De promovendus. Doel van de functie. 1. Aanstelling 2. Profiel en competenties 3. Inschaling 4. Het verrichten van onderwijstaken 5. Het Opleiding en Begeleidingsplan (OBP) 6. Begeleiding van de promovendus binnen FNWI 7. Beoordelingen 8. Promotie 9. Verlenging van de aanstelling 10. Administratieve afhandelingen gedurende het promotietraject a. Toekenning promovendus positie b. Aanvraag eerste geldstroom promovendus c. Aanvraag promovenduspositie op een andere geldstroom d. Bewaking en registratieverplichtingen tbv het promotietraject 11. Informatie en formulieren van belang voor promovendi
De promovendus Doel van de functie promovendus is: Verrichten van en publiceren over wetenschappelijk onderzoek, uitgaande van het onderzoeksplan van de leerstoelgroep en in afstemming met de (co) promotor, teneinde een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van wetenschappelijke kennis en inzichten op een bepaald onderzoeksgebied, blijkend uit een promotie binnen de vooraf vastgestelde periode van in principe vier jaar. 1. Aanstelling: Voor de werving en selectie van promovendi is het protocol werving en selectie voor tijdelijk wp en obp van toepassing. Zie bijlage. 1 Een promovendus mag aangesteld worden als aan alle onderstaande punten is voldaan: a. Als de vooropleiding voldoende is: een afgeronde wetenschappelijke opleiding (of ten minste alle studiepunten verkregen) drs. of Master of Science. Buitenlandse vooropleidingen. Voor een promovendus die gestudeerd heeft aan een buitenlandse universiteit, is het noodzakelijk via de dienst Studentenzaken diploma’s te laten valideren. Hierbij worden de diploma’s gewaardeerd en kan de promovendus eventueel nog aanvullende opleidingen en/of opdrachten doen. (evt opnemen in OBP) Geen universitaire opleiding, maar veel ervaring op het wetenschapsgebied (bv HLO analist) Voor de aanstelling toelating tot promotie vragen. Zo kunnen mogelijke extra opleidingen cq trainingen meegenomen worden in het Opleiding en Begeleidingsplan. b. Als er financiering is voor de volledige periode. De aanstelling is weliswaar in eerste instantie voor anderhalf jaar, maar de financiering moet voor de gehele periode vooraf gereserveerd worden. Dit kan zijn op projectfinanciering in de tweede of derde geldstroom, of aanstelling op de eerste geldstroom; de ‘promovendus in de formatie’ c. Als er een promotor is. In de regel de hoogleraar van de leerstoelgroep. Maar het kan ook een hoogleraar uit een andere groep zijn.
1
Zie ook informatie voor promovendi op www.RU.nl: promotieregelement
2
2. Profiel en competenties. a. Bij de aanstelling wordt het UFO profiel van Promovendus gehanteerd. b. De bijbehorende competenties zijn: Analytisch vermogen, Zelfvertrouwen, Doorzettingsvermogen, Communiceren. 3. Inschaling De promovendus is ingeschaald in de P schaal. Gestart wordt in P0 en de eindschaal is P3. 4. Het verrichten van onderwijstaken. Alleen promovendi die betaald worden uit de eerste geldstroom én de promovendi betaald uit een van de overige geldstromen, waarbij de subsidieverstrekker akkoord gaat met inzet voor onderwijs, kunnen een verplichting krijgen voor het geven van onderwijs voor een maximum van gemiddeld 10% van de looptijd van hun aanstelling. 3 4 5
5. Het Opleiding en Begeleidingsplan (OBP) , De doelstelling van het OBP is het maken en vastleggen van afspraken tussen promovendus, begeleider en promotor. Het OBP moet minimaal bevatten: a. Duur van de promotie 1. vier jaar (met een maximale onderwijsinzet van 10 %). 2. 5 jaar (bv 0.8 aanstelling of bij een grotere onderwijsbelasting). b. Korte omschrijving van het onderzoeksproject c. Namen van begeleiders d. Vorm en frequentie van begeleiding e. Het te volgen en te verzorgen onderwijs. Het eerste OBP wordt binnen een maand na aanstelling, door alle partijen getekend, naar P&O gestuurd. Het document wordt toegevoegd aan het personeelsdossier, als onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Jaarlijks wordt, bij het beoordelingsgesprek het OBP geëvalueerd en zonodig bijgesteld. P&O bewaakt de binnenkomst van de OBP’s en rappelleert waar nodig. 6. Begeleiding van promovendi binnen de FNWI. Hoewel het aantal promoties binnen de FNWI behoorlijk is, is de promotieduur vaak veel langer dan de geplande 4 jaar. Daarom zijn er, op basis van gesprekken met promovendi en ervaringen uit de onderzoeksinstituten, nu afspraken gemaakt over de standaardisering van de begeleidingsregels voor promovendi. Begeleiding van de promovendus:
2
Zie UFO profielen en de daaraan gekoppelde competenties Zie ook de jaarlijkse Gids voor Promovendi 4 Zie ook www.ru.nl/fnwi/po/informatie/regelingen/ 5 Momenteel is een voorstel ter verbetering van begeleiding promovendi in de maak. Deze zal tzt onderdeel uit gaan maken van dit geheel. 3
•
•
• •
• •
•
• •
•
Iedere promovendus wordt begeleidt door een dissertatiecommissie die minimaal bestaat uit: de promotor, de dagelijkse begeleider (medewerker van de seniorstaf) en een adviseur van buiten de onderzoeksgroep. Promovendus en dissertatiecommissie schrijven samen het Opleiding en BegeleidingsPlan (OBP) en het onderzoeksplan, binnen de eerste maand van de aanstelling van de promovendus. De belasting is een equivalent van 30 ec. Ook de cursus ‘management voor promovendi’ wordt in het OBP opgenomen als een van de eerste cursussen bij aanvang van het promotietraject. De promovendus participeert daarnaast in de gangbare groep en instituut meetings. Na ongeveer drie maanden presenteert de promovendus zijn / haar onderzoeksplan binnen een reguliere instituutsmeeting. Dit om collega’s op de hoogte te brengen en feedback op het plan te krijgen. De promovendus heeft wekelijks een gesprek van gesprek met de dagelijkse begeleider en zeker drie keer per jaar met de promotor. Jaarlijks heeft de promovendus een gesprek met de dissertatiecommissie, waar het project, de voortgang en de kwaliteit van de begeleiding besproken wordt. Dit kan leiden tot een bijstelling van het projectplan of OBP. Na het eerste jaar rapporteert de promovendus aan de dissertatiecommissie de vorderingen over de eerste 12 maanden en de plannen voor de komende 12 maanden. De commissie beoordeeld hierop of het voldoende is voor een promotie en de arbeidsovereenkomst verlengd kan worden naar vier jaar. De evaluatie en boordeling worden schriftelijk vastgelegd en door de commissie. Na 2 jaar bespreekt de dissertatie commissie met de promovendus de perspectieven op het gebied van carrière, mogelijke posities en de plannen voor de toekomst. Na 33 maanden dient de promovendus bij de dissertatie commissie in: - hoofdstukindeling met korte weergave van ieder hoofdstuk - een overzicht van wat al gedaan is en wat nog gedaan moet worden. - een overzicht van de geplande publicaties Aan de hand hiervan stellen de promovendus en de dissertatie commissie samen het plan bij om te komen tot wat nodig is voor een goede promotie in de afgesproken tijd. Na 45 maanden volgt er een formele evaluatie van de voortgang van de promovendus
Ieder onderzoeksinstituut wijst uit hun midden een vertrouwenspersoon / mediator en een promovendi coördinator aan.
6
7. Beoordelingen Jaarlijks, vinden er op vaste momenten beoordelingen plaats. Hierbij zijn promovendus, promotor en begeleider aanwezig. Het onderzoeksjaar wordt geëvalueerd en er worden afspraken voor het komende onderzoeksjaar gemaakt. Afspraken worden vastgelegd in het formulier ‘beoordelingsgesprekken promovendi’. Bijstellingen worden in het OBP opgenomen. Beoordelingsformulier en bijstellingen OBP gaan, door alle partijen getekend, naar P&O ter bewaking en opname in het personeelsdossier. Na het eerste jaar wordt er in het beoordelingsgesprek een Go or No-Go beslissing genomen. Bij een Go wordt de arbeidsovereenkomst verlengd naar de volledige periode. Bij een No-Go wordt de arbeidsovereenkomst niet verlengd en worden de inspanningen van het laatste half jaar van de aanstelling ingezet voor het vinden van een nieuwe aanstelling van de promovendus buiten de Universiteit. 7
8. Promotie
6
Zie ook www.ru.nl/fnwi/po/informatie/regelingen/
De promotieprocedure wordt in gang gezet door de promotor samen met de promovendus. Hier is bij de FNWI een procedure voor. Deze is te vinden op de website van de faculteit. Het promotiereglement is te vinden op www.RU.nl: promotiereglement. 