www.happymondays.be
[email protected]
De nieuwe stijl in efficiency management: meer doen met meer energie in dezelfde tijd. Topmindset in efficiency & energy management
1
www.happymondays.be
[email protected]
Auteur: Vincent De Corte Uitgegeven door: Happy Mondays, Avenue des gloires nationales 3, B-1081 Brussel Eerste publicatie: 01/12/2013
Doelgroep van dit e-boek: Dit e-boek is bedoeld voor kaderleden, (account)managers, zaakvoerders en zelfstandigen en andere mensen die efficiënter en met meer energie zaken willen gedaan krijgen.
Doelstellingen van dit e-boek:
9
Je eigen werkgedrag onder de loep nemen.
9
Je eigen werkcomfort verbeteren
9
Je projecten, taken en acties beter organiseren en plannen
9
Je eigen (organisatie)systeem 100% betrouwbaar maken
2
www.happymondays.be
[email protected]
Inhoud De nieuwe stijl in efficiency management: meer doen met meer energie in dezelfde tijd. ................... 1 1.
Niet het zoveelste boek over timemanagement. ........................................................................... 5 Maar eerst: waarom dit e-‐boek schrijven? ..................................................................................... 5 Dit e-‐book is anders ........................................................................................................................ 5 Mijn vraag van daarnet: waarom heb ik doorgezet? ...................................................................... 5 Hoe sta jij ervoor? Doe zelf de test................................................................................................. 6
2.
Wie is Vincent De Corte? Wie is Happy Mondays? ......................................................................... 6
3.
Enkele gedachten en bedenkingen bij efficiency & energy management ...................................... 7 Iets om bij stil te staan: mensen die zeggen dat ze administreren, formulieren invullen & bewaren, projecten voorbereiden saai vinden of er gewoon te lui voor zijn, klop dat wel? .......... 7 Zijn er duurzame oplossingen? ....................................................................................................... 8
4.
tĂĂƌŵŽĞƚŝŬŝŶǀƌĞĚĞƐŶĂĂŵďĞŐŝŶŶĞŶ͙͍^ƚĂƌƚŵĞƚũĞD/E^ d .................................................. 9 DŝũŶZŽŵĂĂŶƐĞĂĐŚƚĞƌŐƌŽŶĚ͙ ........................................................................................................... 9 Stelling : beheer uw energie, niet uw tijd. .......................................................................................... 9 5 Tips van Leonardo da Vinci over Time management ..................................................................... 10 Tip 1- Doen! ............................................................................................................................... 11 Tip 2- Wees consistent ........................................................................................................... 11 Tip 3- Weet wat belangrijk is ................................................................................................. 12 + inzoemen op een klassieker: de Eisenhower- matrix ................................................... 12 Tip 4- Focus ............................................................................................................................... 15 + inzoemen op een klassieker: de Stroop-test .................................................................. 15 Tip 5 - Ervaar en ontdek. Leer. En doe ............................................................................... 16
5.
Test jezelf ..................................................................................................................................... 18 Test 1a. Gevoel van Controle ........................................................................................................... 18 Test 1b. Over perspectief ................................................................................................................. 19 Test 2. Zelftest in 4 categorieën ....................................................................................................... 20
6.
1.
Goal ʹ en trigger setting. ...................................................................................................... 20
2.
Organisatie en werkruimte ................................................................................................... 21
3.
Systemen .............................................................................................................................. 21
4.
Een leeg hoofd ...................................................................................................................... 22
Hulp bij het interpreteren van de zelftesten. ............................................................................... 23 3
www.happymondays.be
[email protected]
Over Goal ʹ en trigger setting. Over systemen. ................................................................................ 23 ^ƚĞůũĞnjĞůĨĚƵƐŶŝĞƚĞŶŬĞůĚŽĞůĞŶŵĂĂƌĚŽĞĂĂŶ͚ŽƵƚĐŽŵĞǀŝƐŝŽŶŝŶŐ͛͘ ............................................... 25 Hoe zit het met de organisatie van je werkruimte? ......................................................................... 26 Nooit gedacht dat Murphy, Salomon of Parkinson je bij je werkorganisatie zouden helpen. .......... 27 Over projecten ʹ taken en sprints. .................................................................................................. 29 Een Case study : Het schrijven van dit e-‐boek. ............................................................................. 29 7.
WEG MET TO DO ʹ lijsten. ............................................................................................................ 30 Over taken en tijdsduur ................................................................................................................ 31
8.
In essentie is werk terug te brengen op drie zaken ...................................................................... 32
9.
Overwin je obstakels .................................................................................................................... 33 Je e-‐mail efficiëntie index ................................................................................................................. 33 Taken efficiëntie index ..................................................................................................................... 34 Project efficiëntie index.................................................................................................................... 34
10.
Conclusie .................................................................................................................................. 34
Nieuwsgierig ? .................................................................................................................................. 35
4
www.happymondays.be
[email protected]
1. Niet het zoveelste boek over timemanagement.
Maar eerst: waarom dit e-‐boek schrijven? Toen ik als zelfstandige begon in 2002 wist ik niet waar eerst beginnen. De hele administratie om te mogen starten ontneemt me nog steeds de moed als ik eraan terugdenk. En toch heb ik RQGHUWXVVHQWZHHEHGULMYHQRSJHULFKWHQ%9%$pV Waarom heb ik dan, ondanks deze grote uitdagingen, toch doorgezet? Straks meer daarover.
Dit e-‐boek is anders 1.
In de eerste plaats omdat het je een spiegel wil voorhouden. Geïnspireerd door verrassende vragen en door het geven van vraagstukken, leer je jezelf en je efficiënt werken ontdekken.
2.
We focussen op simpele en haalbare tips en methoden.
3.
We starten bij het begin: Waar moet ik in vredesnaam beginnen? En hoe ga ik vanaf daar verder?
4.
We willen de noodzakelijke routines creëren en activeren waardoor je duurzame verandering krijgt.
5.
Ten slotte, leggen we de lat met dit e-boek lager dan in de meeste andere boeken over efficiënt werken. Het heeft namelijk niet tot doel je een perfect systeem voor te stellen. Dit boek beoogt een praktische handleiding te zijn om je dagelijkse werk efficiënter te doen en meer energie en voldoening over te houden aan het einde van de dag. Het accent ligt dus op ACTIE en vooruitgang in plaats van goede intenties en perfectie.
Mijn vraag van daarnet: waarom heb ik doorgezet? Ik heb geen pasklaar antwoord. Ergens was er een onbewuste motivatie/drang om door te zetten. Dat het ook gelukt is, heeft te maken met time management, project management en vooral ook met energy management. Mijn ervaringen op dit vlak kunnen jullie helpen om een aantal fouten niet meer te maken, om meteen een systeem te ontwikkelen dat je als gegoten zit en dus geen kostbare tijd te verliezen.
Mijn ervaringen op dit vlak kunnen jullie helpen om een aantal fouten niet meer te maken, om meteen een systeem te
Ik kom vaak in bedrijven waar alles netjes geregeld is. Op het eerste zicht
ontwikkelen dat je
dan toch. Je hoort meer en meer bedrijven een clean desk policy
als gegoten zit en
uitschrijven. Waarom worstelen dan nog zoveel mensen met het beheer van
dus geen kostbare tijd te verliezen.
5
www.happymondays.be
[email protected]
hun tijd, mails, projecten en hun energie? Waarom slagen de mensen er niet in simpele trucs en regels toe te passen op deze vlakken?
Hoe sta jij ervoor? Doe zelf de test. Waar haal jij je energie vandaan? Kan jij 100 % ja antwoorden op volgende vragen? Heb je het gevoel dat je een - goed - systeem hebt om dingen te plannen/doen ? Heb je nooit kopzorgen om belangrijke zaken te vergeten ? (00 = stelling klopt niet, vaak zorgen m.a.w., 100 = klopt, ik heb er nooit)
Heb je in het algemeen het gevoel structuur en controle te hebben over je leven?
00
25
50
75
100
00
25
50
75
100
00
25
50
75
100
Als je driemaal 100 % kan antwoorden mag je nu gerust iets anders gaan doen. Zo niet, raad ik je aan verder te lezen. Als je na het lezen van dit boek en met een aantal veranderingen in je dagelijkse organisatie deze test opnieuw doet, zal je zien dat je score beter wordt. Je hebt alleen maar te winnen en niks te verliezen.
2. Wie is Vincent De Corte? Wie is Happy Mondays?
Wie is Vincent De Corte? Expert in energy & efficiency management
Achtergrond Cultuur, menselijke relaties, menselijk gedrag en communicatie, hebben mij al heel mijn leven geboeid. Mijn studiekeuze en ook de beroepskeuze als trainer en coach zijn daar heel natuurlijk uit voortgevloeid. Tegelijk heb ik enorm veel praktijkervaring opgedaan in efficiency & energy management en in leidinggeven door het oprichten en ontwikkelen van eigen bedrijven; door het ontwikkelen, implementeren en opvolgen van (langlopende) projecten; door het aanwerven HQDDQVWXUHQYDQFROOHJDpVHQIUHHODQFHUVHQGRRURSYROJLQJHQSODQQLQJYDQYHUVFKLOOHQGH werkteams; tenslotte door het aantrekken, opvolgen en uitbouwen van stabiele klantenportefeuilles.
