De overheid als partner voor een betere samenleving

2015

European Public Sector Award EPSA 2015

De overheid als partner voor een betere samenleving

European Institute of Public Administration Institut européen d’administration publique

Inhoudsopgave

5

Wat is de European Public Sector Award?

5 De European Public Sector Award Het Europese netwerk van de excellente publieke sector 6

Algemene context van EPSA 2015

7

Het EPSA 2015 thema

10

De EPSA 2015 award categorieën

12 Indieningstermijn 13 De EPSA 2015 tijdlijn in één oogopslag 13

Waarom deelnemen aan EPSA 2015?

14 De EPSA 2015 assessment en evaluatie methodologie: onpartijdig, onafhankelijk en effectief 16

De officiële partners van EPSA 2015

17

Het EPSA 2015 team

18 De European Institute of Public Administration (EIPA)

3

Wat is de European Public Sector Award? EPSA brengt de beste, de meest innovatieve en de meest efficiënt presterende overheden uit de Europese publieke sector bijeen. De visie van EPSA en EIPA is om een arena te creëren waarin de Europese publieke sector kan excelleren en een voorbeeld kunnen worden voor de rest van de wereld. Daarom is de doelstelling van EPSA deze waardevolle ervaringen transparant te maken, beschikbaar te stellen en bovenal gebruiksklaar te laten zijn.

De European Public Sector Award: Het Europese netwerk van de excellente publieke sector EPSA is de enige Europese award voor de publieke sector en staat open voor alle publieke administraties van alle niveaus in heel Europa (Europees, nationaal, regionaal, bovenlokaal en lokaal). De award wordt om de twee jaar toegekend en voor het eerst in 2007. In 2015 zal het European Institute of Public Administration (EIPA) voor de vierde maal het traject verzorgen om te komen tot de toekenning van de EPSA award voor 2015. Tot nu toe heeft EPSA zo’n 800 voorbeelden van uitstekend publiek bestuur bijeen gebracht. De prijswinnende projecten geven inspiratie en oplossingen die klaar zijn om toegepast te worden in andere omgevingen en/of landen, al dan niet in een aangepaste vorm. Hierdoor is EPSA een belangrijke Europese leeromgeving. Doelstelling: EPSA richt zich op alle sectoren in de publieke dienstverlening met een nadruk op specifieke thema’s en categorieën. Omvang: potentiële EPSA projecten die hun succes hebben aangetoond met concrete resultaten en indruk hebben gemaakt. Gericht op: EPSA richt zich met name op erkenning en verspreiding van ‘good practices’. Daarom biedt EPSA 2015 een uitgelezen mogelijkheid voor innovatieve en efficient presterende overheden om hun werk te presenteren en deel uit te gaan maken van een zich steeds uitbreidend Europees netwerk van de uitmuntende publieke sector. Daarbinnen kunnen deelnemers eigen prestaties vergelijken met collega overheden en eveneens van elkaar leren.

5

EPSA 2015 winnaars worden gepresenteerd tijdens een hooggeplaatst evenement op 17 en 18 november 2015 in Maastricht. De bijeenkomst zal worden gehouden onder auspiciën van het Luxemburg voorzitterschap van de EU. Door het innovatief handelen en de uitstekende prestaties op het gebied van bestuurlijke ontwikkelingen is deze bijeenkomst een uitzonderlijke gelegenheid voor Europese overheidsorganisaties om een breed publiek te bereiken en erkend te worden voor hun prestaties. Algemene context van de EPSA 2015 De publieke sector maakt voor bijna 50% deel uit van het BNP in de 28 EU landen en speelt een cruciale rol in de sociaal economische ontwikkelingen, vooruitgang en het competitief vermogen in Europa. Echter, de meeste publieke organisaties in Europa ervaren een blijvende druk op hun financiële weerbaarheid. Sinds kort lijkt er een kentering aan te komen. Maar in de tussentijd worden ze wel geconfronteerd met stijgende zorgkosten in weerwil van de (financiële) effecten van de crisis en maatschappelijke veranderingen. Het voorhanden hebben van beperkte middelen valt ook nog eens samen met het ter discussie stellen van de legitimiteit van het bestuur en met het nemen van ingrijpende beslissingen voor het de samenleving. Deze uitdagingen – gekoppeld aan de belangrijke rol van de publieke sector in het Europese groei- en herstelvermogen – vereisen stabiele en sterke organisaties die op hetzelfde moment ook flexibel en behendig moeten kunnen manoeuvreren en open moeten staan voor verandering om op die manier de capaciteit te kunnen vergroten en innovatie een ‘boost’ te kunnen geven. Vandaar dat er bij de publieke sector behoefte is om de effectiviteit en efficiëntie te vergroten en om boven zichzelf uit te stijgen om een zeker niveau van sociale protectie te kunnen handhaven. Het resultaat hiervan is dat er een stijgende tendens is om alternatieve service modellen een kans te geven. Een service die vraaggericht wordt gemodelleerd en met een steeds betere strategische focus: Waarvoor doen wij dit allemaal? De ontwikkeling van nieuwe gebruiksvriendelijke servicepunten vereisen zowel nieuwe kennis als vaardigheden. Daarnaast innovatie op het gebied van besluitvormingsstructuren voor co-design en co-management van die servicepunten en partnerschap voor een betere samenleving. Het is noodzakelijk om een nieuwe digitale infrastructuur voor de publieke sector te ontwerpen om te zorgen voor een innovatieve verbetering tussen direct betrokkenen en de diensten. De gelegenheid om op een betere wijze diensten te verlenen, in samenwerking met de samenleving, biedt de gelegenheid om burgers opnieuw te betrekken bij de besluitvorming en het bestuur.