9. Verlengingen van de aanstellingsduur voor de promovendus. Criteria voor het verlengen van de aanstellingsduur van de promovendus kunnen zijn: a. Ziekte: Er wordt een post voor ziektereserveringen opgenomen in de projecten. De instituutsleiding kan, als de hoogleraar hierom vraagt, toestemming geven voor een verlenging van de aanstelling. Financiering door leerstoelgroep. b. Zwangerschap en bevallingsverlof: hiervoor zijn gelden van de overheid gekomen. De aanstelling kan met dezelfde periode verlengd worden. (betaling is dan niet uit een project maar uit een verbijzondering van eerste geldstroomgeld). c. Ouderschapsverlof: er komt vanuit het College van Bestuur een vergoeding (momenteel is dit 3400 euro per persoon). Dit kan gebruikt worden voor de verlenging van de aanstelling. d. OR, OC of andere bestuurlijke activiteiten waarvoor compensatiegelden aangevraagd kunnen worden. Hier moet steeds per keer bekeken worden wat de financiële mogelijkheden zijn. Meer info op: http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/lokale_regelingen e. Andere gronden. Bijvoorbeeld door langdurige defecten aan apparaten. Hier zal per geval gekeken moeten worden naar de noodzaak, de kosten en de financiering. Het instituutbestuur beslist. Er is geen belemmering op het gebied van het aantal verlengingen of de totale duur van de aanstelling. In de CAO is opgenomen dat de flex-wet niet van toepassing is voor de promovendus. Pas na promotie begint de keten van opvolgende aanstellingen. De inschaling van de promovendus blijft, ook bij een verlenging, in de P schaal. In het geval van een verlenging blijft de promovendus in schaal P3. 10. Administratieve afhandelingen gedurende het promotie traject. a. Toekenning promovendus positie op de eerste geldstroom Jaarlijks wordt de formatie voor een instituut vastgesteld door het faculteitsbestuur. De leiding van het onderzoeksinstituut is verantwoordelijk voor de verdeling van de formatie naar de leerstoelgroepen (afdelingsformatie). In de afdelingsformatie is opgenomen hoeveel eerste geldstoom promovendi aan een leerstoelgroep zijn toegewezen. b. Aanvraag eerste geldstroom promovendus Een hoogleraar kan een promovendus vacature op zijn afdeling invullen. Hij vult daartoe een Mutatieformulier8 in en stuurt deze naar de desbetreffende personeelsadviseur. Deze checkt (samen met de medewerker van FEZ) of de positie binnen de afdelingsformatie past en of de positie vrijgegeven mag worden. Hierna beslist de instituutsleiding, door middel van het tekenen van de personeelsaanvraag, of de positie ingevuld mag gaan worden. Als er (om bezuinigingsredenen) een wachttijd gehanteerd wordt tussen de aanstellingen van de opeenvolgende eerste geldstroom promovendi, zullen de afdelingen P&O en FEZ dit samen bewaken. c. Aanvraag promovendus op een andere geldstroom
7 8
Zie ook promotieprocedure FNWI en het RU Promotieregelement. Mutatieformulier is te vinden op : http://www.ru.nl/fnwi/po/informatie/regelingen/
Als een project is toegekend en er is een getekende begroting voor het project, kan de projectleider (onder verantwoordelijkheid van de hoogleraar) een aanvraag indienen voor het aanstellen van een promovendus op het project. Dit gebeurt op een Mutatieformulier. Het formulier wordt door P&O getoetst en getekend, vervolgens door de accountmanager van FEZ en als laatste door de leiding van het desbetreffende onderzoeksinstituut. d. Bewaking en registratie verplichtingen tav de promotieperiode P&O is verantwoordelijk voor het bewakingssysteem waarin alle promovendi opgenomen worden. Registratie vindt plaats in Oracle: aanstellingsperiode, aanwezigheid van het Opleiding en Begeleidingsplan, beoordelingen binnen de vastgestelde termijnen, verlenging. Medewerker P&O rappelleert bij de hoogleraar als documenten uitblijven. Documenten worden toegevoegd aan het personeelsdossier van de promovendus. Voor de inhoudelijke verantwoording van het Opleiding en Begeleidingsplan en de beoordelingen is de leiding van het desbetreffende instituut verantwoordelijk, door middel van het plaatsen van de handtekening op de betreffende formulieren. Valideren buitenlandse diploma’s en het aanvragen van de ’toelating tot promotie’ voor 9 de promovendus is een taak voor de desbetreffende hoogleraar en promovendus.
11. Informatie en formulier van belang voor promovendi: a. RU: Website voor promovendi: http://www.ru.nl/promovendi/ Besluit promovendusstelsel Verzoek tot toelating promotie Universitaire gids voor Promovendi Verzoek tot valideren buitenlandse diploma’s Regeling vergoeding drukkosten tbv promotie Basis Kwalificatie Onderwijs (BKO) IOWO b. FNWI: Aanvullingen verzoek tot promotie c. P&O: Formulieren: Opleiding en Begeleidingsplan (NL&E) Beoordelingsgesprekken voor promovendi (NL&E) Personeelsaanvraagformulier (NL) Regels mbt aanstelling Promovendus (NL&E) Formulier aanvraag vergoeding drukkosten (NL &E) d. Onderzoeks Instituut: Eventuele aanvullingen op verplichte onderdelen OBP
9
Zie ook promotieprocedure FNWI en het RU Promotieregelement.
