, bijvoorbeeld een ‘teaser’ optreden, een heel kort akoestisch optreden van een deel van de act in de aula, een cafeetje of bibliotheek. Vergeet niet de organisatie van Buma Music Academy zelf uit te nodigen! Wanneer jullie samenwerken met sponsors (bijvoorbeeld een restaurant dat de hapjes verzorgt), nodig dan ook je sponsoren uit, dat is wel zo aardig. Werk samen met het media-team Het media-team zorgt voor foto’s, geluidsopnamen en video’s van het optreden, het publiciteitsteam verspreidt deze. Verdeel dus de taken: wie maakt foto’s wie houdt de interviews (en gebruik hierbij de geoefende interviewtechnieken), wie filmt, en aan wie van het publiciteitsteam worden deze bestanden doorgestuurd? Bekijk ook les 2. ‘Muziek en online media’
Achter de schermen
4. Catering Eten en drinken voor bezoekers Het cateringteam zorgt ervoor dat het publiek en de school act verzorgd worden. Het leukst is om een kraampje op te zetten met zelfgebakken/zelf gekookte versnaperingen. Denk na over je doelgroep: wie verwacht je te bedienen? Wat zouden zij graag willen eten of drinken? Denk ook na over wat realistische prijzen (of is alles gratis?). Zorg voor een geldkistje, wisselgeld en bedenk wat er met de opbrengsten gebeurt. Eten en drinken voor de school act Denk ook aan wat de band graag wil eten en drinken; optreden met een lege maag is geen pretje. Vraag aan de manager wat de act graag zou willen in hun backstage ruimte. Garderobe? Gastenlijst? Misschien is er in de ruimte van het optreden een hoekje waar bezoekers hun jassen op kunnen hangen. Zorg dus voor kapstokken (haakjes of kleerhangers). Vraag op de locatie wat er mogelijk is. Denk na over of het nodig is dat 1 of 2 mensen de jassen van de bezoekers aannemen. Denk in dit geval aan bonnetjes met jasnummers zodat iedereen zijn eigen jas uiteindelijk weer terugkrijgt. Als er een gastenlijst is voor bijvoorbeeld familieleden van de bandleden, is de garderobe een goede plek om deze gastenlijst te bewaren en de mensen aan te kruisen die zich melden.
5. Management Vertegenwoordig de school act De manager is aanspreekpunt van de band/act en weet wat de leden van de act willen en nodig hebben. Wanneer de band gevraagd wordt voor een interview, plant de manager dit in. De manager heeft een vlotte babbel en zorgt ervoor voor optredens in de agenda. Wat zijn goede plekken of evenementen om op te treden? Hoe moet het optreden eruit gaan zien? Bepaal als manager samen met de act hoe het optreden eruit gaat zien: is er een voorprogramma? Is er een presentator? Is er inloopmuziek? Welke nummers speelt de band, in welke volgorde? Welke kleren draagt de band, lijkt het een eenheid? Moet er eten en drinken voor de band worden geregeld, is er iemand vegetariër? De manager zorgt dat de act tevreden is en de leden hun werk goed kunnen doen. Entreekosten? Als er kaartjes voor het optreden moeten worden verkocht, bepaal je samen met de leden van de act hoeveel dat zou moeten kosten, en bijvoorbeeld of de opbrengst naar een goed
Achter de schermen
doel gaat. De locatiemanager (van school of een zaaltje/poppodium) weet hoeveel mensen er in het zaaltje passen dus wat het maximum aantal kaarten is dat verkocht kan worden.
6. Productie Contactlijst Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers van het team zodat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Plan een productievergadering Vergader van tevoren met elkaar: zorg dat van ieder team minstens 1 iemand aanwezig is. Spreek de voorbereidingen door, stel 1 iemand aan die opschrijft wat er wordt besproken. Maak een draaiboek van de middag of avond van het optreden: een schema met daarin per kolom de o
tijd
o
plaats
o
activiteit/programmaonderdeel
o
verantwoordelijke voor dat onderdeel + telefoonnummer van deze persoon
o
Houd ruimte voor aantekeningen (lege kolom)
Generale repetitie Als producent houd je in de gaten dat iedereen op de juiste tijd op de juiste plek is. Je bewaakt het tijdschema en de taken die moeten gebeuren. Klaarzetten van eetkraampje, ophalen van de band uit de kleedkamer, dit soort dingen doe je of je geeft anderen opdracht dit te doen. 7. Techniek De planner/programmeur, locatiemanager, conciërge, of cultuurcoördinator (degene die de locatie beheert waar het optreden plaatsvindt) weet meestal precies wat er op de locatie mogelijk is qua techniek en materiaal. Vraag dit na en vraag of er iemand vanuit school of het poppodium (of andere locatie) die kan ondersteunen bij en licht en geluid tijdens het optreden. Welke kleuren lichtfilters zijn er aanwezig, is er een lichttafel met schuifjes, kan de school act uit versterkt spelen (is hiervoor apparatuur?). Maak een lijstje van de aanwezige apparatuur en bekijk wat je nog mist: microfoons? Basversterker? Drumkleedje? Bekijk de les over ‘De techniek bij een optreden’. Hierin staan ook tips voor bandjes! 8. Styling/vormgeving Zorg ervoor dat het podium er vrolijk uitziet. Het mooiste is als je een ‘back drop’, een banner, achter de act kan hangen met het logo van de act erop en het logo van de Buma
Achter de schermen
Music Academy. Zo ziet iedere toeschouwer meteen waar hij of zij naar kijkt. Bedenkt hoe je de ruimte gezelliger kunt maken: misschien slingers ophangen, kerstlichtjes of lampionnetjes, de zaal versieren (tafelkleden, plantjes, wat je maar wilt enz.). Zorg voor een samenhangend geheel! Hoe ziet de act eruit? Welke kleren hebben ze aan, zijn ze geschminkt, hebben ze make-up op? Zorg ervoor dat ze eruit zien als een eenheid, een echte groep! Dit hoeft niet te betekenen dat ieder lid van de act er hetzelfde uit moet zien. Heeft de school act nog geen logo? Ontwerp er dan één of meerdere (zodat de act kan kiezen). Luister naar hun muziek, schrijf een aantal steekwoorden op die volgens jullie bij deze act horen. Door deze steekwoorden laat je je inspireren bij het maken van het logo voor jullie schoolact! Je kunt zelf gaan tekenen en schilderen, maar je kunt ook met fotoshop aan de slag of met een van deze websites: http://www.vistaprint.nl/logo-ontwerp/teksttoevoegen.aspx?xnav=swsProductOnly_GetStarted http://cooltext.com www.flamingtext.com Deze websites wijzen je stap voor stap wat je moet doen, zoals het kiezen van een lettertype, kleur of vorm. Voorbeeld: Steekwoorden bij de muziek van de school act waren: vurig, hard, wild en ruig. Je kunt hierbij denken aan een logo met vlammen, een slordig lettertype en veel rood erin.