6
www.happymondays.be
[email protected]
En Happy Mondays Het idee van onze organisatie Happy Mondays heb ik samen met Olivier, een ex-cursist en sinds 2009 mijn vaste ondernemerspartner, bedacht. Happy Mondays biedt opleidingen aan omtrent professionele efficiëntie & communicatie, en dit in de ruimste zin van het woord. Happy Mondays hanteert een vernieuwende en geheel eigen methode . Om deze manier van werken te ontwikkelen, zijn we multidisciplinair te werk gegaan. 1
Naast training- en coachingtechnieken hebben we ons ook verdiept in pedagogie, psychologie en filosofie. Ruth, onze derde partner, werkte al met ons als freelancer en was meteen gewonnen voor het idee en onze aanpak. Met ons drieën zijn we dan officieel in december 2012 van start gegaan.
3. Enkele gedachten en bedenkingen bij efficiency & energy management In boeken en trainingen over time management krijg je vaak volledig uitgewerkte systemen en tips. Het probleem is dat niet alle tips bij jou passen en het boek je niet uitlegt hoe je die kan aanpassen aan jouw situatie of welke tips voor jou wel werken. Het tweede probleem is dat de confrontatie met jezelf best geleidelijk en in fasen gebeurt. Je kan eenvoudigweg niet alles in één keer oplossen. Dat is onmogelijk. Met andere taken is dat ook zo: een goede presentatie leren geven, een taal aanleren, een instrument leren bespelen of een sport onder de knie krijgen. De valkuil is dat je te snel en te ingespannen naar het geheel kijkt. Het ontmoedigt je snel, verlamt je eerste pogingen en smoort je ambitie en eerste resultaten in de kiem.
Iets om bij stil te staan: Mensen die zeggen dat ze administreren, formulieren invullen & bewaren, projecten voorbereiden saai vinden of er gewoon te lui voor zijn, klop dat wel? Want diezelfde mensen zie je bij Monopoly, om maar één spel te noemen, alle kaartjes mooi rangschikken en op orde leggen. Het geld wordt mooi gesorteerd van klein naar groot t of van groot naar klein t. 'XVKRHZHOGLHPHQVHQ]LFK]HOIDOVOXLRIoQLHWJHPDDNWYRRUVDDLHUHSHWLWLHYHp
1
Indien je daar meer over wil weten: www.happymondays.be͘<ŝũŬŽŶĚĞƌ͚EW<͛͘
7
www.happymondays.be
[email protected]
taken bestempelen, zijn dit niet de echte oorzaken van het probleem. Luiheid en snel verveeld raken zijn symptomen en geen oorzaken. De oorzaak is psychologisch. Vanuit psychologisch oogpunt deinzen we terug voor dingen die voor ons gevoel geestdodend zijn. Die angst zit diep en moet overwonnen worden. Dat kan alleen als we die angst juist interpreteren. Het is hetzelfde instinctieve mechanisme dat je doet terugtrekken bij het plots zien verschijnen van een hond aan de andere kant van het raam. Rationeel weet je dat de hond je niet kan bijten, toch is je instinctieve reactie daar. Zo is praten over tijdsbeheer, mailbeheer en projectbeheer voor veel mensen net hetzelfde als hoogtevrees hebben. Je weet dat je niet bang hoeft te zijn, maar de angst voelt wel echt aan. Die ervaring is angstaanjagend. Iedereen kent de meeste praktische tips en weet dat hij die zou moeten toepassenf en toch
De alledaagse dingen
doen we het niet.
moet je vaak doen om dingen te bereiken die
We hebben de neiging te denken dat we een taak(je) beheersbaar maken
je (zelf)voldoening
door het te isoleren en los te weken van ons leven. De vervelende, saaie
geven en laten
taken kunnen door een clean desk policy aan het oog worden onttrokken.
floreren.
Het lijkt alsof de chaos niet meer bestaat.
Zijn er duurzame oplossingen? Op het eerste zicht is de schrijver Goethe niet de meest voor de hand liggende persoon om hulp te gaan zoeken, maar zijn beschrijvingen over saaie, repetitieve taken en precisiewerken die doorlopend moeten gedaan worden zijn wel verrassend: Goethe plaatst deze taken in het centrum van je zelfbeeld. Hij neemt m.a.w. het tegenovergestelde standpunt in als de dag van vandaag. Hij verleent waardigheid aan noeste arbeid+LMYHUVPHOWGHNOHLQHWKHPDpVPHWGH grote, zodat je bij het uitvoeren van schijnbaar kleine zaken kunt zien hoe en waarom je bijdraagt aan iets groters, iets goeds. Het voelt dan niet meer onbeduidend. Zouden we daarom zo gedreven zijn bij Monopoly? Als je je dagdagelijkse taken meer op die manier kan benaderen, krijgen ze ook meer zin. Het komt erop neer
Het komt erop neer dat je je
dat je je bewust moet zijn van het uiteindelijke resultaat
bewust moet zijn van het
van deze werkjes: de voldoening van het beëindigen van een project of (grotere) opdracht. Of gewoonweg de
uiteindelijke resultaat van deze werkjes.
voldoening aan het einde van de dag, door het besef in verschillende dossiers alweer 1 of meerdere stappen te hebben gezet. Daar zit het geheim van efficiënt en met meer energie werken.
8
www.happymondays.be
[email protected]
Om het antwoord nog eens in de literatuur te zoeken: Vergilius schreef al over het dichten van de kloof tussen wat we moeten doen en waar we onszelf om bewonderen omdat we het doen. De alledaagse dingen moet je vaak doen om iets te bereiken dat je (zelf)voldoening geeft en laat floreren. De taken worden een stuk aantrekkelijker omdat ze gelinkt worden aan bezigheden waarmee je wél geassocieerd wil worden. In mijn geval, de voldoening van een eigen, goed draaiend bedrijf te hebben dat mensen vooruit helpt. Dit motiveert mij om GDJHOLMNVHoVDDLHpHQoUHSHWLWLHYHpWDNHQPHWSOH]LHUHQHQHUJLHXLWWHYRHUHQ
4. Waar moet ik in vredesnaam beginnen͙? Start met je MINDSET
DŝũŶZŽŵĂĂŶƐĞĂĐŚƚĞƌŐƌŽŶĚ͙ Je hebt het begrepen, literatuur is en blijft inspirerend en dat mag je best letterlijk nemen. Je hebt ondertussen door dat time management niet is: een aantal tips en trucs toepassen en NODDUfHULVPHHUDDQGHKDQG'DDURPVSUHHNLNOLHYHUYDQHIILFLHQF\ HQHUJ\PDQDJHPHQW. Als we over energy management spreken, kan je stellen dat een mens zijn energie uit 4 hoofdbronnen haalt: Het lichaam, de emoties, de gedachte en het gedrag. Een gezonde geest in een gezond lichaam helpt, zo eenvoudig is dat. De 3 andere hoofdbronnen komen doorheen dit e-boek nog ter sprake. Om echt goed bezig te zijn met efficiency & energy management, loont het de moeite om EERST te kijken naar andere mindsets en andere manieren van denken. Heeft u over volgende zaken al eens nagedacht?
Stelling : beheer je energie, niet je tijd Bent u iemand die de steeds hogere eisen op uw werk beantwoordt door langere dagen te kloppen, meer uren te werken? Voelt u dan ook soms / vaak hoe u uw engagement verliest, hoe uw concentratie afneemt, hoe uw energie afbrokkelt? Voelt u zich soms / vaak futloos? Onderzoek wijst uit dat een groot aantal leidinggevenden en kaderleden zichzelf harder dan ooit pushen om bij te blijven en meer dan ooit voelen dat ze vóór een breekpunt staan. Het grootste probleem met tijdsbeheer is dat het een eindige bron is. Iedereen bezit evenveel t of even weinig - tijd: 7 dagen in één week, 24 uur in één dag. Meer uren werken om alle dingen
9
www.happymondays.be
[email protected]
gedaan te krijgen, is om die reden niet de beste oplossing. Je energie beheren kan wel een serieus verschil maken. Je energie hoog houden doe je o.a. door automatismen en rituelen te ontwikkelen. Mensen houden nu eenmaal van routine. Heel ons functioneren is hierop gebaseerd. Eenvoudige automatismen in je dagelijkse (werk)gedrag steken, kan daarom leiden tot enorme resultaten. Je dag starten bijvoorbeeld met het oplijsten van wat je moet en wil doen die dag, zorgt voor een zinvolle daginvulling en de nodige routine. Het zorgt ervoor dat je op het einde van de dag weet waarom je dingen hebt gedaan en waarom andere (nog) niet.