6

Momenteel is er sprake van een uniek moment om de sterke behoefte tot het herdefiniëren van de rol van de overheid aan te pakken. Met andere woorden: laten we de leidende rol van de publieke sector opfrissen en weerbaarder maken om zo te komen tot een betere samenleving. Het thema van EPSA 2015 Onder de overkoepelende titel: De overheid als partner voor een betere samenleving zoekt de EPSA 2015 naar voorbeelden van overheidsprojecten die zich richten op het handelen als partner in de samenleving met als doel om te komen tot een betere service verlening. Daarnaast dienen deze voorbeelden aan te geven hoe met een meer effectieve en efficiënte manier van werkende sociale cohesie in stand kan worden gehouden, innovatie bij de overheid meer accent krijgt evenals aandacht voor nieuwe leiderschapsstijlen en een gezond financieel beleid. En wellicht dat dit allemaal ook nog aanleiding zou kunnen zijn voor economische groei. In veel publieke administraties kunnen voorbeelden hiervan worden gevonden. EPSA 2015 beoogt dus deze voorbeelden te belonen maar vanzelfsprekend ook de personen daarachter die deze nieuwe rol van de overheid weten te waarderen en voortdurend op zoek zijn naar nieuwe oplossingen om hieraan inhoud te geven. Deze jaargang van EPSA geeft de publieke sector dan ook de mogelijkheid trots te zijn op de ontwikkelingen die ze hebben doorgemaakt en aan te geven hoe ze een antwoord geven op en balanceren tussen deze veeleisende vragen vanuit de samenleving.

7

‘De samenwerking met EIPA/EPSA en het winnen van de EPSA Award heeft de effectiviteit van ons project op lokaal, regionaal en landelijk niveau verbeterd, hetgeen erg belangrijk is voor de planning van een proces van een landelijk project. Bovendien biedt EPSA ons de gelegenheid tot internationale samenwerking met andere EPSA projecten’ Winnaar EPSA 2013 Award

Wat is nieuw in EPSA 2015: • Er is sprake van één thema voor alle inzendingen van de EPSA 2015 en 2 verschillende categorieën: 1) Europees, nationaal of regionaal niveau en 2) bovenlokaal of lokaal niveau. Dus: Iedere administratieve organisatie bindt de strijd aan met soorgelijken en kan zich daarmee vergelijken. De beste inzending zal dan een award worden toegekend. • Aanvullend zal een derde award worden uitgereikt aan een succesvol en uitmuntend project, vanuit één van de categorieën. Bij dit project gaat het om een veelzeggende samenwerking optiek tussen diverse overheidslagen, zoals een cross-border en/of cross-administrative, cross-sector project. Inzendingen moeten veranderingen kunnen aantonen die leiden naar een succesvol resultaat. Enkele voorbeelden: Nieuwe maatregelen gericht op de service verlening • Nieuwe service verlening methoden, inclusief een publiek-private samenwerking, die leiden tot verbetering van de publieke dienstverlening op beleidsgebieden als: onderwijs en training, zorg, werkgelegenheid en de arbeidsmarkt, douane, gezondheid, bedrijfsontwikkeling, regionale ontwikkeling, milieu en ruimtelijke ordening; • Hervormingen die leiden tot verlichting van regelgeving door integratie van diensten en taken; • Voorbeelden van innovatieve ‘one-stop shop’ voorzieningen en zelf bedieningsvormen; • Invoering van e-Government en e-Participatie voor een verbeterde service verlening, zoals bijvoorbeeld: e-Procurement, e-Health, e-Learning, e-Invoicing, e-Justice etc.; • Effectieve oplossingen die een gelijke toegang tot overheids voorzieningen garanderen. 8

Effectieve betrokkenheid van de overheden met stakeholders • Samenwerkingsmodellen tussen de publieke sector en de samenleving of publiek-private partnerschap door middel van co-design en co management mechanismen; • Participatievormen voor beleidsontwikkeling, strategie ontwikkelingen, evaluatie van en/of verbetering van transparantie in de beleidsvormende fase; • Een verbetering van de samenhang in beleidsvoornemens en nieuwe vormen van effectieve samenwerking tussen afdelingen en sectoren of tussen administratieve niveaus; • Efficiente samenwerking tussen diverse overheidsniveaus, rekening houdend met stakeholder overleg, die leiden tot een succesvolle implementatie van EU regelgeving; • Verbeterde systemen en methoden voor een beleidsvorming gebaseerd op wetenschappelijk onderzoeken, inclusief een diversiteit gevoelige analyse (zoals geslacht, leeftijd, handicap e.d.). Innovatief kennismanagement en nieuwe leiderschapsstijlen • Methoden die moeten leiden tot het overwinnen van barriëres om innovatieve projecten ingevoerd te krijgen en het managen van inno vatieve processen en initiatieven; • Nieuwe structuren voor opleiding(en) binnen de publieke sector, evaluatie systemen en het ontwikkelen van een ‘leer cultuur’ in de publieke sector; • Innovatief leiderschap en nieuwe management systemen inclusief co-leiderschap en netwerk organisaties; • Leiderschapstraining methoden om te komen tot nieuwe kritische leiderschap vaardigheden op vershillende management niveaus; • Effectieve maatregelen om carrière ontwikkeling mogelijk te maken en ontwikkeling van vaardigheden binnen de organisatie, zoals stages, coaching en e-Learning netwerken. Gezonde overheidsfinanciën • Optimalisatie van het beheer van publieke fondsen door bijvoorbeeld nieuwe openbare aanbestedingsprocedures en een effectief budget beheer en financieel management; • Efficiënte methoden en benaderingen voor de implementatie van grote publieke investeringen en ontwikkelingsprojecten; • Innovatieve samenwerking in de begrotingsvoorbereiding tussen uit voerende afdelingen, stafafdelingen en de financiële afdeling inclusief een meerjarenplanning en bestuurlijke coördinatie mechanismen; • Innovatieve maatregelen voor de ontwikkeling van een ethische gedragslijn om de strijd aan te gaan met corruptie, met inbegrip van een robuuste en effectieve klokkenluidersregeling. 9

Dit soort projecten kunnen vanzelfsprekend ook succesvol zijn in samenwerkingsverbanden, hierbij kan gedacht worden aan samenwerking tussen: • De verschillende overheidsniveaus binnen een lidstaat of verschillende lidstaten; • Verschillende regios/gemeenten in eenzelfde lidstaat of grensoverschrijdend; • Tussen de publieke sector en het bedrijfsleven of tussen de publieke sector en burgers; • Ondernemingen onderling en burgers onderling, waarbij de overheid als bindende factor optreedt; • Binnen de gemeenschapsontwikkeling, aangemoedigd vanuit de overheid. De EPSA 2015 award categorieën Nu het dit jaar een allesomvattend thema betreft zullen alle overheden hierop worden beoordeeld. Daarom zal EPSA 2015 awards presenteren in de twee onderscheiden categorieën, gebaseerd op de eerder gemelde niveaus. Categorie 1: Projecten ingediend door organisaties op Europees, nationaal of regionaal niveau; Categorie 2: Projecten ingediend door organisaties op bovenlokaal of lokaal niveau. In aansluiting hierop zal een derde award worden uitgereikt aan een succesvol en uitmuntend project, vanuit de eerder genoemde categoriën. Bij dit project gaat het om een veelzeggende samenwerking optiek tussen diverse overheidslagen, zoals een cross-border en/of crossadministrative, cross-sector project. Naast deze awards zullen ‘Best Practice’ certificaten worden uitgereikt aan een aantal projecten die hoog scoren in de evaluatie. Dit betekent dat ‘good practices’ op alle niveaus een waardering zullen krijgen, waarmee de eerdergenoemde aspecten op alle overheidsniveaus nogmaals worden onderstreept.