Iets om bij stil te staan: De meeste (grote) bedrijven investeren in het ontwikkelen van skills, kennis en vaardigheden van hun werknemers. Weinig bedrijven helpen hun medewerkers in het managen en op peil houden van hun energie. Dit wordt vanzelfsprekend geacht maar dat is het allesbehalve. In feite zorgt een betere energiehuishouding
qSURFHQWYDQGHEHURHSVEHYRONLQJ]LWWKXLVPHW
ervoor dat je meer gedaan krijgt in minder tijd,
een burn-out, 5 procent zit in de kritische zone. De
met een hoger engagementgevoel en met
zorg voor het mentale welzijn van het menselijk
meer duurzame resultaten voor uzelf en voor
kapitaal is in organisaties nog steeds te weinig
het bedrijf. Laat dit e-boek een eerste
ingebed en ook wij als individu zijn zelf niet genoeg
voorzichtige aanzet zijn2.
onGHUJHGRPSHOG LQ GDW JH]RQGH DUEHLGVHWKRVr Laurent Winnock, directeur communicatie, AXA Belgium
5 Tips van Leonardo da Vinci over Time management :LHDQGHUVGDQGHoXRPRXQLYHUVDOLVp kan ons iets bijleren over time management. Het toont aan dat time management een probleem van alle tijden is. Leonardo da Vinci bewijst dat de basishouding voor goed time management eeuwenoud en springlevend is.
2
(HQLQWHUHVVDQWDUWLNHORYHUGLWWKHPDNDQMHYLQGHQRSGHVLWHYDQo'H7LMGp o(HQ]LHNHZHUNQHPHUNRVW
meer dan een gezonde. Doe iets aan burn-out. http://www.tijd.be/r/t/1/id/9427909
10
www.happymondays.be
[email protected]
Tip 1 t Doen! Leonardo da Vinci had hier een duidelijke mening over:
qI have been impressed with the urgency of doing. Knowing is not enough; we must apply. Being willing is not HQRXJK ZHPXVWGRr qIt had long since come to my attention that people of accomplishment rarely sat back and let things happen to them. They went out and KDSSHQHGWRWKLQJVq
Eén van de beste trucs om uw efficiëntie te verhogen is hulpmiddelen gebruiken waar
u met plezier mee werkt
Conclusie: wil je dingen gedaan krijgen, dan moet je ze doen! Tips om jezelf in de actie te zetten: -
Vergroot je enthousiasme. Misschien helpt muziek op de achtergrond bij jou? Misschien vind je een onverwachte uitdaging? Ik oefenen bijvoorbeeld mijn typsnelheid en blind typen bij administratieve taken, dat maakt het voor mij uitdagend(er).
-
=HJWHJHQMH]HOI qHUP, Doe het NU toch maarr2RNDOKHEMHQLHWYHHO]LQRPLHWVWH doen, doe het dan toch maar want je voelt je daarna een stuk beter en energieker. Alweer een kopzorg minder!
-
Kan je het niet meteen doen? Vraag jezelf af of het iets is wat je NU MOET doen, LATER MOET doen of gewoon OOIT ZOU WILLEN doen. Is het antwoord MOETEN: plan het meteen in (Hier bestaan veel technieken voor maar dit gaat voorbij het doel van dit e-boek) Is het antwoord OOIT ZOU WILLEN: Optie 1: zet het uit je hoofd, optie 2: Zet het op een lijst: je o2RLWHHQVp-lijst, Optie 3: plan het in tijdens een rustigere periode.
Tip 2 t Wees consistent qIron rusts from disuse; stagnant water loses its purity and in cold weather becomes frozen; even so does inaction sap the vigor of the mind.r (Leonardo da Vinci)
11
www.happymondays.be
[email protected]
Tips om consistenter te worden: -
Wees bewust t Zorg dat je je hoofd leeg krijgt door een goed beheersysteem te creëren dat al je acties en projecten bevat. Maak 2 lijsten: een Projectlijst en een Actielijst3. Op de actielijst verschijnen zaken die je de komende week wil doen. Je projectlijst toont een overzicht van al je projecten waarmee je bezig bent. Die overloop je regelmatig, liefst 1 keer per week op een vast tijdstip. Op die manier kan je de samenhang tussen allerlei
Time management: de kunst alles op het juiste moment te doen. Eisenhower, President
dingen beter waarnemen en zo consistenter te werk gaan. Je ziet vooruitgang op korte termijn in je projecten, en dat geeft dan weer energie! -
Weg met TO DO t lijsten. Een qto dor t lijst is een mengeling van projecten en acties/taken die je moet doen. Ze maken je hoofd niet leeg en staan automatismen in de weg. Het belang van een Projectlijst en een Actielijst om tot werkbare automatismen te komen kunnen we niet genoeg onderstrepen. (Zie ook hoofdstuk 7.)
Tip 3 t Weet wat belangrijk is + inzoemen op een klassieker: de Eisenhower- matrix
qTime stays long enough for anyone who will use it.r (Leonardo da Vinci) /HRQDUGRZLVWKHWDOHQQXMLMRRN ZHHWGDWMHDOWLMGoWLMGpKHEWHULVVOHFKWVVSUDNHvan prioriteit. De vroegere Amerikaans president Eisenhower ]HJWKLHURYHU o'HPHHVWGULQJHQGHEHVOLVVLQJHQ ]LMQ]HOGHQGHEHODQJULMNVWHp,Q]LMQRJHQLVtime management: de kunst alles op het juiste moment te doen. Hoe kom je er achter wat belangrijk is? De Eisenhouwer-Matrix is een klassieker die je een duidelijk antwoord geeft. Onderscheidt dringende taken van belangrijke taken. Beslis op basis van dit model wat je wanneer gaat doen. Het model zorgt ervoor dat je niet alleen focust op oEHODQJULMNHQGULQJHQGpPDDURRNRS]DNHQGLHRSODQJHUHWHUPLMQEHODQJULMNzijn. Stel jezelf de vraag: Wanneer geef ik mezelf de tijd belangrijke taken te doen, voordat ze dringend worden? Belangrijk betekent: prioritair, absoluut noodzakelijk, kerntaak. Dringend betekent: Deadline-gebonden, directe vraag, dringende onvoorziene ]DNHQf
3
Definitie: PROJECT: alle zaken die meer dan 1 actie nodig hebben zijn in sé een project. ACTIE: een taak die je in één keer kan uitvoeren. En dus schrappen van je actielijst.
12
www.happymondays.be
[email protected]
Eisenhouwer Matrix: taken en acties inplannen volgens 2 assen: Belangrijk + Dringend
Belangrijk
+
-‐
Dringend
+
Dringend EN belangrijk: METEEN doen / inplannen Dringend , NIET belangrijk: DELEGEREN indien mogelijk of METEEN zelf inplannen / doen NIET dringend, NIET belangrijk: LATER doen of op 'Ooit eens' -‐ lijst zetten NIET dringend, Belangrijk: INPLANNEN, beslissen wanneer je het gaat doen
Valkuilen per kwadrant: Kwadrant 1: niet dringend, niet belangrijk Eisenhower noemt dit zelf het kwadrant van de verspilling. Vertaald naar onze tijd: zit jij vaak op Facebook of andere sociale media, hang je aan de telefoon met vrienden of doe je leuke maar weinig zinvolle zaken, dan zit je in dit kwadrant. Het lijkt ontzettend aantrekkelijk je bezig te houden met enkel trivialiteiten maar als je hier teveel tijd aan verdoet, ]DOMHpVDYRQGVQLHW voldoende taken hebben afgewerkt. Misschien krijg je schuldgevoelens en ben je dus nodeloos energie aan het verspillen. Beschouw kwadrant 1 als het kwadrant van de ontspanning. Op werkvlak heb je er echter weinig aan.
Kwadrant 2: niet dringend, belangrijk Je houdt je bezig met je prioriteiten en met wat je wilt bereiken. In plaats van van crisis naar crisis te hollen, zie kwadrant 3, voorzie je zaken en ben je proactief. Je denkt na, neemt initiatief en plant goed. Je krijgt dus minder onvoorziene zaken op je bord. Durf af en toe bewust tijd te nemen om stil te staan bij je werk en je kerntaken. Het gevoel op het juiste spoor te zitten en controle te hebben geeft energie.