10

De indieners worden gestimuleerd in de projecten, indien van toepassing, rekening te houden met aspecten van gelijke behandeling, het gebruik van ICT oplossingen en duurzaamheid. In aansluiting hierop wordt nog opgemerkt dat organisaties die projecten in uitvoering hebben die worden gesteund met gelden uit het ESF TO11 (vergroting van de institutionele capaciteit van overheden en belanghebbenden en efficiënt openbaar bestuur) speciaal worden uitgenodigd hun projecten in te dienen. Tenslotte moet worden vermeld dat eerdere deelnemers aan vorige EPSA edities hun projecten opnieuw mogen indienen onder de aantekening dat er sprake moet zijn van een significante doorontwikkeling van het oorspronkelijke project.

11

Indieningstermijn De projecten kunnen online worden ingediend tot uiterlijk 17 april 2015 (24.00 uur) op www.epsa2015.eu in de ‘Application Area’

Kijk hier de EPSA 2015 video op ons YouTube kanaal EPSA Awards

Wordt lid van de EPSA Community groep op LinkedIn

Volg ons op Twitter @EPSAawards

Like onze facebook pagina European Institute of Public Administration (EIPA)

EPSA Helpdesk Tel. 043 32 96 278 [email protected] www.epsa2015.eu

12

De EPSA 2015 tijdlijn in een oogopslag

Waarom deelnemen aan de EPSA 2015? 1. Uw project wordt door de deelname openbaar vertoont, van een waardering voorzien en zal profiteren van een zichtbaarheid op Europees niveau ongeacht de aard en omvang van uw organisatie of in welke culturele omgeving uw organisatie opereert. Uw organisatie zal imago kunnen verbeteren door de publicatie van het project op www.epsa2015.eu en mogelijk op nog andere plaatsen; 2. EPSA biedt u maximale voordelen en nieuwe samenwerkings mogelijkheden door deel uit te gaan maken van een expertise netwerk dat efficiënt netwerken, uitwisseling van projecten en kennis over heel Europa promoot; 3. EPSA werkt met een pool van onafhankelijke, onpartijdige en van internationale kennis voorziene experts gedurende het hele evaluatie proces. Zijn stellen een extern assessment (Evaluation Summary Notes) op van het potentieel van uw project op Europees niveau, terwijl ook opmerkingen hoe het project nog te verbeteren kunnen worden verwacht; 13

4. Deelname aan EPSA is een uitgelezen mogelijkheid om de waardering voor de inzet van uw medewerkers en partners uit te dragen en om hun werk onder de aandacht te brengen op Europees niveau; 5. De online indieningsprocedure is simpel, eenvoudig en deelname is kostenloos; 6. De reis- en verblijfskosten voor EPSA 2015 genomineerden die deelnemen aan de slotbijeenkomst zullen voor rekening komen van de EPSA/EIPA organisatie. (maximaal voor 1 persoon van de delegatie). De EPSA assessment en evaluatie methodologie: onpartijdig, onafhankelijk en effectief Alle ingediende projecten die aan de vereisten voldoen zullen een assessment ondergaan en tegen het licht worden gehouden voor wat betreft de evaluatie criteria: 1. Innovatie; 2. Betrokkenheid Stakeholders; 3. Relevantie van de ondernomen stappen; 4. Impact/Resultaten; 5. Duurzaamheid; 6. Overdraagbaarheid en leer mogelijkheden; 7. Sociale inclusie; 8. Effecten op financiële duurzaamheid en economische groei. Er moet bij de aanmelding in voldoende detail worden aangetoond in hoeverre het project (al) in uitvoering is en welke lessen er al uit kunnen worden getrokken. Het assessment wordt uitgevoerd in een onafhankelijk en onpartijdig proces dat uit meerdere stappen bestaat.

14

‘Het evaluatie rapport heeft ons geholpen bij het bestuderen van het samenwerkingsproces dat leidde tot het succes van ons project’. EPSA 2013 Best Practice Certificaat winnaar