13
www.happymondays.be
[email protected]
Kwadrant 3: dringend, belangrijk Veel mensen werken alleen maar in dit kwadrant. Je bent steeds bezig met zaken die NÚ moeten geregeld worden. En dat vreet aan je energie. Je hebt namelijk weinig gevoel van FRQWUROHHQRQ]HoDXWRPDWLVFKHSLORRWpKRXGWnu net van dat gevoel van controle. Het gevaar is dus dat je leeft van crisis naar crisis. Als dit tijdelijk is, is er in principe geen probleem. Als je je herkent in deze stijl, stel je zelf dan de vraag of wat jij in dit kwadrant plaats echt EN dringend EN belangrijk is. Stel je ook de vraag hoe je PRO-actief kan reageren in de toekomst, op die manier ga je automatisch naar kwadrant 2.
Kwadrant 4: dringend, niet belangrijk Vaak gaat het hier om zaken die anderen verder helpen in functie van hun prioriteiten en taken. -HKHOSWFROOHJDpVNlanten die er zonder jouw hulp moeilijk(er) uitkomen. Heb je vaak de JHGDFKWHLQHHQYHUJDGHULQJ oZDWGRHLNKLHUHLJHQOLMNZDWLVPLMQIXQFWLHHQWRHJHYRHJGH ZDDUGHLQGH]HYHUJDGHULQJ"p'HYDONXLOLVGDWMHMHHLJHQSULRULWHLWHQXLWKHWRRJYHUOLHVWWil je KLHUPLQGHUWLMGDDQEHVWHGHQGHOHJHHUGDQHQNHOHWDNHQRI]RUJHUYRRUGDWKHWoJHYHQHQ QHPHQpZRUGWHQQLHWHQNHOJHYHQ=RHNSUDNWLVFKHRSORVVLQJHQ=RUJGDWMHHUGDJHOLMNV toekomt ergens één à twee uur onafgebroken aan te werken door stoorzenders zoals mail en telefoon uit te schakelen of door te schakelen. 9HOHQOHJJHQ]LFK]HOIGHHLVRSoVWHHGVEHUHLNEDDU WH]LMQYRRUDQGHUHQpPDDULVGLWHFKWnodig? Stel jezelf die vraag en vooral: probeer het eens uit!
Idee van goudwaarde Snel de juiste actie kiezen doe je zo: -
Analyseer de situatie: a.d.h.v. de assen belangrijk en dringend.
-
Wat is de energie die je in je hebt: a.d.h.v. de as veel t gewoon - weinig - geen
-
Wat is de tijd die je beschikbaar hebt?
Opmerking : iedereen heeft nood aan rustmomenten en adempauzes. Probeer dan taken uit kwadrant 2 te doen. Of taken die weinig energie vragen (zowel fysiek als mentaal). Ideaal eigenlijk om repetitieve taken in te lassen en er een leuke uitdaging in te vinden.
14
www.happymondays.be
[email protected]
Tip 4 t Focus + inzoemen op een klassieker: de Stroop-test
qAs every divided kingdom falls, so every mind divided between many studies confounds and VDSVLWVHOIr (Leonardo da Vinci) Iets moeilijker als citaat maar het komt hier op neer: focus is belangrijk. Teveel dingen tegelijk willen doen werkt niet efficiënt. Doe de Stroop-test: 1.
Lees wat hieronder staat geschreven: ROOD BLAUW GEEL GROEN BLAUW ROOD GROEN GEEL Makkelijk niet? (neen er zit geen addertje onder het gras)
2.
Benoem nu de kleur luidop waarin het woord staat gedrukt. Vb.: Blauw : uw antwoord = bruin. Voel je dat dit extra inspanning en tijd kost? Dit is precies wat er gebeurt als je vele zaken tegelijk wil doen. Opdracht 1 doet een EHURHSRSRQ]HoDXWRPDWLVFKHPRGXVpZH]LMQKHWJHZRRQ]DNHQDIWHOH]HQ'DWkost ons letterlijk weinig tijd en moeite. Opdracht 2 toont hoe onze hersenen functioneren: het Stroop-effect zorgt ervoor dat onze hersenen vanzelf de meer geautomatiseerde taken uitvoeren en de moeilijkere opdrachten naar het tweede plan schuiven. Conclusie: dingen die veel energie kosten plan je het best op momenten waar jij het meeste energie voelt. Sommigen zeggen van zichzelf dat ze ochtendmensen zijn, anderen voelen zich dan weer nachtbrakers, maak daar gebruik van.
Tips om je focus te verbeteren. -
Single task. Hoewel Leonardo da Vinci bekend staat als de uomo universalis bij uitstek hij die in ontzettend veel gebieden wist te uit te blinken - deed hij slechts één ding tegelijkertijd.
-
De Strooptest toont het belang aan van je planning goed op te bouwen en aan je eigen persoonlijkheid aan te passen.
15
www.happymondays.be
[email protected]
-
Werken kan je in essentie terugbrengen op drie zaken doen, drie acties. Denk eerst zelf kort na over je antwoord. Je vindt de oplossingen verderop in dit boek (Hoofdstuk 7). Na het lezen van de oplossing zie je hopelijk het belang in van zaken plannen. Dit is één van de sleutels tot een duurzaam en werkbaar systeem voor al je taken en projecten.
-
Zorg dat je werkplek rust uitstraalt. Zorg dat de dingen uit je hoofd komen en zorg er voor dat er zo weinig mogelijk afleidingen zijn. Een clean deskpolicy werkt wel degelijk op voorwaarde dat niet alles gewoon in de lade wordt gedropt!
-
Verleidelijke zaken als e-mail, WHOHIRRQFKDWWZLWWHUfKHWNXQQHQ
Heft in eigen handen: mensen geven vaak hun omstandigheden de schuld van wat ze (niet) zijn. Mensen die het ver schoppen in deze
wereld gaan op zoek naar de omstandigheden die ze wensen en maken ze zelf als ze die niet
allemaal roet in het eten gooiers zijn
kunnen vinden
als het gaat om je focus en je productiviteit vasthouden. Zorg ervoor dat je per dag minimum 1 à 2 uur ongestoord kan werken. Probeer het uit en zie hoe je focus en je productiviteit een vlucht zullen nemen.
Tip 5 t Ervaar en ontdek. Leer. En doe qExperience does not ever err. It is only your judgment that errs in promising itself results which are QRWFDXVHGE\\RXUH[SHULPHQWVr qAlthough nature commences with reason and ends in experience it is necessary for us to do the opposite, that is to commence with experience and from this to proceed to investigate the reasRQq Time management of efficiency & energy management, leer je niet op 1 dag. Zoals elk systeem heeft het onderhoud nodig. Zoals elk systeem moet je het blijven aanpassen en perfectioneren. Wees je daarvan bewust en geef jezelf regelmatig de tijd om je systeem te analyseren. Je leert je systeem zo beter te betrouwen, je krijgt meer controle en dus meer energie en je zorgt voor meer automatische processen, die minder energie vragen. Ons brein zit op dat vlak trouwens geniaal in elkaar: onmogelijk om jezelf wijs te maken dat je systeem 100% betrouwbaar is indien dat niet zo is. Zodra je voelt dat zaken in je hoofd blijven hangen, dat je zaken 3, 4 keer checkt, is dit een wake-up call van je hersenen om je systeem een onderhoudsbeurt te geven. Doe dat dan ook. Je zal merken dat je nadien opnieuw sneller en efficiënter zal werken en dat je systeem er nog performanter op is geworden. Om een laatste keer naar Leonardo da Vinci te verwijzen: hoe meer acties je onderneemt hoe meer energie daar bij vrijkomt. Wanneer je dan faalt in een van je acties, zit je daar emotioneel
16
www.happymondays.be
[email protected]
veel minder mee in de knoop, juist omdat er zoveel dingen wel lukken. Leonardo da Vinci was tenslotte een man die enorm veel fouten heeft gemaakt. Dit kwam omdat hij de overtuiging had, GDWKLMQXMXLVWYDQ]LMQoIRXWHQpNRQOHUHQ
17
www.happymondays.be
[email protected]
5. Test jezelf Test 1a. Gevoel van Controle Geef jezelf een score van 1 tot 4 : 1 helemaal niet, 2 niet echt, 3 redelijk, 4 klopt De eerste 5 vragen gaan over het gevoel van controle : 1.
Ik heb het gevoel een - goed - systeem te hebben om dingen te
1 2
3 4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
plannen/doen? 2.
Ik vertrouw mijn systeem 100 % ?
3.
Mijn systeem zorgt ervoor dat ik zonder kopzorgen over taken en to GRpVmijn bureau verlaat, ook al is niet alles gedaan?
4.
Ik heb geen schrik om belangrijke zaken te vergeten ? (1 = ja ik heb daar schrik voor, 4 = klopt, ik heb daar geen schrik voor)
5.
Ik heb over het algemeen het gevoel structuur en controle te hebben over mijn leven?
Wat is je resultaat ? 5-10 : je moet dringend werk maken van een systeem dat structuur en controle geeft. Het zal je hoofd leegmaken en heel wat stress wegnemen. 10-15 : je hebt een systeem maar het is nog niet betrouwbaar genoeg. Bekijk welke dingen je precies stress geven en welke zaken niet goed lopen. Probeer je systeem hieraan aan te passen. 15-20 : Je basis staat er. Ga niet meteen op je lauweren rusten en blijf rustig sleutelen aan je systeem. Het geeft je de nodige gemoedsrust en zorgt dat je nog efficiënter werkt.
18
www.happymondays.be
[email protected]
Test 1b. Over perspectief De volgende 5 vragen gaan over perspectief Geef jezelf een score van 1 tot 4 : 1 helemaal niet, 2 niet echt, 3 redelijk, 4 JA, klopt 6.
Ik plan mijn taken ? Ik neem daar de tijd voor ?
1 2
3 4
7.
Ik maak mijn planning in het algemeen af zoals gepland ?
1 2
3 4
8.
Ik zie het nut van terugkerende, routineuze taken in het groter geheel
1 2
3 4
1 2
3 4
van mijn job ? 9.
Ik heb perspectieven ? Zowel op korte als op langere termijn ?
Wat is je resultaat ? 4-8 : verlies het perspectief niet uit het oog. Weten waarom je dingen doet, houdt je motivatie hoog. 9-12 : ga nog iets bewuster om met perspectief en doelen op middellange termijn. 12-16 : Mooi zo. Je bent iemand met perspectief en dat geeft je de nodige gemoedsrust.
Een laatste belangrijke vraag i.v.m. perspectief: 10. Ben je vooral een dagplanner, een weekplanner of een maandplanner? TIP : Doe de moeite om je antwoorden op vragen 6 tot en met 10 op papier te zetten. Je zal zien dat het je helpt om te beseffen waar je staat en om een aanzet te geven tot dingen die je moet/kan veranderen om een beter systeem te creëren. I.v.m. vraag 10: de drie planmomenten zijn belangrijk, dit komt doorheen heel dit e-boek terug. Dag- en weekplannen maken, is een belangrijke sleutel in efficiency & energy management. Maandplannen t zelfs jaarplannen - geven perspectief op langere termijn. Alle drie zijn belangrijk in een goed werkend systeem.
19
www.happymondays.be
[email protected]
Test 2. Zelftest in 4 categorieën Als men spreekt over time management en efficiënt werken, houdt men het vaak bij een aantal praktische tips die je tijd besparen. Efficiënt werken is meer dan dat. Je moet eerst nagaan waar jij het meeste vooruitgang kan boeken. Hieronder volgen vier belangrijke categorieën die tot inefficiëntie kunnen leiden. Ga voor jezelf na waar jij het beste begint. Door deze test krijg je meteen een zicht op tips die jij reeds, bewust of onbewust, toepast. Misschien krijg je door de vraagstelling wel goede ideeën om je systeem te verfijnen. Antwoord met: Nooit, bijna nooit, soms, regelmatig, (zo goed als) altijd:
1. Goal ʹ en trigger setting4. Ik zet doelen om te beslissen aan welke taak ik nu (= vandaag, deze week) moet werken. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik zet triggers, om deze doelen te bereiken. Nooit
Bijna nooit
Soms
Ik zet mijn doelen en triggersetting ook op papier met de nodige deadlines. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik werk aan wat de hoogste prioriteit is tijdens mijn werkdag. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik werk aan wat belangrijk is, ook op middellange termijn. Nooit
Bijna nooit
Soms
Ik stel zaken uit, de fameuze procrastinatie, omdat ik beter onder druk werk. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik stel zaken uit die ik moeilijk of niet leuk vind. Nooit
Bijna nooit
Soms
4
Trigger setting? Iedereen kent goal setting: je zet jezelf een doel, bijvoorbeeld ik wil meer sporten. Trigger setting betekent dat je ook meteen een invulling geeft aan hoe je dat gaat doen, bijvoorbeeld: ik ga iedere maandagavond gaan lopen. Je voelt meteen aan dat trigger setting je in de actie zet en dus meer resultaat biedt. Je bouwt een systeem en vult het concreet in. Goal setting blijft vaak steken in goede intentie.
20
www.happymondays.be
[email protected]
2. Organisatie en werkruimte Ik verlies meer tijd dan nodig om belangrijke documenten en/of mails terug te vinden. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik vind elke dag minimum 1u om onafgebroken aan iets te werken. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik werk laat en in het weekend. Nooit
Bijna nooit
Ik weet hoeveel tijd ik ongeveer besteed aan mijn verschillende activiteiten en taken. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik voel me overweldigd door de stapels werk op mijn bureau en/of thuis. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik werk aan mijn kerntaken of prioriteiten tijdens mijn meest productieve momenten van de dag. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Mijn mailbox staat de hele dag open en ik reageer meteen op elk bericht. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
3. Systemen Ik heb het gevoel dat ik beter georganiseerd zou kunnen zijn (thuis en op het werk) Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Regelmatig
(bijna) altijd
Elke dag neem ik wat tijd om te plannen. Nooit
Bijna nooit
Soms
Elke week neem ik de tijd om mijn volgende week te plannen, zonder me in details te verliezen. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik volg duidelijke stappen om mijn doelen te bereiken Nooit
Bijna nooit
Soms
Ik zorg ervoor dat interrupties (meetings, e-mails, bezoekers, telefoons) me niet constant onderbreken. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
21
www.happymondays.be
[email protected]
Hoe vaak stel ik uit (procrastinatie) ? Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik denk regelmatig na over mijn systeem. Nooit
Bijna nooit
Soms
Ik heb een systeem om mijn mails te ordenen zodat ik ze na 1 keer lezen in mijn systeem heb opgenomen. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Mijn systeem geeft een plaats aan onvoorziene omstandigheden, crisissen en branden blussen. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Regelmatig
(bijna) altijd
4. Een leeg hoofd Ik voel druk. Nooit
Bijna nooit
Ik ben gestresseerd over mijn deadlines Nooit
Bijna nooit
Soms
Ik ben gestresseerd over mijn engagementen. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik delegeer zaken Nooit
Ik geniet ervan zaken te delegeren. Nooit
Bijna nooit
Ik vind de nodige tijd om andere zaken te doen buiten mijn werk die ik leuk vind. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Ik neem de nodige tijd om mijn systeem te herbekijken als ik mijn hoofd niet meer leeg krijg. Nooit
Bijna nooit
Soms
Regelmatig
(bijna) altijd
Conclusie : door deze test te maken krijg je een zicht op tips die jij reeds, bewust of onbewust,
22
www.happymondays.be
[email protected]
toepast. Misschien krijg je door de vraagstelling wel goede ideeën om je systeem te verfijnen en zaken aan te passen die nu bij jou tot inefficiëntie leiden. Kijk in welke van de 4 categorieën je het minst scoort en denk na over werkbare automatismen voor jezelf om hierin beter te worden.
6.
Hulp bij het interpreteren van de zelftesten.
Over Goal ʹ en trigger setting. Over systemen. Iedereen stelt zichzelf doelen. Daar is niks mis mee. Maar wij geloven meer in trigger setting en systemen creëren. Wat is het verschil? Je bent een verkoper: -
Je doel: XX-omzet halen. Ok, je hebt je doel maar het is nog niet vertaald naar je dagelijkse praktijk
-
Trigger setting: dit komt erop neer je doel te vertalen naar concrete acties die je inplant om tot dit resultaat te komen. Bijvoorbeeld: elke dinsdagvoormiddag vrijhouden om prospecten te bellen en nieuwe afspraken te maken.
-
Systeem: je ingeplande manieren om nieuwe afspraken te maken. Je ingeplande manieren om aan je bestaande klanten meer volume te verkopen. Wat je doet om hiertoe te komen.
Je bent een schrijver: -
Je doel: een boek schrijven.
-
Trigger setting: LNVFKULMISDJLQDpVSer week, ik maak een halve dag vrij om dit doen. Normaal op woensdag.
-
Systeem: het schrijfschema dat je volgt iedere week, is je systeem.
Je bent een sporter: -
Je doel: een marathon lopen
-
Trigger setting: ik plan 3 trainingen in : 2 kortere tijdens de werkweek, 1 langere tijdens het weekend.
-
Systeem: Je trainingsschema voor de maand is je systeem.
23
www.happymondays.be
[email protected]
Je bent een ondernemer: -
Je doel: een bedrijf met een omzet van 1 miljoen Euro opbouwen in 5 jaar tijd.
-
Trigger setting: dit hangt af van de situatie en van waar je in het proces staat, maar het kan bijvoorbeeld zijn: 1 keer per maand naar een netwerkevent gaan. Of elke dinsdagavond 1 u op LinkedIn netwerken en je visibiliteit vergroten.
-
Systeem: Je systeem is je verkoop- en marketingproces.
Interessante vraag: Indien je je doelen compleet negeert en enkel focust op je systeem (en dus je trigger setting), zou je dan nog steeds resultaten behalen? Wij denken in ieder geval van wel!