Tijdens de eerste stap zal een aantal projecten binnen een bepaalde categorie worden toegewezen aan iedere evaluator, gebaseerd op hun professionele achtergrond en sector waaruit ze afkomstig zijn (een mix van academici, vanuit de overheidspraktijk en uit de private sector), nationaliteit (een evaluator mag geen projecten uit eigen land beoordelen of qua afkomst en qua werkkring bekend zijn met het project) en geslacht. Ieder project wordt online beoordeeld, onafhankelijk en exclusief door verschillende experts. De evaluators kennen elkaar niet en weten ook niet hoe een ieder het betreffende project heeft beoordeeld. Tijdens de overeenstemmings vergadering (stap 2) komen alle evaluators bijeen om de eerst beschikbare ranglijst, gebaseerd op hun eerste individuele scores, te beschouwen, te bespreken en aandacht te besteden aan mogelijke discrepanties. Daarnaast zullen ze unaniem besluiten wie in aanmerking komt voor een Best Practice Certificaat en de geselecteerde top projecten aanduiden die bezocht zullen gaan worden. De derde stap – de onsite visits – dient om de resultaten van het assessment en de aanbevelingen uit de vorige twee evaluatie stappen te valideren en te verifiëren. Dit houdt bijvoorbeeld in dat ter plaatse wordt nagegaan of de inhoud van het deelnameformulier van het project in overeenstemming is met de realiteit ter plaatse. Voorts kunnen vragen worden gesteld op nog onbeantwoorde vragen die bij de evaluators naar voren zijn gekomen. Zo kan aanvullende informatie en data worden verkregen en mogelijke inconsequenties worden opgespoord. Voor de goede orde: De EIPA functionarissen voeren geen nieuw of aanvullend assessment uit! De vierde en laatste stap bestaat uit de bijeenkomst van de jury, waarbij vijf juryleden (niet de evaluators) die hoog gekwallificeerde betrokkenen en/ of politieke persoonlijkheden zijn, een beslissing nemen wie de genomineerd worden en wie de winnaars worden per categorie, en wie de derde award gaat winnen.

15

De officiële EPSA 2015 partners EPSA 2015 wordt ondersteunt door 12 officiële partners: De Europese Commissie (DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie), Oostenrijk, België, Denemarken, Italië, Luxembourg, Nederland, Noorwegen, Zweden en Zwitserland. Bovendien wordt het slot evenement gehost door de Gemeente Maastricht en de Provincie Limburg.

16

Europese Commissie

Luxembourg

Oostenrijk

Nederland

België

Noorwegen

Denemarken

Zweden

Italië

Zwisterland

Het EPSA 2015 team

Susanne Møller Nielsen (DK) EIPA Capacity Building Specialist en Manager EPSA

Claude Rongione (IT) EPSA Information Officer

Michael Burnett (UK) EIPA Expert en EPSA Category Leader

Harry Scholtens (NL) EIPA National Seconded Expert en EPSA Category Leader

Julia Bosse (DE) EPSA Research Assistant

Jolanda Peters (NL) EPSA Project Assistant

17

Het European Institute of Public Administration (EIPA) Gelegen in Maastricht sinds 1981 met dependances in Luxembourg en Barcelona is het Europees Instituut voor Bestuurskunde beter bekend als, het European Institute of Public Administration (EIPA), Europa’s meest toonaangevend opleidingscentrum voor Europese integratie en de nieuwe uitdagingen binnen het openbaar bestuur. Het is EIPA’s missie bij te dragen tot samenwerking en integratie tussen de EU Lidstaten door diensten te leveren waarmee mensen die werkzaam zijn in het publieke domein en die belast zijn met EU-zaken, hun capaciteiten kunnen ontwikkelen. We bieden onze diensten aan ambtenaren aan van Europese instellingen, andere verwante organisaties, ambtenaren binnen de nationale, regionale en lokale overheden, kandidaat-lidstaten en andere landen in relatie met de EU. Enerzijds legt het Instituut zich toe op het opleiden van deze ambtenaren op het gebied van Europese zaken en openbaar bestuur, anderzijds verricht het praktisch onderzoek teneinde de aangeboden trainingen te voorzien van de vereiste kwaliteit en actualiteit. Met meer dan 30 jaar ervaring is EIPA bij uitstek de plek waar mensen die betrokken zijn bij Europese zaken profijt hebben van onze multi-culturele leeromgeving en onze unieke combinatie van theoretische en praktische kennis. Wij gaan samen met u de uitdaging aan van Europa en de complexiteit van het hedendaagse openbaar bestuur.

www.eipa.eu

18

European Institute of Public Administration Headquarters Maastricht European Institute of Public Administration Maastricht, the Netherlands Tel. +31 43 32 96 222 E-mail: [email protected] Centre Luxembourg European Centre for Judges and Lawyers Luxembourg Tel. +352 42 62 301 E-mail: [email protected]

Centre Barcelona Barcelona, Spain Tel. +34 93 245 13 13 E-mail: [email protected] EIPA’s Representative Office Brussels, Belgium Tel. +32 25 02 10 06 E-mail: [email protected]

www.eipa.eu