Een voorbeeld uit het leven van Happy Mondays: -
Doel: betere visibiliteit en communicatie met onze klanten en prospecten.
-
Trigger setting: maandelijks een nieuwsbrief in de 2de week van de maand, liefst op donderdag.
-
Systeem: Een collega is verantwoordelijk voor het schrijven en implementeren van de nieuwsbrief en neemt dit op in zijn planning.
Eigenlijk schrijven we zo ieder jaar een (klein) boek. Een boek komt neer op ongeveer 50.000 woorden. Het verrassende is dat wij nooit het doel gesteld hebben een boek te schrijven. We hebben ook nooit een marktstudie gedaan om onze progressie te meten. Wel bekijken we de clicks natuurlijk.
Engageer je op het proces, niet op het doel op zich.
We hebben nooit een woordteller geïnstalleerd of onszelf een doel van xwoorden per nieuwsbrief opgelegd. Onze focus lag op iedere maand een attractieve nieuwsbrief schrijven. Op een vast moment schreef mijn collega de nieuwsbrief die we in de managementvergadering een week vóór de release nakeken. Door gedurende 12 maanden dit plan te volgen kwamen we uiteindelijk uit op het equivalent van een boek. Uiteindelijk kwamen we dus tot een concreet en mooi resultaat dankzij trigger- en systeemsetting. Conclusie: Engageer je op het proces, niet op het doel op zich. Stel je voor dat MHYRRUMH]HOIKHWGRHO qLNVFKULMIHHQERHNGLWMDDUrKDGYRRURSJHVWHOG'H gedachte alleen al doet je de moed in de schoenen zakken. Je kan jezelf heel wat stress besparen door het simpel te houden en te focussen op het dagelijkse proces en je schema/systeem te volgen. Indien je focust op het praktische in plaats van het doel/performantie, zal je meer genieten van het moment en vaak betere eindresultaten
24
www.happymondays.be
[email protected]
voorleggen. OF weten wat je gedaan hebt om tot het doel te komen en dus ook elementen hebben om zaken anders te doen indien nodig. Trigger setting en systeemfocus werkt beter voor lange(re) termijndoelstellingen. Terug naar het voorbeeld van de marathon: één keer je je doel bereikt hebt, valt je motivatie volledig weg. Je krijgt een soort jojo-beweging. Je zal opnieuw beginnen trainen op het moment dat je een nieuw doel stelt. Een te grote focus op het einddoel zorgt ervoor dat je te weinig kan genieten van je systeem, in dit geval je trainingsschema, op zich. Door meer te focussen op het systeem, zal je ook na de marathon meer motivatie vinden om verder te gaan met sporten. Omdat je het jojo-effect elimineert zal je opbouw op langere termijn beter zijn en zal je dus betere resultaten behalen, betere tijden lopen.
Stel jezelf ŶŝĞƚĞŶŬĞůĚŽĞůĞŶŵĂĂƌĚŽĞĂĂŶ͚ŽƵƚĐŽŵĞǀŝƐŝŽŶŝŶŐ͛͘ De vorige paragraaf focuste bewust op het proces. Een aandachtige lezer vraagt zich wel af hoe je deze visie rijmt met oKHWEHODQJYDQKHWJURWHUHGRHORPGDJHOLMNVHWDNHQWHGRHQp waar we het over hadden in het begin van het boek. Het
qHet bezorgde, schuldige gevoel wordt niet veroorzaakt doordat je teveel te doen hebt. Het is een
DQWZRRUGOLJWLQZDWLNoRXWFRPHYLVLRQLQJpQRHm.
automatisch gevolg van het feit
Nemen we het voorbeeld van de marathonloper:
met jezelf houdt.r
dat je je niet aan de afspraken
Doel stellen = de marathon lopen in minder dan 3u30.
Outcome visioning = Ik wil de marathon over 9 maanden in 3u30 lopen. Ik zorg voor voldoende trainingsmomenten. Sporten helpt me sowieso om me beter te voelen. Ik bekijk het maand per maand, vanaf nu, en stel eventueel mijn tijd bij in functie van aantal trainingen, eventuele blessures, enzovoort. Door je eindresultaat onder woorden te brengen en kort na te denken over hoe je dat wilt bereiken, zet je een belangrijk bewustwordingsproces in gang. Dit doe je vooral voor jezelf. Het zorgt voor een betere visie over het gehele project en een onmiddellijke focus op het proces op zich, niet enkel op het doel. Je voelt aan dat dit minder stress zal opleveren en dus ook betere resultaten. Het evenwicht vinden tussen aandacht voor outcome visioning en focus op het proces zal je niet in 1 keer bereiken. Geef jezelf de tijd om hier stap voor stap beter in te worden.
25
www.happymondays.be
[email protected]
Hoe zit het met de organisatie van je werkruimte? De clean desk policy kwam al ter sprake in het begin van het boek. Een opgeruimd en leeg bureau heeft wel degelijk een positief effect op je efficiëntie. Zorg er wel voor dat je ladeblok de taak van vergaarbak niet overneemt. Vragen waar je voor jezelf een antwoord moet op vinden om efficiënt(er) te werken
t zie ook H. 5 - :
Zet op papier wat je kan doen om dit te bereiken, lees eerst de mogelijke pistes t zie hieronder -: 1.
Voel je je overweldigd door de stapels papieren die thuis en op je werk op je wachten ?
2.
Verlies je vaak tijd met het zoeken naar documenten ?
3.
Heb jij je informatiestromen onder controle ? Heb je een goed documentenbeheer ?
4.
Is je bureau goed gepositioneerd ?
5.
De dossiers die ik dagelijks gebruik liggen binnen handbereik ?
6.
Enkel dossiers waarmee ik concreet aan de slag ga, liggen op mijn bureau?
7.
Ik heb voldoende bureauspullen : opbergmapjes, ringmappen, perforator, nietjesmachine, vuilbak, labeler etc, ?
Wist je dat: als je labels maakt gebruik je het best werkwoorden zoals hierboven. Die zetten meer aan tot actie dan andere woorden
Mogelijke pistes : Zonder een goede organisatie verlies je veel tijd en bezorg je jezelf veel stress. Indien de vorige vragen laten zien dat er werk aan de winkel is, kan je het best starten met OPRUIMEN. Dit doe je in 4 stappen : 4 Denk eerst na over je organisatie 44 maak dan je kasten/laden proper 444 Orden je spullen 4444 Onderhoud dit.
Denk eerst na over je organisatie t Maak dan je kasten / laden proper t Orden je spullen - Onderhoud dit. Als
je deze 4 fasen doorloopt, lukt
Als je deze 4 fasen doorloopt, lukt het zonder probleem.
het zonder probleem.
Aandachtspunten -
Durf dingen weg te gooien. Een goed systeem krijgt minimum 1 keer per jaar een grote schoonmaak.
-
Doe 1 ding tegelijk en hou je focus. Doe het opruimwerk niet half.
-
Focus op vooruitgang en niet op perfectie. Zolang je bureau er deze week beter aan toe is dan vorige week, ben je echt wel op de goede weg.
26
www.happymondays.be
[email protected]
-
Bewaar zaken op een logische plaats: daar waar je ze gebruikt
-
Bewaar dossiers en andere zaken zoveel mogelijk verticaal i.p.v. horizontaal
-
Gebruik maximum 2/3 van je kast- of laderuimte.
-
IVM dossiers en paperassen. Zorg voor 3 bakjes op je bureau of in je kast Bak 1 = DOEN,
bak 2 = BEWAREN,
bak 3 = LEZEN
Bekijk Bak 1 wekelijks, maak bak 2 ten laatste leeg als hij vol zit, idem voor bak 3. Op die manier hou je deze stromen makkelijk onder controle
Nooit gedacht dat Murphy, Salomon of Parkinson je bij je werkorganisatie zouden helpen. De volgende wetten geven een aantal belangrijke inzichten in hoe we functioneren. Je houdt er dus het best rekening mee wanneer je je systeem ontwikkelt.
1. Wet van Douglas "Hoe meer plaats we hebben, hoe minder we triëren". Als je voor het afsluiten van de dag even de tijd neemt om je bureau op orde te stellen, spaar je al veel tijd uit. Klinkt banaal, maar als je alle overtollige papieren, dossiers en prints van je bureau haalt, hoef je er geen aandacht meer aan te schenken. Zo niet ga je alles nog eens 10 maal verleggen. Bovendien bevordert een net bureau de concentratie.
2. Wet van Pareto De economische wet van Pareto stelt dat je met 20 procent van de middelen zo'n 80 procent van het resultaat boekt.... en 80 procent van de middelen gaat naar zaken die 20 procent resultaat opleveren. Met andere woorden: er kruipt veel tijd in zaken die nauwelijks opbrengen. Focus daarom op essentiële zaken. Hier kan de Eisenhouwer Matrix je helpen.
3. Wet van Parkinson "Een taak verbruikt minstens alle voorziene tijd". Leg jezelf deadlines op, maak ze strak zonder onrealistisch te worden. In mijn werk bijvoorbeeld, weet ik dat een powerpoint maken veel tijd in beslag kan nemen. Ik bereidt dit in 3 fases voor: 1. Het project openen in mijn projectenlijst. Ik verzamel er mijn ideeën. Ik denk na in de wagen HQRSoYHUORUHQpPRPHQWHQHQYHU]DPHODOOHVLQPLMQSURMHFW 2. Een moment inplannen om een eerste draft te maken, ik geef mezelf 1u.
27
www.happymondays.be
[email protected]
3. Alles even laten liggen en dan tijdens verloren momenten verder nadenken en verzamelen. Ik finaliseer mijn powerpoint tijdens een ingepland moment van ongeveer 45 minuten. Ik geef mezelf dus een 2-tal uur om het op papier te krijgen. Door zo te werken, krijg je een enorme focus en pas je de lengte en het niveau van animatie van je powerpoint aan tijdens het proces. Vergeet niet dat jij de enige bent die weet wat je weg hebt gelaten, de anderen zien enkel het eindresultaat. Beoordeel je powerpoint op die manier.
Beschrijf voor jezelf het gewenste eindresultaat. Het zal je helpen om je project op te splitsen in deelprojecten en taken.
Wees dus realistisch in je doelen. Dit doe je door jezelf beter en beter te leren kennen op het vlak van jouw kerntaken en de tijd die je daarvoor nodig hebt. Vergeet ook niet dat je als o:HHNSODQQHUpGRHOHQHQGHDGOLQHV]DO KHU HYDOXHUHQ'HZHWYDQ3DUNLQVRQDOVMHGLHJRHG toepast, is een heel krachtig middel.
4. Wet van Laborit Een menselijk lichaam vlucht van nature voor stress en zoekt een zo comfortabel mogelijke situatie. Het zoekt steeds "de weg van de minste weerstand". Je hebt dus snel de neiging om saaie taken uit te stellen. Van uitstel komt wel eens afstel, met alle gevolgen van dien. Stel dus geen zaken uit die je sowieso moet doen. Het zal je meer energie opleveren dan ettelijke malen "ik zal er mij eens aanzetten" te prevelen. Procrastinatie is de nummer 1 van tijdsverlies en dus HHQJURWHEURQYDQIUXVWUDWLHHQVWUHVV'RRUGH]HWDNHQoEHWHNHQLVWHJHYHQpt zie het begin van dit e-boek t en door goede trigger setting, krijgen deze zaken ook een plaats in je systeem.
5. Wet van Illich "Op een bepaald moment word je minder productief, zelfs contraproductief". Het is belangrijk om voldoende pauzes in te lassen. Iemand vergeleek het ooit met de batterijen van een telefoon: "Hoe meer je belt, hoe vaker je moet opladen." Ken je limieten en weet wanneer je wat herbronning kan gebruiken. Optimale concentratie hou je zo'n 45 minuten vol. Aarzel dus niet om meermaals per dag een frisse hap lucht te scheppen.
6. Wet van Fraysse De tijd bevat een subjectieve dimensie : hoe groter onze interesse voor de activiteit die we doen, hoe sneller de tijd vliegt. Gevolg ?
Je hebt een waterdicht systeem nodig om je te kunnen focussen op de grote lijnen
We zijn kampioen in het doen van zaken die we graag doen.
28
www.happymondays.be
[email protected]
Gevaar (vooral op de werkplek) : De mindere leuke taken blijven liggen. Daarom de klassieke tip om eerst te starten met de zaken die je niet graag doet of moeilijk vindt.
Over projecten ʹ taken en sprints Efficiënt werken komt erop neer te weten welke taken en projecten je moet uitvoeren en wanneer je dat moet doen. Als je systeem goed werkt, gaat het vanzelf. *HEUXLNMHKRRIGRPWHGHQNHQQLHWRPWHRQWKRXGHQ=RUJHUGXVYRRUGDWMHKRRIGoOHHJpLVRP zo je hoofd efficiënter in te zetten. Projecten zijn zaken die je niet in 1 keer gedaan krijgt. Die zal je dus moeten opsplitsen in taken. Probeer een taak steeds te omschrijven als een actie die je in 1 keer kan afwerken. Ook hier starten we met een moment van reflectie. WAAROM dit project ? Je moet het einddoel onder woorden brengen. Beschrijf voor jezelf het gewenste eindresultaat. Het zal je helpen om je project op te splitsen in deelprojecten en taken. Door middel van Trigger setting en systeem setting zorg je ervoor dat het in je dagelijkse routine valt.
Een Case study : Het schrijven van dit e-‐boek Dit e-boek schreef ik niet in 1 keer. Meer nog, als je ]RpQ project niet goed definieert, begin je er misschien wel aan, maar kom je nooit aan de finish. Ik heb Mezelf de WAAROM-vraag gesteld: Waarom schrijf ik dit e-boek? Dit waren een aantal van mijn argumenten om dit project uit te voeren: -
Mensen anders naar time management laten kijken.
-
Mensen doen beseffen dat je systeem er niet op dag 1 moet staan. Begin met iets eenvoudig en verfijn het onderweg, dat idee.
-
Mijn expertise tonen in dit onderwerp en dus potentiële klanten overtuigen.
-
Mijn einddoel : mensen zin doen krijgen om hier beter in te worden en dus tevredener en met minder stress meer gedaan te krijgen. Mensen zin doen krijgen om een opleiding met mij hierover te volgen.
Op 15/11/2013 hebben we besloten dit e-boek te schrijven. Ik heb mijn materiaal opnieuw bekeken en een macrostructuur op papier gezet. Zo had ik een idee hoe mijn boek er kon gaan uitzien. Dan ben ik beginnen schrijven - rechttoe rechtaan - want zo werkt dat bij mij. En kijk, 14 GDJHQODWHUKHELNDOSDJLQDpVHQPLMQDQGHUZHUNLVQLHWEOLMYHQOLJJHQ Op 03/01/2014 was mijn eerste versie klaar voor revisie. Op 24/01/2014 was de gereviseerde versie een feit. Hoe kan dat ?
29
www.happymondays.be
[email protected]
Dit zijn de principes die ik toepas : -
*HEUXLNoYHUORUHQWLMGp om vooruitgang te maken in dossiers die belangrijk maar niet dringend zijn. Ik wacht bij een klant of zit tussen twee klantenbezoeken : ik bedenk het volgende hoofdstuk en zet sleutelzinnen op papier. In de file denk ik lustig verder en gebruik de dictafoon op mijn gsm.
-
Bijstellen : vaak ga je heel idealistisch en detaillistisch aan de slag en dan merk je dat je tijdsbesteding uit de hand loopt. Stel je doelen bij. Geef jezelf ofwel meer tijd, schrap een hoofdstuk, of plan het anders in. Ik hou me voor om tussen Kerst en Nieuw alle stukken en brokken aan elkaar te lijmen en te herschrijven. Voor mij was dit hiervoor de ideale periode.
-
Concretiseren : een taak of actie is iets wat je in 1 keer kan doen. Splits je project dus op in deelprojecten en taken. Maak soms eens een sprint : zet voor jezelf een scherpe deadline
als je denkt dat het
voor een bepaald stuk. Ga ervoor. Plots sta je een serieuze
nodig is om ze uit je
stap verder, met de nodige voldoening en extra motivatie om YHUGHUWHJDDQfHQSORWVYLQGMHWLMGGLHMHGDDUYRRUQLHW]DJ !
-
Bekijk je lijsten zo vaak
hoofd te zetten.
Resultaatgericht denken: de realist in mij gelooft dat de lange termijn wordt bepaald door wat er op korte termijn wordt gedaan of nagelaten. De optimist en de pessimist doen hier niet ter zake.
7.
WEG MET TO DO ʹ lijsten.
De klassieke to do-lijsten zijn dood. Leve de projectlijsten en actielijsten. Mensen die vandaag nog met to do lijsten werken, hebben de trein i.v.m. efficiënt(er) werken gemist. Probeer volgende typische to do-lijst te vertalen naar een concrete actielijst. Je zal het verschil meteen aanvoelen. TO DO : Naar de winkel gaan (eten en licht slaapkamer kapot) TO DO : Verjaardagsfeest organiseren (mensen uitnodigen) TO DO : Cadeaus kopen eindejaarsfeesten.
Zodra je oplossing op papier staat, kan je de oplossing op de volgende pagina bekijken:
30
www.happymondays.be
[email protected]
Project :
winkelen
taken :
boodschappenlijst maken winkelmoment inplannen lichtpeer meenemen en nieuwe meebrengen.
Project :
verjaardagsfeest
Taken:
Lijst maken van gasten Mail versturen met uitnodiging Zaal reserveren Eten + drank reserveren Dag zelf alles klaarzetten
Project :
Cadeaus eindejaarsfeesten
Taken:
Lijst maken voor wie ik cadeaus ga kopen Wie krijgt wat ? Shopdag inplannen Alles (laten) inpakken.
Je ziet het principe, niet ? Er bestaan heel wat systemen om je projecten op te volgen, maar het maakt niet uit of je nu voor een App. kiest of gewoon alles op papier bijhoudt, de basisprincipes blijven hetzelfde.
Over taken en tijdsduur Op dit moment heb je ongetwijfeld Hoe ga je taken te lijf?
tussen de 25 à 100 projecten lopen met in totaal honderden taken.
1. Een taak die minder dan ϱ͛ duurt Doe het meteen! Je gebruikt je ACTIEmodus en blijft niet in de DENKmodus steken.
2. Taken die 5 à ϭϱ͛ duren Een moeilijke lijst, ik geef het toe. De positieve ervaring met de ACTIEmodus voor het snel afhandelen van zaken zal je bereidheid stimuleren om ook deze klussen aan te pakken. Het grootste struikelblok hier zijn de moeizamere of meer vervelende activiteiten. Hoe kun je ervoor zorgen dat je deze taken uitgevoerd krijgt, zónder op je tandvlees te zitten? Hiervoor zal je een balans moeten vinden tussen de hoeveelheid tijd en energie die je voelt en het aantal taken en projecten op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis. De WEEKcyclus opstarten zal je hierbij helpen. Plan wekelijks wat tijd in - best op een vast tijdstip - om je
31
www.happymondays.be
[email protected]
projecten en taken te overlopen. Plan hier ook je volgende week. Je voelt zelf aan of er veel energie in je zit, of het een drukke week belooft te worden enzovoort. Om dit evenwicht te kunnen bereiken, is het belangrijk een eigen systeem te ontwikkelen met oog voor: i
Prioriteiten stellen (afhankelijk van belangrijkheid en dringendheid)
i
Tijdsbesef ontwikkelen (leren je taken en opdrachten goed in te schatten)
i
Goed agenderen. Gebruik 1 agenda, plan zaken in de agenda in die dag moeten gebeuren. Werk ten slotte je actielijst van die dag of week verder af. Goed agenderen komt hierop neer: 1.
Gebruik 1 agenda voor alles.
2.
Schrijf alles op.
3.
Denk niet in taken maar in concrete acties
4.
Kleine zaken doe je best meteen (NU-principe), de middelgrote doe je RSoYHUORUHQ PRPHQWHQpHQGHJURWHJDMHJHGRVHHUGHQJHIDVHHUGWHOLMI
3. Taken die meer dan ϭϱ͛ duren Deze taken moet je goed inplannen. Je WEEKcyclus zal je hierbij helpen. Grote en omvangrijke projecten en/of taken maak je beheersbaar door ze op te splitsen in kleinere, minder
Het geheim van een waterdicht systeem:
een wekelijks overzichtmoment inlassen
omvangrijke projecten en/of taken.
Conclusie: kleine zaken doe je het best meteen (NU-‐principe), de middelgrote doe je ŽƉ͚ǀĞƌůŽƌĞŶŵŽŵĞŶƚĞŶ͛ĞŶĚĞŐƌŽƚĞŐĂũĞŐĞĚŽƐĞĞƌĚ en gefaseerd te lijf.
+HEMHpWPRHLOLMNRPSULRULWHLWHQWHVWHOOHQ ? Î Î Î
q$OOHVZDWHQHUJLHJHOXNRILQNRPVWHQ oSOHYHUWYHUGLHQWSULRULWHLWr(Els Jacobs)
8.
In essentie is werk terug te brengen op drie zaken
Oefening : kan je zelf bedenken wat die drie zaken zijn ? (geef jezelf even bedenktijd) De oplossing vind je op de volgende pagina.
32
www.happymondays.be
[email protected]
Algemeen genomen doe je steeds 1 van de 3 volgende zaken op het werk : 1.
Ik voer geplande taken uit
2.
Ik reageer op onvoorziene omstandigheden
3.
Ik ben mijn taken aan het plannen.
Op deze manier lijkt werken heel eenvoudig en dat is het ook.
9.
Overwin je obstakels
Onthoud goed: Energy flows where attention goes. De grootste obstakels zitten vaak in je hoofd. Een bekende vraag om er achter te komen wat je REVWDNHOV]LMQLV oZDWKRXGMHWHJHQRPo[[pDOEHUHLNWWHKHEEHQ"p Een andere neurologisch WHFKQLVFKYHUDQWZRRUGHYUDDJ]RXGDQNXQQHQ]LMQowat zou er gebeuren als je daWZHO]RXEHUHLNHQ"p Op die manier visualiseer je, je outcome. Dat is nodig en nuttig om je doel toch te kunnen bereiken. Het visualiseren van en je inleven in je outcome kunnen je vervolgens helpen om inzichten te genereren die je helpen het obstakel te overwinnen en uiteindelijk je doel te bereiken. Een laatste vraag die je bij een obstakel zou kunnen stellen, is: o:DWNDQLNYDQKHWREVWDNHOOHUHQp. 2SGLHPDQLHUOHHIMHKHWFUHGRoGDWHUQLHW]RLHWVDOVIDOHQEHVWDDWPDDUGDWHUDOOHHQPDDU VSUDNHLVYDQIHHGEDFNp Op die manier zal je ook je systeem blijven perfectioneren.
Je e-‐mail efficiëntie index Wat voor e-mailer ben jij ? Ook hier starten we in onze trainingen graag met een zelftest. Na het lezen van dit eboek zou je zelf de aanzet moeten kunnen geven om een systeem te ontwikkelen waarbij je mailbox leeg is.
Er is veel minder energie nodig om het aantal berichten op 0 te houden dan op 50, 100, 500 of 1000
33
www.happymondays.be
[email protected]
Taken efficiëntie index5 Wat is je verhouding met taken ? Na het lezen van dit e-boek beschrijf hoe je verhouding met taken voorheen was. Beschrijf vervolgens voor jezelf wat je NU op het niveau van taken wilt gaan toepassen.
Project efficiëntie index6 Welk projectleider-type ben jij ?
Een complete, actuele projectenlijst is het belangrijkste operationele hulpmiddel om van stressvol en controleloos handelen tot serieuze planning te komen
Iedereen projectleider is ons credo. En dan bedoelen we in de eerste plaats van je eigen projecten. Dit deel is voor de meeste mensen volledig nieuw en dus botst het ook op de meeste weerstand. Beschrijf voor jezelf HOE je je PROJECT-lijsten gaat inpassen in jouw systeem. Vergeet niet: ieder succesvol project ziet er halverwege uit als een ramp. Je hebt systemen en trucs nodig die je vaker, makkelijker en dieper over je projecten en situaties laten nadenken.
10. Conclusie Ik heb in dit e-boek geprobeerd om inzichten en methodieken te bespreken die niet met de tijd veranderen en altijd werken als ze worden toegepast. Ik ben er zeker van dat je al heel wat dingen wist en tot op zekere hoogte ook al deed. Misschien draagt dit boek ertoe bij dat je dit systematischer en bewuster gaat toepassen in een wereld die steeds sneller, complexer en verwarrender wordt. Wees niet verbaasd als het wat tijd vraagt voor jezelf om je waardevol nieuw gedrag t ik hoop dat je dat hebt ingezien t volledig automatisch en systematisch toe te
5 6
Lees de stukken over Trigger setting erop na. Dan kom je al een heel eind. Outcome thinking en system thinking zijn de sleutelbegrippen hierbij.
34
www.happymondays.be
[email protected]
passen. Ik hoop dat dit boek nuttig is geweest en dat je elke dag met minder stress en meer energie te lijf kunt. Op die manier maken we onze slogan waar: another better day.
Die 1 à 2 dagen die je aan dit boek en zijn oefeningen hebt besteed, zal je dubbel en dik terugverdienen in termen van productiviteit en geestelijke gezondheid!
En om met een laatste tip te eindigen: vertel wat je van dit boek hebt geleerd aan anderen. Het is de snelste manier om te leren.
Nieuwsgierig ? Ben je na het lezen van dit e-boek, nieuwsgierig geworden naar onze opleidingen over Energy & efficiency management ? Stuur een mail naar
[email protected]
Bronnen en referenties i
Teksten, studies op internet. Oa. Wikipedia
i
Getting things done, David Allen
i
De nieuwe stijl opruimen, administreren, agenderen en poetsen, Els Jacobs.
i
Efficiënt e-mailen, Denise Hulst
i
Minder piekeren over geld. Hoe doe je dat?, John Armstrong
i
De ondernemersmythe, Michael E. Gerber
i
Zelfgevolgde en zelfgegeven opleidingen; zelfgegeven fieldcoaching.
35
